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DIAGNOSTICARELMANEJODELAGESTINDOCUMENTALENLAS

EMPRESASAFILIADASAFENALCOSANGIL
BRINDARASESORAENLAIMPLEMENTACINYDIVULGACINDELA
GESTINDOCUMENTALDIRIGIDAAEMPRESASASOCIADASENGREMIOS
DELMUNICIPIODESANGIL

GRUPOTECNOLOGAENGESTINDOCUMENTAL

SENACENTROAGROTURSTICO
TECNOLOGAENGESTINDOCUMENTAL
COMPETENCIA:PROCESARLAINFORMACINDEACUERDOCONLAS
NECESIDADESDELAORGANIZACIN
SANGIL
2011
DIAGNOSTICARELMANEJODELAGESTINDOCUMENTALENLAS
EMPRESASAFILIADASAFENALCOSANGIL
BRINDARASESORAENLAIMPLEMENTACINYDIVULGACINDELA
GESTINDOCUMENTALDIRIGIDAAEMPRESASASOCIADASENGREMIOS
DELMUNICIPIODESANGIL

GRUPOTECNOLOGAENGESTINDOCUMENTAL

RosaMilenaArenasMartnez
Instructora
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SENACENTROAGROTURSTICO
TECNOLOGAENGESTINDOCUMENTAL
COMPETENCIA:PROCESARLAINFORMACINDEACUERDOCONLAS
NECESIDADESDELAORGANIZACIN
SANGIL
2011

TABLADECONTENIDO

Pg.

1. GLOSARIO....5

2. JUSTIFICACIN....6
3.OBJETIVOS....7
3.1OBJETIVOGENERAL7
3.2OBJETIVOSESPECFICOS..7
4.HIPTESIS.8
5.MARCOTERICO....9
5.1GESTINDOCUMENTAL.9
5.1.1LaimportanciadelaGestinDocumental.....10
5.1.2Objetivosdelagestindocumental....11
5.1.3CaractersticasdelaGestinDocumental.....11
5.1.4CampodeaplicacindelaGestinDocumental.....11
5.2AGREMIACIONES.12
5.2.1Agremiacinempresarial12
5.3FENALCO...14
5.3.1Objetivos..15
5.3.2Seccionales.15
5.3.3ActividadesquerealizaFENALCOSanGil.17
5.3.4JuntadirectivaFENALCOSanGil20112013........18
5.4LAENCUESTA..............20
5.4.1Tiposdeencuesta.20
5.4.2Caractersticadelaencuesta.21
5.4.3Pasospararealizacindelaencuesta....21
6.TRABAJODECAMPO23
7.CONCLUSIONES.35
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8.ANEXOS.36
8.1LISTADODEEMPRESASENCUESTADAS....36
8.2MODELODEENCUESTA....39
8.3MODELODETABLADERETENCIN.....43
9.BIBLIOGRAFA....44

1. GLOSARIO

1. Afiliar:
Incorporar o inscribir a alguien en una organizacin o en un
grupo.

2. Diagnosticar:
Recoger y analizar datos para evaluar problemas de
diversanaturaleza.

3. FENALCO: Federacin Nacional de Comerciantes. Entidad gremial, de


carcter permanente, civil y privado, sin nimo de lucro, encargadade
fomentar eldesarrollodel comercio y deorientar,representaryproteger
susintereses,dentrodeuncriteriodebienestaryprogresodelpas.

4. Gremio:
Es una organizacin sin nimo de lucro que rene a
empresas, personas naturales y entidadesjurdicas delordennacional,
pertenecientesalgnsectoreconmicoespecfico.

5. Hiptesis:
Es la suposicin queseformula provisionalmente paraguiar
lainvestigacin,lacualdebedemostrarlaonegarla.

6. Tabla de retencin: Es un documento en el cual se registra ellistado


de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se
asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
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7.

Tabulacin
: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o
categoras en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la
encuesta aplicada en la investigacin, resumiendo los datos entablas
estadsticas.

1.

JUSTIFICACIN

En este proyecto de investigacin, se busca dar inicio al desarrollo de


nuestro proyecto formativo : Brindar asesora en la implementacin y
divulgacin de la Gestin Documental dirigida a empresas asociadas en
gremiosdel municipiodeSan Gil atravsdeldiagnsticosobreelmanejo
de la gestin documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil,
con el fin de apropiar nuestros conocimientos en la metodologa de la
investigacin, dar a conocernuestro perfil ocupacional como tecnlogosen
Gestin Documental, tener contacto empresarial y posteriormente lograr
desempear nuestros conocimientos de manera armnica teniendo en
cuenta las polticas, planes, programas, proyectos y realidades deltema y
naturalezadel ente empresarial, buscandoas el mejoramiento continuode
estagestin.

2.

OBJETIVOS

2.1OBJETIVOGENERAL

Conocer e identificar los procesos archivsticos de las empresas afiliadas a


FENALCO San Gil. (Proyecto formativo:Brindar asesoraen la implementacin y
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divulgacin de la gestin documental dirigido a empresas asociadas en gremios


delmunicipiodeSanGil).

1.
OBJETIVOSESPECFICOS

Documentar e investigarsobrelos diferentes contenidos: gestindocumental,


normatividad,agremiaciones,fuentesytiposdeinvestigacin.

Determinar lamuestradelasempresas,lascualessevanainvestigaratravs
delosdiferentesmtodos:encuesta,cuestionarioy/oentrevista.

Diseodelinstrumentodeinvestigacin:Encuesta,cuestionarioy/oentrevista.

Aplicacindelinstrumentodeinvestigacin(Trabajodecampo).

Organizar y tabular la informacin obtenida de los instrumentos de


investigacin.

Elaborarelinformedelainvestigacinrealizada.

3. HIPTESIS

Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, no tienen conocimiento de las


normas relacionadas con la gestin documental, por tal motivo sus archivos no
sonmanejadosadecuadamente.

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5.MARCOTERICO

5.1GESTINDOCUMENTAL

El manejodocumental es una actividad quesevienerealizandodesdeelinicio


de la escritura, que naci debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos, transaccioneslegalesycomerciales por escrito para dar fede
loshechos.
La mejor manera de llevar los documentos es archivndolos ordenadamente,
aplicando las normas tcnicas y prcticas necesarias para el manejo de un
archivo, el cual permitir clasificar y conservar los documentos tiles parala
empresay/oentidad.
Los cambios tecnolgicos han permitido la modificacin y la utilizacin de
nuevas herramientas brindando mayor facilidad a la hora de archivar los
documentos:archivos digitales, microfilmacin,tablade retencin,mueblesy/o
estantes especiales para archivo con tecnologa, seguridad y material
apropiado.
Segn la ley 594del 2000,1
se definela gestindocumental comoel conjunto
deactividadesadministrativasytcnicastendientesalaplanificacin,manejoy
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desdesu origen hasta su destino final conel objetodefacilitarsuutilizaciny
conservacin.
Asmismolaley594del2000defineelarchivocomo:
Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pblica o privada, en eltranscurso de su gestin, conservadosrespetando
aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucinquelosproduceyalosciudadanos,ocomofuentedelahistoria.
1

LEY594DEL2000:Leygeneraldearchivo.

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Institucinqueestalserviciodelagestinadministrativa,lainformacin,la
investigacinylacultura.

Adems,dentro denuestroprocesodeinvestigacin,paradesarrollarelmarco
terico serealizunaentrevistaenel CentroagrotursticoSENASanGil,con
lafuncionariaGreziaZambranoPallares2 :
El Manejo documental es un proceso que permite gestionar de una forma
tcnica la organizacindelos documentos de lasentidades basndose en las
normas legales vigentes, permitiendo que los archivos estnde alguna forma
controlados yconservados a partirdela herramienta fundamental que son las
tablas de retencin documental, las cuales son la gua para el manejo
adecuadodelosarchivos.
Adems, manifest: el SENA maneja procesos y procedimientos, cada unode
ellosconuna documentacinquese produce diario omensualmente.Sedebe
organizar con las tablas de Retencin Documental. Esta informacin se
conserva en el caso que sea requerida por alguna de las dependencias
(presupuesto, planeacin, coordinacin acadmica, etc). Cada proceso tiene
un color que lo identifica para su fcil bsqueda. El archivo se mantiene
durante un tiempo determinado, se elabora un inventario documental y
posteriormenteestransferidoalaregionaldeBucaramanga.

5.1.1LaimportanciadelaGestinDocumental

Algunosdelosbeneficiosquebrindaelmanejarcorrectamenteelarchivoes:

Permite obtener fcilmente la informacin solicitada en su debido


momento.

Facilitalaacreditacinycertificacinporpartedelasnormasdecalidad.

Minimizaeltiempoyelcostoenlaconsultadeundocumento.

Mejoralaatencinalosclientes3 .

Reduceloscostoslegales4.

Aumentalasatisfaccindelosclientes.

Losdocumentos quelos conformanson imprescindiblesparalatomade


decisiones.

2
3

.GreciaZambranoPallares:lderprocesosdocumentales

http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf

http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf

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5.1.2ObjetivosdelaGestinDocumental

Losobjetivosdeunacorrectagestinyplanificacindelarchivoson:

Mejorarlautilizacindelosrecursoshumanosymateriales.
Facilitarlalocalizacindedocumentos.
Saberaprovecharelespacio.
Incrementoenlaproductividaddelaspersonas.
Visualizarunmejoraspectoallugar.
Preveralaempresadeproblemaslegales.

5.1.3CaractersticasdelaGestinDocumental

Lasprincipalescaractersticasdeunarchivoson:
Tenerfcilaccesoalaspersonascapacitadasencualquiermomento.
Se deben establecer prcticas de control y sencillez en el manejo de la
informacin.
Poseer suficiente capacidad de
almacenamiento que permita la adecuada
organizacin.
Marcarlos documentos con lasigla respectiva a findefacilitarsuubicacin
portrminossemejantesyparasuposteriorlocalizacin.

5.1.4Campodeaplicacindelagestindocumental

Aprovechando nuestroperfil acadmico laboral, y enbsqueda deldesarrollo


de nuestro proyecto formativo: brindar asesora en la implementacin y
divulgacin de la Gestin Documental dirigido a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil, decidimos realizar el diagnstico de la
gestindocumentalconlaagremiacinempresarial:FENALCOSanGil

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Porellodesarrollamosalgunasinvestigacionescomo:

1.

AGREMIACIONES

Las agremiaciones son entidades formadas por un conjunto de socios para la


persecucin de un fin comn, generalmente sin nimo lucro con una gestin
democrticaqueagrupaapersonasnaturalesy/ojurdicas.

5.2.1AgremiacinEmpresarial

Laevolucin y globalizacindel mercado ha exigidolacreacindeagremiaciones


empresariales las cuales ofrecen representacin y apoyan el fortalecimiento de
las cadenas productivasofreciendo un mejor desarrolloeconmicodentroyfuera
del pas, a travs de capacitaciones,seminarios, simposios,festivales, convenios
educativos, conferencias y asesoras relacionadas con el tema empresarial,
satisfaciendolasnecesidadesyexpectativasdelosempresarios.
Paracrearunaagremiacinsedebetenerencuenta:
Reconocimiento institucional slo cuando hay eminente inters pblico que

beneficiaelbiencomn.
Nohaberdiscriminacindelaspersonasdelamismacomunidad.

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Debedeserdemocrtica5.

http://buelvasagremiaciones.blogspot.com/

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EnColombiasereconocenagremiacionesempresarialescomo6 :

Asociaci
n
Colombi
anade
Administ
radoras
de
Fondos
de
Pension
esyde
Cesanta

s
Asociaci
n
Nacional
de
Industria
s
Financier

as
Asociaci
n
Nacional
de
Empresa
riode
Colombi

6 http://buelvasagremiaciones.blogspot.com/

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Cmara
Colombi
anadela
Construc

cin

Federaci
n
Nacional
de
Comerci

ante

5.3FENALCO

La Federacin Nacional deComerciantes, FENALCO, es unaentidad gremial, de


carcterpermanente,sin nimode lucro,encargada de fomentar eldesarrollodel
comercio ydeorientar, representar y protegersusintereses, dentro de un criterio
de bienestar y progreso del pas. Acta de acuerdo con las leyes Colombianas,
siendo su finalidadla depromover el desarrollo delcomercio privadodebienesy
servicios, y velar porque la actividad comercial contine desempeando en el
futuro la funcin social, poltica y econmica que corresponde. Aglutina a los
comerciantes particulares que realizan actividades mercantiles ajustadas a las
leyesyalosprincipiosdelamoralylaticacomercial7 .

Esta entidad buscamantenerlabuenaimagenquesecomponeprincipalmentedel


prestigio,reconocimientoybuenasrelacionespersonalesyempresariales.
http://www.cali.gov.co

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Misin

FENALCOtrabaja porel bien de laNacin y eldesarrollodelcomercio.Paraesto


busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democrticas y
promueve la solidaridad gremial, eficiencia y modernizacin de los empresarios
colombianos. Impulsa el desarrollo intelectual, econmico y social, de todas las
personasvinculadas alGremio,yesun foro dediscusinsobrelosproblemasdel
pas8 .
Visin
El gremio continuar siendo reconocido como el principal vocero del comercio,
defensor de la iniciativaprivada y de lalibertad deempresa.Laorganizacin,con
una estructura sectorial eficiente, agrupar al mayor nmero de empresarios
posibleconelfindepromoversudesarrolloyproductividad.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y
financiera regidapor principiosde eficienciaymejoramientocontinuo.Elportafolio
deproductos y servicios estarfortalecidomediante una coordinacincentralque
velarporelprogresodetodalaFederacin.

Seguiremos colaborando con lamodernizacindenuestrosafiliados,conespecial


atencin a los tenderos, a los pequeos y a los medianos comerciantes. Este
procesoestaracordeconlainternacionalizacindelaeconomacolombiana9 .

5.3.1Objetivos

Trabajan buscando la eficacia de las actividades y procesos, a travs del


desarrollodeunaculturademejoracontinua.
Satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes a travs de una
adecuadarepresentacingremial,suministrodeinformacinoportunayveraz,y
apoyoeneldesarrollocompetitivo.
Logran la conservacin de los afiliados actuales y aumentan los afiliados a la
federacin,mediantelagestindeactividadesdemercadeo.

http://www.fenalcosantander.com.co

http://www.fenalcosantander.com.co

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Desarrollan una estructura administrativa y financieraque permitaobtener una


adecuadarentabilidadyquegaranticelasupervivenciadelaFederacin.
Promueven la solidaridad gremial, la eficiencia y modernizacin de los
empresariossantandereanos,impulsandosudesarrollointelectual,econmicoy
social,sirviendocomoforodediscusindelosproblemasdelaregin.
Mantienen relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para
contar con talento humano externo, recursos tcnicos, administrativos y
financierosdeptimacalidadquegaranticenlaprestacindelosservicios.
Apoyaeldesarrollodelascompetenciasdelrecursohumano comobaseparael
logro de un adecuado funcionamiento de la organizacin y el desarrollo del
sentidodepertenenciaFenalquista.

5.3.2Seccionales

Principiodelformulario

FENALCOVALLE

www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co

FENALCOSANTANDER

www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

Finaldelformulario
Principiodelformulario

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FENALCOTOLIMA

www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOMETA

www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOCUNDINAMARCA

www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOVALLE

www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

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FENALCOSANTANDER

www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOTOLIMA

www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOMETA

www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

Finaldelformulario
Principiodelformulario

FENALCOCUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co

Finaldelformulario

FENALCOSECCIONALSANGIL.
Director(a):
JohanaLuciaMirandaMoreno
Direccin
:Cra.10No.1237Of.209
11

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Email:
fenalcosangil@fenalco.com.co
Telfono
:7245818

5.3.3AlgunasactividadesquerealizaFENALCOSanGil

FENALCOorganiz enelparqueelGallineraldeSanGilunaactividadpara
lasmujeresconelfindecelebrarsuda,enelao2009.
El junio del 2009 se firm un convenio entre SENA Centro Agroturstico y
FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGA EN
ADMINISTRACINEMPRESARIAL para susafiliados.Alafechatenemos
dostecnologasenprocesodeformacin
FENALCOrealizen el2011unforodemovilidadparadescongestionarlas
vas.
FENALCOSantander liderunajornadanacionalconelfindenopermitirla
explotacin de oro en el pramo de Santurbn, para cuidar el medio
ambienteasualrededores,elda24demarzo201110 .

FENALCO San Gil realiz una actividad donde los aprendices de


FENALCO SENA de la tecnologa administracin empresarial se
encontraron realizandolacompetenciadetalentohumano el da18deabril
del201111 .

En San Gil se llev a cabo la asamblea de socios nmero 18 el da3de


mayo 2011, con el fin de rendir cuentas de la agremiacin, aprobar las
nuevas proyecciones para el futuro y homenajear a los comerciantes
comprometidosconelcomercio12 .
FENALCO apoya al afiliado ofrecindole asesora jurdica, comercial y
laboralconelfindequelpuedacumpliracabalidadsusobligaciones.
FENALCOliderunacapacitacindemanipulacindealimentos.
FENALCO dispone de una revista llamada NotiFENALCO, la cual tiene
como objetivo informar asusasociadosacercadeloseventosprximos,la
cualesproducidatrimestralmente.
En el ltimo ao FENALCO ha venido gestionandodiversos proyectos
10

http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109

http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicezfenalcoydirecciondel.html

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RevistaNotiFenalcoSanGil

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como lo es la puesta en marcha del aeropuerto Los Pozos y el anillo vial


que de San Gil conduce al Socorro en gestinconla Aeronutica Civil,
la
GobernacindeSantander,DiputadosySenadoresdelDepartamento.
AlgunoseventosexitososqueFENALCOrealizenlaprovincia,sellevaron
a cabo durante las ferias y fiesta yen los encuentros empresariales
dirigidos a un pblico especfico, como lo fueron los seminarios, las
conferencias, las actividades de fortalecimiento y las capacitaciones en
alianza con el SENA y la Cmara de Comercio seccional San Gil, uno de
los encuentros con mayor concurrencia fue la primer rueda de negocios
entre empresarios de la regin, teniendo como fin un ao ms exitoso en
lasactividadesdelgremio.
Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las
Asesoras Jurdicas,Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crdito,paraun
mejor desempeo y resultado en sus actividades comerciales, as mismo
para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas deFENALCO San
Gilobtendremosayuda.

5.3.4JuntaDirectivaFENALCOSanGil2011201313

LuisHumbertoPorrasRueda(CasaDelComercio)

LuisFranciscoRuizCediel(CoohiladosDelFonce)

FabioCorzoOrtiz(RivanoCuerosalVegetal)

JimmyArchilaSilva(Calaasociados)

AntonioRamrezBernal(LadrilleraVersalles)

LuisFernandoReyes(Asoparsa)

GerardoNoratoHernndez(SanGilTravel)

EdgarLesmesRodrguez(SuraRodrguezLesmes)

MauricioBerardlnelliGonzales(DepositoelNogal)
13

http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16

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MarthaGemaNezMartnez(HotelBellaIsla)

DeysiSnchezCastro(CasitasSoluciones)

RociDelPilarGarcaBlanco(Corpocides)

OscarFernandoRodrguezOrtega(FinancieraComultrasan)

JohanaLuciaMirandaMoreno(DirectoraEjecutiva).

Para el desarrollo de nuestra investigacin seleccionamos como instrumentode


recoleccin de informacin LA ENCUESTA por la facilidad de tabulacin e
interpretacin de los resultados, bajos costos y facilidad al desarrollarla con los
empresarios por permitir pregunta y respuesta cerrada a diferencia de la
entrevista.

5.4LAENCUESTA

Esun estudio enel cualel investigador nomodificaelentorno.Lainformacines


recolectada por medio de una serie de preguntas dirigidas a una muestra
representativa o al total de la poblacin estadstica en estudio, conformada por
personas, empresas u organizaciones con el fin de obtener datos precisos,
opiniones, caractersticas o hechos especficosEl investigadordebe seleccionar
laspreguntasmsconvenientes,deacuerdoconlanaturalezadelainvestigacin.

1.
Tiposdeencuesta

11

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Encuestapersonales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares,
empresas, oficinas, etc.y realiza una seriede preguntasclaras y concisas con
las que pretende recolectar de manera rpida la informacin necesaria de su
proyectoinvestigativo.
Encuestasporcorreo:
Permite obtener gran cantidad de informacin disminuyendo sus costos, el
entrevistado se siente tranquilo y puede ser ms sincero a la hora de dar
respuestas pues no siente la presin del investigador. Entre las desventajas
encontradas podemosresaltar que la encuesta por correonoes flexible y lleva
unpocomsdetiempoensurealizacinyposeepocaacogidaenelpblico.
Encuestastelefnicas:
Son lasdemayor uso por quefacilitan al investigador una mayorinteraccincon
el encuestado y,as mismo l puede obtener respuestas claras.Requieren un
elevadocostoparasudesarrolloencomparacinconlasencuestasporcorreo.

5.4.2Caractersticasdelaencuesta

Laencuestaesobjetiva.
Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el
encuestadodesuopinin.
Laencuestabuscapodertabularlasrepuestas.
La encuesta no toma como tal una poblacin completa, solo selecciona una
muestrayestarespondeporeltotaldelapoblacin.
Evalaperidicamentelosresultados.
Distinguevariablesdemogrficas,econmicasysociales.

2.
Pasosparalarealizacindelaencuesta

Determinar losobjetivosdela encuestajustificando demaneraclara elfin


delainvestigacin.
Determinar la informacin requerida investigando los datos ajustados a la
mismaconelobjetodellevaracabolosobjetivospropuestos.
Diseode las preguntas correspondientes las cualesnos sealaranlos
resultados.
Asignar la poblacin a la cual ir dirigida la encuesta .En este caso
EmpresasafiliadasaFENALCOSanGil.
Establecerelnmerodeencuestas queserealizaran.Paraellosenecesita
efectuarla frmula paradeterminar lamuestra lacual nospermiteobtener
11

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unnmerorepresentativodeltotaldelapoblacinquevamosaestudiar14 :
n=(ZpqN)/(Ne+Zpq)
Donde:
n
: muestra: es el nmero representativo del grupo de personas que queremos
estudiar (poblacin) y, por tanto,el nmero de encuetas quedebemosrealizar,o
elnmerodepersonasquedebemosencuestar.
N
: poblacin: es el grupo de personas que vamos a estudiar,las cualespodran
estarconformadas,porejemplo,pornuestropblicoobjetivo.
z
: niveldeconfianza:midelaconfiabilidaddelosresultados.Lousualesutilizarun
niveldeconfianza de 95% (1.96)ode 90%(1.65).Mientras mayorseaelnivelde
confianza, mayor confiabilidad tendrn los resultados, pero, por otro lado, mayor
ser el nmero de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que
realizar.
e
: grado de error: mide el porcentaje de errorque puedehaberenlos resultados.
Lousual es utilizar un gradodeerrorde5%ode10%.Mientrasmenormargen de
error, mayor validez tendrn los resultados, pero, por otro lado, mayor ser el
nmerodelamuestra,esdecir,mayoresencuestastendremosquerealizar.
p
: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es
utilizarunaprobabilidaddeocurrenciadel50%.
q
: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo
usual es utilizar una probabilidad de noocurrenciadel50%. La suma de pms
qsiempredebedar100%.

Aplicacindelaencuestaalamuestracapturada.
Organizacinyseleccindelainformacin.
Conteo y codificacin de resultados. Tabulacin (Tabla o cuadro con los
resultadosobtenidos.)delainformacinatravsdemtodosestadsticos.
De acuerdo con los resultados adquiridos se efecta un anlisis de los
mismosparaextraerlasconclusionesdelatabulacinrealizada.
Tomadedecisiones.

http://www.crecenegocios.com/comohacerunaencuesta/

14

11

46

TRABAJODECAMPO

Para el desarrollo de nuestra investigacin utilizamos una muestra de 56


empresas de una poblacin de 152 empresas, determinadas por la directora de
FENALCOSanGilalazarporserlasempresasmsgrandesyrepresentativasdel
gremioempresarialdelaprovinciaGuanentinayComunera.(Anexon.8.1)
Laspreguntasdesarrolladasenlaencuestaconsusrespectivosresultadosson
:
(Anexon.8.2)

1. Creeustedque es importanteelmanejoadecuado ylagestindocumental


para los procesos de gestin de calidad,imagen,prestigio,organizacin y
evidenciaparalaempresa?

Interpretacin

De las56 empresas encuestadasel100%


consideranqueesimportanteel
manejo adecuadoyla gestindocumentalparalos procesos degestinde
calidad,imagen,prestigio,organizacinyevidenciaparalaempresa.

1.

11

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2.

Consideraquedebehaberuna(s)persona(s)exclusivamente encargaday
responsabledelarchivo?

Interpretacin

De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un


funcionario encargadoexclusivamente del archivo,el 25% delasempresas
manifiesta que no es importante, pues su tamao no lo amerita, cada
funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto
susempleados debensermultifuncionales, debido a quelacontratacinde
una persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario,
prestacionesyespaciofsico.

3.

Quinadministraelarchivoenlaempresa?

Interpretacin

De las 56 empresas encuestadas en un 43% el archivo es administrado


por la secretaria, en un 21% las empresas dejan esta funcin a otro
personal, entre estosse encuentran en un 65% por todos losfuncionarios
11

46

dela empresa y en 35%,comoserviciosgenerales,recepcionista,aprendiz


SENA, asesoras comerciales y particulares. En un 20% el archivo es
organizado por losfuncionarios directivos, y enun16%porla asistente de
laempresa.

4. Considera quees importante la capacitacin y formacindelpersonalenel


temadelagestindocumental?

Interpretacin

De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es necesaria la


capacitacin y formacin de una persona en gestin documental, para el
manejodelarchivoencadaempresa.

5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestin


documental?

Interpretacin

De las56empresasencuestadasel50%deellasconocenyaplican alguna
norma respectoal manejodel archivo, entre estas: elCdigo de Comercio,
la Norma 6001, la Norma594del2000,la ISO20012008ylamsutilizada
es la ISO 9000. El otro 50% de las empresas encuestadas no conocen
ninguna de estas normas de organizacin eidentificacin para su archivo,
11

46

portantonolasaplican.

6.

Elsistemayorganizacineidentificacindelmaterialenarchivoes:

Interpretacin

De las 56 empresas encuestadasel 45% utiliza elsistemaalfabtico,para


la organizacin del archivo. El 20% de las empresas encuestadas hacen
uso del sistema temtico, en la organizacin de sus archivos. Un 14% de
las empresas encuestadas tienen otros sistemas para su organizacin
documental, en la mayora de los casos las empresas hacen uso del
sistema cronolgico y en una menor proporcin no utilizan ningn sistema
de organizacin en sus archivos. El 13% de las empresas encuestadas
utilizanelsistemanumricoyun9%hacenusodelsistemaalfanumrico.

7.

Enla empresa,cules deestos elementos y/o tecnologas seutilizanpara


laconservacindelosdocumentos?

Interpretacin

Delas56empresasencuestadasel46%utilizaotrosmtodosotecnologas
para la conservacindelosdocumentos,combinandovariosdeestos,entre
los cuales sobresale el uso de carpetas y az, claro est, que tambin se
utilizanarchivos digitales,microfilmacin,cajasespecialesyfotosenmenor
proporcin combinados entre si. El 34% de las empresas encuestadas
hacenuso slodecarpetas, el18%delas empresas hacenusode az y el
2%sloarchivosdigitales.

11

46

8.

La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la


organizacin y conservacin de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?

Interpretacin

De las 56 empresas encuestadas, un 80% cuenta con un espacio


establecido y suficienteparala organizacinyconservacin del archivo de
la empresa, en un 20% de las empresas encuestadas no cuentan con un
espaciodeterminadoparalaubicacindesuarchivo.

9.

Losdocumentosestnexpuestosa:

Interpretacin

De las56empresas encuestadas,el45%consideraquesusarchivosestn
expuestos a otros factores como animales y polvo, pero la mayora este
porcentajeaseguran que sus archivosno estnexpuestosaningnfactor
que perjudique sus documentos. El 27% de las empresas encuestadas
tienen sus archivos expuestos a la luz, el 21% a ventilacin y el 7% a
humedad.

10.

Aqutiposderiesgosestexpuestoelarchivo?
11

46

Interpretacin

De las56empresas encuestadas,el50%consideraquesusarchivosestn
expuestos a riesgos naturales, dentro 25% de las empresas encuestadas
en su mayora consideran que estn expuestas a todos los riesgos
mencionados y en menor proporcin considera que no est expuesto a
ningn riesgo. El 14% de las empresas encuestadas considera que sus
archivosestnexpuestosaincendioyel11%arobo.

11.

Quprocedimientosaplicanparacontrolarelriesgoalqueestexpuestoel
archivo?

12.

Interpretacin
De las56empresas encuestas, elprocedimientoqueaplicanparacontrolar
el riesgo al que est expuesto el archivo
es el siguiente, el 59% utilizan
extinguidores,el 20% extintores,termostato y control de humedad, el
13%
controldeplagas,el5%controldehumedadyun4%termostato.

Enqumaterialestnelaboradaslasunidadesdedepsitodelos
archivos?

Interpretacin
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que estn
elaboradas las unidades de depsito de los archivos son en un 36%
madera, un 29% utilizan metlico y el 36% corresponde a otroslos cuales
abarcanlosanterioresmencionadosmaselcartn,elpisoycajas.

11

46

13.

Laentidadcuentacontablasderetencindocumental?

Interpretacin:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de
retencin para la organizacin documental, mientras que el 30% de las
empresassilautilizaparaestefin,esdecirparaordenarsuinformacin.

14.Existeunplandeprevencindedesastres?

Interpretacin
Delas56empresasencuestadasun55% notienenunplande prevencin
dedesastresyun45%sicuentaconunplandeprevencindedesastres.

15. Culesel tiempo deduracindelosarchivosfsicosydigitalesdentrodela


empresa?

Interpretacin
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duracin de los
archivos fsicos y digitales es en un 5% de 13 a 24meses, 9% de 1a12
meses,25%de25a36

mesesyun61%superioralos36meses.

16.Qutipodeconservacinmanejaconlosdocumentosdelaempresa?

Interpretacin
De las56empresas encuestadas,eltipodeconservacinquemanejancon
los documentos de la empresa es en un 41% conservacin total, 34%
seleccin, 14% eliminacin, 7% utiliza los 4 tipos conservacin y un 4%
11

46

microfilmacin,solounaempresanoutilizaningntipodeconservacin.

CONCLUSIONES

Basndonos en el conocimiento adquirido acerca de la metodologa y las


fuentes de investigacin, se pudo llevar a cabo satisfactoriamente, el
trabajo de campo propuesto en las empresas afiliadas a FENALCO San
Gil,conelfindedesarrollarnuestraideadeinvestigacin.

Pormediodeldesarrollodelaideadeinvestigacin,selogrconocerparte
del manejoarchivsticoquellevan lasempresasal momentodeidentificary
conservarsusdocumentos.

Aplicando uno de los instrumentos deinvestigacin como es laencuesta,


sepudo recolectarlainformacinnecesariaofrecidaporlasempresas,para
poderrealizareldiagnosticoacercadelmanejodocumentalquellevan.

Al momento de aplicar la encuesta en las empresasafiliadas a FENALCO


San Gil, adems de la informacin registrada en cada una de estas, se
pudovisualizar algunosdelosarchivosquelasempresasconservanensus
instalaciones, lo cual nos permite darnoscuentadela realidad respecto al
manejodesudocumentacin.

Partiendo de la informacin recopilada en las encuestas, se realiz la


debida organizacin y tabulacin, lo cual permiti conocer estadstica y
grficamentelosresultadosdelainvestigacin.

Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, en su gran mayora no


8.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

11

46

conocen los procesosarchivsticosestablecidosenla norma,perosi estn


interesadas en apoyar la evolucin de lagestin documental, con elfinde
ofrecer mayor calidad a sus clientes en el suministro de la informacin,
cumplir con los requerimientos que determine la norma de certificacin y
administrar la informacin como patrimonio institucional para manejo
administrativo,legal,econmicoydegestin.

9.

ANEXOS

9.1LISTADODELASEMPRESASENCUESTADAS

NOMBREDELAEMPRESA
REPRESENTANTELEGAL
AGROPECUARIALASABANA
HeribertoSequedaMartnez
ASOPARSATELESANGIL
LuisFernandoReyes
AUTOTRAMITES
JorgeAlonsoRodriguez
CAJASANSUPERMERCADO
LuzEstellaMantillaTapias
CALAASOCIADOSLTDA
JimmyArchilaSilva
CASADELCOMERCIO
LuisHumbertoPorrasR.
CASITASSOLUCIONESINMOBILIARIAS
DaisySnchezCastro
CENTROOFTANM.DES/GILGALVIS
RUEDA
IvanVillamilGarca
CONTACTOSEGURO
AlejandroSilvaRodriguez
COOHILADOSDELFONCELTDA
LuisFranciscoRuizCediel
COOP.MULTIACTIVACOMULTRASAN
FredyHernndezMartnez
COOPERATIVADECAFICULTORESDE
STDER
AlvaroCancinoGutirrez
COOTRAGUANENTA
NestorPereira
CORPOCIDES
RociodelPilarGarcaBlanco
CORVIASYEMCOVIASLTDA
VctorManuelBuitrago
COTRASANGILLTDA
FabianAndrsVargasPorras
MauricioBerardinelli
DEPOSITODEMATERIALESELNOGAL
Gonzlez
DISPROALPINA
OlgaGmezPalomino
ESTACIONDESERVICIOLAPALOBLANCA FabioBuenoDuran
FERRETERIACONSTRUMART
FaustinoTapiasTapias
FERROMAQUINASSANGIL
EuclidesSalazarRueda
11

46

FINANCIERACOMULTRASAN
FUNDACIONEDISOCIAL
HOTELABRIL
HOTELPOSADACAMPESTRE
HOTELPUERTOBAHIA
INDUSTRIASFIMAR
INFORTECSANGIL
SOLYLUNAAGENCIADEVIAJES
LADRILLERAVERSALLESDERAMIREZ
LTDA
MOTOSVILLAREAL
NORGAS
OPTICAAMERICANA
OTONIELSOLANODIAZ
PAPELERIAYJUGUETERIABOLIVAR
PLASTIFONCE
PONQUEGRANADOS
PROCESOSPSS
PROYECTOSYCONSTRUCCIONES
PUNTOEXCLUSIVOYALGOMAS
RECARCOMPUTO
REST.MESONDELCUCHICUTEYRODEO
RETRATOSFOTOGRAFIADIGITAL
RINCONYRINCONCIALTDA
RIVANOCUEROSALVEGETAL
RODRIGUEZLESMESYCIALTDA
SANGILSONREIRS.A.
SANGIL.COM.CO
SEGUROSMAPFRE
SERVITECAFULLLLANTAS
T.V.CABLESANGIL
11

46

OscarFernandoRodriguez
Ortega
OlgaLuciaGualdronDiaz
ElizabethAbril
OscarArdila
LeidyPatriciaGamboa
Parada
JaimeRuedaBalaguera
EdithssonRomanMartnez
Roa
JavierRiberoGarca
AntonioRamrezBernal
JessAlbertoVillareal
Crdenas
ManuelMonsalve
FabianCaceresGarca
OtonielSolanoDiaz
LuisModestoLineros
AlirioAparicioLpez
HelberGranadosNuez
NancygalindoCollazos
MarthaGemaNuez
Martnez
MarcelinoLizcanoAfricano
MarthaElenaGmezRangel
LuzMarinaGmezNeira
JorgeLuisPealozaSnchez
GustavoRincnGmez
FabioEnriqueCorzoOrtiz
EdgarOrlandoLesmes
Rodriguez
EdgarRodriguezGonzlez
GerardoAlbertoNoratoH.
AngelaMaraCalderon
Aparicio
SamuelGalvisMeneses
MiltonE.SanMiguelM.

VILLATIENDADEMARCAS(sanGil)
YAMAHA
MOLINOSGUANENTA

GustavoVillarealLen
MariluzSalamanca
NelsonGonzlezPerez
JosAlbertoBastilla
Hernndez
BlancaGeorginaCorzodeV.
CarlosEnriqueMillan
Martnez
JosFernandoSantos
Nieves
JairoCastilloOrtiz

SUPERIORDEPINTURAS
TIENDADEMODASSCORPION
ELECTRICOSELCHURCO
ELECTROBENSA
ELECTRODOMESTICOSELHOGAR

8.2MODELODEENCUESTA

APLICADAPOR:
GrupodeTecnologaen
Gestin
DocumentalSENASanGil
APLICADAA:
Muestraempresasafiliadas
a
FENALCOSanGil
OBJETIVO:
Diagnsticodeprocesodelagestindocumentalenlasempresas
afiliadasaFENALCOSanGil
PROYECTOFORMATIVO:
BRINDARASESORIAENLAIMPLEMENTACION
YDIVULGACIONDELAGESTIONDOCUMENTALDIRIGIDOAEMPRESAS
ASOCIADASENGREMIOSDELMUNICIPIODESANGIL.
INDICACIONES:
Preguntascerradas
Leeroescucharcadapregunta,paradarunarespuestaacertadaque
facilitelainvestigacin
NOMBREDELAEMPRESA
:
_______________________________________________________
RESPONDIDAPOR:
_____________________________________________________________
CARGO:
_____________________________________________
APLICADAPOR:
____________________________________________

1. Creeustedqueesimportanteelmanejoadecuadoylagestindocumental
11

46

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

paralosprocesosdegestindecalidad,imagen,prestigio,organizaciny
evidenciaparalaempresa?
a. SI______
b. NO_____
Consideraquedebehaberuna(s)persona(s)exclusivamenteencargaday
responsabledelarchivo?
a. SI_______
b. NO______
Quinadministraelarchivoenlaempresa?
a. Secretaria______
b. Asistente______
c. Funcionariosdirectivos______
d. Otro______cul?____________
Consideraqueesimportantelacapacitacinyformacindelpersonalenel
temadelagestindocumental?
a. SI_______
b. NO______
Enlaempresaconocenyaplicannormasestablecidasparalagestin
documental:
a.
SI_______cul?________
b.
NO______
Elsistemayorganizacineidentificacindelmaterialenarchivoes:
a. Alfabtico_______
b. Numrico_______
c. Alfanumrico_______
d. Temtico_____
e. Otro?______Cul?___________
Enlaempresa,culesdeestoselementosy/otecnologasseutilizanpara
laconservacindelosdocumentos?
a. Carpetas_____
b. AZ_____
c. Archivosdigitales______
d. Microfilmacin________
e. Otro?______Cul?_____________
Laempresacuentaconunespacioestablecidoysuficienteparala
organizacinyconservacindelosdocumentospermitiendosuadecuado
manejo?
a. SI_____Cul?_________
b. NO____
Losdocumentosestnexpuestosa:
11

46

a.
b.
c.
d.
10.
a.
b.
c.
d.
11.
a.
b.
c.
d.
e.
12.
a.
b.
c.
13.

14.

15.

16.

Luz_______
Humedad______
Ventilacin______
Otro?______cul?_______
Aqutiposderiesgosestexpuestoelarchivo?
Natural
Incendio
Robo
Otro?_______Cul?______
Quprocedimientosaplicanparacontrolarelriesgoalqueexpuestoel
archivo?
Extinguidores__________
Termostatocontroldetemperatura__________
Controldeplagas_______
Controldehumedad________
Otro?_______cul?_______
Enqumaterialestnelaboradaslasunidadesdedepsitodelos
archivos?
Madera
Metlico
Otro?_______cul?_______
Laentidadcuentacontablasderetencindocumental?
a. SI________
b. NO________
Existeunplandeprevencindedesastres?
a. SI________
b. NO_______
Culeseltiempodeduracindelosarchivosfsicosydigitalesdentrodela
empresa?
a. 1a12meses
b. 13a24meses
c. 25a36meses
d. otro_____Cul?______
Qutipodeconservacinmanejaconlosdocumentosdelaempresa?
a. Microfilmacin________
b. Eliminacin__________
c. Conservacintotal______
d. Seleccin_______
e. Otro?________Cul?_______

11

46

FIRMADELENCUESTADOR:
________________________________________

FIRMADELENCUESTADO:
_________________________________________

1.
MODELODETABLADERETENCIN

TABLASDE
RETENCIN


Cdigo:
DOCUMENTA
GDP01F01

LTRD

11

46

Versin:02

Fecha:
01/10/2009

DI
S
P
O
SI
CI

N
FI
N
A
L

OFICIN
A
PRODU
CTORA
:

SERIES
DOCUMENTAL
ES

CDIG
O

Subseriesy
Tipos
Documentales

SERIE

CONVE
NCION
ES:

TIEMPO
RETENC
ION
ARCHIV
O
GESTI
N

ARCHIV
O
CENTRA
L

FechaAprobacin
SELECCIONAR,

DEPURAR

11

46

PROCEDIMIENTOS

C.T
.

M E

CONSERVACI
NTOTAL

C.T.

Jefe
MICROFILM,
PresidenteComit Depende
SCANEAR,ETC.
Archivo
ncia
ELIMINACIN

M
E

JefedeArchivo
Entidad

BIBLIOGRAFA

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10.

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http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicezfenalcoydirecciondel.
html

http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
http://www.crecenegocios.com/comohacerunaencuesta/
LEY594DEL2000.Leygeneraldearchivo.
NOTIFENALCO.Revista.SanGil.

ZAMBRANOPALLARES,Grezia.Lderenprocesosdocumentales.SENA.SanGil

11

46