MODULO II - La Fase Interna de Los Procesos de Selección

Escuela de Investigacin y Negocios de Lima
MDULO ii
LA FASE INTERNA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
C ontenido
1
Competencias en materia de Contrataciones
rganos que participan en las Contrataciones
2.1.
El Titular de la Entidad
2.2.
El rea usuaria
2.3.
rgano Encargado de las Contrataciones
2.4.
Comit Especial
Plan anual de Contrataciones

3.1.
Qu es el Plan Anual de Contrataciones?
3.2.
Finalidades del Plan Anual de Contrataciones
Contenido mnimo del plan anual de Contrataciones
Elaboracin del plan anual de Contrataciones

5.1.
6.
7.
Aprobacin del Plan Anual de Contrataciones y Certificacin SEACE

6.1.
Fase de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones
6.2.
Procedimiento de publicacin y remisin de informacin al OSCE. El certificado SEACE.
6.3.
Certificado SEACE
Modificacin del Plan Anual de Contrataciones

7.1.
8.
Fase formulacin del Plan Anual de Contrataciones
Procedimiento de registro de modificacin del Plan Anual en el Mdulo de Plan Anual

del SEACE
El Expediente de Contratacin
8.1.
Aprobacin del Expediente de Contratacin
8.2.
Delegacin de facultades
8.3.
El documento de aprobacin del expediente
8.4.
Pautas de ayuda para tener un correcto Expediente de Contratacin
8.5.
Finalidad e Importancia
8.6.
Contenido mnimo del expediente de contratacin en la fase inicial
9. Caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar
Mdulo II
MDULO ii
LA FASE INTERNA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
C ontenido
9.1. Estandarizacin
9.2. Fraccionamiento
9.3.
Determinacin de las Especificaciones Tcnicas en el caso de Obras
9.4.
Reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin (reglamentos tcnicos,

normas metrolgicas y/o sanitarias
10. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

10.1. Importancia de la adecuada determinacin de las especificaciones tcnicas del objeto de la convocatoria y su vinculacin con el Estudio de Posibilidades que ofrece el
mercado
10.2. Alcances del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
10.3. Fuentes del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
10.4. Evaluacin de fuentes para la correcta determinacin del Valor Referencial en el
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
10.5. Factores externos a tomar en cuenta en el Estudio de Posibilidades que ofrece el
mercado
10.6. Elaboracin del Resumen Ejecutivo
11. El valor referencial
11.1. Determinacin del Valor Referencial
11.2. El procedimiento general para la determinacin del Valor Referencial
11.3. La determinacin del Valor Referencial segn el tipo de proceso de seleccin
11.4. Disponibilidad Presupuestal
11.5. Resumen ejecutivo del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
11.6. Las fuentes empleadas a fin de determinar el Valor Referencial
11.7. Presupuesto y Valor Referencia cuando se excede el Ao Fiscal
12 Publicidad o reserva del Valor Referencial
13 Antigedad del Valor Referencial
Mdulo II
II
1.
COMPETENCIAS EN MATERIA DE CONTRATACIONES

La Competencia pertenece al rgano y no al Titular y se define a partir del
derecho positivo sobre la base del Principio de la Legalidad. A travs de este
se establece la esfera de las atribuciones de los entes y rganos, constituyendo
as un conjunto de facultades y obligaciones que un rgano puede y debe
ejercer legtimamente, siendo su observancia indispensable para la actuacin
vlida del rgano.
Si la Competencia es la capacidad, la Funcin es el ejercicio de Esta. La funcin
est conformada por una categora nica de prestaciones y actividades pblicas
para alcanzar el fin de la comunidad poltica: el bien comn ().
De esta manera, las funciones ejecutadas por los determinados rganos competentes se identifican con los fines de la actividad estatal, y se traducen en la
imperativa ejecucin de actividades de carcter material (econmico-social) para
el logro de los objetivos de la comunidad poltica. De modo que la Funcin
Administrativa Pblica se exterioriza en dos aspectos sustanciales: la actividad
directiva, de orientacin; y la directa, de ejecucin, de gestin y servicio, no
obstante con las nuevas modificaciones esta perspectiva cambia.
Si bien es cierto, desde la perspectiva que nos brinda el Artculo 4 del Reglamento, se establece con claridad la Competencia en materia de contrataciones del
Estado, para que el MEF disee de polticas sobre dicha materia y su regulacin,
correspondiendo, en este contexto, al OSCE emitir directivas, ello no solo queda
all, sino que estas funciones de orientacin vienen a evolucionar en un direccin
concientizada, pues se exige de cierta forma que dichos lineamientos, dichas
directivas sean apoyadas en materiales tales como manuales, instructivos, formatos entre otros, que permitan a la Administracin y a los usuarios aplicar sin
problema, las nuevas tendencias o las nuevas direcciones que las polticas vayan
abordando a raz de los diversos cambios en el desarrollo econmico del pas.
En este orden tenemos que la Resolucin Ministerial N 223-2011-EF-43 que
aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas, detalla:
Artculo 2.- Competencias
El Ministerio de Economa y Finanzas tiene competencias en materias de carcter fiscal, financiero, previsional, inversin pblica y privada, presupuesto,
Mdulo II
Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II
endeudamiento, tesorera, contabilidad, tributario, aduanero, arancelario,

contrataciones pblicas, abastecimiento y las dems que se le asignen por Ley.
El Ministerio de Economa y Finanzas ejerce sus funciones en respuesta a sus
competencias, para el logro de los objetivos y metas del Estado en materia de
poltica econmica y financiera, asimismo armoniza la actividad econmica
nacional para promover el funcionamiento de los mercados y las mejoras continuas de la productividad, el crecimiento econmico y el desarrollo sostenible.
El Ministerio de Economa y Finanzas es el rgano rector del Sector Economa
y Finanzas.
Asimismo,
Artculo 3.- Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas
Son funciones del Ministerio de Economa y Finanzas:
a) Formular, planear, dirigir, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar la poltica
nacional y sectorial bajo su competencia aplicable a todos los niveles de
gobierno;
b) Dictar normas y lineamientos tcnicos para la adecuada ejecucin y supervisin de las polticas, la gestin de los recursos del Sector, as como para el
otorgamiento y reconocimiento de derechos, la fiscalizacin y la sancin, en
materias de su competencia;
c) Realizar el seguimiento de sus planes y programas respecto del desempeo
y logros alcanzados a nivel nacional, regional y local, as como tomar las
medidas correspondientes;
d) Ejercer la rectora de los Sistemas Administrativos de Presupuesto Pblico,
Tesorera, Endeudamiento Pblico, Contabilidad e Inversin Pblica y otros
que se asignen por Ley;
e) Dictar normas y lineamientos de Contratacin Pblica y abastecimiento;
f) Prestar apoyo tcnico y capacitacin a las entidades de la administracin
pblica de los tres niveles de Gobierno, en aspectos de su competencia;
g) Aprobar las disposiciones normativas que le correspondan;
h) Cumplir y hacer cumplir el marco normativo relacionado con su mbito de
competencia, ejerciendo cuando corresponda la potestad sancionadora correspondiente;
i) Coordinar la defensa jurdica del Ministerio y de las entidades pblicas del
Sector de Economa y Finanzas;
Mdulo II
j) Presentar proyectos de normas ante el Presidente de la Repblica y ante el

Consejo de Ministros, sobre materias de su competencia;
k) Coordinar las acciones de control en las unidades orgnicas del Ministerio de
Economa y Finanzas, en coordinacin con las disposiciones contenidas en la
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General
de la Repblica y dems disposiciones legales vigentes;
l) Emitir opiniones de carcter tcnico legal en las materias de su competencia;
m) Gestionar los recursos humanos, materiales y financieros del Ministerio de
Economa y Finanzas, as como conducir y evaluar su presupuesto y planeamiento institucional, y evaluar los proyectos de inversin sectoriales;
n) Coordinar con los titulares de los dems Ministerios y organismos de la administracin pblica las actividades vinculadas a su mbito de competencia;
o) Formular, proponer y ejecutar los lineamientos de poltica econmica establecidos en el Marco Macroeconmico Multianual, as como proponer medidas
orientadas a mejorar la calidad e impacto del gasto social;
p) Dictar la poltica, normas y otros instrumentos normativos, en el marco de
su competencia, relacionados a la descentralizacin fiscal con el objetivo de
propiciar la eficiencia asignativa, equidad distributiva y estabilidad macroeconmica;
q) Conducir los asuntos en materia de tecnologas de la informacin a su cargo;
r) Conducir los asuntos en materia de estadsticas a su cargo;
s) Formular, proponer, ejecutar y evaluar los lineamientos y medidas de la
poltica tributaria y de ingresos fiscales;
t) Formular, proponer, ejecutar y evaluar los lineamientos y medidas de la poltica
arancelaria, aduanera, de inversin pblica y privada, fiscal, ingresos pblicos,
competencia, contrataciones pblicas y abastecimiento, que coadyuven a una
eficiente asignacin de recursos y mejora continua de la productividad, as
como a orientar los procesos de integracin econmica de manera consistente
con la poltica econmica;
u) Formular, proponer y evaluar los lineamientos y medidas para el desarrollo
del mercado financiero, laboral y previsional, en el marco de su competencia;
v) Resolver las controversias tributarias, cuando ello le corresponda conforme
a ley, as como aquellas referidas a las regalas mineras, de acuerdo a la normatividad vigente;
w) Resolver en ltima instancia administrativa las reclamaciones interpuestas
contra rganos dependientes del Sector de Economa y Finanzas, salvo en
los casos que la Ley seale lo contrario;
Mdulo II
x) Coordinar la defensa del Estado en las Controversias Internacionales de

Inversin; y,
y) Otras que le asigne la Ley.
Del mismo modo, los artculos 57 al 62 de la Ley definen y regulan el actuar del
OSCE, que es el rgano operativo del MEF en el mbito de las contrataciones
estatales. As, el artculo 57 lo define como un Organismo Pblico adscrito al
Ministerio de Economa y Finanzas, con personera jurdica de derecho pblico,
que goza de autonoma tcnica, funcional administrativa, econmica y financiera, con representacin judicial propia, sin perjuicio de la defensa coadyuvante
de la Procuradura Pblica del MEF. Establecindose en el Artculo 58 las
funciones del OSCE, las mismas que seguidamente reseamos:
a) Velar y promover el cumplimiento y difusin de esta ley, su reglamento y
normas complementarias y proponer las modificaciones que considere necesarias.
b) Implementar actividades y mecanismos de desarrollo de capacidades y competencias en la gestin de las contrataciones del Estado.
c) Emitir directivas, lineamientos, manuales y comunicados sobre materias de
su competencia.
d) Resolver los asuntos de su competencia en ltima instancia administrativa;
e) Supervisar y fiscalizar, de forma selectiva y/o aleatoria, los procesos de contratacin que realicen las entidades para proveerse de bienes, servicios u obras,
asumiendo el pago con fondos pblicos, independientemente del rgimen
legal. Esta supervisin tambin alcanza a las contrataciones previstas en los
literales i), o), s), t) y v) del numeral 3.3 del artculo 3 de la presente ley.
f) Administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores (RNP), as como
cualquier otro instrumento necesario para la implementacin y operacin de
los diversos procesos de contrataciones del Estado.
g) Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de las Contrataciones
del Estado (SEACE).
h) Organizar y administrar arbitrajes, de conformidad con los reglamentos que
apruebe para tal efecto.
i) Designar rbitros y resolver las recusaciones sobre los mismos en arbitrajes
que no se encuentren sometidos a una institucin arbitral, en la forma establecida en el reglamento.
j) Absolver consultas sobre las materias de su competencia. Las consultas que
le efecten las entidades son gratuitas.
8
Mdulo II
k) Imponer sanciones a los proveedores que contravengan las disposiciones de

esta ley, su reglamento y normas complementarias, as como los rbitros en
los casos previstos en la presente ley.
l) Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica, de manera
fundamentada, las trasgresiones observadas en el ejercicio de sus funciones
cuando existan indicios razonables de perjuicio econmico al Estado o de
comisin de delito o de comisin de infracciones graves o muy graves por
responsabilidad administrativa funcional de acuerdo al marco legal vigente.
m) Suspender los procesos de contratacin, en los que como consecuencia del
ejercicio de sus funciones observe trasgresiones a la normativa aplicable,
pudiendo adoptar y/o disponer las medidas que resulten necesarias para tal
efecto, incluida la no emisin de las constancias necesarias para la suscripcin
del respectivo contrato, sin perjuicio de la atribucin del Titular de la Entidad,
de declarar la nulidad de oficio de dichos procesos.
n) Promover la Subasta Inversa, determinando las caractersticas tcnicas de los
bienes o servicios que sern provistos a travs de esta modalidad.
o) Desconcentrar sus funciones en sus rganos de alcance regional o local de
acuerdo a lo que establezca su Reglamento de Organizacin y Funciones.
p) Realizar estudios conducentes a evaluar el funcionamiento de los regmenes
de contratacin del Estado, analizar y proponer nuevos mecanismos idneos
de contratacin segn mercados, as como proponer estrategias destinadas
al uso eficiente de los recursos pblicos.
q) Las dems que le asigne la normativa.
Establecidas las competencias de los niveles superiores de la contratacin pblica, como son el MEF y el OSCE, corresponde definir la organizacin establecida
por la normativa para las distintas entidades pblicas.
2.
RGANOS QUE PARTICIPAN EN LAS CONTRATACIONES

Para efectos de la aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N
1017 (en adelante la Ley), y su Reglamento, el Decreto Supremo N 184-2009EF (en adelante el Reglamento), cada Entidad establecer en su Reglamento
de Organizacin y Funciones u otros instrumentos de organizacin, El rgano u
rganos responsables de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos
de contratacin hasta su culminacin, debiendo sealarse las actividades que
competen a cada funcionario, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes.
Mdulo II
En materia de contrataciones, el artculo 5 del Reglamento en concordancia

con el artculo 6 de la Ley ha establecido que se encuentran a cargo de dicha
funcin los siguientes funcionarios y dependencias de la Entidad:
(i) El Titular de la Entidad que es la ms alta autoridad ejecutiva, que para el
caso de las empresas del Estado vendra a ser el Gerente General o el que
haga a sus veces.
(ii) El rea Usuaria que es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratacin.
(iii) El rgano Encargado de las Contrataciones que es aqul rgano o unidad
orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin de abastecimiento
o logstica al interior de la Entidad.
(iv) Y por ltimo, el Comit Especial que es el rgano colegiado encargado de
seleccionar al proveedor que brindar los bienes, servicios u obras objetos
de proceso de contratacin, entre otras funciones.
Dicho ello, buscaremos a continuacin modelar en forma sucinta, el rol que
desempean cada uno de estos funcionarios o dependencias al interior de las
contrataciones que realiza el Estado:
2.1. El Titular de la Entidad

El Titular de la Entidad es la ms alta autoridad ejecutiva, de conformidad
con sus normas de organizacin, que ejerce las funciones previstas en la Ley
y en el () Reglamento para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los
procesos de contrataciones del Estado. [Haciendo la salvedad que para el] caso
de las empresas del Estado, el Titular de la Entidad ser el Gerente General o
el que haga sus veces.
Salvo lo establecido en el artculo 5 de la Ley que establece que el Titular de
la Entidad podr delegar mediante resolucin, la autoridad que la Ley le otorga, excepto en la aprobacin de exoneraciones, la declaracin de nulidad de
oficio, las autorizaciones de prestaciones adicionales de obra y otros supuestos
que se establecen en el Reglamento.
Como se aprecia, el artculo citado define al Titular de la Entidad como la
mxima autoridad ejecutiva, de conformidad con las normas de organizacin
interna. Al respecto, cabe precisar que el artculo 3 de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo, -referido a las normas generales de organizacin que toda entidad
pblica del Poder Ejecutivo debe observar en su organizacin interna-, establece que las normas de organizacin y funciones distinguen aquellas que son
sustantivas de cada entidad, de aquellas que son de administracin interna; y
10
Mdulo II
establecen la relacin jerrquica de autoridad, responsabilidad y subordinacin

que existe entre las unidades u rganos de trabajo.
En tal sentido, como se ha indicado en anteriores oportunidades, el Titular de
la Entidad ser el funcionario al que las normas de organizacin interna de
una entidad sealen como la ms alta autoridad ejecutiva de dicha entidad,
esto es, que no solo constituya la mxima autoridad respecto de un proyecto
o encargo especial, sino de la entidad en s, salvo que el proyecto se encuentre
comprendido bajo el trmino genrico de Entidad, de acuerdo a lo indicado
en el literal j) del numeral 3.1 del artculo 3 de la Ley .
Cabe precisar que el Titular de la Entidad, segn la Ley y su Reglamento, tiene a
su cargo el ejercicio de las funciones previstas para la aprobacin, autorizacin y
supervisin de los procesos de contratacin pblica que la Entidad lleve a cabo.
Incluso el numeral 1 del artculo 7 de la Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto, Ley N 28411, establece entre sus presupuestos que el Titular de
la Entidad es la ms alta Autoridad Ejecutiva. Y que, en materia presupuestal
es responsable, de manera solidaria, con el Consejo Regional o Concejo Municipal, el Directorio u Organismo Colegiado con que cuente la Entidad, segn
sea el caso. Con la salvedad que dicha Autoridad puede delegar sus funciones
en materia presupuestal cuando lo establezca expresamente la Ley General, las
Leyes de Presupuesto del Sector Pblico o la norma de creacin de la Entidad.
Asimismo en el numeral 2 del mismo artculo el Titular de la Entidad es responsable de:
i. Efectuar la gestin presupuestaria, en las fases de programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin, y el control del gasto, de conformidad con la Ley General, las Leyes de Presupuesto del Sector Pblico y
las disposiciones que emita la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico,
en el marco de los principios de legalidad y presuncin de veracidad, as
como otras normas.
ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas,
Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.
iii. Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su Presupuesto Institucional con su Plan Estratgico institucional.
2.2. El rea usuaria

El rea usuaria es el nombre genrico bajo el cual se designa a la dependencia
de la Entidad que ante la necesidad de un determinado bien, servicio u obra
Mdulo II
11
para el desarrollo de sus funciones formula el requerimiento. Asimismo, el rea

usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes,
servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
El artculo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado establece
que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad
y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.
En otras palabras, cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en
rea usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de
requerimiento. En este requerimiento, que se materializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de
la Entidad, debe acompaarse las caractersticas del bien, servicio u obra y las
condiciones en las que se requiere.
El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el
Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejercicio
presupuestal.
Cabe precisar que en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales
del ao fiscal y dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados, resulta necesario la ejecucin de tareas que
requieren de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto.
Este presupuesto para los bienes y servicios est representado en el PAC y es
elaborado en funcin a los pedidos del rea usuaria que tienen como base los
insumos necesarios para desarrollar las tareas y acciones que se van a realizar
para lograr los fines estratgicos institucionales.
Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones
es importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante
el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna,
involucrndose as con el tiempo que toman los procesos de seleccin.
Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual
de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes,
servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para
cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de
sus necesidades ().
De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de
los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones.
Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artculo 13 de la Ley.
12
Mdulo II
Las normas antes citadas ordenan que el rea usuaria deber describir el bien,
servicio u obra a contratar al plantear su requerimiento; definir con precisin su
cantidad y calidad, e indicar la finalidad pblica para la que debe ser contratada.
El definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras
que requiere el rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el literal e) del artculo 4 de la Ley.
Es as que la norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe
encargarse de elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar
cules son sus necesidades reales.
Este nfasis normativo se debe interpretar como una prohibicin legal para
elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios
u obras en la calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo adems
un precio menor.
Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala
que el objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas
a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que
realicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que stas se efecten en
forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad ().
En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos
con el propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales necesidades, est incumpliendo la Ley de Contrataciones. Por
tanto este hecho, para aquellas personas responsables, les generar responsabilidades de carcter administrativo, civil y penal.
Del mismo modo, el artculo 13 de la Ley de Contrataciones indica que la
formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea
usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades
que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento ().
Precisa adems que [e]sta evaluacin deber permitir la concurrencia de una
pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo
proceso de seleccin, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo incumplimiento slo favorezca a determinados postores.
De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es consecuente con la
finalidad legal referida a maximizar el valor del dinero de los contribuyentes.
Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que
Mdulo II
13
tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participacin de una pluralidad de postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la Ley.
Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con
los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las
hay. Aquellas que podrn recoger las condiciones determinadas en las normas
tcnicas, si las hay. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin
del servicio de seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las
normas tcnicas establecidas para el caso por la Direccin General de Control
de Servicios de Seguridad, Control de Armas, Municin y Explosivos de Uso
Civil DICSCAMEC.
En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se deber
contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la
misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.
Por tanto, la entidad deber cautelar en forma adecuada la formulacin de la
obra con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad
de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el
proceso de ejecucin de obras.
Del mismo modo, se requiere la necesidad de elaborar las caractersticas de la
obra atendiendo al Principio de Razonabilidad citado anteriormente. Lo cual en
la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin
deben responder a las reales necesidades de la Entidad, la misma que debe
establecer adecuados metrados y requisitos en el personal, acordes con la obra
que se pretende ejecutar.
2.2.1. Casos especiales

2.2.1.1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco
Para el caso de contrataciones de bien y servicios por convenio marco el artculo
100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la
contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de
Convenios Marco y verificar si la Entidad se encuentra dentro del mbito del
alcance geogrfico de aplicacin del Convenio Marco comprometido.
Adems precisa que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones
requeridas, las entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones,
estarn obligadas a contratarlos de los proveedores adjudicatarios.
Previamente para ello, verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma,
precio, plazos y dems condiciones establecidas en las correspondientes fichas
14
Mdulo II
del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de

rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un
proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los
montos contratados correspondan a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediante la suscripcin del contrato.
El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la
entidad pblica escoge desde un catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o servicios, y realiza la contratacin de manera directa a travs
de una orden de compra, de servicio o contrato.
Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para la contratacin. Permite a la entidad no solamente escoger a
la brevedad al contratista sino tambin la marca del bien; e inclusive fraccionar
la compra en el tiempo y con distintos proveedores.
Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio cuyas caractersticas
son distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr
dos caminos que debe seguir en el siguiente orden estricto:
Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan
por la modalidad de subasta inversa a fin de verificar si en el mismo se
encuentra el bien o servicio requerido.
Segundo: convocar al proceso de seleccin que corresponda de la manera
clsica.
En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco,
el rea usuaria al momento de realizar su requerimiento debe verificar si el bien
o servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del
Convenio Marco.
Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en
el catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y
en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de
seleccin que corresponda.
2.2.1.2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones

Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes, servicios y obras que requiere para la satisfaccin de
sus necesidades y el cumplimiento de sus metas.
Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades reales de la entidad, en concordancia con el Principio de
Razonabilidad, en aras del objetivo planteado en el artculo 2 de la Ley.
Mdulo II
15
Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que existen situaciones

en las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos
tcnicos mnimos y adems el bien o servicio requerido no admite sustituto. Lo
cual faculta a la entidad pblica a recurrir a una exoneracin del proceso de
seleccin por la causal contemplada en el artculo 131 del Reglamento de la Ley.
En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan
bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que
exista un solo proveedor en el mercado nacional, la entidad podr contratar
directamente, vale decir, a travs de una exoneracin de proceso de seleccin.
En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego de las coordinaciones
con el rgano encargado de las contrataciones de la entidad, que le indicar
que solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el
rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con
determinada caracterstica que no puede ser sustituida.
2.2.1.3. El rea usuaria en la culminacin del contrato

El artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que la conformidad requiere
del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas
que fueran necesarias.
En otras palabras, dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de
emitir el informe que servir como insumo para la emisin de la conformidad.
Puesto que resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento
y estableci los requisitos tcnicos mnimos sea quien determine al final de la
ejecucin contractual que recibi por parte del contratista aquello que efectivamente requiri.
En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las siguientes:
Requerir los bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto en el
artculo 13 de la Ley.
Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar
la finalidad pblica del objeto de la contratacin.
Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas
tcnicas durante el proceso de seleccin.
Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias legales mencionadas.
16
Mdulo II
Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido; es decir, de las

caractersticas o especificaciones tcnicas y de los trminos de referencia.
En este caso se debe tener en cuenta la prohibicin de indicar marcas o
nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes
determinados, o de consignar una descripcin que oriente la adquisicin o
contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser
posible solicitar una marca o tipo de producto determinado.
2.3

El rgano Encargado de las Contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica
que realiza las actividades relativas a la gestin de abastecimiento al interior
de una Entidad.
El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal puesto
que, junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de
llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marco normativo aplicable.
La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las
actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una entidad.
En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento.
Pudiendo tener la categora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo, dependiendo de las normas de organizacin interna de cada entidad.
2.3.1. Capacitacin del rgano Encargado de las Contrataciones

Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores
que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad,
debern estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas,
de acuerdo a los requisitos que sean establecidos en el Reglamento ().
Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que ()
los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de
las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente
certificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos:
1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas;
2. Experiencia laboral en general, no menor a tres aos;
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica
privada, no menor de un (1) ao.
Mdulo II
17
Para ello el OSCE ha establecido en la Directiva N 021-2012-OSCE/CD, Procedimiento para la certificacin de los funcionarios y servidores que laboren en
el rgano Encargado de las Contrataciones de las entidades que fuera probada
por el OSCE mediante la Resolucin N 407-2012-OSCE-PRE.
Haciendo la precisin que en relacin al requisito de contar con un mnimo de
ochenta (80) horas lectivas de capacitacin tcnica, debe tenerse en cuenta que
conforme a la normativa vigente, los profesionales y tcnicos podrn acreditar
haber recibido esta capacitacin en cualquier institucin, sea que cuente o no
con convenio de cooperacin interinstitucional con el OSCE; esta precisin ha
sido considerada en el Comunicado N 009-2012-OSCE/PRE publicado en el
portal web institucional del OSCE.
Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios
y servidores del rgano objeto de comentario estn capacitados no solamente
de manera terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o
gestin logstica en general.
Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la entidad satisfacer
sus necesidades de bienes, servicios y obras para el cumplimiento adecuado y
oportuno de las metas y finalidades planteadas.
Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas
en las condiciones previstas, se convertir en un principal aliado de las reas
usuarias antes que en una dependencia burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y no ejecuta adecuadamente el Plan Anual de Contrataciones.
De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que
intervienen directamente en alguna de las fases de la contratacin estatal.
Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados
a ser capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las
contrataciones cuya labor se relacione estrictamente con la contratacin de un
bien, servicio u obra.
Limitacin que no compartimos puesto que existen asesores y consultores
especializados en Contratacin Estatal, que por la naturaleza de sus servicios
y rgimen de contratacin (locacin de servicios, a tiempo parcial y sin vinculacin laboral), no intervienen directamente en las fases de contratacin, sino
de forma indirecta. No ejercen funcin ejecutiva ni cuentan con capacidad de
decisin en las gestin de contrataciones que realizan las entidades estatales,
limitndose solo a orientar a la entidad contratante para el mejor desempeo
de sus funciones, siendo finalmente los funcionarios pblicos y/o servidores
18
Mdulo II
pblicos quienes deciden y ejecutan las distintas fases de la contratacin estatal

sin la intervencin de asesores y consultares.
A estos profesionales el OSCE, en respuesta a la Carta N 901-2012-CE-PRE,
les obliga tajantemente a cumplir con la certificacin. Por tanto, consideramos
que la interpretacin correcta debera ser que deberan acreditarse los Funcionarios Pblicos y Servidores Pblicos que intervengan en algunas de las fases
de contratacin, considerando para el efecto lo sealado por SERVIR respecto
a la definicin y clasificacin de funcionarios pblicos y servidores pblicos, la
cual seala lo siguiente en una nota de prensa del 13 de diciembre del 2010
que dice as:
Existe cierta confusin al momento de informar a la ciudadana sobre cuestiones
relacionadas al Estado. De hecho, el gran nmero de normas que establecen
las reglas de juego de los diversos sistemas administrativos no ayudan o no
permiten tener siempre todas las reglas claras y a simple vista. Ello puede conducirnos a informar de manera equivocada, y a errores en la gestin tambin,
por supuesto. Por ejemplo, slo en el Sistema Administrativo de Gestin de
Recursos Humanos (existen 11 de estos sistemas que son transversales a toda
la administracin pblica) existen ms de 540 leyes que deben revisar los jefes
de RRHH de las entidades pblicas para poder tomar decisiones. Este sistema
est a cargo de SERVIR desde junio de 2008.
En adicin, debemos sealar que existen vacos legales que conducen a error y
que durante ms de 20 aos no ha existido una autoridad que pueda interpretar
de manera oficial estos vacos legales y evitar que cada entidad los aplique de
manera diferente y, algunas veces, equivocada. Para eso ha nacido SERVIR y
a eso est abocado: ordenar este sistema. Sin embargo, debe comprenderse
que es una tarea de mediano plazo.
Finalmente, a ello hay que sumar el uso errado al momento de catalogar a las
personas que trabajan para el Estado. Referirse a un funcionario de confianza
es errado porque dicha categora no existe. Llamar con sinnimos a polticos,
funcionarios, empleados de confianza y servidores pblicos es tambin errado.
Todo ello aumenta la confusin y la indignacin ciudadana, en algunos casos
innecesariamente.
El Art. 4 de la Ley 28175 - Ley Marco del Empleo Pblico establece la siguiente
clasificacin:
1. Funcionario pblico.- El que desarrolla funciones de preeminencia poltica,
reconocida por norma expresa, que representan al Estado o a un sector
Mdulo II
19
de la poblacin, desarrollan polticas del Estado y/o dirigen organismos o

entidades pblicas.

El Funcionario Pblico puede ser:

a) De eleccin popular directa y universal o confianza poltica originaria.
(Presidente, Congresistas, alcaldes, etc.)
b) De nombramiento y remocin regulados. (Jefes de reguladores por ejemplo)
c) De libre nombramiento y remocin. (tpico caso de ministros de Estado)
2. Empleado de confianza.- El que desempea cargo de confianza tcnico o

poltico, distinto al del funcionario pblico. Se encuentra en el entorno de
quien lo designa o remueve libremente y en ningn caso ser mayor al 5%
de los servidores pblicos existentes en cada entidad. El Consejo Superior
del Empleo Pblico podr establecer lmites inferiores para cada entidad.
En el caso del Congreso de la Repblica esta disposicin se aplicar de
acuerdo a su Reglamento.

Ejemplo: el asesor o personal que trabaja directamente con los Funcionarios.
3. Servidor pblico.- Se clasifica en

a) Directivo superior.- El que desarrolla funciones administrativas relativas
a la direccin de un rgano programa o proyecto, la supervisin de
empleados pblicos, la elaboracin de polticas de actuacin administrativa y la colaboracin en la formulacin de polticas de gobierno.
A este grupo se ingresa por concurso de mritos y capacidades de los
servidores ejecutivos y especialistas, su porcentaje no exceder del 10%
del total de empleados de la entidad. La ineficiencia en este cargo da
lugar al regreso a su grupo ocupacional.

Una quinta parte del porcentaje referido en el prrafo anterior puede

ser designada o removida libremente por el titular de la entidad. No
podrn ser contratados como servidores ejecutivos o especialistas salvo
que cumplan las normas de acceso reguladas en la presente Ley.
b) Ejecutivo.- El que desarrolla funciones administrativas, entindase por

ellas al ejercicio de autoridad, de atribuciones resolutivas, las de fe
pblica, asesora legal preceptiva, supervisin, fiscalizacin, auditora
y, en general, aquellas que requieren la garanta de actuacin administrativa objetiva, imparcial e independiente a las personas. Conforman
un grupo ocupacional.
c) Especialista.- El que desempea labores de ejecucin de servicios pblicos. No ejerce funcin administrativa. Conforman un grupo ocupacional.
20
Mdulo II
d) De apoyo.- El que desarrolla labores auxiliares de apoyo y/o complemento. Conforman un grupo ocupacional.
Del mismo modo existen otros profesionales especializados que son consultados
ocasionalmente para temas especficos en la Contratacin Pblica, para temas
que tengan que ver con el rubro alimenticio y que requiera consultar nutricionistas, ingenieros alimentarios, etc. En cuyos casos consideramos irrelevante
que a profesionales especializados en la materia se les exija capacitacin en
temas de contrataciones cuando sus servicios distan mucho de los temas en
materia de contrataciones.
A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin
los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que
se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado,
participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas
a la supervisin de la ejecucin contractual.
Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable que la capacitacin se realice tambin a otros rganos de las entidades como reas
Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General,
Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera
se podrn unificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo
que redundar en un mejor manejo de las compras pblicas.
2.3.1.1. Certificacin de funcionarios y servidores que laboran en el

Resulta impensable no tocar este tema, si es que hoy en da la mayora de
funcionarios se encuentran en una maratnica carrera por capacitarse, a raz
de los recientes comunicados y nuevas directivas que el OSCE ha emitido
respecto al tema.
Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores
que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad,
debern estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas,
de acuerdo a los requisitos que sean establecidos en el Reglamento ().
Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que ()
los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de
las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente
certificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos:
Mdulo II
21
1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas;
2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos;
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica
privada, no menor de un (1) ao.
Al respecto, del requisito de capacitacin tcnica, la Directiva N 021-2012OSCE/CD Procedimiento para la certificacin de profesionales y tcnicos que
laboran en los rganos Encargados de las Contrataciones de las Entidades, la
cual entr en vigencia a partir del sptimo da de la publicacin de la Resolucin
N 407-2012-OSCE/PRE, en el Diario Oficial El Peruano, la cual dej sin efecto
la Directiva N 001-2011-OSCE/CD, establece que a partir del 28 de diciembre
de 2012 slo sern vlidas las capacitaciones realizadas por el OSCE o por
sus aliados estratgicos, no obstante la entrada en vigencia de dicha norma ha
sido prorrogada en incontables ocasiones, un ejemplo claro es el Comunicado
N 006-2013-OSCE/PRE, que determina que recin a partir del 1 de agosto
de 2013 deben estar certificados los profesionales y tcnicos que laboran en el
rgano Encargado de las Contrataciones y que intervengan directamente en
alguna de las fases de la Contratacin Pblica.
Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer
sus necesidades de bienes, servicios y obras para el cumplimiento adecuado y
oportuno de las metas y finalidades planteadas.
De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que
intervienen directamente en alguna de las fases de la contratacin estatal. En
este sentido, si ests trabajando o deseas trabajar en el rgano Encargado de
las Contrataciones, adems de los requisitos de experiencia laboral en general
y en especial, requieres encontrarte capacitado por Instituciones Educativas
acreditadas por el OSCE en materia de Contrataciones del Estado.
2.3.2. Implicancias del rgano Encargado de las Contrataciones en el

proceso de contratacin
Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del
plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas,
sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades.
22
Mdulo II
Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios
y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad el responsable de esta actividad.
Luego, los requerimientos elaborados por las respectivas reas usuarias sern
incluidos en el cuadro de necesidades y remitidos por estas mismas, al rgano
encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones.
Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las
contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual
de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios
establecidos en el citado Presupuesto Institucional.
En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el
cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor estimado y luego
incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria, se debe
realizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones u otras formas establecidas en la norma. Posteriormente,
al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio.
Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual
de Contrataciones se sujeten a los considerados para el caso en el Presupuesto
Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto
previsto en el presupuesto institucional.
Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan
Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de los interesados en el
rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional
de sta, si lo tuviere, pudiendo ser adquirido por cualquier interesado al precio
equivalente al costo de reproduccin.
Dicho costo de reproduccin debe ser considerado nicamente como el gasto
en el que incurrir la entidad al fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No
debiendo tomarse en cuenta otros gastos como personal, electricidad, gastos
administrativos entre otros.
Otra obligacin que conforme a Ley debe cumplir el Organismo Encargado
de las Contrataciones la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el
Mdulo II
23
Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las

contrataciones, conforme se establezca en el Reglamento.
De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del
Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est
a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado
sistema de archivo que permita conservar el expediente de contratacin en
buenas condiciones, por un periodo mucho mayor a diez (10) aos.
Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad () es responsable de remitir el Expediente de Contratacin
al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de
organizacin interna, debiendo previamente verificar que efectivamente el
expediente contiene los siguientes documentos:
1. El requerimiento, acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y
obras con sus especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente
tcnico, respectivamente. En el caso de obras, debe contarse adems con
el estudio de preinversin y el informe tcnico que sustente la declaratoria
de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversin Pblica.
2. El estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos
en la normativa sobre contrataciones del Estado.
3. La documentacin que acredite la disponibilidad presupuestal.
Es sumamente importante que el rgano Encargado de las Contrataciones de
la entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues
constituyen elementos indispensables para la aprobacin del Expediente de
Contratacin.
En otras palabras, si la entidad no cuenta con los documentos antes citados,
resulta legalmente imposible aprobar el expediente de contratacin.
Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la
nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente
de Contratacin, slo en caso que haya sido modificado en algn extremo.
Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las
causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la
modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor
referencial o de las Bases respecto de la convocatoria anterior.
24
Mdulo II
2.3.3. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios
y obras a contratar
La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea
usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad. Para lo cual, deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y
las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.
Esta evaluacin tiene como finalidad permitir la concurrencia de la pluralidad
de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de
seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo
cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
Por tal motivo, el rgano Encargado de las Contrataciones debe empezar a
elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente
despus de recibir el requerimiento.
Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el
rgano Encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu
extremos de las caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de
manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados para
el caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente.
En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las
contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias,
es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores
a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin,
deber comunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia deber ser modificado para evitar
que la contratacin se dirija a un solo proveedor.
Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones
podr indicarle al rea usuaria cules sern los extremos que requieren ser
afinados, de modo que puedan escoger las mejores alternativas que ofrece el
mercado.
Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir,
de manera involuntaria, una caracterstica que se encuentra descontinuada en
el mercado y que ha sido remplazada por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacin dispuesta en la normativa sobre contratacin
pblica, el rgano Encargado de las Contrataciones de la entidad est en la
obligacin de indicar al rea usuaria cules son los ajustes que debe hacer en
sus especificaciones, para retirar la caracterstica descontinuada y considerar
aquella que se encuentra vigente en el mercado.
Mdulo II
25
Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el artculo 11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse de las caractersticas tcnicas de lo que se va a
contratar, indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las
caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras
que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta
actividad de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la Ley.
Asimismo, el citado artculo acota que el () rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio
de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de
lo que se va a contratar.
Siendo esta norma consecuente con la coordinacin que debe existir entre el
rea usuaria y el rgano Encargado de las Contrataciones de la entidad para
realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; sin perder
de vista que el responsable final para la determinacin de las caractersticas
tcnicas es el rea usuaria.
Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta
con el sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o
ms caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se
trata de un bien o servicio que no admite sustituto, corresponde entonces iniciar
el trmite para la exoneracin contemplada en el literal e) del artculo 20 Ley
de Contrataciones.
Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme
al procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley que
establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin,
ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o
el rgano designado para el efecto.
En otras palabras, el rgano Encargado de las Contrataciones de la entidad
estar a cargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en
el documento que apruebe la misma se designe a otra dependencia.
2.3.4. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado

de las contrataciones de la Entidad
El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones
en cada Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin
(de fraccionamiento) a que se refiere dicho artculo.
La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento
el cual consiste segn el artculo 19 de la Ley en la prohibicin de dividir
una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin que
26
Mdulo II
corresponda segn la necesidad anual, o de evadir la aplicacin de la normativa

de contrataciones del Estado para dar lugar a contrataciones menores a tres (3)
UIT, y/o de acuerdos comerciales suscritos por el Estado Peruano en materia
de contratacin pblica.
Esta responsabilidad legal obliga al rgano Encargado de las Contrataciones
de la entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por
las distintas reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de
determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento o
cualquier de los otros supuestos reseados en el artculo 20 modificado del
Reglamento de la Ley de Contrataciones.
Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el
citado artculo 20 ha considerado supuestos en los cuales, no obstante, de encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente
tomarlo como una excepcin. Dichos casos son los siguientes:
1. Estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad
restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente, situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos
presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de
partidas, crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos
directamente por la Entidad.
2. Con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja
una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada,
siempre que la contratacin programada cuente con Expediente de Contratacin aprobado, debiendo atenderse la nueva necesidad a travs de
una contratacin independiente.
3. Se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de
seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran
procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o
con procesos bajo regmenes especiales.
4. La contratacin se efecte a travs del Catlogo de Convenios Marco.
5. Se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas
empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre
que sus bienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria para que la
Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean razonables
en funcin a las condiciones del mercado.
Para todo ello, es muy importante que el rea usuaria, el rgano encargado de
las contrataciones, el rgano de control institucional, el rea legal y las dems
Mdulo II
27
dependencias de la entidad encargadas de analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin de evitar retrasos en la
contratacin programada por la entidad.
As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la aprobacin del
Plan Anual de Contrataciones, realiz durante 10 meses en el ao la compra
de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Mil con 00/100 nuevos
soles) en cada compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin
no fue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin.
En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner
para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100
nuevos soles), cifra que se encuentra fuera de un proceso de seleccin en virtud
al literal i) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley y siempre que este supuesto
de contratacin no se encuentre incluido en el catlogo de Convenios Marco.
Sin embargo, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3)
UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin
para evitar realizar el proceso de seleccin que corresponde.
Por ltimo, un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por
ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao pero se divide
la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesarios para
cubrir la necesidad de los prximos treinta das.
2.3.5. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencial
El rgano Encargado de las Contrataciones de la entidad tiene tambin bajo
su competencia la determinacin de la informacin que constituye el estudio
de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, el artculo 12 del Reglamento establece que, al elaborar el citado estudio, el OEC se encuentra en la
responsabilidad de determinar la siguiente informacin:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.
3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro
4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de
evaluacin, de ser el caso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo
que se va a contratar, de ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.
28
Mdulo II
Asimismo, la normativa sobre contrataciones del Estado obliga a que el indicado

estudio tome en cuenta presupuestos y cotizaciones actualizadas. Las cuales
debern provenir de personas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades
materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a
travs de portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros, debiendo emplear
como mnimo dos (2) fuentes.
Es importante que los funcionarios y servidores del rgano Encargado de las
Contrataciones de la entidad conozcan que, cualquiera fuera el nmero de
cotizaciones que hayan conseguido, ello ser equivalente nicamente a un solo
tipo de fuente (cotizacin), y que slo en ciertos casos y de manera excepcional
se podr elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado con una
sola fuente en los casos que la normativa establezca.
Asimismo se resalta que para la determinacin del valor referencial, el rgano
encargado de las contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo responsabilidad.
2.3.6. La obligacin de suscripcin de los contratos por parte del OEC

Otra importante labor que el rgano Encargado de las Contrataciones tiene a
su cargo es precisamente la suscripcin de los contratos. Una vez que la Buena
Pro ha quedado consentida o administrativamente firme, el Comit Especial
debe entregar el expediente del proceso de seleccin al rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista
para la firma del contrato.
El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto
por la normativa, teniendo en cuenta el objeto y tipo de proceso convocado.
2.4. Comit Especial

El Comit Especial, por definicin es el rgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindar los bienes, servicios u obras requeridos por
el rea usuaria a travs de una determinada contratacin.
Del mismo modo, el artculo 24 de la Ley de Contrataciones estipula que el
Comit Especial es el rgano que tiene a su cargo la elaboracin de las bases
y la organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, hasta que
la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el
proceso de seleccin.
De acuerdo al mismo artculo el Comit Especial estar integrado por (3)
tres miembros, de los cuales uno (1) deber pertenecer al rea usuaria de los
bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al rgano encargaMdulo II
29
do de las contrataciones de la Entidad. La designacin de los miembros del

Comit se encuentra a cargo del Titular de la Entidad o de otro funcionario a
quien el primero le haya delegado esa funcin. Siendo imprescindible que sus
integrantes se encuentren identificados con nombre propio y con indicacin
expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos
suplentes como titulares se haya designado.
Ahora bien, dicho Comit puede ser designado para un proceso en particular
(ad hoc) o para ms de uno (permanente), en los casos que se requiera conveniente y factible en virtud a la normativa. Siendo el cargo de miembro del
Comit Especial, irrenunciable.
Aquellas personas, sean funcionarios, servidores pblicos o contratados bajo
la modalidad de Contrato Administrativo de servicios que sean designados
mediante acto resolutivo por el Titular de la entidad o quin haga sus veces
como miembros del Comit Especial, debern bajo responsabilidad de sus
actuaciones estudiar y capacitarse adecuadamente en el manejo de la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento, as como tambin todas aquellas
disposiciones que publique el OSCE.
De no resultarles posible conocer en su integridad el marco normativo que
regula las contrataciones del Estado, cuando menos resulta vital que sus
miembros revisen y conozcan las principales normas aplicables a dicho mbito,
para que al momento de desarrollar la funcin de miembro del citado Comit
conozcan su competencia, entendindose por tal, la conduccin del proceso,
su organizacin, conduccin y ejecucin, desde la recepcin del Expediente,
la elaboracin de las Bases hasta la culminacin del proceso, esto es, hasta
que quede Consentido el Otorgamiento de la Buena Pro, o declaren desierto
el proceso, segn fuera el caso.
Lo principal de conocer el marco normativo que engloba las contrataciones del
Estado, es que los miembros del Comit Especial puedan conocer cules son
aquellas atribuciones dadas por la normativa de Contrataciones del Estado, y
asimismo, conocer que tales atribuciones tienen lmites, de modo que puedan
abstenerse de efectuar acciones no respaldadas por dicha normativa bajo riesgo
de incurrir en responsabilidad administrativa, civil e incluso penal, entendiendo, por ejemplo, que el Comit Especial, no puede de oficio modificar Bases
previamente aprobadas, tampoco puede determinar especificaciones tcnicas
o el valor referencial, debiendo para ello formular consultas a las reas competentes de la entidad, respecto de la informacin tcnica y econmica que
le fuera proporcionada en el expediente de contratacin respectivo. Debiendo
ejercer dicha potestad, con las limitaciones que impone la complejidad de la
informacin tcnica y econmica contenida en el expediente tcnico y los plazos
con que cuenta para poder efectuar la contratacin.
30
Mdulo II
De lo anterior se explica porque, con ms frecuencia de lo pensado, los miembros de los comits, bajo un mal entendido exceso de confianza, facilidad o
comodidad para ellos o para evitar enconos con quienes los contratan, se limitan
nicamente a firmar documentos cuanto otros se los agencian, sin detenerse
algunas veces a leer cuanto firman o en reparar las responsabilidades que les
pudieran acarrear, o lo que es peor, en el perjuicio que con sus actuaciones
u omisiones pueden causar a la Entidad, al Estado y en definitiva, al pblico
usuario, que muchas veces, suelen ser ellos mismos o sus familiares quienes
reciben bienes, servicios u obras de cantidad o calidad distinta a la que realmente corresponde.
Por ello cada una de las autoridades que intervienen en las Contrataciones del
Estado y especialmente los miembros de los Comit Especiales tienen en sus
funciones la oportunidad de evitar que sus actos no formen parte del alarmante
incremento de noticias y estadsticas sobre corrupcin, malversacin de fondos,
que a diario se destaca dentro y fuera de nuestro pas. Siendo todo mejorable
siempre que se delimite adecuadamente la independencia (vinculo laboral
econmico) del Comit Especial y se provean de los mejores mecanismos para
una adecuada capacitacin.
Material de respaldo:
Opinin N 041-2010/DTN
Opinin N. 076-2007/DOP
3.
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Todo proceso humano tiene como punto de inicio una necesidad. Del mismo
modo, la Administracin Pblica, considerada la entelequia representativa de
la sociedad y al servicio de ella, tambin tiene necesidades que requieren ser
satisfechas. Por ello, para que cada entidad de la Administracin Pblica pueda
cumplir con los fines que se les ha encomendado, resulta vital que adquieran
los bienes, servicios y obras necesarios para el adecuado desarrollo de sus
actividades.
Para ello, desarrolla los denominados procesos de contratacin pblica que
se encuentran constituidos por tres fases: (i) la fase de programacin y actos
preparatorios, (ii) la fase del proceso de seleccin, y (iii) la fase de ejecucin
contractual.
La primera fase (i) de programacin y actos preparatorios comprende la planificacin de las necesidades de la Entidad, la aprobacin del Plan Anual de
Mdulo II
31
Contrataciones, la formacin del expediente de contratacin, la designacin

del Comit Especial, y la elaboracin de las Bases y su aprobacin.
No obstante, esta primera fase (i) posee una subfase previa al interior de la
Entidad, la cual permite la coordinacin de los presupuestos que tornan jurdicamente factible la manifestacin de la voluntad contractual administrativa.
Para lo cual, resulta necesario la conjuncin de los estudios de factibilidad
fsica, jurdica, contable, financiera, econmica y poltica del bien, servicio u
obra objeto de la futura contratacin, y la informacin previa de conformidad
con el crdito presupuestario.
En este orden, cada jurisdiccin o entidad formula su programa de contrataciones ajustado a la naturaleza de sus actividades y crditos que se le hayan
asignado en la Ley de Presupuesto.
Una vez que se adopta la decisin de contratar, se realizan los proyectos de orden
tcnico: en cuanto a las ventajas, beneficios y la posibilidad de realizacin del
objeto del contrato, y econmico: respecto del costo del contrato, la existencia
de crditos y su asignacin presupuestaria.
Es as que para el abastecimiento de las entidades, adems de seguir con la
normativa de contrataciones, resulta necesario que los rganos competentes no
solo observen las normas y criterios propios de los sistemas de abastecimiento,
sino tambin las normas de orden presupuestal, entre otras. Con la finalidad
que dentro de ese marco puedan adoptar las decisiones conducentes a la realizacin de sus fines y el uso eficiente de los recursos pblicos comprometidos.
Para ello, el rgimen jurdico de la Administracin Pblica ha desarrollado
una serie de instrumentos de Gestin en los procesos de abastecimiento de las
entidades, entre los cuales figura el Plan Anual de Contrataciones, el cual viene
a vincular el aspecto logstico de las entidades con su desarrollo presupuestal.
Para elaborar dicho plan va ser necesario que el operador pblico pueda entender y conocer una serie de pasos previamente establecidos que le permitirn
hacer uso de este instrumento sin ningn problema, pasos que en esta ocasin
detallamos a continuacin, no sin antes dejar en claro el marco conceptual del
Plan Anual de Contrataciones.
3.1. Qu es el Plan Anual de Contrataciones?

El Plan Anual de Contrataciones es el instrumento de gestin logstica que sirve
para programar, difundir y evaluar la atencin de las necesidades de bienes,
servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines,
cuyos procesos de seleccin se encuentran financiados y sern convocados
durante el ao fiscal.
32
Mdulo II
Todo proceso de contratacin pblica pasa por las siguientes fases:

Programacin y actos preparatorios, que comprende la planificacin de las
necesidades, la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, la formacin del expediente de contratacin, la designacin del comit especial, la
elaboracin de las Bases y su aprobacin.
Proceso de seleccin en sentido estricto, que se inicia con la convocatoria
del proceso de seleccin especfico, contina con el registro de participantes, la presentacin de consultas, su absolucin, la presentacin de observaciones y su absolucin, la integracin de las Bases, la presentacin de
propuestas, la evaluacin de las mismas, el otorgamiento de la Buena Pro
y su consentimiento.
Ejecucin contractual, que se inicia con la suscripcin del contrato y comprende la prestacin del servicio, la adquisicin del bien o la ejecucin de la
obra (en que pueden ocurrir ampliaciones de plazo, adicionales, reducciones
de contrato, aplicacin de penalidades, entre otros) hasta su conformidad
o liquidacin y el pago correspondiente.

La elaboracin y aprobacin del PAC da inicio a la fase de programacin

y actos preparatorios, bajo sancin de nulidad.
3.2. Finalidades del Plan Anual de Contrataciones

Programar: A travs de este documento las instituciones pblicas determinan qu bienes, servicios y obras necesitan, en qu cantidades y para
cundo van a contratarlos. Esta informacin resulta bsica para programar
los recursos financieros en forma oportuna.
Difundir: La puesta en conocimiento de este documento en forma oportuna
facilita a los futuros participantes del proceso de seleccin la programacin
de sus ventas al Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar
sus compras y el financiamiento. En otras palabras, les da la posibilidad de
prepararse con suficiente anticipacin para presentar ofertas ms competitivas. De esta manera se promueve la transparencia ante la ciudadana,
una sana y libre competencia y las mejores condiciones de compra para el
Estado.
Evaluar: Permite dar a conocer el estado de avance de la programacin
(procesos de seleccin retrasados, concluidos exitosamente, cancelados,
anulados o en ejecucin). De esta manera hace posible cuantificar y calificar
peridicamente los resultados, estableciendo las causas de las contrataciones
no realizadas, adoptando las medidas correctivas o replicando las buenas
prcticas.
Mdulo II
33
La Directiva N 005-2009-OSCE/CD establece que el Plan Anual de Contrataciones constituye un instrumento de gestin obligatorio que debe obedecer en
forma escrita y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la Entidad, las
que a su vez provienen de todos y cada uno de los rganos y dependencias de
aqulla, en atencin al cumplimiento de sus funciones y al logro de sus metas
institucionales a lo largo del ao fiscal correspondiente, conforme lo establece
el artculo 8 de la Ley y el artculo 6 del Reglamento.
[Para lo cual] cada entidad en particular deber considerar en su Plan Anual
las contrataciones de bienes, servicios y obras que la entidad requerir durante el ao fiscal, con independencia del rgimen que las regule o su fuente de
financiamiento.
4.
CONTENIDO MNIMO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Los procesos de seleccin se determinarn y programarn dependiendo del
bien, servicio y obra a contratarse, y de su valor estimado. Para mantener el
orden y la uniformidad de los bienes, servicios y obras a programarse se deber
utilizar de manera adecuada el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras,
que administra el OSCE, tanto para el objeto del proceso de seleccin como
para cada uno de los tems que lo conforman, de ser el caso.
La informacin del PAC que se publique en el SEACE deber considerar la
forma y sistematizacin del formato del Anexo N 1 de la Directiva N 0052009OSCE/CD. Par ello el contenido del Plan Anual de Contrataciones deber
considerar:
2.1. Todas las licitaciones pblicas, concursos pblicos, adjudicaciones directas
pblicas, adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones de menor
cuanta, que se convocarn durante el correspondiente ao fiscal.
34
Las adjudicaciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando

puedan ser planificadas o programadas de forma habitual y anticipadamente antes que dicho instrumento de gestin sea aprobado. En ese
sentido, no ser obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuanta
que obedecen a nuevas necesidades de la entidad que no pudieron ser
previstas y han surgido luego de la aprobacin del PAC, y requieren ser
atendidas durante el correspondiente ao fiscal.
2.2.
Los procesos de seleccin que sean realizados por otras Entidades del
Sector Pblico o Privado, Nacional o Internacional, como consecuencia
de un encargo, sea que ste tenga por objeto la realizacin de compras
corporativas o seleccin por encargo.
Mdulo II
En el caso de los procesos de seleccin bajo la modalidad de encargo, la

Entidad encargante mantendr dichos procesos dentro de su PAC slo si
el presupuesto para su realizacin y ejecucin del contrato que de l se
derive, se mantenga dentro de su presupuesto institucional y no medie
transferencia presupuestal a la Entidad encargada, permaneciendo como
meta institucional de la Entidad encargante. De lo contrario, la Entidad
encargante deber excluirla de su PAC y la Entidad encargada deber
incluirla en el suyo.
2.3.
Las contrataciones que se sujeten a regmenes especiales.
2.4.
Los procesos de seleccin que se convocarn en el ao fiscal, an cuando se trate de un proceso de seleccin declarado desierto el ao fiscal
anterior.
2.5.
Aquellos procesos que durante el ao fiscal anterior hayan sido declarados nulos de oficio, por defectos o vicios de los actos preparatorios,
siempre y cuando la necesidad persista y se cuente con el presupuesto
respectivo. En los casos en que el proceso haya sido convocado segn
relacin de tems, la inclusin solo se aplicar para los tems declarados
nulos.
Asimismo el artculo 7 del Reglamento exige que todo Plan Anual registre el
siguiente contenido mnimo:
1. Objeto de contratacin: Se debe determinar correctamente si se trata de
un bien, servicio, consultora de obras u obra; a fin de no confundir el tipo
de proceso de seleccin que se generar.

Ejemplo: Cuando solicitamos una consultora de obras, el objeto de contratacin es servicios, especficamente el de consultora de obras, pero en
muchos casos se consigna el objeto Obras, previsto nicamente para la
ejecucin de obras; entonces en vez de determinar un Concurso Pblico,
se determina una Licitacin Pblica, siendo este proceso nulo.
En caso de que la contratacin involucre bienes y servicios el objeto del

proceso se definir en el mayor valor que estos representen. Ejemplo: si
una entidad requiere efectuar cambios de tabiqueras de drywall debido
al mal estado de la infraestructura, tenemos una combinacin de bienes y
servicios para su atencin. Se verificar cul de ambos tiene mayor peso
para definir el objeto de la contratacin as como la partida especfica de
gasto que corresponda para la posterior emisin de la certificacin presupuestal.
2. Descripcin del bien, servicio u obra: Permite al proveedor conocer la sntesis

del requerimiento de contratacin especfico de la Entidad, considera el cMdulo II
35
digo del Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que ms se aproxime

al requerimiento. Si el proceso ser por tems, se registrarn cada uno de
los tems del proceso programado que componen la compra. Asimismo, se
indicar la cantidad y la unidad de medida del objeto de contratacin.
3. Valor estimado: Se consigna la valorizacin estimada del objeto de contratacin.
4. Tipo de proceso: Segn el objeto de contratacin y el valor estimado del
requerimiento, para lo cual se revisan los montos previstos en la Ley Anual
de Presupuesto. Asimismo, se determina la modalidad de seleccin.
5. Fuente de financiamiento: Se consigna el origen de los fondos que financian
la contratacin, segn lo establecido en el Presupuesto Institucional.
6. Indicar el tipo de moneda del valor estimado y el tipo de cambio vigente.
7. Nivel de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar: Se
indica si el requerimiento se efectuar por compra corporativa o por encargo y la unidad encargada de la contratacin. Asimismo, se consignar la
ubicacin geogrfica de dicha entidad, a nivel de departamento, provincia
y distrito.
8. Fecha prevista de la convocatoria: Se registra la fecha de convocatoria del
proceso de seleccin, teniendo en consideracin el plazo del proceso de
seleccin y la fecha en que el rea usuaria requiere el producto.
Asimismo, el formato del Plan Anual debe contar con los siguientes rubros para
a ser utilizados en caso se requiera:
Registrar el precedente, si el proceso proviene del ao anterior.
Registrar los antecedentes, se deber detallar una descripcin referencial.
Registrar otras observaciones, que se considere importante informar o
relevar.
Anexo N 1
36
Mdulo II
DETALLE DESCRIPTIVO DEL ANEXO N 1

INFORMACIN GENERAL
a. AO: sealar el ao al que pertenece el PAC reportado.
b. NOMBRE DE LA ENTIDAD: seleccionar el nombre de la Entidad que
reporta.
c. SIGLAS: colocar las siglas de la Entidad que reporta.
d. REGISTRO NICO DE CONTRIBUYENTE - RUC: ingresar el RUC segn
los registros de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria
- SUNAT.
e. PLIEGO: indicar el nombre del Pliego al que pertenece la Entidad, de ser
el caso.
f. UNIDAD EJECUTORA: sealar el nmero de Unidad Ejecutora que corresponde a la Entidad, de ser el caso.
g. INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAC: indicar tipo y
nmero de documento que sustenta la aprobacin o modificacin del PAC.
INFORMACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
1. NMERO REFERENCIAL: colocar el nmero de orden correlativo programado.
2. TEM NICO: si el proceso programado cuenta con un nico tem sealar
S; sino se debe sealar NO.
3. ANTECEDENTE: si el proceso viene del ao fiscal anterior elegir S; sino,
elegir NO.
4. DESCRIPCIN DEL ANTECEDENTE: indicar el nmero de proceso si en
ANTECEDENTE ha elegido la opcin S.
5. TIPO DE PROCESO: sealar si el proceso programado se trata de una licitacin pblica, concurso pblico, adjudicacin directa pblica, adjudicacin
directa selectiva, adjudicacin de menor cuanta, convenio internacional,
etc.
6. CATLOGO NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS PROCESO:
elegir el cdigo que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al
proceso de seleccin programado.
7. OBJETO DE LA CONTRATACIN: indicar si se trata de la contratacin
de bienes, servicios, obras o consultora de obras.
Mdulo II
37
8. NMERO DE TEM: si en el campo TEM UNICO eligi la opcin NO, en este

campo debe ingresar los tems del proceso programado de manera correlativa.
9. DESCRIPCIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR:
ingresar una breve resea de la contratacin programada.
10. CATLOGO DE NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS TEM: elegir
el cdigo que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al objeto
o al tem del proceso de seleccin programado.
11. UNIDAD DE MEDIDA: indicar la unidad de medida del objeto del proceso
de seleccin o del tem del proceso de seleccin.
12. CANTIDAD: sealar la cantidad de la unidad de medida indicada.
13. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIN: colocar el monto estimado
del proceso de seleccin programado; escoger la opcin reservado cuando
sea el caso.
14. TIPO DE MONEDA: indicar el tipo de moneda del valor estimado de la
contratacin.
15. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: sealar la fuente presupuestal de recursos
de los que dispone la Entidad para la contratacin durante el ao fiscal
programado.
16. FECHA PREVISTA DE LA CONVOCATORIA: indicar el mes en que la
Entidad prev convocar el proceso de seleccin programado.
17. TIPO DE COMPRA O SELECCIN: elegir el tipo de compra o seleccin:
por la Entidad, compra corporativa obligatoria, compra corporativa facultativa, por encargo.
18. MODALIDAD DE SELECCIN: elegir la modalidad de seleccin: convocatoria,
subasta inversa presencial, subasta inversa electrnica o convenio marco.
19. NOMBRE DE LA ENTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA CORPORATIVA O ENCARGADA: en el caso de convenios para compras corporativas
o por encargo, debe identificar el nombre de la entidad encargada de la
realizacin del proceso de seleccin.
20. RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES: Ingresar el rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del
abastecimiento.
21. CDIGO DE UBICACIN GEOGRFICA: indicar la ubicacin geogrfica
(regin, provincia y distrito) de la Entidad o de la entidad encargada de la
contratacin.
38
Mdulo II
22. OBSERVACIONES: cualquier observacin que se estime conveniente

informar o detalle relevante.
23. TIPO DE CAMBIO: sealar el tipo de cambio vigente a la fecha de la determinacin del valor estimado de la contratacin.
24. DIFUSIN DEL PAC POR LAS FUERZAS ARMADAS: se escoge la opcin
NO, querr decir que el PAC no ser difundido en el SEACE por carcter
secreto, secreto militar o razones de orden interno; si se elige la opcin S,
el PAC ser difundido a travs del SEACE. Aplicable slo para las Fuerzas
Armadas, Polica Nacional del Per y organismos conformantes del Sistema
Nacional de Inteligencia que deban mantenerse en reserva conforme a Ley.
5.
ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
5.1. Fase formulacin del Plan Anual de Contrataciones

Paso 1.
El Titular de la Entidad o el rgano Encargado de las Contrataciones o funcionario
al que se haya delegado dicha funcin, establecer el plazo mximo dentro del
cual cada una de las dependencias de la entidad deber determinar sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de las metas presupuestarias
establecidas para la Entidad en el Proyecto de POI (Plan Operativo Institucional)
del ao para que se est proyectando, sealando la programacin de cada una
de sus necesidades de acuerdo a su grado de prioridad, para tales efectos cada
rea usuaria deber hacer uso del Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras.
Paso 2.
El rea de almacn proporcionar los datos histricos sobre la cantidad de
bienes de uso permanente utilizados en un ao mvil por las unidades orgnicas (reas usuarias o dependencias administrativas de la entidad), y sobre
cuya base se determinar la cantidad de bienes a adquirir. Para el caso de los
servicios bsicos, el rgano encargado de las contrataciones es el que har la
proyeccin en funcin del consumo histrico.
Paso 3.
Luego, el Organismo encargado de las Contrataciones, que muchas veces es
el rea de logstica, debe elaborar formatos estndares para la recopilacin de
los cuadros de necesidades de cada rea usuaria o dependencia de la entidad.
Una vez elaborados, debe solicitar a cada rea usuaria el cuadro de necesidades respectivo indicando el plazo mximo de atencin para dicha solicitud,
brindando en forma paralela, los formatos estndares previamente elaborados.
Mdulo II
39
Paso 4.
Una vez recibidos los formatos, cada rea usuaria deber rellenar los formatos
de acuerdo a las prioridades ya programadas por la entidad, en el Cuadro de
Necesidades respectivo, expresando as las necesidades de bienes, servicios y
obras, segn corresponda. Una vez llenados los Cuadros de Necesidades por
cada dependencia de la entidad, debern ser remitidos en los formatos respectivos de vuelta al rgano Encargado de las Contrataciones de dicha entidad.
Paso 5.
Una vez que el rgano Encargado de las Contrataciones recibe todos los Cuadros de Necesidades de todas las reas respectivas, deber proceder a agrupar a
cada una de las necesidades segn el tipo de bien, servicio u obra, a contratar o
adquirir, en un documento consolidado de todas las necesidades de la Entidad.
No obstante, se advierte que cada una de las necesidades correspondientes a las
metas de cada una de las dependencias, debe tener una metodologa definida en
funcin de los ingresos y egresos presupuestales por unidades ejecutorias, de ser
el caso, funcin, programa, subprograma, actividad, proyecto, categora de gasto.
A juicio nuestro, la consolidacin de las necesidades tiene que tener un orden
presupuestal de modo que la ejecucin del gasto tenga como correlato el proceso
presupuestario. En otras palabras, la consolidacin no constituye una simple
compilacin sin sujecin a la estructura presupuestal; de all que esta actividad
tiene que tener necesaria coordinacin con las oficinas de Presupuesto o quien
haga sus veces.
Paso 6.
Una vez el elaborado el Cuadro Consolidado de Necesidades, el rgano encargado en coordinacin con las reas usuarias deber realizar un estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, sobre la base del cuadro consolidado,
en el que defina la descripcin, cantidades necesarias, caractersticas y especificaciones tcnicas de los bienes, servicios y obras que van a contratarse y/o
adquirirse, as como sus valores y el tipo de proceso de seleccin, y de ser el
caso, la posibilidad de distribucin de la Buena Pro. Para ello, deber asignar
precios referenciales a las necesidades consolidadas mediante precios del SEACE, Precios histricos y/o cotizaciones referenciales.
Teniendo en cuenta que dichos precios estn valorizados nueve meses antes de
la ejecucin del gasto, se aadir al precio obtenido el porcentaje de inflacin
o la diferencia por el tipo de cambio del ao siguiente, segn los indicadores
macroeconmicos establecidos en el Marco Macroeconmico Multianual que
para cada ao elabora el MEF, aprueba el Consejo de Ministros y que se publica
a fines de mayo en la seccin de normas legales del Diario Oficial El Peruano.
40
Mdulo II
Paso 7.
Luego de formulado el Cuadro Consolidado de Necesidades cuantificado,
caracterizado y valorado, el rgano Encargo deber remitir la informacin
recabada a la oficina de Presupuesto solicitando su conformidad respecto de la
existencia de recursos, a travs de la asignacin de fuentes de financiamiento
y la respectiva estructuracin programtica.
Paso 8.
Una vez recibido el cuadro Consolidado de Necesidades en la Oficina de
Presupuesto, esta deber verificar si cuenta con recursos disponibles conforme
al Presupuesto Institucional Aprobado, verificacin que podr derivar en dos
situaciones:
a) En la primera situacin se podra dar que la Oficina de Presupuesto no cuente con el presupuesto necesario para poder respaldar todas las necesidades
vertidas en Cuadro Consolidado de Necesidades, para ello deber comunicar a la Oficina de Logstica o la que hiciera sus veces, la no existencia
de disponibilidad presupuestal, en cuyo caso deber devolver el Cuadro
Consolidado de Necesidades sin la respectiva conformidad presupuestal.

Luego de ello, la Oficina de Logstica deber comunicar al rea usuaria la

no existencia de recursos y el listado de recursos incluidos en el Cuadro
Consolidado de Necesidades que especficamente no cuenten con los
recursos de respaldo.
A continuacin, el rea usuaria deber redefinir sus requerimientos a partir de

la disponibilidad asignada, actualizar los requerimientos y volver a comunicar
al rgano Encargado de las Contrataciones los requerimientos actualizados,
a travs de una carta adjuntando los requerimientos actualizados.
Al final de este paso el rgano de Encargado de Contrataciones (que para

nuestro caso es el rea de Logstica), volver a remitir a la Oficina de Presupuesto el Cuadro Consolidado de Necesidades para la verificacin de
capacidad presupuestal de recursos disponibles conforme al Presupuesto
Institucional Aprobado. En caso no se de la conformidad, se deber volver a repetir el ciclo del Paso 7, y en caso se de la respectiva conformidad
presupuestal se podr continuar con el Paso 8.
b) En la segunda situacin se puede dar que la Oficina de Presupuesto si cuente

con el presupuesto para poder respaldar todas las necesidades del Cuadro
Consolidado de Necesidades, en cuyo caso dicha oficina deber emitir la
conformidad respecto de la efectiva existencia de recursos, existencia que
deber ser comunicada a la Oficina de Logstica con carta que adjunte el
Cuadro Consolidado de Necesidades con la conformidad presupuestal.
Mdulo II
41
6.
APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES y CERTIFICACIN SEACE
6.1. Fase de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones

Paso 9.
Una vez que la Oficina de Logstica recibe la carta que adjunta el Cuadro Consolidado con las respectivas fuentes de financiamiento y los crditos presupuestales
asignados, con la debida conformidad presupuestal, deber solicitar a las reas
usuarias la confirmacin de dicho cuadro y el cronograma de ejecucin para
la contratacin y adjudicacin de cada uno de sus requerimientos.
Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de noviembre, publicada en
diciembre y publicada en diciembre del ao anterior, el proyecto de presupuesto
de la Entidad puede haber sido recortado generando un menor financiamiento
de los procesos de seleccin previstos en la fase de formulacin, por ello el
rgano Encargado de las Contrataciones deber determinar los procesos de
seleccin a ejecutar con cargo a los recursos asignados, segn la prioridad de
las metas presupuestarias, en coordinacin con la Oficina de Presupuesto de
la Entidad o la que haga sus veces.
Asimismo, en el caso de existir procesos de seleccin que no fueron convocados
en el ejercicio presupuestal que termina, y de ser necesaria su inclusin en el
proyecto del Plan Anual, se coordinar con la Oficina de Presupuesto de la
Entidad o la que haga a sus veces, a fin de otorgarle financiamiento con cargo
de excluir otros procesos de seleccin previstos.
Paso 10.
Ahora bien, este Cuadro Consolidado de Necesidades con respaldo presupuestal deber ser presentado por el rea de Logstica como un Proyecto de Plan
Anual de Contrataciones ante la Alta Direccin de la Entidad, para solicitar su
respectiva aprobacin.
Una vez recibido el documento con los adjuntos respectivos, la Alta Direccin
de la Entidad proceder a elaborar el documento de aprobacin del Plan Anual
de Contrataciones, para consecuentemente ser aprobado por el Titular de la
Entidad, la mxima autoridad administrativa o aquel funcionario en el que se
haya delegado la competencia de aprobacin mediante resolucin expresa, de
acuerdo a las normas de organizacin interna de cada entidad. Dicha aprobacin se deber efectuar dentro de los 15 das hbiles siguientes a la aprobacin
del Presupuesto Institucional de Apertura.
42
Mdulo II
En la parte resolutiva del instrumento que aprueba el Plan Anual deber designarse, en forma expresa, al funcionario encargado del cumplimiento de dicha
publicacin. En su defecto, la publicacin estar a cargo del rgano Encargado
de las Contrataciones. Asimismo, se deber indicar la direccin o direcciones
donde sta puede ser revisada y/o adquirida al costo de produccin.
Paso 11.
Una vez finiquitado el documento de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, ste deber ser remitido a la Oficina de Logstica para que en un plazo
no mayor de 5 das hbiles pueda ingresar a travs del Sistema Electrnico de
Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE, la versin inicial del Plan
Anual de Contrataciones.
A fin de registrar la informacin sobre el PAC a travs del SEACE, las Entidades
debern tramitar ante el OSCE el certificado SEACE para el acceso al Sistema
de Contrataciones del Estado.
Con el cdigo proporcionado por el SEACE los funcionarios podrn acceder
a ingresar los datos de acuerdo al formato contenido en el Anexo N 1 de la
Directiva N 005-2009-OSCE/CD generando el archivo DBF para la transmisin
de la informacin.
Se establece la salvedad que una vez efectuada la remisin de la informacin
sobre el PAC a travs del SEACE, no ser necesaria la remisin de dicha informacin por medio escrito.
Asimismo, excepcionalmente y previa autorizacin del OSCE, las entidades que
no tengan acceso a Internet en su localidad, podrn remitir su informacin del
PAC, por medio magntico, siempre en el formato contenido en el Anexo N 1
de la Directiva N 005-2009-OSCE/CD, debiendo adjuntar el documento que
acredite la veracidad de lo indicado en el archivo digital remitido, debidamente
visado por el funcionario que aprob el PAC, as como la autorizacin del OSCE
conforme a lo sealado en el prrafo subsiguiente.
La excepcin prevista en el prrafo precedente nicamente es aplicable para las
municipalidades distritales ubicadas fuera de las provincias de Lima y Callao
previa aprobacin por escrito del OSCE. A tal efecto, la entidad deber remitir
una solicitud suscrita por el alcalde distrital en la que seale, bajo responsabilidad, la imposibilidad de su representada de acceder directa o indirectamente
a Internet, su domicilio y un nmero de fax a los que se remitir cualquier
documentacin. El OSCE evaluar en cada caso la procedencia de la solicitud
y remitir una comunicacin en la que autorice la remisin de la informacin
sobre el PAC por medio magntico. Haciendo la salvedad que la sola remisin
de la solicitud no supone su aceptacin por el OSCE.
Mdulo II
43
6.2. Procedimiento de publicacin y remisin de informacin al OSCE.

El certificado SEACE
El numeral 5 de la Directiva N 005-2009-OSCE/CD regula el procedimiento de
publicacin y remisin de la informacin al OSCE, indicando que para efectos
de registrar la informacin del PAC en el SEACE, las entidades debern tramitar
ante el OSCE el Certificado SEACE para el acceso al Sistema Electrnico de
Contrataciones del Estado, constituyendo la obtencin del Certificado SEACE
la condicin necesaria para que las entidades puedan realizar la transferencia
de la informacin prevista en el PAC.
Esta informacin, segn el numeral 5.2 de la Directiva antes mencionada, ser
transferida una ves que se haya ingresado los datos, de acuerdo al formato
contenido en el Anexo N 1 de la presente Directiva y se haya generado el
archivo DBF para la transmisin de la informacin.
Una vez efectuada la remisin de la informacin sobre el PAC a travs del
SEACE no ser necesaria la remisin de dicha informacin por medio escrito.
6.3. Certificado SEACE

Ahora bien, para interactuar con el Sistema Electrnico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado SEACE, las entidades y los proveedores debern
utilizar el Certificado SEACE emitido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE. Este documento constituye un mecanismo de
identificacin y seguridad y est compuesto de un usuario y contrasea.
Para obtener el Certificado SEACE se debern observar los siguientes pasos
1) El usuario deber ingresar a la pgina web del SEACE:
Fuente: http://www2.seace.gob.pe/
44
Mdulo II
2) Luego clikear en opcin Documentos y Publicaciones:
3) Luego en la opcin Seleccione un Pgina seleccione la sub opcin

SEACE (Formularios) y descargar el Formulario de solicitud de creacin y/o desactivacin de usuario para el acceso al Sistema Electrnico de
Contrataciones del Estado. Este formulario debidamente llenado, deber
ser remitido a la Subdireccin de Plataforma del OSCE.
Mdulo II
45
4. Registro del Plan Anual de Contrataciones PAC

Para registrar el PAC se utiliza el archivo Excel especialmente diseado

para ello. Este se descarga desde la pgina web http://www2.seace.gob.
pe/ opcin Documentos y Publicaciones, subopcin (Manuales y Otros
(Entidades)).
Siendo la estructura del archivo Plan 201X.DBF, la siguiente:
46
Mdulo II
A fin de trabajar de manera correcta con el archivo Excel del Formato del Plan
Anual de Contrataciones, el mismo que se denomina Plan2010.xls se debe
contar con los siguientes requerimientos de software:
Sistema Operativo Windows 2000 o superior.
Microsoft Excel 98, 2000, XP o superior.
Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios.
La Configuracin Regional y del Idioma de la PC debe configurarse para
las Opciones Regionales: Espaol-Per
Adems, se deben Habilitar las macros del Archivo Excel para lo cual debemos
tener en cuenta lo siguiente: En el caso que se trabaje con Microsoft Office XP
o 2003, el archivo Excel se abrir deshabilitando las macros automticamente.
Para habilitar las macros se debe seguir los siguientes pasos:
1. Ir al Men Herramientas / Macros / Seguridad. Seleccionar nivel de seguridad Medio.
2. Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.
Por otro lado, en el caso que se trabaje con Microsoft Office 2007 debemos
habilitar los macros de la siguiente forma:
1. Ir al botn office o al botn opciones de Excel. Ficha Centro de Confianza
Configuracin de macros.
2. Habilitar todas las macros.
3. Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.
Ingreso al Mdulo de Plan Anual de Contrataciones
Por ltimo dicha informacin (usuario y contrasea), ser enviada va correo
electrnico a la bandeja del correo registrado. Una vez obtenido el Usuario y
Contrasea, la entidad podr ingresar al mdulo de Plan Anual desde la pgina web: https://zonasegura.seace.gob.pe/, donde deber digitar su usuario y
contrasea y presionar el botn iniciar sesin:
Mdulo II
47
Una vez en el sistema la pantalla que visualizar ser la siguiente:
Men del Plan Anual

El mdulo cuenta con diversas opciones que le permiten al usuario registrar la
informacin respecto de su Plan Anual. Para visualizar las opciones debe hacer
clic a la pestaa principal Plan Anual, como vern el Plan Anual cuenta con
las siguientes opciones:
- P.I.A.- Permite al usuario registrar los datos respecto del Presupuesto Institucional de Apertura. Estos datos deben ser ingresados previo a la publicacin
del Plan Anual.
48
Datos Generales.- Permite al usuario registrar los datos del documento que
aprueba o modifica el Plan Anual, los datos de la persona que aprob, as
como adjuntar el archivo del documento.
Procesos del Plan.- Permite visualizar todos los procesos programados y,

creando una nueva versin del Plan Anual permite excluir e incluir procesos
programados.
Lista de modificaciones.- Reporte que muestra todos los procesos de todas

las modificaciones realizadas al Plan Anual.
Mdulo II
Modificaciones por versin.- Reporte que muestra las modificaciones

realizadas por versin.
- Versiones.- Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual.
En el total de versiones se considera tambin las modificaciones por fe de
erratas.
Conceptos Previos
Versiones del Plan Anual.- Una versin del Plan Anual es una vista del Plan en
un determinado punto en el tiempo para mantener un control de los cambios
que se realizan, as tenemos.
-
Versin 1. Plan Anual original
Versin 2: Primera modificacin
Versin 3. Segunda modificacin
Versin 4: Tercera modificacin
As sucesivamente, como modificaciones se realicen en el Plan Anual, recalcando

que cada versin contiene todos los procesos que hubiera para dicha versin.
Asimismo, en caso que se realice una Fe de Erratas el sistema considerar esta
modificacin como una versin del PAC.
Estados del Plan Anual.- El Plan Anual tiene 2 estados
-
No Publicado en el SEACE.- Este estado significa que la versin registrada

no ha sido publicada en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE. En este estado la versin es completamente modificable, es
decir, se pueden realizar las siguientes acciones: modificacin de los datos
del documento de aprobacin de la versin, creacin de una versin por
fe de erratas, adicin de procesos a la versin, modificacin de procesos
de la versin, exclusin de procesos de la versin. Cuando se genera una
nueva versin del Plan Anual, ste es el primer estado que toma y, en este
estado permanece mientras no se publique en el SEACE.
Publicado en el SEACE.- Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos
los cambios registrados y tambin tiene registrado los datos del documento
que aprueba dicha versin. En este estado la versin ya no puede modificarse, si se desea realizar algn cambio hay que crear una nueva versin
del Plan Anual. Este es el estado final de una versin del Plan Anual.
Requisitos para registrar el PAC en el SEACE.- Para poder registrar y publicar

el Plan Anual de Contrataciones, la Entidad deber previamente contar con:
Presupuesto Institucional de Apertura, debidamente aprobado.
Mdulo II
49
Instrumento que aprueba el Plan Anual de Contrataciones (Archivo digitalizado)

El Archivo Plan 201X.dbf generado desde el Excel-Macros Plan 201X.
xls que contenga la informacin de los procesos del Plan Anual.
Para verificar los pasos que debe seguir al momento de trabajar con el archivo
Excel, podr consultar: El Instructivo para el Registro del Plan Anual 201X y
Manual de Usuario del Mdulo del Plan Anual 201X, ubicados en la opcin
Documentos y Publicaciones del Portal SEACE.
Registro del Plan Anual en localidades sin acceso a Internet. Excepcionalmente y previa autorizacin del OSCE, las entidades que no tengan acceso a
Internet en su localidad podrn remitir sus PACs al OSCE a travs de medios
magnticos, pticos, u otros que en su oportunidad determine la Sub Direccin
de Plataforma del SEACE.
Si publiqu mi PAC y no registr todos los procesos que tena para convocar en este ao, puedo
incluir o excluir ms procesos?.- Si el usuario public el Plan Anual, de conformidad con la modificacin presupuestal o en caso de reprogramacin de las metas institucionales, se podr incluir
o excluir procesos de seleccin, creando una nueva versin (modificacin del PAC) en la opcin
de Datos Generales en el mdulo de Plan Anual.
Una vez que haya ingresado los datos de la nueva versin (informacin de la ficha de Datos Generales y de los Procesos del Plan) debe hacer clic en el botn Guardar Cambios y seleccionar
la accin Publicar en el SEACE de la opcin Datos Generales.
7.
MODIFICACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

El artculo 9 del reglamento de la Ley de Contrataciones contempla tres supuestos para la modificacin del PAC:
-
De conformidad una modificacin de la asignacin presupuestal
En caso de reprogramacin de las metas institucionales cuando se tenga

que incluir o excluir procesos de seleccin
Cuando el Valor Referencial difiera en ms de 25% del valor estimado y

ello vare el tipo de proceso de seleccin.
En el transcurso del ao, el PAC puede ser modificado de acuerdo con la asignacin presupuestal. Por ejemplo, si las proyecciones de ingresos de la entidad
sufren alguna variacin sustancial, esto influir en la cantidad de los procesos de
seleccin que puedan ser atendidos. Por tanto, se excluirn o incluirn procesos
segn sea el caso. Por ejemplo, es posible que la entidad reciba un presupuesto
adicional por Donaciones y Transferencias, en ese caso, los nuevos procesos de
seleccin que correspondan ejecutar deben incluirse en el PAC.
50
Mdulo II
Si por el contrario, no se contase con mayor presupuesto y el Titular de la Entidad determinase que algunas metas presupuestarias tengan ms peso en la
institucin, se reprogramarn las actividades del Plan Operativo Institucional.
Por tanto, en algunas unidades orgnicas se incrementarn los gastos y otras
los vern reducirse, en consecuencia se genera la inclusin o exclusin de
procesos en el PAC.
Otro supuesto es aquel en el cual el valor referencial del requerimiento vare en
ms del 25% del valor estimado y el nuevo monto corresponda a otro tipo de
proceso de seleccin; se deber incluir en el PAC el nuevo proceso de seleccin y excluir el inicialmente previsto. Por ejemplo, si en el PAC se incluy una
Adjudicacin Directa Pblica (ADP) pero al momento de determinarse el valor
referencial, este es superior en 25% al valor inicialmente estimado y adems,
corresponde a una Licitacin Pblica (LP); en este supuesto, deber excluirse
la ADP inicialmente programada e incluirse la LP.
El trmite para la aprobacin y difusin de las modificaciones se har en la forma
prevista para la Aprobacin que es indicada en los manuales de usuario para el
manejo del mdulo del Plan Anual del SEACE de cada ao respectivamente.
Como medida de control se establece como atribucin del Titular que este
evale semestralmente la ejecucin del PAC debiendo adoptar las medidas
correctivas pertinentes par alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan
Operativo Institucional y, de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas, todo ello sin perjuicio de las evaluaciones peridicas
que cada Entidad considere pertinente efectuar.
Del mismo modo la Directiva N 005-2009-OSCE/CD en su numeral 6.1 indica
que el PAC podr ser modificado en cualquier momento, durante el curso del
Ao Fiscal, siempre que se produzcan cualquiera de las dos siguientes condiciones que se produzca una reprogramacin de las metas institucionales
propuestas o una modificacin de la asignacin Presupuestal.
[Cualquiera fuera la situacin], toda modificacin del PAC, sea por inclusin
y/o exclusin de algn proceso de seleccin para la contratacin de bienes,
servicios y obras, deber ser aprobado, en cualquier caso, mediante instrumento
emitido por el titular de la entidad o funcionario en el que se haya delegado
la aprobacin del PAC.
En el caso que se modifique el PAC para incluir procesos, el documento que
aprueba dicha modificacin deber indicar la descripcin, tipo, objeto, fecha
prevista de la convocatoria y el valor estimado e los procesos que se desean
incluir en la nueva versin.
Mdulo II
51
7.1. Procedimiento de registro de modificacin del Plan Anual en el

Mdulo de Plan Anual del SEACE
Para registrar los datos que aprueban la modificacin al Plan Anual, se debe
crear una nueva versin de esta dentro del mdulo. Para ello se debe seleccionar
el botn Nueva versin.
Una vez presionado el botn Nueva Versin se visualizar la siguiente pantalla:
52
Mdulo II
Asimismo en la pantalla aparecern los siguientes botones:
En esta nueva pantalla deber ingresar los datos generales de la nueva versin
que est registrando para ello, debe llenar los campos que se indican.
Una vez que se haya ingresado los datos de la versin debe hacer clic en el
botn Guardar cambios. La versin registrada se encontrar en estado: No
publicado en el SEACE. La pantalla se visualizar de la siguiente forma:
Para publicar las modificaciones de la versin del Plan Anual que est registrando, en la opcin Datos Generales, debe selecciona > Publicar en el SEACE.
Mdulo II
53
7.1.1. Fe de erratas al PAC

La opcin Fe de erratas al PAC, le permite al usuario realizar tres tipos de fe de
erratas a la informacin registrada en una versin del PAC.
Las opciones son:
a. Correccin de procesos del Plan: Seleccione esta opcin en caso requiera
corregir nicamente algn proceso del plan de la versin seleccionada.
b. Correccin de datos generales: Seleccione esta opcin en caso requiera
corregir los datos de la Resolucin de aprobacin del PAC registrada en
una versin anterior.
c. Correccin Datos Generales y Procesos del Plan: Seleccione esta opcin
en caso la correccin abarque los datos de la Resolucin de aprobacin
del PAC, as como los procesos vinculados a esa versin.
7.1.2. Modificacin en caso de procesos declarados desiertos

En cuanto a los procesos de seleccin que sean consecuencia de la declaratoria
de desierto de procesos anteriores, la Directiva estable que de conformidad
con lo dispuesto en el artculo 32 de la Ley de Contrataciones del Estado
no ser necesario modificar el PAC siempre que su objeto haya sido clara e
inequvocamente previsto en l.
En el caso de los procesos de seleccin por tems que deriven de la declaratoria parcial de desierto de uno anterior convocado tambin por tems, no ser
54
Mdulo II
necesario modificar el PAC, siempre que su objeto haya sido clara e inequvocamente previsto en l.
7.1.3. Determinacin de responsabilidades por la modificacin del PAC

El numeral 6.5 de la Directiva establece que es responsabilidad del Titular de
la Entidad o del funcionario encargado de la aprobacin y/o modificacin del
PAC; as como del rgano Encargado de las Contrataciones, el efectuar las
acciones necesarias con el objeto de planificar con la debida anticipacin los
procesos de seleccin que se convocarn durante el correspondiente ao fiscal
para contratacin de los bienes, servicios y obras requeridos por la Entidad a
fin de evitar tener que incurrir en sucesivas modificaciones del PAC.
7.1.4. Ejecucin del PAC

De acuerdo al numeral 7.1 de la Directiva de Plan Anual, existen tres funcionarios responsables de la ejecucin del PAC. Inicialmente la responsabilidad
funcional, recae sobre el Titular de la Entidad, pudiendo tambin recaer en el
funcionario encargado de la aprobacin y modificacin del PAC, caso en el
cual estamos ante un funcionario que acta en delegacin de funciones por
parte del Titular; y finalmente se hace referencia al rgano Encargado de las
Contrataciones que se encarga de ejecutar directamente los procesos de seleccin programados en el PAC.
El numeral 7.3 de la Directiva establece que el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se le hubiera delegado dicha atribucin, deber gestionar
de manera oportuna la designacin de los integrantes titulares y suplentes
del Comit Especial que se encargarn de la organizacin y conduccin del
proceso de seleccin.
Una vez que se ha aprobado la realizacin del proceso designado al Comit
Especial, el rgano Encargado de las Contrataciones entregar al presidente del
Comit Especial el expediente de contratacin aprobado y, toda la informacin
tcnica y econmica necesaria del bien, servicio u obra a contratar que pueda
servir para el cumplimiento de su funcin.
Mientras que el numeral 7.2 establece que el rgano encargado de las contrataciones deber gestionar, oportunamente, la aprobacin de la realizacin
de los procesos de seleccin conforme a la programacin establecida en el
PAC. Asimismo, deber obtener de la Oficina de Presupuesto de la Entidad o
la que haga sus veces, la certificacin presupuestal de la existencia de recursos
disponibles para la ejecucin de cada proceso de seleccin previsto en el PAC
por el ao fiscal vigente.
En el caso que las obligaciones de pago a cargo de las Entidades se devenguen
en ms de un ao fiscal, sea porque los contratos de las que se derivan tengan
Mdulo II
55
un plazo de ejecucin que exceda el ao fiscal correspondiente a aqul en que

se convoc el proceso o porque dicho plazo de ejecucin recin se inicie en el
siguiente ao fiscal, deber obtener en la respectiva certificacin presupuestal la
constancia de que el gasto a ser efectuado ser considerado en la programacin
y formulacin del presupuesto del ao fiscal que corresponda.
7.1.5. Supervisin del Plan Anual

Para la supervisin de la adecuada ejecucin del Plan Anual la directiva establece
en sus numerales 8.1 y 8.2 que es responsabilidad del Titular de la Entidad o
del funcionario encargado de la aprobacin y/o modificacin del PAC, as como
del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, la supervisin de la
elaboracin, aprobacin, publicacin, difusin, ejecucin y dems aspectos del
PAC regulados por la presente Directiva, sin perjuicio de la que le corresponde
a la Oficina de Auditora o Control Interno de cada Entidad, conforme a las
normas del Sistema Nacional de Control.
Al finalizar cada ao fiscal, el titular del rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad deber elevar al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se
le haya encargado la aprobacin y/o modificacin del PAC, un informe pormenorizado sobre cada uno de los aspectos puntualizados en el prrafo precedente
y, principalmente, sobre la ejecucin del Plan Anual, con una descripcin y
comentario de las actividades de los servidores, funcionarios y reas usuarias
encargadas de su cumplimiento.
7.1.6. De la evaluacin de la ejecucin del Plan Anual

Por ltimo, el numeral 9 establece que el Titular de la Entidad de manera semestral, sin perjuicio de las evaluaciones peridicas que considera pertinentes
efectuar, deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo adoptar, de ser el caso,
las medidas correctivas necesarias para alcanzar las metas y objetivos previstos
en el Plan Operativo Institucional.
Asimismo, de ser el caso, deber disponer el deslinde de las responsabilidades
respectivas e imponer las sanciones administrativas correspondientes, de acuerdo
las normas internas de cada Entidad.
Importante:
Toda modificacin del PAC debe realizarse de acuerdo al procedimiento establecido para su aprobacin y contenido. Es decir, debe ser aprobada por el Titular
de la Entidad y publicarse en el SEACE en el plazo establecido. Asimismo, es
necesario mantener actualizado el PAC en la pgina web de la entidad y ante
el pblico usuario, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad.
56
Mdulo II
-
8.
Directiva N 005-2009-OSCE/CD, Manual de usuario para el manejo del

mdulo del Plan Anual del SEACE para el ao 2012 y/o 2013.
EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Todo procedimiento de contratacin administrativa sujeto a la Ley de Contrataciones del Estado requiere de la tramitacin del respectivo Expediente de
Contratacin.
En sentido amplio, el Expediente de Contratacin es la actuacin administrativa sin carcter contencioso, compuesta por un conjunto de documentos
(escritos, copias, peritajes, actas, declaraciones, informes, propuestas tcnicas y
econmicas, etc.), que contiene todas las actuaciones relativas a la contratacin
de bienes, servicios u obras.
El reglamento de la Ley de Contrataciones, en su anexo de definiciones, establece que se debe entender por Expediente de Contratacin al Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada
contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del
contrato, incluyendo la informacin previa referida a las caractersticas tcnicas,
valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.
El Expediente de Contratacin se empieza a elaborar desde el momento en
que se consignan todas las actuaciones del proceso de seleccin, desde el
requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo
incluir aquellas ofertas que no obtuvieron la Buena Pro. Dicho documento se
inicia con la formulacin del requerimiento del rea usuaria y concluye con la
culminacin del contrato.
El expediente estar bajo custodia y responsabilidad del rgano Encargado de
las Contrataciones, salvo en el perodo en el que dicha custodia y responsabilidad se encuentre a cargo del Comit Especial; correspondiendo al rgano
Encargado remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para
su aprobacin, de acuerdo a las normas de organizacin interna de la Entidad.
En concordancia con lo antes expuesto, la Direccin Tcnico Normativa del
OSCE, mediante Opinin N 058-2009/DTN, seala que El Expediente de
Contratacin contendr todas las actuaciones del proceso de contratacin,
desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, incluyndose las etapas y acciones en donde no interviene el rgano encargado
de las contrataciones de la Entidad.
De otro lado, conforme lo dispone el artculo 42 de la Ley, el Expediente de
Contratacin se cerrar con la culminacin del contrato. En el caso de los con-
Mdulo II
57
tratos de bienes y servicios, stos culminan con la conformidad de recepcin

de la ltima prestacin pactada y el pago correspondiente. En los contratos de
ejecucin o consultora de obras, stos concluyen con la liquidacin y el pago
correspondiente; liquidacin que ser elaborada y presentada a la Entidad por
el contratista, conforme los plazos y requisitos sealados en el Reglamento.
En sentido estricto, podemos afirmar que el Expediente de Contratacin comprende toda aquella documentacin tcnica y econmica que debe ser sometida
a aprobacin previa por el funcionario competente de la Entidad, a fin de dar
inicio al procedimiento de seleccin de postores para la contratacin definitiva.
De esta manera, en esta fase inicial y de conformidad con lo dispuesto por el
artculo 10 del Reglamento de la Ley, el Expediente de Contratacin se inicia
con el requerimiento del rea usuaria. Dicho expediente debe contener la
informacin referida a las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar,
el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la
disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de
seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse
y la frmula de reajuste de ser el caso. Cuando se trate de obras, se adjuntar
el expediente tcnico respectivo excepto en el caso de la modalidad de concurso oferta y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme
al Sistema Nacional de Inversin Pblica.
Una vez aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn todas las
actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la
culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.
En el caso en que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva
convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de
Contratacin en caso que haya sido modificado en algn extremo.
8.1. Aprobacin del Expediente de Contratacin

En la fase inicial, el expediente de contratacin debe ser aprobado por el
funcionario competente para ello. La normativa utiliza el trmino competente
debido a que, al interior de una Entidad es posible que el Titular, quien es el
funcionario al que la Ley le ha otorgado, en principio, todas las competencias
y facultades en materia de contratacin pblica, delegue en otro funcionario
la competencia para aprobar el expediente.
8.2. Delegacin de facultades

Debe quedar claro que es el Titular de la Entidad quien tiene, por norma, todas
las facultades en el mbito de las contrataciones estatales. Sin embargo, puede
58
Mdulo II
delegarlas a otro funcionario; excepto si la normativa establece expresamente

lo contrario. En el caso de la aprobacin de expedientes no existe prohibicin
expresa de delegacin por lo que sta la delegacin puede materializarse
sin ningn tipo de inconveniente legal.
No obstante, es necesario sealar que la delegacin que se realice debe tener
algunas formalidades, como por ejemplo, que sta sea expresa. En otras palabras, no se delega facultades de manera general, sino que quien delega debe
expresamente y de forma detallada enumerar las competencias y facultades que
est delegando. Asimismo, debe entenderse que quien recibe las facultades no
puede delegarlas nuevamente, pues stas no le pertenecen y fueron entregadas
por quien tiene legalmente las competencias.
De otro lado, la delegacin de facultades debe hacerse en razn del cargo y no
en razn de la persona, a fin de otorgarle eficiencia a la delegacin. Imagine
que se delegue a una persona especfica - nombre y apellido y no en razn
del cargo; si esta persona deja de laborar o fallece, la delegacin terminara
en el acto. Sin embargo, si se realiza en razn del cargo, (como por ejemplo,
secretario general), no interesar quin asuma dicho cargo, pues la delegacin
siempre podr materializarse y ser jurdicamente vlida.
8.3. El documento de aprobacin del expediente

En relacin con el documento para la aprobacin, la normativa no establece una
formalidad especfica; es decir, no seala que sta sea mediante una resolucin,
carta, oficio, provedo, etc., por lo que debe entenderse que la Entidad, sobre la base
de sus disposiciones internas podr decidir el instrumento idneo para la aprobacin. As, ser posible que se apruebe un Expediente de Contratacin mediante una
resolucin o mediante un provedo o cualquier documento escrito donde conste y
se verifique la voluntad de aprobacin y adems, se visualice que quien suscribe
cuenta con las facultades, sea Titular de la Entidad o un funcionario delegado.
Si un proceso de seleccin es declarado desierto, la nueva convocatoria deber
contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin, slo en
caso que haya sido modificado en algn extremo (artculo 10 del Reglamento).
El rgano Encargado de las Contrataciones es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de
acuerdo a sus normas de organizacin interna.
8.4. Pautas de ayuda para tener un correcto Expediente de Contratacin

1. El requerimiento debe ser detallado, debe identificar al rea usuaria, as
como la descripcin del bien, servicio u obra que se va a contratar, la cantidad, el plazo, entregas, garantas, entre otros.
Mdulo II
59
2. Cuando se elaboran las caractersticas tcnicas, no se debe hacer referencia a marcas ni descripciones que orienten la contratacin a una marca
especfica. Esto solo puede hacerse cuando la entidad haya realizado la
estandarizacin de una determinada marca.
3. El valor referencial debe contener como mnimo 2 fuentes, sean stas
cotizaciones, estructura de costos, precios histricos u otros, salvo algunas
excepciones. Debe indicar el monto obtenido de cada fuente y la metodologa del clculo efectuado.
4. Cuando ya se tenga el valor referencial, se debe tramitar con la Oficina de
Presupuesto la certificacin presupuestal, a efectos de contar con los fondos
y comprometer su gasto.
5. En el expediente debe estar indicado, el tipo de proceso de seleccin, el
sistema y la modalidad de contratacin, de ser el caso, la frmula de reajuste.
6. La resolucin de nombramiento del Comit Especial debe indicar tres
titulares y tres suplentes, verificar que se haya identificado que suplente
remplaza a un titular respectivamente.
8.5. Finalidad e Importancia

La finalidad de la formulacin del Expediente de Contratacin es contar con
la base tcnica y econmica que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado, en
el momento oportuno.
A su vez, la debida formulacin del Expediente de Contratacin nos permitir:
Cumplir las metas y objetivos de la Entidad, segn lo establecido en sus
planes estratgicos y operativos.
Aplicar los principios de eficacia, eficiencia y celeridad.
Contar con un abastecimiento oportuno para la satisfaccin de las necesidades.
Maximizar el valor del dinero.
Cabe destacar que el Expediente de Contratacin reviste especial trascendencia,
toda vez que constituye un aspecto medular de la actuacin administrativa: la
formulacin del mismo determina en gran medida el resultado favorable o no
de la contratacin. As, en la fase inicial, si se presenta fallas en su elaboracin,
es posible la ocurrencia de diversas eventualidades en las siguientes fases de
contratacin.
60
Mdulo II
8.6. Contenido mnimo del expediente de contratacin en la fase

inicial
En su fase inicial, previo a su aprobacin por parte del funcionario competente,
el Expediente de Contratacin debe comprender aspectos indispensables, como
los que se enumeran a continuacin:
1. El requerimiento del rea usuaria con las respectivas caractersticas tcnicas
mnimas (requerimientos tcnicos mnimos).
2. El estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, que entre otros datos,
contiene el valor referencial.
3. La certificacin presupuestal.
4. El tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de
contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de
reajuste, de ser el caso (Art. 10 Reglamento)
El artculo 10 del Reglamento dispone que, para la ejecucin de una obra, es
necesario contar con expediente tcnico, el cual debe adjuntarse al expediente
de contratacin. Ello, debido a que, normalmente, el expediente tcnico es elaborado y aprobado con anterioridad a la contratacin de la ejecucin de la obra.
No obstante, existen determinados supuestos en los que la elaboracin del
expediente tcnico y la ejecucin de la obra se contratan de manera conjunta, esto mediante las modalidades de ejecucin contractual llave en mano o
concurso oferta.
En el caso de Obras en la modalidad de Concurso Oferta, no se requerir el
Expediente Tcnico, debindose anexar el estudio de pre inversin y el informe
tcnico que sustent la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional
de Inversin Pblica.
Por otra parte, para el caso de Obras en la modalidad de Llave en Mano (en
donde el postor oferta en conjunto la construccin, equipamiento y montaje
hasta la puesta en servicio de determinada obra y, de ser el caso, la elaboracin
del expediente tcnico), el artculo 10 del Reglamento establece que si stas
incluyen la elaboracin del Expediente Tcnico, se deber anexar el estudio
de pre inversin y el informe tcnico que sustent la declaratoria de viabilidad,
conforme al Sistema Nacional de Inversin Pblica.
Ahora bien, el artculo 184 del Reglamento establece que el inicio del plazo de
ejecucin de una obra se encuentra supeditado al cumplimiento de determinadas condiciones, entre estas, que la Entidad haya hecho entrega del expediente
tcnico de obra completo.
Mdulo II
61
Una vez aprobado dicho expediente, ser derivado al comit especial u rgano Encargado de Contrataciones, segn corresponda, para la elaboracin de
las bases administrativas y la posterior convocatoria del proceso de seleccin.
Es preciso sealar que el Comit Especial, previo a la convocatoria del proceso,
tiene competencia para efectuar consultas sobre los alcances de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y sugerir las modificaciones
del caso. De producirse cambios, se requerir nuevamente la aprobacin del
Expediente de Contratacin. Por tanto, el xito de la contratacin depender
de una adecuada formulacin del Expediente de Contratacin, de una debida
definicin de las caractersticas tcnicas y dems requerimientos mnimos, y de
un apropiado clculo del Valor Referencial.
Del artculo 184 se desprende que para iniciar la ejecucin de una obra es
requisito contar con el expediente tcnico, ello debido a que el expediente tcnico de obra comprende un conjunto de documentos de carcter tcnico y/o
econmico, que permiten la adecuada ejecucin de una obra, como precisa
el numeral 24 del Anexo de Definiciones que define al Expediente Tcnico de
Obra como el conjunto de documentos que comprende; memoria descriptiva,
especificaciones tcnicas, planos de ejecucin de obra, metrados, presupuesto
de obra, fecha de determinacin del presupuesto de obra, Valor Referencial,
anlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, frmulas polinmicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolgico, de impacto
ambiental u otros complementarios.
En tal sentido, debe indicarse que en una obra contratada bajo la modalidad
llave en mano, la ejecucin de la obra solo podr iniciarse una vez que el
expediente tcnico haya sido elaborado por el contratista y aprobado por la
Entidad, previa verificacin del cumplimiento de todas las exigencias tcnicas
y legales para ello.
9.
CARACTERSTICAS TCNICAS DE LO QUE SE VA A

CONTRATAR
El artculo 11 del Reglamento establece como rol fundamental del rea usuaria
la formalizacin precisa del pedido de los bienes, servicios u obras que requiere
para el cumplimiento de sus funciones.
Este pedido consiste en generar una definicin clara y precisa de los productos
o servicios relevantes que se necesitan comprar o contratar; e indicar bajo qu
condiciones, en qu plazo, y cmo se ha de efectuar la prestacin, entre otros
de dichos requerimientos.
62
Mdulo II
La definicin del requerimiento marca el inicio del proceso de abastecimiento y

determina en gran medida el resultado del mismo. Si el requerimiento est bien
definido, los proveedores podrn ofertarnos mejores productos o servicios que
se ajusten a nuestras necesidades. Asimismo nos permitir contar con criterios
claros y explcitos para evaluar diversas opciones.
Por ello, indicamos que una buena definicin de requerimientos nos ayudar
a ser:
Eficaces (el hecho de detallar qu queremos y cmo lo queremos nos permitir satisfacer los objetivos de la Entidad),
Transparentes (har posible que todos los proveedores cuenten con la informacin necesaria para participar en nuestras compras, en igualdad de
condiciones), y
Eficientes (ayudar a reducir el riesgo de destinar recursos en procesos de
Compra infructuosos).
El artculo 13 de la Ley, que indica que: sobre la base del Plan Anual de
Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes,
servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para
cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus
necesidades. Al plantear su requerimiento, el rea usuaria deber describir el
bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisin su cantidad y calidad,
indicando la finalidad pblica ()
Nuestro ordenamiento vigente incorpora al rea usuaria como una de las
dependencias a cargo de las contrataciones y dispone a su vez que como tal,
debe solicitar con la antelacin debida la contratacin de bienes, servicios u
obras, debiendo para ello considerar la programacin formulada en el Plan
Anual de Contrataciones. Para ello, el rea usuaria debe sealar la finalidad
pblica de dicha contratacin, en aras de garantizar el uso adecuado de los
recursos del Estado.
Es preciso referir que, conforme al artculo 13 de la Ley, la formulacin de las
especificaciones tcnicas debe ser realizada por el rea usuaria en coordinacin
con el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad, evaluando en
cada caso concreto las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el
mercado para la satisfaccin del requerimiento. Esta evaluacin deber permitir
la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin, evitando incluir requisitos innecesarios
cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
En forma complementaria el artculo 11 del Reglamento de la Ley dispone que,
el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas,
Mdulo II
63
condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera

para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de
acuerdo a lo indicado en el artculo 13 de la Ley. El rgano Encargado de las
Contrataciones con autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio
de posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo
que se va a contratar (.)
Se deduce que ser el rea usuaria el que se encargue de definir las caractersticas del bien, servicio u obra que se requiera; mientras que el rgano Encargado
de las Contrataciones, sobre la base de las caractersticas tcnicas definidas por
el rea usuaria, tendr la obligacin de evaluar las posibilidades que ofrece el
mercado, a fin de ajustar las caractersticas de los requerimientos al objeto del
procedimiento de contratacin.
En la formalizacin del pedido, el rea usuaria debe evitar sealar requisitos
incongruentes y desproporcionados. Por ejemplo, que el personal propuesto
tenga determinados aos de colegiatura, que el postor tenga determinados aos
en el mercado, que el postor presente una carta de ser empresa representante
de la marca ofrecida, certificaciones de calidad, entre otros.
Respecto a los trminos de referencia para la contratacin de servicios, stos
deben detallar los alcances del mismo: el lugar y forma de ejecucin, forma
de pago, responsable de la supervisin, las caractersticas y requisitos que debera cumplir el personal propuesto a fin de optimizar la prestacin objeto de
la convocatoria, la cantidad de personal que se requiere, sus calificaciones y
experiencia, entre otros, dependiendo de la naturaleza de la prestacin.
En determinadas contrataciones deber tenerse en cuenta, a su vez, las leyes
especficas, que rigen el objeto de convocatoria, como por ejemplo, para la
contratacin del servicio de limpieza, seguridad y vigilancia, o mensajera.
Respecto a las especificaciones tcnicas de los bienes, stas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias
nacionales, si las hay, las cuales podrn incluir las condiciones determinadas
en las normas tcnicas, si las hay.
En cuanto a las certificaciones internacionales sobre la calidad de los bienes o
servicios que la Entidad requiera adquirir o contratar, el Organismo Supervisor
de las Contrataciones del Estado OSCE ha sealado en diversas oportunidades
que dichas certificaciones no pueden ser requerimientos tcnicos mnimos, pues
no son una condicin determinante para su operatividad y podran restringir
la libre competencia.
En general, estas certificaciones acreditan una serie de estndares patrocinados
por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO), los que son de
64
Mdulo II
acogimiento voluntario, pues su cumplimiento no es exigido por norma nacional

alguna. Las normas ISO se refieren al sistema de calidad de una organizacin
y permiten establecer pautas organizativas entre sus diferentes departamentos
o servicios. Por esta razn no garantizaran, por s solos, la calidad de los productos en el caso de los procesos para la adquisicin de bienes.
Por tanto, una certificacin ISO no puede constituir un requerimiento tcnico
mnimo. Slo puede ser considerado como factor de evaluacin, a efectos de
premiar con puntaje el cumplimiento de ciertos estndares internacionales, en
el caso en que dicho factor observe criterios objetivos, razonables y congruentes
con el objeto de la convocatoria y se haya precisado en las bases los alcances
de la certificacin requerida.
Es preciso mencionar que el rea usuaria puede solicitar apoyo a las diversas
dependencias de la Entidad en la determinacin de los requerimientos tcnicos
mnimos, segn sea el caso.
Por lo antes expuesto, como parte de los requerimientos tcnicos mnimos, el
Expediente de Contratacin en su fase inicial debe contener obligatoriamente
la siguiente informacin:
Caractersticas Tcnicas Mnimas (Trminos de Referencia del servicio/
Especificaciones Tcnicas de los bienes, los cuales deben ser descritos con
la precisin debida).
Plazo de entrega del bien/Plazo de ejecucin del Servicio/Cmputo del
plazo.
Lugar y forma de entrega.
tems/Paquetes, en este aspecto debe considerarse tambin el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado, por ejemplo no podra convocarse
por paquetes si en el mercado no hay proveedores que puedan ejecutar la
totalidad de la prestacin.
Sistema de Contratacin: Suma Alzada, Precios Unitarios, Sistema Mixto
(solo para obras).
Modalidad de Ejecucin del Contrato.
Prestaciones Accesorias: adquisicin de bienes ms instalacin, mantenimiento, entre otros.
Reajuste, de ser el caso, tales como en las contrataciones de determinados
productos alimenticios, combustible, servicios de intermediacin laboral
por incremento de la remuneracin mnima vital.
Adelantos, si se concede o no.
Mdulo II
65
Subcontratacin, si se autoriza o no.

Normas relativas al objeto de contratacin (intermediacin laboral, suministro de medicamentos, entre otros).
Las penalidades por atrasos injustificados (mora): por ejemplo en caso de
contrataciones que conllevan prestaciones accesorias debe ponerse especial
cuidado al momento de definir la frmula para la aplicacin de penalidades;
qu monto y plazo se tomar en cuenta.
Penalidades distintas a la mora, causales y procedimiento de aplicacin.
9.1. Estandarizacin
El artculo 2 de la Ley establece que las Entidades del Sector Pblico deben
efectuar las contrataciones en forma oportuna y bajo las mejores condiciones
de precio y calidad, a travs del cumplimiento de los principios sealados en
el artculo 4 de la misma norma.
Asimismo, conforme al artculo 13 de la Ley, concordado con el artculo 11
del Reglamento, constituye facultad exclusiva de las Entidades determinar las
caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras
que desea contratar para el cumplimiento de sus funciones. Para tales efectos,
deben considerar las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado de manera tal que se permita la concurrencia de pluralidad de proveedores.
En esa medida, el artculo 11 del Reglamento establece que en la descripcin de las especificaciones tcnicas no se podr hacer referencia a marcas o
nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la contratacin de marca, fabricante o tipo
de producto especfico. Sin embargo, se contempla excepcionalmente que las
Entidades podrn solicitar una marca o tipo de producto determinado cuando
ello responda a un proceso de estandarizacin debidamente sustentado, bajo
responsabilidad de su titular.
Complementando la definicin de estandarizacin, el numeral 22) del Anexo
de Definiciones del Reglamento, seala que la estandarizacin es el proceso
de racionalizacin que consiste en ajustar a un determinado tipo o modelo, los
bienes o servicios a contratar, en atencin a los equipamientos prexistentes.
En concordancia con lo antes expuesto, la Directiva N 010-2009-OSCE/CD,
establece los lineamientos, de estricto cumplimiento, para la contratacin en la
que se hace referencia a determinada marca o tipo particular. As, entre otros, en
el numeral VI.1. seala que la estandarizacin es el proceso de racionalizacin
que una Entidad debe aplicar cuando le resulta inevitable contratar un bien o
66
Mdulo II
servicio de una determinada marca o tipo particular, dado que slo este bien
o servicio garantiza la funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o infraestructura preexistente en la Entidad. Destaca a su vez, entre
otros, en los numerales VI.2, VI.3 y VI.4, (de las antes mencionadas Directivas)
los presupuestos que deben verificarse para que proceda la estandarizacin: el
contenido mnimo del informe tcnico de estandarizacin y los lineamientos
correspondientes a su aprobacin, respectivamente. Asimismo precisa que le
corresponde al Titular de la Entidad su aprobacin.
En ese contexto, siendo de exclusiva competencia y responsabilidad de la
Entidad la definicin de la totalidad del requerimiento, corresponder en cada
caso concreto, el debido anlisis y la evaluacin correspondiente a efectos de
aprobar la estandarizacin para solicitar una marca o tipo de producto determinado, observando para ello los lineamientos establecidos por la Directiva N
010-2009-OSCE/CD.
9.2. Fraccionamiento
El fraccionamiento es definido como una accin fraudulenta de un funcionario
pblico consistente en el abierto desconocimiento de la unidad fsica o jurdica
de una contratacin, para en vez de esta necesaria unidad, aparentar una escasa
cuanta en la adquisicin y proceder mediante procedimientos ms expeditivos,
menos concurrentes, menos competitivos y que no garantizan unidad de trato
a todos los potenciales postores.
En este mismo sentido la doctrina seala que () hay fraccionamiento cuando
de manera artificiosa se deshace la unidad natural del objeto contractual, con el
propsito de contratar directamente aquello que en principio debi ser licitado
o pblicamente concursado.
En estas definiciones puede distinguirse principalmente dos elementos concurrentes en la configuracin del fraccionamiento indebido: un elemento objetivo
y tangible constituido por la divisin artificial de una contratacin unitaria debidamente programada; y, un elemento subjetivo, consistente en la finalidad
del funcionario de cambiar el tipo del proceso de seleccin.
La programacin de las contrataciones debe realizarse de acuerdo al sistema
de abastecimiento de bienes, servicios y obras en la Administracin Pblica, a
travs de procesos tcnicos de catalogacin, adquisicin, distribucin, registro
y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final, que aseguren su unidad, racionalidad y eficiencia.
En ese sentido, la programacin de las contrataciones supone prever la satisfaccin oportuna de los bienes, obras y servicios requeridos por la Entidad,
Mdulo II
67
en funcin a los objetivos y metas institucionales, as como sobre la base de

la respectiva disponibilidad presupuestaria asignada en la Ley de Presupuesto
aprobada en cada ejercicio fiscal. Supone tambin que se realicen los procesos
de seleccin que correspondan al objeto y monto total de la contratacin.
Excepcin a ello es el fraccionamiento, supuesto, en principio, proscrito por la
normativa de contrataciones del Estado, en tanto implica la divisin artificial,
intencional, dolosa de una contratacin unitaria, con la finalidad de cambiar el
tipo de proceso de seleccin por procesos de menor rigurosidad en su trmite.
As el artculo 19 de la Ley prohbe fraccionar la contratacin de bienes, de
servicios y la ejecucin de obras con el objeto de evitar el tipo de proceso de
seleccin que corresponda segn la necesidad anual, o de evadir la aplicacin
de la normativa de contrataciones del Estado para dar lugar a contrataciones
menores a tres (3) UIT, y/o de acuerdos comerciales suscritos por el Estado
peruano en materia de contratacin pblica.
De lo expuesto, se concluye que el fraccionamiento se configurar cuando la
Entidad, teniendo la posibilidad de prever sus necesidades y, en consecuencia,
programarlas, determina de forma deliberada la realizacin de varios procesos
menores en lugar de uno mayor, a fin de evadir la rigurosidad de este ltimo.
No obstante, la propia normativa en el artculo 20 del Reglamento reconoce
determinados supuestos en los cuales no se configura el fraccionamiento prohibido por Ley. Tales supuestos son:
1. Estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad
restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente, situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos
presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de
partidas, crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos
directamente por la Entidad.
2. Con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja
una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada,
siempre que la contratacin programada cuente con Expediente de Contratacin aprobado, debiendo atenderse la nueva necesidad a travs de
una contratacin independiente.
3. Se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de
seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran
procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o
con procesos bajo regmenes especiales.
4. La contratacin se efecte a travs del Catlogo de Convenios Marco.
68
Mdulo II
5. Se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas

empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre
que sus bienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria para que la
Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean razonables
en funcin a las condiciones del mercado.
Sin perjuicio de lo expuesto, cabe sealar que de acuerdo al literal i) del numeral
3.3 del artculo 3 de la Ley, se encontrarn fuera del mbito de aplicacin de
la normativa de contratacin pblica las contrataciones cuyos montos, sean
iguales o inferiores a tres (3) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transaccin; lo cual no enerva la responsabilidad de la Entidad de
salvaguardar el uso de los recursos pblicos de conformidad con los principios
de moralidad y eficiencia.
Este supuesto no es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios incluidos
en el Catlogo de Convenios Marco, conforme a lo establecido en el reglamento.
Asimismo, conforme al artculo 19 del Reglamento, mediante el proceso de
seleccin segn relacin de tems, la Entidad, teniendo en cuenta la viabilidad
econmica, tcnica y/o administrativa de la vinculacin, podr convocar en
un solo proceso la contratacin de bienes, servicios u obras distintas pero
vinculadas entre s con montos individuales superiores a tres (3) UITs, lo que
debern tenerse en cuenta al momento de la contratacin.
A su vez, cabe sealar que conforme al artculo 20 del Reglamento de la Ley,
la contratacin de bienes o servicios de carcter permanente, cuya provisin se
requiera de manera continua o peridica, se realizar por perodos no menores
a un (01) ao.
Finalmente, la normativa contempla que en caso de incurrir en fraccionamiento, el rgano encargado de las contrataciones asumir la responsabilidad
correspondiente.
9.3. Determinacin de las Especificaciones Tcnicas en el caso de

Obras
Para el caso de obras, el artculo 13 de la Ley de Contrataciones dispone que
cuando se trate de obras, se deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado,
debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.
De lo cual se desprende que la precisin sobre la disponibilidad del terreno es
importante y se ha agregado teniendo en cuenta el caso de las entidades que
sacaron adelante un proceso de seleccin sin tener garantizado el terreno, lo
que signific al final un mayor costo para el Estado y un estancamiento de la
Mdulo II
69
obra. Asimismo se dispone que la Entidad cautelar su adecuada formulacin

con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su
reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercuten en el proceso
de ejecucin de obras con esta definicin se busca reducir las controversias
en la etapa de Ejecucin del Contrato.
Incluso la Direccin Tcnica Normativa del OSCE, se pronunci acerca del tema
de disponibilidad del terreno a propsito de la Opinin N 122-2009/DTN, en
la cual se consulta que: En el caso de ejecucin de obras, la disponibilidad
fsica del terrero o lugar donde se ejecutar la obra, a la que se hace referencia
el artculo 13 de la Ley de Contrataciones del Estado, se encuentra referida a
la posesin del terreno o del lugar donde se desarrollarn las obras?, en cuyo
caso estableci el criterio siguiente:
() [L]a norma pretende evitar que la ejecucin de una obra se vea retrasada
por la imposibilidad de contar con el terreno sobre el que esta se ejecutar.
2.2.
En atencin a lo anterior, corresponde determinar que debe entenderse

por disponibilidad. Al respecto, Cabanellas define la disponibilidad como
la condicin o calidad de lo que cabe emplear o adjudicar con libertad;
mientras que define disponible como lo susceptible de libre empleo o
atribucin , es decir, aquel bien del que se puede disponer libremente
o se encuentra listo para usarse o utilizarse, debiendo entenderse por
disponer de un bien no solo a la capacidad de gravarlo o enajenarlo sino
a la capacidad de determinar u ordenar lo que debe hacerse u omitirse
con dicho bien.
2.3. En este punto, corresponde sealar que el mayor o menor poder de

decisin sobre las cosas depender del derecho que se tenga sobre ellas.
70
Ahora bien, en relacin con la consulta formulada, debemos tener presente que, el artculo 923 del Cdigo Civil, seala que el propietario
de un bien cuenta con poder jurdico suficiente para usarlo, disfrutarlo,
reivindicarlo y disponer de l, mientras que el artculo 896 del mismo
cuerpo normativo indica que el poseedor puede ejercer de hecho uno
o ms poderes inherentes a la propiedad.
Dentro de dicha lnea de razonamiento, podemos afirmar que para

contar con disponibilidad fsica de un bien, no resulta necesario ser su
propietario sino que bastar con que quin pretenda tomar decisiones
que lo afecten y cuente con poder jurdico que se lo permita.
2.4.
De todo lo anterior, podemos concluir que aquello que resulta relevante

para entender cumplida la obligacin prevista en el artculo 13 de la
Ley es que la entidad cuente con poder legal suficiente para determinar
Mdulo II
u ordenar lo que debe hacerse u omitirse con el terreno en el que se

ejecutar una obra.
2.5.
Ahora bien, de acuerdo con la Ley N 27628, Ley que facilita la ejecucin
de obras pblicas viales, cuando deba efectuarse una obra vial y el trazo
de la va afecte terrenos de terceros, estos deben ser adquiridos por trato
directo entre la entidad ejecutora o el concesionario y los propietarios o
poseedores, o conforme al procedimiento establecido en la Ley General
de Expropiaciones. Para ello, resulta necesario que la entidad identifique
a quienes tengan derecho suficiente para disponer de dichos bienes por
contar con poder jurdico suficiente para ello.
2.6. Sin embargo, en concordancia con lo manifestado precedentemente,

en tanto se adquieran, para que la entidad cuente con la disponibilidad
fsica de dichos terrenos no resulta indispensable que sea propietaria
de ellos, sino que quienes sean titulares del poder jurdico que permite
determinar u ordenar lo que debe hacerse u omitirse con ellos, ceda, a
travs de un ttulo vlido, dicho poder a la entidad.
9.4. Reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin (reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias
En cuanto a los reglamentos y normas metrolgicas, tenemos que estos son
regulados por el Artculo 13 de la LCE y el Artculo 11 del RLCE. Sobre el
particular, el Artculo 13 de la LCE establece que las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas
metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. stas podrn recoger las
condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere, de acuerdo
al objeto de contratacin respectivo, por nuestro conocimiento podemos definir
a cada uno de ellos como:
Reglamentos Tcnicos. Son normas de carcter obligatorio a travs de
las cuales el Estado regula los requisitos mnimos que debe cumplir un
producto en cuanto a seguridad, salud pblica, proteccin del ambiente, o
prevencin de prcticas que induzcan a error al consumidor, como puede
ser el rotulado.
Normas Tcnicas. Son presupuestos que constituyen estndares referenciales, no siendo necesariamente requisitos mnimos de salud o seguridad
pblica, sino que puede inviolucrar aspectos asociados a la presentacin
comercial del producto. Las normas tcnicas son elaboradas por los comits
tcnicos de normalizacin conformados por la Comisin de reglamentos
Tcnicos y Comerciales CTR, y son aprobados por INDECOPI.
Mdulo II
71
Normas Metrolgicas. Son normas que permiten que los consumidores

conozcan adecuadamente las caractersticas tcnicas de los productos que
se elaboran o consumen, cual es el contenido exacto de un determinado
producto. Asimismo, las normas metrolgicas son elaboradas por la Comisin de Reglamentos Tcnicos Comerciales a propuesta del Servicio
Nacional de Metrologa.
Normas Sanitarias. Son aquellas normas que constituyen documentos de carcter obligatorio, emitidos por organismos competentes, ministerios, y cuya
finalidad consiste en normar aspectos referidos a los requisitos higinicos
mnimos que los productos ofertados deben contar para ser considerados
aptos para el consumo humano. Al respecto podemos poner como ejemplo
lo establecido en el artculo 31 del Reglamento para el Registro, Control
y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y afines, aprobado por
Decreto Supremo N 010-97-SA, el cual dispone que en el caso de productos fabricados por etapas en diferentes pases y comercializados en uno
de ellos, el interesado deber presentar el Certificado de Buenas Prcticas
de Manufactura u otro documento que acredite su cumplimiento emitido
por la autoridad competente de cada pas que intervino en el proceso de
fabricacin.
Asimismo para su aplicacin el Artculo 11 del Reglamento dispone el siguiente
criterio a seguir:
- Sern obligatorios los requisitos tcnicos establecidos en reglamentos
sectoriales dentro del mbito de su aplicacin, siempre y cuando cuenten
con el refrendo del Ministerio de Economa y Finanzas de acuerdo con lo
dispuesto por los Decretos Leyes N 25629 y N 25609
-
Las normas Tcnicas Nacionales, emitidas por la comisin competente de

Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI, podrn ser tomadas
en cuenta para la definicin de los bienes servicios u obras que se van a
contratar mediante los procesos de seleccin regulados por la LCE y el
RLCE.
La normativa glosada otorga a estas normas la condicin de ser opcionales

podrn, indica el Artculo 13 de la LCE, no siendo por ello obligatorias en la
medida en que cumplan con la condicin de que sean disposiciones aprobadas
por la autoridad competente. A mrito de esta disposicin debemos diferenciar
entre lo que constituye un acto obligatorio y uno opcional. El primero se encuentra establecido a partir de la autoridad competente; el segundo se refiere a
normas tcnicas emitidas por el INDECOPI, este puede ser el caso del ISO. Este
criterio reiterado del CONSUCODE (hoy OSCE), lo encontramos expuesto en
el Pronunciamiento N 002-200 (GTN) formulado en atencin a la naturaleza
72
Mdulo II
y funcin que este tipo de normas tcnicas deben cumplir en un sistema de

economa social de mercado, que, si bien permite introducir correctivos al
libre juego del mercado que orienten toda la actividad hacia objetivos no slo
individuales sino tambin colectivos, la regla preponderante es que el desarrollo econmico se cimiente en la iniciativa privada y el pluralismo econmico,
principios que permiten la concurrencia y participacin ms amplia y variada
de agentes econmicos () y de una diversidad de productos y servicios que
compiten libremente en el mercado bajo la regla incontenible de la tecnificacin.
10. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

En cumplimiento de lo dispuesto por el artculo 76 de la Constitucin Poltica
del Per, las entidades del sector pblico, a fin de proveerse de los bienes, servicios u obras necesarias para el cumplimiento de sus funciones pblicas, se
encuentran obligadas a llevar a cabo los procesos de seleccin regulados por
el Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado, (en adelante
la Ley, y su Reglamento), aprobado por Decreto Supremo N 184-2008-EF, en
lo sucesivo el Reglamento. Dichas normas tienen por finalidad garantizar que
la Administracin Pblica satisfaga sus requerimientos (necesidades) de forma
oportuna, a precios y costos adecuados, con el fin primordial de asegurar la
gestin continua de sus actividades y el gasto eficiente de los recursos pblicos.
Pero para que el gasto de los recursos pblicos sea eficiente es necesario que
los costos implementados en los procesos de seleccin sean en lo posible,
costos reales de mercado, es decir, que se asemejen a aquellos empleados
en las fluctuaciones de la oferta y la demanda del mercado actual. Pero para
lograr esto, es necesario que las Entidades puedan acceder a mecanismos que
permitan conocer de forma precisa u aproximada los costos que vienen siendo
empleados en el mercado actual.
Es as que la normativa de Contrataciones en el artculo 12 de su Reglamento
ha sealado la necesidad de que todas aquellas entidades que realicen compras
pblicas desarrollen un estudio de posibilidades que ofrece del mercado. El cual
tendr por finalidad delimitar ciertas pautas que definan el marco econmico
y tcnico del bien o servicio a contratar, tomando en cuenta los principios de
Economa, Eficiencia y Trasparencia necesarios en el desarrollo de las Compras
Pblicas.
Pero la pregunta que se hacen los funcionarios y los mismos proveedores, es
como realizar dicho estudio y cules son las pautas que indican la Ley, su Reglamento y la jurisprudencia, para poder contribuir a una adecuada determinacin
Mdulo II
73
del Valor Referencial a partir de un estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Por lo que, dicha respuesta ser respondida en las lneas subsiguientes:
10.1. Importancia de la adecuada determinacin de las especificaciones tcnicas del objeto de la convocatoria y su vinculacin con
el Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
Un primer paso para la realizacin de un eficiente estudio de posibilidades que
ofrece el mercado es la adecuada determinacin del requerimiento por parte
del rea usuaria. De acuerdo con el artculo 12 del Reglamento, corresponde
a la entidad definir con precisin las caractersticas de los bienes, servicios u
obras que adquirir o contratar. Para ello debe tener en cuenta el requerimiento del rea usuaria y la informacin que obtenga del estudio o indagacin
de mercado que debe realizar.
Asimismo, el requerimiento deber ser formulado en forma objetiva, con la
finalidad de permitir la libre competencia y la concurrencia de potenciales proveedores. Por lo cual la Ley y el Reglamento han prohibido de forma expresa
hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos
particulares, fabricantes determinados, o realizar una descripcin demasiado detallada que oriente a la adecuacin de una determinada marca, fabricante o tipo
de producto especfico. Salvo excepciones como los casos de estandarizacin.
Dicha prohibicin incluso no slo abarcara la mera nomenclatura expresa de
una determinada marca, fabricante o tipo de producto, sino que tambin incluye aquellas actuaciones que de forma tcita puedan hacer alusin a algunos
de los supuestos antes mencionados, tal como la inclusin del catlogo de la
empresa, o la exacta determinacin de las caractersticas del producto, todo
esto bajo sancin de nulidad del proceso de seleccin.
Es importante entender por tanto, que sobre la base de los requerimientos del
rea usuaria, el rgano Encargado de las Contrataciones, tendr la obligacin
de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado. Por tanto, es de esperarse que
como resultado de una adecuada determinacin del requerimiento, se pueda
obtener un estudio de posibilidades de mercado preciso, sin observaciones ni
tachas, con ahorro de tiempo y sobre todo homogneo.
Se colige que, de una defectuosa o mala determinacin del requerimiento, el
estudio de posibilidades de mercado resultara defectuoso, incongruente, con
costes elevados, e incluso de uso totalmente intil lo cual devendra en la insatisfaccin de las necesidades de la Entidad.
Por tanto, concluimos detallando la novedad de la ltima modificacin a este
precepto de la Ley el cual establece que el estudio de las posibilidades que
74
Mdulo II
ofrece el mercado debe indicar los criterios, procedimiento y/o metodologa

utilizados, a partir de las fuentes previamente identificadas, para determinar el
valor referencial. Dicho presupuesto dota de extrema transparencia al estudio
de posibilidades del mercado, dando un respaldo motivado ms congruente a
la determinacin del valor referencial.
10.2. Alcances del estudio de posibilidades que ofrece el mercado

El Estudio de posibilidades que ofrece el mercado se realiza en base a las caractersticas definidas en el requerimiento elaborado por el rea usuaria, las cuales
se encuentran sujetas a la evaluacin del rgano Encargado de las Contrataciones. Dicho estudio adems de servir como fuente para la Determinacin del
Valor Referencial, aporta muchos otros factores al proceso de seleccin entre
los cuales tenemos:
10.2.1. Pluralidad de Marcas y Postores

La pluralidad de postores en los procesos de seleccin es una caracterstica principal y a la vez prescindible de forma excepcional en determinados supuestos,
si bien por un lado el Organismo Encargado de las Contrataciones se encuentra
obligado a cursar cartas a distintos proveedores especializados en el objeto de
la convocatoria, la negativa de respuesta no configura la falta de postores o de
marcas, como tampoco, la carencia justificada de ms de un postor o marca,
no determina la nulidad del proceso.
Como bien lo detalla el OSCE en el Comunicado N 02-2009-OSCE/PRE,
donde el Organismo Supervisor precis lo siguiente, que en caso exista la imposibilidad de consultar ms de una fuente deber fundamentarse tal situacin
en el resumen ejecutivo.
Sin embargo, siempre que exista la posibilidad de acreditar la pluralidad de
marcas y postores en atencin al Principio de Libre Concurrencia y Competencia, deber cumplirse con registrarse la documentacin que se d cuenta
de la existencia de pluralidad de marcas y proveedores que puedan ofertar la
totalidad de las especificaciones tcnicas solicitadas en el requerimiento.
Mdulo II
75
10.2.2. Estandarizacin
El anexo de definiciones del Reglamento define a la Estandarizacin como el
proceso de racionalizacin consistente en ajustar a un determinado tipo o modelo
los bienes o servicios a contratar, en atencin a los equipamientos prexistentes.
Adicionalmente, de acuerdo a la definicin establecida en la Directiva N
1
102009-OSCE/CD , la estandarizacin es el proceso de racionalizacin que una
Entidad debe aplicar cuando le resulte inevitable contratar un bien o servicio
de una determinada marca o tipo particular, dado que slo este bien o servicio
garantiza la funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento
o infraestructura preexistente en la Entidad.
DISPOSICIONES ESPECFICAS
VI.1
La estandarizacin es el proceso de racionalizacin que una Entidad

debe aplicar cuando le resulta inevitable contratar un bien o servicio
de una determinada marca o tipo particular, dado que slo este bien
o servicio garantiza la funcionalidad, operatividad o valor econmico
del equipamiento o infraestructura preexistente en la Entidad.
VI.2 Los presupuestos que deben verificarse para que proceda la estandarizacin, son los siguientes:
a. La Entidad posee determinado equipamiento o infraestructura,
pudiendo ser maquinarias, equipos, vehculos, u otro tipo de
bienes, asi como ciertos servicios especializados;
b. Los bienes o servicios que se requiere contratar son accesorios o
complementarios al equipamiento o infraestructura preexistente;
y
Lineamientos Para la Contratacin en la Que se Hace Referencia a Determinada Marca o Tipo Particular.
76
Mdulo II
c. Los bienes o servicios que se requiere contratar son imprescindibles

para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor econmico
del equipamiento o infraestructura preexistente.
En consecuencia, no procede realizar un proceso de estandarizacin, entre otros supuestos, cuando: (i) no existe accesoriedad
o complementariedad entre el equipamiento o infraestructura
preexistente y los bienes o servicios a ser contratados; (ii) aun cuando exista accesoriedad o complementariedad, sta no responda
a criterios tcnicos y objetivos que la hagan imprescindible; (iii)
cuando se busque uniformizar el equipamiento o infraestructura
por razones estticas; (iv) cuando los bienes o servicios accesorios
o complementarios son considerados por la Entidad como una
mejor alternativa por criterios subjetivos de valoracin.
VI.3 Cuando en una contratacin en particular el rea usuaria -aquella de la
cual proviene el requerimiento de contratar o que, dada su especialidad
y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias- considere que resulta inevitable solicitar determinada marca o tipo
particular en los bienes o servicios a ser contratados, deber elaborar
un informe tcnico de estandarizacin debidamente sustentado, el cual
contendr como mnimo:
a. La descripcin del equipamiento o infraestructura preexistente de
la Entidad.
b. La descripcin del bien o servicio requerido, indicndose la marca o tipo de producto; asi como las especificaciones tcnicas o
trminos de referencia, segn corresponda.
c. El uso o aplicacin que se le dar al bien o servicio requerido.
d. La justificacin de la estandarizacin, donde se describa objetivamente los aspectos tcnicos, la verificacin de los presupuestos
para la estandarizacin antes sealados y la incidencia econmica
de la contratacin.
e. Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin
que sustenta la estandarizacin del bien o servicio, y del jefe del
rea usuaria.
f. La fecha de elaboracin del informe tcnico.
VI. 4. La estandanzacin de los bienes o servicios a ser contratados ser aprobada por el Titular de la Entidad, o por el funcionario al que este delegue
Mdulo II
77
dicha facultad, sobre la base del informe tcnico de estandarizacin emitido

por el rea usuaria, la que podr efectuar las coordinaciones que resulten
necesarias con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
para tal fin. Dicha aprobacin deber efectuarse por escrito mediante
resolucin o instrumento que haga sus veces, y publicarse en la pgina
web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin

Asimismo, en dicho documento deber indicarse el periodo de vigencia

de la estandarizacin, precisndose que de variar las condiciones que
determinaron la estandarizacin, dicha aprobacin quedar sin efecto.
Una vez aprobada la estandarizacin de los bienes o servicios a ser contratados, el rea usuaria remitir al rgano encargado de las contrataciones
de la Entidad, conjuntamente con las especificaciones tcnicas o trminos
de referencia segn corresponda, el informe tcnico de estandarizacin
y el documento mediante el cual se aprob la estandarizacin, a fin de
que dicho rgano realice las actividades necesarias para concretar la
contratacin del bien o servicio requerido.
VI.5 Cuando un Comit Especial constate que al describir los bienes o servicios a
ser contratados se hace referencia a determinada marca o tipo particular,
deber verificar que en el expediente de contratacin se haya incluido
el informe tcnico de estandarizacin y el instrumento que aprob la
estandarizacin; en caso contrario, deber observar el expediente de
contratacin y devolverlo al rgano encargado de las contrataciones de
la Entidad para su reformulacin.
78
La estandarizacin no supone la existencia de un proveedor nico en el

mercado nacional, es decir, el hecho que una Entidad apruebe un proceso
de estandarizacin no enerva la posibilidad de que en el mercado pueda
existir ms de un proveedor, con lo cual, un principio, la Entidad se encontrara obligada a efectuar un proceso de seleccin para determinar al
proveedor con el cual
En los procesos que se encuentren bajo la cobertura de uno o ms acuerdos comerciales suscritos por el Per, junto a la marca o tipo particular
requerido debe incluirse la frase o equivalente. Es responsabilidad de
la Entidad determinar procedimientos o mecanismos objetivos para determinar la equivalencia de la marca requerida, tomando en cuenta para
ello los principios de Libre Concurrencia y Competencia, Razonabilidad
y Eficiencia.
Mdulo II
VII.
DISPOSICIN FINAl
VII.1 La presente Directiva entrar en vigencia dentro de los treinta
(30) das contados desde de la publicacin de la Resolucin que
la aprueba en el Diario Oficial El Peruano y de su publicacin
en los portales del Estado Peruano y del OSCE.
VII.2 La presente directiva es aplicable a los procesos de contratacin en
los que el requerimiento del rea usuaria se formule a partir de su
entrada en vigencia.
10.2.3. Posibilidades de Distribucin de la Buena Pro

El artculo 74 del Reglamento ha establecido la posibilidad de distribuir la Buena Pro solo si el resultado del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
hubiera determinado que el requerimiento no podr ser cubierto por un solo
proveedor.
Adems seala que, el Comit Especial otorgar la Buena Pro al postor que
hubiera obtenido el mejor puntaje total, en los trminos de su propuesta y por la
cantidad que hubieses ofertado, [y que] el saldo del requerimiento no atendido
por el postor ganador ser otorgado a los postores que le sigan, respetando el
orden de prelacin, siempre que las propuestas econmicas presentadas no sean
superiores al cinco por ciento (5%) de aquella del postor ganador.
[Siendo adems que en caso] las propuestas econmicas superen dicho lmite,
para efectos de otorgarse la Buena Pro, los postores tendrn la opcin de reducir
su propuesta para adecuarse a la condicin establecida en el prrafo anterior.
10.2.4. Informacin adicional para la elaboracin de los factores de

evaluacin
Otra de las finalidades implcitas en el desarrollo del estudio de posibilidades
que ofrece el mercado es el servir como fuente alterna de informacin, de tal
forma que el Organismo Encargado de las Contrataciones pueda recabar informacin de segunda mano, aprovisionndose, por ejemplo, de las actualizaciones
efectuadas por las fuentes de cotizacin, en funcin de avances tecnolgicos
Mdulo II
79
u actualizaciones al objeto de la convocatoria que sirvan como factores de

evaluacin a tomar en cuenta.
10.2.5. Anlisis de la pertinencia de efectuar ajustes a las caractersticas

de y/o condiciones de lo que se va a contratar
Con la implementacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado,
el rgano Encargado de las Contrataciones, puede acceder a informacin de
primera mano en virtud al empleo de cotizaciones, como plazos de entrega,
pluralidad de postores, marcas, entre otros; informacin que, de considerarse
necesario puede conllevar a una variacin en el requerimiento.
Dicha variacin podr reflejarse en la determinacin de las especificaciones
tcnicas o llamado tambin ajustes de caractersticas tcnicas, para lo cual
el Organismo Encargado de las Contrataciones deber siempre coordinar con
el rea usuaria. Dando esto como resultado un requerimiento final con nuevas
caractersticas, para lo cual el Organismo Encargado de las Contrataciones
deber evaluar si resulta necesaria la realizacin de un nuevo estudio.
10.3. Fuentes del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

El artculo 12 del Reglamento seala que Para realizar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, debe emplearse, como mnimo, dos (2) fuentes,
pudiendo emplearse las siguientes: presupuestos y cotizaciones actualizados,
los que debern provenir de personas naturales o jurdicas que se dediquen
a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes, cuando corresponda; portales y/o pginas Web, catlogos, precios histricos, estructuras
de costos, la informacin de procesos con Buena Pro consentida publicada en
el SEACE, entre otros, segn corresponda al objeto de la contratacin y sus
caractersticas particulares debiendo verificarse que la informacin obtenida en
cada fuente corresponda a contrataciones iguales o similares a la requerida.
En caso exista la imposibilidad de emplear ms de una fuente, en el estudio
deber sustentarse dicha situacin.
Asimismo, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado debe tener
en consideracin las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin,
descuentos por volmenes, disponibilidad inmediata de ser el caso, mejoras
en las condiciones de venta, garantas y otros beneficios adicionales, as como
tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin de las Entidades.
(El subrayado es agregado) Al respecto, en primer lugar, debe precisarse que,
en el marco de un estudio de posibilidades que ofrece el mercado, las fuentes
le permiten a la Entidad conocer los datos e informacin relevante sobre los
80
Mdulo II
precios y dems condiciones del mercado, a partir de los cuales se determinar

el valor referencial.
En ese sentido, de la lectura del citado artculo debe entenderse que los presu2
puestos y cotizaciones actualizados obtenidos a travs de portales y/o pginas
Web, catlogos, entre otros- los precios histricos y las estructuras de costos
constituyen algunas de las fuentes que pueden emplearse para determinar el
valor referencial.
De otro lado, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin,
los descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata, las mejoras en las
condiciones de venta, las garantas y otros beneficios adicionales, as como la
vigencia tecnolgica constituyen condiciones de mercado en s mismas, que
pueden considerarse criterios adicionales para la determinacin del valor referencial en la medida que inciden sobre ste.
Ahora bien, en atencin a la antigedad del precio histrico debe indicarse
que, de ser necesaria esa fuente, deber ser actualizada al momento de la determinacin del valor referencial a efectos de reflejar el comportamiento real
del mercado.
En virtud de lo expuesto, debe concluirse que los presupuestos, cotizaciones,
precios histricos, estructuras de costos actualizadas y contrataciones similares
de otras entidades constituyen algunas de las fuentes que pueden emplearse
3
para la determinacin del valor referencial .
Sobre el particular, como hemos observado, el artculo 12 del Reglamento

distingue varias fuentes, muchas de las cuales desarrollaremos a continuacin:
2
3
Cabe sealar que el Comunicado N 002-2009-OSCE-PRE establece que las cotizaciones, sin importar su nmero,
constituyen una sola fuente.
Mdulo II
81
10.3.1. Precios Histricos

El precio histrico viene a ser aquel pago que la Entidad efecta o ha efectuado
por la contratacin de un bien, servicio u obra, de igual o similar caractersticas
al que actualmente es objeto de la convocatoria. Un claro ejemplo del empleo
de Precios histricos podemos encontrarlo en el Pronunciamiento N 023-2012/
DSU en donde se detalla que: conforme se aprecia del Resumen Ejecutivo del
estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, en el presente caso, el valor
referencial del proceso se determin en base a dos (02) fuentes:
Cotizaciones y precios histricos. Respecto de las cotizaciones se aprecia que la
Entidad obtuvo tres (03) cotizaciones que oscilaron entre los S/. 2,038,740.88
y los S/. 2,517,978.40 Nuevos Soles. Por su parte, la otra fuente se obtuvo del
precio adjudicado en la Adjudicacin de Menor Cuanta N 050-2009/EGESG,
convocado para la prestacin del mismo servicio objeto de convocatoria, el cual
fue adjudicado en enero del 2010 al Consorcio conformado por las empresas
Concesionaria Nueva Delicia S.A.C. y Concesionaria Las Delicias S.A.C., por
un monto equivalente de S/. 1,629,816.78 Nuevos Soles.
Sobre el particular, se aprecia que el rgano encargado de las contrataciones
emple el promedio de los costos obtenidos en ambas fuentes como criterio para
determinar el valor referencial del proceso objeto de convocatoria, resultando
un monto equivalente a S/. 1,987,647.46 Nuevos Soles.
Del informe tcnico remitido por la Entidad con ocasin de la elevacin de las
observaciones se indic que el valor referencial del proceso ha sido determinado considerando las disposiciones contendas en la normativa de contratacin
pblica, para lo cual se elabor un estudio de mercado relativo a los precios y
condiciones del servicio convocado, a partir de los trminos de referencia de ste
y los costos estimados en el Plan Anual de Contrataciones. En relacin con ello,
se seal que la antigedad del valor referencial no supera los tres (03) meses
contados a partir de la aprobacin del expediente de contratacin, siendo que
ste fue aprobado el 18.11.2011, conforme a lo establecido en el artculo 27
de la Ley, precisndose adems que la normativa de contratacin pblica no
ha establecido restriccin alguna sobre la antigedad de los precios histricos.
Finalmente, se mencion que el valor referencial del proceso, determinado en
virtud del estudio de mercado realizado, ha sido calculado incluyendo todos los
costos que debe incurrir el contratista segn la legislacin vigente, conforme a
lo indicado en el artculo 13 del Reglamento.
10.3.2. Precios SEACE

Los precios SEACE obtienen su informacin del uso de portales de Internet.
En nuestro caso, la pgina web del SEACE http://www2.seace.gob.pe/ pues
82
Mdulo II
permite que una entidad pueda realizar una bsqueda en dicho sistema y tome
conocimiento de qu Entidad ha llevado a acabo un proceso de seleccin para
la contratacin de bienes y servicios, de iguales o similares caractersticas a
las requeridas en el objeto de la presente convocatoria, debiendo descartarse
aquellas con inferiores caractersticas.
10.3.3. Estructura de costos

Es aquella informacin empleada por una entidad a fin de determinar el valor
referencial del proceso de seleccin en virtud de los costos de cada componente
o partida del bien, servicio u obra a contratar. Debiendo incluir los conceptos
de utilidades, tributos y todo costo que indica en el precio. A fin de poder
utilizar esta fuente, es necesario que la Entidad tenga conocimiento cierto y
exacto de cada uno de los costos que se encuentran involucrados en el objeto
del presente proceso de seleccin. Un ejemplo de estructura de costos es el
visto en el Pronunciamiento N 284-2012/DSU que detalla la determinacin
del costo diario de racin de alimentos preparados, considerando las variables,
de acuerdo al detalle de estructura de costos que mostramos a continuacin:
ESTRUCTURA DE COSTOS DIARIO POR
RACIN DE ALIMENTOS
E.P M. CASTRO CASTRO

INTERNOS
PERSONAL
E.P LIMA
INTERNOS
PERSONAL
PRODUCTOS ALIMENTICIOS
3.0643
3.4880
3.0020
3.4257
ADICIONALES POR FECHAS FESTIVAS
0.0213
0.0213
0.0230
0.0230
CONSUMO DE AGUA Y ELECTRICIDAD
0.0428
0.0428
0.0520
0.0520
COMBUSTIBLE (GAS)
0.2131
0.2131
0.1950
0.1950
PERSONAL (mano de obra y seguros)
0.2421
0.2421
0.2800
0.2800
TRANSPORTE
0.0266
0.0266
0.0305
0.0305
LIMPIEZA
0.0135
0.0135
0.0100
0.0100
OTROS (inspecciones, pruebas, fumigacin)
0.0101
0.0101
0.0511
0.0511
UTILIDAD
0.1800
0.1800
0.1700
0.1700
VALOR VENTAS
3.8136
4.2373
3.8136
4.2373
IGV 18%
0.6864
0.7627
0.6864
0.7627
4.500
5.000
4.500
5.000
OTROS COSTOS
PRECIO DE VENTA
Ahora bien, al absolver la mencionada observacin, el Comit Especial seal

que el valor referencial ha sido determinado emplendose el promedio de las
fuentes valores histricos y otros procesos del SEACE, por ello, el cuadro
de estructura de costos del resumen ejecutivo constituye una informacin referencial, toda vez que las empresas que cotizan o se adjudican la buena pro
presentan estructuras de costos de acuerdo a su desenvolvimiento empresarial,
tal como se aprecia en los diversos procesos de seleccin convocados, los mismos
que presentan el monto de S/. 4.50 para internos y S/. 5.00 para el personal
Mdulo II
83
del INPE como valor referencial por el servicio de una racin alimenticia en los
establecimientos penitenciarios. (El subrayado es agregado).
10.3.4. Cotizaciones
Son aquellas consultas y/o solicitudes de informacin que las entidades pblicas
formulan a los diferentes proveedores del Estado con la finalidad de averiguar
el monto al cual ascender la contratacin que la Entidad llevar a cabo.
En la prctica las cotizaciones son una de las fuentes mayormente empleadas
por las entidades en el interior del desarrollo del Estudio de posibilidades que
ofrece el mercado, por lo cul consideramos pertinente ahondar en este tema.
10.3.4.1. Procedimiento de solicitud y presentacin de cotizaciones

Las solicitudes de cotizacin se encuentran a cargo del rgano Encargado de
las Contrataciones, stas debern ser dirigidas a diferentes personas naturales
o jurdicas, en el mbito local, regional, nacional, o internacional (sucursales
u otras), que se dediquen a actividades materia del objeto de la convocatoria,
caso contrario la cotizacin, como tambin su contenido sern consideradas
invlidas.
En realidad, no existe un nmero mnimo ni mximo de proveedores con los que
la Entidad pueda formular consulta para cotizar precios, puesto que, la cantidad
de solicitudes a requerir forma parte de la discrecionalidad de la Entidad, con
la finalidad de servir como fuente de determinacin de las reales condiciones
del mercado y el valor real del objeto de la convocatoria. Sin embargo, es importante resaltar que el empleo de varias cotizaciones no representa en materia
de fuentes ms que una sola fuente, por lo cul adems de la cotizacin se
debern contar como mnimo con una fuente adicional de otra naturaleza para
cumplir con el requerimiento mnimo establecido por la Ley (dos fuentes), salvo
excepciones detalladas en la normativa de contrataciones.
Cabe precisar que el rgano Encargado de las Contrataciones podr solicitar
en caso lo considere pertinente una cotizacin a una sola empresa en suma
al empleo de otra fuente, lo cual no invalidar el estudio de posibilidades que
ofrece el mercado.
Por otra parte, la Ley establece la obligacin, por parte de la Entidad, de entregar a los proveedores la informacin de las caractersticas tcnicas mnimas del
bien o servicio a contratar. Pues es sobre estas caractersticas que el proveedor
va a tener conocimiento de cmo se debe llevar a cabo la prestacin y cuales
son las caractersticas del bien o servicio y como calcular el precio objeto de la
solicitud de cotizacin.
84
Mdulo II
Sin embargo, es importante resaltar que la naturaleza de las cotizaciones que

los proveedores formulen en esta etapa no constituye oferta econmica, y que
por tanto, no resulta obligatorio que el monto que consignen al momento de
presentar su cotizacin coincida, de presentarse en el proceso de seleccin, con
el monto establecido en su oferta econmica.
Siendo de total obligatoriedad que la Entidad reciba las cotizaciones presentadas por los proveedores, teniendo en cuenta que esto, no significa que se
deba considerar o valorar cada una de las cotizaciones presentadas para la
determinacin del Valor Referencial. Lo cual se debe a que de forma implcita
existen ciertos criterios de discriminacin de las cotizaciones, con la finalidad
de obtener un resultado ms acorde al mercado en funcin de una tasacin
objetiva del requerimiento.
10.3.4.2. Modalidades de consulta de Precio

Para solicitar cotizaciones no es obligatorio utilizar un formato determinado,
puesto que la Ley y el Reglamento no lo definen. No obstante ello, algunas
entidades crean sus propios formatos para solicitar cotizaciones, los cuales solo
sern obligatorios para su respectivo rgano de Encargado de la Contrataciones, en tanto se encuentren aprobados por sus normas internas, tales como
directivas, comunicados o resoluciones.
Las solicitudes de cotizacin de precios pueden ser realizadas de dos maneras:
Primero, solicitando solo el precio para un bien o servicio x requerido
por la entidad, cuyas caractersticas seala o adjunta.
Segundo, solicitando adems del precio, el detalle de las caractersticas
del bien o servicio a ofrecer, entendiendo que es el proveedor, el cual se
encuentra en mejor posicin de poder delimitar aquel bien o servicio que
pueda satisfacer en mejor forma la necesidad de la entidad. En este caso el
proveedor se ver obligado a detallar las caractersticas para que se prosiga
con el procedimiento de validacin de su cotizacin.
10.4. Evaluacin de fuentes para la correcta determinacin del Valor

Referencial en el Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
Al respecto de la evaluacin de las fuentes, es importante resaltar que dicho
aspecto, dista de ser similar a la discriminacin de fuentes por razones de criterios metodolgicos propios de la entidad.
Una vez depurado el conjunto de fuentes, a travs de una objetiva discriminacin metodolgica, se proceder a la evaluacin de stas dependiendo del tipo
Mdulo II
85
de fuente empleado. Luego, se establecer un criterio no de descarte, sino ms

bien del tipo promedio; por ejemplo, en el caso de las cotizaciones el rgano
Encargado de las Contrataciones, despus de elegir entre el universo de cotizaciones, deber tomar en cuenta el promedio simple de todas ellas, por ejemplo,
si son 3 cotizaciones de 3 empresas diferentes, el clculo ser el siguiente:
Empresa 1 + Empresa 2 + Empresa 3/ 3
Asimismo, en razn de vincular una fuente con otras de naturaleza distinta, el
rgano Encargado de la Contrataciones deber elegir aquellas cual costo sea
inferior a las dems, puesto que la metodologa de determinacin del valor
referencial requiere que este sea el menor precio obtenido a travs del promedio de las menores fuentes de cualquiera de las fuentes empleadas, tomando
en cuenta que dicha cotizacin cumple los requisitos mnimos y adems se
encuentra debidamente actualizada, por ejemplo:
Fuente 1 (Cotizacin) = 10.000 y Fuente 2 (Precios Histricos) = 10.500;
entonces se tomar en cuenta el precio referencial de la fuente 1 (cotizacin)
= 10.250 por ser el promedio de las dos fuentes con menor precio.
10.5. Factores externos a tomar en cuenta en el Estudio de Posibilidades

que ofrece el mercado
De acuerdo con el artculo 13 del Reglamento, el Valor Referencial se calcular
incluyendo todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y, de
ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislacin vigente,
as como tambin otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre
el valor de los bienes y servicios a contratar. [Asimismo], las cotizaciones de
los proveedores [tambin] debern incluir los mencionados componentes.
Por tanto se entiende que tanto las cotizaciones, como las respuestas a dichos
cotizaciones y el valor referencial ya determinado deber incluir todos aquellos
costos vinculantes al precio que supongan un adicional posterior en el incremento del precio bruto.
Por su parte, el antepenltimo prrafo del artculo 63 del Reglamento establece
que Las propuestas econmicas debern incluir todos los tributos, seguros,
86
Mdulo II
transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que pueda tener
incidencia sobre el costo del bien, servicio u obra a adquirir o contratar; excepto
la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. (El subrayado
es agregado).
Como se aprecia, las Entidades deben determinar el valor referencial de los
bienes, servicios u obras a ser contratados, considerando el ntegro de los costos
que incidan en su precio, entre estos: el Impuesto General a las Ventas (IGV).
Asimismo, los postores deben formular sus propuestas econmicas considerando
todos los costos que incidan en el precio ofertado, lo cual incluye el IGV.
Ahora bien, el primer prrafo del numeral 2) de la Cuarta Disposicin Complementaria Final del Reglamento establece que El postor que goza de la
exoneracin prevista en la Ley N 27037, Ley de Promocin de la Inversin en
la Amazona, formular su propuesta econmica teniendo en cuenta exclusivamente el total de los conceptos que conforman el valor referencial, excluido el
Impuesto General a las Ventas (IGV). (El subrayado es agregado).
De acuerdo con la disposicin citada, los postores que gozan de la exoneracin
prevista en la Ley N 27037, Ley de Promocin de la Inversin en la Amazona, pueden formular su propuesta econmica excluyendo el IGV del valor
referencial.
No obstante, el hecho que los postores que gozan de la exoneracin del IGV
puedan presentar sus propuestas econmicas excluyendo este impuesto, no
implica que en las Bases de los procesos de seleccin que se realizan en las
zonas comprendidas en el mbito de aplicacin de la Ley N 27037, las Entidades deban establecer dos valores referenciales, uno con IGV y otro sin IGV.
Por el contrario, el numeral 1) de la Cuarta Disposicin Complementaria Final
del Reglamento precisa que El valor referencial del proceso de seleccin es
nico y deber incluir todos los conceptos que incidan sobre el costo del bien,
servicio u obra a contratar, incluido el Impuesto General a las Ventas (IGV),
determinado en los correspondientes estudios de posibilidades que ofrece el
mercado que realiz la Entidad. (El subrayado es agregado).
En tal sentido, el valor referencial es nico y, por tanto, siempre debe considerar
los impuestos que resulten aplicables; entre estos el IGV, aun cuando el proceso
de seleccin se realice en una zona comprendida en el mbito de aplicacin de
la exoneracin del IGV prevista en la Ley N 27037.
Adicionalmente, debe indicarse que, de conformidad con el segundo prrafo del
artculo 33 de la Ley, Las propuestas que excedan el Valor Referencial sern
devueltas por el Comit Especial, tenindose por no presentadas; salvo que
Mdulo II
87
se trate de la ejecucin de obras, en cuyo caso sern devueltas las propuestas

que excedan el Valor Referencial en ms del diez por ciento (10%) del mismo.;
asimismo, en el tercer prrafo de este artculo se precisa que El Reglamento
de la presente norma sealar los lmites inferiores en el caso de la ejecucin
y consultora de obras. (El subrayado es agregado).
En esa medida, el tercer prrafo del artculo 39 del Reglamento seala que De
conformidad con el artculo 33 de la Ley, las Bases debern consignar, en el
caso de los procesos para la ejecucin de obras, el monto mximo admisible de
la propuesta econmica, el cual ser el ciento diez por ciento (110%) del valor
referencial; y para el caso de los procesos de ejecucin y consultora de obras,
el monto mnimo admisible, el cual ser el noventa por ciento (90%) del valor
referencial. (El subrayado es agregado).
De esta manera, en las Bases de los procesos que tienen por objeto la ejecucin de obras o consultora de obras, deben consignarse los lmites mnimo y
mximo del valor referencial, el cual, como se ha indicado previamente, debe
incluir el IGV.
No obstante, en la medida que en los procesos de seleccin que se realizan
en zonas comprendidas en el mbito de aplicacin de la Ley N 27037, los
postores que gozan de la exoneracin del IGV pueden presentar sus propuestas
econmicas sin IGV, es necesario que en las Bases de los procesos que tienen
por objeto la ejecucin o consultora de obra se establezca los lmites mnimos
y mximos del valor referencial con y sin este impuesto.
Ello, con la finalidad que el Comit Especial pueda verificar si las propuestas
se encuentran dentro de estos lmites, y en consecuencia, determinar si las
admite o no; tal como se desprende del segundo prrafo del numeral 2) de la
Cuarta Disposicin Complementaria Final del Reglamento: En los procesos de
seleccin para la ejecucin y consultora de obras, la verificacin respecto de
que las propuestas econmicas se encuentran dentro de los lmites establecidos
en la Ley y el presente Reglamento, se efectuar sobre el total de los conceptos
que conforman el valor referencial excluido el Impuesto General a las Ventas
(IGV)., precisndose en el ltimo prrafo de este numeral que El cumplimiento de lo sealado constituye requisito de admisibilidad de la propuesta.
(El subrayado es agregado).
10.6. Elaboracin del Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es el documento que contiene de manera resumida cmo
se determin el Valor Referencial. En este sentido, el contenido del resumen
ejecutivo contiene los criterios y procedimientos empleados para determinar
el Valor Referencial a partir de las fuentes vlidas (fuentes que el respectivo
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Mdulo II
rgano Encargado de las Contrataciones a delimitado normativamente), luego

que dicho rgano realiz la discriminacin de precios bajo sancin de nulidad,
conformidad con lo sealado en los artculos 51 y 92 del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante D.S. N 184-2008-EF
modificado con D.S. N 021-2009-EF y la Directiva N 004-2013-OSCE/CD
Disposiciones sobre el contenido del resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
El mencionado resumen ejecutivo tiene la finalidad de dar a conocer el anlisis
realizado por la entidad para determinar el valor referencial del proceso de seleccin, en cumplimiento de lo dispuesto en los artculos 12, 13 y 14 del referido
Reglamento. En tal sentido, el resumen ejecutivo debe contener lo siguiente:
Datos generales del proceso.
Informacin sobre el requerimiento.
Las fuentes empleadas a fin de determinar el valor referencial del proceso
de seleccin, debindose tener en cuenta que debe existir como mnimo
dos (2) fuentes distintas, [las cuales debern] estar referidas al requerimiento
realizado por el rea usuaria de la entidad.
Los criterios, el procedimiento y/o metodologa utilizados a partir de las
fuentes previamente identificadas, con la finalidad de determinar el valor
referencial del proceso de seleccin.
El valor referencial del proceso de seleccin as como su antigedad
Informacin adicional que, de ser el caso, resulte relevante en el estudio
realizado por la entidad.
Asimismo, es importante resaltar que si bien el Organismo Encargado en las
Contrataciones le corresponde la elaboracin del resumen ejecutivo por ser
el ms capacitado para hacerlo, es el Comit Especial quien lo recepciona
y el encargado de publicarlo al momento de la convocatoria del proceso de
seleccin. Debiendo ser adjuntado en la ficha del mencionado proceso, bajo
sancin de nulidad.
Mdulo II
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10.6.1. El resumen Ejecutivo en la adjudicacin de menor cuanta y

adjudicacin de menor cuanta derivada
Hay dos casos particulares con los procesos de seleccin de Adjudicacin de
Menor Cuanta:
En el primer caso, no ser obligatorio que el Expediente de Contratacin
cuente con un resumen ejecutivo cuando del objeto de la contratacin y
del valor referencial determinado se concluy que el tipo de proceso inicial
es Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC.
En el segundo caso, ser obligatorio cuando el tipo de proceso de seleccin
Adjudicacin de Menor Cuanta derive de un proceso de seleccin declarado
desierto.
Caso Prctico
Un proveedor verifica que la primera convocatoria del proceso de seleccin es una Adjudicacin de
Menor Cuanta. Si la segunda convocatoria tambin se realiza por AMC, es obligatorio que el OEC
elabore un resumen ejecutivo?
Respuesta.
Hay que distinguir los dos supuestos.
En el presente caso, no estamos ante el segundo supuesto, pues desde el inicio el proceso de seleccin
siempre fue una Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC. Es decir, el resumen ejecutivo es obligatorio para
todos los casos de AMC derivados de un proceso declarado desierto, excepto cuando deriva de otra AMC.
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Mdulo II
Adicionalmente, si bien su elaboracin corresponde al OEC, pues es este quien

tiene a su cargo la elaboracin del estudio de las posibilidades que ofrece el
mercado, es obligacin del Comit Especial publicar el resumen ejecutivo al
momento de la convocatoria del proceso de seleccin, en la ficha del mencionado proceso, bajo sancin de nulidad.
Caso Prctico
Es vlido que al momento de convocar se publique junto con la convocatoria la resolucin administrativa que aprueba el Expediente de Contratacin (que contiene el estudio de posibilidades que ofrece
el mercado)?
Respuesta.
Si bien el resumen ejecutivo cuenta como se ha realizado el estudio de posibilidades que ofrece el mercado a fin de determinar el valor referencial, este no se puede sustituir con la resolucin administrativa
que aprueba el Expediente de Contratacin. En ese sentido, al observarse la falta de publicacin del
mencionado resumen, el proceso de seleccin deviene en nulo.
Otro caso similar se da cuando luego de tener acceso al Expediente de Contratacin, un proveedor puede cuestionar que el contenido del resumen no se
condice con la informacin que obra en el estudio de posibilidades del mercado
por corresponder a otro proceso de seleccin, lo que conllevara a la nulidad
del proceso de seleccin.
Se debe revisar si el Comit Especial solicit la revisin del resumen ejecutivo,
porque su modificacin implica la conformidad del OEC y, en algunos casos,
la aprobacin de un nuevo valor referencial, y por ende, de un nuevo resumen
ejecutivo, que tal vez no sea el mismo que se encuentre publicado en el SEACE
junto con la convocatoria. Ello acarrear la nulidad del proceso de seleccin
convocado, lo que puede ser expuesto por el proveedor en las observaciones,
al momento de impugnar, o antes de la suscripcin del contrato.
Excepcionalmente, hay casos en los que el OEC ha realizado ms de un estudio
de posibilidades que ofrece el mercado sobre el mismo objeto del proceso de
seleccin (sea por el cambio de especificaciones tcnicas o de los trminos de
referencia), y en esos casos, el proveedor deber verificar que el contenido del
resumen corresponda a la determinacin del valor referencial del ltimo estudio
de posibilidades del mercado que se efectu.
Nota
La ausencia de publicacin del resumen ejecutivo, en los casos en que es
obligatorio, conlleva la nulidad del proceso de seleccin.
Mdulo II
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10.6.2. Incorrecta aplicacin del Estudio de posibilidades que ofrece

el mercado
La incorrecta determinacin del Valor Referencial viene a concebirse, cuando
dentro del esquema Legal establecido por la norma, prexiste algn fallo aplicativo. Podemos encontrar casos tales como, la utilizacin de proveedores no
especializados en el objeto de la convocatoria, como agentes empleados en el
proceso de cotizacin, lo cul de por si ya genera la nulidad del proceso.
No obstante, no es el nico problema que se plantea, existen ocasiones en
donde el Valor Referencial del estudio de mercado no se ajusta fehacientemente
a las caractersticas del objeto a contratar; mayormente por causa de factores
externos que la normativa establece textualmente deban ser tomados en cuenta,
y que al ser obviados producen una falseacin del precio.
Asimismo, podemos encontrar situaciones en las cuales se vislumbra el empleo
injustificado de una sola fuente de informacin al interior del proceso de seleccin, lo cual dota una vez ms de nulidad al proceso. En sntesis, existen estos
y ms supuestos que de no realizarse conforme a ley devendrn en la mayora
de casos en la declaracin de nulidad del proceso, por lo que recomendamos
no tratar de incurrir en aspectos no regulados por la Ley y el Reglamento,
recordando que el Derecho Administrativo es de aplicacin objetiva , no interpretativa ni anloga y que adems, depende estrictamente del principio de
legalidad, y por tanto es necesario ceirnos al pie de la letra a lo establecido
en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
10.6.3. Informacin adicional que resulte relevante en el estudio realizado por la Entidad
Finalmente, solo de ser el caso, se sealar otros aspectos que pueden ser
recomendaciones tales como:
Si como resultado del valor referencial determinado el tipo de proceso
sealado en el Plan Anual de Contrataciones debe cambiar.
Si es necesaria una modificacin del mencionado plan conforme a la Ley
y su Reglamento.
Si el valor referencial puede estar sujeto a reajuste.
De no contener toda la informacin sealada, el proveedor se encontrar ante
la ausencia de un resumen o ante la insuficiencia de l, lo que conllevar al
incumplimiento del mandato de la normativa de contratacin estatal y de lo
dispuesto por el OSCE.
92
Mdulo II
11. EL VALOR REFERENCIAL

El Valor Referencial es el costo estimado aprobado por la entidad para la contratacin de bienes, servicios u obras, sobre la base de los precios de mercado.
Para ello, la entidad calcular el Valor Referencial incluyendo todos los tributos
seguros, transporte, inspecciones, pruebas y cualquier otro concepto que pueda
incidir sobre el costo de los bienes, servicios o ejecucin de obras a adquirir o
contratar.
11.1. Determinacin del valor referencial

El artculo 27 de la Ley de Contrataciones y los artculos 12 al 17 de su Reglamento regulan lo referente al Valor Referencial. El Artculo 27 de la Ley define
que corresponde al rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad
determina[r] el Valor Referencial de contratacin con el fin de establecer el tipo
de proceso de seleccin correspondiente y gestionar la asignacin de los recursos
presupuestales necesarios. [Asimismo, que e]n los procesos de seleccin sujetos
a la modalidad de Convenio Marco, la determinacin del valor referencial es
facultativa.
En este sentido el artculo 13 del Reglamento establece que en el Proceso de
determinacin del Valor Referencial, el rgano Encargado se encuentra facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que se encuentra
obligada a brindarlo bajo responsabilidad.
Sobre la determinacin del valor referencial, se debe tener en cuenta que ste es
uno de los fines y resultados del estudio de posibilidades que ofrece el mercado,
que ayudar a cumplir las metas y objetivos de la Entidad cuando se apliquen
los principios de eficacia, eficiencia y celeridad, lo que conllevar a conseguir
el abastecimiento oportuno de las necesidades de la Entidad, maximizando el
valor del dinero.
En relacin a lo expuesto, es importante desarrollar los conceptos de valor
estimado y valor referencial: el primero, es aquel valor que se considera en el
Plan Anual de Contrataciones - PAC para registrar la informacin sobre la base
de simples indagaciones; a diferencia del valor referencial, que es el que se determina como resultado de un estudio de posibilidades que ofrece el mercado.
Respecto del clculo del valor referencial, debemos enfatizar que ste responde
a los criterios ya mencionados para discriminar los precios obtenidos, quedando
solo con aquellos que se utilizarn para su determinacin. Para ello la normativa
establece, que se debe utilizar como mnimo dos (02) fuentes, salvo que sea
imposible conseguirlas, y en ese caso bastar una sola fuente, lo que deber
sustentarse detalladamente y por escrito.
Mdulo II
93
Como ya hemos sealado, uno de los criterios para la discriminacin de precios es su antigedad. Por ello, dado que el valor referencial debe reflejar el
valor del mercado, ste no puede ser muy antiguo. El Reglamento establece
los parmetros de antigedad, dependiendo del objeto de contratacin (bien,
servicio u obra).
En cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 16 del Reglamento, el valor
referencial para el caso de bienes y servicios no puede tener una antigedad
mayor a tres (03) meses contados a partir de la aprobacin del expediente de
contratacin, para lo cual se exige la fecha de aprobacin del expediente de
contratacin deba ser consignada en las Bases.
Asimismo, para convocar un proceso de seleccin tratndose de ejecucin y
consultora de obras, el valor referencial no puede tener una antigedad mayor
a seis (6) meses.
Para el caso de ejecucin de obras que cuenten con expediente tcnico, la
antigedad del valor referencial se computa desde la fecha de determinacin
del presupuesto de obra que forma parte del expediente tcnico. Asimismo,
en el caso de consultora de obras, la antigedad del valor referencial se computa desde la fecha de determinacin del presupuesto de consultora de obra
obtenido por la Entidad producto del estudio de las posibilidades que ofrece
4
el mercado consignado en el expediente de contratacin .
Como se puede colegir los momentos en que el OEC de la Entidad determina
el valor referencial, es distinto al momento de la elaboracin y a aqul correspondiente a la aprobacin. Asimismo el momento de la elaboracin y el momento de la aprobacin del Expediente de Contratacin pueden ser distintos,
o pueden realizarse el mismo da.
Por ello, el proveedor no puede observar que la aprobacin del Expediente de
Contratacin no se haya realizado el mismo da de la determinacin del valor
referencial, toda vez que entre ambos momentos existe un plazo razonable de
tramitacin a cargo de la Entidad.
11.2. El procedimiento general para la determinacin del Valor Referencial

El artculo 27 de la Ley precisa el procedimiento general a seguir para la fijacin del Valor Referencial indicando que este se determina sobre la base de
un estudio de posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado,
efectuado en funcin del anlisis de los niveles de comercializacin, a partir
de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y los costos estimados
4
Conforme a la modificacin del Decreto Supremo N 080-2014-EF.
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Mdulo II
en el Plan Anual de Contrataciones, de acuerdo a los criterios sealados en el

reglamento.
El estudio al que se refiere el Artculo 27 se encuentra establecido en el artculo
12 del Reglamento, el que indica que este deber tomar en cuenta, cuando
exista la informacin y corresponda, entre otros, lo siguientes elementos:
Presupuestos y cotizaciones actualizados, los que debern provenir de
personas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de
la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda, a travs de
portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros, debiendo emplearse como
mnimo 2 fuentes.
Tambin tomar en cuenta cuando la informacin este disponible:
-
Precios histricos.
Estructura de costos
Alternativas existentes segn el nivel de comercializacin.
Descuentos por volmenes.
Disponibilidad inmediata de ser el caso.
Mejoras en las condiciones de venta, garantas y otros beneficios adicionales.
Vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin.
En relacin con la determinacin del Valor Referencial tenemos que en la

Resolucin N 1243-2010-TC-S2, se estableci la relacin entre Valor Referencial y el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos
siguientes () la determinacin del valor referencial de los bienes, servicios
u obras requeridas por la Entidad, se efecta sobre la base de un estudio de
posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, sobre la base de
las caractersticas tcnicas definidas por el rea usuaria.
Tngase en cuenta que la determinacin del valor de mercado es un factor indispensable para el inicio y el desarrollo del proceso de seleccin, debido a que
sobre la base de l los potenciales postores presentarn sus respectivas ofertas.
As, pues, antes de la formulacin de la invitacin a ofrecer, la entidad debe
determinar el valor que pagara por la adquisicin o contratacin requerida.
Para mejor comprensin, veamos el siguiente caso prctico sobre la determinacin del valor referencial para la contratacin de bienes:
Mdulo II
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Caso Prctico
Si exactamente hace dos meses se aprob el Expediente de Contratacin para la contratacin de equipos
de cmputo, y an no se aprobaron las Bases administrativas, la Entidad puede convocar el proceso?
Respuesta.
La Entidad no debe convocar el proceso de seleccin sino hasta despus de elaboradas las Bases por
el Comit Especial y aprobadas, bajo sancin de nulidad del proceso. La convocatoria se debe realizar
antes del vencimiento de los tres (3) meses de la aprobacin del Expediente de Contratacin; en caso
contrario, el proveedor puede solicitar la nulidad del proceso de seleccin. Debe actualizarse el valor
referencial para volver a convocar.
El mismo criterio se aplica para la contratacin de servicios y de servicios de

consultora distintos a los de obra. Asimismo, para entender mejor y cmo
opera el criterio vigencia (antigedad) en la primera fase de la contratacin
pblica, veamos un caso prctico de determinacin del valor referencial de un
servicio en general:
Caso Prctico
Si el Expediente de Contratacin del servicio de limpieza se aprob exactamente hace 3 meses y hoy
se aprobaron las Bases, es legal que la Entidad convoque hoy el proceso de seleccin correspondiente?
Respuesta.
Si, pues no hay inconveniente ni impedimento legal que prohba que la aprobacin de las Bases y la
convocatoria se realice el mismo da; siempre que la convocatoria se efecte como mximo a los tres
(3) meses contados desde la fecha de aprobacin del Expediente de Contratacin (que contiene el valor
referencial porque es el tiempo en el que se estima sigue siendo el de mercado).
Ambos ejemplos tambin se aplican para cuando se quiera contratar un servicio

de consultora de obra, solo que el plazo de antigedad cambia de tres (3) a
seis (6) meses. Veamos un ejemplo de su aplicacin:
Caso Prctico
Qu sucede si la Entidad convoca una consultora de obra para la elaboracin de un expediente tcnico,
luego de los 6 meses de aprobado el Expediente de Contratacin y determinado el Valor Referencial?
La idea de la convocar dentro de los 6 meses de aprobado el Expediente de Contratacin que contiene
el Valor Referencial es mantener actualizado el valor de mercado. Por tanto, cuando se convoca a los 6
meses y 1 da o en un plazo mayor, el proveedor puede argumentar que la convocatoria del proceso de
seleccin contraviene las normas legales y ste puede devenir en nulo.
Hasta el momento hemos visto que el tratamiento de la antigedad del valor

referencial para la contratacin de bienes y servicios, incluidas las consultoras,
es similar salvando el plazo de tres (3) a seis (6) meses dependiendo del objeto.
Sin embargo, la ejecucin de obras tiene un tratamiento distinto, pues si bien
la antigedad del valor referencial es de seis (06) meses, ste no se contabiliza
desde la aprobacin del Expediente de Contratacin, sino que se cuenta a
partir de la fecha de determinacin del presupuesto de obra consignado en el
expediente tcnico.
96
Mdulo II
Asimismo, en el caso de consultora de obras, la antigedad del valor referencial

se computar desde la fecha de determinacin del presupuesto de consultora
de obra obtenido por la entidad producto del estudio de las posibilidades que
ofrece el mercado consignado en el expediente de contratacin.
Una precisin respecto del valor referencial, es que ste puede ser determinado
en una moneda distinta a la nacional (Nuevo Sol). Existen casos en los cuales,
por ejemplo, de manera justificada, se determina este valor en dlares. De
encontrarse la entidad en este supuesto, es pertinente que seale el tipo de
cambio en el Expediente de Contratacin.
Caso Prctico
Qu puede hacer un proveedor si se da cuenta que el V.R. para la ejecucin de una obra sealado en las
Bases (de la que es parte el expediente tcnico) es distinto al del presupuesto de obra del expediente tcnico?
Respuesta.
Si un proveedor (inclusive cuando es participante, o postor) o pblico en general advierte la incongruencia
entre el valor consignado en el presupuesto de obra consignado en el expediente tcnico con el valor
referencial consignado en las Bases, podr observarlo si es participante, podr argumentarlo en una
impugnacin si es postor, y podr pedir la nulidad del proceso o denunciarlo en los dos casos anteriores
y si es pblico en general, porque no hay coincidencia.
En esa lnea de anlisis, para el determinacin del valor referencial se debe

tener en cuenta que el procedimiento empleado por la Entidad para determinar
dicho valor referencial debe ser objetivo a fin que su resultado refleje el valor
del mercado.
En ese sentido, el proveedor y pblico en general podr verificar, cuando
tenga acceso al Expediente de Contratacin, que la Entidad puede valerse de
procedimientos que contemplen por lo menos dos (02) fuentes para dicho fin,
conforme a la metodologa que la Entidad haya escogido para hallar el valor
referencial: sobre la base del promedio, el menor valor, etc., lo que siempre
deber estar debidamente sustentado.
Nota
El clculo del valor referencial se realizar conforme a criterios, procedimientos
y a una metodologa objetiva que se debe colegir del estudio de posibilidades
que ofrece el mercado.
Despus de determinar el valor referencial se puede determinar el tipo de proceso de seleccin que se convocar, dado que el proceso se obtiene en funcin
del Valor Referencial y del objeto de la contratacin. En los procesos de seleccin
segn relacin de tems, etapas, tramos, paquetes o lotes se podr convocar la
contratacin de bienes, servicios y obras en un solo proceso, establecindose
un valor referencial para cada tem, etapa, tramo, paquete o lote.
Mdulo II
97
Se entiende que el valor referencial determinado como resultado del estudio

de posibilidades que ofrece el mercado ser el mismo que se consignar en las
Bases del proceso de seleccin, y en caso de diferencia, el proceso adolecera
de un vicio de nulidad. Conforme al artculo 13 del Reglamento, El Comit
Especial puede observar el valor referencial y solicitar su revisin o actualizacin al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, de acuerdo con
el artculo 27 de la Ley.
Al respecto, el Comit Especial puede considerar que el valor referencial determinado es menor que el valor del mercado (subvaluacin) o mayor que el valor
del mercado (sobrevaloracin) y, como quien lo determin fue el OEC como
resultado de un estudio, le trasladar su observacin a fin que revise y opine
sobre el mismo y, de ser el caso, se vare el valor referencial. Si bien la norma
de contratacin pblica peruana no lo establece de manera expresa, el pedido
del Comit Especial debera tener el sustento documental correspondiente,
porque de lo contrario se estara permitiendo la realizacin de actuaciones
administrativas inmotivadas e infundadas que no se cien a los principios de
economa y celeridad. En atencin a ello, el proveedor debe verificar si hay
una observacin del Comit Especial sobre la determinacin del valor referencial, porque ello incide en la validez del mismo, en caso se haya modificado el
mismo, lo que implica la conformidad del OEC en la aprobacin de un nuevo
valor referencial.
Luego de convocado el proceso de seleccin, el proveedor debe tener especial
cuidado si observa que el valor referencial no es el mismo al que se encuentra
en las Bases publicadas en el SEACE junto con la convocatoria, porque ello
genera su nulidad. Asimismo, cuando como consecuencia de la observacin
del Comit Especial se advierta que la modificacin del valor referencial implica la modificacin del tipo de proceso, el proceso de seleccin ser nulo de
pleno derecho.
Con relacin a la facultad del Comit Especial de solicitar la actualizacin del
valor referencial, su pedido se realizara en caso supere el tiempo de antigedad
establecido por la Ley y su Reglamento, conforme se ha indicado anteriormente.
Por otro lado, el valor referencial tambin puede ser observado por los participantes de un proceso de seleccin, en este caso el Comit Especial deber
poner en conocimiento del rgano encargado de las contrataciones para su opinin y, si fuera el caso, para que apruebe un nuevo valor referencial, verificando
que se cuente con la disponibilidad presupuestal y poniendo en conocimiento
de tal hecho al funcionario que aprob el Expediente de Contratacin. Para
la realizacin de este supuesto el proveedor debe esperar la publicacin de las
Bases en el SEACE, hecho que generar la oportunidad para el proveedor y
para el pblico en general.
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Mdulo II
En este punto, se debe precisar que en caso una entidad incorpore nueva prestaciones y/u obligaciones para la satisfaccin de la necesidad, luego de que se
ha determinado el valor referencial, sta deber analizar si, producto de dicha
modificacin se deber actualizar el valor referencial. Ello con la finalidad de
evitar que durante la convocatoria del proceso de seleccin, los participantes,
ya sea en la etapa de formulacin de consultas y/u observaciones, segn sea el
caso, formulen algn cuestionamiento a las Bases Administrativas en ese sentido.
Finalmente, el valor referencial tambin puede ser observado por el OSCE en
virtud de su facultad de supervisin y por la Contralora General de la Repblica
como consecuencia de una accin de control.
11.3. La determinacin del Valor Referencial segn el tipo de proceso

de seleccin
La norma se refiere a la determinacin del Valor Referencial en el caso de
proyectos de inversin, procesos de seleccin segn relacin de tems, obras,
servicios de cobranza, recuperaciones o similares, y honorarios de xito.
11.3.1.La DeterminacindelValorreferencialenproyectos de inversin

Al respecto el artculo 27 de la Ley determina que en estos casos el Valor
Referencial se establecer de acuerdo al monto de inversin consignado en el
estudio de preinversin que sustenta la declaracin de viabilidad.
11.3.2. La Determinacin del valor referencial en procesos de seleccin

segn relacin de tems
El artculo 13 del Reglamento establece que en este tipo de procesos de seleccin el valor referencial del conjunto se determinar en funcin a la sumatoria
de los valores referenciales de cada uno de los tems considerados. Asimismo
se indica que en las Bases se deber especificar tanto el valor referencial de los
tems cuanto el valor referencial del proceso de seleccin.
11.3.4. La Determinacin del Valor referencial en cobranzas o recuperaciones y en servicios con honorarios de xito.
El artculo 15 del Reglamento aborda estos tipos de determinacin del Valor
Referencial estableciendo el procedimiento siguiente:
El Valor Referencial en la contratacin de servicios de cobranzas o recuperaciones. Se determinar aplicando el porcentaje que se fije en las Bases,
sobre el monto mximo a cobrar o recuperar. Dicho porcentaje incluye
Mdulo II
99
todos los conceptos que comprende la contraprestacin que le corresponde

al contratista.
El Valor Referencial en la contratacin de servicios con honorarios de xito.
El citado artculo 15 del RLCE prev la posibilidad de convocar a procesos
de seleccin para contratar este tipo de servicios siempre y cuando stos
sean usuales en el mercado, debiendo justificarse la necesidad y su monto
a travs de un informe tcnico emitido por el rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad.
En estos casos se indica que el valor referencial estar conformado por la
suma del honorario fijo ms el honorario de xito, Para efectos de la inclusin
de este ltimo en el Valor referencial, se tomar en cuenta el monto mximo
que la Entidad pagara como honorario de xito.
11.3.5. La Determinacin del valor referencial para la ejecucin y consultora de obras

Ahora bien, el artculo 14 del Reglamento dispone que, en el caso de ejecucin de obras bajo la modalidad de concurso oferta, el valor referencial debe
determinarse teniendo en consideracin el objeto de la obra y su alcance
previsto en los estudios de preinversin que dieron lugar a la viabilidad del
correspondiente proyecto, as como el resultado del estudio de las posibilidades
de precios de mercado.
De las normas acotadas se desprende que para determinar el valor referencial en
los procesos convocados bajo la modalidad de concurso oferta no solamente debe
considerarse el estudio de preinversin, dado que este es un componente ms
que debe forma parte del procedimiento para la determinacin de dicho valor.
En tal sentido, una vez determinado el valor referencial conforme a las pautas
establecidas por el artculo 14 del Reglamento, se tendr seis (6) meses para
convocar a un proceso de seleccin.
() [Asimismo, para] determinar el valor referencial en un proceso convocado
bajo la modalidad de concurso oferta deber tenerse en consideracin tres aspectos: i) el objeto de la obra a ejecutarse; ii) el alcance previsto en el estudio
de preinversin, el mismo que se relaciona directamente con la eleccin de los
costos en los que se incurrir para efectuar un proyecto de inversin; y iii) el
resultado del estudio de posibilidades de mercado.
Precisamente, para efectuar un estudio de las posibilidades que ofrece el mercado el artculo 12 del Reglamento dispone que deber tenerse en consideracin
lo siguiente: presupuestos, cotizaciones, precios histricos, estructuras de costos,
entre otros, debiendo emplearse como mnimo dos fuentes.
100
Mdulo II
Por lo tanto, toda vez que la actualizacin de un valor referencial implica una
revisin de dicho valor en funcin con los precios de mercado de determinado
objeto contractual, deber efectuarse el mismo procedimiento establecido por la
normativa de contrataciones para la determinacin del referido valor referencial.
Finalmente, debe indicarse que, en atencin a lo dispuesto por el artculo 13 del
Reglamento, el rgano encargado de las contrataciones es el rea que tiene la
funcin tanto de la elaboracin, como de la actualizacin del valor referencial.
11.4. Disponibilidad Presupuestal

Toda contratacin necesita el respaldo del presupuesto para asumir los compromisos asumidos al momento de suscribir el contrato. Ahora bien, como es
razonable, se debe conocer si se tiene la disposicin de fondos antes de proyectar
la contratacin. As lo ha establecido la normativa de contratacin pblica al
disponer que, antes de convocar los procesos de seleccin, la Entidad debe
acreditar la disponibilidad de los recursos y la fuente de financiamiento.
De otro lado, el artculo 18 del Reglamento precisa las condiciones de esta
disponibilidad y establece que la Oficina de Presupuesto o la que haga sus
veces deber certificar la existencia de recursos a fin de garantizar que se
cuenta con el crdito presupuestario suficiente para comprometer el gasto en
el ao fiscal correspondiente. Asimismo, seala en virtud al Decreto Supremo
N 138-2012EF que modifica el Reglamento de la Ley en este aspecto, que
para otorgar la disponibilidad presupuestal debe observarse lo sealado en el
numeral 5 del artculo 77 de la Ley N 28411, Ley del Sistema Nacional de
Presupuesto y modificatorias.
El cual nos dice:
Ley N
28411
Artculo 77.- Certificacin de Crdito Presupuestario en gastos de bienes y

servicios, capital y personal
77.1 Establcese que, cuando se trate de gastos de bienes y servicios as como
de capital, la realizacin de la etapa del compromiso, durante la ejecucin
del gasto pblico, es precedida por la emisin del documento que lo
autorice. Dicho documento debe acompaar la certificacin emitida por
la Oficina de Presupuesto, o la que haga sus veces, sobre la existencia
del crdito presupuestario suficiente, orientado a la atencin del gasto
en el ao fiscal respectivo.
77.2 En el caso de gastos orientados a la contratacin o nombramiento de
personal, cuando se cuente con autorizacin legal, se debe certificar la
Mdulo II
101
existencia de la plaza correspondiente y el crdito presupuestario que

garantice la disponibilidad de recursos, desde la fecha de ingreso del
trabajador a la entidad hasta el 31 de diciembre del ao fiscal respectivo.
77.3 Los gastos a que hacen referencia los prrafos 77.1 y 77.2 deben ser
comprometidos por el monto total correspondiente al ao fiscal, y ser
devengados, en su oportunidad, en el marco del artculo 35.
77.4 Cuando los gastos referidos en los prrafos 77.1 y 77.2 comprometan aos
fiscales subsiguientes, el Pliego debe efectuar la programacin presupuestaria correspondiente en los aos fiscales respectivos. Es responsabilidad
de la Oficina de Presupuesto, o la que haga sus veces, la previsin de los
crditos presupuestarios para la atencin de tales obligaciones.
77.5 Para efecto de la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento para convocar procesos de seleccin, a que se refiere el artculo 12
del Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado,
se tomar en cuenta la certificacin del gasto correspondiente al ao
fiscal en curso y, en el caso de ejecuciones contractuales que superen
el ao fiscal, el documento suscrito por el jefe de la Oficina General
de Administracin o el que haga sus veces en el pliego presupuestario,
que garantice la programacin de los recursos suficientes para atender
el pago de las obligaciones en los aos fiscales subsiguientes.
Como se aprecia, la normativa de contrataciones del Estado requiere que antes de convocar un proceso de seleccin, el rea de presupuesto de la entidad
convocante certifique que dicha entidad cuenta con los recursos necesarios para
cumplir las obligaciones de pago que se deriven de la contratacin, durante el
ejercicio presupuestal correspondiente.
Al respecto, debe tenerse presente que todos los contratos sujetos a la normativa de contrataciones del Estado, se caracterizan por su carcter oneroso
y por involucrar prestaciones recprocas. Por tanto, a la entrega de un bien, la
prestacin de un servicio o la ejecucin de una obra en favor de una entidad,
corresponde el pago de la retribucin pactada al contratista.
Ahora bien, la normativa de contrataciones tambin ha previsto las disposiciones aplicables en los supuestos en los que una contratacin abarque ms de
un ejercicio presupuestal.
As, el segundo prrafo del artculo 12 de la Ley establece que se podrn
efectuar procesos cuya ejecucin contractual se prolongue por ms de un (1)
ejercicio presupuestario, en cuyo caso deber adoptarse la debida reserva
presupuestaria en los ejercicios correspondientes, para garantizar el pago de
las obligaciones.
102
Mdulo II
Por su parte, el segundo prrafo del artculo 18 del Reglamento, desarrollando

las disposiciones del artculo 12 de la Ley, dispone que para efecto de la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento para convocar procesos
de seleccin, a que se refiere el artculo 12 del Decreto Legislativo N 1017,
Ley de Contrataciones del Estado, se tomar en cuenta la certificacin del gasto
correspondiente al ao fiscal en curso y, en el caso de ejecuciones contractuales
que superen el ao fiscal, el documento suscrito por el jefe de la Oficina General de Administracin o el que haga sus veces en el pliego presupuestario, que
garantice la programacin de los recursos suficientes para atender el pago de
las obligaciones en los aos fiscales subsiguientes.
De acuerdo con las normas citadas, las obligaciones de pago a cargo de una
Entidad pueden devengarse en ms de un ejercicio presupuestal, ya sea:
(i) porque los contratos de los que derivan tienen un plazo de ejecucin que
excede del ejercicio en el que se convoc el proceso de seleccin; o
(ii) o porque el plazo de ejecucin recin se iniciar en el siguiente ejercicio
presupuestal.
En estos supuestos, una vez determinado el valor referencial del proceso de
seleccin a ser convocado, deber solicitarse al rea de presupuesto que otorgue la certificacin por el ao fiscal vigente, as como la constancia de que el
gasto a ser efectuado ser considerado en la programacin y formulacin del
presupuesto del ao fiscal que corresponda, conforme a lo requerido por el
5
artculo 18 del Reglamento .
En virtud de lo expuesto, debe indicarse que es posible que una Entidad
convoque un proceso de seleccin en un ejercicio presupuestal y que el plazo
de ejecucin contractual recin se inicie en el siguiente ejercicio presupuestal,
supuesto en el cual los pagos que la Entidad deba efectuar al contratista se
realizarn con cargo a los recursos del ejercicio presupuestal en el que se produce la ejecucin contractual, siendo responsabilidad de la Entidad cumplir
con lo requerido por el artculo 18 del Reglamento a efectos de garantizar la
disponibilidad de recursos suficientes para atender dichas obligaciones de pago.
-
5
Opinin N 016-2010/DTN:
Sobre el particular, es pertinente sealar que el numeral 77.5 del artculo 77 de la Ley N 28411, Ley General
del Sistema Nacional de Presupuesto, modificado por el de la Ley N 29465, establece que Para efecto de la
disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento para convocar procesos de seleccin, a que se refiere
el artculo 12 del Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado, se tomar en cuenta la certificacin del gasto correspondiente al ao fiscal en curso y, en el caso de ejecuciones contractuales que superen el
ao fiscal, el documento suscrito por el jefe de la Oficina General de Administracin o el que haga sus veces en
el pliego presupuestario, que garantice la programacin de los recursos suficientes para atender el pago de las
obligaciones en los aos fiscales subsiguientes.
Mdulo II
103
11.5. Resumen ejecutivo del Estudio de Posibilidades que ofrece el

mercado
En el Reglamento de la Ley solo hay dos artculos que hacen referencia al
resumen ejecutivo (artculos 51 y 92), y nicamente establecen que en el momento de la convocatorias de las Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y
Adjudicaciones Directas, sean procesos tradicionales o bajo la modalidad de
subasta inversa, tambin es obligatorio publicar en el SEACE, las Bases y el
resumen ejecutivo.
Salvo en los procesos de seleccin sujetos a la modalidad de Convenio Marco
en los que se haya optado no utilizar valor referencial.
El resumen ejecutivo es el documento que contiene de manera resumida cmo
se determin el valor referencial
La importancia para un proveedor o el pblico en general de conocer el contenido del resumen ejecutivo en el momento de la convocatoria del proceso
de seleccin, radica en que el principio de transparencia el cual permite dar a
conocer el anlisis realizado para determinar el valor referencial de un proceso
de seleccin para la adquisicin de bienes, servicios y/o ejecucin de obras.
En ese sentido, el contenido del resumen ejecutivo contiene los criterios y
procedimientos empleados para determinar el valor referencial a partir de las
fuentes vlidas (fuentes que OEC tiene en cuenta para determinarlo), luego
que dicho rgano realiz la discriminacin de precios.
De acuerdo al Comunicado N 002 -2009-OSCE/PRE, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), hace de conocimiento de las
Entidades, de los usuarios del Sistema de Contrataciones del Estado y de la
opinin pblica en general, lo siguiente:
1. La convocatoria de las Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, cualquiera fuera su modalidad, se realizar a travs de la
publicacin del aviso correspondiente en el SEACE, debindose registrar,
adems de las Bases respectivas, un resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, bajo sancin de nulidad, de conformidad
con lo sealado en los artculos 51 y 92 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N 1842008-EF, modificado con Decreto Supremo N. 021-2009-EF.
2. El mencionado resumen ejecutivo tiene la finalidad de dar a conocer el
anlisis realizado por la Entidad para determinar el valor referencial del
proceso de seleccin, en cumplimiento de lo dispuesto en los artculos 12,
13 y 14 del referido Reglamento. En tal sentido, el resumen ejecutivo,
debe contener lo siguiente:
104
Mdulo II
a) Las fuentes empleadas a fin de determinar el valor referencial del proceso

de seleccin, debindose tener en cuenta que debe existir como mnimo
dos (2) fuentes distintas. Dichas fuentes deben estar referidas al requerimiento realizado por el rea usuaria de la Entidad. Cabe sealar, que las
cotizaciones, sin importar su nmero, constituyen una sola fuente. En el
caso que exista la imposibilidad de consultar ms de una fuente deber
fundamentarse tal situacin en el resumen ejecutivo. b) Los criterios, el
procedimiento y/o metodologa utilizados a partir de las fuentes previamente
identificadas, con la finalidad de determinar el valor referencial del proceso
de seleccin. c) El valor referencial del proceso de seleccin as como su
antigedad. d) Informacin adicional que, de ser el caso, resulte relevante
en el estudio realizado por la Entidad.
3. El OSCE supervisar el cumplimiento de lo sealado en la normativa antes

referida.
11.6. Las fuentes empleadas a fin de determinar el valor referencial

Anteriormente en artculo referido al estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, nos hemos referido a cuatro de ellas, y hemos precisado que se debe
utilizar mnimo dos fuentes distintas, o excepcionalmente bastar una si no se
ha podido encontrar otra, lo cual debe estar debidamente fundamentado en el
Expediente de Contratacin. Ello equivale a decir que la bsqueda de distintas
fuentes deber estar siempre documentada.
11.6.1. Los criterios, el procedimiento y/o metodologa utilizados a

partir de las fuentes previamente identificadas para determinar
el valor referencial
Sobre el particular, ya se han mencionado los criterios para validar los precios
de la fuente cotizaciones, los cuales segn corresponda, se podrn aplicar para
validar las otras fuentes (Precios SEACE, valor histrico, estructura de costos),
y as contar con mnimo dos (2) para determinar el valor referencial, aplicando
el mtodo y procedimiento que la entidad considere el mejor sobre los precios
validados (el promedio, el menor, etc.) con la finalidad de que el valor referencial
a determinarse sea el del mercado. En este caso se solicita al OEC que indique
cmo determin el valor referencial.
11.7. Presupuesto y valor referencial cuando se excede el Ao Fiscal

Esta situacin es una excepcin que se produce cuando se excede el ao fiscal
en razn de que los contratos de los que se derivan tienen un plazo de ejecucin
que excede el ao fiscal correspondiente a aquel en que se convoc el proceso
Mdulo II
105
o porque dicho plazo de ejecucin recin se inicia en el siguiente ao fiscal. En

estos casos se indica que la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces,
deber otorgar la certificacin por el ao fiscal vigente, as como la constancia sobre que el gasto a ser efectuado ser considerado en la programacin
y formulacin del presupuesto del ao fiscal que corresponda. Al certificar la
disponibilidad presupuestal solicitada, la Oficina, de Presupuesto o la que haga
sus veces, deber sealar la fuente de financiamiento y el monto, la cadena
funcional programtica y del gasto y el monto al cual asciende la certificacin
con las anotaciones que correspondan. Esta disposicin constituye una garanta
para el Contratista, pero tambin para la colectividad ya que se asegurar la
culminacin de la obra.
Al respecto tenemos que la Opinin N 016-2010/DTN, ante la Consulta ()
si es posible convocar un proceso de seleccin con cargo al presupuesto del
ejercicio siguiente, tenindose en cuenta que el inciso de la ejecucin presupuestal no se producir en el ao en que se produce la convocatoria (..,), la
Direccin Tcnico Normativa del OSCE estableci que debe indicarse que
es posible que una Entidad convoque un proceso de seleccin en un ejercicio presupuestal y que el plazo de ejecucin contractual recin se inicie en el
siguiente ejercicio presupuestal, supuesto en el cual los pagos que la Entidad
deba efectuar al contratista se realizarn con cargo a los recursos del ejercicio
presupuestal en el que se produce la ejecucin contractual, siendo responsabilidad de la Entidad cumplir con lo requerido en el artculo 18 del Reglamento
a efectos de garantizar la disponibilidad de recursos suficientes para atender
dichas obligaciones de pago.
12. PUBLICIDAD O RESERVA DEL VALOR REFERENCIAL

La norma de contrataciones establece, como regla general que el valor referencial sea pblico; sin embargo, por excepcin podr ser reservado cuando la
naturaleza de la contratacin lo haga necesario, como por ejemplo:
En servicios especializados o bienes sofisticados de poca o nula comercializacin en el mercado nacional, y/o
Cuando las fuentes empleadas para determinar el valor referencial no sean
concluyentes por tener una excesiva distorsin entre los costos obtenidos
en una misma fuentes o en comparacin con otras fuentes, y/o
En el supuesto que exista una excesiva diferencia respecto al precio histrico del ao anterior, sin que dicha variacin tenga una explicacin lgica
o tcnica.
106
Mdulo II
Por otro lado, cabe advertir que la distorsin de los precios puede deberse a
trminos de referencia o especificaciones tcnicas deficientes, confusas o poco
claras, hechos que impiden que los potenciales proveedores coticen de forma
correcta, situacin que deber ser evaluada antes de pensar en la posibilidad
de tramitar la reserva del valor referencial.
La condicin de reservado deber ser establecida en el Expediente de Contratacin, debiendo contar con:
Informe tcnico del rgano Encargado de las Contrataciones en el que se
justifique la necesidad de mantener la reserva, y
La aprobacin del Titular de la Entidad, mediante decisin debidamente
sustentada y bajo responsabilidad.
No obstante que el valor referencial sea reservado, existe la obligacin de informarlo al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE, como
parte de la ficha de convocatoria, con la diferencia de que se deber marcar la
opcin -valor referencial reservado, del mismo modo la entidad deber garantizar los mecanismos de confidencialidad necesarios, de tal forma que ningn
proveedor pueda visualizar o tomar conocimiento de dicho monto hasta el
acto de apertura de sobres, acto en el cual el Comit Especial del proceso de
seleccin, lo haga de conocimiento de todos los postores.
Asimismo la Opinin N 019-2009/DTN nos seala que en los procesos de
seleccin, con reserva del valor referencial, cobra mayor importancia las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, pues se constituyen en la nica
referencia sobre la cual el participante elaborara su propuesta econmica,
debiendo el rea usuaria tener especial cuidado al momento de elaborarlas.
La reserva del valor referencial busca que los postores presenten una propuesta
econmica real, de acuerdo a los precios de mercado y a costos reales, puntos
que no estuvieron muy claros al determinar el valor referencial por lo que se
opto por su reserva, no obstante siempre existe un valor referencial, el cual no
influye en las propuestas de los postores, puesto que no estarn sujetos a la
aplicacin los lmites mnimos y mximos, previstos en la Ley y el Reglamento.
Por otro lado, debemos tener presente que en procesos de seleccin con valor
referencial reservado, para admitir la oferta econmica, el monto de la garanta
de seriedad de oferta, cuando corresponda, ser establecido en las Bases como
porcentaje, el cual en ningn caso ser menor al uno por ciento (1%) ni mayor
al dos por ciento (2%) de la oferta econmica del postor.
Por tanto, el Valor Referencial siempre ser pblico, pero tal como indica el
Artculo 27 de la LCE y el Artculo 17 del RLCE, pero puede pasar a reservado
cuando la naturaleza de la contratacin lo haga necesario.
Mdulo II
107
En este caso, el procedimiento a seguir ser el siguiente: En una situacin excepcional, la entidad determinar el carcter de reservado mediante decisin
debidamente sustentada, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad para
lo que deber existir un informe previo del rgano Encargado, el mismo que
deber ser aprobado por el Titular de sta; la reserva as aprobada deber ser
establecida en el Expediente de Contratacin; y finalmente, se debe registrar
en el SEACE, debiendo garantizarse los mecanismos de confidencialidad en
el caso de ser reservado.
Luego de establecida y aprobada la reserva, se ejecuta el proceso de seleccin
en el cual el Comit Especial dispone que cese la reserva cuando lo haga de
conocimiento de los participantes en el acto de apertura de los sobres. En este
tipo de casos, el artculo 17 dispone que no sern de aplicacin los lmites
mnimos y mximos para admitir la oferta econmica, previstos en la LCE y
RLCE. En cualquier circunstancia del Valor Referencial siempre ser informado
al SEACE.
13. ANTIGEDAD DEL VALOR REFERENCIAL

El artculo 27 de la LCE y el artculo 16 del RLCE discriminan entre la antigedad del Valor Referencial para bienes, servicios y la antigedad para obras
(donde se incluye consultora y ejecucin de obras, aunque la norma no lo
detalla claramente), los mismos que resumimos en el cuadro siguiente:
Bienes y Servicios: 3 meses
Ejecucin y Consultora de Obras: 6 meses
En cuanto al cmputo, el artculo 16 del RLCE establece las reglas que seguidamente indicamos:
En el caso de bienes y servicios, la antigedad del valor referencial se
computa desde la aprobacin del expediente de contratacin.
Para el caso de ejecucin de obras que cuenten con expediente tcnico, la
antigedad del valor referencial se computa desde la fecha de determinacin
del presupuesto de obra que forma parte del expediente tcnico.
Asimismo, en el caso de consultora de obras, la antigedad del valor
referencial se computa desde la fecha de determinacin del presupuesto
de consultora de obra obtenido por la Entidad producto del estudio de
las posibilidades que ofrece el mercado consignado en el expediente de
6
contratacin .
6
Conforme a la modificacin del Decreto Supremo N 080-2014-EF.
108
Mdulo II
No obstante el artculo 27 de la LCE establece que para los casos en que

se requiera un periodo mayor a los consignados, el rgano encargado de las
contrataciones responsable de determinar el Valor Referencial, debe indicar el
periodo de actualizacin del mismo.
Para mejor comprensin, veamos los siguientes casos prcticos:
Caso Prctico
Si exactamente hace dos meses se aprob el Expediente de Contratacin para la contratacin de equipos
de cmputo, y an no se aprobaron las Bases administrativas, la Entidad puede convocar el proceso?
Respuesta.
La Entidad no debe convocar el proceso de seleccin sino hasta despus de elaboradas las Bases por
el Comit Especial y aprobadas, bajo sancin de nulidad del proceso. La convocatoria se debe realizar
antes del vencimiento de los tres (3) meses de la aprobacin del Expediente de Contratacin; en caso
contrario, el proveedor puede solicitar la nulidad del proceso de seleccin. En cuyo caso debe actualizarse
el valor referencial para volver a convocar.
El mismo criterio se aplica para la contratacin de servicios y de servicios de

consultora distintos a los de obra:
Caso Prctico
Si el Expediente de Contratacin del servicio de limpieza se aprob exactamente hace 3 meses y hoy
se aprobaron las Bases, es legal que la Entidad convoque hoy el proceso de seleccin correspondiente?
Respuesta.
S, pues no hay inconveniente ni impedimento legal que prohba que la aprobacin de las Bases y la
convocatoria se realice el mismo da; siempre que la convocatoria se efecte como mximo a los tres
(3) meses contados desde la fecha de aprobacin del Expediente de Contratacin (que contiene el valor
referencial porque es el tiempo en el que se estima sigue siendo el de mercado.
Ambos ejemplos tambin se aplican para cuando se quiera contratar un servicio

de consultora de obra, solo que el plazo de antigedad cambia de tres (3) a
seis (6) meses. Veamos un ejemplo de su aplicacin:
Caso Prctico
Qu sucede si la Entidad convoca una consultora de obra para la elaboracin de un expediente tcnico,
luego de los 6 meses obtenido por la Entidad?.
Respuesta.
La idea de la convocar dentro de los 6 meses desde la fecha de determinacin del presupuesto de
consultora de obra que contiene el valor referencial es mantener actualizado el valor de mercado. Por
tanto, cuando se convoca a los 6 meses y 1 da o en un plazo mayor, el proveedor puede argumentar que
la convocatoria del proceso de seleccin contraviene las normas legales y ste puede devenir en nulo.
Pronunciamiento N 058-2009/DTN, Opinin N 019-2009/DTN, Pronunciamiento N 387 -2012/DSU
Mdulo II
109

MODULO II - La Fase Interna de Los Procesos de Selección

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Competencias en materia de Contrataciones

rganos que participan en las Contrataciones

rgano Encargado de las Contrataciones

Plan anual de Contrataciones

Qu es el Plan Anual de Contrataciones?

Finalidades del Plan Anual de Contrataciones

Contenido mnimo del plan anual de Contrataciones

Elaboracin del plan anual de Contrataciones

Aprobacin del Plan Anual de Contrataciones y Certificacin SEACE

Fase de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones

Procedimiento de publicacin y remisin de informacin al OSCE. El certificado SEACE.

Modificacin del Plan Anual de Contrataciones

Fase formulacin del Plan Anual de Contrataciones

Procedimiento de registro de modificacin del Plan Anual en el Mdulo de Plan Anual

Aprobacin del Expediente de Contratacin

El documento de aprobacin del expediente

Pautas de ayuda para tener un correcto Expediente de Contratacin

Contenido mnimo del expediente de contratacin en la fase inicial

9. Caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar

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Determinacin de las Especificaciones Tcnicas en el caso de Obras

Reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin (reglamentos tcnicos,

10. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

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COMPETENCIAS EN MATERIA DE CONTRATACIONES

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

endeudamiento, tesorera, contabilidad, tributario, aduanero, arancelario,

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j) Presentar proyectos de normas ante el Presidente de la Repblica y ante el

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

x) Coordinar la defensa del Estado en las Controversias Internacionales de

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k) Imponer sanciones a los proveedores que contravengan las disposiciones de

RGANOS QUE PARTICIPAN EN LAS CONTRATACIONES

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

En materia de contrataciones, el artculo 5 del Reglamento en concordancia

2.1. El Titular de la Entidad

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establecen la relacin jerrquica de autoridad, responsabilidad y subordinacin

2.2. El rea usuaria

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

para el desarrollo de sus funciones formula el requerimiento. Asimismo, el rea

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2.2.1. Casos especiales

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del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de

2.2.1.2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que existen situaciones

2.2.1.3. El rea usuaria en la culminacin del contrato

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Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido; es decir, de las

rgano Encargado de las Contrataciones

2.3.1. Capacitacin del rgano Encargado de las Contrataciones

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pblicos quienes deciden y ejecutan las distintas fases de la contratacin estatal

Diplomado en Procedimiento Administrativo General / Mdulo II

de la poblacin, desarrollan polticas del Estado y/o dirigen organismos o

El Funcionario Pblico puede ser:

2. Empleado de confianza.- El que desempea cargo de confianza tcnico o

Ejemplo: el asesor o personal que trabaja directamente con los Funcionarios.