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COORDINACIN GENERAL

ADMINISTRATIVA

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PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REEMBOLSOS

Tiempo promedio del Procedimiento

Fecha de Elaboracin

Fecha de Revisin

5 DAS HBILES

DICIEMBRE 2010

DICIEMBRE 2010

C.P. MARA GUADALUPE FLORES SANTOS


ELABOR

C.P. MARA GUADALUPE FLORES SANTOS


REVIS

COORDINACIN GENERAL
ADMINISTRATIVA

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OBJETIVO
Establecer las polticas de operacin y el procedimiento para la solicitud de
reembolsos de gastos que de forma extraordinaria eroguen o realicen las diferentes
unidades administrativas de la Coordinacin General Administrativa; con la finalidad
de garantizar el uso correcto, registro y control de los recursos.

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NORMAS Y POLTICAS DE OPERACIN


1. La Coordinacin General Administrativa (CGA) ser la unidad administrativa
facultada para realizar el reembolsos por el concepto de gastos menores
realizados para el desempeo de las funciones de la Dependencia;
2. Los reembolsos se cubrirn siempre y cuando las erogaciones correspondan a
gastos realizados para el desempeo de las funciones de la Dependencia;
3. Los gastos a reembolsar debern haber sido autorizados de forma previa por el
titular de la Consejera Jurdica o el Coordinador General Administrativo ya sea de
forma escrita o econmica, de lo contrario se deber justificar plenamente la causa
de no contar con dicha autorizacin;
4. La CGA en base en el manual de normas y procedimientos para el ejercicio del
gasto, determinar los conceptos y el monto de los reembolsos a cubrir, por gastos
erogados en el desempeo de las funciones de la Dependencia;
5. Se reembolsarn nicamente gastos menores a $3,000.00;
6. Todo reembolso deber estar soportado por la factura o comprobante, los cuales
debern estar facturados a nombre del Gobierno del Estado de Puebla, con RFC
GEP8501011S6 y domicilio de la 4 norte 604, col. Centro, Puebla, Pue., y cubrir
los requisitos de deducibilidad;
7. Todos los documentos presentados para el reembolso de gastos, deben ser
presentados en original, sin ningn tipo de enmendaduras, mutilaciones o
alteraciones, de lo contrario no sern reembolsados. No se rembolsarn gastos
que no correspondan al funcionamiento de la Dependencia;
8. Los reembolsos debern ser solicitados y justificados ante la CGA en un periodo
no mayor a 15 das hbiles;

9. La solicitud de reembolso deber presentarse por escrito al Coordinador General


Administrativo y deber anexarse la documentacin soporte correspondiente;

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10. El pago de reembolsos se sujetar a la disponibilidad presupuestal de la


Consejera Jurdica y a las tarifas o montos establecidos, as como a la
naturaleza del gasto;
11. La Coordinacin General Administrativa no ser responsable de
responsabilidades de pago contradas a nombre de la Consejera Jurdica del
Ejecutivo Estatal, por las unidades administrativas que la conforman, pues es la
nica autorizada para dichos compromisos.

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REEMBOLSOS

Nm.
Actv

Responsable

Descripcin de Actividades

Formato y/o
Documento

Personal de la
Consejera Jurdica

Solicita de forma escrita o econmica la


autorizacin del Coordinador General
para realizar un gasto a nombre de la
Consejera Jurdica del Ejecutivo Estatal.

Solicitud por
escrito

Coordinador General
Administrativo

Recibe y/o atiende solicitud.

Solicitud por
escrito

Procede?
NO
Va a la actividad 1
SI
3
4
5

Coordinador General
Administrativo
Personal de la
Consejera Jurdica

Autoriza la ejecucin del gasto.


Ejerce el gasto y recaba la
documentacin comprobatoria.

Comprobantes de
gastos

Personal de la
Consejera Jurdica

Solicita el reembolso del gasto efectuado,


dicha documentacin comprobatoria
deber cubrir los siguientes requisitos:
Cumplir con requisitos fiscales para la
deduccin de los comprobantes
fiscales conforme al artculo 29-A del
Cdigo Fiscal de la Federacin;
El comprobante debe venir firmado
por la persona que lo realiz o la
persona que lo solicita;
Hoja de justificacin de gasto
realizado
Codificacin del tipo de gasto;
Hoja de clasificacin por tipo de gasto
o partida;
El comprobante debe estar pegado a
la hoja de justificacin y codificacin;
Recabar la Firma del titular de la
unidad administrativa a la que se
encuentra adscrito.

Comprobante de
gasto/
Hoja de
justificacin de
gasto/
Hoja de
Clasificacin por
tipo de
gasto/solicitud por
escrito

COORDINACIN GENERAL
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REEMBOLSOS

Nm.

Responsable

Descripcin de Actividades

Formato y/o
Documento

Recibe y revisa la documentacin


comprobatoria del gasto y se revisa que
cubra las polticas que para dicho caso se
han establecido.

Comprobante de
gasto/
Hoja de
justificacin de
gasto/
Hoja de
Clasificacin por
tipo
de
gasto/solicitud
de gasto

Actv.

Coordinacin
General
Administrativa

Es correcta la comprobacin presentada?


NO
Va a la actividad 5
Si
7

Coordinacin
General
Administrativa

Paga el monto del reembolso y la


documentacin comprobatoria es turnada a
la Direccin de recursos Financieros.

Direccin de
Recursos
Financieros

Registra la documentacin comprobatoria


del gasto, se registrada y archiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Comprobante de
gasto,
Hoja de
justificacin de
gasto,
Hoja de
Clasificacin por
tipo de gasto.
Soporte
documental

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DIAGRAMA DE FLUJO
Unidades Administrativas de la CJE

Coordinacin General
Administrativa

Direccin de Recursos
Financieros

INICIO

Recibe y/o atiende


solicitud

1
Solicita autorizacin
para realizar un gasto.

Solicitud
NO

Procede?

Solicitud

1
SI

4
Ejerce el gasto y
recaba
documentacin
comprobatoria.

Autoriza la ejecucin
del gasto.

Comprobantes

Solicita reembolso y
enva documentacin
comprobatoria
Comprobante

Recibe y revisa
documentacin
comprobatoria para
pago.
Comprobante

Hoja de
justificacin

Hoja de
justificacin

Hoja Clasificacin
por tipo gasto

Hoja Clasificacin
por tipo gasto

NO

Es correcta
la
comprobacin

SI

Se realiza el pago y
turna a la Direccin
de Recursos
Financieros.

Registra y archiva la
documentacin.
Soporte
documental

FIN

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