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CAPTULO II: ARCHIVOS DE DATOS

AUTOR: ANDRS GEOVANY MARTNEZ

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BOGOT (COLOMBIA)

Comentarios al mail: andresgmartinez@terra.com

3 Archivos de datos
En los procesos de investigacin la informacin proviene de diferentes fuentes, como lo
pueden ser las encuestas, las mediciones o los experimentos. Generalmente esta
informacin es recopilada en diversos programas de computadora que permiten organizarla,
de acuerdo a sus caractersticas.
SPSS ofrece dos formas diferentes de elaborar archivos de datos, la primera es crendolo en
el editor de datos introduciendo directamente la informacin (Variables y Casos) y la
segunda es importando la informacin desde una fuente externa previamente organizado,
cuyo formato debe ser compatible con el programa.

Creando archivos de datos


Para generar un archivo de datos en SPSS, es preciso cumplir dos parmetros
fundamentales. El primero es tratar de introducir la informacin de forma numrica; para lo
cual es necesario otorgar nmeros de identificacin a las variables categricas o a las que
contengan valores perdidos estipulados por el usuario. La segunda es definir las
propiedades de las variables (ver capitulo I), de acuerdo a las caractersticas de la
informacin que contiene cada variable.
A manera de ejemplo vamos a generar un archivo que contenga la siguiente informacin.

Tabla 3-1 Datos ejemplo

Tabla 3-2 Datos en el archivo

Antes de generar el archivo en el programa, se debe otorgar un valor numrico


representativo a cada una de las opciones de pertenencia de las variables categricas, as
como a cada uno de los valores perdidos que el usuario desee estipular. No se le asignan
valores a las variables donde la informacin representa magnitudes como la edad, la
distancia, el peso o las ventas, ya que sus valores no representan pertenencia si no cantidad.
Variable: Estado civil
Esta variable contiene cinco diferentes categoras, cuatro de ellas representan un estado
civil diferente, y la ltima representan la razn por la que no obtuve informacin del
individuo.
Soltero = 1
Casado = 2
Divorciado = 3
Viudo = 4
No responde =9
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Variable: Nivel de educacin


En esta variable encontramos cinco categoras con un orden lgico, ya que no pueden
existir personas con titulo universitario sin hacer de antemano la primaria. Teniendo esto en
cuenta los valores son.
Primaria = 1
Secundaria =2
Universidad =3
Postgrado =4
Master =5
Despus de otorgar los cdigos para cada una de las variables (Tabla 3-2), procederemos a
crear el archivo de datos correspondiente. Para ello debemos abrir el programa mediante la
ruta Inicio... Programas... SPSS for Windows... SPSS 11.5 para Windows. Al abrir
surge el asistente de inicio al que daremos cancelar, con lo cual aparecer la ventana Editor
de datos (Fig.3-1), lista para comenzar a generar el archivo.

Figura 3-1Vista datos

Figura 3-2 Vista variables

Para empezar a ingresar los datos, SPSS ofrece dos posibilidades, la primera es definir las
variables antes de introducir los datos y la segunda es definirlas despus de ingresar los
casos. La definicin de las variables se puede emplear como orientacin en el ingreso de los
casos, por lo que es recomendable utilizar la primera opcin.
Para definir las variables se debe seleccionar la pestaa vista de variables en el editor de
datos (Fig.3-2), donde se localizan las propiedades o caractersticas. Nos ubicamos en la
primera casilla de la columna Nombre y comenzaremos con la definicin, cumpliendo con
los criterios establecidos por SPSS para las propiedades de las variables (ver capitulo I).
Lo primero que se debe hacer es definir un nombre para cada variable, cumpliendo con los
parmetros necesarios como no superar los ochos caracteres, comenzar con una letra, no
tener espacios en blanco, etc. Teniendo esto en cuenta los nombres de las variables
quedaran (Tabla 3-2),
Nmero de encuesta: id
Nivel de educacin: nivedu

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Estado civil: estciv


Edad en aos: edad

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Tipo: Los caracteres que encontramos en las variables corresponden a valores numricos ya
sean representativos de pertenencia o de cantidad; por lo tanto debemos seleccionar el tipo
numrica para todas las variables.
Ancho: Es determinado por el numero mximo de cifras que contengan los valores de cada
una de las variables incluyendo las cifras decimales. En este caso las variables Nmero de
encuesta, estado civil y Nivel de educacin cuentan con valores enteros de una sola cifra y
la variable edad en aos asume valores enteros de dos cifras. Antes de ingresar el ancho de
las variables se debe cambiar primero el numero de decimales a cero o de lo contrario
aparece el mensaje El nmero de cifras decimales es demasiado largo para la anchura
del campo (Fig.3-3).

Figura 3-3

Etiqueta: las etiquetas para las variables sern el nombre que encontramos en la fuente, es
decir, (id = Nmero de encuesta, estciv =estado civil, nivedu = Nivel de educacin, edad =
edad en aos).
Valores: Solo se definen valores para las variables categricas o las que tengan valores
perdidos que el investigador quiera estipular (ver capitulo I). En este caso se definen
valores a las variables estciv (Fig.3-4) y nivedu (Fig.3-5).

Figura 3-4

Figura 3-5

Es necesario aadir todos los valores y sus etiquetas de valor antes de aceptar o de lo
contrario se perder la informacin que no haya sido aadida. Si se desea modificar alguna
etiqueta o algn valor se debe sealar y editar, despus de lo cual se activar el botn de
cambiar.
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Perdidos: Dentro de la informacin solo tenemos una variable con valores perdidos estciv,
el cual debemos definir, o de lo contrario ser tomado en todos los anlisis que realicemos
afectando los resultados.

Figura 3-6

Para definirlo activamos la casilla valores perdidos discretos e ingresamos el valor 9 (Fig.36). Debemos recordar que un valor perdido es una razn por la cual no tengo informacin.
El valor 9 me indica que no tuve informacin por que el entrevistado no respondi; es
aconsejable utilizar valores perdidos que estn separados del rango til para facilitar su
identificacin.
Las propiedades columna y alineacin son de formato, por lo tanto lo dejamos a preferencia
del lector.
Medida: Dentro de nuestras variables encontramos los tres tipos de medida con que cuenta
SPSS. En su orden las variables son:
Id: Escala
Estciv: Nominal
Nivedu: Ordinal
Edad: Escala
Una vez terminada la definicin de las variables, seleccionamos la vista de datos y
comenzamos a ingresar los datos

Figura 3-7 Archivo creado

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Despus de ingresar los datos activamos el icono Etiquetas


con lo cual veremos las
leyendas de cada uno de los valores (Fig.3-7). Por ultimo debemos guardar el archivo, para
lo cual vamos al men Archivo... Guardar como, le otorgamos el nombre y la ubicacin y
seleccionamos guardar.

Importando archivos
SPSS permite leer informacin proveniente de diferentes fuentes como lo pueden ser las
hojas de calculo, los archivos planos o de texto e incluso desde bases de datos como
Access, FoxPro, o algunas ms elaboradas como Oracle. Para importar las bases de datos,
SPSS requiere que estas soporten el protocolo ODBC.
La estructura utilizada por SPSS para la importacin de informacin esta basada en tres
grupos de archivos.

Figura 3-8 Tipos de archivos

Para cada uno de estos tipos de archivo, SPSS tiene establecido un procedimiento diferente
para su importacin, algunos de ellos se importan de forma directa a travs de una ventana
de exploracin y otros cuentan con un asistente el cual nos gua paso a paso en la definicin
de los datos.

Archivos de hojas de clculo


Antes de importar un archivo proveniente de una hoja de clculo ya sea de Excel o de
Lotus, es indispensable comprobar si cumple con las caractersticas que SPSS requiere.
Estas caractersticas son:
Estructura de datos
Los archivos de SPSS contienen una estructura en sus datos (Ver Capitulo I), en la cual la
informacin, registros u observaciones se encuentra en las filas y las variables en las
columnas. Para importar un archivo de Excel es necesario que tenga la misma estructura
(variables en columnas y Casos en filas), de lo contrario no se debe importar.
Ttulos:
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En SPSS no se manejan los ttulos dentro de los Datos, por lo tanto los archivos que se
desean importar no deben contener ttulos o no importar el rango que comprenda el ttulo.
Rango:
SPSS solo importa los datos que se encuentren dentro de un rango establecido por el
usuario. Se incluye el nombre de las variables si estas se encuentran en la primera fila del
rango.
Para entender mejor la forma de importar archivos desde Excel vamos a importar la
informacin contenida en el archivo Encuesta.xls, el cual se encuentra en el Disquete
adjunto. (Disco de 3 (A): \Encuesta.xls).
Antes de extraer la informacin del archivo comprobaremos si cumple con los requisitos de
SPSS, para ello es necesario abrirlo en Excel (Fig.3-8).

Figura 3-9 Encuesta.xls

El objetivo que se persigue abriendo el archivo es identificar las caractersticas de la


informacin que contiene, para lo cual debemos reconocer la existencia de ttulos, filas sin
informacin, la estructura de los datos y el rango de informacin que se desea importar.
Si nos fijamos en la figura 3-9, observaremos que en las primeras cinco (5) filas,
encontramos un titulo y tres filas sin informacin este rango no debe ser importado ya que
no incluye informacin til para el programa, ahora debemos comprobar la estructura de los
datos y verificar que las variables se encuentren en las columnas y los casos o registros
estn en las filas. Si nos fijamos en el archivo vemos como en la fila 6 se encuentran los
nombre de las variables y cada una de ellas esta ubicada en una columna diferente, adems
las filas que se encuentran debajo de ella corresponden a los casos o registros. Por ultimo
debemos reconocer el rango que se puede importar para ello nos paramos en la Fila 6
Columna A y oprimimos las teclas Ctrl. + Fin, con lo cual nos ubicara en la ultima fila y
la ultima columna con informacin que para este caso es columna AG y la Fila 506.

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El rango de informacin esta establecido desde la primera Columna y Fila con informacin
til, en este caso A6, hasta la ultima casilla con informacin que el investigador desee
importar; la cual es para este caso AG506.
Despus de comprobar las caractersticas del archivo y verificar que cumplen con los
requerimientos del programa, debemos cerrarlo ya que SPSS no permite importar archivos
si estos se encuentran en uso. Despus de cerrar Microsoft Excel volvemos a SPSS y
seleccionamos el men Archivo... Abrir.. Datos (Fig.3-10), con lo cual se abre la ventana
de navegacin (Fig.3-11). Esta ventana requiere que le especifiquemos tres parmetros, el
primero de ellos es la ubicacin del archivo dentro de nuestro PC o los discos extrables
(Buscar en); la segunda corresponde al Nombre de archivo y finalmente el Tipo de
archivo o extensin a la que corresponde para lo cual cuenta con una lista de formatos o
extinciones a los que podemos acceder por medio de este procedimiento. Utilizando esta
ventana ubicaremos el archivo Encuesta con el formato Excel (*.xls) que se incluye en el
Disquete adjunto. Una vez ubicado lo seleccionamos y hacemos clic en abrir.

Figura 3-10

Figura 3-11

A continuacin de seleccionar el archivo en la ventana de navegacin se abre el cuadro de


dialogo Apertura de fuente de datos de Excel (Fig.3-12). En este cuadro encontramos las
opciones de importacin Leer nombre de variables de la primera fila de datos, Hoja de
trabajo y Rango.

Figura 3-12 Asistente de Importacin de Excel

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Figura 3-13 Lista de hojas disponibles

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Cada una de estas opciones permite restringir la informacin que ser importada. La
primera Leer nombre de variables de la primera fila de datos (Fig.3-12), es determinada
por la estructura del archivo de origen. Si nos fijamos en la figura 3-9, encontraremos que
la fila 6 contiene los nombres de las variables; estos nombres deben cumplir ciertas
condiciones (ver capitulo I), como no tener ms de 8 caracteres, comenzar con una letra y
no contener caracteres especiales, si se cumplen estas condiciones SPSS las importara
como nombres de variables, de lo contrario las adecua para su importacin, es decir, si
rebasa los ocho caracteres tomara los primeros ocho como nombre, los espacios entre las
palabras los remplazara por el signo (_) y la variables que comiencen por un numero o
tengan palabras claves las remplazara con la letra (V) y le asigna un numero de acuerdo a la
posicin en el archivo, por ejemplo es la cuarta variable le asigna el nombre (V4).
La segunda opcin (Hoja de trabajo Fig.3-13), hace referencia a la hoja en la que se
encuentra la informacin de inters, en la parte derecha de esta opcin se localiza un icono
que despliega una lista en la cual podemos elegir la hoja que deseamos. Por defecto SPSS
selecciona la primera hoja del archivo, si la informacin se halla en otra hoja es necesario
definrsela al asistente.

Figura 3-14 Rango

Figura 3-15 Error en el rango

La ultima opcin que encontramos (Rango Fig.3-14), hace referencia al rea donde se
encuentra la informacin de inters, si la hoja cuenta con ttulos o filas sin informacin es
necesario especificarle al asistente el rango de importacin de lo contrario importara la hoja
completa creando errores en el archivo resultante (Fig. 3-15). En este caso el rango que
obtuvimos es de A6:AG506, no se deben ingresar espacios en el rango ya que SPSS no lo
reconoce y aparece un cuadro de dialogo especificando que el rango no es valido.
Despus de ingresar las opciones correctamente hacemos clic en aceptar con lo cual los
datos aparecen en el editor de datos (Fig.3-16).

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Figura 3-16 Archivo importado

Figura 3-17 Vista variables

Despus de importar los datos, el archivo resultante debe ser guardado o de lo contrario
perderemos la informacin. Una vez ha sido guardado el archivo, se deben definir las
propiedades de las variables de acuerdo con las caractersticas de la informacin. En la
figura 3-17 se puede apreciar que los nombres de las variables ya estn establecidos,
adems SPSS sugiere el tipo de variable al que corresponde. En algunas ocasiones el tipo
de variable sugerido no es el apropiado esto se debe a un error de digitacin en el cual una
letra se introdujo dentro de la informacin. Una vez se ingresan las propiedades de las
variables se completa el archivo de datos SPSS
Si la informacin requerida se encuentra en diferentes hojas de un mismo archivo, es
necesario generar una nueva hoja donde se recopile todos los datos; ya que este
procedimiento solo permite importar la informacin contenida en una sola hoja.

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