DOCUMENTOS TCNICO NORMATIVOS DE

GESTIN INSTITUCIONAL:
ROF, MOF, CAP Y MAPRO

Expositor : Arturo Gonzles Snchez

Lima , Enero 2012

Documentos de Gestin
MARCO NORMATIVO GENERAL
Ley 27658, Ley Marco de
modernizacin de la Gestin del
Estado

Ley 29158, Ley Orgnica del Poder

Ejecutivo

Ley 27783, Ley de Bases de la

Descentralizacin

Ley Orgnica

OPs
ROF, CAP, MOF
MANPRO

ROF
CAP

rganos Desconcentrados
MOF
ROF, CAP, MOF
MAPPRO

Manual General de
Procesos/Manual de
Procesos y
Procedimientos

Secuencia de aprobacin de los documentos de gestin

Formulacin y
Aprobacin
del ROF

Formulacin y
aprobacin del
CAP

Formulacin y
aprobacin del
MOF

Formulacin y
aprobacin del
Manual de Procesos
Y Procedimientos

DISEO
ORGANIZACIONAL,
IMPLEMENTACIN
Y MEJORAMIENTO
CONTINUO

Formulacin y
aprobacin del
TUPA

Esquema del Diseo Organizacional

Funciones
Generales

MISION Y OBJETIVOS
SECTORIALES E
INSTITUCIONALES

Funcin

Funcin

ORGANO/
UNIDAD
ORGANICA

Establecer
Funciones
generales y
especficas

Funcin

ORGANO/ UNIDAD
ORGANICA

Director

Director

Profesionales

Profesionales

Tcnicos y Auxiliares

Tcnicos y Auxiliares

AF

ORGANO/ UNIDAD
ORGANICA

Definir actividades
Establecer la
Estructura
Orgnica
Establecer cargos y
Definir actividades
Especficas y tareas

1
No

Si

Definir procesos y
Procedimientos

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones

DEFINICIN

Es el documento tcnico normativo que formaliza la estructura

orgnica. Contiene las funciones generales de la Entidad y las
funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas y
establece sus relaciones y responsabilidades.
responsabilidades

Base legal
o D.S. N 043-2006-PCM,
PCM, establece
lineamientos para la elaboracin y
aprobacin de los ROFs de las entidades
de la Administracin Pblica.

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones

CRITERIOS DE DISEO
a) Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y
funciones contenidas en las normas que regulan el
proceso de modernizacin y descentralizacin del Estado.
b) Disear la organizacin con criterio de simplicidad y
flexibilidad que permitan el cumplimiento de los fines de
la Entidad con mayores niveles de eficiencia y una mejor
atencin a los ciudadanos.
c) Observar el principio de legalidad de las funciones: Las
funciones y actividades deben estar plenamente
justificadas y amparadas en las normas sustantivas y
reflejarse en sus normas de organizacin y funciones.

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones
d) Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe

integrar las funciones afines y eliminar posibles conflictos de

competencia y cualquier duplicidad de. La especialidad se da:

i. En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser

ejercidas por ms de un rgano;
ii. En relacin con el mbito territorial: Una misma funcin puede ser ejercida
por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes.
e) Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas
establecen para una entidad, deben ser recogidas y asignadas a
algn rgano de sta.
f)

Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y rendicin

de cuentas.

Funciones por Nivel Jerrquico

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF
Funciones

g) La estructura orgnica de una entidad debe guardar equilibrio entre

las necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de coordinacin
entre rganos. Los niveles organizacionales y jerrquicos de la entidad
se establecen hasta el tercer nivel organizacional slo
excepcionalmente.

Funciones por Nivel Jerrquico

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF
Funciones
ESTRUCTURA ORGNICA

Alta Direccin: ejercer funciones de direccin poltica y

administrativa.
rganos de Control Institucional: son los encargados del control
gubernamental conforme a la Ley de la materia
rganos de Administracin Interna: Son los encargados de la
planificacin, asesora y apoyo a las funciones sustantivas de la
entidad.
rganos de Lnea: rganos tcnico normativos responsables de
proponer y ejecutar las polticas pblicas y funciones
sustantivas a cargo de la entidad.
rganos Desconcentrados: con funciones especificas, asignadas
en funcin de un mbito territorial. Actan en representacin y
por delegacin de la entidad.

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones

Funciones por Nivel Jerrquico

Modelo de estructura orgnica

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones
CONTENIDO DEL ROF
TITULO I. Disposiciones Generales
Naturaleza Jurdica
Entidad de la que depende
Jurisdiccin (de corresponder)
Funciones Generales
Base Legal
TITULO II. De la Estructura Orgnica
Capitulo I : 01. rgano de Alta Direccin o Direccin
Capitulo II : 02. rgano Consultivo (solamente Ministerio de Salud)
Capitulo III: 03 rgano de Control Institucional
Capitulo IV: 04 rganos de Asesoramiento
Capitulo V: 05 rganos de Apoyo
Capitulo VI: 06 rganos de Lnea
Capitulo VII: 07 rganos Desconcentrados
TITULO III. De las Relaciones Interinstitucionales
TITULO IV. Disposiciones Complementarias
ANEXO. Organigrama Estructural

Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF

Funciones
INFORME TCNICO SUSTENTATORIO
El Informe Tcnico Sustentatorio que sustente la modificacin del ROF
incluir la siguiente informacin
Seccin 1. Justificacin
Esta seccin del Informe debe sustentar la necesidad de la existencia de
la nueva estructura y funciones de la Entidad. Para ello se incluir la
siguiente informacin.
a) Anlisis Funcional.
b) Anlisis de estructura.
c) Anlisis de no duplicidad de funciones
d) En caso que la estructura implique cambios sustantivos
e) De ser el caso, se incluir un acpite en el cual se explique la
simplificacin y optimizacin de procesos

Cuadro para Asignacin de Personal

DEFINICIN
Es un documento de Gestin Institucional que contiene los cargos
clasificados de la entidad en base a la estructura orgnica
vigente y funciones contenidas en el Reglamento de Organizacin
y Funciones.

Base legal.-

D.S. N 043-2004-PCM,
PCM, que aprueba los lineamientos para
la elaboracin y aprobacin del Cuadro para Asignacin de
Personal de las entidades de la Administracin Pblica.

Cuadro para Asignacin de Personal

DEFINICIONES

CARGO: Es el elemento bsico de una organizacin, se deriva de

las funciones y niveles de responsabilidad de las Unidades
Orgnicas.
PLAZA: Es la dotacin presupuestal que permite habilitar los
cargos contemplados en el CAP.
CAP Las plazas se encuentran
consideradas en el Presupuesto Analtico de Personal.

Cuadro para Asignacin de Personal

CRITERIOS TCNICOS
a) El CAP se formula a partir de la estructura orgnica y
funciones debidamente aprobadas en el ROF.
b) Se debe utilizar el Manual de Clasificacin de cargos vigente.

Cuadro para Asignacin de Personal

c) Se permite incluir cargos previstos (no presupuestados) con

un limite del 10% del total de cargos cubiertos, contenidos en
el CAP
d) Los cargos correspondientes a los rganos de asesoramiento y
de apoyo no deben exceder del 20% del total de cargos
contenidos en el CAP

MODELO FORMATO N 1
N de Pgina 005 de 010

CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL

ENTIDAD HOSPITAL DOMINGO OLAVEGOYA DE JAUJA
SECTOR :
DENOMINACIN DEL ORGANO: OFICINA DE ADMINISTRACION
DENOMINACIN DE LA UNIDAD ORGANICA:
N ORDEN

CODIGO

O66

DIRECTOR DE ADMINISTRACION II

D4-05-260-2

O67

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV

P6-05-338-4

ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

P1-05-066-1

O68-069

CLASIFICACIN (*)

TOTAL

1
1
2
4

TOTAL UNIDAD ORGANICA

SITUACIN DEL
CARGO
O
P

CARGO DE
CONFIANZA

1
1

2
3

DENOMINACIN DEL ORGANO: OFICINA DE ADMINISTRACION

DENOMINACIN DE LA UNIDAD ORGANICA: UNIDAD DE PERSONAL
CARGO ESTRUCTURAL
CODIGO

N ORDEN
070

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I

D3-05-295-1

071

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I

P3-05-338-1

072

ASISTENTE SOCIAL I

P3-50-525-1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

P1-05-066-1

TECNICO ADMINISTRATIVO III

T5-05-707-3

TCNICO ADMINISTRATIVO I

T3-05-707-1

073-074
075
076-078
079

PROGRAMADOR DE SISTEMA PAD I

T3-05-630-1

080

SECRETARIA (O) II
AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I

T2-05-675-2

081

TOTAL UNIDAD ORGANICA

A3-05-160-1

CLASIFICACIN

TOTAL

1
1
1
2
1
3
1
1
2
13

SITUACIN DEL
CARGO
O
P

1
1
2
1
2
8

CARGO DE
CONFIANZA

1
1
1
1
1
1

(*) En la columna de clasificacin no deber consignarse ningun dato, mientras se utilicen los cargos clasificados del Manual Normativo de Clasificacin de Cargos

Formato que establece el DS 043-2004-PCM

043

Manual de Organizacin y Funciones

DEFINICION
Es un instrumento de gestin institucional que tiene
por finalidad establecer las atribuciones, funciones,
responsabilidades y requisitos de los cargos
establecidos en el Cuadro para Asignacin de
Personal (CAP), cuyo cumplimiento contribuye a
lograr los objetivos funcionales de las unidades
orgnicas establecidas en el Reglamento de
Organizacin y Funciones.
Funciones

Manual de Organizacin y Funciones

FUENTES DE INFORMACIN

Reglamento de Organizacin y Funciones

El Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).
El Anlisis funcional o estudio situacional de las funciones de
los cargos y procedimientos.
El Manual de Clasificacin de cargos
Normas tcnicas y legales y otros doc. internos

Manual de Organizacin y Funciones

CONTENIDO

Cartula de identificacin

ndice
Objetivo y alcance del MOF
Base Legal
Criterios de Diseo
Estructura Orgnica
Cuadro Orgnico de cargos
Descripcin de Funciones de los cargos

Manual de Organizacin y Funciones

CRITERIOS

1) En el MOF no se crean unidades orgnicas distintas a las

establecidas en el ROF
2) No se deben crear cargos o puestos de trabajo ni
modificar los establecidos oficialmente en el CAP.
3) El MOF debe describir las funciones de los cargos
establecidos en el CAP (cargos con presupuesto y
previstos)
4) El MOF de las unidades orgnicas del segundo nivel
organizacional debe contener a las unidades orgnicas
del tercer nivel organizacional

Manual de Organizacin y Funciones

5) En la redaccin de las funciones se debe utilizar un lenguaje

claro, sencillo y breve.
6) En la redaccin, se debe considerar al inicio de cada funcin
la accin o verbo, a continuacin el asunto y de ser
necesario el mbito formal y por ltimo el propsito.
Ejemplo: Elaborar (accin) los protocolos (asunto) de las
atenciones de salud (mbito formal del asunto) para lograr
su estandarizacin y la mejora continua de la calidad en la
atencin al paciente
7)

Toda
cargo debe tener
responsabilidades concretas..

asignadas

funciones

Manual de Organizacin y Funciones

8) Los requisitos mnimos exigibles para asignar y ocupar los cargos

estn establecidos en el Manual de Clasificacin de Cargos
9) Toda
oda asignacin de responsabilidades debe ir acompaada de la
correspondiente autoridad para ejercerla.
10) No debe quedar incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y
responsabilidad con relacin a todas y cada uno de los cargos de la
organizacin.
11) Cada persona que ocupa un cargo o puesto en la organizacin debe
recibir rdenes de una nica fuente.
fuente

Manual de Organizacin y Funciones

Algunos conceptos a tener en cuenta:

Atribucin: Son las facultades delegadas a los responsables de

cada unidad orgnica.
Delegacin: funciones o tareas que el personal directivo puede
asignar a sus subordinados.
Relaciones: se indicarn los tipos de relaciones existentes entre
los distintos entes internos de la organizacin o externos a la
misma.
Requisitos del cargo- Perfil requerido para el desempeo del
cargo.

Manual de Organizacin y Funciones

Criterios para la conformacin de Equipos de Trabajo:

Considerar los estrictamente necesarios para facilitar la organizacin,
supervisin, acortando y agilizando la cadena de mando, sin crear
instancias burocrticas formales.
La funcin de supervisin o coordinacin de equipos de trabajo podr
ser asignado a cargos profesionales o tcnicos.
Los equipos de trabajo debern contar con 8 cargos como mnimo.
Se excepta del nmero mnimo de 8 cargos, en las unidades orgnicas
donde sea necesario desagregar funciones.

Ficha de Descripcin de Funciones

Versin : 1.0

Versin : 1.0

Ficha de Descripcin del Cargo

Ficha de Descripcin del Cargo o Puesto de Trabajo

UNIDAD ORGNICA: (1)

ORGANO/UNIDAD ORGNICA: (1)

CARGO CLASIFICADO:
CLASIFICADO: (2)
(2)
CARGO

N DE CARGOS

N DE CARGOS

CODIGO
CORRELATIVO:
CODIGO
CORRELATIVO
(4)

(3)
(3)

(4)

CODIGODEL
DELCARGO
CARGOCLASIFICADO:
CLASIFICADO:(5)
(5)
CODIGO

1. FUNCION BASICA (6)

2. RELACIONES DEL CARGO (7)
Relaciones internas :
Relaciones externas :
3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)
3. FUNCIONES ESPECFICAS (9)
3.1
3.2
3.3
4. REQUISITOS MNIMOS (10)
4.1 Educacin
4.2 Experiencia
4.3 Capacidades, habilidades y actitudes
APROBADO

APROBADO

ULTIMA
LTIMAMODIFICACIN

MODIFICACION

VIGENCIA

VIGENCIA:
Fecha:

Fecha:

PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS

Sistemas Basados en Procesos

La aplicacin de un sistema por procesos dentro de la

organizacin incluye la identificacin e interacciones de
estos procesos, as como su gestin.
Bajo este enfoque se enfatiza la importancia de:
Satisfaccin del usuario o cliente
Considerar los procesos que aporten valor.

La Gestin por Procesos :

21111112. La gestin de procesos

La metodologa queda explicada con las fases:

1. Identificar los procesos de la organizacin.
2. Despus se tienen que disear cada proceso, destacando el diseo
de los procedimientos y los indicadores.
3. A continuacin implantarlos
4. Proceder a su revisin (evaluacin)
5 Mejorarlos.
Si hacemos todo esto podemos decir que disponemos de un Sistema de
gestin de procesos.

Proceso

Conjunto de actividades lgicamente relacionadas o que interactan, que transforman elementos de

entrada en resultados. Es decir toman insumos de proveedores o de otro proceso, le agregan valor y
entregan un producto consistente en un bien y/o servicio a otro proceso o al cliente o usuario final.
En el proceso se establecen indicadores de control y se requiere de la asignacin de recursos.

ELEMENTOS :

Tablero de Mando
Controles

Objetivo
Proveedor

Entradas
Insumos

PROCESO

Salidas
productos

Cliente
Recursos

Anlisis de Procesos

Proceso
Sub
Procesos
Actividades

Tareas

Interaccin de Procesos

C
L
I
E
N
T
E
S

ENTRADA A

Proceso A

SALIDA E

Proceso E

ENTRADA E
SALIDA A

ENTRADA C

ENTRADA D
Proceso C

Proceso D

SALIDA D

C
L
I
E
N
T
E
S

SALIDA C

E
X
T
E
R
N
O
S

ENTRADA B

Proceso B

SALIDA B

Clientes
Internos

SALIDA F
Proceso F

Clientes
Internos

ENTRADA F
RETROALIMENTACION

E
X
T
E
R
N
O
S

CLASES DE PROCESO

ESTRATEGICOS
PROVEEDOR

PRODUCTO

INSUMO

OPERATIVOS
SOPORTE

MAPA DE PROCESOS

CLIENTES

ROL:

Planificador.
Normalizador.
Facilitador.
Vigilar.
Aseguramiento.

VISIN DE PROCESOS DEL MINISTERIO DE SALUD

CONGRESO

CGR

ENTIDADES
FINANCIERAS

MINISTERIO
TRABAJO

SUNAT

PROCESOS ESTRATEGICOS

ENTIDADES
PUBLICAS

PLANEAMIENTO

ORGANIZACION

INVERSION EN SALUD

CONTADURIA
GENERAL
DE LA NACION

ORGANISMOS
FINANCIEROS
DE COPERACION

ENTIDADES PRIVADAS
Establecim. de Salud

O NGs

PROCESOS OPERATIVOS:

PRESIDENCIA
CONSEJO DE
MINISTROS

OMS

SALUD AMBIENTAL

GOBIERNO REGIONAL
DIRESAS
Establecim. de Salud

PROTECCION, RECUPERACION Y
REHABILITAC. DE LA SALUD
PREVISION Y CONTROL DE
EPIDEM., EMERG. Y DESAST.

GOBIERNO LOCAL
Establecim. de Salud

CONTROL MEDICAMENTOS,
INSUMOS Y DROGAS

PROMOCION PARA LA SALUD

POBLACION

SEGURO INTEGRAL
DE SALUD

ESTABLECIMIENTOS
DE SALUD

ORG. DESCONCENTR.
ORG. PUBL. DESCENT

OPS

PROCESOS DE SOPORTE
INFORMACION DE LA SALUD

Retro alimentacin
DESARROLLO INFORMATICO

INSTITUCIONES
PRIVADAS
FINANCIAMIENTO

ORG. FIN.
INTERN.

GESTION DE LOS RR- HH.

LOGISTICA INTEGRAL

MAPA DE PROCESOS DE ESTABLECIMIENTOS DE SALUD

PROCESOS
ESTRATEGICOS

PLANIFICACIN

ORGANIZACIN

ATENCIN DIRECTA DE SALUD

PROCESOS
OPERATIVOS

PROCESOS
DE
SOPORTE

DOCE NCIA
INVE S TIGACION

ATENCIN DE SOPORTE DE SALUD

GESTIN
DE RECURSOS
TECNOLOGICOS

GESTIN
DE RECURSOS
HUMANOS

GESTIN
DE INSUMOS.
MATERIALES

Definicin de Procedimiento

Es la descripcin concisa de las acciones concatenadas

entre si ordenadas en forma lgica y que se realizan
en forma secuencial o simultnea.
Presentan la respuesta a CMO, CUNDO, QUIN Y
DNDE se realizan las acciones o tareas

Un proceso puede ser descrito por varios procedimientos

o por un solo procedimiento.

Manual de Procesos y Procedimientos

DEFINICION
Es un documento tcnico de sistematizacin normativa
que contiene la descripcin detallada de las acciones o
pasos para la ejecucin de actividades, sub procesos y
procesos, as como de los puestos de trabajo que
intervienen, los rganos y unidades orgnicas que
intervienen, los formatos a ser utilizados y los
instructivos especficos para el uso de equipos o
materiales.

Manual de Procesos y Procedimientos

FUENTES DE INFORMACION

Disposiciones legales
El ROF que establece la estructura orgnica y funciones
El MOF que establece las funciones de los cargos o
puestos de trabajo
El inventario de procedimientos

Manual de Proceso y Procedimientos

CRITERIOS PARA SU ELABORACION
1) Se debe elaborar
procedimientos

en

base

al

inventario

de

2) Los procedimientos deben ser descritos en forma

completa, concisa y clara
3) Cada procedimiento debe ser descrito en hojas
independientes para facilitar el intercambio de hojas
cuando se requiera actualizarlos
4) El
Manual
de
Procedimientos
contiene
los
procedimientos de toda la entidad, las unidades
elaborar
manuales
de
orgnicas
no
deben
procedimientos en forma independiente.
independiente

Manual de Procedimientos

CONTENIDO

CARATULA DE IDENTIFICACIN DEL MANUAL

INDICE
INTRODUCCIN
OBJETIVO DEL MANUAL
BASE LEGAL
CARATULA DE IDENTIFICACIN DE PROCESO Y SUB
PROCESOS INDICANDO LOS PROCEDIMENTOS QUE LO
CONFORMAN
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS