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ERP (planeacin de los recursos empresariales)

Introduccin
El manejo de la informacin es clave dentro de
cualquier organizacin. En la industria manufacturera,
los primeros sistemas creados para integrar los datos
y organizar los diferentes procesos productivos
tuvieron su inicio con las aplicaciones MRP (planeacin
de los requerimientos de los materiales), mismas que
evolucionaron a lo que hoy conocemos como sistemas
ERP (planeacin de los recursos empresariales). Estos
sistemas son bsicos para comprender cmo la
Tecnologa de Informacin ha aportado ventajas
competitivas al sector industrial.
Ms rpido, ms alto, ms fuerte. Hoy en da, estas mximas olmpicas,
propias de los atletas de alto rendimiento, se hacen extensivas a las
empresas de todos los tamaos y sectores, que quieren ser competitivas en
el siglo de la economa digital que comienza.
De la misma manera que un atleta que integra sus habilidades fsicas con
sus dotes intelectuales para lograr el triunfo, una empresa requiere de la
coordinacin e integracin de todas sus reas y procesos para alcanzar las
metas propuestas.

Para el atleta, la preparacin y conocimiento de sus habilidades fsicas, al


igual que la administracin de las mismas, constituyen la clave para
capitalizar su potencial. Para una empresa, la clave se denomina
informacin.
Aunque el cuerpo de un atleta y una empresa son organismos vivos, los
flujos de informacin que los mantienen en movimiento no necesariamente
fluyen de la misma manera. Dos palabras clave le dan al cuerpo humano una
ventaja sobre una empresa: coordinacin e integracin y, desde luego, la
capacidad de interpretar la informacin obtenida y tomar decisiones para
ejecutar movimientos y acciones.
El gran integrador es el cerebro, pero, en una empresa, tambin puede
haber un integrador de informacin: un sistema capaz de ordenar todo el
conjunto de reas que, al igual que los sistemas vitales del ser humano, la
suma de su funcionamiento mantienen con vida a la empresa de la cual
forman parte.
Estos sistemas se denominan planeacin de recursos empresariales o
Enterprise Resource Planning (ERP) y son de historia realmente
reciente.

Un poco de historia
Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el
gobierno estadounidense emple programas especializados que se
ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recin surgidas en el
principio de la dcada de los aos 40 para controlar la logstica u
organizacin de sus unidades en acciones blicas.
Estas soluciones tecnolgicas, conocidas como los primeros sistemas para la
planeacin de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning
Systems o MRP Systems), son el antecedente histrico ms remoto de los
actuales ERP.
Pero la historia no para all. Para el final de los aos 50, los sistemas MRP
brincaron las trincheras del ejrcito para hallar cabida en los sectores
productivos en especial de los Estados Unidos de Amrica. Las compaas
que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitan
llevar un control de diversas actividades como control de inventario,
facturacin, y pago y administracin de nmina.
De manera paralela, la evolucin de las computadoras favoreci el
crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que
optaban por ellos. Claro que esas computadoras eran muy rudimentarias

pero contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperacin de datos


que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar informacin y
canalizarla de manera apropiada a aquellas reas que, al integrarla, podan
ejecutar acciones mucho ms rpidas.
En las dcadas de los aos 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para
ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales
que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con
base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducan, ya que se
compraba slo lo necesario. Si hacemos una comparacin con la preparacin
de un atleta, podemos decir que era como administrarle la dieta al
competidor, evitando desperdiciar en la comida que no le hiciera falta.
Para la dcada de los aos 80 estas soluciones tecnolgicas pasaron a usar
otras siglas: MRP II o planeacin de los recursos de manufactura
(Manufacturing Resource Planning). Su alcance fue distinto: permitan
atender factores relacionados con la planeacin de las capacidades de

manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconoca que


las empresas padecan interrupciones en la operacin, cambios sbitos y
limitaciones en recursos que iban ms all de la disponibilidad de materiales.
Retomando nuestra analoga del deportista, un MRP II era como un
entrenador que reconoca, por fin, que su atleta poda enfermarse o fallar en
su rendimiento.
As, a principios de los aos 90, haba dos posiciones en el escenario de
soluciones tecnolgicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los
MRP II. Pero el mundo haba cambiado y estas soluciones nacidas en los
ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde
haba organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales,
entre otras, que tambin necesitaban una solucin para controlar sus
procesos y, en consecuencia, ser ms competitivas. Haba surgido una nueva
clase de competidores. Si nos referimos a nuestro atleta, ahora ya no slo se
buscaba el entrenamiento para un deporte especfico, sino para todas las
disciplinas.
La importancia de una solucin empresarial para la Industria
Otro factor que favoreci la creacin de opciones para satisfacer las nuevas
necesidades fue, sin duda, el crecimiento de la industria del software o de
programas para computadoras. Nacieron modernas aplicaciones
empresariales y abarcaron reas de creacin reciente de la empresa. Si los

MRP y los MRP II eran como los controladores de los brazos y piernas de un
atleta, los ERP integraban no slo eso, sino todos los rganos y msculos del
mismo, o mejor dicho de la empresa. As, se inici el control de reas como
contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta y logstica, entre
otras, bajo un solo y transparente sistema de informacin.
En este escenario surgen visionarios que no slo desarrollan, sino venden e
implantan estas soluciones que, al ser tan exitosas, logran expandirse de
manera rpida por el mundo empresarial.
Dos de esos visionarios (Jan y Paul Baan hermanos holandeses), haban
fundado su compaa denominada Baan Company en 1978. Con el paso del
tiempo lograron desarrollar Triton, una solucin tecnolgica que consigui
colocarse con gran xito en el mercado europeo y estadounidense a
principios de la dcada de los aos 90.
As, en la vida prctica, el ERP de Baan no slo implicaba una solucin
tecnolgica, sino empresarial. Con una consistente metodologa de
implantacin y con modelos probados y comprobados, Baan demostr el
valor de un ERP al proporcionarles a sus clientes resultados claros y visibles
en corto plazo.

Cuando una empresa requiere de un ERP e inicia los ajustes para seleccionar
uno en particular, debe aceptar que introducir un orden interno donde
diversas reas se vern afectadas por el cambio.
Sin embargo, los resultados se ven desde un principio. Por ejemplo, los
cierres contables que llegan a hacerse hasta con un mes de retraso se
generan de manera casi automtica al final del mes en curso. El
acortamiento de estos ciclos trae consigo informacin muy valiosa que
facilita tomar decisiones a favor, no slo de una rea, sino de toda la
empresa.
Otro beneficio se nota en la recuperacin de la inversin en corto tiempo ya
que la organizacin se ha hecho eficiente y altamente productiva al tener su
informacin al da y en orden. En consecuencia, sus procesos de produccin
y comercializacin se hacen ms eficientes, evitando o minimizando prdidas
y aumentado ganancias.
Ahora, el reto es extender y complementar la eficiencia interna con otros sistemas capacitados
para comunicarse y aprovechar la informacin generada por el ERP actual que abarquen todos
los elementos que, en el fondo, determinan el rumbo de las actividades empresariales, entre los
principales estn: la cadena de suministro, la satisfaccin y comportamiento del cliente, as como
la toma de decisiones ejecutivas.

Al igual que en una competencia deportiva, donde el desempeo del atleta se mide en el
campo de accin es da a da donde la tecnologa demuestra su utilidad. El mejor ejemplo de
los beneficios que generan estas soluciones tecnolgicas son las mltiples empresas, lderes
en diversos sectores, que han comprobado la importancia de contar con sistemas
empresariales.