SISTEMA CONSULTAFACIL.

(Version Dentista)
I.D. Systems – 2007 - 2010

El sistema Consulta Facil, permite llevar los expedientes de los

pacientes con sus datos personales, historial clinico, pagos,
fotografias del tratamiento. Asi como agendar citas y programarlas.

Es un sencillo sistema para consultorios de un solo doctor o de varios

ya que funciona tambien para red.

El sistema cuenta con los siguientes modulos:

Pacientes
Citas
Pagos
Reporte de Citas Vencidas (Recordatorio)
Reporte de Pagos

• NOTA: Version 3.0 (2010)

En esta nueva version, el sistema ahora funciona de manera portable.
Es decir, no necesita la instalacion ni registro de controles o archivos
en los directorios de Windows. Basta tener en una carpeta el sistema
y todos sus componentes para que se ejecute. Esto es util, incluso si
el sistema esta en una unidad USB.

Tambien se agregaron algunas caracteristicas nuevas como los

recordatorios antes y despues de una cita; asi como el envio de
correos electronicos de dichas citas y otros correos electronicos.

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 INDICE
ARRANQUE DEL SISTEMA ...................................................................................... 4
VERSION 2010. ....................................................................................................... 5
MENU ...................................................................................................................... 7
BARRA DE HERRAMIENTAS ............................................................................... 8
ESCRITORIO ......................................................................................................... 9
PESTAÑAS DE HERRAMIENTAS ......................................................................... 9
BARRA DE TAREAS .............................................................................................. 9
UTILERIAS DE ESCRITORIO .................................................................................. 10
RELOJ .................................................................................................................... 11
CALENDARIO y CALENDARIO ANUAL ........................................................... 13
CALCULADORA .................................................................................................. 14
POST-IT ................................................................................................................. 14
FECHAS ................................................................................................................. 15
MODULO DE PACIENTES ....................................................................................... 16
CAPTURANDO NUEVOS PACIENTES ............................................................... 16
COMO EDITAR UN CLIENTE y COMO NAVEGAR POR LOS CLIENTES ...... 23
CON LA CAJA TEXTO/LISTA ......................................................................... 23
CON EL BOTON DE BUSQUEDA.................................................................... 24
CON LOS BOTONES DE NAVEGACION ........................................................ 25
REGISTRADO PAGOS DEL PACIENTE EN SUS VISITAS ................................ 26
AGREGANDO CITAS AL PACIENTE ............................................................. 31
AGREGANDO FOTOGRAFIAS AL EXPEDIENTE ............................................. 31
ELIMINANDO UN PACIENTE ............................................................................. 35
HISTORICO DE PACIENTES ................................................................................... 36
CATALOGO DE CARTAS ........................................................................................ 37
CATALOGO DE CODIGOS POSTALES .................................................................. 38
MODULO DE REPORTE DE CITAS VENCIDAS (RECORDATORIO) .................. 39
VERSION 3.0 ......................................................................................................... 40
MODULO DE REPORTE DE CITAS FUTURAS...................................................... 46
MODULO DE CITAS ................................................................................................ 47
VERSION 3.0 ......................................................................................................... 48
ENVIO DE CORREOS .............................................................................................. 53
ESTADISTICAS DE CLIENTES POR COLONIA .................................................... 54
ESTADISTICA DE PACIENTES POR GENERO ...................................................... 56
ESTADISTICA DE PACIENTES POR EDAD........................................................... 57
REPORTE DE INGRESOS ........................................................................................ 58
MANTENIMIENTO................................................................................................... 59
USUARIOS ................................................................................................................ 59
CONFIGURAR CORREO .......................................................................................... 60
MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS ........................................................................ 61
REINDEXADO (REORDENAMIENTO)................................................................... 62
VERIFICACION DE ARCHIVOS ............................................................................. 62
RESPALDO DE DATOS ........................................................................................... 64
RESTAURAR ............................................................................................................ 65
CONFIGURACION ................................................................................................... 66
NOTAS TECNICAS ................................................................................................... 67

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ARRANQUE DEL SISTEMA
El arranque del sistema es muy sencillo. Basta localizar el icono en el
escritorio de Windows, en el menú de Programas, o a traves
de mi PC en la carpeta destinada del sistema, dar doble clic
y estara usando la aplicación.

La instalacion del sistema viene dado en la seccion anterior de

instalacion o pregunte a su asesor en que carpeta esta instalado.
Aunque generalmente esta bajo \SISTEMAS\DENTISTA.

El sistema cuenta con un menú en la parte superior donde estan

todas las opciones. En la parte inferior cuenta con una barra de
tareas donde se iran acumulando las ventanas que tenga abiertas
dentro del sistema. Esto es importante ya que podra tener varias
opciones abiertas si asi lo requiere sin tener que cerrar una para abrir
otra opcion.

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La version final es como la imagen superior, donde ademas del menú
principal antes mencionado, tambien tiene una barra de herramientas
con las opciones mas usadas por el programa.

VERSION 3.0.
La pantalla de esta nueva version ha cambiado un poco. En primer
lugar, al ejecutarse el sistema, aparecera una ventana de Login
(Entrada), para identificar al usuario que usa el sistema.

Si no es usuario registrado, no podra usarlo. El sistema cuenta con

varios niveles de seguridad que permiten utilizar determinadas
opciones

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Hay que hacer mencion que debe teclear de manera correcta su
contraseña ya sea minusculas, mayusculas o ambas, ya que el
sistema detecta esta caracteristica.

Una vez autentificado, entonces pasamos a la pantalla principal con

su menu.

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En esta pantalla principal, vemos que hemos puesto nuevas opciones,
asi como en el menu superior.

Esta nueva interfaz de la version 3.0 contiene unos elementos o

utilerias para el escritorio que pueden ayudar al usuario cuando pasa
demasiado tiempo en el uso del sistema. Vamos a desglosar los
elementos de la pantalla.

MENU

En la parte superior de todo esta el menu de opciones con las que

cuenta el sistema. Dando un clic en cada opcion aparecera un
submenu según su categoria:

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Usar cada opcion es tan facil con dar un clic en ella.

BARRA DE HERRAMIENTAS

La barra de herramientas sigue inmediatamente debajo del menu.

Contiene las opciones mas utilizadas para el sistema para que esten
disponibles mas rapidamente haciendo un solo clic en el boton
correspondiente.

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 ESCRITORIO

Es el area de trabajo y donde se alojaran las ventanas de las

opciones. Cuenta con una linea de mensajes y/o un reloj en la parte
superior derecha.

PESTAÑAS DE HERRAMIENTAS

En la parte inferior, contamos con una barra de pestañas de

herramientas para el acceso rapido a estas. Las herramientas son un
nuevo agregado a la version 3.0, y pueden ser accesadas de 3
formas:

-Mediante las pestañas de herramientas del escritorio

-Mediante el menu de Utilerias del menu principal
-Con las teclas de funcion de F7 a F12.

BARRA DE TAREAS

La barra de tareas es el ultimo elemento del sistema en la parte

inferior y mostrara las ventanas que estan activas en ese momento.
De esta forma, simulando a las barras de tareas de Windows,
podemos pasar de una ventana a otra facilmente, simplemente
haciendo clic en la deseada.

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UTILERIAS DE ESCRITORIO

En la version 3.0 del sistema, hemos incluido una serie de

herramientas que pueden ayudar al usuario cuando necesita una de
estas herramientas de escritorio y no desea salirse del sistema y
cambiar a otra aplicación de Windows.

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Vamos a ver en que nos puede ayudar cada una de ellas.

RELOJ

Incluimos una utileria de escritorio reloj para que el

usuario no tenga que bajar la vista al reloj de la barra de tarea de
Windows. Ademas, este estipo analogico es bastante visual para
notarlo.

Sin embargo, tambien posee una alarma que permite al usuario

especificar un evento. Si damos doble click en el reloj, accesamos a
una ventana de dialogo para poner la alarma.

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Como podemos ver, es tan simple como especificar la hora, minutos y
segundos (opcional); poner el mensaje y marcar que se active la
alarma, guardamos… y listo.

Cuando la hayamos puesto, esta sonara un reloj cucu y nos mostrara

una ventana avisandonos del evento, estemos en el escritorio o en
cualquier ventana del sistema:

Asi, podremos ponernos recordatorios si necesitamos descansar o

atender algo y estamos enfrascados en el sistema.

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CALENDARIO y CALENDARIO ANUAL

El sistema incopora dos formas de mostrar el calendario. Solo del

mes en curso y anual.

En el primero, es una pequeña ventana que

puede quedarse enel escritorio y nos mostrara el mes actual con la
fecha de hoy. Con los botones de flechas en la parte superior,
podemos cambiar de mes hacia adelante o hacia atrás. Lo abrimos
con la pestaña calendario o F11.

Cuando por el contrario, buscamos una fecha de otros meses y

queremos hacerlo rapidamente, podemos hacer clic en la pestaña de
anual o seleccionarlo con F10. Esto nos mostrara todo el año en curso.

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CALCULADORA

¿Quién no ha necesitado en algun momento este

elemento de escritorio? Si bien, podemos tener uno a la mano en
nuestro escritorio real y Windows tiene su propia calculadora, con F9
o haciendo click en la pestaña inferior la podemos tener a la mano
mucho mas rapido.

Las funciones basicas nos ayudaran a hacer esos calculos que

necesitamos. La podemos dejar en el escritorio todo lo que queramos.

POST-IT

Estos utiles papelitos tambien pueden

estar en el escritorio para escribir notas rapidas que no necesiten ser
almacenadas. Util para recordarnos cosas o hacer anotaciones cuando
no encontramos un lapiz y papel a la mano o tardamos en abrir el
bloc de notas de Windows.

Podemos tener tantas ventanas como queramos, sin embargo, al

cerrarlas la informacion se pierde. Podemos minizarlas para no perder
el contenido y luego recuperarlo.

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FECHAS

Esta es una funcion mas especifica del

sistema, ya que muestra en una sola
ventana algunas de las fechas clave de
los pacientes.

Quienes cumple años en el mes en

curso, cuales son las proximas citas de
acuerdo a la fecha actual y cuales son
las citas que vencienron tambien según
la fecha del dia de hoy.

De esta forma, podemos ver de un solo

vistazo como esta nuestra agenda.

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MODULO DE PACIENTES
En este modulo, se agruparon varias secciones acerca de los
pacientes, como son sus datos, su historial clinico, su historial de
pago, las imágenes/fotografias/videos sobre el tratamiento.

CAPTURANDO NUEVOS PACIENTES

Para comenzar, vamos al menú de ARCHIVO y seleccionamos la
opcion de PACIENTES.

Vera esta interfaz a lo largo de todo el sistema.

En la parte superior una barra de herramientas (botones).

Tenemos unos botones de navegación en la parte inferior. Que
nos ayudan a ir registro por registro a traves de todo el archivo.
En la central tenemos una serie de pestanas, que nos indicaran
ciertos datos de manera clasificada. Algunas interfaces tendran
solamente una pestana, en tanto otras tendran 4 o mas.
En la parte inferior veremos una barra de estado, que nos
indicara la fecha y hora de la ultima actualizacion al archivo. Es
posible que algunas interfaces no contengan esta información.

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Para agregar un cliente, pulsamos sobre el boton AGREGAR que esta

en la barra de herramientas , automáticamente el

sistema le asignara un numero de codigo (idenficador unico) para el
nuevo paciente, y estara listo para capturar los datos de este.

Debe llenar los datos que sean necesarios, pero entre mas completo
este el expediente mucho mejor. Se posiciona en el primer campo
que es el nombre del paciente, lo teclea y a continuación da ENTER.
Asi con el resto de los campos.

Al seleccionar o teclear la fecha de nacimiento el sistema calculara la

edad de manera automatica. En ocasiones cuando entra al campo de
Fecha de Nacimiento y despliega el calendario quiza le muestre
alguna fecha muy anterior a la actual. Esto es porque el calendario no
tiene ninguna fecha y es normal. Simplemente en lugar de
seleccionar las fechas del calendario, tecleelas usted mismo como
dia/mes/año.

Por defecto, la fecha de alta viene a ser la fecha actual del sistema de
Windows. Una vez llenados los campos de ocupación, telefonos, RFC.
Puede querer incorporar la fotografia del paciente.

Esto se hace mediante una webcam conectada de manera directa a la

computadora. Esto lo veremos en un paso mas adelante. O bien
puede haberla tomado con una camara digital y grabar la foto en su
disco duro, usb, cdrom y luego importarla al sistema mediante el
boton +. Ademas, puede eliminar la foto, con el boton de la derecha.

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Cuando termine con los datos Generales, le recomendamos que pulse

en el boton de grabar.

Cada pestaña o ficha contiene su propio boton de grabar, asi los

cambios hechos en cada una debera grabarlos usando este boton. No
hay botones de grabar de manera general.

VERSION 2010.

En esta version hemos redistribuido un poco los campos de

datos para mostrarlos mas comodamente. Asi como hemos
incluido el campo de correo electronico para cada paciente.

Una vez terminado, de un clic en la siguiente ficha para capturar

algunos antecedentes medicos.

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En la parte superior hay un recuadro en blanco para hacer
anotaciones de manera libre. Basta teclear el texto que quiera con los
espacios entre parrafo dando ENTER. Puede poner todo el texto que
requiera.

Después en la parte inferior, simplemente marque algunas de las

opciones que aplique al paciente. Una vez completado, de un clic en
el boton de GRABAR

En la siguiente ficha tendra una seccion para la captura del historial

clinico de manera libre.

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El texto es libre y puede llenar varias hojas si lo desea. Aquí escribira
la evolucion del cliente y su tratamiento. Puede seleccionar el tipo de
letra, el tamano, poner negrita, cursiva o cambiar el color del texto
seleccionado.

Puede querer insertar la fecha actual del sistema dentro del

expediente usando el segundo boton de derecha a izquierda para
tener una referencia de actualizacion de sus expedientes.

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Como vemos en la imagen superior, seleccioamos un texto y le
podemos cambiar el color o los atributos.

Para ver como queda la impresión, tenemos un boton a un lado de la

impresora que nos muestra una imagen en miniatura de la pagina o
paginas por imprimir.

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Cuando termine de escribir, no se olvide de grabar los datos.

Como curiosidad puede encender el sonido de una maquina de

escribir cuando teclea o si le es molesto, apagarla. Basta marcar la
casilla de verificación a un lado de sonido:

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La siguiente ficha es de pagos, donde registrara y administrara los
pagos que el paciente vaya haciendo durante su tratamiento.

Vera que contiene su propia barra de botones, para indicar las

opciones que trabajaran solamente en esta ficha.

COMO EDITAR UN CLIENTE y COMO NAVEGAR POR LOS

CLIENTES

Para editar (modificar) los datos de un cliente primeramente

necesitamos ubicarlo. Hay varias formas de hacer esto:

1) Con la caja de texto/lista

2) Con el boton de busqueda (como se hacia ordinalmente)
3) Con los botones de navegación

CON LA CAJA TEXTO/LISTA

En la parte superior de la ventana, debajo de la barra de

herramientas hay una caja de texto que le permite seleccionar
rapidamente al cliente.

Basta comenzar a teclear el nombre del cliente para que este, si esta
registrado vaya apareciendo conforme teclea las letras.

aquí vemos como al

comenzar a teclear con la
letra S, aparecen todos los
pacientes que comienzan
con dicha letra, si
seguimos tecleando el
resto del nombre la lista se
ira acortando.

Si el paciente no se
muestra en la lista por
haber muchos con el
mismo nombre, basta
desplazarnos con la barra
de la caja para encontrar a
dicho cliente. Se da un clic
para que quede
seleccionado.

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Una vez hecho esto, debera dar un clic en el boton de VER.

Y le mostrara los datos del paciente, siempre en la ficha GENERALES.

Ahora si, puede ir a cualquier ficha para ver o editar sus datos.

CON EL BOTON DE BUSQUEDA

En primer lugar, puede buscar a un cliente por numero

de socio, nombre, fecha, o cualquier dato si pulsa sobre el boton
buscar de la barra superior.

Como vera, aquí estamos buscando al paciente por su codigo,

escribiendolo en la parte superior y seleccionando de la lista el campo
deseado. En caso que lo quisieramos buscar por nombre,
teclearíamos este, y seleccionaríamos el campo PACIENTE. Después
pulsamos ACEPTAR.

El paciente si fue encontrado, aparecera con todos sus datos (notas,

historial, identificación).

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Para modificar un dato, simplemente nos posicionamos en el campo
deseado y cambiamos el valor, al pulsar un ENTER, automáticamente
queda registrado. Si comete una equivocación, vuelva a escribir el
valor correcto y listo.

CON LOS BOTONES DE NAVEGACION

Estos botones tienen unas flechas atrás

y adelante, asi como inicio y final del archivo. En medio tienen unos
numeros que indican que numero de registro asignado al paciente (no
es el codigo, sino un numero interno que maneja el sistema, aunque
es posible que ambos sean iguales). Asi, en la imagen estamos
viendo que estamos en el registro 2739 de un total de 3044 registros.

Al pulsar el boton nos iremos un registro hacia atrás y veremos

como cambian los datos en la pantalla. Por elcontrario, pulsando
avazamos un registro adelante. Los dos botones exteriores nos
permiten ir rapidamente al inicio o al final del archivo.

Si bien este proceso sirve para ir viendo de uno por uno los registros
de clientes, cuando se tienen una cantidad considerable de ellos
puede ser bastante tardado.

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REGISTRADO PAGOS DEL PACIENTE EN SUS VISITAS

En la ficha de PAGOS, registrada nuevos pagos, o editara los

existentes, asi como podra imprimir el historia y ver rapidamente
algunas estadisticas del paciente. En la parte superior (dentro de la
ficha) vera 4 botones: MOSTRAR EL HISTORIAL, NUEVO PAGO,
BORRAR OPNS, IMPRIMIR y GRABAR.

En la parte izquierda le mostrara el historial de pagos y en la parte

derecha, vera algunos campos para capturar y otros como estadistica.
Los campos de COSTO TOTAL, ANTICIPO y MENSUALIDAD pueden
ser capturados por el usuario (en blanco), para indicar dichos
conceptos. Los campos en amarillo no se pueden editar y los da el
sistema, indicando el total de veces que ha venido en TOTAL DE
OPNS, asi como la suma los abonos en TOTAL PAGADO.

Muestra tambien la fecha de la ultima visita y la ultima cantidad que

abono.

Hay un campo muy importante que esta aquí para indicarle al

sistema cuando sera la proxima visita del cliente y que luego se
reflegara en el reporte de citas vencidas (Recordatorio)

El primer boton MOSTRAR HISTORIAL, le mostrara el listado de pagos

efecutados por el paciente. Cuando usted da un clic en la ficha de
PAGOS, el sistema muestra el historial de manera automatica, aun
asi, en ocasiones cuando agrega un nuevo pago o elimina, esta lista
no se refresca adecuadamente, este boton le permitira actualizar los
pagos en caso necesario (visualmente).

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Aquí vera ya la información según tenga o no el paciente. En el
listado vera los meses, asi como la fecha y las cantidades que ha
abonado/pagado, y un campo llamado STATUS que es una referencia
para indicar si el pago fue oportuno o no. De esta forma, podra darse
una idea rapidamente si el paciente es constante con su tratamiento
llendo en las fechas indicadas o si no lo es.

Para agregar un nuevo pago, basta con pulsar en el boton NUEVO

PAGO.

Para agregar el pago

simplemente seleccione de la primera columna el mes de que se trate.
Tambien puede teclearlo. En la siguiente columna puede escribir la
fecha en que se realizo o tuvo la cita, o bien seleccionando la fecha
del calendario que aparece.

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 Por ultimo, teclee la
cantidad abonada y pulse ENTER. Vera que tendra ya una fila y esta
listo para capturar otro pago.

Puede corregir cualquier pago en cualquier momento si se equivoco,

simplemente utilizando el raton y posicionandose en la fila y columna
deseada o usar las teclas de flecha arriba y abajo de su teclado
cambiando el valor de la celda.

Cuando haya terminado, pulse el boton GRABAR.

Es muy importante que tanto para un NUEVO PAGO, BORRAR
UN PAGO o MODIFICAR un pago siempre de el boton GRABAR
para que los datos efectivamente queden registrados.

Si desea eliminar algun pago, simplemente seleccionelo,

posicionandose en la columna de numeración y a continuación el
boton BORRAR.

Note que la ultima fila

tiene un asterico, esto le esta informando que la ultima fila es un
nuevo registro aun no capturado.

Aquí la captura cuando

ya fue eliminado.

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Tambien tiene un boton para imprimir el reporte de pagos por si
desea entregarselo al cliente o tener un expediente en papel como
respaldo. Pulse el boton y vera la siguiente pantalla:

Asi es como quedara la impresión. Si desea cancelar en este

momento, de la ventana VISTA PREELIMINAR, pulse en el boton de la
puerta para cerrar sin imprimir. Si por el contrario esta de acuerdo y
desea hacer la impresión, pulse en el icono de la impresora. A
continuación aparecera la siguiente caja de dialogo:

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Desde aquí seleccionara la impresora por defecto instalada o si tiene
mas de una podra hacerlo o a una impresora de red o a una
impresora virtual (es decir, a un archivo pdf o de imagen).

Tambien puede decidir si quiere solo algunas paginas o todo el

documento (en el caso de que hubiera mas de 1 pagina). Aquí
tambien puede cancelar en caso de arrepentirse de la impresión.

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AGREGANDO CITAS AL PACIENTE
Antes de grabar sin embargo, es importante cuando después de
efectuar un pago, tambien le agende una cita para su proxima visita.
Esta fecha es la que actua como filtro para el modulo de
RECORDATORIO y CITAS. Simplemente teclee la fecha o seleccionela
del calendario. A continuación pulse el boton GRABAR.

AGREGANDO FOTOGRAFIAS AL EXPEDIENTE

El sistema permite la incorporación de fotografias tanto para

identificar al cliente como para llevar el tratamiento dental. En primer
lugar, veamos como agregar la fotografia del paciente.

Para ello seleccionamos al paciente (tiene que estar dado de alta

previamente como ya se describio), y estar en la ficha de generales.
Vera que le muestra un recuadro donde ira la fotografia y abajo un
boton para la foto.

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Antes de iniciar, el sistema esta configurado para tomar la fotografia
de una camara conectada a la computadora tipo WEBCAM. Su
sistema de computo debe reconocerla y estar por defecto. Esta tiene
que estar encendida.
Ahora si, de un clic al boton de TOMAR FOTO y vera la siguiente
pantalla:

Si su camara esta
correctamente conectda,
vera la imagen en
tiempo real en esta
ventana. Junto con el
nombre del paciente y
una ruta donde se
guardara la fotografia.

El paciente debe
encuadrarse en el cuadro
y cuando este listo,
basta dar un clic en el
boton de CAPTURAR.

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Después de un clic al boton superior derecho para cerrar la ventana y
regresara a la pantalla de pacientes donde vera la foto asignada
automáticamente:

Si por alguna razon no quedo conforme con la fotografia tomada,

puede usar el boton inferior para borrarla y tomar otra.

El sistema guarda la fotografia en su base de datos. Esto significa que

después de tomarla no necesita la imagen grabada en su disco ( en
este caso en C:\SISTEMAS\DENTISTA\FOTOS), mas que como
respaldo. El sistema al incorporar la foto, ya no depende de si esta en
esta o no en el disco. Por lo que si lo desea cuando se haga
mantenimiento pueden ser borradas sin ningun problema de la
carpeta de \FOTOS.

Agregar la fotos del tratamiento del paciente es un poco diferente.

Estas fotos como no se pueden tomar con una webcam, tanto por la
calidad como por el tiempo, son necesarias que se tomen con alguna
camara digital y luego vaciadas a alguna carpeta de su disco duro.

Una vez en dicha carpeta, usted debera seleccionar las fotos que le
correspondan e irlas agregando de manera individual.

Pasamos a la ficha de Fotos:

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Aquí vera una serie de recuadros y en la parte inferior unos botones.
El signo de + es para agregar las imágenes y la X es para eliminarla.
De un clic al primer boton y aparecera una caja de dialogo para que
seleccione la foto deseada.

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De aquí seleccionara la imagen que quiera. Puede incluso ver la
imagen como miniatura si da un clic en el ultimo boton de la parte
superior derecha para seleccionar VISTAS EN MINUATURA. O si ya
conoce el nombre del archivo, seleccionarla y darle ACEPTAR

Y listo, asi sucesivamente, hasta agregar todas las imágenes.

El sistema cuenta con 2 fichas de fotos para un total de 20 imágenes.

Estas imágenes pueden ser tomandas mediante una camara digital,

un scanner y estar almacenadas en un dispositivo como disco duro,
usb, cdrom, sin embargo, una vez incorporadas al sistema Dentista,
ya no necesitara tenerlas, ya que se tiene un archivo especial para
almacenar dichas fotos junto con los datos del paciente.

ELIMINANDO UN PACIENTE

Sin embargo, habra ocasiones que por equivocación o por inactividad

de un periodo prologando y depuración, queramos eliminar al cliente.
Entonces usar el boton BORRAR de la parte superior para hacerlo.
Antes de continuar se le pedira una confirmacion (puede haberlo
pulsado por error).

Esto eliminara al cliente de la base de datos, asi como todos los datos
del los archivos de historial clinico, pagos y fotografias.

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HISTORICO DE PACIENTES

El Historico de Pacientes es un modulo exactamente igual al de

Pacientes normal, solo que esta en una base de datos diferente la
cual no se toma en cuenta para la mayoria de las opciones y
funciones del sistema. Es decir, nos permite poner a ciertos pacientes
de manera INACTIVA, conservando sus datos e historial sin tener que
eliminarlo de manera definitiva.

Podemos hacer las consultas respectivas y actualizar incluso la

informacion si lo consideramos pertinente.

Basicamente para utilizarlo necesitamos dos botones:

que se encuentra en el modulo de pacientes. Y que

realiza la funcion de enviar todo el expediente al historico.

que se encuentra en el historico y que hace la

funcion inversa, regresando el expediente a la base de datos actual y
vigente.

El uso de esta ventana es igual que el de pacientes.

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CATALOGO DE CARTAS

Este modulo esta a partir de la version 3.0 y nos permite crear cartas
personalizadas para enviar a los pacientes via correo electronico.

Su funcionamiento es muy simple. Basta poner una descripcion en la

caja de texto combinada y pulsar el boton MOSTRAR.

Si la carta existe previamente se mostrara el texto, de lo contrario

quedara en blanco y podremos escribir.

Puede activar el icono de sonido para que al escribir escuche como

una maquina de escribir antigua,o si le molesta, apagarlo.

Una vez teclado el texto, pulsamos el boton GUARDAR y listo. Esta

carta podra ser usada mas adelante con los modulos de envio de
correos.

La edicion de una carta previa es selccionando de la caja combo la

descripcion y pulsando el boton MOSTRAR.

Para eliminar una carta del catalogo necesitamos mostrarla en

pantalla y pulsar el boton BORRAR.

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CATALOGO DE CODIGOS POSTALES

Algunas veces el paciente al darnos los datos no conoce el codigo

postal de su domicilio. El sistema cuenta con el catalogo completo de
codigos postales de todo Mexico para buscarlo por ciudad, estado,
rango, ciudad-estado o todos. Esta actualizado directamente desde el
Servicio Postal Mexicano al 2008.

Es una herrramienta de consulta en la mayoria de los casos.

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MODULO DE REPORTE DE CITAS VENCIDAS
(RECORDATORIO)

Este modulo le permite verificar que pacientes no han acudido a sus

citas o tienen citas pendientes para que pueda contactarlos y darles
seguimiento.

Para entrar puede hacerlo desde el menú principal

bajo la opcion de Reportes. O puede hacerlo usando la barra de
menus de la pantalla principal

Al entrar vera la siguiente pantalla

Por default el sistema mostrara la fecha inicial del periodo a revisar 7

dias atrás (1 semana) hasta la fecha actual. Sin embargo usted
puede seleccionar cualquier fecha (quince dias, un mes, varios meses,
anual, unos pocos dias). Puede teclear la fecha de manera directa en
el campo o puede seleccionarla del calendario que aparece al pulsar
sobre la flecha de la derecha

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 Una vez seleccionado el rango
de fechas, simplemente de un clic en el boton superior que dice
REVISAR

Y vera todos los clientes que en esas fechas no hayan acudido a su

cita. El sistema le mostrara el nombre del paciente y los telefonos a
los cuales llamarle.

VERSION 3.0

En esta version hemos agregado mas funciones al recordatorio de

citas y de hecho, tenemos 2 formas:

- Recordatorio de citas vencidas

- Recordatorio de citas futuras

Desde la pantalla principal tenemos el boton de recordatorio de citas

vencidas, la cual ahora contiene 2 tipos de reporte y el envio de
correo electronico a los pacientes.

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En primer lugar necesitamos seleccionar el rango de fechas en que se
pueden encontrar las citas vencidas. El sistema toma por defecto 1
semana hacia atrás a partir de la fecha actual.

Entonces, debemos tener seleccionado este rango de fechas. Y a

continuacion pulsar en el boton REVISAR.

Aquí vemos que en todo el mes de Octubre del 2007 estos pacientes
tienen cita pendiente y no acudieron. Vemos que tenemos la primer
columna con unas cajitas de selección. El paciente, la edad, la fecha
en que iba a ser su cita, telefono de casa, correo electronico y las
otras columnas de telefono que no se alcanzan a ver.

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A partir de aquí podemos hacer la impresión de estos datos de 2
formas: horzontal o vertical. En la primera opcion, seleccionamos el
boton de IMPRIMIR.

De esta ventana, podemos cerrarla o enviarla a la impresora

seleccionando el boton de la derecha.

Regresando a la pantalla de Recordatorio, si pulsamos sobre el boton

LISTADO, veremos:

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Casi el mismo tipo de informacion pero de manera vertical.

La ultima caracteristica es el envio de correos electronicos a los

pacientes.

En primer lugar podemos seleccionar a que pacientes queremos

enviarles el correo.

Supongamos que no todos los pacientes nos dieron su correo

electronico, entonces solo marcamos aquellos que lo tengan. Esto se
hace con el raton dando un clic en la casilla de la primer columna.
Hacer esto nos acelera el proceso de envio, ya que el sistema no
tiene que checar todos los pacientes.

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A continuacion lo unico que tenemos que hacer es pulsar sobre el
boton EMAIL.

En la parte inferior aparecera una barra de progreso indicandonos el

avance en el envio. Una vez terminada es posible que desaparezca.

NOTA:
El sistema para su mejor funcionamiento utiliza una cuenta POP3 que
debe ser configurada desde el modulo de utilirias, asi como en un
programa de cliente de correo predeterminado que utilice Windows
como Outlook Express, Outlook o Live Mail.

Esto es asi, porque las cuentas POP3 son mas rapidas y generalmente
el proveedor de servicio a internet proporciona una gratuita. Las
cuentas tipo WebMail como Yahoo,Hotmail o Gmail puede ser
configuradas con algunos parametros especiales.

En la seccion de configuracion de correo del menu utilerias se tratara

este tema para que el modulo funcione de manera correcta, ya que
dando parametros incorrectos marcara un error y no seran enviados
de manera directa desde su computadora.

Si no se desea enviar los correos de manera directa desde el sistema,

puede exportarlos usando el boton .

Lo que hace el sistema entonces es generar un archivo de texto plano,

separando cada email a enviar por una linea y personalizandolos de
acuerdo a sus datos.

Inmediatamente despues, este archivo de texto llamado

CORREOSCLIENTES.TXT se puede copiar a otra ubicación, ya sea
carpeta, unidad de red, cdrom, usb disk para que sea usado en algun
correo web o como convenga.

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Si por alguna razon, no lo exportamos en este momento y cerramos
la ventana o damos capturar, siempre podemos volver a copiarlo de
manera manual, llendo a la carpeta donde esta el sistema, y
buscando el archivo de texto CORREOSCLIENTES.TXT

NOTA: Este archivo es el mismo para todos los modulos de

recordatorio, por lo que si queremos asegurarnos que tipo de
correos contiene, debemos abrirlo haciendo doble click en el
archivo.

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MODULO DE REPORTE DE CITAS FUTURAS
Este modulo esta disponible desde el menu de REPORTES en la parte
superior.

Y basicamente es muy similar al anterior:

Aquí hay que anotar la fecha en que esperamos las visitas de los
pacientes (el sistema siempre nos mostrara la fecha del dia de hoy) y
poner con cuantos dias de anticipacion enviamos el mensaje.

Por ejemplo, digamos que el dia de hoy es 18 de noviembre del 2009.

Y queremos enviar los correos a los pacientes que tengan cita el
sabado 20 de Noviembre. Entonces, necesitamos cambiar la fecha al
dia 20 y poner 2 dias antes para que busque a los pacientes que
vendran el dia 20 de noviembre y antes.

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Una vez mostrados en la caja de lista, podemos imprimirlos, enviar el
correo de manera directa o exportarlos.

MODULO DE CITAS

El modulo de citas es muy parecido al de Recordatorio, solamente

que se basa en un esquema de calendario (de hasta 3 meses
dependiendo de la fecha actual) para mostrar las citas agendazas
mediante el modulo de pacientes.

Al darle un clic al boton del menú principal, nos muestra la siguiente

pantalla:

Donde nos mostrara un calendario con el mes actual y un mes atrás y

otro hacia delante. En la imagen, podemos apreciar que el dia 20 de
Julio tenemos cita con un paciente.

Es simplemente otra forma de ver los recordatorios.

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VERSION 3.0

En la version anterior, ademas de ver las citas que tenemos en una

forma de calendario, podemos agregar citas a un dia en especial, o
editar las citas de un dia.

El calendario solo nos mostrara el año vigente, es decir, desde ENERO

a DICIEMBRE del año en curso.

Dando doble click en el recuadro de la fecha seleccionada, nos abrira

otra ventana para capturar nuevas citas:

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Comenzamos poniendo la fecha en que queremos anotar las citas.
Esto es porque en esta ventana podemos anotar tantas citas como
queramos de los pacientes.
Y sin salir de ella, podemos anotar citas para otro dia. Bastante util
para capturar citas de pacientes incluso de toda una semana.

Despues, seleccionamos al paciente del lado izquierdo, comenzando a

teclar las primeras letras de su apellido o pulsando la flecha abajo y
que apareja la caja de lista de todos los pacientes.

Anotamos una hora inicial y el sistema calculara la fecha final

estableciendo un promedio de 15 min de duracion. Si es mas,
simplemente cambiamos los minutos.

Y ahora pulsamos sobre el boton AGREGAR.

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Vemos que se ha agregado a nuestra agenda de citas en la hora
indicada y nos dice cuantos pacientes tendremos para este dia.
Podemos continuar capturando nuevos pacientes para este dia o
podemos cambiar de fecha pulsando el boton correspondiente.

Y cambiando la fecha de registro:

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Primero cambiamos la fecha y luego pulsamos el boton CAPTURAR
NUEVA FECHA.

Los botones de BORRAR Y MODIFICAR la cita permiten estas

operaciones siempre y cuando hagomos un click sobre el paciente en
la caja de la agenda:

En este caso tenemos 3 pacientes para este dia, y queremos borrar o

modificar a ADELAIDA MARGARITA. Vemos que esta esta
seleccionada.

Opcionalmente podemos querer imprimir esta agenda de citas, para

lo cual usamos el boton de IMPRIMIR.

En este caso nos permite selecciona la impresora deseada. No hay

vista previa en esta opcion.

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Cuando terminemos, pulsamos el boton de salir, y regresamos a la
ventana de calendario de citas:

Ahora vemos que ya tenemos las citas para los dias correspondientes
que hemos capturado.

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ENVIO DE CORREOS

En la version 3.0, hemos incluido el modulo de envio de correos

generales a los pacientes y se compone de dos elementos: la carta y
la selección de pacientes a enviar.

Del lado izquierdo tenemos las cartas de nuestro catalogo (ver

modulo CATALOGO DE CARTAS) y del lado derecho tenemos nuestro
listado de pacientes. Como aquí no se basa en citas pasadas o futuras,
se cuenta con una serie de pestañas para seleccionar a los pacientes
de acuerdo a la letra correspondiente a su apellido.

Esta forma permite seleccionar mas rapidamente a un grupo de

clientes ya que no se cargan tantos registros.

Una vez que tengamos la carta y la selección de clientes, podemos

pulsar sobre el boton de EMAIL para enviar los correos de manera
directa desde el sistema (previa configuracion) o EXPORTAR los
correos para enviarlos por un correo web de su preferencia.

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ESTADISTICAS DE CLIENTES POR COLONIA

Este reporte de estadisticas no imprimible nos permite ver la cantidad

de pacientes existentes de acuerdo a las colonias dadas en sus datos
personales.

Esto es util para conocer de cuales colonias vienen mas pacientes y

cuales no, y de esta forma hacer mas o menos publicidad.

El sistema se basa en un rango de fechas, las cuales toman la fecha

de alta de los pacientes. Y a continuacion,dando click en el boton de
PROCESAR, nos muestra la estadistica.

Si no especificamos una colonia en particular, veremos TODOS LOS

PACIENTES. Esto puede ser confuso ya que si tenemos gran cantidad
de ellos y las colonias no fueron capturadas simetricamente o de
forma igual nos dara resultados muy variados.

En la parte inferior, nos mostrara todos los pacientes pertenecientes

a dicha colonia. Si no se especifica, nos mostrara todos los pacientes.

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Aquí en la grafica nos muestra los pacientes de todas las colonias,
pero en la lista solo nos muestra a los pacientes de dicha colonia.

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ESTADISTICA DE PACIENTES POR GENERO

Este otro reporte no imprimible nos muestra la estadistica de

pacientes que tenemos en un rango de fechas (fecha de alta) y nos
dice cuantos son mujeres y cuantos hombres.

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ESTADISTICA DE PACIENTES POR EDAD

Igualmente este reporte no imprimible, nos muestra la estadistica de

edades de nuestros pacientes y en la parte derecha una tabla con las
edades y la cantidad de pacientes perteneciente a cada grupo.

De esta forma podemos saber el rango de edades que vienen a

consulta y hacer las promociones o publicidad correspondiente.

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REPORTE DE INGRESOS

Este otro reporte no imprimible permite al administrador o propietario

del consultario ver sus ingresos en un rango de fechas especificado.

NOTA: Esta opcion esta disponible solo para el usuario que se

autentifique y tenga nivel 9 que es de administrador. Para
saber el nivel de un usuario o especificarlo, hay que ir al
modulo de USUARIOS.

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MANTENIMIENTO
Esta serie de submodulos permiten administrar ciertos aspectos del
sistema para su mejor funcionamiento.

USUARIOS

En este modulo el administrador o propietario da de alta a los

usuarios que utilizaran el sistema. Esto es util para establecer
seguridad en el manejo de la informacion y para asignar niveles de
acceso a las opciones.

Por ejemplo, puede querer tener un asistente que solo pueda

capturar e imprimir citas pero no pacientes. Asignando un nivel de 7
puede tener la confianza que este usuario al entrar al sistema con su
cuenta y contraseña solamente utilizara las funciones indicadas.

El nivel maximo es de 9 que es el administrador. En la patalla vemos

que tenemos una caja de lista donde vienen todos los usuarios y del
lado derecho sus datos. A un lado de la caja de texto de password
tenemos un boton que nos permite ver la contraseña. Esto es util en
caso de que la hayamos olvidado.

Igualmente como el resto de las ventanas del sistema, en la parte

superior tenemos algunos botones para agregar un nuevo usuario,
guardar las modificaciones, borrarlo y salir.

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CONFIGURAR CORREO

En esta opcion podremos configurar la cuenta de correo y

parametros que usaremos cuando queramos enviar correos
electonicos a nuestros pacientes.

Tenemos 2 secciones:

CUENTA.- Donde daremos la informacion de nuestra cuenta de correo

electronico y la contraseña con que nos conectamos. Estos datos se
ocultan y se graban de manera especial para tener seguridad.

SERVIDOR.- Donde damos la informacion tecnica sobre el servidor de

correo a usar, el puerto del servidor, forma de envio,autentificacion y
conexión segura.

Generalmente el desarrollador del sistema le apoyara con la

configuracion de correo. Estos datos los puede obtener tambien de su
configuracion de OUTLOOK, OUTLOOK EXPRESS o LIVE MAIL.

El sistema utiliza una cuenta de correo POP3 y SMTP para el envio de

correo, que generalmente lo da el ISP (Proveedor de Servicio a
Internet) por lo que habra que consultar este aspecto tecnico
dependiendo del proveedor.

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Los correos WEB como HOTMAIL, YAHOO, GMAIL pueden ser
configurados si estos aceptan cuentas pop3 (si son de paga o si el
proeveedor los ha liberado).

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

El sistema cuenta con algunas herramientas para mantener su

información lo mas integra y valida posible. Hay situaciones en que a
causa de un virus, un mal funcionamiento de la computadora, una
captura incorrecta, un apagon los archivos sufren algunos daños al
quedar “abiertos”. Es cuando este tipo de herramientas vienen en su
auxilio antes de llamar a soporte tecnico.

La primer herramienta la encontramos en el menú principal del

sistema, bajo Mantenimiento de archivos.

Este modulo sirve para checar que no haya registros duplicados en

sus tablas. El primer boton hace el analisis de los archivos buscando
duplicados, mostrandolos si hubiera en la lista.

Puede eliminar los duplicados, simplemente haciendo clic en el boton

de borrar. Con esto su sistema no se confundira con los nombres de
pacientes y datos.

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REINDEXADO (REORDENAMIENTO)

Este modulo le permite reorganizar sus datos de pacientes, y renegar

un archivo llamado indice que le permite encontrar a los pacientes de
manera correcta, asi como eliminar registros borrados y hacer
limpieza a las tablas. Este le resolvera algunos problemas cuando la
computadora se apague en medio de un proceso o tenga abierto el
sistema.

Al hacerlo, a veces los archivos indices se corrompen, no asi los

archivos de datos, pero es difícil acceder a ellos, por lo que recreando
estos archivos, sus datos volveran a estar disponibles. Simplemente
seleccione esta opcion del menú principal y pulse el boton reindexar.

En unos segundos el sistema hara el trabajo (dependiendo de la

cantidad de pacientes que tenga).

VERIFICACION DE ARCHIVOS

Cuando en verdad no tenga acceso a sus datos, ni funcione el

reordenamiento. Tendra que usar esta opcion del menú principal
Utilerias:

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Esta opcion le presenta una caja de dialogo para seleccionar el
archivo de datos a analizar. El sistema contiene 4 archivos
importantes:

PACIENTES.DBF
PACHISTORIA.DBF
PACPAGOS.DBF
PACFOTOS.DBF

Asi, debera seleccionar uno y pulsar ACEPTAR. Es sistema analizara el

archivo y si encuentra errores graves le mostrara una ventana para
corregirlos. Comúnmente le debera decir OK. Para continuar.

Continue la verificación con el resto de los archivos y luego CANCELE.

A continuación utilice la opcion REINDEXAR para regenerar los indices

y que sus archivos queden a punto.

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RESPALDO DE DATOS

Es importante que periódicamente haga respaldos de su información.

El sistema cuenta con un metodo de respaldo de manera comprimida
para que la grabe en otra ubicación.

Entre al menú de utilerias del menú principal:

Vera que tiene 2 opciones en las fichas: Respaldar y Restaurar. La

segunda se utiliza solamente cuando ha habido un desastre y desee
recuperar la información perdida guardada en su ultimo respaldo.

Para respaldar, da un clic en la segunda ficha y:

Puede seleccionar 3 ubicaciones: a un diskette, al propio disco duro

bajo una carpeta llamada respaldo en la carpeta donde esta el

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sistema u otra ubicación: otra carpeta del disco duro o un usb en su
caso, o unidad de red si hubiera.

En el boton de los binoculares, al darle clic puede seleccionar de la

ventana que aparece la carpeta o la ubicación a donde respaldara:

Una vez seleccionada la carpeta, pulse el boton RESPALDAR.

Y listo. Su información queda respaldada bajo un nombre especial y

con la extensión .SQZ. Este formato es parecido al .ZIP o .RAR
comercial que seguro habra visto, sin embargo no es compatible con
estos programas (WINZIP o WINRAR). Solo podra ser descomprimido
por este sistema.

RESTAURAR

Es el proceso inverso, en el cual al tener errores graves con el

sistema y existir un respaldo puede volver a su información. Quiza
necesite la ayuda o soporte tecnico para reinstalar el sistema.

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CONFIGURACION

Por ultimo, tenemos la configuracion de algunos aspectos del sistema

y como se comportara.

Basta marcar las opciones correspondientes y grabar la informacion.

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NOTAS TECNICAS

Este apartado es simplemente para conocer un poco sobre el sistema

ConsultaFacil y los recursos tecnicos empleados.

Este sistema fue creado usando VisualFoxPro 9.0 Service Pack 2.

Puede ser usado en una sola PC o en una RED LAN de Windows.
Funciona con Windows98, ME, 2000, XP y Vista. Lleva una serie de
controles ActiveX que le dan mas facilidad de uso al sistema.

Los requerimientos tecnicos son:

Memoria RAM de 256MB

Disco Duro con 1GB libre
Procesador Pentium en adelante
Windows (desde 98 en adelante)
Unidad CDROM
WebCam
Conexión a Internet (no indispensable pero aconsejada)

IDSystems lleva programando durante 18 años en esta plataforma

para diversidad de clientes, algunos sistemas con mas de 10 años de
vigencia y satisfacción. Esperamos que este sistema sea de gran
ayuda para su labor profesional.

Visitenos en: www.idsystemsmx.com

Email : idsystems@yahoo.com

H. Matamoros, Tam. 6ª. 502 Pedro J. Arguelles y 20 de Noviembre.

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