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PROCESOS GESTIN HUMANA

SELECCIN Y CONTRATACIN

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:

Cdigo:
PTO-05-O1

SELECCIN Y
CONTRATACIN

Objetivo: Vincular mediante relacin laboral funcionarios competentes que contribuyan con
el logro de los objetivos de la organizacin.
Alcance: Aplica para todos los cargos directos y/o temporales que afectan el Sistema de
Gestin en Control y Seguridad BASC.

PROVEEDOR

Responsable
de rea

Gerente
Gestin
Humana

Requisicin de
personal (FOR05-01) aprobada
por la Gerencia
General

Hoja de vida del


candidato
seleccionado con
los documentos
soportes del
proceso de
seleccin.

Elabor:

SALIDAS

SUBPROCESO
SUBPROCESO

ENTRADAS

CLIENTE

Personal

competente.
Documentos
soportes de la
seleccin.

SELECCIN DE
PERSONAL

CONTRATACIN
DE PERSONAL

Proceso de
Contratacin
de Personal

Carpeta del
funcionario con
todos los
documentos
soporte.
Funcionario
ingresado al sistema
de nmina.

Revis:
SECRETARIA

Responsable:
Director Gestin Humana

DIRECTOR GESTIN HUMANA

INDICADORES
DE GESTION

Personal Operativo:
3 das
Personal Adm:
10 das

1 da

Nmina

Aprob:
GERENTE GENERAL

Versin No. 01
Fecha:01/11/05
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Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:

SELECCIN Y
CONTRATACIN

RECURSOS:
HUMANOS:
Director
Gestin
Humana
Secretaria
Superior Inmediato
Gerente General

FSICOS:

FINANCIEROS:

Elementos de oficina
Computador
Material psicotcnico
Saln para pruebas y
entrevistas
Carpetas para hoja
de vida con
divisiones
Papelera afiliaciones

Gastos
de
viaje
cuando se requiera
el desplazamiento de
personas.
Presupuesto
para
material
psicotcnico.

Cdigo:
PTO-05-01

DOCUMENTOS SOPORTE
Formato de requisicin de personal. FOR05-01
Formato de entrevista tcnica. FOR-05-02
Formato
de
evaluacin
general
de
entrevista. FOR-05-03
Formato de verificacin de referencias. FOR05-04
Formato hoja de vida. FOR-05-05
Formato de visita domiciliaria FOR-05-011
Orden de examen mdico.
Carta apertura cuenta.
Papelera de afiliaciones a seguridad social.

CONDICIONES GENERALES
Toda requisicin de personal debe ser aprobada por la gerencia general.
El superior inmediato aprobar la contratacin del candidato seleccionado.
Si el cargo as lo requiere,
se realizarn pruebas tcnicas por parte del rea que tenga
conocimiento en el tema a evaluar.
Toda requisicin de personal debe estar acompaada de los documentos perfil del cargo y
descripcin del cargo debidamente aprobados por quien corresponda.
Si se recomienda internamente un funcionario de la organizacin para cubrir la vacante, este debe
cumplir el proceso de seleccin establecido por la organizacin.
Para elaborar el contrato de trabajo se debe tener la documentacin completa.
El funcionario no puede iniciar labores si no tiene afiliaciones al sistema de seguridad social.
La visita domiciliaria se realizara con una periodicidad de dos aos a todos los empleados
Anualmente el empleado debe realizar la actualizacin de los datos bsicos de su hoja de vida.

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Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN

Subproceso:
SELECCIN

Objetivo: Dar cubrimiento a las vacantes generadas en la compaa, buscando personas


cuyas competencias se ajusten a los perfiles definidos.
Secretaria

Citar a los candidatos


preseleccionados

Director Gestin Humana

Establecer fecha de
compromiso

Identificar cargo FOR-05-06


y perfil FOR- 05-07
Hacer diligenciar hoja de
vida FOR-05-05

Identificar fuentes de
reclutamiento
Postular vacantes en las
diferentes fuentes.
Preseleccionar hojas de vida
de acuerdo con el perfil
requerido.

Aplicacin de pruebas y
entrevista FOR-05-02

Cdigo:
PTO-05-01
Responsable:
Gerente Gestin Humana
Superior Inmediato

INICIO

Identificar una necesidad


de personal para llenar
una vacante.

Diligenciar formato de
requisicin de personal
FOR-05-01 y solicitar
autorizaciones
correspondientes.

Entregar requisicin
aprobada al Jefe de
Gestin Humana

Emitir concepto

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Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN

Director Gestin Humana

Secretaria

Cdigo:
PTO-05-01

Subproceso:
SELECCIN

Superior Inmediato

1
Verificar referencias
laborales FOR-05-04.

FIN
El
candidato
aprob?

NO

Referenc
ias
satisfact
orias?

Realizar entrevista
tcnica

NO

Diligenciar formato de
entrevista tcnica FOR05-03 y entregar a
Gestin Humana

SI
Presentar candidato a
superior inmediato

SI

SI

El
candidato
aprob?

NO

Realizar visita domiciliaria


FOR-05-012

Informar telefnicamente al
candidato seleccionado la
decisin de contratacin.

Pasar a proceso de
Contratacin de Personal

El
candidato
aprob?

FIN

Aprobar la contratacin de
la persona seleccionada e
informar la decisin a
Gestin Humana

SI

NO

FIN

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Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN

Subproceso:
CONTRATACIN

Objetivo: Legalizar la relacin laboral entre el candidato seleccionado y la empresa.


Secretaria

Funcionario

Director Gestin Humana

Cdigo:
PTO-05-01
Responsable:
Jefe Gestin Humana
Gerente General

INICIO

Solicitar al nuevo
funcionario los documentos
de ingreso SOP-05-O1

Entregar documentos al
asistente de Gestin
Humana

Verificar la documentacin

SI

Document
acin
completa?

NO
Informar al superior
inmediato y pactar nueva
fecha de ingreso

Abrir carpeta de hoja de


vida del funcionario

Afiliar al sistema de
seguridad social

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Proceso:
SELECCIN Y
CONTRATACIN
Secretaria

Subproceso:
CONTRATACIN

Director Gestin Humana

Funcionario

Cdigo:
PTO-05-01

Gerente General

Elaborar contrato de trabajo

Entregar a Director de
Gestin Humana contrato y
carpeta del funcionario.

Revisar contrato y carpeta


del funcionario

Corregir la informacin

NO

Document
acin
completa?

SI

Firmar contrato de trabajo

Registrar hoja de vida en el


sistema

FIN

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PROCESOS GESTIN HUMANA

FORMACIN

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:

Cdigo:
PTO-05-02

FORMACIN

Objetivo: Garantizar las competencias requeridas para lograr un mejor desempeo de los
funcionarios y contribuir con el cumplimiento de las metas de la compaa.

Responsable:
Director Gestin Humana

SUBPROCESOS
SUBPROCESOS

DISEO Y
SEGUIMIENTO
PROGRAMA DE
FORMACIN

ENTRENAMIENTO

INDUCCIN

INDICADORES
DE GESTION

Elabor:

Cumplimiento programa
de formacin

Efectividad de la
formacin

No. De actividades
ejecutadas

No. De formaciones
efectivas

No, de actividades
programadas

No. Total de
formaciones ejecutadas

Revis:
SECRETARIA

DIRECTOR GESTION HUMANA

Aprob:
GERENTE GENERAL

Versin No. 01
Fecha:06/01/06
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Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:

FORMACIN

RECURSOS:
HUMANOS:
Director Gestin
Humana
Secretaria
Funcionario
Responsable de
rea
Superior Inmediato
Entrenador
Gerente General

FSICOS:
Elementos de
oficina
Computador

FINANCIEROS:
Gastos de viaje
cuando se requiera
el desplazamiento
de
algn
funcionario.
Presupuesto
de
formacin.

Cdigo:
PTO-05-02

DOCUMENTOS SOPORTE
Formato de evaluacin del
proceso de induccin. FOR05-09
Formato de evaluacin de
conocimientos de induccin.
Agenda de induccin.
Formato
programa
de
entrenamiento. FOR-05-010
Formato de deteccin de
necesidades de formacin.
FOR-05-07
Evaluacin de la Capacitacin.
FOR-05-08

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Macro:
GESTIN HUMANA

PROVEEDOR

Gestin
Humana

Gestin
Humana

ENTRADAS

Fecha de ingreso del nuevo


funcionario.

Programa de formacin.
Perfiles de cargo.
Descripciones de cargo.

Proceso:

SUBPROCESO
SUBPROCESO

INDUCCIN

ENTRENAMIENTO

FORMACIN

SALIDAS

Cdigo:
PTO-05-02

CLIENTE

Funcionario que cumple

Organizaci
n
Nuevo
Funcionario
Gestin
Humana

Funcionario entrenado.
Formato de programa
de entrenamiento.

Organizacin
Proceso de
Evaluacin del
Desempeo

programa de induccin.
Evaluacin proceso de
induccin.
Evaluacin de
conocimientos.

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Proceso:
FORMACIN

Objetivo: Brindar al nuevo funcionario informacin general de la compaa y garantizar


que conozca las caractersticas y procesos inherentes a su cargo.
Director Gestin
Humana

Secretaria

Cdigo:
PTO-05-02

Subproceso:
INDUCCIN

Funcionario

Responsable:
Director Gestin Humana

Responsable de
rea

Superior Inmediato

INICIO
Informar al Analista de
Gestin Humana la fecha
de ingreso del nuevo
trabajador.

Programar agenda de
induccin con las reas de la
compaa que requiere el
cargo.

Entregar agenda de
induccin, evaluacin de
conocimientos y evaluacin
de satisfaccin al
funcionario.

Cumplir agenda de induccin.

Diligenciar formato de
evaluacin del proceso de
induccin y entregar a
Gestin Humana. FOR-05-09

Evaluar los conocimientos adquiridos


por el funcionario durante el proceso
de induccin.

Analizar evaluacin de
induccin y corregir prueba
de conocimientos.

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Proceso:
FORMACIN

Director Gestin
Humana

Secretaria

Funcionario

Subproceso:
INDUCCIN

Responsable de
rea

Cdigo:
PTO-05-02

Superior
Inmediato

NO

SI

Aprob
evaluacin
de
conocimie
ntos?

FIN

Archivar evaluacin
de conocimientos en
carpeta trabajador.

Identificar conocimientos de
induccin dbiles

Coordinar con el
responsable de rea
para reforzar
conceptos.
Evaluar los
conocimientos
adquiridos por el
funcionario durante el
proceso de induccin.

Reforzar conceptos

Frecuencia: Cada vez que ingrese un


nuevo funcionario a la compaa.
Analizar evaluacin de
induccin y corregir
prueba de
conocimientos.

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Proceso:
FORMACIN

Objetivo: Brindar al funcionario la informacin especfica y detallada de las funciones,


procesos y dems herramientas necesarias para el buen desempeo en su cargo.
Director Gestin
Humana

Secretaria

Entrenador

Cdigo:
PTO-05-02

Subproceso:
ENTRENAMIENTO

Responsable:
Director Gestin Humana

Superior Inmediato Funcionario

INICIO
Suministrar informacin
del ingreso, ascenso,
traslado o desarrollo
continuo del trabajador

Definir y disear programa de entrenamiento y responsables.

Entregar copia del


programa de
entrenamiento al
funcionario.

Archivar formato de
Programa de
Entrenamiento
debidamente firmado en
la carpeta del trabajador.

Frecuencia: Cada vez que se de un


ingreso, traslado, ascenso o se solicite el
desarrollo de un funcionario de la
compaa.

Ejecutar programa de entrenamiento

Hacer seguimiento y
verificar el cumplimiento del
programa.

Pasar a proceso de
evaluacin del
desempeo

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PROCESOS GESTIN HUMANA

RETROALIMENTACIN
DEL DESEMPEO

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO

Objetivo: Establecer parmetros comunes de evaluacin que permitan retroalimentar de


manera peridica la gestin de los funcionarios de la compaa para fortalecer el desarrollo
de competencias.
PROVEEDOR

Gestin
Humana

ENTRADAS

Necesidad de
realizar evaluacin
de acuerdo con la
frecuencia
establecida.

Responsable:
Director Gestin Humana

SALIDAS

PROCESO

Resultado
evaluacin de
desempeo
individual

EVALUACIN DEL
DESEMPEO

Cdigo:
PTO-05-03

CLIENTE

Organizacin
Proceso de
diseo,
implementac
in y
seguimiento
del
programa de
formacin

INDICADORES
DE GESTION
Evaluacin
desempeo individual
Informe resultados
organizacionales

Elabor:

Revis:
SECRETARIA

DIRECTOR GESTIN HUMANA

Aprob:
GERENCIA GENERAL

Versin No. 01
Fecha:06/01/06
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Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO

RECURSOS:
HUMANOS:
Director Gestin
Humana
Secretaria
Superior inmediato
Responsable de
rea

FSICOS:
Elementos de
oficina
Computador

Cdigo:
PTO-05-03

DOCUMENTOS SOPORTE
FINANCIEROS:

Formato de retroalimentacin
de la gestin.
Programa de formacin.

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Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO

Macro:
GESTIN HUMANA

Director Gestin
Humana

Revisor

Superior Inmediato del


colaborador

Colaborador

Cdigo:
PTO-05-03

Secretaria

INICIO
Solicitar a los
funcionarios que tengan
personal a cargo la
evaluacin del
desempeo de cada uno
de sus colaboradores
(FOR-05-25)

Evaluar el desempeo del


colaborador de acuerdo con
el formato FOR-05-011

Enviar en medio magntico


el resultado preliminar de la
evaluacin al revisor (jefe
inmediato de quien evala).

Emitir concepto con base en


criterio propio y los
resultados de la evaluacin

Regresar formato en medio


magntico a evaluador.

Dar a conocer los resultados


de la evaluacin al
colaborador

Emitir concepto acerca de


los resultados obtenidos

Imprimir evaluacin,
recoger firmas y entregar
documento impreso y
magntico a Gestin
Humana

1
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Macro:
GESTIN HUMANA

Director Gestin
Humana

Proceso:
RETROALIMENTACION DEL
DESEMPEO

Cdigo:
PT0-05-03

Secretaria

Revisar evaluaciones

Frecuencia: Una vez al ao

Consolidar resultados
generales de la compaa

Elaborar informe con


base en los resultados
obtenidos

Alimentar programa de
formacin

Enviar las evaluaciones


de desempeo al Analista
de Personal

Archivar evaluaciones en
carpetas de los
funcionarios

Pasar a proceso de diseo,


implementacin y
seguimiento del programa
de formacin

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PROCESOS GESTIN HUMANA

PROCESO

DISCIPLINARIO

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO

Objetivo: Garantizar un manejo adecuado e equitativo a las faltas disciplinarias cometidas


por los trabajadores y generar acciones preventivas y correctivas a las situaciones que
atenten contra las polticas y/o los reglamentos de la compaa.

PROVEEDOR

Responsable
de rea

Reporte por
escrito de los
hechos FOR-0506.

Elabor:

SALIDAS

SUBPROCESO
SUBPROCESO

ENTRADAS

PROCESO
DISCIPLINARIO

Revis:
SECRETARIA

DIRECTOR GESTIN HUMANA

Responsable:
Director Gestin Humana

CLIENTE

Llamados de
atencin verbales
Llamados de
atencin escritos
Sanciones
Despido

Cdigo:
PTO-05-O6

Trabajador.
Responsable
del rea o
Proceso de
Seleccin

Aprob:
GERENTE GENERAL

INDICADORES
DE GESTION

Cierre 100% de
los casos
disciplinarios

Versin No. 01
Fecha:01/11/05
Pgina 1 de 3

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO

RECURSOS:
HUMANOS:
Director
Gestin
Humana
Secretaria
Superior Inmediato
Gerente General

FSICOS:

FINANCIEROS:

Elementos de oficina
Computador
hoja de vida
Formato de
descargos
Cdigo sustantivo de
trabajo

Proceso de seleccin
para suplir vacantes.

Cdigo:
PTO-05-06

DOCUMENTOS SOPORTE
Formato de reporte y descargos de la
situacin disciplinario FOR -05- 06

CONDICIONES GENERALES
Toda reporte de situaciones disciplinarias debe estar firmada por el jefe inmediato.
El Director de Gestin Humana tomara los descargos a que haya lugar, en presencia de un testigo.
Antes de tomar los descargos se debe verificar los antecedentes disciplinarios del trabajador en su
hoja de vida.
Si el caso as lo requiere, se realizarn las investigaciones necesarias para esclarecer los hechos.
El director de gestin humana tomara la decisin de la medida disciplinaria impuesta al trabajador
segn la gravedad de la situacin.
Cuando la falta es por primera vez se har un llamado de atencin verbal, cuando es por segunda
vez un llamado de atencin por escrito, cuando es por tercera vez se sancionar al trabajador y
cuando es por cuarta vez se despedir previa autorizacin.
En caso que la decisin sea el despido del trabajador esta debe estar autorizada por la gerencia
general.
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Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
PROCESO DISCIPLINARIO

Objetivo: Garantizar un manejo adecuado e equitativo a las faltas disciplinarias cometidas


por los trabajadores y generar acciones preventivas y correctivas a las situaciones que
atenten contra las polticas y/o los reglamentos de la compaa.
Superior Inmediato

Trabajador

Revisin de la hoja de vida


del trabajador

INICIO

Reporte por escrito de los


hechos FOR-05-06. Con
firma

Director Gestin Humana

Cdigo:
PTO-05-06

Responsable:
Director Gestin Humana
Gerente General

Analiza los hechos y


pruebas

Toma descargos al
trabajador FOR -05-06
Responder a la audiencia de
descargos y firmar acta

Entregar el reporte al
Director de Gestin
Humana

NO

Autoriza
el
despido?

SI

Investiga los hechos

Firma compromiso

Establece medida
disciplinaria segn la
frecuencia y gravedad de la
situacin.

La falta
amerita
despido?

SI

Hacer seguimiento
disciplinario

FIN

Liquidacin del trabajador

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PROCESOS GESTIN HUMANA

BIENESTAR

Macro:
GESTIN HUMANA

Proceso:
BIENESTAR LABORAL

Objetivo: Desarrollar actividades de apoyo que contribuyan con el mejoramiento del clima
laboral y atiendan necesidades personales de los funcionarios que afectan de una u otra
forma su gestin.

PROVEEDOR

ENTRADAS

SUBPROCESO
SUBPROCESO

SALIDAS

Solicitud de

Funcionario

Gestin
Humana
La
Organizacin

Solicitud de
prstamo

PRESTAMOS A
EMPLEADOS

prstamo aprobada o
rechazada.
Pagar y garantas.
Solicitud de pago

Necesidad de
organizar una
actividad especfica

ACTIVIDADES
DEPORTIVAS Y
SOCIO
CULTURALES

Actividad deportiva yo
socio cultural

Cdigo:
PTO-05-04

Responsable
Director Gestin Humana

CLIENTE

Funcionario
Tesorera
Gestin
Humana
Coordinacin
Administrativa

La
Organizacin

INDICADORES
DE GESTION

No definido.

No definido.

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Funcionario

Necesidad de
informacin,
asesora o apoyo

SERVICIOS DE
APOYO AL
TRABAJADOR

Asesora, informacin
yo apoyo

Funcionario

No definido.

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