Aprenda Excel 2010

Las funciones en Excel

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penado por la ley con severas sanciones civiles y penales, y ser objeto de
todas acciones judiciales que correspondan.

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ADVERTENCIA !!!
A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas
en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).
Le

recomendamos

que

visualice

estas

simulaciones,

muy

importantes para una ptima comprensin de las tareas explicadas,

en los materiales multimedia asociados a este Manual.

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1.

Objetivos. ................................................................................... 5

2.

Las funciones de Excel .................................................................. 6

3.

Reglas para utilizar las funciones predefinidas ................................. 8

Argumentos de una funcin. ................................................... 10
Editar una funcin ................................................................. 12

4.

Funciones matemticas y trigonomtricas ms usuales .................... 14

5.

Las funciones estadsticas ms usuales .......................................... 16

6.

El botn AUTOSUMA .................................................................... 17

7.

Uso del asistente para funciones ................................................... 20

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1. Objetivos.
Una vez finalizado el estudio de este Mdulo, Ud ser capaz de:
Conocer distintas funciones de Excel.
Introducir funciones.
Aplicar funciones matemticas y trigonomtricas.
Aplicar funciones estadsticas.
Utilizar el botn Autosuma.
Conocer el Asistente para funciones.

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2. Las funciones de Excel

Adems de poder introducir valores, textos, frmulas y fechas, en las celdas
de una tabla de Excel podemos introducir funciones.
Las funciones son pequeos programas que, al ejecutarlos, operan con un
conjunto de valores y devuelven un resultado. En este sentido las funciones
realizan un trabajo similar, aunque bastante ms complejo, que las
frmulas (operan con valores y devuelven resultado). Por este motivo, la
forma de trabajar en Excel con las funciones es similar, en algunos
aspectos, al trabajo con frmulas.
Al igual que en las frmulas, para utilizar una funcin, iniciaremos
escribiendo el signo igual (=); a continuacin, se introduce el nombre de
la funcin que queremos utilizar, seguido de uno o varios argumentos
separados por ; y entre parntesis.
Las funciones se agrupan por categoras, que van desde Funciones
Matemticas, Trigonomtricas, Estadsticas hasta Funciones de Texto
o

Funciones Lgicas. Todas ellas se encuentran en la ficha Frmulas

dentro del grupo Biblioteca de funciones.

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Veamos un ejemplo: Veamos las categoras en que Excel tiene agrupadas

sus funciones y qu podemos encontrar dentro de la ficha Frmulas de la
cinta de opciones:

TAREA 1: Funciones en Excel.

1. Hacemos clic en la ficha Frmulas de la cinta de opciones.
2. Comprobamos las distintas categoras de funciones.

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3. Reglas para utilizar las funciones predefinidas

Toda funcin debe tener los siguientes elementos:

El signo igual: Indica que es una funcin y no un texto, valor ni

fecha.

El nombre de la funcin: Indica el tipo de operacin que deseamos

que el programa realice.

El argumento: Indica la referencia de las celdas los valores con los

que debe operar la funcin.

Para introducir una funcin en una celda de Excel, lo primero que

debemos hacer es seleccionar la celda en la que queramos obtener el
resultado. Despus:

Si conocemos el nombre de la funcin y sus argumentos podemos

escribirla directamente en la celda o en la barra de frmulas.

Si no conocemos el nombre de la funcin ni los argumentos,

activamos

la ficha

Frmulas y, en el grupo Biblioteca de

funciones, hacemos clic en el botn Insertar funcin; o bien

hacemos clic sobre el botn fx (Insertar funcin) que encontramos
en la barra de frmulas.

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En cualquiera de los casos, aparece el cuadro de dilogo Insertar funcin,

en el que seleccionaremos la funcin que queremos utilizar.

En el cuadro Insertar funcin, podemos insertar una funcin de varias

formas:

Buscar rpidamente una funcin. Para ello, incluimos la descripcin

en el cuadro Buscar una funcin y hacemos clic en el botn Ir.
Automticamente el programa buscar las funciones que se ajustan
al criterio introducido mostrndolas en la lista Seleccionar una
funcin. Una vez en esta lista podemos seleccionar la funcin y
pulsar Aceptar.

Si conocemos la categora de la funcin, en lugar de buscarla,

podemos seleccionar primero la categora, en la lista O seleccionar
una categora, y despus, en la lista Seleccionar una funcin,
seleccionar la funcin deseada y pulsar Aceptar.

En cualquier caso, en la parte inferior del cuadro de dilogo aparece una

descripcin de la funcin, as como la lista de argumentos que necesita.
Tambin, desde aqu, podemos acceder a la Ayuda, que nos permite
consultar una descripcin detallada de la funcin.
Una vez aceptada la funcin a utilizar, ya slo nos queda introducir los
argumentos.

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Argumentos de una funcin.

Los argumentos pueden ser valores numricos, referencias relativas,
referencias absolutas o mixtas e incluso otra funcin.
Para comenzar a incluir los argumentos, una vez que hemos seleccionado la
funcin, hacemos clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Insertar
funcin. Se activa el cuadro de dilogo Argumentos de la funcin.

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Para introducir los argumentos utilice los cuadros Nmero 1, Nmero 2

Puede hacerlo:

Escribiendo directamente el nombre o rango de celdas.

Seleccionando el rango de celdas en la hoja de clculo:

o Contraemos el cuadro de dilogo, haciendo clic en el icono
situado a la derecha del argumento.
o Seleccionamos con el ratn el rango de celdas.
o Expandimos el cuadro de dilogo, haciendo clic en el icono
situado a la derecha del argumento.
o Si queremos introducir un nuevo argumento, hacemos clic en
el cuadro con el argumento (por ejemplo, Nmero 2) y
repetimos el proceso anterior.
o

En la parte inferior del cuadro de dilogo de los argumentos aparece, en

todo momento, el resultado general de la funcin.
Una

vez

introducidos

todos

los

argumentos,

pulsamos

Aceptar

visualizaremos el resultado de la funcin en la celda seleccionada.

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Editar una funcin

Una vez introducida la funcin, podemos editarla para corregirla, pulsando
el botn fx para que se abra el cuadro de dilogo Insertar funcin, o bien,
si queremos corregir la funcin directamente en la barra de frmulas,
pulsamos la tecla de funcin F2, o directamente hacemos clic con el ratn
sobre la funcin.

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Veamos un ejemplo: En la hoja de clculo activa del ejemplo, vamos a

calcular el total de litros de gasolina de una estacin de servicio:

TAREA 1: Elegimos la funcin e incluimos sus argumentos.

1. Seleccionamos la celda en la que queremos introducir la frmula, en este
caso F8.
2. Activamos la ficha Frmulas.
3. Hacemos clic sobre el botn Insertar funcin.
4. Desplegamos la lista O seleccionar una categora.
5. Elegimos la categora Matemticas y Trigonomtricas.
6. En el cuadro Seleccionar una funcin seleccionamos la funcin SUMA
y hacemos clic en Aceptar.
7. En el cuadro Argumentos de la funcin hacemos clic en el botn
Contraer.
8. Seleccionamos, con el ratn, el rango de celdas desde C3 hasta C5.
9. Hacemos clic en el botn Expandir.
10.Hacemos clic en Aceptar para visualizar el resultado.

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4. Funciones

matemticas

trigonomtricas

ms

usuales
Las

funciones

trigonomtricas

matemticas
son

generalmente

las

funciones ms usadas en una hoja de

clculo. Con ellas podemos realizar mltiples
operaciones matemticas, desde una simple
suma, hasta obtener el valor absoluto de un
nmero o la raz cuadrada.
La

funcin

SUMA

categora

se

encuentra

en

Matemticas

la
y

trigonomtricas.
Los argumentos de la funcin SUMA son
simplemente los valores que sern sumados
(sumandos). Estos argumentos, pueden ser
nmeros escritos directamente, celdas o
rangos de celdas.
Su sintaxis es:
=SUMA (nmero1; nmero2; )
Podemos acceder a esta funcin:

Desde

el

botn

Matemticas

trigonomtricas

del

grupo

Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas.

Desde el botn Insertar funcin.

Si

la

funcin

ha

sido

de

las

ltimas

utilizadas,

tambin

la

encontraremos en el botn Usadas recientemente del grupo

Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas.

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Veamos un ejemplo: A continuacin veremos como sumar la cantidad de

litros totales de gasoil almacenados en los diferentes surtidores.

TAREA 1: Veamos cmo aplicar la funcin SUMA.

1. Nos situamos en la celda F9, en la que deseamos ver el resultado.
2. Activamos la ficha Frmulas.
3. Hacemos clic en el botn Matemticas y trigonomtricas del grupo
Biblioteca de funciones.
4. Seleccionamos la funcin SUMA.
5. Seleccionamos el rango de C7 a C11.
6. Pulsamos Aceptar.

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5. Las funciones estadsticas ms usuales

Las funciones estadsticas nos permiten calcular totales, promedios,
valores mximos y mnimos de un rango
de celdas.
La funcin PROMEDIO se encuentra en el
desplegable
botn

Estadsticas

Ms

dentro

funciones,

del

del

grupo

Biblioteca de funciones de la ficha

Frmulas.

Esta

funcin

nos

permite

calcular la media aritmtica del rango de

celdas seleccionado.
La sintaxis de esta funcin es:
=

PROMEDIO

(nmero1;

nmero2; )
Sus argumentos (entre 1 y 30) pueden
ser valores numricos o rangos de celdas
cuyo promedio deseamos obtener.
Veamos un ejemplo: Vamos a calcular la media de litros de gasolina
que tenemos en la estacin de servicio.

TAREA 1: Calculamos el PROMEDIO.

1. Nos situamos en la celda en la que deseamos obtener el resultado G8.
2. Activamos la ficha Frmulas.
3. Hacemos clic en el botn Ms funciones del grupo Biblioteca de
funciones.
4. Seleccionamos la categora Estadsticas.
5. Elegimos la funcin PROMEDIO.
6. Seleccionamos el rango de celdas, desde C3 hasta C5.
7. Hacemos clic en Aceptar.

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6. El botn AUTOSUMA
El botn desplegable Autosuma engloba algunas de las funciones ms
sencillas y ms frecuentemente utilizadas en Excel:

SUMA

PROMEDIO

CONTAR NMEROS

MXIMO

MNIMO

Para aplicar una de las funciones de Autosuma a un conjunto de celdas,

seleccionamos la celda que contendr el resultado. Dentro del grupo
Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas, desplegamos la categora
Autosuma y elegimos la funcin que deseemos aplicar. Terminaremos
seleccionando el rango de celdas sobre el que queremos aplicar la funcin y
pulsando Intro para ejecutarla.
Si la celda que contendr el resultado de la funcin se encuentra situada a
la derecha o debajo del conjunto de valores sobre el que queremos aplicar
la funcin, al seleccionar la funcin, automticamente un rea punteada
sealar el rango de celdas con las que trabajar la funcin elegida (Excel,
de forma automtica, propone este rango de celdas). Si no son estos los
valores a los que queremos aplicar la funcin elegida podemos seleccionar

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otro rango de celdas. Una vez seleccionados los valores, bien sea
automticamente, bien elegidos por nosotros, pulsamos la tecla Intro para
ejecutar la funcin.

Si en lugar de hacer clic en el desplegable del botn Autosuma,

pulsamos directamente este botn, automticamente Excel insertar
en la celda seleccionada la funcin SUMA.

Veamos un ejemplo: Completaremos el cuadro resumen del libro de

Excel calculando el total, el promedio, valores mximo y mnimo de
gasoil.

TAREA 1: Calculamos el total.

1. Nos situamos en la celda G9.
2. Hacemos clic en el botn Autosuma del grupo Biblioteca de
funciones de la ficha Frmulas.
3. Seleccionamos el rango y pulsamos Intro para ver el resultado.

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TAREA 2: Calculamos el promedio.

1. Nos situamos en la celda H9.
2. Desplegamos el botn Autosuma del grupo Biblioteca de funciones
de la ficha Frmulas.
3. Elegimos la funcin PROMEDIO.
4. Seleccionamos el rango de celdas, desde C7 a D11.
5. Pulsamos Intro.

TAREA 3: Calcularemos el valor mximo de gasoil.

1. Nos situamos en la celda I9.
2. Desplegamos el botn Autosuma del grupo Biblioteca de funciones
de la ficha Frmulas.
3. Elegimos la funcin MAX.
4. Seleccionamos el rango de celdas, desde C7 a D11.
5. Pulsamos Intro.

TAREA 4: Calcularemos el valor mnimo de gasoil.

1. Nos situamos en la celda J9.
2. Desplegamos el botn Autosuma del grupo Biblioteca de funciones
de la ficha Frmulas.
3. Elegimos la funcin MIN.
4. Seleccionamos el rango de celdas, desde C7 a D11.
5. Pulsamos Intro.

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7. Uso del asistente para funciones

Debido a la gran cantidad de funciones que Excel 2010 pone a nuestra
disposicin, encontramos un Asistente para funciones que nos va a ser
de gran ayuda y nos va a evitar recordar no slo la funcin, sino los
argumentos y sus caractersticas.
Para acceder al Asistente para funciones basta con hacer clic en el botn
Insertar funcin de la barra de frmulas. En el cuadro Insertar funcin
podemos Buscar o Seleccionar una de las categoras disponibles y acceder
a la funcin que ms nos interese haciendo clic sobre ella, una vez hecho
esto accedemos al cuadro Argumentos de la funcin donde podemos
introducirlos.

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Veamos un ejemplo: Veamos lo til que puede resultar el Asistente para

funciones.

TAREA 1: Asistente para funciones.

1. Seleccionamos la celda F10.
2. Activamos la ficha Frmulas.
3. Hacemos clic en el botn Insertar funcin.
4. Seleccionamos la funcin PROMEDIO.
5. Hacemos clic en el botn Aceptar.
6. Seleccionamos el rango de celdas C3:C7.
7. Hacemos clic en el botn Aceptar.

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