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Mdulo: 1

Unidad: III

Semana: 3

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Docente:
Dr. Luis Yucra Rodriguez

MECNICA OPERATIVA DE LA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ORIENTACIONES
Se recomienda al alumno revisar el
campus virtual y reforzar sus estudios
con el material enviado en Word, enlaces
bibliogrficos e interesantes, ingresar al
Foro y realizar las autoevaluaciones.

CONTENIDOS TEMTICO
1. Puntos de atencin al realizar de una
auditoria administrativa.
2. Fases de la auditoria administrativa.
3. Presentacin del informe final y programa
de implantacin y seguimiento.

Auditoria administrativa

La realizacin de una Auditoria Administrativa


se puede enfocar en los siguientes elementos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Planes y objetivos de la empresa.


Estructura orgnica.
Polticas y prcticas.
Sistemas y procedimientos.
Mtodos de control.
Formas de operacin.
Recursos materiales y humanos.
Medicin de los resultados.

Fases de la Auditoria Administrativa


Primera Fase: Trabajo Preliminar
Segunda Fase: Revisin de la Legislacin
Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar
de los Controles Administrativos
Cuarta Fase: Examen y Prueba detallada de
los controles administrativos
Quinta Fase: El Informe de Auditoria
Administrativa

Primera Fase: Trabajo Preliminar


Consiste en obtener informacin general y
concreta de los aspectos mas importantes de la
entidad.
En esta accin se realizan exmenes limitados
en todas las reas funcionales con el fin de
aislar de problemas crticos.

Es conveniente que en esta fase se deduzcan


las causas y las consecuencias de los
problemas crticos.

Trabajo preliminar
Los medios recomendables para el desarrollo
de este estudio son por ejemplo: las
entrevistas programadas en cada una de las
reas funcionales, considerando los manuales
administrativos y el programa de auditoria
Operacional

Trabajo preliminar (continuacin).

Puede incluirse adems, un examen limitado de


documentos, registros, informes o una revisin
de mtodos y procedimientos de prueba, todo lo
cual podr servir de base para sustentar el
estudio
preliminar
y
poder
canalizar
posteriormente las otras fases de la auditoria
administrativa

Informacin a obtenerse entre otros


Legislacin aplicable a las actividades
examinadas.
Breve historial, antecedentes y propsitos de
las actividades.
Material sobre la organizacin: funciones,
estructuras, cargos y procedimientos.
Poltica general de la entidad u organismo.

Informacin a obtenerse entre otros


Descripcin general de mtodos de operacin.
Descripcin de cualquier problema importante.
Operaciones de especial inters para la
empresa.
Examen de las anteriores auditorias e
inspecciones realizadas.

Segunda Fase: Revisin de la Legislacin


En esta fase se revisa la legislacin bsica: ley,
reglamentos, resoluciones, decretos, directivas
administrativas y normas interna de la entidad
para verificar si estn cumpliendo los objetivos,
propsitos y actividades establecidas

Informacin a obtenerse entre otros


Estudio de las disposiciones legales base.
Objetivos de la ley, reglamentos, directivas,
manuales, etc.
Grado de autoridad otorgado a funcionarios.
Responsabilidades y limitaciones impuestas a la
entidad.

Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar de los


Controles Administrativos
Debe evaluarse la efectividad con la que se estn
desarrollando las actividades programadas; as
como detectar los errores mas saltantes, sobre los
que debe acumularse las pruebas suficientes, de
tal manera que confrontando estas con los datos
obtenidos en la fase preliminar se pueda
determinar el alcance y responsabilidad, as como
estimar el requerimiento de personal, racionalizar el
programa de trabajo, fijar plazos para el
encauzamiento del informe y reorientar los
programas de auditoria.

Informacin a obtenerse entre otros


Si las polticas aplicadas estn autorizadas por el
directorio.
Si se cumple lo planificado en forma eficiente,
efectiva y econmica.
Si se protegen los interese de la entidad.

Cuarta Fase: Examen y Prueba Detallada de


los Controles Administrativos
Comprende el control de la funcionalidad de las
normas internas y procedimientos de la entidad con
respecto a las actividades circunscritas en el trabajo
preliminar.

Consiste por tanto en revisar registros, documentos


y archivos, etc. Certificando la informacin
contenida en ellos, adems incluye la obtencin de
informacin a travs de entrevistas, inspecciones
fsicas, captacin escrita de opiniones; as como de
formulacin de conclusiones y recomendaciones

Informacin a obtenerse de otros

Cumplimiento de polticas prescritas.


Logro de los propsitos establecidos.
Eficiencia operativa.
Eficiencia y economa en la utilizacin de
bienes y servicios.
Si los fondos y bienes de la entidad han
sido manejados con honestidad.

Quinta Fase: El Informe de Auditoria


Administrativa
1. Aspectos Generales
1.1 Introduccin
1.2 Antecedentes
1.3 Alcance
2. Observaciones.
3. Conclusiones.
4. Recomendaciones.
5. Anexos

1. Aspectos Generales
1.1 Introduccin
Se consideran las causas que dan origen a la
auditoria administrativa que esta relacionada con
el cumplimientos del plan de accin de la oficina
de control interno para el perodo anual.

1.1 Introduccin (continuacin).

Se consideran los objetivos de AA, que varan de


acuerdo a la naturaleza de las funciones del rea
examinada.
Ejemplo: si se prctica la AA en el rea de tramite
documentario y archivo, los objetivos seran:
Evaluar el grado de
eficiencia y eficacia de
las normas y procedimientos
que comprende
el proceso integral
de la administracin
documentaria de
la empresa

Determinar el grado de orden,


conservacin, proteccin y
clasificacin del archivo de
la entidad, as como
la oportunidad de su servicio

1.2 Antecedentes
Los antecedentes estn referidos bsicamente al
aspecto tcnico y al aspecto legal.
En el aspecto tcnico se involucra la evaluacin
de mtodos y procedimientos de trabajo
practicados con anterioridad y en el aspecto legal
se enumera todo lo referente a dispositivos legales
y normas internas, inherentes al desarrollo de las
funciones del rea que se audita, observando la
jerarqua de los dispositivos legales.

1.3. Alcance
Se debe especificar el alcance del rea
examinada, los aspectos a examinar, los
funcionarios responsables y la comisin
encargada de la auditoria administrativa.
Ejemplo: si se trata de determinar el alcance
del rea de tramite documentario y archivo, se
especificara el alcance de la siguiente manera:

rea Auditada: La administracin


documentaria depende de
la Secretaria General
Aspectos a examinar:

Control interno del sistema.


Proceso de recepcin.
Proceso de clasificacin y registro.
Proceso de control y seguimiento.
Proceso de distribucin.
Proceso de informacin.
Proceso de archivo.

Funcionarios responsables
Considerar nombres, apellidos y cargos de las
personas que tienen la responsabilidad del
cumplimientos de las funciones del rgano.

Se consignan los nombres, apellidos


y cargos de los
Auditores que tienen
la responsabilidad de
practicar la AA

2. Observaciones
Son la resultante de la auditoria practicada en
los elementos y procesos administrativos y
operaciones del rea que se audita, tiene gran
importancia porque constituye la parte
sustentatoria de los informes.

2. Observaciones

Estas se materializan por escrito, sern puesta


de conocimiento de los funcionarios auditados,
con cargo para que cada una de ellas sean
esclarecidas o descargadas por el interesado
tambin en formas escrita.

Ejemplo de observaciones formuladas en el rea


de Tramite documentario y archivo
Inadecuada ubicacin fsica de la infraestructura
y sus condiciones de seguridad.
Situacin de abandono de los documentos en el
archivo central.
Incumplimiento de funciones en relacin a los
dispositivos
legales
y
normas
internas
concernientes con el rea auditada.

Ejemplo observaciones formulada en el rea de


Tramite documentario y archivo
Duplicidad de procesos en la administracin
documentaria en una sola jurisdiccin
administrativa.
Incumplimiento de apertura de un registro
especial para expedientes de empresas
reclamantes.
Omisin de apertura de tarjeta de seguimiento
para algunos expedientes.
Morosidad significativa en el tramite de algunos
expedientes.

3. Conclusiones
Son resmenes o contendidos sintticos que
deben redactarse en forma priorizada en
armona con las observaciones detectadas con
el fin de pronosticar el problema motivo de la
Auditoria Administrativa.

Ejemplo
Se ha determinado que la Secretaria General no
ha realizado las gestiones necesarias, a fin de
que la ubicacin fsica de la administracin
documentaria, se encuentre en un lugar
estratgico que permita fcil acceso al pblico
y/o usuario, as como de las seguridades
necesarias en sus instalaciones acorde con la
naturaleza que brinda.

4. Recomendaciones
Son sugerencias que especifican medios o
mtodos para la solucin de las observaciones
formuladas en el proceso de AA.
Por ejemplo: de algunas recomendaciones
formuladas en el reas de tramite documentario
y archivo:

Ejemplo
Que la Unidad de tramite documentario y
archivo, en el plazo de 30 das proceda a
inventariar, ordenar y clasificar los documentos
que se encuentran en el archivo central, a fin de
formalizar el ingreso y registro correspondiente
para su administracin eficaz.

5. Anexos
Para complementar el Informe de Auditoria
Administrativa se adjuntaran grficos, cuadros
y
dems
instrumentos
de
anlisis
administrativo, que se consideren elementos
auxiliares
para
la
presentacin
y
fundamentacin del estudio.

PRESENTACION DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE


IMPLANTACION.
En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como
las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es
indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la
magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan,
en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As
mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo
del auditor.

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de


ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como:
OBJETIVIDAD. Visin imparcial de los hechos.
OPORTUNIDAD. Disponibilidad de la informacin en tiempo
y lugar.
CLARIDAD. Fcil comprensin del contenido.
CALIDAD. Apego a las normas de administracin de la
calidad y elementos del sistema de gestin de calidad.
LOGICA. Secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas.

SEGUIMIENTO.
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el
escrito o manual que fija la autoridad al grupo de auditora
interna.

Las actividades del seguimiento debern ser incluidas en el


plan de trabajo del grupo de auditora interna.
Se habrn de disear programas especficos de
seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el
proceso.
La administracin es responsable de tomar las acciones
correctivas sobre hallazgos u observaciones de auditora
reportadas.

Finalmente diremos que:


La auditoria administrativa es una necesidad en la
actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que
la especialidad en el campo administrativo se vuelve
imperiosa su aplicacin para el logro de una efectiva
administracin de la empresa, ya que constituye una
ventaja competitiva que le permite a la administracin
ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le
permiten a cualquier empresa competir en el
mercado.
Este examen de auditoria nos lleva a visualizar de
inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la
ruta correcta de su desarrollo administrativo y
operativo para el logro de los objetivos.

GRACIAS