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Mdulo: 1

Unidad: III

Semana: 4

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Docente:
Dr. Luis Yucra Rodriguez

EL INFORME FINAL

ORIENTACIONES
Se recomienda al alumno revisar el
campus virtual y reforzar sus estudios
con el material enviado en Word, enlaces
bibliogrficos e interesantes, ingresar al
Foro y realizar las autoevaluaciones.

CONTENIDOS TEMTICO
1.
2.
3.
4.

Evaluacin.
El informe de auditoria administrativa.
Tipos de informe.
Presentacin del informe final y programa
de implantacin y seguimiento.

EVALUACIN

Al llegar a este punto del desarrollo de la auditoria, el


auditor interno previamente ya preciso el objetivo de su
intervencin, llevo a cabo un estudio general de la
entidad sujeta a auditoria, hizo un anlisis de la funcin
a auditar, efectu un estudio y evaluacin del control
interno y verifico la informacin recopilada, bien sea
como la fue obteniendo o aplicando pruebas de
auditoria. Ahora toca evaluar ese cmulo de informacin
y resultados alcanzados.

La realizacin de una Auditoria Administrativa


se puede enfocar en los siguientes elementos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Planes y objetivos de la empresa


Estructura orgnica
Polticas y prcticas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas de operacin
Recursos materiales y humanos
Medicin de los resultados

Fases de la Auditoria Administrativa


Primera Fase : Trabajo Preliminar
Segunda Fase: Revisin de la Legislacin
Tercera Fase: Revisin y Prueba
Preliminar de los Controles
Administrativos
Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada
de los controles administrativos
Quinta Fase: El Informe de Auditoria
Administrativa

EL INFORME DE AUDITORIA
El informe no es, mas que una redaccin concreta,
objetiva, sin ambigedades, y que este redactada con
vocabulario adecuado y acorde para el lector. Cabe
destacar que como toda redaccin y /o investigacin
deber llevar un proceso metodolgico, ordenado y
cumpliendo con todas las partes estructuras de un
trabajo de investigacin, el cual debe incluir modelos,
ejemplos (si los hubiese) programas de seguimiento,
presupuestos, etc.

ESQUEMA QUE MUESTRA LOS ATRIBUTOS DEL INFORME


Los resultados, las conclusiones y recomendaciones deben
reunir los siguientes atributos:

TIPOS DE INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Documento que se


integra con base en un criterio de selectividad, que considera los
aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones
captadas durante el examen de la organizacin.
Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la


auditoria.
Si se presentaron observaciones relevantes.
Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo.
Las horas hombre que realmente se utilizaron.
La fundamentacin de cada observacin.
Las causas y efectos de las principales observaciones
formuladas.
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las
observaciones presentadas.

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando


presentan las siguientes caractersticas:
Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.
Inobservancia del marco normativo aplicable.
Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o
usuarios.
Deficiencia en el servicio de los proveedores.
Falta de informacin del desempeo de competidores.
Perdida de oportunidades de negocio.
Baja rentabilidad y productividad.
Existencia de una cultura organizacional dbil.

Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.


Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida.
Potencial de innovacin desaprovechado.
Urgencia de replantear los procesos centrales.
Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico.
Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la
organizacin, este informe puede presentarse acompaado de
un ejemplar del informe general o ejecutivo.

Quinta Fase: El Informe de Auditoria


Administrativa
1. Aspectos Generales
1.1 Introduccin
1.2 Antecedentes
1.3 Alcance
2. Observaciones.
3. Conclusiones.
4. Recomendaciones.
5. Anexos

1. Aspectos Generales
1.1 Introduccin
Se consideran las causas que dan origen a la
auditoria administrativa que esta relacionada con
el cumplimientos del Plan de accin de la Oficina
de control Interno para el perodo anual.

1.1 Introduccin (continuacin).

Se consideran los objetivos de AA, que varan de


acuerdo a la naturaleza de las funciones del rea
examinada.
Ejemplo: si se prctica la AA en el rea de tramite
documentario y archivo, los objetivos seran:
Evaluar el grado de
eficiencia y eficacia de
las normas y procedimientos
que comprende
el proceso integral
de la administracin
documentaria de
la empresa

Determinar el grado de orden,


conservacin, proteccin y
clasificacin del archivo de
la entidad, as como
la oportunidad de su servicio

1.2 Antecedentes
Los antecedentes estn referidos bsicamente al
aspecto tcnico y al aspecto legal.
En el aspecto tcnico se involucra la evaluacin de
mtodos y procedimientos de trabajo practicados
con anterioridad y en el aspecto legal se enumera
todo lo referente a dispositivos legales y normas
internas, inherentes al desarrollo de las funciones
del rea que se audita, observando la jerarqua de
los dispositivos legales.

1.3. Alcance
Se debe especificar el alcance del rea
examinada, los aspectos a examinar, los
funcionarios responsables y la comisin
encargada de la auditoria administrativa,
Ejemplo: si se trata de determinar el alcance del
rea de tramite documentario y archivo, se
especificara el alcance de la siguiente manera:

rea Auditada: La administracin


documentaria depende de
la Secretaria General
Aspectos a examinar:

Control interno del sistema.


Proceso de recepcin.
Proceso de clasificacin y registro.
Proceso de control y seguimiento.
Proceso de distribucin.
Proceso de informacin.
Proceso de archivo.

Funcionarios responsables
Considerar nombres, apellidos y cargos de las
personas que tienen la responsabilidad del
cumplimientos de las funciones del rgano.

Se consignan los nombres, apellidos


y cargos de los
Auditores que tienen
la responsabilidad de
practicar la AA

2. Observaciones
Son la resultante de la auditoria practicada en los
elementos y procesos administrativos y
operaciones del rea que se audita, tiene gran
importancia
porque
constituye
la
parte
sustentatoria de los informes.

2. Observaciones

Estas se materializan por escrito, sern puesta


de conocimiento de los funcionarios auditados,
con cargo para que cada una de ellas sean
esclarecidas o descargadas por el interesado
tambin en formas escrita.

Ejemplo de observaciones formuladas en el rea


de Tramite documentario y archivo
Inadecuada ubicacin fsica de la infraestructura y
sus condiciones de seguridad.
Situacin de abandono de los documentos en el
archivo central.
Incumplimiento de funciones en relacin a los
dispositivos
legales
y
normas
internas
concernientes con el rea auditada.

Ejemplo observaciones formulada en el rea de


Tramite documentario y archivo
Duplicidad de procesos en la administracin
documentaria
en
una
sola
jurisdiccin
administrativa.
Incumplimiento de apertura de un registro especial
para expedientes de empresas reclamantes.
Omisin de apertura de tarjeta de seguimiento
para algunos expedientes.
Morosidad significativa en el tramite de algunos
expedientes.

3. Conclusiones
Son resmenes o contendidos sintticos que
deben redactarse en forma priorizada en
armona con las observaciones detectadas con
el fin de pronosticar el problema motivo de la
Auditoria Administrativa.

Ejemplo
Se ha determinado que la Secretaria General no
ha realizado las gestiones necesarias, a fin de
que la ubicacin fsica de la administracin
documentaria, se encuentre en un lugar
estratgico que permita fcil acceso al pblico y/o
usuario, as como de las seguridades necesarias
en sus instalaciones acorde con la naturaleza que
brinda.

4. Recomendaciones
Son sugerencias que especifican medios o
mtodos para la solucin de las observaciones
formuladas en el proceso de AA.
Por ejemplo: de algunas recomendaciones
formuladas en el reas de tramite documentario
y archivo:

Ejemplo
Que la Unidad de tramite documentario y
archivo, en el plazo de 30 das proceda a
inventariar, ordenar y clasificar los documentos
que se encuentran en el archivo central, a fin de
formalizar el ingreso y registro correspondiente
para su administracin eficaz.

5. Anexos
Para complementar el Informe de Auditoria
Administrativa se adjuntaran grficos, cuadros
y
dems
instrumentos
de
anlisis
administrativo, que se consideren elementos
auxiliares
para
la
presentacin
y
fundamentacin del estudio.

PRESENTACION DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE


IMPLANTACION.
En virtud de que en el informe se sealan los hallazgos as como
las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es
indispensable que brinde suficiente informacin respecto de la
magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan,
en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As
mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo
del auditor.

Se ha identificado tres tipos indicadores que permiten la


evaluacin de la gestin a diferentes niveles, reas,
funciones, componentes o puntos de observacin en
general: EFICIENCIA: de utilizacin de recursos e insumos;
EFICACIA: de obtencin de resultados en productos o
servicios; EFECTIVIDAD: de generacin de impactos en el
entorno.

SEGUIMIENTO.
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el
escrito o manual que fija la autoridad al grupo de auditora
interna.

Las actividades del seguimiento debern ser incluidas en el


plan de trabajo del grupo de auditora interna.
Se habrn de disear programas especficos de
seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el
proceso.
La administracin es responsable de tomar las acciones
correctivas sobre hallazgos u observaciones de auditora
reportadas.

ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Primera corriente: un examen de la estructura de
control. Los que estn a favor de esta corriente
sostienen que la auditora operativa (no aceptan el
trmino administrativa) debe ser considerada un examen
de los controles o medios utilizados para realizar la
funcin de que se trate.
Principales exponentes: Cadmus, Choi, Churchill y Cyert,
Seiler)

Segunda corriente: un examen total de la estructura y


comportamiento de un organismo social:

Principales exponentes: Leonard, Norbeck,


Buckley,
Compfield, Chapman y Alonso,
Fernndez Arena, Perel, etc.

Finalmente diremos que:

La auditoria administrativa es una necesidad en la


actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la
especialidad en el campo administrativo se vuelve
imperiosa su aplicacin para el logro de una efectiva
administracin de la empresa, ya que constituye una
ventaja competitiva que le permite a la administracin
ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le
permiten a cualquier empresa competir en el mercado.
La auditoria operacional nos lleva a visualizar de
inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la
ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo
para el logro de los objetivos.

La auditoria administrativa es una herramienta preventiva


de los efectos negativos que ocasiona la mala
coordinacin, relacin y la valuacin de cada uno de los
elementos que forman la gestin gerencial de la empresa.
Su contribucin permite a la administracin anticiparse
ante las amenazas que se presentan.

GRACIAS