Gua del usuario de

eventos
de Microsoft Office Live
Meeting
Fecha de publicacin: septiembre de 2007

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otros pases.
Todas las dems marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares.

Contenido
Introduccin......................................................................................1
Acerca de esta gua......................................................................1
Informacin general sobre los eventos.........................................1
Novedades de esta versin..........................................................2
Informacin adicional...................................................................3
Migrar desde el sistema de registro de Live Meeting 2005...............3
Cundo migrar al sistema de eventos de Live Meeting 2007.......3
Cmo migrar del sistema de registro de Live Meeting 2005
a Live Meeting 2007.....................................................................3
Introduccin al sistema de eventos de Live Meeting 2007................6
Inicio de sesin en Live Meeting...................................................6
Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos.......................6
Uso de la pgina Crear o editar un evento...................................7
Creacin de un evento......................................................................9
Informacin bsica sobre eventos..............................................10
Informacin del inscrito..............................................................11
Preguntas de registro.................................................................12
Notificaciones por correo electrnico.........................................13
Preguntas de entrada.................................................................14
Personalizacin de marca del evento.........................................16
Encuestas...................................................................................17
Adicin de elementos de reunin a un evento................................19
Reuniones..................................................................................19
Perfiles de moderador................................................................20
Documentos de reuniones.........................................................21
Pruebas......................................................................................22
Vista previa y publicacin del evento..............................................25
Envo de invitaciones......................................................................26
Administracin del registro.............................................................27
Informes de eventos.......................................................................28

Introduccin
En Microsoft Office Live Meeting 2007, puede configurar grandes eventos de conferencias
web, cursos de aprendizaje y talleres, as como permitir a las personas que se registren en dichos
eventos. Puede administrar informacin sobre los inscritos, enviar notificaciones automticas,
realizar encuestas y pruebas y crear preguntas de perfiles personalizadas sobre los asistentes.
Live Meeting tambin ofrece consolidados informes sobre eventos, entre los que se incluyen
informacin sobre los inscritos y si van a asistir a un evento, respuestas de registro, respuestas
de la pgina de entrada, respuestas de encuestas y resultados de pruebas.

Acerca de esta gua

Esta gua es para los usuarios de Office Live Meeting que vayan a organizar y administrar
eventos, es decir, para los que vayan a realizar funciones de organizador. Los siguientes
conceptos se trataran con todo detalle:
Eventos y reuniones. Lo que son, cmo crearlos y administrarlos y qu detalles se pueden
agregar o modificar.
Inscritos. Cmo permitir a la gente que asista a los eventos y qu informacin se puede
administrar sobre ellos.
Moderadores. Qu informacin se puede proporcionar y administrar sobre las personas que
dirigen los eventos.
Comunicaciones. Qu caractersticas puede usar para llevar un seguimiento de los inscritos
y notificarles cuando haya eventos, as como la forma de medir el xito de un evento, incluidas
las encuestas y pruebas posteriores.
Informes. La informacin que se ofrece en los informes y cmo verlos.

Informacin general sobre los eventos

Los grandes eventos de Live Meeting, como los cursos de aprendizaje, el marketing y otros eventos,
pueden presentar a veces retos especiales, especialmente a la hora de administrar a las personas
que asisten y obtener informacin sobre ellas. Si tiene ms conocimiento sobre los asistentes
al evento puede conseguir que el evento resulte lo mejor posible para todos. En algunos casos,
es posible que hasta desee controlar la asistencia segn la informacin de que disponga sobre los
inscritos con antelacin.
En Office Live Meeting, un evento es una sesin o un grupo de sesiones de tipo auditorio de Live
Meeting en la que los participantes se han de registrar antes de poder ser admitidos. Un evento est
asociado a una pgina de registro de eventos donde la gente se puede registrar para asistir a una
reunin. Puede disear la pgina de registro de eventos para formular preguntas especficas
y detalladas de cada inscrito a medida que se registran para el evento. Los registros de eventos
pueden ser automticos o se pueden aprobar manualmente en funcin de sus respuestas.
Cada evento publicado se puede componer de sesiones de Live Meeting grabadas o programadas.
Para los eventos que se componen de sesiones de Live Meeting, las sesiones pueden ser fases
diferentes de una serie de reuniones, cursos de aprendizaje o talleres relacionados, o pueden ser

2 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
Un evento puede componerse de sesiones grabadas
o programadas de Live Meeting, pero no de ambas.

varias instancias de la misma reunin, curso o taller que se ofrece en mltiples ocasiones. Los
eventos que se basan en sesiones grabadas pueden contener varias grabaciones.
Un invitado se puede registrar en una o ms reuniones del evento. Una vez aprobada una inscripcin,
Live Meeting enva al inscrito un mensaje de confirmacin por correo electrnico y agrega la reunin
a su calendario. El mensaje de correo electrnico contiene un vnculo en el que el inscrito puede
hacer clic para unirse a la reunin en el momento en que est programado. Tambin puede seguir
comunicndose con los inscritos antes del evento estableciendo notificaciones de correo electrnico
y cuestionarios de entrada a la reunin. En la figura 1 que aparece a continuacin se muestra
el flujo del evento, desde que el organizador lo crea hasta la participacin en el mismo de un
asistente.

Figura 1. Creacin del evento y flujo de trabajo del registro

Live Meeting crea automticamente informes estadsticos sobre el evento. Para obtener ms
informacin, consulte Informes sobre informacin de eventos ms adelante en esta gua.
Para obtener ms informacin sobre las preguntas que formulan los inscritos y sobre cmo
configurar notificaciones adems de crear y administrar encuestas, consulte Administrar
el registro ms adelante en esta gua.

Novedades de esta versin

Los siguientes elementos son mejoras clave en esta versin de la caracterstica Eventos de Live
Meeting:
Pruebas. Puede crear y administrar pruebas. Entre las nuevas caractersticas se incluyen
la puntuacin y la elaboracin de informes.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 3

Grabaciones. Puede crear eventos a partir de sesiones grabadas, permitiendo a los inscritos
ver las grabaciones de reuniones pasadas.
Correo electrnico. Puede enviar invitaciones de correo electrnico directamente desde
Live Meeting, en vez de tener que crearlas desde cero.
Interfaz de usuario integrada. Para los organizadores de eventos, la caracterstica Eventos
se ha integrado ms estrechamente en Live Meeting.

Informacin adicional
Para obtener ms informacin sobre Live Meeting, incluidas ofertas de cursos de aprendizaje
y soporte tcnico, consulte http://office.microsoft.com/es-es/default.aspx.

Migrar desde el sistema de registro

de Live Meeting 2005
En Live Meeting 2005, el sistema de registro constituye una entidad separada con su propio centro
de datos que almacena los datos de los eventos (descripciones de los eventos, informacin de marca,
datos de registro, datos de las encuestas, informacin sobre los moderadores y notificaciones).
Sin embargo, en Live Meeting 2007 los datos del sistema de registro estn integrados en el centro
de datos de Live Meeting 2007. Desde el punto de vista de la interfaz de usuario, en vez de usar
una URL separada para obtener acceso al sistema de registro, los organizadores pueden iniciar
sesin en la pgina principal de Live Meeting 2007 y seleccionar la caracterstica Eventos para
programar y administrar los eventos.
La integracin de los datos del sistema de registro con Live Meeting 2007 significa que los clientes del
sistema de registro de Live Meeting 2005 que deseen cambiar al nuevo sistema deben migrar los
datos desde el centro de datos antiguo al nuevo centro de datos de Live Meeting 2007. La migracin
la realiza el servicio de hospedaje de Live Meeting. En esta seccin se explican algunos de los
aspectos sobre la migracin que los organizadores del sistema de registro deben tener en cuenta.
Tambin se proporciona una comparacin entre las caractersticas de los sistemas de registro
de Live Meeting 2005 y Live Meeting 2007.

Cundo migrar al sistema de eventos de Live

Meeting 2007
Su organizacin puede migrar al sistema de eventos de Live Meeting 2007 al mismo tiempo que
se actualiza a Live Meeting 2007. Tambin puede actualizarse primero a Live Meeting 2007
y realizar la migracin al sistema de eventos de Live Meeting 2007 posteriormente. El sistema
de eventos de Live Meeting 2005 funciona con Live Meeting 2007.

Cmo migrar del sistema de registro de Live

Meeting 2005 a Live Meeting 2007
El servicio Live Meeting dispone de una herramienta de migracin para migrar a los clientes del
sistema de registro de Live Meeting 2005 a Live Meeting 2007. Esta herramienta mueve todos sus
datos de eventos a Live Meeting 2007. Mientras se realiza la migracin, no podr obtener acceso

4 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
Despus de que una organizacin migre al sistema de registro de Live
Meeting 2007,
es posible volver a Live Meeting 2005. No obstante, los datos de
eventos que
se agreguen en el sistema de registro de Live Meeting 2007 no se
movern
al sistema de registro de Live Meeting 2005.

al sistema de registro de eventos. Despus de la migracin, ya no podr obtener acceso al sistema

antiguo. Slo podr obtener acceso al sistema nuevo.
Todos los datos se mueven, incluida la informacin e imgenes de los moderadores, las encuestas
y sus preguntas, las notificaciones, los archivos y la personalizacin de marca. Todos los eventos
programados en el sistema nuevo antes de la migracin se borran. Hay algunas diferencias funcionales
entre los dos sistemas, como se muestra en la Tabla 1.
Todas las URL que se hayan enviado desde el sistema anterior se redirigen automticamente al sistema
nuevo. Esto significa que no es necesario que enve actualizaciones a los inscritos para nuevas
encuestas, pginas de registro, pginas de entrada, etc. Los vnculos que les envi seguirn
funcionando despus de la migracin. Opcionalmente, los organizadores de eventos pueden
enviar las nuevas URL para que las aprueben de nuevo los inscritos para reuniones prximas.
Tabla 1. Comparacin entre los sistemas de registro de Live Meeting 2005 y
Live Meeting 2007
Caractersti
ca

Sistema de
registro de
Live Meeting
2005

Sistema de
registro
de Live
Meeting 2007

Observaciones sobre la
migracin

Direccin de
correo
electrnico
del
moderador

No disponible

Requerido

El campo con la direccin

de correo electrnico
permanece vaco durante
la migracin. Si la
informacin sobre el
moderador se modifica en
el sistema de registro de
Live Meeting 2007, ser
necesaria una direccin de
correo electrnico.

Encuestas

El texto
preliminar
y el de Cierre
son
personalizables
. Hay macros
disponibles.

El texto
preliminar
y el de Cierre
no son
personalizables.

Despus de la migracin,
el texto
de Agradecimiento se
combina con
el texto de cierre. El texto
preliminar se combina con
la descripcin de la
encuesta. Las macros se
muestran como texto
simple.

No hay macros
disponibles.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 5

Preguntas
de la
encuesta

Pueden
compartirlas
varias
encuestas.

Se asocian a
una sola
encuesta.

Una pregunta que se use

en ms
de una encuesta se replica
en cada encuesta. Las
preguntas que no se
asignen al menos a una
encuesta
se agregan a una encuesta
de marcador de posicin
denominada Preguntas
de la encuesta sin usar
1.0 para cada organizador
de eventos.

Mecanismo
de
aprobacin
de eventos

En funcin de
las reuniones.

En funcin de
los eventos.

Si el mecanismo de
aprobacin de eventos se
establece en Manual para
al menos una de las
reuniones de un evento, el
mecanismo de aprobacin
de eventos se establece en
Manual para el evento. En
caso contrario,
la aprobacin del evento
se establece en
Automtico.

Notificacione
s

Las
notificaciones
personalizadas
pueden
agregarse
a la biblioteca
y compartirse
entre los
eventos. Hay
macros
disponibles.

Cada tipo de
notificacin
dispone de su
propio mensaje
predeterminado.

La biblioteca de
notificaciones
no se migra. Se utiliza el
texto predeterminado de
cada tipo
de notificacin.

URL para
registro,
encuestas y
pginas de
entrada a las
reuniones
Funcin del
administrad
or
de la cuenta

Los
organizadores
pueden agregar
texto al
mensaje
predeterminado.

Se proporciona
la URL.

No hay macros
disponibles.
La URL es
diferente a la de
Live Meeting
2005.

Puede
establecer
las preferencias
predeterminada
s
y la
personalizacin
de marca de

No puede
establecer las
preferencias
predeterminada
s
y la
personalizacin
de marca de

El sistema de registro de
Live Meeting 2005 redirige
automticamente los
usuarios al sistema de
registro
de Live Meeting 2007.
Las reuniones creadas por
el Administrador de la
cuenta ya no sern visibles
para el organizador
del evento. El
Administrador de la cuenta
puede ver y borrar los
eventos del organizador y

6 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

todos
los
organizadores.
Puede crear
reuniones en
eventos que
pertenecen a
otros
organizadores.
Los
organizadores
pueden
modificar
objetos que
pertenecen al
Administrador
de la cuenta si
fueron
agregados al
evento del
organizador.
La descripcin
del evento no
es necesaria.

todos
los
organizadores.
No puede crear
reuniones en
eventos que
pertenecen a
otros
organizadores.
Los
organizadores
no pueden
modificar
objetos que
pertenecen al
Administrador
de la cuenta si
fueron
agregados al
evento del
organizador.
La descripcin
del evento s es
necesaria.

Macros

Hay macros
disponibles.

No hay macros
disponibles.

Reuniones
en curso

Se pueden
crear eventos a
partir
de reuniones
en curso.

No se pueden
crear eventos a
partir de
reuniones en
curso.

Registro,
encuesta
y pregunta
de entrada

Hay campos
distintos para
el Nombre de
la pregunta y
el Texto para
mostrar.

No hay campo
para
el Nombre de la
pregunta.

Funcin del
organizador
del evento

Descripcin
del evento

administrar los inscritos.

En el sistema de registro
de Live Meeting 2005, el
Administrador
de la cuenta puede
insertar objetos propios en
los eventos de un organizador y el organizador
puede modificar dichos
objetos. En Live Meeting
2007, el organizador no
puede ver ni modificar los
objetos del administrador.
Si no hay una descripcin
del evento, el evento se
migra y el campo se deja
vaco. Si el evento se
modifica en el sistema de
registro de Live Meeting
2007, se solicitar una
descripcin.
Todas las macros se
pierden durante la
migracin del sistema de
registro de Live Meeting
2005 a Live Meeting 2007.
Durante la migracin, las
reuniones en curso se
convierten en reuniones
nicas con duracin de un
ao
y la fecha de cierre de
inscripcin
se establece en la de
expiracin
de la reunin. Si la reunin
ya se celebr, la fecha de
inicio se establece en la
fecha actual.
El Nombre de la
pregunta se descarta
despus de la migracin.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 7

Importante
Para poder crear y administrar eventos de Live Meeting, debe disponer
de una cuenta de Live Meeting vlida con permisos de organizador o
administrador.

Introduccin al sistema de eventos

de Live Meeting 2007
En esta seccin se describen las pginas de Eventos de Live Meeting.

Inicio de sesin en Live Meeting

Para empezar, inicie una sesin en la pgina de Microsoft Live Meeting con el identificador
de usuario y la contrasea de Live Meeting.
Al iniciar sesin, se autentica en el centro de conferencia de Live Meeting. Entonces podr
agregar reuniones, administrar detalles de un evento, administrar la correspondencia de los
inscritos y usar otras caractersticas.

Para iniciar una sesin

1. En el explorador de Internet, vaya a la direccin URL de la pgina de Microsoft Live Meeting
de su organizacin y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin en Live Meeting.
2. En la pgina Iniciar sesin en Live Meeting, en el cuadro Inicio de sesin de usuario, escriba
su nombre de usuario. En el cuadro Contrasea, escriba la contrasea y haga clic en Iniciar
sesin.

Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos

Despus de iniciar sesin aparece la pgina Mi pgina principal. En el panel de la izquierda,
en Administrar, haga clic en Eventos. En la pgina Eventos se enumeran todos los eventos que
haya programado. En la pgina Eventos, tambin puede llevar a cabo las siguientes acciones:
Crear un evento nuevo. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de un evento
ms adelante en esta gua.
Ver informes de eventos. Para obtener ms informacin, consulte Informes sobre informacin
de eventos ms adelante en esta gua.
Ver bibliotecas. Todos los organizadores de eventos tienen bibliotecas que contienen preguntas
de registro, preguntas de entrada, pruebas, encuestas, perfiles de moderador y las personalizaciones
de marca que hayan creado para los eventos. Estas bibliotecas permiten al organizador reutilizar
estos elementos para futuros eventos. Consulte Preguntas de registro Perfiles de moderador
y Pruebas ms adelante en esta gua.
Eliminar un evento. Para obtener ms informacin, consulte Uso de la pgina Crear o editar
un evento ms adelante en esta gua.
Editar un evento existente. Para obtener ms informacin, consulte Uso de la pgina
Crear o editar un evento ms adelante en esta gua.

8 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
nicamente se muestran los eventos que usted organice. Para
ver todos los eventos del sistema de su organizacin, necesita
disponer de permisos
en el nivel de administrador de la cuenta.

Tambin puede buscar un evento y ver informacin sobre l, de la forma que se describe en la
siguiente seccin.

Para ver eventos existentes

1. En la pgina Eventos, la vista predeterminada es Prximos eventos, que se refiere a los eventos
con al menos una reunin asociada que estn programados para celebrarse en el futuro. Los
eventos que contienen grabaciones no aparecen en la lista. Para ver otros eventos, haga clic
en la flecha desplegable situada junto a Prximos eventos y, a continuacin, seleccione una
de las siguientes opciones:
Anteriores. Muestra los eventos de reuniones pasadas, los eventos sin reuniones
asociadas y los eventos de sesiones grabadas.
Sin publicar. Muestra los eventos que no se han publicado todava.
Todos. Muestra todos los eventos publicados y sin publicar.
2. Para ver los detalles del evento, en la columna Ttulo, haga clic en el ttulo del evento.
Aparecer la pgina Resumen del evento de ese evento.

Para buscar un evento por fecha y palabra clave

1. En la pgina Eventos, haga clic en Buscar.
2. En los cuadros que aparecen, escriba las fechas de inicio y de fin para la bsqueda, o haga
clic en el icono del calendario adecuado y, a continuacin, en la fecha por la que desea ver
los eventos.
3. En el cuadro de texto situado junto a y que contengan, escriba una palabra clave.
4. Haga clic en Buscar.
5. Para filtrar los eventos que se muestran para que la lista resulte ms fcil de procesar, haga
clic en Ttulo o en Organizador para ordenar los eventos por esa columna.

Uso de la pgina Crear o editar un evento

Para crear o editar un evento, puede usar la pgina Crear un evento nuevo, que se muestra en la
figura 2, o la pgina Crear o editar un evento. En estas pginas, puede realizar las siguientes
acciones:
Especificar el ttulo y la descripcin del evento. Para obtener ms informacin, consulte
Informacin bsica sobre eventos ms adelante en esta gua.
Crear la programacin de las reuniones para el evento o agregar grabaciones al evento. Para
obtener ms informacin, consulte Agregar elementos de la reunin a un evento ms adelante
en esta gua.
Crear los perfiles de las personas que actuarn como moderadores durante el evento o insertar
perfiles de su biblioteca. Para obtener ms informacin, consulte Perfiles de moderador
ms adelante en esta gua.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 9

Crear la informacin y las preguntas que establezca para recopilar la informacin de los
inscritos o insertar preguntas de su biblioteca. Para obtener ms informacin, consulte
Informacin del inscrito y Preguntas de registro ms adelante en esta gua.
Especificar la personalizacin de marca para la pgina de registro de eventos. Para obtener
ms informacin, consulte Personalizacin de marca del evento ms adelante en esta gua.
Configurar notificaciones y encuestas para el evento. Para obtener ms informacin, consulte
Notificaciones por correo electrnico y Encuestas ms adelante en esta gua.

10 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
Cuando
elimina
un evento,
la informacin
evento
se elimina,
Tambinse
puede
modificar
un evento
desde la del
pgina
Resumen
pero
del evento. En la lista Eventos, haga clic en el ttulo del
la
informacin
que se haya
especificado
(perfiles
evento.
En Resumen
del evento,
haga en
cliclas
enbibliotecas
Editar evento.
de moderador, preguntas del registro, preguntas de pgina de
entrada,
encuestas y personalizaciones de marca de eventos) permanece en
las
mismas para uso futuro.

Figura 2. La pgina Crear o editar un evento

Para modificar un evento

1. Realice alguna de las operaciones siguientes:

En la pgina Eventos, busque el evento que desea modificar. Para buscar un

evento por una fecha o un texto concreto, haga clic en Buscar. En la fila que
contiene el ttulo del evento, active la casilla asociada y, a continuacin, haga clic
en Editar evento.

En la pgina Resumen del evento, haga clic en Editar evento.

2. Modifique los detalles del evento segn sea necesario. Para obtener ms informacin
sobre los detalles del evento, consulte la seccin correspondiente de este documento.
3. Cuando termine, haga clic en Guardar.

Para eliminar un evento

1. En la pgina Eventos, busque el evento que desea eliminar. Para buscar un evento
por una fecha o un texto concreto, haga clic en Buscar.
2. En la fila que contiene el ttulo del evento, active la casilla asociada y, a continuacin,
haga clic en Eliminar.
3. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Creacin de un evento
En esta seccin se describe el modo de crear un evento y de especificar informacin sobre el mismo.
En la informacin del evento se incluye el ttulo y la descripcin, la informacin que recopilar
de los posibles participantes en la reunin, las situaciones en las que se enviarn notificaciones
por correo electrnico, las preguntas que se les formularn a los participantes en la reunin cuando
se unan al evento, la personalizacin de la marca (grficos de identificacin especiales) que

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 11

Nota
Aunque
no es necesario
al evento
reuniones
sesiones
En esta seccin
se tratanque
las agregue
tareas que
se pueden
llevar ao cabo
grabadas
agregar
estos evento
elementos
para poder
mediante al
lascrearlo,
pginasdebe
Crear
un nuevo
y Crear
o
publicarlo.
editar un evento. La pgina anterior aparece la primera vez
que se crea un evento y la posterior despus de haber
especificado algunos de los detalles del evento o cuando se
encuentre modificando un evento que ya haba sido creado.
Para los fines de los procedimientos de esta seccin, los
nombres de estas pginas son intercambiables.

se mostrar a las personas que se registren para el evento y las preguntas que se formularn
en pruebas y encuestas administradas durante o despus del evento.

Lo normal es que usted establezca toda la informacin del evento en el momento de crearlo, antes
de hacerlo pblico y de permitir que otros se registren. No obstante, puede agregar o modificar
informacin de un evento en cualquier momento. Tambin puede ejecutar informes para obtener
informacin adicional sobre el evento, incluidas estadsticas de registro (anteriores al evento)
y estadsticas de participacin (posteriores al evento).
Un evento est sin publicar hasta que usted lo publica formalmente. No se debe publicar un evento
hasta que todos los detalles del mismo estn preparados para que los usen los inscritos, incluidos
reuniones, formularios de registro, moderadores y encuestas. No se le permitir publicar un evento
que no tenga ninguna reunin o grabacin asociadas.

Informacin bsica sobre eventos

Para crear un evento nuevo slo se necesita informacin bsica sobre el mismo. Esta informacin
incluye un ttulo, una descripcin, si el evento consta de sesiones de reuniones de Live Meeting
programadas o grabadas y si los inscritos se aprobarn automticamente o manualmente. No es
necesario que agregue al evento reuniones ni sesiones grabadas cuando lo cree. Puede guardar
ahora los detalles bsicos del evento y agregar ms tarde las reuniones o grabaciones.
El ttulo y la descripcin que elija para el evento (ambos obligatorios) ocupan un lugar destacado
en la pgina de registro de eventos. Tambin se incluyen en todas las notificaciones o encuestas
que enve.

Para crear un evento y especificar informacin bsica sobre el mismo

1. En la pgina Eventos, haga clic en Nuevo evento.
2. En la pgina Crear un nuevo evento, en Paso 1 - Informacin bsica del evento
(obligatoria), lleve a cabo las siguientes acciones:

12 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Escriba un ttulo y una descripcin para el evento.

En la lista desplegable situada junto a El evento tiene, seleccione si habr

reuniones
de Live Meeting asociadas a este evento o si el evento se compondr de
Sesiones grabadas.

En la lista desplegable La aprobacin del registro es, seleccione si va a aprobar

a los inscritos manual o automticamente. Seleccione Manual si desea aprobar o
rechazar manualmente el registro de cada uno de los participantes antes de enviar
una confirmacin automtica por correo electrnico. Seleccione Automtica si
desea que Live Meeting apruebe automticamente el registro de cada uno de los
participantes y enve una confirmacin por correo electrnico cuando hayan
terminado de registrarse. (Consulte Administrar el registro ms adelante en
este documento.)

Active la casilla El evento es pblico para que las personas que estn fuera del
centro de conferencia puedan ver este evento.

3. Si desea guardar el evento antes de especificar informacin adicional, haga clic en

Guardar para crear el evento.

Informacin del inscrito

Puede recopilar la informacin del inscrito, por ejemplo, los datos demogrficos y los datos de
contacto, en una serie de campos que los inscritos rellenan cuando se registran. Estos campos
aparecen en la pgina de registro de eventos. Puede especificar qu campos se muestran, as
como qu campos son obligatorios y cules opcionales.
Adems, puede modificar el texto de las etiquetas de cualquier campo de informacin del inscrito
para recopilar datos personalizados. Por ejemplo, si desea recopilar las tallas de los inscritos
porque les va a regalar una chaqueta, puede escribir Talla de chaqueta (M, L, XL) en el cuadro
de texto Etiqueta alternativa situado junto a uno de los campos personalizados. Este campo
revisado aparecer entonces con los dems campos de informacin del inscrito en la pgina de
registro de eventos.

Para establecer la informacin del inscrito para un evento

1. En la pgina Crear o editar un evento, en Paso 2 - Detalles del evento, haga clic
en Formulario de registro.
2. En la Pgina de registro, para cada uno de los campos que aparece en Formulario
de informacin personal, lleve a cabo las siguientes acciones:

Para incluir el campo de informacin con la informacin del inscrito que recopile
de este evento, active la casilla asociada en la columna Campo.

Para que el campo que seleccione sea un campo obligatorio para los inscritos,
active
la casilla asociada en la columna Requerido.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 13

Si desea reemplazar el texto del campo (de la columna Campo) por texto
alternativo que el inscrito ver, escriba el texto que desea que se muestre en el
cuadro en la columna Mostrar como.

En la columna Orden, indique el orden en el que desea que aparezcan los

campos en el formulario.

3. Haga clic en Listo.

4. Haga clic en Guardar.

Preguntas de registro
Puede habilitar a los inscritos para que respondan preguntas o requerir que lo hagan cuando se
registran para un evento. Las preguntas aparecen en la pgina de registro de eventos.
Las preguntas de registro se almacenan en su biblioteca personal. Mientas crea un evento, puede
incluir nuevas preguntas de registro, que se agregarn a su biblioteca. Si la biblioteca contiene
preguntas de registro que ya ha creado con anterioridad, puede insertar dichas preguntas en el
nuevo evento.
Puede crear los siguientes tipos de preguntas de registro:

Respuesta nica (botones de opcin). Preguntas tipo test donde los encuestados
pueden elegir nicamente una respuesta.

Respuestas mltiples (casillas). Preguntas tipo test donde los encuestados pueden
elegir varias respuestas.

Respuesta de texto de una sola lnea (campo de texto). Los encuestados pueden
escribir una respuesta corta.

Respuesta de texto de varias lneas (campo de texto). Los encuestados pueden

escribir una respuesta ms larga.

Respuesta nica (lista desplegable). Preguntas tipo test donde los encuestados
pueden elegir una respuesta de una lista.

Respuestas mltiples (cuadro de lista). Preguntas tipo test donde los encuestados
pueden elegir varias respuestas de una lista manteniendo presionada la tecla CTRL.

Si crea preguntas tipo test, debe proporcionar tambin las respuestas que desea que elijan los
encuestados. Opcionalmente puede activar la casilla Incluir una opcin Otro como respuesta
con un campo de entrada de texto que permita a los usuarios escribir una respuesta para
permitir que los encuestados elijan la opcin Otro y escriban su propia respuesta.
Cuando cree una pregunta, puede indicar si la respuesta es opcional u obligatoria. Los inscritos
debern responder a todas las preguntas obligatorias para que su registro se apruebe.

Para crear una pregunta de registro

1. En la pgina Crear o editar un evento, haga clic en Formulario de registro.
2. En la Pgina de registro, en Preguntas de registro, haga clic en Nueva.
3. En la pgina Crear una nueva pregunta de registro, realice las siguientes acciones:

14 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota

Se recomienda que el nmero de preguntas obligatorias sea mnimo.

En la lista desplegable, seleccione el tipo de pregunta que desea agregar.

Si desea que la pregunta sea obligatoria, active la casilla Es una pregunta

obligatoria. Si el inscrito no responde a las preguntas obligatorias, el registro no
se podr realizar.

En el cuadro Pregunta, escriba la pregunta que desea que vean los encuestados.
Si el tipo de pregunta requiere respuestas, escrbalas en el cuadro o los cuadros de texto
Respuestas. Haga clic en Agregar para agregar ms cuadros.
Si elije una pregunta tipo test y tambin desea permitir a los encuestados que escriban una
respuesta personalizada, active la casilla Incluir una opcin Otro como respuesta
con un campo de entrada de texto que permita a los usuarios escribir una respuesta.
4. Haga clic en Guardar para volver a la Pgina de registro.
5. Cuando termine de crear las preguntas de registro, haga clic en Listo para volver a la pgina
Crear o editar un evento.

Para modificar una pregunta de registro

1. En la Pgina de registro, en Preguntas de registro, haga clic en la pregunta que desea
modificar.
2. En la pgina Editar pregunta de registro, actualice los campos segn sea necesario.
3. Haga clic en Guardar para volver a la Pgina de registro.
4. Cuando termine de modificar las preguntas de registro, haga clic en Listo para volver a la
pgina Crear o editar un evento.

Para agregar preguntas de registro a un evento desde la biblioteca

1. En la Pgina de registro, en Preguntas de registro, haga clic en Insertar existente.
2. En la pgina Preguntas de pgina de registro de la biblioteca, active la casilla o casillas
asociadas con la pregunta o preguntas y, a continuacin, haga clic en Asignar.
3. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Listo para volver a la Pgina de registro.
5. Cuando termine de asignar las preguntas de registro, haga clic en Listo para volver a la pgina
Crear o editar un evento.

Para quitar una pregunta de registro de un evento

1. En la Pgina de registro, en Preguntas de registro, active la casilla o casillas asociadas
a la pregunta o preguntas que desea eliminar y, a continuacin, haga clic en Quitar.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
3. Cuando termine de quitar las preguntas de registro, haga clic en Listo para volver a la pgina
Crear o editar un evento.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 15

Notificaciones por correo electrnico

Puede usar Live Meeting para enviar notificaciones por correo electrnico automticamente a las
personas que se registren para sus eventos. Puede establecer hasta un mximo de seis tipos de
notificaciones, como se describe a continuacin en la tabla 1.
Tabla 1. Tipos de notificaciones por correo electrnico
Tipo de
notificacin
Confirmacin

Descripcin
Enva una confirmacin y
un aviso a los inscritos
aprobados. Incluye las
descargas.

Campos personalizables
El asunto, el mensaje, los
avisos de la reunin, los
documentos de la reunin
y la direccin a la que
responder.
El asunto, el mensaje y la
direccin a la que responder.

Denegacin
de inscripcin

Informa de los inscritos

denegados.

Moderador

Enva indicaciones de
reunin
y detalles del evento a los
moderadores (se incluyen
indicaciones para las
pruebas,
si procede).1 No est
disponible
para eventos constituidos
por grabaciones.

El asunto, el mensaje y la
direccin a la que responder.

Solicitudes
en espera

Se reciben alertas cuando

haya solicitudes en
espera.

El asunto y, si hay que

enviar un correo por cada
solicitud en espera, un
resumen diario de solicitudes
en espera o un resumen
mensual de solicitudes
en espera.

Exponer nota
de la reunin
a los
asistentes

Enva notificaciones a los

asistentes cuando termina
la reunin. Incluye
encuestas, notas de
agradecimiento, etc. No
est disponible para
eventos constituidos por
grabaciones.

Cundo enviar el mensaje de

correo electrnico, el asunto,
el mensaje y la direccin a la
que responder.

Exponer nota
de la reunin
a los no
asistentes

Enva notificaciones a no
asistentes cuando termina
la reunin. Incluye
encuestas, pruebas, etc.
No est disponible para
eventos constituidos por
grabaciones.

Cundo enviar el mensaje de

correo electrnico, el asunto,
el mensaje
y la direccin a la que
responder.

Como organizador del evento, no recibir los detalles de la reunin, incluido el

vnculo a la reunin y la informacin de entrada. En caso de que desee recibir esta
informacin, deber agregarse como moderador a la reunin.
1

16 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Para establecer notificaciones automticas

1. En la pgina Crear o editar un evento, haga clic en Notificaciones por correo
electrnico.
2. En la pgina Notificaciones, active las casillas asociadas a los tipos de notificacin
que desea usar para el evento.
3. Para proporcionar informacin personalizada para las notificaciones que vaya a usar,
haga clic en el ttulo. Los campos que se pueden personalizar cambian con el tipo de
notificacin. Escriba la informacin y, a continuacin, haga clic en Guardar.
4. Para obtener una vista previa de una notificacin, haga clic en el icono asociado en la
columna Vista previa. Haga clic en Listo.
5. Haga clic en Guardar.

Preguntas de entrada
Puede crear preguntas de entrada que los asistentes vean inmediatamente despus de intentar
participar en la reunin o ver la grabacin. Una vez que los inscritos han respondido a las preguntas y
hecho clic en Aceptar, el cliente de Live Meeting dirige a los inscritos a la reunin o grabacin.
Igual que ocurre con las preguntas de registro, las preguntas de entrada se agregan a un evento
desde la biblioteca personal de preguntas. Puede crear preguntas para la biblioteca o usar las
preguntas que ya estn all y asignarlas a un evento.
Puede crear el mismo tipo de preguntas para las preguntas de entrada y para las preguntas de registro.
Para todas ellas se aplican las mismas instrucciones. Para obtener informacin detallada, consulte
la seccin Preguntas de registro ms adelante en esta gua.

Para crear una pregunta de entrada

1. En la pgina Crear o editar un evento, haga clic en Preguntas de entrada.
2. En Preguntas de entrada, haga clic en Nueva pregunta.
3. En la pgina Crear una nueva pregunta de entrada, realice las siguientes acciones:
En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de pregunta que desea agregar.
Si desea que la pregunta sea obligatoria, active la casilla Es una pregunta obligatoria.
En el cuadro Pregunta, escriba la pregunta que desea que vean los encuestados.
Si el tipo de pregunta requiere respuestas, escrbalas en el cuadro o los cuadros de texto
Respuestas. Haga clic en Agregar para agregar ms cuadros.
Si elije una pregunta tipo test y tambin desea permitir a los encuestados que escriban
una respuesta personalizada, active Incluir una opcin Otro como respuesta con un
campo de entrada de texto que permita a los usuarios escribir una respuesta.
4. Haga clic en Guardar.
5. Cuando termine de crear las preguntas de entrada, haga clic en Guardar para volver a la
pgina Crear o editar un evento.

Para modificar una pregunta de entrada

1. En la pgina Preguntas de entrada, haga clic en la pregunta que desea modificar.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 17

2. En la pgina Editar preguntas de entrada, actualice los campos segn sea necesario.
3. Haga clic en Guardar.
4. Cuando termine de modificar las preguntas de entrada, haga clic en Guardar para volver
a la pgina Crear o editar un evento.

Para agregar preguntas de entrada a un evento desde la biblioteca

1. En la pgina Preguntas de entrada, haga clic en Insertar existente.
2. En la pgina Preguntas de pgina de entrada de la biblioteca, active la casilla o casillas
asociadas a la pregunta o preguntas y, a continuacin, haga clic en Asignar.
3. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Listo para volver a la pgina Preguntas de entrada.
5. Cuando termine de agregar las preguntas de entrada, haga clic en Guardar para volver a la
pgina Crear o editar un evento.

Para quitar una pregunta de entrada de un evento

1. En la pgina Preguntas de entrada, active la casilla o casillas asociadas con la pregunta
o preguntas y, a continuacin, haga clic en Quitar.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Guardar para volver a la pgina Crear o editar un evento.

Personalizacin de marca del evento

La personalizacin de marca es un concepto que describe los elementos visuales de la pgina
de registro de eventos, la de encuestas y la de pruebas de un evento. Una marca se compone
de los siguientes elementos opcionales:
Un color de fondo del encabezado, que se usa en el encabezado de la pgina de registro
de eventos.
Un color de fondo de la columna izquierda, que se usa en la columna izquierda de la pgina
de registro de eventos.
Un color de fondo del cuerpo de la pgina, que se usa en el cuerpo principal de la pgina
de registro de eventos.
Una imagen de personalizacin de marca (como un logotipo), que aparece en la esquina
superior izquierda de la pgina de registro de eventos. Por ejemplo, puede digitalizar una
imagen de personalizacin de marca y mostrarla en la pgina de registro de eventos.
La personalizacin de marca se realiza evento por evento. Tambin puede crear marcas personalizadas
para los eventos y Live Meeting las conservar en la biblioteca personal con el fin de que pueda
usarlas en futuros eventos.

Para crear una personalizacin de marca

1. En la pgina Crear o editar un evento de un evento, en Paso 2 - Detalles del evento, haga
clic en Personalizacin de marca del evento.
2. En la pgina Personalizacin de marca del evento, haga clic en Nueva personalizacin
de marca.
3. En la pgina Crear una nueva personalizacin de marca, realice las siguientes acciones:

18 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
El tamao mximo permitido para la imagen de personalizacin
de marca
es 1 MB. Los archivos ms grandes de 150 pxeles (alto) por
600 pxeles (ancho) se reducirn a este tamao.

1.

4.

En el cuadro Nombre de personalizacin de marca, escriba el nombre de la nueva

marca (obligatorio).
Para elegir el color de fondo opcional del encabezado, haga clic en el icono Color de fondo
del encabezado. En el cuadro de dilogo Selector de color, haga clic en el color que
desee.
Para elegir el color de fondo opcional de la columna izquierda, haga clic en el icono
Color de fondo de la columna izquierda. En el cuadro de dilogo Selector de color,
haga clic en el color que desee.
Para elegir el color de fondo opcional del cuerpo de la pgina, haga clic en el icono
Color de fondo del cuerpo de la pgina. En el cuadro de dilogo Selector de color,
haga clic en el color que desee.
Para que la personalizacin de marca sea la predeterminada para todos los eventos que
cree, active las casillas asociadas a Personalizacin de marca predeterminada.
Para incluir una imagen de personalizacin de marca opcional, en la fila Imagen de personalizacin de marca, haga clic en Examinar y, a continuacin, busque en su equipo o en
la red el archivo de imagen. Haga clic en el archivo de imagen y en Abrir.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 19

Nota
Cuando cambie la personalizacin de la marca, todos los
eventos con esta personalizacin de marca asociada se
actualizarn.

5. Haga clic en Guardar.

6. En la pgina Personalizacin de marca del evento, haga clic en Vista previa
de personalizacin de marca. Haga clic en Listo.
7. Haga clic en Listo para volver a la pgina Crear o editar un evento.

Para modificar una marca para un evento

1. En la pgina Personalizacin de marca del evento, junto a La personalizacin de marca
asignada actualmente al evento es, haga clic en el ttulo de la marca.
2. En la pgina Editar personalizacin de marca, actualice la informacin sobre la marca y,
a continuacin, haga clic en Guardar.
3. En la pgina Personalizacin de marca del evento, haga clic en Listo.

Para agregar una personalizacin de marca desde la biblioteca

1. En la pgina Personalizacin de marca del evento, haga clic en Insertar personalizacin
de marca existente.
2. Para buscar una marca, haga clic en Buscar, escriba palabras clave en el cuadro de texto
de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar. Para obtener una vista previa de una
marca, haga clic en el botn de radio situado junto a la marca, haga clic en Vista previa,
en Aceptar y, despus, en Listo.
3. Para asignar una marca al evento, haga clic en el botn de radio situado junto a la marca y,
a continuacin, haga clic en Asignar.
4. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Para quitar la personalizacin de marca

1. En la pgina Personalizacin de marca del evento, haga clic en Quitar personalizacin
de marca.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Encuestas
Live Meeting puede enviar a los asistentes y no asistentes al evento una encuesta de seguimiento
durante o despus de la reunin. Las encuestas ofrecen una forma de recibir comentarios especficos
sobre un evento de las personas que han participado.
Las encuestas se crean usando preguntas de encuesta que se almacenan en la biblioteca personal.
Las encuestas y las preguntas de la biblioteca estn disponibles para el evento actual y para
cualquier evento que organice en el futuro.

Nota
Las encuestas se llevan a cabo mediante una direccin URL
independiente que puede enviar a los inscritos por correo
electrnico o mostrar como diapositiva web en la consola Live
Meeting durante el evento. Las respuestas de las encuestas no
son annimas.

20 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

En las encuestas puede incluir el mismo tipo de preguntas para las preguntas de entrada y para
las preguntas de registro. Para todas ellas se aplican las mismas instrucciones. Para obtener ms
informacin, consulte Preguntas de entrada ms adelante en esta gua.
Cuando cree una pregunta, puede indicar si la respuesta es opcional u obligatoria. Los asistentes
debern responder a todas las preguntas obligatorias para que sus encuestas se acepten.

Para crear una encuesta

1. En la pgina Crear o editar un evento, en Paso 2 - Detalles del evento, haga clic
en Encuestas.
2. En la pgina Encuesta de evento, haga clic en Nueva encuesta.
3. En la pgina Crear una encuesta, realice las siguientes acciones:
En Ttulo, escriba el nombre de la nueva encuesta (obligatorio).
En Descripcin, escriba el contenido que desea que los inscritos vean sobre la encuesta.
En Mensaje de agradecimiento, escriba el mensaje que desea que vean los inscritos
al final de la encuesta.
4. En Preguntas de encuesta, haga clic en Nuevo y siga estos pasos:
5. En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de pregunta que desea agregar.
6. Si desea que la pregunta sea obligatoria, active la casilla Es una pregunta obligatoria.
7. En el cuadro de texto Pregunta, escriba la pregunta que desea que vean los encuestados.
8. Si el tipo de pregunta requiere respuestas, escrbalas en el cuadro o los cuadros de texto
Respuestas. Haga clic en Agregar opcin de respuesta para agregar ms cuadros.
9. Si elije una pregunta tipo test y tambin desea permitir a los encuestados que escriban una
respuesta personalizada, active la casilla Incluir 'Otro' como respuesta y ofrecer un campo
de entrada para escribir una respuesta no incluida en las opciones.
10.Haga clic en Agregar.
11.En la pgina Crear una encuesta, haga clic en Guardar.

Para modificar una encuesta

1. En la pgina Encuesta de evento, haga clic en la encuesta situada junto a La encuesta asignada
actualmente al evento es.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
3. En la pgina Editar una encuesta, actualice la informacin sobre la encuesta y haga clic
en Guardar.
4. En la pgina Encuesta de evento, haga clic en Listo.

Para agregar una encuesta desde la biblioteca

1. En la pgina Encuesta de evento, haga clic en Insertar encuesta existente.
2. Para buscar una encuesta, haga clic en Buscar, escriba palabras clave en el cuadro de texto
de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar. Para obtener una vista previa de una
encuesta, haga clic en el botn de opcin situado junto a la encuesta, haga clic en Vista
previa. Haga clic en Atrs.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 21

3. Para asignar una encuesta al evento, haga clic en el botn de radio situado junto a la encuesta
y, a continuacin, haga clic en Asignar.
4. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Para quitar una encuesta

1. En la pgina Encuesta de evento, haga clic en Quitar encuesta.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Adicin de elementos de reunin a

un evento
Todos los eventos tienen una programacin que se compone de una o ms reuniones. Las
reuniones pueden ser fases diferentes de una serie o pueden ser varias instancias de la misma
reunin o curso de aprendizaje que se ofrecen en distintas ocasiones a conveniencia de los
asistentes.
Cada una de las reuniones de una programacin de eventos es una sesin independiente de Live
Meeting. Cuando se agrega una reunin a una programacin de eventos, la reunin se agrega
automticamente al centro de conferencia.
Adems de programar las reuniones, puede agregar al evento otros elementos de la reunin. Entre
ellos se incluye informacin sobre los moderadores, documentos de la reunin y pruebas.

Reuniones
Las reuniones se pueden configurar en el momento de crear el evento o se puede agregar una
reunin ms adelante.

Para ver todas las reuniones programadas para un evento

1. En la pgina Eventos, busque el evento que desea ver. (Para obtener ms informacin,
consulte la seccin Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos de esta gua).
2. En la fila que contiene el ttulo del evento, active la casilla asociada al evento y,
a continuacin, haga clic en Editar evento.
3. En la pgina Crear o editar un evento, las reuniones de la programacin de eventos
se enumeran en Paso 3 - Reuniones del evento (obligatorio para la publicacin).

Para agregar una reunin a una programacin de eventos

1. En la pgina Crear o editar un evento del evento al que desea agregar una reunin, en Paso 3 Reuniones del evento (obligatorio para la publicacin), haga clic en Nueva reunin.
2. En la pgina Programar una reunin de un evento, realice las siguientes acciones (todas
son obligatorias):
3. En Ttulo, escriba el ttulo de la reunin. El ttulo predeterminado es el ttulo del evento
asociado a la reunin.
4. En Hora de inicio, escriba la fecha y la hora de inicio de la reunin.

22 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Nota
Cuando se elimina un evento, los inscritos y moderadores
aprobados
no reciben ningn aviso de la cancelacin.

5. En Hora de finalizacin, escriba la fecha y la hora de finalizacin de la reunin.

6. En Fecha de cierre de registro, escriba la fecha y la hora en la que terminar el registro
de los participantes en la reunin.
7. En Zona horaria, escriba la zona horaria en la que se celebrar la reunin. Por ejemplo,
puede ser la zona horaria donde se encuentra el moderador de la reunin o en la que
se encuentran la mayora de los participantes.
8. En Plazas disponibles, escriba el nmero de personas que pueden asistir a la reunin.
9. Haga clic en Guardar.

Para eliminar una reunin

1. En la pgina Eventos, busque el evento para el que desea eliminar reuniones. (Para obtener
ms informacin, consulte la seccin Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos
de esta gua).
2. En la fila que contiene el ttulo del evento, active la casilla y, a continuacin, haga clic en
Editar evento.
3. En la pgina Crear o editar un evento, en Paso 3 - Reuniones del evento (obligatorio
para la publicacin), active la casilla de la reunin que desea eliminar. Para seleccionar
todas las reuniones, active la casilla situada en la parte superior de la columna. Haga
clic en Eliminar.
4. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar para eliminar la reunin.

Perfiles de moderador
Los moderadores son las personas que dirigen los eventos que se organizan. Cuando asigne
moderadores a un evento o a una reunin, los inscritos podrn ver los perfiles del moderador
en la pgina de registro.
Un perfil de moderador incluye lo siguiente:

El nombre del moderador (obligatorio).

La direccin de correo electrnico del moderador (obligatorio).

Una imagen del moderador (opcional).

Una descripcin del moderador (opcional). La descripcin puede incluir datos como
el puesto de trabajo del moderador, compaa, el historial profesional o cualquier otra
informacin que desee compartir con los inscritos.

Cuando cree un perfil de moderador, Live Meeting lo conserva en la biblioteca personal con
el fin de que est a su disposicin si asigna el mismo moderador a un evento futuro.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 23

Nota

El tamao recomendado para la imagen del moderador es de 150 x 150 pxeles.

Para crear un perfil de moderador

1. En la pgina Crear o editar un evento de una reunin, en Paso 4 -Elementos de la
reunin, haga clic en Moderadores del evento.
2. En la pgina Moderadores del evento, haga clic en Nuevo moderador.

3. En la pgina Crear moderador, haga lo siguiente:

En Nombre, escriba el nombre del moderador.
En Direccin de correo electrnico, escriba la direccin de correo electrnico del
moderador.
En Imagen del moderador, haga clic en Examinar y, a continuacin, busque en su
equipo o en la red el archivo de imagen. Haga clic en el archivo de imagen y en Abrir.
En el cuadro de texto Informacin sobre el moderador, escriba una descripcin
opcional del moderador.
Junto a Asignar moderadores a reuniones de eventos, seleccione si desea asignar
al moderador a todo el evento o nicamente a determinadas reuniones del mismo.
4. Haga clic en Guardar.
5. Haga clic en Listo para volver a la pgina Crear o editar un evento.

Para modificar un perfil de moderador

1. En la pgina Crear o editar un evento de una reunin, en Paso 4 -Elementos de la
reunin, haga clic en Moderadores del evento.
2. En la pgina Moderadores del evento, haga clic en el perfil que desea modificar.
3. En la pgina Editar moderador, actualice la informacin sobre el moderador y,
a continuacin, haga clic en Guardar.

Para agregar un moderador desde la biblioteca

1. En la pgina Crear o editar un evento de una reunin, en Paso 4 -Elementos de la
reunin, haga clic en Moderadores del evento.
2. En la pgina Moderadores del evento, haga clic en Insertar existente.
3. Para buscar un moderador, haga clic en Buscar, escriba palabras clave en el cuadro de texto
de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar.
4. Active la casilla situada junto al moderador que desea agregar y haga clic en Asignar.
5. Junto a Asignar moderadores a reuniones de eventos, seleccione si desea asignar al moderador
a todo el evento o nicamente a determinadas reuniones del mismo. Haga clic en Listo.
6. Haga clic en Listo para volver a la pgina Crear o editar un evento.

24 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

Documentos de reuniones
Si tiene documentos que desea que los inscritos descarguen antes, durante o despus de una
reunin asociada a un evento, puede usar la caracterstica Documentos. Automticamente se
enviar un vnculo a los documentos de la reunin a todos los inscritos aprobados, como parte
de la notificacin de confirmacin. Los inscritos podrn descargar y guardar o imprimir esos
documentos para usarlos como referencia durante el evento.

Para agregar documentos a un evento o reunin

1. En la pgina Crear o editar un evento de una reunin, en Paso 4 - Elementos de la
reunin, haga clic en Documentos de reuniones.
2. En la pgina Documentos de reuniones, haga clic en Nuevo documento.
3. En la pgina Agregar o editar documento, realice las siguientes acciones:

En el cuadro de texto Documento, haga clic en Examinar o escriba la ruta de

acceso
y el nombre de archivo del documento (obligatorio).

En el cuadro de texto Descripcin del documento, escriba las instrucciones o la

informacin sobre el archivo que desea proporcionar a los inscritos.

Si desea que el documento sustituya a un documento que carg previamente con

el mismo nombre de archivo, active la casilla Sobrescribir el archivo existente.

En Asignar documentos a reuniones de eventos, indique si desea ofrecer el

documento para todas las reuniones de un evento o nicamente para algunas.

4. Haga clic en Guardar.

5. Haga clic en Listo.

Para eliminar documentos de una reunin

1. En la pgina Crear o editar un evento de una reunin, en Paso 4 - Elementos de la
reunin, haga clic en Documentos de reuniones.
2. En la pgina Documentos de reuniones, active la casilla del documento que desea
eliminar de la reunin y, a continuacin, haga clic en Eliminar documento.
3. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Listo para volver a la pgina Crear o editar un evento.

Pruebas
El organizador del evento puede asignar una o ms pruebas a un evento. Puede asignar una prueba
a una o ms reuniones de un evento. Puede elegir si va a enviar la puntuacin de la prueba a cada
uno de los asistentes y si desea mostrar la clave de respuestas al inscrito al final de la prueba.
Las pruebas se administran en lnea. La direccin URL de cada prueba se incluye en la informacin
que se enva a los moderadores del evento en la notificacin por correo electrnico del moderador.
Durante la sesin de Live Meeting, el moderador puede administrar las pruebas creando una diapositiva
de pgina web e indicando la direccin URL de la prueba para que los asistentes puedan obtener

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 25

Nota
Si es usted el organizador del evento, no recibir una
notificacin de los detalles de la reunin, incluidos los vnculos a
las pruebas asociadas
al evento. Si desea recibir esta informacin, agrguese como
moderador
a la reunin.

acceso a la prueba en lnea. Una vez que los asistentes realizan la prueba en lnea, Live Meeting
punta las respuestas. Live Meeting incluye los resultados de la prueba en los informes de eventos.

Creacin de pruebas
Los organizadores del evento pueden crear una prueba mientras crean un evento, o pueden crear
una prueba directamente en la biblioteca de pruebas. Las pruebas de la biblioteca estn disponibles
para el evento actual y para cualquier evento que organice en el futuro.
Los moderadores del evento tambin pueden crear pruebas y asignarlas a las reuniones. La invitacin
a la reunin del moderador contiene un vnculo a la pgina de creacin de la prueba. El moderador
puede indicar su direccin de correo electrnico y el nmero de confirmacin para obtener acceso
a esta pgina y crear pruebas. Las pruebas tambin se pueden asociar a eventos que se componen
de grabaciones. Para tales eventos, los asistentes pueden realizar las pruebas cuando lo deseen.
Cuando cree una prueba, puede crear los siguientes tipos de preguntas de prueba:
Seleccin mltiple. Preguntas tipo test donde los encuestados pueden elegir varias
respuestas de una lista de comprobacin.
Seleccin nica. Preguntas tipo test donde los encuestados pueden elegir una respuesta
en una lista.
Rellenar espacios en blanco. Se especifica la palabra o frase correcta entre corchetes [ ]
para completar una oracin. Si hay ms de una respuesta correcta, separe las respuestas con
una coma. La respuesta que el encuestado escriba debe coincidir con una de las respuestas
correctas.
Verdadero o falso. Los encuestados pueden elegir entre verdadero o falso.

Para crear una prueba desde un evento

1. En la pgina Crear o editar un evento, en Paso 4 - Elementos de la reunin, haga clic
en Pruebas.
2. En la pgina Pruebas de evento, haga clic en Nuevo.
3. En la pgina Crear una prueba, realice las siguientes acciones:
En Ttulo, escriba el nombre de la nueva prueba (obligatorio).
En Autor, escriba su nombre (obligatorio).
En Descripcin, escriba el contenido que desea que los inscritos vean sobre la prueba.
En Instrucciones, escriba el mensaje que desea que vean los inscritos.
4. En Preguntas de prueba, haga clic en Nuevo y siga estos pasos:
En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de pregunta que desea agregar.

26 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

5.
6.

7.
8.

En el cuadro de texto Pregunta, escriba la pregunta que desea que vean los encuestados.
Escriba las respuestas en los cuadros de texto Respuestas. Haga clic en Agregar opcin
de respuesta para agregar ms cuadros.
Para las preguntas con respuestas mltiples, nicas o verdadero/falso, active la casilla
junto a las respuestas correctas.
Haga clic en Agregar.
En la pgina Crear una prueba, haga clic en Nuevo para escribir una pregunta adicional.
Cuando haya escrito todas las preguntas, junto a Opciones, seleccione si desea enviar
la puntuacin de la prueba a cada uno de los inscritos y si desea mostrar la clave
de respuestas al inscrito al final de la prueba.
Junto a Asignar pruebas a reuniones de eventos, seleccione si desea agregar la prueba
a todas las reuniones del evento o nicamente a determinadas reuniones del mismo.
Haga clic en Guardar y despus en Listo.

Para crear una prueba en la biblioteca

1.
2.
3.
4.

Haga clic en Bibliotecas.

En la pgina Administrar bibliotecas, haga clic en Pruebas.
En la pgina Biblioteca de pruebas, haga clic en Nuevo.
En la pgina Crear una prueba, realice las siguientes acciones:
En Ttulo, escriba el nombre de la nueva prueba (obligatorio).
En Autor, escriba su nombre (obligatorio).
En Descripcin, escriba el contenido que desea que los inscritos vean sobre la prueba.
En Instrucciones, escriba el mensaje que desea que vean los inscritos.
En Preguntas de prueba, haga clic en Nuevo y siga estos pasos.
En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo de pregunta que desea agregar.
En el cuadro de texto Pregunta, escriba la pregunta que desea que vean los encuestados.
Escriba las respuestas en los cuadros de texto Respuestas. Haga clic en Agregar opcin
de respuesta para agregar ms cuadros.
Para las preguntas con respuestas mltiples, nicas o verdadero/falso, active la casilla
junto a las respuestas correctas.
Haga clic en Agregar.
Haga clic en Guardar.
Haga clic en Listo.

Para agregar una prueba desde la biblioteca

1. En la pgina Crear o editar un evento, en Paso 4 - Elementos de la reunin, haga clic
en Pruebas.
2. En la pgina Pruebas de evento, haga clic en Insertar prueba.
3. Para buscar una prueba, haga clic en Buscar, escriba palabras clave en el cuadro de texto
de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar.
4. Para obtener una vista previa de una prueba, haga clic en el botn de radio situado junto a la
prueba y, a continuacin, haga clic en Vista previa. Haga clic en Siguiente para obtener una
vista previa de la siguiente pregunta. Cuando termine, haga clic en Listo.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 27

Nota
Puede
La
direccin
encontrar
URL de
el cdigo
la prueba
de se
entrada
puedeyencontrar
el Id. de la
enreunin
la
en la
notificacin de
notificacin
de correo
correo electrnico
electrnicodel
delmoderador
moderador.o en los detalles
del evento (en
3. la pgina Resumen del evento, bajo
Reuniones del evento, ample el Ttulo del evento para ver
los detalles del mismo).

2.
5. Para asignar una prueba al evento, haga clic en el botn de radio situado junto a la prueba y,
a continuacin, haga clic en Asignar.
6. En la pgina Asociar reuniones de eventos, seleccione si desea enviar la puntuacin de la
prueba a cada uno de los inscritos y si desea mostrar la clave de respuestas al inscrito al final
de la prueba.
7. Junto a Asignar pruebas a reuniones de eventos, seleccione si desea agregar la prueba
a todas las reuniones del evento o nicamente a determinadas reuniones del mismo.
8. Haga clic en Guardar.

Para quitar una prueba

1. En la pgina Pruebas de evento, active la casilla situada junto a la prueba que desea quitar
y, a continuacin, haga clic en Quitar.
2. En el cuadro de dilogo de confirmacin haga clic en Aceptar.

Administracin y supervisin de pruebas (moderadores)

Como moderador del evento, puede administrar las pruebas de los asistentes al evento desde Live
Meeting. Puede crear una diapositiva web que seale a la direccin URL de la prueba. Los asistentes
podrn entonces obtener acceso a la direccin URL de la prueba desde sus clientes de Live Meeting.
Puede supervisar las respuestas mientras los asistentes estn realizando la prueba.

Para administrar una prueba durante una sesin de Live Meeting

1. En el cliente de Live Meeting, haga clic en Contenido, en Compartir y, a
continuacin, haga clic en Pgina web.
2. En el cuadro de dilogo Nueva pgina web, escriba o pegue la direccin URL de la
prueba.
3. Haga clic en Comprobar pgina web. Despus de comprobar la pgina web, haga
clic
en Crear pgina web.
4. Indique a los asistentes que empiecen la prueba escribiendo sus direcciones de correo
electrnico y el nmero de confirmacin que recibieron en el mensaje de correo
electrnico de confirmacin.

Para supervisar la prueba

1. En la diapositiva de pgina web, al lado de Iniciar sesin como, seleccione el botn de
opcin Moderador y, a continuacin, escriba el Cdigo de entrada y el Id. de la
reunin.
2. Haga clic en Iniciar sesin.

28 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

3. Haga clic en Inicio para que comience la prueba.

4. Seleccione la prueba que desea ver. Puede ver los resultados a mediada que los
asistentes escriben sus respuestas.
5. Para finalizar la prueba, haga clic en el botn Finalizar prueba.

Para ver y publicar los resultados de la prueba

1. Haga clic en Resultados. Aparecer la tabla Resultados por asistentes.
2. Haga clic en Publicar resultados. Para ver los resultados, los asistentes deben hacer
clic
en Ver resultados.

Vista previa y publicacin del evento

Antes de publicar el evento y ponerlo a disposicin de los posibles inscritos, puede obtener una
vista previa de la pgina de registro, de la pgina de entrada y de las encuestas asociadas al evento.
Puede ver la apariencia de la personalizacin de marca y obtener una vista previa de las pginas
que los inscritos vern cuando se registren para el evento y se unan a las reuniones asociadas
al mismo.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 29

Nota
Tambin puede publicar un evento desde la pgina Crear o
editar un evento. Para ello, haga clic en el botn Publicar
ahora.

Un evento est sin publicar hasta que usted lo publica formalmente. No se debe publicar un evento
hasta que todos los detalles del mismo estn preparados para que los usen los inscritos, incluidos
reuniones, formularios de registro, moderadores y encuestas. Como mnimo, el evento debe tener
reuniones o grabaciones asociadas para poder publicarlo.
Una vez publicado el evento, podr modificar los detalles del mismo pero no podr deshacer
la publicacin.

Para obtener una vista previa del evento

1. En la pgina Eventos, busque el evento del que desea obtener una vista previa. (Para obtener
ms informacin, consulte la seccin Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos
de esta gua.)
2. En la lista de eventos, haga clic en el ttulo del evento.
3. En la pgina Resumen del evento, seleccione Vista previa y, a continuacin, haga clic
en una de las siguientes opciones:
Pgina de registro
Pgina de entrada
Encuesta
4. Haga clic en Atrs para volver a la pgina Resumen del evento.

Para publicar el evento

1. En la pgina Eventos, busque el evento que desea publicar. (Para obtener ms informacin,
consulte la seccin Visualizacin de los eventos en la pgina Eventos de esta gua.)
2. En la lista de eventos, haga clic en el ttulo del evento.
3. En la pgina Resumen del evento, haga clic en Publicar ahora.

Envo de invitaciones
Una vez publicado el evento, puede darlo a conocer enviando invitaciones por correo electrnico
a los posibles asistentes. La invitacin por correo electrnico incluye el ttulo del evento, la descripcin
y cualquier informacin que haya especificado sobre los moderadores. Asimismo, la invitacin
incluye un vnculo que los inscritos pueden usar para mostrar la pgina de registro de eventos.
Si alguno de estos datos cambia despus de haber publicado el evento, puede enviar a los invitados
invitaciones actualizadas. Por ejemplo, si necesita cambiar la fecha, la hora o el lugar de la reunin,
o actualiza la lista de moderadores, puede notificrselo a los invitados envindoles una invitacin
actualizada.

Para enviar invitaciones por correo electrnico para el evento

30 Gua del usuario de Eventos de Microsoft Office Live Meeting

1. En la pgina Eventos, busque el evento para el que desea enviar invitaciones.

2. En la lista de eventos, haga clic en el ttulo del evento.
3. En la pgina Resumen del evento, seleccione Enviar correo electrnico y, a continuacin,
haga clic en Enviar invitaciones.
4. En la pgina Enviar invitaciones por correo electrnico, en el cuadro de texto Para,
escriba las direcciones de correo electrnico de los destinatarios. Separe cada una de las
direcciones con una coma (,) o con un punto y coma (;).
5. En el cuadro de texto Asunto, escriba un asunto.
6. En el cuadro de texto Mensaje, escriba un mensaje.
7. Para obtener una vista previa de la invitacin, haga clic en Vista previa. Haga clic en Listo.
8. Para enviar la invitacin, haga clic en Enviar.

Para enviar una invitacin actualizada cuando cambien los detalles del
evento
1. En la pgina Eventos, active la casilla situada junto al evento que desea cambiar y,
a continuacin, haga clic en Editar evento. Modifique los detalles del evento.
2. Una vez modificados los detalles del evento, en la pgina Crear o editar un evento, haga
clic en Resumen.
3. En la pgina Resumen del evento, seleccione Enviar correo electrnico y, a continuacin,
haga clic en Enviar actualizaciones.
4. En la pgina Enviar correo electrnico, en la lista desplegable Para, seleccione Todos los
inscritos, Moderadores, Inscritos en espera o Inscritos aprobados.
5. En el cuadro de texto Asunto, escriba un asunto. Por ejemplo, puede comenzar el asunto con
la palabra Actualizacin.
6. En el cuadro de texto Mensaje, escriba un mensaje.
7. Para obtener una vista previa de la invitacin actualizada, haga clic en Vista previa. Haga
clic en Listo.
8. Para enviar la invitacin actualizada, haga clic en Enviar.

Administracin del registro

Cuando las personas empiecen a registrarse para el evento, puede aprobar a todos los inscritos
automticamente o puede aprobar o rechazar algunos de ellos manualmente.
Aprobacin automtica del registro. Live Meeting aprueba automticamente a cada inscrito
cuando hacen clic en Registrar en la pgina de registro de eventos, siempre que los inscritos
hayan proporcionado la informacin necesaria y hayan contestado a las preguntas de registro
obligatorias.
Aprobacin manual del registro. Los inscritos se agregan a una lista de inscritos en espera
para el evento y usted es el encargado de aprobarlos o rechazarlos manualmente uno a uno.
Cuando el registro de un participante se aprueba, Live Meeting automticamente enva un mensaje
de correo electrnico de confirmacin que contiene un vnculo Unirse a la reunin o Ver grabacin
para que los inscritos se unan al evento. Live Meeting enva una notificacin cuando se rechaza
manualmente a un inscrito. Para obtener ms informacin sobre notificaciones, consulte la seccin
Notificaciones por correo electrnico de esta gua.

Gua del usuario de eventos de Microsoft Office Live Meeting 31

Nota
Los inscritos se registran para reuniones o grabaciones individuales.
La aprobacin de registro que se establezca afectar a todas las
reuniones o grabaciones del evento. Puede haber un mximo de
2.500 inscritos en una reunin.

Para aprobar o rechazar manualmente a los inscritos para un evento

1. En la pgina Eventos, busque el evento para el que desea aprobar o rechazar inscritos. En la
columna Aprobaciones en espera, haga clic en el nmero, es decir, en el nmero de registros
que estn pendientes de aprobacin.
2. Seleccione los inscritos que desea aprobar y, a continuacin, haga clic en Aprobar.
3. Seleccione los inscritos que desea rechazar y, a continuacin, haga clic en Rechazar.
4. Haga clic en Listo.

Informes de eventos
Los informes resultan tiles para obtener una instantnea de un evento, independientemente
de que el evento se celebre en el futuro o se haya celebrado en el pasado. Los informes pueden
contener la siguiente informacin sobre un evento:

Tamao de la reunin.
Informacin sobre los inscritos, incluida informacin demogrfica, si asistieron a la reunin,
las respuestas de registro, las respuestas de la pgina de entrada y las respuestas de las
encuestas.
Concesin de aprobaciones de registro manuales o automticas.
Informacin sobre el centro de conferencia (hora de la reunin y tipo de reunin)
Resultados de la prueba.

Para ver un informe sobre un evento

1. En el panel de la izquierda, haga clic en Informes de eventos.
2. En la pgina Informes, haga clic en el ttulo del evento sobre el que desea ver informes.
3. Para ver los resultados de la encuesta haga clic en Resultados de la encuesta. Cuando
termine, haga clic en Listo para volver a la pgina Informes.
4. En Reuniones del evento, busque la fila correspondiente a la reunin sobre la que desea ver
informes.
5. Haga clic en el icono de la columna Informes.
6. En la pgina Informes sobre reuniones, para descargar un informe en un archivo de valores
separados por comas (CSV), haga clic en el vnculo Descargar como CSV. Haga clic en
Abrir para abrir el archivo o en Guardar para guardarlo.
7. Para ver informacin sobre un inscrito, incluida la informacin demogrfica y las respuestas
a las preguntas, debajo de Inscritos a la reunin, haga clic en el icono (+) Mostrar/Ocultar
al lado del nombre del inscrito.