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GOBIERNO MUNICIPAL

ELABORACION DE INFORMES
TECNICOS

ROBORE
PROVINCIA CHIQUITOS

Revisin: 1
Fecha: 09/06/09
Cdigo:

SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL MUNICIPAL
ELABORACION DE INFORME TECNICO DE INSPECCIONES Y DE
REVISION DE DOCUMENTOS AMBIENTALES

REVISIN
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6

MOTIVO DE REVISIN
Edicin Inicial

ESTADO ACTUAL DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Erika Plata Salinas

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha y Firma: 09/06/09

Cargo:

Fecha y Firma:
Cargo:

Fecha y Firma:
Cargo:

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1. OBJETIVO
Exponer el procedimiento para la elaboracin del informe de inspecciones que realiza la Unidad
Ambiental, as como el informe de revisin de documentos ambientales que ingresan a la Unidad
Ambiental.
2. ALCANCE
Se aplica a los documentos definidos como Documentos Ambientales que ingresen a la Unidad
Ambiental del Gobierno Municipal de Robore y estn bajo su jurisdiccin. Estos son: FA, MA, EEIA,
PPM-PASA, MOA, RAI-RASIM, EEIA-RASIM, DP-RASIM, MAI-RASIM, PMA-RASIM, IAA-RASIM,
INSPECCIONES AMBIENTALES.
3. RESPONSABILIDADES
3.1.- Jefe de la Unidad de Medio Ambiente y Recursos Naturales.
Aprobar el presente documento.
Proveer todos los recursos necesarios para su implementacin.
Supervisar y Controlar su implementacin
Difundir cambios realizados en el presente documento.
3.2.

Responsable del rea de Inspeccin, Seguimiento y Control.

Revisar peridicamente el presente documento.
Modificar el documento cuando sea necesario.
Gestionar los recursos necesarios para la ejecucin del presente procedimiento.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el presente documento.
Verificar constantemente los requerimientos de los tcnicos a su cargo.
Coordinar con los tcnicos los trabajos a realizar.

3.3.

Tcnico de Inspeccin, Seguimiento y Control Ambiental

Cumplir con los procedimientos establecidos en el presente documento.
Sugerir al responsable o jefe cuando sea necesario los cambios del presente documento.
Realizar el informe y/o inspeccin correspondiente del documento de la AOP ingresado a la
Unidad Ambiental, de acuerdo al presente procedimiento.

4. REFERENCIAS Y DEFINICIONES
4.1.

REFERENCIAS.

CDIGO DOCUMENTO
LEY 1333

TITULO DEL DOCUMENTO

Ley de Medio Ambiente

RGGA RPCA RMCH

RMCA RASP - RGRS

Reglamentos Generales a la Ley y sus complementaciones.

RASH RAAM - RASIM

Reglamentos sectoriales

OM

Ordenanza Municipal

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4.2.

ABREVIATURAS.
UMMARRNN: Unidad Municipal de Medio Ambiente y Recursos Naturales.
AACD: Autoridad Ambiental Competente Departamental.
SDS: Secretaria de Desarrollo Sostenible.
DICAM: Direccin de Calidad Ambiental.
EEIA: Estudio de Evaluacin de Impacto Ambiental.
FA: Ficha Ambiental.
MA: Manifiesto Ambiental.
PPM-PASA: Programa de Prevencin y Mitigacin-Plan de Aplicacin y Seguimiento
Ambiental.
MOA: Monitoreos Ambientales.
MAI-PMA: Manifiesto Ambiental Industrial Plan de Manejo Ambiental.
RAI: Registro Ambiental Industrial.
DP: Descripcin del Proyecto.
IAA: Informe Ambiental Anual.
RASIM: Reglamento Ambiental para el Sector Industrial Manufacturero.
RASH: Reglamento Ambiental para el Sector Hidrocarburos.
RAAM: Reglamento Ambiental para Actividades Minera.

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5. FLUJOGRAMA.
Flujograma

Responsable

Docum. Aplicables

Revisin de Documento Ambiental

utilizando lista de Chequeo

Jefe UMMARRNN / Tcnico

UMMARRNN

Check List para Revisin de

Documentos Ambientales

Realizar inspeccin si corresponde

Jefe UMMARRNN / Tcnico

UMMARRNN

Gua de inspecciones

Jefe UMMARRNN / Tcnico

UMMARRNN

Gua de elaboracin de
informes tcnicos

Jefe UMMARRNN / Tcnico

UMMARRNN

Gua de elaboracin de
informes tcnicos

Jefe UMMARRNN / Tcnico

UMMARRNN

Gua de elaboracin de
informes tcnicos

Inicio

Se hizo
inspeccin?
SI

NO

Realizar informe de
inspeccin

Elaborar informe tcnico de

acuerdo a formato de gua

La etapa del proceso de

revisin le corresponde
netamente al
municipio?

SI
Elaborar oficio externo para
notificacin a Representante
Legal o Responsable de la
AOP

Notificacin a RL de la
AOP

NO
Remitir informe a
instancias correspondientes
Prefectura - Viceministerio

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6. DESARROLLO.
Para la Elaboracin de informe de Revisin de Documentos Ambientales primeramente se deber
cumplir con los procedimientos de la Gua de Informe de revisin de Documentos Ambientales,
una vez completada la Lista de Chequeo o Check List correspondiente al documento en revisin
se procede a la elaboracin del informe tcnico que deber estar escrito en letra Arial, en hoja de
papel bond tamao carta u oficio.
6.1.

INFORME DE REVISN DE DOCUMENTOS AMBIENTALES.-

El formato para la elaboracin de informes tcnicos ser del tipo memorandun ya que es el medio
de comunicacin interna muy utilizado en las empresas e instituciones para transmitir rdenes,
comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc. Adems este documento permite, en su
formato, que se recapitulen hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto
determinado.
6.1.1.

CONTENIDO DEL INFORME DE REVISION DE DOCUMENTO AMBIENTAL.TITULO.- En la parte superior del informe estar escrito el ttulo Informe Tcnico de
Revisin del Documento Ambiental INF TEC N XXX/ao o Informe Tcnico de
Inspeccin INF TEC INSP N XXX/ao. En negrillas, centrado y letra Arial 11. El nmero
del informe ser correlativo a los informes que se van elaborando
CABECERA.- Es la parte en la que figuran los datos fundamentales de quien lo manda
(remite), a quien se manda (destinatario), por que se manda (asunto) y la fecha. De
pendiendo de marco organizativo y de competencias, se podr aadir ms datos como
ser Va, que ser la persona intermedia entre el remitente y el destinatario. A diferencia
de la carta, este formato no lleva ninguna frmula de saludo (tipo "Muy Seor mo o
similar).
CUERPO - ANTECEDENTES.- En la segunda parte de la hoja, que estar divida por una
lnea se escribir los Antecedentes. En esta parte se har una breve descripcin que
nos introduzca al tema a tratar en el informe. Consiste en redactar situaciones dadas antes
de que el documento haya sido ingresado o presentado a la Unidad Ambiental o en su
defecto motivos que llevaron a la presentacin del documento. (Ejem: Fecha de
presentacin del documento, actividad de la empresa, ubicacin, presentacin de otros
informes, denuncias, etc.). Estos antecedentes no debern ocupar ms de media pgina,
al menos que se trate de casos especiales con un historial amplio y necesario de ser
informado.
ASPECTOS IMPORTANTES DE LA AOP.- Seguido de los antecedentes se tendr un
segundo ttulo que dir los Aspectos Importantes de la AOP, descritos en el
documento ambiental. Esta parte tendr como introduccin si el documento cumpli o no,
con el contenido mnimo verificado en el Chek List o Lista de Chequeo, correspondiente al
documento (Ver manual de procedimientos de revisin de documentos ambientales).
Luego se har la descripcin de los aspectos principales descritos en el documento
ambiental, como ser; los impactos o deficiencias detectadas de la AOP y sus medidas de
prevencin y/o mitigacin propuestas y si estos estn de acuerdo a la reglamentacin
correspondiente.
INSPECCIN IN SITU DE LA AOP.- Si durante el plazo de revisin del documento fue
necesario hacer una inspeccin, entonces la tercera parte del informe deber describir los
resultados de la inspeccin. Las inspecciones durante esta etapa generalmente se hacen

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para verificar lo declarado en el documento ambiental, adems de poder encontrar otros

potenciales impactos o deficiencias de la AOP. Si no se hace la inspeccin en esta etapa
se acepta como real todo lo que dice en el documento ambiental, ya que este es una
Declaracin Jurada. Esta tercera parte llevar como ttulo Inspeccin in Situ de la
AOP.
OBSERVACIONES.- La cuarta parte del informe deber contener las observaciones al
documento ambiental. Se tiene que tener cuidado de que estas observaciones sean ms
de fondo que de forma. Muchas veces el tcnico revisor se distrae en observaciones de
forma, las cuales se hacen muchas y no se concentra en el contenido mismo del
documento, es por ello que se debe ser ms objetivo y centrarse en los reales impactos
declarados y su planteamiento de medidas de prevencin y mitigacin, as como sus
planes de seguimiento y control.
CONCLUSIONES.- Finalmente se debe escribir las Conclusiones a las cuales se ha
llegado una vez terminado de revisar el documento ambiental. Estas conclusiones dirn si
el documento fue aprobado y cul es el proceso a seguir o si el documento es rechazado
cuales son las complementaciones, aclaraciones y los procedimientos que debe seguir de
acuerdo a la reglamentacin ambiental correspondiente.

6.1.2. IMPRESIN.
El documento deber ser impreso en tres copias. Una copia para archivo de la Unidad
Ambiental, la segunda copia para entrega al Alcalde como mxima autoridad local y la
tercera copia para Secretaria de Desarrollo Sostenible (Prefectura de Departamento) si
corresponde, sea si el documento debe pasar por esa instancia de acuerdo a los
procedimientos establecidos por la reglamentacin ambiental vigente.
6.1.3. ANEXOS.
El informe tcnico tendr como anexos la lista de chequeo llenada, correspondiente al
documento ambiental presentado. Si se hizo inspecciones deber contener el acta de
inspeccin realizada y si es posible fotografas de aspectos que se quiera destacar. As
mismo debe acompaar al informe un oficio dirigido al Representante legal de la AOP o al
Secretario Departamental de Desarrollo Sostenible, indicando la entrega del informe de
revisin y el veredicto al cual se ha llegado una vez concluida la revisin del documento.
Este oficio depender del tipo de trmite que se est realizando.
6.1.4. REMISIN DEL INFORME TCNICO.
Una vez finalizado el informe, el tcnico revisor deber pasarlo a la Autoridad mxima del
Gobierno Municipal, va el jefe de la Unidad si correspondiese o en su defecto el mismo
encargado de la Unidad Ambiental remitir el informe al Honorable Alcalde Municipal para
su conocimiento y firma del oficio dirigido al Representante legal de la AOP, o a la
Autoridad Ambiental Competente Departamental, dependiendo del procedimiento que
corresponda a la etapa del trmite.
6.2. INFORME TCNICO DE INSPECCIN.
6.2.1. CONTENIDO DEL INFORME.

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TITULO.- En la parte superior del informe estar escrito el ttulo Informe Tcnico de
Inspeccin INF TEC INSP N XXX/ao. En negrillas, centrado y letra Arial 14. El
nmero del informe ser correlativo a los informes que se van elaborando
CABECERA.- Es la parte en la que figuran los datos fundamentales de quien lo manda
(remite), a quien se manda (destinatario), por que se manda (asunto) y la fecha. De
pendiendo de marco organizativo y de competencias, se podr aadir ms datos como
ser Va, que ser la persona intermedia entre el remitente y el destinatario. A diferencia
de la carta, este formato no lleva ninguna frmula de saludo (tipo "Muy Seor mo o
similar).
ANTECEDENTES.- En la segunda parte de la hoja, que estar divida por una lnea se
escribir los Antecedentes. Esta parte consiste en redactar los motivos por los cuales
se realiza la inspeccin y si es necesario citar inspecciones anteriores realizadas a la
AOP y cules fueron los resultados de dicha inspecciones. (mencionar fechas,
instituciones que participaron de dichas inspecciones y cules fueron los acuerdos a los
que se llegaron). Estos antecedentes no debern ocupar ms de media pgina, al menos
que se trate de casos especiales con un historial amplio.
RELATO DE HECHOS DE LA INSPECCIN A LA AOP.- Seguido de los antecedentes
se tendr un segundo ttulo que dir Relato de hechos en la inspeccin a la AOP,
aqu se describir todos los pasos seguidos durante la inspeccin a la AOP desde la
llegada al sitio o predios de la AOP hasta la culminacin de la inspeccin. Esta parte
deber coincidir con los datos tomados en el acta de inspeccin, que acompaar al
informe tcnico.
SITUACIONES RELEVANTES ENCONTRADAS DURANTE LA INSPECCIN.- En esta
parte se redactar todos los hallazgos encontrados durante la inspeccin, los potenciales
impactos o deficiencias identificadas y las medidas de prevencin y mitigacin
establecidas en sus planes de manejo, puntos que son relevantes para la aprobacin del
documento ambiental y consecuente otorgacin de la Licencia Ambiental o en su defecto
de su revocatoria, si se trata de una inspeccin a una AOP que ya cuenta con Licencia
Ambiental.
CONCLUSIONES.- Finalmente se debe escribir las Conclusiones a las cuales se ha
llegado una vez realizada la inspeccin in situ. Si la inspeccin es parte del proceso de
revisin de un Documento ambiental, las conclusiones dirn si el documento ambiental
refleja la situacin real de la empresa.

6.2.2. IMPRESIN.
El documento deber ser impreso en tres copias. Una copia para archivo de la Unidad
Ambiental, la segunda copia para entrega con el informe tcnico, al Alcalde como mxima
autoridad local y la tercera copia para la Secretaria de Desarrollo Sostenible (Prefectura de
Departamento) si corresponde, sea si el documento debe pasar por esa instancia de
acuerdo a los procedimientos establecidos por la reglamentacin ambiental vigente.
6.2.3. ANEXOS.
El informe de inspeccin tendr como anexos el acta de inspeccin llenada y firmada por
las partes intervinientes en la inspeccin. As mismo se deber colocar fotografas y si
fuera el caso resultados de anlisis de laboratorio realizados.

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6.2.4. REMISIN DEL INFORME DE INSPECCION.

Una vez finalizado el informe de inspeccin, el tcnico deber pasarlo a la Autoridad
mxima del Gobierno Municipal, va el jefe de la Unidad si correspondiese o en su defecto
el mismo encargado de la Unidad Ambiental remitir el informe al Honorable Alcalde
Municipal para su conocimiento y firma del oficio dirigido al Representante Legal de la
AOP, o a la Autoridad Ambiental Competente Departamental, dependiendo del
procedimiento que corresponda a la etapa del trmite.
7. FORMATOS DE INFORMES.
Para una mejor respuesta al proceso de elaboracin de informes, por parte del personal de apoyo o
tcnicos de la Unidad se tiene en anexos los formatos de informes semi llenados que ayuden a su
fcil elaboracin de los mismos. Ver Anexos.
8. NOTIFICACION A REPRESENTANTE LEGAL O RESPONSABLE DE LA AOP.
Todos los procedimientos de revisin e inspeccin deben cerrar el ciclo mediante una notificacin al
principal interesado que viene a ser el Representante legal de la empresa o el responsable de la
Actividad, Obra o Proyecto, que present su documento ambiental o fue sujeto de una inspeccin.
En este sentido las observaciones y conclusiones producto de la revisin y/o inspeccin a la AOP
deben ser informadas mediante un oficio utilizando parte de la informacin procesada en los
informes tcnicos.
Este oficio tendr el formato de una carta y deber ser firmado por la Autoridad local mxima
(Honorable Alcalde Municipal), salvo se tenga alguna otra disposicin al respecto. Se debern
imprimir tres copias, una para notificar al Representante Legal, otra para copia de despacho del
Alcalde y la tercera para archivo de la Unidad Ambiental Municipal. Ver en anexos formato de oficio
externo.

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