Cuestionario 11

En base a las siguientes dimensiones de comunicacin: Escrita formal (EF), Oral

formal (OF), Escrita Informal (EI), Oral Informal (OI). Complete en la tabla siguiente
la mejor forma de comunicacin para cada situacin.

Situacin
Abrir los pliegos de una licitacin con los proveedores
Aclarar la secuencia de una actividad
Actualizar el plan de comunicaciones
Agendar una reunin de revisin de diseo
Analizar la causa raz de un problema complejo
Enviar un e-mail para contactar a un proveedor
Informar por 1ra vez el mal desempeo a una persona
Informar por 2da vez el mal desempeo a esa persona
Instrucciones para resolver un problema complejo
Presentaciones al Directorio
Realizar un anuncio en la reunin de lanzamiento
Realizar un cambio en el contrato de suministro elctrico
Solicitar fondos adicionales al patrocinador
Tomar notas sobre un llamado telefnico

Respuesta:

Mtodo

Situacin
Abrir los pliegos de una licitacin con los proveedores
Aclarar la secuencia de una actividad
Actualizar el plan de comunicaciones
Agendar una reunin de revisin de diseo
Analizar la causa raz de un problema complejo
Enviar un e-mail para contactar a un proveedor
Informar por 1ra vez el mal desempeo a una persona
Informar por 2da vez el mal desempeo a esa persona
Instrucciones para resolver un problema complejo
Presentaciones al Directorio
Realizar un anuncio en la reunin de lanzamiento
Realizar un cambio en el contrato de suministro elctrico
Solicitar fondos adicionales al patrocinador
Tomar notas sobre un llamado telefnico

Registro de Interesados y estrategia

Mtodo
OF
EF
EF
EI
OI
EI
OI
EF
EF
OF
OI
EF
EF
EI

Qu estrategias podras realizar para cada grupo de interesados?

Interesad
o
Clientes
Proveedore
s
Inversores
DP
Equipo
trabajo
Ciudadanos
Gobierno

Rol

Impacto

Estrategia

Compra
producto
final
Estregar Insumos

No les gusta el producto

Financiar el proyecto
Coordinacion
General
Ejecutar el proyecto

No desembolsar recursos
Falta de liderazgo

Evitar
danos
ambientales
Fijar normativas

Demandar a la empresa

Demoras de entrega

Falta de comunicacin

Cambiar las normativas

RESPUESTA
Interesa
do
Clientes
Proveedor
es
Inversores
DP
Equipo
trabajo
Ciudadan
os
Gobierno

Rol

Impacto

Estrategia

Compra producto
final
Estregar Insumos

No les gusta el
producto
Demoras
de
entrega
No
desembolsar
recursos
Falta de liderazgo

Implementar poltica de devolucin

Falta
comunicacin
Demandar
a
empresa
Cambiar
normativas

Crear conexiones

Financiar
el
proyecto
Coordinacin
General
Ejecutar
el
proyecto
Evitar
daos
ambientales
Fijar normativas

de
la
las

Trabajar con ms de un proveedor

Informes de avance peridicos
Talleres de capacitacin

Acciones de RSE (Responsabilidad

Social Empresarial)
Firmar convenios de largo plazo

Mtodos de Distribucin:
Al momento de seleccionar el mtodo de distribucin deberamos considerar lo
siguiente:
a) Cuantos emisores-receptores hay involucrados: uno, pocos, muchos?
b)Como es la direccin: unidireccional o bi-direccional?
c) Cual es la complejidad de la informacin: baja, media, alta?

Complete la tabla a continuacin:

Situacin

Reunin
coordinacin
Reunin
colaboracin
Distribucin
Documentos
Revisar
documentos
Memos
rutinas
Informacin
detallada
Negociaciones

de
de
de

de

Pedidos formales
Entregar equipos

a) Emisor-receptor
b)Direccin

c) Complejidad

Mtodo
de
distribucin
recomendado

Pocos-pocos
Bidireccional
Pocos-pocos
Bidireccio
Uno-muchos
Unidireccional
Uno-muchos
Bidireccional
Uno-uno
Unidireccional
Uno-uno
Bidireccional
Uno-uno
Bidireccional
Uno-uno
Unidireccional
Uno-uno
Bidireccional

Media

Cara a cara
Teleconferencia
Cara a cara
Videoconferencia
Intranet
E-mail
E-mail
Fotocopia
E-mail
Fax
Cara a cara
E-mail
Cara a cara
Videoconferencia
Carta formal
Fax
Cara a Cara
Videoconferencia

Alta
Baja
Media
Baja
Media
Alta
Baja
Alta

Situacin uno:
Jorge est convencido que el alcance recortado en el proyecto debera formar parte
del mismo. Por lo tanto, seguir presionando para que vuelvan a incluir lo que l
desea.
DP: Jorge, se que tu quieres agregar otras actividades en el proyecto. El
Patrocinador ya ha asignado los fondos y ha firmado formalmente el alcance
definitivo. Lamentablemente, ya no hay vuelta atrs y no es posible modificar el
alcance. Te agradecera que no insistas con tu pedido y que te integres al resto del
equipo.

Situacin dos:
John, Gerente de Operaciones, est furioso porque el proyecto Z va a utilizar gran
parte de sus mejores recursos humanos, lo cual retrasara sus proyectos en
ejecucin.
DP: Hemos tenido en cuenta el impacto que tendr en tus proyectos el proyecto Z.
Como entenders, este proyecto es estratgico para la compaa y necesitamos de
tus mejores recursos. Para mitigar el impacto te estar solicitando con dos meses
de anticipacin los recursos necesarios y te mantendremos actualizada de los
avances del proyecto para liberar los recursos lo antes posible.

Respuesta:
El DP siempre debe ser PROACTIVO y tener en cuenta las necesidades de los
interesados, aun cuando sepa que no las podr resolver. De esa forma podar
mantener una fluida comunicacin con los interesados y mantener abiertos los
canales de comunicacin.

Cuestionario comunicaciones
1.-Eres el director de un proyecto minero de gran escala, proveniente de una
multinacional canadiense con varios proyecto distribuidos alrededor del mundo. Han
habido varios problemas de comunicacin en la apertura de una nueva mina,
principalmente por malas interpretaciones por parte de los interesados, Necesitas
captar la atencin de los integrantes de la compaa. Qu tipo de comunicacin
ayudara a mejoras estos problemas?
a.-Verbal informal
b.-Vertical
c.- Formal
d.-Escrita formal
2.-En un proyecto de elaboracin de teclados virtuales para computadoras te
acaban de nombrar como director de proyecto. Mientras revisar el estado actual del
proyecto descubres que un miembro del equipo no est respetando las normas de
calidad establecida por la compaa para el armado de teclados. Cual es la mejor
forma de comunicarte con esta persona para solucionar el problema?
a.-Formal escrita
b.-Informal verbal
c.- Formal verbal
d.-Informal escrita
3.- Frases tales como "ests loco" eso nunca lo hemos realizado antes " o "eso va a
ser carsimo" o "ni los suees, es imposible de realizar" son ejemplos de:
a.- Comunicacin efectiva

b.- Retroalimentacin
c.-Generadores de conflicto
d.- Ruidos o bloqueadores
4.-Eres el director del proyecto para la remodelacin de una escuela rural. Para
logar un proyecto exitoso ser muy importante tener una comunicacin fluida con el
Cliente, la Directora de la escuela, Por que ser tan importante una buena
comunicacin entre estos interesados?
a.-La Directora completara una encuesta de satisfaccin sobre el desempeo del
trabajo del director del proyecto.
b.- La Directora no comprende la terminologa moderna de gestin de proyectos,
por lo que deber ser educada.
c.- A pesar que el alcance del proyecto esta detallado en el contrato, la
comunicacin entre los interesados facilitara la comprensin de los objetivos.
d.- Se evitaran los ruidos de la comunicacin entre receptor y emisor.
5.-El director del Proyecto XYZ est informando a los interesados, internos y
externos, sobre el desempeo del proyecto. En el informe se presenta el estado
actual en relacin a las siguientes variables de la restriccin tiple: alcance, tiempo y
costo. Este es un informe de:
a.- Estado
b.- Serie de tiempos
c.- Valor ganado
d.- Progreso
6.-Ya ha finalizado la etapa de planificacin del proyecto "Autopista" y se est en la
fase de ejecucin de la carretera. Durante el proceso de distribuir la informacin se
siguieron las pautas establecidas en el plan de gestin de las comunicaciones. El
plan original estableca utilizar hormign elaborado para toda la carretera. Sin
embargo, se decidi que para pequeo tramo de esta carretera se utilicen otros
materiales. Todos los involucrados fueron informados de este cambio. Sin embargo,
un contratista le informa al director del proyecto que a l nunca le informaron sobre
la necesidad de utilizar nuevos materiales, por tal motivo sigui utilizando el mismo
hormign que estableca el plan original. Que debera hacer el director del
proyecto?
a.- Identificar los ruidos entre el emisor y el receptor que daaron la comunicacin

b.- Analizar el plan de gestin de las comunicaciones y hacer las revisiones

necesarias
c.- Determinar por qu el contratista no recibi la informacin
d.- Preguntar al patrocinador por que el contratista no entendi su responsabilidad.
7.-Entre el emisor y el receptor existe comunicacin verbal
y no verbal
(expresiones faciales, gestosn con las manos y movimientos corporales).
Aproximadamente, que porcentaje de comunicacion es no verbal?
a.- Menor a un 10%
b.- Cercano al 20%
c.- Entre un 20% y un 40%
d.- Mas del 50%
8.-Las siguientes acciones del director de proyecto es su rol de emisor de un
mensaje forman parte de una comunicacin efectiva, a EXCEPCION de:
a.- Codificar el mensaje en forma cuidadosa
b.- Seleccionar el mtodo mas apropiado para enviar la informacin
c.- Decodificar el mensaje en forma cuidadosa
d.- Confirmar que el mensaje fue comprendido.

9.- El director del proyecto es responsable de los informes de desempeo. En un

proyecto de piscicultura para desarrollar una nueva variedad de peces, los
siguientes son ejemplos de informes de desempeo a EXCEPCION de:
a.- Estado actual de los riesgos
b.-Resumen de los cambios aprobados
c.- La conclusin proyectada del proyecto
d.- Lecciones aprendidas