Sistema Actual

Comprar Mercanca: Este proceso comienza en el momento de que cada

unidad organizativa de la institucin, y de acuerdo a sus necesidades
solicita diversa mercanca o insumos al departamento de suministro
mediante un documento llamado requisicin, en el cual se detallan las
mercancas y sus respectivas especificaciones. En el caso de que la
mercanca solicitada este en el departamento de suministro, este se la
entrega a la unidad respectiva mediante una nota de entrega, que es
recibida y firmada por la misma. En el caso que la mercanca solicitada a
travs de la requisicin no est en inventario en el departamento de
suministro, este procede a llenar un documento tambin denominado
requisicin donde solicita a direccin la autorizacin para que el
departamento de compras inicie las gestiones de solicitud de la mercanca
ante los proveedores respectivos. De aprobarse la compra direccin
procede a la firma de la requisicin la cual es devuelta al departamento de
suministro y este la enva a compras.
Seguidamente el departamento de compras de Cedocabar emite una
orden de cotizacin en que se detallan las necesidades de mercanca y que
es remitida a distintos proveedores, los cuales estn registrados en una
agenda. Posteriormente los distintos proveedores envan sus respectivas
cotizaciones va fax al departamento de compras y este procede a
seleccionar la ms conveniente para la organizacin. Acto seguido el
departamento de compras enva a direccin la orden de compra
conjuntamente con la requisicin y la cotizacin de acuerdo al proveedor
seleccionado, ello con la finalidad de solicitar aprobacin. Es de destacar
que si direccin no aprueba hasta all llega el proceso y si resulta aprobada
la orden de compra, esta es devuelta firmada al departamento de compras
que a continuacin procede a enviar al proveedor respectivo va fax. La
original de la orden de compras es enviada al departamento de contabilidad
conjuntamente con la cotizacin y requisicin (original), una copia es
enviada al departamento de suministro y otra copia es archivada en
compras.
Controlar Cuentas por Pagar: Eventualmente el proveedor relacionado
enviara la mercanca a Cedocabar que ser recibida en el departamento de
suministro conjuntamente con la factura (original) y una nota de entrega.
En suministro, luego de verificada la mercanca y comparada la factura con
la orden de compra (copia), se procede a enviar factura original al
departamento de contabilidad para eventualmente proceder al pago, y al

proveedor se el entrega firmada y sellada a copia de la nota de entrega y

copia de la factura tambin sellada y firmada.
La factura original ser archivada manualmente en el departamento
de contabilidad y registrada en un libro. Una vez al mes se procesan en
contabilidad todas las facturas y eventualmente se le pada al proveedor
con un cheque que es firmado en direccin, a donde llega con la factura y
la orden de compra respectiva, y luego es devuelto a tesorera donde es
entregado al proveedor quien firma el voucher respectivo. La factura
original cancelada es enviada a contabilidad.
Control de Inventario: Este proceso parte al momento de ingresar la
mercanca al departamento de suministro cuando el proveedor ha cumplido
los procesos administrativos inherentes a la entrega de mercanca, el jefe
de suministro registra toda la mercanca en tabla de Excel, detallando
cantidad y tipo de insumo. Cuando alguna unidad organizativa solicita algn
insumo o mercanca en general, en el departamento de suministro. Se
verifica en las tablas de Excel si hay disponibilidad. Si existe la
disponibilidad se le entrega al departamento solicitante. Hay que destacar
que en los procesos de solicitud y entrega de mercanca no existe ningn
documento que le de formalidad a los mismos. Ello dificulta la ejecucin de
los procesos de control de inventario, solamente se asienta en un
documento llamado nota de salida, mediante el cual se descarga la
mercanca entregada en el formato Excel.
La ejecucin del inventario fsico se efecta comparando la nota de
salida con lo reflejado en la tabla de Excel y el fsico disponible en el rea
de suministro. Luego de establecido los niveles de existencia se levanta un
informe que es enviado a direccin.

Diagrama de rbol Sistema Actual

Proceso y Sub-Procesos
Comprar
Mercanca

Proceso
Control
Administrativ
o

Controlar
Cuentas por
Pagar

Control de
Inventario

Sub-Proceso
Documentos

Comprar
Mercanca

Actividad
Entidad
Solicitud de
Mercanca

Requisicin

Departamentos

Entrega de
Mercanca
Firma

Nota de Entrega

Dep. Suministro

Nota de Entrega

Dep. Solicitante

Solicitud de
Mercanca
Firma

Requisicin

Dep. Suministro

Requisicin

Direccin

Solicitud de
Mercanca
Emisin de Orden

Requisicin

Dep. Compras

Orden de
Cotizacin
Cotizaciones

Dep. Compras

Cotizacin

Dep. Compras

Orden de Compra
Requisicin
Cotizacin
Orden de Compra
Requisicin
Cotizacin
Orden de Compra
Cotizacin

Dep. Compras

Envo Documentos

Orden de Compra
Cotizacin

Direccin

Recep.
Documentos

Orden de Compra
Requisicin
Cotizacin
Orden de Compra

Dep. Compras

Envo de
Cotizaciones
Recepcin
Cotizacin
Envo Documentos

Recep.
Documentos
Aprobacin no

Compra de
Mercanca

Proveedores

Direccin

Direccin

Dep. Compras

Sub-Proceso
Documentos

Recep. Orden
Compra
Envo Documentos

Orden de Compra

Proveedor

Orden de Compra

Dep. Compras

Recep.
Documentos

Cotizacin

Contabilidad

Actividad
Entidad
Envo de
Mercanca

Factura, Nota
Entrega

Proveedor

Recepcin
Mercanca
Verificar
Mercanca
Envo Documento

Factura, Nota
Entrega
Factura Orden
Compra
Factura

Dep. Suministro

Recep.
Documento
Envo Documento

Factura

Contabilidad

Recep.
Documento

Controlar
Cuentas
por Pagar

Archivado
Procesamiento
Factura

Nota Entrega,
Copia Factura
(Firma y Sello)
Nota Entrega,
Copia Factura
(Firma y Sello)
Factura Original

Dep. Suministro
Dep. Suministro

Contabilidad

Proveedor

Contabilidad

Facturas

Contabilidad

Envo Documentos

Factura, Orden de
Compra, Cheque

Tesorera

Recep.
Documentos

Factura, Orden de
Compra, Cheque

Direccin

Envo Documento

Factura, Orden de
Compra, Cheque
Firmado

Direccin

Recep.
Documento

Factura, Orden de
Compra, Cheque
Firmado

Tesorera

Entrega de Pago

Cheque Firmado

Tesorera

Sub-Proceso
Documentos

Control de
Inventario
s

Recepcin de Pago

Cheque Firmado

Proveedor

Firma de Voucher

Voucher

Proveedor

Recep.
Documento

Factura Cancelada

Contabilidad

Actividad
Entidad
Entregar
Mercancia

Nota de Salida

Dep. Suministro

Realizar Inventario
Fsico

Informe de
Inventario

Dep. Suministro

Envo Documento

Informe de
Inventario Enviado

Dep. Suministro

Recep.
Documento

Informe de
Inventario
Recibido

Direccin

Sistema Mejorado o Propuesto

Comprar
Mercanca:
Este
sub-proceso
comienzo
cuando
el
departamento de suministros de la empresa recibe una solicitud de
insumos o mercanca de parte de otro departamento de la compaa
mediante una solicitud de insumos, este documento es archivado para
dejar constancia, en ese momento se verifica la existencia de ese
producto en el stock de almacn mediante un documento llamado Orden
de Verificacin, el cual se archiva, si no hay en stock entonces el
departamento de suministros enva una requisicin de mercanca al
departamento de compras para abastecer al almacn de ese producto. El
departamento de compras recibe dicha requisicin, guarda una copia en
sus archivos para los registros y procede a emitir una orden de compra
para dicha mercanca y la emite a direccin, la cual la recibe y la firma
para autorizar dicha compra. La orden de compra firmada y autorizada es
devuelta al departamento de compras, guarda una copia en sus archivos y
procede a solicitar la mercanca al proveedor. El proveedor recibe la
solicitud y la orden de compra de los productos por parte del
departamento de compras y procede a crear un listado de productos para
preparar el envo de la mercanca a la compaa, luego que el envo est
preparado, el proveedor enva una orden de entrega sellada, la factura a la
compaa y se le hace una notificacin al departamento de suministros de
la pronta llegada al almacn de la mercanca.

Controlar Cuentas por Pagar: El sub-proceso comienza cuando la

mercanca llega al almacn y el departamento de compras procede a
verificarla por medio de un Listado de Productos que vienen en el envo, al
terminar verificacin el departamento de suministros enva la factura que
lleg con el envo a Contabilidad y almacena una copia de la misma.
Contabilidad recibe dicha factura, firma y sella una copia de la misma y se
la enva al proveedor, que la solicit para almacenarla en sus archivos.

Contabilidad todos los meses procede a hacer un Listado de todas las

facturas por pagas de ese mes y enva dicho listado a tesorera para la
elaboracin de los cheques para pagar esas facturas. Los cheques
elaborados son enviados a Direccin para que proceda a firmarlos. Una
vez firmados, los cheques son enviados de nuevo a tesorera y direccin
almacena una copia de dichos cheques para dejar constancia de este
delicado proceso. Tesorera al recibir los cheques desde direccin procede
a realizar el pago al proveedor envindole su respectivo cheque y voucher.
El proveedor devuelve el voucher firmado a la compaa y es recibido por
el departamento de contabilidad que lo archiva adems de la factura ya
cancelada. Realizado todo el proceso de pago, pues se le notifica al
departamento de suministros, mediante una Nota de Almacenamiento,
que ya puede almacenar todo el cargamento de mercanca en su
respectivo lugar en el almacn.

Control de Inventario: Este sub-proceso comienza cuando el

departamento de suministros cataloga toda la mercanca antes guardarla
en el almacn, esta informacin se deposita en un Registro de Mercanca,
documento que es archivado en el departamento de suministros. Si existe
alguna solicitud de insumo por parte de alguno de los departamentos de la
compaa pues el departamento de suministros procede a entregarla y lo
refleja en un reporte de entrega de insumos. En lo que se refiere al
inventario fsico del almacn, es un proceso que al ser finalizado queda
reflejado en un Informe de inventario, el cual es enviado a direccin quien
lo archiva.

Puntos o Caractersticas Mejoradas con Respecto al

Sistema Actual
- Redundancia de un mismo documento, ya que los documentos al pasar
por una actividad son modificados.
- Actividades de control agregadas para as poder compaginar el final de un
sub-proceso o el comienzo del siguiente sub-proceso, es decir, que la
misma entidad que finaliza un sub-proceso es la que debe comenzar el
siguiente.

- Se han generado ms archivos que son los que permiten tener constancia
o llevar un registro detallado de todas las actividades que realiza la
compaa.
- Se han mejorado el orden de las actividades, han sido eliminadas algunas
que eran innecesarias y han sido agregadas otras actividades nuevas que
hacen el proceso ms completo y eficiente.

Diagrama de rbol Sistema Mejorado

Proceso y Sub-Procesos
Comprar
Mercanca

Proceso
Control
Administrativ
o

Controlar
Cuentas por
Pagar

Control de
Inventario

Sub-Proceso
Documentos

Comprar
Mercanca

Actividad
Entidad

Recibir solicitud
de mercanca para
Dpto.
Verificar
Mercanca en
Stock

Solicitud Insumos
para Dpto.
Recibida
Orden de
Verificacin de
mercanca en

Dep. Suministro

Solicitar Mercanca
para Stock

Requisicin de
Mercanca

Dep. Suministro

Recibir Solicitud
de Mercanca

Requisicin de
Mercanca
Recibida
Orden de Compra

Dep. Compras

Recibir y Autorizar
Orden de Compra

Orden de Compra
Firmada

Direccin

Enviar Documento

Orden de Compra
Firmada Enviada

Direccin

Recibir
Documento

Orden de Compra
Firmada Recibida

Dep. Compras

Emitir y Enviar
Orden de Compra

Dep. Suministro

Dep. Compras

Comprar
Mercanca

Solicitud
Mercanca

Dep. Compras

Recibir Solicitud
de Compra

Solicitud
Mercancia
Recibida
Orden de Compra
Firmada Enviada

Proveedor

Enviar Orden
Compra

Sub-Proceso
Documentos

Recibir Orden
Compra
Enviar Mercanca

Lista de Productos

Proveedor

Orden de Entrega
y Factura Enviada

Proveedor

Recibir Mercanca

Notificacin de
llegada de
Mercanca

Dep. Suministro

Actividad
Entidad
Verificar
Mercanca

Listado de
Productos en
Envo
Factura Enviada

Dep. Suministro

Recibir
Documento

Factura Recibida

Contabilidad

Enviar Documento

Copia Factura
Firmada y Sellada

Contabilidad

Recibir
Documento

Copia Factura
Firmada y Sellada
Recibida
Listado de
Facturas del Mes

Proveedor

Enviar Documento

Controlar
Cuentas
por Pagar

Dep. Compras

Procesar y Enviar
Facturas
Mensuales
Recibir
Documento
Generar
Verificar
Cheques
Mercanca
Enviar Documento
Recibir y Firmar
Cheques

Dep. Suministro

Contabilidad

Listado de
Facturas del Mes
Recibido
Cheques

Tesorera

Cheques Enviados

Tesorera

Cheques Firmados

Direccin

Tesorera

Sub-Proceso
Documentos

Control de
Inventario
s

Enviar Documento

Cheques Firmados
Enviados

Direccin

Recibir
Documento

Cheques Firmados
Recibidos

Tesorera

Realizar Pago a
Proveedor

Voucher y Cheque

Tesorera

Recibir Pago

Copia Voucher
Firmado

Proveedor

Enviar Documento

Voucher Firmado
Enviado

Proveedor

Recibir
Documento

Voucher Firmado
Recibido

Contabilidad

Archivar

Factura Cancelada

Contabilidad

Recibir
Notificacin
Cancelacin de

Nota de
Almacenamiento

Dep. Suministro

Actividad
Entidad
Catalogar
Mercancia
Comprada
Entregar
Mercanca a Dpto.

Registro de
Mercanca

Dep. Suministro

Reporte de
Insumos
Entregados

Dep. Suministro

Realizar Inventario
Fsico

Informe de
Inventario

Dep. Suministro

Enviar Documento

Informe de
Inventario Enviado

Dep. Suministro

Recibir
Documento

Informe de
Inventario
Recibido

Direccin