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UNIDAD II. METODOLOGIA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS.

2.1 Planeacin de estudio


El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el precisar su naturaleza y
alcance, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.
2.1.1 Determinacin del factor de estudio
Identificacin del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organizacin
pueda cumplir con su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el
objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione
la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo.
Fuentes de estudio
Fuentes internas:
rganos de gobierno: representa la instancia de mayor jerarqua de la organizacin, por lo
que conoce con exactitud sus condiciones generales de operacin, lo que permita dictar las
directrices que estime procedentes para hacerla ms competitiva. Su integracin y
funcionamiento se apega al instrumento jurdico de creacin como a la normatividad vigente
en la materia.
Nivel directivo: nivel encargado de definir las normas generales de accin y el marco
estratgico, por lo que dispone de la informacin idnea para recibir cualquier modificacin en
el comportamiento de la organizacin y su entorno, posicin que lo faculta a autorizar las
medidas necesarias para su atencin.
Nivel medio: responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto
tctico, el cual por su ubicacin jerrquica cumple con la funcin de supervisin, la que le
permite detectar cambios en las condiciones del trabajo, y de acuerdo con ello,proponer las
acciones contundentes para su estudio.
rea afectada: unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona
correctamente, lo que se percibe a travs de los sntomas que presenta, tales como retraso o
desarticulacin para desahogar el trabajo, dispersin de esfuerzos, elevacin de costos,
incremento desorbitado del nmero de personal, etctera, variables que determinan las
necesidades de realizar ajustes organizacionales.
Otras unidades administrativas: reas que por su naturaleza o posicin jerrquica estn
vinculadas o en contacto con la unidad en la que se origina algn factor o problemtica que
repercute en el funcionamiento de la organizacin, de las cuales pueden surgir sugerencias o
iniciativas valiosas.

Unidades de mejoramiento administrativo: rganos de asistencia tcnica incorporados en


forma especfica a la organizacin para proponer e instrumentar medidas de racionalizacin
administrativa, los cuales su naturaleza pueden aportar elementos de peso para activar y
mejorar las labores internas.
Comisiones, comits o grupos de trabajo: equipos de trabajo que establecen las
organizaciones don el objeto de elevar los niveles de rendimiento y calidad del trabajo,
elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales.
Recursos de informacin: herramientas computacionales que permiten el acceso a
informacin de la organizacin que sirve como soporte de estudio.
Fuentes externas
Normativas: son aquellas que emiten criterios o normas de aplicacin general que tiene que
observar la organizacin. Entre las ms representativas se destacan:

- Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurdicos y polticas de funcionamiento.


- Instituciones que actan como grupos de filiacin corporativos o sectoriales.

Organizaciones anlogas: instituciones que interactan en el medio ambiente con la


organizacin materia del estudio, las cuales por su estructura u objeto cumplen con funciones
y propsitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un marco de referencia
enriquecido.
Organizaciones lderes en el campo de trabajo: instituciones que se han desarrollado en
el mismo contexto, cuya dinmica las ha convertido en lderes en su rea de influencia o
accin, por lo cual tienen una imagen y reconocimiento necesarios para servir como modelo a
otras organizaciones.
Proveedores: prestadores de servicio o que suministran insumos necesarios a la
organizacin, por lo que la conocen operativamente, lo que los coloca en posicin de allegarle
puntos de vista positivos.
Clientes o usuarios: segmento que puede aportar elementos de juicio representativos sobre
el comportamiento de una organizacin, en virtud de que son quienes, en forma especfica,
reciben los productos y/o servicios que esta genera.
2.1.2 Definicin del objeto de estudio:
Una vez que se han detectado los factores que requieren atencin, es necesario determinar
con claridad el objeto del estudio, el cual debe ser especfico en cuanto a las condiciones que

la organizacin espera como resultado de sus acciones internas e interaccin con el medio
ambiente.
2.1.3 Investigacin preliminar:
Definida la orientacin y los factores de la calidad esperados del estudio, la secuencia lgica
para su desarrollo requiere de una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar
la situacin administrativa de la organizacin. Esto implica tanto la revisin de la literatura
tcnica y legal, como el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.
Este arranque puede provocar una reformulacin del factor de estudio en trminos ms
objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea a realizar, perfilar algunos de los problemas
que podran surgir durante la investigacin, as como brindar otra perspectiva o incluir nuevos
aspectos a considerar.
Este acercamiento inicial requiere de mucha precisin, ya que los datos tienen que
seleccionarse con la mayor exactitud posible para no proporcionar confusin en la
interpretacin de su contenido por parte de quienes lo vaya a utilizar o consultar.
La responsabilidad de reunir la informacin preliminar puede recaer en un grupo piloto
integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servir de base para configurar el equipo
de trabajo que tendr a su cargo la conduccin del estudio.
Lineamientos para orientar la investigacin
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes
criterios:
La determinacin de las necesidades especficas que existen dentro del campo de estudio y
la identificacin de los factores que requieren de atencin.
La jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue.
La descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del factor de estudio.
La especificacin del tipo de conocimientos tcnicos y/o habilidades que se requieren para
aportar elementos de apoyo al estudio.
La estimacin del tiempo y recursos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para
cumplir con el objetivo del estudio.
Contenido de la investigacin.
La investigacin preliminar exige que se examine, cuando menos, los siguientes puntos:

- Informacin referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y


disposiciones normativas de la organizacin.
- Informacin sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catlogos de
formas, estudios tcnicos anteriores, volmenes de trabajo, estadsticas, condiciones de
trabajo materiales del trabajo que incluyan espacio, mobiliario y equipo, estados financieros,
inversiones realizadas con anterioridad para la investigacin y desarrollo de estudios
organizacionales y , en general, toda clase de documentacin relacionada con el factor de
estudio.
- Informacin de otras organizaciones.
2.1.4 Autorizacin para realizar el estudio:
Luego se debe presentar el proyecto al titular de la organizacin o de la unidad administrativa
responsable de su ejecucin para su aprobacin. Una vez autorizado, se procede a hacer el
conocimiento de todos los niveles jerrquicos, la intencin de realizar un estudio, resaltando
los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante
su desarrollo. Sin este requisito podra tomar ms tiempo o presentar mayor grado de
dificultad.
2.1.5 Plan de trabajo:
El plan de trabajo de contemplar los siguientes aspectos:
Identificacin: nombre del estudio.
Responsable (s): unidad o grupo que tendr a su cargo su implantacin.
rea (s): universo bajo estudio.
Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: pasos especficos que tienen que efectuarse para captar la informacin.
Fases: definicin del orden secuencial para realizar actividades.
Calendario: fechas asignadas para el inicio y la terminacin de cada fase.
Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes.
Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.
Reportes de avances: seguimiento de las acciones.
Periodicidad: especio de tiempo dispuesto para informar avances.
2.2 Recopilacin de datos
Concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos, cual debe
dirigirse hacia aquellos hechos permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organizacin; de lo contrario se obtendr una impresin deformada de la realidad incurriendo
en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultan
inoperantes.
Requisitos bsicos que deben reunir los datos:
Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad eviten dilaciones y
un uso irracional de recursos tienen que ser:

Especficos
Completos
Correctos
Congruentes
Susceptibles de validarse
As mismo debe aplicarse un criterio de discriminacin, teniendo siempre presente el objetivo
del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de
accin uniforme.
2.2.1 Tcnicas de recopilacin de datos:
La eleccin de tcnicas e instrumentos para la recopilacin de los datos deben estar en
funcin de las caractersticas del estudio que se pretenda realizar.
Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una
combinacin de las siguientes tcnicas:
Investigacin documental
Consultas a sistemas de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Observacin directa
Investigacin documental: se deben seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen
datos de inters relacionados con el estudio para lo cual se deben revisar: bases jurdicaadministrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo aquella
documentacin que pueda aportar informacin relevante a la investigacin.
Consulta a sistemas de informacin: es necesario tener acceso a sistemas
computacionales que contengan informacin y recursos de apoyo para allegarse informacin,
lo que permite recabar informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin
enlazados a travs de redes o va satlite
Entrevista: esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Este medio es posiblemente el
ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas puede
percibir actitudes y recibir comentarios.
Puede agrupar a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en una misma
clase de tareas as como a clientes y/o usuarios que interactan con la organizacin. Para que
una entrevista se desarrolle positivamente es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar una gua de entrevista que
contenga los principales puntos que desea captar.

Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo asignando responsabilidad y


determinando las reas a investigar.
Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado est preparado para
proporcionarle informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria.
Clasificar la informacin que se obtenga sobre la situacin real o relativa a sugerencias para
mejorarla.
Cuestionario: se utiliza para obtener la informacin deseada homognea. Estn constituidos
por serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o
temtica especifica. Permite ahorrar recursos y tiempo sin embargo, la calidad de la
informacin que se obtenga depende de su estructura y forma de presentacin.
Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas
sean claras y concisas, con orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta.
Observacin directa: a partir del anlisis de la informacin recabada es aconsejable sostener
plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios a estas reas para
complementarla o afinarla.
La ventaja de este procedimiento es, que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados la
informacin puede ser ms completa, pero abra ocasiones en que los resultados no sean los
deseados, debido a inhibiciones, problemas internos que pueda plantearse una situacin que
no corresponde a la realidad operativa.

Existe la posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de encuestar, investigar, ni


entrevistar a todo el personal de la organizacin utilizando el muestreo, que es una tcnica
estadstica que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga a partir del
estudio parcial del mismo .
Existen tablas de muestreo que establecen cual es la mnima cantidad de informacin
representativa del todo muestra que es necesario recabar para que los resultados que se
obtengan a partir de esta, tengan validez.
2.2.2 Registro de datos
Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe
proceder a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis.
Resguardo: para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin que se
obtenga sea incorporada a quipas de cmputo para salvaguardarlo y facilitar su manejo. Con
este propsito se pueden:
Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin del
trabajo.

Crear bases de datos o programas especficos.


Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.
Combinar recursos (a, b, c) para optimizar los resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos
fuente del estudio, en las cuales se compendiara la informacin por rea, sistema,
procedimiento, equipos, polticas, etc.
Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona
que suministra la informacin. Se considera procedente que conforme se obtengan datos
sobre algn aspecto se incorporen en un documento de trabajo que sirva de memoria para el
diseo de proyecto.
Clasificacin
Para facilitar su anlisis la informacin puede ser dividida en dos grandes rubros:
Antecedentes: se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regule la
realizacin del trabajo y que efecto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o
usuarios.
Tambin es oportuno considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales
anteriores as como los resultados y condiciones en que se obtuvieron lo cual har posible
contar con una referencia histrica para comprender la situacin actual.
Situacin actual: por lo toca este punto es recomendable considerar los siguientes aspectos:
Objetivos: corroborar la existencia de objetivos en el rea o reas de estudio.
Estructura orgnica: conviene revisarla cuidadosamente para establecer si responde a las
necesidades de trabajo.
Recursos presupuestales asignados a estructura orgnica: estimar el monto del
presupuesto destinado a cubrir las percepciones de la plantilla del personal.
Normas y polticas administrativas: precisar si han emitido y plasmado en documentos as
como si son del conocimiento del personal y responden a las necesidades reales de la
organizacin.
Funciones: detectar hasta qu grado el personal sabe cules son sus funciones y que
puestos la realizan.
Procedimientos: verificar su existencia, aplicacin y caractersticas.

Instrumento jurdico administrativos: estudiar manuales, reglamentos. Circulares, oficios,


etc. para conocer la fundamentacin vigente para orientar el trabajo.
Infraestructura tecnolgica: examinar las condiciones de los sistemas de informacin
soporte tcnico relaciones de interaccin ambiental.
Equipo: tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades
su uso condiciones, as como si es suficiente, apropiado y est bien distribuido.
Condiciones de trabajo: observar la distribucin del espacio, mobiliario existente, flujo del
trabajo, condiciones de ventilacin, temperatura, ruido, iluminacin y color de las reas que
prevalecen, todos aquellos aspectos que apoyan u obstaculicen las labores del personal.
2.3 Anlisis de Datos
Una vez realizado la recopilacin y registro de datos, estos deben someterse a un proceso de
anlisis o examen crtico que permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisin de
emprender el estudio y ponderar las posibles alternativas de accin para su efectiva atencin.
2.3.1 Propsito de anlisis
El anlisis de una situacin consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta
conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento, sin perder de vista la
relacin, interdependencia e interactuacin de las partes entre s y con el todo.

El propsito de este anlisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de


solucin al factor que se estudia con el fin de introducir las medidas de mejoramiento
administrativo en las mejores condiciones posibles
2.3.2 Procedimientos.
El anlisis provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y
empleo de la informacin para que la informacin pueda evaluar y racionalizar los efectos de
un
cambio.

Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:


Conocer el hecho o situacin que se analiza.
Describir ese hecho o situacin

Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes


Examinarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin seleccionado haciendo
comparaciones y buscando analogas o discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre los elementos considerndolos individualmente y en
conjunto, sin olvidar que los elementos administrativos no se comportan en forma aislada, sino
que son producto del medio ambiente que los rodea.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y
el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz en el momento de anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos fundamentales:
1. Qu trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan en la (s) unidad (es)
administrativa(S) y resultados que de esta se obtienen.
2. Para qu se hace? Propsito(S) que se pretende (N) alcanzar
3. Quin lo hace? Unidades que intervienen, personal que colabora individualmente o en
grupo, aptitud para su realizacin, actitud hacia su trabajo y relaciones laborales que
prevalecen.
4. Cmo se hace? Mtodos y tcnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que
fueron adoptados y adaptados a la organizacin.
5. Cundo se hace? Informacin sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo as como los
horarios tiempos requeridos para su desahogo. Despus de obtener respuestas claras y
precisa para cada una de las preguntas anteriores, estn debern someterse a su vez, a un
nuevo interrogatorio planteando la pregunta Por qu?, a partir de este momento el anlisis
de los datos se volver ms crtico y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta
para la formulacin de medidas de mejoramiento administrativo.
2.3.3 Tcnicas los instrumentos de Anlisis.
Este instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la
informacin obtenida con el fin de conocerla en todos sus aspectos y detalles.
Su seleccin est directamente relacionada con el tipo de estudio, factibilidad de aplicacin,
producto (s), y/o servicio(s) esperado (s), disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos, y
con el nivel tcnico requerido para su manejo.

El empleo de estos recursos responde tambin al alcance del estudio que la organizacin a
decidido realizar, como respuesta a la implantacin de un proceso de cambio organizacional o
como consecuencia de la influencia de variables provenientes del contexto.
Entre las tcnicas e instrumentos que generalmente se utilizan para realizar o auxiliar el
anlisis administrativo se encuentran las que se incluyen en el siguiente cuadro:
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONALES
Nombre de la Tcnica Aplicacin
Administracin por objetivos Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una
organizacin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de
resultados esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin.
Anlisis de Sistemas Proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de
problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a un sistema.
Anlisis de costo-beneficio Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un
objetivo u obtener el mayor valor posible de acurdo con la inversin realizada.
Anlisis de estructuras Examen detallado de la estructura de una organizacin para conocer
sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su
funcionamiento.
rbol de decisiones Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situacin
como incertidumbre o acontecimientos fortuitos al trazar en forma de un rbol los puntos de
decisin , los suceso aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin.
Auditoria administrativa Examen completo y constructivo de la estructura de una organizacin
de sus medios de operacin, empleo de recursos, mtodos de control y proceso de toma de
decisiones.
Autoevaluacin Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican,
valoran y compara sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante
un periodo especifico.

Control total de calidad Mtodo orientado a elevar en forma permanente la calidad de los
procesos, productos y servicios de una organizacin previendo el error y haciendo un hbito la
mejora constante, con el propsito con el propsito de satisfacer las necesidades y
expectativas de clientes y/o usuarios.
Estudio de factibilidad Anlisis que permite precisar la situacin y alternativa de cambio para
un producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en cuenta su medio
ambiente.

Estudio de vialidad Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y


cualitativos a corto como mediano y larga plazo considerando factores tales como la
oportunidad, exactitud , precisin y costo de la informacin a obtenerse , y el efecto que ella
tiene en los distintos niveles jerrquicos.
Benchmarking Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y
proceso de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo, con
el fin de realizar las mejoras en la organizacin.
Desarrollo organizacional Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y
estructurales en una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en
todos los niveles.
Reingeniera organizacional Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus
sistemas de informacin, de organizacin, formas de trabajar en equipo y los medios por los
que dialogan entre s y con los clientes o usuarios, para elevar sustancialmente su
desempeo.
Reorganizacin Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms
funcional y productiva.
CUANTITATIVAS
Nombre de la Tcnica Aplicacin
Anlisis de series de tiempos
Interpretacin de las variaciones de los volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin de
personal, etc.; en periodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogneas.
Correlacin
Determinacin del grado de influencia repercusin mutua entre dos o ms variables.
Modelos de inventario
Especificacin de cundo y qu cantidad de inventarios deben de tener.
Modelos integrados de produccin
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccin y los inventarios.
Muestreo: Sirve para inferir informacin acerca de un inverso de estudio, a partir del estudio
de una parte representativa del mismo.
Nmeros ndices
Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones de volumen de operaciones,
errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado con fines de control,

comprobando

la

validez

confiabilidad

de

la

informacin.

Programacin dinmica
Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe
anotar una decisin adecuada para cada una de estas, sin perder de vista el objetivo ltimo
que se pretende alcanzar; solo cuando el efecto de cada decisin se ha determinado, se toma
una decisin final.
Programacin lineal
Asignacin de recursos escasos de una manera ptima en relacin con un objetivo;
generalmente,
su
finalidad
es
minimizar
costos
y
maximizar
beneficios.

Simulacin
Estas tcnicas se utilizacin para imitar una operacin o un mtodo antes de su ejecucin
real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica.
Teora de colas o de lneas de espera
Optimizacin de distribuciones en condiciones de aglomeracin, en la que se cuidan los
puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algn
punto
de
servicio.
Teora de los grafos
De estas se derivan las tcnicas de planeacin y programacin por redes (CPM, PERT, etc.)
tanto el PERT (Program Evaluation Review Technique) como el CPM (Critical Path Method) y
el Ramps (Resource Allocation and Multi Project Scheduling) son diagramas que buscan
identificar la trayectoria critica para planear y programar en forma grfica y cuantitativa la
secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

Teora de las decisiones


Seleccin del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable.
Teora de los juegos
Determinacin de la estrategia optima en una situacin de competencia.
2.4 Formulacin del Diagnstico:
Es conveniente no perder de vista que la complejidad y dimensin de las tareas que la
organizacin se ha fijado requieren de un proceso de acercamiento gradual al conocimiento
analtico de hechos o problemas para destacar los elementos ms significativos de su
composicin y su funcionamiento, lo que le permitir crear un ambiente favorable para llevar a
cabo las mejores requeridas.

En su preparacin se debe tener presente la relacin que existe entre el origen del estudio y
sus consecuencias, ya que se identifica claramente la relacin causa-efecto, se lograra ms
fcilmente la determinacin de los cursos de accin para darle solucin.
Su contenido quedara definido en funcin de las variables bajo estudio as como los
instrumentos tcnicos de apoyo que se seleccionen para su atencin, pero es necesario
considerar como informacin base la siguiente:
a) Marco global de anlisis
b) Antecedentes
c) Normatividad
d) Objetivos y funciones generales
e) Estructura Orgnica
f) Anlisis de congruencia programacin-organizacin-operacin
g) Sistemas de apoyo administrativo
Mediante el diagnostico, la organizacin se abre al cambio y es permeable a la introduccin de
recomendaciones para alcanzar la adaptacin de los medios instrumentales a las demandas
de productos y/o servicios en trminos de calidad, costo y oportunidad.
2.4.1 Tipos de Recomendaciones:
De mantenimiento:
Conservacin general del ambiente de trabajo sin modificaciones o, en su caso, que los
cambios no impliquen ms que reformas elementales, preservando , en trminos generales, la
misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.
De eliminacin:
Supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin de
procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparicin de reas o
unidades administrativas, etc.
De adicin:
Introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en un
procedimiento o de todo un procedimiento, incorporacin de nuevas unidades administrativas,
aumento de personal, programas, formas, etc.
De combinacin:
Intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones
de un procedimiento o aplicacin de sistemas, compaginar la utilizacin de formas de uso
generalizado con nuevas formas, entre otras.

De fusin:
Redistribucin de funciones mediante la unificacin de reas y/o unidades administrativas,
agrupacin de personas de diferentes reas bajo un mismo mando, unificacin de formas,
registros e informes, etc.
De modificacin:
Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal, equipo o
instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes
y programas, etc.
De simplificacin:
Reduccin de pasos en un procedimiento, introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo,
agilizacin de sistemas de trabajo, disminucin de formas, reportes, registros, programas, etc.
De intercambio:
Definicin de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones, racionalizacin de
recursos, optimizacin de personal, reestructuracin de procedimientos, flujo del trabajo,
etc. ,entre reas o con organizaciones del mismo grupo o sector.
2.4.2 Informe y Presentacin de la Estructura Organizacional Propuesta:
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual adems de
exponer las razones que lo fundamentan, facilita el proceso de toma de decisiones de las
diferentes autoridades y reas que participaran en su puesta en prctica.
2.4.3 Revisin.
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar
al grupo de trabajo para efectuar una revisin de su contenido; en caso de detectar algn
aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se debe realizar los ajustes necesarios para
depurarlo.
2.4.4 Autorizacin.
Finalizada la verificacin, el documento definitivo tendr que someterse a discusin para su
modificacin y/o aprobacin ante las siguientes instancias:
Al titular de la organizacin: Como mxima autoridad de la organizacin recaer en l la
responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validacin por parte del
rgano de Gobierno y dictar ms medidas conducentes para que se prepare su difusin hacia
todos los niveles de la estructura orgnica, precisando la forma y contenido que habrn de
considerarse para lograr el mayor efecto y participacin posible.
Al rgano de gobierno: de acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe haya
sido aprobado por el titular de la organizacin, deber presentarse ante la asamblea de

accionistas, consejo de administracin, o su equivalente, para su ratificacin.


De surgir alguna observacin, esta tendr que incorporarse en forma inmediata en el informe.
A los niveles directivos: este tipo de presentacin es recomendable sustentarla en un
documento sntesis derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permite disponer
del tiempo necesario para ampliar la exposicin, as como para comentarios u observaciones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve el documento sntesis puede ser entregado a las
autoridades correspondientes y hacer la presentacin del estudio exclusivamente con el apoyo
de equipos de cmputo, laminas o audiovisuales donde destaquen los elementos ms
relevantes de su contenido.
A otros niveles jerrquicos: la misma gua temtica definida para la presentacin a los
niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina o de rea,
pero ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en
un instrumento de apoyo a la capacitacin del personal, as como para el seguimiento y
evaluacin a cambio.
A grupos de filiacin, corporativos o sectoriales: atendiendo a las normas de
funcionamientos, convenios de coordinacin, esquemas convencionales y/o relacin con el
medio ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interacta
la organizacin, con el objeto de fortalecer reconsiderar los criterios para el desarrollo del
trabajo en conjunto.
2.5 Implantacin
La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir en forma
efectiva la organizacin, ya que constituye el momento de transformar los planteamientos y
medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir con el objetivo
de estudio.
La implantacin est conformada por las fases siguientes:
1. Preparacin del programa
2. Integracin de recursos
3. Ejecucin del programa
2.5.1 programa de implantacin
El primer paso para iniciar la implantacin es determinar las actividades que deben
desarrollase y la secuencia para su realizacin. Esta etapa se describe utilizando un diagrama
o red de flechas.
El siguiente paso ser estimar los requerimientos en cuanto a personal, instalaciones,
mobiliario, equipo y documentacin tcnica y normativa de apoyo que sern necesarios para
cumplir con la implantacin.
As mismo deben fijarse el tiempo y las fechas en que abran de iniciarse y terminar cada una
de las actividades del programa, estableciendo claramente la responsabilidad o su ejecucin.
Por ltimo en el programa se debe precisar el mtodo de implantacin que consideren ms
viable utilizar de acuerdo con las siguientes condiciones:
a) Tipo de estudio
b) Alcance

c) Recursos asignados
d) Desarrollo tecnolgico de la organizacin
e) Nivel tcnico del personal
f) Actitud de los niveles de decisin
g) Medio ambiente
2.4.5 Diseo de la Nueva Estructura
Es conveniente que el informe contenga como mnimo las siguientes secciones:
Introduccin: breve descripcin del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,
mecanismo de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, as como los
propsitos y explicacin general acerca de su contenido.
Anlisis de estructura organizacional: exposicin de la gnesis y evolucin de la
organizacin, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha
afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de preparar el estudio.
Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones posibles.
Propuesta para el mejoramiento de la organizacin: presentacin de alternativas de
accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como
los resultados que se estime lograr.
Estratgica de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para
poner en prctica el estudio. As mismo, como se efectuaran los cambios, previendo las
expectativas de actuacin de los integrantes de la organizacin.
Seguimiento, control y evaluacin: determinacin de los mecanismos de informacin, proceso
de control y evaluacin, as como para la detencin de desviaciones y adopcin de medidas
correctivas.
Apndices y anexos: grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativas que
se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.
2.5.2 Mtodos de Implantacin.
Administracin de proceso de implantacin del sistema
La implantacin de un nuevo sistema en una empresa es una situacin que debe pensarse
debido a que no se sabe el impacto que va a tener el nuevo sistema en los dems empleados,
a lo mejor algunos de los empleados no han tenido contacto con los equipos del nuevo
sistema, aunque poco a poco esto ha ido cambiando ya que la nuevas tecnologas estn en
nuestros hogares y es difcil conseguir a empleados que no tengan ningn tipo de relacin con
una computadora, y lo ms importante es que ahora no les tienen miedo sabes y estn
conscientes que ellas le van a aminorar el trabajo adems de optimizarlo.
Algo bien importante a la hora de implantar un sistema nuevo es la capacitacin del personal
operador del sistema, yendo desde los conceptos ms bsicos de computacin como lo
pueden ser hardware y software, generalidades del procesamiento de datos.

Tambin se le debe entrenar o capacitar directamente con el sistema, la navegacin por el


mismo, por sus mens, funciones, caractersticas. Tambin se le debe capacitar con lo que
est relacionado con los almacenamientos de registros, datos, entrega de reportes, impresin
de salidas. Una vez dado este aprendizaje previo se le deja utilizar el sistema bajo una
supervisin.
La implantacin engloba todos los pasos que van desde el sistema viejo hasta llegar al nuevo,
aunque existen casos en que el sistema nuevo saca totalmente al viejo. Estos sistemas
pueden ser manuales o automatizados. Sin importar lo anterior lo que se busca es una buena
implantacin para as lograr que el sistema sea confiable y funcional. Esta parte es esencial
para una empresa ya que si el analista se pierde de detalles de implantacin aunque el
sistema se optimo este no rendir como lo pudiese hacer.
Existen dos etapas para el momento de la capacitacin como son:
La capacitacin del personal como hicimos una breve resea anteriormente, y los
procedimientos
de
conversin
y
revisin
despus
de
la
implementacin.

2.5.3 Integracin de recursos


Autorizar la designacin del personal auxiliar de sus departamentos.
Autorizar las solicitudes de recursos tcnicos didcticos y becas de acuerdo con los
programas de la direccin.
Autorizar las solicitudes de bienes y servicios de apoyo, de acuerdo a los programas de la
direccin aprobados.
Evaluar permanentemente el desempeo del personal y programas de trabajo a su cargo.
Estructurar y distribuir el trabajo.
Desarrollar la creatividad para proponer ideas procedimientos y soluciones.
Tener invariablemente recursos mentalmente para resolver problemas inesperados y de
solucin inmediata.
Operacin:
Supervisar y coordinar las actividades de docencia y de servicios de cmputo, establecidas en
los programas, manuales e instructivos previamente aprobados.
Coordinar el cumplimiento y desarrollo de los convenios que la direccin celebre con otras
instituciones.
Participar en juntas y acuerdos con los titulares de diferentes rganos de la direccin general.
Ejecutar las actividades especficas que le sean asignadas por la direccin general.

Aplicar el presupuesto designado a la direccin.


Proporcionar a los jefes de departamentos los acuerdos aprobados por el consejo interno,
consejo tcnico y direccin general.
Control: Realizar el seguimiento, anlisis y evaluacin de los panoramas y metas fijadas para
cada departamento y establecer las acciones correctas, cuando sea el caso, para asegurar
razonablemente el logro de las metas prefijadas as come los recursos empleados, informando
de estas acciones a la direccin general.
2.5.4 Implantacin
Perspectivas
Para llevar a cabo con xito la implantacin, debemos administrar de forma correcta cinco
puntos crticos. Estos cinco puntos se abordan de forma paralela, asegurando el correcto
tratamiento de todos ellos y cumpliendo los plazos del proyecto.
Gestin del Proyecto
El proyecto se gestiona y se entrega en plazo y de acuerdo al presupuesto.
Gestin de Procesos
El sistema de negocio debe soportar de forma ptima los procesos de negocio del cliente.
Gestin de la Solucin.
Se disea y configura la solucin que de la cobertura ms adecuada a los procesos del
cliente.
Gestin de la Informacin:
Se analiza la gestin ptima de la informacin en el nuevo sistema y la migracin de datos
desde los sistemas antiguos.
Gestin de la Tecnologa
Se define la configuracin e instalacin de la plataforma tcnica ms adecuada y su entorno.
Fases del Proyecto de Implantacin.
Un proyecto de implantacin tpico se divide en tres fases: Estudio de Implantacin,
Implantacin y Puesta en Marcha.
Estudio de Implantacin
En la fase de estudio de implantacin se definen las soluciones y se planifican las tareas a
realizar. Tambin se comparan los procesos de negocio "best-practice" de IFS con los
procesos de negocio crticos del cliente. Y en los casos de clientes con mltiples centros de
operacin dispersos geogrficamente, ya sea a nivel nacional o en diferentes pases, se
decide en qu sitios y en qu orden se instalar el sistema.

Gestin del Proyecto


mbito y Formacin
Planificacin
Organizacin
Personal
Evaluacin y preparacin de medios
Designacin del comit de direccin
Documentacin
Revisiones y Auditorias
Gestin de Procesos
Definicin de procesos de negocio crticos
Gestin de la solucin
Anlisis de discordancias (modificaciones, integraciones, etc.)
Planificacin de paquetes de entrega
Formacin del equipo de proyecto
Gestin de la Informacin Estrategias de migracin de datos
Identificacin de los datos
Gestin de la Tecnologa
Definicin del entorno de implantacin
Infraestructura y arquitectura del sistema
Definicin y Estrategia
Preparacin del entorno de la instalacin
Fase de Implantacin
Durante la fase de implantacin, configuramos y adaptamos el sistema a lo especificado en el
Estudio de Implantacin. Se validan los procesos de negocio y la solucin y se instala y
configura la infraestructura.
De ser necesario, tambin se realizan desarrollos a medida como por ejemplo, la integracin
con otros sistemas.
Gestin del Proyecto
Objetivos
Planificacin
Organizacin
Personal
Reunin de lanzamiento
Comit de direccin
Documentacin
Revisiones y Auditorias
Gestin de Procesos
Desarrollo de rutinas de trabajo
Validacin del modelo de procesos
Formacin del equipo de trabajo (usuario clave)
Formacin a usuario final

Gestin de la Solucin
Desarrollo y entrega de paquetes
Material formativo
Formacin del equipo de trabajo (usuario clave)
Validacin de la aplicacin
Gestin de la Informacin
Recopilacin de datos
Limpieza de datos
Configuracin de los mdulos de migracin de datos
Migracin de datos (pruebas)
Validacin de datos
Gestin de la Tecnologa
Instalacin de los entornos de la implantacin
Implantacin de la infraestructura y arquitectura del sistema
Formacin tcnica
2.6 Evaluacin del Sistema Organizacional
Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgnica y allegarse de elementos a
estudiar y evaluar la organizacin y el equipo humano que la integra, deber empezar por
obtener un organigrama detallado de la misma.
Razn de ms para que el auditor lo elabore o lo actualice y en el desarrollo de esta tarea
encontrara una magnfica oportunidad de empezar a conocer la operacin organizacional de la
entidad o de la funcin sujeta a auditoria y sobre todo las personas involucradas.
En la obtencin del organigrama se recomienda que este se elabore cubriendo los siguientes
puntos:
Que embarque a toda la entidad o la funcin sujeta a revisin
Debe contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura entrndose de la
revisin a una funcin
Debe quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional, y staff.
2.6.1Sistema de Informacin para la Evaluacin
Representa una de las acciones ms importante en la planeacin y desarrollo de cualquier
trabajo de auditora.
En estricta teora toda entidad debe contar con manuales de sistemas y procedimientos de
operacin sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluacin de

estos conceptos, pero la realidad es que son muy contadas las entidades que se valen de
estas herramientas administrativas y a la luz de la realidad si no estn por escrito estos
procedimientos, el auditor deber desarrollarlo para sus propsitos.

Un problema bsico para cubrir estos aspectos lo representa la extensin que deba drsele y
que va directamente relacionada con el tiempo asignado al auditor para realizar su trabajo, as
como habilidad para describir los procedimientos de operacin.
Partiendo del hecho de que un sistema es la conjuncin de procedimientos de enmarcacin
marcados en poltica administrativas y/o disposiciones de control el estudio y evaluacin de
dichos procedimientos se debe efectuar en forma independiente por cada uno de los que
integran el sistema, para posteriormente una vez que se han identificado todos los que
conforman el sistema, llevar a cabo el estudio y evaluacin global del mismo.
El estudio y evaluacin de un procedimiento de operacin se puede llevar a cabo en el
siguiente orden:
Primero: identificar las generalidades del procedimiento.
a) Nombre
b) A qu sistema o funcin operacional pertenece
c) Donde inicia
d) Donde termina
2.6.2 Auditora Administrativa
Es la accin utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego a los factores
o elementos del proceso administrativo instaurados o a seguir en las dependencias y
entidades que conforma el sector gubernamental adems de evaluar la calidad de la
administracin en su conjunto. Una auditoria administrativa no se produce en el vaco.
Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisin del
ms alto nivel y un consenso de voluntades destinados a lograr que una organizacin tenga
capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.
Una auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el
propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Objetivos:
La auditora administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el
crecimiento de En las organizaciones, toda vez que se permite que se revele en qu reas se
requiere de un estudio ms profundo.
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder
evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento
de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

De organizacin: Determina que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura,


competencia, funciones y procesos atreves del manejo efectivo de la delegacin de autoridad
y el trabajo en equipo.

De servicio: Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin


est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas
y satisfaccin de sus clientes.
De calidad: Disponen de la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la
organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios
altamente competitivos.
De cambio: Transforma a la auditoria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva
a la organizacin.
De aprendizaje: Permite que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones: Traducen la apuesta en prctica y resultados de la auditoria en un
slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Bibliografa:
Juan ramn Santillana Gonzlez
Enrique benjamn franklin- Organizacin de Empresas
Administracin global
Mexico prentice hall