Gestin administrativa y

contable

Cuando la informacin contable se transforma

en informacin de gestin
Publicacin: diciembre, 2005

SNTESIS DE LA SOLUCIN

Utilizando la plataforma Microsoft Great Plains, la empresa chilena de

servicios de contabilidad y remuneraciones Consultora Integral S.A. est
revolucionando esta industria al entregar informacin de gestin adems
de aquella necesaria para cumplir los requisitos legales e impositivos de
pequeas y medianas empresas.

Situacin

Acerca de Consultora
Integral
Compaa de servicios financieros,
que resuelve las necesidades de
gestin contable de empresas
medianas y pequeas.

Industria

Consultora Integral S.A. es una nueva empresa de servicios de contabilidad y

remuneraciones, ubicada en Santiago de Chile. A diferencia de los proveedores
tradicionales en ste sector, fue creada con la visin de proveer a sus clientes,
adems de informacin contable o relacionada con leyes social, informacin relevante
relacionada con la gestin de cada uno de sus respectivos negocios. Este
posicionamiento le vali un rpido crecimiento. El tipo de servicio ofrecido y la cantidad
de clientes que lleg a tener muy rpidamente, hicieron que Consultora Integral
buscara una herramienta que le permitiera procesar operaciones de diferentes clientes
en forma masiva, con procedimientos estndares y sencillos, permitiendo la
generacin de informacin de gestin para satisfacer las necesidades de sus clientes y
a la vez incrementar la productividad de sus empleados. Esta pretensin de entregar
de manera simple informacin de calidad y en forma oportuna, chocaba con los
sistemas y procedimientos contables tradicionales, claramente imposibilitados de dar
el soporte necesario.
En efecto, Consultora Integral detect en sus clientes que ya no era suficiente con
declarar el IVA y las leyes sociales cada mes, o bien con generar el balance anual o
trimestral. Urga contar con Balance y Estado de Resultados Mensuales, anlisis de
las ventas y compras en lnea, Libro de Remuneraciones mensual, anlisis de las
liquidaciones de sueldo del mes, etc.

Solucin
Decidimos implementar un sistema de gestin (ERP), que permitiera afrontar los
requerimientos de los clientes actuales y futuros, y que contemplara a la vez
potenciales necesidades en el mbito de la externalizacin de servicios. Despus de
evaluar diversas alternativas disponibles en el mercado, se escogi Great Plains, de
Microsoft Business Solutions, dado que resolva en forma fcil y accesible la
problemtica financiero-contable, as como la de personal y remuneraciones,
obteniendo en forma inmediata informes y reportes, comenta Guillermo Ureta,
Gerente General de
Consultora Integral
Indicadores principales
S.A.
Incremento en base de clientes
100%
Periodicidad de la disponibilidad de
informacin contable
Usuarios

Sistema de gestin contable (ERP)

que permite atender a mltiples
clientes

De Trimestral, semestrel o
anual, a mensual
3

Servicios Financieros

Situacin
Clientes que tenan reportes
contables cada tres meses o
ms
Gran cantidad de carga manual
de datos
Diversidad de clientes para
atender de manera centralizada
por tercerizacin de servicios

Solucin
Implementacin de Microsoft
Great Plains

Beneficios
Consultora Integral puede
atender a todos sus clientes
desde una misma herramienta
Reduccin del tiempo de
entrega de resultados contables
Todo el proceso integrado, lo
que reduce costos y mejora la
productividad del personal

Software y Servicios
Microsoft Windows Server 2003
Microsoft SQL Server
Microsoft Business Solutions
Great Plains

Socio de Negocios
BetterSoft
www.bettersoft.cl

Adicionalmente, constat que Great Plains constitua una plataforma robusta para
procesos masivos, lo cual constituye la base para ampliar su oferta de servicios a otras
reas administrativas, en forma integrada, bajo una plataforma abierta, tanto en lo que
se refiere a herramientas de productividad, correo, bases de datos e Internet.
El proceso tpico del negocio consiste en la recoleccin datos y documentos de
respaldo de cada uno de los clientes de la consultora. Pueden ser documentos de
venta (facturas de diferente tipo, boletas, notas de crdito y dbito, otros ingresos), de
compra, de retenciones (boletas honorarios, impuesto nico de sueldos), como as
tambin otros documentos contables como ser cartolas bancarias, detalle de egresos e
ingresos, crdito de terceros y cartolas de inversiones. Todo esto es ingresado a Great
Plains, herramienta con la que se realiza el anlisis de la informacin y cada una de
las cuentas, para luego generar los balances, estados de resultados, reporte de
ventas, evolucin de los principales proveedores y clientes, registro de los
vencimientos a 30, 60 das o ms, entre otros indicadores de gestin.
Tpicamente es un contador de Consultora Integral quien solicita la informacin a la
empresa cliente; un ayudante ingresa toda la informacin a Great Plains y a partir de
all se hacen los anlisis y clculos correspondientes, se controla la calidad de la
informacin, para luego entregarla al cliente, quien proceder a cumplir con los
compromisos derivados, como pago de impuestos, presentaciones ante organismos
del Estado y dems. Finalmente CI almacena los documentos de pago para su archivo
histrico.

Despus de evaluar
diversas alternativas
disponibles en el
mercado, se escogi
Great Plains, de
Microsoft Business
Solutions, dado que
resolva en forma fcil y
accesible la
problemtica
financiero-contable, as
como la de personal y
remuneraciones,
obteniendo en forma
inmediata informes y
reportes
Guillermo Ureta
Gerente General
Consultora Integral S.A.

Lo interesante de Great Plains es que cubre todo el circuito del proceso, desde el
ingreso de los documentos hasta su asociacin con los asientos contables, lo cual es
una ventaja sustancial con respecto a otras soluciones y mecanismos tradicionales,
Adems, el respaldo de Microsoft nos da la tranquilidad de saber que contamos con
esta solucin y su apoyo a travs del tiempo, lo que nos permitir seguir creciendo,
aclara Ureta.
Para esta implementacin, Consultora Integral recurri a BetterSoft, Microsoft Certified
Partner para Soluciones Microsoft Great Plains. En tan slo tres meses, ya estaba
operando con todos los clientes bajo la nueva plataforma. Como era una empresa
nueva no hubo necesidad de migrar sistemas antiguos; sin embargo, la
implementacin desde cero implicaba el desafo de y tomar decisiones acerca de
procesos y procedimientos que pudieran crecer, sostenindose en el tiempo para
alcanzar los mximos niveles de eficiencia. La interfaz grfica de Great Plains y la
capacitacin brindada por BetterSoft facilitaron la transicin de los empleados de los
tradicionales sistemas de gestin a la nueva plataforma.

Beneficios
Implementar Microsoft Great Plains comenz a rendir frutos de inmediato, comenta
Guillermo Ureta. Entre los meses de Agosto y Septiembre de 2005 (cuando no es
habitual que haya clientes que cambien de empresa de contabilidad), se increment la
base de clientes en un 100%.
En trminos de gestin interna de parte de Consultora Integral, la solucin permite
monitorear en lnea el avance en la contabilidad por cada uno de sus clientes, ya que
los informes y consultas registran los meses para los cuales se hayan cerrados los
balances. De esta manera es posible monitorear y apoyar la actividad de cada
contador y su ayudante, mejorando su productividad y a la vez, permitindoles
incrementar los niveles de satisfaccin de sus clientes.

Lo interesante de
Great Plains es que
cubre todo el circuito
del proceso, desde el
ingreso de los
documentos hasta su
asociacin con los
asientos contables, lo
cual es una ventaja
sustancial con respecto
a otras soluciones y
mecanismos
tradicionales.
Guillermo Ureta
Gerente General
Consultora Integral S.A.

Para acceder a ms informacin, visite http://www.microsoft.cl. 2004 Microsoft Corporation. Todos los
derechos reservados. Este caso de xito solo tiene fines informativos. Microsoft no brinda garantas,
explcitas o implcitas en este documento. Microsoft, el logo .NET, Visio, Visual Studio, Windows, son
marcas registradas por Microsoft Corporation

Por otra parte, dado que Microsoft Great Plains opera de manera estructurada, con
procesos y funciones claramente identificables, a travs de las opciones de men y las
pantallas de funcin, se ha facilitado la generacin de los procedimientos, de ingreso,
procesamiento y revisin de datos y resultados. Estos procedimientos sirven para
asegurar la calidad y disponibilidad de los servicios, tanto para capacitar nuevos
integrantes como para controlar la correcta realizacin de las tareas.
Adicionalmente, se logr reducir costos por eliminacin de papeles y carga manual de
datos, eliminando la duplicacin de tareas y garantizando la confiabilidad y consistencia
de la informacin. Ahora, el tiempo se concentra en el anlisis de los datos y no en tareas
rutinarias.
Para los clientes, se logr pasar de una contabilidad que en el mejor de los casos era
trimestral, a una frecuencia mensual y a un cumplimiento ms eficaz de los compromisos
fiscales, que evitan multas y re-declaraciones de IVA, entre otros inconvenientes.
Para Consultora Integral, el objetivo es proporcionar un servicio sobre el estndar de la
industria cambiando el paradigma del servicio tipo impuesto al servicio de valor
agregado, que permite a los clientes sacar provecho de la informacin y gestionar su
empresa. Y con Great Plains lo estamos logrando, concluye Ureta.

Para Consultora
Integral, el objetivo es
proporcionar un
servicio sobre el
estndar de la industria
a partir del paradigma
de servicio de valor
agregado, que permite
a los clientes sacar
provecho de la
informacin y gestionar
su empresa. Y con
Great Plains lo
estamos logrando.
Guillermo Ureta
Gerente General
Consultora Integral S.A.

Para acceder a ms informacin, visite http://www.microsoft.cl. 2004 Microsoft Corporation. Todos los
derechos reservados. Este caso de xito solo tiene fines informativos. Microsoft no brinda garantas,
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