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ENTRENAMIENTOS

Superintendencia de Valores
Santo Domingo
Republica Dominicana
Mayo 1ro 2014

EDUARDO DIAZ
Web Site : www.qms.net
Email : ediaz@qms.net
Telfono : 809-757-0447

EDWARD E. NOUEL VELOZ


Web Site : www.qms.net
Email : enouel@qms.net
Telfono : 829-947-4795 (646)421-7820

Organizacin
Personal

Manejo de la
Informacin

Interpretacin
Norma ISO

Gestin de
Auditoria

Gestin con
el Cliente

Gestin con
el Eq. Auditor
2

ORGANIZACION PERSONAL
1. Auto presentacin
Parece fiable y entendible
Se comporta de tal forma que mantiene la reputacin de la
organizacin que representa
Parece profesional
2. Gestin del tiempo
Es puntual
Consigue las tareas de manera eficaz dentro de los plazos
establecidos
Est organizado y centrado
Ajusta el programa para tratar los imprevistos de manera
eficaz.

ORGANIZACION PERSONAL
3. Comunicacin no verbal
Es receptivo a las seales no verbales y en particular, puede
reconocer la disconformidad en el auditado
Presenta una imagen positiva y profesional en su uso de las
comunicaciones no verbales
Se comunica bien con la mirada
4. Categrico
Corts y respetuoso en todo momento

MANEJO DE INFORMACION
5. Recopilar informacin
Selecciona mtodos adecuados
Capaz de dar prioridad a la informacin
Recopila la informacin relevante
Sigue los criterios anteriores
6. Entrevistas
Estructura las entrevistas
Controla y dirige las entrevistas para asegurar que se renen
los objetivos
7. Escuchar y preguntar
Hace preguntas abiertas para explorar reas generales
Hace preguntas cerradas para comprobar hechos especficos
Escucha atentamente
Comprueba su comprensin sobre lo que dice el auditado
5

MANEJO DE INFORMACION
8. Observacin
Se da cuenta de detalles
Es consciente de actividades perifricas
Identifica la significatividad de lo que se dice
Cuenta lo que est investigando frente a los requisitos de la
norma
9. Bsqueda de documentos
Asimila la informacin rpida y adecuadamente
Capaz de entender las relaciones entre documentos
Capaz de identificar la informacin importante y relevante
Capaz de diferenciar entre informacin importante y trivial

MANEJO DE INFORMACION
10. Toma de notas
Registra todos los trminos clave de la informacin
La toma de notas no le distrae para escuchar
Capaz de producir documentos de auditora procedentes de
las notas tomadas resumidos y adecuados
11. Escribir el informe
Incluye toda la informacin relevante
Informacin expresada claramente, basada en hechos y legible
Informe completo - sin requerir ms explicaciones verbales

MANEJO DE INFORMACION
12. Habilidades de presentacin
La informacin est estructurada y presentada de una manera
lgica
Las explicaciones son claras, utilizando un lenguaje familiar al
pblico y evitando una jerga parienta.
Parece confiado y hace buenos contactos con su presencia
con la gente
Habla claramente y con buen tono de voz
13. Habilidades de informacin
Informacin ofrecida adecuada y categricamente
Informacin ofrecida en el momento oportuno y a la gente
adecuada
La informacin a colegas es constructiva y sirve de apoyo

CONOCIMIENTO Y APLICACION ISO 9001

ISO
9001

14. Aplicacin relativa a la organizacin del cliente


Identificacin de la clusula ms adecuada para cada situacin
Aplica el estndar lgicamente
Se relaciona con la organizacin del cliente y el sector de la
industria
Aplica el estndar sin influencias personales
Capaz de interpretar la terminologa del cliente con la de la
ISO 9001
Capaz de interpretar correctamente los hallazgos con los
requisitos de la ISO 9001

GESTION DE LA AUDITORIA
15. Planificacin y preparacin
Identifica los objetivos para las tareas
Selecciona las herramientas/tcnicas/mtodos adecuados para
los objetivos y el ambiente del trabajo
Capaz de identificar las reas de importancia clave y las refleja
en los planes
Informacin necesaria identificada y disponible

ISO
9001

16. Control & revisiones


Controla el progreso con los planes
Identifica la necesidad de enmendar planes para lograr los
objetivos
Como lder del equipo, es consciente del progreso de los
dems miembros del equipo, y de los procesos de revisin
acordados.

10

GESTION DE LA AUDITORIA

ISO
9001

17. Reparto de tareas


Proporciona tareas a aquellos que son competentes para
realizarlas
Hace un uso eficaz de los recursos del equipo
Tiene en cuenta las preferencias de los miembros del equipo,
donde sea apropiado
Las instrucciones son claras, especficas y se comprueba la
adecuada comprensin.
18. Toma de decisiones y evaluacin
Decisiones basadas en pruebas objetivas
Las decisiones tienen en cuenta toda la informacin disponible
La importancia del asunto es evaluada antes de la toma de
decisiones
Las decisiones son imparciales y se relacionan con los
requisitos de la norma
11

GESTION DE LA AUDITORIA

ISO
9001

19. Anlisis de la informacin


Tiene en consideracin la poltica de calidad y el mbito de la
auditora
Compara la informacin con los procedimientos y la ISO 9001
con el fin de identificar la conformidad o la disconformidad.
Capaz de establecer vnculos, o la falta de ellos, entre
informaciones
Capaz de comprender la informacin en relacin con la
actividad del auditado
Capaz de identificar la informacin inconsistente e incompleta
20. Seleccin del muestreo
Los tamaos de los muestreos son proporcionales a la
importancia del rea/actividad que se audita
El muestreo seleccionado es relevante para la auditora
Se evala el muestreo con criterios claramente definidos
12

GESTION con el AUDITADO CLIENTE


21. Relaciones
Intenta relajar al auditado
Es siempre corts y respetuoso
Amigable y de ayuda, dentro de los limites de la relacin
Asegura que las relaciones profesionales podran continuarse
con cada auditado
Mantiene la confidencialidad
22. Controlar las reuniones
Trabaja con una agenda clara y conocida
Controla las reuniones y a los participantes para asegurar el
cumplimiento de los tiempos
Las explicaciones son ofrecidas de forma clara
Invita a hacer preguntas
Controla las reuniones de acuerdo con un fin definido

13

GESTION con el AUDITADO CLIENTE


23. Manejo de conflictos
Escucha eficaz y tranquilamente
Es receptivo a nueva informacin
Proporciona informacin clara que el auditado comprende y de
la que se puede beneficiar
Es categrico, pero no agresivo
Toma decisiones con ayuda de pruebas objetivas
Describe el procedimiento de quejas, si es necesario
24. Tacto y diplomada
Escoge palabras que no son emotivas
No emite juicios personales y no se dedica a culpar
Se conduce de manera diplomtica

14

GESTION con el AUDITADO CLIENTE


25. Sensible con las necesidades del negocio y personales del auditado
Flexible dentro de los limites al completar una auditoria eficaz
Demuestra una comprensin de las prioridades del auditado
Capaz de identificar los procesos iniciales con el fin de realizar
una auditoria de valor aadido
Usa la terminologa del auditado
Deja a la organizacin con un camino definido
Capaz de entender al auditado
No pone al auditado bajo una presin indebida
Muestra paciencia cuando es apropiado
Capaz de usar un lenguaje que el auditado entiende y con el
que estn cmodos

15

TRABAJO CON EL EQUIPO AUDITOR


26. Liderazgo del equipo
Asegura que los miembros del equipo trabajan bien juntos
Motiva y apoya a los miembros del equipo
Receptivo a las ideas y sugerencias del equipo
Accesible
27. Identificacin del uso de recursos
Identifica el conocimiento, la experiencia y las habilidades
especiales dentro del equipo.
Proporciona actividades a aquellos ms cualificados,
asegurndose que todas las actividades se gestionan
competentemente.
Tiene en cuenta las preferencias personales si es posible

16

TRABAJO CON EL EQUIPO AUDITOR


28. Intervenir en el equipo
Identifica cuando se requiere la intervencin
Acta como mediador donde surgen conflictos
interprofesionales
Toma decisiones
Altera los planes para asegurar la auditoria eficaz
Es siempre justo y objetivo
29. Establecer objetivos para el equipo
Las expectativas son explicitas, se pueden lograr y se ha
comprobado su comprensin
Objetivos establecidos con el fin de apoyar el logro de una
auditor la eficaz
Se acuerdan los procesos de revisin

17

TRABAJO CON EL EQUIPO AUDITOR


30. Entrenar a los miembros del equipo
Proporciona feedback constructivo
Usa preguntas con el fin de ayudar a los miembros del equipo
para revisar la propia actuacin.
Ofrece sugerencias para mejoras
Sirve de apoyo y tiene tacto

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ENTRENAMIENTOS

Superintendencia de Valores
Santo Domingo
Republica Dominicana
Mayo 1ro 2014

EDUARDO DIAZ
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INTEGRIDAD
Los auditores y los gestores de auditoria deberian:
1.
2.

3.
4.
5.

Desempear su trabajo con honestidad, diligencia y


responsabilidad.
Observar y cumplir todos los requisitos legales
aplicables
Demostrar su competencia al desempear su trabajo
Ser imparcial en todo momento
No dejarse influenciar para que su juicio sea objetivo

PRESENTACION IMPARCIAL
La obligacin de informar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora deberan
reflejar con veracidad y exactitud las actividades de
auditora. Se debera informar de los obstculos
significativos encontrados durante la auditora y de las
opiniones divergentes sin resolver entre el equipo
auditor y el auditado.
La comunicacin debera ser veraz, exacta, objetiva, oportuna,
clara y completa.

DEBIDO CUIDADO PERSONAL


La aplicacin de diligencia y juicio al auditar
Los auditores deberan proceder con el debido cuidado, de
acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y
la confianza depositada en ellos por el cliente de la
auditora y por otras partes Interesadas.
Un factor importante al realizar su trabajo con el debido
cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios
razonados en todas las situaciones de la auditora.

CONFIDENCIALIDAD
Seguridad de la informacin
Los auditores deberan proceder con discrecin en el uso y la
proteccin de la informacin adquirida en el curso de sus
tareas.
La informacin de la auditora no debera usarse
inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del
cliente de la auditora, o de modo que perjudique el inters
legtimo del auditado.
Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la informacin
sensible o confidencial.

INDEPENDENCIA
La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de
las conclusiones de la auditora
Los auditores deberan ser independientes de la actividad que se
audita siempre que sea posible, y en todos los casos
deberan actuar de una manera libre de sesgo y
conflicto de intereses.
Para las auditoras internas, los auditores deberan ser
independientes de los responsables operativos de la
funcin que se audita.
Los auditores deberan mantener la objetividad a lo largo del
proceso de auditora para asegurarse de que los
hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados
slo en la evidencia de la auditora.

Enfoque basado en la evidencia


El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora
fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico
La evidencia de la auditora debera ser verificable.
En general se basar en muestras de la informacin disponible,
ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de
tiempo delimitado y con recursos finitos.
Debera aplicarse un uso apropiado del muestreo, ya que est
estrechamente relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la auditora.

ENTRENAMIENTOS

Superintendencia de Valores
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EDUARDO DIAZ
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Auditora externa

Auditora interna

Auditora al proveedor

Auditora de tercera parte


Para propsitos legales,
reglamentarios y similares

A veces llamada auditora de


primera parte

A veces llamada auditora de


segunda parte

Para certificacin (Vanse


tambin los requisitos en la
Norma ISO/IEC 17021:2011)

Esta Norma Internacional no establece requisitos, sino que


proporciona orientacin sobre la gestin de un programa de
auditora, sobre la planificacin y realizacin de una auditora del
sistema de gestin, as como sobre la competencia y evaluacin
de un auditor y un equipo auditor

Auditora
Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de auditora.

Criterios de auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditora.

Evidencia de la auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que es pertinente para los criterios de auditora y
que es verificable .

Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora
recopilada frente a los criterios de auditora.
Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no
conformidad
Los hallazgos de la auditora pueden conducir a la
identificacin de oportunidades para la mejora o el registro de
buenas prcticas

Conclusiones de la auditora
Resultado de una auditora, tras considerar los objetivos de la
auditora y todos los hallazgos de la auditora.
Se incluyen las evidencias de conformidad, no conformidad y
mejoras

Cliente de la auditora organizacin


En el caso de una auditora interna, el cliente de la auditora
tambin puede ser el auditado o la persona que gestiona el
programa de auditora. Las solicitudes de una auditora
externa pueden provenir de fuentes como autoridades
reglamentarias, partes contratantes o clientes potenciales
.

Auditado: organizacin o proceso que es auditada

Auditor: persona que lleva a cabo una auditora


Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una
auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.
1-Un auditor del equipo se le designa como lder del mismo.
2-El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
Experto tcnico: persona que aporta conocimientos o
experiencia especficos al equipo auditor

Una organizacin que necesita llevar a cabo auditoras debera


establecer un programa de auditora que contribuya a la
determinacin de la eficacia del sistema de gestin del
auditado.
El programa de auditora puede incluir auditoras que tengan en
consideracin una o ms normas de sistemas de gestin,
llevadas a cabo de manera individual o combinada.
La alta direccin debera asegurarse de que los objetivos del
programa de auditora se han establecido y que se asigna
una o ms personas competentes para gestionar el programa
de auditora

5.2 Establecimiento de los objetivos del programa de auditoria

5.3 Establecimiento del programa de auditoria


5.3.1 Funciones y responsabilidades de la persona responsable de
la gestin del programa de auditoria.
5.3.2 Competencia de la persona responsable de la gestin de
auditoria
5.3.3 Determinacin del alcance del programa de auditoria
5.3.4 Identificacin y evaluacin de los riesgos con el programa de
auditoria
5.3.5 Establecimiento de procedimientos para el programa de
auditoria
5.3.6 Identificacin de los recursos del programa de auditoria

5.4 Implementacin del programa de auditoria

5.4.1 Generalidades
5.4.2 Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios para una
auditoria individual
5.4.3 Seleccin de los mtodos de auditoria
5.4.4 Seleccin de los miembros del equipo auditor
5.4.5 Asignacin de responsabilidades al lder del equipo auditor
para una auditoria individual.
5.4.6 Gestin del resultado del programa de auditoria
5.4.7 Gestin y mantenimiento de los registros del programa de
auditoria

Competencia y Evaluacin
de los Auditores Capitulo 7

Realizacin de la Auditoria
Capitulo 6

5.5 Seguimiento del programa de auditoria

5.6 Revision y mejora del programa de auditoria

Este captulo contiene orientacin sobre la preparacin y


realizacin de actividades de auditora como parte de un
programa de auditora.
El grado de aplicacin de las disposiciones de este captulo
depende de los objetivos y del alcance de la auditora
especfica.

6.2 Inicio de la auditoria


6.2.1 Generalidades
6.2.2 Establecimiento del contacto inicial con el auditado
6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditoria

6.3 Preparacin de las actividades de auditoria


6.3.1 Realizacin de la revisin de documentacin en la preparacin
de la auditoria
6.3.2 Preparacin del plan de auditoria
6.3.3 Asignacin de las tareas del equipo auditor
6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo

6.4 Realizacin de las actividades de auditoria


6.4.1 Generalidades
6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura
6.4.3 Realizacin de la revisin de la documentacin durante la
auditoria
6.4.4 Comunicacin durante la auditoria
6.4.5 Asignacin de funciones y responsabilidades de los guas y los
observadores
6.4.6 Recopilacin y verificacin de la informacin
6.4.7 Generacin de hallazgos de la auditoria
6.4.8 Preparacin de las conclusiones de la auditoria
6.4.9 Realizacin de la reunin de cierre

6.5 Preparacin y distribucin del informe de auditoria


6.5.1 Preparacin del informe de auditoria
6.5.2 Distribucin del informe de auditoria

6.6 Finalizacin del programa de auditoria


6.3.1 Realizacin de la revisin de documentacin en la preparacin
de la auditoria

No Conformidad Mayor:
Es la ausencia de o la falla de implementar y mantener, uno o ms de los
requisitos o elementos del Sistema de Gestin requeridos por la ISO
9001 o una situacin en la cual, bajo las bases de evidencia objetiva
disponible, se tiene duda sobre el desempeo del sistema de gestin
que posee la compaa.
Se debe de presentar un plan de accin inmediato para la eliminacin de
las causas de la no conformidad y una Re-Auditoria Parcial o
Completa es requerida .

No Conformidad Menor:
Una No Conformidad Menor no tiene un efecto tan adverso como una No
Conformidad Mayor, no obstante, es una falla que afecta la
conformidad del sistema de gestin establecido o de la norma ISO
9001.
Se deber presentar las Acciones Correctivas (Incluyendo Anlisis de
Causa Raz) a las No Conformidades Menores

Observacin:
es un hallazgo de naturaleza avizora o una falla aislada que no es
repetitiva en otras reas y por lo tanto no afecta o compromete los
resultados de los procesos.
Acciones Preventivas son mandatarias para las observaciones. Los
dueos de los procesos deben incluir un Plan sobre las
Correcciones que realizaran para mejorar las observaciones
detectadas en el proceso.

HABILIDADES Y PRINCIPIOS DE AUDITOR


El que apenas conoce los principios no es igual al que
los ama y practica.
Confucio

EDWARD E. NOUEL VELOZ


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