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El control:

El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.


Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviacin significativa"
Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso
que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas"
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los
principios administrativos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de
que se pueda repararlos y evitar su repeticin".
Propsito del control:
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes
tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
Funcin del control:
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
1 Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los
vendedores.
2 Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao, etc.)
3 Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.

4 Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una
nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar
con la actividad
La esencia del control administrativo:
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la
planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control
que deben siempre estar funcionando en una empresa. El control se ejerce a travs de
la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de resultados reales,
como tambin se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican
los tipos de control como sigue:
Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada): Se ejerce
previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el
personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.
Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de
desempeo): Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las
actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los
procedimientos, sobre la marcha.
Control por retroalimentacin:

Accin

posteriori

(re-

planificacin),

concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las


actividades futuras.
Fases del Control:
Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades
peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.

4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y


aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en
prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin;
continuar con la alimentacin adelantada para efectos de re planificacin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a
aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo.
Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la
retroalimentacin, el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin
correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen
operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el
control tiene tambin como resultado la modificacin de los planes y metas anteriores o
la formulacin de nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente.
Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas particulares de la
operacin y la estructura de organizacin. Un importante aspecto de control que a
menudo se pasa por alto es su relacin con el momento de la accin. Por lo tanto, debe
aplicarse un control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el
compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones
debe empearse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los
objetivos, los planes, las polticas y las normas deben haber sido comunicados al
gerente y plenamente comprendidos por ste con la anticipacin necesaria. La
comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye
una medicin de la efectividad del control durante un perodo pasado especificado, el
cual constituye la base para una eficaz retroalimentacin. Los hechos que se muestran
en un informe de desempeo no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medicin
histrica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto
importante aqu es que los objetivos, las polticas y las normas cumplen dos
necesidades bsicas en el proceso global de control, a saber:

1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el momento


de la accin.
2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia del
control posteriormente a la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la re
planificacin.
Elementos del control:
Establecimiento de estndares: Es la aplicacin de una unidad de medida, que
servir como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el control.
Medicin de resultados: La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede
de algn modo modificar la misma unidad de medida.
Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva
para integrar las desviaciones en relacin con los estndares.
Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre
la planeacin y el control
Etapas del Control:
Establecimiento de normas: Lleva el control del comportamiento.
Operacin de los controles: Funciones de tcnicas y especialistas.
Interpretacin de resultados: Retroalimentacin en la administracin.

Supervisin y control dentro de la organizacin:


Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los
hombres, con el objeto de que stos, en grupo o individualmente cumplan con las
funciones o tareas que le han sido asignadas.
Los supervisores actan como jueces y como solucionadores de problemas en el
proceso de control en una organizacin. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el
primer rol, actan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver
si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el
segundo rol, actan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin
de averiguar porque no sali bien algo y luego decidir qu hacer al respecto. En su rol
de juez, los supervisores observan lo que sucede a travs del proceso de conversin y

luego compara estas observaciones con los estndares de lo esperado. Estos


estndares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de
planeacin o puedo ser las mismas metas. En el rol de solucionadores de problemas y
de tomadores de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque las
condiciones o resultados estn por debajo de los estndares, sino tambin corregir
esas condiciones y lograr los resultados esperados.
La planeacin y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administracin.
La accin no planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener
encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales.
Cualquier intento por controlar sin planes no tendra sentido, puesto que no se podra
saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos que se sepa de
antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeacin. Los planes proporcionan, por
tanto, los estndares de control.
Principios Generales de Administracin Aplicados al Control:
Entre los principios generales de administracin aplicados al control, pueden citarse:
Principio de garanta del objetivo. El control debe contribuir a la consecucin de los
objetivos mediante la verificacin oportuna de las discordancias con los planes para
emprender la accin correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por finalidad
alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones
existentes en los planes para indicar las correcciones que deban aplicarse para
conseguir los objetivos.
Principio de definicin de los estndares. El control debe basarse en estndares
objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijacin de estndares de
desempeo y de calidad, cuando stos se establecen con objetividad y se definen con
precisin, facilita la aceptacin de quien debe responder por la tarea y permite
emprender una accin de control ms fcil y segura.
Principio de excepcin. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto ms concentre
un administrador sus esfuerzos de control en desvos y excepciones, ms eficientes
sern los resultados de este control. El administrador debe preocuparse ms por los
desvos importantes que por las situaciones relativamente normales.

Principio de accin. El control slo se justifica cuando indica disposiciones capaces


de corregir los desvos detectados o comprobados, respecto de los planes. Estas
disposiciones deben justificar la accin de control, que generalmente implica cierta
inversin de tiempo, personal y otros elementos ms. Este principio tambin se halla
correlacionado con el costo del control. Cuando ste es mayor que costo ocasionado
por los desvos de la situacin controlada, no se justifica el control. El control es una
accin eminentemente utilitaria y pragmtica: slo debe realizarse cuando vale la pena.
Tipos de control:
El control en una organizacin puede ser implementado antes de comenzar una
actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se
clasifica el control, antes, durante y despus. Exactamente los tipos de control son:
Control preventivo o anterior a la accin: Intenta prevenir los problemas
previstos. Est dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una accin
administrativa antes de que se presente el problema.
Control concurrente: Se realiza durante la accin, trata de que el administrador
pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser
demasiado alto.
Control correctivo o posterior a la accin: ellos se debe basar en una
retroalimentacin realizada cuando la actividad ha terminado.
reas de desempeo del control. El control tiene muchas reas de desempeo, todos
los departamentos en los que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por
lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la
empresa. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:
Dentro del rea de produccin se encuentra:

El control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad (peso,


resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen

con algunas normas preestablecidas.


El control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del
administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para
obtenerla

de

esta

manera,

la

organizacin

debe

poseer

sistemas

tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a

corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el
control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y
comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en

la toma de decisiones.
El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan

desviaciones en los costos estndar por unidad.


Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de
correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en
algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales,
mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control
consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas
declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.

Tcnicas de Control:
Para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas que nos
ayuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos ms que un
gerente ms debe controlar es la informacin. La informacin apropiada en el momento
oportuno y en cantidad precisa puede ser la clave para salir de un problema o de una
situacin de riesgo. Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema
de Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes ms
debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a simplemente los
datos. Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la
administracin porque hay que trabajar con personas. Es ms importante el control a
los empleados y las personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento:
Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles
o premiarles por su trabajo.
Evaluacin del rendimiento: Es una evaluacin ms formal del trabajo de los
empleados por parte del gerente. Se llevan a cabo evaluaciones ms
sistemticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son
tambin muy variadas:
1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para
un empleado.

2. Incidentes crticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o


ineficacia de un empleado.
3. Escalas grficas de calificacin: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un
empleado con escala ascendente.
4. Escalas de clasificacin basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los
empleados de acuerdo con comportamientos especficos en el trabajo.
5. Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados,
comparndolos entre s.
6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa
se halla propuesto a alcanzar.
7. Retroalimentacin de 360 grados: Revisin encaminada a la evaluacin del
rendimiento procedente de una retroalimentacin.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


MINISTERIO DE EDUCACION Y DEPORTE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
CATEDRA: SUPERVISION DEL PERSONAL

EL SUPERVISOR EN EL PROCESO DE CONTROL

REALIZADO POR:

Chaparro Mara
Herrera, Solhert.
Lpez, Kaylineth
Paredes, Katyusca

MARACAIBO, OCTUBRE 2014