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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Octubre del 2006.


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

Contenido Página
Autorización 10
Introducción 11
Organigrama General 12
Contenido Hojas
Procedimientos
Oficina del C. Secretario
Unidad de Apoyo Jurídico A
Revisión y formulación de proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que son
1-2
competencia de la Dependencia
Área de lo Contencioso Administrativo
Certificación de documentos 1-2
Área de Asesoría Jurídica
Validación de documentos jurídicos 1-2
Unidad de Apoyo Administrativo B
Área de Recursos Humanos
Movimientos nominales de alta y promoción de personal 1-4
Movimiento nominal de baja de personal 1-2
Pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza 1-2
Préstamo a la caja de ahorro para el personal de confianza 1-2
Área de Recursos Financieros y Contabilidad
Contabilidad financiera 1-3
Control presupuestario 1-3
Emisión de cheques y control de cuentas bancarias 1-3
Área de Recursos Materiales y Servicios Generales
Compra y/o contratación directa de bienes y/o servicios 1-4
Compra y/o contratación de bienes y/o servicios a través del Subcomité de Adquisiciones,
1-9
Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de la Dependencia
Inventario físico de bienes muebles 1-2

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Contenido Hojas
Unidad de Planeación C
Área de Programación y Presupuestación
Elaboración del anteproyecto de presupuesto de egresos 1-4
Modificaciones presupuestarias 1-3
Área de Evaluación y Seguimiento
Integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal 1-3
Control y seguimiento del Programa Operativo Anual 1-3
Integración de los proyectos de inversión al Sistema de Planeación 1-4
Área de Proyectos e Información Sectorial
Integrar el apartado temático del Sector Administración para el Informe de Gobierno 1-3
Adecuaciones estructurales y de plantilla de personal 1-4
Actualización de manuales administrativos 1-3
Unidad de Informática D
Entrega de consumibles informáticos 1-2
Área de Sistemas
Desarrollo e implementación de sistemas integrales de información 1-2
Mantenimiento de sistemas integrales de información 1-2
Respaldo de información de servidores 1-2
Área de Redes y Soporte Técnico
Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo 1-2
Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo 1-2
Elaboración de proyectos tecnológicos 1-2
Respaldo de información de usuarios 1-2
Delegaciones Regionales E
San Cristóbal de Las Casas
Información y orientación ciudadana 1-2
Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos 1-2
Gestión de trámites oficiales 1-2

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Contenido Hojas
Yajalón
Información y orientación ciudadana 1-2
Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos 1-2
Gestión de trámites oficiales 1-2
Tapachula
Información y orientación ciudadana 1-2
Gestión de trámites oficiales 1-2
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico F
Dirección de Desarrollo Administrativo F1
Departamento Sector Gobierno y Seguridad
Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía
Departamento Sector Educación y Salud
Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural
Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social
Elaboración de dictámenes de adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas 1-2
Asesorías para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos 1-2
Asesorías para la elaboración y/o actualización de reglamentos interiores 1-2
Dirección de Desarrollo Tecnológico F2
Departamento de Ingeniería de Sistemas
Capacitación especializada sobre el uso e implementación de tecnologías de información a
1-2
servidores públicos adscritos a los órganos administradores de tecnologías de información
Emisión de dictamen de viabilidad de registro patrimonial de sistemas de información
1-2
desarrollados en Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal
Transferencia de sistemas de información a Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal 1-2
Departamento de Infraestructura Tecnológica
Baja y/o transferencia de bienes informáticos 1-2
Supervisión de la red de voz y datos 1-2
Emisión de dictamen para la implementación de redes de voz y datos 1-2
Emisión de dictamen técnico para la adquisición de bienes informáticos 1-2

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Contenido Hojas

Departamento de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional


Evaluación en informática especializada 1-2
Supervisión al seguimiento de proyectos de desarrollo tecnológico y la gestión informática
1-2
institucional de los órganos administradores de tecnologías de información
Seguimiento al informe de la supervisión de proyectos de desarrollo tecnológico y a la gestión
1-2
informática institucional
Dirección de Internet F3
Departamento de Programación y Diseño
Hospedaje de sitios de internet a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal 1-2
Asignación de cuentas de correo electrónico a funcionarios del Gobierno del Estado 1-2
Departamento de Administración del Sitio Central de Internet
Emisión de certificados digitales para agentes certificadores de las Dependencias o Entidades 1-2
Revocación del certificado digital a petición del agente certificador de la Dependencia o Entidad 1-2
Asesoría para la emisión y revocación de los certificados digitales 1-2
Asesoría a los servidores públicos para el uso de la firma electrónica avanzada en los sistemas de
1-3
gestión gubernamental
Subsecretaría de Administración de Personal G
Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias G1
Definición de los algoritmos de cálculo para la retención del impuesto sobre la renta por sueldos y
1-3
salarios o, en su caso del crédito al salario a entregar
Gestión y entero de las retenciones efectuadas sobre sueldos y salarios 1-3
Elaboración y presentación de la declaración informativa anual de sueldos y salarios de los
1-3
trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado
Elaboración de las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del impuesto sobre la
renta sobre sueldos y salarios efectuadas y/o crédito al salario pagado, correspondientes a un 1-2
ejercicio
Dirección de Remuneraciones y Retenciones G2
Departamento de Personal Administrativo
Trámite de nóminas de sueldos 1-3
Emisión de nombramientos 1-2

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Contenido Hojas
Emisión de pagos en nóminas complementarias 1-2
Emisión de hoja de cálculo a reintegro 1-3
Retenciones de sueldos 1-2
Radicaciones físicas de cheques de sueldos 1-2
Liberaciones de sueldos 1-2
Devoluciones de cheques de sueldos 1-2
Cancelación de cheques de sueldos 1-2
Expedición de constancias de sueldos 1-2
Modificaciones al padrón de recursos humanos 1-3
Movimientos a la nómina de pensionados 1-2
Trámite de pago de estímulos económicos 1-3
Trámite de pago de becas 1-2
Trámite de pago de apoyos económicos por la adquisición de prótesis y/o anteojos 1-3
Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro
Trámite de pago de cuota al Instituto de Seguridad Social de Trabajadores del Estado de Chiapas 1-2
Trámite de pago de cuota fideicomiso 1-2
Trámite de pago de retenciones a terceros 1-3
Registro de los importes de deducciones de cheques cancelados de personal administrativo y
1-3
docente del Ejecutivo Estatal
Trámite para el pago de cuotas y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2
Información de costos Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2
Trámite para la aplicación de la nota de crédito global al Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2
Trámite de pago del impuesto estatal del 1.5% sobre nóminas 1-2
Descuentos vía nómina por convenios efectuados con empresas e instituciones del Gobierno del
1-3
Estado
Validación de cálculos: impuesto sobre sueldos y salarios, cuota al Instituto de Seguridad Social de
1-2
los Trabajadores del Estado de Chiapas e Instituto Mexicano del Seguro Social
Captura de aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la clave 24, recuperación de préstamos
1-2
a la caja de ahorro y nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro
Verificación de cálculos de deducciones en prenóminas quincenales del personal administrativo de
1-2
la nómina normal y magisterio
Aplicación, modificación ó cancelación de descuentos por concepto de pensión alimenticia 1-3

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido Hojas
Departamento de Sistema de Nóminas
Generación de nóminas de los trabajadores activos y pensionados del Gobierno del Estado 1-4
Dirección de Política Laboral G3
Departamento de Normatividad
Anteproyecto de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos y demás disposiciones en
1-2
materia laboral
Elaboración de proyecto de opinión jurídica en materia laboral 1-2
Recopilación, análisis, síntesis y resguardo del Periódico Oficial del Estado 1-2
Departamento de Relaciones Labores
Expedición de licencias con o sin goce de sueldo 1-2
Expedición de constancias de antigüedad laboral 1-2
Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados
Verificación física de la existencia de los pensionados del Gobierno del Estado 1-4
Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios H
Dirección de Patrimonio H1
Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles
Adquisición de inmuebles vía compra-venta 1-2
Adquisición de inmuebles vía donación 1-2
Adquisición de inmuebles vía permuta 1-2
Adquisición de inmuebles vía adjudicación 1-2
Adquisición de inmuebles vía dación en pago 1-2
Adquisición de inmuebles vía expropiación por causa de utilidad pública 1-3
Asignación de un bien inmueble mediante acta de entrega-recepción o contrato de comodato 1-3
Desincorporación de bienes inmuebles vía compra-venta, donación o permuta 1-3
Control y registro de obras terminadas que modifiquen los bienes inmuebles propiedad del Poder 1-2
Ejecutivo de Estado
Enajenación vía contrato de donación de los bienes muebles y equipo dados de baja a organismos 1-2
de la administración centralizada propiedad del Poder Ejecutivo del Estado
Otorgamiento mediante contrato de comodato, mobiliario y equipo propiedad del Poder del Ejecutivo 1-3
del Estado

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido Hojas
Aseguramiento de bienes informáticos 1-2
Trámite para el pago de seguros por siniestro o robo 1-2
Supervisión física de mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada asignados a Dependencias
y Entidades de la administración centralizada
1-2
Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes
Elaboración de dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales,
maquinaria pesada, agrícola e industrial
1-2

Modificaciones a los dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales,


maquinaria pesada, agrícola e industrial
1-2

Alta de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado 1-2
Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por incosteabilidad en su
reparación
1-2

Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por sustitución de la
Unidad vehicular
1-2

Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o perdida declarados procedentes por el
Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado
1-2

Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o pérdida declarados improcedentes por
el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado
1-2

Enajenación en subasta pública de mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria pesada 1-2


Asignación de vehículos y maquinaria pesada vía comodato y/o donación 1-2
Verificación física de vehículos, maquinaría y semovientes propiedad del Poder Ejecutivo del Estado 1-2
Verificación física y alta de semovientes 1-2
Baja de semovientes por venta 1-2
Baja de semovientes por desecho 1-2
Baja de semovientes por muerte 1-2
Alta de maquinaría pesada y vehículo fluvial 1-3
Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por incosteabilidad 1-2
Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por robo, extravío o pérdida total 1-2
Transferencia de maquinaria pesada y vehículos fluviales 1-2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido Hojas
Departamento de Almacenes y Suministros
Custodia temporal de bienes muebles de reciente adquisición y su retiro de los Almacenes
Generales de Gobierno
1-2

Entrada de bienes muebles dados de baja de los organismos de la administración centralizada a los
Almacenes Generales de Gobierno
1-2

Inventario físico de bienes muebles en los Almacenes Generales del Gobierno del Estado 1-2
Dirección de Adquisiciones H2
Departamento de Convocatorias y Bases
Elaboración, validación y publicación del acuerdo de autorización, cédula de programación, bases y
convocatoria de licitaciones en sus diversas modalidades
1-6
Registro voluntario de proveedores 1-2
Departamento de Aclaraciones y Aperturas
Aclaraciones de dudas de licitación pública 1-3
Apertura de propuestas técnicas y económicas de licitación pública 1-5
Departamento de Adjudicaciones
Adjudicación de licitación pública 1-4
Adjudicación directa 1-3
Departamento de Pedidos y Archivo
Elaboración de pedidos u órdenes de trabajo 1-3
Elaboración de estadísticas y reportes de adjudicaciones 1-3
Protocolización de acuerdos autorizados por el comité de adquisiciones 1-2
Administración del archivo de la Dirección de Adquisiciones 1-2
Dirección de Servicios H3
Departamento de Información y Servicios
Información y orientación ciudadana 1-2
Fotocredencialización de servidores públicos 1-2
Dictaminación y autorización de arrendamiento de bienes inmuebles a Dependencias y Entidades
1-2
Estatales
Impresiones en duplicador 1-2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido Hojas
Departamento de Mantenimiento e Intendencia
Préstamo de expedientes laborales a instancias gubernamentales y/o particulares del Archivo
1-2
Central
Recepción de documentación laboral de trabajadores para su integración a los expedientes del
1-2
Archivo Central
Servicio de intendencia 1-2
Servicio de mantenimiento 1-3
Departamento de Control de Gestión y Correspondencia
Control y seguimiento del servicio de correspondencia 1-3
Glosario I
Grupo de Trabajo J

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AU TO RI Z AC IÓ N

Con fundamento en lo dispuesto en el segundo párrafo, artículo 23 de la Ley Orgánica de la


Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el artículo 9 fracción XI del Reglamento
Interior de la Secretaría de Administración, se expide el presente Manual de Procedimientos, para
observancia y aplicación de los servidores públicos que conforman su estructura organizacional
autorizada.

La actualización del presente manual, deriva del dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/210/2006,


mediante el cual se autoriza la adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas de la Secretaría de
Administración.

La vigencia del presente manual es a partir del mes de octubre del 2006 y deja sin efecto a los
expedidos en fechas anteriores.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

I NT RO DUC CI ÓN

La Secretaría de Administración, como instancia encargada de administrar los recursos


humanos, materiales e informáticos del Gobierno del Estado, así como de llevar a cabo las adquisiciones
de bienes y servicios gubernamentales debe promover una administración pública de calidad, orientada al
servicio y a los resultados. En ese sentido, y para mantener un funcionamiento eficaz de su estructura
organizacional, debe apoyarse entre otros elementos, en instrumentos de organización del trabajo que
faciliten el desarrollo de las tareas encomendadas a los servidores públicos, que constituyen la base
fundamental para la ejecución del quehacer gubernamental.

El Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo que permite conocer el


funcionamiento interno de los órganos administrativos de la Dependencia a través de la descripción de las
actividades secuenciales, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya que
el documento expone, qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse para realizar sus
rutinas de trabajo.

Asimismo, el Manual de Procedimientos permite uniformar y controlar el desempeño de las


actividades laborales, además de construir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

El presente Manual contiene información de cada uno de los procedimientos, en rubros tales
como su propósito, alcance, políticas y órganos administrativo responsable de su ejecución; además de
anexar un glosario de términos para facilitar su comprensión. Este documento no es una herramienta
cerrada ni estática, sino que es un instrumento en permanente actualización, dispuesto a incorporar las
adecuaciones que realicen los órganos administrativos a sus procesos, así como agregar los nuevos
procedimientos derivados de la dinámica organizacional propia.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

O R G AN I G R AM A G E N ER AL

OFICINA DEL C.
SECRETARIO

UNIDAD
UNIDAD DE
DE APOYO
PLANEACIÓN
JURÍDICO

UNIDAD
DE APOYO UNIDAD DE
ADMINISTRATIVO INFORMÁTICA

SUBSECRETARÍA DE SUBSECRETARÍA
SUBSECRETARÍA DE
DESARROLLO DE RECURSOS
ADMINISTRACIÓN DE
ADMINISTRATIVO Y MATERIALES Y
PERSONAL
TECNOLÓGICO SERVICIOS
COORDINACIÓN DE
OBLIGACIONES
FISCALES
SOLIDARIAS

DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN


DESARROLLO REMUNERACIONES DE
ADMINISTRATIVO Y RETENCIONES PATRIMONIO

DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN


DESARROLLO POLÍTICA DE
TECNOLÓGICO LABORAL ADQUISICIONES

DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
DE
DE INTERNET
SERVICIOS

ORGANOS DESCONCENTRADOS

INSTITUTO DE
DELEGACION DELEGACION COORDINACIÓN DE
DELEGACION PROFESIONALIZACIÓN
TAPACHULA SAN CRISTÓBAL TRANSPORTES
YAJALON DEL SERVIDOR
AÉREOS
PÚBLICO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE APOYO JURÍDICO

Área de lo Contencioso Administrativo


Área de Asesoría Jurídica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SA-UAJ-001

Nombre del procedimiento: Revisión y formulación de proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos
que son competencia de la Dependencia.

Propósito: Que los instrumentos jurídicos estén debidamente fundamentados y motivados y sean de
observancia y competencia de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud, hasta el envío de la circular a todas las áreas que integra la
Dependencia y demás interesados en el documento para su observancia.

Responsable del procedimiento: Unidad de Apoyo Jurídico.

Políticas:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SA-UAJ-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

Recibe de las diferentes áreas que integran la Dependencia proyectos


de Leyes, Reglamentos, Decretos y Acuerdos que son competencia
1
de la Dependencia para revisión.
2 Analiza y determina:

¿Existen observaciones a considerar por el área solicitante?


No, envía al Titular de la Dependencia para su visto bueno y firma
correspondiente.
Si, envía observaciones al área correspondiente para ser
consideradas y espera respuesta. Continúa con la actividad 1.
3 Recibe documento con el visto bueno del Titular.
4 Envía, mediante oficio, el documento a la Consejería Jurídica del C.
Gobernador y a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de
Gobierno y, para su opinión y validación para su publicación.
5 Una vez publicado dicho documento recibe ejemplar del mismo.
6 Elabora circular a todos los Directores, Delegados y demás Áreas
interesadas en la Ley, Reglamento o Decreto y distribuye para su
observancia general.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAJ-ACA-001

Nombre del procedimiento: Certificación de documentos.

Propósito: Extender al solicitante fotocopia de documentación que obre en esta Dependencia, la cual otorga
certeza de la existencia del mismo.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de certificación hasta que se expide fotocopia certificada.

Responsable del procedimiento: Área de lo Contencioso Administrativo.

Políticas:

• Solicitud por escrito por parte del interesado. (Particulares, Áreas de esta Secretaría, Dependencias y
Entidades).

• Documentación original que obre en los archivos de esta Dependencia.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAJ-ACA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud.
2 Coteja la documentación que se va a certificar con la documentación
original.
3 Asigna el número de certificación.
4 Elabora la leyenda de la certificación correspondiente.
5 Estampa el sello del Escudo Nacional en la parte de lado de la firma
que lleva la leyenda de certificación.
6 Elabora memorándum u oficio para enviar los documentos
certificados.
7 Recaba la firma del Jefe de la Unidad en el memorándum u oficio y en
la certificación respectiva.
8 Despacha el memorándum u oficio y archiva.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAJ-AAJ-001

Nombre del procedimiento: Validación de documentos jurídicos.

Propósito: Otorgar la seguridad legal o jurídica a los instrumentos que nos son enviados o solicitados.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de validación hasta que se envía el documento validado.

Responsable del procedimiento: Área de Asesoría Jurídica.

Políticas:

• Solicitud por escrito por parte de alguna de las áreas de esta Dependencia.

• Documentación que obre como antecedentes en los archivos de esta Unidad.

• Legislación vigente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAJ-AAJ-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de validación.


2 Analiza solicitud y determina:
¿El asunto es competencia de la Dependencia?
No, elabora memorándum u oficio de respuesta indicando la
incompetencia, se despacha y archiva. Termina procedimiento.
Si, busca en el archivo del área, la existencia de antecedentes que
sirvan como base para analizar la validación.
3 Consulta la legislación vigente para fundamentar el documento.
4 Analiza y determina:
¿Es procedente la validación?
No, elabora oficio o memorándum con las observaciones pertinentes
para proceder a su validación, se despacha y archiva. Termina
procedimiento.
Si, elabora el oficio o memorándum de respuesta, se despacha y
archiva.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

Área de Recursos Humanos


Área de Recursos Financieros y Contabilidad
Área de Recursos materiales y Servicios Generales

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-001

Nombre del procedimiento: Movimientos nominales de alta y promoción de personal.

Propósito: Satisfacer los requerimientos de personal de los órganos administrativos de la Dependencia, así
como promover al personal activo a categorías con mejores condiciones salariales.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de movimiento nominal de personal de los órganos administrativos
solicitantes hasta la integración de la documentación generada al expediente del trabajador.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:
• La contratación de personal deberá realizarse con efectos a partir de los días 01 o 16 de cada mes.
• Documentación solicitada para el movimiento nominal de alta:
a) Solicitud de Empleo con fotografía.
b) 2 fotografías tamaño infantil.
c) Fotocopia del acta de nacimiento actualizada.
d) Fotocopia de la constancia del último grado de estudios.
e) Fotocopia de la Clave Única de Registro Poblacional (CURP)
f) Currículum Vitae.
g) Constancia de no inhabilitación (expedida por la Contraloría General).
h) Hoja rosa del IMSS (en caso de haber estado asegurado anteriormente).
i) Constancia de antigüedad (en caso de haber prestado anteriormente servicios en Gobierno del
Estado) para reconocerle los años de servicio.
j) Fotocopia de la Constancia de Capacitación recibida.
• Para efecto de promociones, el personal deberá ser previamente evaluados y aprobados por el Instituto de
Profesionalización del Servidor Público de la Secretaría de Administración las categorías siguientes:
especialista, analista, técnico, auxiliar administrativo, auxiliar de seguridad, técnico auxiliar y auxiliar de
servicios, en todas sus literales.
• Todo oficio de propuesta de promoción debe tener el visto bueno de autorización del Titular de la
Dependencia.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-001
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia/
observaciones
1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorándum de solicitud
de movimiento nominal de alta y/o promoción de personal firmado por el
Jefe del órgano administrativo solicitante y documentación soporte.
¿La documentación está correctamente integrada?
Si, continúa con la actividad 2.
No, devuelve la documentación al órgano administrativo solicitante para
su correcta integración. Regresa a la actividad 1.
2 Verifica si la solicitud de movimiento nominal de alta y/o promoción
requiere de dictamen de evaluación por parte de la Instituto de
Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).
¿Requiere dictamen de evaluación?
Si, continúa con la actividad 3.
No, continúa con la actividad 7.
3 Analiza la solicitud de movimiento nominal y determina.
¿La solicitud es un movimiento nominal de alta?
Si, continúa con la actividad 4.
No, comunica en forma económica al trabajador, que se presente en el
INPROSEP para que se le asigne fecha y hora de aplicación de la
evaluación. Continúa con la actividad 5.
4 Acude personal del Área, al INPROSEP y llena solicitud de evaluación
estableciendo fecha y hora asignada en la que deberá presentarse el
aspirante.

5 Recibe del INPROSEP dictamen de la evaluación aplicada al personal


aspirante.
¿Fue aprobada la evaluación aplicada al personal aspirante?
Si, continúa con la actividad 6.
No, envía memorándum al órgano administrativo solicitante, notificando
el resultado no aprobatorio de la evaluación y devuelve documentación
soporte del aspirante. Termina procedimiento.
6 Envía memorándum al órgano administrativo solicitante, notificando el
resultado aprobatorio de la evaluación.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-001
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia/
observaciones
7 Llena los formatos del Instituto Mexicano del Seguro Social y
determina:
¿El movimiento nominal es una alta?
Si, continúa con la actividad 8.
No, continúa con la actividad 17.
8 Verifica la fecha asignada de ingreso del aspirante a servidor público
en el reporte de movimiento nominal para elaborar el “Certificado de
seguro de vida”.
9 Envía oficio a la empresa aseguradora, firmado por el Titular de la Certificado de seguro
Unidad de Apoyo Administrativo anexando el “Certificado de seguro de vida.
de vida”, solicitando el aseguramiento del trabajador.
10 Llena formato de “aviso de inscripción del trabajador al Instituto Formato de “aviso de
Mexicano del Seguro Social AFIL-02”, “Cuestionario médico inscripción del
individual” y “Certificado de seguro de vida”. trabajador al Instituto
Mexicano del Seguro
Social AFIL-02”.
11 Solicita de forma económica al Jefe del órgano administrativo
solicitante, informe al aspirante se presente en el área para firmar la
documentación correspondiente al movimiento nominal.
12 Envía memorándum al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
anexando formatos del movimiento nominal para firma.
13 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo formatos firmados para
integrar al expediente respectivo.
14 Envía oficio anexando formato “AFIL-02” al Instituto Mexicano del
Seguro Social firmado por el Titular de la Unidad de Apoyo
Administrativo para realizar la inscripción del personal a ese instituto.
15 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social sello de recibido en el
formato de aviso de inscripción.
16 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones
informando el número de afiliación del trabajador. Continúa con la
actividad 20.
17 Envía oficio al Instituto Mexicano del Seguro Social firmado por el
Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexando disco
magnético con información del reporte para realizar la promoción del
trabajador en ese instituto.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
18 Recibe notificación del Instituto Mexicano del Seguro Social y
determina:
¿El trabajador apareció en el Sistema de Acopio Interactivo de
Información Afiliatoria (SAIIA-01) del Instituto Mexicano del Seguro
Social?
Si, continúa con la actividad 19.
No, llena formato “aviso de modificación del salario del trabajador al Formato de “aviso de
Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-03” y presenta ante el modificación del salario
Instituto Mexicano del Seguro Social para tramitar la promoción del del trabajador al
trabajador asegurado. Instituto Mexicano del
Seguro Social AFIL-03”
19 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social sello de recibido en el
formato de “aviso de modificación del salario del trabajador al Instituto
Mexicano del Seguro Social AFIL-03”
20 Captura los movimientos nominales en el Subsistema de Nómina.
21 Envía memorándum firmado por los Jefes del Área de Recursos
Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo a la Dirección de
Remuneraciones y Retenciones, anexando reporte de movimiento
nominal y disco magnético conteniendo la misma información para la
integración del personal al Sistema de Nómina (SISNOMI) y generar
cheques para pago.
22 Recibe vía memorándum de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, disco magnético que contiene el reporte de movimientos
nominales debidamente validados.
23 Integra en el Subsistema de Nómina, la información recibida en el
disco magnético para la actualización de la base de datos.
24 Envía memorándum al Titular de la Dependencia, firmado por el Jefe
de la Unidad de Apoyo Administrativo anexando reporte de
movimientos nominales para su conocimiento.
25 Integra expediente de personal con la documentación soporte
generada y archiva.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-002

Nombre del procedimiento: Movimiento nominal de baja de personal.

Propósito: Desincorporar de los Sistemas y Subsistemas de Nómina al personal que presenta su renuncia y/o
deja el cargo que tenía conferido.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del movimiento nominal de baja de personal del órgano
administrativo solicitante hasta la integración de la documentación generada al expediente del extrabajador.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• Toda renuncia deberá ser notificada al día siguiente de la relación laboral para estar en condiciones de
realizar en tiempo y forma el bloqueo, retención de sueldos y baja ante el Instituto Mexicano del Seguro
Social.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de Renuncia original.
solicitud de movimiento nominal de baja de personal firmado por el
Jefe del órgano administrativo solicitante y anexa renuncia con firma
original del trabajador.
2 Captura en el Sistema de Baja del Instituto Mexicano del Seguro
Social, el reporte del trabajador asegurado “Factura de Movimiento
del Sistema de Acopio Interactivo de Información Afiliatoria (SAIIA-
01)”.
3 Envía oficio al Instituto Mexicano del Seguro Social firmado por el
Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexando disco
magnético con información del reporte para realizar la baja del
trabajador en ese instituto.
4 Recibe notificación del Instituto Mexicano del Seguro Social.
¿El trabajador apareció en el Sistema de Acopio Interactivo de
Información Afiliatoria (SAIIA-01) del Instituto Mexicano del Seguro
Social?
Si, continúa con la actividad 5.
No, llena el formato “aviso de baja del trabajador asegurado AFIL- Formato “aviso de baja
04” y presenta ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para del trabajador
tramitar la baja del trabajador asegurado. asegurado AFIL-04”.
5 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social, sello de recibido en
el formato de “aviso de baja del trabajador asegurado” y archiva en
el expediente del trabajador.
6 Captura los movimientos nominales en el Subsistema de Nómina.
7 Envía memorándum firmado por los Jefes de Área de Recursos
Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo a la Dirección de
Remuneraciones y Retenciones, anexando reporte de movimiento
nominal y disco magnético conteniendo la misma información para
la baja del personal al Sistema de Nómina (SISNOMI).
8 Recibe vía memorándum de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, disco magnético que contiene el reporte de
movimientos nominales debidamente validados.
9 Integra en el Subsistema de Nómina, la información recibida en el
disco magnético para actualización de la base de datos.
10 Integra al expediente de personal la documentación generada y
envía dicho expediente al archivo de transferencia.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-003

Nombre del procedimiento: Pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza.

Propósito: Realizar en tiempo y forma el pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza
de la Dependencia.

Alcance: Desde recibir quincenalmente cheques, nóminas y talones de comprobantes de pagos de sueldos de
los trabajadores hasta archivar las nóminas originales y fotocopias del formato de cheques cancelados a
custodia o reintegro.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:
• Dará cumplimiento de derecho que tiene por Ley el servidor público en base a los Lineamientos Generales
en materia de Recursos Humanos.

• Deberá realizar el pago de sueldo y demás percepciones, los días 15 y 30 de cada mes.

• Toda persona que se presente a cobrar su cheque después de 45 días naturales de haber efectuado los
pagos de sueldos y otras percepciones, deberá solicitar la reexpedición de dicho documento a través de un
oficio dirigido al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

• Todo derecho para exigir el pago de sueldos, sobresueldos, salarios, honorarios, pensiones y demás
remuneraciones de los servidores públicos, prescribirá en un año contado a partir de la fecha en que sean
devengados o se tenga derecho a percibirlas.

• En caso de incapacidad o comisión del servidor público, únicamente se efectuará pago de sueldos y
demás percepciones a la persona que presente carta poder autorizada por el beneficiario y fotocopia de la
credencial de elector de quien cobra el cheque y de dos testigos.

• Cancelará los cheques a custodia, cuando no se presenten a cobrar los servidores públicos en el tiempo
establecido, y por reintegro cuando sea por causa de baja nominal, fallecimiento o licencia sin goce de
sueldo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe quincenalmente de la Secretaría de Planeación y Finanzas,
circular informativa, talones de comprobantes de pago de sueldos de
los trabajadores, cheques y nóminas de sueldos.
2 Revisa y verifica que el número de talones de comprobantes de pago
de sueldos de los trabajadores y los cheques correspondan a las
nóminas de sueldos; archiva circular informativa.
3 Clasifica por órgano administrativo las nóminas de sueldos, talones y
cheques.
4 Entrega talón o cheque al personal de base y confianza adscritos a la
Dependencia y recaba firma en las nóminas de sueldos originales.
¿Todos los cheques han sido entregados y la nómina de sueldos ha
sido firmada en su totalidad?
Si, continúa con la actividad 7.
No, resguarda los cheques no cobradas.
5 Relaciona los cheques no cobrados y llena relación de “Cheques
Cancelados por Custodia o Reintegro”.
6 Elabora oficio firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo
Administrativo y envía a la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, los cheques no cobrados con sello de cancelado y
relación de “Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro”.
7 Archiva nóminas originales y fotocopia de oficio enviado a la
Dirección de Remuneraciones y Retenciones y de la relación de
“Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro” en el expediente
respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-004

Nombre del procedimiento: Préstamo a la caja de ahorro para el personal de confianza.

Propósito: Proporcionar préstamos al personal de confianza de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción del formato de solicitud de préstamo hasta la entrega del cheque al personal de
confianza.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• El interesado deberá presentar al Área de Recursos Humanos, solicitud de préstamo a Caja de Ahorro
debidamente formulada durante los 3 días siguientes al pago de la segunda quincena.

• Para la entrega de cheques de Caja de Ahorro por préstamo, el interesado deberá identificarse con
credencial original de elector o la identificación expedida por la Dependencia.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARH-004
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe de manera económica del solicitante, formato “Solicitud para
Préstamo a Caja de Ahorro” anexando fotocopia del talón de sueldo
de la segunda quincena del mes que corresponda, de acuerdo a la
fecha del calendario establecido por la Dependencia.
2 Verifica los datos del formato “solicitud para Préstamos a Caja de
Ahorro”.
¿El formato “Solicitud para Préstamos a Caja de Ahorro” está
correcto?
Si, continúa con la actividad 3.
No, devuelve la documentación al solicitante para su corrección.
Regresa a la actividad 1.
3 Analiza los formatos de solicitud y elabora relación de solicitudes de
préstamos a la Caja de Ahorro para su autorización.
¿Se autorizan todos los préstamos solicitados?
Si, continúa con la actividad 4.
No, resguarda formato en espera de ser autorizado el siguiente
mes. Regresa a la actividad 3.
4 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, anexando relación de solicitudes de préstamos a la
Caja de Ahorro para la impresión de cheques.
5 Recibe cheques impresos, formatos de “Autorización de Préstamos
a Caja de Ahorro de Empleados y Funcionarios” y nóminas de
préstamos a Caja de Ahorro para firma de recibido del solicitante.
6 Comunica al personal solicitante que pase por el cheque del
préstamo y firme el formato de “Autorización de Préstamos a Caja
de Ahorro de Empleados y Funcionarios” y nómina de préstamo a
Caja de Ahorro.
7 Envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y
Finanzas, anexando original de las nóminas de préstamos a Caja de
Ahorro.
8 Archiva fotocopias de las nóminas de préstamos a Caja de Ahorro y
formatos de “Autorización de Préstamos a Caja de Ahorro de
Empleados y Funcionarios” en el expediente de nóminas
correspondiente.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-001

Nombre del procedimiento: Contabilidad financiera.

Propósito: Registrar los asientos contables e interpretar los estados financieros de la Dependencia para
generar información oportuna y confiable.

Alcance: Desde la aplicación contable de los gastos efectuados por la Dependencia hasta la formulación de los
estados financieros.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Observará la Normatividad Contable y Financiera de Gobierno del Estado.


• Registrará sistemáticamente todas las transacciones reconocidas técnicamente que afecten la posición
económica financiera de la Dependencia.
• Presentará la información contable, ordenada de manera que facilite las tareas de control y auditorías.
• Manual de contabilidad.
• Catálogo de cuentas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Realiza al inicio del ejercicio, el registro contable del Presupuesto
Original Autorizado (P.O.A.) por el H. Congreso del Estado a la
Secretaría de Administración.
2 Recibe del encargado de la contabilidad presupuestal durante el
ejercicio, relación de trámites de liquidación con documentación soporte
y validación presupuestal para la elaboración de cheques.
3 Revisa la documentación conforme a los requisitos fiscales vigentes.
¿La documentación está correcta?
Si, continúa con la actividad 4.
No, devuelve la documentación al solicitante para su corrección.
Regresa a la actividad 2.
4 Envía al encargado de caja relación de trámites de liquidación para la
impresión y pago de cheques a proveedores.
5 Realiza impresión de pólizas de cheques y diario. Pólizas de cheque y
diario.
6 Envía al Jefe del área y al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
pólizas de cheques para su firma.
7 Recibe del encargado de caja relación de cheques con documentación
soporte para control y archivo.
8 Emite periódicamente reportes contables para su conciliación con la Reportes contables.
documentación presupuestal.
9 Elabora estados financieros con cortes mensuales y los turna para firma
del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.
10 Envía oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas anexando los
estados financieros debidamente validados.
11 Registra los activos fijos en las cuentas contables por partidas
presupuestarias para análisis y control interno.
12 Elabora reportes mensuales y trimestrales de los activos fijos de
acuerdo a las modificaciones.
13 Recibe del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficios de
autorización de recursos presupuestales y órdenes de ministración
correspondientes para integración a la póliza de cheques.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
14 Elabora y envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y
Finanzas solicitando los recibos oficiales virtuales en la cuenta balance
cero y fondos centralizados para cubrir los pasivos.
15 Recibe de la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas
recibos oficiales virtuales de la cuenta balance cero y fondos
centralizados, firmando de recibido la relación que ampara dichos
recibos.
16 Elabora y envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y
Finanzas firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo,
solicitando el pago de cheques no cobrados al cierre del ejercicio fiscal,
anexando cédula de traslado de pasivos de acuerdo a la Normatividad
Contable y Financiera.
17 Elabora formatos financieros que corresponden a la cuenta pública Formatos
trimestral. financieros.
18 Envía mensualmente mediante oficio a la Secretaría de Planeación y
Finanzas, formatos financieros y presupuestales.
19 Archiva fotocopia de oficio y de formatos financieros y presupuestales al
expediente respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-002

Nombre del procedimiento: Control presupuestario.

Propósito: Aplicar las afectaciones presupuestales correctas para emitir la información contable que se entrega
a la Secretaría de Planeación y Finanzas mensualmente y realizar la expedición de cheques solicitados para
cubrir los compromisos por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

Alcance: Desde la captura de los documentos presupuestales hasta recabar firmas para autorización del pago.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Llevará a cabo en base a la Normatividad Contable y Financiera, la elaboración de cheques integrando


documentación soporte debidamente revisada y registrada.

• Deberá enviar a la Secretaría de Planeación y Finanzas mediante oficio y disquete, las cédulas de
gastos y adecuaciones presupuestales.

• Deberá llevar control interno del estado presupuestal para afectar congruentemente los programas y
partidas establecidas de esta Dependencia.

• Deberá contar con suficiencia presupuestal autorizado por la Secretaría de Planeación y Finanzas para
los programas y partidas afectadas.

• Ejecutará los gastos estrictamente apegados a la estructura administrativa para no exceder el


presupuesto autorizado.

• Cumplirá las obligaciones fiscales y los requisitos presupuestales.

• En caso de que una compra sea cancelada por diversos motivos, el Área de Recursos Materiales y
Servicios Generales solicitará la cancelación del cheque y el Área de Recursos Financieros y
Contabilidad deberá elaborar documentos múltiples en la modalidad de reintegro de cédulas del gasto
para gestionarlas ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, relación
de trámites presupuestarios del programa y partida a ejercer.
2 Revisa el auxiliar de saldos del programa y partida correspondiente para
verificar la suficiencia presupuestaria.
¿Existe suficiencia presupuestaria en el programa y partida solicitada?
Si, continúa con la actividad 3.
No, informa en forma económica al Área de Recursos Materiales y
Servicios Generales que no cuenta con suficiencia presupuestaria para
que gestione la solicitud de suficiencia presupuestal ante la Unidad de
Planeación.
3 Informa de manera económica al Área de Recursos Materiales y
Servicios Generales que cuenta con suficiencia presupuestaria para
realizar la compra y devuelve la relación.
4 Registra en el auxiliar de partidas, el compromiso presupuestario de los
recursos solicitados en la columna correspondiente.
5 Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales relación
de trámites de liquidación y documentación soporte para el pago de
facturas.
6 Revisa y analiza documentación soporte conforme a la normatividad
vigente.
¿La documentación soporte está correcta?
Si, continúa con la actividad 7.
No, devuelve al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales,
relación de trámites de liquidación y documentación soporte para su
correcta integración conforme a las observaciones realizadas. Regresa
a la actividad 5.
7 Registra en el auxiliar de partidas, en la columna de la cédula del gasto,
los recursos correspondientes.
8 Turna al encargado de realizar cheques, relación de trámites y
documentación soporte para la elaboración de pólizas de cheques y
cheques.
9 Captura cédulas del gasto dentro del Sistema Integral de Administración
Hacendaria del Estado (SIAHE), emite volante de envío y extrae
información en disco magnético.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
10 Envía a la Secretaría de Planeación y Finanzas mediante oficio firmado
por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, cédulas del gasto
para su registro dentro del SIAHE.
11 Verifica en la página web www.finanzaschiapas.gob.mx, la existencia
del archivo para la actualización semanal del disco maestro del SIAHE.
12 Incorpora información al SIAHE para su actualización.
13 Emite reportes actualizados del presupuesto de la Dependencia.
14 Elabora informes presupuestales con cortes mensuales de la
Dependencia y envía al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para
su conocimiento.
15 Integra expediente de las cédulas del gasto para el registro contable.
16 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas ordenes de
ministración de recursos.
17 Turna fotocopia a caja y contabilidad de las órdenes de ministración de
recursos para trámite.
18 Captura en el auxiliar de partidas las órdenes de ministración de
recursos para conciliar con el SIAHE.
19 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de autorización
presupuestaria para su control y conciliación con el SIAHE.
20 Elabora trimestralmente formatos presupuestarios que corresponden a
la Cuenta Pública.
21 Archiva fotocopia de oficio y de formatos presupuestarios al expediente
respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-003

Nombre del procedimiento: Emisión de cheques y control de cuentas bancarias.

Propósito: Emitir los cheques necesarios para pagar las adquisiciones y servicios que contrata la Dependencia
y controlar los ingresos y egresos de las cuentas bancarias verificando que sean afectadas correctamente por la
institución bancaria.

Alcance: Desde la solicitud de transferencia de recursos a las cuentas de la Dependencia hasta la validación
de los Estados de Cuenta Bancarios por parte del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Elaborará la conciliación bancaria de acuerdo a la Normatividad Contable y Financiera para enviarla a la


Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Planeación y Finanzas en los primeros tres días
hábiles de cada mes.

• En base a la Normatividad Contable y Financiera para el ejercicio correspondiente, la Secretaria de


Planeación y Finanzas a través de la Tesorería, envía oficio con calendario anual de fechas a conciliar con
el Departamento de Fondos de Gasto Corriente e Inversión y el Departamento de Caja, las operaciones
efectuadas por esta Dependencia, de forma mensual.

• Deberá realizar los ingresos a través de la institución bancaria.

• Oficios emitidos por la Secretaría de Planeación y Finanzas a través de Tesorería.

• Deberá recibir en los primeros días de cada mes por parte de la Secretaría de Planeación y Finanzas, las
órdenes bancarias en base al punto tercero, párrafo 3.51 de la Normatividad Contable y Financiera.

• Deberá realizar los primeros 10 días de cada mes, conciliación con la Tesorería de la Secretaría de
Planeación y Finanzas de los movimientos de la Dependencia.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Remite el encargado de contabilidad a caja, relación y documentación
soporte para elaborar cheques y pólizas de cheques.
2 Elabora oficio de solicitud de recursos en base a las órdenes de
ministración para la transferencia de recursos a las cuentas de la
Dependencia y turna al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para
firma.
3 Envía a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas, oficio
de solicitud re recursos debidamente firmado.
4 Registra el encargado de caja, en el auxiliar de bancos denominado
“Acuerdos Bancarios”, los cheques emitidos en el día, cheques en
circulación, cheques pagados y determina el saldo de bancos.
5 Revisa documentación soporte conforme a las políticas establecidas por
la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
¿La documentación soporte está correcta?
Si, continúa con la actividad 6.
No, devuelve la documentación al solicitante para su correcta
integración. Regresa a la actividad 5.
6 Asigna número de cheque a cada uno de los movimientos solicitados.
7 Captura en el Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado
(SIAHE) información de los proveedores e imprime cheques y pólizas de
cheques.
8 Turna relación a los Titulares de la cuenta de la Dependencia las pólizas
de cheques, cheques emitidos y documentación soporte para su
revisión y firma.
9 Recibe las pólizas de cheques y cheques emitidos debidamente
firmados por los Titulares de la cuenta de la Dependencia.
10 Realiza el pago a los proveedores y beneficiarios diversos conforme a
las políticas de la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
11 Captura información en el formato denominado “Movimientos Formato de los
Registrados en la Cuenta de Cheques de Saldos Ceros”. movimientos
registrados en la
cuenta de cheques
de saldos ceros
12 Recibe de la institución bancaria los Estados de Cuenta mensual de la
Dependencia.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARFC-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
13 Realiza mensualmente conciliación de los “Acuerdos Bancarios” y el
Estado de Cuenta Bancario.
¿Existe diferencia entre los movimientos del Estado de Cuenta
Bancario y los “Acuerdos Bancarios” de la Dependencia?
Si, continúa con la actividad 14.
No, determina el total de movimientos mensuales de la Dependencia y Anexo 1.
llena Anexo 1 con la información de cheques en circulación. Continúa
con la actividad 17.
14 Detecta diferencias en cheques pagados por el banco y llena Anexo 2 Anexo 2.
con la información de movimientos de bancos.
15 Elabora y envía oficio a la institución bancaria solicitando el ajuste
necesario conforme a la conciliación.
16 Recibe de la institución bancaria ajustes realizados al Estado de
Cuenta Bancario conforme a la solicitud.
17 Solicita al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo valide los
Estados de Cuenta Bancarios.
18 Elabora y envía oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas,
anexando conciliación bancaria validada por el Jefe de la Unidad de
Apoyo Administrativo.
19 Archiva fotocopia de oficio y conciliación en el expediente respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-001

Nombre del procedimiento: Compra y/o contratación directa de bienes y/o servicios.

Propósito: Adquirir de manera directa, los bienes y/o servicios solicitados por los diferentes órganos que
conforman la Dependencia, de acuerdo a sus necesidades.

Alcance: Desde recepción de la solicitud de la compra de los bienes y/o servicios, hasta la entrega de los
mismos, así como el pago al proveedor de los bienes y/o servicios.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Políticas:

• Realizará el procedimiento siempre que el área lo solicite por medio del formato de solicitud de compra,
firmado por el titular o persona designada para hacerlo.

• Cotizará los bienes y/o servicios con las características solicitadas, de no existir tales, solicitará al área
interesada que proponga bienes similares o sustitutos para generar un nuevo requerimiento de compra.

• El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales no se hará responsable de contra recibos


extraviados.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe por parte de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorándum y
formato de solicitud de compra original signado por el área solicitante
para la compra de los bienes y/o servicios requeridos.
2 Verifica y comprueba que el costo de la compra, esté comprendido
hasta 750 veces el salario mínimo diario general vigente en el Estado;
sella y registra el importe de la compra.
3 Invita a proveedores para que presenten cotizaciones de los bienes y/o
servicios solicitados.
4 Compara los mejores precios, calidad y marcas de los bienes y/o
servicios ofertados por los proveedores para asignar la compra.
5 Turna al Área de Recursos Financieros, Documentos para Trámite de
Suficiencia Presupuestal.
¿Existe suficiencia presupuestal para tales documentos?
Si, continúa con la actividad 6.
No, informa al área solicitante por medio de memorándum, firmado por
el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, a fin de que solicite ante
la Unidad de Planeación recursos para contar con suficiencia
presupuestal.
6 Llena el formato Orden de Compra y comunica al proveedor la
asignación de la compra; solicita al proveedor firme al reverso el formato
de Orden de Compra a fin de que entregue los bienes y/o servicios en el
tiempo estipulado y con las características solicitadas; entrega al
proveedor fotocopia del formato firmado.
7 El proveedor entrega y/o proporciona bienes y/o servicios y determina:
¿Lo recibido son bienes?
Si, continúa con la actividad 8.
No, continúa con la actividad 14.
8 Almacén verifica que los bienes reúnan las especificaciones del formato
Orden de Compra y determina:
¿Los bienes reúnen las especificaciones del formato Orden de Compra?
Si, continúa con la actividad 9.
No, Almacén devuelve los bienes al proveedor para que integre el
pedido por los bienes solicitados. Regresa a la actividad 8.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
9 Procede a dar entrada a los bienes y verifica que los datos de la factura
original sean correctos y determina:
¿La factura está correcta?
Si, continúa con la actividad 10.
No, Almacén devuelve la factura original y fotocopias al proveedor para
su corrección y posterior recepción. Regresa a la actividad 9.
10 Almacén sella y firma la factura original.
11 Comunica vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de los
bienes en Almacén.
12 Elabora formato de Salida de Almacén y turna al Jefe del Área de
Recursos Materiales y Servicios Generales para firma.
13 Entrega bienes solicitados a personal del área interesada que firma
formato de Salida de Almacén.
14 Presta servicio el proveedor, al área solicitante y determina:
¿El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales debe supervisar Existen servicios
el servicio? (elevador, vehículos,
maquinaria y equipo)
especializados que
deben ser supervisados
por personal del Área
de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
Si, continúa con la actividad 15.
No, el área solicitante recibe el servicio prestado, sella y rubrica de
conformidad la orden de servicio. Continúa con la actividad 16.
15 Supervisa el personal del Área de Recursos Materiales y Servicios
Generales, el servicio que presta el proveedor y determina:
¿El servicio fue proporcionado conforme a lo contratado?
Si, continúa con la actividad 16.
No, solicita al proveedor que el servicio se proporcione conforme a las
especificaciones establecidas. Regresa a la actividad 15.
16 Firma la orden de servicio, la persona designada por el Área de
Recursos Materiales y Servicios Generales para realizar la supervisión.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
17 Solicita al proveedor informe si está obligado al pago de retención del
impuesto sobre nómina y determina:
¿El proveedor está obligado a pagar este impuesto?
Si, continúa con la actividad 18.
No, solicita al proveedor que envíe oficio justificando el porque no está
obligado al pago de este impuesto. Continúa con la actividad 19.
18 Solicita al proveedor que refleje el descuento del impuesto sobre
nómina en la factura.
19 Recibe del proveedor la factura, orden de servicio y, en su caso, oficio
de justificación.
20 Elabora contra recibo entregando original al proveedor y archiva Formato contra recibo.
fotocopia.
21 Turna factura al encargado del seguimiento del trámite de pago para
gestionarlo ante el Área de Recursos Financieros.
22 Revisa el encargado del seguimiento del trámite de pago que los datos
de la factura y la documentación anexa sea la correcta.
23 Turna solicitud de pago debidamente firmada y anexa documentación
soporte al Área de Recursos Financieros para la elaboración de cheques
y realizar el pago al proveedor. Archiva fotocopias en el expediente.
24 Archiva fotocopias de la solicitud de pago y documentación soporte para
integrar el expediente respectivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002

Nombre del procedimiento: Compra y/o contratación de bienes y/o servicios a través del Subcomité de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de la Dependencia.

Propósito: Adquirir a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles
solicitados por los diferentes órganos que conforman la Dependencia, de acuerdo a sus necesidades.

Alcance: Desde recepción de la solicitud de la compra de los bienes y/o servicios, hasta la entrega de los
mismos, así como el pago al proveedor de los bienes y/o servicios.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Políticas:

 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de


Chiapas.

 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios


para el Estado de Chiapas.

 Deberá observar para la adquisición de bienes informáticos, equipo de comunicaciones y


telecomunicaciones, vehículos y equipo terrestre y para la contratación de servicios de capacitación, que
los dictámenes no hayan fenecido en su vigencia, caso contrario, requerir al área solicitante que actualice la
vigencia de los mismos.

 Levantará acta circunstanciada, en caso de no existir quórum legal, posponiendo la sesión para una nueva
fecha.

 Deberá solicitar a la Dirección de Adquisiciones, con dos días de anticipación, la publicación de la


convocatoria en la página Web.

 Deberá recibir las preguntas realizadas por los proveedores al área solicitante con doce horas hábiles de
anticipación a la realización de la junta de aclaración de dudas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y
requisición de compra signado por el área solicitante para la compra de
los bienes y/o servicios.
2 Analiza la solicitud y monitorea en el Sistema Gestor de Solicitudes de
Requisiciones (GESORE) si la nueva requisición de compra cumple con
la información requerida para su procedencia y determina:
¿Procede la solicitud?
Si, continúa con la actividad 3.
No, se rechaza del Sistema GESORE por no integrar correctamente la
información de las características de los bienes y/o servicios; devuelve
la solicitud de compra al área solicitante. Regresa a la actividad 1.
3 Verifica y comprueba el costo de la compra y determina:
¿El costo de la compra está comprendido de 751 a 30,000 veces el
salario mínimo diario general vigente en el Estado?

Si, continúa con la actividad 4.


No, turna la solicitud de compra a la Dirección de Adquisiciones para
que a través del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades realice la compra.
Termina procedimiento.
4 Carga y traspasa la información del Sistema GESORE al Sistema
Integral de Adquisiciones (SIAD) para obtener el reporte de la
requisición o presupuesto de servicio, asigna número oficial y recaba
firmas del Titular de la Dependencia y del Jefe de la Unidad de Apoyo
Administrativo.
5 Elabora oficio de certificación de recursos y recaba firma del Titular de
la Dependencia.
6 Elabora las bases de licitación y las remite al área solicitante para su Bases y anexos.
revisión.
7 Elabora Acuerdo de autorización del Subcomité de Adquisiciones para Acuerdo.
llevar a cabo la licitación y obtiene el número asignado a ésta por el
SIAD.
8 Elabora invitaciones a la sesión ordinaria o extraordinaria para los
integrantes del Subcomité de Adquisiciones con la finalidad de analizar
la solicitud de compra y/o presupuesto de servicio del área solicitante,
validar las bases y firmar el Acuerdo de autorización de la licitación.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
9 Inicia sesión del Subcomité de Adquisiciones, y analiza que la petición
del área solicitante cubra todos los requisitos señalados en la Ley de la
materia, valida las bases y anexos de la licitación junto con el área
solicitante, levanta Acta de acuerdo y recaba firmas.
10 Entrega fotocopia del Acuerdo y calendario de fechas de las etapas de El calendario se
la licitación a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones. obtiene del SIAD.
11 Elabora Convocatoria estableciendo fechas de eventos, condiciones
descritas en la requisición de compra y/o presupuesto de servicios, de
acuerdo a lo señalado en las bases validadas.
12 Elabora memorándum solicitando publicación de la convocatoria en la
página Web a la Dirección de Adquisiciones, anexando lo siguiente:

• Original de oficio de solicitud signado por el Titular de la Secretaría.


• Original de oficio de certificación de recurso signado por el Titular
de la Secretaría.
• Original de la Convocatoria debidamente firmada.
• Original del anexo 02.
• Fotocopia de las Bases validadas.
• Fotocopia del Acuerdo de Autorización para realizar la licitación por
parte del Subcomité de Adquisiciones.
• Original de requisición de compra y/o presupuesto de servicios.
• Fotocopia del oficio de Autorización de recursos presupuestales
emitido por la Secretaría de Planeación y Finanzas.
Para las siguientes adquisiciones se anexará lo siguiente:

• De bienes informáticos y equipo de comunicaciones y


telecomunicaciones, fotocopia de dictamen técnico emitido por la
Dirección de Desarrollo Tecnológico.
• De vehículos y equipo terrestre, fotocopia de dictamen técnico
emitido por la Dirección de Patrimonio.
• Contratación de servicios de capacitación a Servidores Públicos,
fotocopia de dictamen técnico emitido por el Instituto de
Profesionalización del Servidor Público.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
12 Envía en forma magnética, los siguientes archivos:
• Bases en extensión PDF.
• Convocatoria escaneada en extensión PDF.
• Anexo 02 en extensión PDF.
• Requisición de compra y/o presupuesto de servicio obtenido del
SIAD (09 archivos).
La documentación debe entregarse por duplicado para enviar junto con
el oficio de solicitud e integrar el expediente de la licitación.
13 Verifica en la página www.adquisiciones.chiapas.gob.mx, que la
publicación de la Convocatoria se haya realizado en los términos
solicitados.
14 Recibe a través de memorándum preguntas de los proveedores para el
área solicitante, remite a la Unidad de Apoyo Administrativo, indicando
que las respuestas deben presentarse por la misma vía con 6 horas
hábiles de anticipación a la junta de aclaración de dudas.
15 El Subcomité de Adquisiciones realiza junta de aclaración de dudas, Acta de aclaración de
firma lista de asistencia y lee respuestas del área solicitante a las dudas.
preguntas que los proveedores remitieron con antelación. Elabora Acta
de aclaración de dudas y firman participantes de la junta, entregando
fotocopia a cada integrante del órgano colegiado y área solicitante.
16 Envía vía Internet a la Dirección de Adquisiciones del Acta de
aclaración de dudas para su publicación en la página
www.adquisiciones.chiapas.gob.mx y determina:
¿El Acta de aclaración de dudas es aceptada por la Dirección de
Adquisiciones para la publicación?
Si, continúa con la actividad 17
No, notifica al área que no fue aceptada su propuesta y solicita
modifique la información para su posterior recepción. Regresa a la
actividad 16.
17 Recibe vía Internet de la Dirección de Adquisiciones acuse de recibo de
aceptación de la publicación del Acta de aclaración de dudas.
18 Realiza Junta de apertura de sobres de propuestas técnicas y Acta de apertura de
económicas, supervisa el registro de sobres de propuestas técnicas y propuestas técnicas y
económicas de proveedores en el reloj checador, turna a la sala de económicas.
juntas del Subcomité de Adquisiciones y determina:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
¿Se reciben sobres de propuestas de proveedores?
Si, continúa con actividad 19.
No, los presentes firman lista de asistencia y se levanta Acta para Acta de licitación
declarar desierta la licitación. Firman Acta y entrega fotocopia a los desierta.
integrantes del órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la
Dirección de Adquisiciones para su publicación en la página Web.
Regresa a la actividad 1.
Los integrantes del Subcomité de Adquisiciones verifican el rotulado de
19
los sobres conforme a las bases de licitación y determina:
¿El rotulado de todos los sobres presentados cumple con los requisitos
de las bases?
Si, continúa con la actividad 20.
No, si uno o varios sobres de las propuestas técnicas y económicas Acta de licitación
cumplen con los requisitos de las bases, sigue el trayecto del desierta.
procedimiento de apertura. En caso de que uno o varios sobres de las
propuestas técnicas y económicas no cumplan con los requisitos, se
descalifica a los proveedores. Si todos los sobres no cumplen con los
requisitos, levanta Acta para declarar desierta la licitación. Todos los
presentes firman el Acta y se entrega fotocopia a los integrantes del
órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de
Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la
actividad 1.
20 Firman sobres de propuestas técnicas y económicas los integrantes del
órgano colegiado, el área solicitante y proveedores participantes y
procede a la apertura del primer sobre (propuesta técnica) y determina:
¿Una o más de las propuestas técnicas revisadas en la apertura de
sobres cumplen con las especificaciones solicitadas en las bases?
Si, continúa con la actividad 21.
No, si uno o varios sobres de las propuestas técnicas cumplen con los Acta de licitación
requisitos de las bases, sigue el trayecto del procedimiento de apertura. desierta.
En caso de que uno o varios sobres de las propuestas técnicas no
cumplan con los requisitos, se descalifica la propuesta de los
proveedores y no apertura el segundo sobre (propuesta económica),
quedando constancia de ello en el Acta de apertura y continuando con
la apertura de sobres de los demás participantes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
Si todos los sobres de las propuestas técnicas no cumplen con los
requisitos, levanta el Acta para declarar desierta la licitación. Todos los
presentes firman Acta y se entrega fotocopia a los integrantes del
órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de
Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la
actividad 1.
21 Procede a la apertura de sobres que contienen las propuestas
económicas de los proveedores y determina:
¿Una o más de las propuestas económicas revisadas en la apertura de
sobres cumplen con las especificaciones solicitadas en las bases?
Si, continúa con la actividad 22.
No, si uno o varios sobres de las propuestas económicas no cumplan Acta de licitación
con los requisitos, se descalifica la propuesta de los proveedores, desierta.
quedando constancia de ello en el Acta de apertura. Si todos los sobres
de las propuestas económicas no cumplen con los requisitos, levanta
Acta para declarar desierta la licitación. Todos los presentes firman Acta
y se entrega fotocopia a los integrantes del órgano colegiado. Remite el
Acta vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para su publicación en
la página Web. Regresa a la actividad 1.
22 Termina el acto de apertura de sobres de propuestas técnicas y Acta de apertura de
económicas, y levanta Acta de apertura de propuestas técnicas y propuestas técnica y
económicas. económica.
23 Remite vía Internet a la Dirección de Adquisiciones el Acta de apertura
de propuestas técnicas y económicas para su publicación en la página
Web.
24 Integra expediente de documentación de la apertura de los sobres de
propuestas técnicas y económicas.
25 Turna al área solicitante, documentación original de la apertura de Dictamen Técnico.
propuestas técnicas y formato para emitir resultado del análisis
obtenido.
26 Recibe a través de memorándum del área solicitante, el Dictamen
Técnico y envía vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para la
publicación en la página Web.
27 Captura en el SIAD, especificaciones y precios de los bienes y/o
servicios, realiza cuadro comparativo de cotizaciones obtenidas de las
fichas técnicas y anexo 02 dentro de sobres de propuestas técnicas y
económicas; revisa, genera e imprime.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
28 Integra Dictamen Técnico original al expediente de la licitación, analiza y
de acuerdo al resultado obtenido, se confronta con la mejor oferta del
cuadro comparativo y determina:
¿Existe déficit de recursos presupuestales?
Si, Envía memorándum al área solicitante informando que existe déficit
y al mismo tiempo informe si cuenta con suficiencia presupuestal para
dar continuidad con el proceso licitatorio. Continúa con la actividad 29.
No, continúa con la actividad 29.
29 Elabora memorándum para invitar a la sesión ordinaria o extraordinaria
a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones y el área solicitante
para la asignación de la licitación.
30 El órgano colegiado junto con el área solicitante, analizan Dictamen Acuerdo de asignación.
Técnico, cuadro comparativo y propuesta de asignación, verifican que
se haya realizado de acuerdo a los puntos de las bases de licitación y
apegado estrictamente a la Ley de la materia. Firman el Acuerdo de
asignación.
31 Con base al Acuerdo de asignación, el órgano colegiado, emite fallo de Acta de fallo.
la licitación.
32 Remite vía Internet a la Dirección de Adquisiciones el Acta de fallo para
su publicación en la página Web.
33 Confirma al proveedor vía telefónica, que se encuentran disponibles la
orden de trabajo y/o pedido de la licitación para formalizar el servicio y/o
la compra.
34 El proveedor entrega y/o proporciona bienes y/o servicios y determina:
¿Lo recibido son bienes?
Si, continúa con la actividad 35.
No, continúa con la actividad 41.
35 Entrega al área solicitante y al encargado del Almacén, fotocopia del
pedido para verificar que los bienes entregados por el proveedor reúnan
las especificaciones solicitadas en las bases.
36 Almacén recibe del proveedor los bienes solicitados y determina:
¿Los bienes reúnen las especificaciones del formato de pedido?
Si, continúa con la actividad 37.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
No, Almacén devuelve los bienes al proveedor para que integre el
pedido por los bienes solicitados y posteriormente sean recibidos.
Regresa a la actividad 36.
37 Procede a dar entrada a los bienes, sella y firma de recibido factura
original.
38 Comunica vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de los
bienes en Almacén.
39 Elabora formato de Salida de Almacén y turna al Jefe del Área de
Recursos Materiales y Servicios Generales para firma.
40 Entrega bienes solicitados a personal del área interesada y firma
formato de Salida de Almacén.
41 Presta el servicio el proveedor y determina:
¿El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales debe supervisar Existen servicios
el servicio? especializados que
deben ser supervisados
por personal del Área
de Recursos Materiales
y Servicios Generales
como el servicio a
elevador,
arrendamiento de
maquinaria y equipo
(fotocopiadora),
servicio de lavandería,
limpieza, higiene y
fumigación, servicio de
vigilancia a edificios
públicos, seguro de
bienes patrimoniales
(seguro de vehículos y
mantenimiento de
maquinaria y equipo de
oficina (aires
acondicionados).

Si, continúa con la actividad 42.


No, el área solicitante recibe el servicio prestado, sella y rubrica de
conformidad la orden de servicio. Continúa con la actividad 45.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
42 Supervisa el personal del Área de Recursos Materiales y Servicios
Generales, el servicio que presta el proveedor y determina:
¿El servicio fue proporcionado conforme a lo contratado?
Si, continúa con la actividad 43.
No, solicita al proveedor que el servicio se proporcione conforme a las
especificaciones establecidas. Regresa a la actividad 42.
43 Firma la orden de servicio, la persona designada por el Área de
Recursos Materiales y Servicios Generales para realizar la supervisión.
44 Solicita al proveedor informe si está obligado al pago de retención del
impuesto sobre nómina y determina:
¿El proveedor está obligado a pagar este impuesto?
Si, continúa con la actividad 45.
No, solicita al proveedor que envíe oficio justificando el porque no está
obligado al pago de este impuesto. Continúa con la actividad 46.
45 Solicita al proveedor que refleje el descuento del impuesto sobre
nómina en la factura.
46 Recibe del proveedor la factura, orden de servicio y, en su caso, oficio
de justificación.
Formato contra recibo.
47 Elabora contra recibo entregando original al proveedor y archiva
fotocopia.
48 Turna factura al encargado del seguimiento del trámite de pago para
gestionarlo ante el Área de Recursos Financieros.
49 Revisa el encargado del seguimiento del trámite de pago que los datos
de la factura y la documentación anexa sea la correcta y determina:
¿La factura y la documentación están correctas?
Si, continúa con la actividad 50.
No, devuelve la factura original y en su caso documentación anexa al
proveedor para su corrección y posterior recepción. Regresa a la
actividad 49.
50 Turna solicitud de pago debidamente firmada y anexa documentación
soporte al Área de Recursos Financieros para la elaboración de cheques
y realizar el pago al proveedor. Archiva fotocopias en el expediente.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 9


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-003

Nombre del procedimiento: Inventario físico de bienes muebles.

Propósito: Mantener actualizado el inventario físico y los resguardos de los usuarios a fin de controlar el uso de
los bienes muebles asignados a las áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde la verificación física de los bienes muebles hasta la actualización de la base de datos del
inventario de los bienes muebles y los resguardos de los usuarios.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Políticas:

• Deberá observar las disposiciones de los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e
Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas que son de observancia general y de carácter
obligatorio para todos los Organismos de la Administración Centralizada y que rigen la asignación, uso y
destino de los bienes muebles e inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado.

• Deberá realizar la conciliación del inventario de los bienes muebles dos veces al año para actualizar la
base de datos del Sistema de Mobiliario (SISMOB) y los resguardos de los usuarios.

• Deberá contar con el dictamen técnico que emite por la Dirección de Desarrollo Tecnológico, para dar de
baja cualquier bien que se incluya en el inventario de bienes informáticos, de comunicación y sistemas de
cómputo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UAA-ARMSG-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Elabora circular para notificar a las áreas de la Dependencia, la
realización de inventario físico de bienes muebles.
2 Obtiene de la base de datos del Sistema de Mobiliario (SISMOB), la
relación de los bienes muebles (mobiliario y equipo de oficina) del área
en la que se llevará a cabo el inventario físico.
3 Verifica que los bienes muebles resguardados por el usuario, se
encuentren físicamente en el área de trabajo y determina:
¿Se encontraron físicamente todos los bienes muebles?
Si, continúa con la actividad 4.
No, aplica lo establecido en los Lineamientos para el Registro y Control
de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de
Chiapas y notifica a la Unidad de Apoyo Jurídico para que proceda
conforme a derecho corresponda al extravió o perdida del bien mueble.
Continúa con la actividad 5.
4 Solicita al usuario responsable, informe si existe algún bien mueble en
mal estado y determina:
¿Existe algún bien mueble en mal estado?
No, continúa con la actividad 6.
Si, solicita baja del bien a la Unidad de Apoyo Administrativo. Continúa
con la actividad 5.
5 Valida información, captura en el SISMOB.
6 Genera nuevo resguardo de bienes muebles.
7 Recaba firmas del resguardatario y del Jefe del Área de Recursos
Materiales y Servicios Generales en el nuevo resguardo de bienes
muebles y cancela el resguardo anterior.
8 Turna fotocopia del nuevo resguardo al usuario de los bienes muebles y
archiva original en el expediente respectivo.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PLANEACIÓN

Área Programación y Presupuestación


Área de Evaluación y Seguimiento
Área de Proyectos e Información Sectorial

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-001

Nombre del procedimiento: Elaboración del anteproyecto de presupuesto de egresos.

Propósito: Programar los recursos presupuestales asignados a esta Secretaría, para el desarrollo de los
proyectos a cargo de los diferentes órganos administrativos que integran esta Dependencia, en congruencia con
los objetivos, indicadores y actividades correspondientes.

Alcance: Desde la recepción de los instrumentos normativos para la elaboración del Anteproyecto de
Presupuesto de Egresos hasta la instalación del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado
(SIAHE) en los equipos de cómputo.

Responsable del procedimiento: Área de Programación y Presupuestación.


Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

• Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en base a los Instrumentos Normativos emitidos por
la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe Oficio Circular de la instancia normativa, convocando a reunión


de trabajo para hacer entrega de los Instrumentos Normativos para la
Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
2 Asiste a la reunión de trabajo donde se reciben los Instrumentos
Normativos para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de
Egresos.
3 Formula programa de trabajo para la elaboración e integración del
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
4 Envía circular, solicitando la designación de los enlaces de cada órgano
administrativo que participarán en el proceso de integración del
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, así como, cronograma de
actividades.
5 Entrega a los enlaces, los Instrumentos normativos para la formulación
del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
6 Imparte a los enlaces, asesorías para el llenado de los formatos de la
información cualitativa y cuantitativa.
7 Recibe oficio circular de la instancia normativa, convocando a reunión
de trabajo para hacer entrega del Sistema de Anteproyecto de
Presupuesto de Egresos (SAPE).
8 Asiste a la reunión de trabajo donde se recibe el Sistema de
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).
9 Instala personal de la dependencia normativa el sistema, en equipos de
cómputo asignados a esta Unidad.
10 Recibe oficio circular de la instancia normativa, comunicando el monto
del Techo financiero asignado a esta Secretaría.
11 Analiza el Jefe del Área de Programación y Presupuestación, en
coordinación con el Jefe de Unidad de Planeación, el monto asignado a
cada proyecto.
12 Comunica el Jefe de la Unidad el Techo Financiero asignado a los
Proyectos de cada uno de los órganos administrativos de esta
Secretaría.
13 Recibe vía memorándum, en forma impresa y en medios magnéticos, la
información cualitativa y cuantitativa de cada uno de los proyectos para
su análisis y revisión.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

14 Remite a los líderes de proyecto, vía memorándum, información


cualitativa y cuantitativa, con las observaciones derivadas de la
revisión y análisis correspondiente para su modificación.
15 Recibe vía memorándum, en forma impresa y medios magnéticos, la
información cualitativa y cuantitativa de cada uno de los proyectos con
las modificaciones correspondientes y firmadas por los líderes de los
mismos para su integración.
16 Captura en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
(SAPE) la información cualitativa y cuantitativa debidamente validada.
17 Genera reportes del Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de
Egresos (SAPE) y elabora oficio de entrega del Anteproyecto de la
Dependencia y envían de forma económica para revisión del Jefe de
la Unidad.
¿Está debidamente integrado el documento?
Si, continúa en la actividad 19.
No, continúa en la actividad 18.
18 Realiza ajustes a los reportes y oficio presentados.
19 Envía de forma económica para firma del Jefe de la Unidad de
Planeación, reportes generados por el SAPE y rubrica el oficio de
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
20 Gestiona el Jefe de la Unidad de Planeación ante el titular de la
dependencia, la firma correspondiente.
21 Recibe oficio y reportes debidamente firmados por el Titular de la
Dependencia y envía a la instancia normativa para su aprobación.
22 Habilita la instancia normativa propuesta de calendarización del
proyecto de presupuesto de egresos, dentro del SAPE.
23 Envía a los líderes de proyecto la propuesta del proyecto de
presupuesto de egresos para su calendarización y/o validación del
líder del proyecto.
24 Recibe la Calendarización de los proyectos de esta Secretaría, para
su análisis.
¿Es correcta la calendarización enviada por cada líder del proyecto?
Si, continúa en la actividad 26.
No, continúa en la actividad 25.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

25 Remite a los enlaces, proyecto calendarizado con sugerencias para


realizar los ajustes necesarios y para validación del líder del proyecto.
26 Efectúa los cambios procedentes en el Sistema de Anteproyecto de
Presupuesto de Egresos, en la opción de calendarización, imprime
reportes y elabora oficio de envío a la instancia normativa.
27 Envía de forma económica para firma del Jefe de la Unidad de
Planeación, reportes generados por el SAPE y rubrica el oficio de
envío a la instancia normativa.
28 Gestiona el Jefe de la Unidad de Planeación ante el Titular de la
Dependencia, la firma correspondiente.
29 Recibe oficio y reportes debidamente firmados por el Titular de la
Dependencia y envía a la instancia normativa para su aprobación ante
el H. Congreso del Estado de Chiapas.
30 Recibe a través de oficio de la instancia normativa, el Presupuesto
Anual aprobado por el H. Congreso del Estado.
31 Elabora memorándum que firmará el Jefe de la Unidad de Planeación,
mediante el cual comunica a los líderes del proyecto de cada órgano
administrativo, así como, a la Unidad de Apoyo Administrativo el
Presupuesto de Egresos Anual aprobado por el H. Congreso del
Estado de Chiapas.
32 Recibe Oficio Circular de la instancia normativa, convocando a
reunión de trabajo para hacer entrega del sistema presupuestario.
33 Asiste a la reunión de trabajo donde se reciben las instrucciones para
bajar de la página de Internet la base de datos para la instalación del
sistema presupuestario.
34 Informa de forma económica al Titular de la Unidad, sobre lo tratado
en la reunión de trabajo.
35 Solicita a la Unidad de Informática que proceda a la instalación del
sistema presupuestario en los equipos de cómputo asignados a está
área.
36 Instala personal de la Unidad de Informática el Sistema Integral de
Administración Hacendaría del Estado (SIAHE).

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-002

Nombre del procedimiento: Modificaciones presupuestarias.

Propósito: Adecuar el Presupuesto Aprobado de la Dependencia a las necesidades reales que se presentan en
el ejercicio del gasto, con la finalidad de alcanzar los objetivos, indicadores y actividades programadas.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de modificación presupuestaria de los diferentes órganos
administrativos de la Dependencia hasta la elaboración del memorándum mediante el cual comunica la
respuesta de la instancia normativa al órgano administrativo solicitante y a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Responsable del procedimiento: Área de Programación y Presupuestación.

Políticas:

• Efectuar las modificaciones necesarias conforme a las Normas Presupuestarias para la Administración
Pública del Estado de Chiapas, a través del Sistema Presupuestario.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-002
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

1 Recibe memorándum de los diferentes órganos administrativos,


solicitando modificaciones al presupuesto aprobado para atender
necesidades de operación y optimizar su gestión.
2 Analiza la documentación soporte recibida que debe contener memorias
de cálculo, justificaciones y cotizaciones conforme a la normatividad
vigente y en congruencia con las metas establecidas en el programa
operativo anual para determinar su procedencia, en cuanto a montos
solicitados y su congruencia con los gastos a realizar.
¿Es suficiente la documentación enviada por el órgano administrativo?
Si, continúa en la actividad 5.
No, continúa en la actividad 3.
3 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación,
solicitando documentación complementaria para la correcta integración
de su solicitud, en el caso de que no sea suficiente lo enviado en la
solicitud inicial.
4 Recibe la documentación solicitada debidamente integrada.
5 Determina la situación presupuestal de los programas a modificar, a la
fecha de la solicitud.
6 Acuerda con el Jefe de Unidad, el tipo de modalidad en que se atenderá
dicha solicitud (ampliación líquida, traspaso compensado, liberación,
recalendarización o reducción de recursos).
7 Elabora análisis de movimientos a realizar y en el caso de traspaso
compensado, solicita a través de tarjeta al Área de Recursos
Financieros de la Unidad de Apoyo Administrativo, borrador de
documento múltiple para la atención de ese trámite.
8 Elabora adecuaciones presupuestarias en sus diversas modalidades a
través de la captura en el Sistema Presupuestario, volantes de envío y
elabora oficio de solicitud a la dependencia normativa.
9 Envía en forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo
Administrativo, volantes de envío, generados por las adecuaciones
emitidas por el Sistema Presupuestario.
10 Envía para rúbrica del Jefe de la Unidad de Planeación, el oficio de
solicitud y adecuaciones presupuestarias y recaba firma del Titular de la
Dependencia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APP-002
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

11 Recibe oficio y adecuaciones presupuestarias debidamente firmados


por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su
autorización.
12 Recibe oficio de autorización de la instancia normativa.
13 Elabora memorándum que firmará el Jefe de la Unidad de Planeación,
mediante el cual comunica al órgano administrativo responsable de la
solicitud, así como a la Unidad de Apoyo Administrativo de la respuesta
enviada por la instancia normativa y archiva en el expediente
correspondiente.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-001

Nombre del procedimiento: Integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal.

Propósito: Rendir cuentas en forma transparente de los programas y proyectos que ejecutan los órganos
administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde que se reciben los avances físicos-financieros hasta la integración y envío de la Cuenta de la
Hacienda Pública Estatal a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

• Llevará a cabo la integración, análisis y seguimiento de los proyectos de la Dependencia, de acuerdo a la


normatividad establecida por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe mensualmente memorándum y formato del informe cualitativo y


cuantitativo aprobado por cada uno de los titulares de los órganos
administrativos, conteniendo información del avance físico de los
proyectos de gasto corriente e inversión.

2 Revisa y analiza el avance físico-financiero.


¿Está correctamente formulado?
Si, continúa con la actividad 3.
No, devuelve información mediante memorándum al órgano
administrativo correspondiente para su corrección. Regresa a la
actividad 1.
3 Integra avance físico-financiero en los expedientes respectivos.
4 Analiza e integra esquemáticamente información que se captura en el
apartado Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública
Estatal, con base a los informes cualitativos y cuantitativos de los
avances físico-financieros de los programas y proyectos que ejecutan
las áreas de la Secretaría; de igual manera, formula los anexos Gasto
Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de Gasto y la
Clasificación del Gasto por Funciones y Subfunciones.
5 Captura informes cualitativos y cuantitativos de los avances físicos-
financieros de los programas y proyectos, enviados mensualmente por
los órganos administrativos que integran la Secretaría, en el Sistema
Integral de Administración Hacendaría del Estado (SIAHE).

6 Genera reportes ER-01, ER-02 y ER-02.1, Seguimiento de Acciones


Institucional y de Inversión.
7 Envía de manera económica a la Dirección de Contabilidad y
Evaluación, el Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública
Estatal, Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de
Gasto, la Clasificación del Gasto por Funciones y Subfunciones y
reportes generados por el SIAHE para su revisión y observaciones
pertinentes.
8 Envía en forma económica a la Dirección de Política del Gasto, reportes
y anexo generados por el SIAHE para revisión y observaciones.
9 Recibe de la Dirección de Contabilidad y Evaluación y de la Dirección
de Política del Gastos, Análisis Funcional, reportes y anexo para realizar
las correcciones pertinentes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

10 Corrige en el Análisis Funcional del Gasto y en el SIAHE, las


observaciones realizadas por la Secretaría de Planeación y Finanzas.
11 Elabora informe trimestral del Análisis Funcional, reportes del SIAHE y
anexo, considerando todos los proyectos de la Dependencia.
12 Envía en forma económica al Jefe de la Unidad de Planeación dicha
documentación para su revisión y observaciones.
13 Corrige observaciones efectuadas por el Jefe de la Unidad de
Planeación.
14 Integra documentación que conforma la Cuenta de la Hacienda Pública
Estatal para firma del Jefe de la Unidad de Planeación y de la Titular de
la Dependencia.
15 Envía a través de oficio signado por el Titular de la Dependencia a la
Secretaría de Planeación y Finanzas, Cuenta de la Hacienda Pública
Estatal en forma impresa y medio magnético del trimestre
correspondiente y anualmente al cierre del ejercicio.
16 Archiva fotocopia de oficio de envío en el expediente respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-002

Nombre del procedimiento: Control y seguimiento del Programa Operativo Anual.

Propósito: Dar seguimiento al avance de metas y recursos ejercidos a fin de integrar el Análisis Funcional y
reportes trimestrales.

Alcance: Desde la recepción de los instrumentos normativos para la formulación del Programa Operativo Anual
hasta el envío del Análisis Funcional y reportes trimestrales.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

• Formulará el programa conforme a las normas establecidas por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-002
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

1 Recibe oficio original signado por la Secretaría de Planeación y


Finanzas, para la entrega de los instrumentos normativos para la
formulación del Programa Operativo Anual.
2 Personal de la Secretaría de Planeación y Finanzas, instala en los
equipos de cómputo de la Unidad de Planeación, el Sistema de
Administración Hacendaria del Estado (SIHAE) para la captura de los
proyectos de la Dependencia.
3 Envía oficio circular a las Subsecretarías, Direcciones, Unidades,
Coordinación y Delegaciones que integran la Dependencia, a través del
cual se remiten los lineamientos y formato PEA-02 que deben llenar.
4 Recibe de los órganos administrativos de la Dependencia, el formato
PEA-02 debidamente formulado.
¿Están formulados correctamente?
Si, continúa con la actividad 5.
No, devuelve al órgano administrativo correspondiente el formato para
su corrección. Regresa a la actividad 4.
5 Captura el formato PEA-02 en el Sistema de Anteproyecto de
Presupuesto de Egresos (SAPE).
6 Genera del Sistema del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, las
carátulas SPF-PEA02 de los proyectos de los órganos administrativos.
7 Envía a los órganos administrativos, las carátulas SPF-PEA02 para
revisión y validación.
8 Recibe las carátulas SPF-PEA02 de los proyectos debidamente
validados por los titulares de los órganos administrativos.
9 Envía al Titular de la Dependencia, carátulas SPF-PEA02 de los
órganos administrativos para su firma correspondiente.
10 Recibe las carátulas SPF-PEA02 de los proyectos debidamente
signados por el Titular de la Dependencia.
11 Envía mediante oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas, las
carátulas de los proyectos de la Dependencia.
12 Formula en Excel, los formatos de los avances físicos-financieros por
cada proyecto de acuerdo a la información contenida en el formato SPF-
PEA02.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-002
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

13 Entrega archivo del avance físico-financiero a cada órgano


administrativo a fin de registrar el avance de los indicadores y
actividades físicas en forma mensual.
14 Envía oficio circular a las Subsecretarías, Direcciones, Unidades,
Coordinación y Delegaciones que integran la Dependencia, solicitando
información del avance físico-financiero de los proyectos de gasto
corriente, así como de gasto de inversión de manera cualitativa y
cuantitativa en los 5 primeros días de cada mes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-003

Nombre del procedimiento: Integración de los proyectos de inversión al Sistema de Planeación.

Propósito: Gestionar los recursos de inversión.

Alcance: Desde la recepción de la documentación que integra el proyecto hasta la liberación de los recursos.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

• Formulará los proyectos de conformidad a la normatividad establecida por la Secretaría de Planeación y


Finanzas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-003
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

1 Recibe del Jefe de la Unidad de Planeación solicitud y documentación


soporte del proyecto del órgano administrativo solicitante, para gestionar
los recursos ante la Subsecretaria de Planeación.
2 Revisa y analiza la documentación soporte del proyecto.

¿Cumple con los requisitos establecidos por la Dependencia normativa?

Si, continúa con la actividad 3.

No, solicita mediante memorándum al órgano administrativo solicitante,


la documentación faltante. Regresa a la actividad 1.
3 Captura en el Sistema de Planeación (SIPLAN), los datos requeridos en
cada apartado del mismo.
4 Envía en forma económica a la Dirección de Programación del Gasto de
Inversión, el proyecto generado por el SIPLAN para su revisión
correspondiente.
5 Recibe de la Dirección de Programación del Gasto de Inversión
observaciones al proyecto y realiza las adecuaciones observadas por
dicha instancia.
6 Elabora oficio de autorización de inversión y genera formatos que emite
el SIPLAN y pasa a firma del Jefe de la Unidad de Planeación, el líder
del proyecto y el Titular de la Dependencia.
7 Recibe documentación debidamente firmada por el Titular de la
Dependencia, el Jefe de la Unidad de Planeación y el líder del proyecto.
8 Envía oficio a la Subsecretaria de Planeación para gestionar los
recursos de inversión a través de la Ventanilla de Proyectos de
Inversión, anexando los requisitos específicos y disco magnético.
9 Recibe oficio de respuesta de la Subsecretaria de Planeación sobre la
viabilidad del proyecto.
¿Se aceptó el proyecto?

Si, continúa con la actividad 10.

No, en el oficio de respuesta la Subsecretaría de Planeación señala los


motivos de rechazo del proyecto; si se pueden aclarar las
observaciones, realiza modificaciones al proyecto y regresa a la
actividad 6.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-003
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

Accesa al SIPLAN para generar la liberación de recursos en el módulo


10
correspondiente y genera formatos de liberación.

11 Envía oficio de liberación para firma del Jefe de la Unidad de


Planeación, el líder del proyecto y el Titular de la Dependencia
anexando documentación y formatos de liberación de recursos.
12 Recibe en forma económica oficio de liberación firmado por el Jefe de la
Unidad de Planeación, el líder del proyecto y el Titular de la
Dependencia.
13 Envía mediante oficio a la Subsecretaría de Planeación, la liberación de
recursos de inversión a través de la Ventanilla de Proyectos de
Inversión, anexando requisitos específicos y disco magnético.
14 Recibe de la Subsecretaría de Planeación fotocopia del oficio mediante
el cual comunica a la Subsecretaría de Egresos la liberación de los
recursos de inversión del proyecto citado.

15 Envía memorándum al Área de Programación y Presupuestación


anexando Cédula de Validación del proyecto de inversión
correspondiente, a fin de gestionar los recursos presupuestarios ante la
instancia normativa.

ÁREA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

16 Captura en el Sistema Presupuestario conforme a la modalidad que


indique la Cédula de Validación, elabora la adecuación presupuestaria,
genera volante de envío y envía oficio de solicitud a la Dependencia
normativa.

17 Envía en forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo


Administrativo, volantes de envío, generados por las adecuaciones
emitidas por el Sistema Presupuestario.

18 Envía para rúbrica del Jefe de la Unidad de Planeación, el oficio de


solicitud y adecuaciones presupuestarias y recaba firma del Titular de la
Dependencia.

19 Recibe oficio y adecuaciones presupuestarias debidamente firmados


por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su
autorización.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-AES-003
Descripción del procedimiento
No. de Actividad Documento de
actividad referencia /
observaciones

20 Recibe oficio de autorización de la instancia normativa.

21 Elabora memorándum que firmará el Jede de la Unidad de Planeación,


mediante el cual comunica al órgano administrativo responsable de la
solicitud, así como a la Unidad de Apoyo Administrativo de la respuesta
enviada por la instancia normativa y archiva en el expediente
correspondiente.

22 Envía en forma económica al Área de Evaluación y Seguimiento,


fotocopia del oficio de autorización de la instancia normativa.

ÁREA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

23 Recibe fotocopia del oficio de autorización y archiva en el expediente


correspondiente.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-001

Nombre del procedimiento: Integración del apartado temático del Sector Administración para el Informe de
Gobierno.

Propósito: Elaborar el informe cualitativo y los anexos del apartado Administración, que incluya los principales
logros alcanzados por las instancias que conforman el Sector.

Alcance: Desde que recibe la información de logros y acciones relevantes de las áreas que integran la
Dependencia y los organismos que conforman el Sector hasta que se entrega al Jefe de la Unidad de
Planeación, la versión definitiva de la documentación que integra el Informe de Gobierno en su Apartado
Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Proyectos e Información Sectorial.

Políticas:

• Llevar a cabo el proceso de integración del Informe de Gobierno conforme a los criterios que establezca los
Lineamientos Generales que emita la instancia normativa.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Recibe invitación para la reunión convocada por la instancia normativa
para coordinar las actividades de integración del Informe de Gobierno,
además solicita la designación del Enlace de esta Secretaría quien será
responsable de coordinar dicho proceso en el Sector Administración.

2 Emite oficio signado por el Titular de la Dependencia en su calidad de


Coordinador del Subcomité Sectorial Administración, mediante el cual
designa al Jefe de la Unidad de Planeación como Enlace ante la
instancia normativa para coordinar las actividades sectoriales e integrar
el Informe de Gobierno en su Apartado Administración.

3 Asiste a la reunión sectorial y en ella se exponen los Lineamientos


Generales para la integración del Informe de Gobierno, que establecen
los criterios para la elaboración de os documentos solicitados.

4 Emite oficio para solicitar informe de logros y acciones relevantes a


cada una de las áreas que integran la Dependencia, así como a los
organismos que integran el Sector Administración.

5 Recibe oficio, impresión y medio magnético conteniendo el informe de


logros y acciones relevantes de los órganos administrativos que
integran la Dependencia y los organismos que conforman el Sector,
para su análisis e integración correspondiente.

6 Analiza informes de logros y acciones relevantes e integra el documento


cualitativo sectorial, el resumen de logros y acciones relevantes y el
anexo gráfico estadístico.

7 Remite vía memorándum a los órganos administrativos de la


Dependencia, así como los organismos sectorizados, documento
cualitativo para su análisis, y en su caso validación, en los asuntos que
les correspondan.

8 Recibe observaciones y comentarios al documento cualitativo y realiza


adecuaciones a dicho documento.

9 Envía en forma económica al Titular de la Dependencia, a través del


Jefe de la Unidad de Planeación, documento cualitativo, resumen de
logros y acciones relevantes y anexo gráfico estadístico para su
análisis, y en su caso, validación.

10 Realiza adiciones y/o modificaciones que formule el Titular de la


Dependencia.

11 Integra los documentos definitivos en forma impresa y medio magnético,


y adjunta informes del Sistema de Administración Hacendaria del
Estado (SIAHE).

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
12 Remite documentos definitivos a través de oficio signado por el Titular
de la Dependencia y en su carácter de Coordinador del Subcomité
Sectorial Administración a la instancia normativa.

13 Archiva fotocopia de oficio sellado de recibido en el expediente


correspondiente.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-002

Nombre del procedimiento: Adecuaciones estructurales y de plantilla de personal.

Propósito: Analizar y elaborar las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de personal a fin de optimizar los
recursos y procurar el mejoramiento administrativo de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de los diferentes órganos administrativos de la Dependencia,
hasta la elaboración del memorándum mediante el cual comunica la respuesta de la instancia normativa, al
órgano administrativo interesado.

Responsable del procedimiento: Área de Proyectos e Información Sectorial.

Políticas:

• Llevar a cabo las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de personal conforme a los Lineamientos
Generales que emita la instancia normativa.

• Los formatos de adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas deberán ser firmadas por el o los
titulares de los órganos administrativos interesados, así como por el Jefe de la Unidad de Planeación.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
UNIDAD DE PLANEACIÓN

1 Recibe memorándum de los diferentes órganos administrativos,


solicitando adecuación estructural y/o de plantilla de personal para
atender las necesidades de operación y optimizar los recursos.
2 Analiza la documentación soporte recibida que debe contener propuesta
de adecuación, justificaciones y costos conforme a la normatividad
vigente y determina ¿Es suficiente la documentación enviada por el
órgano administrativo?
Si, continúa en la actividad 5.
No, continúa en la actividad 3.
3 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación,
solicitando al o los órganos administrativos interesados, la
documentación complementaria para la correcta integración de su
solicitud.
4 Recibe la documentación solicitada debidamente integrada.
5 Analiza la documentación y determina ¿la adecuación estructural y/o de
plantilla de personal genera impacto presupuestal?
Si, continúa en la actividad 6.
No, continúa en la actividad 9.
6 Acuerda con el Jefe de Unidad, la factibilidad de la propuesta enviada
por el órgano administrativo y se solicita a la Unidad de Apoyo
Administrativo, certificar la disponibilidad de recursos para cubrir el
impacto presupuestal.
7 Recibe respuesta de la Unidad de Apoyo Administrativo y analiza ¿fue
certificada la disponibilidad de recursos?
Si, continúa en la actividad 9.
No, continúa en la actividad 8.
8 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación,
para devolver documentación al o los órganos administrativos
interesados la improcedencia de su solicitud.
9 Requisita los formatos de adecuaciones estructurales y de plantilla de
plazas y envía a través de memorándum firmado por el Jefe de la
Unidad de Planeación a la Dirección de Desarrollo Administrativo para
su dictaminación.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

10 Recibe memorándum mediante el cual envían propuesta de adecuación


estructural y/o de plantilla de plazas vía documental y magnética.
11 Analiza la información y determina: ¿cumple con los requisitos
establecidos en la normatividad emitida?
No, elabora oficio de solicitud de información complementaria y turna a
la Unidad de Planeación y continúa con la actividad 12.
Si, procede al análisis de: estructura orgánica y plantilla de plazas actual
y propuesta, manuales administrativos y movimientos nominales para
detectar posibles duplicidades de actividades, crecimiento innecesario
de plazas; así como el impacto o ahorro presupuestal de dichos
movimientos. Continúa con la actividad 13.
12 Recibe oficio mediante el cual la Unidad de Planeación envía
información complementaria. Continúa con la actividad 13.
13 Convoca a reunión a la Unidad de Planeación para concertar la
información y determinar la estructura orgánica y/o plantilla de plazas
idónea.
14 Elabora dictamen, determinando costos, elaborando organigramas
ocupacionales y oficios de autorización.
15 Integra y rubrica dictamen y turna al titular de la Unidad de Planeación
para su firma de común acuerdo.
16 Recibe dictamen de la Unidad de Planeación debidamente firmado y
turna al titular de la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y
Tecnológico para su firma y la del Titular de la Secretaría de
Administración.
17 Recibe dictamen y procede a elaborar memorándum de envío de
fotocopia del mismo a la Unidad de Planeación, así como a las
instancias correspondientes.
UNIDAD DE PLANEACIÓN

18 Recibe fotocopia del dictamen de autorización de adecuación estructural


y/o de plantilla de personal y procede a la actualización de manuales
administrativos y organigramas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

19 Recibe fotocopia del dictamen de autorización de adecuación estructural


y/o de plantilla de personal y procede a realizar la solicitud de
adecuaciones al capítulo 1000 ante la Secretaría de Planeación y
Finanzas y comunica a la Unidad de Planeación.
20 Recibe de la Secretaría de Plantación y Finanzas autorización de
adecuación presupuestal y procede a realizar los movimientos
correspondientes ante la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y
turna fotocopia a la Unidad de Planeación.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-003

Nombre del procedimiento: Actualización de manuales administrativos.

Propósito: Analizar y actualizar los manuales administrativos para procurar el mejoramiento administrativo de la
Dependencia.

Alcance: Desde la emisión del comunicado de inicio del proceso de actualización de los manuales
administrativos hasta la validación y su distribución a los diferentes órganos administrativos que integran a la
Dependencia.

Responsable del procedimiento: Área de Proyectos e Información Sectorial.

Políticas:

• Llevar a cabo las actualizaciones de los manuales administrativos conforme a los Lineamientos Generales
que emita la instancia normativa.

• Los manuales administrativos deberán ser validados por los titulares de los órganos administrativos de la
Dependencia, así como por el Jefe de la Unidad de Planeación y de la Dirección de Desarrollo
Administrativo.

• Los manuales administrativos serán autorizados por el Titular de la Dependencia.

• El manual de inducción se le dará otro tratamiento y su actualización se realizará únicamente con los
órganos administrativos que aporten información a su contenido.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Envía a los órganos administrativos circular firmada por el Jefe de la
Unidad de Planeación comunicando inicio del proceso de actualización
de los manuales administrativos de la Dependencia, fijando plazo para
recibir observaciones, adiciones y/o modificaciones a las funciones y/o
procedimientos de las instancias.
2 Recibe observaciones, adiciones y/o modificaciones de los órganos
administrativos para actualizar los manuales de organización y/o de
procedimientos.
3 Analiza observaciones, adiciones y/o modificaciones sobre las funciones
y/o procedimientos enviados por los órganos administrativos conforme
al marco jurídico de actuación.
4 Envía en forma económica, a los órganos administrativos, propuesta de
funciones y/o procedimientos para su análisis y comentarios.
5 Recibe en forma económica de los órganos administrativos, propuesta
revisada y comentarios para integración al manual correspondiente.
6 Remite en forma económica al Jefe de la Unidad de Planeación,
propuesta de adiciones y/o modificaciones al manual de organización
y/o procedimientos para revisión y observaciones.
7 Incluye observaciones del Jefe de la Unidad de Planeación y envía
mediante memorándum al órgano administrativo correspondiente,
funciones y/o procedimientos definitivos para su validación.
8 Recibe mediante memorándum, funciones y/o procedimientos definitivos
del órgano administrativo debidamente rubricados e integra al
expediente respectivo.
9 Integra manuales de organización y/o de procedimientos, según
corresponda, y envía en forma económica a la Dirección de Desarrollo
Administrativo para su revisión y observaciones correspondientes.
10 Recibe en forma económica de la Dirección de Desarrollo
Administrativo, observaciones realizadas a los manuales de
organización y/o de procedimientos.
11 Atiende observaciones y envía mediante memorándum firmado por el
Jefe de la Unidad de Planeación, versión final de los manuales de
organización y/o de procedimientos a la Dirección de Desarrollo
Administrativo para su validación.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UP-APIS-003
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
12 Valida y gestiona ante el Titular de la Dependencia, la firma de
autorización de los manuales de organización y/o procedimientos.
13 Recibe manuales de organización y/o de procedimientos autorizados
por el Titular de la Dependencia y envía a través de memorándum a la
Unidad de Planeación.
UNIDAD DE PLANEACIÓN

14 Recibe manuales de organización y/o procedimientos autorizados y


difunde a través de circular las funciones y/o procedimientos de cada
uno de los órganos administrativos, según corresponda.
15 Archiva circular sellada de recibido en el expediente respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE INFORMÁTICA

Área de Sistemas.
Área de Redes y Soporte Técnico

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SA-UI-001

Nombre del procedimiento: Entrega de consumibles informáticos.

Propósito: Proporcionar los consumibles informáticos para el procesamiento de la información.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega de consumibles informáticos.

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática.

Políticas:

• Deberá entregar los insumos informáticos siempre y cuando se cuente con la justificación emitida por el
área solicitante a través del formato SA/UI/FSC/001.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SA-UI-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los órganos que integran la Dependencia, solicitud de Formato


material a través del formato SA/UI/FSC-001, justificando el uso que se SA/UI/FSC/001
le dará a dicho material.
2 Verifica la existencia y el uso final del material.
3 Da salida al material a través del Sistema de Insumos, emitiendo recibo
de salida.
4 Firma vale y entrega material.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-001

Nombre del procedimiento: Desarrollo e implementación de sistemas integrales de información.

Propósito: Proporcionar las herramientas informáticas integrales que agilicen el uso y procesamiento de la
información.

Alcance: Desde el momento que se detecten las áreas de oportunidad, hasta que el sistema informático
integral sea puesto en marcha.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas.

Políticas:

• Elaborará propuestas de desarrollo de sistemas de información para la automatización de las


actividades de las áreas de la Dependencia con base a la normatividad establecida por la Dirección de
Desarrollo Tecnológico.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
Comunica de forma económica u oficial al órgano administrativo
1
solicitante, fecha y hora de la entrevista para recabar información
correspondiente al sistema integral a desarrollar.
Por medio de las reuniones con el personal del órgano administrativo
2
definen los requerimientos para el desarrollo del sistema establecido
en las normas emitidas por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.
Con base a la información recabada, determina:
3
¿El sistema será adquirido o desarrollado por la Unidad?
No, elabora la planeación de desarrollo e implementación del sistema.
Si, determina los métodos para la adquisición del sistema requerido.
Selecciona el software de desarrollo del sistema y define los detalles
4
del diseño y los niveles de funcionalidad.
Realiza pruebas de ejecución y seguridad del sistema, así mismo
5
genera los reportes y documentos que utilizará el sistema.
Elabora manual técnico en original y copia el cual contiene programas
6
con su respectivo diagrama de flujo, descripción de los campos,
índices, etc.
Elabora manual de usuario en original y una copia, mediante el cual
7
se da conocer el instructivo de manejo del sistema.
De acuerdo a la fecha programada para implantar el sistema, elabora
8
acta de entrega recepción, en original y dos fotocopias, donde se
establece la entrega física y oficial del mismo, obtiene programa del
sistema (disco magnético) y acude a implantarlo llevando el manual
del usuario en original, fotocopia y vía magnética.
9 Realiza instalación del sistema.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-002

Nombre del procedimiento: Mantenimiento de sistemas integrales de información.

Propósito: Actualizar y ajustar los sistemas informáticos que agilicen el uso y procesamiento de la información.

Alcance: Después de un tiempo en operación del sistema hasta el momento que requiera adaptaciones.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas

Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas que integran la Dependencia.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-002
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones
1 Comunica de forma económica u oficial al órgano administrativo
solicitante, fecha y hora de la entrevista para recabar información
correspondiente a las adecuaciones necesarias al sistema.
2 Por medio de las reuniones con el personal del órgano administrativo
se definirán los requerimientos para la actualización
3 Con base a la información recabada, determina:
¿El sistema es factible de actualizar?
No, informa al área que no procede a realizarse las modificaciones.
Si, procede al rediseño de los módulos correspondientes.
4 Presenta el anteproyecto al área usuaria para su aprobación acerca
de las modificaciones a realizar.
5 Concluido el desarrollo del sistema, realiza las pruebas en
coordinación con el área usuaria.
6 Una vez concluidas las pruebas, y en conformidad con los usuarios,
se procede a la liberación de las modificaciones del sistema.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-003

Nombre del procedimiento: Respaldo de información de servidores.

Propósito: Preservar la información generada por los sistemas operados por áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde que la información se genera en el sistema hasta su respaldo en el servidor.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas.

Políticas:

• Administrará el funcionamiento de la red de voz y datos de la Dependencia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-AS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Realiza la copia de la información diaria generada por los sistemas.


2 Analiza el tipo de medio de respaldo (CD, DVD, disco magnético)
según la cantidad de información generada.
3 Realiza el respaldo.
4 Etiqueta el respaldo para su almacenamiento

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-001

Nombre del procedimiento: Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo.

Propósito: Garantizar la correcta operación de los equipos de cómputo.

Alcance: Al inicio del ejercicio se realiza la planeación de que los equipos de cómputo tendrán dos
mantenimientos de prevención al año.

Responsable del procedimiento: Área de Redes y Soporte Técnico.

Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas de la Dependencia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora calendario por áreas administrativas para llevar a cabo el


mantenimiento de los equipos de cómputo.
2 Comunica de manera oficial a las áreas que integran la
Dependencia, las fechas de mantenimiento, solicitándoles el
respaldo de información.
3 Realiza el mantenimiento.
4 Firma de conformidad del mantenimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-002

Nombre del procedimiento: Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo.

Propósito: Garantizar la correcta operación de los equipos de cómputo.

Alcance: Desde la detección de algún desperfecto del equipo de cómputo hasta verificar nuevamente su
operación.

Responsable del procedimiento: Área de Redes y Soporte Técnico.

Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas de la Dependencia.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Comunicación vía telefónica o a través de la dirección URL


http://sistemas/informatica al Área de Soporte Técnico y Redes sobre
inconsistencias en la operación de algún equipo de cómputo.
2 Realiza una revisión preliminar del equipo por personal del Área de
Soporte Técnico y Redes, y emite diagnóstico.

3 Determina si el equipo puede ser reparado por el área o si es


necesaria la reparación externa, basándose en el diagnóstico.
¿El equipo debe ser reparado por personal interno o externo?
Interno, el personal procede a la reparación
Externo, determina los métodos para la contratación del servicio.
4 En el caso de que el equipo o accesorio no pueda ser reparado o la
compostura resulte excesiva, se solicita a la Dirección de Desarrollo
Tecnológico la dictaminación de baja del equipo.
5 Una vez reparado el equipo, se hace la entrega de éste y firma de la
hoja de servicio de conformidad.
6 Seguimiento al equipo reparado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-003

Nombre del procedimiento: Elaboración de proyectos tecnológicos.

Propósito: Proporcionar las herramientas informáticas para eficientar las funciones administrativas de las áreas
de la Dependencia.

Alcance: Desde la detección de necesidades en materia de tecnologías de información hasta la instalación y


funcionamiento del proyecto.

Responsable del procedimiento: Área de Redes y Soporte Técnico.

Políticas:

• Analizará y determinará la viabilidad de los proyectos de automatización propuestos por los órganos
administrativos de esta Dependencia conforme a la normatividad establecida por la Dirección de
Desarrollo Tecnológico.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Realiza la detección de necesidad de implementación de una nueva


tecnología de información dentro de la Secretaría.
2 Analiza la factibilidad del proyecto y solicita de manera oficial a la
Dirección de Desarrollo Tecnológico la dictaminación del proyecto.
3 Recibe de la Dirección de Desarrollo Tecnológico el dictamen del
proyecto.
4 Solicita a la Unidad de Planeación la gestión para el recurso
financiero.
5 Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo el requerimiento de
compra.
6 Recibe el equipo o software derivado de la licitación del proyecto
7 Entrega a las diferentes áreas que integran el proyecto.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-004

Nombre del procedimiento: Respaldo de información de usuarios.

Propósito: Preservar la información generada por los usuarios de equipos de cómputo de áreas de la
Dependencia.

Alcance: Desde que el usuario respalda la información en ftp://respaldo hasta el respaldo en el servidor.

Responsable del procedimiento: Área de Redes y Soporte Técnico.

Políticas:

• Administrará el funcionamiento de la red de voz y datos de la Dependencia.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-UI-ARyST-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Realiza copia de información generada por los usuarios en


ftp//:respaldo.
2 Analiza el tipo de medio de respaldo (CD, DVD, disco) según la
cantidad de información generada.
3 Realiza el respaldo.
4 Etiqueta el respaldo para su almacenamiento.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DELEGACIONES REGIONALES

San Cristóbal de Las Casas


Yajalón
Tapachula

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2000 Julio 2006 Enero 2007 E


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-001

Nombre del procedimiento: Información y orientación ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes
Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado, ubicadas en la Unidad Administrativa de San Cristóbal de
Las Casas.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte de diario.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional San Cristóbal de Las Casas (Región II Altos).

Políticas:

• Presentarse ante algún modulo de información.

• Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de
trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la agente del módulo, solicitud de información u orientación


por parte de la ciudadanía y determina:
¿Se cuenta con la información para proporcionar el servicio?
No, solicita el apoyo, para brindar la información requerida por el
interesado.
Si, proporciona la información.
2 Llena el reporte de diario.
3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al Delegado Regional.
4 Archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-002

Nombre del procedimiento: Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos.

Propósito: Proporcionar instalaciones y/o servicios básicos a cargo de la Delegación Regional para que las
diferentes Dependencias y Entidades desarrollen sus actividades satisfactoriamente.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la instalación y/o prestación del servicio básico.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional San Cristóbal de Las Casas (Región II Altos).

Políticas:

• La solicitud del servicio deberá hacerse por escrito.

• Las instalaciones deberán entregarse en perfecto estado y deberán recibirse, de igual forma.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-002
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de Dependencias y Entidades, oficio solicitando la prestación


de instalaciones y/o la prestación de servicio básico a cargo de la
Delegación Regional para desarrollar actividades oficiales.
2 Analiza solicitud y determina:
¿La solicitud se refiere a la prestación de un servicio básico?
Si, comunica vía memorándum u oficio, la prestación del servicio
básico en la fecha y horario solicitado. Archiva en el expediente
respectivo. Concluye procedimiento.
No, analiza la solicitud para la prestación de instalaciones y
determina:
¿Están disponibles las instalaciones para la fecha y horario en que se
solicitan?
No, comunica vía memorándum las fechas y horarios en que se
encuentra disponible. Regresa a la actividad 1.
Si, comunica vía memorándum autorización para la utilización de las
instalaciones en la fecha y horario requeridos. Archiva en el
expediente respectivo.
3 Verifica, que las condiciones de las instalaciones y equipo, se
encuentren en buen estado a fin de que el evento se desarrolle
satisfactoriamente.
4 Entrega instalaciones, el día del evento a los encargados de la
instancia solicitante y supervisa el desarrollo del mismo.
5 Recibe las instalaciones y equipo, verificando que las condiciones
sean las mismas de la entrega, a la instancia solicitante. Termina
procedimiento.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-003

Nombre del procedimiento: Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales, que solicita el personal del Poder
Ejecutivo Estatal en la región II Altos, así como, la ciudadanía en general.

Alcance: Desde la solicitud del trámite hasta la entrega del documento o respuesta oficial.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional San Cristóbal de Las Casas (Región II Altos).

Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados, se realizará en forma personal.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRSCLC-003
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Atiende a personal del Poder Ejecutivo Estatal de la región II Altos, así


como a la ciudadanía en general, que solicita la gestión de
documentos y/o atención de asuntos oficiales.
2 Recibe la solicitud y determina:
¿La solicitud se refiere a la expedición de documento oficial?
Si, registra los datos del solicitante en el formato de control. Continúa
en la actividad 3.
No, recibe la documentación oficial del solicitante e integra al
expediente de entrega de documentos. Continúa en la actividad 6.
3 Entrega las solicitudes de expedición de documentos oficiales a las
instancias correspondientes.
4 Recibe de las instancias documentos oficiales, revisa y firma de
conformidad.
5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de
recibido, en la fotocopia de dicho documento. Continúa con la
actividad 7.
6 Entrega documentación oficial, a las instancias correspondientes, que
firman de recibido.
7 Archiva documentación soporte, en el expediente correspondiente.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-001

Nombre del procedimiento: Información y Orientación Ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes
Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado, a través del módulo de información ubicado en la Unidad de
Servicios Administrativos.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte de diario.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional Yajalón (Regiones Norte-Selva).

Políticas:

• Presentarse ante el modulo de información ubicado en la Unidad de Servicios Administrativos.

• Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de
trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la (el) agente del módulo, solicitud de información u


orientación por parte de la ciudadanía y determina:
¿Se cuenta con la información para proporcionar el servicio?
No, solicita a la Delegación de la Dependencia correspondiente, el
apoyo para brindar la información requerida por el interesado.
Si; proporciona la información.
2 Llena el reporte de diario.
3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al responsable de
recopilar dicha información en la Delegación Regional.
4 Archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-002

Nombre del procedimiento: Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos.

Propósito: Proporcionar instalaciones y/o servicios básicos a cargo de la Delegación Regional para que las
diferentes Dependencias y Entidades desarrollen sus actividades satisfactoriamente.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la instalación y/o prestación del servicio básico.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional Yajalón (Regiones Norte-Selva).

Políticas:

• La solicitud del servicio deberá hacerse por escrito.

• Las instalaciones deberán entregarse en perfecto estado y deberán recibirse de igual forma.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-002
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de Dependencias y Entidades, oficio solicitando la prestación


de instalaciones y/o la prestación de servicio básico a cargo de la
Delegación Regional para desarrollar actividades oficiales.
2 Analiza solicitud y determina:
¿La solicitud se refiere a la prestación de un servicio básico?
Si, comunica vía oficio la prestación del servicio básico en la fecha y
horario solicitado. Archiva en el expediente respectivo. Concluye
procedimiento.
No, analiza la solicitud para la prestación de instalaciones y
determina:
¿Están disponibles las instalaciones para la fecha y horario en que se
solicitan?
No, comunica vía oficio las fechas y horarios en que se encuentra
disponible. Regresa a la actividad 1.
Si, comunica vía oficio autorización para la utilización de las
instalaciones en la fecha y horario requeridos. Archiva en el
expediente respectivo.
3 Verifica que las condiciones de las instalaciones y equipo, se
encuentren en buen estado a fin de que el evento se desarrolle
satisfactoriamente.
4 Entrega instalaciones el día del evento a los encargados de la
instancia solicitante y supervisa el desarrollo del mismo.
5 Recibe las instalaciones y equipo, verificando que las condiciones
sean las mismas de la entrega a la instancia solicitante. Termina
procedimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-003

Nombre del procedimiento: Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales que solicita el personal de burocracia y
magisterio, así como la ciudadanía en general.

Alcance: Desde la solicitud del trámite hasta la entrega del documento o respuesta oficial.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional Yajalón (Regiones Norte-Selva).

Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados se realizará en forma personal.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRY-003
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Atiende a personal de burocracia y magisterio, así como a la


ciudadanía en general, que solicita la gestión de documentos y/o
atención de asuntos oficiales.
2 Recibe la solicitud y determina:
¿La solicitud se refiere a la expedición de documento oficial?
Si, entrega al solicitante formato de solicitud para que sea llenado.
Continúa en la actividad 3.
No, recibe la documentación oficial del solicitante e integra al
expediente de entrega de documentos. Continúa en la actividad 6.
3 Entrega las solicitudes de expedición de documentos oficiales a las
instancias correspondientes.
4 Recibe de las instancias documentos oficiales, revisa y firma de
conformidad.
5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de recibido
fotocopia del documento y archiva. Termina procedimiento.
6 Entrega documentación oficial a las instancias correspondientes que
firman de recibido.
7 Informa a los solicitantes del trámite efectuado y archiva
documentación soporte en el expediente correspondiente. Termina
procedimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRT-001

Nombre del procedimiento: Información y Orientación Ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes
Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte de diario.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional Tapachula (Regiones Costa-Soconusco).

Políticas:

• Presentarse ante algún modulo de información.

• Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de
trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRT-001
Descripción del procedimiento
Documento de
No. de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la agente del módulo, solicitud de información u orientación


por parte de la ciudadanía y determina:
¿Se cuenta con la información para proporcionar el servicio?
No, solicita el apoyo para brindar la información requerida por el
interesado.
Si, proporciona la información.

2 Llena el reporte de diario.


3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al Delegado Regional.
4 Archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRT-002

Nombre del procedimiento: Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales que solicita el personal del Poder
Ejecutivo Estatal en las regiones Costa-Soconusco, así como la ciudadanía en general.

Alcance: Desde la solicitud del trámite hasta la entrega del documento o respuesta oficial.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional Tapachula (Regiones Costa-Soconusco).

Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados se realizará en forma personal.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-DRT-002
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Atiende a personal del Poder Ejecutivo Estatal de las regiones costa-


Soconusco, así como a la ciudadanía en general, que solicita la
gestión de documentos y/o atención de asuntos oficiales.
2 Recibe la solicitud y determina:
¿La solicitud se refiere a la expedición de documento oficial?
Si, registra los datos del solicitante en el formato de control. Continúa
en la actividad 3.
No, recibe la documentación oficial del solicitante e integra al
expediente de entrega de documentos. Continúa en la actividad 6.
3 Entrega las solicitudes de expedición de documentos oficiales a las
instancias correspondientes.
4 Recibe de las instancias documentos oficiales, revisa y firma de
conformidad.
5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de recibido
en la fotocopia de dicho documento. Continúa con la actividad 7.
6 Entrega documentación oficial a las instancias correspondientes que
firman de recibido.
7 Archiva documentación soporte en el expediente correspondiente.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO


Y TECNOLÓGICO

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2000 Julio 2006 Enero 2007 F


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Departamento Sector Gobierno y Seguridad


Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía
Departamento Sector Educación y Salud
Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural
Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social

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2000 Julio 2006 Enero 2007 F1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de dictámenes de adecuaciones estructurales y/o de plantilla de


plazas.

Propósito: Optimizar los recursos y mejorar el funcionamiento del ejercicio organizacional de las Dependencias
y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta el despacho del Dictamen de autorización de adecuaciones
estructurales y/o de plantilla de plazas.

Responsable del procedimiento: Departamento Sector Gobierno y Seguridad.


Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía.
Departamento Sector Educación y Salud.
Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural.
Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social.

Políticas:

• Llevar a cabo las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas conforme a los Lineamientos
Generales.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

Recibe Oficio de solicitud mediante el cual la Dependencia o


1 Entidad envía propuesta de adecuación estructural y/o de plantilla
de plazas vía documental y magnética.
2 Analiza la información y determina:
¿Cumple con los requisitos establecidos en la normatividad emitida?
No, elabora oficio de solicitud de información complementaria y
turna a la Dependencia o Entidad. Continúa con la actividad 3.
Si, procede al análisis de estructura orgánica y plantilla de plazas El análisis se realiza
actual y propuesta, manuales administrativos y movimientos para determinar si no
nominales, continúa con la actividad No. 4. existen duplicidades de
actividades,
crecimiento innecesario
de órganos
administrativos y
plazas, generación de
costos o ahorros
presupuestarios, así
como para proponer el
mejor esquema
organizacional para la
Dependencia o Entidad
3 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía
información complementaria, regresa a la actividad 2.
4 Convoca a reunión a la Dependencia o Entidad para concertar la
información y determinar la estructura orgánica y/o plantilla de
plazas idónea.
5 Elabora dictamen, oficio de autorización y oficio de solicitud de D
firmas de la Dependencia o Entidad.
6 Rubrica dictamen y turna al Director y al Subsecretario para la firma
correspondiente.
7 Recibe dictamen original y envía mediante oficio para firma de la
Dependencia o Entidad.
8 Recibe dictamen original firmado, procede al despacho de fotocopia
del mismo mediante oficio de autorización a la Dependencia o
Entidad así como a las instancias normativas correspondientes.
9 Integra expediente y archiva.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-002

Nombre del procedimiento: Asesorías para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos.

Propósito: Proporciona al personal de la Dependencia o Entidad del Poder Ejecutivo Estatal las herramientas
necesarias para la integración de Manuales Administrativos.

Alcance: Desde la solicitud por parte de la Dependencia o Entidad hasta la validación y difusión de los
manuales administrativos.

Responsable del procedimiento: Departamento Sector Gobierno y Seguridad.


Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía.
Departamento Sector Educación y Salud.
Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural.
Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social.

Políticas:

Observar lo establecido en:

• Guía Técnica para la elaboración de Manual de Inducción

• Guía Técnico para la elaboración de Manuales Administrativos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad solicita


asesoría para la elaboración y/o actualización de manuales
administrativos
2 Concerta reunión con la Dependencia o Entidad para establecer
compromisos y estrategia de trabajo a seguir.
3 Se establecen y definen compromisos y cronograma de actividades,
así como la integración del grupo de trabajo que servirá de enlace con
cada una de las áreas que integran la Dependencia o Entidad, elabora
minuta de trabajo así como cronograma y firman de común acuerdo.
4 Derivado de los compromisos establecidos en minuta y cronograma,
se proporciona capacitación al grupo de trabajo relativa a la
elaboración y/o actualización de manuales.
5 Otorga las asesorías programadas para determinar el contenido de la
información de los manuales administrativos de acuerdo a la
normatividad establecida.
6 La Dependencia o Entidad procede a la integración de los manuales
autorizados por el Titular de la misma y turna a la Dirección de
Desarrollo Administrativo para la validación correspondiente.
7 Recibe original de manuales vía documental y magnética los cuales
son revisados y procede a elaborar oficio de validación de los mismos,
rubrica y turna para firma de la C. Directora, Subsecretario y Titular.
8 Recibe oficio firmado por el titular de la Secretaría de Administración y
envía los manuales debidamente validados, archiva documentación y
resguarda información vía magnética.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-003

Nombre del procedimiento: Asesorías para la elaboración y/o actualización de reglamentos interiores.

Propósito: Proporciona al personal de la Dependencia o Entidad del Poder Ejecutivo Estatal las herramientas
necesarias para la integración de Reglamentos Interiores.

Alcance: Desde la solicitud por parte de la Dependencia o Entidad hasta la validación del Reglamento Interior
para su gestión ante la Consejería Jurídica de Gobierno del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento Sector Gobierno y Seguridad.


Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía.
Departamento Sector Educación y Salud.
Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural.
Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social.

Políticas:

Observar lo establecido en:

• Guía Técnica para la elaboración de Reglamento Interior

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDA-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía


proyecto de Reglamento Interior para análisis.
2 Analiza contenido del proyecto.
3 Emite oficio mediante el cual envía a la Dependencia o Entidad los
comentarios y sugerencias relativas al proyecto.
4
Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía
proyecto de Reglamento Interior y determina:

¿Están considerados los comentarios y sugerencias emitidas?


Si, continúa con la actividad 5.
No, cita al personal del área jurídica de la Dependencia o Entidad
para concensuar los puntos no incluidos en las sugerencias y de
manera conjunta integran el proyecto.
5 Emite oficio de validación de Reglamento Interior y se sugiere sea
enviado para revisión de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Estatal.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

Departamento de Ingeniería de Sistemas


Departamento de Infraestructura Tecnológica
Departamento de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional

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2000 Julio 2006 Enero 2007 F2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-001

Nombre del procedimiento: Capacitación especializada sobre el uso e implementación de tecnologías de


información a servidores públicos adscritos a los órganos administradores de tecnologías de información.

Propósito: Impulsar el mejoramiento de las competencias laborales de los servidores públicos Órganos
Administradores de Tecnologías de Información, en beneficio de la productividad y mejora de los servicios que
proporcionan las Dependencias y Entidades hacia la ciudadanía.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta el envío de los reconocimientos a las Dependencias y
Entidades posterior a la ejecución de la capacitación.

Responsable del procedimiento: Departamento de Ingeniería de Sistemas.

Políticas:

• Los Órganos Administradores de Tecnologías de Información deberán informar sus necesidades de


capacitación, siendo priorizadas y justificadas de acuerdo a planes de trabajo y proyectos
institucionales.

• Canalizará los requerimientos especiales al Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

• Proporcionará a los Órganos Administradores de Tecnologías de Información el material didáctico


desarrollado por la Dirección de Desarrollo Tecnológico para que lo reproduzca y distribuya al personal
que haya sido considerado para asistir a los cursos.

• El cupo máximo para los cursos de capacitación no será mayor a 8 servidores públicos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de capacitación. Formato de detección


de necesidades.

2 Elabora oficio de respuesta anexando calendario de cursos a la Reporte de detección


Dependencia o Entidad solicitantes. de necesidades.

3 Avisa vía telefónica a la Dependencia o Entidad solicitante la fecha en Calendario de


que se realizará la capacitación programada. cursos.

4 Imparte capacitación (enseñanza-aprendizaje-evaluación).


5 Elabora reporte de capacitación (asistencias y calificaciones) y Reporte de
determina: capacitación y de
reconocimiento.
¿El participante cumplió con los requisitos de aprobación?
No, informa que el participante no recibirá reconocimiento por no
aprobar la capacitación.
Si, imprime el reconocimiento.
6 Elabora oficio de envío de reconocimientos a la Dependencia o
Entidad solicitante, distribuye y recaba firmas en el acuse de recibido.
7 Archiva acuse del oficio en expediente respectivo.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-002

Nombre del procedimiento: Emisión de dictamen de viabilidad de registro patrimonial de sistemas de


información desarrollados en Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Emitir Dictamen de Viabilidad de Registro Patrimonial de cada sistema de información para su
registro ante la Dirección de Patrimonio como propiedad del Poder Ejecutivo.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Dictamen de Viabilidad de Registro Patrimonial de Dependencia


o Entidad hasta la asignación del número patrimonial.

Responsable del procedimiento: Departamento de Ingeniería de Sistemas.

Políticas:

• Solicitará por escrito y recibirá el sistema de información a validar.

• La Dirección de Desarrollo Tecnológico emitirá el dictamen de viabilidad de registro patrimonial a la


Dependencia o Entidad solicitante.

• La Dependencia o Entidad presentará el dictamen de viabilidad de registro patrimonial ante la Dirección


de Patrimonio.

• La Dependencia o Entidad entregará fotocopia a la Dirección de Desarrollo Tecnológico, de la cédula de


registro patrimonial donde consta el número de patrimonio correspondiente al sistema, firmada por el
Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información de la Dependencia o Entidad y sellada
por la Dirección de Patrimonio.

• Elaborará la carta de Registro de sistema.

• Registrará el sistema en el padrón de sistemas propiedad del Ejecutivo del Estado.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de registro Dictamen de viabilidad de Registro


Patrimonial de sistema con la siguiente información: CD que contiene
Manual de Usuario, Manual Técnico, códigos fuente e instaladores del
sistema de Información.
2 Analiza el sistema de información y valida si cumple normativamente y
determina:
¿Existen observaciones?
Si, notifica a la Dependencia o Entidad para que aclare y/o
complemente. Regresa a la actividad 1.
No, elabora dictamen técnico de viabilidad de registro patrimonial y lo
entrega a la Dependencia o Entidad solicitante.
3 Recibe fotocopia de cédula debidamente requisitada en la que consta
el número de patrimonio asignado al sistema.
4 Elabora y firma Carta de Registro de Sistema y entrega fotocopia del
documento a la Dirección de Patrimonio.
5 Registra información en base de datos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-003

Nombre del procedimiento: Transferencia de sistemas de información a Dependencias y Entidades del


Ejecutivo Estatal.

Propósito: Evitar duplicidad de sistemas entre las Dependencias o Entidades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de transferencia de la Dependencia o Entidad hasta que se le asigna
el Sistema de Información.

Responsable del procedimiento: Departamento de Ingeniería de Sistemas.

Políticas:

• Solicitud por escrito del titular del Área Administradora de Tecnologías de Información, mediante el cual
solicita el sistema de información.

• Deberá elaborar acta de transferencia y se trasfiere el sistema bajo firma del acta con la Dependencia y
Entidad solicitante.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud de


transferencia de sistema.
2 Verifica la existencia del sistema en la base de datos de sistemas de
información del Ejecutivo del Estado y determina:
¿El sistema está registrado?
No, elabora y envía oficio de respuesta a la Dependencia o Entidad
solicitante para notificar que el sistema no está registrado.
Si, cita a la Dependencia o Entidad para demostrar el funcionamiento
y desempeño del sistema solicitado.
3 Realiza la presentación y determina:
¿Satisface las necesidades del solicitante?
No, elabora y envía oficio mediante el cual notifica a la Dependencia o
Entidad solicitante que el sistema no satisface las necesidades.
Si, elabora acta de transferencia y trasfiere el sistema bajo firma del
acta con la Dependencia o Entidad solicitante.
4 Se registra transferencia en base de datos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-001

Nombre del procedimiento: Baja y/o transferencia de bienes informáticos.

Propósito: Emitir dictamen de baja y/o transferencia de bienes informáticos, previa revisión de las condiciones
de operación de los bienes, derivada de la solicitud por escrito por parte de las Dependencias y Entidades del
Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe el oficio de solicitud de baja hasta el día de la revisión y diagnóstico de los
bienes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Infraestructura Tecnológica.

Políticas:

• Relación de equipos, especificando marca, modelo, número de serie y número de inventario.

• Dictamen de diagnóstico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud de baja y/o Normatividad


revisión de bienes informáticos, anexando relación de los bienes. Informática.
2 Elabora y turna oficio indicando la fecha en la que personal de la
Dirección de Desarrollo Tecnológico asistirá a la revisión de los bienes
informáticos.
3 Verifica los bienes informáticos, emite diagnóstico para determinar si
procede o no a la baja de los bienes.
4 Envía a la Dependencia y/o Entidad oficio indicando la baja y/o
transferencia de los bienes informáticos.
5 Registra información en la base de datos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-002

Nombre del procedimiento: Supervisión de la red de voz y datos.

Propósito: Emitir reporte de la supervisión previa de las condiciones de operación de la red de voz y datos en
las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la solicitud de supervisión de la red de voz y datos hasta el día de la supervisión.

Responsable del procedimiento: Departamento de Infraestructura Tecnológica.

Políticas:

• Deberá enviar solicitud por escrito especificando el día de la visita para la supervisión de la red.

• Reporte de diagnostico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Emite oficio dirigido a la Dependencia o Entidad especificando el día


de la visita.
2 Realiza la supervisión, de la red de voz y datos en la Dependencia o
Entidad.
3 Elabora reporte de la supervisión.
4 Remite mediante oficio firmado por el Director, reporte de supervisión
a la Dependencia o Entidad para su seguimiento correspondiente y
elaboración de proyecto de mejora.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-003

Nombre del procedimiento: Emisión de dictamen para la implementación de redes de voz y datos.

Propósito: Emitir dictamen de la red a implementar, previo a la revisión y análisis del proyecto, enviado por
escrito por parte de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe el oficio de solicitud hasta el envío de manera oficial del dictamen a las
Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Responsable del procedimiento: Departamento de Infraestructura Tecnológica.

Políticas:

• Entrega del proyecto conteniendo el plano con medidas de la Dependencia o Entidad del Ejecutivo
Estatal donde se pretende implementar la red de voz o datos y la ubicación de los nodos.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud del dictamen y


proyecto adjunto.
2 Envía oficio indicando la fecha en la que el personal de la Dirección
de Desarrollo Tecnológico asistirá a una supervisión, donde se
propone implementar la red.
3 Analiza el proyecto propuesto por la Dependencia o Entidad.
4 Envía de manera oficial a la Dependencia o Entidad Dictamen técnico
del cableado estructura de voz y datos y archiva.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-004

Nombre del procedimiento: Emisión de dictamen técnico para la adquisición de bienes informáticos.

Propósito: Validar a través de la formulación de los dictámenes técnicos respectivos la adquisición de bienes
informáticos que permitan a las Dependencias y Entidades Estatales implementar proyectos de equipamiento,
modernización y sustitución de bienes informáticos.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de emisión de dictamen hasta que la dependencia realiza la
validación del documento solicitado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Infraestructura Tecnológica.

Políticas:

• Normatividad vigente.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DIT-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad solicitud de Dictamen técnico Normatividad


para la Adquisición de Bienes Informáticos, anexando proyecto de Informática.
justificación para tal fin.
2 Realiza análisis de proyecto para la su emisión del documento
solicitado y determina:
¿El proyecto cumple con el formato para tal fin?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora oficio de respuesta a la Dependencia o Entidad, indicando
que debe ampliar la información del proyecto para dar una respuesta
positiva. Regresa a la actividad 1.
3 Convoca a las partes involucradas para la validación del documento
solicitado.
4 Emite dictamen técnico de acuerdo a la normatividad vigente y envía
a la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico para su
autorización.
5 Remite a la Dependencia o Entidad dictamen técnico para los trámites
subsecuentes.
6 Publica el dictamen técnico para verificar los montos autorizados por
la Secretaria de Planeación y Finazas y dar seguimiento por parte de
la Contraloría General de Gobierno y dar a conocer la transparencia
del proceso.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-001

Nombre del procedimiento: Evaluación en informática especializada.

Propósito: Evaluar las competencias laborales de aspirantes a ingreso o promoción al servicio del Ejecutivo del
Estado en plazas adscritas a Órganos Administradores de Tecnologías de Información.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de evaluación hasta la notificación por escrito del resultado de la
misma.

Responsable del procedimiento: Depto. de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional.

Políticas:

• El Instituto de Profesionalización del Servidor Público deberá solicitar por escrito la evaluación
especificando: nombre y nivel de estudios del aspirante, categoría propuesta a evaluar, área de
adscripción y funciones a desempeñar.

• Programará la fecha y hora de la evaluación, no mayor a 2 días hábiles posteriores a la fecha de


recepción de la solicitud.

• Emitirá el dictamen de respuesta al Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

• Notificará al Instituto de Profesionalización del Servidor Público por escrito al órgano solicitante cuando
el aspirante no se presente a la evaluación, dicho órgano podrá solicitar su reprogramación mediante
escrito en alcance al oficio de solicitud.

• El resultado de la evaluación tendrá una vigencia de 2 meses a partir de la fecha de emisión.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la solicitud de evaluación realizada por el Instituto de Normatividad


Profesionalización del Servidor Público. Informática.
2 Revisa, registra datos del aspirante y determina:
3 ¿Es procedente la evaluación?
No, emite oficio de respuesta especificando que la evaluación no
procede. Termina procedimiento.
Si, programa la evaluación y notifica al aspirante.
4 Aplica la evaluación.
5 Analiza, califica las respuestas y registra en la base de datos.
6 Elabora oficio de resultados y envía al Instituto de Profesionalización
del Servidor Público.
7 Archiva acuse del dictamen en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-002

Nombre del procedimiento: Supervisión al seguimiento de proyectos de desarrollo tecnológico y la gestión


informática institucional de los órganos administradores de tecnologías de información.

Propósito: Impulsar el fortalecimiento y control de la Gestión Informática Institucional de las Dependencias y


Entidades mediante la evaluación de proyectos de desarrollo tecnológico y la aplicación de la Normatividad
Informática.

Alcance: Desde que se envía el oficio de la notificación de inicio de supervisiones hasta la formalización y
remisión del informe de la supervisión.

Responsable del procedimiento: Depto. de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional.

Políticas:

• Notificará al Área Administradora de Tecnologías de Información, a la Dependencia o Entidad y a la


Contraloría General, la fecha de la supervisión de la gestión informática institucional, informando la
fecha de inicio y de entrega de la siguiente documentación: Manual de Organización, Estructura
Orgánica de la Dependencia o Entidad y del Área Administradora de Tecnologías de Información,
Plantilla de Personal del Área Administradora de Tecnologías de Información y del personal asignado
y/o comisionado, facturas de compras de bienes informáticos correspondientes a los dictámenes
emitidos por esta Dirección y adquiridos de manera directa por esa Dependencia o Entidad y el
inventario de bienes informáticos (hardware y software).

• Formalizará la supervisión mediante un acta de inicio firmada por quienes intervengan en la supervisión
informática (personal de la Dirección de Desarrollo Tecnológico y del Área Administradora de
Tecnologías de Información).

• Formalizará los compromisos derivados de la supervisión, estableciendo los tiempos de ejecución para
el cumplimiento de los mismos, siendo no mayor a 90 días.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Envía la notificación de la supervisión a la Dependencia o Entidad Oficio de notificación


solicitando documentación e información inicial. de inicio de la
supervisión.
Normatividad
Informática.
2 Acude a la Dependencia o Entidad e inicia la supervisión firmando el Acta de inicio.
acta de inicio y recibe documentación e información solicitada.

¿Recibe completa la documentación e información?


Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora oficio de cancelación de supervisión por falta de
documentación y turna al Titular de la Dependencia o Entidad con
fotocopia a la Contraloría General y al Área Administradora de
Tecnologías de Información.
3 Realiza la supervisión correspondiente a la organización y gestión,
administración de bienes informáticos y equipamiento informáticos, en
la Dependencia o Entidad mediante observaciones, revisión de
registros, entrevistas y cuestionarios.
4 Analiza la documentación e información recopilada y elabora informe
de la supervisión con las observaciones y recomendaciones.
5 Formaliza las observaciones y recomendaciones con el Titular del
Área Administradora de Tecnologías de Información de la
Dependencia o Entidad.
6 Envía de manera oficial las observaciones y recomendaciones al
Titular de la Dependencia o Entidad.
7 Archiva las observaciones y recomendaciones en el expediente
respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-003

Nombre del procedimiento: Seguimiento al informe de la supervisión de proyectos de desarrollo tecnológico y


a la gestión informática institucional.

Propósito: Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el informe.

Alcance: Desde la formalización de los compromisos establecidos en base a la supervisión hasta la notificación
de los avances obtenidos.

Responsable del procedimiento: Depto. de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional.

Políticas:

• Evaluará el seguimiento que el Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información haya
realizado respecto a los compromisos, mediante la realización de un acta de hechos.

• Notificará los avances realizados con base al informe de la supervisión al Titular de la Dependencia o
Entidad y a la Contraloría General.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Realiza visita a la Dependencia o Entidad supervisada para evaluar el Normatividad


seguimiento al informe, de acuerdo a los tiempos establecidos. informática.
2 Analiza la información presentada, verifica y determina: Informe de la
supervisión.
Avances remitidos a
esta Dirección.
¿Se ejecutaron todas las recomendaciones del informe?
Si, continúa con la actividad 3.
No, levanta acta de hechos estableciendo las recomendaciones que Acta de hechos.
han sido ejecutadas en tiempo y forma y para las que están
pendientes de ejecutar se otorgan 15 días más para cumplimiento y
notificación correspondiente.
3 Recibe la información de cumplimiento de recomendaciones.
¿La información de cumplimiento de recomendaciones se recibió
completa y en tiempo establecido?
No, elabora oficio para el envío del acta de hechos y remite para firma
del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico.
Regresa a la actividad 3.
Si, elabora oficio para el envío del acta de seguimiento, recaba firma
del Director y del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y
Tecnológico y procede a enviar.
4 Levanta acta de seguimiento estableciendo que las recomendaciones
han sido ejecutadas en tiempo y forma.
5 Envía oficio y acta a la Dependencia o Entidad.
6 Archiva fotocopia del oficio de recibido y actas de seguimiento en el
expediente respectivo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE INTERNET

Departamento de Programación y Diseño


Departamento de Administración del Sitio Central de Internet

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DPyD-001

Nombre del procedimiento: Hospedaje de sitios de internet a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo
Estatal.

Propósito: Proporcionar el servicio de hospedaje de sitios de Internet a las Dependencias y Entidades del
Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud hasta la notificación por escrito del resultado de la misma.

Responsable del procedimiento: Departamento de Programación y Diseño.

Políticas:

• Oficio de solicitud de hospedaje del titular del Área Administradora de Tecnologías de Información,
especificando:

a) Nombre del dominio de Internet sugerido.


b) Lenguajes de programación utilizados.
c) Gestor de base de datos utilizado.
d) Espacio máximo reservado para el almacenamiento.

• La formación del dominio debe sujetarse a lo estipulado en el punto 6.3 de la Normatividad en materia
de Internet.

• Crear el dominio de internet solicitado así como el nombre de usuario y contraseña para la cuenta de
FTP.

• Emitir oficio de respuesta al titular del Área Administradora de Tecnologías de Información en un tiempo
no mayor a un día hábil a la fecha de creación del dominio.

• El nombre de usuario y contraseña se envían por correo electrónico al titular del Área Administradora de
Tecnologías de Información.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DPyD-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de hospedaje. Normatividad en


materia de Internet.
2 Revisa y registra datos de la solicitud y determina:
¿El dominio solicitado es del tipo nombre.chiapas.gob.mx?
No, emite oficio de respuesta especificando que la dependencia debe
tramitar con la empresa contratada, la formación del dominio
requerido.
Si, crea el dominio solicitado.
3 Crean el nombre de usuario y contraseña para la cuenta de FTP (File
Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Ficheros)
4 Elabora oficio de contestación y se envía a la dependencia o entidad
solicitante.
5 Envía por correo electrónico al Titular del Área Administradora de
Tecnologías de Información el nombre de usuario y contraseña.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DPyD-002

Nombre del procedimiento: Asignación de cuentas de correo electrónico a funcionarios del Gobierno del
Estado.

Propósito: Proporcionar el servicio de correo electrónico a los funcionarios de las Dependencias y Entidades del
Poder Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la solicitud del titular de Área Administradora de Tecnologías de Información, vía oficio o por
correo electrónico, hasta la contestación de la solicitud.

Responsable del procedimiento: Departamento de Programación y Diseño.

Políticas:

• Oficio de solicitud o petición por correo electrónico, especificando: nombre completo del usuario de la
cuenta y puesto o cargo que desempeña.

• Asignará cuentas de correo electrónico para órganos administrativos, programas especiales, proyectos
y campañas de difusión, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia o Entidad solicitante.

• Emitirá respuesta por la misma vía de solicitud, en un tiempo no mayor a 1 día hábil a la fecha de
creación de la cuenta de correo electrónico.

• Enviará por correo electrónico el nombre de usuario y contraseña, al titular del Área Administradora de
Tecnologías de Información.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DPyD-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de cuentas de correo electrónico Normatividad en


materia de Internet.
2 Crea las cuentas de correo electrónico solicitadas y determina:
¿La solicitud fue por oficio?
No, elabora correo electrónico de contestación al Titular del Área de
Informática.
Si, elabora oficio de contestación al Titular del Área de Informática.
3 Envía por correo electrónico al Titular de Área Administradora de
Tecnologías de Información, el nombre de usuario y contraseña.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-001

Nombre del procedimiento: Emisión de certificados digitales para agentes certificadores de las Dependencias
o Entidades.

Propósito: Incorporar al Padrón de Agentes Certificadores a Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado
que lo soliciten, permitiendo emitir y revocar certificados digitales a los funcionarios de su ámbito, así mismo las
constancias respectivas.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de inscripción y/o acreditación hasta la actualización del Padrón de
Agentes Certificadores.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada.

• El servidor público designado por la instancia gubernamental interesada deberá presentar identificación
del Instituto Federal Electoral, Pasaporte o Licencia de Manejo en la Dirección de Internet para realizar
el trámite de inscripción al Padrón de Agentes Certificadores.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la Dirección de Internet, oficio del Titular de la Dependencia,


Entidad u Órgano Desconcentrado solicitando la inscripción y/o
acreditación del servidor público designado para fungir como Agente
Certificador de la instancia gubernamental interesada.
2 Revisa la solicitud e identificación del servidor público designado y
determina:
¿Cumple con los requisitos establecidos por la normatividad?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora oficio que firma el Director de Internet comunicando a la
instancia gubernamental interesada, la no procedencia de su solicitud.
Termina procedimiento.
3 Captura en el sistema del Servidor de Firma Electrónica Avanzada los
datos del Servidor Público designado.
4 Genera archivo de certificado digital, llave pública y llave privada, que Certificado digital,
serán entregados al servidor público designado. llave pública y llave
privada.
5 Emite constancia de inscripción como Agente Certificador, turna para
firma del Director de Internet y entrega al Agente para firma de
recibido.
6 Elabora y turna para firma del Director de Internet, oficio dirigido al
Titular de la instancia gubernamental interesada, comunicando la
acreditación del Agente Certificador.
7 Actualiza el Padrón de Agentes Certificadores autorizados y envía en
forma económica, reporte del Padrón al Director de Internet para su
conocimiento.
8 Archiva fotocopia del oficio de solicitud, de la constancia de
inscripción y del reporte del Padrón de Agentes Certificadores en el
expediente respectivo.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-002

Nombre del procedimiento: Revocación del certificado digital a petición del agente certificador de la
Dependencia o Entidad.

Propósito: Dar de baja del Padrón de Agentes Certificadores a Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del
Estado que lo soliciten, revocando el certificado digital y emitiendo la constancia de revocación respectiva.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de revocación hasta la actualización del Padrón de Agentes
Certificadores.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada.

• El Agente Certificador deberá presentar identificación del Instituto Federal Electoral, Pasaporte o
Licencia de Manejo en la Dirección de Internet para realizar el trámite de revocación de certificados
digitales del Padrón de Agentes Certificadores.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la Dirección de Internet, oficio firmado por el Jefe del


Departamento de Recursos Humanos de la Dependencia, Entidad u
Órgano Desconcentrado solicitando revocación del certificado digital
del Agente Certificador de la instancia gubernamental interesada.
2 Revisa la solicitud e identificación del Agente Certificador y verifica en
el sistema del Servidor de Firma Electrónica Avanzada sus datos para
efectuar la baja a través de la revocación del certificado digital.
3 Emite constancia de revocación del certificado digital, turna para firma
del Director de Internet y entrega para firma de recibido al servidor
público interesado.
4 Elabora y turna para firma del Director de Internet, oficio dirigido al
Titular de la instancia gubernamental interesada, comunicando la
revocación del certificado digital del servidor publico que fungía como
Agente Certificador.
5 Actualiza el Padrón de Agentes Certificadores autorizados y envía en
forma económica, reporte del Padrón al Director de Internet para su
conocimiento.
6 Archiva fotocopia del oficio de solicitud, de la constancia de
revocación del certificado digital y del reporte del Padrón de Agentes
Certificadores en el expediente respectivo.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-003

Nombre del procedimiento: Asesoría para la emisión y revocación de los certificados digitales.

Propósito: Proporcionar asesoría a los Agentes Certificadores del Poder Ejecutivo del Estado para emitir y
revocar Certificados Digitales a los servidores públicos de su ámbito, así mismo la constancia respectiva.

Alcance: Desde la elaboración el programa calendarizado de asesorías que se impartirán hasta la validación y
envío de la Minuta de Trabajo a los participantes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora Programa de Asesorías en materia de Firma Electrónica para


los Agentes Certificadores de las Dependencias, Entidades u Órganos
Desconcentrados y turna para revisión y aprobación del Director de
Internet.
2 Autoriza el Director de Internet, el Programa de Asesorías para su
implementación.
3 Elabora oficio de invitación a reunión de asesoría y turna para firma
del Directo de Internet, dirigido a los Agentes Certificadores de las
instancias gubernamentales.
4 Elabora lista de asistencia de Agentes Certificadores que acudirán a
la reunión de asesoría.
5 Realiza el registro de asistencia e imparte asesoría a los Agentes
Certificadores participantes.
6 Elabora Minuta de Trabajo detallando los comentarios, aclaraciones y
observaciones emitidas por los participantes en el desarrollo de la
reunión.
7 Envía en forma económica al Director de Internet, Minuta de Trabajo
para validar lo establecido en dicha minuta.
8 Recibe Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet.
9 Escanea Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet e
incorpora en la página www.firmaelectronica.chiapas.gob.mx, así
también envía por correo electrónico a los Agentes Certificadores
participantes, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.
10 Imprime acuse de recibido y archiva junto con oficio de invitación, lista
de asistencia y Minuta de Trabajo validada en el expediente
respectivo.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-004

Nombre del procedimiento: Asesoría a los servidores públicos para el uso de la firma electrónica avanzada en
los sistemas de gestión gubernamental.

Propósito: Asesorar, atender y aclarar las dudas, comentarios y observaciones en envíos y recepciones de
documentos gubernamentales firmados electrónicamente de los Servidores Públicos usuarios de Firma
Electrónica Avanzada del Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de asesoría hasta la emisión de la respuesta o solución adecuada a
las dudas, comentarios y observaciones de los servidores públicos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora Programa de Asesoría a los Servidores Públicos para el uso


de la Firma Electrónica Avanzada en los sistemas de gestión
gubernamental y turna para revisión y aprobación del Director de
Internet.
2 Autoriza el Director de Internet, el Programa de Asesorías para su
implementación.
3 Elabora oficio de invitación de la asesoría y turna para firma del
Director de Internet, dirigido a los Servidores Públicos del Poder
Ejecutivo del Estado.
4 Elabora lista de asistencia de los Servidores Públicos que acudirán a
la asesoría.
5 Realiza el registro de asistencia e imparte asesoría a los participantes.
6 Elabora Minuta de Trabajo detallando los comentarios, aclaraciones y
observaciones emitidas por los participantes en el desarrollo de la
asesoría.
7 Envía en forma económica al Director de Internet, Minuta de Trabajo
para validar lo establecido en dicha minuta.
8 Recibe Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet.
9 Escanea Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet e
incorpora en la página www.firmaelectronica.chiapas.gob.mx, así
también envía por correo electrónico a los servidores públicos
participantes, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.
10 Imprime acuse de recibido y archiva junto con oficio de invitación, lista
de asistencia y Minuta de Trabajo validada en el expediente
respectivo.
11 Atiende vía telefónica o correo electrónica las dudas, comentarios y
observaciones de los servidores públicos de las Dependencias,
Entidades u Órganos Desconcentrados usuarios de Firma Electrónica
y determina:
¿La solicitud de asesoría fue realizada vía telefónica?
Si, proporciona la respuesta o solución adecuada. Termina
procedimiento.
No, revisa la dirección de correo electrónico establecida para recibir
dudas, comentarios y observaciones.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBDAT-DI-DASCI-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

12 Describe detalladamente la respuesta o solución adecuada a la duda,


comentario u observación del servidor público.
13 Envía correo electrónico proporcionando la respuesta o solución
adecuada, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.
14 Imprime acuse de recibido y archiva en el expediente respectivo.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

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2000 Julio 2006 Enero 2007 G


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN DE OBLIGACIONES FISCALES SOLIDARIAS

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2000 Julio 2006 Enero 2007 G1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-001

Nombre del procedimiento: Definición de los algoritmos de cálculo para la retención del impuesto sobre la
renta por sueldos y salarios o, en su caso del crédito al salario a entregar.

Propósito: Cumplir correcta y oportunamente con la obligación fiscal que tiene el Poder Ejecutivo del Estado, de
efectuar el pago del crédito al salario y/o las retenciones de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y salarios a
sus trabajadores, en los términos que señalan la Ley y el Reglamento del Impuesto Sobre la Renta.

Alcance: Desde el análisis de las disposiciones fiscales vigentes hasta la aplicación de los algoritmos
en el Sistema Integral de Nóminas.

Responsable del procedimiento: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias.

Políticas:

• El análisis de los algoritmos deberá realizarse antes de iniciar la vigencia de cada reforma fiscal,
inherente a las retenciones de sueldos y salarios.

• Se deberá apegar a las disposiciones fiscales vigentes para cada ejercicio fiscal.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Revisa Leyes, Reglamentos y Modificaciones en materia impositiva, Ley y Reglamento del


aplicables a los pagos de crédito al salario y/o las retenciones del Impuesto Sobre la
Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios que se efectúen a Renta, Reglas de
los trabajadores de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Carácter General
Estatal. aplicables a
Retenciones de
Impuesto Sobre la
Renta de sueldos y
salarios,
Publicaciones de la
Secretaría de
Hacienda y Crédito
Público en el Diario
Oficial de la
Federación en
materia de
Impuestos, y Matriz
Analítica de Partidas
Presupuestales
Gravadas y Exentas.
2 Actualiza la Matriz Analítica de Partidas Presupuestales Gravadas y
Exentas.
3 Analiza y define la mecánica de cálculo para cuantificar el Impuesto
Sobre la Renta de los salarios que se retendrá y/o pago de crédito al
salario a los trabajadores quincenalmente durante el ejercicio fiscal.
4 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones Memorias de Cálculo.
los algoritmos aplicables para el pago de crédito al salario y/o
retenciones del Impuesto Sobre la Renta de sueldos y salarios para
elaborar las pruebas correspondientes.
5 Recibe memorándum quincenal de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, anexa la prenómina para verificar la aplicación de los
algoritmos y determina:
¿Están aplicados correctamente los algoritmos en la prenómina?
Si, continúa con la actividad 6.
No, notifica en forma económica al personal del Departamento de
Sistemas de Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones devolviendo la prenómina con las observaciones
correspondientes para su corrección. Regresa a la actividad 5.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Realiza la validación de la prenómina.


7 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, informando la validación de la prenómina, para que
proceda a la aplicación de los algoritmos en el Sistema Integral de
Nóminas.
8 Archiva memorándum y fotocopia de la prenómina en el expediente
correspondiente.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-002

Nombre del procedimiento: Gestión y entero de las retenciones efectuadas sobre sueldos y salarios.

Propósito: Cumplir oportunamente en los términos que establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta con el
entero de las retenciones por sueldos y salarios ante el Servicio de Administración Tributaria, órgano
desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Alcance: Desde recabar la información del Impuesto Sobre la Renta retenido y/o pago de crédito al salario por
sueldos y salarios hasta la notificación a la Dirección de Control Financiero de la Secretaría de Planeación y
Finanzas del entero ante el Servicio de Administración Tributaria, órgano desconcentrado de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.

Responsable del procedimiento: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias.

Políticas:

• La notificación de los importes de retenciones por sueldos y salarios se deberá ajustar a las
calendarizaciones programadas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe memorándum quincenal de la Dirección de Remuneraciones y


Retenciones informando el costo de nómina emitido por la Tesorería
de la Secretaría de Planeación y Finanzas y el de Nómina de
Complemento de Sueldo.
2 Elabora concentrado de retenciones de Impuesto Sobre Sueldos y Concentrado de
Salarios (I.S.S.S.) y pago de crédito al salario. retenciones de
Impuesto Sobre
Sueldos y Salarios
(I.S.S.S.) y pago de
crédito al salario.
3 Recibe memorándum mensual de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones con la impresión de resúmenes y medio magnético del
acumulado de los importes retenidos y/o devueltos del Impuesto
Sobre la Renta por Sueldos y Salarios, el crédito al salario entregado
a cada uno de los trabajadores y relación de cheques cancelados, a
través de actas para la integración en el concentrado del oficio de
envío del entero del Impuesto Sobre la Renta Retenido.
4 Confronta la base de datos enviada por la Dirección de
Remuneraciones y Retenciones contra los costos de nómina emitidos
por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
5 Separa por categorías la base de datos validada, determina con todas
las plazas administrativas el estímulo fiscal a aplicar, integra en el
reporte de la determinación del estímulo fiscal e impuesto a pagar y
concentra en el oficio de envío del entero del I.S.R.
6 Recibe memorándum mensual de la Unidad de Apoyo Administrativo,
conteniendo recibos oficiales del Impuesto Sobre la Renta retenidos
en el pago de laudos para la integración en el concentrado del oficio
de envío del entero del Impuesto Sobre la Renta.
7 Recibe mensualmente de la Tesorería de la Secretaría de Planeación
y Finanzas, los reintegros de sueldos realizados por trabajadores para
la integración en el concentrado del oficio de envío del entero del
I.S.R.
8 Recibe oficio de la Secretaría de Educación del Sistema Federalizado
con información del Impuesto Sobre la Renta Retenido por sueldos y
salarios al Magisterio Federalizado y depositado a la Tesorería de la
Secretaría de Planeación y Finanzas y fotocopia del recibo oficial
correspondiente para la integración en el concentrado del oficio de
envío del entero del I.S.R

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Recibe de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones fotocopia


del memorándum dirigido a la encargada de realizar la nómina de
complemento de sueldos para que realice los traspasos
correspondientes a las deducciones que se efectuaron en la nómina
del mes.
10 Recibe en forma económica de la encargada de realizar la nómina de
complemento de sueldos, fotocopia de la relación de los traspasos
bancarios a la cuenta de la Secretaría de Planeación y Finanzas,
importes retenidos por Impuesto Sobre la Renta a los trabajadores y
compara con la base de datos recibida de la Dirección de
Remuneraciones y Retenciones.
11 Efectúa la acreditación del Crédito al Salario entregado contra las
retenciones de impuestos por sueldos y salarios efectuadas a los
trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado.
12 Envía oficio mensual a la Secretaría de Planeación y Finanzas con el
importe del Impuesto Sobre la Renta para enterar al Servicio de
Administración Tributaria (S.A.T.) órgano desconcentrado de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que por la prestación de un
servicio personal subordinado se retuvo a los trabajadores del Poder
Ejecutivo del Estado Centralizado.
13 Archiva fotocopia del oficio enviado a la Secretaría de Planeación y
Finanzas y documentación soporte en el expediente correspondiente.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-003

Nombre del procedimiento: Elaboración y presentación de la declaración informativa anual de


sueldos y salarios de los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Cumplir con la obligación que señala la Ley del Impuesto sobre la Renta, de presentar ante el
Servicio de Administración Tributaria órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la
Declaración anual de Sueldos, Salarios y conceptos asimilados por los trabajadores al servicio del Poder
Ejecutivo del Estado Centralizado y en su caso calcular el impuesto anual.

Alcance: Desde la acumulación de los ingresos correspondientes al ejercicio a declarar hasta la presentación
de la Declaración Informativa Anual de Sueldos y Salarios ante el Servicio de Administración Tributaria órgano
desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Responsable del procedimiento: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias.

Políticas:

• La presentación de la Declaración Anual Informativa de Sueldos y Salarios ante el Servicio de


Administración Tributaria, únicamente lo podrá realizar el Representante Legal del Poder Ejecutivo
del Estado.
• Para poder efectuar la retención o compensación del impuesto anual en el mes de diciembre, los
cálculos del impuesto anual se realizarán en el mes de noviembre, para lo cual será necesario
hacer una estimación de los ingresos para los meses de noviembre y diciembre; sin embargo por
los movimientos posteriores del personal (altas, bajas y promociones) se llevarán a cabo los ajustes
correspondientes antes de concluir la última nómina de diciembre.
• La entrega de la información por parte de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones se deberá
realizar en las fechas señaladas en los oficios, para poder llevar a cabo la retención o
compensación del impuesto en la última nómina del mes de diciembre.
• Los saldos de impuesto a favor de cada trabajador se deberán compensar con la retención del mes
de diciembre y las retenciones del siguiente ejercicio, como lo establece la Ley del Impuesto Sobre
la Renta.
• La presentación de la Declaración Anual Informativa de Sueldos y Salarios se deberá realizar, a
más tardar, el 15 de febrero del año siguiente al que se declara, como lo establece la Ley del
Impuesto Sobre la Renta.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita mediante memorándum a la Dirección de Remuneraciones y


Retenciones, la base de datos con saldos acumulados por partida
presupuestal del 1° de enero al 31 de octubre y est imación de los
meses de noviembre y diciembre; de los ingresos y deducciones de
los trabajadores activos al servicio de las Dependencias del Poder
Ejecutivo del Estado Centralizado, incluyendo la disminución de los
reintegros efectuados a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y
Finanzas y los cheques cancelados mediante acta administrativa.
2 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Base de datos con
Retenciones y disco magnético con los saldos finales por partida saldos anuales, por
presupuestal de cada trabajador activo durante el ejercicio a declarar. trabajador y por
partida presupuestal.
3 Analiza la base de datos y determina la base gravable de cada
trabajador al que se le debe hacer el cálculo del impuesto anual según
lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
4 Elabora algoritmos para el cálculo del impuesto anual de sueldos y Ley del Impuesto
salarios de conformidad con la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Sobre la Renta.

5 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones


y disco magnético con la relación de trabajadores a los que se les
deberá efectuar el cálculo del impuesto anual, así como algoritmos
aplicables a la determinación de dicho impuesto.
6 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones con los cálculos del Impuesto Sobre la Renta Anual de
los trabajadores de conformidad con los requerimientos solicitados.
7 Solicita vía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones, el reporte de trabajadores que por los movimientos
generados en los meses de noviembre y diciembre, cuando sea
necesario efectuar ajustes en el cálculo del impuesto anual.
8 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Reporte de
Retenciones y relación de trabajadores con movimientos nominales movimientos de
posteriores al 31 de octubre para efectuar ajustes procedentes y el personal generados
recálculo del impuesto anual e integra los ajustes al acumulado anual en los meses de
de percepciones y deducciones. noviembre y
diciembre.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Informa vía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y


Retenciones, fecha y términos en que deberá retener la diferencia del
impuesto anual o compensar saldos a favor, según lo establezca la
Ley del Impuesto Sobre la Renta.
10 Obtiene de la página web del Sistema de Administración Tributaria
(S.A.T.) www.sat.gob.mx, los Documentos Electrónicos Múltiples
(D.E.M.) para instalarla en el equipo de cómputo.
11 Genera la carga Batch para importar los datos de la base anual con la
estructura del Layout para estar en condiciones de presentar la
declaración informativa anual de sueldos y salarios.
12 Envía oficio al Sistema de Administración Tributaria (S.A.T.) órgano
desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,
anexando disco magnético de la declaración informativa anual de
sueldos y salarios, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al
que declara, presentado por el Representante Legal del Poder
Ejecutivo del Estado.
13 Recibe acuse de recibo emitido y sellado por el Sistema de Acuse de recibo por
Administración Tributaria (S.A.T.). la presentación de la
declaración
informativa anual de
sueldos y salarios,
emitidos por el
Sistema de
Administración
Tributaria (S.A.T.).
14 Archiva acuse de recibo sellado y disco magnético que contiene
información presentada ante el S.A.T. órgano desconcentrado de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en el expediente que
corresponda.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-004

Nombre del procedimiento: Elaboración de las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del
impuesto sobre la renta sobre sueldos y salarios efectuadas y/o crédito al salario pagado, correspondientes a un
ejercicio.

Propósito: Cumplir con la obligación patronal que señala la Ley del Impuesto Sobre la Renta de entregar las
constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al
Salario pagado durante un ejercicio, a los trabajadores al servicio del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado.

Alcance: Desde la recepción hasta la validación y entrega de las constancias de Remuneraciones Cubierta,
Retenciones del Impuesto Sobre la Renta sobre Sueldos y Salarios efectuadas y/o Crédito al Salario pagado.

Responsable del procedimiento: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias.

Políticas:

• La Ley del Impuesto Sobre la Renta establece que las constancias de remuneraciones cubiertas,
retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al Salario pagado al trabajador
durante un ejercicio, deberán entregarse a más tardar el 31 de enero del año siguiente. En los
casos de retiro del trabajador, se proporcionarán dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la
separación.

• La información de las constancias se validará con el medio magnético que contiene los saldos
finales por partida presupuestal de cada trabajador activo durante el ejercicio, proporcionado por la
Dirección de Remuneraciones y Retenciones para el cálculo del impuesto anual.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-COFS-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Integra los archivos Layout global de la carga Batch utilizados como Ley del Impuesto
base de datos para la declaración informativa anual de sueldos y Sobre la Renta.
salarios.
2 Recibe formato de solicitud de constancias anexando fotocopias de la
cédula de identificación fiscal ó constancia de inscripción o Clave
Única del Registro de Población (C.U.R.P.) e identificación del
trabajador.
3 Elabora constancias por remuneraciones cubiertas, retenciones del Formato de
Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al salario pagado Constancias de
durante el ejercicio, a los trabajadores al servicio de las Dependencias Remuneraciones
del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado que tenga la obligación cubiertas,
de presentar su declaración anual del Impuesto Sobre la Renta en retenciones del
forma personal ante el Servicio de Administración Tributaria (S.A.T.) Impuesto Sobre la
órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Renta efectuadas y/o
Público, y declaración patrimonial ante la Contraloría General del Crédito al Salario
Estado. pagado al trabajador.
4 Entrega al trabajador solicitante constancia por remuneraciones
cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuada y/o
crédito al salario pagado durante el ejercicio y solicita firma en
fotocopia de la constancia.
5 Archiva fotocopia de la constancia por remuneraciones cubiertas,
retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuada y/o crédito al
salario pagado durante el ejercicio en el expediente correspondiente.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE REMUNERACIONES Y RETENCIONES

Departamento de Personal Administrativo


Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro
Departamento de Sistema de Nóminas

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2000 Julio 2006 Enero 2007 G2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-001

Nombre del procedimiento: Trámite de nóminas de sueldos.

Propósito: Efectuar el pago de las remuneraciones salariales quincenales al personal administrativo y docente
del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la información de la captura de movimientos nominales hasta la autorización


del pago y distribución de las nóminas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Para la entrega recepción de movimientos nominales de personal, las Dependencias deberán apegarse
estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso, cálculo, emisión, distribución y pago de las
nóminas de sueldos quincenales, las áreas involucradas deberán apegarse estrictamente a los
calendarios previamente establecidos.

• Toda información recibida por medios magnéticos deberá ser previamente revisada por el
Departamento de Sistemas de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de
Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio, listado y diskette con la Lineamientos


información quincenal de la captura de movimientos nominales del Generales de
personal. Administración del
Personal
Administrativo.
Lineamientos
Generales de
Administración del
Personal Docente.
2 Turna el diskette al Departamento de Sistemas de Nóminas de la
Dirección de Remuneraciones y Retenciones para la actualización en
el Sistema de Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

3 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas de la Dirección de Reporte de Captura.


Remuneraciones y Retenciones, reportes de captura en original y
fotocopia de los movimientos nominales de personal, aceptados y
rechazados.
4 Verifica los reportes de captura enviados por las Dependencias contra
los Reportes de Captura generados por el Departamento de Sistemas
de Nóminas.
¿Coincide la información?
No, elabora oficio de devolución de la captura de movimientos
nominales de personal y envía a la Dependencia para su corrección.
Si, valida los reportes de captura de movimientos nominales de
personal, aceptados y rechazados.
5 Elabora memorándum solicitando al Departamento de Sistemas de Calendario de
Nóminas el proceso de cálculo de las nóminas de sueldos actividades para el
quincenales, anexando original del reporte de captura debidamente proceso de la
validado. Nómina.
6 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas reportes de
prenóminas de sueldos quincenales
7 Verifica, corrige y valida los cálculos de las prenóminas de sueldos
quincenales.
8 Turna prenóminas de sueldos debidamente validadas al
Departamento de Sistemas de Nóminas.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas impreso y en


diskette el Acta de revisión y autorización de las cifras de control de
las nóminas de sueldos quincenales.
10 Recaba firmas para hacer constar la verificación y autorización del
cálculo de las nóminas de sueldos quincenales y remite al
Departamento de Sistemas de Nóminas.
11 Elabora y envía a la Dirección de Control Financiero oficio de solicitud
de emisión de las nóminas de sueldos quincenales, anexando vía
magnética la base de datos.
12 Recibe de la Dirección de Control Financiero, las Actas de firmas de Actas de firma de
cheques de sueldos del personal al servicio del Ejecutivo del Estado. cheques de sueldos.
13 Recaba firmas y remite las Actas de firmas de cheques de sueldos a
la Dirección de Control Financiero.
14 Elabora y envía oficio de autorización, distribución y pago de las
nóminas de sueldos quincenales a la Tesorería del Estado.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-002

Nombre del procedimiento: Emisión de nombramientos.

Propósito: Acreditar la relación laboral de los trabajadores al servicio de las Dependencias del Poder
Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción del reporte de nombramientos hasta la entrega de los mismos a las Dependencias
del Poder Ejecutivo Estatal.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• La entrega de nombramientos se hará exclusivamente a los habilitados de las áreas administrativas de


las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal, quiénes a su vez lo harán llegar a los interesados.

• Los movimientos nominales de personal que generan la emisión de nombramientos serán los
siguientes: altas, promociones, recategorizaciones, cambios de adscripción, permutas y transferencias
de plazas.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas el Reporte de Reporte de


Nombramientos de la quincena correspondiente. nombramientos.
2 Verifica el reporte de nombramientos contra previos de captura de
movimientos nominales de personal y tabuladores de sueldos.
¿Son correctos los datos?
No, realiza observaciones en el reporte de nombramientos y turna al
Departamento de Sistemas de Nóminas para su corrección.
Si, remite el reporte de nombramientos al Departamento de Sistemas
de Nóminas para la impresión de los formatos.
3 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas los formatos de Formatos de
nombramientos impresos en original y fotocopias. nombramientos.
4 Recaba rúbricas de los responsables de la emisión de los
nombramientos.
5 Elabora relaciones de nombramientos en original y fotocopias y turna
para firma del Subsecretario de Administración de Personal.
6 Recibe de la Subsecretaría de Administración de Personal los
nombramientos firmados.
7 Entrega al habilitado de la Dependencia la relación y los
nombramientos en original y fotocopia.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-003

Nombre del procedimiento: Emisión de pagos en nóminas complementarias.

Propósito: Atender las solicitudes de pago de sueldos y prestaciones que se adeudan al trabajador, mediante la
emisión de nóminas adicionales a las normales.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de pago hasta la entrega de la solicitud de la emisión y
distribución de cheques y nóminas ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Para la entrega recepción de las solicitudes de pago en nómina complementaria, las Dependencias
deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso, cálculo, emisión, distribución y pago de las
nóminas de sueldos complementarias, las áreas involucradas deberán apegarse estrictamente a los
calendarios previamente establecidos.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio de solicitud de pago en nómina Calendario de


complementaria, anexando documentación soporte. recepción de
solicitudes de pago.
Lineamientos para el
Proceso, Emisión y
Pago de la Nómina
Complementaria.
2 Verifica la documentación soporte de la solicitud de pago y determina:
¿Cumple con los requisitos?
No, elabora oficio de devolución de la solicitud de pago en nómina
complementaria y envía a la Dependencia para su corrección.
Si, analiza el concepto de pago de la solicitud y elabora cédula de Formato de cédula
cálculo de pago en nómina complementaria. de cálculo.
3 Captura los datos de las cédulas de cálculo en nómina Reporte de Pago en
complementaria e imprime reporte, si detecta diferencias corrige. Nómina
Complementaria.
4 Elabora oficio de solicitud de emisión y distribución de las nóminas y Calendario de
envía a la Dirección de Control Financiero, anexando original del actividades para el
Reporte de Pago debidamente validado y diskette. proceso de la
Nómina.
5 Recibe de la Dirección de Control Financiero las Actas de firmas de Acta de firmas de
Cheques de sueldos del personal al servicio del Ejecutivo Estatal. cheques de sueldos.
6 Recaba firmas y remite las Actas de firmas de cheques de sueldos a
la Dirección de Control Financiero.
7 Elabora y envía oficio de autorización, distribución y pago de las
nóminas de sueldos quincenales a la Tesorería.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-004

Nombre del procedimiento: Emisión de hoja de cálculo a reintegro.

Propósito: Recuperar los sueldos y prestaciones pagadas indebidamente al personal adscrito a las
Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de cálculo de reintegro hasta la entrega del formato de la hoja de
cálculo elaborado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• La entrega de las hojas de cálculo a reintegro se hará exclusivamente a los interesados o habilitados de
las áreas administrativas de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

• El tiempo máximo de entrega de las hojas de cálculo a reintegro, no deberá ser mayor a los 5 días
hábiles a la fecha de recibida la solicitud, siempre y cuando cumpla con la documentación soporte
requerida para cada caso.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia, Formato de solicitud de cálculo a Formato de solicitud


reintegro. de cálculo a
reintegro.
2 Verifica la documentación soporte de la solicitud y determina: Fotocopia del
movimiento nominal.
Fotocopia de nómina
ó talones de
cheques.
Oficio del C. Juez de
la Causa.
¿Cumple con los requisitos?
No, elabora oficio de devolución de la solicitud de cálculo a reintegro y
envía a la Dependencia para su corrección.
Si, analiza el motivo de la solicitud del cálculo a reintegro. Motivos: baja por
renuncia, baja por
basificación de plaza,
promoción o
recategorización de
una categoría mayor
a una menor, licencia
sin goce de sueldos,
suspensión de
sueldos, reintegro por
inasistencias,
sanción
administrativa y
limitaciones de
interinatos.
3 Elabora el cálculo a reintegro y captura los datos en el formato Formato de Cálculo a
correspondiente. Reintegro.
4 De manera automática, el Sistema asigna los folios enlazado con el
Departamento de Tesorería.
5 Imprime el Formato de cálculo a reintegro, verificará datos, si existen
diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el formato
definitivo.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Al final de cada día se manda un informe de todos los reintegros


elaborados al Departamento de Tesorería de manera magnética
7 Recaba firma del C. Jefe del Departamento del Sector
correspondiente.
8 Entrega original del Formato de cálculo a reintegro al habilitado de la
Dependencia, recabando la firma de recibido en las fotocopias y
archiva.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-005

Nombre del procedimiento: Retenciones de sueldos.

Propósito: Evitar que los cheques de sueldos sean cobrados por sus beneficiarios en tanto se efectúan
las aclaraciones correspondientes.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de retención de sueldos hasta el envío del reporte de retenciones a
efectuarse ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Para la entrega de las solicitudes de retenciones de sueldos, las Dependencias deberán apegarse
estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso de retención de sueldos quincenales, las áreas
involucradas deberán apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos.

• La información de las bases de datos recibida y generada por las Unidades de Informática de la
Secretaría de Planeación y Finanzas y Secretaría de Administración, deberá ser previamente revisada
por el Departamento de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de Recursos
Humanos del Gobierno del Estado.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-005
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de retención de sueldos. Calendario de


Retenciones.
2 Verifica la documentación soporte de la solicitud en los casos que así Para los casos de
lo requiera y determina: sanción
administrativa,
suspensión de
sueldos, pensión
alimenticia, baja del
trabajador, defunción
del trabajador,
licencia sin goce de
sueldos, decremento
de horas y oficio del
C. Juez de la Causa.
¿Cumple con los requisitos?
No, elabora oficio de devolución de la solicitud de retención de
sueldos y envía a la Dependencia para su corrección. Regresa a la
actividad 2.
Si, analiza el motivo de la solicitud del cálculo a reintegro.
3 Captura datos en el archivo de las retenciones de sueldos Reporte de
quincenales, imprime reporte, verifica, si existen diferencias corrige e retenciones de
imprime en original y fotocopias el reporte de retenciones de sueldos sueldos.
definitivo y copia la información en diskette.
4 Elabora y envía oficio de solicitud de retenciones de sueldos
quincenales a la Dirección de Control Financiero anexando reporte de
retenciones de sueldos y diskette.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-006

Nombre del procedimiento: Radicaciones físicas de cheques de sueldos.

Propósito: Tramitar el envío de cheques de sueldos de los beneficiarios a un Centro de Recaudación


distinto al de su área de adscripción.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de las Dependencias hasta el envío de la información de las
radicaciones físicas al Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Para la entrega recepción de las solicitudes de radicaciones físicas de cheques, las Dependencias
deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso de radicación, las áreas involucradas deberán
apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos.

• Toda información recibida por medios magnéticos deberá ser previamente revisada por el
Departamento de Sistemas de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de
Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-006
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio de solicitudes de radicaciones Calendario de


físicas de cheques de sueldos. radicaciones de
sueldos.
2 Verifica la documentación soporte de la solicitud en los casos que así Orden de comisión.
lo requiera y determina:
Dictamen.
Talón de cheque.
Oficio del C. Juez de
la Causa.
¿Cumple con los requisitos?
No, elabora oficio de devolución de la solicitud de radicaciones de
cheques de sueldos y envía a la Dependencia para su corrección.
Si, captura datos en el archivo de radicaciones. Nombre del
trabajador, clave de
la partida nominal
emisora, número del
centro de
recaudación y
número de Municipio
receptor.
3 Imprime reporte de radicaciones de sueldos para su verificación, si Reporte de
existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el reporte radicaciones físicas
de radicaciones de sueldos definitivo y copia la información en de sueldos.
diskette.
4 Elabora y envía oficio de solicitud de radicaciones de sueldos
quincenales a la Dirección de Control Financiero anexando reporte de
radicaciones de sueldos y diskette.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-007

Nombre del procedimiento: Liberaciones de sueldos.

Propósito: Emitir los formatos de liberación de sueldos para que los interesados puedan cobrar sus
sueldos quincenales, una vez realizadas las aclaraciones pertinentes.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de liberación de sueldos hasta la entrega del formato de liberación
ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• La entrega de los formatos de liberaciones de sueldos se hará exclusivamente a los Interesados o


habilitados de las áreas administrativas de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

• Las liberaciones de sueldos procederán únicamente cuando exista el antecedente de que fueron
retenidos a custodia a través de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones de ésta Dependencia,
previa verificación de que no han sido cancelados los cheques ante el Departamento de Nóminas de la
Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-007
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de liberación de sueldos.


2 Verifica si se encuentra relacionado en el reporte de retenciones de Reporte de
sueldos a custodia y determina: retenciones de
sueldos.
¿Son correctos los datos?
No, elabora oficio de devolución de la solicitud de liberación y envía a
la Dependencia haciendo las observaciones correspondientes.
Si, analiza el motivo de la solicitud de liberación de sueldos de la Motivo de la solicitud:
Dependencia. aclaración sobre el
pago de sueldos,
reintegro de sueldo u
oficio del C. Juez de
la Causa.
3 Captura datos en el Formato de liberación de sueldos conforme al Formato de liberación
reporte de retenciones de sueldos a custodia, imprime para su de sueldos.
verificación, si existen diferencias corrige e imprime en original y
fotocopias del formato definitivo.
4 Recaba firma del Director de Remuneraciones y Retenciones y
entrega el Formato de liberaciones de sueldos al interesado y/o
habilitado de la Dependencia o ante la Secretaría de Planeación y
Finanzas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-008

Nombre del procedimiento: Devoluciones de cheques de sueldos.

Propósito: Tramitar la devolución de los sueldos del trabajador de un Centro de Recaudación a otro
distinto para su cobro.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de devolución de sueldos hasta el trámite de solicitud ante el
Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Las devoluciones de los cheques de sueldos procederán previa verificación de que éstos no han sido
cancelados ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-008
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de devolución de


sueldos.
2 Imprime consulta de cheques del trabajador, verifica datos y
determina:
¿Son correctos los datos?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elaborará oficio de devolución de la solicitud y envía a la
Dependencia para su corrección.
3 Elabora y envía oficio de solicitud de devolución de sueldos a la Formato de oficio de
Dirección de Control Financiero. solicitud de
devolución de
sueldos.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-009

Nombre del procedimiento: Cancelación de cheques de sueldos.

Propósito: Cumplir con la normatividad establecida con relación a los cheques de sueldos no
cobrados.

Alcance: Desde la definición de la fecha de reunión hasta la cancelación física de los cheques de sueldos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Las cancelaciones de cheques de sueldos se efectuarán siempre y cuando haya transcurrido el término
establecido para su cobro oportuno, a través de los Centros de recaudación local y foránea de la
Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

• Estas cancelaciones se efectuarán exclusivamente por concepto de falta de cobro oportuno del
beneficiario ó por encontrarse retenidos los cheques a custodia ó reintegro en el Departamento de
Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-009
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Establece comunicación con el Departamento de Nóminas para Reporte de cheques


acordar la fecha de reunión para llevar a cabo la cancelación de retenidos a reintegro.
cheques de sueldos.
2 Acude al Departamento de Nóminas el día de la reunión llevando el
reporte de cheques retenidos a reintegro.
3 Procede a realizar la cancelación de cheques verificando el número
de cheque, importe y nombre del beneficiario.
4 Sella de cancelado el reporte, recaba la rúbrica de los representantes
del Departamento de Nóminas y de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones.
5 Solicita fotocopia del Acta de cheques cancelados y archiva en el Acta de cheques
expediente. cancelados.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-010

Nombre del procedimiento: Expedición de constancias de sueldos.

Propósito: Hacer constar el sueldo mensual que percibe el personal administrativo y docente del Poder
Ejecutivo Estatal, para los usos que convengan a los trabajadores.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de constancia de sueldos hasta la entrega del documento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• El importe del pago de derechos por expedición de constancias de sueldos, será el que determine la
Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

• Para los casos de solicitudes de emisión de constancias de sueldos enviadas por otras instancias
oficiales, se exonerará el pago de derechos.

• El tiempo máximo de entrega de las constancias de sueldos, no será mayor a 5 días hábiles posteriores
a la fecha de recibida la solicitud, siempre y cuando cumpla con la documentación soporte requerida
para el caso.

• Tratándose de personal foráneo que acuda directamente a realizar los trámites de expedición de
constancia de sueldos, la entrega del documento deberá efectuarse de ser posible durante el mismo día
de presentada la solicitud.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-010
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio de solicitud de expedición de Constancia de sueldos de


parte del interesado u otras instancias.
2 Verifica la documentación soporte de la solicitud y determina: Fotocopia del último
talón de cheque de
sueldos.
Original del recibo de
pago de derechos.
Fotocopia del acta de
defunción (en caso
del que trabajador
haya fallecido).
¿Cumple con los requisitos?
No, hace del conocimiento al interesado u instancia para que a su
vez presente el documento faltante a la brevedad posible.
Si, imprime consulta de sueldos del trabajador.
3 Captura datos en el Formato de constancia de sueldos, imprime para Formato de
su verificación, si existen diferencias corrige e imprime en original y constancia de
fotocopias el Formato de constancia de sueldos definitivo. sueldos.
4 Recaba firma del Jefe del Departamento del Sector correspondiente y
sello de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.
5 Entrega original del Formato de constancia de sueldos, recabando
firma de recibido en la fotocopia y archiva.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-011

Nombre del procedimiento: Modificaciones al padrón de recursos humanos.

Propósito: Registrar y actualizar en el Padrón de Recursos Humanos del Poder Ejecutivo Estatal, los
movimientos de plazas y de Órganos Administrativos.

Alcance: Desde la recepción del oficio de autorización del Dictamen hasta su actualización en el Padrón de
Recursos Humanos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Los movimientos que generan ampliaciones de recursos presupuestales son los de creaciones,
recategorizaciones y transferencias externas de plazas.

• Los movimientos que generan reducciones de recursos presupuestales son los de cancelaciones y
transferencias externas de plazas.

• Los movimientos que generan adecuaciones presupuestales son los de transferencias internas de
órganos administrativos y plazas, basificaciones y cambios de adscripción.

• Para afectar el Padrón de Recursos Humanos del Gobierno del Estado, deberá contarse con los oficios
de ampliación, reducción y/o adecuaciones presupuestales emitidos por la Secretaria de Planeación y
Finanzas del Estado, conforme a los movimientos de órganos administrativos y plazas especificados en
los Dictámenes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe fotocopia del oficio de autorización del Dictamen emitido por la Reporte de
Dirección de Desarrollo Administrativo. movimientos en el
Padrón de Recursos
Humanos.
2 Analiza tipo de movimientos autorizados en el Dictamen y determina: Tipos de
movimientos:
creación de plaza,
cancelación de plaza,
transferencia de
plaza,
recategorización de
plaza, basificación de
plaza, y creación,
cancelación,
transferencia o
cambio de
denominación de
Órgano
Administrativo.
3 Elabora formato en borrador de los movimientos a realizar en el
Padrón de Recursos Humanos conforme al tipo de movimiento
autorizado en el Dictamen.
4 Recibe de la Dependencia correspondiente fotocopia del oficio de
adecuación de recursos presupuestales emitido por la Secretaría de
Planeación y Finanzas.
5 Verifica el oficio de adecuación de recursos presupuestales, conforme
al Dictamen autorizado y determina:
¿Son correctos los datos?
No, realiza las anotaciones en el Formato de movimientos al Padrón
de Recursos Humanos.
Si, turna al Área de Cómputo de la Dirección de Remuneraciones y
Retenciones el Formato de movimientos al Padrón de Recursos
Humanos para su captura.
6 Captura los datos de movimientos al Padrón de Recursos Humanos.

7 Imprime reporte de captura de movimientos al Padrón de Recursos


Humanos y turna para su verificación al Departamento
correspondiente.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

8 Recibe del Área de Cómputo de la Dirección de Remuneraciones y


Retenciones el reporte de movimientos al Padrón de Recursos
Humanos y verifica datos, si existen diferencias turna al Área de
Cómputo para su modificación.
9 Corrige, imprime y turna el reporte definitivo de los movimientos
efectuados al Departamento correspondiente.
10 Recibe del Área de Cómputo el Reporte definitivo y valida.
11 Integra reporte definitivo, oficio de autorización del dictamen y oficio
de adecuación de recursos presupuestales y archiva en el expediente
de la Dependencia.
12 Proporciona vía diskette analítico de recursos humanos actualizado a
la Dependencia correspondiente.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-012

Nombre del procedimiento: Movimientos a la nómina de pensionados.

Propósito: Realizar los movimientos del personal adscrito a la nómina de pensionados de Burocracia y
Magisterio.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del movimiento hasta que se efectúa en el Padrón de la Nómina de
Pensionados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Los movimientos en la nómina de pensionados que generan ampliaciones de recursos presupuestales


son los de altas de personal y modificaciones de sueldos.

• Los movimientos de bajas y modificaciones generales del personal pensionado no implicarán ningún
tipo de adecuación presupuestal.

• Los movimientos de altas y modificaciones de sueldos del personal pensionado deberán contar con la
ampliación presupuestal correspondiente emitida por la Secretaría de Planeación y Finanzas del
Estado.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-012
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral memorándum de solicitud Acuerdo de pensión,


de movimiento en la nómina de pensionados, anexando Acta de Nacimiento
documentación soporte. y/o Acta de
Defunción.
2 Analiza tipo de movimiento y verifica documentación soporte y Alta: acuerdo de
determina: pensión.
Baja: acta de
defunción.
Modificaciones de
Sueldos: acuerdo de
autorización.
Modificaciones
Generales: acta de
nacimiento.
3 Elabora hoja de cálculo de percepciones anuales para el personal de
nuevo ingreso o de modificación de percepciones conforme al Decreto
de Autorización.
4 Elabora memorándum en original y cuatro fotocopias de solicitud de
autorización de recursos presupuestales por altas o modificación de
percepciones, recaba firma y envía a la Unidad de Apoyo
Administrativo.
5 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia del oficio de
autorización de recursos presupuestales para alta del personal
pensionado.
6 Elabora formato de altas, bajas o modificaciones generales del Formato de
personal pensionado, captura, imprime y verifica, si existen movimientos en la
diferencias corrige. nómina de
pensionados
7 Imprime reporte definitivo y archiva en el expediente de pensionados.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-013

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de estímulos económicos.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de estímulos económicos que se otorgan al personal
administrativo y docente del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque del estímulo
económico.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• En la verificación de datos generales del personal que le corresponde el pago de estímulos económicos
deberá cotejarse documentalmente el Registro Federal de Causante del trabajador, en virtud de que
existe personal de los sectores burocracia y magisterio estatal que coinciden sus nombres y fechas de
nacimiento.

• Los montos individuales de los estímulos económicos a otorgar serán los que anualmente se autoricen
en las Minutas Globales de Acuerdos celebradas con las representaciones sindicales de la burocracia y
magisterio estatal.

• La acción de exigir el pago de estos estímulos por parte del trabajador, prescribirá en el término de un
año contado a partir de la fecha en que tenga derecho a percibirlo.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de las Representaciones Sindicales de la Burocracia y Dictamen de pensión,


Magisterio Estatal, de la Subdirección de Prestaciones Económicas Acuerdo de pensión,
del I.S.S.T.E.CH., de la Dirección de Administración de Personal de la Dictamen de Premio
Secretaría de Educación y de la Dirección de Política Laboral, Anual, Constancia de
solicitudes de pago de estímulos económicos al personal, anexando antigüedad laboral.
documentación soporte.
2 Analiza solicitud y verifica documentación soporte y determina:
3 Elabora memorándum de solicitud y relaciones de personal docente
de 25 y 30 años de servicio y del personal administrativo de 20, 28 y
30 años de servicio al Gobierno del Estado y envía al Departamento
de Sistemas de Nóminas.
4 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas las relaciones del Minuta global de
personal docente y administrativo por años de servicio y coteja contra Acuerdos.
las relaciones enviadas por las instancias antes mencionadas.
Personal
5 Verifica los montos individuales autorizados de los estímulos
Administrativo
económicos a pagar, conforme al tipo de trabajador.
Sindicalizado: 20
años de servicio,
Premio Anual a la
Responsabilidad y
Superación
Profesional, pensión
por jubilación, vejez e
invalidez.

Administrativo de
Confianza: pensión
por jubilación, vejez e
invalidez.
Docente
Sindicalizado: 25
años al mérito, 30
años de servicio,
pensión por
jubilación, vejez e
invalidez total y
permanente.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Determina el monto global de los estímulos económicos a otorgar.


7 Elabora memorándum de solicitud de autorización de recursos
presupuestales, anexando relaciones del personal por tipo de
estímulos y memorias de cálculo y envía a la Unidad de Planeación
de la Secretaría de Administración.
8 Recibe de la Unidad de Planeación fotocopia del oficio de autorización
de recursos presupuestales para el pago de estímulos económicos.
9 Elabora memorándum de solicitud de emisión y entrega de cheques
correspondientes al pago de estímulos económicos, anexando las
relaciones del personal conforme al tipo de estímulo y envía a la
Unidad de Apoyo Administrativo de la Secretaría de Administración.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-014

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de becas.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de becas a trabajadores o hijos de trabajadores administrativos
sindicalizados del sector burocracia al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque por concepto de
beca a nombre del trabajador.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• El monto global de becas será el que anualmente se autorice en la Minuta Global de Acuerdos
celebrada con la representación sindical de la burocracia al servicio del Gobierno del Estado.

• Los criterios de asignación de becas y montos individuales a pagar por cada nivel educativo lo
determinará la representación sindical de la burocracia estatal.

• El trámite de pago de becas deberá apegarse a lo dispuesto en los Lineamientos y Procedimientos para
el Pago de Becas a Trabajadores o Hijos de Trabajadores Sindicalizados.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-014
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Representación Sindical de la Burocracia al servicio del


Gobierno del Estado, oficio de solicitud de pago de becas, relaciones
de solicitudes por nivel educativo y expedientes individuales de los
becarios.
2 Verifica el número de expedientes enviados contra las relaciones de
solicitudes por nivel educativo y determina:
¿Coincide?
No, devuelve de manera económica la documentación al
representante del sindicato.
Si, sella de recibido y entrega fotocopia del oficio de solicitud y de las
relaciones al representante del sindicato.
3 Revisa la documentación individual de cada expediente de acuerdo a Lineamientos para el
los lineamientos vigentes. pago de Becas a
Trabajadores o Hijos
de Trabajadores
Sindicalizados.
4 Elabora oficio de notificación del número de solicitudes de becas
aceptadas para su pago; devolviendo además, debidamente
relacionadas por nivel educativo las solicitudes no aceptadas y envía
a la Representación Sindical.
5 Integra los expedientes individuales por becario y archiva por nivel
educativo.
6 Verifica el importe de las becas por nivel educativo.
7 Determina el monto global de las solicitudes de becas y compara con
lo autorizado durante el presente ejercicio.
8 Elabora y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo, en original y
fotocopias memorándum de solicitud de emisión de los cheques
correspondientes al pago de becas especificando los montos por nivel
educativo, anexando relación de beneficiarios y formato original de las
solicitudes de becas, y archiva.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-015

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de apoyos económicos por la adquisición de prótesis y/o anteojos.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de apoyos económicos a trabajadores sindicalizados
administrativos y docentes al servicio del Gobierno del Estado, por la adquisición de prótesis y/o anteojos.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque a nombre del
trabajador.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• El monto global para la adquisición de prótesis y/o anteojos será el que anualmente se autorice en la
Minuta Global de Acuerdos celebrada con las representaciones sindicales de la burocracia y magisterio
al servicio del Gobierno del Estado.

• Los criterios de asignación de éstos apoyos y montos individuales a pagar, lo determinará la


representación sindical correspondiente.

• El trámite de pago de estos apoyos deberá apegarse a lo dispuesto en los Lineamientos que se
encuentren vigentes, para cada caso.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-015
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficios de solicitud de pago de apoyos económicos por la


adquisición de prótesis y/o anteojos, relaciones anexas y
documentación soporte.
2 Verifica el número de solicitudes recibidas contra las relaciones y
documentación soporte y determina:
¿Coincide?
No, devuelve de manera económica la documentación al
representante del sindicato.
Si, sella de recibido y entrega fotocopia del oficio de solicitud y de las
relaciones al representante del sindicato.
3 Revisa la documentación individual de cada solicitud de acuerdo a los Lineamientos para el
lineamientos vigentes. pago de Apoyos
Económicos al
Personal
Sindicalizado de la
Burocracia Estatal,
por la adquisición de
prótesis y anteojos.

Lineamientos
Normativos para el
otorgamiento y pago
de las prestaciones
autorizadas al
Personal Docente de
los Niveles de
Educación Media
Superior y Superior.
4 Elabora oficio de notificación del número de solicitudes de apoyos
económicos aceptadas para su pago; devolviendo además,
debidamente relacionadas las solicitudes no aceptadas y envía a la
Representación Sindical, correspondiente.
5 Integra los expedientes individuales por trabajador y archiva por tipo
de apoyo económico.
6 Verifica el importe de los apoyos económicos.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DPA-015
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

7 Determina el monto global de las solicitudes y compara con lo


autorizado durante el presente ejercicio.
8 Elabora y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo, en original y
fotocopias memorándum de solicitud de emisión de los cheques
correspondientes al pago de los apoyos económicos, anexando
relación de beneficiarios y especificando el monto a pagar a cada
trabajador, y archiva.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-001

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de cuota al Instituto de Seguridad Social de Trabajadores del
Estado de Chiapas.

Propósito: Informar a la Secretaría de Planeación y Finanzas la retención obrera y la aportación patronal para
su pago al ISSTECH.

Alcance: Desde la impresión de las retenciones hasta el envío del oficio de pago a la Secretaría de Planeación
y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión del reporte de retenciones deberá recibir la notificación del Departamento de Sistema
de Nóminas, que los reportes a imprimir se encuentran en línea de red apegado estrictamente al
calendario previamente establecido.

• Determinará los importes a pagar de las cuotas patronales en base a la aportación obrera, una vez
determinado enviará a la Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al
calendario previamente establecido.

• Informará al Instituto de Seguridad Social para los Trabajadores del Estado de Chiapas la
determinación de los importes para conocimiento de lo que se enterará a través de la Secretaría de
Planeación y Finanzas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita vía económica de manera quincenal los reportes de Cuota Calendario


ISSTECH y las cifras de control, al Departamento de Sistema de Establecido.
Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.
2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte
de Cuota ISSTECH y cifras de control del Departamento de Sistema
de Nóminas.
3 Verifica importes del reporte contra las cifras de control, en caso de
error notifica en forma económica al Departamento de Sistema de
Nóminas para su corrección si no hay error procede a su captura.
4 Captura importes en cédulas de jubilados, de determinación del 3% Formato de Cédulas
(I), de determinación del 5% (II) y de liquidación 8%, y determina y algoritmo de
aportación patronal. cálculo.
5 Captura ajustes por cheques cancelados, reintegros en efectivo, Procedimiento
devolución por descuentos indebidos, en cédula de liquidación y de
SUBAP/DRR/DRCA-
jubilados.
004.
6 Imprime borrador de cédulas de determinación y liquidación.
7 Verifica cálculo de aportaciones en cédulas de determinación y
liquidación, si detecta diferencias corrige.
8 Imprime cédulas definitivas en original y fotocopias.
9 Elabora oficio de pago y envía a la Dirección de Control Financiero,
tomando el total de la cédula de liquidación más el total de la cédula
de jubilados, anexando cédulas correspondientes.
10 Elabora oficio informativo y envía el ISSTECH, comunicando el total
que se les depositará, de la quincena anexando las cédulas
correspondientes.
11 Elabora oficio y envía a cada dependencia anexando cédulas Formato de cédula.
informativas de cuotas y aportaciones al ISSTECH.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-002

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de cuota fideicomiso.

Propósito: Informar a la Secretaria de Planeación y Finanzas la retención obrera y la aportación patronal para
su pago al Fideicomiso de Prestaciones de Seguridad Social para los Trabajadores del Sector Policial al servicio
del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la impresión del reporte de retenciones hasta el envió del oficio de pago a la Secretaria de
Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión del reporte de retenciones deberá recibir la notificación del Departamento de Sistema
de Nóminas, que los reportes a imprimir se encuentran en línea de red apegado estrictamente al
calendario previamente establecido.

• Determinará los importes a pagar de las cuotas patronales en base a la aportación obrera, una vez
determinado enviará a la Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al
calendario previamente establecido.

• Informará al Fideicomiso de Seguridad Social para los Trabajadores del Sector Policial del Estado de
Chiapas la determinación del pago para conocimiento de lo que se enterará a través de la Secretaría de
Planeación y Finanzas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita en forma económica de manera quincenal los reportes de


Cuota Fideicomiso y las cifras de control, al Departamento de Sistema
de Nóminas.
2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte
de Cuota Fideicomiso y cifras de control del Departamento de Sistema
de Nóminas.
3 Verifica importes del reporte contra las cifras de control, en caso de
error notifica en forma económica al Departamento de Sistema de
Nóminas para su corrección, si no hay error procede a su captura.
4 Captura importes en cédulas de jubilados y de liquidación. Formato de cedulas y
algoritmo de cálculo.
5 Captura ajustes y deduce importes por cheques cancelados, Procedimiento
reintegros en efectivo y devolución por descuentos indebidos en SUBAP/DRR/DRCA-
cédula de liquidación. 004.
6 Imprime borrador de cédulas de liquidación y jubilados.
7 Verifica cálculo en cédulas de liquidación y de jubilados, si detecta
diferencias corrige.
8 Imprime cédulas definitivas en original y fotocopias.
9 Elabora oficio de solicitud de pago de cuotas y aportaciones al
Fideicomiso del Sector Policial y envía a la Dirección de Control
Financiero, anexando las cédulas correspondientes. (Turna fotocopia
al administrador del Fideicomiso).

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-003

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de retenciones a terceros.

Propósito: Informar las retenciones a terceros mensuales en nómina a la Secretaria de Planeación y Finanzas
para su pago a los Sindicatos y empresas que cuentan con convenio suscrito con el Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud de las retenciones a terceros al Departamento de Sistema de Nóminas hasta el
envío de oficios de pago a la Secretaria de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión del reporte de retenciones deberá recibir la notificación del Departamento de Sistema
de Nóminas, que los reportes a imprimir se encuentran en línea de red apegado estrictamente al
calendario previamente establecido.

• Determinará los importes a pagar de las retenciones a terceros, una vez determinado enviará a la
Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al calendario previamente
establecido.

• Informará a las Empresas y Sindicatos la determinación del pago para conocimiento de lo que se
enterará a través de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita en forma económica el reporte de retenciones mensuales al


Departamento de Sistema de Nóminas.
2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte
de retenciones, del Departamento de Sistema de Nóminas.
3 Verifica importes por clave de deducción contra cifras de control, si
detecta diferencias notifica vía económica al Departamento de
Sistema de Nóminas para su corrección, si no hay error procede a su
captura.
4 Captura cédulas de Pago de Retenciones de los Sindicatos y de Pago
de Retenciones de empresas que tienen convenio suscrito con
Gobierno del Estado e imprime.
5 Deduce importes por cheques cancelados, reintegros en efectivo, y Procedimiento
devolución por descuentos indebidos. SUBAP/DRR/DRCA-
004.
6 Imprime borrador de las dos cédulas para su verificación y validación,
en caso de error corrige.
7 Imprime cédulas definitivas en original y fotocopias.
8 Elabora oficio y envía a la Dirección de Control Financiero, solicitando
el pago de retenciones a terceros de los sindicatos de burócratas y
magisterio anexando cédulas de pago.
9 Elabora oficio y envía a la Dirección de Control Financiero, solicitando
el pago de retenciones a terceros de las empresas que cuentan con
convenios suscritos con el Gobierno del Estado.
10 Elabora oficios para informar a los sindicatos y empresas el importe Catalogo de
que les será pagado por clave de deducción del mes correspondiente, deducciones.
en original y fotocopias e imprime.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

• Tesorería de la Caja de Ahorros de la Sección 40.


• Tesorero del Patronato del Seguro de Vida de la Sección 40.
• Secretaría de Finanzas de la Sección 40.
• Secretaria de Finanzas de la Sección 40.
• Asociación de Jubilados y Pensionados y Secretaría Jub. D-IV-2.
• Secretaría General del Sindicato de Burócratas.
• Patronato del Seguro de Vida del Sindicato de Burócratas.
• Director de FOVIMCHIS.
• Director del FPSSPSPCH.
• Gerente General de ETESA.
• Gerente General de Corporación Alex Dey.
• Gerente General de Cerro Largo Ediciones.
• Gerente General de Sistemas Audiovisuales.
• Gerente General de Aseguradora Hidalgo.
• Gerente General de Enlace de Chiapas.
• Gerente General de IDM.
• Gerente General de ING.
• Gerente General de FONACOT
• Gerente General de Gastos Funerarios
• Gerente General de Costa Brava
• Gerente General del Parque Ecoturístico Cañón del Sumidero

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-004

Nombre del procedimiento: Registro de los importes de deducciones de cheques cancelados de personal
administrativo y docente del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Determinar los importes de cheques cancelados que deberán deducirse en las retenciones a
terceros.

Alcance: Desde la recepción de actas de cheques cancelados hasta la aplicación de ajustes en los pagos de
retenciones a terceros.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Registrar y Controlar importes por clave de deducción.

• Ajustar a los pagos de Retenciones a Terceros.

• Recuperación de importes pagados en demasía por Retenciones a Terceros.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas oficio mediante el


cual remite resúmenes de las actas de cheques cancelados de
manera mensual, así mismo vía correo electrónico los analíticos de
los mismos.
2 Elabora cédula de cheques cancelados y registra las claves de Cédula Burocracia
Deducciones reflejadas en el resumen final de cheques cancelados y Base y Cédula de
busca importes correspondientes a cada clave por Dependencia, Burocracia
dejando pendiente lo correspondiente a las Secretarías de Educación Confianza.
y Administración.
3 Clasifica cédula de Burocracia Base en: Base, Magisterio, Jubilados Base y Magisterio
de Magisterio, Jubilados de Magisterio Delegación-IV-2, Jubilados de (207), Jubilados
Base y Jubilados Confianza. (210).
4 Registra en borrador importes por clave de la 207 (Secretaría de
Educación) Burocracia Base (1108) reflejados en los reportes de
cheques cancelados suma importes y registra en cédula de base
importes totales correspondientes a cada clave.
5 Registra en cédula importes por clave correspondiente a la 207
(Secretaría de Educación) Magisterio, obteniendo dichos importes de
la diferencia entre el resumen total contra lo que se determino en la
actividad 4.
6 Registra en borrador importes por clave de la 210 (Secretaría de
Administración) Jubilados de Magisterio (1505), reflejados en los
reportes de cheques cancelados, suma importes y registra en cédula
importes totales correspondientes a cada clave.
7 Registra en borrador importes por clave de la 210 Jubilados de
Magisterio Delegación-IV-2, reflejados en los reportes de cheques
cancelados, suma importes y registra en cédula importes totales
correspondiente a cada clave.
8 Registra en borrador importes por clave de los 210 Jubilados de
Base, reflejados en los reportes de cheques cancelados, suma
importes y registra en cédula importes totales correspondientes a
cada clave.
9 Registra en borrador importes por clave de los 210 Jubilados de
Confianza, reflejados en los reportes de cheques cancelados sumas
importes y registra en cédula importes totales correspondientes a
cada clave.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

10 Verifica en ambas cédulas, que la suma de los importes por clave,


dependencia e importe final sean los mismos importes reflejados en el
resumen final de cheques cancelados, en caso de error busca
diferencia y corrige, omitiendo en la suma de los importes totales de la
Cédula de Burocracia Base los importes correspondientes a la 210 de
Jubilados Confianza.
11 Archiva en el expediente de cheques cancelados.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-005

Nombre del procedimiento: Trámite para el pago de cuotas y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro
Social.

Propósito: Reportar las cuotas obrero patronal del I.M.S.S., a la Secretaria de Planeación y Finanzas.

Alcance: Desde la solicitud de reporte al Departamento de Sistema de Nóminas hasta el envío del oficio de
pago de las cuotas obrero patronal.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión de los reportes de las Cuotas obrero-patronales del I.M.S.S. deberá recibir la
notificación del Departamento de Sistemas de Nóminas, de que la información esta en línea de red para
su impresión.

• Determinará el pago de las Cuotas obrero-patronal del I.M.S.S., de manera mensual de acuerdo a lo
establecido en el Artículo 39 de la Ley del Seguro Social.

• Determinará el pago antes de la fecha establecida en el punto anterior, para no generar recargos y
actualización.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-005
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita en forma económica de manera mensual, los reportes de las Ley del I.M.S.S.
Cuotas Obrero – Patronal del Instituto Mexicano del Seguro Social, al
Departamento de Sistema de Nóminas.
2 Recibe notificación vía económica, para la impresión del reporte de Algoritmo de cálculo
Cuotas I.M.S.S. generado por el Departamento de Sistema de de Cuotas Obrero
Nóminas. Patronal.
3 Imprime reporte de Cuota I.M.S.S. en original y fotocopias para la
integración del pago correspondiente.
4 Elabora cédula de pago con importes totales correspondiente al Poder
Ejecutivo y guarda en diskette.
5 Verifica importes totales contra reporte, en caso de error corrige.
6 Verifica importe total de la cédula de pago con el importe total de la Procedimiento
cédula de Costos I.M.S.S en caso de error determina las diferencias, SUBAP/DRR/DRCA-
y reporta al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección. 006.
7 Elabora oficio de solicitud de pago y envía a la Dirección de Control
Financiero para su entero al Instituto Mexicano del Seguro Social,
anexando, cédulas, reporte y diskette.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-006

Nombre del procedimiento: Información de costos Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Informar a la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado, los Costos de las Cuotas al I.M.S.S.,
para la autorización del presupuesto.

Alcance: Desde la solicitud de los reportes hasta su envío.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión de los reportes de los Costos del I.M.S.S. deberá recibir la notificación del
Departamento de Sistema de Nóminas, de que la información esta en línea de red para su impresión.

• Determinará la cédula informativa de los Costos del I.M.S.S., de manera mensual, para su envío a la
Secretaría de Planeación y Finanzas, para su registro presupuestal.

• Validará que el importe total de la cédula de Costos I.M.S.S., sea el mismo que el total del pago de las
Cuotas obrero-patronales del I.M.S.S.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-006
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Solicita en forma económica de manera mensual los reportes de Ley del I.M.S.S.
costos I.M.S.S. al Departamento de Sistema de Nóminas.
2 Recibe notificación en forma económica, para la impresión del reporte Algoritmo de Calculo
de Costos I.M.S.S. generado por el Departamento de Sistema de de Cuotas Obrero –
Nóminas. Patronal al I.M.S.S.
3 Imprime en original y fotocopias, reporte de Costos I.M.S.S.
4 Captura cédula de Costos, con importes totales por Dependencia.
5 Verifica captura e importe total de la cédula con reportes e
información de cuotas y aportaciones del I.M.S.S.
6 En caso de error determina las diferencias y reporta al Departamento
de Sistema de Nóminas para su corrección.
7 Imprime cédula definitiva de Costos I.M.S.S.
8 Elabora oficio de envío de información a la Dirección de Presupuesto, Reporte de Costos
anexando cédula de costos y reportes por Dependencia. I.M.S.S.
9 Elabora oficio de envío de información a las Dependencias
comunicándoles del costo patronal del I.M.S.S.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-007

Nombre del procedimiento: Trámite para la aplicación de la nota de crédito global al Instituto Mexicano del
Seguro Social.

Propósito: Recuperar las Cuotas y Aportaciones pagadas demás al I.M.S.S., por bajas de personal.

Alcance: Desde la recepción de solicitudes de notas de crédito de las dependencias hasta el informe a las
dependencias para su registro contable y presupuestal.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Recibirá de las dependencias de manera oficial la solicitud de la nota de crédito a recuperar, con sus
respectivos soportes.

• Revisará que la nota de crédito contenga el número de anexos solicitados como son; 01 nota de crédito,
03 juegos del cálculo del Formato Afil (06) y 02 juegos del listado de pago.

• Revisará el cálculo correcto de la Nota de Crédito a aplicar.

• Dará seguimiento al trámite ante el I.M.S.S., hasta su aplicación al pago más inmediato de las cuotas
obrero patronal.

• Informará oportunamente a las Unidades de Apoyo Administrativo de la aplicación de la Nota de


Crédito.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-007
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe las solicitudes de notas de crédito de las Unidades de Apoyo


Administrativo o equivalente de las Dependencias del Ejecutivo
Estatal.
2 Revisa y elabora nota de crédito global para presentarla ante el
I.M.S.S.; en caso de error informa a las Dependencias de manera
económica para su corrección.
3 Presenta ante el Departamento de Emisiones del I.M.S.S., nota de
crédito para su revisión y validación; en caso de error corrige.
4 Recibe nota de crédito autorizada por el I.M.S.S, con sus respectivos
anexos debidamente certificados.
5 Elabora oficio de solicitud de aplicación de nota de crédito al pago
más inmediato de las cuotas obrero patronal y envía a la Dirección del
Control Financiero.
6 Elabora oficio comunicando a las Dependencias involucradas los
importes correspondientes para su registro contable y presupuestal.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-008

Nombre del procedimiento: Trámite de pago del impuesto estatal del 1.5% sobre nóminas.

Propósito: Informar a la Secretaria de Planeación y Finanzas del Estado el importe a pagar del 1.5% sobre
nóminas bimestralmente.

Alcance: Desde la recepción de los costos de nomina hasta el envío del oficio de pago a la Tesorería de la
Secretaria de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Actividad sujeta a la fecha de pago del Impuesto Estatal 1.5% Sobre Nóminas, siendo este
Bimestralmente.

• Informará a cada Dependencia, lo correspondiente al importe a pagar por cada una para que sean
estas las que presenten su formato DP-3 en la Sub recaudación de la Secretaría de Planeación y
Finanzas.

• Aplicará ajustes por cheques cancelados y reintegros en efectivo según lo solicitado en forma oficial por
cada dependencia.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-008
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Área de Informática de la Tesorería mediante oficio los


costos de nómina por Dependencias.
2 Recibe del Departamento de Sistema de Nómina el resumen de costo
por Dependencias de la Nómina de Complemento de Sueldos.
3 Elabora de manera quincenal un concentrado de percepciones. Formato de cédula.
4 Elabora cédula de pago acumulando las cuatro quincenas del
bimestre.
5 Recibe oficios de las Dependencias con importes de cheques
cancelados y reintegros de sueldos.
6 Verifica importes enviados por las Dependencias con los reportes de
cheques cancelados que envía la Secretaría de Planeación y
Finanzas.
7 Deduce los importes de cheques cancelados y reintegros de sueldos Solicitud de la
en la cédula de pago para determinar la base gravable. Dependencia.
8 Determina el impuesto a pagar por Dependencias, multiplicando el Ley de la Hacienda
1.5% sobre la base gravable. Pública.
9 Imprime cédula de pago.
10 Elabora oficio de solicitud de pago a la Dirección de Control
Financiero anexando la cédula correspondiente.
11 Elabora cédula informativa del impuesto por cada Dependencia.
12 Elabora oficio para cada Dependencia anexando la cédula
correspondiente para los trámites administrativos correspondientes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-009

Nombre del procedimiento: Descuentos vía nómina por convenios efectuados con empresas e instituciones del
Gobierno del Estado.

Propósito: Aplicar descuentos por la adquisición de bienes y servicios a crédito a los empleados al servicio del
Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción del convenio firmado hasta el informe quincenal de las cifras de control de
descuentos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la aplicación de descuentos vía nómina, recibirá información de las empresas y sindicatos, de
acuerdo al calendario previamente establecido.

• Informará a las empresas y sindicatos los movimientos aceptados y rechazados durante la aplicación de
descuentos que se realiza de manera quincenal.

• Únicamente aplicará estos descuentos vía nómina, según lo solicitado por las empresas y sindicatos.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-009
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe convenio firmado entre la empresa que corresponda y el Convenios de


Gobierno del Estado. Descuentos Vía
Nómina.
2 Designa número de clave y descripción para el descuento vía nómina.
3 Elabora y envía memorando para informar al Departamento de
Sistema de Nóminas, la nueva clave de deducción y a partir de
cuando procederán los descuentos.
4 Captura calendario de proceso de información para descuentos vía
nómina.
5 Verifica captura contra calendario de emisión de nóminas y proceso
de información para la emisión de nóminas.
6 Imprime definitivo del calendario de proceso de información para
descuentos vía nómina en original y fotocopia y envía a las Empresa o
Institución del Gobierno del Estado.
7 Elabora oficio y envía a la Empresa o Institución del Gobierno del
Estado el calendario de proceso de información para descuentos vía
nómina.
8 Recibe quincenalmente oficio con información de descuentos en
relación anexa y disquete.
9 Envía al Departamento de Sistema de Nóminas los disquetes para su
revisión.
10 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas los disquetes
debidamente verificados.
11 En caso de error de alguno de ellos se informa de manera económica
a la Empresa o Institución del Gobierno del Estado para el canje
correspondiente.
12 Recibe de la Empresa o Institución del Gobierno del Estado el nuevo
disquete.
13 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas notificación para el
proceso de la información.
14 Procesa información por Empresa o Institución del Gobierno del
Estado, debiendo tener cuidado de procesar primeramente las bajas y
después las altas, generándose los reportes correspondientes dentro
del disquete enviado por la Empresa o Institución.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2006 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-009
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

15 Elabora y envía oficio mediante el cual informa a las Empresas o


Institución del Gobierno del Estado de los movimientos aceptados y
rechazados.
16 Recibe notificación por parte del Departamento de Sistema de
Nóminas que los archivos correspondientes a las cifras de control por
los descuentos efectuados a favor de las distintas empresas o
Instituciones de Gobierno del Estado se encuentran en línea de red
para su respaldo correspondiente, en caso de error, comunica las
observaciones detectadas para su corrección.
17 Elabora oficio quincenalmente en el que informa a la Empresa o
Institución del Gobierno del Estado cifras de control de los descuentos
efectuados realizados al personal al servicio del Gobierno del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-010

Nombre del procedimiento: Validación de cálculos: impuesto sobre sueldos y salarios, cuota al Instituto de
Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas e Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Actualizar los algoritmos de cálculos de acuerdo a lo establecido en las leyes correspondientes.

Alcance: Desde la recopilación de información de modificaciones de Tablas Fiscales, SMG y Porcentajes de las
Cuotas Obrero Patronales al IMSS, hasta su aplicación.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Vigilará la correcta aplicación de las Tarifas aplicables para el Impuesto Sobre la Renta.

• Actualizará los algoritmos de cálculos de Cuota IMSS e ISSTECH.

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2006 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-010
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Coordinación de Retenciones Fiscales a Terceros, las


tarifas de los artículos 113, 114 y 115 de la Ley del Impuesto Sobre la
Renta.
2 Recopila información de modificación de salario mínimo general y
porcentajes de las cuotas patronales al Instituto Mexicano del Seguro
Social.
3 Realiza modificaciones en los algoritmos de cálculo y efectúa
ejemplos.
4 Elabora memorándum al Departamento de Sistema de Nóminas e
indica a partir de que quincena se actualizará el algoritmo de cálculo,
de acuerdo al calendario estipulado para tal efecto.
5 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas previos de
nominas.
6 Realiza cálculos de cuota I.S.S.T.E.C.H., I.M.S.S. e I.S.S.S.
únicamente valida cálculos de la nómina normal, y de I.S.S.S. del
Magisterio, en caso de error informa al Departamento de Sistema de
Nóminas para su corrección.
7 Verifica cálculos, rubrica previos y envía al Departamento de Sistema
de Nóminas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-011

Nombre del procedimiento: Captura de aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la clave 24,


recuperación de préstamos a la caja de ahorro y nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja
de ahorro.

Propósito: Llevar el control adecuado de las recuperaciones de préstamos a la caja de ahorro que nos solicita
el Fondo de Ahorro y Préstamo FAIFAP.

Alcance: Desde la recepción de oficios de solicitud de captura hasta la entrega de los reportes
correspondientes al Fondo de Ahorro y Préstamo FAIFAP.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Recibe solicitudes de captura de parte del FAIFAP.

• Realiza la captura de acuerdo al calendario de actividades para el proceso de la nómina.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio de solicitud de captura de aplicaciones, cancelaciones,


modificaciones y nóminas complementarias de préstamos y
devoluciones de caja de ahorro de parte del FAIFAP.
2 Captura en el Sistema de Nóminas las aplicaciones, modificaciones y Calendario de
cancelaciones de la clave 24, recuperación de préstamos a la caja de actividades para el
ahorro e imprime reportes. proceso de la
nómina.
3 Captura en el Sistema de Nóminas, las nóminas complementarias de
préstamos y devoluciones de caja de ahorro, imprime reportes y graba
el archivo en formato electrónico (dkt).
4 Elabora oficio, anexa reportes y disquete conteniendo las nóminas
complementarias y turna al FAIFAP.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-012

Nombre del procedimiento: Verificación de cálculos de deducciones en prenóminas quincenales del


personal administrativo de la nómina normal y magisterio.

Propósito: Validar que las deducciones en nómina estén correctamente calculadas para no realizar descuentos
indebidos.

Alcance: Desde la recepción de las prénominas de parte del Departamento de Personal Administrativo y el
Departamento de Personal del Sector Educativo hasta su entrega a los mismos con la validación
correspondiente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Vigilará la correcta aplicación de las deducciones a los empleados del Gobierno del Estado.

• Realizará la revisión en forma aleatoria y casos específicos.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-012
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Personal Educativo y Departamento de


Personal Administrativo, fotocopia de las prenóminas de manera
quincenal.
2 Verifica cálculos de deducciones del sector burocracia excluyendo el
rubro 02 I.S.S.S. y 1602 CREDITO AL SALARIO, esta verificación se
realiza en forma aleatoria y casos específicos, como son
promociones, retroactivos, recategorizaciones, etc. y únicamente de
las nóminas normales.
3 Verifica cálculos de deducciones del sector magisterio, esta
verificación se realiza en forma aleatoria y casos específicos, como
son promociones, retroactivos, recategorizaciones, etc.
4 Si existen errores de cálculos se notifica al Departamento de Sistemas
para su corrección, y se entregan a los Departamentos antes
mencionados, las prenóminas debidamente validadas, haciendo de su
conocimiento, que se indicaron los errores al Departamento de
Sistemas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA -013

Nombre del procedimiento: Aplicación, modificación ó cancelación de descuentos por concepto de pensión
alimenticia.

Propósito: Aplicar, modificar ó cancelar los descuentos por concepto de Pensión Alimenticia a los trabajadores
al servicio del Ejecutivo Estatal, a solicitud del juez en materia de alimentos.

Alcance: Desde la recepción de la orden judicial, hasta el envío del comunicado de cumplimiento de la
aplicación del descuento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la aplicación, modificación ó cancelación de descuentos de pensión alimenticia vía nómina, deberá
estar fundamentada en una orden judicial, misma que deberá ser atendida a la brevedad posible.

• Toda información recibida por concepto de pensión alimenticia, deberá ser tratada de manera
confidencial, debiéndose vigilar su estricto cumplimiento, ya que por su naturaleza son de orden público
e interés social, debiendo el Estado prever las medidas y condiciones necesarias para garantizar el
otorgamiento de los mismos.

• Cuando la aplicación ó modificación sea sobre un trabajador que haya causado baja del servicio,
deberá proceder a efectuarse en el padrón de bajas del sistema de nóminas, e informar al juez de la
causa del cumplimiento de la solicitud.

• Solicitará la aplicación ó modificación del descuento de pensión alimenticia dentro del padrón de bajas,
en caso de que el trabajador no aparezca en la base de datos y sea interino, con la finalidad de que
cuando se detecte el pago por concepto de interinato, también se refleje el descuento solicitado, por lo
que elabora y envía oficio al juez de la causa notificando el cumplimiento de lo solicitado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA -013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio original de los jueces en materia de alimentos que Oficio original de
ordenan la aplicación, modificación ó cancelación del descuento de Orden Judicial.
pensión alimenticia al personal al servicio del Poder Ejecutivo Estatal.
2 Realiza consulta en la base de datos del sistema de nóminas
determina:
¿Aparece el descuento en la base de datos?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora y envía oficio al juez de la causa informando la
improcedencia de la solicitud, dando por concluido este asunto e
integra al expediente. Termina procedimiento.
3 Verifica si tiene adeudos de pensión alimenticia en las relaciones de
deudores.
4 Efectúa consultas de sueldos cobrados en el sistema de nóminas y
realiza el cálculo de los descuentos retroactivos.
5 Elabora formato de solicitud de aplicación, modificación ó cancelación
de descuentos de pensión alimenticia.
6 Recibe reporte, verifica, corrige, valida y recaba visto bueno del Jefe
del Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.
7 Elabora oficio de notificación de la fecha en que surtirán efectos los
descuentos respectivos, así como el lugar en el que deberán cobrar
las beneficiarias de alimentos y envía al juez de la causa.
8 Solicita quincenalmente al Departamento de Nóminas, autorización
para la impresión de los reportes de altas, bajas, sueldos quincenales,
pagos por concepto de incentivos, apoyos, bonos, aguinaldos,
diferencia de sueldos, nómina de complemento de sueldos, del
personal con antecedentes de pensión alimenticia, valida, corrige y
coteja.
9 Atiende las inconformidades y solicitudes de información que
presentan por escrito los particulares respecto de la aplicación de
pensión alimenticia, verifica la procedencia o improcedencia de las
mismas y realiza las gestiones necesarias para su cumplimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DRCA-013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

10 Elabora memorándum y envía a la Unidad de Asuntos Jurídicos de


ésta Dependencia, los informes previos y justificados que solicitan los
Jueces de Distrito del Consejo de la Judicatura Federal, respecto a
los descuentos de pensión alimenticia aplicados al personal del Poder
Ejecutivo Estatal, o para dejar sin efecto las medidas de apremio que
estipula la Ley Adjetiva Civil vigente, tratándose de autoridades
judiciales en el Estado.
11 Revisa y actualiza anualmente los expedientes de los casos
especiales de descuentos por pensión alimenticia a cuotas fijas,
derivado de los incrementos de sueldos y prestaciones autorizados al
personal adscrito al Poder Ejecutivo Estatal.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DSN-001

Nombre del procedimiento: Generación de nóminas de los trabajadores activos y pensionados del Gobierno
del Estado.

Propósito: Procesar la información de las remuneraciones y retenciones para solicitar y generar las nóminas de
los trabajadores activos y pensionados del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la verificación de la información capturada por movimientos nominales y descuentos hasta el
respaldo de la base datos de la nómina generada.

Responsable del procedimiento: Departamento de Sistema de Nóminas.

Políticas:

• Deberá recibir memorándum firmado por el Director de Remuneraciones y Retenciones para elaborar
las nóminas normales y complementarias que se soliciten por concepto de prima vacacional, aguinaldo,
pensiones, incrementos, cambios de tabla fiscal y cambios de límites de cuotas del Instituto Mexicano
del Seguro Social y del Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DSN-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Verifica que la información de movimientos nominales de trabajadores


de Dependencias, Órganos Desconcentrados y Organismos de Apoyo
estatales, así como pensionados del Gobierno del Estado, capturada
por el Departamento de Personal Administrativo y Departamento del
Sector Educativo, sea ingresada al Sistema de Nómina
correctamente.
2 Confirman los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector
Educativo la terminación del proceso de captura de los movimientos
nominales en el Sistema de Nómina y determina:
¿La captura está correcta y completa?
Si, continúa con la actividad 3.
No, solicita en forma económica a los encargados de la captura de
los movimientos nominales de los Departamentos de Personal
Administrativo y del Sector Educativo, realicen los cambios por las
observaciones emitidas en el Sistema de Nómina. Regresa a la
actividad 1.
3 Genera e imprime el reporte previo de movimientos nominales Reporte previo de
capturados. movimientos
nominales.

4 Envía en forma económica a los Departamentos de Personal


Administrativo y del Sector Educativo el reporte de los movimientos
nominales para revisar, y en su caso corregir las inconsistencias
presentadas durante la captura, y validar dicho reporte.
5 Recibe reporte de los movimientos nominales validado por los
Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo en
espera del proceso de retenciones.
6 Verifica que la información sobre la aplicación de descuentos por
préstamos realizados por esta Dependencia y/o por Sindicatos, así
como, los descuentos por créditos otorgados por empresas de
servicios capturada correctamente por el Departamento de
Retenciones en el Sistema de Nómina.
7 Confirma el Departamento de Retenciones, la terminación del proceso
de captura de los descuentos por préstamos realizados por esta
Dependencia y/o por Sindicatos, así como, los descuentos por
créditos otorgados por empresas de servicios en el Sistema de
Nómina y determina:

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DSN-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

¿La captura está correcta y completa?


Si, continúa con la actividad 8.
No, solicita en forma económica a los encargados de la captura de
los descuentos del Departamento de Retenciones, realicen los
cambios por las observaciones emitidas en el Sistema de Nómina.
Regresa a la actividad 6.
8 Recibe memorándum firmado por los Jefes de los Departamentos de
Personal Administrativo y del Sector Educativo, y con el visto bueno
del Director de Retenciones y Remuneraciones, solicitando el proceso
de cálculo de la nómina correspondiente.
9 Revisa la solicitud, verifica los cambios solicitados (por concepto de
prima vacacional, aguinaldo, pensiones, etc.) e implementa en el
Sistema de Nómina para la ejecución del cálculo de la nómina.
10 Genera en el Sistema de Nómina, el cálculo de la nómina en proceso
y de las nóminas complementarias solicitadas.
11 Imprime prenómina generada por el Sistema de Nómina y envía a los Prenómina (reporte
Departamentos de Personal Administrativo, del Sector Educativo y de de percepciones y
Retenciones, así como a la Coordinación de Retenciones Fiscales a deducciones de los
Terceros para su revisión y validación. movimientos
nominales).
12 Recibe prenómina y determina:
¿La prenómina fue validada?
Si, continúa con la actividad 13.
No, realiza los ajustes en el Sistema de Nómina de acuerdo a las
observaciones, emite nueva prenómina y remite para validación.
Regresa a la actividad 12.
13 Aplica los descuentos por pensión alimenticia a los trabajadores que Reporte de
estén sujetos a ese mandato judicial e imprime reporte de pensiones pensiones
alimenticias aplicadas. alimenticias.
14 Envía en forma económica al Departamento de Retenciones, el
reporte de pensiones alimenticias para que verifique y valide dicho
reporte y determina:
¿El reporte de pensiones alimenticias aplicadas fue validado?

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DRR-DSN-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

Si, continúa con la actividad 15.


No, recibe del Departamento de Retenciones, las inconsistencias
observadas al reporte y realiza los ajustes en el Sistema de Nómina.
Regresa a la actividad 14.
15 Genera el reporte de cifras de control con los importes de las Reporte de cifras de
percepciones y deducciones por Dependencias, Órganos control.
Desconcentrados y Organismos de Apoyo.
16 Envía memorándum al Departamento de Personal Administrativo Archivos de base de
anexando el reporte de cifras de control y los archivos de base de datos (sumarias).
datos (sumarias) generados por el Sistema de Nómina para que
solicite la impresión de las nóminas, talones y cheques a la Secretaría
de Planeación y Finanzas.
17 Respalda los archivos de base de datos en discos ópticos y prepara el
Sistema de Nómina para generar la siguiente nómina.
18 Archiva los reportes, prenóminas y archivos de base de datos en el
expediente respectivo.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 4


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE POLÍTICA LABORAL

Departamento de Normatividad
Departamento de Relaciones Laborales
Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados

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2000 Julio 2006 Enero 2007 G3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-001

Nombre del procedimiento: Anteproyecto de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos y demás
disposiciones en materia laboral.

Propósito: Formular los anteproyectos de creación o modificación de la normatividad en materia laboral que
propicien una relación jurídico laboral justa y equitativa entre los servidores públicos y el Poder Ejecutivo del
Estado.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega del anteproyecto a la Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado del Gobierno del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Normatividad.

Políticas:

• Para la creación o modificación de la normatividad en materia laboral deberá observar lo establecido en


el marco jurídico vigente.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de Dependencias,


Entidades u Órganos Desconcentrados solicitando la elaboración de
anteproyecto de creación o modificación de la normatividad en
materia laboral.
2 Analiza la solicitud y determina:
¿La creación o modificación de la normatividad es viable?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora y envía oficio firmado por el Director de Política Laboral a
la instancia solicitante justificando jurídicamente la no viabilidad de la
creación o modificación normativa. Termina Procedimiento.
3 Analiza el marco jurídico en el que actuará la solicitud de creación o
modificación de la normatividad.
4 Elabora el anteproyecto de Ley, Reglamento, Decreto, Acuerdo,
Lineamiento u otra disposición en materia laboral solicitada.
5 Presenta ante el Director de Política Laboral, el anteproyecto para su
análisis, discusión, consenso y unificación de criterios a fin de emitir
una propuesta final.
6 Realiza las adecuaciones correspondientes y formula el anteproyecto
final.
7 Elabora oficio firmado por el Director de Política Laboral y envía anexo
el anteproyecto final de creación o modificación de la normatividad en
materia laboral a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado.
8 Recibe fotocopia del oficio de entrega sellado por la Dependencia,
Entidad u Órgano Desconcentrado solicitante.
9 Archiva fotocopia del oficio de entrega y del anteproyecto en el
expediente respectivo.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-002

Nombre del procedimiento: Elaboración de proyecto de opinión jurídica en materia laboral.

Propósito: Brindar asesoría jurídica en materia laboral a Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados
del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega del Proyecto de Opinión Jurídica en materia laboral a las
Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados solicitantes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Normatividad.

Políticas:

• Para la elaboración del Proyecto de Opinión Jurídica de la normatividad en materia laboral deberá
observar lo establecido en el marco jurídico vigente.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de la Dependencia,


Entidad u Órgano Desconcentrado, solicitando la emisión de opinión
jurídica en materia laboral.
2 Analiza la solicitud y elabora el Proyecto de Opinión Jurídica.
3 Presenta ante el Director de Política Laboral, el Proyecto de Opinión
Jurídica para su análisis, discusión, consenso y unificación de criterios
a fin de emitir una propuesta final.
4 Realiza las adecuaciones correspondientes y formula el Proyecto de
Opinión Jurídica final.
5 Elabora oficio firmado por el Director de Política Laboral y envía anexo
el Proyecto de Opinión Jurídica en materia laboral a la Dependencia,
Entidad u Órgano Desconcentrado.
6 Recibe fotocopia del oficio de entrega sellado por la Dependencia,
Entidad u Órgano Desconcentrado solicitante.
7 Archiva fotocopia del oficio de entrega y del Proyecto de Opinión
Jurídica final en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-003

Nombre del procedimiento: Recopilación, análisis, síntesis y resguardo del Periódico Oficial del Estado.

Propósito: Compilar las Leyes, Reglamentos, Decretos, Acuerdos y demás disposiciones que se publiquen en
el Periódico Oficial, a fin de mantener actualizada la información relativa a la normatividad jurídica aplicable en
materia laboral.

Alcance: Desde la recepción de los Periódicos Oficiales hasta su archivo correspondiente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Normatividad.

Políticas:

• Deberá gestionar oportunamente ante la Unidad de Apoyo Administrativo la suscripción al Periódico


Oficial.

• El personal asignado para recoger los ejemplares del Periódico Oficial deberá acudir los días jueves o
viernes de cada semana a las oficinas de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de
Gobierno.

• Deberá archivar las publicaciones de los Periódicos Oficiales por orden de prelación y con el índice
respectivo.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DN-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora oficio que firma el Director de Política Laboral y envía a la


Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno,
designando a la persona que recogerá semanalmente el Periódico
Oficial.
2 Acude al Departamento de Gobernación de la Dirección de Asuntos
Jurídicos y recoge los ejemplares del Periódico Oficial que
correspondan.
3 Analiza los temas contenidos en los ejemplares del Periódico Oficial y
determina:
¿Se encontró algún Decreto de pensión a favor de los trabajadores
del Gobierno del Estado en los ejemplares del Periódico Oficial?
Si, envía tarjeta informativa anexando relación de Decreto de pensión
al Departamento responsable para su conocimiento y archiva
fotocopia sellada de recibido. Termina procedimiento.
No, vuelve analizar los temas y las disposiciones normativas
contenidas en los ejemplares del Periódico Oficial y determina:
¿Se encontró alguna disposición normativa en materia laboral?
Si, captura los datos del Periódico Oficial y realiza la síntesis de las
disposiciones que en materia laboral sean de interés o importancia
para la Dirección de Política Laboral. Continúa en la actividad 4.
No, continúa en la actividad 5.
4 Envía tarjeta informativa al Director de Política Laboral anexando
síntesis de las disposiciones normativas de interés o importancia para
la instancia.
5 Archiva los ejemplares del Periódico Oficial en el expediente
respectivo para su resguardo y custodia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DRL-001

Nombre del procedimiento: Expedición de licencias con o sin goce de sueldo.

Propósito: Expedir a los trabajador sindicalizados de burocracia y magisterio al servicio del Gobierno del Estado
el documento denominado Licencia con o sin Goce de Sueldo para los fines que al interesado convenga.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Licencia con o sin Goce de Sueldo hasta la entrega del
documento en tiempo y forma al trabajador interesado o Sindicatos de burocracia o magisterio.

Responsable del procedimiento: Departamento de Relaciones Laborales.

Políticas:
• Para la expedición de Licencias con o sin Goce de Sueldo del Sector Burocracia deberá observar lo
establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en las
Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del Estado de
Chiapas.
• Para la expedición de Licencias con o sin Goce de Sueldo del Sector Magisterio deberá observar lo
establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el
Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del personal de la Secretaría de Educación,
Cultura y Salud.
• Expedirá las Licencias con o sin Goce de Sueldo a petición de los trabajadores sindicalizados al servicio
del Gobierno del Estado de los Sectores Burocracia y Magisterio.
• Para la expedición de Licencias para el Sector Burocracia el trabajador deberá ser de base, contar con
la antigüedad requerida y presentar su solicitud con los datos siguiente: nombre del interesado, fecha
de ingreso, Dependencia o lugar de adscripción, categoría, Municipio, cantidad de días a solicitar, fecha
a partir de la cual pretende gozar del derecho, firma del interesado, visto bueno de su Jefe superior
inmediato y presentarla con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda
gozar el derecho. Para la expedición de Licencias sin Goce de Sueldo el trabajador deberá anexar a
todo lo anterior, Constancia de Servicio Activo expedida por la Instancia a la que se encuentre adscrito
o Constancia de Mayoría expedida por la Autoridad Electoral correspondiente en el caso de ocupar un
cargo de elección popular. Para la expedición de Licencias con Goce de Sueldo para realizar trámites
prejubilatorios, el trabajador deberá anexar la Constancia de Antigüedad.
• Para la expedición de Licencias para el Sector Magisterio el trabajador deberá ser de base y presentar
su solicitud con los datos siguiente: nombre del interesado, fecha de ingreso, Dependencia o lugar de
adscripción, categoría, Municipio, cantidad de días a solicitar, fecha a partir de la cual pretende gozar
del derecho, firma del interesado, visto bueno de su Jefe superior inmediato y presentarla con un
mínimo de 3 días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda gozar el derecho.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DRL-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de solicitud del


trabajador interesado o los Sindicatos de burocracia o magisterio para
la expedición de Licencia con o sin Goce de Sueldo anexando
documentación soporte.
2 Analiza la solicitud y verifica la documentación soporte y determina:
¿Los datos de la solicitud y la documentación soporte están
completos?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora oficio notificando al interesado la imposibilidad de expedir
la Licencia con o sin Goce de Sueldo por no contar con la antigüedad
requerida o documentación necesaria. Termina procedimiento.
3 Elabora Licencia con o sin Goce de Sueldo y turna al Jefe del
Departamento para su revisión.
4 Revisa el Jefe del Departamento, la Licencia con o sin Goce de
Sueldo y determina:
¿La Licencia está correcta?
Si, el Jefe del Departamento firma la Licencia. Continúa con la
actividad 5.
No, recibe del Jefe del Departamento, la Licencia para realizar las
correcciones respectivas. Regresa a la actividad 3.
5 Envía el Jefe del Departamento, en forma económica al Director de
Política Laboral, la Licencia con o sin Goce de Sueldo para su firma
de autorización.
6 Recibe del Director de Política Laboral, Licencia con o sin Goce de
Sueldo debidamente autorizada.
7 Entrega Licencia con o sin Goce de Sueldo al trabajador interesado o
al personal enviado por los Sindicatos de burocracia o magisterio y
firma de recibida fotocopia de la misma.
8 Archiva fotocopia de la Licencia firmada de recibido y la
documentación soporte en el expediente respectivo.

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2005 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DRL-002

Nombre del procedimiento: Expedición de constancias de antigüedad laboral.

Propósito: Expedir a los trabajadores de burocracia y magisterio al servicio del Gobierno del Estado el
documento denominado Constancia de Antigüedad Laboral para los fines que al interesado convenga.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Constancia de Antigüedad Laboral hasta la entrega del
documento en tiempo y forma al trabajador o Dependencia interesada.

Responsable del procedimiento: Departamento de Relaciones Laborales.

Políticas:

• Para la expedición de las Constancias de Antigüedad Laboral del Sector Burocracia deberá observar lo
establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en las
Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del Estado de
Chiapas.
• Para la expedición de Constancias de Antigüedad Laboral del Sector Magisterio deberá observar lo
establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el
Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del personal de la Secretaría de Educación,
Cultura y Salud.
• Expedirá las Constancias de Antigüedad Laboral a petición de los trabajadores al servicio del Gobierno
del Estado de los Sectores Burocracia y Magisterio.
• Para la expedición de Constancias para el Sector Burocracia el trabajador presentará documentación
original del nombramiento de base o de confianza, tres talones de cheques por año (preferentemente
de los meses de enero, julio y diciembre), credenciales, reconocimientos, oficios de permisos,
vacaciones u otros. Deberá presentar su solicitud haciendo referencia de la fecha en que el trabajador
inició la prestación de sus servicios con la Dependencia o Entidad de que se trate.
• Para la expedición de Constancias para el Sector Magisterio el trabajador presentará Constancia de
Servicio Activo, relación de años de servicio y fotocopia de la Credencial de Elector. Deberá presentar
su solicitud con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación, haciendo referencia de la fecha en que el
trabajador inició la prestación de sus servicios con la Dependencia o Entidad de que se trate.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DRL-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de solicitud del


trabajador o Dependencia interesada para la expedición de
Constancia de Antigüedad Laboral anexando documentación soporte.
2 Analiza la solicitud y verifica la documentación soporte y determina:
¿La documentación soporte comprueba la relación laboral del
trabajador durante el periodo que solicita?
Si, continúa con la actividad 5.
No, llena formato de Solicitud de Préstamo de Expediente al Archivo
Central.
3 Acude al Archivo Central y revisa el expediente del trabajador
interesado y determina:
¿Localizó documentación soporte que compruebe la relación laboral
del trabajador?
Si, continúa con la actividad 4.
No, comunica por escrito al interesado que no se encontró
documentación que compruebe la antigüedad de la relación laboral
por lo que no es procedente otorgar la constancia correspondiente.
Termina procedimiento.
4 Verifica que la documentación del expediente corresponda al
trabajador interesado y compruebe su antigüedad laboral.
5 Elabora Constancia de Antigüedad Laboral asentando el nombre del
empleado, fecha de su ingreso, tipo de plaza, categoría y su
adscripción; en caso de ser personal de base, deberá citar la fecha en
que se le otorgó el nombramiento con esa calidad; envía a firma del
Jefe del Departamento.
6 Envía en forma económica al Director de Política Laboral, la
Constancia de Antigüedad Laboral para su firma de autorización.
7 Recibe del Director de Política Laboral, Constancia de Antigüedad
Laboral debidamente autorizada.
8 Entrega Constancia de Antigüedad Laboral al trabajador interesado o
al personal enviado por la Dependencia y firma de recibido fotocopia
de la misma.
9 Archiva fotocopia de la Constancia firmada de recibido y la
documentación soporte en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DAJyP-001

Nombre del procedimiento: Verificación física de la existencia de los pensionados del Gobierno del Estado.

Propósito: Constatar la existencia física de los pensionados del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud de los listados nominales analítico y domiciliario de pensionados de los sectores
burocracia y magisterio del Gobierno del Estado hasta la actualización de los listados nominales analíticos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados.

Políticas:

• Deberá realizarse dos veces al año la verificación física de la existencia del personal pensionado del
Gobierno del Estado, como lo dispone el Art. 367, frac. VIII del Código de la Hacienda Pública.

• Los pensionados que no hayan cumplido con la verificación en el periodo establecido deberán
realizarla directamente en el Departamento solicitando la hoja de liberación del cheque que les fue
retenido y con la cual podrán solicitarlo en el Departamento de Nómina de la Secretaría de Planeación
y Finanzas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DAJyP-001
Descripción del procedimiento

Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones

1 Elabora memorándum para firma del Director de Política Laboral y


envía a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones solicitando
listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados de los
sectores burocracia y magisterio del Gobierno del Estado.

2 Recibe listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados Listado nominal analítico
a través de memorándum de la Dirección de Remuneraciones y y listado domiciliario de
Retenciones. pensionados.

3 Revisa listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados


y determina:

¿Los pensionados relacionados en los listados residen en Tuxtla


Gutiérrez, Berriozabal y Copoya?

Si, elabora listado domiciliario zonificado de pensionados de Listados domiciliarios


burocracia y magisterio. Continúa con la actividad 4. zonificados de
pensionados de
No, continúa con la actividad 6. burocracia y magisterio.

4 Elabora formatos de actas de verificación física de existencia del Formatos de actas


personal pensionado para distribuir a los verificadores. personalizadas de
verificación física de
5 Elabora circular firmada por el Director de Política Laboral dirigida a existencia.
los pensionados de los sectores burocracia y magisterio y envía
mediante oficio al Departamento de Nóminas de la Secretaría de
Planeación y Finanzas a fin de anexar dicha circular a los talones de
cheque de sueldos de los pensionados, dando a conocer el periodo
de verificación domiciliaria en los municipios de Tuxtla Gutiérrez,
Berriozabal y Copoya. Continúa con la actividad 8.

6 Envía oficio firmado por el Director de Política Laboral y circular


dirigida a los pensionados, así como formato de acta de verificación
física y envía a las Coordinaciones Regionales de Recaudación de la
Secretaría de Planeación y Finanzas quienes a su vez distribuirán a
las Delegaciones de Ingresos, notificando el periodo de verificación
de pensionados de los sectores burocracia y magisterio que residan
en los Municipios bajo su circunscripción, así como la fecha límite
para devolver las actas de verificación debidamente certificadas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DAJyP-001
Descripción del procedimiento

Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones

7 Los verificadores realizan la inspección física del pensionado en las


Delegaciones de Ingresos o según el caso en el domicilio del
pensionado. Continúa con la actividad 9.

8 Los verificadores realizan la inspección física del pensionado en el


domicilio del pensionado y determina:

¿El verificador localizó al pensionado?

Si, continúa con la actividad 9.

No, después de realizar una visita más al pensionado y no encontrarlo


en su domicilio, se le notificará vía telefónica o se dejará una nota
informando la fecha en que se realizará una nueva visita ó se le
informará que debe pasar a las oficinas del Departamento para firmar
el formato de acta de verificación física.

9 Recibe reporte de actividades y formatos de actas de verificación física Reporte de actividades.


debidamente requisitados por parte de los verificadores del
Departamento y de las Coordinaciones Regionales de Recaudación.

10 Analiza reportes de actividades y formatos de actas de verificación


física recibidas y elabora informe mensual de verificaciones locales.

11 Elabora memorándum y envía anexo los formatos de actas de


verificación física al Director de Política Laboral para su firma.

12 Recibe del Director de Política Laboral los formatos de actas de


verificación física debidamente firmadas.

13 Elabora reporte de actas por cada Municipio con los datos obtenidos de Reporte de actas por
los formatos de actas de verificación física de pensionados. Municipio.

14 Coteja el reporte de actas por Municipio con el listado nominal analítico


y determina:

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBAP-DPL-DAJyP-001
Descripción del procedimiento

Documento de
No. de
Actividad referencia/
actividad
observaciones

¿El pensionado no localizado vive?

Si, continúa con la actividad 15.

No, en el memorándum que se envía en la actividad 15, se solicita dar


de baja en la nómina respectiva a los pensionados fallecidos para dejar
de emitir los cheques de sueldos correspondientes.

15 Elabora memorándum firmado por el Director de Política Laboral,


comunicando a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones los
datos de los pensionados que no cumplieron con la verificación física
solicitando la retención de sus cheques de sueldos.

16 Recibe al pensionado no verificado en las oficinas del Departamento,


que solicita la liberación del cheque de sueldo.

17 Realiza la verificación física del pensionado al que se le retuvo el


cheque llenando el formato de acta de verificación correspondiente y
entregando hoja de liberación dirigida al Director de Remuneraciones y
Retenciones para gestionar la liberación y el pensionado pueda recibir
su cheque de sueldo retenido.

18 Integra las actas de verificación física de los pensionados de los


sectores de burocracia y magisterio anexando listado nominal analítico
y domiciliario actualizado, así como los reportes de actas por municipio
y archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARÍA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE PATRIMONIO

Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles


Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes
Departamento de Almacenes y Suministros

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-001

Nombre del procedimiento: Adquisición de Inmuebles vía compra-venta.

Propósito: Dar de Alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos
inmuebles que se adquieran vía compra-venta a solicitud de los organismos de la Administración Centralizada.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remite la solicitud y el Expediente
Técnico de Propiedad del bien que se pretende adquirir, hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La adquisición de bienes inmuebles, en todos los casos, se realizará por medio de la Secretaría de
Administración.

• Anexo a la solicitud de adquisición de un bien inmueble, los organismos de la Administración


Centralizada deberán remitir a la Secretaría de Administración el Expediente Técnico de Propiedad,
debidamente integrado.

• En la solicitud, se deberá justificar ampliamente la necesidad que se tiene de adquirir un bien inmueble.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud por parte de los organismos de la Administración Ley Orgánica de la


Centralizada que requieran adquirir un bien inmueble, debiendo Administración
justificar la necesidad de adquirir el bien anexando el Expediente Publica del Estado
Técnico de Propiedad que contendrá: de Chiapas.
1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.
2) Superficie. Lineamientos para el
Registro y Control
3) Ubicación.
de Bienes Muebles e
4) Certificado de Libertad o Gravamen. Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
5) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública). de Chiapas.
6) Historia traslativa de dominio.
2 Analiza y, en su caso, emite Dictamen de viabilidad de adquisición del
inmueble.
3 Solicita a la Unidad de Apoyo Jurídico que realice los trámites de
compra-venta del bien inmueble así como la protocolización ante
Notario Público.
4 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico original de la Escritura Pública
del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro Público de
la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le corresponda
5 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de
Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control.
6 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y turna al
archivo para su guarda y custodia.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-002

Nombre del procedimiento: Adquisición de inmuebles vía donación.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo, aquellos que se
adquieran, vía donación.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remiten a esta Secretaría la solicitud y el
Expediente Técnico de Propiedad hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La adquisición de bienes inmuebles, en todos los casos, se realizará por medio de la Secretaría de
Administración.

• Anexo a la solicitud de adquisición de un bien inmueble, los organismos de la Administración


Centralizada deberán remitir a la Secretaría de Administración el Expediente Técnico de Propiedad,
debidamente integrado.

• Los organismos de la Administración Centralizada en su solicitud debe justificar ampliamente la


necesidad que tiene de adquirir un bien inmueble.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada Ley Orgánica de la


para adquirir vía donación un bien inmueble, con el Expediente Administración
Técnico anexo, que contendrá lo siguiente: Publica del Estado de
Chiapas.
1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.
2) Superficie. Lineamientos para el
Registro y Control de
3) Ubicación Certificado de Libertad o Gravamen.
Bienes Muebles e
4) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública). Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
5) Historia traslativa de dominio. de Chiapas.
2 Analiza el Expediente Técnico y, en su caso, emite Dictamen de
viabilidad para adquirir vía donación el inmueble propuesto.
3 Recibe el Acta de Donación, debidamente suscrita y revisa que
contenga todos los elementos técnicos del inmueble.
4 Turna a la Unidad de Apoyo Jurídico para revisión y validación de la
misma y en su caso, se procede a la protocolización ante Notario
Público.
5 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico, el original de la Escritura
Pública del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro
Público de la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le
corresponda.
6 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de
Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control.
7 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al
archivo para su guarda y custodia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-003

Nombre del procedimiento: Adquisición de Inmuebles vía permuta.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que
se adquieran, vía permuta.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remiten su solicitud y el Expediente
Técnico de Propiedad del bien que vaya a ser adquirido hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:
• La Secretaría, previo acuerdo y acreditamiento de causa justificada, podrá adquirir un bien y
desincorporar otro de su propiedad vía permuta, con la autorización del H. Congreso del Estado.
• Los organismos de la Administración Centralizada deberán integrar el Expediente Técnico de Propiedad
correspondiente, remitiéndolo a la Secretaría de Administración, anexo a la solicitud de permutar un
bien inmueble propiedad del Gobierno del Estado por otra propiedad de un tercero.
• Los organismos de la Administración Centralizada, en su solicitud deberán justificar ampliamente la
necesidad y las ventajas de permutar un bien por otro.
• La Dirección de Patrimonio a través del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles será la
responsable de solicitar a la Secretaría de Gobierno se inicie el procedimiento de desincorporación de
acuerdo a lo descrito en el presente Manual.
• Será responsabilidad del nuevo propietario, la protocolización del bien inmueble desincorporado, así
como el de cubrir todos los gastos legales que ocurran.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada Ley Orgánica de la


para realizar la adquisición de un bien inmueble por medio de permuta Administración
anexando Expediente Técnico, que contendrá lo siguiente: Publica del Estado
de Chiapas.
1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.
2) Superficie. Lineamientos para el
Registro y Control
3) Ubicación Certificado de Libertad o Gravamen.
de Bienes Muebles e
4) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública). Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
5) Historia traslativa de dominio. de Chiapas.
2 Analiza el Expediente Técnico y en su caso, emite Dictamen de
viabilidad para permutar el inmueble propuesto.
3 Inicia la desincorporación de bienes inmuebles según el
procedimiento correspondiente.
4 Con el original del Decreto de Desincorporación, procede a
protocolizar ante Notario Público el bien inmueble adquirido.
5 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico el original de la Escritura
Pública del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro
Público de la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le
corresponda.
6 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de
Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control.
7 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al
archivo para su guarda y custodia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-004

Nombre del procedimiento: Adquisición de inmuebles vía adjudicación.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que
se adquieran, vía adjudicación.

Alcance: Desde que la Secretaría de Planeación y Finanzas remite Expediente Técnico de Propiedad del bien
inmueble hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La Secretaría de Planeación y Finanzas remitirá a la Secretaría de Administración, el Expediente


Técnico de Propiedad y la Escritura Pública debidamente inscrita al Registro Público de la Propiedad,
de los inmuebles adjudicados a través de un procedimiento administrativo de ejecución para hacer
efectivos créditos fiscales, a personas físicas o morales.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas original de Escritura Ley Orgánica de la


Pública a favor de Gobierno del Estado del bien inmueble adjudicado Administración
y del Expediente Técnico de Propiedad, que contendrá lo siguiente: Publica del Estado
de Chiapas.
1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.
2) Superficie. Lineamientos para el
Registro y Control
3) Ubicación Certificado de Libertad o Gravamen.
de Bienes Muebles e
4) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública). Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
5) Historia traslativa de dominio. de Chiapas.
2 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de Código de Hacienda
Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control. Pública del Estado
de Chiapas.
3 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al
archivo para su guarda y custodia.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-005

Nombre del procedimiento: Adquisición de inmuebles vía dación en pago.

Propósito: Dar de alta en el Padrón de Inmuebles Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que se
adquieran, vía dación en pago.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada solicitan la aceptación de un bien
inmueble en pago por deudas contraídas por parte de personas físicas o morales a favor del Gobierno del
Estado, hasta el Alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La Secretaría de Administración, a través de la Dirección de Patrimonio, con fundamento en el Título


Cuarto del Código Civil para el Estado de Chiapas, podrá recibir la cesión de bienes inmuebles en pago
de las deudas contraídas por personas físicas o morales, a favor del Gobierno del Estado.

• Los organismos de la Administración Centralizada deberán remitir la documentación que debe contener
el Expediente Técnico de Propiedad, a la Secretaría de Administración.

• La protocolización del bien inmueble ante Notario Público, será responsabilidad del deudor, así como
todos los gastos que se generen con la entrega de dicho inmueble.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-005
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada Ley Orgánica de la


para que se acepte un bien inmueble en pago por deudas contraídas Administración
a favor del Gobierno del Estado, por parte de personas físicas o Publica del Estado
morales, anexando Expediente Técnico de Propiedad, que contendrá de Chiapas.
lo siguiente:
Lineamientos para el
1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.
Registro y Control
2) Superficie. de Bienes Muebles e
Inmuebles del Poder
3) Ubicación Certificado de Libertad o Gravamen. Ejecutivo del Estado
4) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública). de Chiapas.
5) Historia traslativa de dominio.
2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad y, en su caso, emite
Dictamen de viabilidad para adquirir vía dación en pago el inmueble
propuesto.
3 Procede a la firma del convenio por el cual recibe en pago el bien
inmueble y posteriormente la protocolización ante Notario Público.
4 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de
Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control.
5 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al
archivo para su guarda y custodia.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-006

Nombre del procedimiento: Adquisición de inmuebles vía expropiación por causa de utilidad pública.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que
se adquieran, vía Expropiación por Causa de Utilidad Pública.

Alcance: Desde que se recibe el Dictamen de Factibilidad de Expropiación hasta que se da de alta en el
Padrón de Inmuebles.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Será responsabilidad de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno, remitir a la


Dirección de Patrimonio de la Secretaría de Administración, el original de la Publicación del Periódico
Oficial del Estado que contenga el Acuerdo expropiatorio y el protocolo original de la ocupación pública
y pacífica debidamente inscritos en el Registro Público de la propiedad y del Comercio del Distrito
Judicial a que corresponda.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-006
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Integra el Expediente Técnico de Propiedad del bien inmueble a Ley Orgánica de la


expropiar con los documentos que recibe de la Secretaría de Obras Administración
Públicas y Vivienda que serán los siguientes: Pública del Estado de
Chiapas
1) Nombre del organismo de la Administración Centralizada o
Ayuntamiento promovente.
Ley de Expropiación
2) Nombre del predio a expropiar. del Estado de
Chiapas
3) Ubicación.
4) Superficie. Lineamientos para el
Registro y Control de
5) Uso y Destino de Suelo. Bienes Muebles e
6) Levantamiento Topográfico. Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
7) Fotocopia del Dictamen de Factibilidad de Expropiación de de Chiapas.
Bienes Inmuebles.
2 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico de esta Secretaría, para su
validación técnica, el original de la Iniciativa de la Publicación del
Acuerdo Expropiatorio, y determina:
¿Es correcta la iniciativa de Publicación en los términos del
Expediente Técnico de Propiedad?
No, remite a la Unidad de Apoyo Jurídico las observaciones
correspondientes para su corrección.
Sí, valida y envía a la Unidad de Apoyo Jurídico.
3 Recibe de la Secretaría de Gobierno el original de la publicación en el
Periódico Oficial del Estado del Acuerdo Expropiatorio del Bien
Inmueble.
4 Participa a petición de la Secretaría de Gobierno, en la ocupación
pública y pacífica del inmueble expropiado, ante la fe del Notario
Público.
5 Solicita a la Dirección del Registro Público de la Propiedad y del
Comercio copia certificada de la inscripción del Periódico Oficial del
Estado que contiene la Publicación del Acuerdo Expropiatorio, el cual
es integrado al Expediente Técnico de Propiedad del inmueble.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-006
Descripción del procedimiento
No. de actividad Documento de
Actividad referencia /
observaciones

6 Recibe de la Secretaría de Gobierno, original del protocolo de la fe


de ocupación pública y pacífica del bien inmueble expropiado, el
cual es integrado al Expediente Técnico de Propiedad, al que se
asigna un número de control.
7 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al
archivo para su guarda y custodia.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 3


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-007

Nombre del procedimiento: Asignación de un bien inmueble mediante acta de entrega-recepción o contrato de
comodato.

Propósito: Llevar el control de los inmuebles asignados a los organismos de la Administración Centralizada,
Ayuntamientos Municipales y Organizaciones Sociales para el desempeño de sus funciones.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de apoyo, hasta la asignación del bien inmueble por medio de la firma
del acta o contrato, según corresponda.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Se firmará Acta de Entrega Recepción cuando se asigne un inmueble a las Dependencias que integran
la Administración Pública Centralizada.

• El Contrato de Comodato se firmará cuando se otorgue a las Entidades, Ayuntamientos u


Organizaciones Sociales, en este último caso será requisito indispensable que el uso que se de al
inmueble sea de interés social.

• El contrato de comodato deberá contener, entre otros, el uso y destino que se dará al inmueble y la
vigencia del contrato.

• El Comodatario se obliga a la rehabilitación, mantenimiento, reparación y pago de servicios del bien


inmueble objeto del Contrato, durante el tiempo que dure su vigencia.

• La Dirección de Patrimonio tendrá en todo momento la facultad de realizar verificaciones físicas al


inmueble, para asegurarse de que se cumpla el objeto para el que fue asignado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-007
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la solicitud de los organismos de la Administración Ley Orgánica de la


Centralizada, Ayuntamientos u Organismos Sociales indicando el bien Administración
inmueble que es de su interés, así como el objeto para el que va a ser Pública del Estado de
utilizado. Chiapas

Lineamientos para el
Registro y Control de
Bienes Muebles e
Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
de Chiapas.

Código Civil para el


Estado de Chiapas.
2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble solicitado,
verificando la disponibilidad del mismo.
3 Elabora Tarjeta de Acuerdo a la Subsecretaría de Recursos
Materiales y Servicios de la Secretaría de Administración solicitando
instrucciones y determina:
¿Es factible la asignación?
No, envía oficio de respuesta al promovente negando lo solicitado y
archiva fotocopia en el Expediente Técnico de Propiedad del
inmueble.
Sí, elabora el Contrato o Acta de Entrega-Recepción de que se trate.
4 Envía el Acta o Contrato a la Unidad de Apoyo Jurídico de la
Secretaría de Administración, para su análisis y validación.
5 Remite al promovente para la firma al calce y margen, el Contrato o
Acta de Entrega-Recepción en tres tantos originales.
6 Recibe del organismo promovente el Contrato o Acta de Entrega-
Recepción debidamente firmado.
7 Una vez firmado el Contrato o Acta de Entrega-Recepción, elabora
oficio turnando un tanto original a los organismos de la Administración
Centralizada, Ayuntamientos u Organismos Sociales para constancia
de la asignación del inmueble.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-007
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

8 Integra los dos tantos originales restantes al Expediente Técnico de


Propiedad del inmueble que obra en el archivo para su guarda y
custodia.
9 Modifica los datos en el SISBIEN, con los datos del Organismo a
quien se le asignó el bien.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-008

Nombre del procedimiento: Desincorporación de bienes inmuebles vía compra-venta, donación o permuta.

Propósito: Transferir la propiedad de Bienes Inmuebles a través de su enajenación (Compra-Venta, Donación o


Permuta).

Alcance: Desde que se recibe la solicitud del promovente hasta la protocolización del Bien Inmueble
desincorporado y la baja correspondiente del Padrón de Inmuebles.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Se analizará el uso y destino que se dará al inmueble, debiendo privilegiarse en todo momento el
beneficio público y social.

• La Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno integrará el Expediente Administrativo


de Desincorporación, llevando a cabo todos los trámites legales y administrativos que resulten hasta la
publicación en el Periódico Oficial del Estado.

• Será responsabilidad del promovente la protocolización del Bien Inmueble que se desincorpora, ante el
Notario Público de su preferencia así como el de cubrir todos los gastos legales que ocurran.

• Toda desincorporación de Bienes Inmuebles propiedad de Gobierno del Estado, deberá ser autorizada
por el H. Congreso del Estado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-008
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones
Ley Orgánica de la
1 Recibe la solicitud indicando el bien inmueble que le interesa, así
Administración
como el uso al que va a ser destinado.
Pública del Estado de
Chiapas.

Lineamientos para el
Registro y Control de
Bienes Muebles e
Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
de Chiapas.
2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble solicitado,
verificando la disponibilidad del mismo.
3 Elabora Tarjeta de Acuerdo a la Subsecretaría de Recursos
Materiales y Servicios de la Secretaría de Administración para
instrucciones y determina:
¿Es factible la desincorporación?
No, elabora oficio de respuesta al promovente negando lo solicitado y
se archiva en el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble.
Sí, elabora oficio solicitando a la Secretaría de Obras Públicas y
Vivienda el Dictamen Técnico de Factibilidad de Uso de Suelo y el
Levantamiento Topográfico.
4 Recibe de la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda el Dictamen de
Factibilidad de Uso de Suelo y el Levantamiento Topográfico del
inmueble a desincorporar, en el que se señala la superficie real con
que cuenta el inmueble.
5 Solicita a la Secretaría de Gobierno, se inicie el Procedimiento
Administrativo de Desincorporación por Enajenación (Compra-Venta,
Donación o Permuta) anexando los siguientes documentos:
1) Fotocopia simple de la solicitud de desincorporación.
2) Fotocopia simple del documento que acredite la propiedad del
inmueble a favor de Gobierno del Estado (Escritura Pública,
Periódico Oficial del Estado, Contrato de Donación, etc.)
3) Original del Dictamen Técnico de Factibilidad de Uso de Suelo
emitido por la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda.
4) Fotocopia simple del Levantamiento Topográfico.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-008
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Recibe de la Secretaría de Gobierno la Iniciativa de Decreto de


Desincorporación del Bien Inmueble para su validación técnica,
analiza y determina:
¿Es correcta la Iniciativa de Decreto?
No, elabora memorándum con las observaciones correspondientes
para su corrección.
Sí, valida y envía a la Unidad de Apoyo Jurídico.
7 Recibe de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de
Gobierno, el original de la publicación en el Periódico Oficial del
Estado del Decreto de Desincorporación.
8 Remite al promovente fotocopia simple del Periódico Oficial del
Estado que contiene la publicación del Decreto de Desincorporación
para que este proceda a su protocolización.
9 Solicita al promovente fotocopia simple del Instrumento legal de la
protocolización del bien inmueble desincorporado, debidamente
inscrito en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio del
Distrito Judicial al que corresponda, para proceder a su baja dentro
del Sistema de control patrimonial SISBIEN, remitiendo dicho
documento al Expediente Técnico de Propiedad del archivo para su
guarda y custodia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-009

Nombre del procedimiento: Control y registro de obras terminadas que modifiquen los bienes inmuebles
propiedad del Poder Ejecutivo de Estado.

Propósito: Actualizar el Padrón de Inmuebles, con los datos de las obras terminadas.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada ejecutores de obra, remiten el Aviso de
terminación de Obra y fotocopia de la Cédula de Transferencia hasta la modificación en el Padrón de
Inmuebles.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Los organismos de la Administración Centralizada ejecutores de obra deberán remitir a la Dirección de


Patrimonio de la Secretaría de Administración en términos de la norma 2.6.2.3. (Registro de
Operaciones) de la Normatividad Contable y Financiera del Subsistema de Egresos 2005 en el apartado
de Registro de Obras Terminadas, el Aviso de terminación de Obra y fotocopia de la Cédula de
Transferencia de la obra al Organismo encargado de su administración, que contendrá, entre otros, los
siguientes datos: nombre del ente encargado de la administración del bien, Ubicación del inmueble,
Descripción de la obra y Costo de la obra.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-009
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada Ley Orgánica de la


ejecutores de obra, una vez que ésta haya entregado la obra al Administración
Organismo encargado de su operación, el aviso de terminación de Pública del Estado de
obra y fotocopia de la Cédula de Transferencia de la obra. Chiapas.

Lineamientos para el
Registro y Control de
Bienes Muebles e
Inmuebles del Poder
Ejecutivo del Estado
de Chiapas.

Normatividad
Contable y
Financiera del
Subsistema de
Egresos 2005 en el
apartado de Registro
de Obras
Terminadas.
2 Formaliza la asignación del bien inmueble al Organismo encargado de
su operación, mediante Acta de Entrega-Recepción o Contrato de
Comodato, de acuerdo a lo descrito en los procedimientos
correspondientes.
3 Modifica los datos en el Sistema de control patrimonial SISBIEN,
integrando la documentación descrita en el primer punto al Expediente
Técnico de Propiedad y lo turna al archivo para su guarda y custodia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-010

Nombre del procedimiento: Enajenación vía contrato de donación de los bienes muebles y equipo dados de
baja a organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Apoyar a los Ayuntamientos Municipales y Asociaciones Civiles del Estado, en el desarrollo de sus
actividades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de donación (por parte de Ayuntamientos o Asociaciones Civiles),
hasta la entrega el bien al Beneficiario.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Toda donación quedará sujeta a la existencia de mobiliario y equipo en los Almacenes Generales de
Gobierno.

• Para la autorización de donaciones se observará lo dispuesto en el decreto 191 publicado en el


Periódico Oficial No. 175 de fecha 05 de junio del año 2003.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-010
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe solicitud de donación, en caso de ser una Asociación Civil Contrato de


anexa fotocopia del documento que acredite su personalidad, donación.
identificación oficial del representante legal y comprobante de
domicilio, y si es por Ayuntamientos Municipales anexa acta de
mayoría de votos, acta de cabildo mediante la que se autoriza realizar
el trámite e identificación oficial del representante.
2 Verifica la existencia de los Bienes requeridos en los Almacenes
Generales de Gobierno y determina:
¿Se encuentran Disponibles?
No, la Dirección de Patrimonio emite oficio al peticionario que por el
momento no es posible atender su solicitud.
Sí, turna tarjeta de acuerdo a la Subsecretaría de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
3 Recibe instrucción de la Subsecretaría de Recursos Materiales y
Servicios Generales y verifica:
¿La Resolución del Acuerdo es positiva?

No, elabora oficio al peticionario que no es posible atender su


solicitud.
Sí, autoriza al solicitante el ingreso a los Almacenes Generales de
Gobierno para que determine existencias que sean de su utilidad,
informando de ellos a la Dirección de Patrimonio.

4 Turna en dos tantos, a la Unidad de Apoyo Jurídico, el proyecto de


Contrato para su validación y determina:
¿Es validado el contrato?
No, realiza las modificaciones y remite nuevamente a la Unidad de
Apoyo Jurídico.
Sí, recaba las firmas correspondientes.
5 Envía un tanto original del Contrato de donación al solicitante, y
archiva un tanto original del contrato en comento.
6 Expide oficio de autorización para el retiro de los bienes de los
Almacenes Generales de Gobierno dirigido al solicitante con fotocopia
al jefe del Departamento de Almacenes Generales de Gobierno, para
archivo y minutario.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-011

Nombre del procedimiento: Otorgamiento mediante contrato de comodato, mobiliario y equipo propiedad del
Poder del Ejecutivo del Estado.

Propósito: Apoyar a Entidades, Ayuntamientos Municipales, a organizaciones sociales y productivas del Estado
en el desarrollo de sus actividades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de comodato (por parte de Ayuntamientos u Organizaciones sociales
y productivas), hasta la entrega el bien al Beneficiario.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• El Titular del Ejecutivo del Estado a través de la Secretaría, previo acuerdo y acreditamiento de causa
justificada, formalizará los contratos de comodato de los bienes muebles e inmuebles que así
considere.

• Todo contrato de comodato quedará sujeto a la existencia de mobiliario y equipo en los Almacenes
Generales de Gobierno y convenios celebrados con Dependencias de la Administración Centralizada y
Paraestatal.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de organizaciones sociales y productivas así como de


ayuntamientos municipales solicitud por escrito de otorgamiento a
través de contrato de comodato, mobiliario y equipo del Poder del
Ejecutivo del Estado. Para el caso de las Organizaciones Sociales y
Productivas se anexa lo siguiente:

a) Fotocopia del acta constitutiva.


b) Identificación oficial del representante legal.
c) Documento que acredite su personalidad.
d) Comprobante de domicilio.

Para el caso de los Ayuntamientos Municipales se requiere:

a) Acta de mayoría de votos.


b) Acta de cabildo mediante la que se autoriza realizar el trámite e
identificación oficial del representante.

2 Verifica y determina la existencia de los Bienes requeridos en los


Almacenes Generales de Gobierno así como de los convenios
contraídos con Organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal y verifica:
¿Se encuentran Disponibles?
No, la Dirección de Patrimonio emite oficio al peticionario que no es
posible atender su solicitud.
Sí, turna tarjeta de acuerdo a la Subsecretaría de Recursos materiales
y Servicios Generales.
3 Recibe la Dirección de Patrimonio la Instrucción de la Subsecretaría
de Recursos Materiales y Servicios Generales y verifica:
¿La Resolución del Acuerdo es positiva?
No, elabora oficio al peticionario que no es posible atender su
solicitud.
Sí, autoriza al solicitante el ingreso a los Almacenes Generales de
Gobierno para que determine los bienes que le sean de utilidad,
informando de ellos a la Dirección de Patrimonio y confirma al
organismo de la Dependencia centralizada la veracidad del convenio.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

4 Turna en dos tantos, a la Unidad de Apoyo Jurídico, el proyecto de


Contrato para su validación y determina:
¿Es validado el contrato?
No, realiza las modificaciones y se remite nuevamente a la Unidad de
Apoyo Jurídico.
Sí, procede al recabo de las firmas correspondientes.
5 Envía un tanto original del Contrato de Comodato al solicitante, y
archivará un tanto original del Contrato en comento.
6 Expide oficio de autorización para el retiro de los bienes de los
Almacenes Generales de Gobierno dirigido al solicitante con
fotocopias para el jefe del Departamento de Almacenes Generales de
Gobierno, para archivo y minutario.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-012

Nombre del procedimiento: Aseguramiento de bienes informáticos.

Propósito: Proteger los bienes informáticos asignados a los Organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal de eventos naturales y fortuitos.

Alcance: Desde que el organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal remite a la Dirección de


Desarrollo Tecnológico de la Secretaría de Administración el listado de equipo de cómputo a asegurar hasta
que se comunica el importe depositado en la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La Dirección de Desarrollo Tecnológico proporcionará el listado de Bienes Informáticos.

• Dos meses antes que la póliza venza, la Dirección de Patrimonio formulará y tramitará el formato de
requisición, enviándolo a la Unidad de Apoyo Administrativo, quien a su vez solicitará a la Dirección de
Adquisiciones gestione la autorización del proceso licitatorio vía Comité de Adquisiciones.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-012
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dirección de Desarrollo Tecnológico el listado de bienes Listado de equipo de


informáticos propiedad del Ejecutivo Estatal. cómputo asegurado
debidamente
validada.
Póliza original.
2 Elabora el formato de requisición de servicio en original y fotocopia.
Remite el original a la Unidad de Apoyo Administrativo para su
licitación, archiva fotocopia de la requisición del servicio.
3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de esta Secretaría, la
póliza original que emite la empresa adjudicada.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-013

Nombre del procedimiento: Trámite para el pago de seguros por siniestro o robo.

Propósito: Recuperar el importe de los daños de los bienes informáticos asegurados.

Alcance: Desde el informe del siniestro o robo de bienes informáticos propiedad del Gobierno del Estado hasta
su baja.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La Dependencia de la Administración Centralizada o Paraestatal afectado envía información respecto a


los hechos solicitando la realización de los trámites ante la aseguradora que corresponda, para la
cobertura del daño sufrido.

• La Dependencia de la Administración Centralizada o Paraestatal afectado debe remitir los documentos


necesarios para el trámite del pago de seguro a la Dirección de Patrimonio, mismos que se sujetarán a
lo estipulado en el contrato de servicios por aseguramiento de la empresa.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de sucederse un percance o siniestro, del organismo de la Ley Orgánica de la


Administración Centralizada o Paraestatal aviso anexando la Administración
documentación necesaria al respecto. Publica del Estado de
Chiapas.
2 Realiza el reclamo para el pago de los daños a la Empresa
Aseguradora, quien determinará la procedencia del reclamo efectuado
y verifica:
¿Es procedente?
No, recibe comunicado de la aseguradora de la improcedencia para
que se le notifique al organismo de la Administración Centralizada o
Paraestatal correspondiente y ésta realice el procedimiento para la
baja por extravío o robo.
Sí, recibe de la aseguradora la determinación del monto a pagar por
los daños ocasionados y el convenio de pago.
3 Analiza el convenio propuesto por la aseguradora y determina:
¿Es correcto el convenio propuesto por la aseguradora?
Sí. Continúa con la actividad 4.
No, la Dirección de Patrimonio rechaza la propuesta a la aseguradora.
Continúa con la actividad 1.
4 Remite convenio debidamente firmado a la empresa aseguradora.
5 Recibe de la empresa aseguradora el pago correspondiente.
6 Remite a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Secretaría de
Administración el cheque correspondiente al pago para su depósito a
la Secretaría de Planeación y Finanzas.
7 Recibe memorándum de la Unidad de Apoyo Administrativo donde se
informe del depósito realizado a Secretaría de Planeación y Finanzas
por la cobertura del seguro.
8 Comunica al organismo de la Administración Centralizada o
Paraestatal, del depósito en la Tesorería de la Secretaría de
Planeación y Finanzas por concepto de los daños que cubrió la
empresa aseguradora.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-014

Nombre del procedimiento: Supervisión física de mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada
asignados a Dependencias y Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal.

Propósito: Contar con información real del mobiliario y equipo que tienen a Dependencias y Entidades de la
Administración Centralizada y Paraestatal.

Alcance: Desde que se recibe la información de la alta hasta el término de la verificación física.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• Verificará que el mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada de las Dependencias y Entidades
de la Administración Centralizada y Paraestatal estén registrados en el Registro Patrimonial Central.

• Verificará que los bienes registrados en el sistema de control patrimonial cuenten con las etiquetas que
identifiquen al bien.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DBMI-014
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora programa de verificaciones físicas para visitas a las


Dependencias o Entidades de la Administración Centralizada y
Paraestatal.
2 Verifica físicamente el mobiliario y equipo de las Dependencias o
Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal mediante el
lector óptico de código de barras.
3 Elabora informe sobre el resultado de las verificaciones físicas y
distribuye.
4 Determina la existencia de inconsistencias en las Dependencias o
Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal verificada y
determina:
¿Existen inconsistencias?
No, notifica a la Dependencia o Entidad de la Administración
Centralizada y Paraestatal por medio de reporte que no se encontró
inconsistencia alguna.
Sí, solicita a la Dependencia o Entidad de la Administración
Centralizada y Paraestatal realice las aclaraciones correspondientes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos
fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Propósito: Dictaminar en base a las necesidades y características propias de cada organismo de la


Administración Centralizada y Paraestatal lo procedente para la autorización de adquisición de vehículos,
aeronaves, equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud turnada por el titular, hasta el despacho del oficio de autorización
firmado por el Titular de la Secretaría.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Solicitud de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

• Expediente técnico.

• 03 Fichas técnicas.

• Autorizará dictámenes de adquisición de unidades vehiculares nuevas sólo cuando se trate de unidades
por sustitución, crecimiento de programas y/o estructura de los Organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal, de acuerdo a lo descrito en el Decreto de Presupuesto de Egresos.

• Las características en aditamentos especiales son de responsabilidad exclusive del área requirente.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los diferentes Organismos de la Administración Dictamen técnico.


Centralizada o Paraestatal solicitud del Dictamen técnico para la
adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial, maquinaria
pesada, agrícola e industrial, la cual indicará si se está solicitando por
sustitución, o crecimiento de plantilla y/o estructura, anexando los
documentos que certifiquen dicho crecimiento o la baja de la unidad a Fichas técnicas.
sustituir.
2 Analiza la solicitud y con base en lo solicitado investiga las
características de los vehículos, maquinaria y/o equipo que en el
mercado satisfagan de mejor forma los requerimientos del solicitante.
3 Elabora el dictamen técnico de los vehículos, maquinaria pesada y/o
equipos seleccionados y elabora cuadro comparativo de
características, anexando fichas técnicas de soporte, revisa y en caso
de tener errores corrige.
4 Turna a la Dirección de Patrimonio para su rúbrica y firmas de los
titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios y de
la Secretaría.
5 Recibe dictamen firmado y distribuye.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-002

Nombre del procedimiento: Modificaciones a los dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves,
vehículos fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Propósito: Modificar los dictámenes de autorización para la adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial,
maquinaria pesada, agrícola e industrial a solicitud de los Organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud enviada por los Organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal, hasta el despacho del oficio firmado por el Titular de la Secretaría.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Solicitud de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

• 01 Ficha técnica de la unidad o unidades vehiculares propuestas.

• Exposición de motivos que justifiquen la modificación conforme a lo establecido en los Lineamientos


para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los diferentes Organismos de la Administración Dictamen técnico.


Centralizada o Paraestatal solicitud de modificación del Dictamen
técnico autorizado para la adquisición de vehículos, aeronaves,
equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial. Fichas técnicas.
2 Analiza la solicitud e investiga las características de los vehículos,
maquinaria y/o equipo que en el mercado satisfagan de mejor forma
los requerimientos del solicitante.
3 Elabora la modificación del dictamen técnico de los vehículos,
maquinaria pesada y/o equipos fluviales seleccionados y elabora
cuadro comparativo de características, anexando fichas técnicas de
soporte, revisa y en caso de detectar errores corrige.
4 Turna a la Dirección de Patrimonio, para su rúbrica, firmas de los
titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios y de
la Secretaría.
5 Recibe dictamen firmado y distribuye.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-003

Nombre del procedimiento: Alta de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los Organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la recepción de las fotocopias certificadas hasta el procesamiento de la cédula de alta en el
Sistema Central SISVEH.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Recibirá para el proceso de aceptación de la cédula de alta, la fotocopia certificada que los Organismos
de la Administración Centralizada o Paraestatal envíen de la factura o documento de asignación.

• Recibirá fotocopia certificada del recibo oficial expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas por
concepto de emplacamiento y tenencia.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los Organismos de la Administración Centralizada o Capitulo I de las altas


Paraestatal oficio anexando fotocopia certificada por la Unidad de artículo 14.
Apoyo Jurídico del documento que ampare la adquisición de la unidad
vehicular. Documento
certificado de la
factura o documento
de asignación.

Manual de usuario
del sistema central.

2 Actualiza el Padrón Patrimonial, en el SISVEH central.


3 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada por la
Unidad de Apoyo Jurídico del documento que ampare la adquisición
de la unidad vehicular.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-004

Nombre del procedimiento: Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por
incosteabilidad en su reparación.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los Organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema
Central SISVEH.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Recibirá de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal: formato de baja, factura


original para estar en posibilidades de enajenar la unidad vía donación, fotocopia certificada del recibo
oficial por concepto de baja de placas emitido por la Secretaría de Planeación y Finanzas, un
presupuesto de reparación, cinco fotografías de la unidad (frente, trasera, motor, lateral izquierdo y
lateral derecho) y acta administrativa de incosteabilidad.

• Si los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal no manifiestan en su oficio de baja la


ubicación final de los vehículos, se entenderá que éstos ingresarán a los Almacenes Generales de
Gobierno.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe cédula de baja de los organismos de la Administración Capitulo II de las


Centralizada o Paraestatal oficio anexando la documentación bajas artículo 15.
señalada en las políticas de este procedimiento.
Capítulo II de las
bajas artículo 17.

Manual de usuario
del sistema central.
2 Actualiza el Padrón Patrimonial en el SISVEH.

3 Archiva en su respectivo expediente la documentación recibida para el


trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-005

Nombre del procedimiento: Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por
sustitución de la unidad vehicular.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema
Central SISVEH.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Recibirá para el procesamiento de la cédula de baja, la siguiente documentación: acta administrativa


que relate los acontecimientos que dieron lugar a la sustitución, así como:

a) Del Vehículo a sustituir: formato original de baja, fotocopia certificada del recibo de baja de placas
expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas y, en caso de robo, fotocopia de la averiguación
previa.

b) Del vehículo sustituyente: fotocopias certificadas de la factura endosada a favor del Gobierno del
Estado y fotocopia certificada del recibo oficial por concepto de emplacamiento del vehículo nombrando
como propietario al Gobierno del Estado de Chiapas y resguardo vehicular que corresponda.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-005
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los Organismos de la Administración Centralizada o Capitulo II de las


Paraestatal, cédula de baja del vehículo a sustituir, así como cédula bajas artículo 15.
de alta del vehículo sustituyente, con los anexos señalados en las
políticas de este procedimiento. Capítulo II de las
bajas artículo 17.

Manual de usuario
del sistema central.

2 Coteja la documentación enviada con la cédula de baja y alta, verifica


y determina:
¿La solicitud de las cédulas es correcta y los documentos anexos los
suficientes?
No, rechaza las cédulas e informa a través de oficio a los Organismos
de la Administración Centralizada o Paraestatal que no es procedente
la sustitución.
Si, genera las cédulas de baja y alta, modificando el estatus de
solicitud a aceptación.
3 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-006

Nombre del procedimiento: Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o perdida declarados
procedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la recepción del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y Finanzas por concepto
de indemnización hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema Central SISVEH.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Recibirá para el procesamiento de la cédula de baja, original del formato de baja, fotocopia certificada
del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y Finanzas por concepto de indemnización por
siniestro de unidad vehicular, así como de la baja de placas.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-006
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio anexando el original del formato de baja, la fotocopia Capítulo II de las
certificada del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y bajas artículo 15, 16
Finanzas por concepto de indemnización por parte de los Organismos y 17.
de la Administración Centralizada o Paraestatal.
Capitulo II de los
siniestros, robos o
extravíos artículo 30.

Manual de usuario
del sistema central.

2 Procesa la baja. Continúa con la actividad 3.


3 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-007

Nombre del procedimiento: Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o pérdida declarados
improcedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta la aceptación del proceso de la cédula de baja en el
Sistema Central SISVEH.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Recibirá para el proceso de aceptación de la cédula de baja, la siguiente documentación:

a) En caso de robo y pérdida total remitirá a la Secretaría de Administración fotocopia certificada del recibo
oficial expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas por concepto de baja de placas, original del
acta administrativa donde relaten los hechos que dan pie a la solicitud de baja, fotocopia del oficio
donde se declare improcedente la indemnización, fotocopia de la averiguación previa y convenio de
pago firmado por el resguardatario y/o responsable del vehículo robado o siniestrado, si el vehículo en
chatarra es recuperable deberá solicitar el ingreso a Almacenes Generales de Gobierno.

b) Se entenderá por extravío a aquellas unidades vehiculares que causaran baja por siniestros derivados
de causas naturales o por situaciones sociopolíticas. En caso de extravío remitirá a la Secretaría de
Administración fotocopia certificada del recibo oficial expedido por la Secretaría de Planeación y
Finanzas por concepto de baja de placas, acta administrativa donde se relaten los hechos que dan pie a
la solicitud de baja y, en su caso, fotocopia de la averiguación previa.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-007
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe formato de baja de los Organismos de la Administración Capítulo II de las


Centralizada o Paraestatal oficio anexando la documentación bajas artículo 15, 16
señalada en las políticas de este procedimiento. y 17.

Capitulo II de los
siniestros, robos o
extravíos artículo 30.

Manual de usuario
del sistema central.

2 Coteja la documentación enviada con la cédula de baja en solicitud,


verifica y determina:
¿La solicitud de la cédula es correcta y los documentos anexos los
suficientes?
No, rechaza la cédula e informa mediante oficio a los organismos de
la Administración Centralizada o Paraestatal el por que de la
improcedencia de la baja.
Si, procesa la baja. Continúa con la actividad 3.
3 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-008

Nombre del procedimiento: Enajenación en subasta pública de mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria
pesada.

Propósito: Fincar las bases de la convocatoria de Subasta Pública.

Alcance: Desde que se presenta la propuesta al Comité Técnico Interinstitucional Permanente para la
Enajenación en Subasta Pública de Bienes Muebles del Dominio Privado del Ejecutivo del Estado hasta el
otorgamiento de la documentación a los postores a los que se adjudicará la propiedad.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Avalúo de mobiliario, equipo, maquinaria pesada y vehículos.

• Publicación de la convocatoria.

• Apertura de sobres con fe de hechos ante Notario Público y a la vista de los postores.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-008
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones
1 Recibe del Departamento de Almacenes y Suministros el Inventario de
levantamiento de inventarios de mobiliario y equipo, parque vehicular Almacenes
y maquinaria pesada susceptible de subastarse. Generales de
Gobierno.
2 Elabora oficio circular para dar a conocer la fecha máxima para recibir Avalúos.
en los Almacenes Generales de Gobierno, el mobiliario y equipo, los
vehículos y maquinaria pesada dados de baja por los Organismos de
la Administración Centralizada o Paraestatal, simultáneamente
elabora oficio de invitación a valuadores para solicitar la tasa de
mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria para subastar.
3 Redacta, apegado a los acuerdos que emanen del Comité Publicación de
Interinstitucional permanente para la enajenación en Subasta Pública convocatoria.
de Bienes Muebles del dominio privado del Ejecutivo del Estado, la
convocatoria y la turna a la Coordinación de Comunicación Social
para su publicación en un periódico de circulación estatal y en el
Periódico oficial del Estado, se transmita por radio y televisión,
asimismo, se elabora oficio dirigido a la Dirección de Internet de esta
Secretaría para su publicación en ese medio.
4 Recibe la inscripción de los postores, revisa que se haya cumplido
con el pago ante las Delegaciones de la Secretaría de Planeación y
Finanzas del pago de inscripción y se expiden los pases
correspondientes para el ingreso a Almacenes Generales del Estado,
entregando cédula de oferta y sobre a los postores.
5 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas recibos oficiales de Recibo oficial de
los depósitos realizados de garantía correspondientes al 15% del inscripciones ante la
valor inicial. Secretaría de
Planeación y
Finanzas.
6 Solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo la contratación de los
servicios de un notario para dar fé de la legalidad de la subasta y de
los hechos que en ella se originen.
7 Recibe las ofertas de los postores en sobre cerrado y en reunión del
Comité se realiza la apertura de sobres, donde emiten los fallos de los
ganadores.
8 Elabora oficio dirigido a la Coordinación de Comunicación Social
solicitando la publicación del listado de postores adjudicados.
9 Recibe de los postores adjudicados los comprobantes oficiales de los
finiquitos correspondientes al 85% restante del valor propuesto,
emitidos por la Secretaría de Planeación y Finanzas.
10 Elabora facturas a nombre de los adjudicatarios, siendo entregadas al Facturas.
mismo tiempo en que se entregan los bienes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-009

Nombre del procedimiento: Asignación de vehículos y maquinaria pesada vía comodato y/o donación.

Propósito: Apoyar a H. Ayuntamientos Municipales, organizaciones sociales y productivas del Estado en el


desarrollo de sus actividades cotidianas.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud hasta la entrega al solicitante del Contrato de Comodato.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Procederá a la elaboración de los contratos por acuerdo superior.

• Para la autorización de donaciones se observará lo dispuesto en el Decreto 191 publicado en el


Periódico Oficial No. 175 de fecha 05 de junio del año 2003.

• Tomará como referencia lo dispuesto en el Código Civil para el Estado de Chiapas.

• En caso de organizaciones, deberá presentar ante la Dirección de Patrimonio la siguiente


documentación: acta constitutiva de creación, fotocopias de acreditación de quien signa el documento y
de comprobantes de domicilio de quien lo firma y de la organización.

• En caso de Presidencias Municipales, deberá presentar nombramiento oficial ante la Dirección de


Patrimonio.

• Para la renovación que exceda los plazos acordados en los contrato de comodatos, el requirente
deberá presentar, con al menos treinta días de anticipación al termino establecido en el contrato, la
justificación documental que corresponda a la Secretaría.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-009
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la asociación civil, productiva o H. Ayuntamiento, la Contrato de


solicitud de unidades vehiculares en comodato y/o donación. comodato y/o
donación.
2 Analiza el oficio y determina:
¿Cumple con los requisitos para que se puedan entregar la(s) unidad
(es) en comodato y/o donación?
No, elabora oficio manifestando la razón de la negación de la unidad.
Regresa a la actividad 1.
Si, elabora contrato de comodato o de donación cuidando que se
apeguen a la normatividad establecida para tal caso.
3 Remite a la Unidad de Apoyo Jurídico anexando la propuesta del
contrato de comodato y/o donación para su validación.
4 Recibe respuesta de la Unidad de Apoyo Jurídico y determina:
¿La propuesta de contrato es validada?
Si, continúa con la actividad 5.
No, atiende las observaciones y remite nuevamente a la Unidad de
Asuntos Jurídicos. Regresa a la actividad 3.
5 Envía el contrato al interesado en tres tantos originales, para su firma,
quien a su vez remitirá debidamente validado y rubricado el contrato a
la Dirección de Patrimonio.
6 Recaba la firma del Titular de la Secretaría y actualiza en el Sistema.
7 Envía un original del contrato de comodato y/o donación debidamente
firmado al Archivo de la Dirección de Patrimonio, otro original se
entrega al beneficiario y un tercer original al Archivo del Departamento
de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-010

Nombre del procedimiento: Verificación física de vehículos, maquinaría y semovientes propiedad del Poder
Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar de manera eficiente y eficaz los vehículos, maquinaria y semovientes asignados a los
organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la elaboración del cronograma de trabajo hasta la emisión del acta de resultados de
supervisaría.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Elaborará cronograma de trabajo.

• Supervisará números económicos aleatorios por organismos de la Administración Centralizada o


Paraestatal.

• Acta de resultados de supervisaría.

• A excepción de semovientes, los levantamientos del inventario físico se realizarán con un lector óptico.

• Computadora portátil.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-010
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Elabora cronograma anual de trabajo para la supervisión física de Inventario individual


vehículos, maquinaria pesada y semovientes, mismo que se remitirá a en el que se describe
la Dirección de Patrimonio para su autorización y análisis, y las condiciones en
determina: que se encuentran
los vehículos,
maquinaria pesada
y/o semoviente.
¿El cronograma de trabajo tiene observaciones?
Si, solventa las observaciones y propondrá, ya corregido, a la
Dirección de Patrimonio.
No, elabora con quince días de anticipación a la fecha señalada en el
cronograma, oficio dirigido a los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal informando la fecha y bienes a supervisar,
turnando fotocopia al Titular de la Dependencia que corresponda.
2 Verifica físicamente en el estacionamiento de los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal o sitio que estos señalen,
los vehículos, maquinaria o semovientes seleccionados previamente.
3 Elabora reporte de resultados de la verificación informando a la
Dirección de Patrimonio y determina:
¿Hay inconsistencias?
No, elabora Acta de Supervisión dirigido al Jefe de la Unidad de Acta de Supervisión.
Apoyo Administrativo o equivalente de los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal. Termina procedimiento.
Si, elabora Acta de Inconsistencias dirigido al Jefe de la Unidad de Acta de Supervisión.
Apoyo Administrativo de los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal que corresponda, señalando la fecha
máxima para que los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal presente el bien no localizado, fecha que no podrá ser
superior a diez días hábiles.
4 Los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal
presentan el bien o los bienes faltantes a localizar y determina:
¿Cumple los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal que corresponda con la presentación del bien o bienes
faltantes?
Si, elabora Acta de supervisión dirigido al jefe de la Unidad de Apoyo
Administrativo de los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal.
No, elabora Acta de inconsistencias definitiva dirigida al jefe de la
Unidad de Apoyo Administrativo de los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal y a la Contraloría General
concluyendo el procedimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-011

Nombre del procedimiento: Verificación física y alta de semovientes.

Propósito: Dar de alta a semovientes adquiridos por del Poder Ejecutivo del Estado por cualquier forma legal.

Alcance: Desde que se autoriza la verificación física hasta que se actualiza el inventario.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Solicitud por escrito.

• Relación de los Semovientes adquiridos o nacidos que se darán de alta.

• Verificación física de los semovientes, identificando tatuajes, muescas o aretes asignados por los
organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-011
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe la autorización por parte de la Dirección de Patrimonio para Capítulo I de las altas
llevar a cabo la verificación física de los semovientes. artículo 13.
2 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o Facturas de ventas,
Paraestatal que tienen asignados semovientes, la fecha en que se actas de siniestros,
realizará la verificación física de los animales. registros de
nacimientos,
donaciones,
adquisiciones o
transferencias.
3 Imprime un tanto del inventario de la Dirección de Patrimonio y en el
lugar en que se encuentra asignado los semovientes revisará los
mismos para tomar los siguientes datos: estado físico, función,
especie, edad, sexo, estado reproductivo, número de animales,
identificación (tatuaje, muesca, aretes, etc.), adquisiciones,
nacimientos y muertes.
4 Concilia físicamente lo localizado con lo registrado documentalmente,
tales como facturas de venta, actas de siniestro, registros de
nacimientos, donaciones, adquisiciones o transferencias.
5 Actualiza el inventario como resultado final de la verificación física y
de la conciliación.
6 Informa a la Dirección de Patrimonio el resultado obtenido al final de
cada verificación física, turnando fotocopia al Departamento de
Maquinaria, Naves y Semovientes y otra para el archivo.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-012

Nombre del procedimiento: Baja de semovientes por venta.

Propósito: Controlar las bajas de los semovientes que han sido comercializados.

Alcance: Desde la recepción de la documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema
Integral SISMAQ.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes comercializados.

• Dictamen técnico emitido por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal


justificando la venta de los semovientes.

• Fotocopia certificada de la factura de venta.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-012
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada Capítulo II de las


o Paraestatal el dictamen técnico justificando la venta, relación e bajas artículo 18.
identificación de los semovientes y fotocopia certificada de la factura
de venta. Dictamen técnico.
2 Analiza los documentos de referencia y si cumplen con los requisitos Relación e
para la baja se procederá a descargar de los activos en el Sistema identificación de los
Integral SISMAQ. semovientes.

Fotocopia certificada
de factura de venta.

3 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o


Paraestatal la baja de los semovientes.
4 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-013

Nombre del procedimiento: Baja de semovientes por desecho.

Propósito: Controlar dentro del registro Patrimonial Central a los semovientes que en los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal hayan sido dados de baja por senilidad, enfermedades, problemas de
locomoción o accidentes.

Alcance: Desde la recepción de documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema
Integral SISMAQ.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes desechados.

• Dictamen técnico emitido por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal


justificando la baja.

• En el caso de bovinos desechados que sean comercializados, enviarán fotocopia certificada de la


factura de venta.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-013
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada Capítulo II de las


o Paraestatal el dictamen técnico justificando la causa de la baja por bajas artículo 18.
desecho, relación e identificación de los semovientes, y en caso de
venta, fotocopia certificada de la factura. Dictamen técnico.

2 Analiza los documentos de referencia y si cumplen con los requisitos Relación e


para la baja se procederá a descargar de los activos en el Sistema identificación de los
Integral SISMAQ. semovientes.

Fotocopia certificada
de factura.

3 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o


Paraestatal la baja de los semovientes.
Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
4
trámite de baja.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-014

Nombre del procedimiento: Baja de semovientes por muerte.

Propósito: Controlar las bajas de los semovientes fallecidos.

Alcance: Desde la recepción de la documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema
Integral SISMAQ.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes que se darán de baja.

• Acta de siniestro o dictamen médico acompañada de apuntes fotográficos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-014
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada Capítulo II de las


o Paraestatal el acta de siniestro o dictamen médico firmado por el bajas artículo 18.
encargado de la sanidad de los semovientes en donde haga constar
las características y las causas del fallecimiento, así como los apuntes Capítulo IV del
fotográficos. semoviente artículo
24.

Acta de siniestro.

Dictamen médico.

2 Analiza los documentos de referencia y si cumplen con los requisitos


para la baja se procederá a descargar de los activos en el Sistema
Integral SISMAQ.
3 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal la baja de los semovientes.
4 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el
trámite de baja.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-015

Nombre del procedimiento: Alta de maquinaría pesada y vehículo fluvial.

Propósito: Mantener actualizado el inventario de la maquinaria pesada y vehículo fluvial propiedad del Poder
Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde la recepción del documento hasta el registro de la maquinaria pesada y vehículo fluvial en el
padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Fotocopia certificada de factura.

• Resguardo solicitado.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-015
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Fotocopia certificada


Paraestatal oficio de solicitud de alta, así como fotocopia certificada de la factura.
de la factura y el original del resguardo de la maquinaria pesada y/o
vehículo fluvial, conteniendo todas las características de los mismos y
determina:
¿Solicita los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal la recepción del bien en los almacenes?
Si, recibe en los Almacenes Generales y Suministros, la maquinaria Resguardo de
pesada y/o vehículo fluvial y levanta inventario correspondiente, firma maquinaria pesada y
sella de recibido la factura y pedido, devolviendo originales de factura vehículo fluvial.
y pedido al proveedor, y distribuye.
Inventario de
maquinaria pesada y
vehículo fluvial.

2 En caso de error en la documentación, se devuelve de manera


económica al proveedor la documentación recibida, así como la
maquinaria para su posterior recepción.
No, continúa en la actividad 7.
3 Dirige los Almacenes Generales de Gobierno, memorándum a la Fotocopia del pedido.
Dirección de Patrimonio donde envía original del inventario, fotocopias
del pedido y de la factura, mencionando los equipos de la maquinaria
pesada y vehículo fluvial recibidos, quedando en custodia la
maquinaria pesada y vehículo fluvial para su posterior retiro.
4 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal resguardo original de la maquinaria nueva, la cual es
cotejada con la fotocopia de la factura, que se recibe de los
Almacenes Generales y Suministros.
5 Entrega a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal las fotocopias de los resguardos sellados y rubricados,
quedando en la Dirección de Patrimonio el resguardo original, en el
cual se le asigna el número económico consecutivo que corresponda,
así mismo se registra en el SISMAQ con las características de la
maquinaria pesada y/o vehículo fluvial.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-015
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Recibe el Departamento de Almacenes Generales y Suministros


fotocopias de los resguardos debidamente requisitados, solicitando
identificación del personal autorizado para el retiro de la maquinaria
pesada y/o vehículo fluvial y coteja con la relación autorizada y
determina:
¿Esta facultado para el retiro de los equipos de maquinaria pesada
y/o vehículos fluviales?
No, niega el retiro de los bienes.
Si, entrega la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial firmando el
inventario del mismo, así como el Formato Único de Movimiento de
Almacén.
7 Formula oficio en el que informa a los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal la incorporación del bien al
Padrón Patrimonial en el SISMAQ.
8 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada de la
factura, el original del resguardo; y en caso de solicitar los organismos
de la Administración Centralizada o Paraestatal la recepción del bien
en los Almacenes Generales y Suministros, archivará el original del
inventario y fotocopia del pedido que ampare la adquisición.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-016

Nombre del procedimiento: Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por incosteabilidad.

Propósito: Cancelar el registro del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial en el Sistema SISMAQ.

Alcance: Desde que la recepción de la documentación hasta la confirmación de la baja del Padrón de
Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial del Poder Ejecutivo del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Solicitud por escrito.

• Formato de Solicitud de baja debidamente requisitada.

• Acta administrativa por incosteabilidad de la reparación de maquinaria.

• 4 fotografías una de cada lado, una del frente y otra de la vista trasera.

• Mínimo un presupuesto de incosteabilidad representando la reparación un monto igual o superior al


60% del valor total de la maquinaria.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-016
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Solicitud de baja de


Paraestatal solicitud de baja en el que anexan la documentación maquinaria pesada
correspondiente: (fotos trasera, delantera y laterales, un presupuesto y/o vehículo fluvial.
de incosteabilidad y original del acta administrativa) misma que se
revisa y coteja en el SISMAQ y determina:
¿Esta completa y correcta la documentación?
No, emite oficio los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal el por que de la improcedencia y distribuye.
Si, emite oficio de autorización y distribuye; si los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal requieren la recepción de la
maquinaria en Almacenes Generales de Gobierno, turna fotocopia
para el Jefe del Departamento de Almacenes Generales de Gobierno
y continúa en la actividad 2, caso contrario continúa con la actividad 4.
2 El Departamento de Almacenes Generales y Suministros, recibe Formato único de
fotocopia del oficio de autorización para el ingreso de maquinaria movimiento de
pesada y/o vehículo fluvial por baja; elabora inventario y formato único almacén.
de movimiento de almacén y envía originales vía memorándum a la
Dirección de Patrimonio.
Inventario de
3 Recibe originales del inventario y del formato único de movimiento de
maquinaria y/o
almacén, y procede a realizar la baja en el SISMAQ.
vehículo fluvial.
4 Archiva en su respectivo expediente la solicitud de baja en el que
anexan la documentación correspondiente: fotos trasera, delantera y
laterales, un presupuesto de incosteabilidad y original del acta
administrativa; y en caso de solicitar los organismos de la
Administración Centralizada o Paraestatal la recepción del bien en los
Almacenes Generales y Suministros, archivará los originales del
inventario y del formato único de movimiento de almacén.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-017

Nombre del procedimiento: Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por robo, extravío o pérdida total.

Propósito: Cancelar su registro del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial en el Sistema SISMAQ.

Alcance: Desde que la recepción de la documentación hasta la confirmación de la baja del Padrón de
Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial del Poder Ejecutivo del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Fotocopia certificada de la averiguación previa.

• Acta administrativa que relate las causas que originaron la necesidad de la baja administrativa.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-017
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Fotocopia certificada


Paraestatal oficio de solicitud de baja anexando la documentación de la averiguación
señalada en las políticas de este procedimiento y determina: previa.
¿Esta completa y correcta la documentación?
No, emite oficio a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal el por que de la improcedencia de la baja y distribuye.
Si, procede a realizar la baja del bien en el SISMAQ y emite oficio de
autorización a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal y distribuye.
2 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada de la Acta Administrativa
averiguación previa y el acta administrativa determinando las causas que relate las causas
que originaron la baja administrativa. que originaron la
necesidad de la baja
administrativa.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-018

Nombre del procedimiento: Transferencia de maquinaria pesada y vehículos fluviales.

Propósito: Tramitar la transferencia de los bienes de un organismo a otro.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de transferencia hasta que el organismo realiza la transferencia de
bienes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Cédula de registro de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial, en su modalidad de transferencia.

• Acta de transferencia.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DVMAS-018
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Cédula de


Paraestatal, oficio de solicitud de autorización para llevar a cabo una maquinaria pesada y
transferencia de bienes con otro organismo, anexando documentación vehículo fluvial.
consistente en: cédula de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial en su
modalidad de transferencia y acta de transferencia debidamente Acta de
suscrita por el organismo que entrega y por el que recibe. transferencia.
2 Verifica la documentación correspondiente con la base de datos del Sistema integral de
SISMAQ central, y determina: Maquinaria
(SISMAQ).
¿Corresponden los bienes al organismo que transfiere?
No, elabora oficio de improcedencia e informa al organismo de la
Administración Centralizada o Paraestatal que los bienes no
pertenecen a ese organismo a transferir.
Si, envía acta de transferencia para su validación al Titular de esta
Secretaría.
3 Realiza los movimientos de transferencia en el Sistema de Maquinaria
Pesada SISMAQ y archiva.
4 Remite al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal,
cédula de registro de maquinaria pesada y vehículo fluvial
debidamente validado, y realiza la transferencia de bienes.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-001

Nombre del procedimiento: Custodia temporal de bienes muebles de reciente adquisición y su retiro de los
Almacenes Generales de Gobierno.

Propósito: Resguardo de bienes muebles nuevos Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde su recepción hasta el retiro de los bienes muebles de los Organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal de los Almacenes Generales de Gobierno.

Responsable del procedimiento: Departamento de Almacenes y Suministros.

Políticas:

• Los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal deberán cumplir con los requisitos,
para el ingreso y retiro de los bienes muebles de los Almacenes Generales de Gobierno.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del proveedor, original del pedido elaborado por la Dirección Oficio de pedido.
de Adquisiciones de la Secretaría de Administración o por los
organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, así como
el original de la factura expedida por el proveedor y verifica que el
bien mueble cumpla con los requisitos solicitados en el pedido y
determina:
¿Reúne los requisitos?
No, devuelve al proveedor la documentación recibida, así como el
bien mueble.
Si, verifica, recaba firma de la persona que entrega el bien mueble,
sella, firma pedido original y factura para el proveedor y distribuye.
2 Requisita “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firma Factura.
el responsable de los Almacenes Generales y la persona que recibe el
bien mueble y distribuye.
3 Adicionalmente, cuando el bien a ingresar se trate de vehículos, se
envía el original del inventario al organismo de la Administración
Centralizada o Paraestatal para su alta.
4 Ingresa el bien mueble a los Almacenes Generales de Gobierno.
5 Para el retiro de los bienes, requisita “Formato Único de Movimiento Formato único de
en Almacén” (FUMA), firma el responsable de los Almacenes movimiento en
Generales y la persona que recibe el bien mueble, verificando que la Almacén (FUMA).
firma del servidor público que retire los bienes sea la acreditada ante
la Dirección de Patrimonio.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-002

Nombre del procedimiento: Entrada de bienes muebles dados de baja de los organismos de la administración
centralizada o Paraestatal a los Almacenes Generales de Gobierno.

Propósito: Ingresar los bienes muebles dados de baja, por término de vida útil o incosteabilidad en su
reparación, cuando los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal así lo requieran.

Alcance: Desde la recepción de los bienes muebles dados de baja por los organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal, hasta la salida de los Almacenes Generales de Gobierno vía donación, comodato o
enajenación.

Responsable del procedimiento: Departamento de Almacenes y Suministros.

Políticas:

• Cuando ingresen bienes muebles a los Almacenes Generales de los Organismos de la Administración
Centralizada o Paraestatal deberán traer cédula de registro requisitada y para el caso de vehículos,
oficio de autorización de ingreso.

• Elaborará Formato Único de Movimiento en Almacén.

• En caso de ser baja de bienes informáticos, el dictamen será emitido por la Dirección de Desarrollo
Tecnológico de la Secretaria de Administración.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Ingresa bienes muebles dados de baja de los Organismos de la Cédula de registro de


Administración Centralizada o Paraestatal, cuando así lo requieran, a bienes muebles
los Almacenes Generales de Gobierno y determina: (baja).
¿Coinciden los datos de los bienes muebles con la cédula de baja?
No, corrige cédula de baja de los bienes muebles, para su recepción.
Si, recibe el bien mueble, sella y firma la cédula de baja, la cual se
entrega a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal.
2 Elabora “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firma el Formato único de
responsable de los Almacenes Generales y la persona que recibe el movimiento en
bien mueble y distribuye dejando el original en los Almacenes almacén (FUMA).
Generales con fotocopias de la cédula de baja para el encargado de
bodegas y a los organismos de la Administración Centralizada o
Paraestatal.
3 Recibe de la Dirección de Patrimonio, oficio de autorización de retiro
de los bienes muebles ya sea vía contrato de donación, comodato o
subasta.
4 Requisita “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA),
firmando el responsable de los Almacenes Generales, la persona que
entrega el bien mueble y la persona autorizada que recibe, previa
entrega de fotocopia de su identificación y distribuye el original en los
Almacenes Generales adjuntándole fotocopia del oficio de
autorización, turna fotocopia a la Dirección de Patrimonio y al
encargado de bodegas.
5 Para el caso de vehículos, reporta mensualmente la existencia de
unidades a la Dirección de Patrimonio.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-003

Nombre del procedimiento: Inventario físico de bienes muebles en los Almacenes Generales del Gobierno del
Estado.

Propósito: Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles en custodia de los Almacenes Generales
de Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la verificación física de los bienes resguardados hasta la conciliación de registros.

Responsable del procedimiento: Departamento de Almacenes y Suministros.

Políticas:

• Conciliará la relación de bienes muebles contra la existencia física dos veces por año.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DP-DAS-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Efectúa el corte de los Formatos Únicos de Movimiento en Almacén Relación de bienes


(FUMA). muebles.
2 Verifica físicamente los bienes muebles custodiados en los Inventario físico.
Almacenes Generales de Gobierno.
3 Emite relación de bienes muebles custodiados vía sistema.

4 Concilia la relación de bienes muebles con la existencia física.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES

Departamento de Convocatorias y Bases


Departamento de Aclaraciones y Aperturas
Departamento de Adjudicaciones
Departamento de Pedidos y Archivo

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Julio 2006 Enero 2007 H2


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2000
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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001

Nombre del procedimiento: Elaboración, validación y publicación del acuerdo de autorización, cédula de
programación, bases y convocatoria de licitaciones en sus diversas modalidades.

Propósito: Elaborar el Acuerdo de Autorización, la Cédula de Programación, las Bases y la Convocatoria de


Licitaciones y obtener la validación del Comité de Adquisiciones para su publicación en los diversos medios
remotos de comunicación conforme a la normatividad establecida.

Alcance: Desde la recepción y verificación de la documentación de la instancia requirente hasta la publicación


de la convocatoria, las bases, formato para cotizar y demás anexos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Convocatorias y Bases.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• El expediente inicial de la licitación deberá contener los siguientes documentos: original de lista de
verificación de licitación por Comité, impresión del reporte de la requisición y/o presupuesto de
servicio, anexos, croquis, calendarios, etc., disquete que contiene los archivos de la requisición y/o
presupuesto de servicio, oficio de solicitud firmado por el titular de la instancia requirente,
requisición y/o presupuesto de servicio firmado por el titular y el jefe administrativo u homólogo de
la instancia requirente, dictamen de compra del bien que se requiera, oficio de talleres gráficos si se
trata del concepto “impresiones oficiales”, oficio firmado por el titular del área solicitante de la
instancia requirente que confirme la existencia de al menos tres personas que cuenten con el
requisito, en caso de requerirse el cumplimiento de normas oficiales o certificados de calidad,
autorización de recursos presupuestarios para la compra solicitada y oficio de certificación de
disponibilidad presupuestaria.

• La requisición de compra de bienes informáticos, equipo y aparatos de comunicaciones y


telecomunicaciones, deberá contener el dictamen técnico emitido por la Dirección de Desarrollo
Tecnológico, y para la compra de vehículos y equipo terrestre, deberá contener el dictamen técnico
emitido por la Dirección de Patrimonio.

• La requisición de presupuesto de servicios profesionales de la capacitación y adiestramiento,


deberá contener el dictamen técnico emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor
Público.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe en forma económica de las Dependencias y Entidades, las


requisiciones de compra y/o presupuestos de servicio para verificar el
cumplimiento de los requisitos y documentación soporte de la solicitud
de licitación.

2 Revisa la requisición de compra y/o presupuesto de servicio y


determina:
¿Cumple con los requisitos para realizar una licitación?

Si, continúa con la actividad 3.

No, devuelve la documentación y entrega a la instancia interesada


fotocopia de la lista de verificación para que complemente la
documentación y/o corrija las observaciones realizadas. Regresa con
la actividad 1.
3 Analiza la requisición de compra y/o presupuesto de servicio para
verificar si cumple con los requisitos de una licitación por Comité de
Adquisiciones y determina:
¿Cumple con los requisitos para una licitación por Comité de
Adquisiciones?
Si, carga y verifica los archivos magnéticos de la requisición de
compra y/o presupuesto de servicio en el Sistema Integral de
Adquisiciones (SIAD). Continúa con la actividad 4.
No, entonces cumple con los requisitos para una licitación por
Subcomité de Adquisiciones, se carga y verifican los archivos
magnéticos de la requisición de compra y/o presupuesto de servicio
en el SIAD y solicita la publicación de la documentación en la página
web de adquisiciones. Termina el procedimiento.
4 Firma de revisado la documentación y entrega a la instancia
interesada para que tramité en forma oficial ante la oficialía de partes
de la Dependencia.
5 Recibe oficialmente la requisición de compra y/o presupuesto de
servicio de la instancia interesada e identifica la solicitud con la
nomenclatura y número oficial que le corresponda.
6 Analiza el tipo de recurso o fuente de financiamiento de la requisición
de compra y/o presupuesto de servicio y determina:

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

¿Los recursos asignados son de origen estatal?


Si, clasifica la modalidad bajo la cual se realizará el proceso licitatorio
pudiendo ser Licitación por Invitación Abierta, Licitación Pública
Estatal y Licitación Pública Nacional.
No, entonces son recursos de origen federal clasificando el proceso
licitatorio como Licitación Pública Nacional/Internacional.
7 Identifica la licitación con la nomenclatura y número oficial que le
corresponda y se registra en el libro de numeración consecutiva
respectivo.
8 Integra el expediente de la licitación con los documentos recibidos y
generados en el proceso, identificándolo en la pasta frontal con los
datos generales.
9 Elabora la cédula de programación, la propuesta de acuerdo de
autorización, la convocatoria y las bases de la licitación.
10 Acuerda con el Comité de Adquisiciones fecha y hora para la
validación de la cédula de programación, la propuesta de acuerdo de
autorización, así como las bases de la licitación, y notifica a la
instancia requirente fecha del acto.
11 Solicita al Departamento de Adjudicaciones, lista de asistencia del
acto de validación.
12 Acude al Comité de Adquisiciones, pasa lista de asistencia, presenta
las bases, cédula de programación con la fecha y hora propuestas
para el evento, y da lectura a la propuesta de acuerdo de autorización
de la licitación y determina:
¿Las bases, cédula de programación y la propuesta de acuerdo de
autorización de la licitación están correctamente formuladas?
Si, firman los integrantes del Comité de Adquisiciones, validando las
bases, cédula de programación y el acuerdo de autorización de la
licitación. Continúa con la actividad 13.
No, realizan en el acto las modificaciones que considere pertinentes el
Comité de Adquisiciones. Regresa a la actividad 12.
13 Presenta al Titular de la Subsecretaría de Recursos materiales y
Servicios, la convocatoria para su firma y validación.
14 Obtiene al final del acto, la cédula de programación, el acuerdo de
autorización, las bases de la licitación y la convocatoria debidamente
validadas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

15 Envía en forma económica al Departamento de Adjudicaciones, el


acuerdo de autorización y la lista de asistencia originales.
16 Analiza la modalidad de la licitación y elige el proceso de publicación
de la convocatoria, las bases, formato para cotizar y demás anexos
conforme a lo siguiente:
16A Licitación por invitación abierta: a través de la publicación en la página
web de la Dirección de Adquisiciones.
16B Licitación pública estatal: a través de la publicación en la página web
de la Dirección de Adquisiciones y además envía oficio firmado por el
Director de Adquisiciones anexando original de la convocatoria a la
Coordinación de Comunicación Social para que sea publicada en el
diario de mayor circulación en el estado.
16C Licitación pública nacional: a través de la publicación en la página web
de la Dirección de Adquisiciones y además envía oficio firmado por el
Director de Adquisiciones anexando original de la convocatoria a la
Coordinación de Comunicación Social para que sea publicada en el
diario de mayor circulación en el estado, así como oficio a la
Contraloría General para que también sea publicada en la página del
sistema electrónico de contrataciones gubernamentales (CompraNet).

16D Licitación pública nacional/internacional con recurso federal: a través


de la publicación en la página web de la Dirección de Adquisiciones, y
además envía oficio firmado por el Subsecretario de Recursos
Materiales y Servicios anexando original de la convocatoria dirigido al
Director del Diario Oficial de la Federación para que sea publicada,
así como oficio a la Contraloría General para que también sea
publicada en la página del sistema electrónico de contrataciones
gubernamentales (CompraNet).
17 Envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones anexando
fotocopia de la convocatoria a las Cámaras de Comercio, Secretaría
de Desarrollo Económico y Colegio de Contadores Públicos.
18 Coloca en el estrado de la Dirección de Adquisiciones, la convocatoria
de la licitación durante el tiempo que marque la cédula de
programación.
19 Actualiza el calendario de eventos de licitaciones, agregando las
fechas de los eventos de la licitación autorizada con base en la cédula
de programación.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

20 Recibe solicitud por escrito para la compra de bases por parte de los
proveedores conforme al periodo señalado en la cédula de
programación y determina:
¿La solicitud fue realizada en el periodo señalado en la cédula de
programación?
Si, requisita en original y fotocopia, el formato de solicitud de pago de
bases con los datos del proveedor y de la licitación. Continúa con la
actividad 21.
No, rechaza la solicitud e indica al proveedor que el periodo para
adquirir las bases de licitación ha expirado conforme a la cédula de
programación. Termina procedimiento.
21 Entrega al proveedor formato de solicitud de pago de bases original,
para que realice el pago ante la Secretaría de Planeación y Finanzas
y solicita comprobante único de pago expedido por la misma.
22
Entrega al proveedor las bases y anexos de licitación y solicita que
firme de recibido en la fotocopia del comprobante único de pago y
devuelve el comprobante original al proveedor.

23 Solicita en forma económica al responsable del centro de internet,


verifique en la página de CompraNet si algún proveedor generó el
formato de pago de bases de la licitación y determina:
¿Generó algún proveedor el formato de pago de bases de la
licitación?
Si, solicita la impresión de la lista de proveedores que generaron
dicho formato.

No, el responsable del centro de internet, confirma en forma


económica que ningún proveedor generó el formato citado en la
página de CompraNet.

24 Elabora las invitaciones oficiales para la Dependencia o Entidad


requirente, anexando al expediente los acuses de recibo.

25 Elabora las invitaciones oficiales para los miembros del Comité de


Adquisiciones anexando fotocopia del calendario de eventos de la
licitación, adjuntando al expediente los acuses de recibo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

26 Integra al expediente inicial de la licitación, fotocopia del acuerdo de


autorización de licitación, cédula de programación, bases de licitación
rubricadas, convocatoria original firmada por el titular de la
Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios, fotocopia de oficio
de publicación de convocatoria a Contraloría General y/o a la
Coordinación de Comunicación Social, según sea el caso, además
fotocopias de oficios de solicitud de difusión de la convocatoria a las
Cámaras de Comercio, Colegio de Contadores, Secretaría de
Desarrollo Económico y de invitación a los integrantes del Comité de
Adquisiciones. Asimismo, los recibos de venta de bases, formatos de
solicitud de pago de bases y listado de los registros que emite el
CompraNet, según sea la modalidad de la licitación.
27 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de
convocatorias al Departamento de Aclaraciones y Aperturas firmando
de conformidad la persona que recibe el expediente y entregando
fotocopia de dicha lista.
28 Archiva original de la lista de contenido en el expediente respectivo
para su resguardo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-002

Nombre del procedimiento: Registro voluntario de proveedores.

Propósito: Registrar voluntariamente ante la Dirección de Adquisiciones a los proveedores interesados en


participar en las licitaciones de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de registro hasta la publicación de la Lista de Proveedores validada
por el Comité de Adquisiciones en la página web de la Dirección.

Responsable del procedimiento: Departamento de Convocatorias y Bases.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• La documentación legal y financiera para cotejar que deberá presentar el representante legal del
proveedor en original y fotocopia es la siguiente: formato de registro debidamente requisitado,
fotocopia de la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y de
Comercio con la que acredite la constitución o conformación de la persona moral, en el caso de
persona física, fotocopia del acta de nacimiento, fotocopia de la escritura pública o documento legal
con el que se acredite la personalidad del representante legal o mandatario de la persona física o
moral según sea el caso, escrito que establezca el domicilio para oír y recibir notificaciones dentro
del territorio del estado, escrito que describa los giros o actividades preponderantes del negocio que
se comprueben documentalmente, fotocopia del Registro del Sistema de Información Empresarial
Mexicano (SIEM) actualizado; si el registro está en trámite se anexa fotocopia del recibo de pago
emitido por la instancia respectiva, fotocopia de los estados financieros con una antigüedad no
mayor de 3 meses y también de los dictaminados del ejercicio inmediato anterior, en caso de no
estar obligado a dictaminar los estados financieros presentará escrito firmado por el representante
legal en la que manifestará la no obligación de dictaminar, escrito de aceptación de visitas de
inspección, anexando como mínimo 06 fotografías del exterior e interior de la infraestructura de la
empresa, mostrando la experiencia y capacidad técnica, administrativa y financiera para atender los
giros registrados, fotocopia de la declaración anual del ejercicio inmediato anterior debidamente
presentado ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, si la empresa es de reciente creación,
presentará escrito firmado por el representante legal, en la que manifestará que por ser empresa de
reciente creación no ha realizado la declaración anual correspondiente y relación de los principales
clientes durante los últimos 02 ejercicios.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DCB-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del proveedor, oficio de solicitud de registro firmado por el Formato FO-7.5-15
representante legal y documentación legal y financiera en original o
fotocopia certificada y fotocopia.
2 Coteja la documentación legal y financiera con la Lista de Verificación Formato FO-7.5-16
del Registro Voluntario de Proveedores y determina:
¿La documentación está completa y correcta, conforme a la Lista de
Verificación del Registro Voluntario de Proveedores?
Si, sella de recibido en la fotocopia del oficio de solicitud de registro y
devuelve al representante legal, junto con la documentación original o
certificada que fue presentada para cotejo. Continúa con la actividad
3.
No, devuelve al representante legal, la documentación presentada
junto con una fotocopia de la Lista de Verificación del Registro
Voluntario de Proveedores en donde señala los documentos faltantes
y/o las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad 1.
3 Actualiza la Lista de Registro Voluntario de Proveedores y llena el Formato FO-7.5-18
formato de tarjeta para la credencial con los datos del proveedor,
asignando la numeración correspondiente.
4 Entrega formato de tarjeta para la credencial al proveedor y lo
acompaña al Área de Fotocredencialización de la Dirección de
Servicios para la expedición de la credencial.
5 Elabora oficio dirigido al proveedor, entrega la credencial al
representante legal y firma de recibido por ambos conceptos,
fotocopia del oficio.
6 Presenta al Comité de Adquisiciones para su validación, propuesta de
acuerdo, Lista de Registro Voluntario de Proveedores y expedientes
de cada uno de ellos.
7 Recibe del Comité de Adquisiciones, acuerdo y Lista de Registro
Voluntario de Proveedores debidamente validados.
8 Publica la Lista de Registro Voluntario de Proveedores en la página
web de la Dirección de Adquisiciones.

9 Integra el acuse de recibido de la credencial, Lista de Registro


Voluntario de Proveedores y acuerdo validado al expediente
respectivo que es resguardado en el Departamento.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-001

Nombre del procedimiento: Aclaraciones de dudas de licitación pública.

Propósito: Elaborar el acta de aclaración de dudas derivado de las preguntas que presenten los licitantes,
emitiendo las respuestas administrativas y técnicas que despejen las dudas de los participantes.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación y preguntas de los licitantes hasta la firma del acta de
aclaración de dudas y publicación de la misma en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

Responsable del procedimiento: Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector


Público y su Reglamento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Convocatorias y Bases, el expediente de


licitación debidamente integrado conforme a la Lista de Contenido.
2 Verifica el periodo establecido en la cédula de programación para
recibir preguntas por los participantes a la licitación y determina:
¿Se recibieron preguntas?
Si, verifica que hayan sido presentadas en el periodo establecido en la
cédula de programación, en caso contrario denomina a las preguntas
como “extemporáneas”, que serán enviadas a la Dependencia,
Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y decida si responde o
no a las preguntas. Continúa con la actividad 3.
No, asienta en el acta de aclaración de dudas que no hubo pregunta
alguna por parte de los licitantes. Continúa con la actividad 4.
3 Recibe preguntas sobre las bases de licitación, realizadas por los
participantes y determina:
¿Las preguntas presentadas corresponden a una licitación pública
estatal o nacional con recurso estatal?
Si, sella escrito mediante el cual se presentan las preguntas y
devuelve fotocopia del mismo al participante. Continúa con la
actividad 5.
No, verifica que se trate de una licitación pública nacional o
internacional con recurso federal.
4 Verifica si fueron recibidas preguntas por fax y/o internet y determina:

¿Existen preguntas de proveedores enviadas por fax o realizadas en


la página de CompraNet?

Si, fotocopia las preguntas enviadas por fax e imprime las preguntas
presentadas en la página de CompraNet. Continúa con la actividad 5.
No, imprime la información que despliega la pantalla de la página de
CompraNet para dejar constancia de no existir preguntas por esta vía
y se asentará esta consideración en el acta de aclaración de dudas.
Continúa con la actividad 7.
5 Asigna numeración cronológicamente a las preguntas conforme se
van recibiendo y envía mediante fax a la Dependencia, Entidad u
Órgano Desconcentrado requirente, conservando comprobante de
transmisión de fax.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

6 Recibe mediante oficio respuestas emitidas por la instancia


requirente, y captura preguntas y respuestas en el acta de junta de
aclaración de dudas.
7 Elabora propuesta de acta de junta de aclaración de dudas y lista de
asistencia para la sesión.
8 Acude al Comité de Adquisiciones en la fecha establecida en la
cédula de programación para la junta de aclaración de dudas y da
lectura al contenido del acta, aclarando los pormenores derivados de
la misma, que se plasman en dicha acta.
9 Verifica el contenido del acta de aclaración de dudas al final de la
sesión y circula para firma de los integrantes del Comité de
Adquisiciones, representante de la instancia requirente y proveedores
participantes, a los que se les entrega fotocopia del acta.
10 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y
Bases, fotocopia del acta de junta de aclaración de dudas para que
sea publicada en la página web de la Dirección de Adquisiciones.
11 Integra en el expediente de la licitación, preguntas enviadas por los
licitantes, comprobante de transmisión de fax, oficio de envío de
respuestas, lista de asistencia, acta original de junta de aclaración de
dudas y comprobantes de pago de bases de licitación.
12 Resguarda el expediente de licitación, en espera de inicio del proceso
de apertura de propuestas técnicas y económicas.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-002

Nombre del procedimiento: Apertura de propuestas técnicas y económicas de licitación pública.

Propósito: Elaborar el acta de apertura de propuestas técnicas y económicas y aperturar las propuestas
presentadas por los proveedores participantes en la licitación.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta el envío de la propuesta técnica a la
Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector


Público y su Reglamento.

• Cuando en las bases se solicitan muestras físicas, éstas serán recibidas, resguardadas y controladas
por la instancia requirente, siendo ésta responsable única de su administración y manejo.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe sobres de propuestas técnicas y económicas de los licitantes y


determina:
¿Las propuestas técnicas y económicas fueron recibidas en el periodo
establecido en las bases de licitación?

Si, verifica que las propuestas técnicas y económicas sean


registradas por los licitantes, sella en el reloj checador, plasma fecha,
firma y asigna número consecutivo en la portada de los sobres.
Continúa con la actividad 2.
No, asienta en el acta respectiva y declara cancelada o desierta la
licitación. Termina procedimiento.
En caso de declararse desierta la licitación, y el Comité determina
realizar un segundo proceso de manera automática, se envía el
expediente al Departamento de Convocatorias y Bases para iniciar el
procedimiento correspondiente.
En caso de declararse desierta la licitación, y el Comité determina
realizar un segundo proceso, se solicita a la instancia requirente envíe
un nuevo requerimiento. En caso de ser la segunda ocasión que la
licitación se declaré desierta, se envía el expediente al Departamento
de Pedidos y Archivo para su resguardo y termina el procedimiento en
este departamento.
En caso de que la licitación sea cancelada, se entrega el expediente
al Departamento de Pedidos y Archivo y termina el proceso en este
departamento.
2 Constata la forma en que fueron presentadas las propuestas y
determina:

¿Las propuestas técnicas y económicas fueron presentadas en forma


personal?
Si, verifica los documentos legales que acrediten al representante
legal de la empresa. Continúa con la actividad 4.

No, constata si existen propuestas enviadas vía internet en caso de


tratarse de una licitación pública nacional o internacional con recursos
federales.
3 Indaga con el responsable del centro de internet si fueron presentadas
propuestas técnicas y económicas por ese medio y determina:

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

¿Existen propuestas técnicas y económicas de proveedores en la


bóveda electrónica de CompraNet?

Si, imprime las propuestas técnicas y económicas presentadas en la


bóveda electrónica de CompraNet. Continúa con la actividad 5.

No, imprime la información que despliega la pantalla de la página de


CompraNet para dejar constancia de no existir propuestas técnicas y
económicas por esta vía y se asentará esta consideración en el acta
de apertura de propuestas técnicas y económicas. Continúa con la
actividad 9.

4 Elabora propuesta de acta de apertura de propuestas técnicas y


económicas y lista de asistencia para la sesión conforme a la cédula
de programación.
Cuando la autoridad correspondiente determine que sea repuesto el
acto de apertura de propuestas técnicas y económicas de alguna
licitación con motivo de una inconformidad interpuesta por algún
licitante, deberá elaborar nuevamente el acta relativa a la misma para
lo cual deberá iniciar nuevamente el procedimiento.

5 Acude al Comité de Adquisiciones en la fecha establecida en la


cédula de programación para la junta de apertura de propuestas
técnicas y económicas y pasa a rubrica de los integrantes del Comité,
representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente y licitantes presentes. Así también las propuestas recibidas
en la bóveda electrónica de CompraNet.

6 Verifica el exterior de los sobres que contienen las propuestas


técnicas y económicas y determina:
¿El exterior de los sobres cumple con los requisitos establecidos en
las bases de licitación?

Si, apertura los sobres de las propuestas técnicas. Continúa con la


actividad 7.
No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de
las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta.
Continúa con la actividad 9.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

Los sobres de propuestas económicas no aperturadas de licitantes


descalificados, quedarán bajo custodia del Departamento y se
pondrán a disposición a los cinco días hábiles posteriores al fallo;
llenándose la lista de control de sobres para su seguimiento. En caso
de que los licitantes no acudan a recoger sus sobres, se envía oficio
indicando que los sobres siguen bajo resguardo del Departamento
hasta por un lapso máximo de 60 días naturales, después de lo cual,
la Dirección de Adquisiciones no se hace responsable de la custodia
de los mismos.
7 Revisa el contenido de los sobres de las propuestas técnicas y
determina:

¿El contenido de los sobres de las propuestas técnicas cumple con


los requisitos establecidos en las bases de licitación?
Si, apertura los sobres de las propuestas económicas. Continúa con la
actividad 8.

No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de


las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta.
Continúa con la actividad 9.
8 Revisa el contenido de los sobres de las propuestas económicas y
determina:

¿El contenido de los sobres de las propuestas económicas cumple


con los requisitos establecidos en las bases de licitación?
Si, captura en el acta los nombres de los licitantes, el tipo de oferta y
el importe de las propuestas que cumplieron con los requisitos.
Continúa con la actividad 9.
No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de
las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta.

9 Imprime y lee el acta de apertura de las propuestas técnicas y


económicas y pasa a firma de los integrantes del Comité de
Adquisiciones, representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado requirente y licitantes presentes.
10 Obtiene fotocopias de la carátula del o los sobres para que el o los
licitantes descalificados firmen que recibieron el o los sobres
debidamente sellados al finalizar el acto de apertura.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DAA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

11 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y


Bases, fotocopia del acta de apertura de las propuestas técnicas y
económicas para que sea publicada en la página web de la Dirección
de Adquisiciones.
12 Elabora oficio que firma el Director de Adquisiciones y envía a la
instancia requirente, las propuestas técnicas aprobadas.
13 Integra en el expediente de la licitación, los sobres donde contenían
las propuestas técnicas y económicas, las propuestas técnicas de los
licitantes descalificados (actividad 10), las propuestas económicas
aperturadas, el original del acta de apertura de propuestas técnicas y
económicas, lista de asistencia de la sesión y fotocopia del oficio de
envío de las propuestas técnicas a la instancia requirente.
14 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de
aclaraciones y aperturas al Departamento de Adjudicaciones,
firmando de conformidad la persona que recibe el expediente y
entregando fotocopia de dicha lista.
15 Archiva original de la lista de contenido en el expediente respectivo
para su resguardo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-001

Nombre del procedimiento: Adjudicación de licitación pública.

Propósito: Apoyar al Comité de Adquisiciones para realizar la adjudicación de las licitaciones solicitadas por las
Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados Estatales, a través del análisis de las propuestas
técnicas y económicas presentadas por los proveedores licitantes.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta la firma del acta de fallo y acuerdo de
asignación por parte de los integrantes del Comité, representantes de la instancia requirente y licitantes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Adjudicaciones.

Políticas:
• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y
Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector


Público y su Reglamento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Aclaraciones y Aperturas, el expediente


de licitación debidamente integrado conforme a la Lista de Contenido.
2 Captura en el Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD), las
propuestas técnicas y económicas de la licitación y da de alta
conforme al número de requisición y/o presupuesto de servicio.
3 Genera e imprime cuadro comparativo de las propuestas económicas
y verifica que los importes totales reflejados coincidan con lo asentado
en las propuestas económicas recibidas.
4 Recibe de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente, dictamen técnico original y propuestas técnicas originales
para integrarlo al expediente de la licitación.
5 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y
Bases, fotocopia del dictamen técnico para que sea publicado en la
página web de la Dirección de Adquisiciones; asimismo, coloca en el
estrado de la Dirección de Adquisiciones, fotocopia del mismo
dictamen técnico.
6 Analiza el cuadro comparativo tomando en cuenta el dictamen técnico
y criterios de asignación descritos en las bases de la licitación para
seleccionar el o los lotes que cumplen con las especificaciones
solicitadas.

7 Genera en el SIAD, la hoja de turno, tomando en cuenta la selección


hecha en el cuadro comparativo del lote o lotes que cumplen con las
especificaciones solicitadas y verifica los importes totales de cada
licitante contra los importes de la propuesta económica de cada
licitante para asegurarse que los importes plasmados en el acuerdo
de asignación y acta de fallo sean correctos.
8 Verifica si existe suficiencia presupuestaria con base en la(s)
mejor(es) propuesta(s), contra el valor aproximado señalado en la
requisición de compra y/o presupuesto de servicio y determina:
¿Existe suficiencia presupuestaria?
Si, continúa con la actividad 9.
No, elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, a
la instancia requirente notificando la existencia de déficit presupuestal
y si así lo solicita la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente, reduce las cantidades solicitadas hasta en un 10%.
Continúa con la actividad 10.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Elabora orden del día, lista de asistencia e invitaciones oficiales y


recaba las firmas correspondientes.

10 Envía a los integrantes del Comité de Adquisiciones, orden del día e


invitaciones oficiales con sus anexos respectivos.
11 Elabora propuesta de acuerdo de asignación y acta de fallo para la
sesión de fallo del Comité, conforme a la cédula de programación.

12 Acude al Comité de Adquisiciones para la sesión de fallo, pasa lista


de asistencia para rubrica de los integrantes del Comité,
representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente y licitantes presentes.
13 Analiza el Comité de Adquisiciones, el dictamen técnico y el cuadro
comparativo de precios, y decide por unanimidad o mayoría de votos,
la asignación y fallo correspondiente.
14 El Comité da lectura del acta de fallo en presencia de los licitantes, y
determina:

¿Están de acuerdo los licitantes con el acto de fallo?

Si, pasa el acuerdo de asignación y acta de fallo para firma de los


integrantes del Comité de Adquisiciones, representantes de la
Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y
licitantes presentes. Continúa con la actividad 15.

No, rectifica el acuerdo de asignación y acta de fallo conforme a las


manifestaciones o inconformidades de los licitantes. Regresa a la
actividad 14.
15 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y
Bases, fotocopia del acta de fallo para que sea publicada en la página
web de la Dirección de Adquisiciones.
16 Integra en el expediente de la licitación, fotocopia del oficio que
notifica a la instancia requirente déficit presupuestal, fotocopia del
acuerdo de asignación y acta de fallo.
17 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de
adjudicaciones para licitaciones por Comité al Departamento de
Pedidos y Archivo, firmando de conformidad la persona que recibe el
expediente y entregando fotocopia de dicha lista.

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210-SUBRMS-DA-DA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

18 Entrega acuerdo original de asignación al Departamento de Pedidos y


Archivo, quien firma el recibo de acuerdos de asignación para
constancia.
19 Archiva original de la orden del día, fotocopia del acuse de recibo de
invitaciones oficiales, lista de asistencia de la sesión y original de la
lista de contenido de adjudicaciones en el expediente respectivo para
su resguardo.

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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-002

Nombre del procedimiento: Adjudicación directa.

Propósito: Apoyar al Comité de Adquisiciones para realizar las adjudicaciones directas solicitadas por las
Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados Estatales, a través del análisis de la documentación
soporte que éstas presenten.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de adjudicación directa hasta la notificación de la determinación del
Comité de Adquisiciones a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Adjudicaciones.

Políticas:
• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y
Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector


Público y su Reglamento.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado


requirente, la solicitud de adjudicación directa con la documentación
soporte documentación soporte integrada por oficio de certificación de
recursos firmado por el titular, fotocopia de documentación que
garantice la disponibilidad del recurso y currículum y cotización de
proveedores participantes.
Revisa la documentación soporte y determina:
¿La documentación soporte cumple con los requisitos para realizar
una adjudicación directa?
Si, continúa con la actividad 2.
No, envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, dirigido a la
Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente,
informando el rechazo de la solicitud de adjudicación directa. Termina
procedimiento.
2 Integra al expediente de adjudicación directa, la documentación
soporte revisada y asigna número consecutivo.
3 Elabora orden del día, lista de asistencia e invitaciones oficiales y
recaba las firmas correspondientes.
4 Envía a los integrantes del Comité de Adquisiciones, orden del día e
invitaciones oficiales con sus anexos respectivos.
5 Elabora propuesta de acuerdo de adjudicación directa.

6 Acude al Comité de Adquisiciones para la junta de adjudicación


directa, pasa lista de asistencia para rubrica de los integrantes del
Comité y representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado requirente.
7 Analiza el Comité de Adquisiciones, la solicitud de adjudicación
directa y documentación soporte y determina:
¿Autorizó el Comité de Adquisiciones, la adjudicación directa?
Si, da lectura y firma el acuerdo de adjudicación directa. Continúa con
la actividad 8.
No, da lectura y firma el acuerdo, no autorizando la adjudicación
directa.
8 Entrega a los integrantes del Comité de Adquisiciones, fotocopia o
disco magnético del acuerdo de adjudicación directa.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones,


dirigido a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente, comunicando la determinación del Comité, anexando
fotocopia del acuerdo de adjudicación directa.
10 Integra al expediente, la solicitud de adjudicación directa,
documentación soporte, fotocopia del acuerdo de adjudicación directa
y fotocopia del oficio de notificación de la determinación tomada por el
Comité.
11 Entrega el expediente de solicitud de adjudicación directa mediante la
lista de contenido al Departamento de Pedidos y Archivo, firmando de
conformidad la persona que recibe el expediente y entregando
fotocopia de dicha lista.
12 Entrega acuerdo original de adjudicación directa al Departamento de
Pedidos y Archivo, quien firma el recibo de acuerdos originales para
constancia.
13 Archiva original de la orden del día, fotocopia del acuse de recibo de
invitaciones oficiales, lista de asistencia de la sesión, original de la
lista de contenido y recibo de acuerdos originales en el expediente
respectivo para su resguardo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de pedidos u órdenes de trabajo.

Propósito: Elaborar los pedidos u órdenes de trabajo para que la Dependencia o Entidad requirente pueda
ejecutar la adjudicación autorizada por el Comité de Adjudicaciones.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta la entrega del pedido u orden de trabajo
autorizado a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Pedidos y Archivo.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector


Público y su Reglamento.

• Recibirá los expedientes cancelados del Departamento de Convocatorias y Bases, y los expedientes
desiertos y/o cancelados del Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

• En caso que descripción del pedido u orden de trabajo lo amerite, envía memorándum informativo a la
Dirección de Patrimonio o a la Dirección de Servicios para su conocimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, el expediente de


licitación debidamente integrado conforme a la lista de contenido de
adjudicaciones.
2 Identifica el expediente como pedido u orden de trabajo, clasificándolo
por modalidad de licitación y registra en el libro de control de pedidos
o de órdenes de trabajo.

3 Captura y genera propuesta de pedido u orden de trabajo en el


Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD) con base en la hoja de turno
y acuerdo de asignación.
4 Verifica que la propuesta del pedido u orden de trabajo coincida con el
acuerdo de asignación y con la propuesta técnica y económica del
licitante ganador y determina:

¿Encontró algún error en la propuesta del pedido u orden de trabajo?


Si, realiza las correcciones en el SIAD. Regresa a la actividad 4.

No, imprime el formato oficial de pedido u orden de trabajo.

5 Formaliza el pedido u orden de trabajo con las firmas de autorización


de los titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios
y de la Dirección de Adquisiciones, previa antefirma del Jefe del
Departamento.
6 Elabora oficio de entrega que firma el Director de Adquisiciones, para
hacer entrega del pedido u orden de trabajo a la Dependencia,
Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

7 Notifica a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado


requirente que su pedido u orden de trabajo puede ser recogido en la
oficina del Departamento.
8 Recibe personal de la Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado requirente y entrega original del pedido u orden de
trabajo autorizado.

9 Integra el expediente de seguimiento, anexando fotocopia del pedido


u orden de trabajo y captura los datos en el registro de cuadro de
seguimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

10 Verifica que la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado


requirente haya entregado la fotocopia (color rosa) de pedido u orden
de trabajo debidamente requisitada con los datos y firma del
proveedor o prestador de servicio adjudicado.
¿Recibió la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de trabajo?
Si, captura los datos complementarios en el registro de cuadro de
seguimiento. Continúa con la actividad 11.
No, elabora oficio solicitando a la Dependencia, Entidad u Órgano
Desconcentrado requirente la devolución de la fotocopia (color rosa)
de pedido u orden de trabajo y archiva fotocopia en el expediente de
la licitación.
En caso que la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado
requirente no devuelva la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de
trabajo, informa mediante oficio a la Contraloría General y archiva
fotocopia en el expediente de la licitación. Termina procedimiento.
11 Determina el plazo de entrega de los bienes o servicios, tomando
como base la fecha en que el(los) proveedor(es) o prestador(es) de
servicios adjudicado(s), recibe(n) el pedido u orden de trabajo.
12 Elabora oficio firmado por el Director de Adquisiciones, solicitando a la
Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, que
informe las fechas de entrega del anticipo y en la que el proveedor
realizó la entrega total de los bienes o servicios, o en su caso, la
situación que guarda el pedido u orden de trabajo y determina:
¿Recibió oficio de informe solicitado?
Si, determina si se cumplió en tiempo y forma con la entrega de los
bienes y/o servicios por parte del proveedor.
Cuando existe incumplimiento o atraso, solicita nuevamente a la
Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente que
informe el avance de entrega de los mismos. Continúa con la
actividad 13.
No, asienta en el cuadro de seguimiento, que el proveedor o prestador
de servicio cumplió por normatividad y archiva fotocopia del oficio de
solicitud de informe en el expediente de seguimiento. Termina
procedimiento.
13 Integra en el expediente de la licitación, registro de cuadro de
seguimiento, acuse de recibo de entrega de pedido u orden de
trabajo, fotocopia del pedido u orden de trabajo (color rosa) y
fotocopia del oficio de solicitud de informe.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-002

Nombre del procedimiento: Elaboración de estadísticas y reportes de adjudicaciones.

Propósito: Generar información estadística sobre las adjudicaciones que realiza el Gobierno del Estado para
conocer el comportamiento de las adquisiciones gubernamentales y tomar decisiones oportunas.

Alcance: Desde la recepción de la información hasta la elaboración de las estadísticas y reportes de las
adquisiciones gubernamentales.

Responsable del procedimiento: Departamento de Pedidos y Archivo.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe instrucción para generar estadísticas mensuales y reportes de


las diversas modalidades de licitaciones y determina:
¿La modalidad de las licitaciones es vía Comité?
Si, obtiene fotocopias de pedidos u órdenes de trabajo de acuerdo a
los fallos emitidos por el Comité y captura en el Software de
Estadísticas de Adquisiciones (EAD) en el apartado de compras.
Continúa con la actividad 9.
No, en caso de ser modalidad vía Subcomité, continúa con la
actividad 2. Para la modalidad de adjudicación directa, continúa en la
actividad 4.
2 Recibe información capturada en el Software Captura de Estadísticas
de Adquisiciones (CEAD) que generan los Subcomités de las
Dependencias y Entidades.
3 Revisa que la información no tenga errores y determina:
¿La información está correcta?
Si, carga el archivo enviado por los Subcomités de las Dependencias
y Entidades, a la base de datos del Software de Estadísticas de
Adquisiciones. Continúa con la actividad 9.
No, devuelve a las Dependencias y Entidades, la información para
que realice las correcciones pertinentes. Regresa a la actividad 2.
4 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, expedientes originales
de adjudicación directa debidamente integrados.
5 Registra en el Software de Estadísticas de Adquisiciones para su
control, el número de expediente en el apartado de adjudicaciones
directas.
6 Recibe de la Dependencia o Entidad, información y documentación
generada por el suministro de los bienes o la prestación del servicio
contratado y archiva en el expediente de adjudicación directa,
determinando el monto de los ahorros y sus porcentajes.
7 Captura en el apartado de adjudicaciones directas en el Software de
Estadísticas de Adquisiciones, la información del expediente de
adjudicación.
8 Archiva por número consecutivo todos los expedientes de
adjudicación directa vía Comité y resguarda hasta que concluye el
ejercicio anual.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

9 Verifica que los datos capturados, correspondan con los informes


recibidos y determina:
¿Los datos corresponden a los informes recibidos?
Si, continúa con la actividad 10.
No, realiza la actividad 2 para la modalidad vía Subcomité, y/o la
actividad 4 para la modalidad de adjudicación directa.
10 Analiza e interpreta los resultados estadísticos, e imprime y engargola
3 juegos de las estadísticas de compras.
11 Elabora y envía tarjeta informativa a la Subsecretaría de Recursos
Materiales y Servicios, anexando 2 juegos de las estadísticas de
compras.
12 Elabora y envía oficios firmados por el Director de Adquisiciones,
anexando las estadísticas en forma magnética para la Contraloría
General, la Secretaría de Planeación de Finanzas y Secretaría de
Gobierno.
13 Envía mediante tarjeta informativa al Departamento de Convocatorias
y Bases, reporte estadístico en forma magnética para que sea
publicado en la página web de la Dirección de Adquisiciones.
14 Archiva fotocopia de oficios de informes solicitados, de tarjeta
informativa y estadísticas de compras en el expediente respectivo
para su resguardo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-003

Nombre del procedimiento: Protocolización de acuerdos autorizados por el Comité de Adquisiciones.

Propósito: Obtener la protocolización de los acuerdos autorizados por el Comité de Adquisiciones por parte de
la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno para su resguardo.

Alcance: Desde la recepción de los acuerdos autorizados por el Comité hasta la protocolización de los
acuerdos originales por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno.

Responsable del procedimiento: Departamento de Pedidos y Archivo.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, los acuerdos originales


emitidos y autorizados por el Comité de Adquisiciones, al término de
cada sesión.
2 Archiva los acuerdos originales en forma consecutiva por número de
sesión y fecha para su control y resguardo respectivo.
3 Agrupa de manera cronológica, los acuerdos originales
correspondientes a cada ejercicio anual y realiza su empastado.
4 Elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones,
remitiendo acuerdos originales al Director de Asuntos Jurídicos de la
Secretaría de Gobierno para firma de protocolización.
5 Recibe oficio de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de
Gobierno que remite adjunto los acuerdos originales debidamente
firmados.
6 Archiva fotocopias de los oficios de envío y recepción de los acuerdos
originales en el expediente respectivo, así como archiva los acuerdos
originales autorizados para su resguardo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-004

Nombre del procedimiento: Administración del Archivo de la Dirección de Adquisiciones.

Propósito: Resguardar los expedientes de licitaciones concluidas, canceladas y/o desiertas autorizadas por el
Comité de Adquisiciones para su custodia y conservación.

Alcance: Desde la recepción de los expedientes de licitaciones concluidas, canceladas y/o desiertas hasta el
resguardo de los mismos en el archivo del Departamento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Pedidos y Archivo.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y


Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• El titular o el asistente de la Dirección de Adquisiciones y los Jefes de Departamento serán los


autorizados a solicitar un expediente del archivo, previo llenado y firma de autorización de la solicitud de
préstamo de expedientes.

• En el caso de préstamo de expedientes, deberá revisar el expediente devuelto conforme a las listas de
contenido para garantizar que se encuentren los documentos originalmente integrados. De no haber
observaciones, se asienta nombre, firma y fecha de la recepción. Si existe alguna anomalía no se
acepta el expediente y se reporta inmediatamente al Jefe del Departamento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DA-DPA-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, los expedientes de


licitaciones públicas, de adjudicaciones directas, de licitaciones
canceladas y/o desiertas, debidamente integrados conforme a la lista
de contenido de adjudicaciones.
2 Registra los expedientes recibidos en el libro de control de
expedientes de requisiciones o en el de presupuestos de servicio; en
caso de registrar un expediente de adjudicación directa, se anota en
la relación de adjudicaciones directas.
3 Ordena los expedientes en forma cronológica y los agrupa en cajas de
archivo con indicadores de contenido en su parte externa.
4 Resguarda en el Departamento, los expedientes hasta un año
después de terminado el ejercicio a que corresponda dicha
documentación.
5 Verifica que los expedientes hayan cumplido con el tiempo
establecido de resguardo y determina:
¿La documentación cumplió con el periodo establecido?
Si, solicita mediante memorándum a la Dirección de Servicios, el
resguardo de los expedientes en el Archivo Central. Continúa con la
actividad 6.
No, continúa resguardándolos en el archivo del Departamento.
Regresa a la actividad 5.
6 Recibe memorándum de respuesta de la Dirección de Servicios y
determina:
¿Procede el envío de los expedientes al Archivo Central?
Si, envía mediante memorándum de entrega, los expedientes y lista
de contenido. Continúa con la actividad 7.
No, continúa resguardándolos en el archivo del Departamento.
Regresa a la actividad 5.
7 Archiva fotocopia del memorándum de solicitud y respuesta a la
petición de resguardo y lista de contenido en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE SERVICIOS

Departamento de Información y Servicios


Departamento de Mantenimiento e Intendencia
Departamento de Control de gestión y Correspondencia

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-001

Nombre del procedimiento: Información y orientación ciudadana.

Propósito: Orientar e informar a la ciudadanía interesada los servicios que prestan las diferentes Dependencias
y Entidades del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte mensual al Jefe del Departamento
para su archivo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios

Políticas:

• Los agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de
trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

• Los agentes deberán ser amables y atentos en la solicitud de los ciudadanos.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-001
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe el agente del módulo, solicitud de información u orientación


por parte de la ciudadanía y determina:
¿Se cuenta con la información para proporcionar el servicio?
No, solicita vía telefónica apoyo para brindar la información requerida
por el interesado.
Si, proporciona información.
2 Llena el formato de diario al fin del día.
3 Elabora, el agente del módulo, reporte mensual y entrega cada fin de
mes los formatos de diario al Jefe del Departamento.
4 Archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-002

Nombre del procedimiento: Fotocredencialización de servidores públicos.

Propósito: Proporcionar el servicio de fotocredencialización a las instancias de la Administración Pública


Estatal.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de las credenciales al personal de las instancias
interesadas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios

Políticas:

• Las instancias solicitantes deberán anexar relación del personal a fotocredencializar.

• Deberá contar con suficiente material para brindar un servicio eficaz.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-002
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe a través de tarjeta de la Dirección de Servicios, oficio de las


Dependencias y Entidades, así como la relación del personal
solicitante del servicio de fotocredencialización.
2 Analiza solicitud y determina:

¿Se cuenta con el material necesario para brindar el servicio?


Si, continúa con la actividad 3.
No, solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material a utilizar.
Continúa con la actividad 3.
3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario
solicitado.
4 Comunica mediante oficio a la instancia solicitante, la fecha en la que
se prestará el servicio.
5 Realiza la toma de fotografías al personal enviado por la instancia
solicitante, registra sus datos en la libreta de control interno y solicita
firmas de los usuarios de conformidad.
4 Comunica vía telefónica a la Unidad Administrativa de la instancia
interesada, que recojan las credenciales solicitadas.
5 Elabora memorándum de entrega y relación de credenciales dirigida
al Jefe de la Unidad Administrativa de la instancia interesada.
6 Recoge, personal de la instancia interesada, credenciales y firma el
memorándum y relación de credenciales de recibido.
7 Archiva memorándum y relación de credenciales en el expediente
respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-003

Nombre del procedimiento: Dictaminación y autorización de arrendamiento de bienes inmuebles a


Dependencias y Entidades Estatales.

Propósito: Verificar que los inmuebles cumplan con las especificaciones técnicas y los requisitos que se
establecen en la Normatividad.

Alcance: Desde la solicitud del dictamen del arrendamiento hasta el archivo del oficio de respuesta y fotocopia
del contrato de arrendamiento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios.

Políticas:

• Deberá llevar a cabo la dictaminación y autorización de los arrendamientos conforme a los Lineamientos
para el Arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Estatal en su Carácter de Arrendatarias.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-003
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe a través de tarjeta de la Dirección de Servicios, oficio de las


Dependencias y Entidades, solicitando la dictaminación, y en su caso
autorización, del arrendamiento de bienes inmuebles.
2 Revisa la documentación y determina:
¿Se cuenta con la documentación necesaria para realizar la
dictaminación del arrendamiento?
Si, continúa con la actividad 3.
No, elabora oficio que firma el Director de Servicios y envía a la
instancia solicitante, emitiendo respuesta negativa. Termina
procedimiento.
3 Valora la documentación y elabora tarjeta informativa firmada por el
Director de Servicios dirigida al Subsecretario de Recursos Materiales
y Servicios.
4 Elabora oficio de autorización y envía al Subsecretario de Recursos
Materiales y Servicios para firma del Titular de la Dependencia,
anexando tarjeta informativa.
5 Recibe en forma económica oficio de autorización debidamente
firmado por el Titular de la Dependencia y tarjeta informativa.
6 Envía oficio de autorización a la instancia solicitante, requiriendo que
remita fotocopia del contrato de arrendamiento una vez formalizado.
7 Archiva fotocopia sellada de recibido del oficio de autorización y
tarjeta informativa en el expediente respectivo.
8 Recibe de la instancia solicitante para complementar la
documentación, fotocopia del contrato de arrendamiento y archivar en
el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-004

Nombre del procedimiento: Impresiones en duplicador.

Propósito: Proporcionar el servicio de duplicado de originales a los diferentes órganos administrativos de la


Dependencia.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la documentación duplicada al órgano
administrativo solicitante.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios

Políticas:

• Deberá contar con el material necesario para proporcionar un servicio eficaz.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DIS-004
Descripción del procedimiento

No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe memorándum de solicitud del servicio de duplicado de


documentos de los órganos administrativos de la Dependencia.
2 Analiza solicitud y determina:
¿Se cuenta con el material necesario para brindar el servicio?
Si, continúa con la actividad 4.
No, solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material a utilizar.
Continúa con la actividad 3.
3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario
para realizar los duplicados de documentos.
4 Realiza los duplicados y elabora oficio de envío remitiendo en forma
económica al Director de Servicios para su firma.
5 Recibe en forma económica oficio de autorización firmado por el
Director de Servicios.
6 Envía oficio de autorización al órgano administrativo solicitante
anexando los duplicados.
7 Archiva fotocopia de oficio de autorización en el expediente
respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-001

Nombre del procedimiento: Préstamo de expedientes laborales a instancias gubernamentales y/o particulares
del Archivo Central.

Propósito: Brindar un servicio eficaz a los interesados garantizando la custodia y conservación de la


documentación de los expedientes laborales del Archivo Central.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del préstamo del expediente hasta la devolución del mismo,
cancelación y archivo del vale de préstamo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Mantenimiento e Intendencia.

Políticas:

• Deberá proporcionar el solicitante los datos indispensables para la identificación y ubicación del
expediente solicitado.

• Cuando un particular solicite el servicio de préstamo de expedientes, deberá identificarse con su


credencial de elector.

• El préstamo del expediente para instancias gubernamentales podrá tener un periodo de hasta 90 días.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe oficio, memorándum o escrito de instancias gubernamentales


y/o particulares, solicitando la búsqueda y préstamo de expedientes,
aportando los datos necesarios para su ubicación y determina:
¿La solicitud es de una instancia gubernamental?
Si, continúa con la actividad 2.
No, solicita al particular que se identifique presentando su credencial
de elector.
2 Recibe fotocopia del oficio, memorándum o escrito de solicitud de
préstamo de expedientes de personal.
3 Verifica datos del expediente e inicia su búsqueda y determina:
¿El expediente se encuentra en el Archivo Central?
Si, continúa con la actividad 4.
No, comunica en forma económica al solicitante la inexistencia del
expediente en el Archivo Central. Termina procedimiento.
4 Sella de foliado cada hoja que integra el expediente y revisa con el
solicitante que el foliado esté correcto y determina:
¿El préstamo del expediente es para una instancia gubernamental?
Si, continúa con la actividad 5.
No, solicita al particular deje su credencial de elector como garantía
por el préstamo del expediente.
5 Llena vale de préstamo del expediente con los datos del interesado y
solicita su firma.
6 Anota datos del solicitante en el libro de registro, con fecha de salida y
entrega, nombre del área solicitante y observaciones pertinentes para
control de las solicitudes y entrega el expediente al solicitante.
7 Recibe el expediente y verifica que contenga el mismo número de
hojas foliadas al momento de la entrega.
8 Cancela a la vista del solicitante el vale de préstamo y archiva, en
caso de particulares, devuelve credencial de elector.
9 Ubica el expediente de personal en el lugar que le corresponde dentro
del Archivo Central.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-002

Nombre del procedimiento: Recepción de documentación laboral de trabajadores para su integración a los
expedientes del Archivo Central.

Propósito: Actualizar los expedientes del Archivo Central a fin de recopilar documentalmente el historial laboral
de los trabajadores al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción del documento hasta el archivo del mismo en el expediente del trabajador que
corresponda.

Responsable del procedimiento: Departamento de Mantenimiento e Intendencia.

Políticas:

• En caso que el expediente del trabajador no exista, deberá crear el expediente respectivo.

• Deberá sellar la documentación recibida antes de integrarse a los expedientes que corresponda.

Última emisión Actualización Próxima Revisión Hoja

2000 Julio 2006 Enero 2007 1


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-002
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe documentación con una relación detallada que incluye


nombres, tipo de movimientos y Dependencia, y determina:
¿La documentación está correcta?

Si, continúa con la actividad 2.

No, regresa al solicitante la documentación para su revisión e


integración correcta. Regresa a la actividad 1.
2 Sella la fotocopia de la relación y entrega al encargado de entregar la
documentación.
3 Sella los documentos y clasifica por fecha de emisión y en orden
alfabético.
4 Registra en el libro de control la integración de los documentos
recibidos.
5 Archiva la documentación por orden alfabético en el expediente del
trabajador que corresponda o en su caso, crea el expediente
respectivo.

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-003

Nombre del procedimiento: Servicio de intendencia.

Propósito: Realizar el servicio de limpieza en las oficinas de los órganos administrativos de la Dependencia, así
como en las oficinas que se encuentran en el Palacio de Gobierno.

Alcance: Desde la solicitud del servicio, la realización del mismo hasta archivar el formato de servicio
debidamente firmado por personal del órgano administrativo solicitante.

Responsable del procedimiento: Departamento de Mantenimiento e Intendencia.

Políticas:

• Deberá contar con el personal necesario para otorgar el servicio de intendencia solicitado.

• Deberá solicitar con tiempo a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material necesario para realizar el
servicio de intendencia oportunamente.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-003
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe vía telefónica solicitud de servicio de intendencia por parte de


los órganos administrativos de la Dependencia y Palacio de Gobierno
y determina:
¿Se cuenta con personal disponible para realizar el servicio de
intendencia?
Si, continúa con la actividad 2.
No, informa vía telefónica al órgano administrativo solicitante que no
se cuenta por el momento con personal disponible para realizar el
servicio y se programa fecha de servicio.
2 Instruye al intendente realice el apoyo solicitado en la oficina del
órgano administrativo correspondiente.
3 Llena formato de servicio y entrega al intendente para firma de la
persona asignada por el órgano administrativo solicitante a fin de
comprobar que el servicio haya sido realizado correctamente.
4 Recibe del intendente, formato de servicio firmado de conformidad por
la persona asignada por el órgano administrativo que verificó el
servicio otorgado.
5 Archiva formato de servicio en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-004

Nombre del procedimiento: Servicio de mantenimiento.

Propósito: Proporcionar el servicio solicitado por los órganos administrativos de la Dependencia para contar con
instalaciones adecuadas para realizar las actividades diarias del personal.

Alcance: Desde la solicitud del servicio, la realización del mismo hasta archivar la orden de trabajo
debidamente firmada por personal del órgano administrativo solicitante.

Responsable del procedimiento: Departamento de Mantenimiento e Intendencia.

Políticas:

• Deberá solicitar oportunamente a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material requerido para


proporcionar el servicio al órgano administrativo solicitante.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Recibe memorándum de los órganos administrativos de la


Dependencia solicitando servicio de mantenimiento de instalaciones.
2 Verifica el tipo de servicio de mantenimiento solicitado por el órgano
administrativo y determina:
¿El personal del Departamento está capacitado para proporcionar el
servicio de mantenimiento solicitado?
Si, continúa con la actividad 4.
No, envía oficio a la Dirección de Conservación y Mantenimiento de la
Secretaría de Obras Públicas y Vivienda solicitando apoyo para dar
el servicio de mantenimiento requerido.
3 Recibe oficio de la Dirección de Conservación y Mantenimiento de la
Secretaría de Obras Públicas y Vivienda y determina:
¿La Dirección de Conservación y Mantenimiento proporcionará el
servicio de mantenimiento solicitado?
Si, continúa con la actividad 4.
No, envía oficio de respuesta al órgano administrativo solicitante,
informando que la Dirección de Conservación y Mantenimiento no
está en posibilidades de proporcionar el servicio de mantenimiento
solicitado. Termina procedimiento.
4 Envía memorándum a la Unidad de Apoyo Administrativo, solicitando
el material necesario para realizar el servicio de mantenimiento y
determina:
¿Fue autorizado el material solicitado?
Si, continúa con la actividad 5.
No, envía oficio de respuesta al órgano administrativo solicitante,
informando que la Unidad de Apoyo Administrativo no está en
posibilidades de proporcionar el servicio de mantenimiento solicitado.
Termina procedimiento.
5 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario
para realizar el servicio de mantenimiento solicitado.
6 Elabora orden de trabajo y entrega el material al encargado de
realizar el servicio de mantenimiento ya sea personal del
Departamento o de la Dirección de Conservación y Mantenimiento.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DMI-004
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

7 Personal asignado por el Departamento supervisa la realización del


servicio de mantenimiento solicitado y verifica:
¿El servicio de mantenimiento fue proporcionado por la Dirección de
Conservación y Mantenimiento?
Si, continúa con la actividad 8.
No, solicita a personal asignado por el órgano administrativo
interesado que firme de conformidad la orden de trabajo del
Departamento de Mantenimiento e Intendencia y la solicitud de
material a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia.
Continúa con la actividad 9.
8 Firma el Jefe del Departamento de Mantenimiento e Intendencia, la
orden de trabajo de conformidad del servicio de mantenimiento
prestado por la Dirección de Conservación y Mantenimiento.
9 Archiva fotocopia de la orden de trabajo en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DCGC-001

Nombre del procedimiento: Control y seguimiento del servicio de correspondencia.

Propósito: Proporcionar eficaz y oportunamente el servicio de correspondencia a instancias gubernamentales y


órganos administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción hasta la entrega de la correspondencia al destino correcto en tiempo y forma.

Responsable del procedimiento: Departamento de Control de Gestión y Correspondencia.

Políticas:

• Deberá verificar que los anexos que se citen en la correspondencia estén completos.

• Deberá recibir fotocopia del documento del personal del órgano administrativo solicitante para que sea
sellado como acuse de recibido.

• Deberá supervisar que la correspondencia recibida sea turnada en el mismo día de su recepción; después
de las 15:00 horas, la entrega de la correspondencia recibida será al siguiente día hábil.

• Deberá elaborar informe mensual de los asuntos atendidos y pendientes.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DCGC-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

1 Atiende solicitud de servicio de correspondencia en la ventanilla de


Oficialía de Partes y determina:
¿El servicio solicitado se refiere a la recepción de correspondencia?
Si, continúa con la actividad 2.
No, continúa con la actividad 5.
2 Recibe documentación de la instancia solicitante en ventanilla y
verifica:
¿La documentación está completa?
Si, continúa con la actividad 3.
No, devuelve documentación a la instancia solicitante para que se
integre correctamente. Regresa a la actividad 2.
3 Sella de recibido la correspondencia, clasifica los documentos y
determina:
¿La documentación se dirige al Titular de la Dependencia?
Si, continúa con la actividad 4.
No, elabora memorándum a la instancia a quien se dirige, firmado por
el Jefe del Departamento y distribuye. Continúa con la actividad 9.
4 Elabora memorándum para el área de competencia con instrucción
propuesta, firmado por el Director de Servicios y distribuye al órgano
administrativo correspondiente. Continúa con la actividad 9.
5 Recibe documentación a enviar de la instancia solicitante en ventanilla
y verifica:
¿La documentación está completa?
Si, continúa con la actividad 6.
No, devuelve documentación a la instancia solicitante para que se
integre correctamente. Regresa a la actividad 5.
6 Sella y asigna número de folio en la documentación y entrega acuse
de recibo a la instancia solicitante.
7 Registra número de folio asignado y datos del documento en la libreta
de correspondencia.
8 Clasifica la documentación en local o foránea y determina:

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2000 Julio 2006 Enero 2007 2


GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
210-SUBRMS-DS-DCGC-001
Descripción del procedimiento
No. de Documento de
Actividad referencia /
actividad
observaciones

¿La documentación es local?


Si, continúa con la actividad 9.
No, elabora relación de documentos por nombre y destino y coloca
estampillas a los sobres rotulados y solicita al encargado de correos
selle de recibido la relación de documentos. Continúa con la actividad
10.
9 El mensajero reparte documentos a las instancias correspondientes y
solicita firma o sello en los acuses de recibido.
10 Recibe del mensajero acuses de recibido y/o relación de documentos
sellados.
11 Archiva en el expediente respectivo.

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GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GLOSARIO

A
Acuerdo de Convenio entre dos o más partes que deberá proponer y en su caso autorizar el
autorización de Comité de Adquisiciones para el inicio y alcance de la convocatoria pública.
licitación:
Adecuación de Modificación realizada a la plantilla de personal adscrita a una unidad
plantilla: administrativa determinada y que puede ser creación, recategorización,
cancelación, cambio de adscripción, transferencia de plazas, entre otras.
Adecuación Modificación realizada a la estructura orgánica de una unidad administrativa
estructural: determinada y que puede ser creación, cancelación, cambio de adscripción,
transferencia, fusión de órganos administrativos, entre otras.
Adecuación Documento que genera el Sistema de Administración Hacendaria del Estado
presupuestaria: (SIAHE) al realizar una modificación presupuestaria.
Adjudicación de Declaración de un ofrecimiento público de precios de un bien mueble,
licitación: arrendamiento o contratación de servicio, en base a especificaciones
solicitadas, adjudicado a un proveedor determinado y que corresponde a una
Dependencia o Entidad en satisfacción de algún derecho.
Adjudicación Adjudicación de una compra de bienes o servicios que se hace a un solo
directa: proveedor mediante invitación escrita, personal o telefónica, cuando el monto de
la requisición sea hasta 750 salarios mínimos, sin realizar el proceso de
licitación pública.
Agente Persona asignada por una Dependencia o Entidad para prestar servicios
certificador: relacionados con la firma electrónica avanzada y autorizado a emitir, renovar,
revocar y administrar los certificados digitales.
Algoritmo de Conjunto ordenado de operaciones que permite obtener el importe a retener o
cálculo: pagar a los trabajadores.
Análisis Documento que forma parte de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, en el
funcional del cual, se presentan los proyectos estratégicos de gasto institucional y de
gasto: inversión por funciones y subfunciones de los órganos administrativos de la
Dependencia, así como, los recursos ejercidos, las metas programadas,
modificadas y alcanzadas.
Anteproyecto de Documento en el que se incluyen las previsiones de gasto, así como los
presupuesto de objetivos, indicadores, metas y resultados que se han de alcanzar a través de
egresos: los programas y/o proyectos institucionale