ANALISIS DEL PROCESO DE INVENTARIO DE LA DESPENSA SAN

AGUSTIN

PRESENTADO:
LAURA PRAXEDIS ANAYA CORDERO
JENNY PAOLA ANTOLINEZ REYES
ALEXANDRA ARGUELLO ESPINOSA
DIANA MILENA RODRIGUEZ CALA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

CIENCIAS SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES
BANCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
BUCARAMANGA
2006

ANALISIS DEL PROCESO DE INVENTARIO DE LA DESPENSA SAN

AGUSTIN

PRESENTADO POR:
LAURA PRAXEDIS ANAYA CORDERO
JENNY PAOLA ANTOLINEZ REYES
ALEXANDRA ARGUELLO ESPINOSA
DIANA MILENA RODRIGUEZ CALA

PRESENTADO A:
JOSE DE JESUS SANCHEZ CHINCHILLA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

CIENCIAS SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES
BANCA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
BUCARAMANGA
2006

CONTENIDO
pg.
INTRODUCCION

IDONEIDAD

MISION

1. OBJETIVO GENERAL

1.1 OBJETIVOS ESPEFICOS

2. RIESGO

2.1 FACTORES EXTERNOS E INTERNOS DE RIESGOS

2.1.1 Factores externos

2.1.2 Factores internos

3. METODOLOGIA Y TECNICA DEL TRABAJO

10

4. CONVENCIONES DE INTERPRETACION GRAFICA

11

5. BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

13

6. PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

14

7. CLASIFICACION DE RIESGO

15

7.1 NOMENCLATURA DE RIESGO

14

7.2 MAPA DE RIESGO PROVEEDOR A BODEGA PRINCIPAL

17

7.3 MAPA DE RIESGO BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

18

7.4 MAPA DE RIESGOS PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

19

8. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

20

INTRODUCCION

Con objeto de contribuir al fortalecimiento del control interno hacia el

interior de las dependencias y entidades, es determinante que se
identifiquen los riesgos existentes en las unidades administrativas,
reas o procesos, a fin de que posteriormente se les pueda analizar.
Es la propia dependencia o entidad la que debe llevar a cabo la
identificacin de los riesgos y dejarlos plasmados a travs de un
mapa de operaciones, para que con base en ello se determinen los
mecanismos de control a utilizar.

IDONEIDAD

La despensa SAN AGUSTIN fue creada hace 40 aos a cargo de IRMA GUTIERREZ
DE CHINCHILLA, donde inicio con un pequeo negocio que poco a poco salio
adelante ganando la confianza de sus clientes y buscando el prestigio que hoy en
da hace que su empresa sea reconocida por la calidad de sus productos, bajos
precios y excelente atencin al cliente; extendiendo su mercado en Bucaramanga,
Girn y Floridablanca.
Debido a su crecimiento requiere estar legalmente constituido cumpliendo con los
parmetros exigidos por la ley los cuales son:
Cmara de comercio
RUT
Industria y comercio
Tablero y permiso de uso
Retencin en la fuente
IVA y reteiva
Declaracin de renta

MISION

El objetivo del presente estudio es observar el riesgo que se presenta en

el despacho de la mercanca proveedor cliente tomando como base
las falencias que se presentan en dicho proceso donde se analizara en
un

mapa

de

operaciones

los

riesgos

mas

sobresalientes

respectivamente se harn las recomendaciones adecuadas para la

prevencin y control del manejo de inventario de la despensa SAN
AGUSTIN.

1. OBJETIVO GENERAL

Identificar las amenazas y prever las posibles situaciones de riesgo en la

entrega y adquisicin de mercanca con el fin de fortalecer y mejorar la
calidad del servicio y as obtener un mejor reconocimiento frente a
nuestros competidores.

1.1 OBJETIVOS ESPEFICOS

Investigar que aspectos se tienen en cuenta para realizar la orden

de pedido.
Averiguar que soportes se utilizan para llevar un control con
respecto de lo que se recibe a lo que se pide.
Verificar que la bodega principal despache la mercanca
correspondiente a los autoservicios para llevar un control exacto
de su sistema de inventario
identificar y analizar los factores que podran afectar la
consecucin de objetivos y metas, para determinar la forma en que
los riesgos deben de ser administrados y controlados.

2. RIESGO

la proximidad de un dao.
una medida de incertidumbre.
una posibilidad de sufrir una prdida.
el potencial de resultados negativos.
la probabilidad de que se d un error o una irregularidad.
es la posibilidad de que se presente un evento adverso que
obstaculice o impida el logro de los objetivos y metas
institucionales.
Afectan los esfuerzos de la institucin para cumplir con su misin
y visin.
Limitan el cumplimiento de objetivos y metas sectoriales.
Afectan la imagen pblica y la calidad global de sus productos,
servicios y empleados de la institucin.

En general todas las dependencias o entidades, independientemente de

su tamao, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, tienen
riesgos en todos los niveles de su organizacin.
2.1 FACTORES EXTERNOS E INTERNOS DE RIESGOS
2.1.1 Factores externos
los desastres naturales
los cambios econmicos
2.1.2 Factores internos
la tica e integridad de los empleados y los mtodos de formacin
y motivacin
los cambios de responsabilidades de los directivos
la naturaleza de las actividades de la entidad
normas, polticas y estrategias

3. METODOLOGIA Y TECNICA DEL TRABAJO

Para la posible realizacin de este trabajo consultamos quien era la

persona indicada para suministrarnos la informacin necesaria.
De acuerdo a esto solicitamos una cita previa con la subgerente de
compras donde nos explico cual era la ejecucin del proceso que se
realiza en su empresa y analizamos las operaciones bsicas para el
funcionamiento e identificacin de los riesgos que se presenten en las
diferentes etapas, teniendo en cuenta el concepto del funcionario por
parte del departamento de control y distribucin (bodeguero) que
suministro otros riesgos que pueden afectar la empresa.
Una vez tomada la informacin hicimos un anlisis para el desarrollo y
elaboracin de mapas de operacin, resaltando las dificultades que
intervengan para el desarrollo del proceso y distribucin de la
mercanca.

10

4. CONVENCIONES DE INTERPRETACION GRAFICA

PROVEEDOR A BODEGA

PROVEEDOR

11

SUBGERENTE DE COMPRAS

12

COMPUTADOR

TRANSPORTE DE MERCANCIA

BODEGA

BODEGUERO

ORDEN DE PEDIDO

SCANNER

13

DPTO DE FACTURACION

DPTO DE SISTEMAS

14

5. BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO

DPTO DE FACTURACION

COMPUTADOR

BODEGUERO

TRANSPORTE DE MERCANCIA

ADMINISTRADORA

15

ORDEN DE PEDIDO

6. PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

PROVEEDOR

SUBGERENTE DE
COMPRAS

COMPUTADOR

TRANSPORTE DE MERCANCIA

AUTOSERVICIO
7. CLASIFICACION DE RIESGO

16

ALTO

MEDIO

BAJO

7.1 NOMENCLATURA DE RIESGO

R1

R2

R3

Robo del camin transportador.

Robo por parte de los mercaderistas.

Robo por parte del personal encargado de la
Bodega.

R4

R
5

R6
R7

Incendio de bodega
Robo por parte de los que descargan la mercanca
Bodeguero firma sin asegurarse de la totalidad
de la mercanca.
Mal facturacin por parte del bodeguero

17

R8

Retrazo de la mercanca por parte de la bodega

Principal.

R
9
R10

Mercanca incompleta
Descuido de la administradora al revisar el
Pedido.

R1
1
R12

Robo por parte del cliente al momento del

Descargue.
Error al momento de registrar la mercanca en
Cuanto a su referencia y cantidad.

18

7.2 MAPA DE RIESGO

PROVEEDOR A BODEGA PRINCIPAL

Orden de pedido

Transporte de la mercanca

Bodega principal

Descargue de la mca

R
6

Registro mcia a la base de datos

Bodeguero recibe mcia

R
7

Coordinador de facturacin

Registro de mcia

19

Verificacin de pedido

7.3 MAPA DE RIESGO

BODEGA PRINCIPAL A AUTOSERVICIO
R
8

Orden

Pedido

de

pedido

Bodeguero carga

Transporte de mercancia

Bodeguero recibe

mercancia

Descargue de la mercanca

R1
0

Verificacin

R
9

de la mercanca

Entrada de la mercanca al sistema

7.3 MAPA DE RIESGOS

20

PROVEEDOR A AUTOSERVICIO

R1
1

Orden de pedido

Transporte de mcia

Descargue de mcia

R1
2
Registro del producto

Transportador recibe soporte de recibido

Registro de soporte

Entrega de soporte

OFICINAS CHIMITA

ZONA INDUSTRIAL

8. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS

21

R1: Robo del camin transportador

Recomendacin: Asegurar la mercara para evitar perdidas y cambiar la ruta
diariamente.
R2: Robo por parte de las mercaderistas
Recomendacin: Seleccionar los mercaderistas en pequeos grupos y asignarles
un da especifico para llevar un mejor control de visitas a la bodega.
R3: Robo del personal encargado de la bodega
Recomendacin: Instalar cmaras de seguridad y requisar diariamente al personal
en su hora de salida.
R4: Incendio de bodega
Recomendacin: Capacitar al personal y practicar simulacros frecuentemente
R5: Robo por parte de los que descargan
Recomendacin: Contratar mas personal para que vigile y controle la entrega de
mercanca
R6: El bodeguero firma sin asegurarse de la totalidad de la mercanca
Recomendacin: Revisar la mercanca meticulosamente y Ali colocar su firma de
recibido para evitar reclamo.

R7: Error del bodeguero al ingresar pedido a su cardex

Recomendacin: Verificar que el bodeguero cuente con la mercanca que se
encuentra en su cardex y en su fsico comparndola con el registro realizado por la
administradora.

22

R8: Retrazo de la mercanca por parte de la bodega principal

Recomendacin: Llevar un control de las rutas que se realiza diariamente
(Bucaramanga, Girn, Florida blanca) para evitar estos contratiempos.
R9: Mercanca enviada incompleta
Recomendacin: Llevar un control adecuado de los productos enviados para as
despacharlos correctamente.
R10: Descuido de la admn. al revisar el pedido
Recomendacin: El bodeguero revise las facturas y compruebe que la
administradora haya recibido lo que la compaa le envi.
R11: Robo por parte del cliente al momento del descargue
Recomendacin: Instalar cmaras en puntos estratgicos que impidan el robo de la
mercanca por parte del cliente.
R12: Error al momento de registrar la mercanca en cuanto a su referencia y
cantidad.
Recomendacin: Capacitacin al personal ya que estos no han recibido una
induccin adecuada para ejercer su labor.

23