Está en la página 1de 46

GUA

PARA
MICRO
EMPRESA

Facilitando el
Proceso de
Certificacin
ISO 9001:2008
Por Residente ITSCH
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

CONTENIDO
Introduccin a la gua .......................................................................................... 3
Objetivo y alcance ............................................................................................... 4
Problemas a solucionar ....................................................................................... 5
Terminologa utilizada .......................................................................................... 7
Sistema

....................................................................................................... 7

Sistema de gestin ........................................................................................... 7


Gestin de la calidad ........................................................................................ 7
Sistema de gestin de la calidad (SGC)........................................................... 7
Etapas que incluye la gua ................................................................................. 11
Etapa 1.

Obtener la aprobacin de querer comenzar el proceso ............... 12

Etapa 2.

Evaluar y analizar los problemas actuales ................................... 14

Etapa 3.

Revisar

la

documentacin

existente

vinculndola

con

las

diferentes reas. .......................................................................... 21


Etapa 4.

Documentar, revisar e implantar los procedimientos gobernadores,


instrucciones y especificaciones de trabajo. ................................ 22

Etapa 5.

Elaborar, revisar e implantar el Manual de Procedimientos ......... 27

Etapa 6.

Elaborar y aprobar Manual de Calidad (MC)................................ 28

Etapa 7.

Preparar para la implantar el Sistema de Gestin de Calidad


(SGC) ........................................................................................... 38

Etapa 8.

Realizar auditoras internas de validacin de la implantacin del


MC ............................................................................................... 40

Etapa 9.

Seguir diagrama de proceso de certificacin ............................... 43

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 2

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

INTRODUCCIN A LA GUA

Debido a todas las responsabilidades que se desprenden de la Norma ISO


9001:2008, las organizaciones suelen experimentar una mayor implicacin de la
Alta Direccin en relacin con el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).

El aumento de la productividad proviene de la evaluacin inicial y de las mejoras


de los procesos que tienen lugar durante el proceso de implantacin del SGC, as
como de la mejora en la capacitacin y las aptitudes de los personal. Una mejor
documentacin o control de los procesos proporciona consistencia en el
funcionamiento, menos desperdicio y necesidad de corregir el trabajo.

El aumento de satisfaccin del cliente se considera como una demostracin de


que los Propsitos y Objetivos empresariales tienen en cuenta, en primer lugar, las
necesidades del cliente. Debido a que los objetivos se centran en el cliente, la
organizacin pierde menos tiempo en centrarse en los objetivos de las reas
operativas y puede dedicar ms tiempo al trabajo conjunto para satisfacer las
necesidades del mismo. Todo esto permite obtener beneficios econmicos,
recompensa a todo el trabajo y a la inversin en el Sistema de Gestin de la
Calidad.

Comenzar el camino hacia la certificacin de la organizacin con entusiasmo es


clave en el proceso, pues la organizacin experimentar una mejora significativa
en la implementacin de la Norma

ISO 9001:2008. La implementacin es

contribucin al xito y rentabilidad de la organizacin, teniendo una mejora en el


rendimiento financiero.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 3

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

OBJETIVO Y ALCANCE

El principal problema que confrontan las ME es la inexistencia dentro de estas


organizaciones de personal que facilite el proceso de certificacin, que a su vez es
largo y requiere muchos detalles imprescindibles de cumplimentar, es por ello
necesario la utilizacin de esta gua pues dar pautas que podrn seguirse para
facilitar dicho proceso, en donde toda la organizacin participar.

Esta gua est orientada para las Micro organizaciones Mexicanas que buscan la
certificacin en la Norma ISO 9001:2008. Esta bsqueda depender de los
objetivos de las ME, estos pueden ser mejorar su operaciones y basar todos sus
esfuerzos en la satisfaccin de sus clientes o puede ser bien utilizado como un
arma mercadolgica para incrementar clientes y ventas, la certificacin ayuda a
solucionar algunos de los problemas ms frecuentes para las ME.

El objetivo de esta gua es el de apoyar en las actividades necesarias desde el


anlisis de la situacin actual, el proceso de iniciar la documentacin e
implantacin de su Sistema de Gestin de Calidad, para llegar finalmente a poder
contratar a una organizacin certificadora, que dictamine la certificacin.
La GUA PARA MICROEMPRESA: Facilitando El Proceso De Certificacin ISO
9001:2008 considera que no todas las ME necesitan la obtencin del registro de
certificacin y que el documento en si no garantiza la propia certificacin, es
entonces un documento de ayuda a emprender ese camino considerado por
algunas ME inalcanzable, pues lograr la certificacin depender de los recursos
disponibles y de la eficiente ejecucin del plan, entre algunos otros factores.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 4

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

PROBLEMAS A SOLUCIONAR

Muchos autores entre ellos Skertchly (2000) ya han planteado algunos de los
principales problemas detectados que enfrentan las ME Mexicanas entre los que
se encuentran los siguientes:
Falta de clientes.
Competencia excesiva.
Bajas ganancias.
Falta de recursos econmicas.
Problemas con la materia prima.
Problemas con los trabajadores.
Los clientes no les pagan a tiempo.
No considerar la gestin empresarial como un proceso.
No enfocar el cumplimiento de los requisitos de los clientes como parte
principal de los esfuerzos empresariales.

A travs de la utilizacin de la presente gua para lograr la certificacin se pueden


solucionar algunos de los problemas descritos anteriormente como se describe a
continuacin:
Falta de clientes: Al darse a conocer como una organizacin certificada,
atraer ms clientes nacionales como internacionales, por la garanta de
que las operaciones se realizan con mayor calidad en comparacin con
organizaciones que carecen de esta certificacin.
Competencia excesiva: Definitivamente emprender el camino hacia la
certificacin y lograrlo distingue a cualquier organizacin, considerando el
bajo porcentaje de ME manufactureras certificadas. Algunos clientes incluso
no contemplan comprar a organizaciones sin certificacin.
Bajas ganancias: La diferenciacin que tendr la organizacin como
organizacin certificada har que tenga un repunte positivo, reafirme los
clientes actuales y atraiga nuevos clientes, lo que generar mayores
ganancias.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 5

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Falta de recursos econmicos: La certificacin es un arma mercadolgica


que har tener mayores ingresos.
Problemas con la materia prima: Verificar la calidad en todas las fases
del proceso permite controlar la calidad de las materias primas y crear
sistemas para aprobar la utilizacin de estas o lineamientos para hacer un
rechazo, esto es posible con el SGC evaluado en la certificacin.
Problemas con los personal: Los personal son colaboradores esenciales
del sistema es por ello que hacer que se sientan parte de l permite
disminuir muchas situaciones problemticas.
Los clientes no pagan a tiempo: Un SGC permite entre muchas otras
cosas tener bien estandarizados los procesos de venta, teniendo
lineamientos que evitan que los clientes se conviertan en clientes morosos.
No considerar la gestin empresarial como un proceso: La aplicacin
de la Norma ISO 9001:2008, permite alcanzar los objetivos de la
organizacin ms eficientemente cuando las actividades y los recursos
relacionados se gestionan como un proceso que se lleva a cabo dentro de
un gran sistema que es la organizacin. Dentro de la norma esto es
conocido como enfoque basado en procesos y enfoque de sistema para la
gestin.
No enfocar el cumplimiento de los requisitos de los clientes como
parte principal de los esfuerzos empresariales: Las organizaciones
dependen de sus clientes, y es lo ms importante, por lo tanto deben
comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y
esforzarse en exceder sus expectativas. Dentro de la Norma esto es
conocido como enfoque al cliente, la Norma da las pautas a seguir para
llevar a cabo este enfoque.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 6

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

TERMINOLOGA UTILIZADA

Independientemente de que existe un glosario de trminos en el Manual de


Calidad que acompaa este documento (Anexo 3) se harn referencia a algunos
de ellos por la importancia que revisten. El propsito de esto es agilizar la
comprensin y utilizacin de esta gua.
SISTEMA

Un sistema es el conjunto de procedimientos, normas o mtodos integrados para


la consecucin de un fin.

SISTEMA DE GESTIN

Un sistema de gestin es el que establece la poltica, los objetivos y los


mecanismos para lograr dichos objetivos.
En este caso nos centraremos en un Sistema de Gestin de Calidad pero dentro
de las organizaciones pueden incluirse diversos sistemas de gestin como un
sistema de gestin financiero o uno de gestin ambiental.

GESTIN DE LA CALIDAD

La gestin de la calidad es una estrategia de gestin o administracin, orientada a


crear conciencia de calidad en todos los procesos organizacionales. La gestin es
la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con
el fin de obtener el mximo beneficio posible.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (SGC)

El SGC sirve para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.
Este sistema consta de la estructura organizacional junto con la documentacin,
procesos y recursos que se utilizan para alcanzar los objetivos de calidad y as
satisfacer los requisitos del cliente.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 7

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

La norma ISO 9001:2008, es la Norma que enmarca los requisitos, conceptos y


recomendaciones del SGC.

El SGC, adems de ser utilizado para cubrir con los requisitos de la Norma ISO
9001:2008 y obtener un certificado que traer consigo varios beneficios, sirve para
satisfacer al cliente, pero desde el punto de vista interno es mejorar el sistema
operativo actual de negocios, haciendo rentable a la organizacin.

A travs de la Norma ISO 9001:2008 se puede llevar un SGC eficiente, de esta


manera aplicar un SGC bajo la Norma permite beneficios, lo cuales son:
Proporciona confianza al cliente y busca su satisfaccin, ya que una vez
lista la organizacin hasta el punto de contratar a una empresa
certificadora, esta actuara como el cliente.
Aplicndola se establecen los requisitos mnimos orientados a trabajar con
calidad.
Ayuda a definir mtodos de trabajo.
Ayuda a la organizacin a tener un crecimiento cimentado.
Si se toma como compromiso interno se convierte en un buen habito.

El SGC implica algunas cuestiones descritas a continuacin, as como tambin se


explica los parmetros para determinar si el SGC existe y se est llevando a cabo
de manera eficiente.
Establecimiento De La Poltica De Calidad: La poltica de calidad refleja
los propsitos globales y orientacin de una organizacin relativas a la
calidad tal como son expresadas formalmente por la alta direccin.
Generalmente la poltica de la calidad es coherente con la filosofa de la
organizacin y proporciona un marco de referencia para el establecimiento
de los objetivos de la calidad. Los principios de gestin de la calidad
presentados en la Norma ISO 9001:2008 pueden constituir la base para el
establecimiento de la poltica de la calidad.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 8

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Es requisito indispensable para que el SGC exista y se lleve a cabo que la


poltica de calidad est documentada y se comunique a toda la
organizacin.
Establecimiento De Los Objetivos De Calidad: Estos objetivos reflejan
las ambiciones o pretensiones que tiene la organizacin acerca de la
calidad, estos generalmente se especifican para los niveles y funciones
pertinentes de la organizacin o por reas operativas.
Es requisito indispensable para que el SGC exista y se lleve a cabo que los
objetivos de calidad estn documentados y se comuniquen a toda la
organizacin.
Planificacin De La Calidad: Consiste en la especificacin de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los
objetivos de la calidad.
Es requisito indispensable para que el SGC exista y se lleve a cabo que los
procesos estn diseados y los recursos necesarios estn asignados para
cumplir con los objetivos.
Control De La Calidad: Parte de la gestin de la calidad est orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad. El control nos permite corregir
desviaciones en todas las etapas del proceso con el fin de cumplir con los
objetivos de calidad propuestos. El control se lleva a cabo con la
descripcin detallada de cada proceso y la forma en que ellos se ejecutan.
Es requisito indispensable para que el SGC exista y se lleve a cabo que se
hayan puesto en prctica dichos procesos, se haya entrenado al personal y
se tengan mtodos de medicin del cumplimiento de los requisitos.
Aseguramiento De La Calidad: El aseguramiento de la calidad es un
conjunto de acciones planificadas y sistemticas que se necesitan para
proporcionar la certidumbre necesaria de que el producto de nuestra
actividad empresarial satisface los requisitos de calidad.
Es requisito indispensable para que el SGC exista y se lleve a cabo que se
tomen medidas preventivas para asegurar el cumplimiento de los requisitos,
se documenten los procesos y se analicen los resultados. En relacin con
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 9

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

los requisitos no es solamente con el producto terminado, aqu se incluyen


el aseguramiento tanto tcnico, organizativo y econmico.
Mejora De La Calidad: Son las acciones que aumentan la capacidad de
cumplir con los requisitos segn se ha descrito anteriormente, as como los
relacionados con cualquier aspecto tal como la eficacia, la eficiencia o la
trazabilidad. La mejora de la calidad se puede llevar a cabo cuando el
proceso que se realiza alcanza una estabilidad y se hace lo mejor posible
en cuanto a lo planeado.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad vista
como la aptitud de una organizacin, sistema o proceso para realizar un
producto que cumple los requisitos para ese producto.
El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican
oportunidades para la mejora es un proceso continuo a travs del uso de
los hallazgos de la auditoria, las conclusiones de la auditoria, el anlisis de
los datos, la revisin por la alta direccin u otros medios.
Una vez identificado los hallazgos pueden tomarse medidas para mejorar
cada uno, ya sea para corregir desviaciones en el proceso o proponer hacer
mejor algo que ya se est haciendo bien.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 10

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

ETAPAS QUE INCLUYE LA GUA


El proceso de certificacin como se ha dicho anteriormente es un proceso largo y
con muchos detalles que cumplir. Debido a ello se ha elaborado esta gua que
est formada por un conjunto de actividades que a su vez estn agrupadas en
etapas que deben de ser realizadas y medidas independientemente.

Cada etapa en que se ha divido la misma, facilita su estudio y realizacin, estas


son:
ETAPA 1. Obtener la aprobacin de querer comenzar el proceso.
ETAPA 2. Evaluar y analizar los problemas actuales.
ETAPA 3. Revisar

la

documentacin

existente

vinculndola

con

las

diferentes reas.
ETAPA 4. Documentar, revisar e implantar los procedimientos gobernadores,
instrucciones y especificaciones de trabajo.
ETAPA 5. Elaborar, revisar e implantar el Manual de Procedimientos.
ETAPA 6. Elaborar y aprobar Manual de Calidad (MC).
ETAPA 7. Preparar para implantar el Sistema de Gestin de Calidad (SGC).
ETAPA 8. Realizar auditoras internas de validacin de la implantacin.
ETAPA 9. Seguir diagrama de proceso de certificacin.

Para detallar mejor este proceso se proceder a explicar en cada etapa que pasos
o actividades se deben de llevar a cabo, en muchos de ellos se presentarn
formularios que permiten y facilitan la bsqueda de las soluciones propuestas.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 11

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 1.

ISO 9001:2008

OBTENER LA APROBACIN DE QUERER COMENZAR EL

PROCESO

Para comenzar con el proceso de certificacin es necesario que la alta direccin


de la ME est comprometida, el mismo se iniciar con la planificacin del proyecto
de certificacin para ello es necesario llevar a cabo un cuestionario que permitir
conocer las pautas primarias a seguir para la certificacin, este proceso es
necesario se realice de manera cuidadosa y realista. Las cuestiones a resolver
son las presentadas en el Formulario 1.

FORMULARIO 1. PLAN DE PROYECTO


ACTIVIDAD A REALIZAR

DESCRIPCIN

OBJETIVOS DEL PROYECTO


Se considera el inicio del proyecto con la realizacin del Formulario

1.

Cundo comenzara el proyecto?

2.

Cundo se estar preparado para

3.

llevar a cabo un anlisis de los problemas

Una vez declarada la estructura de aplicacin, Cundo se


aplicara?, Quin o quienes contestaran a las cuestiones?

actuales?
Depender mucho toda la planeacin del proyecto de certificacin
con respecto a la fecha que se requiere la obtencin del certificado,
3.

Cundo

se

requiere

tener

el

certificado?

depender de los requisitos que se cumplen ya actualmente para


que el proyecto de realice lo ms rpido posible. Es preciso saber
que mientras ms corto es este periodo ms recursos habr que
destinar.

RESPONSABILIDADES DEL PROYECTO


En la ME podra llegar a ser el Director General, pero puede ser
cualquier persona perteneciente a la organizacin que sepa el
4.

Quin es el jefe del proyecto?

funcionamiento de esta, y que conozca adems la direccin de la


organizacin. Es preciso tomar en cuenta el tiempo disponible del
jefe del proyecto.

5.

Quin conforma la Alta Direccin de

la ME?

Es importante pues es, o son ellos quienes conocen y estipulan el


rumbo de la organizacin.
La responsabilidad de realizacin del proyecto puede recaer en

6.

Quienes deberan de conformar el

equipo ISO 9001:2008?

todos los integrantes de la ME, debe quedar en claro que cada uno
tendr una responsabilidad, o en una sola persona en la cual caer
la responsabilidad de llevar a cabo el proyecto, pero debe saberse
que aun as toda la plantilla laboral participara de una u otra manera.

PLANIFICAR TIEMPO DEL PROYECTO


7.

Cundo se realizara cada etapa del

proyecto?

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Este anlisis se puede llevar a cabo en un lapso de tiempo que vara


en dependencia de las caractersticas de la ME

Pgina 12

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

8.

Reuniones

de

planificacin

del

proyecto. para determinar responsables y


ciertos rubros a desarrollar a lo largo del
proceso

de

certificacin.

Los

ISO 9001:2008

ms

significativos se encuentran expuestos en el

Se sugiere que se realicen reuniones y en esas se difunda la


informacin acerca del proyecto con el apoyo de la informacin
contenida en fundamentos tericos y terminologa utilizada.

Manual de Calidad.

La informacin procedente del Formulario 1., se presentara en el Formulario2.

FORMULARIO 2. HOJA DE PLAN DE PROYECTO ISO 9001:2008


OBJETIVOS DEL PROYECTO
Fecha de inicio:
Fecha de objetivo de registro:
RESPONSABILIDADES
Jefe de proyecto:
Representante de la direccin:
Alta direccin:
Equipo directivo ISO 9001:2008:
PLAZOS DE TIEMPO DE PROYECTO
ETAPA DEL PROYECTO

FECHA PROGRAMADA

FECHA FINALIZACIN

ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
ETAPA 4
ETAPA 5
ETAPA 6
ETAPA 7
ETAPA 8
ETAPA 9

Despus de completar el Formulario anterior se tendr idea ms clara del


proyecto, de esta manera se puede proceder a la evaluacin de los problemas
actuales de la organizacin.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 13

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 2.

ISO 9001:2008

EVALUAR Y ANALIZAR LOS PROBLEMAS ACTUALES

Es preciso comunicar a toda la ME lo que se est realizando, con el fin de que


toda la organizacin lo conozca y est de acuerdo. El hecho de que estn
involucrados y se manifiesten con entusiasmo por el proyecto es el primer paso
hacia el xito.
Con respecto a lo programado en el Formulario 2., se proceder a completar el
Formulario 3 que permitir tener un conocimiento de la organizacin. Este paso se
llev de manera prctica en la ME analizada, presentando el resultado en el Anexo
1 del documento.

FORMULARIO 3. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO


Objetivo: Conocer el funcionamiento general de la organizacin
GENERALES
Nombre de la organizacin:
Pgina Internet:
Direccin fiscal:
1.

Cuntos trabajadores laboran?

2.

Cuntos de ellos son operarios?

3.

Cuntos de ellos son administrativos?

4.

Si la organizacin es familiar Cuntos familiares laboran?

5.

Cul es el nombre del director?

6.

Las actividades se desarrollan en un solo lugar?

7.

Se tienen sucursales o agencias? Dnde?

8.

Cules son los reas operativas integrantes de la organizacin? Cules son las actividades a realizar por
cada departamento?

9.

Diagrama organizacional?

Poco de Historia de la organizacin. Filosofa. Valores.


10.

Cmo surgi la organizacin?

11.

Quien la fundo?

12.

De dnde provienen esos conocimientos?

13. Estn documentadas los procedimientos de produccin? Estn documentados las formulas, recetas, del
producto?
14.

Desde qu ao se obtuvo el registro de sociedad?

15.

Produccin de productos o produccin de productos y prestacin de servicios?

16.

Cules son la variedad de productos que se elaboran?

17.

Cules son los productos que se elaboran?

18.

Cules son los servicios que se ofrecen?

19.

Cmo se realiza el diseo del producto y como se valida su calidad?

20.

De quin es la responsabilidad de la direccin de la organizacin?

EN CUANTO A LA GESTIN COMERCIAL

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 14

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

21.

A quin va dirigido el producto?

22.

Cul es la manera en que la marca llega a sus clientes?

23.

Cmo distribuyen sus productos?

24.

Cul es su competencia?

ISO 9001:2008

PRODUCTOS Y PRODUCCIN
25.

Layout. Distribucin fsica de la organizacin.

26.

Quin planea la produccin? Inventarios, pronsticos.

27.

Cules son las materias primas utilizadas?

28.

Quin produce?

29.

Cmo?

30. Cules son las normas de calidad que se aplican en el proceso de produccin?
31. Cules son las normas con las que debe cumplir su producto?
32.

En el cambio de produccin, Cunto se tarda la lnea de produccin en cambiar de producto?

33.

Cmo es la produccin?, por lote, continua, etc.

34.

Estn documentados los procesos? Por qu?

35.

Cmo es la calidad y precios de sus productos, comparados con otras organizaciones y qu requieren los
productos para ser de mejor calidad y diseo? Cul es el plus de la organizacin?

36.

Para mejorar el producto y/o servicio que se hace? (hablar con los clientes, visitar ferias, consultar catlogos,
estudiar experiencias de otras organizaciones, etc.)

37. Cules son los problemas que tiene la organizacin (con el proceso de produccin, con los productos, con la
maquinara, con los proveedores y materia prima, con el personal) y cmo se resuelven?
38.

Qu se hace con el desperdicio?

39.

Qu se hace con el residuo? Ejemplo, en el cambio de lnea.

40.

Cmo se administra el almacn?

GESTIN DE LAS COMPRAS


41. Cules son los requerimientos de calidad que se les exige a los proveedores?
42. Se tiene contrato de exclusividad con proveedores o solo por pedido?
PROCESO DE APOYO- GESTIN HUMANA
43.

Cmo se contrata?

44.

Cul es el perfil para cada trabajador?

45.

Cmo se capacita a los trabajadores?

46.

El conocimiento o el aprendizaje individual, cmo se convierten en colectivo?

47.

El personal, qu aprendizajes ha generado en su organizacin y a travs de qu mecanismos aprende, tiene


documentados dichos conocimientos y aprendizaje, por qu si o no?

GESTIN DE INFORMACIN
Se documentan:
48.

Las compras: cmo?

49.

Las ventas: cmo?

50. Facturacin: cmo?


51.

Cmo son las relaciones de la organizacin con

el entorno productivo y qu le aportan (con otras

organizaciones, con cmaras industriales, con instituciones de gobierno, con Instituciones de Educacin
Superior) y qu le aportan?
GESTIN DE RECURSOS FSICOS
52.

Cules son los activos ms importantes?

53. Cmo se previenen los riesgos que estos tienen?

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 15

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Una vez completado el anterior Formulario se continuar realizndose la


evaluacin en cuanto a las exigencias propias de la Norma, esto permitir conocer
en que partes la organizacin es dbil y necesita reforzar ya sean sus actividades
o su documentacin.

En el Formulario 4 se evaluar el estado de la implementacin para cada uno de


los captulos, de la Norma ISO 9001:2008, de esta manera se conocer en qu
punto especifico se requiere trabajar. Al finalizar la evaluacin existe el apartado
de evaluacin de la implantacin global, que de resultar deficiente algn punto se
pondr nfasis en reforzarlo.
FORMULARIO 4. EVALUACIN EN CUANTO A LA NORMA ISO 9001:2008
INSTRUCCIONES DE LLENADO
1.

Punta cada aspecto presentado en cada uno de los 5 captulos, entre 0 y

4, teniendo en cuenta la realidad del caso, por los datos con que se cuenta.
2.

Es necesario poner el valor medio entre 0 y 4, con un decimal como mximo en la casilla de autoevaluacin,
junto a la palabra MEDIA, que sea la media de las puntuaciones de cada captulo.

3.

En las observaciones se pueden comentar temas del estilo: el apartado no es aplicable por esta razn, o explicar
caractersticas de la organizacin donde una pregunta sea complicada de adaptar. Se puede utilizar tambin
como espacio de valoraciones o recomendaciones, por parte del evaluador.

4.

Pueden aadirse un comentario resumido sobre el cumplimiento del captulo.

5.

Una vez analizados los resultados del cuestionario, es positivo realizar un comentario final de conclusiones y
valoracin de la situacin de la organizacin.

LA EVALUACIN DEBER REALIZARSE CONSIDERANDO ESTOS CRITERIOS


VALOR

TEM

Se incumple de forma grave. No est nada previsto o no se est de acuerdo.

Se encuentran algunos elementos vlidos.

En fase de implantacin. Cumplimiento suficiente.

El cumplimiento general es satisfactorio.

El cumplimiento es totalmente satisfactorio, tanto en relacin a la aplicacin como la eficacia del


resultado.
0

1. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD (CAPITULO 4 DE LA NORMA)


1

Existe un sistema de gestin de calidad, documentado e implantado (manual de calidad,


procedimientos, definicin de productos/servicios, instrucciones, registros, etc.).

La mejora continua se ha incluido como base del sistema de gestin.

Se ha definido un mapa de procesos que identifica las interacciones entre ellos.

Existe una poltica y objetivos de la calidad definidos, revisados, actualizados y


documentados.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 16

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Existe un plan de acciones de mejora documentado y en proceso de ejecucin.

Existe un procedimiento documentado de control de los documentos del sistema (manual,


procedimientos e instrucciones) que asegura su revisin, actualizacin y buen uso.

Existe un procedimiento documentado de control de los registros del sistema (bases de


datos del sistema) que asegura su revisin, actualizacin y buen uso.
EVALUACIN MEDIA:__________

OBSERVACIONES

2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN (CAPITULO 5 DE LA NORMA)


1

La direccin ofrece los recursos suficientes para asegurar la mejora del sistema.

Define la poltica de calidad de la organizacin (objetivos y compromiso) escrita y publicada.

Comunica la poltica y objetivos de calidad a todas las reas operativas y mbitos.

Participa activamente en las actividades de la calidad.

Existe un organigrama de la organizacin con las indicaciones de las funciones y


responsabilidades.

Existe comunicacin horizontal y vertical, sobre procesos, productos y organizacin.

La direccin conoce las necesidades de los clientes y las convierte en requisitos.

8
9

Revisa y actualiza la poltica y objetivos de calidad, para asegurar su eficacia y adecuacin,


utilizando resultados de auditoras, encuestas a clientes y revisin del sistema.
Se realizan reuniones peridicas de la direccin para revisar el sistema y mejorar la calidad.
EVALUACIN MEDIA:__________

OBSERVACIONES

3. GESTIN DE LOS RECURSOS (CAPITULO 6 DE LA NORMA)

Se proporcionan los recursos suficientes para la consecucin de los objetivos del sistema de
gestin de calidad (recursos econmicos, materiales y humanos).
Existe un sistema que permite conocer a la direccin qu recursos son necesarios, con
suficiente antelacin como para incluirlos en el presupuesto anual.
El personal que desarrolla responsabilidades incluidas en el sistema de gestin de calidad es
competente y cuenta con la formacin adecuada.
Se genera un plan de formacin anual que incluye las necesidades detectadas al personal a
travs de un sistema eficaz.
La organizacin proporciona la infraestructura necesaria para el desarrollo de las actividades
(espacio, hardware, software, maquinaria, etc.).
El ambiente de trabajo es el adecuado para conseguir la conformidad del producto o servicio.
Se analiza y trata el clima laboral.
EVALUACIN MEDIA:__________

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 17

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

OBSERVACIONES

4. REALIZACIN DEL PRODUCTO (CAPITULO 7 DE LA NORMA)

Se analizan y definen los procesos, objetivos anuales, registros, instrucciones y documentos


del sistema necesarios para obtener la conformidad del producto/servicio.

Se determinan los criterios de validacin de los productos/servicios.

Se planifica y ejecuta la verificacin y validacin de los productos/servicios.

Se identifican y revisan los requisitos de entrega y posventa del producto/servicio


necesarios para satisfacer al cliente y que cumpla con la legislacin vigente aplicable.

La organizacin asegura que tiene capacidad real para realizar el producto/servicio.

Existe un sistema de comunicacin con el cliente, que permite conocer sus necesidades
requisitos, su opinin y quejas sobre el producto/servicio entregado/realizado.

7
8
9

10

Se ha definido un proceso documentado de revisin y validacin del diseo del


producto/servicio.
Existe un responsable de las actividades de diseo y de su planificacin.
Se analiza y documenta la informacin tanto legal como de mercado que afecte o pueda
afectar al diseo del producto/servicio.
Los datos base para el desarrollo y diseo de un nuevo producto/servicio son aprobados
formalmente por el personal responsable definido por la direccin.

11

12

Las modificaciones del diseo son documentadas, registrados y comunicados al equipo de


diseo y al cliente.
Se revisan los requisitos iniciales del diseo antes de lanzar el producto/servicio, y que
incluye datos adecuados para la compra produccin/prestacin de servicio.
Existe un procedimiento documentado y revisado de compras, que asegura la idoneidad del

13

producto/servicio comprado tanto en el proceso de pedido como en el de entrada del


mismo.

14

Existe un procedimiento documentado y revisado de control de la produccin, que asegura


la calidad y la capacidad del proceso productivo, incluido el proceso posventa.

15

16

17

En el proceso productivo/prestacin de servicio existe un sistema de identificacin y


trazabilidad del producto/servicio.
En caso de controlar bienes del cliente, se mantiene un registro de control de incidencias,
as como mtodos para su buena manipulacin o gestin.
Se cuenta con un registro de control y seguimiento de equipos de medida, que asegura la
validez de las medidas. Los equipos estn convenientemente identificados.
EVALUACIN MEDIA:__________

OBSERVACIONES

5. MEDIDA, ANLISIS Y MEJORA (CAPITULO 8 DE LA NORMA)


1

Se realiza un seguimiento continuado de la percepcin del cliente en relacin al cumplimiento


de sus expectativas, mediante encuestas (por ejemplo).

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 18

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Se planifican y realizan auditoras internas peridicas para revisar el cumplimiento de los


requisitos de la norma ISO 9001:2000 y los requisitos del sistema de gestin establecido.

Se aplican mtodos de medida para seguir la capacidad y mejora de los procesos.


Se planifican y realizan actividades de medida y seguimiento de las caractersticas y calidad
del producto/servicio, para asegurar su idoneidad antes de la entrega al cliente.

El producto/servicio no conforme se identifica y controla para evitar su reutilizacin o darlo


como vlido.

Cuando se da una no conformidad se toman medidas correctivas y preventivas, eliminado las


causas que la han producido. Se documenta y analiza posteriormente.

7
Se recopilan y analizan los datos, para permitir la mejora del sistema de gestin.
8

Se mejoran continuamente los procesos y productos, con informacin del anlisis de datos, de
auditoras internas, de la revisin del sistema o de la percepcin del cliente entre otros.
EVALUACIN MEDIA:_________

OBSERVACIONES

DETERMINACIN DEL PORCENTAJE GLOBAL DE LA IMPLANTACIN


Para calcular el % global, es necesario hacer la media de las puntuaciones obtenidas de cada captulo, quedando una
cifra entre el 0 (mnimo) y el 4 (mximo). Luego extrapolar aplicando la frmula:
% global = (Puntuacin obtenida x % mximo) / 4
*Por ejemplo: hemos obtenido una media de 1,4 en el captulo 7 Realizacin del producto/servicio)
% global = (1,4 x 30)/4 = 10,5 %
El resultado en recuadro, es el porcentaje de cumplimiento de la ISO 9001:2000 del sistema de gestin evaluado.

Luego de haber llenado el cuestionario se proceder a evaluar a travs de


porcentajes el nivel de implementacin

RESUMEN DE LA EVALUACIN GLOBAL SEGN ISO 9001:2008


CAPTULOS ISO 9001:2008

% MXIMO

4. Sistema de gestin de calidad

10

5.

Responsabilidad de la direccin

20

6.

Gestin de los recursos

20

7.

Realizacin del producto/servicio

30

8.

Medida, anlisis y mejora

20

% REAL

PORCENTAJE DE IMPLANTACIN

Despus de haber realizado el Formulario 3 y 4, con su evaluacin


correspondiente se podr identificar que es lo que la organizacin ya est
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 19

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

realizando conforme a la Norma y cules son los puntos dbiles a fortalecer a lo


largo del proyecto.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 20

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 3.

REVISAR

LA

DOCUMENTACIN

ISO 9001:2008

EXISTENTE

VINCULNDOLA CON LAS DIFERENTES REAS.

Es necesario hacer una vinculacin de la documentacin existente, esto es decir


que cada uno de los documentos existentes se deber asociar con un rea
determinada.
Las reas operativas pueden ser: compras, ventas, administracin, produccin,
mantenimiento, gerencia, y el departamento de calidad el cual se encargar de
llevar el control de todo lo concerniente a la certificacin ISO 9001:2008, o en su
caso se har responsable la persona o personas declaradas en el Plan del
Proyecto. Las reas mencionadas anteriormente pueden nombrarse de alguna
otra manera y las personas a cargo de estas rea pueden ser una sola o ms,
incluso es comn dentro de las ME que las funciones que deben de realizarse en
cada rea las realice el mismo personal de otra rea, o sea que no es necesario
tener un personal especifico y exclusivo para cada rea operativa, pues debido al
nmero de personal dentro de la ME esto muchas veces no es posible. En muchos
casos de ME hay dos o tres personas que se hacen cargo de todas las reas de la
organizacin.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 21

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 4.

DOCUMENTAR,

PROCEDIMIENTOS

REVISAR

GOBERNADORES,

ISO 9001:2008

IMPLANTAR
INSTRUCCIONES

LOS
Y

ESPECIFICACIONES DE TRABAJO .

Para dar soporte al Sistema de Gestin de Calidad dentro de la organizacin se


deben de tener estructurados los documentos. Esta estructura documental consta
de tres niveles, de modo que un documento de nivel inferior debe complementar,
en ningn caso contradecir, a uno de nivel superior, la estructura se muestra a
continuacin:
NIVEL 1. Manual de Calidad.
NIVEL 2. Procedimientos Gobernadores.
NIVEL 3. Instrucciones y Especificaciones.
NIVEL 4. Registros.
MANUAL DE CALIDAD

El detalle del Manual se describe en la Etapa 6 de esta Gua y se muestra un


ejemplo de Manual de Calidad para la empresa seleccionada en el Anexo 3 de
este documento.
PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES:

Estos describen cmo funciona el sistema administrativo de Calidad, demuestra


las interrelaciones entre funciones y las reas, con frecuencia tambin se utilizan
para definir las responsabilidades y las autoridades, un procedimiento se define
como la forma establecida de realizar una actividad. Los procedimientos deben
reflejar los principios y los mtodos definidos en el Manual de Calidad. Su objetivo
es definir la forma en que estos principios y mtodos se transforman en
actividades, estos son:
Procedimiento de control de la documentacin: El objetivo de este es
describir el procedimiento para asegurar el control de todos los documentos
en lo que se refiere a realizacin, revisin, aprobacin, y distribucin de los
mismos.
Procedimiento de control de los registros: Su objetivo es describir el
sistema para identificar, distribuir, actualizar y conservar los Registros de

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 22

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Calidad, que no son ms que las evidencias objetivas que se auditan y


controlan.
Procedimiento de Auditoras internas: Describe e identifica cuales
actividades se requieren realizar al llevar a cabo Auditoras Internas, as
como la conservacin de los Informes de Auditora y el cumplimiento de los
sealamientos encontrados en ellas.
Procedimiento del Control de las no conformidades o del producto no
conforme: Se realiza con el fin de describir el sistema utilizado para
asegurar que un producto no conforme con los requisitos especificados es
detectado, identificado y segregado en cualquier fase del proceso de
fabricacin.
Procedimiento de Acciones correctivas y preventivas: Su objetivo es
describir el sistema establecido para identificar y corregir las condiciones
adversas a la calidad, investigar las causas y determinar las acciones que
deben tomarse para evitar su repeticin.

Para obtener la certificacin es necesario llevar a cabo la documentacin e


implementacin de los 5 procedimientos gobernadores que se mencionaron
anteriormente, aunque debe quedar claro que para el correcto funcionamiento del
SGC estos procedimientos no son suficientes, hay otras reas operativas que
deben tener tambin los procedimientos documentados e implantados.

Es fundamental mantener un equilibrio entre lo que se puede documentar y lo que


se puede controlar de esa documentacin, es necesario se hagan estas preguntas
Qu pasara si se documentara todo?, Qu pasara si no se documentara
nada?, es el equilibrio de estas cuestiones las que ayudarn a establecer cuanto
es necesario documentar. La documentacin que exige la norma ISO 9001:2008
puede estar impreso, electrnico, en la red, etc.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 23

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Para la finalidad de tener documentado solo lo necesario y lo que exige la


Norma se presenta a continuacin una metodologa, que permitir no hacer un
exceso de documentacin:
Hacer una lista de actividades diaria y los principales procesos.
Definir cules de estas actividades son necesarias para la calidad del
producto, o la prestacin del servicio y que satisfagan al cliente.
Una vez esto, eliminar las actividades que no son necesarias para los fines
citados anteriormente y no son requeridas por la Norma.
En este punto es posible percatarse de lo que regularmente hace falta documentar
o lo que sobra.
Para mayor claridad se muestran ejemplos de procedimientos en el Anexo 2 de
este documento los cuales formaran parte del Manual de Procedimientos que tiene
que elaborar la organizacin previo al Manual de Calidad y que forman parte del
Sistema de Gestin de Calidad.

INSTRUCCIONES

Estos son los documentos que indican el cmo del sistema y suelen ser
particulares de cada uno de las reas operativas de la organizacin, las
instrucciones contienen informacin detallada sobre cmo realizar una tarea
determinada las instrucciones deben elaborarse, siempre que sea necesario para
garantizar que los mtodos de trabajo sean consistentes. Pueden tomar la forma
de:
Instrucciones De Proceso.
Instrucciones De Inspeccin.
Instrucciones De Ensayo.
Instrucciones De Calibracin.
ESPECIFICACIONES

Las

especificaciones

son

documentos

que

establecen

las

principales

caractersticas de un producto y pueden incluir prescripciones referentes a

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 24

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

terminologa, ensayos, mtodos de anlisis, envasado, marcado o etiquetado.


Podrn ser:
Especificaciones De Diseo.
Especificaciones De Materia Prima.
Especificaciones De Producto En Proceso.
Especificaciones De Producto Final.
REGISTROS

Aunque siempre se incluyen como parte de la jerarqua del sistema, los registros
producidos por el sistema administrativo no son en realidad documentos en el
sentido en que este trmino se utiliza en la Norma ISO 9001:2008.
La documentacin est sujeta a cambio y modificaciones. Los registros son por
supuesto documentos permanentes, que no tienen un formato rgido pero que
estn sujetos al control de documentos como lo indica la Norma. Los registros
permiten tener evidencias objetivas producto de una actividad realizada y por tanto
su importancia radica en que las auditorias trabajan sobre estas evidencias
almacenadas en registros, su control y restricciones vendrn definidos en el
procedimiento gobernador de control de registros.
Los registros ms usuales que se elaboran dentro de las ME, son:
rdenes de venta.
Facturas.
Bitcoras.
Dibujos.
Datos de calibracin.
Registros de las revisiones al diseo.
Notas de recepcin de bienes.
Datos sobre el desempeo del proveedor.
Registro de mantenimiento.
rdenes de compra.
Registro de capacitacin.
Documentos relacionados con las auditorias: informes sobre las acciones
correctivas, informes de la auditoria y acciones preventivas.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 25

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

CONSIDERACIONES EN CUANTO A LA IMPLEMENTACIN

La capacitacin y educacin; es muy posible que el hecho de implantar un sistema


nuevo o un sistema que mejore la situacin actual, exija que los personal
adquieran nuevos conocimientos y habilidades para lo cual los personal debern
conocer la Norma, debern conocer el proyecto y por supuesto la alta direccin es
responsable directamente de conocer a fondo la Norma y de llevar el parte aguas
del proyecto de certificacin.
Los personal necesitaran obtener estos conocimiento y habilidades relacionados
con los nuevos procedimientos que son necesarios para realizar el trabajo diario
conforme a la Norma, es necesario que el jefe del proyecto identifique las
necesidades de conocimiento y habilidades a fin de que sean cubiertas, la
educacin y la capacitacin son ms efectivas si se imparten en el momento en
que el empleado puede hacer uso de ellas.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 26

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 5.

ISO 9001:2008

ELABORAR, REVISAR E IMPLANTAR EL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un instrumento de apoyo, que agrupa


procedimientos precisos con un objetivo comn, que describe en su secuencia
lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los
procedimientos que lo integran, sealando generalmente quin, cmo, dnde,
cundo y para qu han de realizarse. Este Manual da la pauta de cmo deben de
llevarse a cabo cada una de las actividades que se realizan en la organizacin,
tanto los Procedimientos como tal, Instrucciones, Especificaciones, Registros,
Listas, Planos etc. Forman parte de este Manual. El personal ms calificados y de
mayor experiencia as como los directivos deben de formar parte del equipo que
elabore este Manual, con el objetivo de que las actividades que se muestran
tengan el peso y el rigor requerido para obtener la satisfaccin del cliente al
cumplir todos los requisitos de calidad propuestos.
Una vez que se elabora el Manual de Procedimientos, se requiere someterlo a una
revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la
necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Despus de la revisin se proceder por parte de la alta direccin a su aprobacin
a manera que pueda ser consultado y distribuido a toda la organizacin
El Manual de Procedimientos ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias emitidas.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 27

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 6.

ISO 9001:2008

ELABORAR Y APROBAR MANUAL DE CALIDAD (MC)

El Manual de Calidad es un documento que, debidamente autorizado, formaliza la


poltica de la organizacin relativa a la Gestin de la Calidad, definiendo las
normas y los procedimientos, los objetivos de calidad, el sistema de
responsabilidad y las normas internas. Por tanto puede afirmarse que el Manual
de Calidad

es la recopilacin estructurada de todas las normas, criterios,

instrucciones y recomendaciones que aseguran la calidad del bien, teniendo como


fin los objetivos fijados por la Direccin de la Organizacin, dentro de este
documento se muestra un ejemplo de MC en el anexo 3.

La preparacin del Manual de Calidad no debe entenderse como un fin en s


mismo; ningn Manual de la Calidad puede ser de utilidad, independientemente de
cmo haya sido preparado, a menos que las normas y las instrucciones que
describe o referencia sean aplicadas de forma habitual en la organizacin. La
eficacia del Manual de la Calidad radica en su implantacin; debe estar
estructurado de la forma ms adecuada para facilitar su divulgacin, comprensin,
implantacin y mejora permanente.

A continuacin se describir las caractersticas generales que debe tener el MC, el


orden de los apartados donde se indican los requisitos (captulos) a cumplir del
Manual de Calidad, debe ser como aparecen a continuacin segn la Norma ISO
9001:2008.

0.- Descripcin de Manual De Calidad.


1.- Informacin General.
2.- Referencias Normativas.
3.- Mejora Continua.
4.- Sistema de Gestin de la Calidad.
5.- Responsabilidad de la Direccin.
6. Gestin de los Recursos.
7.- Realizacin del Producto.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 28

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

8.-. Medicin, Anlisis Y Mejora.

Cada uno de los apartados anteriores se describir para su mejor comprensin.


0.- DESCRIPCIN DE MANUAL DE CALIDAD

En este captulo se resumen los aspectos relacionados al Manual de Calidad,


como ser distribuido, a quienes y que cambios se han realizado y cuando.
Tiene los siguientes epgrafes:
0.1 Introduccin: Se describe el propsito de hacer el MC, as como los
objetivos del mismo.
0.2 Exordio: Se explicara la importancia que reviste este documento.
0.3 Control de la Distribucin: Se establece como ser la distribucin de
las copias controladas.
0.4 Control de las Revisiones: Aqu se explica cmo se llevar a cabo las
revisiones del Manual y por quien.
0.5 Control de Cambios y Mejoras: En este documento se incluir:
Nivel de revisin.
Seccin y/o pgina.
Descripcin de la modificacin y mejora.
Fecha de modificacin.
Persona que autorizo y su puesto.

1.- INFORMACIN GENERAL

En este captulo se resume la informacin general sobre el lugar donde se est


desarrollando el Manual de Calidad, los antecedentes de la organizacin, su
historia y desarrollo, los aspectos en que est basada la organizacin, as como
los objetivos, poltica y compromiso que tiene la direccin en cuanto al SGC.
Contiene los siguientes epgrafes:
1.1 Antecedentes.
2.1 Planeacin Estratgica.
1.2.1 Filosofa.
1.2.2 Misin.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 29

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

1.2.3 Visin.
1.2.4 Principios.
1.2.5 Valores.
1.2.6 Cdigo De tica.
1.3 Declaracin del Director.
1.3.1 Poltica de Calidad.
1.3.2 Objetivos de Calidad Estratgicos.

2.- REFERENCIAS NORMATIVAS

En el presente capitulo

hay que considerar las normas y leyes, de estricto

cumplimiento que se deben de aplicar en la organizacin y que estn relacionados


con las reas que el Manual de Calidad abarca.
Se deben clasificar las mismas de la siguiente forma:
Ley constitucional.
Leyes federales.
Leyes estatales.
Leyes particulares de la organizacin.

De igual forma proceder con las Normas hasta llegar a los reglamentos
particulares de la organizacin, como por ejemplo un reglamento interno.
Estos documentos no deben de copiarse textualmente, solo hacer la referencia de
su cdigo, haciendo una breve descripcin de en qu consiste.

3.- MEJORA CONTINUA

Este captulo contiene los siguientes epgrafes:


3.1 Trminos y Definiciones
3.2 Siglas Utilizadas en el Manual de Calidad

4.- SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La Norma ISO 9001:2008 tiene los siguientes requisitos de obligatorio


cumplimiento:
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 30

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un


sistema de gestin de la calidad.
La organizacin debe determinar la secuencia e interaccin de los procesos
y gestionarlos adecuadamente.
En el caso que la organizacin subcontrate un proceso externamente, debe
controlar la calidad del mismo.
La organizacin debe tener la siguiente documentacin:
1.- Una poltica de la calidad.
2.- Objetivos de la calidad.
3.- Un manual de la calidad.
4.- Procedimientos documentados.
5.- Los documentos necesarios para asegurar la eficaz planificacin,
operacin y control de los procesos.
6.- Los registros necesarios para demostrar el funcionamiento y eficacia del
sistema de gestin de la calidad.

Para lograr lo anterior hay que tener los siguientes epgrafes:


4.1 Generalidades.
4.1.1 Objetivos del Manual de Calidad.
4.1.2 Alcance del Sistema Administrativo de Calidad.
4.2 Requerimientos de la Documentacin.
4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de Calidad.
4.2.3 Control de Documentos.
4.2.4 Control de Registros.
5.- RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

La Norma ISO 9001-2008 tiene los siguientes requisitos de obligado cumplimiento,


para la direccin de la organizacin:

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 31

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e


implementacin del sistema de la gestin de la calidad, as como de la
mejora continua de la eficacia.
Debe asegurarse de que los requerimientos del cliente se determinan y se
cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente.
Debe establecer una poltica de la calidad.
Establecer unos objetivos de la calidad, en las funciones y niveles
pertinentes de la organizacin.
Definir las responsabilidades y autoridades, y comunicarlas dentro de la
organizacin.
Elegir un responsable del sistema de gestin de la calidad.
Realizar la revisin del sistema de gestin de la calidad a intervalos
planificados.
Actuar en el caso de detectar deficiencias en el resultado de la revisin
anterior.
Es importante guardar el registro de la revisin del sistema de gestin de la
calidad por parte de la direccin, as como de las acciones tomadas en base al
informe.
Para lograr lo anterior hay que tener los siguientes epgrafes:
5.1 Compromiso de la Direccin.
5.2 Enfoque al Cliente.
5.3 Poltica de la Calidad.
5.4 Planificacin.
5.4.1 Objetivos de la Calidad.
5.4.2 Planificacin del Sistema Administrativo de Calidad.
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin.
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad.
5.5.2 Representante del Director.
5.5.3 Comunicacin Interna.
5.6 Revisin por parte de la Direccin.
5.6.1 Generalidades.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 32

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

5.6.2 Informacin para la Revisin.


5.6.3 Resultados de la Revisin.

6. GESTIN DE LOS RECURSOS

Se describirn todos los recursos disponibles en la organizacin, recursos


humanos, infraestructura y ambiente de trabajo. En este captulo, la norma ISO
9001:2008 tiene los siguientes requisitos de obligado cumplimiento, para la
organizacin:
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar y
mantener el sistema de gestin de la calidad, y mejorar continuamente su
eficacia.
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para aumentar la
satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

La norma ISO 9001:2008 utiliza la palabra competencia para describir la suma de


educacin, formacin, habilidades y experiencia adecuada, para lo cual la
organizacin deber:
Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza
trabajos que afecten a la calidad del producto.
Asegurar que su personal es consciente de la pertinencia e importancia
de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la
calidad.
Mantener los

registros

apropiados de la

educacin, formacin,

habilidades y experiencia.
Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los requisitos del producto, como edificios,
espacios de trabajos, maquinaria, software, etc.
Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del producto, ergonoma, seguridad,
control de la higiene, condiciones de los laboratorios, etc.
Para lograr lo anterior hay que tener los siguientes epgrafes:
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 33

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

6.1 Provisin de recursos.


6.2 Recursos Humanos.
6.2.1 Generalidades.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin.
6.3 Infraestructura.
6.4 Ambiente de Trabajo.

7.- REALIZACIN DEL PRODUCTO

Se explica cmo se tiene que desarrollar la fabricacin del producto o la prestacin


del servicio. La norma ISO 9001:2008 tiene los siguientes requisitos de obligado
cumplimiento, para la organizacin:
Planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realizacin del
producto. Ver Gestin y control de procesos.
Determinar los requisitos especificados por el cliente. Dentro de estos,
deben figurar los requisitos para las actividades de entrega y las de
postventa.
Determinar los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el
producto.
Planificar y controlar el diseo y desarrollo del producto. Este es uno de los
apartados ms difciles de implementar en toda la norma, ya que se debe
registrar los elementos de entrada del diseo, verificar todos los resultados,
validar el diseo y desarrollo de acuerdo con lo planificado y registrar todos
los cambios del mismo.
Asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados.
Evaluar y seleccionar a los proveedores en funcin de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo a nuestros requisitos.
Establecer e implementar la inspeccin u otras actividades necesarias, para
asegurarse de que el producto comprado cumple nuestros requisitos.
Planificar y llevar a cabo la produccin y la prestacin del servicio bajo
condiciones controladas.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 34

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Validar los procesos de produccin y prestacin del servicio, donde los


productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de
seguimiento o medicin posteriores.
Identificar el producto por medios adecuados, a travs de toda la realizacin
del producto (trazabilidad).
Cuidar los bienes que son propiedad del cliente, mientras estn bajo
nuestro control.
Preservar la conformidad del producto durante el proceso interno, y la
entrega al destino previsto.
Determinar el seguimiento y la medicin a realizar, y los dispositivos de
medicin y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la
conformidad del producto.
Para lograr lo anterior hay que tener los siguientes epgrafes:
7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto.
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente.
7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con los servicios.
7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con los Servicios que
presta.
7.2.3 Comunicacin con el Cliente.
7.3 Diseo y Desarrollo.
7.3.1 Planificacin del Diseo y Desarrollo.
7.3.2 Elementos de entrada para el Diseo y Desarrollo.
7.3.3 Resultados del Diseo y Desarrollo.
7.3.5 Verificacin del Diseo y Desarrollo.
7.3.6 Validacin del Diseo y Desarrollo.
7.3.7 Control de los cambios del Diseo y Desarrollo.
7.4 Compras
7.4.1 Procesos de Compras.
7.4.2 Informacin de Compras.
7.4.3 Verificacin de los Productos Comprados.
7.5 Produccin y Prestacin del Servicio.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 35

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

7.5.1 Control de la prestacin del Servicio.


7.5.2 Validacin de los Procesos de la Produccin y de la Prestacin del
Servicio.
7.5.3 Identificacin y Trazabilidad.
7.5.4 Propiedad del Cliente.
7.5.5 Preservacin del Producto.
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin.

8.-. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Dentro de este captulo se explica que hay que medir, para que de la informacin
correcta de cmo mejorar el sistema de gestin de la calidad. Entre otros En la
norma ISO 9001-2008 aborda los siguientes aspectos:
Medir la satisfaccin del cliente respecto a nuestros productos y
organizacin.
Realizar a intervalos planificados de auditoras internas para determinar el
estado del sistema de gestin de la calidad.
Aplicar los mtodos apropiados para medir la evolucin de los procesos del
sistema de gestin de la calidad.
Medir y hacer un seguimiento de las caractersticas del producto para
verificar que se cumplen los requisitos del mismo.
Asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos, se
identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no intencionada.
Determinar, recopilar y analizar los datos para demostrar la idoneidad y la
eficacia del sistema de gestin de la calidad.
Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad.
Tomar acciones correctivas para eliminar las causas de las no
conformidades, con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Tomar acciones preventivas para eliminar las causas de las no
conformidades potenciales, con objeto de prevenir su ocurrencia.

Para lograr lo anterior hay que tener los siguientes epgrafes:


Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 36

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y Medicin
8.2.1 Satisfaccin del Cliente
8.2.2 Auditora Interna
8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos
8.2.4 Seguimiento y Medicin del Servicio
8.3 Control del Servicio no Conforme
8.4 Anlisis De Datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Accin Correctiva
8.5.3 Accin Preventiva

Luego de elaborar el MC, se proceder a una revisin por parte del responsable
del proyecto y/o por la alta direccin, de manera que pueda verificarse si lo que se
plasmo en el documento no redunda en algunas cuestiones o documentos de
referencia, as como de revisar si todo lo que se plasmo se llevara a cabo, todo
ello con el fin de que sea aprobado y posteriormente implantado.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 37

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 7.

PREPARAR

PARA

LA

IMPLANTAR

ISO 9001:2008

EL

SISTEMA

DE

GESTIN DE CALIDAD (SGC)

La organizacin debe prepararse para la implementacin del SGC, para ello debe
cubrir tres objetivos claves:
1. Dar a conocer, todos los elementos del SGC que se han diseado y
documentado, a todos en la organizacin.
2. Garantizar que todos conozcan la poltica de calidad, los objetivos de
calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
3. Demostrar la efectividad de su aplicacin.

Para que todo el sistema funcione es necesario que todos dentro de la


organizacin colaboren. Los responsable del proyecto de certificacin tienen que
identificar las necesidades en cuanto a las habilidades y conocimientos que tiene
los integrantes de la ME, para llevar a cabo los procedimientos nuevos o
perfeccionados a su labor diaria, de manera que puedan ser utilizados.

De igual forma se debe actuar con los operarios de equipos, los que deben de
utilizarse de acuerdo al procedimiento y al adiestramiento del personal. Los
responsables del proyecto tienen la obligacin de proveer la capacitacin para
preparar a la organizacin para la implementacin del SGC. Para asegurarse que
la organizacin est preparada para la implementacin del SGC, debe:

Asegurar que se tienen las destrezas, para llevar a cabo esto se requiere:
Evaluar las destrezas del empleado de manera formal segn la Norma.
Mantener registros de lo que los personal realizan de manera competente.
Resolver las discrepancias de las destrezas, si un empleado no cubre las
capacidades necesarias, se debe establecer un plan de accin para cubrir
esas discrepancias hasta que el empleado demuestre de manera
satisfactoria y se registren sus nuevos conocimientos de manera formal.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 38

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Poner en marcha los procedimientos, para ello es necesario poner en marcha


dos aspectos:
Capacitacin: toda la organizacin debe capacitarse acerca del uso de los
procedimientos nuevos incluyendo el mantenimiento de los registros
necesarios. Debe considerarse que esta capacitacin es un aspecto de
implantacin que los responsables del proyecto deben integrar en todos los
elementos del sistema, con el fin que los personal conozcan de una sola
vez lo que tiene que hacer y no hacerlo sin coordinacin durante ms
tiempo. Si los procedimientos son amigables en realidad las necesidades
de capacitacin sern mnimas.
Utilizacin de procedimientos: el personal deben cambiar o perfeccionar
sus mtodos de trabajo a fin de seguir todos los procedimientos e
instrucciones de trabajo.
Realizar auditoras de cumplimiento, los auditores pueden elaborar auditorias a
los operarios a fin de encontrar no conformidades que despus puedan generar
conflictos, esto servir para que los operarios se apeguen a su nueva forma de
trabajo pero tambin ayudara a los auditores internos a adquirir experiencia para
la auditora interna.

Dar seguimiento al desempeo, el uso de procedimiento bajo condiciones reales


es la nica manera de validar el diseo y la implementacin. La efectividad de la
integracin de todos los elementos del sistema puede darse en un periodo de
tiempo relativamente largo, pero debe considerarse que los auditores del
organismo certificador requerirn comprobantes de la satisfaccin durante ese
periodo.

La evaluacin a travs del auditor puede ser efectiva pero tambin lo es la


comunicacin amplia y abierta dentro de todo el sistema, a fin de que dentro de la
organizacin todos los personal revisen la documentacin de manera objetiva y
procurando una opinin constructiva.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 39

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 8.

ISO 9001:2008

REALIZAR AUDITORAS INTERNAS DE VALIDACIN DE

LA IMPLANTACIN DEL MC

La Norma ISO dice que la organizacin debe llevar un sistema de auditoras


internas de calidad, planeado y documentado, para verificar que las actividades de
calidad cumplan con lo planeado y que determine la efectividad del sistema de
calidad. Las auditorias deben programarse de acuerdo con la importancia de la
actividad. La auditoria y el seguimiento deben llevarse a cabo de acuerdo a
procedimientos documentados. El resultado de las auditorias debe ser
documentado y mostrado al personal que tenga la responsabilidad en el rea
auditada. El personal administrador responsable del rea debe tomar acciones
correctivas sobre las deficiencias encontradas por la auditoria.
La auditora interna se lleva a cabo en 4 etapas que son:
1. Preparacin.
2. Realizacin.
3. Reportes.
4. Seguimiento.
La auditoria debe realizarse en cuanto a una planeacin. Las fases mencionadas
anteriormente se describen a continuacin.
1. Preparacin
Establecer quin ser el auditor.
Elaborar el plan de auditora.
Elaboracin de lista de verificacin.
Notificar al rea a auditar del programa y de la fecha programada para la
auditoria.
2. Realizacin
Efectuar junta pre-auditoria si es necesaria.
Efectuar la auditoria basndose en la lista de verificacin examinando
evidencias objetivas (certificados, firmas, reportes, registros, etc.).
En caso de encontrar desviaciones se proceder a indagar su explicacin,
causa y efecto.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 40

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

Anotar cualquier observacin y detalle especfico.


Cualquier desviacin o deficiencia que sea de gravedad y que requiera de
accin correctiva inmediata debe comunicarse al rea correspondiente.
Llevar a cabo una junta post-auditoria con los representantes de las reas
auditadas a fin de informar las desviaciones y resumir lo acontecido,
dndoles oportunidad de aclarar y conseguir los resultados.
3. Reporte
El responsable de auditar elabora un reporte o Informe de Auditora en un
tiempo corto y definido, el reporte contendr el objetivo, nombre y puesto de
la persona auditada, detalle de lo encontrado y nombre del auditor.
El reporte se dirige al rea auditada y tambin al comit que audita.
4. Seguimiento
El seguimiento le compete al rea auditada y el auditor. El rea auditada debe
responder al comit auditor la explicacin de las acciones correctivas a tomar para
cada una de las acciones correctivas, la fecha lmite de implantacin de acciones
correctivas, despus el comit auditor se asegura de recibir la respuesta y evala
la contestacin. Luego se verifica que se haya elaborado un plan de accin,
sugerencia o recomendacin, la cual servir para verificar el grado de avance.
Cuando las desviaciones, sugerencias o recomendaciones se hayan corregido, al
plan de accin se le marca con la leyenda CUMPLIMIENTO o equivalente, y la
fecha en que se confirmo. Entonces se considera la auditoria como cerrada.
5. Registros
La organizacin debe mantener un archivo con la siguiente informacin:
Programa de auditoras.
Plan de auditoras.
Reporte de auditoras.
Informe de seguimientos.
Desviaciones.
Informe de cierre de auditoras.
Certificado de calificacin del personal auditor.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 41

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

El Formulario 4 presentado en la etapa 2 de esta gua ser de utilidad para


llevar a cabo la auditora interna, as se conocer el porcentaje real de
implantacin.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 42

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ETAPA 9.

ISO 9001:2008

SEGUIR DIAGRAMA DE PROCESO DE CERTIFICACIN

Una vez obtenido dentro de las encuestas internas de auditora (Formulario 4) un


porcentaje mayor al 90% se proceder a solicitar el comienzo de la gestin de
certificacin.
PROCESO DE CERTIFICACIN

Este proceso en el cual su objetivo es obtener el registro (certificado de


cumplimiento) de la Norma ISO 9001:2008 consiste en un examen y
reconocimiento formal de la implantacin y eficacia de nuestro SGC, por parte de
un organismo independiente, es por ello que el proceso de certificacin no podr
iniciarse si el SGC no est diseado, autorizado e implantado dentro de la
organizacin, este se lleva a cabo en diversos pasos que se enlistan a
continuacin.
1. Contratar los servicios de una organizacin certificadora: Esta
organizacin debe estar avalada por la Entidad Mexicana de Acreditacin
(EMA), a continuacin se hace mencin de 5 organizaciones certificadoras,
las cuales obtuvieron los porcentajes ms altos de organizaciones
certificadas en Mxico. Datos obtenidos del Directorio de organizaciones
certificadas de la pgina de la Secretaria de Economa.

ORGANIZACIN CERTIFICADORA

PAGINA DE CONTACTO

AMERICAN TRUST REGISTER, S.C.

25.51

http://www.americantrust.com.mx/publico/nosotros.php

IQS CORPORATION, S.A. DE C.V.

22.01

http://www.iqsc.com.mx/iqs.php

GERMANISCHER

LLOYD

11.4

http://www.glc-mexico.com/glcmexico.php

ASOCIACIN DE NORMALIZACIN Y

9.23

http://www.ance.org.mx/index900.html

7.12

http://www.factual-services.com.mx/

CERTIFICATION MEXICO, GLC

CERTIFICACIN, A.C. (ANCE)


FACTUAL SERVICES, S.C.

El procedimiento que suelen usar la mayora de las veces estas organizaciones es


el mostrado en la figura siguiente.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 43

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

1. SOLICITUD

2. COTIZACIN Y
CONTRATO

3. PREAUDITORIA

6. DICTAMEN

5. AUDITORIA 2

4. AUDITORIA 1

7. EMISION DE
CERTIFICADO

8. AUDITORIA DE
VIGILANCIA

9. RENOVACIN DE
CERTIFICADO

Figura 1. Diagrama del proceso de certificacin

De esta manera se explicar cada uno de estos puntos del proceso. Es preciso
mencionar que dentro de este proceso de certificacin mediante una organizacin
certificadora participan dos partes, la primera es el organismo certificador y la
segunda la organizacin a certificar.
1. Solicitud: Esta se lleva a cabo por parte de la organizacin a certificar,
aqu es donde se hace el contacto con el organismo certificador, es
conveniente tener en cuenta como ya se menciono anteriormente que el
organismo certificador debe estar avalado por EMA y que deber ser con la
que la organizacin a certificar se sienta ms cmoda en cuanto la manera
de trabajo as como del presupuesto que se tenga contemplado.
2. Cotizacin y contrato: Esta se realiza por parte de la organizacin
certificadora despus de haber evaluado la organizacin a certificar,
algunos de los puntos clave que se evalan son: el tamao de la
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 44

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

organizacin, el nmero de personal, el giro, la complejidad de la forma de


trabajo, entre algunas otras cuestiones. Una vez abordado esto se procede
a la realizacin de un contrato por ambas parte en la cual se consideran los
derechos y beneficios, tambin se toman en cuenta algunos casos
especiales que podran ocurrir.
3. Pre auditora: Dicha pre auditora suele ser opcional, pues esta sirve de
gua para la ejecucin de la auditoria 1, en esta pre auditora se consideran
los puntos que oficialmente se auditaran, pero si la organizacin a obtener
el certificado se siente lista puede omitir realizarla.
Es comn en este paso que el organismo certificador pida los documentos
del SGC, estos organismos estn interesados sobre todo en la revisin del
manual de calidad, ya que los procedimientos deben de por lo menos
mencionarse en el manual, el MC es comparado con los requerimiento de la
Norma, incluso esta revisin puede hacerse fuera de la organizacin lo que
muchas veces ahorra costos
4. Auditoria 1: Esta auditora se realiza por miembros del organismo
certificador y se puede realizar de manera documental o en sitio (sitio
donde posteriormente se auditara), lo ms recomendable es que se realice
en el sitio que se auditara. Al finalizar esta auditora el organismo
certificador tiene la obligacin de entregar un reporte que contiene las NO
conformidades que el sistema evaluado presento y que son razn de
mejora obligatoria para obtener el certificado, si el sistema evaluado no
presenta NO conformidades que puedan poner en riesgo el sistema se
extiende el certificado, sino es as, se logra una segunda auditoria.
5. Auditoria 2: Una vez determinado por el organismo certificador que la
organizacin tiene conforme a los requisitos de la Norma su SGC se
procede a auditar. En esta auditora el auditor revisa las acciones
correctivas en cuanto a las NO conformidades anteriores, esta auditora se
lleva a cabo en sitio. El procedimiento de la auditoria es el citado en la
etapa anterior.

Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 45

GUA PARA MICRO EMPRESA Facilitando el Proceso de Certificacin

ISO 9001:2008

6. Dictamen: El organismo certificador emite el dictamen de la auditoria 2. En


este punto el organismo certificador emite el resultado de la auditoria ltima,
teniendo como posibles tres resultados que son, la aprobacin, la
desaprobacin, o la aprobacin condicional o provisional.
La aprobacin se da cuando se han encontrado deficiencias menores las
cuales deben solucionarse antes de emitir el certificado.
La desaprobacin que se da frecuentemente cuando en las organizaciones
en SGC

est bien documentado ero mal implantado, en tal caso el

organismo certificador solo emitir el certificado una vez revisado el sistema


exhaustivamente y corregido.
La aprobacin condicional, esto puede dar cuando en la organizacin el
sistema se ha documentado, e implantado pero no se ha trabajado
activamente en una parte de la Norma como puede ser el diseo, auditoras
internas, control de procesos, etc., o cuando una solo rea se encuentra
fuera de norma. Pueden ser muchos las circunstancias que dictaminen este
caso, lo cual obliga a la organizacin a corregir cualquier desviacin en un
tiempo lmite para conseguir la certificacin.
7. Auditoria de vigilancia: Esta se realiza en un periodo no mayor a 12
meses despus de haber obtenido el registro (certificado de cumplimiento
de la norma), estas permiten saber al organismo certificador si el plan de
implantacin del SGC sigue en pie, de no ser as, este puede quitar el
registro a la organizacin. Cabe hacer mencin que el costo de una
auditoria de vigilancia es extra a lo considerado en un inicio dentro del
contrato a menos que alguna de las clausulas lo considere.
8. Emisin de certificado: La emisin del certificado (registro) puede como
se mencion antes obtenerse desde la primer auditoria, o en su caso
despus de la segunda. El organismo certificador emite el registro por
escrito avalado por autoridades nacionales e internacionales y la
autorizacin de utilizar el logo de certificacin, el cual se utilizara en los
documentos en los que se quiera probar que la organizacin certificada
logro obtener el registro bajo la Norma ISO 9001:2008.
Alma Leticia Aguilar Gonzlez

Pgina 46