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CURSO BASICO DE ACCESS - 1

1.1.- ¿Qué es una base de datos?

Se puede definir una base de datos como una colección de datos clasificados y
organizados de acuerdo con unas normas determinadas. Imaginemos los libros de
una biblioteca:

ISBN TITULO AUTOR EDITORIAL TEMA


84-226-6826-2 El valor de educar Fernando Savater Circulo Lectores Educación
84-7614-952-2 Access para Windows Miguel Pardo Anaya Informática
84-85185-12-9 Lazarillo de Tormes Anónimo Martín Casanovas Novela

Los datos que aparecen se refieren a características que presentan todos y cada uno de los
libros de la biblioteca.

1.2.- Elementos de una base de datos.

La información de las bases de datos está organizada en forma de tablas, donde las
filas reciben el nombre de registros y las columnas el de campos.

Las tablas constituyen un elemento muy importante


dentro de Access, ya que son el elemento en el cual
vamos a guardar la información. Todas las acciones que
llevemos a cabo con los demás componentes de Access
tendrán como base al menos una tabla.

Campo
ISBN TITULO AUTOR EDITORIAL TEMA
84-226-6826-2 El valor de educar Fernando Savater Circulo Lectores Educación
Registro 84-7614-952-2 Access para Windows Miguel Pardo Anaya Informática
84-85185-12-9 Lazarillo de Tormes Anónimo Martín Casanovas Novela

Los REGISTROS están formados por la unión de uno o varios campos y contiene
información referente a un elemento concreto dentro de nuestro sistema.

Los CAMPOS constituyen la unidad mínima de información dentro de una base de


datos.

Uno o varios campos forman un registro, uno o varios registros forman una tabla, y
una o varias tablas forman una base de datos. Cada uno de los datos individuales
que vamos a almacenar constituye un campo. Ejemplo: Título del libro, Autor, ...

Registro Campo
1.3.- Las bases de datos en Access.

Una base de datos en Access está formada por varias tablas, cada una de las cuales
guarda información distinta. El conjunto de todas ellas relacionadas entre sí es lo
que llamamos base de datos y se grabará en un único fichero *.mdb. A diferencia
de otros programas que trabajan con bases de datos, en Access existe un elemento
diferenciador las tablas.

Guardaríamos en cada tabla información independiente de las otras dos. Todas las
tablas en las que guardamos información constituyen nuestra base de datos.

1.4.- Operaciones Básicas.

Una base de datos nos sería de poca utilidad si no nos permitiera hacer con ella una
serie de operaciones como pueden ser Añadir o Borrar información.

1. Añadir Información: Cada vez que tengamos un nuevo socio, un nuevo


libro, o un nuevo préstamo tendremos que rellenar la ficha correspondiente.

2. Borrar información: Esta operación nos permitirá eliminar información de


la base de datos por diferentes motivos.

3. Modificar información: Cada vez que se produce un error buscaremos la


ficha correspondiente y corregiremos el dato erróneo.

4. Clasificar información: Necesitaremos agrupar la información con arreglo


a diferentes criterios. Por ejemplo, ordenar los socios alfabéticamente para
poder buscar su ficha si no sabemos su código de socio.

5. Consultar los datos almacenados: Esta es quizás la operación más


importante ya que no tiene sentido guardar información que nunca nos va a
interesar recuperar.