Está en la página 1de 54

MANUAL DE CONTRATACIN

Bogot D.C., Agosto 2014

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2


CAPTULO I------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4
GENERALIDADES--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.1
OBJETIVO------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.2

ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------- 4

1.3 TRMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------- 4


1.4

PRESENTACIN DE LA ENTIDAD --------------------------------------------------------------- 11


1.4.1 COMPETENCIA DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE ------------------------- 12
1.4.2 DELEGACIN CONTRACTUAL DEL DAPRE ------------------------------------------------- 13
1.4.3 DEL COMIT ASESOR PARA LA ORDENACIN DEL GASTO ----------------------------- 14

1.5 MODALIDADES DE SELECCIN ---------------------------------------------------------------------------------------- 14


CAPTULO II --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16
PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA GESTIN CONTRACTUAL ------------------------------------- 16
2.1
PLANEAR LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL ----------------------------------------------------- 16
2.2

ELABORAR Y ACTUALIZAR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. ---------------------------- 17

2.3
ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIN,
EXPEDICIN, PUBLICACIN, ARCHIVO Y DEMS ACTIVIDADES DE GESTIN DOCUMENTAL. - 17
2.4

COMUNICACIN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS. ------------------------------- 24

2.5

SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE LOS CONTRATOS. ---------------- 25

2.7

LIQUIDACIN DE CONTRATOS ----------------------------------------------------------------- 31


2.7.1 Liquidacin Bilateral ----------------------------------------------------------------------------- 31
2.7.2 Liquidacin Unilateral ------------------------------------------------------------------------------ 32

2.8
HACER SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIN DE LOS
CONTRATOS. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 33
2.9
ADMINISTRAR LAS CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE
LOS PROCESOS DE CONTRATACIN. ------------------------------------------------------------------ 33
CAPTULO III -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE SELECCIN ------------ 35
CAPTULO IV ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41
2

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIN DE CONTRATOS ------------------------------ 41


CAPTULO V-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42
BUENAS PRCTICAS DE LA GESTIN CONTRACTUAL -------------------------------------------------------------- 42
5.1
BUENAS PRCTICAS EN LA ETAPA DE PLANEACIN --------------------------------------- 43
5.2
BUENAS PRCTICAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL (SELECCIN Y
CONTRATACIN)------------------------------------------------------------------------------------------- 44
5.3

BUENAS PRCTICAS EN LA SUPERVISIN DEL CONTRATO ------------------------------- 46

5.4

BUENAS PRCTICAS EN LA LIQUIDACIN DEL CONTRATO -------------------------------- 47

5.5

APLICACIN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO ------ 47

5.6
BUENAS PRCTICAS EN LA UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA
GESTIN CONTRACTUAL --------------------------------------------------------------------------------- 49
5.7
MECANISMOS DE PARTICIPACIN DE LA CIUDADANA A TRAVS DE VEEDURAS
ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIN ----------------------- 50
CAPTULO VI-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 51
CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. -------------------------------------------------------- 51
CAPTULO VI-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 53
CONTRATACIN DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ -------------------------------- 53
CAPTULO VII ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
DISPOSICIONES FINALES ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
7.1
MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------ 54
7.2

DOCUMENTOS TCNICOS ---------------------------------------------------------------------- 54

7.3

DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------------- 54

7.4

VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA ------------------------------------ 54

7.5

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------- 54

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO I
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
Definir las directrices para el desarrollo de los procesos contractuales que se requieran para la adquisicin
de bienes, servicios y obras del DAPRE en el marco de la normatividad vigente.
Las disposiciones sealadas en el presente Manual de Contratacin, tienen por objeto dar cumplimiento a
lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente y los
principios que rigen la funcin administrativa, y la actividad contractual de la Entidades sometidas al Estatuto
de Contratacin Pblica.
1.2 ALCANCE
El Manual de Contratacin adoptado por el DAPRE, deber ser observado y acatado por todos los
servidores pblicos que presten sus servicios en los diferentes Despachos, Secretaras, Altas Consejeras,
Programas Presidenciales, reas, Oficinas y dems dependencias de la Entidad en el desarrollo de su
actividad contractual. El presente manual establece los procedimientos para desarrollar la gestin
contractual, as como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los
contratos celebrados por el DAPRE.
1.3 TRMINOS Y DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en la cual


se estipula la fecha de iniciacin para la ejecucin del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza
su plazo de ejecucin, si as se pact en el contrato.

ACTA DE SUSPENSIN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan la


suspensin del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que
impiden la ejecucin del mismo.

ACTA DE REINICIACIN: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensin del


contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciacin de las
actividades. Este documento ser firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a
actualizar la garanta nica.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIN: Es el documento que contiene los datos


referentes a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios
4

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

objeto del contrato y la manifestacin del contratante de recibirlos a satisfaccin o con


observaciones.

ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIN: Es el Acto Administrativo


por el cual la Entidad manifiesta su voluntad de adjudicar o declarar desierto un proceso de
seleccin.

ADENDA: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones.

ADICIN: Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato.

ADJUDICAR: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluacin o de
culminacin de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a travs de un Acto
Administrativo Motivado que el contrato producto del proceso de seleccin, se suscribir con el
proponente que haya obtenido la mejor calificacin o haya presentado el menor precio.
El Acto Administrativo de Adjudicacin se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de
manera que solo puede impugnarse ante la jurisdiccin contenciosa administrativa.
Cuando se trate de una licitacin pblica, la adjudicacin se har en audiencia pblica.

ANTICIPO: Son los recursos pblicos entregados al contratista como un avance para la debida
ejecucin del objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversin aprobado, bajo la
supervisin y vigilancia del interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la
forma prevista en el contrato. El monto entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del
valor del contrato, de acuerdo con el pargrafo del artculo 40 de la ley 80 de 1993.
Para los contratos de obra, concesin, salud cuyo monto sea superior a la menor cuanta de la
entidad contratante, y para los que se realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir
una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo
de anticipo en los trminos previstos en el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011, segn se opte por una
u otra figura en el contrato.

AMPLIACIN: Extender en el tiempo, implica solo una prolongacin en el tiempo del plazo
establecido para la ejecucin de una etapa del proceso.

AUDIENCIA PBLICA: Sesin pblica dispuesta para la distribucin de riesgos, aclaracin de


pliegos y adjudicacin de un proceso licitatorio.

AUTONOMA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una


Entidad, una persona jurdica o natural, para adquirir obligaciones y esa autonoma es derivada de
la ley.
5

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN


UTILIZACIN: Bienes y Servicios de caractersticas homogneas que pueden utilizarse por las
diferentes dependencias, independiente de la misin de cada una de ellas. Son aquellos que poseen
las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas
descriptivas y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.

CESIN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o
jurdica la obligacin de continuar con la ejecucin de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho
acto solo proceder con previa autorizacin expresa y escrita de la Entidad.
CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento por el cual se
separa de un determinado rubro del presupuesto de la Entidad pblica una suma especfica de
dinero con el fin de destinarla a la seleccin de un contratista en un proceso determinado, y cuya
funcin o propsito es el reservar recursos presupuestales para la celebracin de un contrato
orientado a la ejecucin de un proyecto o un programa especfico, sin el cual dicho proyecto o
programa no se puede llevar a cabo.

CLUSULA: Estipulacin contractual que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo
de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado.

CLUSULAS EXCEPCIONALES: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por
objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares, diferentes a las que normalmente
se pactan en los contratos entre particulares.
En todos los casos, estas clusulas buscan evitar la paralizacin o la afectacin grave de los
servicios pblicos que se esperan proveer con la ejecucin de un contrato, por lo cual el Estado
tiene el derecho de actuar unilateralmente. Esta es la condicin esencial para que el ente pblico
pueda interponerlas.

COMODATO: El comodato es un contrato a travs del cual, una parte llamada comodante, da en
prstamo un bien mueble o inmueble, no consumible a otra parte llamada comodatario, con el fin de
ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilizacin. Se caracteriza por ser
eminentemente gratuito.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando
una de las partes es una persona de derecho pblico, estaremos frente a un contrato estatal, si las
partes son todas personas jurdicas de derecho pblico tendremos un contrato nter administrativo.

COMPETENTE CONTRACTUAL: Es el funcionario Pblico que por delegacin del Director del
Departamento Administrativo tiene la facultad de comprometer los recursos de la entidad

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurdica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue
escogida por ser la ms favorable para los fines que busca la Entidad.
6

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIN: Formato en el cual se encuentran los trminos o plazos


estipulados para llevar a cabo todo el proceso de contratacin; desde la fase preparatoria hasta la
contractual.

DECLARACIN DE DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIN: Circunstancia que resulta de


la no adjudicacin del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumpli con los factores
de escogencia y condiciones tcnicas mnimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se
presentaron proponentes al proceso.
Dicha declaracin solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. Se
declara por acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.
El Decreto 1510 de 2013, respecto de la declaratoria de desierta de un proceso de seleccin,
establece lo siguiente:

Licitacin Pblica: La entidad estatal que haya declarado desierta una licitacin puede
adelantar el Proceso de Contratacin correspondiente aplicando las normas del proceso de
seleccin abreviada de menor cuanta, para lo cual debe prescindir de: a) recibir
manifestaciones de inters, y b) realizar el sorteo de oferentes. En este caso, la entidad estatal
debe expedir el acto de apertura del proceso de contratacin dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la declaratoria de desierta.
Menor Cuanta: En caso de declararse desierto el proceso de seleccin abreviada de menor
cuanta, la Entidad podr iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de
pliego de condiciones.
Subasta Inversa: Si no se presentara ningn proponente para participar en la subasta, la
Entidad ampliar el plazo para la presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial
de precio, si en este evento no se presentara ningn proponente, la entidad declarar desierto
el proceso de seleccin. Si resulta un solo proponente habilitado, la Entidad le invitar a una
negociacin en la que obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada; si fracasa
dicha negociacin, la Entidad declarar desierto el proceso contractual. En caso de declararse
desierto el proceso de seleccin abreviada de subasta inversa, la Entidad podr iniciarlo de
nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones.
Concurso de Mritos: Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podr iniciarlo de
nuevo, prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones.
Mnima Cuanta: En caso de no lograrse la adjudicacin de un proceso de seleccin de
mnima cuanta, la Entidad declarar desierto el proceso mediante comunicacin motivada que
se publicar en el SECOP.

DEROGAR: Quitar, suprimir, dejar sin vida una norma. Excepcin hecha en una determinada
materia o en un caso particular, a una norma general que sigue vigente.

EJECUTAR EL CONTRATO: Es cuando se desarrollan las actividades del contrato; en el inicio de la


ejecucin es precisa la aprobacin de la garanta por la entidad, siempre que esta ampare el
7

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

cumplimiento oportuno e idneo del respectivo contrato y la existencia de disponibilidad


presupuestal.

ESTUDIO DE MERCADO: Es la evaluacin general que debe realizar la entidad previa contratacin,
en el cual se debe analizar la oferta y la demanda y hacer una comparacin de estas para generar
una idea sobre la viabilidad de la contratacin del bien, obra o servicio.

ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos
definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, invitacin
pblica o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente,
puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

FONDOS: Cdigo que identifica el tipo de recurso o fuente de financiacin.

GARANTAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.

GESTIN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeacin, coordinacin,


organizacin, control, ejecucin y supervisin de los Procesos de Contratacin de una Entidad
Estatal.

INFORME DE EVALUACIN: Documento en el que se consigna el resultado de la comparacin de


las propuestas recibidas con ocasin de los procesos de seleccin adelantados por la Entidad.

INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a travs del cual el interventor o
el supervisor da cuenta a la Entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecucin del
contrato. Sus informes estn destinados a servir de medios de prueba sobre el cumplimiento del
contrato, o bien, para la imposicin de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten
situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.

INTERVENTOR O SUPERVISOR: Se entiende como el agente que controla, vigila, supervisa o


coordina la ejecucin del contrato con el nimo de que este se cumpla a cabalidad o por el contrario,
cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los
contratistas incumplidos.
Como regla general para lograr una adecuada Interventora en los contratos, quien ejerza esta
actividad tendr en cuenta que es necesario llevar a cabo controles desde el punto de vista
administrativo, financiero y tcnico cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen, o
cuando la ley lo exija.
Por otro lado, el supervisor es el servidor pblico o contratista responsable de la vigilancia tcnica,
administrativa, financiera y legal que se realiza sobre el cumplimiento del objeto contratado por la
Entidad en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados, cuando no se requieran de
conocimientos especializados.
8

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

La supervisin e interventora cumplirn sus funciones de conformidad con las Leyes 80 de 1993,
1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 1510 de 2013, adems de lo establecido en este Manual.

INTERVENTORA O SUPERVISIN: Consiste en la labor de inspeccin, vigilancia y control, con el


fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo,
tiempo y lugar pactados.

LIQUIDACIN: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes
verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones de l derivadas con el fin
de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecucin.

LIQUIDACIN UNILATERAL: Es el procedimiento efectuado por la Entidad para liquidar


unilateralmente un contrato mediante acto administrativo motivado, cuando no se posible lograr la
liquidacin bilateral, previo agotamiento de los requisitos legales establecidos.

MANEJO DE ANTICIPO: La ley establece que el anticipo en los contratos no puede ser superior al
50% y ese anticipo, que generalmente se refiere a la inversin de los recursos que se entregan
anticipadamente, es vigilado por el interventor del respectivo contrato. El anticipo puede ser
destinado para la apropiacin presupuestal, es decir para el pago del personal, compra de materiales
entre otros.

MINUTA: Extracto o borrador de un contrato, anotando las clusulas o partes esenciales, para
despus extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfeccin.

MULTA: Para algunos tratadistas, no es considerada una sancin, sino ms bien un enrgico
llamado de atencin, con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado, cuando el
contratista incumple parcialmente una o ms clusulas del contrato.

PAC: Es el Plan Anualizado de Caja; es decir es la planeacin de los flujos de fondos a travs de un
periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o
presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Herramienta que facilita a las entidades estatales identificar,
registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y el diseo de
estrategias de contratacin que permiten incrementar la eficiencia del proceso de contratacin.1

PLAZO DE EJECUCIN: Es el tiempo especfico en el que se han de realizar las actividades


previstas en el contrato, fuera del cual ello ya no ser posible; en todo caso, el plazo de ejecucin
empezar a contarse desde la fecha en que el competente contractual imparta aprobacin a la
garanta que se obliga a constituir el contratita, o desde la fecha en que se suscriba el acta de

Gua para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Colombia Compra Eficiente.


9

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

inicio, para el efecto, el contrato correspondiente sealar la condicin para iniciar la ejecucin
contractual.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene la descripcin tcnica, detallada y


completa del bien o servicio requerida por la Entidad a travs de un proceso de seleccin, los
requisitos objetivos de participacin de oferentes, los criterios de seleccin, las condiciones de costo
y calidad, el cronograma y la informacin del contrato a celebrar.

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurdica que aspira celebrar contratos o cualquier acuerdo
de voluntades con la Entidad y presenta de manera formal una propuesta a la Entidad.

PRRROGA: Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecucin de un contrato.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectacin definitiva de la partida presupuestal destinada al


cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el
perfeccionamiento y legalizacin del contrato.

REQUERIMIENTO: Es el documento (ya sea fsico o mediante correo electrnico) mediante el cual
la Entidad le solicita al proponente aclaracin sobre el contenido de su propuesta o sobre los
requisitos habilitantes, con el fin de realizar a cabalidad el procedimiento de evaluacin de las
propuestas. La existencia de esta solicitud no admite de manera alguna, la posibilidad de que el
proponente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta.

RESOLUCIN DE APERTURA: Es un acto administrativo de trmite que seala el trmino del


proceso de seleccin, proferido por el Representante Legal de la Entidad o su delegado, en el cual
se incluirn las exigencias previas de un proceso de seleccin; por ser un acto de trmite no tiene
recursos, se puede demandar en accin de nulidad.

RUBRO O POSICIN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la Entidad que se


afecta especficamente para el desarrollo de un proceso de seleccin o un contrato; dicha afectacin
se hace en los trminos dispuesto por la Ley Orgnica de Presupuesto.

SECOP: Sistema Electrnico de Contratacin Pblica.

SIIF: Sistema Integrado de Informacin Financiera.

SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: El artculo 1 de la Ley 1562 de 2012, el


Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y
procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como consecuencia del trabajo
que desarrollan (). De igual forma establece el artculo 2 ibdem, que en forma obligatoria deben
afiliarse al sistema las personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios
10

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

con entidades o instituciones pblicas con una duracin superior a un mes y con precisin de las
situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestacin.
USUARIO: Es quien requiere la contratacin de bines, servicios u obras.
VEEDURAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIN ESTATAL: Establecidas conforme la ley,
pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del
proceso de contratacin. Es obligacin de las Entidades Estatales convocarlas para adelantar el
control social a cualquier proceso de contratacin, para lo cual la entidad suministrar toda la
informacin y la documentacin pertinente que no aparezca publicada en la pgina Web de la
Entidad.

1.4 PRESENTACIN DE LA ENTIDAD


NATURALEZA JURDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
El Departamento Administrativo de Presidencia de la Repblica (DAPRE) fue creado mediante la Ley 3a. de
1898 y reestructurado mediante el Decreto 3443 de 2010, Decreto 3444 de 2010, el Decreto 3445 de 2010,
el Decreto 4679 de 2010 y el Decreto 123 de 2011.
La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, tenga
una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organizacin, por lo que
cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma.
De conformidad con la Ley 55 de 1990 el objeto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Repblica es Asistir al Presidente de la Republica, en el ejercicio de sus facultades constitucionales y
legales, y prestarle el apoyo administrativo y los dems servicios necesarios para dicho fin.
Tiene regmenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y
prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.
De conformidad con el artculo 56 de la Ley 489 de1998: La Presidencia de la Repblica estar
integrada por el conjunto de servicios auxiliares del Presidente de la Repblica y su rgimen ser el de un
Departamento Administrativo..
En conclusin, el DAPRE es una Entidad del nivel central, del orden nacional, con naturaleza jurdica de
Departamento Administrativo, clasificada orgnicamente en la Rama Ejecutiva y que hace parte del
Sector Administrativo de la Presidencia de la Repblica.
COMPETENCIA Y DELEGACIN EN EL DAPRE
En los trminos del artculo 12 de la ley 80 de 1993 que permite a los jefes y los representantes legales de
las Entidades Estatales, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar
11

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

la realizacin de licitaciones en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o
ejecutivo o en sus equivalentes, la suscripcin de los contratos en EL DAPRE se har por los funcionarios
delegados en los estrictos trminos de la delegacin >de ordenacin del gasto, bien por la naturaleza o
cuanta del contrato a suscribir, ordenada mediante Acto Administrativo proferido por el Director del DAPRE.
1.4.1

COMPETENCIA DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL DAPRE

a. SUBDIRECTOR DE OPERACIONES DEL DAPRE:


I.
II.
III.

Delegacin para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de seleccin


sealados por el artculo 1 de la Resolucin No. 2286 de 2011 (Ver Documento Resolucin
2286 de 2011 - Aplicativo SIGEPRE).
Delegacin para expedir certificaciones y autorizaciones de contratos de prestacin de
servicios y plan anual de adquisiciones establecida por el artculo 7 de la Resolucin No.
3016 de 2010 (Ver Documento Resolucin 3016 de 2010 - Aplicativo SIGEPRE).
Delegacin para la suscripcin de convenios o acuerdos internacionales, dicha delegacin
incluye la ejecucin de las actividades compendiadas en las etapas pre-contractual,
contractual y post contractual necesarias para la ejecucin de los convenios y las
contrapartidas nacionales estipuladas en el artculo 1 de la Resolucin No. 1564 de 2012
(Ver Documento Resolucin 1564 de 2012 - Aplicativo SIGEPRE).

b. JEFE DEL REA ADMINISTRATIVA DEL DAPRE:


I.

Delegacin para ordenar el gasto y celebrar contratos en los procesos de seleccin


sealados por el artculo 2 de la Resolucin No. 2286 de 2011 (Ver Documento Resolucin
2286 de 2011 - Aplicativo SIGEPRE).

c. SUBDIRECCION GENERAL DEL DAPRE:


I.

Contratacin con la Imprenta Nacional de Colombia, como Subdirector (a) de Operaciones Ad


- hoc del DAPRE, de conformidad con la Resolucin N 3016 del 31 de Diciembre de 2010 y
los Decretos 4414 de 24 de noviembre de 2010 y 1383 del 23 de Julio de 2014. (Aplicativo
SIGEPRE).

d. DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS


ESPECIALES PARA LA PAZ:
I.

Delegacin para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto celebrar contratos y


reconocer y ordenar los pagos del presupuesto de funcionamiento e inversin, segn lo
12

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

establecido en el artculo 4 de la Resolucin 3016 de 2010 (Ver Documento - Resolucin


3016 de 2010 (Aplicativo SIGEPRE).
II.

1.4.2

Delegacin para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se


requieran en el rubro Transferencias Corrientes Fondo de Programas Especiales para la
Paz, segn lo establecido en el artculo 5 de la Resolucin No. 3016 de 2010 (Ver
Documento - Resolucin 3016 de 2010 (Aplicativo SIGEPRE).

DELEGACIN CONTRACTUAL DEL DAPRE

De conformidad con la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, la


actividad contractual est desconcentrada y delegada en las dependencias y funcionarios sealados
anteriormente. Sin embargo, el rea de Contratos del DAPRE, conforme a lo dispuesto en el artculo 26 del
Decreto 394 de 2012, cumple con las siguientes funciones:

Adelantar los procesos de contratacin para la adquisicin de bienes, servicios y obras demandados
por la Entidad, y vigilar porque estos se lleven a cabo con el cumplimiento de las normas legales
vigentes.

Controlar y verificar la elaboracin legal de los contratos y adelantar los trmites de su legalizacin.

Preparar los actos administrativos por incumplimiento de las obligaciones de los contratistas, previa
solicitud del supervisor del contrato.

Verificar y efectuar el trmite previo para el cobro de los riesgos asegurados en la contratacin cuando
hubiere lugar a ello.

Preparar y tramitar los Actos Administrativos, relacionados con el proceso contractual.

Expedir las certificaciones de los contratistas.

Presentar los informes que le solicite el Subdirector de Operaciones en relacin con los asuntos a su
cargo.

Aplicar mtodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la
gestin y operacin de la dependencia a su cargo.

Las dems que correspondan con la naturaleza de la dependencia.

DIRECTOR DEL PROGRAMA PRESIDENCIAL PARA EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES


PARA LA PAZ: El Director del Programa, ostenta la delegacin para:
13

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

1.4.3

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Comprometer el presupuesto, ordenar el gasto y celebrar contratos que se requieran en los rubros de
Transferencias Corrientes, Funcionamiento e Inversin Fondo de Programas Especiales para la Paz.
DEL COMIT ASESOR PARA LA ORDENACIN DEL GASTO

De conformidad con lo dispuesto por el artculo 9 de la Resolucin No. 3016 de 2010, se cre en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica el Comit Asesor para la Ordenacin del
Gasto, el cual est integrado por:

El Subdirector de Operaciones o su delegado quien lo presidir


El Asesor del Subdirector de Operaciones
El Jefe del rea de Contratos
El Jefe del rea Administrativa
El Jefe del rea Financiera
El Jefe de la Oficina de Planeacin
El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto
Quien requiera el bien, servicio u obra o su delegado, con voz y voto

El comit tendr como objeto velar para que las actuaciones de quienes intervengan se realicen conforme a
los principios de transparencia, economa, responsabilidad y a los postulados de la funcin administrativa,
tal como lo ordenan las normas vigentes. Para tal efecto cumplir las siguientes funciones:
Recomendar al ordenador del gasto la necesidad, conveniencia, oportunidad de la contratacin previa
revisin de la existencia de los estudios jurdicos, financieros, tcnicos y econmicos de los procesos
de contratacin, con excepcin de la contratacin inferior a 10 SMMLV la cual se tramitar
directamente por el Jefe del rea Administrativa.
Recomendar al ordenador del gasto la adjudicacin o declaratoria de desierta de los procesos de
seleccin que se adelanten y la contratacin de bienes y servicios por contratacin directa.
Recomendar al ordenador del gato las prrrogas, adiciones y modificaciones a los contratos.
Asistir a las audiencias de adjudicacin y de subasta inversa presencial.

1.5

MODALIDADES DE SELECCIN

La gestin precontractual y contractual en el DAPRE se realiza conforme lo preceptuado en la Constitucin


Poltica, y en la normatividad contractual vigente (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos
Reglamentarios), inicia con la solicitud de contratacin que realiza el Dependencia al respectivo competente
contractual, adjuntando los documentos soportes. Una vez sta sea aprobada, el rea de contratos, de
conformidad con el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 y dependiendo del objeto a
contratar iniciar el respectivo proceso de seleccin, a travs de las siguientes modalidades con cada una
de sus causales:
14

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

1. Licitacin pblica
2. Seleccin abreviada
3. Concurso de mritos
4. Contratacin directa
5. Invitacin pblica de mnima cuanta
Cada procedimiento de seleccin debe ajustarse a lo sealado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la
Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales
para cada uno de ellos. Las cuales pueden ser consultadas en el Normograma del proceso de adquisicin
de bienes y servicios en el aplicativo (SIGEPRE).

15

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO II
PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA GESTIN CONTRACTUAL
2.1 PLANEAR LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Toda la gestin contractual del DAPRE se fundamenta en una planeacin previa que pretende el
cumplimiento de los propsitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar
que la seleccin de un contratista, la suscripcin de un contrato, su ejecucin y liquidacin, sea producto de
la improvisacin.
En desarrollo de este principio, antes del inicio de la vigencia, todas las dependenciasdeben analizar las
necesidades de contratacin existentes y su priorizacin, lo cual se deber ver reflejado en el Plan Anual de
Adquisiciones de conformidad con el presupuesto asignado en la correspondiente vigencia fiscal.
Adicionalmente, la posible contratacin deber contribuir al logro de las metas de los indicadores y
actividades del Proyecto de Inversin (si aplica) e indicadores del Plan Operativo.
A su vez, en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993 y en el Captulo VII Estructura y documentos del Proceso
de Contratacin, Ttulo II, Captulo I Planeacin del Decreto 1510 de 2013, se establece que previo a la
apertura de un proceso de seleccin o de la suscripcin del contrato, segn la modalidad utilizada, la
dependencia del DAPRE que requiera el bien, servicio u obra, elaborar el insumo tcnico o estudio previo
cuando corresponda de acuerdo a las necesidades que tenga la dependencia. sta deber establecer el
objeto, el alcance y el tipo de contratacin segn los criterios establecidos. Adicionalmente, se deber
establecer el monto, el horizonte y la forma de pago del contrato a celebrar, as como los riesgos y los
controles que se deben implementar durante la ejecucin del contrato. Todo lo anterior quedar incluido en
los insumos tcnicos o estudios previos que presenten las dependencias al rea de Contratos para su
evaluacin.
Los insumos tcnicos o estudios previos, cuando haya lugar, deben estar acompaados de las
autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecucin, y cuando el contrato incluye diseo y
construccin, deber incluir los documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto. Igualmente se deber
realizar el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratacin desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica, y de anlisis de riesgo y si este contrato
contribuye al logro de las metas (indicadores y actividades) establecidas en el Proyecto de Inversin y
justificar la manera en como lo hace. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este anlisis en los
documentos del proceso.

16

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

2.2 ELABORAR Y ACTUALIZAR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.


El Decreto 1510 de 2013 en su artculo 4 establece las condiciones que deben tener en cuenta las
entidades para la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) a ms tardar el 31 de enero de cada ao, segn lo
establecido en el artculo 74 de la Ley 1474 de 2011.
En este sentido, la Oficina de Planeacin de la Entidad defini los lineamientos y orientaciones para la
formulacin y modificacin del Plan Anual de Adquisiciones, los cuales se encuentran establecidos en el
Lineamiento del Plan Anual de Adquisiciones (Cdigo L-DE-02) y el Procedimiento para la Formulacin,
Ejecucin y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones (Cdigo P-DE-03), estos documentos se
encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE.
Con base en lo anterior, las diferentes dependencias del DAPRE para la formulacin del Plan deben enviar
a la Oficina de Planeacin debidamente diligenciado el Formato Programacin y Seguimiento al Plan Anual
de Adquisiciones (F-DE-34), para su correspondiente revisin. Adicionalmente, en caso de que se requiera
modificacin del Plan se deber diligenciar el Formato Solicitud de modificaciones al Plan Anual de
Adquisiciones (F-DE-33).
La Oficina de Planeacin remitir a las reas Financiera y de Contratos el Proyecto de Programacin y
Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, para la revisin de acuerdo con sus competencias para validar
la informacin y posterior aprobacin del mismo por parte del Subdirector de Operaciones.
Por otro lado, semanalmente se realiza seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en los Comits de
Seguimiento por parte de la Subdireccin de Operaciones. El Subdirector, convoca a todos los Jefes de
rea y de Oficina que hacen parte de la Subdireccin, y cuando se requiera a los representantes de otras
dependencias. Este seguimiento se hace con el objetivo de verificar el cumplimiento de las metas
presupuestales programadas.

2.3 ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIN,


EXPEDICIN, PUBLICACIN, ARCHIVO Y DEMS ACTIVIDADES DE GESTIN DOCUMENTAL.
Para iniciar cualquier proceso de contratacin, las dependencias usuarias deben partir del principio de
planeacin, es decir del anlisis de las necesidades de contratacin existentes y su priorizacin.
Sin perjuicio de los documentos que a continuacin se sealan deben tenerse en cuenta los especficos
segn el tipo de proceso, as:

17

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Proceso

Documentos

Mnima Cuanta

Concurso
Mritos

Solicitud
Estudio de mercado
Anlisis del sector
Estudios Previos
(Formato F-BS-31)
Invitacin pblica

de Estudio de mercado
Anlisis del sector
Insumos Tcnicos
(Formato F-BS-30)
Estudios Previos
Pliego de Condiciones

Menor Cuanta

Solicitud
Estudio de mercado
Anlisis del sector
Insumos Tcnicos
(Formato F-BS-26)
Estudios Previos
Pliego de Condiciones

Licitacin
Pblica

Solicitud
Estudio de mercado
Anlisis del sector
Insumos Tcnicos
(Formato F-BS-29)
Estudios Previos
Pliego de Condiciones

Subasta Inversa

Solicitud
Estudio de mercado
Anlisis del sector
Ficha Tcnica

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Responsable
Dependencia
Dependencia
Dependencia
Dependencia

usuaria
usuaria
usuaria
usuaria

rea de Contratos y rea


Administrativa
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria y rea de
Contratos
rea de Contratos, rea
Administrativa o Subdireccin de
Operaciones.
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria y rea de
Contratos
rea de Contratos, rea
Administrativa.
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria y rea de
Contratos
rea de Contratos, rea
Administrativa o Subdireccin de
Operaciones.
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
18

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Proceso

Documentos
Insumos Tcnicos
(Formato F-BS-28)
Estudios Previos
Pliego de Condiciones

Contratacin
Directa

Solicitud
Oferta
Anlisis del sector
Estudios Previos
(Formato F-BS-32)

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Responsable
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria y rea de
Contratos
rea de Contratos, rea
Administrativa o Subdireccin de
Operaciones.
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria
Dependencia usuaria

Los formatos de Estudios Previos e Insumos Tcnicos se encuentran publicados en el SIGEPRE y son
revisados y actualizados en caso de requerirse de acuerdo a la normatividad vigente y a las necesidades del
DAPRE.
El Estudio de Mercado se debe adjuntar con la solicitud de contratacin, los soportes de las invitaciones a
cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del
proceso de seleccin.
Las invitaciones a cotizar debern contener los requerimientos tcnicos mnimos del objeto a contratar, los
cuales debern establecerse en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara
y puntual. El presupuesto oficial deber establecerse con fundamento en el promedio que arrojen como
MNIMO TRES (3) COTIZACIONES; por tanto, es deber de los usuarios remitir la precitada invitacin al
mayor nmero de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento a la directriz antes
citada.
En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mnimo TRES (3)
COTIZACIONES, en razn a que los invitados no remitieron cotizacin, se debern adjuntar las
CONSTANCIAS con las cuales se evidencie la invitacin efectuada y si es posible la respuesta negativa por
parte del invitado a cotizar.
Las invitaciones a cotizar podrn ser remitidas va FAX, CORREO ELECTRNICO, o RADICADAS
DIRECTAMENTE en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto,
el usuario deber dejar CONSTANCIA del envo y recibo por parte de la persona natural o jurdica a la cual
se haya hecho extensiva dicha invitacin. Adicional a los parmetros antes establecidos, el Estudio de
Mercado, podr llevarse a cabo tambin con informacin correspondiente a valores histricos, estudios de
mercado realizados para otros procesos, ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Gran
Almacn.
19

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Cada procedimiento de seleccin debe ajustarse a lo sealado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la
Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013, dependiendo del objeto a contratar.
Para la elaboracin de los documentos mencionados, las dependencias usuarias adems de lo establecido
en la normatividad vigente en materia contractual, debern tener en cuenta los lineamientos dados por la
Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente, los cuales se encuentran
publicados en el Sistema para la Contratacin Pblica SECOP (www.colombiacompra.gov.co)
Las solicitudes de contratacin deben estar acompaadas adems de lo anteriormente mencionado, de los
soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artculo 20 del Decreto 1510 de 2013,
entre los cuales se encuentran:
a. Documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate de procesos que incluyan
diseo y construccin,
b. Autorizaciones, permisos, licencias
c. Soportes del estudio de mercado (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas)
Igualmente se deben aportar los siguientes documentos en el caso de la contratacin directa:
Causal

Documentos a aportar

1. El certificado de existencia y representacin legal, o copia del acto jurdico


de creacin de la Entidad ejecutora, en los cuales se verifique su objeto o
misin.
2. La copia de la cdula de ciudadana del Representante Legal de la
Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales.
3. Copia del acto de nombramiento y del acta de posesin del
Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces
Interadministrativos
para efectos contractuales.
4. Copia del documento o acto administrativo con el cual se verifiquen las
facultades del representante legal de la Entidad ejecutora.
5. Certificacin bancaria de la Entidad ejecutora.
6. Copia del RUT de la Entidad Ejecutora.
7. Certificacin de parafiscales de la Entidad ejecutora.
8. Oferta del bien o servicio con la cual se estableci el presupuesto oficial.
Para el caso de personas jurdicas
Inexistencia de
pluralidad de
oferentes

1. Documentacin que acredite que la persona jurdica a contratar es la nica


que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de
propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor
exclusivo en el territorio nacional (artculo 82 del Decreto 1510 de 2013).
2. Copia del documento con el cual se verifiquen las facultades del
representante legal.
20

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

3. Certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara


de Comercio.
4. Certificacin que acredite que la empresa se encuentra al da en el pago
de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral,
as como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar.
Esta certificacin debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando
corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no
exista Revisor Fiscal.
5. Certificado de Registro nico Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
6. Certificacin bancaria de una cuenta vigente.
7. Copia de la cdula de ciudadana del Representante Legal.
8. Cotizacin del bien o servicio con la cual se estableci el presupuesto
oficial.
Para el caso de personas naturales
1. Documentacin que acredite que la persona natural a contratar es la nica
que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de
propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor
exclusivo en el territorio nacional (art. 80 del Decreto 1510 de 2013).
2. Copia de la cdula de ciudadana.
3. Certificado de registro nico tributario (RUT) expedido por la DIAN.
4. Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro
contratista se encuentra afiliado y al da en el Sistema General de
Seguridad Social Integral en calidad de COTIZANTE.
5. Certificacin bancaria de una cuenta vigente.
6. Cotizacin del bien o servicio con la cual se estableci el presupuesto
oficial.
7. Diligenciamiento del formato Declaracin Juramentada Afiliacin ARL.
(Formato F-BS-36) cuando la duracin del contrato sea superior a un mes.
8. Certificado del examen mdico pre-ocupacional (Este certificado podr
presentarse previo a la celebracin del contrato o durante la vigencia del
contrato, sin exceder seis (6) meses, contados desde el inicio de la
ejecucin del mismo.)
Contratos de
prestacin de
servicios
profesionales y de
apoyo a la gestin,
o para la ejecucin

Apoyo a la gestin o trabajos artsticos:


Para el caso de personas jurdicas: Documentacin con la cual se acredite
que la persona jurdica a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el
objeto del contrato y que demuestra la idoneidad y experiencia directamente
21

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

de trabajos
artsticos que solo
pueden
encomendarse a
determinadas
personas naturales

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

relacionada con el objeto, as:


1. Certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara
de Comercio, en cuyo objeto social se verifique que la persona jurdica
tiene la capacidad para ejecutar el servicio a contratar, tal situacin deber
estar reflejada en el objeto social de la empresa.
2. Certificaciones con las cuales la persona jurdica acredite su experiencia
directamente relacionada con el objeto a contratar.
3. Certificado de Registro nico Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
4. Certificacin que acredite que la empresa se encuentra al da en el pago
de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral,
as como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar.
Esta certificacin debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando
corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no
exista Revisor Fiscal.
5. Certificacin bancaria de una cuenta vigente.
6. Copia de la cdula de ciudadana del Representante Legal.
7. Cotizacin del servicio con el cual se estableci el presupuesto oficial.
Apoyo a la Gestin o trabajos artsticos:
Para el caso de personas naturales:
Se allegar la documentacin con la cual se acredite que la persona natural a
contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que
demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el rea de
que se trate:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales


se verifique la IDONEIDAD de la persona natural a contratar.
Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la
EXPERIENCIA DIRECTAMENTE RELACIONADA con el objeto a
contratar de la persona natural correspondiente
Copia de la cdula de ciudadana.
Certificado de registro nico tributario (RUT) expedido por la DIAN.
Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el
futuro contratista se encuentra afiliado y al da en el Sistema General de
Seguridad Social en calidad de COTIZANTE.
Certificacin en la que se verifique que el contratista se encuentra
afiliado y activo en el sistema de seguridad social integral por concepto
de salud, pensin y ARL
Certificacin bancaria de una cuenta vigente.
El Formato nico de estudio de confiabilidad de funcionarios
22

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

debidamente diligenciado con fotografa reciente.


9. Cotizacin con el cual se estableci el presupuesto oficial.
10. Diligenciamiento del formato Declaracin Juramentada Afiliacin
ARL. (Formato F-BS-36)
11. Certificado del examen mdico pre-ocupacional. (Este certificado podr
presentarse previo a la celebracin del contrato o durante la vigencia del
contrato, sin exceder seis (6) meses, contados desde el inicio de la
ejecucin del mismo.)
Para el caso de adquisicin de inmuebles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Las autorizaciones a que haya lugar.


El avalo comercial que servir de base para la negociacin.
Certificado de libertad y tradicin del inmueble.
Copia autentica de la Escritura Pblica de adquisicin del Inmueble.
Copia de la cdula de ciudadana del propietario.
Poder autntico en caso de que la negociacin se lleve a cabo por medio
de apoderado
7. El certificado de existencia y representacin legal, en caso de que el
propietario sea una persona jurdica, y de los Estatutos de la firma en los
cuales se establezcan las facultades del vendedor.
8. Oferta para la adquisicin del inmueble.
Arrendamiento y
adquisicin de
inmuebles:

Para el caso de arrendamiento de inmuebles:


1. El anlisis de las condiciones de mercado que se haya tenido en cuenta
para el arrendamiento objeto de contratacin.
2. El certificado de existencia y representacin legal, en caso de que el
propietario sea una persona jurdica, y de los Estatutos de la firma en los
cuales se establezcan las facultades del arrendador
3. Certificado de libertad y tradicin actualizado del inmueble.
4. Copia autentica de la Escritura Pblica de adquisicin del Inmueble.
5. Copia de la cdula de ciudadana del propietario.
6. Poder autntico en caso de que la negociacin se lleve a cabo por medio
de apoderado.
7. Cotizacin del canon o servicio de arrendamiento con el cual se estableci
el presupuesto oficial.

La Entidad verificar previo a la suscripcin del contrato lo siguiente para el caso de las personas naturales:

23

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

1.
2.
3.

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Que el correspondiente estudio de seguridad adelantado por la Secretara de Seguridad Presidencial


se haya efectuado satisfactoriamente;
Que los hombres menores de 50 aos de edad tengan definida su situacin militar; y,
Que de conformidad con lo dispuesto por el artculo 227, del Decreto 019 de 2012, la persona natural
con la que se pretende celebrar la contratacin haya registrado en el Sistema de Informacin y Gestin
del Empleo Pblico -SIGEP- administrado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la
informacin de su hoja de vida, previa habilitacin por parte del rea de Contratos del DAPRE.

De conformidad con lo establecido por el artculo 2 de la Ley 1562 de 2012, en forma obligatoria deben
afiliarse las personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios con la Entidad,
cuya duracin sea superior a un mes al Sistema General de Riesgos Laborales. As mismo, de conformidad
por lo sealado en el Decreto 0723 de 2013, es la Entidad a travs del rea de Talento Humano, la
encargada de realizar la Afiliacin a la ARL que libremente haya elegido el contratista. Si ste ya se
encontrar afiliado a una ARL, la Entidad nicamente deber reportar ante la ARL la novedad de la
celebracin del contrato. En cualquier caso, ser requisito para la ejecucin del contrato haberse efectuado
la afiliacin mnimo con un (1) da de anticipacin.
Los documentos que soportan la solicitud de contratacin se archivarn, teniendo en cuenta las normas que
sobre la materia expida el Archivo General de la Nacin.
Por regla general la gestin contractual es pblica, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o
condiciones especiales estn amparados de reserva legal. As, los procesos se publicarn en el Portal nico
de Contratacin, conforme el artculo 19 del Decreto 1510 de 2013 y se garantiza a todos los interesados el
libre acceso a la informacin generada en los procesos de seleccin.
2.4 COMUNICACIN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS.
Con el fin de garantizar los principios de contratacin, como la seleccin objetiva, transparencia, igualdad,
imparcialidad, la Entidad en los pliegos de condiciones que rige cada proceso de seleccin, establece las
diferentes formas para interactuar con los posibles interesados en participar en los diferentes procesos de
contratacin y con los contratistas, entre las cuales se encuentran:

Las pginas web: www.presidencia.gov.co o www.colombiacompra.gov.co


Correo electrnico del proceso (Oferentes) o correo institucional (Contratistas).
Correo fsico (calle 7 N 6 -54 of. 305)
Fax
Audiencia pblica de asignacin de riesgos de conformidad con lo establecido en el artculo 39 del
Decreto 1510 de 2013

24

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

2.5 SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE LOS CONTRATOS.


La dependencia que requiera adquirir bienes, servicios y/o obras, deber indicar la persona encargada de
realizar la supervisin del objeto a contratar en los insumos tcnicos o estudios previos (cuando haya lugar).
Una vez perfeccionado el contrato, el rea de Contratos comunicar por escrito al supervisor designado en el
contrato por el Ordenador del Gasto, el cumplimiento de los requisitos de legalizacin y ejecucin, para lo cual
se enviar copia del contrato, del registro presupuestal y aprobacin de la pliza cuando a ello haya lugar.
En caso de requerirse el cambio de la supervisin del contrato, el supervisor deber solicitarlo por escrito al
Ordenador del Gasto, para el trmite correspondiente.
La funcin de supervisin y/o interventora en el seguimiento de los contratos se debe ejercer con plena
autonoma, pero siempre acatando las directrices que se hayan establecido para la toma de decisiones en la
celebracin y ejecucin del contrato con el fin de garantizar la debida ejecucin del mismo y el cabal
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
El supervisor y/o interventor deber propender porque el contratista cumpla de manera idnea y oportuna el
objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones sealadas en los pliegos de condiciones o estudios
previos para el caso de las contrataciones directas y con las dems obligaciones previstas en este Manual.
Los supervisores tendrn entre otras, las siguientes funciones:
Durante la ejecucin del contrato:
1. Ejercer la coordinacin, vigilancia y control desde el punto de vista administrativo, tcnico,
financiero y legal sobre la ejecucin del contrato
2. Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y dems
documentos contractuales.
3. Vigilar y controlar que el contrato se desarrolle dentro de los trminos y presupuesto establecido
en el contrato.
4. Certificar de acuerdo a la periodicidad establecida en el contrato que los bienes y/o servicios
efectivamente entregados por el contratista, cumplen a cabalidad con las condiciones pactadas
en las obligaciones del contrato, los cuales debern estar acompaados de los soportes
correspondientes.
Formato
F-BS-33
F-BS-34

Descripcin
Certificacin de Ejecucin del Contrato (para contratos
diferentes a los de prestacin de servicios personales)
Certificacin Peridica de Ejecucin de Contratos de Prestacin
de Servicios Personales
25

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

5. Informar al Ordenador del Gasto y al rea de Contratos el estado de avance o ejecucin del
contrato con base en su plazo.
6. Reportar trimestralmente la planificacin y control de la ejecucin de los contratos al ordenador
de gasto competente mediante correo electrnico, quien remitir sta informacin al rea
Financiera.
7. Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones y
calidades pactadas y si es del caso, solicitar su correccin o reposicin cuando verifique que no
cumplen con lo requerido.
8. Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones al
contrato que procedan, as como elaborar y remitir con la debida anterioridad al vencimiento del
contrato, la correspondiente solicitud al competente contractual.
9. Controlar la correcta inversin del anticipo de conformidad con lo establecido en el contrato y
dando cumplimiento a lo establecido en el artculo 91 la Ley 1474 de 2011
10. Aprobar el plan de inversin del anticipo cuando haya lugar.
11. Requerir al contratista, cuando haya lugar, la informacin relacionada con la correcta inversin del
anticipo con sus correspondientes soportes.
12. Suministrar al contratista toda la informacin y documentos necesarios para la correcta ejecucin
del contrato.
13. Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecucin del
contrato, tales como:
Acta de inicio del contrato.
Acta de suspensin del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas
en el mismo.
Actas de recibo parcial o final de obra.
Acta de terminacin.
Las dems actas que se establezcan y se requieran para la ejecucin del contrato.
14. Asistir tcnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con la ejecucin del contrato.
15. Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente, haciendo el
correspondiente seguimiento.
16. Verificar para efectos de pago, que el contratista cumpla con las obligaciones de afiliacin y
pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensin y ARL) y Aportes Parafiscales,
segn sea el caso, e informar al Ordenador del Gasto en caso de existir incumplimiento de estas
obligaciones.
17. Revisar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, verificando que en
ellas se consignen el concepto y valor del servicio prestado, o los bienes entregados y que
correspondan con la ejecucin del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos
convenidos y remitir al rea Financiera (Central de Cuentas), o al Grupo de Recursos Fsicos
(Almacn) la documentacin determinada en el contrato para el trmite de pago.
18. Formular y enviar al contratista por escrito las observaciones y objeciones a que haya lugar
cuando haya desacuerdo o inconformidad con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del
26

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

contrato. Estas observaciones deben estar debidamente sustentadas y justificadas en hechos,


circunstancias y normas si hay lugar a ello.
19. En el evento de incumplimiento, requerir por escrito al contratista para que cumpla las
obligaciones pactadas en el contrato
20. Remitir al rea de Contratos el informe acerca del incumplimiento del contratista, de las
obligaciones del contrato, los requerimientos efectuados al mismo y sus respuestas.
21. Realizar la planificacin y control de la ejecucin de los contratos de tal manera que la ejecucin
se realice durante la vigencia fiscal para la cual fue programada, de no ser posible, se debe
solicitar al Ordenador de gasto competente a travs del SIGOB, la sustitucin de apropiaciones
previa aprobacin de vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Obligaciones del supervisor o interventor del contrato una vez finalizado el plazo de ejecucin del
mismo:
1.

Exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de
calidad del bien o servicio suministrado y de los dems amparos y garantas requeridos para avalar las
obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminacin del contrato.

2.

Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a
los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relacin entre el
monto cancelado y la suma a cotizar.

3.

Elaborar y remitir al rea de Contratos el informe final sobre la ejecucin del contrato, (Formato F-BS25) en el cual se consignar lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Plazo del contrato


Valor del contrato, incluyendo sus adiciones y/o modificaciones
Consolidado de las actividades realizadas y/o bienes entregados por el contratista en virtud de
la ejecucin del contrato.
Relacin de pagos realizados, sealando el periodo o factura y el valor.
Balance econmico del contrato
La calificacin al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente
a su calidad, seriedad y cumplimiento.

4. Remitir por SIGOB al competente contractual la solicitud de liberacin del saldo de contrato de
aquellos que por ley no requieran liquidarse, acompaada del formato mencionado en el numeral
anterior, quien lo remitir al Jefe del rea Financiera para efectuar las liberaciones presupuestales
correspondientes, las cuales sern comunicadas al supervisor o interventor del contrato en un
trmino no mayor a diez (10) das hbiles.
Una vez recibida la comunicacin del rea Financiera, el supervisor o interventor del contrato
solicitar la respectiva modificacin al plan anual de adquisiciones (ver procedimiento P-DE-03
Formulacin, ejecucin y seguimiento al plan anual de adquisiciones).
27

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Obligaciones del supervisor o interventor del contrato para la liquidacin:


Una vez finalizada la ejecucin de los contratos que requieran liquidacin y tramitados todos los pagos, el
interventor o supervisor, solicitar al competente contractual mediante SIGOB su liquidacin, para lo cual
deber:
1. Elaborar y remitir al rea de Contratos el informe final sobre la ejecucin del contrato (Formato FBS-25)
2. Solicitar al ordenador de gasto la elaboracin del Acta de Liquidacin.
3. Revisar y suscribir el Acta de Liquidacin, proyectada por el rea de Contratos.
4. Gestionar la firma del contratista en la correspondiente Acta de Liquidacin.
5. Devolver al rea de Contratos el acta debidamente suscrita en un trmino no superior a diez (10)
das.
Responsabilidad de los supervisores o interventores
La Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica, en su
captulo VII consagra las disposiciones para prevenir y combatir la corrupcin en la contratacin pblica,
dentro de las cuales y para los propsitos de este captulo se citan las contenidas en sus artculos 82 a 85:
Dispone el artculo 82 de la Ley 1474 de 2011, que modifica el artculo 53 de la Ley 80 de 1993, que los
consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los hechos u
omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la
celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de
consultora o asesora. POR SU PARTE, LOS INTERVENTORES RESPONDERN CIVIL, FISCAL, PENAL
Y DISCIPLINARIAMENTE, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
interventora, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a las
entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o
ejerzan las funciones de interventora.
Posteriormente el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, establece que con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual, las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del
objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda.
El artculo 84 de la ley 1474 de 2011 seala que la supervisin e interventora contractual implica el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a
cargo del contratista. Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones
y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y son responsables por mantener informada
a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados
28

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando
tal incumplimiento se presente.
El pargrafo 1 del artculo antes mencionado, establece como falta gravsima la no exigencia, por parte del
supervisor o interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su
defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfaccin, obra que
no ha sido ejecutada a cabalidad. Tambin establece como gravsima omitir el deber de informar a la
entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como
conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se
presente el incumplimiento.
Es importante sealar que el pargrafo 2 del artculo 84 de la ley 1474 de 2011, adicion el artculo 8 de la
ley 80 de 1993, estableciendo una causal de inhabilidad para el interventor que incumpla el deber de
entregar informacin a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan
poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extender por un trmino de
cinco (5) aos, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que as lo declare, previa la
actuacin administrativa correspondiente. Cuando el interventor sea un consorcio o una unin temporal la
solidaridad se aplicar en los trminos previstos en el artculo 7 de la ley 80 de 1993, respecto del rgimen
sancionatorio
Adicionalmente, el pargrafo 3 del artculo en mencin, estipula que el interventor que no haya informado
oportunamente a la entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de
alguna de las obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor.
Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un
contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para
salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados, ser responsable solidariamente con
este, de los perjuicios que se ocasionen.
Finalmente el artculo 85 de la Ley 1474 de 2011 establece que los contratos de interventora podrn
prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor
podr ajustarse en atencin a las obligaciones del objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo
dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la ley 80 de 1993. Para la ejecucin de los contratos de
interventora es obligatoria la constitucin y aprobacin de la garanta de cumplimiento hasta por el mismo
trmino de la garanta de estabilidad del contrato principal.
La Ley 1474 2011 en su artculo 44dispone Sujetos disciplinables. El artculo 53 de la Ley 734 de 2002,
quedar as:
El presente rgimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventora o supervisin en los
contratos estatales; tambin a quienes ejerzan funciones pblicas, de manera permanente o transitoria, en
lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos pblicos u oficiales.
29

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

Se entiende que ejerce funcin pblica aquel particular que, por disposicin legal, acto administrativo,
convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los rganos del Estado, que
permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, as como el que ejerce la facultad sancionadora del
Estado; lo que se acreditar, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o seale conductas, expida
actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.
Administran recursos pblicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de
rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades pblicas o que estas
ltimas han destinado para su utilizacin con fines especficos.
No sern disciplinables aquellos particulares que presten servicios pblicos, salvo que en ejercicio de dichas
actividades desempeen funciones pblicas, evento en el cual resultarn destinatarios de las normas
disciplinarias.
Cuando se trate de personas jurdicas la responsabilidad disciplinaria ser exigible del representante legal o
de los miembros de la Junta Directiva
Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o disciplinaria por
razones relacionadas con:
El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora (cuando sea contratado), as
como al funcionario por el incumplimiento de las obligaciones asignadas en relacin con la supervisin.
Por los hechos u omisiones que causen dao o perjuicio a las entidades, en relacin con la celebracin y
ejecucin de los contratos que supervisan.
La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposicin contenida en el artculo 1 de
la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contraloras. As los particulares son responsables cuando en el ejercicio de la gestin
fiscal o con ocasin de sta, causen por accin o por omisin y en forma dolosa o culposa un dao
patrimonial al Estado. El texto subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante
sentencia C-840 de agosto 8 de 2001.

30

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

2.7 LIQUIDACIN DE CONTRATOS


2.7.1

Liquidacin Bilateral

La liquidacin bilateral es el acuerdo de voluntades que detalla el estado final de la ejecucin de las
obligaciones adquiridas por las partes del contrato, como consecuencia de su ejecucin, o de la terminacin
anticipada del mismo.
Vencido el plazo de ejecucin del contrato se surtirn los siguientes trmites:

El supervisor o interventor del contrato solicitar al competente contractual mediante SIGOB la


liquidacin del contrato.

El rea de Contratos solicitar al Grupo de Pagadura se expida la certificacin de pagos con sus
respectivas rdenes de pago.

El funcionario del rea de Contratos proyectar el acta de liquidacin en el Formato ACTA DE


LIQUIDACIN (F-BS-05) (VER APLICATIVO SIGEPRE) y la remitir al supervisor y posteriormente
al Ordenador de Gasto, para la suscripcin por las partes.

El supervisor o interventor revisar y suscribir el Acta de Liquidacin, as mismo gestionar la firma


del contratista en la correspondiente Acta de Liquidacin.
Una vez suscrita, se devolver al rea de Contratos en un trmino no superior a diez (10) das
posteriores a su recepcin.

Una vez firmada por las partes, se publicar el Acta de Liquidacin en el portal SECOP

La liquidacin de los contratos se har conforme el artculo 11 de la ley 1150 de 2007. Dicha liquidacin se
har dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones, o en su defecto dentro del trmino que acuerden
las partes para el efecto. De no existir tal, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto
administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si vencido el plazo
anteriormente establecido no se liquida el contrato, podr realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos
aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren las anteriores hiptesis, de mutuo acuerdo o
unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 de la ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Si el contratista o la administracin suscriben el acta con anotaciones que exceptan aspectos de los all
contenidos, se estar en presencia de una liquidacin parcial del contrato y los puntos salvados podrn
discutirse ante la jurisdiccin, o someterse a mecanismos alternativos de solucin de conflictos.
31

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

2.7.2 Liquidacin Unilateral


De conformidad con el artculo 11 de la ley 1150 de 2007, en aquellos casos en que el contratista no se
presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a
un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendr la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro
de los dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la
liquidacin, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos aos siguientes al
vencimiento de los trminos antes referidos de mutuo acuerdo o unilateralmente.
La liquidacin unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidacin del
contrato, o cuando ste no atendi las invitaciones que por escrito la Entidad le formul para liquidarlo de
mutuo acuerdo. En este evento, EL DAPRE lo liquidar mediante resolucin motivada susceptible del
recurso de reposicin, en los trminos de la ley 1437 de 2011 Cdigo de Procedimiento Administrativo y de
Contencioso Administrativo.
En consecuencia de lo anterior, el funcionario del rea de Contratos encargado de proyectar el acta de
liquidacin o en su defecto el correspondiente acto administrativo de liquidacin unilateral, realizar el
siguiente procedimiento:

Proyectada el acta de liquidacin y firmada por parte de la Jefe del rea de Contratos, el
competente contractual y el supervisor del contrato, se le comunicar al contratista en la cuenta de
correo electrnico por l registrada, que a partir del da hbil siguiente a la fecha de remisin de
dicho correo cuenta un trmino de tres (3) das hbiles para acudir al rea de Contratos del
DAPRE, con el fin de suscribir la correspondiente acta de liquidacin.
Si vencido el trmino anterior el contratista no acude a la suscripcin del acta de liquidacin, se le
remitir por correo certificado a la direccin fsica por l registrada una comunicacin firmada por la
Jefe del rea de Contratos en la cual lo conmina para que se acerque dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes al recibo de la misma a la suscripcin del acta de liquidacin.
Surtido el trmino antes citado sin que el contratista haya acudido a la suscripcin del acta de
liquidacin, la Entidad proceder a liquidar el contrato unilateralmente mediante resolucin motivada
que se notificar en los trminos de los artculos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 Por la cual se
expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; en todo caso
cuando la notificacin se surta por aviso en el expediente se dejar constancia de la remisin o
publicacin del aviso y de la fecha en que por este medio quedar surtida la notificacin personal.
Se publicar la resolucin mediante la cual se liquide unilateralmente el contrato en el portal
SECOP.

32

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

2.8 HACER SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIN DE LOS


CONTRATOS.
En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantas como estabilidad de obra, calidad de los bienes
y/o servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad del servicio, la responsabilidad del supervisor del
contrato cesar una vez vencidos los trminos de las garantas estipuladas en el contrato.
Una vez vencidas las garantas el supervisor deber dejar constancia de tal situacin e informar al rea de
Contratos para que se proceda a realizar el cierre del expediente del Proceso de Contratacin.
En la etapa de liquidacin de los contratos, el supervisor del contrato deber exigir al contratista la
ampliacin de aquellos amparos de la garanta referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad
a la terminacin del contrato.
2.9 ADMINISTRAR LAS CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS
PROCESOS DE CONTRATACIN.
En los eventos que el supervisor determine que el contratista se encuentre presuntamente incumpliendo
con las obligaciones pactadas en el contrato correspondiente, deber solicitarle por escrito las razones o
casusas del presunto incumplimiento y conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones.
Cuando se verifique que las razones aducidas por el Contratista no son argumento suficiente para justificar
el incumplimiento, y se constate que las mismas no obedecen a circunstancias de fuerza mayor o caso
fortuito, sino por el contrario a la conducta negligente o poco previsible de l, el supervisor deber presentar
al Competente Contractual un informe completo de esta situacin, con los debidos soportes donde se
evidencie de forma clara el incumplimiento, con el fin de iniciar el proceso para la imposicin de multas,
sanciones y declaratorias de incumplimiento siguiendo el procedimiento establecido en el artculo 86 de la
Ley 1474 de 2011, para lo cual el Ordenador del Gasto remitir la documentacin relacionada con el
incumplimiento al rea de Contratos, atendiendo las siguientes reglas:
a) La Jefe del rea de Contratos citar al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la
citacin, har mencin expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompaando el informe
de interventora o de supervisin en el que se sustente la actuacin y enunciar las normas o
clusulas posiblemente trasgredidas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista
en desarrollo de la actuacin.
En la citacin se establecer el lugar, fecha y hora para la realizacin de la audiencia, la que deber
tener lugar a la mayor brevedad posible, atendiendo la naturaleza del contrato y la periodicidad
establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
En el evento en que la garanta de cumplimiento consista en pliza de seguros, el garante ser
citado de la misma manera.
33

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

b) En desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, presentar las


circunstancias de hecho que motivan la actuacin, enunciar las posibles normas o clusulas
posiblemente trasgredidas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista en
desarrollo de la actuacin.
c) Acto seguido se conceder el uso de la palabra al contratista, al representante legal del contratista o
a quien lo represente y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podr
rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la Entidad.
d) Hecho lo precedente, mediante resolucin motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo
de la audiencia y la cual se entender notificada en dicho acto pblico, la Entidad proceder a
decidir sobre la imposicin o no de la multa, sancin o declaratoria de incumplimiento. Contra la
decisin as proferida slo procede el recurso de reposicin que se interpondr, sustentar y
decidir en la misma audiencia. La decisin sobre el recurso se entender notificada en la misma
audiencia.
En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el competente contractual o su delegado, podr
suspenderla cuando de oficio o a peticin de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o
practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razn debidamente
sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuacin administrativa. En todo caso, al
adoptar la decisin, se sealar fecha y hora para reanudar la audiencia.
EL DAPRE podr terminar el procedimiento en cualquier momento, si por algn medio tiene conocimiento de
la cesacin de situacin de incumplimiento

34

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO III
RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE SELECCIN

PRECONTRACTUAL

ETAPA

ACTIVIDAD

DEPENDENCIA
CARGO
ENCARGADA RESPONSABLE

El estudio de
las
necesidades
de la
Entidad
Estatal.

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra

Jefe de la
Dependencia o
quien ste
designe.

Los estudios
de sector y
estudios de
mercado.

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra

Jefe de la
Dependencia o
quien ste
designe.

La
estimacin y
cobertura de
los Riesgos.

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra

Jefe de la
Dependencia o
quien ste
designe.

FUNCIONES
Identificar,
analizar
y
definir
las
necesidades
de
contratacin
de
la
dependencia
a cargo.
Elaborar los
estudios del
sector y de
mercado de
acuerdo a la
normatividad
vigente. (Art.
15
Decreto
1510 de 2013
y gua para la
elaboracin
de estudios
del
sector
Colombia
Compra
Eficiente.)
1.
Tipificar,
estimar
y
asignar
los
riesgos
asociados al
respectivo
proceso
de
contratacin.
2.
Definir
aquellos
riesgos que
puedan ser

RESPONSABILIDADES
Presentar las solicitudes
de
contratacin
al
competente contractual
y
diligenciar
los
formatos F-BS-26, FBS-28, F-BS-29, F-BS30, F-BS-31, F-BS- 32

Entregar la informacin
al
Competente
contractual con los
soportes
correspondientes.

Incluir la informacin
sobre riesgos en el
documento de estudios
previos o de insumos
para
los
estudios
previos
segn
corresponda.

35

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

ETAPA

ACTIVIDAD

Cdigo: M - BS - 01

DEPENDENCIA
CARGO
ENCARGADA RESPONSABLE

FUNCIONES

Versin 13

RESPONSABILIDADES

objeto
de
cobertura
mediante los
mecanismos
previstos en la
legislacin
vigente.
(Manual para la
identificacin y
cobertura del
riesgo y matriz
de riesgos Colombia
Compra
Eficiente
y
CONPES 3174
de 2011)

PRECONTRACTUAL

Tcnicos:
Dependencia
solicitante.

La definicin
de los
requisitos
habilitantes.

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra.
rea de
Contratos y
rea Financiera

Financieros:
Asesor del rea
Financiera
(cuando
aplique).
Jurdicos:
Funcionario del
rea de
Contratos
responsable del
proceso.

Establecer los
requisitos
habilitantes de
acuerdo a sus
competencias,
considerando
la naturaleza
del objeto a
contratar, su
valor,
la
modalidad de
seleccin, los
requisitos
establecidos
en
la
normatividad
vigente y la
forma
de
pago. (Manual

Incluir la informacin
sobre
requisitos
habilitantes
en
el
documento de estudios
previos o de insumos
para
los
estudios
previos
segn
corresponda.

de requisitos
habilitantes
Colombia
Compra)

36

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

PRECONTRACTUAL

ETAPA

ACTIVIDAD

La definicin
de los
criterios de
evaluacin
de
propuestas.

La seleccin
de
contratistas.

ETAPA

ACTIVIDAD

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

DEPENDENCIA
CARGO
ENCARGADA RESPONSABLE

FUNCIONES

RESPONSABILIDADES

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra

Jefe de la
Dependencia o
quien ste
designe.

Establecer los
criterios
de
evaluacin y
ponderacin
de
conformidad
con
la
naturaleza del
objeto
a
contratar, la
modalidad de
seleccin y la
normatividad
vigente.

Incluir los criterios de


evaluacin
y
ponderacin en el
documento de estudios
previos o de insumos
para
los
estudios
previos
segn
corresponda.

Competente
contractual.
Director del
DAPRE o su (s)
delegado (s).

El competente
contractual
(ordenador del
gasto o su
delegado),
considerando el
informe emitido
por el Comit
Evaluador
designado por el
competente y la
recomendacin
efectuada por el
Comit Asesor
para la
Ordenacin del
Gasto.

Expedir
el
acto
administrativo
de
adjudicacin
del proceso y
carta
de
aceptacin.

Expedir
el
acto
administrativo y carta de
aceptacin
debidamente motivado
con el lleno de los
requisitos legales.

FUNCIONES

RESPONSABILIDADES

DEPENDENCIA
CARGO
ENCARGADA RESPONSABLE

37

MANUAL DE CONTRATACIN

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra.

CONTRACTUAL

La
supervisin y
seguimiento
a la ejecucin
de los
contratos.

La
comunicacin
con los
oferentes y
contratistas.

Dependencia
de la entidad
que requiera un
bien, servicio u
obra.
rea de
Contratos.

ETAPA

ACTIVIDAD

DEPENDENCIA
ENCARGADA

POSCONTRACTUAL

CONTRACTUAL

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Los
procedimient
os
presupuestal
es,
financieros y
de pago.

Dependencia de
la entidad que
requiera un bien,
servicio u obra.
rea Financiera.

Cdigo: M - BS - 01

A quien designe
el competente
contractual,
considerando
sus calidades
profesionales y
competencias
para adelantar
esta labor.

Controlar,
supervisar y
vigilar
la
ejecucin de
los contratos
asignados, a
fin
de
garantizar a la
Entidad,
el
cumplimiento
de
las
obligaciones
pactadas.

Funcionario del
rea de
Contratos
responsable del
proceso y
supervisor del
contrato.

Mantener una
comunicacin
fluida
y
oportuna
a
travs de los
canales
de
comunicacin,
establecidos
en el presente
manual,
adecuados
con
los
oferentes y
contratistas
de la Entidad.

CARGO
RESPONSABLE

Supervisor del
contrato y
funcionarios del
rea Financiera.

FUNCIONES
Dar trmite
oportuno al
pago como
contraprestac
in de las
obligaciones
contractuales
.

Versin 13

Responder
por
verificacin
cumplimiento de
obligaciones
contractuales.

la
del
las

La comunicacin con los


oferentes
se
har
nicamente a travs del
SECOP, con el fin de
garantizar
la
imparcialidad
y
el
principio de seleccin
objetiva.
La comunicacin con los
contratistas se hace a
travs
de
los
supervisores, quienes
deben
servir
de
interlocutor entre la
Entidad y el contratista.
RESPONSABILIDADE
S
El
Supervisor
Verificar
los
documentos soportes
necesarios para el
pago de acuerdo a lo
contemplado en el
contrato
y
la
normatividad vigente.
El desembolso de los
38

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

ETAPA

ACTIVIDAD

POSCONTRACTUAL

El
seguimiento
a las
actividades
posteriores a
la liquidacin
de los
contratos.

Trmite de
procesos
sancionatorio
s contra
contratistas.

DEPENDENCIA
ENCARGADA

Cdigo: M - BS - 01

CARGO
RESPONSABLE

Dependencia de
la entidad que
Supervisor del
requiera un bien,
contrato.
servicio u obra.

Supervisor del
Dependencia de contrato,
la entidad que
funcionarios del
requiera un bien, rea de
servicio u obra.
Contratos y
competente
contractual.

FUNCIONES

Verificar la
calidad del
objeto
contratado
hasta
la
extensin del
cubrimiento
de las plizas
que
lo
amparan.
Supervisor
del Contrato:
requerir
al
contratista
acerca del
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales
, notificar al
competente
contractual
cuando
exista
una
controversia.
rea
de
contratos:
dar trmite a
la solicitud
que remita el
supervisor al
competente
contractual.
Competente
contractual:
definir
la
situacin.

Versin 13

RESPONSABILIDADE
S
recursos lo realiza el
Grupo de Pagadura
del rea Financiera
Informar al
competente contractual
el vencimiento de las
plizas para que se
realice el cierre del
expediente del
proceso de
contratacin.

Supervisor
del
Contrato: requerir al
contratista acerca del
cumplimiento de las
obligaciones
contractuales, notificar
al
competente
contractual
cuando
exista
una
controversia.
rea de contratos: dar
trmite a la solicitud
que
remita
el
supervisor
al
competente
contractual.
Competente
contractual: definir la
situacin.

39

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

POSCONTRACTUAL

ETAPA

ACTIVIDAD

El manejo de
las
controversias
y la solucin
de conflictos
derivados de
los Procesos
de
Contratacin

DEPENDENCIA
ENCARGADA

Dependencia de
la entidad que
requiera un bien,
servicio u obra
Oficina de
Planeacin rea
de Contratos y
competente
contractual

Cdigo: M - BS - 01

CARGO
RESPONSABLE

Supervisor del
contrato,
funcionarios del
rea de
Contratos,
funcionarios de
la Oficina de
Planeacin y
competente
contractual.

FUNCIONES

Versin 13

RESPONSABILIDADE
S

rea de
contratos:
dar trmite a
la
observacin
presentada
Supervisor del
por los
Contrato: Comunicar
participantes
oportunamente al
remitiendo a competente contractual
la
cuando exista una
dependencia controversia. rea de
encargada
contratos: Comunicar a
para que
los funcionarios de la
respondan
dependencia
desde su
encargada
competencia. competentes para que
respondan las
Supervisor
observaciones desde
del Contrato:
su competencia.
(Ver
funciones
establecidas
en el numeral
anterior)

40

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO IV
DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIN DE CONTRATOS
Una vez se haya remitido la comunicacin de designacin al supervisor, el abogado responsable deber
entregar al funcionario responsable del archivo de gestin del rea de Contratos, todas las carpetas del
contrato debidamente archivadas y foliadas, acompaado del formato de verificacin documental
establecido para cada modalidad de seleccin. (VER APLICATIVO SIGEPRE). Quien ser el responsable
de incluir cada contrato en el inventario documental.
Posterior a ello, se registrar en las base de datos toda la informacin del contrato. Se verificar la foliacin
y documentacin contenidas en las carpetas, la cual debe estar relacionada en los formatos segn
corresponda a cada modalidad de seleccin, se escanear y guardar el archivo digital del contrato.
En caso depresentarse inconsistencias sobre la documentacin del contrato, se deber informar a travs
de correo electrnico y devolver la carpeta al abogado designado para que ste revise, ajuste y entregue
nuevamente la carpeta.
Una vez recopilada toda la informacin del contrato y almacenada en archivos digitales, se deber entregar
al funcionario encargado del archivo del rea quien velara por su custodia, la correcta aplicacin de la
normatividad de archivo vigente (Acuerdo AGN y Manual del Sistema de Gestin de Correspondencia y
Archivos Oficiales) Y ser responsable de permitir su consulta fsica y controlar el prstamo de las carpetas,
de lo cual se dejar constancia en el formato establecido para tal fin (VER APLICATIVO SIGEPRE).
La transferencia documental se realizar segn los parmetros establecidos en Manual del Sistema de
Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales y el procedimiento: Transferencias de Archivos de Gestin
(Primarias) (VER APLICATIVO SIGEPRE).
Como punto de control sobre la gestin en el archivo de gestin del rea se proceder as:
Presentar informes semanales al Jefe del rea de Contratos en donde se evidencie el avance en la
preparacin y organizacin de las carpetas a trasferir segn el cronograma de trasferencia anual.
El Jefe del rea de Contratos cuatrimestralmente realizar una verificacin aleatoria de las carpetas
de los contratos relacionadas en el Inventario documental.

41

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO V
BUENAS PRCTICAS DE LA GESTIN CONTRACTUAL
Con el presente captulo se pretende formular una serie de recomendaciones prcticas que permitan a los
diferentes intervinientes en la contratacin de la Entidad optimizar sus actividades o gestiones contractuales
en procura de desarrollar el mejoramiento continuo del proceso de adquisicin de bienes y servicios.
De manera general, es necesario establecer que la actividad contractual como modelo de Gestin Pblica,
se desarrolla dentro del marco de la Funcin Administrativa, y en consecuencia, la principal y mejor prctica
que se debe tener en cuenta por todos los partcipes en esta Gestin es cumplir a cabalidad con el artculo
209 de la Constitucin Poltica, que establece: La funcin administrativa est al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de
funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento
de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se
ejercer en los trminos que seale la ley.
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en el documento BUENAS
PRCTICAS DE TRANSPARENCIA EN LA GESTIN CONTRACTUAL, pginas 18 y ss, respecto a los
principios de la Funcin Administrativa, establece:
En el mbito de la contratacin pblica las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 Y 1474 de 2011 y
sus decretos reglamentarios desarrollaron estos principios y como corolario de su
obligatoriedad en la observancia del deber de seleccin objetiva, haciendo nfasis en los
principios de transparencia, economa y responsabilidad.
El principio de transparencia se entiende como el pacto de integridad que realizan todos los
actores involucrados en el proceso2. Su cumplimiento parte de la misma concepcin del
proyecto de contratacin de un bien o servicio y sus estudios previos, con el deber de propiciar
la seleccin objetiva dentro de todas las instancias del proceso de contratacin. Entonces, junto
a este principio se destacan implcitos los de planeacin, publicidad, integridad y seleccin
objetiva, los que pueden aparecer independientes, pero que en la prctica hacen parte del
principio general de la transparencia.
()
Finalmente, la integridad definida como el hacer lo correcto, es el cumplimiento del deber como
misin, implica obrar con la verdad y honestidad en la aplicacin de la Constitucin y las leyes.
Se manifiesta como la incorruptibilidad que hace que quienes ocupen un cargo pblico no
2

Bejarano Roncancio, Jhon Jairo. Fundamentos de Contratacin Pblica para proyectos sociales en alimentacin y nutricin.
http://www.bdigital.unal.edu.co/636/5/9789587194029.03.pdf
42

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

adquieran obligaciones financieras o de otra ndole con individuos u organizaciones externas


que puedan influenciarlos en el desempeo de sus deberes oficiales, se constituye en el punto
de partida a la hora de resaltar el valor del servicio pblico y su contribucin en el bienestar de
las personas a largo plazo.
En conclusin el principio de transparencia permite edificar el cimiento de la confianza de los
proponentes y de la sociedad civil que es necesario para afianzar una gestin pblica eficaz y
eficiente.
La transparencia y la rendicin de cuentas se han reconocido como condiciones clave para la
promocin de la integridad y la prevencin de la corrupcin en la contratacin pblica. No
obstante, debern equilibrarse con otros imperativos de buena gobernanza, como el asegurar
una gestin eficaz de los recursos pblicos eficacia administrativa o proporcionar
garantas para la competencia justa. A fin de asegurar la relacin calidad-precio total, el reto
para los que toman las decisiones es definir un nivel apropiado de transparencia y rendicin de
cuentas para reducir los riesgos de integridad en la contratacin pblica al tiempo que se
persiguen otros objetivos de este tipo de procesos3.
Una vez mencionado lo anterior, es preciso puntualizar las fases por las cuales a traviesa el proceso
contractual desde la concepcin de la necesidad de la Entidad hasta la terminacin o liquidacin del contrato
cuando a ello hubiere lugar, con el fin de identificar en cada una de estas etapas buenas prcticas para
tener en cuenta.
5.1 BUENAS PRCTICAS EN LA ETAPA DE PLANEACIN
El instrumento de planeacin es la piedra angular para que el proceso de contratacin inicie con
todas las garantas de transparencia e integridad. Por eso la planeacin debe ser una constante en la
gestin contractual4.
Por lo anterior,
a) Cada dependencia debe definir de manera clara su necesidad, la forma de satisfacerla y la modalidad
de seleccin a aplicar dependiendo del objeto y cuanta a contratar, con el fin de elaborar de la mejor
manera el Plan Anual de Adquisicionespor la dependencia competente.
Adicionalmente, cuando la dependencia cuente con Proyecto de Inversin, esta deber tener en cuenta
las actividades, productos e indicadores de producto y cmo contribuye la contratacin del bien,
servicio u obra al logro de los mismos.
b) Al momento de elaborar los correspondientes documentos es importante tener en cuenta el marco
jurdico que regula el bien, servicio u obra a contratar, con el fin de identificar, de antemano, las
posibles condiciones que se requerirn a lo largo del proceso.
3
4

Integridad en la contratacin pblica. Buenas prcticas de la A a la Z. http://www.oecd.org/dataoecd/45/44/38947794.pdf


Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Buenas Prcticas de Transparencia en la Gestin Contractual, pgina 98.
43

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

c) En las Solicitudes de Contratacin y Estudios Previos es recomendable que los funcionarios que
apoyen la gestin contractual en las diferentes dependencias, tengan en cuenta los siguientes
aspectos:
i.

El rea que tenga la necesidad de contratacin debe, en primer orden y antes de adelantar
cualquier trmite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la
contratacin este all prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la
necesidad.

ii.

Identificar de manera clara y precisa el objeto a contratar y en qu contribuir la contratacin al


logro de indicadores del Proyecto de Inversin cuando aplique

iii.

Tener en cuenta los formatos establecidos por el rea en el SIGEPRE para cada una de las
modalidades de seleccin.

iv.

Realizar, en cumplimiento del artculo 15 del Decreto 1510 de 2013, el anlisis del sector al cual
pertenece el objeto a contratar identificando el contexto comercial, es decir, el precio en el
mercado de los bienes y servicios a adquirir, as como las dems connotaciones jurdicas,
comerciales, que puedan tener incidencia en la contratacin a fin de identificar las oportunidades o
los factores de riesgo que puedan afectar el proceso contractual.

v.

En la realizacin del estudio de mercado, se deber tener en cuenta que las personas naturales o
jurdicas a las cuales se enve la solicitud, al momento de responder no condicionen la cotizacin,
coticen lo que efectivamente se le est solicitando y las cotizaciones sean comparables entre s.

vi.

Para que el proceso de contratacin tenga una retroalimentacin permanente, es importante que
los funcionarios encargados de la gestin contractual en las diferentes dependencias usuarias
asistan a las capacitaciones programadas por el rea de Contratos, con el objetivo ya sea de
reforzar los conocimientos jurdicos bsicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir
durante la elaboracin de los estudios previos.

vii.

Designar desde esta etapa al responsable de supervisar la futura contratacin, teniendo en cuenta
que debe ser una persona idnea y en capacidad de realizar la vigilancia y control del proceso.

5.2 BUENAS PRCTICAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTRACTUAL (SELECCIN Y


CONTRATACIN)
Se recomienda que:

44

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

a) Al momento de elaborar los estudios previos y pliegos de condiciones es necesario que se tengan en
cuenta, entre otros, los principios de seleccin objetiva, libre concurrencia y promocin de la
competencia, as:
i.

Seleccin Objetiva: La exigencia de condiciones como la capacidad jurdica y las condiciones de


experiencia, capacidad financiera y de organizacin de los proponentes debe ser adecuada y
proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor, as como de posible cumplimiento
por un nmero plural de interesados en el proceso.

ii.

Libre Concurrencia y Promocin de la Competencia: Al respecto se ha manifestado la Corte


Constitucional en Sentencia C-713/09 del 7 de octubre de 2009, con ponencia de la HM. Mara
Victoria Calle Correa, as:
La libre concurrencia, entraa, entonces, la no discriminacin para el acceso en la
participacin dentro del proceso de seleccin, a la vez que posibilita la competencia y
oposicin entre los interesados en la contratacin. Consecuencia de este principio es el
deber de abstencin para la administracin de imponer condiciones restrictivas que
impidan el acceso al procedimiento de seleccin, por lo que resulta inadmisible la
inclusin en los pliegos de condiciones de clusulas limitativas que no se encuentren
autorizadas por la Constitucin y la Ley, puesto que ellas impiden la ms amplia
oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses econmicos de la entidad
contratante, en razn a que no permiten la consecucin de las ventajas econmicas que la
libre competencia del mercado puede aparejar en la celebracin del contrato. (negrilla y
subrayado fuera del texto)

b) Los pliegos de condiciones deben contener reglas justas y claras, que no induzcan a error a los
proponentes; as como plazos y trminos razonables para que cada una de sus etapas pueda
llevarse de la manera ms eficaz y transparente.
c) Respecto a las observaciones o solicitudes que se presenten por los diferentes interesados al
proceso de contratacin, las mismas deben responderse de fondo y de manera justificada.
d) Se deber programar dentro del cronograma del proceso y antes del cierre del mismo, cuando el
objeto del proceso as lo exija, visitas voluntarias a los sitios de prestacin del servicio o de
ejecucin de la obra. No se deben exigir visitas obligatorias como requisitos de participacin en los
procesos.
e) Cuando la naturaleza y objeto del proceso lo requieran, y aun cuando la modalidad de seleccin no
lo exija, establecer en el desarrollo del proceso de contratacin audiencias de aclaracin al pliego
de condiciones y revisin de riesgos.

45

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

f) Al momento de realizar la evaluacin de las ofertas se deben designar como comit evaluador,
personas con la idoneidad y responsabilidad suficiente para cumplir a cabalidad y de manera
correcta esta labor.
g) Los medios de comunicacin con los proponentes y posibles interesados en el proceso de
contratacin sern lo establecidos oficial e institucionalmente en el Plan Anual de Adquisiciones, el
Pliego de Condiciones, Invitaciones Pblicas y dems Documentos del Proceso.
h) Para el cumplimiento de los fines de la contratacin, las Entidades Estatales cuentan con
mecanismos como la interpretacin, terminacin y modificacin unilateral del contrato, revisin y
ajuste de precios, suspensin de contratos.
i) Recordar que de conformidad con el artculo 14 de la Ley 80 de 1993 es la Entidad Estatal quien
tiene a su cargo la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecucin del contrato.
j) No pactar prorrogas automticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia,
promocin a la competencia y seleccin objetiva.
k) Analizar en los casos de contratacin directa cada una de las causales que la justifican y los
argumentos para su escogencia, sin desconocer los principios de seleccin objetiva, libre
concurrencia y promocin a la competencia.
l) Dependiendo de la naturaleza del contrato, se podra establecer la posibilidad de
mecanismos alternativos de solucin de conflictos.

acordar

5.3 BUENAS PRCTICAS EN LA SUPERVISIN DEL CONTRATO


Es recomendable se adelanten las siguientes actividades en procura de lograr un control oportuno y eficaz
del cumplimiento de los objetos contractuales:
a) La persona que se designe como supervisor por el competente contractual debe ser idnea y estar
en la capacidad de realizar la vigilancia y control del proceso
b) El supervisor designado por el competente contractual debe hacer una revisin de las obligaciones
del contratista, el plazo y el valor del contrato a fin poder verificar peridicamente el cumplimiento
de las obligaciones contractuales
c) Es recomendable que se hagan reuniones peridicas entre el contratista y el supervisor contractual
a fin de lograr una comunicacin directa y permanente que pueda evidenciar los avances y las
eventualidades que puedan surgir durante la ejecucin contractual.
46

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

d) En el evento en que el supervisor del contrato pierda comunicacin con el contratista o el mismo no
responda de manera adecuada al cumplimiento de las obligaciones deber informarlo al competente
contractual, a fin de que se adelanten oportunamente las gestiones necesarias para lograr el
cumplimiento del contrato en los trminos inicialmente previstos
e) En el evento en que se presenten eventualidades de las cuales se derive la necesidad de prorrogar,
modificar o adicionar el contrato, el supervisor del mismo deber analizar especficamente las
razones presentadas por el contratista a fin de establecer su procedencia o improcedencia. En
caso de que se considere viable la solicitud de prrroga, modificacin o adicin deber comunicar al
competente contractual la solicitud que se trate debidamente motivada.
f) Los supervisores deben dejar constancia documental de la fecha en la cual los contratistas
presentan los informes de cumplimiento de obligaciones en aras de establecer la trazabilidad de las
diferentes etapas de la ejecucin.
g) En la carpeta del contrato que reposa en el rea de Contratos deben estar todos los documentos
originales que se generen durante la ejecucin del contrato.
h) El medio de comunicacin con el contratista ser el establecido en la minuta del contrato y los
correspondientes correos institucionales, y deber dejarse constancia escrita de todas aquellas
comunicaciones que se tengan con el contratista en el expediente del contrato.
5.4 BUENAS PRCTICAS EN LA LIQUIDACIN DEL CONTRATO
a) Se debe propender por suscribir liquidaciones bilaterales, de comn acuerdo entre las partes. Lo
anterior dado que la liquidacin es el corte de cuentas y el balance de ejecucin y financiero del
contrato, donde se pueden establecer diferentes acuerdos respecto del contrato; en caso de existir
controversias.
b) Dependiendo de la naturaleza y objeto del contrato se puede fijar un plazo determinado y ms
amplio para la liquidacin del mismo.
Finalmente, y adicional a lo anterior, dado que la Gestin Contractual y el proceso de contratacin pblica
estn reglados en la Ley, es primordial tener en cuenta que en todas sus etapas se debern observar y
garantizar el cumplimiento y aplicacin de los principios y normas que rigen la contratacin pblica,
contenidos en la Constitucin Poltica, en la Ley y en las diferentes reglamentaciones que de esta se
expidan.
5.5 APLICACIN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

47

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

El Gobierno Nacional mediante Decreto No. 1599 de 2005 adopt el Modelo Estndar de Control Interno
para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria
para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y
agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
Como consecuencia de lo anterior, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica
mediante la Resolucin No. 280 de 2006 adopt el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y su
estructura establecida en el Decreto 1599; as mismo mediante Resolucin No. 575 de 2010 adopt el
Sistema de Gestin de la Calidad, de manera armnica con el MECI.
De conformidad con el Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014 aprobado mediante Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, los siguientes principios del MECI se constituyen en el fundamento y pilar bsico que
garantizan la efectividad del Sistema de Control Interno y deben ser aplicados en cada uno de los aspectos
que enmarcan el modelo:
1. Autocontrol
2. Autorregulacin
3. Autogestin
En consecuencia, para el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios, es relevante que se adopten y
mantengan cada uno de estos aspectos, para lo que ya se tienen establecidos, como buenas prcticas, tal y
como lo establecen los principios del Modelo Estndar de Control Interno en su versin 2014, lo siguiente:

Demostrar compromiso con la integridad y valores ticos.


Ejercer la responsabilidad de supervisin.
Establecer estructura, autoridad y responsabilidad.
Demostrar compromiso con la competencia
Cumplir con la rendicin de cuentas.
Objetivos especficos adecuados.
Identificar y analizar riesgos.
Evaluar riesgos de fraude significativos.
Seleccionar y desarrollar actividades de control.
Seleccionar y desarrollar controles generales de TI.
Desplegar a travs de polticas y procedimientos.
Usar informacin relevante
Comunicar internamente.
Comunicar externamente.
Realizar Evaluacin continua.
Evaluar y comunicas las deficiencias.5

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
2014, pgina 11.
5

48

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

En consecuencia, el DAPRE estableci el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios por medio del cual
se realiza la gestin contractual de la Entidad y se definieron formatos, procedimientos, indicadores, riesgos
y dems documentos adoptados en el Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica.
Adicionalmente existe en el DAPRE el Comit de Ordenacin del Gasto, el cual tiene como objeto velar
porque las actuaciones de quienes intervengan en el proceso se realicen conforme a los principios de
transparencia, economa, responsabilidad y a los postulados de la funcin administrativa.
Finalmente, es importante resaltar que se hacen capacitaciones peridicas a los intervinientes en el proceso
de adquisicin de bienes y servicios, en las que se establecen directrices y recomendaciones para la
efectiva Gestin Contractual, sin olvidar que el proceso contractual es un proceso reglado y objetivo, que se
cie estrictamente a lo regulado en la Ley sin que sobre el mismo puedan pesar consideraciones subjetivas
del operador contractual en cualquier etapa del proceso; en consecuencia tanto los Documentos del
Proceso como las actividades y comunicacin del mismo se regirn a lo que establezca la Ley para cada
uno de ellos.
5.6 BUENAS PRCTICAS EN LA UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA
GESTIN CONTRACTUAL
Para el DAPRE es muy importante contar con un buen canal de comunicacin con los intervinientes en el
proceso para que esta sea eficaz y oportuna, a travs de los mecanismos establecidos para tal fin.
Con los proponentes e interesados en los procesos de contratacin el canal de comunicacin es el SECOP,
a travs del cual la Entidad publica sus procesos de contratacin y los Documentos del Proceso a los que
haya lugar. Adicionalmente cada proceso cuenta con un correo electrnico institucional, como medio de
comunicacin Entidad - proponentes e interesados.
Adicionalmente se cuenta con el SIGOB Sistema de Informacin y Gestin para la Gobernabilidad
Democrtica -, a travs del cual se maneja la correspondencia tanto interna como externa de la Entidad.
Tambin se cuenta con el INTRANET y el aplicativo SIGEPRE como herramientas que apoyan la Gestin
Contractual de la Entidad, a travs de las cuales los funcionarios pueden consultar los formatos establecidos
por el proceso de adquisicin de bienes y servicios, as como el Plan Anual de Adquisiciones y el Aplicativo
Contratos.
As mismo, desde la Intranet los usuarios tienen acceso al Manual de Contratacin, a Tips Informativos
sobre la Gestin Contractual y a las Actas de los Comits de Ordenacin del Gasto y al Aplicativo Contratos.
Respecto al APLICATIVO CONTRATOS, cabe resaltar que es una herramienta desarrollada al interior de la
Entidad, que permite a sus usuarios acceder a la informacin de cada uno de los contratos, descargar los
archivos en PDF de contratos, prrrogas, adiciones, CDP, plizas, liquidaciones. As mismo, cuenta con un
49

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

mdulo de reportes a travs del cual los usuarios pueden exportar, de la base de datos del rea, la
informacin requerida sobre los contratos. De igual manera, cuenta con un mdulo de alarmas el cual avisa
a los supervisores la fecha de vencimiento de los contratos para que tomen las acciones a que haya lugar y
una vez vencidos los mismos les alerta sobre la obligacin de liquidacin de contrato y la presentacin del
informe final de supervisin.
Finalmente es importante destacar que tanto la pgina Web de la Presidencia de la Repblica como la
Intranet cuentan con un link que direcciona directamente a los interesados, a la pgina Web del Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- (www.colombiacompra.gov.co); en la cual se publican los
procesos de seleccin adelantados por la Entidad y sus correspondientes documentos.
5.7 MECANISMOS DE PARTICIPACIN DE LA CIUDADANA A TRAVS DE VEEDURAS
ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIN
En desarrollo de la Gestin Contractual, la Entidad, a travs de diferentes documentos del Proceso de
Seleccin, tales como Pliegos de Condiciones y Actos Administrativos de Apertura, convocan pblicamente
a las veeduras ciudadanas para que puedan desarrollar su actividad durante la etapa precontractual,
contractual y post-contractual, y para que conforme a la ley, en caso de estar interesadas realicen el control
social a los procesos de seleccin, formulen las recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias
para la eficiencia institucional y la probidad en la actuacin de los funcionarios e intervengan en todas las
audiencias realizadas durante el proceso de seleccin, en las etapas precontractual, contractual y post
contractual.
Adicionalmente, en los Avisos de Convocatoria que se publican por parte de la Entidad para cada proceso
de seleccin que lo requiera, se convoca a los interesados tanto a participar en el proceso como a solicitar la
informacin que necesiten; se establecen direccin, telfonos y correo de la Entidad en donde sern
atendidos en caso de requerirlo.
Finalmente, a travs de las audiencias pblicas de Rendicin de Cuentas, la Entidad abre espacios de
encuentro y reflexin sobre los resultados de su gestin, dentro de la cual se encuentra la Gestin
Contractual.

50

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO VI
CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES.
Tratndose de Convenios, Acuerdos o cualquier otra clase de contribucin proveniente de Organismos
Internacionales, Organismos de Cooperacin o Asistencia Internacional, Banca Multilateral y dems; se
aplicaran las disposiciones legales y contractuales que sean del caso.
Al tenor de lo establecido en el Artculo 20 de la Ley 1150 de 2007, que seala:
ARTCULO 20. DE LA CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. Los contratos o
convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%)
con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o ayudas internacionales, podrn
someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se sometern a los
procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas
operaciones podrn tener el mismo tratamiento.
Los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho pblico u organismos de
derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promocin, prevencin y
atencin en salud; contratos y convenios necesarios para la operacin de la OIT; contratos y
convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilcitos;
contratos y convenios para la operacin del programa mundial de alimentos; contratos y convenios
para el desarrollo de programas de apoyo educativo a poblacin desplazada y vulnerable
adelantados por la Unesco y la OIM; los contratos o convenios financiados con fondos de los
organismos multilaterales de crdito y entes gubernamentales extranjeros, podrn someterse a los
reglamentos de tales entidades.
Las entidades estatales no podrn celebrar contratos o convenios para la administracin o gerencia
de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos pblicos, con organismos de
cooperacin, asistencia o ayuda internacional.
PARGRAFO 1o. Los contratos o acuerdos celebrados con personas extranjeras de derecho
pblico, podrn someterse a las reglas de tales organismos.
PARGRAFO 2o. Las entidades estatales tendrn la obligacin de reportar la informacin a los
organismos de control y al SECOP relativa a la ejecucin de los contratos a los que se refiere el
presente artculo.
PARGRAFO 3o. En todo Proyecto de cooperacin que involucre recursos estatales se debern
cuantificar en moneda nacional, los aportes en especie de la entidad, organizacin o persona
cooperante, as como los del ente nacional colombiano. Las contraloras ejercern el control fiscal
sobre los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales.
51

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

As mismo segn lo establecido por el artculo 33 del Estatuto Orgnico del Presupuesto, inciso primero que
seala; los recursos de asistencia o cooperacin internacional de carcter no reembolsables hacen parte
del presupuesto de rentas del presupuesto General de la Nacin y se incorporarn al mismo como
donaciones de capital mediante decreto del Gobierno, previa certificacin de su recaudo expedido por el
rgano receptor. Su ejecucin se realizar de conformidad con lo estipulado en los convenios o
acuerdos internacionales que los originen y estarn sometidos a la vigilancia de la Contralora General
de la Repblica. (Negrilla fuera del texto).
El abogado responsable del proceso de contratacin con Organismos Internacionales, deber incluir en el
expediente el Formato de Verificacin de Documentos que aplique para cada caso. (VER APLICATIVO
SIGEPRE).

52

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO VI
CONTRATACIN DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
La adquisicin de los bienes y servicios que se adelanten para el funcionamiento y organizacin del Fondo
de Programas Especiales para la Paz, se sujetarn a las disposiciones legales del derecho privado. Lo
anterior, sin perjuicio de que en algunos contratos se determine la inclusin de las clusulas excepcionales
contempladas en la ley 80 de 1993, o en las disposiciones que la reglamenten, sustituyan, modifiquen o
adicionen.
La gestin contractual del Fondo de Programas Especiales para la Paz se rige por los principios
constitucionales, de conformidad con el concepto emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del
Consejo de Estado con ponencia del Consejero lvaro Namn Vargas de fecha 02 de septiembre de 2013
y nmero 11001-03-06-000-2013-00412-00, que seala:
Cabe advertir, en todo caso, que conforme al artculo 13 de la ley 1150 de 2007 la aplicacin del
rgimen privado no exime a las Entidades Estatales de la aplicacin de los principios de la funcin
administrativa - igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad- (art.
209 C.P.), ni del rgimen de control fiscal (art. 267 ibdem), como tampoco del rgimen de
inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Ley 80 de 1993.
IV Conclusin
Como se observa, la ejecucin de los programas a cargo del Fondo de Programas para la Paz estn
encaminados directamente al restablecimiento del orden pblico, a la construccin de una poltica
de paz y a la bsqueda del logro y mantenimiento de la misma, en atencin a uno de los fines
estatales consagrados en el prembulo y en el artculo 2 de la Constitucin Poltica. Por esta razn,
es claro que llevar a cabo la contratacin directa, en lo que corresponda contratar bajo esta
modalidad de seleccin, para la continuidad de estos programas, es parte esencial de construccin
de la paz, del restablecimiento del orden pblico y de la vigencia de los derechos y libertades de las
personas y por lo mismo encaja dentro de la nocin de defensa y seguridad del Estado a que se
refiere la excepcin prevista en el artculo 33 de la Ley 995 de 2005, Estatutaria de la Ley de
Garantas Electorales.

53

MANUAL DE CONTRATACIN

Proceso asociado: Adquisicin de Bienes y Servicios


asociado]

Cdigo: M - BS - 01

Versin 13

CAPTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirn por las disposiciones legales
aplicables.
7.1 MARCO LEGAL
Las normas y documentos que rigen la gestin contractual en el DAPRE, se pueden consultar en el
aplicativo SIGEPRE Mapa de Procesos- Proceso Adquisicin de Bienes y Servicios - Normograma o a
travs de la pgina inicial del mdulo documentos Normograma rea de Contratos.
7.2 DOCUMENTOS TCNICOS
-

Norma Tcnica Colombiana para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 Adquisicin
de bienes y servicios
Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratacin.
Buenas Prcticas de Transparencia en la Gestin Contractual (PNUD)

7.3 DOCUMENTOS ASOCIADOS


Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de Procesos Documentos y Formatos, o en campo
de Documentos Asociados cuando se consulta el documento.
7.4 VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA
La vigencia de ste Manual, su edicin, publicacin actualizacin, reforma, derogacin, renovacin y
ajustes; se realizar de conformidad con la GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS DEL SIGEPRE (G-DE-01) y la Resolucin N 1240 de 2011 (Ver aplicativo SIGEPRE)

7.5 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO


Jefe del rea de Contratos o quien haga sus veces

54