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Manual de indizacin para archivos

Manual de indizacin
para archivos

Manual de indizacin para archivos

Este libro se prepar para los archiveros, como gua


en su aspiracin de homogeneizar su trabajo acorde
a las normas de calidad de la archivstica
internacional.
Sus autores son expertos del Archivo Nacional de la
Repblica de Cuba que con el apoyo del Archives
Social Sciences Council, publican sin existir
precedentes sobre la indizacin.
Estamos seguros que ser una herramienta eficaz en
el desempeo de estas labores.

Colectivo de autores

ISBN 978-959-7196- 01-3

Archivo Nacional de la Repblica de Cuba


La Habana
2007

Manual de indizacin
para archivos

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Manual de indizacin
para archivos
Marisol Mesa Len
Elvira Corbelle Sanjurjo
Alba Gilda Dreke Alfonso
Miriam Ruz Merio
Jorge Macle Cruz

Archivo Nacional de la Repblica de Cuba


La Habana
2007

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Edicin y correccin: Rafael Aquino Guerra


Composicin: Idalmis Valds Herrera

Marisol Mesa Len, Elvira Corbelle Sanjurjo, Alba Gilda Dreke Alfonso, Miriam Ruz Merio y Jorge Macle Cruz, 2007
Sobre la presente edicin,
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba, 2007

ISBN 978-959-7196-03-7

Initiative on Cuban Libraries and Archives Social Sciences


Council (SSRC)
Working Group on Cuba
810 Seventh Ave. New York
NY 10019-USA
E-mail: info@sscr.inf.org
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba
Calle Compostela, no. 906 esquina a San Isidro.
Habana Vieja. Ciudad de La Habana, Cub
E-mail: arnac@ceniac.inf.cu

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Prlogo
Es una gran satisfaccin enfrentarse a un documento que tiene en
cuenta la importancia de la teora y la combina excelentemente con
la prctica.
As, este Manual ser de mucha utilidad para todos aquellos que
se interesen por la indizacin de los documentos de archivo, ya que
posee la rara virtud de ser claro, preciso y de estar escrito en un
lenguaje que puede entender no solo un especialista, sino tambin,
alguien no vinculado con la temtica que trata.
Por su calidad profesional, el riguroso estudio que implic la
preparacin del Manual y su dedicacin absoluta con el fin de lograr esta importante herramienta de trabajo para el Archivo Nacional de Cuba, los autores son acreedores de todo reconocimiento.

MIRTA C. BOTANA

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ndice
Generalidades / 9
Reglas generales para la redaccin de los Descriptores / 17
Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores
Onomsticos. Aplicables a nombres de personas y familias / 19
Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores
Institucionales / 24
Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores
de Materia / 33
Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores
Geogrficos / 37
Bibliografa / 43

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Generalidades
Muchos y complejos fenmenos enfrenta el hombre cada da, tanto
en su comportamiento de ser social, como en el decursar por las
diferentes esferas del conocimiento humano. La teora cientfica los
divide por partes con el fin de estudiarlos y explicarlos, pero lo que
en teora, nos parece harto comprensible y de relativamente clara
solucin, choca irremisiblemente con la realidad, donde los fenmenos se presentan integrados e interactuando unos con otros. El
conocido principio leninista: La prctica es el criterio de la verdad, se comprueba a cada minuto, pues ninguna teora, es comparable con la riqueza de la vida, de ah la importancia de la
acumulacin de experiencias, en todo tipo de actividad.
La INDIZACIN, como parte del tratamiento archivstico no escapa
a estas consideraciones, por ello, pretendemos, a travs del presente
Manual una aproximacin al anlisis de factores objetivos y subjetivos que intervienen en el desarrollo de este proceso, y ofrecer un
instrumento metodolgico-prctico para los involucrados en esta
importante labor.
Como nudo gordiano y viaje a la semilla, han calificado algunos colegas a la DESCRIPCIN DOCUMENTAL e INDIZACIN, respectivamente, por lo crucial que resultan para la consecucin exitosa de
otros procesos y tareas inherentes al tratamiento archivstico. Aunque consideramos importante a todos los dems.
DESCRIBIR es en trminos archivsticos, el proceso de anlisis de
los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan su identificacin y localizacin, as como
la recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.1
1

Antonia Heredia Herrera: Archivstica General: Teora y Prctica, 6ta. edicin, Diputacin Provincial, Sevilla, 1993, p. 389.

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Manual de Indizacin para Archivos

Por tanto, exige del archivero una mesurada atencin que se concretar en el anlisis y la sntesis del contenido, y a su vez punto de
partida para la seleccin de trminos que van a representar a los
documentos y a la DESCRIPCIN misma. Dicho en palabras sencillas,
esto es lo que significa INDIZAR.
La INDIZACIN es parte del procesamiento, consiste en describir y
caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de
los conceptos contenidos en l. Facilita la recuperacin de informacin para satisfacer su demanda. Durante este proceso se eligen
aquellos trminos ms apropiados, ya sea por materias, personas,
instituciones o lugares. Para los archiveros, son palabras que se vinculan al contenido del documento.
Otras definiciones asocian a la INDIZACIN con smbolos: frases,
palabras, nmeros, caracteres alfanumricos, letras, con la finalidad de hacer eficaz la bsqueda de informacin.
En pocas pretritas slo se apreciaba al documento de archivo
atendiendo a su valor en s, como pieza testimonial nica, probatoria; por sus caractersticas fsicas, particularidades externas, o su
connotacin lingstica. Hoy, se le incorpora lo representado en la
informacin misma, que aleja al archivero de la tendencia historicista
en el procesamiento documental, para acercarlo a las herramientas
de las Ciencias de la Informacin.
La seleccin de los conceptos fundamentales y su conversin en
trminos de INDIZACIN; en un determinado lenguaje documental constituye un acto comunicativo, que se concreta entre el sujeto, entidad, el procedimiento utilizado -administrativo, privado- y el asiento
concreto y su contexto.
Estos lenguajes que se consideran artificiales, aparecen como una
necesidad para estructurar el pensamiento, agrupando y asociando
cada documento a una lista clasificatoria, o bien mostrando el contenido, sobre todo a travs de resmenes o palabras claves; es decir, son
idiomas intermedios entre las demandas y las ofertas de informacin,
remiten a un conjunto de palabras y/o trminos que tienen como misin sintetizar y representar los contenidos por parte del profesional,
para ser recuperados de este modo por el usuario. Se componen de:
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Generalidades

Vocabulario (o lxico).
Sintaxis (o gramtica).
Reglas para su uso.
El LENGUAJE DOCUMENTAL, por tanto, es el puente de comunicacin
entre el usuario, que demanda una informacin y el documento, que
la contiene.
Debido a la singularidad, unicidad y antigedad de los documentos de archivo, es factible en ellos el uso del LENGUAJE DE DESCRIPTORES,
que son trminos o cdigos autorizados o formalizados con fuerte
carga informativa que representan sin ambigedades los conceptos
contenidos y solicitudes de informacin. Este se clasifica como
postcoordinado, ya que permite yuxtaponer los conceptos en el momento del anlisis y recuperacin multifactica de la informacin.
Significa, que un documento puede INDIZARSE, asignndole, tantos
DESCRIPTORES, como sea necesario para todas las facetas y subfacetas
expresadas en su contenido, a diferencia del LENGUAJE DE EPGRAFES
que con su carcter precoordinado, no permite la libertad de formulacin antes apuntada.
A los DESCRIPTORES tambin se les denomina ENTRADAS AUTORIZADAS
o PUNTOS DE ACCESO, porque sirven para buscar, identificar y localizar
las descripciones en un sistema de descripcin archivstica. Pueden
ser SIMPLES, cuando estn constituidos por un solo trmino, COMPUESTOS, si incluyen ms de uno y AUXILIARES los que se aaden para modificar o matizar el contenido.
El proceso de INDIZACIN transita por las siguientes etapas:
Anlisis del contenido del documento que incluye el estudio previo del contexto en que ha sido producido y del documento mismo.
Identificacin y seleccin de conceptos representativos de la informacin contenida, expresados en lenguaje natural.
La traduccin de estos conceptos a trminos empleados en los
instrumentos de INDIZACIN conocidos como LENGUAJES DE INDIZACIN,
LENGUAJES ARTIFICIALES O LENGUAJES DOCUMENTALES.
En la prctica hemos constatado que, en el desarrollo del proceso
de INDIZACIN, todas las etapas tienen el mismo grado de importan11

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Manual de Indizacin para Archivos

cia, sin embargo, actualmente se hace mayor nfasis en la formulacin de los DESCRIPTORES, para solucionar una situacin mediata, al
considerar que la seleccin requiere por su grado de complejidad de una mayor dedicacin, tanto para el INDIZADOR, como para
el normalizador.
Los errores ms frecuentes en la formulacin de DESCRIPTORES podemos clasificarlos a nuestro entender de la siguiente manera:
Propuestas de trminos, resultantes de una deficiente traduccin.
Ejemplo:
General Maracas por General Manager. (En ingls en el
original).
Propuestas de trminos, resultantes de una deficiente lectura.
Ejemplo:
Lupe por supe.
Propuestas de trminos, resultantes una deficiente interpretacin.
Ejemplo:
Tunas Maya (nombre de embarcacin) cuando en realidad
el documento se refera a que el tenaz Maya desembarc
con sus tropas.
Propuestas de trminos no considerados descriptores por las
reglas, ya sean tipos documentales o cualquier otro.
Ejemplo:
Resoluciones, formulado como descriptor de materia siendo un tipo documental.
Refirindonos al proceso de seleccin de los trminos y a los
errores detectados durante el tratamiento de la informacin podemos apuntar que los ms frecuentes son:
Propuestas que aparecen con utilizacin metafrica de personalidades, reflejadas en los documentos slo para comparar12

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Generalidades

las con la actividad de prceres y cubanos ilustres y por tanto


fuera de contexto histrico y territorial:
Ejemplos:
Julio Csar, emperador de Roma.
Atila, rey de los hunos.
Homero (poeta de la antigedad)
Propuestas con una representacin de la realidad en un trmino que la distorsiona, hasta la inclusin de elementos carentes
totalmente de carga informativa en el documento y su contexto:
Ejemplos:
Mara (persona de la que slo se sabe que se mud)
Felipe (del que nicamente se conoce que traslad unos sacos de mercancas).
Higiene para designar la limpieza de un local.
La seleccin de conceptos contenidos en los documentos debe
producirse en la primera y segunda etapas de la INDIZACIN, siendo,
la del ANLISIS DE CONTENIDO, fundamental para el resultado del proceso, puesto que constituye su origen y punto de partida.
El ANLISIS DE CONTENIDO se divide, a su vez en tres fases:
Primera: LA LECTURA DEL TEXTO, que se realiza con fines especficos, bien definidos y es llamada LECTURA TCNICA. Aqu pueden presentarse problemas lingsticos que deben ser resueltos,
tales como: la escritura, su coherencia y aspectos ligados a la
semntica.
Segunda: EXTRACCIN DE CONCEPTOS o ideas que, tendrn como
producto un asunto, nombre, lugar, etc. En esta determinacin debe estar presente el conocimiento previo del INDIZADOR
sobre el contexto de produccin del documento (fondo documental, poca, tipo de archivo y polticas del mismo).
Tercera: ATENENCIA el nombre ms aceptado, dentro de los
que se utilizan para ella es donde se concretan y sintetizan
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Manual de Indizacin para Archivos

los conceptos, se definen los trminos, que mejor expresan el


contenido de los documentos en lenguaje natural y que algunos llaman: FRASES DE INDIZACIN. En estas condiciones la informacin se encuentra lista para la formulacin de los
DESCRIPTORES, tambin llamados TRMINOS DE INDIZACIN.
Todas las fases antes descritas sufren la interferencia de factores
lingsticos, cognitivos y lgicos, lo que da al proceso un carcter
interdisciplinario.
En este complejo proceso intelectual que es, el anlisis de contenido, no slo debemos limitarnos al documento, sino tener en cuenta el factor humano como elemento determinante en la calidad del
mismo. Partiendo de la experiencia de colegas de otros pases que
nos han antecedido en este estudio, vamos a referirnos a los diferentes factores, que pueden influir en el trabajo del archivero en su
papel de INDIZADOR.
Estos factores pueden dividirse en tres categoras:
Categora I. Los que tienen que ver directamente con el INDIZADOR,
como figura principal en el proceso:
Experiencia, conocimiento del trabajo y las polticas seguidas
en el archivo donde realiza su labor.
Conocimiento terico y prctico del tratamiento archivstico
en general y la labor de INDIZACIN en particular.
Formacin profesional y nivel sociocultural adecuados para la
actividad.
Intercambio con especialistas de diferentes ramas del conocimiento.
Interaccin con el usuario.
Es obvio que la experiencia es fundamental en cualquier tipo de
labor; pero en el caso de la INDIZACIN en archivos donde la diversidad de informacin es tan amplia y compleja, es imprescindible.
Este factor est estrechamente vinculado a la formacin profesional
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Generalidades

y al nivel sociocultural del INDIZADOR, porque ambos se complementan, y suele suceder que este segundo elemento supla en cierta medida, la inexperiencia en los archivistas noveles.
Otro elemento a tener en cuenta es la interaccin entre los diferentes profesionales vinculados o no a la actividad archivstica por
lo que se hace necesario y ventajoso formar grupos de trabajo multidisciplinario, en los que interacten especialistas en Ciencias de
la Informacin, historiadores, lingistas, gegrafos, psiclogos, filsofos y socilogos, entre otros, y de no ser posible, realizar consultas con el personal vinculado al rea de que se trate, ya sea del
archivo o fuera de ste. Por ltimo, la interaccin con el usuario, y
el conocimiento de sus necesidades informativas nos permitir elaborar productos con la calidad requerida para satisfacer estas demandas.
Categora II. Factores relativos al documento o unidad documental.
Estos son, especialmente, los que facilitan la seleccin de trminos en el documento:

Autora.
Descripcin.
Lectura del texto.
Terminologa utilizada por el autor.
Facilidades o dificultades para definir el asunto, las personalidades, los lugares. Pueden incidir el tipo de letra, los trminos
en desuso, la lengua, entre otros.

Los archiveros, que hemos acumulado experiencia en la actividad


sabemos de la importancia de estos factores para lograr una buena
INDIZACIN. Hay documentos cuya dificultad de comprensin es mnima, sin embargo, hay otros para los que son necesarias varias lecturas
a fin de lograr resultados satisfactorios en su representacin.
Categora III. Factores de ndole psicolgica que se presentan
en el trabajo de los INDIZADORES: miedo, ansiedad, atencin, autocrtica
y pereza.
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Manual de Indizacin para Archivos

Como puede observarse de los tres factores mencionados, algunos son derivados de las caractersticas de la personalidad del
INDIZADOR y su grado de laboriosidad, o estn determinados por otros
de carcter externo, tales como el tiempo de que dispone para realizar el trabajo, las interrupciones y su compromiso en la ejecucin
de otras actividades.
Todos estos factores en una u otra medida pueden ser atenuados
por medio de la formulacin de una poltica de INDIZACIN que establezca, adems de los lineamientos generales que rigen la actividad, los requerimientos indispensables para la designacin de
recursos humanos idneos, en aras de la transparencia y eficacia del
proceso.

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Reglas generales para la redaccin de


los descriptores
FORMA DEL TRMINO: Se utilizarn los sustantivos o formas sustantivadas. No incluir los llamados trminos vacos en indizacin (adjetivos, preposiciones, artculos, verbos en infinitivo y conjunciones).
GRAFA DEL TRMINO: Los DESCRIPTORES se redactarn con mayscula respetando la grafa actual. Las variantes grficas resultantes de
la INDIZACIN personalizada, por la carencia de un vocabulario controlado sobre nombres de personas, familias, topnimos e instituciones, estarn sujetas a control terminolgico, durante el proceso
de normalizacin, en el que se redactar el trmino que las identificar inequvocamente. Las excluidas sern tenidas en cuenta para
la creacin de un diccionario de grafas que facilitarn la informacin de los registros de autoridad, segn establece la Norma ISAAR
(CPF).
NMERO DEL TRMINO: Para los descriptores de materia se utilizar
el plural y el singular en dependencia de trminos que expresen
conceptos que puedan contarse o no, por unidades. Esta regla no es
aplicable a los restantes PUNTOS DE ACCESO correspondientes a entidades, personas y topnimos.
FORMA DE LA ENTRADA DEL TRMINO: Las entradas se harn en orden
directo exceptuando las correspondientes a nombres de personas,
familias, casas y ttulos nobiliarios, que sern redactadas en orden
inverso.
USO DE SIGNOS DE PUNTUACIN, SIGLAS, ABREVIATURAS Y ACRNIMOS:
Deben desarrollarse siempre que sea posible, de no ser as, se consignarn tal y como aparecen en el documento para garantizar su
desarrollo posterior en el proceso de normalizacin. Las excepcio17

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Manual de Indizacin para Archivos

nes, se tratarn en el captulo concerniente a cada tipo de descriptor,


sucede de la misma manera con el uso de las comas, parntesis y
guiones.
USO DE FRMULAS DE TRATAMIENTO Y PALABRAS NO SIGNIFICATIVAS: Se
regirn estrictamente por las reglas particulares aplicables a cada
tipo de descriptor.

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Reglas para la seleccin y formulacin


de descriptores onomsticos
Aplicables a nombres de personas y familias
Para aplicar estas reglas a nombres de personas y familias se tendr
en cuenta que:
1. Solo sern seleccionados aquellos nombres cuya carga informativa responda al contexto y documento.
2. Los nombres que aparezcan con una grafa antiga se consignarn siguiendo las normas ortogrficas actuales.
Ejemplo:
TEJEIRO ALDAMA, NICOLS / no Texeiro Aldama, Nicols
3. Se seleccionarn todas las formas del nombre que aparezcan
en el documento ya sea en su forma completa e incompleta,
apodos y seudnimos.
Ejemplos:
GARCA IIGUEZ, CALIXTO
GMEZ, MXIMO
JIMAGUAY
4. Las entradas para onomsticos se harn en orden inverso, apellido apellido, nombre, excepto las correspondiente a soberanos, soberanos consortes, papas, antipapas, santos y beatos
cuyos ttulos aparecern consignados adems, como adiciones
despus de una coma.
Ejemplos:
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Manual de Indizacin para Archivos

GRAJALES COELLO, MARIANA


PEDRO I, ZAR DE RUSIA
SOFIA DE BORBN, REINA CONSORTE DE JUAN
CARLOS I, REY DE ESPAA
FRANCISCO DE ASS, SANTO
JOS POVEDA, BEATO
PIO XII, PAPA
5. Se respetar la lengua de origen de los onomsticos. Los nombres en ingls y francs entrarn en orden inverso mientras que
los restantes estarn sujetos en cuanto a encabezamiento, a lo
que especifican las REGLAS DE CATALOGACIN ANGLOAMERICANAS.
Ejemplos:
DICKENS, CHARLES / no Dickens, Carlos
BALZAC, HONORE DE / no Honorato de Balzac
6. Se desarrollarn todos los nombres de personas que aparezcan en forma abreviada.
Ejemplo:
MARA DEL CARMEN / no M. del Carmen
FRANCISCO JAVIER / no Fco. Javier
HERNNDEZ DAZ, GERARDO / no Hdez. Daz, Gerardo.
7. Las iniciales nunca encabezarn un descriptor onomstico por
la incertidumbre de si responden al nombre o al apellido. Se
consignarn al final del nombre.
Ejemplo:
RODRGUEZ, MARIO L. / no L. Rodrguez, Mario
RAMIRO M. / no M. Ramiro
8. Los apellidos unidos por un guin sern considerados como
uno solo.
Ejemplo:
DUQUE-ESTRADA HERRERA, MARCELO
9. Se reflejarn al final del nombre, las proposiciones que apa20

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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Onomsticos

rezcan solas o acompaadas de artculo, as como las contracciones de preposicin.


Ejemplos:
CSPEDES QUESADA, CARLOS MANUEL DE
TORRIENTE BRAU, PABLO DE LA
CASTILLO ESTRADA, AGUSTN DEL
10. Se consignarn como entrada, los artculos que no vayan acompaados de preposicin por considerarse elemento inicial del
apellido, independientemente de que aparezcan separados o
enlazados mediante un guin al mismo.
Ejemplos:
LA O VALDS, ROBERTO
LA-GUARDIA BALMASEDA, JOSEFA
11. Las partculas no significativas y frmulas de tratamiento, tales como: la conjuncin y, Don, Doa, Sra., Sr., sern suprimidas durante el proceso de INDIZACIN.
Ejemplo:
BACHILLER MORALES, ANTONIO / no Bachiller y Morales, Don Antonio
12. No se seleccionarn nombres aislados ni aquellos que se infieren en determinadas frases, generalmente de despedida, si no
se conoce la identidad de la persona o algn elemento que la
pueda identificar.
Ejemplos:
Tu admirador secreto
Siempre Juan
13. Los nombres de personas se harn acompaar de adiciones,
calificaciones y de otras relaciones que permitirn su identificacin inequvoca y propiciarn unidades informacionales ms
completas.
Los CALIFICADORES deben aparecer entre parntesis al final del
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Manual de Indizacin para Archivos

nombre y se corresponden con ocupaciones o esferas de actividad, con la condicin del individuo, la sigla de la orden
religiosa a la que pertenece, su vecindad, parentesco y lugar
de nacimiento.
Ejemplos:
GARCAAGUILERA, VICENTE (GENERAL DEL EJRCITO LIBERTADOR)
GARCA MRQUEZ, GABRIEL (ESCRITOR)
LLAVERAS MARTNEZ, JOAQUN (DIRECTOR DEL
ARCHIVO NACIONAL DE CUBA)
VALDS DOMNGUEZ, FERMN (AMIGO DE JOS
MART)
CABRERA JIMNEZ, CONCEPCIN (VECINA DE MATANZAS)
COLOM IBARRA, ABELARDO (HROE DE LA REPBLICA DE CUBA)
DOMNGUEZ BANDERA, JOS ANTONIO (NATURAL
DE MLAGA)
DUMOIS, FRANK (O.F.M)
JARAMILLO GONZLEZ, JOS (RELIGIOSO)
VALDZ, JUANA (ESCLAVA)
SIMONI, AMALIA (ESPOSA DE IGNACIO
AGRAMONTE)
SOUCHAY, KORNELIO (PROPIETARIO DEL CAFETAL
ANGERONA)
GMEZ TORO, CLEMENCIA (HIJA DE MXIMO
GMEZ)
BUSSI, HORTENSIA (VIUDA DE SALVADOR ALLENDE)
BOUZA, BERNAB (BIGRAFO DE MXIMO GMEZ)
COLN, MARA CARIDAD (MEDALLISTA OLMPICA
DE MOSC, 1980)
Las ADICIONES se reservan para la designacin de fecha y lugar
de nacimiento y muerte en caso de que aparezca en el documento, ttulos acadmicos, nobiliarios, eclesisticos, nom22

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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Institucionales

bres de casas, familias reales, dinastas, sobrenombres, apodos, seudnimos, santos y beatos y aparecern despus del nombre, precedidas por una coma.
Ejemplos:
LAGO MASINO, TRINIDAD, LA SOLITARIA
MART PREZ, JOS JULIN, LA HABANA 1853 DOS
ROS 1895
PETTIT, ALFREDO, OBISPO AUXILIAR DE LA HABANA
HUSSEIN, REY DE JORDANIA
RANIA, REINA CONSORTE DE ABDAL, REY DE JORDANIA
SABOYA, FILIBERTO DE, PRNCIPE DE VENECIA Y
PIAMONTE
MARICHALAR, JAIME DE, DUQUE DE LUGO
TOMS, SANTO
JUAN XXIII, PAPA, BEATO
LAGE DVILA, AGUSTN, DOCTOR
PERALTA LVAREZ, RICARDO, LICENCIADO EN DERECHO POR LA UNIVERSIDAD DE LA HABANA.
(Ver otros ejemplos en la Regla No. 4)
14. Las entradas correspondientes a nombres de familias no dinsticas se harn de forma indirecta comenzando por su denominacin y consignando despus de una coma, el trmino
FAMILIA, como adicin.
Ejemplo:
VALLE IZNAGA, FAMILIA

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Manual de Indizacin para Archivos

Reglas para la seleccin y formulacin


de descriptores institucionales
Se entiende por entidad, a un organismo o grupo de personas conocidos por un nombre determinado que acta o puede actuar con
plena autonoma como una colectividad, considerada una unidad.
Esta acepcin abarca asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas, gobiernos, entidades gubernamentales, proyectos, programas, instituciones religiosas, acontecimientos, as como
competencias atlticas, exposiciones, expediciones, ferias y festivales, embarcaciones areas y martimas.
1. El nombre de la entidad se recoger tal y como aparece en los
documentos, con sus nmeros arbigos, romanos o su referencia en letras.
Ejemplos:
SECRETARA DE ESTADO Y JUSTICIA
UNIDAD 540 DE LA OFICINA DE CONTROL DE ABASTECIMIENTO 314
2. Las entradas institucionales se harn en orden directo. Si apareciera una versin en otras lenguas, adems del espaol, se
recomienda la seleccin de ambas para garantizar una mejor
normalizacin, posteriormente.
Ejemplos:
FBRICA DE TABACOS LA CORONA
CENTRAL VIOLETA SUGAR COMPANY, S.A.
COMPAA AZUCARERA CENTRAL VIOLETA, S.A.
3. Si en el mismo documento apareciera dispuesto el nombre de
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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Institucionales

la entidad de formas diferentes se recogern todas las variantes posibles. De conocerse definitivamente el que la identifica,
hacer uso del mismo en lo sucesivo.
Ejemplos:
CASA DE BENEFICENCIA DE LA HABANA
CASA DE BENEFICENCIA Y MATERNIDAD DE LA
HABANA
4. Se desarrollarn, siempre que sea posible, las abreviaturas,
siglas y acrnimos exceptuando los trminos que indican el
tipo de asociacin.
Ejemplos:
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES DE CTRICOS Y
LOS FRUTALES / no IICF
INSTITUTO TECNOLGICO HERMANOS GMEZ / no
I.T. Hnos. Gmez
ESCUELA SECUNDARIA BSICA URBANA CAMILO
CIENFUEGOS / no E.S.B.U. Camilo Cienfuegos
CORPORACIN GAVIOTA, S.A.
CARLOS ARNOLDSON &CO, LTD
EDGAR P. LEWIS AND SONS INTERNATIONAL, INC
5. Si en el documento apareciera la demarcacin territorial de la
entidad y no forma parte de su denominacin, ser consignada sta, entre parntesis para garantizar su identificacin.
Ejemplos:
INSTITUTO DE SEGUNDA ENSEANZA DE LA HABANA
COMIT DE DEFENSA DE LA REVOLUCIN # 7 CAMILO CIENFUEGOS (LA HABANAVIEJA, CIUDAD DE
LA HABANA)
6. Si en el documento apareciera una institucin relacionada con
otra por subordinacin u otro tipo, se utilizar la preposicin
DE para enlazarlas, siguiendo un orden jerrquico. Si la lnea
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Manual de Indizacin para Archivos

de jerarqua se hiciera demasiado larga, tener en cuenta solamente las entidades que conforman las relaciones extremas.
Ejemplo:
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS INFORMATIVAS DE
LA UNIVERSIDAD DE LA HABANA / no Departamento
de Ciencias Informativas de la Facultad de Comunicaciones
de la Universidad de La Habana
7. La entrada para sedes diplomticas se iniciar por el tipo de
entidad, seguida de la preposicin DE para sealar el pas que
representa, y de la preposicin EN, para la sede en que radica.
Si en el documento apareciera adems el pas de esa sede, se
consignar al final, entre parntesis como un CALIFICADOR DE
JURISDICCIN.
Ejemplo:
EMBAJADA DE CUBA EN FRANCIA
CONSULADO DE ESPAAEN RO DE JANEIRO (BRASIL)
8. La entrada para entidades religiosas contendr el tipo y denominacin de que se trate, enlazados por la preposicin DE o la
contraccin DEL, que tambin puede unirse con la sede, cuando
sta forma parte del nombre. En caso contrario se colocar al
final entre parntesis como un CALIFICADOR DE JURISDICCIN.
Ejemplos:
IGLESIA DE NUESTRA SEORA DE GUADALUPE (LA
HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA HABANA)
PARROQUIA DEL CERRO
MONASTERIO DE SANTA CATALINA (CIUDAD DE LA
HABANA)
9. Las rdenes militares, de hermandad y caballera se consignarn comenzando con el genrico ORDEN y a continuacin el
nombre adoptado, antecedido por la proposicin DE o la contraccin DEL.
Ejemplo:
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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Institucionales

ORDEN DE SAN MIGUEL Y SAN JORGE


ORDEN DE LOS HERMANOS HOSPITALARIOS DE
BURGOS
ORDEN CABALLEROS DEL TEMPLE / no Orden de los
Templarios
ORDEN CABALLEROS DEL ESPRITU SANTO
10. Se considerarn descriptores institucionales las filiales, sucursales, delegaciones de organismos de la Administracin
Central del Estado y de Organizaciones Polticas y de Masas,
y se consignarn tal y como aparecen en el documento.
Ejemplos:
DELEGACIN DEL MINISTERIO DE LA CONSTRUCCIN EN CIENFUEGOS
FILIAL CUBANA DE LA ASOCIACIN INTERNACIONAL DE DOCTORES EN MEDICINA
SUCURSAL 2661 DEL BANCO METROPOLITANO (LA
HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA HABANA)
COMIT MUNICIPAL DE LA UNIN DE JVENES COMUNISTAS EN DIEZ DE OCTUBRE
11. Las comisiones, comits conjuntos y mixtos se considerarn
descriptores de entidades e incluirn como adicin el ao de
celebracin en caso de que aparezca en los documentos.
Ejemplos:
COMIT CONSULTIVO DEL COMERCIO FRANCS EN
LA HABANA
COMIT CULTURAL UCRANIANO Y BIELORRUSO DE
LA HABANA
COMISIN MIXTA VENEZUELA GUYANA, 1966
12. Cada cmara del poder legislativo constituir un descriptor
de entidad, as como sus comisiones, comits, subcomits,
legislaturas, sesiones u otras unidades subordinadas, las que
mantendrn en el descriptor la relacin con la que le corres27

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Manual de Indizacin para Archivos

ponda.
Ejemplos:
COMISIN DE HACIENDA DE LA CMARA DE REPRESENTANTES
COMISIN DE JUSTICIA Y CDIGO DEL SENADO
13. Las asambleas constituyentes se considerarn descriptores institucionales y reflejarn en el DESCRIPTOR la subordinacin a
los gobiernos que las convocan. En caso de aparecer las fechas de realizacin en el documento se consignarn como adiciones.
Ejemplo:
ASAMBLEA CONSTITUYENTE DE JIMAGUAY, 1895
14. Las delegaciones, misiones, comisiones ante organismos internacionales e intergubernamentales se considerarn entidades, e
incluirn en el DESCRIPTOR el nombre del gobierno representado.
Para eventos que cambian la sede de celebracin, se consignar
la misma como un calificador jurisdiccional.
Ejemplos:
DELEGACIN DE VENEZUELA EN LA ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS
DELEGACIN DE CUBA EN LA COMISIN DE DERECHOS HUMANOS DE LA ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS
DELEGACIN DE EGIPTO A LA ASAMBLEA GENERAL DE LA ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS,
1983
DELEGACIN DE CUBA A LA CUMBRE DE LA TIERRA, 1992 (BRASIL)
15. Son considerados entidades: los mandos y unidades de las Fuerzas Armadas, los que reflejarn en el descriptor la subordinacin al Cuerpo Principal a que pertenecen.
Ejemplo:
REGIMIENTO DE INFANTERA PANCHITO GMEZ
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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Institucionales

DEL EJRCITO LIBERTADOR


2DA DIVISIN DEL 4TO. CUERPO DEL EJRCITO LIBERTADOR
UNIDAD 4427 DEL EJRCITO OCCIDENTAL
16. Casos especiales.
Sern considerados DESCRIPTORES:
A. Los Aviones, Embarcaciones, Naves y Complejos Orbitales,
y su encabezamiento ser la denominacin especfica de
cada uno. Si el nombre propio no expresa por s solo la
idea de entidad, se agregar entre parntesis, un calificador con la designacin general.
Ejemplos:
GOLETA LIBERTAD
VAPOR BAITIQUIR
CHALLENGER (NAVE ESPACIAL)
SPUTNIK 1 (SATLITE)
El CHICO DEL WAJAY (AVIN ESCUELA)
ESTACIN ESPACIAL INTERNACIONAL
B. Las entidades agrcolas y de comercio, que se encabezarn
por el trmino que las identifica y reflejarn a continuacin el nombre propio adoptado. Para su incuestionable
identificacin llevarn como calificador la jurisdiccin a
la que pertenecen.
Ejemplos:
HACIENDA LOS OCUJES (JAGEY GRANDE,
MATANZAS)
CAFETAL ANGERONA (ARTEMISA, LA HABANA)
FINCA ROSALA (LOS PALACIOS, PINAR DEL RO)
RESTAURANTE TERRY (SAN MIGUEL DEL PADRN, CIUDAD DE LA HABANA)
TIENDA FLOGAR (CENTRO HABANA, CIUDAD DE
LA HABANA)
TINTORERA LINDSAY (CERRO, CIUDAD DE LA
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HABANA)
CAFETERA LA MILAGROSA (REMEDIOS, VILLA
CLARA)
HOTEL MELI LAS AMRICAS (VARADERO,
MATANZAS)
BAR TWO BROTHERS (LA HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA HABANA)
BODEGA LA PRIMERA DE ZANJA (CENTRO HABANA, CIUDAD DE LA HABANA)
PANADERA LUSN (LA HABANAVIEJA, CIUDAD
DE LA HABANA)
DULCERA LA GRAN VA (DIEZ DE OCTUBRE,
CIUDAD DE LA HABANA)
LIBRERA LA MODERNA POESA (LA HABANA
VIEJA, CIUDAD DE LA HABANA)
C. Los medios de comunicacin e informacin, se encabezarn por el trmino que las especifica y a continuacin el
nombre propio. Si este ltimo, no expresa por s solo la
idea de entidad, se agregar entre parntesis, un calificador con la designacin general.
Ejemplos:
REVISTA BOHEMIA
PERIDICO EL FGARO
GACETA DE MADRID
REVISTA MUY INTERESANTE (ESPAA)
C.O.C.O. (ESTACIN DE RADIO)
RADIO CIUDAD DEL MAR
TELEVISIN MEXICANA
C.M.B.F. (ESTACIN DE RADIO)
CUBA SI (SITIO WEB)
ITAR-TASS (AGENCIA DE PRENSA)
D. Las exposiciones, concursos, ferias y festivales se consignarn tal y como aparecen en los documentos, incluyendo,
si es posible, como una adicin el ao de realizacin.
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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Institucionales

Ejemplos:
FESTIVAL MATAMOROS SON, 2004
FESTIVAL DE EUROVISIN, 1984
I FERIA INTERNACIONAL DE CIENCIA E INNOVACIN TECNOLGICA 2000 (CIUDAD DE LA HABANA)
FERIA INTERNACIONAL DEL LIBRO, 2003
EXPOSICIN INTERNACIONAL DE SEVILLA, 1992
CONCURSO DE MSICA CUBANA ADOLFO
GUZMN, 2000 (CIUDAD DE LA HABANA)
E. Las reuniones, congresos, asambleas, conferencias y coloquios, incluirn, siempre que sea posible, palabras o nmeros que indican frecuencia, ao de realizacin y lugar de
celebracin, entre parntesis, si no forman parte del nombre.
Ejemplos:
XIII CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,
1996 (CHINA)
I CONGRESO NACIONAL DE LA JUVENTUD SOCIALISTA, 1945 (CIUDAD DE LA HABANA)
I SIMPOSIO INTERNACIONAL DE TRABAJADORES SOCIALES, 1999 (CIUDAD DE LA HABANA)
THE INTERNATIONAL INTERNET CONFERENCE
FORLIBRARIANS& INFORMATIONPROFESSIONALS,
2004 (UNITED KINGDOM)
I TALLER INTERNACIONAL DE NORMALIZACIN, 2002 (CIUDAD DE LA HABANA)
SEGUNDO ENCUENTRO IBEROAMERICANO DE
COMUNICADORES DE CIENCIA, INNOVACIN
TECNOLGICA Y MEDIO AMBIENTE, 2000 (CIUDAD DE LA HABANA)
I COLOQUIO INTERNACIONAL DE ARCHIVSTICA,
1990 (ESPAA)
SEMINARIO REGIONAL SOBRE DEPORTE Y ME31

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DIO AMBIENTE, 2004 (CIUDAD DE LA HABANA)


CONVENCIN INTERNACIONAL DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y SERVICIOS
TELEMTICOS, 2004 (CIUDAD DE LA HABANA)
14 BIENAL INTERNACIONAL DE HUMORISMO
GRFICO, 2004 (SAN ANTONIO DE LOS BAOS,
LA HABANA)
F. Los eventos deportivos, que se ajustarn a las reglas del
acpite anterior.
Ejemplos:
CAMPEONATO NACIONAL DE FTBOL, 2003
LIGA MUNDIAL DE VOLEYBOL, 2000
JUEGOS OLMPICOS DE MONTREAL, 1976 (CANAD)
COPA DAVIS DE TENIS, 2002
COPA DEL MUNDO DE FTBOL SALA, 2004
(TAIPEI DE CHINA)
XLIV SERIE NACIONAL DE BEISBOL
XV EDICIN DE LA CARRERA MARABANA, 2004
(CIUDAD DE LA HABANA)

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Reglas para la seleccin y formulacin


de descriptores de materia
Los DESCRIPTORES DE MATERIA son sustantivos o expresiones sustantivadas con fuerte carga informativa que reflejan el contenido de los
documentos.
El procedimiento para la INDIZACIN por materias puede encontrarse en el captulo introductorio de este Manual correspondiente a
Generalidades, aunque se recomienda seguir las reglas especficas
que a continuacin se presentan:
1. Los DESCRIPTORES DE MATERIA pueden estar compuestos por palabras simples o combinaciones de ellas, es decir, frases
(adjetivas o preposicionales), preferentemente adjetivas, que
se redactan en orden directo.
Ejemplos:
HACIENDAS
PLANTAS MEDICINALES
ACCIDENTES AUTOMOVILSTICOS / no Accidentes de
automvil
EXPROPIACIONES DE FINCAS / no Fincas, Expropiaciones de
A. Existen frases compuestas por partculas que son lxicamente indivisibles porque por s solas no reflejan el significado de lo que se pretende expresar:
Ejemplos:
MOVIMIENTO ESTUDIANTIL
B. Otras, pueden incluir nombres propios.
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Ejemplos:
CICLN FLORA
ENMIENDA PLATT
C. Tambin, pueden tener un significado muy amplio.
Ejemplo:
LENGUAJES CORPORALES
2. El singular en los DESCRIPTORES DE MATERIA se reserva para conceptos que no puedan ser cuantificados.
Ejemplos:
INVIERNO
MAGNETISMO
MADERA
PESCA
MARXISMO
OXIDACIN
BIOLOGA y tambin MATEMTICAS que solo existe en
plural
LITERATURA INFANTIL
3. El plural en los DESCRIPTORES DE MATERIA se reserva para conceptos que puedan cuantificarse.
Ejemplos:
ESCUELAS
ZAPATOS
ARCHIVEROS
ESPAOLES
BANTES
FINCAS
4. Los trminos correspondientes a nombres propios de acontecimientos histricos y sociales tales como: guerras, revoluciones, rebeliones sern considerados DESCRIPTORES DE MATERIA y
se redactarn tal y como aparezcan en los documentos, te34

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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores de Materia

niendo en cuenta adems su fecha de realizacin.


Ejemplos:
ASALTO AL CUARTEL MONCADA, 1953
DECLARACIN DE LA HABANA, 1962
MARCHA DEL PUEBLO COMBATIENTE, 1980
GUERRA DEL GOLFO ARBIGO-PRSICO, 1990-1991
WEMILERE, 2004
MATANZA DE TLATELOLCO, 1968
5. Los trminos correspondientes a nombres propios de fenmenos naturales, sern considerados DESCRIPTORES DE MATERIA, y se
les consignar como adicin su fecha de ocurrencia.
Ejemplos:
ERUPCIN DEL PINATUBO, 1991
LA TORMENTA DEL SIGLO, 1993
HURACN IVAN, 2004
6. Los nombres de obras de arte que aparecen en los documentos
sern considerados descriptores de materia y en su formulacin tendrn en cuenta el gnero que representan, como un
calificador. Si el gnero forma parte del nombre no se consignar nuevamente.
Ejemplos:
ESTATUA DE LA REPBLICA
ENTRE CICLONES (LARGOMETRAJE)
CECILIA VALDS (NOVELA)
EL LAGO DE LOS CISNES (BALLET)
EL RAPTO DE LAS MULATAS (PINTURA)
SANTA CAMILA DE LA HABANA VIEJA (TEATRO)
AMOR (CANCIN)
7. Los nombres propios de determinados documentos que por su
connotacin han alcanzado la categora de hecho histrico
constituirn tambin DESCRIPTORES DE MATERIA. La fecha de su
ocurrencia se consignar como una adicin, siempre que apa35

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Manual de Indizacin para Archivos

rezca en el documento, o en el caso de que esta se conozca.


Ejemplos:
MANIFIESTO DE FERNANDO VII, 1820
PROCLAMA AL EJRCITO DE LA REPBLICA, 1898
ORDEN GENERAL PARA EL EJRCITO, 1896
JURAMENTO DE BARAGU, 2000
8. Los nombres propios de descubrimientos e invenciones sern
considerados DESCRIPTORES DE MATERIA y se consignarn tal y
como aparecen en el documento.
Ejemplo:
FONANDOSCOPIO
TEORA CELULAR DEL DESARROLLO EMBRIONARIO
NOTA: Los textos que no contienen una carga informativa significativa para la satisfaccin de una demanda de informacin, no sern
objeto de anlisis para la asignacin de DESCRIPTORES DE MATERIA. Esta
informacin podr ser recuperada a travs de la descripcin misma
y de otros puntos de acceso.
Ejemplo:
Su carta del 19, por su objeto, no me ha permitido saborear
a mis anchas el ntimo placer que me produce el saber que
usted no olvida al amigo oscuro de pasados aos de amarga
gloria y de estriles sacrificios, que tanto lo ha estimado y
querido, porque me pone en el difcil trance de decir toda la
verdad, cuando acaso sea ella en mi pluma un disentimiento evidente del punto de vista en que V. se ha colocado
(Tomado del Fondo Mximo Gmez. Exp. 216, Leg. 2)

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Reglas para la seleccin y formulacin


de descriptores geogrficos
Los DESCRIPTORES GEOGRFICOS, son los nombres propios de lugares o
topnimos a los que se hace referencia en los documentos. Para su
formulacin se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
1. Se seleccionarn los trminos correspondientes a lugares tal y
como aparecen en los documentos, consignando entre parntesis la jurisdiccin a que pertenecen acorde a la actual Divisin Poltico Administrativa. En caso de no conocerse podr
utilizar el NOMENCLTOR DE NOMBRES GEOGRFICOS NORMALIZADOS
DE CUBA editado por la Comisin Nacional de Nombres Geogrficos y hasta el momento, preferiblemente el ATLAS DE CUBA
XX Aniversario del triunfo de la Revolucin Cubana, del
ao 1978.
Ejemplos:
SANTA F (PLAYA, CIUDAD DE LA HABANA)
MABUYA (CHAMBAS, CIEGO DE VILA)
OVEJUELA (RO CAUTO, GRANMA)
PUNTA DE QUEMADO (MAIS, GUANTNAMO)
EL CAYUCO (SANDINO, PINAR DEL RO)
Cuando aparezca el nombre de un lugar que resulta imposible
ubicarlo jurisdiccionalmente, se recoger tal y como aparece
en la documentacin sin poner palabra alguna como calificador, esto muchas veces ocurre por la desaparicin del topnimo
o por la homonimia.
Ejemplos:

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Manual de Indizacin para Archivos

SAN JOS: sin contexto, debe tenerse presente, que el


topnimo se repite unas 68 veces en nuestra geografa; algo
semejante a lo que ocurre con:
CUATRO CAMINOS
OJO DE AGUA
BLANQUIZAL
PALMARITO
2. Se asignar la forma actual del nombre a aquellos lugares que
han modificado su denominacin.
Ejemplos:
SAN ANTONIO DE LOS BAOS (LA HABANA); antes:
San Antonio Abad
COLN (MATANZAS); antes Nueva Bermeja
SANTO DOMINGO (VILLA CLARA); antes Nueva Bermeja
MART (MATANZAS); antes Guamutas
3. Los DESCRIPTORES GEOGRFICOS sern redactados preferiblemente en idioma espaol. Slo prevalecer otro idioma en caso de
no existir una versin del mismo en esta lengua.
Ejemplos:
FILADELFIA (ESTADOS UNIDOS DE AMRICA)
NUEVA YORK (ESTADOS UNIDOS DE AMRICA)
PALMA CITY (ESMERALDA, CAMAGEY): caso excepcional donde el topnimo incluye un trmino en ingls que
no se traducir, porque as es el nombre oficial, mitad espaol y mitad en ingls.
BURFORD (SIERRA DE CUBITAS, CAMAGEY)
WASHINGTON (ESTADOS UNIDOS DE AMRICA)
4. Tanto para la redaccin de los trminos de lugares, como para
su jurisdiccin se seguir el orden directo. En el caso de Cuba,
de existir varios CALIFICADORES para un topnimo, se consignar primeramente la jurisdiccin poltico administrativa infe38

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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Geogrficos

rior (municipio) separada por una coma de la jurisdiccin superior (provincia), se colocarn dos puntos, luego de un espacio tipogrfico se especificar el tipo de jurisdiccin, que nos
declara el documento y se prescindir del nombre del pas.
Para los topnimos de otros pases, en el CALIFICADOR slo aparecer el nombre del pas.
Ejemplos:
LA ABUNDANCIA (SAN LUIS, SANTIAGO DE CUBA)
EL SOPAPO (CUMANAYAGUA, CIENFUEGOS)
SAN ISIDRO (LA HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA
HABANA)
JESS MARA (LA HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA
HABANA: BARRIO)
LOMA PAUL JONES (CAIMANERA, GUANTNAMO:
BASE NAVAL)
ALCAL DE HENARES (ESPAA)
5. En caso de coincidir en el DESCRIPTOR , el nombre del municipio
con el de la provincia se obviar sta, como CALIFICADOR. Es decir,
aparecer solo una vez la denominacin respondiendo al municipio.
Es aplicable tambin a la coincidencia de denominacin entre
municipio y provincia dentro de los CALIFICADORES.
Ejemplos:
PINAR DEL RIO
MELENA DEL SUR (LA HABANA)
FLORIDA (CAMAGEY)
CHORRITO (PINAR DEL RO)
6. Para DESCRIPTORES GEOGRFICOS extranjeros el nombre del pas
actual ser la jurisdiccin territorial superior y nica a consignar en el CALIFICADOR.
Ejemplos:
MOSC (RUSIA)
SEVILLA (ESPAA)
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Manual de Indizacin para Archivos

BURDEOS (FRANCIA)
TAMPA (ESTADOS UNIDOS DE AMRICA)
7. Para los casos de jurisdicciones no propiamente geogrficas
como militares, eclesisticas, martimas, no gubernamentales, entre otras, se reflejar en el calificador el tipo de jurisdiccin.
Ejemplos:
GUANTNAMO (COMANDANCIA MILITAR)
LA HABANA (DISTRITO MARTIMO)
TRINIDAD (PROVINCIA MARTIMA)
GUADALUPE (CIUDAD DE LA HABANA: DISTRITO
JUDICIAL)
GINES (LA HABANA: TENENCIA DE GOBIERNO)
MONSERRATE (CIUDAD DE LA HABANA: PARROQUIA)
8. En caso de lugares histricos desaparecidos se consignar el
descriptor geogrfico tal y como aparece en el documento.
Ejemplos:
MARIEN, abarcaba parte de las actuales provincias de La
Habana y Pinar del Ro
ORNOFAI, abarcaba aproximadamente el sur de la actual
provincia de Ciego de vila
MACACA, abarcaba parte de las actuales provincias de
Granma y Santiago de Cuba
SITIO DEL MAYANABO; aparece en un Protocolo Notarial de 1604, al suroeste de la villa de La Habana. Mayanabo
es el origen del topnimo Mariano.
9. Los descriptores fsico naturales tales como valles, golfos, pennsulas, puntas, ros, entre otros, reflejarn en el CALIFICADOR
la jurisdiccin actual a que pertenecen.
Ejemplos:
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Reglas para la seleccin y formulacin de Descriptores Geogrficos

VALLE DE VIALES (VIALES, PINAR DEL RO)


BAHA DE CHAPARRA (PUERTO PADRE, LAS TUNAS)
PENNSULA DELGUINCHO (NUEVITAS, CAMAGUEY)
PUNTA LA CANA (FRANK PAS, HOLGUN)
RO CIEGO DE MOLINA (GUIMARO, CAMAGUEY)
10. Para aquellos que abarcan ms de un territorio se tendrn en
cuenta las siguientes especificaciones:
Si est comprendido entre dos territorios (municipios, provincias o pases) se consignarn en el CALIFICADOR los nombres de esos territorios separados por un guin, colocando
en primer trmino la jurisdiccin donde el accidente ocupe
mayor espacio.
Ejemplos:
SIERRA DE CANASTA (NICETO PREZ EL SALVADOR, GUANTNAMO)
ALTURAS DE BEJUCAL MADRUGA COLISEO
(LA HABANA MATANZAS)
Si abarca ms de dos municipios de una misma provincia
el calificador slo incluir el nombre de la provincia.
Ejemplos:
LLANURA DE JCARO MORN (CIEGO DE
VILA)
CORDILLERA DE GUANIGUANICO (PINAR DEL RO)
Si abarca ms de dos provincias, el calificador consignar
el nombre de las provincias extremas.
Ejemplos:
ARCHIPILAGO DE SABANA CAMAGEY (MATANZAS CAMAGEY)
Si abarca tres o ms pases se consignar como calificador
el nombre del continente y no los nombres de los pases
respectivos.
Ejemplos.
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Manual de Indizacin para Archivos

RO NILO (FRICA)
CORDILLERA DE LOS ANDES (AMRICA DEL SUR)
RO DANUBIO (EUROPA)
11. Los descriptores geogrficos correspondientes a obras de arquitectura e ingeniera como puentes, canales, presas, acueductos, tneles, edificaciones y a sitios arqueolgicos se
redactarn tal y como aparecen en los documentos, y se encerrar entre parntesis el lugar en que se encuentren, siempre
que no forme parte del nombre.
Ejemplos:
CASTILLO DEL MORRO (LA HABANA DEL ESTE,
CIUDAD DE LA HABANA)
EDIFICIO BACARD (LA HABANA VIEJA, CIUDAD
DE LA HABANA)
TEATRO MILANS (PINAR DEL RO)
FARO RONCALI (SANDINO, PINAR DEL RO)
PLAZA DE LA CATEDRAL (LA HABANA VIEJA, CIUDAD DE LA HABANA)
SEBORUCO I (MAYAR, HOLGUN)
NOTA: Con relacin a abreviaturas y siglas se seguir lo dispuesto en
las reglas generales.

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Bibliografa
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propuesta de adaptacin a las normas internacionales de descripcin archivstica, Salamanca, Junta de Castilla y Len,
2000, p. 205.
GIRLDEZ RODRGUEZ, ROSA: Indizacin, Ministerio de Educacin Superior, Departamento de Textos y Materiales Didcticos, La
Habana, p. 516.
HEREDIA HERRERA, ANTONIA: Archivstica General: Teora y Prctica, 6ta. edicin, Diputacin Provincial, Sevilla, 1993, p. 389.
: Manual de instrumentos de descripcin documental, Diputacin Provincial, Sevilla, 1982, p. 103.
: Descripcin archivstica e instrumentos de descripcin: posturas recientes en Francia y Espaa, IRARGI,
no. 5, 1992-1993, pp. 41-57.
HERNNDEZ QUINTANA, ANIA R.: Palabras que tiemblan, ALA, no.
22, julio-diciembre, 1999, pp. 36-38.
La descripcin archivstica, su normalizacin: memorias, San Jos,
Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, Direccin General del Archivo, 1998, p. 138.
MARTINS LOPES, MADALENA: El trabajo de los indizadores: factores
que afectan el anlisis de contenido, SCRIRE 8 (1): 119-130,
enero-junio, 2002.
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