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PRCTICAS DE OFICINA

Semana 02

HABILIDADES Y CUALIDADES QUE

DEBE POSEER EL PERSONAL QUE SE
DESEMPEA EN UNA OFICINA
Un empleado de ocina debe estar capacitado para desempear una variada combinacin de funciones para poder realizar su trabajo con eciencia. La ortografa, las reglas de la gramtica elemental
castellana, la caligrafa, entre otras, son materias bsicas de todo trabajo de ocina y sin ellas no se
podr conseguir, ni desempear un trabajo.
Algunas veces el estudiante no se da cuenta de la importancia que tiene para s una buena caligrafa, as como una buena ortografa, pues son herramientas indispensables que lo llevan a conseguir
un buen empleo, para luego a conservarlo y desempearlo con eciencia. Por ejemplo un joven que
aspira a ser un contador, tendr que poner especial cuidado a su escritura, de la misma manera como
otra persona que aspire a ser asistente administrativo tendr que poseer un buen conocimiento de la
ortografa y reglas bsicas de la gramtica castellana.
El lenguaje y la comunicacin: el comercio en general requiere para su funcionamiento muchas
comunicaciones escritas. La habilidad para comunicarse con los dems depende de la habilidad que
se tenga para leer, escribir, hablar y escuchar. Es muy importante el hbito de la buena lectura en todas
las personas, pues la persona que lee por lo general sabe escribir.
La Gramtica y la Ortografa: el conocimiento de las reglas elementales de la gramtica castellana
es un punto clave que ningn asistente administrativo debe descuidar, al igual que la correcta ortografa
de las palabras. Los errores gramaticales o el uso incorrecto de palabras o expresiones pueden ocasionar que otras personas cometan errores y adems, afectan la reputacin de una empresa y pueden
llegar hasta poner en peligro un negocio.

Semana 13

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Obsolescencia del sistema

Los datos digitales dependen no solamente de un dispositivo de almacenamiento sino de un software
adecuado. Por eso es que los programas siempre incluyen funciones de compatibilidad retrgrada, para
poder abrir archivos muy viejos, creados con programas en desuso. El programa Excell abre archivos
creados por el dBase III, aunque este programa haya sido superado hace varios aos. Photoshop abre los
viejos PCX y las primeras versiones de EPS
Para asegurar una correcta recuperacin de los datos digitales en el futuro conamos en que los
fabricantes de programas continen incluyendo este tipo de compatibilidad.
Dependencia de la energa
Si se planteara una catstrofe mundial que dejara a nuestras ciudades con acceso restringido o nulo
a la energa elctrica, todos nuestros activos digitales estaran en peligro. Si alguien decidiera dejarnos
sin energa elctrica, nos dejara tambin sin memoria.
Integridad
Una caracterstica de los archivos digitales es su necesidad de una integridad absoluta. Que signica
esto? Que solo podremos acceder a un archivo en la medida en que todos los datos originales estn presentes.
Si hay alguna alteracin, aunque sea mnima, no es posible, en primera instancia acceder a los datos.
Dicho de otra manera: si una fotografa sobre papel pierde un 1 % de su tamao por una rotura o mancha,
podemos seguir disfrutando del 99 % restante. No ocurre lo mismo con los sistemas digitales. La perdida de
un 1 % de los datos por rotura del archivo o del soporte puede causar la perdida total del archivo.
No hay archivos cerrados
Cuando miramos una foto impresa, antigua o moderna, vemos tambin la voluntad de alguien de
Cerrar esa pequea obra. Alguien decidi imprimir la imagen, pasar de negativo a positivo, valorar la
imagen a travs de una ampliacin
Pero mientras el archivo sea digital, estar expuesto a la posibilidad de sucesivas ediciones o
modicaciones. No hay un formato de archivo digital cerrado. Todo archivo digital puede ser editado
una y otra vez. Esto tambin es fragilidad

La caligrafa: una letra legible es indispensable para el empleado de

ocina, especialmente para el que aspira a llegar a auxiliar de contabilidad
y quieras asegurarte un futuro emprendedor. Adems, las anotaciones y
bosquejos, los nmeros y los formularios que hay que llenar a menudo, son
ejemplos de la caligrafa en el comercio.

Nivel de calidad
Con la digitalizacin de la fotografa el concepto de calidad ha pasado de perseguir la mayor calidad
posible a buscar la menor calidad aceptable.

Una palabra, una letra, o un nmero mal escrito pueden ser motivo de
serias consecuencias si el error ocasiona que otra persona interprete mal la
informacin. No es suciente, pues, que slamante t puedas entender lo
que escribes; es indispensable que otra persona pueda leerlo correctamente
sin tener que adivinarlo. Una letra ilegible puede ser mejorada por medio de
un curso prctico y atencin al escribir; es bien sabido que los rasgos de la
letra, muestran claramente la educacin y la personalidad de la persona.

Esto ocurre en muchos medios de prensa que hacen producir a los fotgrafos imgenes con el nivel
mnimo de calidad publicable. Que pasar cuando alguien quiera hacer un libro o simplemente estudiar
esas imgenes en el futuro?
Si hoy contamos con buenas fotos de nuestro pasado es porque muchos fotgrafos cargaron como
burros con sus cmaras y sus placas de vidrio, que an hoy preservan detalles asombrosos.

La comparacin de cifras y escritos entre dos personas es la forma ms ecaz para evitar los errores
y asegurarse de que un trabajo quede correcto en todos sus detalles.

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Semana 12

Semana 02

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Capacitacin bsica del personal de ocina

Fragilidad material de los soportes

(Fragmentos)

Los soportes digitales son frgiles. Y es difcil conseguir estadsticas respecto a su estabilidad.
Un disco rgido es un dispositivo en riesgo permanente de fallas elctricas o mecnicas, y de
ataques voluntarios o involuntarios por parte de quienes tienen acceso a l. Aunque est desconectado
de la computadora, no hay mucha informacin acerca de cuanto tiempo pueda mantenerse su supercie
correctamente magnetizada si no se accede peridicamente a l. El nivel de magnetizacin de los platos del
disco puede decrecer a lo largo del tiempo.
En cuanto a los materiales con soportes plsticos se han reportado casos de CD atacados por hongos
y/o degradacin del policarbonato que envuelve a la membrana metlica en la que estn grabados los
datos. Esta capa metlica es susceptible de oxidacin a lo largo del tiempo. Hay estudios que hablan
de estabilidades de 10, 20 y 100 aos para este soporte, con lo que vemos que el panorama es bastante
confuso, al tiempo que no hay un standard mundial acerca de cmo medir esta estabilidad . Otro riesgo es
la abrasin que sufre un CD o DVD que se coloca regularmente en una lectora. Para comprobar esto, baste
una mirada a la supercie de nuestros CD mas usados.
Tambin debemos saber que la vida til de un CD se cuenta desde su fecha de fabricacin y no desde
su fecha de grabacin.
En cuanto a los CD regrabables, no es aconsejable su uso para conservacin a largo plazo dado que
para su fabricacin se emplean tintes que pueden no ser estables en el tiempo.

Ya nos hemos adentrado en las caractersticas que debe tener una ocina. Ahora profundizaremos
en la capacitacin que una persona debe tener para trabajar en ella. Esperamos que estos elementos te
sirvan servir si decides montar tu propio negocio. Segn Otto Maduro (2004) las necesidades intelectuales exigen trabajos intelectuales; como: investigar, crear, organizar, escribir, comunicar, como personal
de una ocina debers contar con ciertas habilidades y cualidades.
Habilidades esenciales
El personal de una ocina debe estar capacitado para realizar una variada combinacin de funciones
para ser exitoso en su trabajo, donde deber utilizar habilidades en:
1. Lenguaje escrito: gramtica ortografa, caligrafa como parte de la redaccin .
2. Lenguaje oral: forma de comunicacin
externas e internas.
3. Relaciones humanas.
4. Computacin.
5. Archivo.
6. Nociones de Contabilidad.
7. Manejo de mquinas y equipos.
8. Aritmtica comercial.

Las tarjetas de las cmaras tambin presentan poca estabilidad en el largo plazo.
Obsolescencia del dispositivo
Quin se acuerda de los diskettes de 8 pulgadas, anteriores a 1970 y fabricados por IBM o del ms
contemporneo oppy de 5 pulgadas creado por los Laboratorios Wang y difundido por todo el mundo?
Si alguien quiere recuperar datos grabados en un dispositivo de este tipo deber recorrer depsitos de
chatarra informtica en busca de una diskettera o de una computadora completa que sea compatible.
La constante presin de los fabricantes por introducir nuevos modelos genera una obsolescencia
prematura, la recuperacin de los datos est ligada a la disponibilidad en el mercado del dispositivo de
lectura correspondiente.
Como esa obsolescencia esta programada en el diseo de estos componentes, sabemos que se los
construye con una resistencia mecnica solo suciente para su periodo de vigencia como tecnologa de
punta.

Adems de las habilidades o capacitacin que son de vital importancia, debe tener ciertas cualidades de carcter peronal.
Cualidades bsicas del equipo de ocinista
En un ambiente de trabajo, todos debemos cumplir con nuestros compromisos sin esperar que
nadie nos lo recuerde. Ser responsable e inspirar conanza, es una de las cualidades personales mas
importantes en el ambiente comercial.
Iniciativa: el personal de ocina a medida que se acostumbra a sus funciones, puede prever muchas
tareas que deben ser ejecutadas o realizadas sin esperar a que se le den instrucciones especcas.
Cooperacin: todos los que trabajan en la ocina deben ser capaces de ayudarse mutuamente y
de intercambiar informacin indispensable, as como realizar rpidamente todo lo que se necesita para
que el trabajo y la empresa progresen sin tropiezos.
Empata: una actitud comprensiva y simptica es esencial para obtener un clima de armona en
nuestro lugar de trabajo.

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Semana 02

Ingenio: debe ser capaz de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempear los trabajos. La persona
creadora e ingeniosa es aquella que no se conforma con la rutina
de hacer un trabajo sino de desempearlo cada vez mejor y ms
rpidamente.

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Otras medidas de informacin son las siguientes:

Medida de informacin
Kilobyte (KB)

Deseos de superacin: todos deben manifestar un deseo de

superacin que puede ayudar a la empresa a mantener su ritmo y
satisfacer las exigencias del progreso. Los deseos de obtener nuevas
responsabilidades, lograr y superar las metas, la buena voluntad de
trabajar al mximo, y el deseo sincero de progreso personal deben
ser cualidades de todo empleado.

Volumen de informacin
1.000 bytes 103bytes
2 Kilobytes: una pgina de texto.
100 Kilobytes: una fotografa de baja resolucin.

Megabyte (MB)

1.000.000 bytes 106 bytes

1 Megabyte: una pequea novela o un disquete de 3.5 .
2 Megabytes: una fotografa de alta resolucin
5 Megabytes: las obras completas de Shakespeare.
10 Megabytes: un minuto de sonido de alta delidad.
100 Megabytes: 1 metro de estantera con libros.
500 Megabytes: un CD-ROM.

Gigabyte (GB)

1.000.000.000 bytes 109 bytes

1 Gigabyte: un camin lleno de libros
20 Gigabytes: la coleccin completa de las obras de Beethoven.
100 Gigabytes: una sala de biblioteca con revistas acadmicas.

Terabyte (TB)

Puntualidad: todo el equipo debe llegar puntualmente a la ocina y desempear su trabajo en el tiempo que se le ha asignado. Quizs unos pocos minutos
de atraso no tengan mucha importancia para el empleado o para su mismo jefe,
pero el slo hecho de retrasarse afecta las normas previamente establecidas, y
a las dems personas que se esmeran por llegar a tiempo. La puntualidad en
la ocina es una de las cualidades que ms se toman en cuenta para evaluar la
responsabilidad del ocinista.

1.000.000.000.000 bytes 1012 bytes

1 Terabyte: 50.000 rboles para hacer papel para impresin.
2 Terabytes: una biblioteca de investigacin acadmica.
10 Terabytes: la coleccin impresa de la Biblioteca del Congreso de
Estados Unidos.
400 Terabytes: la base de datos del National Climactic Data Center.

Petabyte (PB)

Limpieza y orden: el empleado debe preocuparse por mantener su entorno en orden; no olvides
que la apariencia de la ocina inuye en la impresin que el pblico se forma de quienes trabajan en
ella. La organizacin, la limpieza y la nitidez ayudan a desempear el trabajo en forma efectiva, eciente
y rpida. Al mismo tiempo que indican sobre su personalidad y buena educacin.

1.000.000.000.000.000 bytes 1015 bytes

1 Petabyte: 3 aos de EOS data (2001).
2 Petabytes: toda la produccin de las bibliotecas de investigacin
acadmica de Estados Unidos.
20 Petabytes: produccin de los discos duros en 1995.
200 Petabytes: todo el material impreso.

Exabyte (EB)

1.000.000.000.000.000.000 bytes o 1018 bytes

2 Exabytes: volumen total de informacin generada en 1999.
5 Exabytes: todas las palabras dichas por los seres humanos.

Ecacia: deben dar un servicio con prontitud y entusiamo. Hay

que tener buena voluntad para atender a las nuevas actividades
especiales, este esfuerzo es parte de su empleo y debe estar dispuesto a ofrecerlo sin quejarse y sin
sacricar la calidad de su trabajo.
Buen criterio: nuestro jefe no puede estar en todas partes al mismo tiempo, por lo tanto, se ve
obligado a delegar tareas importantes a otra persona para disponer de tiempo y tomar otras decisiones
mayores. De modo que l necesita tener a quien delegar funciones, esperando que esas personas usen
el mismo criterio que l. Esto por supuesto se aplica si eres t el que funge como jefe. Usar buen juicio
quiere decir la habilidad de obtener toda la informacin, estudiarla cuidadosamente y decidir la accin
ms apropiada que se debe tomar en benecio de los intereses de la empresa.

Lealtad: siempre deben mostrarse leales entre s, dentro de los cnones ticos relacionados con
su labor, abstenindose de decir o hacer algo que pueda ser motivo de molestias o perjuicios. Esto no
indica que debemos permanecer inmutables ante situaciones que consideremos incorrectas sin hacer
al menos una crtica constructiva.

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Actividades

Cortesa y modales: la cortesa nada cuesta, un buenos das amistoso, un gracias amable y una
respuesta cortes son algunas de las formas que demuestran consideracin por nuestro compaero de
trabajo y otras personas: Lo corts no quita lo valiente, como dice el refrn popular.

1. Explica cmo se guarda una pgina de internet para usarla sin conexin. Revisa el mdulo
de Informtica del 3 semestre en la pgina 14. El contenido de esa semana te orientar
para realizar esta actividad

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Semana 12

Los Diskettes: dispositivos de almacenaje de datos de poca capacidad, tienen una capacidad de
1,44 MB, formado por una pieza circular de material magntico, na y exible (de ah su denominacin)
encerrada en una carcasa de plstico cuadrada o rectangular.

Semana 02

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Solidaridad: Un trabajador siempre debe estar atento ante las necesidades de cualquier otro compaero, esto da fe que el trabajo que se est haciendo sea en equipo. El trabajo de ocina no es una
tarea individual sino una actividad de equipo.

Los CD ROM: conocido popularmente como CD, del ingls compact disc, es un soporte digital
ptico utilizado para almacenar cualquier tipo de informacin (audio, video, documentos...), de mayor
capacidad, tienen una capacidad de 700 MB. Hay grabables y regrabables.
Memoria USB o Pen Drive: (de Universal Serial Bus, en ingls pendrive o
USB ash drive) es un pequeo dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria ash para guardar la informacin sin necesidad de pilas. Estas memorias son
resistentes a los rasguos y al polvo que han afectado a las formas previas de
almacenamiento porttil, como los CD y los disquetes.
MP3: Las siglas MP3 responden a una abreviacin de MPEG 1 layer 3. Es
un algoritmo de codicacin perceptual desarrollado por el consorcio MPEG (Moving Picture Expert
Group). El sistema de codicacin perceptual es un sistema de compresin con prdida, esto quiere
decir que el sonido original y el comprimido no son exactamente iguales.
Estas prdidas responden al funcionamiento del odo humano, as aunque los sonidos no son iguales si los percibimos como si lo fuesen.
Palm o PDA: del ingls Personal Digital Assistant, (Ayudante personal
digital) es un computador de mano originalmente diseado como agenda
electrnica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y menos) con un
sistema de reconocimiento de escritura. Hoy en da se puede usar como
una computadora domstica (ver pelculas, crear documentos, juegos, correo electrnico, navegar por Internet, etc.).
Estos instrumentos tienen una capacidad determinada medido en el sistema de medicin en Byte (bait), un byte es una serie de 8 bit, Un Kilobyte (o 1
Kb) representa 1024 bytes y un Megabyte (1 Mb) representa mil K bytes, o un
milln de bytes.
As pues, los bits se han convertido en la nueva medida de la informacin digital.
El nombre de bits procede de la contraccin de la expresin binary digit que representa el nico alfabeto binario (0-1) entendible por el ordenador. Recordemos que un byte es un conjunto de 8 bits, y que
suele representar el valor asignado a un carcter. Con un byte se pueden representar 256 valores, sin
embargo este nmero de valores representados es todava muy pequeo, por lo que se ha determinado
agrupar los bytes en mltiplos de 1024, los cuales reciben el nombre de Kilobytes ( KB ), 1.048.576
llamados Megabytes (MB), 1.073.741.824 llamados Gigabytes (GB), etc. Estas unidades son las que
comnmente utilizamos para denir la capacidad de memoria y almacenamiento de la informacin.

Investiga y comenta con tus compaeros:

1.Qu otras cualidades crees t que son importantes en un ocinista?
2. Investiga un negocio que se encuentre en tu comunidad. Te pueden ayudar estas preguntas:
a. Cmo es su lugar de trabajo?
b. Cuntos trabajadores tiene?

Actividades

c. Su negocio es rentable?

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d. El producto que ofrece es atractivo, til?

e. Qu necesidad resuelve en la comunidad?
3. Expresa qu conclusiones sacas a partir de esta investigacin.

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