MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz
bsica (mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo) le resultarn familiares si
ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin
embargo, Access tiene ms facetas que la mayora de estos programas, por lo que tal
vez le parezca ms complejo hasta que se familiarice con l.
En este libro encontrar instrucciones sencillas sobre cmo utilizar Access para crear
bases de datos, y con su lectura pasar de no saber nada o muy poco sobre Access
o, en este caso, sobre bases de datos a disponer de un grado de experiencia que le
permitir desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo.
En este artculo se explica el concepto de base de datos, se proporciona una breve
explicacin sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las
partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y tiles de jardinera ficticia
llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionar los conocimientos
bsicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases de
datos. Despus de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinar
algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que sta
contiene. Por ltimo, aprender a obtener una vista previa de los distintos objetos de
Access y a imprimirlos.
Introduccin a las bases de datos
En su forma ms bsica, una base de datos es el equivalente informtico de una lista
de datos organizados. Normalmente, esta informacin tiene un tema o una finalidad
comn, como la lista de empleados que se muestra a continuacin:

Ing. Mario Surez

ID

Apellido

Nombre

Puesto

Fecha de contratacin

Barrera

Enrique

Representante de ventas

1 de mayo de 1992

Rivera

Agustina

Vicepresidenta de ventas

14 de agosto de 1992

Alzaga

Diego

Representante de ventas

1 de abril de 1992

Ceballos

Delia

Representante de ventas

3 de mayo de 1993

Esta lista est organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo)
contiene un tipo determinado de informacin sobre un empleado: nombre, apellido,
fecha de contratacin, etc. Cada fila (o registro) contiene informacin sobre un
empleado diferente.
Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar informacin en una tabla,
tendra la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos
almacena informacin en formato electrnico, puede manipular la informacin de
maneras muy eficaces para ampliar su utilidad.
Por ejemplo, es probable que tenga a mano una gua telefnica de su ciudad. Si desea
localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podr hacerlo, ya que la
informacin de la gua telefnica est organizada de un modo comprensible. Si desea
ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco ms lejos, puede
acudir a la biblioteca pblica y utilizar su coleccin de guas telefnicas, que
probablemente incluir una para cada una de las ciudades ms grandes de su pas. Sin
embargo, si desea encontrar los nmeros de telfono de todas las personas de su pas
que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el nmero de telfono del vecino
de su abuela, estas guas telefnicas no le servirn de mucho, ya que no estn
organizadas de forma que permitan encontrar fcilmente esa informacin.
Cuando la informacin publicada en una gua telefnica se almacena en una base de
datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de
datos est correctamente diseada, la informacin puede recuperarse de muchas
formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar

Ing. Mario Surez

informacin, sino en la capacidad del usuario de recuperar rpidamente la informacin

exacta que necesita.
Caractersticas especiales de Access
Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de
Microsoft Works, pueden almacenar informacin en una nica tabla que, a menudo,
recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse
bases de datos planas. Los programas de base de datos ms complejos, como Access,
pueden almacenar informacin en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear
lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la informacin de
una base de datos relacional est organizada correctamente, puede tratar todas estas
tablas

como

un

rea

de

almacenamiento

nica

extraer

la

informacin

electrnicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades.

Una tabla es slo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En
el grfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:

Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el
formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es
Access 2000.
Ing. Mario Surez

De todos estos tipos de objetos, slo uno, la tabla, se utiliza para almacenar
informacin. Los dems sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar
o publicar la informacin de las tablas, es decir, para hacer que la informacin sea lo
ms accesible y, por tanto, lo ms til posible.
Durante aos, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no slo en
uno de los programas de base de datos del mercado ms eficaces, sino tambin en uno
de los ms fciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System,
puede utilizar muchas de las tcnicas que conoce de otros programas de Office, como
Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo,
puede usar comandos, botones y mtodos abreviados de teclado familiares para abrir y
modificar la informacin de las tablas de Access. Y como Access est integrado con
otros componentes del grupo de programas, puede compartir fcilmente la informacin
entre Access y Word, Excel u otros programas.

Abrir una base de datos existente

La base de datos Garden Company contiene informacin sobre sus empleados,
productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este
artculo, aprender a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de
consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos que
puede utilizar para especificar, modificar y manipular la informacin de las tablas de
muchas formas.
En este ejercicio, examinar algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No
encontrar una explicacin detallada, sino slo una descripcin general.
1.

En la barra de tareas, haga clic en el botn Inicio, elija Todos los programas
y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access 2003.
Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de mens y una o
varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la ventana. Cuando
haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el men Archivo, o cuando haga clic en

Ing. Mario Surez

Portapapeles de Office en el men Edicin, aparecer el panel de tareas Nuevo

archivo en el margen derecho de esta ventana.

2.

Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control sirve para

simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios para realizar tareas
comunes.

3.

Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.

Aparece la ventana de base de datos GardenCo.

Ing. Mario Surez

A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de herramientas, y a lo

largo del margen izquierdo est la barra Objetos, que muestra los objetos de base
de datos de Access. Como se ha seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la
ventana contiene las tablas incluidas en la base de datos.
4.

En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos

GardenCo.

Examinar las tablas

Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar
informacin. La finalidad de los dems objetos de base de datos es interactuar de
alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles
de tablas, y el nmero de registros que puede contener cada tabla viene determinado
sobre todo por el espacio disponible en el disco duro.
Sugerencia Para obtener informacin detallada sobre las especificaciones de Access,
como el tamao mximo de una base de datos o el nmero mximo de registros de una
tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de
la barra de mens, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR.

Ing. Mario Surez

Cada objeto de Access tiene dos o ms vistas. Para las tablas, las dos vistas ms
comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la
tabla, y la vista Diseo, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al
hacer clic en el botn Vista, alternar entre la vista Hoja de datos y la vista Diseo de la
tabla abierta. Puede hacer clic tambin en la flecha abajo situada a la derecha del botn
Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable.
Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, ver los datos de la tabla en
columnas (campos) y filas (registros).

Si dos tablas tienen uno o varios campos en comn, puede incrustar la hoja de datos de
una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada hoja de datos
secundaria, puede ver la informacin en ms de una tabla al mismo tiempo. Por
ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos en una tabla Clientes para
poder ver los pedidos realizados por cada cliente.
En este ejercicio, examinar las tablas de la base de datos GardenCo en vistas
diferentes.
1.

En la barra Objetos, haga clic en Tablas.

2.

En la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana Base de

datos, haga clic en el botn Detalles.

Ing. Mario Surez

Se muestra una descripcin de cada uno de los objetos incluidos en la ventana a la

derecha de su nombre.
Sugerencia Puede ajustar el tamao de las columnas de la ventana de base de
datos arrastrando la barra vertical que separa las columnas en el encabezado.
Puede establecer el ancho de la columna a su tamao mximo haciendo doble clic
en la barra vertical.
3.

Haga clic en el botn Maximizar de la esquina superior derecha de la ventana

Base de datos.
La ventana Base de datos se ampla para acomodar la ventana de Access.
Observe que los tres primeros elementos de la columna Nombre no son tablas;
son accesos directos de tres comandos que puede utilizar para crear una nueva
tabla.
Sugerencia Si no desea que estos accesos directos aparezcan en la parte
superior de cada lista de objetos, en el men Herramientas, haga clic en Opciones,
haga clic en la pestaa Ver del cuadro de dilogo Opciones, desactive la casilla de
verificacin Nuevos accesos directos de objeto y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

4.

Haga clic en el botn Restaurar.

La ventana Base de datos se comprime.

5.

Haga clic en la tabla Categories (Categoras) y luego en el botn Abrir situado

en la parte superior de la ventana Base de datos para abrir la tabla en la vista Hoja
de datos.

Ing. Mario Surez

Esta hoja de datos contiene una lista de las categoras de productos vendidos por
The Garden Company. Como puede ver, hay campos para el Id. de categora, el
nombre de categora y la descripcin.
6.

Haga clic en el signo ms situado a la izquierda del registro de la categora

Bulbs (Bulbos).
Al hacer clic en el signo ms se expande una hoja de datos secundaria incrustada.
Los registros de categoras de la tabla Categories y los registros de productos de la
tabla Products se muestran al mismo tiempo.

Ing. Mario Surez

Observe que el signo ms se ha convertido en un signo menos.

7.

Haga clic en el signo menos situado a la izquierda del registro Bulbs para
contraer la hoja de datos secundaria.

8.

En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la tabla Categories. Si se

le pide que guarde los cambios realizados en el diseo de tabla, haga clic en S.
Sugerencia Puede cerrar tambin una ventana haciendo clic en el botn Cerrar
situado en la esquina superior derecha de la ventana. Cuando la ventana de un
objeto est maximizada, este botn recibe el nombre de botn Cerrar ventana para
no confundirlo con el botn Cerrar situado en el extremo derecho de la barra de
ttulo de la ventana de Access. Procure hacer clic en el botn correcto ya que, de lo
contrario, saldr de Access.

9.

Haga doble clic en Orders (Pedidos) para abrir la tabla en la vista Hoja de
datos.

El rea de exploracin de la parte inferior de la ventana indica que esta tabla

contiene 87 registros y que el registro activo es el nmero 1.
10.

Mueva la seleccin de registro en registro haciendo clic en el botn Registro

siguiente varias veces.
Ing. Mario Surez

La seleccin se desplaza al campo OrderID (Id. de pedido), porque ese campo

contiene el punto de insercin.
Sugerencia Puede mover la seleccin de registro en registro presionando la tecla
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO, de pantalla en pantalla presionando la tecla
RE PG o AV PG o al primer o al ltimo campo de la tabla presionando
CTRL+INICIO o CTRL+FIN.
11.

Desplcese directamente al registro 40 seleccionando el nmero de registro

actual, escribiendo 40 y presionando ENTRAR.

12.

Cierre la tabla Orders y haga clic en No si se le pide que guarde los cambios
realizados en el diseo de la tabla.

13.

Haga doble clic en Products en la lista de tablas para abrirla en la vista Hoja
de datos.
Observe que esta tabla contiene 189 registros.

14.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para cambiar la vista de

la tabla Products a la vista Diseo.

En la vista Hoja de datos, puede ver los datos almacenados en la tabla, mientras
que en la vista Diseo, puede ver la estructura de tabla subyacente.

Ing. Mario Surez

Examinar las consultas

Un modo de localizar informacin en una base de datos de Access es crear consultas.
Las consultas se utilizan para buscar informacin que puede ver, cambiar o analizar de
varias formas. Puede utilizar tambin los resultados de las consultas como componente
base de otros objetos de Access.
Una consulta es bsicamente una pregunta. Por ejemplo, podra preguntar Qu
registros de la tabla Cliente tienen el valor 98052 en el campo de cdigo postal?
Cuando ejecuta una consulta (el equivalente de formular una pregunta), Access
examina todos los registros de la tabla o tablas especificadas, busca aqullos que
coinciden con los criterios definidos y los muestra en una hoja de datos.
Para que Access puede responder a sus preguntas, debe estructurar las consultas de
un modo especfico. Cada tipo de pregunta se corresponde con un tipo de consulta. Los
tipos de consultas principales son seleccionar, tabla de referencias cruzadas y
parmetros. Otros tipos menos comunes son accin, bsqueda automtica y SQL
(Lenguaje de consulta estructurado). Access incluye asistentes que le guiarn por el
proceso de crear consultas comunes; las consultas menos comunes deben crearse
manualmente en una cuadrcula de diseo en la vista Diseo. A continuacin, se
muestra una consulta tpica:

En la parte superior de esta ventana de consulta hay cuatro ventanas pequeas en las
que se muestran los campos de las cuatro tablas que se incluirn en esta consulta. Las
lneas que conectan las tablas indican que estn relacionadas en virtud de los campos
Ing. Mario Surez

comunes. La primera fila de la cuadrcula contiene los nombres de los campos que se
van a incluir en la consulta, y en la segunda fila se muestra a qu tabla pertenece cada
campo. La tercera fila (llamada Total) realiza clculos a partir de los valores de los
campos, y la cuarta fila indica si los resultados de la consulta se van a ordenar por este
campo. La marca de verificacin de la quinta fila (llamada Mostrar) indica que el campo
se va a mostrar en la hoja de datos de resultados (si la casilla de verificacin no est
activada, el campo se puede utilizar para determinar los resultados de la consulta, pero
no se mostrar). La sexta fila (llamada Criterios) contiene los criterios que determinan
los registros que se van a mostrar, y la sptima fila (llamada o) define criterios
alternativos.
Aunque de momento esto parezca algo complicado, no se preocupe. Cuando aborde
las consultas de una manera lgica, empezar a verle el sentido. Y no piense tampoco
que esto va a requerir un gran trabajo. El Asistente para consultas le ayudar a
estructurar la consulta, y si crea una consulta que piensa ejecutar varias veces, puede
guardarla. Pasar a formar parte de la base de datos y se mostrar en la ventana de
base de datos cuando haga clic en Consultas en la barra Objetos.
En este ejercicio, examinar algunas consultas que ya estn definidas y las guardar en
la base de datos GardenCo.
1.

En la barra Objetos, haga clic en Consultas.

En la ventana Base de datos se muestran todas las consultas que se han guardado
como parte de la base de datos GardenCo.

2.

Haga doble clic en la barra de ttulo de la ventana Base de datos para

maximizar la ventana.
Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son
comandos para crear consultas. Las dems entradas son consultas que ya se han
creado.

3.

Haga clic en el botn Detalles.

Ing. Mario Surez

La descripcin de cada consulta explica su finalidad. El icono de la columna

Nombre es una indicacin del tipo de consulta, al igual que la informacin de la
columna Tipo, que puede ver desplazando la ventana a la derecha.
4.

Haga clic en el botn Restaurar ventana en la barra de mens (no en la barra

de ttulo) y, a continuacin, haga clic en Restaurar.
La ventana Base de datos se restablece a su tamao original.

5.

Abra la consulta Products by Category (Productos por categora) en la vista

Hoja de datos seleccionndola y haciendo clic en el botn Abrir situado en la parte
superior de la ventana Base de datos.
Cuando se abre una consulta, Access la procesa (lo que se recibe el nombre de
ejecutar una consulta) y crea una hoja de datos con los resultados.

Ing. Mario Surez

La barra de exploracin indica que hay 171 registros mostrados. La tabla Products
contiene 189 registros. Para averiguar por qu faltan 18 registros, es necesario
examinar esta consulta en la vista Diseo.
6.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para ver la consulta en

el modo Diseo.

En la parte superior de la ventana de consulta, hay dos cuadros que contienen los
campos de las tablas para las que se ha diseado esta consulta. La parte inferior
es la cuadrcula de diseo, donde se crea la consulta. Cada columna de la
cuadrcula puede hacer referencia a un campo de una de las tablas de arriba.
Observe que en la fila Criterios se ha especificado <> S (distinto de S) para el
campo Suspendido. Por consiguiente, esta consulta busca todos los registros que
no tengan el valor S en ese campo (es decir, que no se hayan suspendido).

Ing. Mario Surez

7.

Como experimento, en la fila Criterios del campo Suspendido, seleccione el

texto <>S, tipo =S y, a continuacin, haga clic en el botn Ejecutar en la barra de
herramientas.
Sugerencia Puede ejecutar tambin una consulta cambiando a la vista Hoja de
datos.
La consulta se ha modificado de tal forma que ahora busca todos los registros que
tenga el valor S en el campo Suspendido (es decir, todos los registros que se
hayan suspendido).

Los 18 productos suspendidos justifican la diferencia en el nmero de registros de

la tabla Products y el nmero de registros mostrados por la consulta original.
8.

Cierre la ventana de consulta y haga clic en No cuando se le pida que guarde

los cambios de diseo.

Examinar los formularios

Las tablas de Access son listas densas de informacin sin procesar. Si crea una base
de datos que slo vaya a utilizar usted, probablemente le resultar ms cmodo trabajar
directamente con las tablas. Pero si crea una base de datos que vayan a consultar y
modificar personas que no estn muy familiarizadas con ella (y que no tengan que
estarlo necesariamente), trabajar con tablas puede ser una tarea abrumadora. Para
solucionar este problema, puede disear formularios que guen a los usuarios por la
base de datos, facilitndoles el trabajo de especificar, recuperar, mostrar e imprimir
informacin.
Ing. Mario Surez

Un formulario es bsicamente una ventana en la que puede colocar controles que

proporcionen informacin a los usuarios o acepten la informacin especificada por ellos.
Access incluye un cuadro de herramientas que contiene muchos controles estndar de
Windows, como etiquetas, cuadros de texto, botones de opcin y casillas de
verificacin. Con un poco de ingenio, puede utilizar estos controles para crear
formularios con un aspecto y un modo de funcionamiento similares a los cuadros de
dilogo de todos los programas de Windows.
Los formularios se utilizan para modificar los registros de las tablas subyacentes o
especificar nuevos registros. Al igual que con las tablas y las consultas, puede mostrar
los formularios en varias vistas. Las tres vistas ms comunes son Vista formulario, en la
que se escriben los datos; vista Hoja de datos, que tiene un aspecto similar a una tabla;
y vista Diseo, en la que se trabaja con los elementos del formulario para ajustar su
aspecto y su funcionamiento. En este grfico se muestra el aspecto que tiene un
formulario en la vista Diseo:

Este formulario est formado por un formulario principal vinculado a una nica tabla.
Pero un formulario puede incluir tambin subformularios vinculados a otras tablas. El
formulario contiene controles de etiqueta que incluyen el texto que aparece en el
Ing. Mario Surez

formulario en la vista Formulario, y controles de cuadro de texto que incluirn datos de

la tabla. Aunque puede crear un formulario desde el principio en la vista Diseo, es
probable que utilice esta vista frecuentemente para adaptar las formularios creados con
un asistente.
En este ejercicio, examinar algunos formularios de la base de datos GardenCo
diseados para reducir la probabilidad de que se cometan errores al consultar tablas,
modificar la informacin existente y agregar nueva informacin y para simplificar estas
tareas.
1.

En la barra Objetos, haga clic en Formularios y, despus, haga doble clic en

Panel de control para abrir el panel de control principal.

El formulario Panel de control tiene una barra de ttulo personalizada en la parte

superior, un ttulo para la base de datos GardenCo y cuatro botones de comandos.
Los dos primeros botones abren paneles de control (otros formularios) que tienen
el mismo nombre que el botn.
2.

En el panel de control, haga clic en el botn Formularios para mostrar el panel

de control Formularios.

3.

Haga clic en Modificar/introducir Orders para mostrar el formulario Orders

(Pedidos).
Ing. Mario Surez

Este formulario consta de un formulario principal y un subformulario.

4.

En la barra de exploracin, haga clic en el botn Registro siguiente para

mostrar la informacin de ese registro.

5.

Haga clic en el botn Nuevo registro (el que contiene el asterisco) para
mostrar un formulario en blanco en donde puede especificar un nuevo pedido.

6.

Cierre el formulario Orders y, en el panel de control Formulario, haga clic en

Volver para volver a mostrar el panel de control principal.

7.

Haga clic en el botn Cerrar panel de control.

8.

En la ventana Base de datos, haga doble clic en Products en la lista

Formularios para abrir el formulario.

Ing. Mario Surez

Este formulario se utiliza para modificar los registros de los productos actuales o
especificar nuevos registros.
9.

Actualmente, est examinando el formulario en la vista Formulario. En la barra

de herramientas, haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Ver y
haga clic en Vista Hoja de datos.
Ahora el formulario tiene prcticamente el mismo aspecto que la tabla Products en
la vista Hoja de datos pero sin cuadrculas.

10.

Haga clic de nuevo en el botn Ver para cambiar a la vista Diseo y, a

continuacin, maximice la ventana de formulario.

11.

Si no se muestra el cuadro de herramientas, en la barra de herramientas, haga

clic en el botn Cuadro de herramientas.

Ing. Mario Surez

Sugerencia Si el cuadro de herramientas est en medio de la pantalla, arrstrelo

por su barra de ttulo a una ubicacin en la que no oculte nada.
12.

Elija cada uno de los iconos del cuadro de herramientas hasta que aparezca el
nombre de la herramienta.
stas son las herramientas que se utilizan para crear formularios personalizados
para la base de datos.

13.

Cierre el cuadro de herramientas.

14.

Cierre el formulario Products.

Examinar los informes

Los informes se utilizan para mostrar la informacin de las tablas en la pantalla del
equipo o en papel de un modo que sea fcilmente accesible y con un bonito formato.
Un informe puede incluir elementos de informacin seleccionados de varias tablas y
consultas, valores calculados a partir de la informacin de la base de datos y elementos
de formato como encabezados, pies de pgina, ttulos y membretes.

Ing. Mario Surez

Puede examinar los informes en tres vistas: vista Diseo, en donde puede manipular el
diseo de un informe del mismo modo que manipula un formulario; Vista preliminar, en
la que el informe aparece exactamente tal y como quedar cuando se imprima; y Vista
previa del diseo, que muestra el aspecto de cada elemento pero sin los detalles de la
vista preliminar. Un informe en la vista Diseo tiene un aspecto similar al siguiente:

En este ejercicio, examinar un informe que se ha guardado como parte de la base de

datos GardenCo, nicamente para que se haga una idea de lo que se puede hacer.
1.

En la barra Objetos, haga clic en Informes.

Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son
comandos que se utilizan para crear informes. Las dems entradas son informes
que ya se han creado.

2.

Haga clic en Customer Labels (Etiquetas de cliente) y luego en el botn Vista

previa situado en la parte superior de la ventana Base de datos para mostrar el
informe.

Ing. Mario Surez

3.

Este informe contiene los nombres y la direcciones de los clientes en un

formato de etiqueta postal. Lo est examinando en una vista muy parecida a la
vista preliminar de otros programas de Microsoft Office.
Sugerencia Access proporciona un asistente que le ayudar a crear un informe de
etiquetas postales. Puede utilizar tambin la tabla Customer de esta base de datos
con la caracterstica de combinacin de correspondencia de Word para crear estas
etiquetas.

4.

Haga clic en el formulario para cambiar el nivel de zoom.

Sugerencia Si el informe es demasiado pequeo en la vista preliminar, puede
seleccionar tambin un nivel de zoom en el cuadro Zoom de la barra de
herramientas.

5.
6.

Cierre el informe Customer Labels.

En la ventana Base de datos, seleccione el informe Invoice (Factura) y haga
clic en el botn Vista previa para ver la factura.

Ing. Mario Surez

7.

Consulte cada una de las pginas haciendo clic en los botones de exploracin
de la parte inferior de la ventana.

8.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para mostrar el informe

en la vista Diseo y, despus, maximice la ventana de informe.

En esta vista, el informe se parece a un formulario, y las tcnicas utilizadas para

crear formularios se pueden emplear tambin para crear informes.
9.

Cierre el informe.

Examinar otros objetos de Access

Las tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se utilizan
habitualmente en Access. Puede utilizarlos para crear bases de datos eficaces y tiles.
Sin embargo, si necesita crear una base de datos compleja, puede usar pginas de
acceso a datos, macros y mdulos que amplan considerablemente las funciones de
Access. Para concluir esta introduccin a las bases de datos de Access, en esta
seccin se ofrece una breve descripcin de estos objetos.

Ing. Mario Surez

Pginas
Para que las personas puedan ver y manipular la informacin de la base de datos a
travs de una intranet o de Internet, puede crear pginas, denominadas tambin
pginas de acceso a datos. Trabajar con una pgina de acceso a datos en el Web es
muy similar a trabajar directamente con una tabla o formulario en Access: los usuarios
pueden trabajar con los datos de las tablas, ejecutar consultas y especificar informacin
en formularios.
Aunque publicar informacin de base de datos en el Web pueda parecer una tarea
bastante complicada, Access proporciona un asistente que realiza automticamente la
mayor parte del trabajo tedioso de creacin de pginas de acceso a datos. Puede
utilizar una pgina generada por el asistente tal cual, o puede agregar su toque
personal en la vista Diseo.

Macros
Las macros sirven para que Access responda a un suceso, como el clic de un botn, la
apertura de un formulario o la actualizacin de un registro. Las macros pueden ser
especialmente tiles cuando prevea que otras personas con menos experiencia en el
manejo de Access vayan a trabajar en la base de datos. Por ejemplo, puede convertir
acciones de base de datos rutinarias, como abrir y cerrar formularios o imprimir
informes, en botones de comandos en los paneles de control. Y si agrupa una serie de
comandos de men y se los proporciona al usuario mediante una macro que se ejecuta
con el clic de un botn, se asegurar de que todos los usuarios hagan el trabajo de la
misma forma.

Mdulos
Ms completos que las macros, los mdulos son programas de Microsoft Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programacin de alto nivel
desarrollado por Microsoft con el propsito de crear programas Windows. Con todos los
programas de Office System se puede utilizar un grupo comn de instrucciones de VBA,
Ing. Mario Surez

y cada programa tiene tambin su propio grupo de instrucciones. Mientras que las
macros pueden automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA incluye cientos
de comandos y se puede ampliar indefinidamente con complementos de otros
fabricantes. Puede utilizar VBA para realizar tareas demasiado complejas para
controlarlas con macros, como abrir una hoja de calculo Excel y recuperar informacin
especfica.
Sugerencia El CD-ROM de instalacin de Office incluye varias bases de datos de
ejemplo que ilustran muchos de los principios de creacin y uso de una base de datos.
Una de ellas, la base de datos Importadores Neptuno, se utiliza como ejemplo en
muchos temas de la Ayuda en pantalla de Access, por lo que resulta ideal para una
exploracin inicial. Encontrar un vnculo a esta base de datos en el men Ayuda de
Access, bajo Bases de datos de ejemplo.

Obtener una vista previa e imprimir objetos de Access

Como Access es un programa de Windows, interacta con la impresora a travs de los
cuadros de dilogo y los controladores estndar de Windows. Esto significa que en
Access puede emplear cualquier impresora que utilice con otros programas, y que todas
las caractersticas especiales de esa impresora, como impresin en color o impresin a
doble cara, estn disponibles en Access.
Como ya se ha mencionado en este artculo, puede utilizar diferentes objetos de Access
(tablas, formularios, informes, etc.) para mostrar la informacin almacenada en la base
de datos. Para cada objeto hay varias vistas disponibles: la vista Diseo, la vista Hoja
de datos, etc. Puede elegir la vista que desee seleccionndola en el men Ver (las
vistas disponibles dependen del objeto que est activo).
Al igual que la mayora de los programas de Windows, Access incluye los comandos
Configurar pgina, Vista preliminar e Imprimir en el men Archivo. Estos comandos
estn disponibles cuando su uso es pertinente, lo que viene determinado por el objeto
mostrado y la vista actual de ese objeto.
En esta tabla se muestran las relaciones de los objetos principales:
Ing. Mario Surez

Vista/Objeto

Tabla

Consulta

Diseo

Formulario

Informe

VP, IC

VP, IC

Hoja de datos

VP, IC

VP, IC

VP, IC

Tabla dinmica

VP, IC

VP, IC

VP, IC

Grfico dinmico

VP, IC

VP, IC

VP, IC

SQL
Formulario

VP, IC

Vista previa del diseo

Si una celda est sombreada, el objeto admite esa vista. VP en una celda indica que se
puede utilizar la vista preliminar para ese objeto en la vista. IC indica que se admiten los
comandos Imprimir y Configurar pgina para ese objeto en esa vista.
Los objetos menos comunes (pginas, macros y mdulos) disponen de menos
comandos de vista e impresin, como se muestra a continuacin:
Vista/Objeto

Pgina

Diseo
Pgina

Macro

Mdulo

VP, IC
IC

Vista previa de la pgina Web

Cdigo

IC

Objeto

IC

Estas tablas hacen que el proceso de obtener una vista previa e imprimir los datos
parezca un poco complicado, pero la idea es que los comandos de impresin
apropiados estarn normalmente disponibles cuando los necesite.
Ing. Mario Surez

Sugerencia Al imprimir tablas en la vista Hoja de datos, observar a menudo que la

orientacin horizontal proporciona la mejor imagen.
En este ejercicio, aprender a obtener una vista previa y a imprimir informacin de los
empleados incluida en una tabla y en un formulario de la base de datos GardenCo.
1.

En la barra Objetos, haga clic en Tablas.

2.

Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista

Hoja de datos.

Este tabla contiene informacin sobre nueve empleados. Observar que hay ms
campos de los que caben en la pantalla.
3.

En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar para mostrar la primera

pgina de la copia impresa de la hoja de datos.

Ing. Mario Surez

4.

Mueva el puntero por la tabla (el puntero se convertir en una lupa) y, a

continuacin, haga clic para acercar la imagen. Haga clic de nuevo para volver a
una vista reducida.

5.

Haga clic en el botn Registro siguiente situado en la parte inferior de la

pantalla para obtener una vista previa de la pgina siguiente. Vuelva a hacer clic.
Ver que si imprime la hoja de datos obtendr tres pginas con pocos datos.

6.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Configurar para mostrar el

cuadro de dilogo Configurar pgina.

Ing. Mario Surez

ste es el mismo cuadro de dilogo que vera si hiciera clic en Configurar pgina
en el men Archivo. Puede utilizar este cuadro de dilogo para controlar la
configuracin de los mrgenes y del diseo de pgina.
7.

En la ficha Pgina, haga clic en Horizontal y luego en Aceptar.

La pgina de vista previa se muestra a lo largo de la pantalla y aparecen ms
campos. Ahora slo hay dos pginas.

8.

Haga clic en el botn Imprimir para enviar esta hoja de datos a la impresora
predeterminada.
Sugerencia Si su equipo est conectado a varias impresoras y desea enviar el
trabajo a una impresora distinta de la predeterminada, en el men Archivo, haga
clic en Imprimir y, a continuacin, seleccione la impresora que desee de la lista
situada cerca de la parte superior del cuadro de dilogo.

9.

Haga clic en el botn Cerrar para cerrar la vista preliminar.

10.

En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la hoja de datos.

11.

En la barra Objetos, haga clic en Formularios.

Ing. Mario Surez

12.

Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista

Formulario.

La informacin de cada empleado aparece en su propia pgina. Observe que hay

dos fichas en la parte superior de la pgina, una para la informacin de la empresa
y otra para la informacin personal.
13.

Haga clic en la ficha Personal Info (Informacin personal) para ver la

informacin incluida aqu y, despus, vuelva a la ficha Company Info (Informacin
de la empresa).

14.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Vista preliminar para

obtener una vista previa de la copia impresa.

Ing. Mario Surez

Observe que en la vista previa slo aparece la informacin que haba en la ficha
activa. Si desea imprimir la informacin de la otra ficha, primero debe activar esa
ficha.
15.

Haga clic en el botn Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar.

16.

En el men Archivo, haga clic en Imprimir para mostrar el cuadro de dilogo

Imprimir.

Ing. Mario Surez

El cuadro de dilogo que aparece depende de la impresora que tenga instalada.

Utilice este cuadro de dilogo para seleccionar un impresora, definir el intervalo de
pginas que va a imprimir y realizar otras operaciones.
17.

Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.

Puntos clave
Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la
interfaz bsica (mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo) funcionan
prcticamente del mismo modo que en otros productos de Office u otros programas
de Microsoft Windows.
Una base de datos es el equivalente informtico de una lista de datos
organizados. La eficacia de una base de datos depende de la capacidad de
recuperar rpidamente informacin precisa de ella. En Access, los datos estn
organizados en tablas formadas por columnas y filas, llamados campos y registros.
Access es una base de datos relacional, por lo que puede tratar las distintas tablas
de una base de datos como un rea de almacenamiento nica y extraer fcilmente
informacin de las distintas tablas en el orden y formato que mejor le convenga.
Una tabla es slo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en
Access. Los otros tipos de objetos son: consultas, formularios, informes, pginas de
acceso a datos, macros y mdulos. Las tablas son los objetos de base de datos
principales, y la finalidad de los dems objetos de base de datos es interactuar con
una o varias tablas.
Cada objeto de Access tiene dos o ms vistas. Por ejemplo, puede ver los
datos de una tabla en la vista Hoja de datos y definir cmo se muestran los datos
en la vista Diseo.
Un modo de localizar informacin en una base de datos de Access es crear
consultas. Las consultas sirven para buscar informacin y poder verla, cambiarla o
analizarla de formas distintas. Las consultas se pueden ver en la vista Hoja de
datos o en la vista Diseo, pero puede utilizar tambin los resultados de una
consulta como componente base para otros objetos de Access, como un formulario
o un informe.
Ing. Mario Surez

Los formularios simplifican la tarea de escribir, recuperar, mostrar e imprimir la

informacin almacenada en tablas a los usuarios. Un formulario es bsicamente
una ventana en la que puede colocar controles que proporcionen informacin a los
usuarios o acepten la informacin especificada por ellos. Los formularios se pueden
ver en la vista Formulario, en la vista Hoja de datos o en la vista Diseo.
En los informes se muestra la informacin de las tablas en la pantalla del
equipo o en papel de un modo fcilmente accesible y con un formato elegante. Un
informe puede incluir elementos de informacin seleccionados de varias tablas y
consultas, valores calculados a partir de la informacin de la base de datos y
elementos de formato como encabezados, pies de pgina, ttulos y membretes. Los
informes se pueden ver en las vistas Diseo, Vista preliminar y Vista previa del
diseo.
Las pginas de acceso a datos, las macros y los mdulos amplan
considerablemente las funciones de Access. Las pginas de acceso a datos
permiten que los usuarios vean y manipulen la informacin de la base de datos a
travs de una intranet o de Internet. Las macros sirven para convertir acciones de
base de datos rutinarias en botones de comandos de formularios, con el fin de
ayudar a los usuarios con menos experiencia a trabajar con la base de datos. Los
mdulos son programas de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Aunque las
macros pueden automatizar muchas acciones, se puede utilizar VBA para realizar
tareas demasiado complicadas para controlarlas con macros.

Ing. Mario Surez