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Proceso y enfoque basado en procesos.

Definicin
Las organizaciones tienen una misin y para cumplirla desarrollan variadas actividades, definimos un
proceso como un conjunto de actividades que recibe elementos o recursos de entrada y los transforma
en salidas, o sea, resultados.

En las organizaciones existen variados procesos interrelacionados entre si, y en mltiples ocasiones las
salidas o resultados de un proceso constituyen la entrada de otro.
Podemos expresar, en sentido general, que el conjunto de actividades para la realizacin de un producto,
la prestacin de un servicio o el desarrollo de una actividad comercial constituye un proceso.
Cuando en una organizacin aplicamos un sistema de procesos los que se identifican, se
interrelacionan y se gestionan para garantizar un resultado deseado y que satisfaga las necesidades del
cliente decimos que contamos con un enfoque basado en procesos.
Un enfoque basado en procesos nos permite un mejor y continuo control sobre los procesos y las
interrelaciones entre ellos, lo cual sin lugar a dudas representa una ventaja competitiva para la
organizacin. Permite adems un desempeo mejor y la obtencin de mejores resultados no slo en los
procesos sino en los productos y servicios, as como la posibilidad de un mejoramiento continuo de
manera integral.
Pasos generales para conseguir un enfoque basado en procesos
Le brindamos un grupo de pasos generales para garantizar un enfoque basado en procesos de manera
adecuada, esto no significa que en todas las organizaciones estos pasos deban ser estrictamente iguales
ni que el tiempo de duracin de ellos deba ser el mismo, recordemos que cada organizacin tiene sus
caractersticas y especificidades por lo que es de gran importancia tener en cuenta este aspecto, y
ampliamos, no solamente tenerlo en cuenta para este enfoque sino como cuestin presente en todo
momento.
Exponemos nuestra recomendacin:

Identificar todos los procesos de la organizacin especialmente los principales para el cumplimiento de
la produccin o los servicios, que como expresamos con antelacin provienen del conjunto de
actividades que garantizan los objetivos y la misin, tener en cuenta adems los aspectos que permiten
garantizar los requerimientos y expectativas de los clientes. Una vez identificados debe valorarse el
objetivo que persigue cada proceso; sus elementos de entrada y de donde provienen, los resultados y
hacia quien van dirigidos; los recursos necesarios, especialmente los humanos con sus competencias, los
materiales, equipos, herramientas, la seguridad y salud en el trabajo; as como la secuencia del mismo.
Determinacin de las caractersticas de los procesos, la realizacin de un adecuado control que
posibilite una comprensin correcta de estos, determinando sus fallas o errores y las posibles
desviaciones que ocurran. Lo anterior sobre la base de un grupo de indicadores correctamente
seleccionados y bajo un procedimiento definido previamente.
Los puntos anteriores no se realizan para tener conocimientos sin accin sino para, a travs de un
minucioso y bien enfocado anlisis garantizar un mejoramiento de los procesos. El anlisis debe basarse
en un seguimiento sistemtico que permita evitar o corregir las desviaciones que ocurran mediante una
evaluacin final de indicadores claves que como ejemplos planteamos: cantidad y calidad de las
reclamaciones, conocimiento de la satisfaccin de los clientes externos e internos, cumplimiento de los
cronogramas de trabajo, comparacin de ventas y costos con periodos anteriores, entre otros. Esto nos
posibilita mejorar los procesos y el desempeo y los resultados generales de trabajo, sobre la base de los
indicadores que hayamos determinado y realizado con la creatividad suficiente que permita hacer las
variaciones convenientes, en los procesos, la eliminacin de alguno(s) o la inclusin de otro(s).
Gestin de un enfoque basado en procesos
Muchas organizaciones ven claramente los recursos humanos, las materias primas, los materiales, los
recursos financieros cuando trabajan en la administracin o gestin en ella pero no valoran ni tienen en
cuenta los procesos, no se trata de estar a la moda sino de aprovechar las oportunidades que nos brinda
esta variante como una verdadera ventaja competitiva para la organizacin.
Debemos reflexionar sobre las limitaciones que tiene la utilizacin de los diseos organizacionales
tradicionales, as como la importancia y los beneficios que nos brinda el enfoque basado en procesos. En
no pocas organizaciones al confrontar determinadas situaciones negativas o problemas con sus
resultados de trabajo, piensan y actan haciendo solamente variaciones en su estructura organizativa sin
identificar ni valorar los procesos con que cuentan para el cumplimiento de sus objetivos.

La gestin basada en procesos concibe a la organizacin como un sistema que interrelaciona varios
subsistemas que son los procesos que la conforman, esto permite, da la posibilidad de, identificar los
procesos y analizarlos para de esta manera poder valorar los que deben ser perfeccionados garantizando
una proyeccin y un desempeo ms eficaz y ms eficiente. Unido a lo anterior es necesario trabajar en
funcin de los requerimientos de los clientes como aspecto esencial de la organizacin y crear
concepciones nuevas para el trabajo en equipo.
La gestin basada en procesos posibilita mejorar el desempeo integral del trabajo, la productividad, la
calidad, la reduccin de los costos y otros elementos o indicadores importantes de la organizacin.
A pesar de todo lo expuesto, es una realidad que muchos expresan comprender la importancia del
enfoque y la gestin basada en los procesos, pero an son pocos los que actan y desarrollan sta, lo que
significa que es insuficiente la consolidacin de la necesidad del cambio y para lo cual adems es
necesario la modificacin hacia una nueva cultura de trabajo que contemple tambin la atencin y la
satisfaccin de los requisitos del cliente y un enfoque sistmico.
Rediseo organizacional a travs del enfoque basado en procesos
Si el enfoque basado en procesos y su gestin es un paso trascendental para cualquier organizacin, es
muy importante tambin el rediseo de la organizacin, donde de forma general podemos exponer
determinados elementos a desarrollar.
Constituye un aspecto esencial la eliminacin de las actividades que no aporten, o sea, no agreguen valor
al producto, al servicio o al proceso, las que slo tienden a incrementar los costos, se pueden citar como
ejemplos un grupo de cuestiones como: actividades innecesarias, ya sean por mal diseo del producto o
por un deficiente procedimiento; controles inadecuados o fuera de lugar sin justificacin alguna y que en
mltiples ocasiones hasta los cargos que los realizan son innecesarios tambin; demoras originadas por
dismiles razones como, falta de organizacin, indisciplinas, falta de materiales u otras; movimientos o
traslados innecesarios ya sean de personas, materiales o documentos; actividades que se repiten sin
razn alguna, las que deben sen eliminadas tambin; excesos de inventarios o de informacin; errores o
deficiencias en el trabajo que originen la utilizacin de excesos de recursos ya sean humanos, materiales
o financieros.
Eliminadas las actividades que no aportan valor nos quedan las que si lo hacen, las cuales en ocasiones
poseen un nivel de complejidad innecesario tambin por lo que debemos analizar y ejecutar su

simplificacin o su integracin o agrupacin con otras a travs de distintas variantes que pudieran ser,
agruparlas en un puesto de trabajo o combinarlas en distintos puestos. La composicin de equipos de
trabajo para determinadas actividades en conjunto conforma otra tcnica que se pudiera emplear.
El desarrollo de la tecnologa y sobre todo las tcnicas de computacin y automatizacin nos permite no
slo humanizar el trabajo sino agilizarlo o permitir el incremento de la satisfaccin laboral al liberar al
hombre de actividades tediosas, aburridas, enajenantes con volmenes excesivos de datos o clculos
muy complejos o largos.
Sugerencia especial
No por lo breve de este comentario final pensemos que no tiene una importancia trascendental, para el
autor es decisiva, el aspecto lo constituye la participacin de todos los trabajadores de la organizacin en
la definicin y anlisis de los procesos, su enfoque, gestin y dems elementos que estudiamos. La
participacin que nos referimos no es una involucracin formal sino una participacin consciente y que
se tengan en cuenta, se valoren y se apliquen las sugerencias y proposiciones correctas que emitan todos.
Solamente as los resultados sern los deseados y los adecuados.