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INTERCAMBIO ELECTRNICO DE DATOS (EDI)

E.D.I. ( Electronic Data Interchange ).


"La informacin como herramienta de la logstica, consiste en
disponer de los datos en tiempo real en la operacin de la
compaa, flujo de materiales en bodegas, status de la produccin,
inventarios, envos a clientes y rdenes de compra ... Desde una
perspectiva externa, las compaas necesitan comunicar rdenes
de embarque e informacin sobre la misma con proveedores y
clientes, instituciones financieras, compaas transpo rtistas, etc., e
internamente, poder realizar intercambio de informacin referida a
produccin, agenda y control de datos"" .
EDI COMO SOLUCIN TECNOLGICA
E.D.I, es la solucin mundialmente ms difundida en lo que a
intercambio electrnico de datos se refiere. Aporta estndares
necesarios para que ste sea sencillo, rpido y eficaz. Su
propsito principal es eliminar el ingreso duplicado de datos y
mejorar la velocidad y precisin del flujo de informacin entre
compaas, en forma computarizada.
Comparando el sistema tradicional de intercambio de informacin a
travs del papel con EDI, en el primero, por ejemplo, una orden de
compra es generada, manualmente o a travs de un sistema
computarizado de compras, para ser impresa posteriormente.
Luego, sta es transmitida por algn medio (fax, correo, telfono,
etc.) a la compaa vendedora, la cual a su vez, ingresa los
mismos datos en su propio sistema. Se calcula que el 70 % de los
datos generados por el sistema de informacin de una compaa,
se transforma en el input del sistema de informacin de otra
compaa, generando un alto grado de redundancia.
Un sistema basado en el papel, tiene problemas inherentes que
impactan en la productividad logstica. La transmisin fsica de la
informacin entre compaas , genera retrasos causados por su
propia naturaleza, agregndole la posibilidad de errores, debido al
ingreso manual de datos. Finalmente, debido a la incertidumbre del
sistema retrasos en los procesos, en el correo, etc el remitente
nunca est seguro s i la informacin fue recibida y cuando ocurri
esto. Adicionalmente, el procedimiento de carga de inf ormacin,
requiere de mano de obra intensiva.
Con EDI, una orden de compra es generada por un sistema
computarizado, y en vez de ser impresa, la informaci n es
electrnicamente ingresada en el sistema de ingreso de rdenes
de la compaa vendedora. Una vez recibida por la misma, el flujo
de informacin es procesado sin intervencin humana ni

recodificacin. El resultado de este proceso es un mejoramiento en


la precisin de los datos y una reduccin en los tiempos de
transmisin y procesamiento, anulando retrasos potenciales.
El componente principal de EDI es el enlace entre computadoras,
evitando la necesidad de interpretacin humana de los datos. Esto
lo hace diferente de otras formas de comunicacin electrnica
como e-mails o faxs, los cuales son intercambios persona a
persona que se logran a travs de una computadora. cuando un e mail o fax es recibido, el mismo debe ser interpretado por una
persona y los datos deben ser ingresados en una computadora
para su procesamiento. A pesar de que ambos mtodos tienen un
tiempo de transmisin bajo, los mismos no eliminan la necesidad
del reingreso de datos.
COMPONENTES DEL EDI
EDI es la integracin de 3 componentes bsicos en una red de
flujo de informacin. Estos 3 componentes son: estndares,
softw are y un medio de comunicacin.

EDI ESTANDARD

Como fue definido anteriormente, EDI es la transmisin de datos


en un formato estructurado organizacin a organizacin,
computadora a computadora. Este formato es obtenido a travs del
uso de estndares propios de EDI, que consisten en reglas y guas
que establecen la sintaxis bsica para formatear la informacin
electrnicamente. As como el espaol tiene palabras (vocabulario)
y una forma de ordenar estas palabras (gramtica y sintaxis) el
EDI tiene su vocabulario y sintaxis.
En el grfico siguiente, se muestra una forma de interpretacin
comparada con el idioma.
Los estndares son crticos en la operacin de EDI. No debe haber
ambigedad en el contexto o estructura de las palabras. Existen
dos tipos de estndares: propietario y genrico. Los estndares
propietarios son guas para la comunicacin electrnica que son
nicos a una compaa y sus socios comerciales. Debido a que los
estndares varan de compaa a compaa, los proveedores
tienen que manejar diferentes guas de formateo.
Los estndares genricos son usados por las compaas a nivel de
una industria, nacin o, a nivel mundial. Existen estndares
desarrollados por industrias especficas (ej.: industria del
transporte y de las golosinas en Estados Unidos); existen
estndares a nivel nacional como el desarrollado por ANSI
(American National Standards Institute), el cual es conocido como
el ANSI ASC X12. Este ltimo es el ms usado en Estados Unidos.

En el lenguaje ANSI X12 un documento es un set de transmisin.


Una lnea de informacin es un segmento de datos y una unidad de
informacin es un elemento de datos. El estndar establece:
Que documentos pueden ser transmitidos electrnicamente.
Que informacin es requerida en cada documento (ej.: cual es la
cantidad mnima de informacin que deb e ser incluida en una
Orden de Compra).
Cual debe ser la secuencia de la informacin (ej.: que viene
primero: la fecha o el nmero de orden de compra).
El formato para escribir la informacin (ej.: fechas son escritas
YYYYMMDD).
El significado de la inform acin (ej.: el estndar especifica que
la unidad de medida TO significa tonelada).
STANDARDS INTERNACIONALES
UN/EDIFACT son las siglas de United Nations EDI for
Administration,
Commerce
and
Transport.
Este
estndar,
desarrollado con el auspicio de las Naciones Unidas e ISO
(International Standard Organization), es un intento de establecer
un estndar EDI a nivel mundial, y sin ser idntico al X12, tiene
similitudes: ambos usan el mismo diccionario y una sintaxis
similar.

SOFTW ARE EDI

Los
estndares
ofrecen
un
lenguaje
comn
para
las
comunicaciones, pero debido a que pocas compaas han
estructurado sus datos internos en un formato estndar general, es
necesario un mecanismo para traducir la informacin de una
compaa en un formato hom ogneo.
Una de las funciones del software es la extraccin de datos desde
una base de datos de aplicacin. Por ejemplo, en una orden de
compra la informacin se debe obtener desde varios archivos. Esta
funcin se llama conversin de datos o extraccin de datos y la
misma requiere programacin, ya que la base de datos de cada
compaa es nica. Una vez que los datos son extrados, el
prximo paso es formatearlos al estndar apropiado. Este paso es
llamado formateo o generacin de la transaccin. Finalmente , una
vez que el set de transmisin fue generado, debe ser comunicado
al socio comercial. Esto es realizado por el software.

MEDIOS DE COMUNICACION

Los estndares proveen el lenguaje y la estructura de EDI, y el


software traduce los datos en el estndar apropiado. El
componente final del EDI es el medio de comunicacin. El envo de
informacin se realiza a travs de VANs (Value Added Network).

La funcin de las VAN es transmitir informacin de manera similar


a la de un correo tradicional. Cuando se usa la VAN, el remitente
enva un mensaje electrnico a la misma, la cual ordena los
mismos por receptor y los almacena en un mailbox designado
previamente. El receptor puede recibir todos los mensajes a una
hora determinada, o puede llamar a la VAN para recib ir el correo.
Con la VAN no existe un enlace directo entre compaas; el enlace
es entre los participantes y las VANs.
Las VAN ofrecen servicios de in -net translation (traduccin desde
el lenguaje de la compaa a un formato standard), encriptacin y
autenticacin (verificacin de la identidad del remitente e
integridad respecto a que la informacin no es cambiada durante la
transmisin), e informes de control. Otro servicio ofrecido por las
VAN es el de la conversin a papel: los sistemas de conversin
son una manera de comunicarse con socios comerciales que no
tienen EDI. Las VAN convierten la informacin electrnica a papel
y la transfieren por ejemplo, va fax.
BENEFICIOS DE EDI
Algunos de los beneficios ms destacados que se obtienen gracias
a EDI son:

La rpida respuesta a los requerimientos de los clientes es un


ingrediente clave en la habilidad de las organizaciones en
proveer un excelente servicio al cliente. EDI provee informacin
precisa en forma rpida.

La unin creada a travs de EDI lleva a relaciones ms


estrechas entre los participantes de la cadena. Como resultado
de una implementacin de EDI se logra una cadena con menos
participantes que tienen relaciones ms estrechas.

Al reducir el factor humano en el ingreso y procesamiento de


datos, se logran importantes aumentos de productividad. Los
ahorros se logran a travs de reducciones de costos asociadas
con procesamiento de documentos, personal, inventario y las
consecuencias de la disminucin de errores en la informacin.
Mediante investigaciones se han demostrado relaciones de 10 a
1 entre costos de procesamiento de cada transaccin va la
forma tradicional en papel versus va EDI.

EDI tambin puede reducir inventario. Tradicionalmente el


inventario de seguridad es mantenido para absorber la
variabilidad en la demanda y en el ciclo de la orden. Con EDI el
ciclo de la orden y su variabilidad son reducidas. EDI no puede
cambiar los patrones de la demanda pero s puede reducir el
impacto de la incertidumbre de la demanda proveyendo

informacin precisa. Por ejemplo, en la industria del comercio


minorista EDI combinado con el scaneo en el punto de venta da
como resultado que el proveedor est recibiendo informacin en
tiempo real sobre el nivel de inventario en los locales de venta.
En el cuadro siguiente, se resumen sintticamente los beneficios y
las dificultades derivadas de una implementacin EDI.
Beneficios derivados de EDI

Mejora la productividad

interna.
Mejora el canal de relaciones.
Mejora la productividad

externa.
Mejora la
internacionalizacin.
Disminuye los costos
operativos.
Reduce la entrada de datos
de informacin redundante.
Reduce el tiempo involucrado
en el proceso de entrada de
datos.
Mejora el seguimiento de las
transacciones.
Posibilita la mejora de
procesos de negocios.
Reduce la generacin de
errores (productos
entregados, montos
facturados, etc.)

Dificultades de
implementacin
Altos costos de acceso a la
tecnologa.
Estandarizacin interna.
Requiere alto grado de
integracin en la supplay
chain. (Confidencialidad).
Barrera cultural (Resistencia
al cambio).

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