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MA-GGO-01
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Tabla de Contenido
1.
Introduccin ...................................................................................................................................... 7
1.1. Propsito .......................................................................................................................................... 7
1.2. Alcance ............................................................................................................................................. 7
1.3. Definiciones ...................................................................................................................................... 7
2.
Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................... 8
2.1. Mapa de procesos ............................................................................................................................ 9
2.2. Resumen de procesos ..................................................................................................................... 9
3.
Reunin de Transferencia .............................................................................................................. 10
4.
Reunin de Compromisos .............................................................................................................. 11
5.
Reunin de Arranque Interno ......................................................................................................... 11
6.
Procura de Recursos para el Arranque .......................................................................................... 12
7.
Movilizacin de Recursos al Proyecto ........................................................................................... 12
8.
Gestin por reas del Proyecto ..................................................................................................... 13
8.1. Gerencia del Proyecto .................................................................................................................... 13
8.1.1. Objetivos......................................................................................................................................... 13
8.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto ............................................................................................ 13
8.1.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 13
8.1.2.2.
Gestin de la Procura de Recursos para el Arranque............................................................. 14
8.1.2.3.
Gestin de la Movilizacin de Recursos al Proyecto .............................................................. 14
8.1.2.4.
Elaboracin del Plan de Gestin del Proyecto ........................................................................ 14
8.1.2.5.
Organizacin y Direccin del Proyecto por reas ................................................................... 16
8.1.2.6.
Direccin y Supervisin de la Administracin del Contrato del Proyecto................................ 16
8.1.2.7.
Direccin, Integracin y Desarrollo del Equipo de Proyecto ................................................... 17
8.1.2.8.
Gestin de Involucrados (Stakeholders) ................................................................................. 17
8.1.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 17
8.1.2.10. Direccin del Cierre del Proyecto ............................................................................................ 18
8.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ......................................................................... 18
8.2.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 18
8.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ................................................ 19
8.2.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 19
8.2.2.2.
Emisin de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........................ 19
8.2.2.3.
Adaptacin del Anlisis de Riesgo y Ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos
Ambientales .................................................................................................................................... 20
8.2.2.4.
Adaptacin del Programa de Capacitacin y Charlas SSOMA ............................................... 20
8.2.2.5.
Charlas de Induccin ............................................................................................................... 22
8.2.2.6.
Solicitud de Materiales, Implementos y Dispositivos de SSOMA ........................................... 22
8.2.2.7.
Participacin en la Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Trabajo Seguro y
Medio Ambiente ............................................................................................................................. 23
8.2.2.8.
Gestin, Asesoramiento y Participacin en Actividades Proactivas de SSOMA .................... 23
8.2.2.9.
Investigacin de Accidentes e Incidentes Potenciales ............................................................ 24
8.2.2.10. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 24
8.2.2.11. Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 24
8.2.2.12. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 25
8.3. Administracin de Contratos .......................................................................................................... 25
8.3.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 25
8.3.2. Flujograma de la Administracin de Contratos .............................................................................. 26
8.3.2.1.
Anlisis y Difusin de Obligaciones Contractuales ................................................................. 26
8.3.2.2.
Gestin de Obligaciones contractuales ................................................................................... 26
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8.3.2.3.
Control de Obligaciones de Cierre .......................................................................................... 27
8.3.2.4.
Planificacin de Comunicaciones con el Cliente ..................................................................... 29
8.3.2.5.
Administracin de Comunicaciones ........................................................................................ 29
8.3.2.6.
Planificacin de Gestin de Riesgos ....................................................................................... 29
8.3.2.7.
Identificacin de Riesgos ......................................................................................................... 30
8.3.2.8.
Anlisis y Planificacin de la respuesta a los riesgos ............................................................. 30
8.3.2.9.
Implementacin de Planes y monitoreo de Riesgos ............................................................... 31
8.3.2.10. Planificacin de Gestin de Cambios ...................................................................................... 31
8.3.2.11. Administracin de Cambios ..................................................................................................... 31
8.3.2.12. Gestin de Reclamos .............................................................................................................. 32
8.3.2.13. Planificacin y formacin de Subcontratos ............................................................................. 32
8.3.2.14. Administracin de Subcontratos .............................................................................................. 33
8.3.2.15. Cierre de Subcontratos ............................................................................................................ 33
8.4. Administracin de Obra .................................................................................................................. 33
8.4.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 33
8.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra .................................................................................. 33
8.4.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 34
8.4.2.2.
Arranque Administrativo .......................................................................................................... 34
8.4.2.3.
Gestin de Stakeholders ......................................................................................................... 35
8.4.2.4.
Solicitud de Materiales y Equipos para Campamentos e Informticos ................................... 35
8.4.2.5.
Administracin de Campamentos, Comedores y Concesionarios .......................................... 35
8.4.2.6.
Administracin del Almacn .................................................................................................... 36
8.4.2.7.
Procesos Administrativos de RR.HH. ...................................................................................... 38
8.4.2.8.
Gestin de Tesorera y Finanzas ............................................................................................ 39
8.4.2.9.
Procesos Administrativos de Equipos y Transportes .............................................................. 39
8.4.2.10. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra ............................................................... 39
8.4.2.11. Cierre Administrativo ............................................................................................................... 40
8.5. Produccin ..................................................................................................................................... 41
8.5.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 41
8.5.2. Flujograma de Produccin ............................................................................................................. 41
8.5.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 41
8.5.2.2.
Direccin de la Elaboracin del Plan de Ejecucin de la Construccin .................................. 41
8.5.2.3.
Definicin y Validacin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos ......... 42
8.5.2.4.
Solicitud de Equipos de Produccin, Materiales y Herramientas Consumibles ...................... 42
8.5.2.5.
Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construccin ................................ 42
8.5.2.6.
Direccin de la Elaboracin e Integracin de Planes Intermedios y Semanales .................... 43
8.5.2.7.
Direccin y Supervisin de Actividades Constructivas............................................................ 45
8.5.2.8.
Direccin y Supervisin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente .... 45
8.5.2.9.
Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 45
8.5.2.10. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 46
8.6. Oficina Tcnica ............................................................................................................................... 46
8.6.1. Objetivo .......................................................................................................................................... 46
8.6.2. Flujograma de Oficina Tcnica ...................................................................................................... 47
8.6.2.1.
Conocimiento del Paquete del Contrato .................................................................................. 47
8.6.2.2.
Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica ............................................................................. 47
8.6.2.3.
Revisin del Expediente Tcnico ............................................................................................ 47
8.6.2.4.
Trabajos Topogrficos ............................................................................................................. 48
8.6.2.5.
Compatibilizacin del Expediente Tcnico con otros Documentos Contractuales ................. 49
8.6.2.6.
Administracin de Documentos ............................................................................................... 49
8.6.2.7.
Conciliacin del Expediente Tcnico y Documentacin Contractual ...................................... 51
8.6.2.8.
Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos ..................................................... 51
8.6.2.9.
Solicitud de Materiales Permanentes ...................................................................................... 51
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INDICE DE TABLAS
INDICE DE FIGURAS
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1. Introduccin
1.1. Propsito
Definir el estndar de Cosapi para gestionar un proyecto de construccin desde la adjudicacin
hasta su cierre, con la finalidad de mejorar el desempeo de los proyectos.
1.2. Alcance
El Manual de Gestin de Proyectos (MGP) es aplicable a todos los proyectos de Construccin
que Cosapi ejecuta con la responsabilidad directa de los Gerentes de las Unidades de Negocio,
Gerente de Gestin de Operaciones y el Gerente de Proyecto o Jefe de Obra.
1.3. Definiciones
Flujograma: representacin grfica que muestra en el tiempo los principales procesos que
ejecuta un rea del proyecto; con sus elementos de entrada y sus elementos de salida
(entregables).
Equipo de Direccin del Proyecto (EDP): es el equipo conformado por los jefes de las
reas del proyecto.
reas del Proyecto: corresponde a las reas en las que se divide la organizacin de un
proyecto de construccin, las cuales corresponden a: Gerencia de Proyectos, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), Administracin de Contratos,
Administracin de Obra, Produccin, Oficina Tcnica, Calidad, Control de Proyectos
(Planeamiento, Costos y Productividad), Equipos y Almacn.
reas Funcionales: comprende a las Gerencias y Jefaturas de Cosapi Sede Central que
brindan soporte a la ejecucin de los proyectos de construccin proporcionando recursos,
elaborando procedimientos, y realizando capacitaciones y coordinaciones. Tambin son
conocidas como reas de soporte reas de apoyo a los proyectos Cosapi.
Entre otras reas funcionales tenemos: Gerencia de Presupuestos y Licitaciones, Gerencia
de Administracin y Finanzas, Gerencia de SSOMA, Gerencia de Gestin de Operaciones,
Gerencia de Procura, Gerencia de Talento Humano y Sostenibilidad, Gerencia Legal,
Unidad de Apoyo de Equipos y Transporte.
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ADJUDICACIN DE
UN PROYECTO
COSAPI - Sede Central
REUNIN DE
TRANSFERENCIA
REUNIN DE
COMPROMISOS
REUNIN DE
ARRANQUE INTERNO
PROYECTO
PROCURA DE
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE
MOVILIZACIN DE
RECURSOS
Procesos de
Seguimiento y
Control
EJECUCION
(Procesos del proyecto)
CIERRE
(Procesos del proyecto)
RETROALIMENTACIN
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GRUPOS DE PROCESOS
INICIO
4
5
7
3
3
3
5
4
5
3
4
2
48
EJECUCIN
5
6
6
8
6
11
7
5
5
5
4
5
73
CIERRE
1
1
2
1
1
1
2
1
1
1
1
1
14
TOTAL
10
12
15
12
10
15
14
10
11
9
9
8
135
3. Reunin de Transferencia
La Reunin de Transferencia es el primer proceso a desarrollar segn el Manual de Gestin de
Proyectos. Esta reunin es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocio que tendr a su
cargo el proyecto, y debe llevarse a cabo hasta una (1) semana despus de haberse adjudicado
oficialmente el proyecto a Cosapi.
El propsito de la Reunin de Transferencia es asegurar la transferencia oportuna, ordenada y
completa de:
-
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin, y
Los requerimientos de retroalimentacin del proyecto.
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Los lineamiento detallados para el desarrollo de esta reunin estn descritos en el Procedimiento
para la Reunin de Transferencia (PG-GGO-01) y el proceso de retroalimentacin se respalda en la
Procedimiento de Retroalimentacin de Ratios y Procedimientos Constructivos Detallados (PGGGO-02).
Los entregables de este proceso son:
-
4. Reunin de Compromisos
El propsito de la Reunin de Compromisos es definir y comunicar las polticas, estructura
organizacional, estrategias, objetivos y metas del proyecto por parte del Gerente de la Unidad de
Negocio al Gerente del proyecto; lo anterior constituir la base para medir el logro de los objetivos
del proyecto.
La Reunin de Compromisos es convocada por el Gerente de la Unidad de Negocios y debe
llevarse a cabo hasta una (1) semana despus de haberse realizado la Reunin de Transferencia.
Los alcances de sta reunin se encuentran descritos en el Procedimiento para la Reunin de
Compromisos (PG-GGO-03); y los entregables de esta reunin son:
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Adicionalmente, se han consolidado plantillas y/o formatos de ayuda entre los cuales se tienen los
siguientes:
-
Contrato.
Documentacin de la etapa de licitacin
Plan de Firmas del Proyecto
Procedimiento para la Elaboracin y Seguimiento de Ordenes de Suministro
Tiempo de atencin de Sede Central a Requerimientos de Proyectos
Gua para la Implementacin del Arranque de Proyectos.
Paquete de Arranque del Proyecto.
Procedimiento para la Compra de Materiales y Servicios.
Tarifario de Equipos Cosapi y Horas Mnimas.
Checklist de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo (IME) por tipo de laboratorio.
Procedimiento de Gestin de Solicitud de Hardware y Software Informtico.
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Para organizar la movilizacin de los recursos el gerente de proyecto podr referirse a los siguientes
documentos:
-
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Checklist de condiciones generales para la movilizacin de recursos de arranque
Hoja de Ruta para el ingreso al personal al proyecto
Procedimiento para establecer tarifas de servicios de transporte interno
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Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
(VER FLUJOGRAMA DE
PROCURA DE RECURSOS PARA
EL ARRANQUE)
(VER FLUJOGRAMA DE
MOVILIZACIN DE RECURSOS
PARA EL ARRANQUE)
3
3
3
* MANUAL DE GESTIN DE
PROYECTOS (MGP)
** DOCUMENTACION DE LA
ETAPA DE LICITACION
* PROC. GESTIN DE
COMUNICACIONES
** CONTRATO
** DOCUMENTACION DE LA
ETAPA DE LICITACION
** HERRAMIENTAS DE LA
ADMINISTRACIN DEL
CONTRATO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
2. GESTIN DE LA PROCURA
DE RECURSOS PARA EL
ARRANQUE
3. GESTIN DE LA
MOVILIZACIN DE
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** ACTUALIZACIONES DEL PLAN DE GESTION
DEL PROYECTO
** CALENDARIO DE ENTREGA DE
REPORTES
*GUA DE EVALUACIN DE
DESEMPEO (PORTAL
DESARROLLO HUMANO)
- HERRAMIENTAS PARA LA
FORMACION E INTEGRACIN
DE EQUIPOS
** ANLISIS DE INVOLUCRADOS
DEL PROYECTO
** PLAN DE COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
** REPORTES DE DESEMPEO
DEL PROYECTO
** EVAL. SATISFACCIN DEL
CLIENTE
**INFORME MENSUAL
- ATENCIN DE INVOLUCRADOS
**ANLISIS DE INVOLUCRADOS (REVISIN)
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
Cosapi S.A.
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Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
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El Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes documentos para dirigir el cierre
del proyecto:
-
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
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Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
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Capacitaciones
Personal involucrado y responsabilidades
Controles operacionales
Canales de comunicacin, entre otros
ENTREGABLES
Inicio
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
- PLANES SEG, SALUD OCUP. Y
MEDIO AMB. - OFERTA
* PLAN SSOMA GENERAL
* PLAN GEST. AMB. GENERAL
* PRG SALUD OCUP. GENERAL
* PRD. SSOMA GENERALES
** WBS DEL PROYECTO
3
3
* PLANTILLA PROGRAMA DE
CAPACITACIN Y CHARLAS, DE
SSOMA
* PROC. INDUCCION EMPLEADOS
NUEVOS/TRANSF
- ESTANDARES DE SSOMA COSAPI
- REQ. DEL CLIENTE
- LEGISLACION DE SSOMA
APLICABLE
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
3. ADAPTACIN DEL
ANALISIS DE RIESGO Y
FICHA IDENTIF. Y EVAL. DE
ASPECTOS AMB.
4. ADAPTACIN DEL
PROGRAMA DE
CAPACITACIN Y CHARLAS
DE SSOMA
** PROGRAMA DE CAPACITACIN Y
CHARLAS DE SSOMA
** PROGRAMAS DE CHARLAS DE
INDUCCIN DEL PROYECTO
5. CHARLAS DE INDUCCIN
** ORDENES DE SUMINISTRO
3
** PLANES Y PROCEDIMIENTOS
ESPECIFICOS DE TRABAJO SEGURO /
MEDIO AMBIENTE
** ANLISIS DE RIESGOS /
PANORAMA DE FACT. DE RIESGO
OCUPAC.
** FICHA ASPECTOS AMB.
* MANUAL INTEGRADO DE SSOMA
- PROCEDIMIENTOS GENERALES
DE SSOMA
Cierre
INICIO
Ejecucin
3
3
3
3
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
3
** INFORME FINAL (SSOMA CONSOLIDADO DE OBJETIVOS Y METAS
DE SSOMA / ESTADISTICAS DE SSOMA /
ENTREGA DE REGISTROS DE SSOMA AL
OPERADOR DE ALMACENAJE)
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)
Cosapi S.A.
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Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
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ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
ENTREGABLES
Inicio
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA DE
LICITACIN
* PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE
OBLIG. CONTRACTUALES
Ejecucin
INICIO
1. ANLISIS Y DIFUSIN DE
OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
Cierre
2. GESTIN DE OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
** CUADRO DE ESTATUS DE
OBLIGACIONES DE CIERRE
** ENTREGABLE FINAL DE
ADMINISTRACIN DE CONTRATOS
**INFORME FINAL (ADM. DE CONTRATOS)
3. CONTROL DE
OBLIGACIONES DE
CIERRE
4. PLANIFICACIN DE
COMUNICACIONES CON
EL CLIENTE
5. ADMINISTRACIN DE
COMUNICACIONES
GESTIN DE RIESGOS
9. IMPLEMENTACIN DE PLANES Y
MONITOREO DE RIESGOS
** REGISTRO DE RIESGOS
7. IDENTIFICACIN DE
RIESGOS
8. ANLISIS Y
PLANIFICACIN DE LA
RESPUESTA A LOS
RIESGOS
6. PLANIFICACIN DE
GESTIN DE RIESGOS
10. PLANIFICACIN DE
GESTIN DE CAMBIOS
** PLAN DE SUBCONTRATACIN
** ORDENES DE SUBCONTRATOS
** CUADROS DE CONTROL DE
SUBCONTRATOS
GESTIN DE SUBCONTRATOS
13. PLANIFICACIN Y
FORMACIN DE
SUBCONTRATOS
14. ADMINISTRACIN DE
SUBCONTRATOS
15. CIERRE DE
SUBCONTRATOS
FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)
Cosapi S.A.
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Cartas
Correos electrnicos
Reportes diarios
Cuaderno de Obra
Acta de reuniones
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Administracin de Obra
8.4.1. Objetivo
La administracin de obra tiene como objetivo representar a Cosapi en la zona del
proyecto, y administrar los recursos humanos, financieros, materiales, equipos y
servicios que la empresa usa para la ejecucin del proyecto.
Entre las principales funciones de la administracin tenemos: la administracin del
almacn, la administracin del personal empleado y obrero, la administracin del
campamento y sus servicios, la administracin de polticas de bienestar y recreacin del
proyecto, la gestin de la compras locales y seguimiento de los materiales y servicios
crticos del proyecto (en coordinacin con Sede Central), la administracin de los
ingresos y egresos (tesorera), y la Gestin de los Stakeholders.
8.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra
Ver Figura 6 o MGP/ Anexo 3.
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Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
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Segn las caractersticas del proyecto y los acuerdos suscritos con el cliente, los
servicios anteriormente mencionados sern provistos directamente por Cosapi o el
Cliente. En el caso los servicios sean otorgados por el cliente, la administracin
tendr la responsabilidad de divulgar las polticas del cliente respecto al uso de
dichos servicios; as como, controlar su cumplimiento.
Uno de los documentos de referencia para este Proceso es el Procedimiento
Administrativo para el Manejo de Suministro de Alimentos y Comedores.
Es responsabilidad del Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra realizar las
coordinaciones necesarias con las gerencias y jefaturas de apoyo de la empresa
para adquirir y movilizar los recursos necesarios para las Instalaciones Temporales
en la zona del proyecto.
El Gerente del Proyecto y el administrador de obra podrn respaldarse en el
Procedimiento Administrativo de Instalaciones Temporales/ Campamentos y entre
otras actividades tenemos:
-
ENT REGABLES
Inicio
3
3
3
3
3
1. CONOCIMIENT O DEL
PAQUET E DEL CONT RAT O
3
3
3
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (ADM. DE OBRA)
2. ARRANQUE
ADMINIST RAT IVO
3. GEST IN DE
ST AKEHOLDERS
** ORDENES DE SUMINISTRO
- FACILIDADES TEMPORALES
OPERATIVAS
** REGLAMENTO DE COMEDORES Y
CAMPAMENTOS
** COTIZACIONES
** ORDENES DE COMPRA
** CUADROS COMPARATIVOS DE
PROVEEDORES
** REGISTRO DE PEDIDO DE
FONDOS
** CAJA CHICA
** FLUJO DE CAJA
** CUSTODIA Y CONTROL DE
CARTAS FIANZA
** COTIZACIONES
** ORDENES DE ALQUILER
** EVALUACION TECNICA DE
EQUIPOS
* FINIQUITO Y CERTIFICADO DE
PAGO FINAL PARA
SUBCONTRATISTA
3
3
3
3
3
** INFORMES DE PERMANENCIA DE
PERSONAL EMPLEADO Y OBRERO
DE RGIMEN COMN
** POLTICAS DE PERSONAL
** PLANILLA DE JORNALES
Cierre
INICIO
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA DE
LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
Ejecucin
3
3
12. CIERRE
ADMINIST RAT IVO
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
de Gestin de Proyectos)
Cosapi S.A.
3
3
3
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 38 de 91
Para mayor informacin respecto a la Gestin del Almacn revisar el Ttulo 8.12
Almacn.
8.4.2.7. Procesos Administrativos de RR.HH.
Los Procesos Administrativos de RR.HH. comprenden entre otras las siguientes
actividades:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 39 de 91
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 40 de 91
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 41 de 91
8.5. Produccin
8.5.1. Objetivo
El objetivo del rea de Produccin es la ejecucin de las actividades constructivas
dentro los plazos, costos y calidad previstos en el contrato, en cumplimiento de los
estndares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente exigidos por el Cliente,
Cosapi y las leyes vigentes.
Para alcanzar este objetivo, el rea de produccin planifica, dirige y supervisa la
construccin del proyecto, y el resto de reas le brindan soporte a travs de la gestin
de recursos, coordinaciones, sugerencias de acciones preventivas y correctivas,
informacin oportuna, y labores administrativas para facilitar la ejecucin del proyecto.
8.5.2. Flujograma de Produccin
Ver Figura 7 o MGP/ Anexo 3.
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 42 de 91
A pesar que este plan se elabora antes del inicio de la construccin, se actualizar
continuamente durante la ejecucin del proyecto. Se cuenta con las siguientes
herramientas para su elaboracin:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 43 de 91
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
*** PRD. PARA ELAB. WBS
*** PRD. PARA ELAB. DEL
CRONOGRAMA GENERAL
*** PRD. ELAB. PROG. USO Y
ADQ. DE REC.
*** PROC. PLN CARRETERAS
*** ELAB. DIAG. TIEMPO CAM.
* GUA ELAB. PLAN DE
EJECUCIN DE LA CONST.
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
2. DIRECCIN DE LA
ELABORACIN DEL PLAN DE
EJECUCIN DE LA
CONSTRUCCIN
** ORDENES DE SUMINISTRO
** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS DE CONSTRUCCIN
** PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE
CONSTRUCCIN CRTICOS
** PROCEDIMIENTOS TOPOGRFICOS
** PROGRAMAS INTERMEDIOS Y
SEMANALES
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** PLAN DE EJECUCIN DE LA
CONSTRUCCIN
** WBS DEL PROYECTO
** CRONOG. GENERAL DEL PROYECTO
** PROGRAMA USO Y ADQ. DE RECURSOS
3. DEFINICIN Y
VALIDACIN DE RECURSOS,
RESPONSABLES Y MEDIOS
PARA LA TOMA DE DATOS
- PLANTILLAS DE PLANES
* PROC. E INSTRUCT. DE
TRABAJO
- PROC. CONS. DE PROYECTOS
ANTERIORES
- PROC. TOPOGRFICOS
*** PRD. ELAB. DOCS. SGC.
*** PLANTILLA DE PROC. DE
PROCESOS CONST. CRTICO
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 46 de 91
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar el informe final y
los documentos fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido
el proyecto, para lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 47 de 91
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 48 de 91
Para la revisin del Expediente Tcnico se podr utilizar entre otros documentos el
Procedimiento para la revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato, el Checklist para la Revisin del Expediente Tcnico y el Formato de
Control de Avance Semanal de Revisin del Expediente Tcnico.
Como entregable a este proceso tenemos: la Interpretacin del Alcance Original
que se refiere a disponer los planos y especificaciones saneados (informacin
consistente y clara para construccin), el Checklist de la Revisin del Expediente
Tcnico y el Reporte de Control Semanal de Revisin del Expediente Tcnico.
8.6.2.4. Trabajos Topogrficos
Comprende todas las actividades para coordinar los trabajos de topografa en el
proyecto, los cuales incluyen: realizar levantamientos topogrficos, establecer
benchmarks (BMs), trazo, replanteo, control, etc. Dependiendo de la magnitud y
complejidad del proyecto, se podr contar con un jefe de topografa y asistentes
para que, entre otras actividades, se encarguen de:
-
8.6.2.5. Compatibilizacin
Contractuales
MA-GGO-01
del
Expediente
Revisin: 2
Tcnico
con
Pgina: 49 de 91
otros
Documentos
Expediente Tcnico
Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros
Procedimiento para la Gestin de las Comunicaciones
Acta de Reunin del EDP
Acta de Reunin del Proyecto
Tecnologa de la Informacin (SCOP-CODO, Oracle Primavera Contract
Management)
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
* MANUAL DE OFICINA TCNICA
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
** FLUJOGRAMAS Y FORMATOS
ACTUALIZADOS
- EXPEDIENTE TCNICO
* PRD. REVISIN DEL
EXPEDIENTE TCNICO
3. REVISIN DEL
EXPEDIENTE TCNICO
- PROCEDIMIENTOS
TOPOGRFICOS
* PRD. GESTIN TOPOGRAFA
- EXPEDIENTE TCNICO
** LEV. TOPOGRFICOS
*** PROCEDIMIENTO PARA
REVISIN DEL EXP. TCNICO
- EXPEDIENTE TCNICO
- NORMAS TCNICAS
- JUICIO EXPERTO
** LECCIONES APRENDIDAS
* PRD. PROP. ALTERNATIVAS DE
MEJORA DE PROC CONST.
- PAQUETE DE CONTRATO
- REGLAMENTOS METRADOS
* INST. ELAB. MET. EN PROY
* FORMATO DE CONTROL
SEMANAL DE METRADOS
- PAQUETE DE CONTRATO
** METRADOS DE AVANCE
* INST. ELABORAR
VALORIZACIN EN UN PROYECTO
** VALORIZACIONES PERIDICAS
** PROCESOS CONSTRUCTIVOS
OPTIMIZADOS
- EXP. TCNICO
** LEV. TOPOGRFICO
* PRD. ELAB. EXPED. ADIC.
6. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
- EXPEDIENTE TCNICO
** LEV. TOPOGRFICOS
* INT. ELAB. PLANOS CONST.
* PRDS. DESARRO. ING. CAMPO
- EXPEDIENTE TCNICO
* PROCEDIMIENTOS PARA LA
ADM. DE DOCUMENTOS
** METRADOS ACTUALIZADO
* GUA PARA LA LIQUIDACIN DE
UN PROYECTO
*** PROC. ARCHIVAR DOC. Y
REGISTROS EN PROYECTOS
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
Y
(*1) En proyectos electromecnicos, el proceso control tpogrfico ser asignado al rea de Calidad
(*2) En proyectos electromecnicos, para los adicionales por nuevo alcance (nuevas obras, trabajos por uso de recursos), las activ idades
posteriores a la elaboracin de los metrados sern desarrolladas por el rea de Administracin de Contratos
(*3) En proyectos electromecnicos, el GP y su EDP analizarn las condiciones reales del proyecto para asignar la responsabilidad del
proceso a la Oficina Tcnica o Control de Proyectos. En ambos casos, se asignar una persona como responsable del proceso
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 52 de 91
Como entregables a este proceso tenemos: los Planos para Construccin y/o
Fabricacin, Planos Isomtricos y Field Sketch.
8.6.2.11. Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales
Este proceso tiene por finalidad elaborar los Expedientes de Presupuestos
Adicionales del proyecto para sustentar ante el Cliente o su representante el mayor
costo y/o tiempo originado por la ejecucin de trabajos adicionales y/o mayores
metrados no considerados en las bases de licitacin o en el contrato respectivo, y
que son indispensables para alcanzar el objetivo del proyecto y la finalidad del
contrato.
Para la elaboracin de los Expedientes de Presupuestos Adicionales se podr
utilizar como referencia el Procedimiento para la Elaboracin de Expedientes
Adicionales. Adems, la Oficina Tcnica puede emplear los siguientes documentos
como referencia:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
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Paquete de contrato
Reglamento de metrados
Instructivo para elaborar Metrados de Proyectos Civiles
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Estructuras
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Equipos
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Tuberas
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Electricidad
Procedimiento para la Elaboracin del Metrado de Instrumentacin
Instructivo para el Reporte de Control de Metrados semanal del Proyecto
Formato para el Reporte del Control de Metrados semanal
MA-GGO-01
Revisin: 2
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Paquete de Contrato
Metrados de Avance
Instructivo para Elaborar Valorizaciones en un Proyecto
MA-GGO-01
Revisin: 2
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8.7. Calidad
8.7.1. Objetivo
Liderar el cumplimiento de los requisitos de calidad del Cliente y de Cosapi mediante la
implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que comprende los
procesos de Planificacin, Aseguramiento, Control y Mejora de la Calidad; contenidos
en el Plan de Gestin de Calidad del Proyecto.
8.7.2. Flujograma de Calidad
Ver Figura 9 o MGP/ Anexo 3
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 57 de 91
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
1. CONOCIMIENT O DEL
PAQUET E DEL CONT RAT O
3
3
3
3
* PLANTILLAS PLAN DE
PUNTOS DE INSPECCIN
- EXPEDIENTE TCNICO
* PLANTILLA MATRIZ DE
CALIDAD
- EXPEDIENTE TCNICO
** WBS DEL PROYECTO
** PLAN DE CALIDAD
** PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD (ADAPTADO)
3
** PLAN DE CALIDAD
5. ELABORACIN DE LA
MAT RIZ DE CALIDAD
** MATRIZ DE CALIDAD
* PLAN DE MANTENIMIENTO Y
MEJORA DEL SGC
** PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIN DE CALIDAD
(ADAPTADO)
*** FORMATO DE FIRMAS
AUTORIZ. DE SOLICITUD DE
MAT. DE ALMACEN
** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS
** LOG DE NO CONFORMIDADES
** PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS
** PROCEDIMIENTO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS DETALLADOS
** REPORTES DE CALIDAD
* PRD. ACCIONES PREVENT. Y
CORRECTIVAS
* FTO. EVAL. SATISFACCIN
DEL CLIENTE
** ORDENES DE SUMINISTRO
* PLANTILLAS ESTNDAR
PARA CONSOLID. DE DATOS
** ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** EVAL. SATISFACCIN DEL CLIENTE
3
3
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
3
3
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 59 de 91
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 60 de 91
El control de calidad del producto se realiza durante y al finalizar cada tarea o sub
proceso de construccin, para lo cual se:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
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Estadsticas de No Conformidades
Informe Mensual de Calidad
Reporte de Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
Tablero de Comando de Calidad, etc.
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 62 de 91
8.8. Planeamiento
8.8.1. Objetivo
El rea de Planeamiento tiene como objetivo integrar, representar y controlar la
planificacin de la construccin del proyecto en directa coordinacin con el rea de
produccin, y en concordancia con los requisitos del proyecto.
El rea de Produccin dirige la planificacin de la construccin, mientras que el rea de
Planificacin le brinda soporte a travs de la elaboracin y seguimiento del Cronograma
General, Planes Intermedios y Semanales, entre otros. Adems, se encarga de generar
indicadores para el anlisis del desempeo de los plazos en el proyecto.
8.8.2. Flujograma de Planeamiento
Ver Figura 10 o MGP/ Anexo 3
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 63 de 91
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
Procedimiento de Planificacin
Procedimiento para la Elaboracin del Cronograma.
Tcnicas de programacin
Manual Primavera P6
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
3
3
* PRD. PLANIFICACIN
* PRD ELAB CRONOGRAMA
* TCNICAS DE PROGRAMACIN
* MANUAL PRIMAVERA P6
2. COORDINACIN PARA LA
ELABORACIN DEL WBS
3. COORDINACIN PARA LA
ELABORACIN DEL
CRONOGRAMA GENERAL DEL
PROYECTO
4. ELABORACIN DE
PROGRAMAS DE USO Y
ADQUISICIN DE RECURSOS
3
3
3
3
** PROGRAMAS INTERMEDIOS,
SEMANALES, PAC, CNC y LOG DE
RESTRICCIONES
7. CONSOLIDACIN DE DATOS
8. ELABORACIN DE REPORTES
** ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
MA-GGO-MGP
Revisin: 2
Pgina: 65 de 91
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 66 de 91
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, informacin y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para
asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecucin que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta con los
siguientes documentos:
-
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 68 de 91
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
8.9. Costos
8.9.1. Objetivo
El objetivo principal del rea de costos es cuantificar y reportar los costos y margen del
proyecto peridicamente para detectar desviaciones en el resultado econmico con
respecto a la lnea base actualizada, analizar sus causas y brindar alertas en forma
oportuna para que el equipo del proyecto tome las acciones pertinentes.
Las principales funciones del rea de costos son las siguientes:
-
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
MA-GGO-01
Revisin: 2
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ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA
ETAPA DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
3.GENERACIN Y
DISTRIBUCIN DEL PLAN DE
FASES
5. GENERACIN DE LA
LNEA BASE INICIAL (COSTO
CERO)
** RO COSTO CERO
** BASE DE DATOS DE
COSTOS ACTUALIZADA
* PLANTILLAS Y PRD PARA
ELABORAR REPORTES DE
COSTOS
** REGISTRO DE CAMBIOS Y
RECLAMOS (CASOS DE
ARBITRAJES DEL PROYECTO)
* FORMATO PRES. COMITE
7. CONSOLIDACIN DE DATOS
** REPORTES PROYECTO Y
SEDE CENTRAL:
VALORIZACION EQUIPOS, RO,
COMPATILIZACIN RO vs DFG
(OBRA)
8. ELABORACIN DE REPORTES
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** VALORIZACIN DE TERCEROS
* PRD. VALORIZACIN
SUBCONTRATOS
4.REAGRUPACIN
PRESUPUESTO SEGN
FASES
(VENTA Y COSTO)
* PROCEDIMIENTOS PARA LA
CONSOLIDACIN DE DATOS
DE COSTOS
2.PARTICIPACIN EN LA
ELABORACIN DEL WBS
* PROCEDIMIENTO PARA EL
CIERRE DEL COSTO DEL
PROYECTO
** FORMATO DEL INFORME
FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
DEL PROYECTO A LA
OPERADORA DE
ALMACENAJE
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 72 de 91
MA-GGO-01
Revisin: 2
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Generacin del Resultado Operativo final, que incluye la Venta, Costo y Margen
al cierre del proyecto.
Compatibilizacin del RO vs. DFG final.
Generacin de listado de valorizaciones por cobrar.
Proyeccin de costos por incurrir en el proyecto, posteriores al cierre
(permanencia de personal del proyecto para gestiones de reclamos ante el
cliente, gastos por asesora legal, costos indirectos, etc.), en coordinacin con
el Gerente de Proyecto.
Emisin de constancia de libre adeudo para proveedores de equipos.
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 74 de 91
8.10. Productividad
8.10.1. Objetivo
El rea de Productividad del proyecto tiene como objetivos:
-
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato (elaborado por Administracin. de
Contratos)
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 75 de 91
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
GERENCIA DE
GESTIN DE OPERACIONES
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
MA-GGO-01
** WBS PROYECTO
** PLAN DE FASES PROYECTO
* GUA PARA ELABORACIN DE
PLAN DE CAPACITACIN DE
PERSONAL OBRERO Y
EMPLEADO
* REGISTRO DE CAPACITACIN
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (PRODUCTIVIDAD)
Revisin: 2
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** PLAN DE CAPACITACIN DE
OBREROS Y EMPLEADOS
** REGISTROS DE CAPACITACIN
- PRESUPUESTO OFERTA
** CRONOGRAMA GENERAL DEL
PROYECTO
** ISP PROYECTO
* PROCEDIMIENTO PARA MEJORA
DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS
* FORMATO LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR
** INFORME SEMANAL DE
PRODUCCIN (ISP)
** LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR
** PLANES/PROC/INST DE
CONSTRUCCION
*** PROCEDIMIENTO PARA MEJORA
DE PROCESOS CONSTRUCTIVOS
* FORMATO INFORME DE
PRODUCTIVIDAD
** LISTADO DE PROCESOS
CONSTRUCTIVOS A ESTUDIAR
** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
(PROPUESTAS DE MEJORA)
** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
** BASE DE DATOS DE LECCIONES
APRENDIDAS
- PRD. CONSTRUCTIVOS DE
PROYECTOS ANTERIORES.
3
3
3
3
9. CONSOLIDACIN DE
RENDIMIENTOS Y MEJORAS
** ISP PROYECTO
** INFORMES DE PRODUCTIVIDAD
*** FORMATO DEL INFORME FINAL
*** PROCEDIMIENTO PARA LA
ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL
PROYECTO A LA OPERADORA DE
ALMACENAJE
** ISP FINAL
** INFORME FINAL (PRODUCTIVIDAD)
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
MA-GGO-01
Revisin: 2
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MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 78 de 91
de
los
procesos
Los resultados de los estudios y las propuestas de mejora deben registrarse en los
Informes de Productividad del proyecto.
Para esta actividad, se pueden emplear el Procedimiento para la Mejora de
Procesos Constructivos y el Formato Informe de Productividad.
8.10.2.8. Participacin en la Implementacin de Mejoras en Procesos Constructivos
El rea de Productividad participa no slo en la propuesta sino tambin en la
implementacin de acciones para mejorar el desempeo de los procesos
constructivos del proyecto, esfuerzo que debe ser liderado por el rea de
Produccin. La finalidad de su participacin es facilitar el proceso de
implementacin en obra de las propuestas de mejora, verificando la efectividad de
las acciones tomadas y asegurando que las mismas se mantengan en el tiempo.
Los resultados de la implementacin de mejoras en los procesos constructivos del
proyecto, deben registrarse en los Informes de Productividad del proyecto y con
ellos se deben actualizar los respectivos procedimientos constructivos.
MA-GGO-01
Revisin: 2
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Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
8.11. Equipos
8.11.1. Objetivo
El objetivo del rea de equipos es administrar eficientemente los activos de Cosapi,
evitando, reduciendo y corrigiendo las fallas de los equipos de produccin asignados al
proyecto a travs de la planificacin, direccin y supervisin de sus mantenimientos
preventivos, predictivos y correctivos. Adems, el rea de Equipos organiza programas
de capacitacin para los operadores para difundir buenas prcticas en su correcta
operacin y as reducir fallas humanas y tambin obtener mejores resultados en
productividad.
El rea de Equipos coordina directamente con el rea de Produccin cualquier
necesidad de mantenimiento en el proyecto y participa en el mantenimiento de equipos
de terceros en caso sea requerido por el proyecto o cuando tal responsabilidad est
contemplada en los trminos de su alquiler.
8.11.2. Flujograma de Equipos
Ver Figura 13 o MGP/ Anexo 3
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
ENTREGABLES
Inicio
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
Ejecucin
Cierre
INICIO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (EQUIPOS)
2. APERTURA E
IMPLEMENTACIN
DEL TALLER
3. ELABORACIN DEL
PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
4. ELABORACIN DEL
PROGRAMA DE
CAPACITACIN DE
OPERADORES
(OPERACIN, SEGURIDAD Y
MEDIO AMBIENTE)
** PROGRAMA DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
** PROGRAMA DE CAPACITACIN
DE OPERADORES
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** RDENES DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO/CALIBRACIN)
** REPORTES AL PROYECTO Y
SEDE CENTRAL (UTILIZACIN,
DISPONIBILIDAD MECNICA,
CICLOS OPERATIVOS DE
EQUIPOS, ETC)
7. ELABORACIN DE REPORTES
** REGISTRO DE RECEPCIN
** REGISTRO DE DEVOLUCIN
** RDENES DE TRABAJO
(MANTENIMIENTO / CALIBRACIN)
** PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
** REPORTES AL PROYECTO Y SEDE
CENTRAL
- OC/COTIZACIONES EQU. TERCEROS
* PROCEDIMIENTO PARA LA
REPARACIN DE EQUIPOS
FIN
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
MA-GGO-01
Revisin: 2
Pgina: 81 de 91
Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
Gestionar la aprobacin y apertura del fondo fijo del rea, en coordinacin con
la Gerencia de Equipos en Sede Central.
Liderar la adquisicin y movilizacin de los recursos para la operacin del rea
de Equipos en obra en coordinacin con la Gerencia de Equipos en Sede
Central, tales como: personal empleado, tcnicos de mantenimiento, equipos,
herramientas, instrumentos y materiales.
Coordinar con el Gerente de Proyecto la ubicacin y construccin de las
facilidades para el taller en obra.
Visitar la zona del proyecto para contactar proveedores de repuestos, servicios
de mantenimiento, etc.
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Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con la Gua para el
Cierre del rea de Equipos del Proyecto.
Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
8.12. Almacn
8.12.1. Objetivo
El Almacn de Obra tiene como objetivo la recepcin, custodia, inspeccin, despacho y
control de los materiales, herramientas, equipos y activos de Cosapi en la zona del
proyecto. Entre otras responsabilidades el almacn se encarga de:
-
Registrar todo material, herramienta y equipo que ingresa o sale del proyecto.
Hacer seguimiento a las rdenes de suministro del proyecto, etc.
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Contrato
Documentacin de la etapa de licitacin
Matriz para la revisin del contrato, que es el documento que sugiere un orden
de priorizacin en la revisin del contrato por cada rea de trabajo (elaborado
por el rea de Adm. de Contratos).
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
-
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS
ENTREGABLES
Inicio
Ejecucin
Cierre
INICIO
3
3
3
** CONTRATO
** DOCUMENTACIN DE LA ETAPA
DE LICITACIN
** MATRIZ PARA LA REVISIN
DEL CONTRATO
1. CONOCIMIENTO DEL
PAQUETE DEL CONTRATO
2. APERTURA DEL
ALMACN
* PRD MANIPULACIN,
ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIN
DE MATERIALES CRTICOS
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO (ALMACN)
** GENERACIN DE UBICACIONES
** REPORTE DE INSPECCIN
** DEVOLUCIN AL ALMACN
** REGISTRO CONDICIONES DE
MANIPULACIN, ALMACENAMIENTO Y
PRESERVACIN DE MATERIALES
CRTICOS
** PEDIDO DE ALMACN
** REGISTROS ASIGNACIN
ACTIVOS
** CONSTANCIAS DE LIBRE ADEUDO
BAJA DE ACTIVOS
3
3
- REPORTES AL CLIENTE,
PROYECTO Y SEDE CENTRAL
(STOCK VALORIZADOS, CONSUMO
DE COMBUSTIBLE, INGRESOS Y
SALIDAS DEL ALMACN, LISTADO
DE ACTIVOS, OTROS)
7. ELABORACIN DE REPORTES
FIN
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2014
3
Notas:
(-) Documento de la etapa de licitacin o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico elaborado por un rea f uncional de Cosapi.
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3 del Manual
Cosapi S.A.
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El Almacn deber recibir por parte del responsable de costos del proyecto el Plan
de Fases; as como, las actualizaciones que sern tomadas en cuenta por el Jefe
del Almacn al momento de registrar el despacho de materiales. Para la ejecucin
de este proceso se emplearn los siguientes procedimientos:
-
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Estos Reportes son elaborados normalmente con una frecuencia mensual. Para su
elaboracin, se cuenta como referencia con el Manual de Almacenes del Sistema
Oracle.
8.12.2.8. Cierre del Almacn
Al trmino de la ejecucin del proyecto o cuando ya no sean requeridos; el Jefe del
Almacn proceder a la desmovilizacin de los activos y materiales remanentes.
En el caso de materiales remanentes, la desmovilizacin podra corresponder a:
-
Venta: para lo cual el Jefe del Almacn deber coordinar con el Administrador
de Obra los trmites que sean necesarios para venta de los materiales
remanentes.
- Transferencia a otro proyecto: para lo cual el Jefe del Almacn deber
coordinar con el Administrador de Obra y el Responsable de Costos de su
proyecto los cargos y abonos que apliquen a la transferencia.
- Transferencia a Almacn Central: en este caso, el Jefe del Almacn coordinar
con el Almacn Central de Cosapi la devolucin de los materiales remanentes.
- Las actividades para el cierre del Almacn deben ser planificadas y las
devoluciones programadas con anticipacin. Entre las principales actividades
del cierre del almacn tenemos las siguientes:Realizar un inventario final de
todos los materiales remanentes para que el Jefe de Obra / Gerente de
Proyecto determine su devolucin, venta o transferencia del proyecto.
- Inventario final de los activos asignados a Cosapi, incluyendo equipos de
terceros.
- Coordinar con la Gerencia de Equipos de sede central el transporte para la
devolucin de los materiales, herramientas y/o equipos a ser desmovilizados
del proyecto, etc.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
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Adems, dentro de este proceso tambin el rea deber preparar los documentos
fsicos que sern enviados para su almacenaje una vez concluido el proyecto, para
lo cual debern considerar los lineamientos del procedimiento:
-
9. Retroalimentacin
El proceso de Retroalimentacin es liderado por el Gerente de Proyecto y tiene como propsito
aprovechar la experiencia adquirida en el proyecto e implementarla de forma organizada en la
empresa. Por medio de este proceso se desarrolla la mejora continua tanto en proyectos nuevos
como en la gestin de las reas funcionales.
La Retroalimentacin comprende la generacin de las Lecciones Aprendidas (LA), Buenas
Prcticas, Procedimientos Constructivos Detallados y Ratios de Retroalimentacin. Esta informacin
puede registrarse desde el momento que un proyecto es adjudicado a Cosapi hasta su cierre,
contemplando experiencias relacionadas a:
-
Reunin de Transferencia
Reunin de Compromisos
Reunin de Arranque Interno
Procura de Recursos para el Arranque
Movilizacin de Recursos al Proyecto
Gestin por reas del Proyecto
El Equipo de Direccin del Proyecto (EPD) coordinar su registro en el proyecto con todo el Equipo
del Proyecto (EP) realizando las siguientes actividades:
-
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En la actualidad se cuenta con las siguientes herramientas para facilitar el registro y difusin de las
Lecciones Aprendidas a nivel organizacional:
9.1. Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas
El Sistema de Lecciones Aprendidas y Buenas Prcticas es un conjunto de procedimientos,
documentos, registros y herramientas que definen como se identifica, registra, almacena y
distribuye las LA en Cosapi.
El Sistema de LA como base de datos compendio del registro de las LA est disponible en el
servidor del intranet Cosapi mediante un aplicativo que sirve como una fuente de consulta
durante el ciclo de vida de los proyectos.
9.2. Taller de Lecciones Aprendidas
Con el objeto de difundir las LA entre los miembros de los EDP de todos los proyectos, cada
ao se realizan dos talleres de LA. En estos talleres se analizan los casos de xito y
dificultades de un grupo de proyectos seleccionados, para discutir recomendaciones para
mejorar el manejo de los proyectos en ejecucin y para proyectos nuevos.
10. Anexos
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7