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ACREDITADA POR ACCREDITATION COUNCIL FOR BUSINESS SCHOOLS AND PROGRAMS (ACBSP), EUROPEAN COUNCIL FOR BUSINESS EDUCATION (ECBE)

ACREDITADA POR ACCREDITATION COUNCIL FOR BUSINESS SCHOOLS AND PROGRAMS (ACBSP), EUROPEAN COUNCIL FOR BUSINESS EDUCATION (ECBE) Y AXENCIA PARA A CALIDADE DO SISTEMA UNIVERSITARIO DE GALICIA (ACSUG)

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ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL:

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Y DE GESTIÓN

CICLO IX

SEMESTRE ACADÉMICO 2013 - I - II

Material didáctico para uso exclusivo de clase

LIMA - PERÚ

UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

RECTOR

ING. JOSÉ ANTONIO CHANG ESCOBEDO

VICE RECTOR

ING. RAÚL EDUARDO BAO GARCÍA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

DECANO

DR. DOMINGO FÉLIX SÁENZ YAYA

DIRECTOR DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

DR. JUAN AMADEO ALVA GÓMEZ

DIRECTOR ESCUELA DE ECONOMÍA

DR. LUIS CARRANZA UGARTE

DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CONTABILIDAD, ECONOMÍA Y FINANZAS

DR. LUIS HUMBERTO LUDEÑA SALDAÑA

DIRECTOR DE LA SECCIÓN DE POSTGRADO

DR. AUGUSTO HIPÓLITO BLANCO FALCÓN

DIRECTOR DE LA OFICINA DE GRADOS Y TÍTULOS

DR. VICTOR LORET DE MOLA COBARRUBIA

DIRECTOR DE LA OFICINA DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN UNIVERSITARIA

DR. REYNALDO ULADISLAO BRINGAS DELGADO

DIRECTOR DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN

DR.SABINO TALLA RAMOS

SECRETARIO DE FACULTAD

DR. LUIS ANTONIO CUEVA ZAMBRANO

JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS ACADÉMICOS

SRA. BELINDA MARGOT QUICAÑO MACEDO

JEFE DE LA OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

LIC. MARÍA RICARDINA PIZARRO DIOSES

JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Mo. ABOG. LUIS FLORES BARROS

COORDINADOR ACADÉMICO DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS TURNO MAÑANA

DRA. YOLANDA MAURINA SALINAS GUERRERO

COORDINADOR ACADÉMICO DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS TURNO NOCHE

DR. ANTONIO AMILCAR ULLOA LLERENA

COORDINADOR ACADÉMICO DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE ECONOMÍA TURNO MAÑANA Y NOCHE

MG. RENZO JAIR VIDAL CAYCHO

COORDINADOR DE LA SECCIÓN DE POSTGRADO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

DR. CRISTIAN YONG CASTAÑEDA

COORDINADOR DE LA SECCIÓN DE POSTGRADO DE ECONOMÍA

DR. VICTOR LORET DE MOLA COBARRUBIA

2

ÍNDICE

PORTADA ÍNDICE DE CONTENIDO OBJETIVOS

06

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE APLICACIÓN

07

PROGRAMACIÓN DE CONTENIDOS.

 

UNIDAD I ASPECTOS GENERALES

 

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

 

10

TIPOS DE ACCIONES DE CONTROL

11

AUDITORIA GUBERNAMENTAL

13

AUDITORIA DE GESTION ( NAGU)

Y AUDITORIA FINANCIERA

14

FINALIDADES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

15

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

17

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

18

CONSTITUCION POLITICA DEL PERU

19

LEY

ORGÁNICA DEL

SISTEMA

NACIONAL

DE

CONTROL Y DE

LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - LEY Nº 27785

20

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

 

29

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION

30

NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU

31

NAGU. 1. NORMAS GENERALES

31

NAGU 1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL

32

NAGU 1.20

NAGU 1.30

INDEPENDENCIA

 

32

CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL

33

NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD

33

NAGU 1.50 PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS

34

NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD

34

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

35

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

37

POSTULADOS BÁSICOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

38

UNIDAD II FASE DE PLANEAMIENTO

 

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

41

PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

42

PLANIFICACION GENERAL

43

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

44

NAGU. 2.10 PLANIFICACION GENERAL

44

NAGU 2.2O PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA

46

PLANEAMIENTO AUDITORÍA DE GESTIÓN

47

PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA

51

3

MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO

51

SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

52

NAGU. 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA

53

NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA

53

PROGRAMA DE AUDITORIA

54

PREPARACION PARA LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

57

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

58

VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

59

PROCESO DE PROGRAMACIÓN

60

CONTENIDO DEL PROGRAMA

60

NAGU. 2.40

ARCHIVO PERMANENTE

61

UNIDAD III FASE DE EJECUCIÓN

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

62

TRABAJO DE CAMPO

63

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

63

EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

63

CONTROL INTERNO

64

OBJETIVOS

65

PRINCIPIOS BÁSICOS

65

ELEMENTOS

66

NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

67

NAGU.3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

69

EVIDENCIA

71

MEDICION DEL RENDIMIENTO

72

CLASIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA

72

NAGU. 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE

73

CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

74

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

74

SUPERVISIÓN

75

NAGU. 3.50 PAPELES DE TRABAJO

76

ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

79

NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

80

PAPELES DE TRABAJO

81

PROPÓSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

81

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

82

PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

83

NOTAS DEL AUDITOR

84

PREPARACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

84

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

85

MARCAS DEL AUDITOR

86

REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

87

INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO

90

REFERENCIA CRUZADA

91

4

NAGU. 3.60

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

92

NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION

93

MUESTREO DE AUDITORIA

93

DETERMINACION DE LA NECESIDAD DE UTILIZAR EL TRABAJO DE UN EXPERTO.

97

UNIDAD IV FASE DE INFORME

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

98

EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

99

NAGU. 4. NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

100

NAGU 4.10 ELABORACIÓN DEL INFORME

101

NAGU. 4.20

OPORTUNIDAD DEL INFORME

101

NAGU. 4.30

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME

102

NAGU. 4.40

CONTENIDO DEL INFORME

102

NAGU 4.50 INFORME ESPECIAL

108

NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES,

112

MODIFICACION DE LA NAGU R.C. N° 309-2011-CG

113

ABREVIATURAS

127

PRIVADO

BIBLIOGRAFIA

128

5

AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y DE GESTIÓN OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Alcanzar el perfeccionamiento en la Auditoria Gubernamental y de Gestión con un enfoque integral, dominando los fundamentos teóricos y prácticos, el manejo de la metodología de la auditoria gubernamental y de gestión y la utilización de indicadores de rendimiento y eficiencia útiles en los procesos de enseñanza y aprendizaje.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.- Identificar, comprender y valorar los principales fundamentos de los entornos a sus principales objetivos centrales, considerando los factores de riesgo tanto de las entidades gubernamentales como de aquellas en que se va desempeñar.

2.- Alcanzar dominio significativo en el diseño y aplicación a partir de la metodología de la auditoria gubernamental y de gestión.

3.- Distinguir, comprender que los informes de auditoria son medios de comunicación y están orientados a satisfacer las exigencias de información por parte de los niveles pertinentes, buscando mejoras en el desarrollo de las entidades gubernamentales.

4.- Valorar que el enfoque integral de la auditoria gubernamental y de gestión constituye uno de los mas modernos modelos e instrumentos de control y de buscar la eficiencia, eficacia y economía en las entidades que lo requieran.

6

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN Lenguaje Audiovisual, en algunos casos será estudiado

Lenguaje Audiovisual, en algunos casos será estudiado previamente por indicación del profesor, lo que permitirá el análisis y debate colectivo del tema leído; en otros casos, servirá para una lectura que complemente las explicaciones recibidas durante las sesiones de aprendizaje. Esta lectura será comprensiva y deberá utilizar las técnicas de estudio que se propone en uno de los temas desarrollados.

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN Lenguaje Audiovisual, en algunos casos será estudiado

comprensiva efectuada deberás desarrollar las actividades de aplicación propuestas en el Manual. Algunos trabajos son individuales y otros son para desarrollarse en grupos. Pueden ser realizados en aula, o requerir de trabajo de campo; ambas modalidades fortalecen la capacidad de autoaprendizaje del estudiante.

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN Lenguaje Audiovisual, en algunos casos será estudiado

cada tema. Si tuvieras dificultad consulta a tu profesor o efectúa investigaciones puntuales.

Éxitos y buena suerte

7

DIAGRAMA DE CONTENIDOS

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Y DE GESTIÓN

ASPECTOS

GENERALES

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN
EJECUCIÓN
INFORME
INFORME

8

CONTENIDOS ACTITUDINALES

Los cuales serán desarrollados de manera transversal en todas las unidades temáticas de la asignatura.

• Valora la importancia de comprender los fundamentos de la auditoria gubernamental y

de gestión como herramienta significativa del desempeño profesional.

• Evalúa la importancia que tiene el proceso del planeamiento centrados en los enfoques que impone el mundo moderno.

• Aprecia los resultados del aprendizaje significativo con la utilización del mapa

conceptual y el desarrollo de las habilidades del estudiante universitario.

• Distingue la importancia de la aplicación de las características, lineamientos que

requieren los informes de auditoria para lograr soluciones integrales que satisfagan las necesidades de las entidades.

9

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Y DE GESTIÓN

UNIDAD I

ASPECTOS GENERALES

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

• Analiza en forma individual los fundamentos de la enseñanza como objeto de la

Auditoria Gubernamental y de Gestión.

• Discute en grupo de trabajo su característica principal en su alcance y la evaluación del desempeño de la gestión gubernamental y empresarial.

DIAGRAMA DE CONTENIDOS UNIDAD I

ASPECTOS GENERALES

GENERALIDADES LEY Nº 27785 NORMAS GENERALES 10 POSTULADOS BASICOS
GENERALIDADES
LEY Nº 27785
NORMAS
GENERALES
10
POSTULADOS
BASICOS

TIPOS DE ACCIONES DE CONTROL

¿Que es la Acción de Control?

Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal conformante de los Órganos

del Sistema y/o el de las Sociedades de Auditorías designadas y contratadas para tal fin, mediante la aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos, en el ejercicio de las atribuciones que le confiere la ley.

¿Quién desarrolla las acciones de Control?

El personal de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y/o de las Sociedades de Auditoría designadas y contratadas para tal fin.

LAS ACCIONES DE CONTROL SE EJECUTAN MEDIANTE:

a) Auditoría

Es el examen profesional que comprenden los campos financiero y administrativo, con la finalidad de formular un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros en su conjunto e informar sobre la confiabilidad de controles internos, así como el cumplimiento de los dispositivos legales en vigencia y la consecución de objetivos y metas previstas (gestión).

Según las Normas de Auditoría Gubernamental:

a.1. Auditoría Financiera. Comprende a la auditoría de estados financieros y la auditoría de asuntos financieros en particular. El objetivo de la auditoría de estados financieros es determinar si estos presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

La auditoría de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos, con el propósito de determinar si estos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.

a.2.

Auditoría de Gestión. Tiene por objeto evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los

servidores

y

funcionarios

del

Estado,

respecto

al

cumplimiento

de

las

metas

programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la Ley de Presupuesto o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente.

La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.

11

La evaluación integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas que refleje en forma objetiva el nivel real de la administración y la situación de la empresa. Muchos trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realización del diagnóstico de los problemas y sus causas.

  • b) Examen Especial Es una auditoría limitada que comprende la verificación, revisión o estudio de una parte de las operaciones financier1as o administrativas. El alcance es menor al requerido para la emisión de un dictamen, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y elaborar el correspondiente informe que contenga observaciones, conclusiones y recomendaciones. Asimismo se efectúa exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros. El examen especial es efectuado por la Contraloría General de la República y por los Órganos de Auditoría Interna del Sistema, como parte del alcance del trabajo necesario para emitir el informe sobre la Cuenta General de la República presentada por la Contaduría Pública de la Nación.

DEFINICIÓN

Es el examen objetivo, sistemático y profesional, realizado con el fin obtener las evidencias necesarias y de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o actividad, orientada evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, observando la normativa vigente y a mejorar la efectividad, eficiencia, economía en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar, según corresponda, a la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su gestión ante el público.

“La Auditoría GUBERNAMENTAL se ocupará de estudiar si las personas responsables de la

administración de estas actividades técnicas han tomado las medidas necesarias para la implantación de los controles administrativos, adecuados que aseguren que la calidad del

trabajo llegue al standard establecido, que los programas se cumplan y que la labor se

efectúe en una forma económica”.

1.- Arthur W. Holmes y Wayne S. Overmyer en “Auditoría, Principios y Procedimientos” 7ma. Edición

“La Auditoría Operacional o Administrativa significa la extensión de la auditoría a todas las operaciones de un negocio y no se limita a las áreas financieras o contables”.

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2.- Edward F. Norberk en “Auditoría Administrativa”

“La Auditoría de Gestión o Administrativa ha sido definida como una nueva disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos”.

3.- La Asociación de Contadores del Gobierno Federal de los Estados Unidos de Norteamérica “La Auditoría de Gestión de rendimiento o administrativa, son conceptos relativamente sinónimos los que:

(1) Describen los enfoques dinámicos de auditoría y las técnicas empleadas para extender el alcance de una auditoría más allá de los aspectos tradicionales de control financiero y de custodia, para abarcar una dimensión e identificar las oportunidades de incrementar la eficiencia, reducir costos y mejorar la efectividad operacional o de programas. (2) Proporcionar un método efectivo de satisfacer la demanda cada vez mayor, por parte de legislaturas, consejos, etc., de información definitiva sobre el uso productivo de los

recursos presupuestarios asignados, de conclusiones basadas en criterios apropiados sobre la eficiencia de las operaciones de las diferentes reparticiones, y de la evaluación por medio de las auditorias de la efectividad de los programas y el

cumplimiento de la legislación vigente”.

4.- Lennis M. Knighton en “La Auditoría Posterior de Rendimiento” en el Gobierno Estatal

“Una auditoría posterior de rendimiento es un examen independiente con el fin de proveer a

la legislatura una evaluación e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del estado han descargado sus responsabilidades de administrar

los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva”.

5.- William T. Greenwood en la “Política del Neogico” Un enfoque de la Auditoría Gerencial “Una auditoría Gerencia es un enfoque tipo lista de verificación del análisis de las funciones gerenciales y de las operaciones y decisiones de la empresa”.

6.- James P. Wesberry, en “Auditoría Operacional, instrumento de Gerencia Dinámica” “Auditoría Operacional es el Examen y evaluación de las actividades realizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía de su

planificación, organización, dirección y control interno”.

AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La Auditoría Gubernamental es un examen general de documentos, registros, informes, sistemas de control, sistemas contables, procedimientos financieros y otras evidencias, para cumplir con determinados propósitos :

  • - Servir como un medio de control para evitar o descubrir la pérdida de fondos públicos, ya sean estos por ineficiencia o fraude;

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  • - Determinar la propiedad, legalidad y exactitud numérica de las transacciones financieras de la entidad Gubernamental;

  • - Determinar que todas las transacciones financieras han sido debidamente registradas;

  • - Sugerir ciertas mejoras para una administración efectiva, luego de determinar si son adecuados los registros, documentos, procedimientos contables y controles internos;

  • - Determinar si la gestión de los funcionarios encargados de la administración de los recursos financieros de una entidad gubernamental, son correctos.

  • - Determinar si los estados financieros han sido formulados en base a las cuentas contables, presentando razonablemente la posición y los resultados de las operaciones financieras de la entidad gubernamental, de conformidad con los principios de contabilidad gubernamental y aplicados sobre bases uniformes con los del año anterior.

  • - Establecer las responsabilidades penales, civiles y administrativas.

Otra definición de Auditoría Gubernamental es la siguiente:

Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Se debe aplicar las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del Contador Público.

AUDITORIA DE GESTION ( NAGU)

Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los

recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente.

La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los siguientes propósitos:

  • 1. Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente.

  • 2. Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.

  • 3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados.

Generalmente, al término de una auditoría de gestión el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de dicha gestión o el desempeño de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión o desempeño, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse.

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Si estima que existen posibilidades de mejoría, el auditor deberá recomendar las medidas correctivas apropiadas.

Auditoría Gubernamental (CPC Juan Francisco Álvarez I.)

La Auditoría de Gestión es el Examen objetivo y sistemático de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre la gestión de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, así como el cumplimiento de las leyes y reglamentos.

Su informe final identifica situaciones que inciden en la gestión y promueve mejorar en la entidad a través de sus recomendaciones.

Se define Auditoría de Gestión como:

“ El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia

y en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los

recursos y mejorar las actividades primarias examinadas”

Se está en presencia de una auditoría que evalúa objetivos económicos, sociales y ecológicos y por tanto su diseño corresponde a una actividad específica, generalmente no puede ser utilizada en su totalidad en otra entidad diferente.

Auditoría de Gestión: «Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organización o entidad pública, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurídicas involucradas en cada caso.»

OTRA DEFINICIÓN

La Auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional

externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión teniendo en cuenta los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.

FINALIDADES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La Auditoría Gubernamental tiene como finalidad, efectuar exámenes independientes sobre la manera en que las entidades públicas y sus funcionarios descargan sus responsabilidades financieras y administrativas. Tales responsabilidades incluyen una administración prudente y control directo del patrimonio y fondos públicos, y su utilización efectiva, eficiente y económica destinada solamente para programas, actividades o proyectos autorizados que permitan alcanzar las metas propuestas por las entidades.

15

Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economía están indisolublemente asociados a la auditoría de gestión.

Eficacia Logro de las metas u objetivos programados.

Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar

expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.

Eficiencia Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.

Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.

Economía Operación al costo mínimo posible

El concepto de economía evalúa silos resultados se están obteniendo a los costos alternativos más balos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.

Por lo tanto podemos decir que una auditoría de cualquier naturaleza tiene las características siguientes:

1.- Es un examen incluyendo evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones necesarias. 2.- Es objetivo siendo una condición que el auditor sea independiente de las actividades y siempre manteniendo una independencia de actitud mental. 3.- Es sistemática, planeado y efectuado. 4.- Es profesional siendo dirigido por un auditor o Contador Público Colegiado y con un código de ética profesional. 5.- Cubre las operaciones financieras y/o administrativas de una entidad. 6.- Se efectúa posteriormente al llevar a cabo sus operaciones, pero su valor disminuye en proporción a cualquier demora entre la ejecución de las operaciones y su examen posterior. 7.- Evalúa las operaciones examinadas comprobándolas con normas de rendimiento, calidad y de cualquier otra norma aplicable. 8.- Verifica las operaciones determinando su veracidad, legalidad y propiedad. 9.- Concluye en un informe por escrito. 10.- El informe contiene comentarios u observaciones en forma narrativa, presentando los hallazgos mas significativos.

16

11.- El informe contiene recomendaciones constructivas para mejoras en las operaciones examinadas.

12.- El informe contiene las conclusiones del auditor con respecto a lo informado.

La Auditoría de Gestión NO ES :

1.- La opinión del auditor sobre la marcha general de la entidad sin base técnica. ES la conclusión general del auditor sobre el accionar de la entidad contrastando su rendimiento, efectividad. Eficiencia y Economía contra las pautas o normas establecidas para una sólida gestión, para las operaciones específicas y para el campo técnico de actividad. 2.- Una revisión por un auditor de actividades fuera de su capacidad técnica. ES Una revisión por un auditor asesorado por profesionales de otras disciplinas cuando sea necesario. 3.- Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los administradores y funcionarios. ES un proceso de evaluaciones que concluye con la formulación de una opinión sobre la eficiencia, eficacia y economía de las decisiones diarias. 4.- Una evaluación aislada de acciones individuales. ES un examen y evaluación global, en forma comprensiva de la eficiencia, efectividad y economía de la administración integral de la entidad en el logro de las metas programadas. 5.- Un examen dirigido a censurar la administración de las entidades. ES un examen dirigido a asesorar a la entidad que no han logrado el cumplimiento de las metas programadas determinando por que y como accionar para lograr el cumplimiento de dichas metas con eficiencia, efectividad y economía. 6.- Una fiscalización administrativa que busca encontrar únicamente irregularidades. ES un examen positivo que busca formular recomendaciones para posibles mejoras en la eficiencia, efectividad y economía de la entidad.

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y AUDITORIA FINANCIERA

Podríamos decir que existen muchas similitudes así como diferencias entre la Auditoría Financiera y la Auditoría Gubernamental, obviamente que una se refiere a la Auditoría del sector privado y otra a la Auditoría del sector público respectivamente.

El proceso del examen y muchos de los procedimientos de Auditoría no varían, sea en el sector privado como en el sector público. Los principios básicos de Contabilidad y Auditoría son uniformes, con pocas excepciones.

Así podemos ir viendo algunas diferencias principales:

  • 1. Podríamos decir que mientras la Auditoría Financiera va dirigida más a descubrir si los estados financieros presentan o no razonablemente la situación financiera y los estados de operaciones de la entidad, la Auditoría Gubernamental va dirigida más a descubrir si las entidades y funcionarios públicos han descargado sus

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responsabilidades financieras de manera efectiva, eficiente, económica y honesta o transparente.

  • 2. En la empresa privada no existe la restricción legislativa, que sí hay en las entidades públicas, de ahí que la Auditoría Gubernamental va dirigida a determinar si las operaciones financieras se encuentran o no de acuerdo a las disposiciones legales vigentes y reglamentos internos, poniendo énfasis en lo presupuestal.

  • 3. En las empresas privadas existe una flexibilidad mucho mas amplia que en la administración pública, por lo tanto la Auditoría Financiera es algo mas flexible que la Auditoría Gubernamental.

  • 4. En la Auditoría financiera la oportunidad del examen lo decide la propia entidad, en la Auditoría Gubernamental lo decide la Contraloría General de la República de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

  • 5. Los valores que puedan tener los inventarios y activos fijos no son tan importantes en la Auditoría Gubernamental como en la Financiera. (excepto en las empresas públicas).

  • 6. Por ser los propósitos de las empresas privadas distintas a las del gobierno, la contabilidad es distinta, lo que trae consigo que la Auditoría también difiera.

  • 7. La Auditoría Gubernamental no se encuentra muy desarrollada, de ahí que se hace difícil y necesario de que cada vez que se presenta la oportunidad, la Auditoría Gubernamental, deba beneficiarse de las técnicas y avances de la Auditoría Financiera.

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

FINANCIERA

Objeto Estados Financieros y Presupuestarios

GESTIÓN

Gestión de la Entidad

Objetivo Expresar opinión sobre la razonabilidad De los Estados Financieros

Medir evaluar la eficiencia, economía, eficacia y cumplimiento de metas y objetivos de la entidad. Sugerir soluciones y proponer mejoras en las operaciones y en los controles Gerenciales de la entidad.

Enfoque

Financiero

Gerencial,

operativo

de

resultados,

metas

y

objetivos.

Oportunidad de la Auditoría Examen posterior

Examen posterior y presente.

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Marco normativo de referencia Plan contable, NIC, NIA

Marco normativo de los sistemas administrativos.

Profesionales que intervienen Contadores Públicos

Multidisciplinario

Resultados de Auditoría Dictamen sobre los Estados Financieros

Informe conteniendo Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones.

Base del Examen Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados y cumplimiento de la normativa.

Propósito General Evaluación de la razonabilidad de los Estados Financieros.

Evaluación del desempeño, identificación de Las oportunidades de mejoras y desarrollo de Recomendaciones promoviendo mejoras y acciones correctivas.

CONSTITUCION POLITICA DEL PERU

Los artículos referentes al Sistema Nacional de Control y Contraloría General de la República son los siguientes :

El artículo 81º señala que la Cuenta General de la República, acompañada del informe de auditoría de la Contraloría General, es remitida por el Presidente de la República al Congreso en un plazo que vence el 15 de noviembre del año siguiente al de ejecución del presupuesto.

Como se puede apreciar, se señala claramente que el informe de la Contraloría General de la República, sobre la Cuenta General es el resultado de una auditoría y no como lo señalaba anteriormente la Constitución Política del Perú de 1979 (art. 200), que se refería solo a un informe.

El artículo 82º señala que la Contraloría General de la República es una entidad descentralizada de Derecho Público que goza de autonomía conforme a su ley orgánica. Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control.

El Contralor General es designado por el Congreso a propuesta del Poder Ejecutivo por siete años. Puede ser removido por el Congreso por falta grave.

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En este artículo debemos resaltar que al hablar de la supervisión de los actos de las instituciones, estamos hablando de la Auditoría de Gestión, es decir de eficiencia, eficacia y economía.

Además debemos indicar que la Contraloría General de la República, como órgano superior del Sistema Nacional de Control es quien dicta las disposiciones que regula su funcionamiento.

El artículo 96º precisa que cualquier representante a Congreso puede pedir a los Ministros de Estado, al Jurado Nacional de Elecciones, Al Contralor General, al Banco Central de Reserva, a la Superintendencia de Banca y Seguros, a los gobiernos locales y a las instituciones que señala la ley los informes que estime necesario.

El pedido se hace por escrito y de acuerdo al Reglamento del Congreso. La falta de respuesta da lugar a las responsabilidades de ley.

El artículo 99º dice que corresponde a la Comisión Permanente acusar ante el Congreso : al Presidente de la República; a los representantes a Congreso; a los Ministros de Estado; a los miembros del Tribunal Constitucional; a los miembros del Consejo Nacional de la Magistratura; los vocales de la Corte Suprema; a los fiscales supremos al Defensor del Pueblo y al Contralor General por infracción de la Constitución y por todo delito que cometan en el ejercicio de sus funciones y hasta cinco años después de que hayan cesado éstas.

El artículo 170º nos dice que la ley asigna los fondos destinados a satisfacer los requerimientos logísticos de las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional. Tales fondos deben ser dedicados exclusivamente a fines institucionales, bajo el control de la autoridad señalada por la ley. El artículo 199º señala que las Regiones y las municipalidades rinden cuenta de la ejecución de su presupuesto a la Contraloría General de la República. Son fiscalizadas de acuerdo a Ley.

LEY ORGÁNICA DEL

SISTEMA

NACIONAL

DE

CONTROL Y DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - LEY Nº 27785

I.I. ALCANCE, OBJETO Y ÁMBITO

La Ley Nº 27785, establece las normas que regula el ámbito, organización, atribuciones y

funcionamiento del SNC y CGR como ente técnico rector de dicho sistema. (Art. 1).

Es objeto de la ley propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos de las instituciones sujetas a control. (art. 2)

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Se aplica la presente Ley a toda entidad sujeta a control por el Sistema. Ej:

Entidades y órganos que bajo cualquier denominación formen parte del Poder

Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y Policía Nacional y sus respectivas instituciones. Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los

mismos, por los recursos y bienes materia de su participación accionaria. Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio

Público. Los Organismos Autónomos e instituciones y personas de derecho público.

Los organismos reguladores de los servicios públicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversión provenientes de contratos de privatización.

Las empresas del Estado, así como aquellas empresas en las que éste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten, por los recursos y bienes materia de dicha participación.

Las entidades privadas,

las

entidades

no

gubernamentales y las entidades

internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban o

administren.

(Art. 3).

Regula que las entidades que se encuentran sujetas al Sistema Nacional de Control y que destinan recursos a otra no sujeta, se encuentran obligadas a informar a la Contraloría General sobre la inversión y sus resultados, derivados de la evaluación permanente que debe practicarse sobre tales recursos. (Art.4).

Las disposiciones de ésta Ley y aquellas que expida la CGR prevalecen en materia de control gubernamental sobre las que, en oposición o menoscabo de éstas, pueden dictarse por las entidades. (Art. 5)

I.II. DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

Define al Control Gubernamental como la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultado de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado; así como el cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, también evalúa los sistemas de administración, gerencia y control con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. Es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. (Art. 6).

INTERNO : Acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.

El Control Interno Previo y Simultaneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes.

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El Control Interno Posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales.

EXTERNO : Conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a la CGR u otro órgano del Sistema. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. Podrá ser preventivo y simultaneo cuando se determine taxativamente por la presente Ley o por normativa expresa. Podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control. (Art.7 8).

PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

Son principios que rigen el ejercicio del control Gubernamental:

  • a. Universalidad:

  • b. Carácter Integral:

  • c. Autonomía Funcional

  • d. El carácter permanente

  • e. El carácter Técnico y Especializado

  • f. La legalidad

  • g. El debido proceso de control

  • h. La eficiencia, eficacia y economía

  • i. La oportunidad

  • j. Objetividad

  • k. La materialidad

  • l. El carácter selectivo del control

ll. La presunción de licitud

  • m. El acceso a la información

  • n. La reserva

  • o. La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una

acción de control

  • p. La publicidad

  • q. La participación ciudadana

  • r. La flexibilidad

Los citados principios son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la CGR, a quien compete su interpretación.(Art. 9).

ACCIÓN DE CONTROL

Es la herramienta esencial del Sistema, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

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Las acciones de control se realizan con sujeción al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada órgano del Sistema. Dichos planes deben contar con los recursos presupuestales y se encuentran protegidos por el principio de la reserva.

Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes. Sus resultados se exponen al Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal (Art.10).

RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL

Las acciones de control no serán concluidas sin antes otorgar al personal responsable la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que

estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias.

En caso de que se identifiquen responsabilidad de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y las competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada.

Las sanciones se imponen por el Titular y respecto de éste en su caso por el organismo o sector jerárquico superior o el llamado por ley. (Art. 11)

II.I. CONCEPTO Y CONFORMACIÓN DEL SISTEMA

El SNC es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Está conformada por la CGR, Todas las unidades orgánicas responsables del control gubernamental en las entidades señaladas en el art. 3º y las SOA cuando son designadas por la CGR. El ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la CGR. (Art. 12-13-14)

II.II. ATRIBUCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DEL CONTROL.

a. Efectuar la supervisión, vigilancia y verificación de la correcta gestión y utilización de

los recursos y bienes del Estado.

  • b. Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos.

  • c. Impulsar la modernización y el mejoramiento de la gestión pública

  • d. Propugnar la capacitación permanente de los funcionarios y servidores públicos en

materias de administración y control gubernamental. Los Titulares de las entidades están obligados a disponer que el personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitación en la Escuela Nacional de Control.

  • e. Exigir a los funcionarios y servidores públicos la plena responsabilidad por sus actos, sea administrativa funcional, civil y/o penal.

  • f. Emitir informes con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

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g. Brindar apoyo técnico al Procurador Público o al representante legal de la entidad, en los casos en que deban iniciarse acciones judiciales.(Art. 15)

II.III ÓRGANOS DEL SISTEMA

CONTRALORÍA GENERAL

La Contraloría General es el ente técnico Rector del Sistema Nacional de Control, tiene autonomía administrativa, funcional, económica y financiera que tiene por misión dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las entidades, la promoción de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos, así como contribuir con los Poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadanía para su adecuada participación en el control social. (Art.16)

ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA Las entidades comprendidas en los incisos a), b), c) y d), del articulo 3º, así como en las empresas donde el Estado tengan una participación accionaria total o mayoritaria tendrán un OAI ubicado en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad. El titular tiene la obligación de cautelar la adecuada implementación del OAI. El citado órgano mantiene una relación funcional con la CGR. El Jefe del OAI mantiene una vinculación de dependencia funcional y administrativa con la CGR. Su designación y separación se efectúa por la CGR. (Art. 17 18 19)

Las SOA, son las personas jurídicas calificadas e independientes en la realización de labores de control posterior externo, designados mediante Concurso Público de Méritos, cuyo proceso de designación y contratación, el seguimiento y evaluación de informes, las responsabilidades, así como su registro, es regulado por la CGR.

Los órganos del SNC ejercen

su función

de

control gubernamental con arreglo a lo

establecido en la presente Ley y las disposiciones que emite la CGR. (Art. 20 21)

III.I. Son atribuciones de la CGR:

  • a. Tener acceso en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades aun cuando sean secretos. Requerir información a particulares que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades, siempre y cuando no violen la libertad individual.

  • b. Ordenar que los órganos del Sistema realicen las acciones de control que sean necesarios o ejercer en forma directa el control externo posterior sobre los actos de las entidades .. c. Supervisar y garantizar el cumplimiento de las recomendaciones. d. Disponer el inicio de las acciones legales pertinentes en forma inmediata por el Procurador Público de la CGR. e. Normar y velar por la adecuada implantación de los OAI.

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  • f. Presentar anualmente al Congreso de la República el Informe de evaluación a la Cuenta General de la República, para cuya formulación la CGR dictará las disposiciones pertinentes.

  • g. Absolver consultas e interpretar la normativa de control gubernamental con carácter vinculante.

  • h. Aprobar el Plan Nacional de Control y los planes anuales de control de las entidades.

  • i. Efectuar acciones de control ambiental, recursos naturales, Patrimonio cultural, informando periódicamente a la comisión correspondiente del Congreso de la República.

  • j. Emitir opinión previa vinculante sobre adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras que tengan carácter de secreto militar.

  • k. Otorgar autorización previa a la ejecución y al pago de los presupuestos adicionales de obra pública.

  • l. Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantías que otorgue el Estado.

ll. Designar en forma exclusiva, SOA que se requieran, a través de Concurso Público de Méritos.

  • m. Requerir el apoyo y/o destaque de funcionarios y servidores de entidades para ejecutar control gubernamental.

n. Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadanía. ñ. Promover la participación ciudadana, mediante audiencias públicas y/o sistemas de

vigilancia en las entidades, con el fin de coadyuvar en el control gubernamental.

  • o. Participar directamente y/o en coordinación con las entidades en los procesos judiciales, administrativos, arbitrales u otros.

  • p. Recibir, registrar, examinar y fiscalizar las Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores públicos.

  • q. Verificar y supervisas el cumplimiento de las disposiciones sobre prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos y otros.

  • r. Citar y tomar declaraciones a cualquier persona cuyo testimonio puede ser útil para el esclarecimiento de hechos.

  • s. Dictar disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los Planes y programas nacionales.

  • t. Emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupción administrativa, promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestión pública.

  • u. Establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta oportuna ante el Órgano Rector, por los fondos o bienes del Estado a su cargo, así

como de los resultados de su gestión.

  • v. Asumir la defensa personal de la institución.

  • w. Establecer el procedimiento selectivo de control sobre las entidades públicas beneficiarias por las mercancías donadas provenientes del extranjero.

  • x. Ejercer el control de desempeño de la ejecución presupuestal.

  • y. Regular el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para el ejercicio del control previo externo, de los literales j), k), y l).

  • z. Celebrar convenios de cooperación interinstitucional. (Art. 22).

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Las decisiones que emita la CGR no podrán ser objeto de arbitraje . Los Informes de control emitidos por el Sistema constituyen actos de administración interna y pueden ser revisados de oficio por la CGR, quien podrá disponer su reformulación. El Congreso de la República fiscaliza la gestión de la Contraloría General.(Art. 23 24 25).

VI. CONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICÍA NACIONAL

Sin perjuicio de las Inspectorías Generales del Ejército, Marina de Guerra, Fuerza Aérea y

de la Policía Nacional, cuyas competencias es a asuntos netamente castrenses y disciplinarios, contarán con un OAI encargado de efectuar exclusivamente el control de la gestión administrativa, económica y financiera de los recursos del Estado asignados de acuerdo a las normas del SNC. Las Jefaturas son designados por el Contralor General de la República.

Responden directamente al Contralor General de la República, con arreglo a las normas del SNC. Para su separación se sujetan a lo prescrito en el artículo 19. (Art. 39 40).

OTRAS ACCIONES ENCOMENDADAS A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

  • 1.- En el caso que el monto de los presupuestos adicionales de obras excedan, el 15% del valor de la obra contratada, el pago requiere la autorización previa de la Contraloría General de la República la que tendrá diez (10) días hábiles improrrogables para revisar si la documentación presentada está completa y veinte (20) días hábiles para su calificación. De no emitirse la autorización respectiva en el período señalado, se aplica el silencio administrativo positivo, entendiéndose que el pago adicional es procedente y podrá continuar con la ejecución de la obra. La Contraloría General de la República informará a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de Congreso de la República, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de emitido el informe. Igualmente informará a dicha Comisión si ha operado el silencio administrativo positivo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de producido éste.

    • 2.- La Contraloría General de la República debe evaluar las causas que motivaron de que las entidades declaren desiertas las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos de Precios o Concursos Públicos de Méritos en forma reiterativa. Para cuyo efecto las entidades remiten a la a la Contraloría General de la República, (C. G. R.) dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, una relación de todas las convocatorias a Licitación Pública y Concurso Público de Precios y de Méritos realizados durante dicho período, con la documentación que permita apreciar sus resultados.

      • 3.- Las evaluaciones del presupuesto del sector público se remiten a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República, a la Contraloría General de la República y a la Dirección General de Presupuesto Público de acuerdo a lo siguiente :

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  • a. Las evaluaciones financieras y globales, así como las del Comité de Caja dentro de los quince (15) días de efectuadas.

    • b. Las evaluaciones institucionales, de Gobiernos Locales, de las Empresas Financieras y no Financieras, del Programa de Promoción de la Inversión Privada, y del programa de la mejora de la calidad de los servicios sociales básicos, dentro de los cinco (5) días de efectuadas.

      • c. Las evaluaciones institucionales de los Programas de Mejora del Gasto Social Básico, dentro de los cinco (5) días de efectuadas. Estas evaluaciones también son remitidas a la Presidencia del Consejo de Ministros.

  • 4.- La Contraloría General de la República y los Órganos de Control Interno de cada entidad quedan encargadas de cautelar el estricto cumplimiento de las disposiciones dictadas en la Ley de Presupuesto General de la República.

    • 5.- El Órgano Rector del Sistema Nacional de Control asume la responsabilidad de la supervisión y control del gasto en lo que se refiere al Programa del Vaso de Leche, los recursos financian la ración alimenticia diaria compuesta por leche y/o alimento equivalente: avena, soya, quiwicha, quinua, o cualquier otro alimento, prioritariamente producidos en la zona, utilizado, por los pobladores de una región o zona como desayuno, de acuerdo a sus hábitos de consumo; así como otros insumos que complementen o mejoren el valor nutritivo de la ración. Todos los excedentes que se generen como resultado del uso alternativo de donaciones en especie de los productos antes mencionados, se orientan, necesariamente, a la adquisición de alimentos complementarios para el Programa del Vaso de Leche.

EL AUDITOR GUBERNAMENTAL

Es el profesional con entrenamiento y experiencia, tanto en Contabilidad como en Auditoría,

cuyas labores las efectúa para el Gobierno.

Las cualidades personales y responsabilidades del Auditor Gubernamental, son similares a las del Auditor Financiero independiente, ya que si bien la responsabilidad del Auditor Financiero es ante los accionistas, el Auditor Gubernamental es ante la ciudadanía (que se puede considerar como accionistas del estado).

Por ser una especialización que busca su categoría, es objetivo del Auditor Gubernamental tratar de mejorar y adelantar su desarrollo profesional.

El Auditor Gubernamental se encuentra con una administración financiera gubernamental bastante distinta de la gerencia comercial, lo mismo que la Contabilidad Gubernamental es distinta a la comercial.

Es pues necesario que el Auditor Gubernamental además de sus conocimientos de contabilidad y auditoría deba conocer el funcionamiento del gobierno en general, saber interpretar la legislación y reglamentaciones gubernamentales, poder juzgar con acierto las

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transacciones relacionadas con el presupuesto y cualquier otro aspecto propio de la administración Pública.

AUTORIDAD PARA EFECTUAR LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Para ser posible llevar a cabo una Auditoría, es necesario así como todo trabajo organizado,

tener una autoridad delegada.

Mientras en el sector privado la autoridad para efectuar una auditoría resulta del convenio o contrato entre la Empresa y la firma de Auditores, en el Sector público, la autoridad se encuentra en las disposiciones legales.

La Ley Orgánica del Presupuesto Funcional, Nº 14816, en su art. 67 , designa al Organismo Superior de Control Presupuestal, que se encargue del control de la ejecución del Presupuesto General de la República y la gestión de las entidades que recauden o administren rentas o bienes del Estado.

El artículo 82 de la Constitución Política del Estado señala que la C.G.R. es una entidad descentralizada de Derecho Público que goza de autonomía conforme a su ley orgánica. Es el órgano superior del S.N.C. Supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control.

El Contralor General es designado por el Congreso a propuesta del Poder Ejecutivo por siete años. Puede ser removido por el Congreso por falta grave y en su artículo 81 se señala a la C.G.R. como el organismo encargado de emitir un informe de Auditoría de la Cuenta General de la República.

IMPORTANCIA DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

Para tener una mayor visión de la gran importancia que tiene la Auditoría Gubernamental, podemos decir que facilita encontrar una efectiva dirección de las operaciones, las que permitirá alcanzar los niveles deseados para la Administración Pública. Permitirá también una efectiva coordinación entre las funciones y las operaciones de las entidades auditadas, al verificar si las acciones se están llevando de acuerdo al plan financiero, para así poder aplicar los correctivos necesarios a las irregularidades que se puedan encontrar.

Se podrá comparar permanentemente los planes originalmente trazados, con las metas alcanzadas, para determinar a través de las auditorías, algunas causas discrepantes que pudieran existir, ya que al describir las deficiencias o irregularidades, posibilita su corrección evitando al mismo tiempo esfuerzos inútiles y la mala utilización de los recursos públicos.

Con la aplicación del presupuesto por programas y la aplicación de sistemas administrativos de apoyo, nacen otros sistemas de control y no como en el presupuesto tradicional en donde se daba importancia solo a los montos que se gastaban y no así se prestaba atención a los

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resultados obtenidos y mucho menos a la forma como se obtenían, es decir solo existía el control previo y el control posterior. El control no puede solo limitarse a descubrir irregularidades o deficiencias, sino que debe señalar medidas CORRECTIVAS para los errores detectados, siendo necesario que recaiga sobre aquello que justifique el gasto de su aplicación, es decir debe existir ECONOMICIDAD y por último los resultados de una Auditoría deben ser elaborados en forma SENCILLA, para que puedan ser captados y entendidos por los funcionarios de la entidad auditada.

ÁMBITO DE COMPETENCIA

El campo de acción de la Contraloría General de la República en su condición de organismo

central del Sistema Nacional de Control, comprende a las entidades que integran el Sector Público Nacional.

DESIGNACIÓN DE SOCIEDADES DE AUDITORÍA

Las Entidades comprendidas en el SNC no podrán contratar a la misma SOA para que

ejecute servicios de consultoría, asesoría y trabajos contables que deriben de las auditorías ejecutadas. No podrán contratar directamente para ejecutar auditorías y exámenes especiales sin autorización de la CGR.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Dentro de los objetivos de la Auditoría Gubernamental podemos citar los siguientes:

  • 1. Es necesario tener presente que la Auditoría Gubernamental va para promover mejoras y reformas constructivas en las operaciones financieras gubernamentales.

  • 2. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

  • 3. Determinar las responsabilidades administrativas y fiscales u otras irregularidades que se puedan encontrar, aportando la evidencia suficiente para así poder formar la base de los juicios ya sean estos administrativos, civiles o penales.

  • 4. Determinar si todas las rentas e ingresos obtenidos de las operaciones públicas han sido cobrados y adecuadamente contabilizados.

  • 5. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados por la entidad bajo examen.

  • 6. También tiene como objetivo ver si los programas, actividades y proyectos han sido llevados a cabo y si los gastos han sido efectuados de manera transparente, efectiva, eficiente y económica de acuerdo con las leyes y reglamentos vigentes, poniendo énfasis en la verificación del cumplimiento de la Ley del Presupuesto correspondiente al año del ejercicio por auditarse.

  • 7. Determinar si el sistema financiero cumple con los principios, normas, métodos y requisitos prescritos; normas sobre control tanto interno como externo, contabilidad, presupuestos, activos fijos, etc.

  • 8. Determinar el grado de confiabilidad que se puede tener en los estados e informes financieros.

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9.-

Dictaminar sobre si los estados financieros examinados presenta razonablemente la situación financiera y resultados de operaciones.

  • 10.- Comprobar si las operaciones administrativas y financieras se han efectuado de conformidad con los dispositivos legales en vigencia, principios contables y de administración.

    • 11.- Determinar si las Áreas funcionales de la entidad vienen operando con eficiencia, efectividad, y economía y cumplen con las normas ó directivas emanadas de los sistemas administrativos (personal, contabilidad, presupuesto, abastecimiento, tesorería, etc.).

      • 12.- Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas programadas, como consecuencia de una correcta gestión y utilización de los recursos públicos dentro de los objetivos y planes de la entidad.

        • 13.- Determinar el grado de confiabilidad de los controles internos a efectos de determinar la naturaleza, extensión y alcance de los procedimientos de auditoría y recomendar mejoras.

          • 14.- Revelar las desviaciones y/o anormalidades suscitadas en la gestión administrativa y financiera de la entidad, a efectos de que se adopten las medidas correctivas pertinentes y/o se apliquen las sanciones correspondientes.

            • 15.- Fortalecer el sistema de control interno de la entidad bajo examen.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

En las Auditorías de Gestión anuales, que abarcan todas las áreas críticas, se define como objetivos los siguientes:

1.- Recomendar mejoras significativas. Soluciones prácticas a problemas y/o sugerencias para cambios dirigidos a aumentar la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones. 2.- Determinar el grado de confiabilidad del sistema de control interno. 3.- Comprobar la observancia de las políticas, normas, procedimientos, etc. Prescritos al perseguir el logro de los objetivos y metas. 4.- Revisar la manera en que los servidores descargan sus responsabilidades. 5.- Averigua el logro de los objetivos y metas programadas o determinar las causas de no lograrlos. 6.- Evaluar el rendimiento y/o productividad de las unidades y servidores. 7.- Determinar si los objetivos, metas, planes, políticas, estrategias, normas, organización, procedimientos son adecuados. 8.- Establecer el grado de utilidad de la información gerencial al proceso de toma de decisiones.

9.- Revisar las medidas tomadas para salvaguardar y evitar el desperdicio de los recursos. 10.- Identificar duplicaciones de esfuerzos y falta de coordinaciones. 11.- Eliminar unidades, funciones y tareas obsoletas o de poca o ninguna importancia. 12.- Averiguar el uso ineficiente o anti económico de equipos u otros recursos. 13.- Divulgar procedimientos ineficaces o de costos injustificables. 14.- Determinar exceso o deficiencia de personal necesario.

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15.- Evaluar el flujo adecuado de los recursos financieros necesarios incluyendo tanto la inversión de fondos ociosos y la disponibilidad de fondos en préstamos cuando sea necesario. 16.- Averiguar sobre la acumulación de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y suministros. 17.- Informar a la gerencia sobre todo hallazgo significativo.

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Se debe efectuar

de acuerdo a las NAGU y disposiciones especializadas emitidas por la

CGR, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del contador público.

NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL - NAGU

(R.C. Nº 162-95-CG DE 22.09.95, R.C. Nº 246-95-CG DE 28.12.95, R.C. Nº 112-97-CG DE 20.06.97, R.C. Nº 141-99-CG DE 25.11.99, N°259-2000-CG DE 07.12.2000, N° 012-2002- CG DE 21.01.2002 Y R.C. N° 309-2011-CG DE 29.10.2011).

PRESENTACIÓN

 

PRÓLOGO

I.

INTRODUCCIÓN

II.

MARCO CONCEPTUAL

III.

NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

  • 1. NORMAS GENERALES

    • 1.10 Entrenamiento Técnico y Capacidad Profesional

    • 1.20 Independencia

    • 1.30 Cuidado y Esmero Profesional

    • 1.40 Confidencialidad

    • 1.50 Participación de Profesionales y/o Especialistas

    • 1.60 Control de Calidad

  • 2. NORMAS RELATIVAS GUBERNAMENTAL

  • A

    LA

    • 2.10 Planificación General

    PLANIFICACION

    • 2.20 Planeamiento de la Auditoría

    • 2.30 Programas de Auditoría

    • 2.40 Archivo Permanente

    DE

    LA

    AUDITORIA

    • 3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

      • 3.10 Evaluación de la Estructura del Control Interno

      • 3.20 Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias

      • 3.30 Supervisión del Trabajo de Auditoría

      • 3.40 Evidencia Suficiente, Competente y Relevante

      • 3.50 Papeles de Trabajo

    31

    • 3.60 Comunicación de Hallazgos

    • 3.70 Carta de Representación

    • 4. NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

      • 4.10 Elaboración del Informe

      • 4.20 Oportunidad del Informe

      • 4.30 Características del Informe

      • 4.40 Contenido del Informe

      • 4.50 Informe Especial

      • 4.60 Seguimiento de Recomendaciones de Auditorías Anteriores

    NAGU. 1. NORMAS GENERALES

    La normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y calificaciones del

    auditor y la calidad de su trabajo.

    Estas normas que se aplican también para la ejecución del trabajo y la preparación del informe, se refieren al entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.

    NAGU 1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su trabajo.

    El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría.

    A fin de lograr el cumplimiento de esta Norma, los Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, deben promover y realizar programas de capacitación en técnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría gubernamental.

    La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditoría.

    NAGU 1.20 INDEPENDENCIA El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.

    La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados.

    32

    El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino también si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su independencia.

    Deberá abstenerse de participar en la realización incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos.

    de

    una

    auditoría

    en

    caso

    de

    El auditor estará libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la entidad examinada. Se halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la entidad donde haya laborado anteriormente y que comprendan áreas y/o aspectos en los cuales intervino o participó directa o indirectamente.

    El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir beneficios en cualquier forma, para sí o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas a la entidad en la cual se efectúa la acción de control.

    Tampoco deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen.

    En

    los

    órganos

    conformantes

    del Sistema

    Nacional de

    Control se

    establecerán

    los

    mecanismos adecuados que cautelen debidamente la independencia del auditor, que

    incluyan la presentación

    de

    una

    manifestación

    personal de Independencia.

    NAGU 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL

    El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la elaboración del informe.

    El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse en ella.

    Implica también que basándose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la preparación del informe correspondiente.

    El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente.

    Los niveles jerárquicos superiores cautelarán que el personal a su cargo mantenga un desempeño y conducta funcional acorde con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresión deberán informar a los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas.

    33

    NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.

    La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.

    Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría.

    En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligación subsistirá aún después de cesar en sus funciones.

    El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética Profesional.

    NAGU 1.50 PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS Integrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el Informe o como anexos al mismo.

    Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al ejercicio de la auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen.

    Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades.

    Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditoría gubernamental en lo que resulte aplicable.

    Periódicamente presentarán avances de su trabajo, debiendo al término del mismo alcanzar un Informe documentado, que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente.

    NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD Los Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas, que ejecuten Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas

    34

    normas deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditoría se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría.

    El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría.

    CONTROL DE CALIDAD INTERNO

    La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna, conformantes del Sistema Nacional de Control, y las Sociedades de Auditoría designadas, deben establecer

    un apropiado sistema de control de calidad interno que permita obtener una razonable seguridad de haberse establecido políticas y procedimientos, respecto a:

    • a) Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos

    normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental; selección, capacitación

    y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.

    • b) Controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión sobre el

    trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones

    adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.

    • c) Controles después de culminada la auditoría, relativos al establecimiento de políticas

    y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han

    funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.

    CONTROL DE CALIDAD EXTERNO

    La Contraloría General de la República, adoptará las políticas y procedimientos que permitan efectuar periódicamente el control de calidad externo de los Órganos de Auditoría

    Interna y las Sociedades de Auditoría designadas.

    El Control de Calidad Externo, debe incluir entre otros, la revisión de los informes de auditoría y los correspondientes papeles de trabajo, así como, la idoneidad de los programas de capacitación y entrenamiento.

    Las Sociedades de Auditoría designadas que, de acuerdo con sus políticas internas, se encuentran sujetas a revisiones de control de calidad externa, pondrán a disposición a requerimiento de la Contraloría General de la República, constancia del resultado de la supervisión correspondiente.

    TÉCNICAS DE AUDITORÍA

    Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la

    evidencia necesaria para fundamentar su opinión.

    Dependiendo de la forma en que el Auditor las aplica, la podemos clasificar en :

    35

    1.-

    Técnicas oculares

    • 1.1.- COMPARAR.- Observar la similitud o diferencia de los dos conceptos.

    • 1.2.- OBSERVAR.- Examinar ocularmente.

    1.3.- REVISAR SELECTIVAMENTE.- Examinar ocularmente con rapidez con fines de separar asuntos no típicos o normales. 1.4.- RASTREAR.- Seguir una operación o transacción de un punto a otro

    dentro de su procedimiento contable para determinar su registro correcto.

    • 2.- Técnicas verbales 2.1.- INDAGAR.- Obtener información verbal a través de averiguaciones y conversaciones. 2.2.- Conferencia: Consiste en sostener reuniones en diferentes fases del examen con gerentes o jefes de áreas para percibir el ambiente de control, obtener sus impresiones sobre las observaciones y posibles aclaraciones, así como el grado de aceptación de las recomendaciones.

      • 3.- Técnicas escritas

        • 3.1.- ANALIZAR.- Separar en elementos o partes

        • 3.2- CONCILIAR.- Hacer que concuerden dos conjuntos de datos, separados e

    independientes. 3.3.- CONFIRMAR O CIRCULARIZAR.- Obtener comprobación por escrito completamente independiente. Pueden ser de dos tipos:

    • - Positiva Pide respuesta

      • - Directa, se señala los datos

      • - Indirecta, se pide los datos

  • - Negativa No pide respuesta, solo se contesta en caso de inconformidad.

  • 3.4. Comprobar: Examinar fundamentando la evidencia que apoya a una transacción u operación a la verificación de un asiento, demostrando autoridad, legalidad. 3.5.- Computar: Verificar la exactitud matemática de las operaciones o efectuar cálculos. 3.6.-Examinar: Investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud. 3.7.- Encuesta: Recolección sistemática de datos mediante el uso de cuestionarios de preguntas que requieren respuestas o descripción de funciones y actividades. 3.8.- Declaraciones: Manifestaciones por escrito con la firma del interesado.

    • 4.- Técnicas de revisión 4.1.- COMPROBAR.- Examinar fundamentando la evidencia, verificar un asiento, demostrando autoridad y legalidad.

    36

    4.2.-

    COMPUTAR.- Verificar la exactitud matemática de las operaciones,

    efectuar cálculos. 4.3.- Totalizar: Verificar la exactitud de los sub-totales y totales verticales u

    horizontales.

    4.4.- Verificar: Probar la veracidad o exactitud de un hecho. 4.5.- Revisión Analítica: Estudio y evaluación de información financiera, utilizando comparaciones.

    • 5.- Técnicas combinadas

      • 5.1.- INSPECCIONAR.- Examinar física y ocularmente.

    SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

    FUNCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

    Con la vigencia de la Carta Magna en Julio de 1980, se reconoce a la Contraloría General de la República, su importancia como organismo autónomo y central del Sistema Nacional de Control.

    Conforme a su ley de creación el Sistema Nacional de Control orienta su accionar, no sólo a la realización de auditorías de regularidad, es decir, el examen de la legalidad de las operaciones, sino igualmente comprende el ejercicio de las auditorías de gestión, es decir si el gasto público se efectúa con eficiencia, eficacia, economía y transparencia, cuyo énfasis se dirige a los procesos de planeamiento, organización, dirección y control administrativo interno, con el propósito de establecer los niveles de eficacia y eficiencia de la gestión pública.

    Para asegurar su funcionamiento el Sistema dispone de tres elementos fundamentales :

    • - los organismos que lo conforman,

    • - la normatividad legal y

    • - los medios técnicos para su realización.

    Contraloría General de la República, a nivel Nacional Constitución Política y Ley 27785

    Órganos de

    Leyes Orgá-

    Auditorías

    Auditoría

    nicas de Ent.

    ejecutadas por

    Interna

    Gob. Central

    OAI del Sistema.

    * Inspectoría

    Regional

    Inst. Pub. y

    Regional

    Org. Auton.

    * Inspectoría

    Sectorial

    Ley General

    Ministerial

    de Sociedades

    * OAI

    Institu-

    Ley de Empresas

    cional

    Estatales. Normas de Sistemas Administrativos.

    37

    Normas de Auditoría Gubernamental.

    Las acciones que llevan a cabo los Órganos de Auditoría Interna son independientes de las tareas de control previo y concurrente, cuya responsabilidad es exclusiva de los funcionarios de cada entidad pública, como actividades inherentes a los procesos de dirección y gerencia.

    Este accionar sistemático hace posible que los Informes de Auditoría que emiten los Órganos de Auditoría Interna del Sistema, sean puestos en conocimiento de los titulares de la propia entidad para los fines de ley, así como de la Contraloría General de la República quien en su condición de organismo superior efectúa el control de calidad sobre tales informes y al mismo tiempo el seguimiento del proceso de adopción de correctivos que es competencia de los funcionarios a cargo de las áreas examinadas en sus entidades.

    El Sistema Nacional de Control, consiste en comprobar si todo ocurre conforme a lo programado, a las ordenes dadas y a determinados principios con el objeto de señalar las faltas y los errores con el fin de superarlos y evitar que se vuelvan a repetir.

    Es la acción aplicada a verificar si los planes trazados y los resultados previstos se cumplen y que por su naturaleza sistemática permite a los niveles superiores poder disponer de una información continua acerca de los resultados de las operaciones.

    Desde el momento que se aprueban los recursos que las diferentes entidades del Sector Público precisan para solventar sus gastos, los que les permiten desarrollar las actividades a efecto de alcanzar sus metas y objetivos que deben encontrarse en el Presupuesto, nace el control, el cual no solo debe estar orientado a la ejecución de los gastos y los ingresos, sino que también es necesario realizar un análisis del avance de las operaciones realizadas, comparándolas con las metas originalmente previstas, explicando cualquier discrepancia que pueda descubrir.

    Tradicionalmente este control fue destinado solo al aspecto financiero, verificando la legalidad del gasto a fin de evitar malversaciones o despilfarros.

    Postulados básicos de la Auditoría Gubernamental

    Postulado Nº 1.- Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría gubernamental

    AUTORIDAD PARA EFECTUAR LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

    Para ser posible llevar a cabo una Auditoría, es necesario así como todo trabajo organizado, tener una autoridad delegada.

    Mientras en el sector privado la autoridad para efectuar una auditoría resulta del convenio o contrato entre la Empresa y la firma de Auditores, en el Sector público, la autoridad se encuentra en las disposiciones legales.

    38

    Postulado Nº 2.- Aplicabilidad de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU)

    Las NAGU son criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, y se orientan a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.

    Las NAGU deben ser cumplidas por la Contraloría General de la República y Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control; así como por el personal de las Sociedades de Auditoría Independiente cuando son designadas para el desarrollo de la auditoría gubernamental. Su incumplimiento conlleva responsabilidad administrativa, sin perjuicio de responsabilidades de distinta naturaleza que pudieran derivarse.

    Postulado Nº 3.- Importancia Relativa

    Se considera importancia relativa a la magnitud o naturaleza de un monto erróneo, incluyendo una omisión en la información que, sea individualmente o en total, conforme a las circunstancias, hace probable que se vea influenciado el juicio razonable de una persona que confía en la información, o que su decisión sea afectada como consecuencia de tales errores ú omisiones.

    Postulado Nº 4.- La auditoría gubernamental se dirige a la mejora de las operaciones de las entidades

    La auditoría gubernamental propende a mejorar la administración pública, orientando con medidas efectivas, eficientes y económicas que eleven el desempeño y la calidad de los servicios de las entidades del Estado, evitando la reiteración de circunstancias adversas reveladas por la auditoría.

    Postulado Nº 5.- Juicio imparcial de los auditores

    Postulado Nº 6.- El ejercicio de la auditoría gubernamental impone obligaciones profesionales a los auditores. Los auditores deben conservar su independencia y objetividad.

    El Código de Ética Profesional constituye un grupo de reglas que resultan obligatorias en función del vínculo jurídico que las une. Las áreas de obligación profesional son cubiertas por la Ley del Sistema Nacional de Control, las Normas de Auditoría Gubernamental y las directivas emanadas por la C.G.R.

    Postulado Nº 7.- Acceso a todo tipo de información pública. Los auditores gubernamentales tienen la autoridad para exigir la presentación de evidencias y tomar declaraciones, además, tienen un mecanismo de coordinación con funcionarios de la entidad auditada, cuando la situación lo amerita. La C.G.R. tiene la facultad de acceder en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades del sector público, aun cuando sean secretos.

    Postulado Nº 8.- Aplicación de la materialidad en la auditoría gubernamental

    39

    Postulado Nº 9.- Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría

    Postulado Nº 10.- Existência de controles internos apropiados

    Postulado Nº 11.- Las operaciones y contratos gubernamentales están libres de irregularidades y actos de colusión

    El Estado asume como premisa que sus servidores son honestos en ausencia de evidencia en contrario. Tiene que inculcar valores éticos y honestidad a sus servidores.

    Postulado Nº 12.- Respondabilidad y Auditoría Gubernamental

    Respondabilidad, es el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión ú objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relación

    directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. Por ser el control aplicable a todas las entidades del sector Público Nacional de acuerdo con la naturaleza de ellas, debe tener el principio de la GENERALIDAD, el mismo que deberá aplicarse en el momento OPORTUNO para lo cual se establecerá un plan de acción que permita la comparabilidad con la gestión estatal, ya que es necesario descubrir los efectos en el momento PRECISO, para poder aplicar los correctivos respectivos.

    Además el control debe abarcar la INTEGRIDAD de la gestión de las entidades auditadas, es decir el plan financiero y los sistemas administrativos, el mismo que debe ser FLEXIBLE, ya que por ser el Presupuesto una técnica de probabilidades, está sujeto a circunstancias cambiantes.

    40

    UNIDAD II

    FASE DE PLANEAMIENTO

    CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

    Utiliza una matriz para analizar los pasos del modelo del Proceso de formulación del

    planeamiento proponiendo las actividades necesarias para el aprendizaje significativo.

    DIAGRAMA DE CONTENIDOS UNIDAD II

    FASE DE PLANEAMIENTO

    GENERAL

    PLANIFICACIÓN

    AUDITORÍA

    PLANEAMIENTO

    PROGRAMA DE AUDITORÍA

    ARCHIVO

    PERMANENTE

    PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

    La Planificación es uno de los elementos importantes para el éxito de una acción de control, llámese esta Auditoría o Examen Especial

    CONCEPTO E IMPORTANCIA

    Establecer previamente la estrategia a seguir en cuanto a:

    ¿ Qué es lo que va hacer? ¿ En qué oportunidad se va hacer? ¿ Cómo se va realizar? ¿ Quién lo va efectuar?

    El planeamiento es un plan de acción.

    La planeación es importante en todo tipo de trabajo profesional ya que sin ello no se podría obtener calidad.

    Las fases de la Auditoría de Gestión son:

    1.- Estudio preliminar.

    Tiene el propósito de obtener información general sobre la entidad o empresa, su marco legal, antecedentes, organización y operaciones.

    2.- Revisión de los objetivos, políticas y normas,

    Busca lograr el entendimiento de la autoridad, responsabilidad, propósitos, métodos de financiamiento y metodología empleada por la empresa o entidad al efectuar sus

    operaciones.

    3.- Revisión y evaluación del control interno

    Identifica las áreas críticas de operaciones que merecen examen más profundo. 4.- Examen detallado de las áreas críticas

    Permite el desarrollo de los hallazgos.

    5.- Comunicación de los resultados

    Presenta por escrito los resultados de la Auditoría.

    Conocimiento de la Entidad

    Se profundizará en el conocimiento de la información general ya recopilada para definir el marco de acción, con el objeto de obtener la siguiente información de detalle:

    · objetivos operativos de la organización y sus principales unidades · políticas generales y de cada área

    · estrategias y tácticas en uso · utilización de índices de gestión · nombre y características de sus principales ejecutivos · estructura formal de la organización · estructura informal y características del personal de la organización · estado de la relación entre el personal y la gerencia · estructura de los sistemas de información y de comunicaciones · productos y servicios que fabrica y/o comercializa

    42

    · canales de distribución · volúmenes de producción y/o de compras y ventas por productos y servicios · márgenes de contribución · ubicación geográfica de las plantas · clasificación y ubicación de los clientes

    características del mercado y naturaleza de la competencia · nivel de inventarios · tipos de procesamiento de la información utilizada · sistemas de autorizaciones por nivel · nivel y estructura del endeudamiento · toda otra información relevante

    El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizará:

    Entrevistas con Ejecutivos de Línea y Empleados. Verificación Ocular

    Se utilizará esta técnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes.

    Otras Fuentes de Información:

    Deberán revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:

    · leyes y reglamentos específicos · actas de directorio, juntas o comités · revisión de escrituras · manuales de organización y procedimientos · manuales de funciones o descriptivos de cargos

    · organigramas · información del área de recursos humanos o relaciones industriales · memorias y balances · informes de costos ··informes de gestión · informes de cumplimiento de metas o ejecución presupuestal. · informes de auditoría interna · informes de auditoría anteriores

    PLANIFICACION GENERAL

    En la Auditoría Gubernamental, todos los órganos de Auditoría Interna que conforman el Sistema Nacional de Control, incluyendo a la Contraloría General de la República, están obligados a planificar sus actividades de auditoría a través de sus Planes Anuales de Auditoría Gubernamental, de acuerdo a los criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.

    43

    El Contralor General de la República es quien dicta los lineamientos de política que rigen la

    planificación de la

    Auditoría

    Gubernamental

    en

    armonía con los Planes y Programas de

    Desarrollo Nacional y aprueba los Planes Anuales de Auditoría de las entidades sujetas al

    sistema.

    Este Plan Anual de Auditoría Gubernamental, contiene todas las actividades de auditoría a ejecutarse en las áreas o entidades comprendidas en el ámbito del O A I que lo presenta. Su carácter es de naturaleza reservada, siendo de obligación del personal vinculado a estas acciones de auditoría, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido.

    Así mismo los Planes Anuales de Auditoría Gubernamental deben ser flexibles a fin

    de

    permitir

    cambios que debidamente

    autorizados, se puedan efectuar de acuerdo a las

    circunstancias.

    La Estructura y lineamientos de política y Directiva marco de formulación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Auditoría Gubernamental y Seguimiento de Medidas Correctivas, es aprobada por la Contraloría General de la República mediante la Resolución de Contraloría.

    NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

    Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

    Las normas que se presentan en los acápites siguientes, se refieren a: Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente.

    NAGU. 2.10 PLANIFICACION GENERAL La Contraloría General de la República y los Órganos de Auditoría Interna conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoría a través de sus Planes Anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.

    El Plan Anual de Auditoría Gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de entidades y/o áreas, según corresponda, a examinar durante el período de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República.

    El citado Plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarán medidas cautelatorias siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta confidencialidad de su contenido.

    El Contralor General, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley del Sistema Nacional de Control, dicta los lineamientos de política que rigen la planificación de la Auditoría

    44

    Gubernamental en armonía con los Planes y Programas de Desarrollo Nacional y aprueba los Planes Anuales de Auditoría de las entidades sujetas al Sistema.

    En la Contraloría General cada unidad orgánica de línea planificará anualmente sus acciones. En el caso de las entidades sujetas al Sistema lo efectuará el Jefe del Órgano de Auditoría Interna, de acuerdo a las prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas institucionales o sectoriales según sea el caso.

    Los Planes Anuales de Auditoría serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización se considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.

    Los citados planes serán objeto de consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de Auditoría Gubernamental y serán elaborados de conformidad con los Objetivos y Lineamientos de Política Institucional aprobados por la Contraloría General.

    La estructura del contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y lineamientos de Política Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República.

    La Contraloría General y los Órganos de Auditoría Interna conformantes del Sistema evaluarán periódicamente la ejecución de los Planes Anuales de Auditoría, formulando el correspondiente Informe.

    LIMITACIONES AL ALCANCE

    Las Sociedades de Auditoría están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma debido a la naturaleza de su designación por la Contraloría General de la República.

    ESTRUCTURA

    BASICA

    A

    GUBERNAMENTAL

    CONSIDERAR

    EN

    EL

    PLAN

    ANUAL DE AUDITORÍA

    PLAN ANUAL DE CONTROL XXXX PROBLEMÁTICA DE LA ENTIDAD PROBLEMÁTICA DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

    PROGRAMACIÓN ACCIONES DE CONTROL POSTERIOR

    ACTIVIDADES DE CONTROL

    ANEXOS FORMATO A-1 PROGRAMACIÓN DE ACCIONES DE CONTROL FORMATO A-2 PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE CONTROL CAPACIDAD OPERATIVA DEL OCI

    .

    NAGU 2.2O PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA

    45

    El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realización de una auditoría de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, así como el análisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditoría a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables.

    El planeamiento de una auditoría implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

    El planeamiento de la auditoría también debe incluir la revisión de la de la información relacionada con la gestión de la entidad a examinar, con relación a los objetivos, metas y programas previstos en el periodo bajo examen, así como el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas como resultado de las observaciones formuladas con anterioridad.

    La información que necesita el auditor para el planeamiento de la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con las áreas de la entidad sujeta a examen. El planeamiento se inicia a partir de la evaluación de la información que contiene el archivo permanente y debe continuar con la ejecución de un programa de actividades en las instalaciones de las áreas de la entidad que permita completar la información necesaria para la mejor comprensión y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos.

    Durante la ejecución de esta etapa de la auditoría, así como al concluir la recolección y estudio de la información, el auditor documentará su trabajo mediante:

    • a) La actualización del Archivo Permanente

    • b) Emisión del Plan y Programas de Auditoría para ejecutar el trabajo de campo, en el que se precisarán los objetivos de la auditoría, su alcance, criterios de materialidad, cronograma de actividades, recursos necesarios y su costo, informes a emitir, participación de especialistas, entre otros.

    El contenido del plan y programas de auditoría se presentan como orientación en el Manual de Auditoría Gubernamental.

    La responsabilidad por la preparación, revisión y aprobación del Planeamiento corresponde a los niveles gerenciales competentes, tomándose en cuenta las Normas Internacionales de Auditoría vigentes y aplicables para el planeamiento de la auditoría.

    46

    PLANEAMIENTO AUDITORÍA DE GESTIÓN

    El planeamiento es una actividad eminentemente dinámica. Se planifica, se analizan los desvíos y se ajusta en todo el proceso de auditoría.

    En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de una planificación más detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta el Estudio Específico.

    Si se tratara de auditorías recurrentes, habrá etapas de menor intensidad o simplemente de tareas de actualización de la información existente.

    Si el objetivo fuera analizar un área específica, los procedimientos de auditoría deberán concentrarse en la misma, en cuanto sean aplicables, eliminando los aspectos generales no aplicables.

    Estudio Preliminar

    El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de la organización, de sus principales características y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de reformular el Presupuesto de Auditoría, originalmente elaborado por la supervisión. Para ello se deberán desarrollar los siguientes procedimientos.

    Recopilación de Antecedentes

    Para la recopilación de antecedentes deberán utilizarse las técnicas siguientes:

    Entrevista con la Máxima Autoridad del Ente

    Es la primera actividad que deberá realizar el equipo de auditoria y está dirigida a obtener

    información general sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparará Guía de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relación con las distintas jefaturas y la solicitud de colaboración de todos los niveles de la organización o ente. Terminada la reunión, se confeccionará papeles de trabajo, donde se volcarán los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, este documento de la entrevista deberá ser consensuada y firmada por el entrevistado.

    Otras Entrevistas

    En esta etapa, se efectuarán entrevistas con:

    Niveles inmediatos inferiores al de la máxima autoridad (vicepresidente, directores o similares).

    Consulta de Documentación e Información

    Deberá consultarse, además, toda la información, no incluida en los puntos anteriores, que se considere de interés para completar el conocimiento preliminar de la organización, tal como, actas del directorio, revistas especializadas, informes de auditoria anteriores, legislación vinculada, etc.

    47

    Ficha de la Organización

    Con la información obtenida se formará el archivo permanente de la entidad.

    Determinación de Objetivos

    Conceptos

    En esta fase, el coordinador de la auditoria deberá contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en función del objetivo definido por AGN y las características de la auditoria:

    ¿qué es posible satisfacer y cuán factible es la realización de la auditoría? ¿qué se va a buscar concretamente (OBJETIVOS Y ALCANCE)? ¿qué recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qué momento? ¿cuáles son las fechas tentativas de iniciación y terminación del trabajo?

    Básicamente debe determinarse qué necesidades deben satisfacerse y cómo estos propósitos se harán operativos.

    Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej. el objetivo puede ser sólo definir el nivel de gestión alcanzado, o un paso más adelante, si éste fue satisfactorio, o cuáles fueron las causas de los desvíos y si finalmente se efectuarán recomendaciones).

    Se deberá considerar también el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qué actividades se tendrán en cuenta y con qué profundidad y detalle se las evaluará.

    Asimismo la disponibilidad de datos (con cuáles se podrá contar; si se obtendrán en forma oportuna, cuál será la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:

    qué periodo debe

    ser incluido.

    si será posible su proyección. qué nivel de validación se necesitará para documentar la existencia de un problema y

    su causa. qué comparaciones se harán.

    Establecer los objetivos significa determinar el campo de acción que abarcará la auditoría.

    Enfoque y Orientación del Examen.

    El enfoque y orientación de la auditoría determina que la investigación debe ceñirse en su

    ámbito de acción a los objetivos trazados.

    Deberán ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cada auditoría y en función de ello definir el enfoque y alcance de la auditoría.

    48

    Siempre queda abierta la posibilidad de modificar la orientación de la auditoría, si al finalizar la etapa de estudio general, se evidenciara la necesidad de investigar ciertas áreas críticas con mayor intensidad que otras.

    Estudio General

    El objetivo de esta etapa es poder definir las áreas críticas o estratégicas, en las cuales se

    deberá profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas.

    Se busca conocer el sistema de administración aplicado, los principales susbsistemas de organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales, los sistemas de control existentes y toda otra información útil para la Auditoría.

    Conocimiento de la Entidad

    Se profundizará en el conocimiento de la información general ya recopilada para definir el

    marco de acción, con el objeto de obtener la siguiente información de detalle:

    objetivos operativos de la organización y sus principales unidades políticas generales y de cada área estrategias y tácticas en uso utilización de índices de gestión nombre y características de sus principales ejecutivos

    estructura

    formal de la organización

    estructura informal y características del personal de la organización estado de la relación entre el personal y la gerencia

    estructura de los sistemas de información y de comunicaciones productos y servicios que fabrica y/o comercializa

    canales de distribución

    volúmenes de producción y/o de compras y ventas por productos y servicios márgenes de contribución ubicación geográfica de las plantas clasificación y ubicación de los clientes características del mercado y naturaleza de la competencia

    nivel de inventarios

    tipos de procesamiento de la información utilizada

    sistemas de autorizaciones por nivel nivel y estructura del endeudamiento toda otra información relevante

    Para realizar esta tarea el auditor deberá aplicar las técnicas que seguidamente se indican. Debe destacarse que estos modos de actuar (técnicas) del auditor son importantes, puesto que permitirán obtener información para sustentar con evidencias suficientes y pruebas auténticas, la opinión o juicio sobre alguna materia objeto de análisis o investigación.

    49

    El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizará:

    Entrevistas con Ejecutivos de Línea y Empleados.

    Verificación Ocular

    Se utilizará esta técnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las

    plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes.

    Otras Fuentes de Información:

    Deberán revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:

    leyes y reglamentos específicos actas de directorio, juntas o comités revisión de escrituras manuales de organización y procedimientos manuales de funciones o descriptivos de cargos organigramas

    información del área de recursos humanos o relaciones industriales

    memorias y

    balances

    informes

    de costos

    informes

    de gestión

    informes de cumplimiento de metas o ejecución presupuestal.

    informes

    de auditoría interna

    informes

    de auditoría anteriores

    PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA

    Una vez determinada la entidad y/o área por examinar y designada la Comisión de Auditoría y con el propósito de asegurar la realización de un examen de calidad es necesario preparar una estrategia general y establecer un enfoque apropiado respecto a la naturaleza, oportunidad y alcance de la auditoría . El Auditor formula su plan para llevar a cabo el trabajo de auditoría de modo eficiente, eficaz y oportuno, basado en el conocimiento que el auditor debe tener de la entidad o área a examinar, principalmente del análisis del entorno en que se desarrolla y de las disposiciones legales que norman su funcionamiento.

    Esta estrategia varía de acuerdo a los objetivos y alcance del examen, la misma que se inicia con el estudio y análisis del archivo permanente que todo OAI debe mantener de su entidad y de las entidades de su ámbito, así como la Contraloría General de la República debe mantener de las entidades comprendidas en el ámbito del Sistema Nacional de Control.

    La Planificación debe asegurar la realización de una auditoría de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las disposiciones legales que la afectan.

    50

    Debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación a los objetivos, metas y programas previstos.

    MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO

    Al concluir la recolección y estudio de información para la realización de una Auditoría

    Financiera, se debe documentar el trabajo mediante la emisión del Memorándum de Planeamiento, cuya estructura básica es la siguiente :

    1.- Objetivos del examen, resultados que se esperan alcanzar. 2.- Alcance del examen, extensión de las labores de auditoría, períodos, aspectos y áreas a examinar. 3.- Descripción de las actividades de la entidad. 4.- Normatividad aplicable a la entidad, especialmente las relacionadas con las áreas a examinar. 5.- Informes a emitir y fecha de entrega. 6.- Identificación de áreas críticas, incluye pruebas a aplicar.

    7.-Puntos de atención, incluye denuncias que se pudieran haber recibido. 8.- Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman la comisión de auditoría, incluyendo las tareas asignadas a cada uno. 9.- Funcionarios de la entidad a examinar. 10.- Presupuesto de tiempo, por categorías, áreas y visitas.

    11.- Participación de otros profesionales y/o

    especialistas.

    Aspectos denunciados referidos a hechos de importancia.

    SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

    El trabajo de Auditoría debe ser permanentemente supervisado, en todas las etapas de su proceso a fin de asegurar el logro de los objetivos propuestos y emitir informes de calidad.

    El objetivo principal es asegurarse que el proceso de la auditoría fue ejecutado adecuadamente y está documentado y sustentado adecuadamente. Se debe considerar que una cédula está terminada cuando podemos afirmar que de su revisión, no surgirán preguntas o comentarios que requieran respuestas o trabajo adicional.

    La Supervisión, consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros de la comisión de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación del informe.

    La supervisión es ejercitado por el Auditor Encargado, el Supervisor y los niveles Gerenciales, vinculados directamente con el proceso. Una adecuada supervisión, permite asegurar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos de la auditoría, promueve el entrenamiento técnico y la capacitación profesional de los auditores, orientando el trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos.

    51

    Toda supervisión debe dejar evidencia de su participación en los papeles de trabajo, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte técnico del trabajo de auditoría. Su participación o el alcance de su participación, dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas como la lejanía de la entidad a examinar.

    Al supervisar, el Auditor Encargado deberá tener en cuenta lo siguiente:

    • - Conformidad con la aplicación de las normas , criterios y el programa de auditoría.

    • - Que la información en él contenida debe ser de importancia, pertinentes y útiles con relación a los objetivos del examen.

    • - Que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes.

    • - Que los papeles de trabajo sean legibles , comprensibles, completos, precisos y pulcros.

    • - Que los archivos estén organizados adecuadamente y no sean voluminosos, ya que dificultan su manipulación y se deterioran rápidamente por el uso.

    El Supervisor, en su trabajo debe verificar lo siguiente:

    • - Que la planificación del trabajo sea adecuadamente planificado.

    • - Que la ejecución del trabajo de campo se esté realizando de conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos y que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes.

    • - Que el informe se haya preparado de acuerdo con normas y criterios técnicos establecidos.

    • - Que la supervisión se efectúe a medida que exista un avance en la labor del examen. A nivel gerencial, la supervisión tiene la finalidad de cerciorarse que se cuenta con evidencia

    clara, demostrable y objetiva, en respaldo de las labores de auditoría y de los hallazgos encontrados.

    NAGU. 3.30 SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado durante todo el proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditoría.

    La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación del informe de auditoría por el nivel competente.

    En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con su; para tal efecto, deben asegurarse que los auditores integrantes del equipo de auditoría comprendan los objetivos propuestos, así como el grado en que su participación permitirá el cumplimiento de los mismos.

    El cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos de auditoría, promueve el entrenamiento técnico y la capacidad

    52

    profesional de los auditores y, permite orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditoría. Los integrantes del equipo, así como los niveles pertinentes que ejercen la función de supervisión, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditoría, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. La participación en los trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de las entidad4es a examinar, para estimar las horas/hombre de supervisión de la auditoría considerado en el cronograma de trabajo que forma parte del Planeamiento.

    NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA Para cada auditoría gubernamental se prepararán programas específicos que incluyan objetivos, procedimientos que deben aplicarse, naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecución, así como el personal encargado de su desarrollo.

    Los programas de auditoría comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en que deberán ser aplicados, a efecto de obtener evidencias competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría. Debe ser lo suficientemente flexible para permitir modificaciones durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes.

    Los programas de auditoría guían la acción del auditor, sustentan la determinación de los recursos necesarios para efectuar la auditoría, su costo y los plazos que demanda su ejecución; así mismo, permiten la evaluación de su avance y que los resultados estén de acuerdo con los objetivos propuestos.

    El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecución del trabajo. Un procedimiento de auditoría es la instrucción detallada para la recopilación de evidencia que se ha de obtener durante la ejecución de la auditoría, deben desarrollarse en términos específicos para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo de su ejecución , su contenido debe corresponder a la aplicación de una técnica de auditoría.

    Los cambios que se hagan a los programas de auditoría, deben ser evaluados adecuadamente en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificación, debiendo documentarse apropiadamente.

    La responsabilidad de la elaboración y modificación de los programas de auditoría, corresponde al auditor supervisor y al nivel jerárquico superior.

    53

    PROGRAMA DE AUDITORIA

    Concepto

    Como última fase de la etapa de planeamiento, se deberá confeccionar el Programa de

    Auditoría, el que tiene por objeto reunir evidencias suficientes, pertinentes y válidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia sometida a examen.

    El PROGRAMA DE AUDITORIA servirá de guía de evaluación de los problemas seleccionados en la fase anterior y en la determinación de sus posibles causas y efectos. La realización del programa de auditoría es de fundamental importancia para el Supervisor de la Auditoría pues constituye una evidencia del planeamiento realizado y de los procedimientos previstos. Representa además un elemento de control del cumplimiento del mismo.

    El Auditor deberá realizar un programa detallado describiendo minuciosamente la forma práctica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría a los efectos de la ejecución por parte de los auditores integrantes del equipo.

    Contenido del Programa

    A nivel de cada actividad, el programa deberá especificar:

    Objetivos

    Se reformularán los objetivos y su determinación a este nivel estará en relación directa a

    los problemas específicos de las áeas críticas.

    En su definición se tendrá en cuenta:

    ¿Qué problema específico se considerará? ¿Cuál será el período considerado? ¿A qué área corresponde?

    Alcance

    Deberán indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar. Se fijará en el mismo los límites de la auditoría, es decir qué aspectos serán incluidos en

    la auditoría y cuáles no, indicando si se trabajará con información contable auditada, extracontable, con estimaciones, con datos proyectados, etc.

    A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.

    Criterios

    Los criterios que se usarán son los utilizados en la generación de los problemas específicos en los objetivos del Programa de Auditoría.

    54

    Procedimientos

    Se deberán utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios de Evaluación Global (áreas predefinidas como críticas) y Comunes al Resto de las Areas (para las otras), como referencia para orientar los procedimientos de auditoria en la búsqueda de respuestas a los interrogantes fundamentales que el área o problema en estudio plantea.

    Deberá efectuarse una descripción detallada de todos los procedimientos a efectuar en cada actividad, indicando específicamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes, exámenes, cálculos, análisis, comparaciones, etc.

    Para cada procedimiento se indicará:

    Cuál es el límite de tiempo para realizar cada paso, que período se analizará, cuál es la secuencia de cada procedimiento y su relación con otros (cuáles se pueden realizar simultáneamente y cuáles requieren la finalización de uno para comenzar el otro) Lugar, sede, división, etc., en el cual se realizará el trabajo. Deberá indicarse documentación a utilizar y se referenciará el papel de trabajo a emplear.

    Recursos

    Cada procedimiento deberá tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/s persona/s que lo ejecutarán. Se deberán sacar totales de horas/hombre por actividad, dividido por mes o período, según se considere necesario.

    Cronograma

    Con la información indicada se prepara un resumen en el cual constará:

    Total de horas previstas por actividad, con una distribución mensual y fecha de inicio y finalización, indicando resultados esperados. Total de horas previstas por cada auditor afectado, dividido por mes.

    El Gerente del Área y el Supervisor, mediante sus firmas, dejarán constancia en el mismo de su aprobación en forma previa a la iniciación de la ejecución.

    Es la experiencia quien se encarga de dar al Auditor Gubernamental, el conjuntomas vigoroso de pruebas de la eficiencia y de la necesidad del plan de Auditoría.

    55

    Desde el punto de vista del costo de los servicios, el plan de Auditoría viene a disminuir

    sensiblemente

    las

    posibilidades de tareas duplicadas,

    tornándose protector del resultado

    y así prevenir los costos y el precio de la Auditoría, ya que si bien es cierto que el cliente no

    paga el servicio, es el Estado quien realiza el desembolso de pago a los Auditores Gubernamentales.

    También podríamos decir que facilita la división del trabajo y responsabilidades. Sirve como base de lo que fue hecho en el pasado, auxiliando las tareas futuras, convirtiéndose de esta forma en elemento permanente de consulta.

    La

    flexibilidad es

    muy ventajosa porque impide que los funcionarios de las entidades

    públicas lleguen a conocer plenamente la conducta del auditor, a tal punto que le permita el estudio de los fraudes.

    Si bien es cierto que el plan por sí solo no puede hacer la coordinación, si es elemento básico para que esta sea conseguida.

    Por eso las Normas de Auditoría Gubernamental señala que para cada auditoría, se debe preparar programas específicos que incluya objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su desarrollo.

    El

    Programa

    de

    Auditoría

    es

    un

    esquema

    detallado

    del trabajo

    por realizar

    y

    los

    procedimientos a emplearse, determinando la extensión y oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados.

    También ha sido definido como un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de Auditoría que han de emplearse, la extensión que se les va a dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Consiste en una serie de instrucciones en detalle para el auditor acerca de las tareas de trabajo por hacer y los procedimientos específicos por llevar a cabo.

    Establece la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados y que se requieren para implementar el plan de auditoría. El Programa de Auditoría sirve como un conjunto de instrucciones para los asistentes que participan en el examen y como un medio de control de la debida ejecución del trabajo.

    Es una relación ordenada de los procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permiten obtener las evidencias para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.

    La responsabilidad de la elaboración y modificación de los programas de auditoría, corresponden al auditor supervisor y al nivel jerárquico superior.

    56

    PROPÓSITOS DEL PROGRAMA.

    • a. Sirve como guía de orientación a través de los procedimientos mínimos para ser aplicados durante el desarrollo de la Auditoría.

    • b. Sirve como un registro de control de la labor realizada, evitando procedimiento importante.

    así omitir algún

    PREPARACION PARA LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

    Una buena preparación para la Auditoría Gubernamental, permite familiarizarse con la entidad bajo examen, su organización, fines, personal, problemas posibles de encontrar, lo mismo que la legislación y reglamentación que le puedan ser aplicables.

    También nos permite aprovechar al máximo el tiempo disponible, permitiendo asegurar una adecuada planeación y programación de la auditoría, familiarizándose con la entidad antes de visitarlo, evitando así desconocer los fines, evitando al mismo tiempo la aplicación de procedimientos de auditoría o labores innecesarias, permitiendo evaluar en forma preliminar el sistema financiero y de control interno, anotando cualquier asunto que se considere necesario aclarar o pedir una mayor información antes de empezar la auditoría. Siendo necesario tener un conocimiento comprensible de los libros y registros de las entidades bajo auditoría.

    Podríamos decir que la revisión de los informes de auditorías de años anteriores es muy importante, sobre todo si no se conoce a la entidad, el archivo permanente nos servirá para conocer los datos relativos de la entidad, así como funciones, objetivos, organigrama, legislación, etc. Así los papeles de trabajo de auditorías anteriores nos permiten conocer el programa anterior, las variaciones necesarias, el grado de control interno, notas y observaciones sobre problemas encontrados, etc. El auditor también deberá conocer las disposiciones legales, en especial la Ley Anual del Presupuesto, así como los estatutos y Leyes Orgánicas que gobiernan determinado sector o pliego.

    Es necesario que el Auditor Encargado al elaborar el programa de Auditoría lo realice de acuerdo a las auditorías anteriores y de la legislación y reglamentación vigente, en tal forma que no se incluyan procedimientos innecesarios de poca importancia, así como la elaboración del Cuestionario de Control Interno el cual debe incluir preguntas que a su criterio las considere necesarias.

    Una vez que la Comisión de auditoría se haya instalado es necesario indagar sobre los cambios en política interna y cualquier reglamentación interna que se ha emitido desde la auditoría anterior, así como conocer el sistema de contabilidad.

    El auditor debe revisar los estados financieros de la entidad bajo examen, tomando nota de las áreas problemáticas y de su materialidad. También es importante conocer si es que los hay, los informes de las auditorías internas y así conocer su alcance, sus conclusiones y recomendaciones así como para ver que campos necesitan una mayor atención.

    57

    Es pues necesario realizar una programación adecuada fijando responsabilidades y distribución del trabajo, es por esto que el programa de auditoría es tan importante, motivo por el cual es necesario que esté revisado y posea una flexibilidad que permita realizar cambios o reajustes de acuerdo a las circunstancias encontradas en el campo, tales como mejoras en el sistema contable, control interno, etc., así como eliminar procedimientos por un bajo volumen de operaciones.

    Por último podríamos decir que los Programas Uniformes de Auditoría son muy usados en vista que tienen la ventaja que son completos y evitan cualquier omisión de procedimiento, pero siempre usándolos con cuidado ya que se podría efectuar labores innecesarias por el temor de omitir procedimientos.

    Es decir, es como cualquier otro tipo de planeación bien ideada, siendo el programa cuidadosamente trazado y ejecutado, el instrumento que nos proporciona orden, puntualiza y coordina la realización de Auditoría.

    DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

    • 1. El auditor debe preparar un programa de auditoría por escrito, estableciendo los procedimientos que se necesitan para poner en ejecución el respectivo plan. El programa también puede contener los objetivos de auditoría por cada área y debe estar lo suficientemente detallado para servir como conjunto de instrucciones para los asistentes que intervendrán en la auditoría y como un medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

    • 2. Al preparar el programa de auditoría, el auditor, habiéndose compenetrado del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos, puede querer apoyarse en determinados controles internos para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría por emplear. Puede llegar a la conclusión de que el apoyarse en estos controles constituye una forma eficaz y eficiente de conducir su auditoría.

    • 3. Normalmente el programa es flexible para decidir cuando aplicar los procedimientos de auditoría, ya que muy pocos de ellos necesitan ser aplicados dentro de límites de tiempos específicos. Por ejemplo, para observar la toma de inventarios realizada por personal del cliente.

    • 4. El plan de auditoría y su correspondiente programa deben ser considerados a medida que el trabajo avance. Esta consideración tendrá como base la revisión que el auditor haga del control interno, su evaluación preliminar del mismo y los resultados que obtenga de sus procedimientos de cumplimiento y procedimientos sustantivos.

    VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

    Las ventajas que proporciona un programa bien planeado son las siguientes :

    58

    • 1. Proporciona

    un plan sistemático

    de

    cada fase

    del

    trabajo, el

    cual

    puede

    ser

    comunicado tanto a los miembros el equipo de auditoría como a los supervisores.

    • 2. Permite fijar las responsabilidades por cada procedimiento de auditoría.

    • 3. Proporciona una base sistemática para asignar tareas a los auditores y asistentes al efectuar la distribución del trabajo entre los miembros del equipo y una coordinación de labores entre los auditores y asistentes.

    • 4. Establecer una rutina de trabajo económica y eficiente.

    • 5. hincapié

    Hace

    en

    los

    procedimientos

    esenciales

    para

    el

    examen

    de

    cada

    entidad.

    • 6. Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.

    • 7. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuras auditorías de la misma entidad, ayudando a futuros equipos de auditoría a familiarizarse con la naturaleza de la labor efectuada anteriormente.

    • 8. Facilita la revisión del trabajo al auditor jefe de equipo y al auditor supervisor.

    • 9. Proporciona una ayuda al disminuir la cantidad de supervisión directa necesaria.

      • 10. Asegura la adherencia a los principios de contabilidad y normas de auditoría.

      • 11. Documenta el alcance de la auditoría.

      • 12. Proporciona las pruebas que demuestran el trabajo efectivamente realizado.

      • 13. Proporciona un registro resumido de las labores que se han efectuado durante la auditoría.

      • 14. Proporciona ayuda al personal sin experiencia en lo que es el alcance, objetivos y pasos de una labor de auditoría.

      • 15. Proporciona el medio a través del cual los funcionarios competentes de la unidad de auditoría interna, pueden comparar su rendimiento con los planes aprobados, con las normas y los requerimientos del sistema.

    Aunque los programas de trabajo escritos son esenciales para una dirección eficiente y eficaz de una auditoría, nunca deben utilizarse como una lista de comprobación para los pasos del trabajo, de manera que se suprima la iniciativa individual, imaginación e ingenio en el logro de los objetivos deseados.

    59

    PROCESO DE PROGRAMACIÓN

    Todo proceso de programación de las acciones de control consiste en formular el programa de auditoría antes del inicio de cada examen, con el fin de establecer un esquema detallado del trabajo de campo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando asimismo la extensión y oportunidad en que serán aplicados y los papeles de trabajo que han de ser elaborados.

    En cumplimiento del Plan Anual de Control, así como de acuerdo a las decisiones adoptadas por las denuncias en cada caso y oportunidad se formulará el programa de la acción de control correspondiente.

    En cada caso, el Supervisor de Auditoría designado conjuntamente con el jefe de comisión respectivo y teniendo en consideración la información sobre los antecedentes de la entidad a examinarse, formularán la propuesta del Programa de la Acción de Control.

    El Programa de la Acción de Control precisará, entre otros aspectos, los siguientes: finalidad, objetivos generales y específicos, alcance, antecedentes, plazos, personal participante, procedimientos mínimos y cronograma de actividades.

    Los Jefes de Comisión cautelarán que el personal a su cargo tenga pleno conocimiento de los objetivos, alcance y procedimientos a utilizar en la acción de control.

    CONTENIDO DEL PROGRAMA

    Contiene básicamente una relación ordenada de procedimientos de Auditoría para los

    profesionales que realizan la auditoría.

    ¿Que son procedimientos de Auditoría?

    Son combinaciones de técnicas de auditoría o pasos a seguir en el desarrollo del examen, es una instrucción detallada para la recopilación de evidencia que se ha de obtener durante el desarrollo del examen ..

    Muchas veces se incluyen varios procedimientos a fin de estar seguros de que lo que estamos revisando está completo o que el control interno es satisfactorio, sin embargo muchas veces esto depende de empleados honestos y competentes. Siempre es necesario incluir una cantidad suficiente de procedimientos, que permita al programa ser para el auditor una guía durante el desarrollo del examen, le permita sustentar la necesidades de los recursos para efectuar la auditoría y sea un medio para supervisar y controlar la buena calidad en la ejecución del trabajo de campo.

    NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

    Es la información básica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se deberá mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, así como, las áreas críticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoría efectiva.

    La documentación básica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditoría Gubernamental.

    Excepción

    El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de Auditoría debido a

    que sus exámenes, se supeditan a la designación de la Contraloría General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.

    61

    UNIDAD III

    FASE DE EJECUCIÓN

    CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

    Aplica un mapa conceptual indicando los pasos secuenciales de ejecución de la metodología de la auditoria gubernamental y de gestión.

    • Analiza en grupo de trabajo las característica de las estrategias a desarrollar en la

    auditoria gubernamental y de gestión.

    DIAGRAMA DE CONTENIDOS UNIDAD III

    FASE DE EJECUCIÓN

    EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CUMPLIMIENTO DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS
    EVALUACIÓN
    CONTROL
    INTERNO
    CUMPLIMIENTO
    DISPOSICIONES
    LEGALES Y
    REGLAMENTARIAS
    EVIDENCIA
    EVIDENCIA

    PAPELES DE TRABAJO

    COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

    62

    TRABAJO

    DE

    CAMPO

    Cuando existe un sistema contable complejo o complicado, o si los documentos no se encuentran en orden, podría ser muy difícil la fiscalización; sucedería lo contrario, facilitando la labor del Auditor Gubernamental si en el sistema contable aparte de la documentación se incluye también los caminos de la auditoría, es decir que con un sistema contable bien planificado, la auditoría será llevada en forma rápida y eficiente y por consiguiente con un menor costo para el estado.

    Si bien es cierto que el objetivo de la contabilidad no es facilitar la auditoría, si se puede, al mantener por ejemplo los libros de entrada original al día, en forma correcta y en orden, con su propia y completa referencia a los documentos cronológicamente.

    Podríamos decir que cualquier desviación o mal empleo de los requerimientos contables complican indebidamente la Auditoría. En esta etapa el Auditor debe emplear toda su experiencia a fin de recopilar toda la información para su evaluación y posterior inclusión en el informe correspondiente.

    NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

    Este grupo está integrado esencialmente por normas utilizadas en la realización de la

    auditoría, tienen el propósito que las pruebas y demás procedimientos que se seleccionen, según el criterio profesional del auditor, sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría.

    Las normas que se establecen a continuación, están referidas a: Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.

    EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

    La estructura del Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de la entidad para ofrecer seguridad razonable, referente a que si se están logrando los objetivos del Control Interno.

    El Control Interno comprende el Plan de Organización y conjunto coordinado de los métodos y medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la Gerencia.

    Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como un conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización.

    Debe estar básicamente dirigidos a proporcionar una seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos de control interno siguientes:

    63

    Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los

    servicios que debe brindar cada entidad pública. Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

    indebido, irregularidad o acto ilegal. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y

    Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

    En esta parte de la auditoría gubernamental debemos tener en cuenta las Normas de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de la República y aprobada con Resolución de Contraloría N° 320 2006 CG del 30 DE Octubre de 2006.

    CONTROL INTERNO CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE CONTROL INTERNO

    En el mundo en que vivimos es necesario que tanto las Entidades Públicas como las

    privadas tengan sistemas sólidos de Control Interno.

    De otro lado, el control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas mensurables e indicadores de rendimiento.

    Asimismo, sino se conocen los resultados que deben lograrse, será imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica. Es por tal motivo que se considera que dichos sistemas se fundamentan básicamente en cinco elementos y quince principios.

    Las responsabilidades de diseño, implantación y ejecución del sistema de control interno corresponde a la entidad y específicamente al ejecutivo más alto de la misma, con el objeto de dirigir y controlar las operaciones de sus entidades. Cada servidor que tiene a su cargo responsabilidades del manejo o registro de recursos personales, materiales y/o financieros es responsable del control interno dentro de su ámbito de actividad.

    La función de auditoría interna es parte del sistema de control interno que examina y evalúa posteriormente el funcionamiento del mismo. Las técnicas específicas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varia de una entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad.

    DEFINICIÓN

    Según lo define el Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de

    Contadores en su estudio “Internal Control” publicado en noviembre de 1948, el Control

    Interno corresponde:

    El Plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información financiera

    64

    concreta y segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección.

    De otro lado la definición adoptada por el I Seminario de Auditoría Gubernamental llevado a cabo en Viena, Austria, en 1971 bajo el auspicio de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y la Organización Internacional de Organismos Superiores de Control (INTOSAL) y aprobado como parte de las recomendaciones del VIII Congreso Internacional de Organismos Superiores de Control (VIII INCOSAL) en Madrid, España, mayo 1974, fue la siguiente:

    Es el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesión a la política prescrita.

     

    OBJETIVOS

    1)

    La obtención de confiabilidad, exactitud y oportunidad en la información.

    2)

    La protección y conservación de los activos del negocio.

    3)

    La promoción de eficiencia, efectividad y economía de las operaciones.

    4)

    Alentar la adhesión a la política prescrita por la alta dirección (cumplir los requerimientos internos y restricciones establecidos por las leyes y reglamentos).

    El concepto de Control Interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros, desde hace algunos años se considera que su alcance va más allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de contabilidad, dado que incluye también en el mismo concepto, aspecto de carácter gerencial o administrativo aun cuando es difícil delimitar tales áreas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance de Control Interno Financiero y el Control Interno Gerencial.

    PRINCIPIOS BÁSICOS

    • 1. Responsabilidad delimitada.

    • 2. Separación de funciones de carácter incompatible.

    • 3. Ninguna persona respetable de una transacción completa.

    • 4. Selección de servidores hábiles y capacitados.

    • 5. Aplicación de pruebas continuas de exactitud a las operaciones.

    • 6. Rotación de deberes.

    • 7. Fianzas.

    • 8. Instrucciones por escrito.

    • 9. Formularios importantes pree numerados.

      • 10. Evitar el uso de dinero en efectivo.

      • 11. Contabilidad por partida doble.

      • 12. Depósitos inmediatos e intactos.

      • 13. Uso del mínimo de cuentas bancarias.

      • 14. Utilización de cuentas de control.

      • 15. Uso de equipos mecánicos y/o electrónicos.

    65

     

    ELEMENTOS

    Los elementos del Control Interno pueden agruparse en cinco clasificaciones:

    1)

    Plan de Organización

    • a) Dirección: Asume la responsabilidad de la política y de las decisiones.

    • b) Coordinación: Adapta las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresas a un todo homogéneo y armónico.

    • c) División de Labores: Define claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro.

    • d) Asignación de responsabilidad: Que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía, delegue facultades de autorización congruente con las responsabilidades asignadas.

    2) Procedimientos

    La existencia del control interno se demuestra no solo con una adecuada

    organización, puede ser necesario que sus principios se apliquen en la prédica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización.

    • a) Planeación y sistematización: Es deseable encontrar un instrumento general o una serie de instructivas sobre las funciones de dirección y coordinación, la división de labores, al sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.

    • b) Registro y formas: Deben servir como medio para cumplir con los procedimientos implantados por la dirección de acuerdo con sus objetivación. Deben ser suficientemente sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, solicitando el registro oportuno y correcto de datos a un costo mínimo.

    • c) Informes: No basta la preparación periódica de informes internos, sino su estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

    3)

    Prácticas Sanas

    A seguirse en la ejecución de las obligaciones y funciones de cada uno de los departamentos de la organización.

    4)

    Personal

    Por sólida que sea la organización de la empresa y adecuados los procedimientos implantados, no puede cumplir sus objetivos si las actividades diarias no están en

    manos de personal idóneo:

    Los elementos que intervienen:

    • a) Entrenamiento: Mientras mayores programas de entrenamiento se encuentran en vigor, más apto será el personal encargado de los diversos aspectos del negocio o

    de la entidad.

    • b) Eficiencia: Después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicada a cada actividad.

    • c) Moralidad: Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre los que descansa la estructura del control interno.

    • d) Retribución: Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propósitos de la empresa.

    5)

    Supervisión

    66

    Como ha quedado dicho, no es únicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización.

    La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta.

    Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática de los diversos aspectos del Control Interno.

    En negocios de mayor importancia, la supervisión del control interno amerita un Auditor o un departamento de auditoría interna que actúe como vigilante constante del cumplimiento de la Empresa con los elementos de control.

    NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Se debe efectuar un apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efecto de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales.

    La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno. El Control Interno es un proceso continuo establecidos por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como : promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones, proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilícitos , a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna. La Estructura de Control Interno está conformada por cinco componentes interrelacionados:

    • a) Ambiente de Control Está referido a como los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes.

    • b) Evaluación del Riesgo Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.

    67

    • c) Actividades de Control Gerencial Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes en relación con las funciones asignadas al personal , a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

    • d) Sistemas de Información y Comunicación Consiste en los métodos y registros establecidos por la administración para procesar apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones.

    • e) Actividades de Monitoreo La administración es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario.

    La evaluación y comprensión de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisión la implementación de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia, lo permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas críticas.

    La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecuta, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales, tomando en cuenta las Normas y estándares profesionales pertinentes así como las disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en la normativa vigente . El relevamiento de información debe documentarse adecuadamente.

    La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:

    1.- Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los controles sujetos a evaluación. 2.- Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.

    Al término de esta evaluación la Comisión Auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su implementación, con copia al Órgano de Auditoría Interna, si fuere el caso.

    En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del Informe, copia del Memorándum de Control Interno, así como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarán como anexo del informe correspondiente a la acción de control. Asimismo, en dicho informe se considerará como conclusión y recomendación los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.

    68

    NAGU.3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes y aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.

    En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentarias es importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, ejecutores del Presupuesto Público, se crean generalmente por norma expresa y sus competencias, presupuestos y limitaciones están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias de un modo más específico que las que rigen en el Sector Privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, qué debe hacerse, quién debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuánto y en qué deberá gastarse.

    Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las normas y reglamentos vigentes y aplicables para los fines de la auditoría, el auditor debe planificar su labor en forma tal que tenga una razonable seguridad de que los procesos y operaciones a evaluar están libres de hechos observables derivados de incumplimientos de normas legales y reglamentarias y que le será posible identificar y evidenciar posibles abusos o actos indebidos que puedan influir significativamente en los resultados de la Auditoría. Así mismo, el auditor, está obligado a tomar conocimiento de las características y clases de riesgos que puedan afectar el área auditada, a fin de estar en capacidad de diseñar procedimientos de auditoría que posibiliten identificar irregularidades que puedan derivar en indicios de actos ilícitos.

    Para ello, el auditor, debe tener un entendimiento suficiente de los objetivos que persiguen las exigencias normativas que se aplican al área o procesos auditados, así como los tipos potenciales de incumplimiento significativos que se asocian con el área o los procesos auditados. Para Tal efecto el auditor deberá:

    • a) Determinar las normativa que pueda tener un efecto directo y significativo en los estados financieros, información presupuestaria o área auditada;

    • b) Elaborar procedimientos de auditoría que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales.

    • c) Evaluar los resultados de dichas pruebas.

    Las fuentes de información sobre las normas aplicables son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce su entorno normativo. Cuando la citada entidad perciba financiamiento de organismos internacionales de crédito o de otro nivel, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y./7o verificar información relacionada con las normas pertinentes.

    Cuando la legislación vigente autorice a los funcionarios expresamente algún grado de discrecionalidad para determinada toma de decisión, el auditor no puede cuestionar su ejercicio por el solo hecho de tener una opinión distinta. Tales decisiones solo pueden

    69

    observarse si fueron tomadas sin una consideración adecuada de los hechos o riesgos en el momento oportuno o por resultados adversos que la decisión conllevó a la entidad.

    Es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las normas legales u reglamentarias, se encuentra en situación de riesgo jurídico, no está ejerciendo respectivamente las facultades legales para alcanzar sus objetivos y metas, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales hechos.

    El auditor no está en capacidad de conocer las características y tipos de irregularidades y actos ilícitos significativos susceptibles de incurrirse en el ejercicio de la función pública y en la administración de los recursos y bienes de las entidades, así como en sus efectos en los estados financieros e información presupuestaria de la entidad, con la finalidad que durante la planeación de la auditoría, diseñe procedimientos que le permitan tener una seguridad razonable, que estos puedan detectarse durante la ejecución del trabajo de campo y ser informados oportunamente a los estamentos correspondientes del Estado.

    Si el auditor, como resultado de la aplicación de sus programas y procedimientos, determina que existe indicios de un acto ilícito significativo lo reporta según la NAGU 4.50.

    El auditor, debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de posibles irregularidades y actos ilícitos de manera que no interfieran con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro.

    La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, no será garantía para describirse todos los actos ilícitos. Aún el descubrimientos posterior de tales actos incurridos durante el periodo objeto de auditoría, tampoco significará necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las presentes normas.

    Determinación de Áreas Críticas

    En base a toda la información obtenida y al análisis efectuado, el auditor determinará en

    forma jerarquizada las áreas críticas, en las cuales deberá profundizar el análisis.

    Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas o actividades críticas son:

    El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión. El interés derivado de denuncias requerimientos de los directivos del ente. Importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra. Los resultados de otras auditorías. Los juicios que adicional mente se haya formado el auditor respecto de la calidad de la administración.

    70

    Se determina a priori para el examen anual como áreas o actividades críticas que deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes:

    ADMINISTRACION Y FINANZAS COMPRAS Y CONTRATOS RECURSOS HUMANOS PRODUCCION COMERCIALIZACION INFORMATICA

    A las áreas críticas citadas, se agregarán otras áreas o actividades determinadas de acuerdo a los procedimientos precedentes.

    Estudio Específico

    En esta etapa, la última del planeamiento, se busca identificar los problemas de las áreas críticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseño de un programa de auditoría a tal fin.

    Conocimiento de las Áreas Críticas

    En la etapa de estudio general se genera un conocimiento global de la organización y se

    determinan las áreas y actividades críticas. El objetivo en esta fase es profundizar el estudio de cada una de las áreas o actividades definidas como críticas. Con ese propósito deberá obtenerse información acerca de las características internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas.

    EVIDENCIA

    Son los elementos de juicio que obtiene el auditor como el resultado de las pruebas realizadas. A fin de que el Auditor pueda fundamentar razonablemente sus conclusiones, es necesario que obtenga evidencias y que estas sean suficientes, competentes y relevantes. Suficiencia, la evidencia es suficiente, cuando basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el informe. También es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de procedimientos de auditoría se comprueben razonablemente los hechos revelados. Competencia, quiere decir que la competencia debe ser válida y confiable.El análisis se debe efectuar en el sentido de que si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. Algunos criterios para considerar si la evidencia es competente son:

    La evidencia obtenida de fuentes independientes es mas confiable que la obtenida en la entidad auditada. La evidencia que se obtiene cuando el sistema de control interno es mas confiable, que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente. Los documentos originales son más confiables que las copias. La evidencia testimonial merece más crédito o confiabilidad cuando se obtiene en circunstancias en que los informantes puedan expresarse libremente. Relevancia, Es la relación que existe entre la evidencia y su uso.

    71

    MEDICION DEL RENDIMIENTO

    La etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditoría tendiendo a lograr evidencias, que permitan medir el éxito o no de una gestión. Para ello el Supervisor de la auditoría deberá establecer un sistema de medición del rendimiento, siempre que pudiera contar con información consistente y oportuna.

    Dicho sistema estará formado por los siguientes componentes principales:

    Indicadores de Eficiencia

    Estos relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.

    Indicadores de Economía

    Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a

    un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial).

    Indicadores de Efectividad

    Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados.

    Indicadores Cualitativos:

    Estos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los

    principios generales de una sana administración.

    Análisis y Evaluación de Evidencias

    Una vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respecto de los criterios o normas, deberá mediante el trabajo de campo, analizar y evaluar las evidencias para desarrollar los hallazgos.

    CLASIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA

    Según la fuente de donde se obtenga puede ser :

    • a) De Control.- Son aquellas que proporciona al auditor satisfacción de que los controles en los cuales puede confiar, existen y operan efectivamente en el ejercicio.

    • b) Sustantivas.- Son los que brindan al auditor satisfacción referida a los estados financieros y se obtiene al examinar las transacciones y la información producida por los sistemas.

      • - Según el caso, ambas evidencias pueden combinarse

    modificando

    la

    naturaleza y alcance de los procedimientos seleccionados.

    • - Debe haber equilibrio entre los beneficios de obtener la evidencia y el costo de obtener.

    También pueden clasificarse en :

    • 1.- Evidencia física.- Se obtiene mediante inspección u observación directa de las

    actividades, bienes o sucesos. Estas evidencias se presentan en forma de memorándum, fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

    72

    • 2.- Evidencia documental.- Consiste en información elaborada, como la contenida en catas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño; así como las normas procesales pertinentes en caso de determinación de responsabilidades civiles u penales. Evidencia testimonial.- Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones importantes para la Auditoría, deberán corroborarse, siempre que sea posible, con evidencia adicional.

    3.-

    • 4.- Evidencia analítica.- Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes; cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles y penales.

    NAGU. 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.

    La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

    CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA

    • a. Suficiencia.

    Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los

    hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe. La evidencia

    será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de procedimientos de auditoría se comprueban razonablemente los hechos revelados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.

    • b. Competencia.

    Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe.

    Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente:

    La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado. La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.

    73

    La evidencia captada a través de examen físico, observación, cómputos e inspección es más confiable que la obtenida indirectamente.

    Los documentos originales son más confiables que sus copias. La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los Informantes expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

    c. Relevancia.

    Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se

    utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia. Cuando lo estimen conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

    Cuando los datos procesados por computadora sean una parte importante o integral de la auditoría y la confiabilidad de los datos sea crucial para el logro de los objetivos de la auditoría, es necesario que los auditores queden satisfechos de que los datos son relevantes y confiables.

    CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

    Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen,

    se deberá tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa información, como en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. Para determinar la confiabilidad de la información, el auditor:

    • a) Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o

    • b) Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o

    comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

    OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE ENTREVISTAS

    1)

    En el curso de la auditoría siempre es necesario que se obtenga información sustancial

    durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. Es importante que el auditor reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al

    74

    entrevistar a personas entendidas durante su labor. La información obtenida durante las entrevistas también puede utilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir, la información obtenida por otras fuentes.

    • 2. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN MEDIANTE ENCUESTAS

    Las encuestas pueden ser útiles para recopilar información pertinente en todas las auditorías. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas que se supone

    conocen del programa o área a examinar o pueden ser aplicadas a través de visitas individuales por asistentes de auditoría. Las personas que contestan las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoría directa o indirectamente, como beneficiarios o simplemente como posibles fuentes de información.

    SUPERVISIÓN

    Las revisiones de supervisión del trabajo de auditoría y del informe deberán ser oportunas y determinar:

    si operan conforme al Manual de Auditoría de Gestión. si siguen los procedimientos establecidos en el programa de auditoría, a no ser que esté justificado y autorizado el desvío. si el trabajo de auditoría ha sido realizado con debido cuidado profesional. o Si los papeles de trabajo apoyan adecuadamente los hallazgos y conclusiones y si proveen datos suficientes para preparar el informe. Si los objetivos de auditoría son satisfechos.

    o

    o

    o

    o

    Las revisiones de supervisión del trabajo realizado deberán ser documentadas en papeles de trabajo.

    Medidas Correctivas

    La supervisión del cumplimiento de las fechas previstas en los puntos mínimos de control es fundamental puesto que determinan los hitos más importantes en cada fase y en los cuales un desvío puede afectar el proyecto total. En consecuencia, el Coordinador y el Supervisor deberán enfatizar la atención sobre estas fechas, para tomar las acciones correctivas en el momento oportuno.

    El control cuantitativo del grado de avance puede indicarnos, en el caso de desviaciones en exceso del presupuesto de tiempo, la necesidad de tomar medidas correctivas ten dientes a:

    modificar el alcance del trabajo. asignar mas auditores para cumplir el trabajo en los plazos previstos.

    La existencia de un proceso de retroalimentación (planificación - ejecución - control - reprogramación), permitirá decisiones oportunas y pertinentes de los hechos que se pretenden corregir.

    75

    El supervisor evaluará los desvíos y propondrá las medidas correctivas en un memo al Gerente. Una vez aprobado por este último, se deberán ajustar los planes, programas y cronogramas para que sean consistentes con las nuevas decisiones.

    Control del Resultado Final

    Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo público. El punto de control está en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efectúa una evaluación de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos insumidos y recomendaciones sugeridas.

    El Supervisor deberá preguntarse, reunido con

    su

    equipo

    de

    auditores, si están

    satisfechos con el resultado final que van a entregar y si hay todavía oportunidades de mejorarlo.

    Se deberá evaluar la eficacia y eficiencia de la auditoría realizada, en términos del cumplimiento de los objetivos fijados y de los recursos utilizados, con respecto a los planificados.

    Los resultados de la/s reunión/es deberán volcarse en una minuta firmada por todos los participantes. Copia de la misma será remitida al Supervisor y Gerente.

    NAGU. 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

    Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir medios de almacenamiento magnéticos, electrónicos, informáticos y otros.

    No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y, reciben instrucciones idóneas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente.

    1. CONSIDERACIONES GENERALES

    Los papeles de trabajo. son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditoría y

    deberán contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe.

    En términos generales, los papeles de trabajo deberán:

    76

    Contener el programa de auditoría original y las sucesivas modificaciones al mismo. Contener índices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoria. Ser fechados y firmados por quien los prepara. Ser revisados por el Coordinador (esa revisión deberá estar también documentada en los papeles de trabajo) Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser también completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rápidamente determinar su propósito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los preparó. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no deberán ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia. Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea. Contener expresión clara del propósito de los mismos, para asegurar que la información acumulada esté apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditoría.

    Los papeles deben ser limpios, para lo cual:

    Deberán estar escritos en forma legible Deberán escribirse con lápiz tipo medio Deberá utilizarse lápices rojos para marcas de chequeos y símbolos; Deberá emplearse regla (una línea para subtotales y doble línea para totales); No deberá incluirse mucha información en una sola página;

    Deben ser exactos. Para ello los auditores deberán asegurarse que las cantidades usadas y los totales sean correctos. Las anotaciones se harán en lápiz negro. Los códigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos en «rojo». Deben explicar todos los símbolos usados. La leyenda o clave de los símbolos usados deberá aparecer en el «trabajo realizado» del papel de trabajo. Si hay varias hojas, la explicación de los símbolos debe efectuarse en una sola hoja. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos. Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la página para comentarios del revisor (esto es aplicable en la última hoja cuando hay más de una en el análisis). La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto. Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas.

    77

    Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado. Estas últimas figurarán en «NOTAS». Preferentemente se deberán confeccionar las planillas de trabajo utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente prever controles automáticos verticales y horizontales. Todo importe que tenga una relación y esté explicado en otra planilla de los papeles1 estará referenciado con la misma y viceversa. Se debe utilizar al máximo el trabajo del cliente, ya sea:

    o

    utilizando planillas, ya preparadas por su personal o

    o

    pidiendo su colaboración, en todos los casos posibles.

    Durante el desarrollo de la auditoría se deberá confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararán una relación de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos deberán ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditoría.

    Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:

    Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditorías anteriores; sin embargo deberá evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara razón para ello. Preparar cédulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado. Escribir en el reverso de una hoja de trabajo. Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos representen partidas preparadas para la resolución por el auditor encargado. Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones. Dejar símbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones aritméticas. Hacer transcripciones o análisis detallados donde sea suficiente un resumen. Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de su institución. Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada, todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.

    Fines de los Papeles de Trabajo son varios. Algunos de éstos son los siguientes:

    • a) Respaldar el Informe del Auditor

    • b) Indicar el grado de confianza del Sistema de Control Interno

    • c) Servir como fuente de información

    • d) Mejorar la Calidad del Examen

    • e) Facilitar la Revisión y Supervisión

    • f) Ayudar en el Desarrollo Profesional

    • g) Respaldar el Informe de Auditoría en los Procesos Judiciales

    ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos :

    • - Archivo corriente

    • - Archivo permanente

    78

    ARCHIVO CORRIENTE

    El material que se coloque en el archivo corriente debe estar constituido por la información

    relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditoría y que no se consideran de uso continuo en auditorías posteriores. El tipo de material que debe incluirse en este archivo es el siguiente :

    • 1. Revisiones corrientes del control interno;

    • 2. Análisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada;

    • 3. Memorándums de las discusiones con funcionarios de la entidad u otros ejecutivos;

    • 1. Correspondencia corriente;

    ARCHIVO PERMANENTE

    Para cada entidad que se encuentra bajo el ámbito de control del Sistema Nacional de control se debe implementar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

    Es la información básica de la entidad o área a examinar, debiéndose tener un amplio conocimiento de sus actividades, organización, normativa aplicable, áreas críticas y los logros y metas, a fin de poder lograr un planeamiento y programación de auditoría efectiva.

    Este archivo, está conformado básicamente por la documentación siguiente:

    Estructura orgánica de la entidad

    Reglamento de organización y funciones

    Manuales de organización y funciones

    Manual de procedimientos

    Leyes de creación, modificatorias y normas legales que regulan su funcionamiento.

    Estatuto social

    Plan operativo institucional

    Presupuesto autorizado

    Memoria

    Acuerdo de Directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta dirección.

    Resoluciones y directivas emitidas por la entidad

    Donaciones

    Extractos, políticas y flujogramas sobre el sistema de contabilidad.

    Estados Financieros.

    Plan anual de Auditoría Gubernamental.

    Informes de Auditoría.

    Informe de evaluación del Plan Anual de Auditoría Gubernamental.

    Denuncias

    Dirección.

    Convenios y contratos trascendentes.

    El archivo permanente debe servir como información básica al planificar futuras auditorías. Debe proporcionar información resumida de rápida utilización y acceso, sobre las labores

    79

    efectuadas e informes emitidos de exámenes anteriores incluyendo una lista de las principales áreas cubiertas en las auditorías efectuadas, las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos.

    Normalmente, se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente completo, el mismo que se mantendrá en cada una de las Sedes Regionales y en la Sede Central de la Contraloría General de la República.

    El archivo permanente debe revisarse y actualizarse periódicamente. Para que los archivos activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado.

    Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos últimas auditorías y el archivo permanente actualizado, deben estar a disposición del auditor. El archivo corriente de las auditorías anteriores a las indicadas deben guardarse por el período establecido por la ley para la retención de documentos financieros o cualquier período adicional necesario para los procesos judiciales si los hubiese.

    NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva.

    Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada ésta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.

    En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrárselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estén en su poder. El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditorías, tiene que limitarse exclusivamente al personal de auditoría.

    PAPELES DE TRABAJO

    Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso

    de la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes términos:

    Los papeles de trabajo, son la evidencia documental del trabajo del Auditor y están constituidos por el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen, desde la planificación hasta la emisión del Informe de Auditoría.

    80

    Constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el informe de auditoría y muestran los métodos y procedimientos que se ha seguido y las conclusiones que se han obtenido. Contienen la base para el informe, la evidencia del alcance del examen y la prueba de la responsabilidad profesional.

    PROPÓSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Los principales propósitos de los papeles de trabajo son los siguientes :

    • 1. Contribuir a la planificación y realización de la auditoría.

    • 2. Registrar las Labores - Proporcionan un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditoría.

    • 3. Registrar los Resultados - Proporcionan un registro de la información y evidencias obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.

    • 4. Respaldar el Informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registro examinados y del contenido del informe de auditoría.

    • 5. Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, así como los comentarios sobre el mismo.

    • 6. Servir como Fuente de Información - Los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.

    • 7. Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atención adecuada a los asuntos más significativos.

      • 8.- Facilitar la Revisión y Supervisión - Los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderlas o aclararlas.

    • 9. Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboración correcta de los papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditoría. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes de su aplicación, exige que el auditor piense tanto en los propósitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresión y la organización de los materiales de información. Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de auditoría y basados en dicha evidencia se puede reconocer la

    81

    competencia especial o la falta de ella en el personal y tomar las medidas más convenientes.

    • 10. Respaldar el Informe de Auditoría en los Procesos Judiciales - En los casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución. En el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posición del auditor.

      • 11.- Permite las revisiones de calidad de la auditoría.

        • 12.- Sirve como antecedente para futuras auditorías, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para planificar una nueva auditoría.

    De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia similar a la del informe de auditoría.

    CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Los papeles de trabajo incluyen toda la información relativa a una auditoría específica.

    Los papeles de trabajo contienen lo siguiente :

    • 1. Copia en borrador del informe del auditor.

    • 2. Programa de auditoría.

    • 3. Cuestionarios sobre el examen y evaluación del control interno.

    • 4. Hoja Principal de Trabajo o Balance de Comprobación.

    • 5. Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor.

    • 6. Conciliaciones.

    • 7. Computaciones.

    • 8. Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo :

    copias de la legislación vigente y su reglamentación, organización de la entidad, contratos, etc.

    • 9. Análisis de Cuentas.

      • 10. Confirmaciones obtenidas de terceros.

      • 11. Notas y observaciones del auditor sobre :

        • a. Procedimientos empleados y su alcance.

          • b. Asuntos por aclarar durante el curso de la auditoría ( notas recordatorias ).

            • c. Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc.

            • d. Recomendaciones posibles.

    • 12. Otros documentos o información pertinentes a la auditoría.

    Obviamente

    el orden,

    índice y cuidado

    de

    los diversos papeles de

    trabajo es

    muy

    importante.

    82

    PLANEAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Los papeles de trabajo reflejan los modelos básicos de investigación, recopilación de evidencias, pruebas y procedimientos.

    La elaboración de los papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores de auditoria, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera más concisa y efectiva. El empleo de los papeles de trabajo que no se planificaron o que se hicieron con mucha prisa puede dar por resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea necesario repetir o duplicar los datos para incluir toda la información.

    En condiciones generales, hay muchas maneras de laborar cualquier tipo de trabajo. El auditor debe revisar la cédula similar empleada en la auditoria anterior, si la hubo. Debe determinar si este formato es adecuado o si puede mejorarse.

    Es preferible emplear una hoja separada para cada asunto, cédula o operaciones analizada. Sin embargo, de vez cuando es más práctico y lógico incluir el análisis de distintas cuentas relacionadas en una sola hoja.

    Por ejemplo, un análisis de bonos también puede incluir los intereses devengados o acumulados que están relacionados con dichos bonos.

    Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños. Por lo general, las hojas de tamaño estándar de siete columnas son las adecuadas para la mayoría de los análisis; y para el balance de comprobación y para otros papeles de trabajo más amplios se puede usar hojas de doble tamaño estándar de 14 columnas.

    NOTAS DEL AUDITOR

    Un grupo especial de los papeles de trabajo son las “Notas del Auditor”. En realidad, este tipo

    de apeles de trabajo le sirve al auditor para hacer ciertos apuntes que deben recordar para su propio beneficio. Hay tres clases distintas de estas notas:

    • a) Notas que le recuerdan al auditor asuntos que están pendientes de examinarse, cuestiones que requieren investigación adicional, etc. son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe.

    • b) Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o reparos que han de ser incluidos en el informe.

    • c) Notas sobre recomendaciones que han de ser incluidas en el informe.

    Algunos auditores prefieren hacer una sola lista entre todas las notas, pero la manera más ordenada es la de hacer tres listas u hojas separadas para ir registrando las tres clases de notas.

    83

    En el caso de que hubieran muchas observaciones, hallazgos, excepciones o reparos, es preferible hacer una hoja para cada clase; por ejemplo, una hoja seria para “Excepciones en el Examen de Facturas Pagadas”, otras para “Excepciones en la Observaciones de Inventarios”, y así por el estilo.

    En las hojas de notas, el auditor registra la información suficiente para recordar el asunto que se refiere a los otros papeles de trabajo relacionados si los hubiere. Las notas deben ser completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estén contenidos en otros papeles de trabajo.

    PREPARACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Algunos principios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los siguientes :

    • 1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de todos los datos necesarios.

    • 2. Deberán incluirse en ellos los datos que son pertinentes.

    • 3. Incluirán los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado.

    • 4. Presentarán todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones.

    • 5. Todos los papeles de trabajo deberán elaborarse con limpieza y ser matemáticamente exactos.

    • 6. Deberán contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su preparación.

    CLARIDAD Y EXPLICACIÓN COMPLETA

    Es de suma importancia que cada hoja de los papeles de trabajo, sea clara y de una

    explicación completa del asunto que trata.

    El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, título de su contenido y el período o la fecha correspondiente.

    Ejemplo :

    (Entidad)

    Instituto "X"

    (Título)

    Cuentas por cobrar

    (Fechas)

    31.12.19XX

    Significa que en la entidad "Instituto X" se está examinando el rubro del Balance General "Cuentas por Cobrar" por el ejercicio correspondiente al año 19XX (12 meses).

    CLASES DE PAPELES DE TRABAJO PAPELES DE TRABAJO GENERALES

    Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una cuenta u operación

    específica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicación general. Básicamente comprenden los siguientes :

    • - Borrador del informe

    84

    • - Programa de auditoría

    • - Evaluación del control interno

    • - Hoja principal de trabajo o balance de comprobación (auditoría financiera)

    • - Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el auditor. (auditoría financiera)

    • - Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

    PAPELES DE TRABAJO ESPECÍFICOS

    Los papeles específicos comprenden básicamente los siguientes:

    • - Cédula matriz o principal de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor (auditoría financiera). Presenta de manera global los montos que son objeto de examen y a partir de la cual se generarán las cédulas auxiliares. Todas ellas deben referenciarse al documento fuente, que puede ser el Balance General.

    • - Cédulas auxiliares y otros documentos que prepara o solicite el auditor, relacionados con :

      • - Análisis de cuentas elaborados por el auditor interno o personal de la entidad. (auditoría financiera)

        • - Confirmaciones recibidas de : bancos, clientes, proveedores y otros. (auditoría financiera)

      • - Análisis de operaciones y actividades.

      • - Resultados de entrevistas y conferencias específicas.

      • - Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se utilice para la sustentación del informe.

    Se originan de las cédulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del Balance General. Pueden denominarse:

    Cédulas sumarias, es la desagrega la información proveniente de la cédula matriz. Cédulas analíticas, son las que sustentan analíticamente cada cédula sumaria.

    MARCAS DEL AUDITOR

    Las marcas del auditor (también llamadas "claves de auditoría", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuado.

    Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases : con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente.

    Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente en cualquier Auditoría o Examen Especial.

    85

    A continuación presentamos la descripción de las marcas con leyenda o significado uniforme.

    SÍMBOLO

    :

    LEYENDA O SIGNIFICADO

    • ......

    ......

    ......

    : Cotejado, comprobado, correcto

    :

    Verificado y revisado con documentación

    sustentatoria

    : Verificado con libros Oficiales y auxiliares de contabilidad y registros

    presupuestales.

    ...... : Suma correcta vertical

    ......

    : Suma correcta vertical

    .....
    .....

    : Suma correcta horizontal

    ...... : Suma correcta vertical ..... : Suma correcta horizontal ...... : Cálculo verificado. ...... :

    ......

    : Cálculo verificado.

    ...... : Suma correcta vertical ..... : Suma correcta horizontal ...... : Cálculo verificado. ...... :

    ......

    : Circularizado

    ......

    ......

    : Circularización confirmada

    ...... : Suma correcta vertical ..... : Suma correcta horizontal ...... : Cálculo verificado. ...... :

    ......

    : Verificación física

    ......
    ......

    : Operación autorizada

    ...... : Suma correcta vertical ..... : Suma correcta horizontal ...... : Cálculo verificado. ...... :

    ......

    : Pago Posterior

    ...... : Suma correcta vertical ..... : Suma correcta horizontal ...... : Cálculo verificado. ...... :

    ......

    : Cobro Posterior

    Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar concepto o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cédula.

    Si durante el curso de la auditoría fuese necesario utilizar marcas adicionales, se empleará éstas a criterio del auditor describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.

    EL empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicaciones en su trabajo.

    86

    El empleo de las marcas de auditoría en los papeles de trabajo es para la información futura del mismo auditor, para fines de revisión y supervisión y para usar dichas marcas como posibles referencias en el futuro. Por ejemplo, en la conciliación bancaria al fin del año, el auditor puede marcar los cheques pendientes de pago y que fueron pagados en el primer mes del año siguiente , colocando al final del papel de trabajo lo siguiente:

    "Cheques pagados por el banco en el mes de Enero, según estado bancario".

    REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    Las siguientes son las reglas mínimas para la elaboración de papeles de trabajo adecuados

    :

    1.

    Identifique cada hoja .- El encabezamiento debe incluir el orden siguiente :

    • a. El nombre de la entidad.

    • b. La descripción de la información presentada.

    • c. El período cubierto o fecha correspondiente.

    • 2. Use una hoja separada para cada asunto .- Cualquier dato que sea de suficiente valor para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento explicativo.

    • 3. Use sólo una cara de cada hoja .- Esto evita el olvidar los datos que están al dorso de una hoja, así todos los datos serán más legibles.

    • 4. Identifique a la persona que elaboró el papel de trabajo .- El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboración.

    • 5. Identifique al Supervisor.- La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobación.

    • 6. Incluya la información completa y específica .- El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, títulos, códigos, etc., en cada caso de análisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc.

    • 7. Suministre índices completos .- Todos los papeles de trabajo deben tener su índice. Cada hoja debe incluir su propio número o letra que le identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas.

    • 8. Proporcione en forma clara la fuente de los datos .- No de lugar a dudar sobre la fuente de donde extrajo la información para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente.

    • 9. Indique la naturaleza de las labores de verificación.- Se debe incluir una descripción de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripción de los procedimientos de verificación aplicados, antes que los detalles de cifras y datos.

      • 10. Incluya la extensión y alcance de las pruebas selectivas aplicadas .- Cuando se aplique pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de selección del muestreo y el porcentaje de transacciones examinadas en relación a todas las transacciones similares.

      • 11. Determine claramente el propósito de cada papel de trabajo y su relación con los objetivos de la auditoría .- No se debe incluir datos insignificantes o sin importancia para los objetivos de la auditoría.

    87

    12.

    Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditoría.

    • 13. Incluya en cada papel de trabajo el código de las marcas de auditoría sin significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditoría. Además su leyenda, es necesaria en las etapas de revisión.

    • 14. Efectúe el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditoría .- Una interrupción puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significaría que se ha cumplido con él.

    • 15. Incluya observaciones generales o resúmenes de comentarios sobre los resultados de cada fase o aspectos del examen .- El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos sus hallazgos.

    • 16. Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos.- Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que le corresponde entre todos los papeles. Normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden establecido para la auditoría. El empleo de carpeta con las hojas sueltas es aconsejable para guardarlos en orden, permitiendo su fácil identificación cuando sea necesaria.

    • 17. No redacte de nuevo hojas ya elaboradas .- La repetición de los papeles de trabajo es evidencia de falta de eficiencia y de planeamiento. El auditor, como el contador, deben "redactar una vez y de manera correcta".

    • 18. Utilice lápiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lápiz.

    • 19. Ahorre tiempo .- Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el equipo reproductor. Sin embargo, se debe velar por que la utilización de tal equipo no de como resultado el sacar más copias de las que en realidad se necesitan.

    • 20. Indique las fuentes de documentación.- Se deben indicar clara y específicamente las fuentes de documentación incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quién preparó el documento y por qué, si dicha información no aparece en el documento.

    • 21. Escriba los comentarios a doble espacio .- Para facilitar futuras añadiduras y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio.

    • 22. Utilice la técnica de referenciación cruzada.- Hasta donde sea posible, los papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de auditoría. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos.

    • 23. Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificación independiente de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numéricos.

    • 24. Totalidad y precisión .- Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos,

    88

    conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario.

    • 25. Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La información que revelen debe ser clara, completa y concisa. Cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propósito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien los preparó. El que sean concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensión sólo por ahorrar tiempo o papel.

    • 26. Legibilidad y pulcritud .- Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo más pulcros posible. De no ser así, se desperdiciará tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia. Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre líneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas.

    • 27. Pertenencia.- La información contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importante, pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos para la auditoría. Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaración clara del propósito, lo cual es muy útil para asegurar que la información acumulada está en relación con los objetivos y el informe de auditoría. No debe preparase ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditoría. La acumulación y retención de éstos papeles estorban en el administración de un examen y complican las operaciones de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditoría, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada. Si se reúne una gran cantidad de información o papeles innecesarios, la información importante puede pasarse por alto u obscurecerse. El costo de preparación de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que se efectúa y debe estar justificado por la información que figura en ellos.

    • 28. Evitar detalles excesivos .- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los papeles de trabajo.

    • 29. Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificación como la siguiente :

      • - Nombre de la Sub Gerencia de auditoría y número de código;

      • - Nombre y ubicación de la entidad examinada;

      • - Tema de la labor efectuada;

      • - Período abarcado por la auditoría u otra fecha aplicable;

      • - Clasificación de seguridad.

  • 30. Evitar archivos voluminosos .- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales excesivamente gruesos ya que son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente con el uso.

  • 89

    31.

    Incluir índices del archivo .- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un índice de su contenido.

    INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO

    El índice de los papeles de trabajo permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenido de los mismos, lo que facilita la identificación en forma rápida y

    oportuna de los resultados obtenidos. Cada hoja de los papeles de trabajo que se archiven deben llevar una letra, número o una combinación de éstos que la distinga de los demás. Podemos señalar tres sistemas:

    1.- Numeración correlativa de los análisis de cuentas: es el más común y sirve para trabajos menores Ej. :

    1.

    Fondo de Caja Chica

    2.

    Bancos 2.1 Conciliación Bancaria Banco zzzz 2.2 Conciliación Bancaria Banco YYYY

    3.

    Cuentas por Cobrar

    2.- Combinación de letras y números: se utilizan letras para las selecciones más importantes de los papeles de trabajo Ej.:

    A

    Borrador del Informe

    B

    Programa de Auditoría

    C

    Caja Bancos

    C.1

    Fondo de Caja Chica

    C.2 Bancos C.2.1 Conciliación Bancaria Banco ZZZ

     

    C.2.2 Conciliación Bancaria Banco YYY

    D

    Cuentas por Cobrar

    3.- Sistema de dígitos: Se utiliza más de un dígito Ej.:

    • 1000 Borrador del Informe

    • 1100 Programa de Auditoría

    • 1200 Balance General

    • 2000 Caja Bancos

    • 2001 Fondo de Caja Chica

    • 2002 Conciliación Bancaria Banco ZZZ

    • 2003 Conciliación Bancaria Banco YYY

    • 2100 Cuentas por Cobrar

    REFERENCIA CRUZADA

    Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir su interrelación y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditoría. La referenciación debe efectuarse durante el curso del trabajo. La información recibida, que sustenta la cédula, se referencia por el lado izquierdo.La información que se envía como sustente de una cédula sumsria se referencia por el lado derecho.

    90

    Balance de Comprobación

    Ref.

    Concepto

    Saldo

    CA

    Caja Bancos

    10,000

    CB

    Valores negociables

    50,000

    CC

    Cuentas por cobrar

    15,000

    CD

    Existencias

    70,000

    Total Activo Corriente

    145,000

     

    =========

     
     

    Hecho por:

    Rev. Por: