IV.

CONTROL ADMINISTRATIVO, CONTROL FINANCIERO Y CONTROL CONTABLE

1.- Control Administrativo

Concepto: El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con
magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr
verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.
Objetivos: detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando as los mecanismos de
control adecuado para cada caso.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo
que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
Funciones:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados
cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del
pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales.
La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello,
porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo
y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo
esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra
forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae,
advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o
servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando
procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin

participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen

juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la
ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de
los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.
2.- Control Financiero.
Concepto: Los administradores financieros deben considerar los sistemas de planeacin y control,
considerando la relacin que existe entre volumen de ventas y la rentabilidad bajo diferentes condiciones
operativas, permitindoles pronosticar el nivel de operaciones, las necesidades de financiamiento y la
rentabilidad as como las necesidades de fondos de la empresa o presupuesto efectivo. La planeacin
financiera es la proyeccin de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas
de produccin y mercadotecnia as como la determinacin de los recursos que se necesitan para lograr estas
proyecciones acorto, mediano y largo plazo.
El control financiero es la fase de ejecucin en la cual se implantan los planes financieros, el control trata del
proceso de retroalimentacin y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y para modificar
los planes existentes, debido a cambios imprevistos. El anlisis de preparacin de pronsticos financieros inicia
con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de produccin, un presupuesto es un plan que establece
los gastos proyectados y explica de donde se obtendrn, as el presupuesto de produccin presenta un anlisis
detallado de las inversiones que requerirn en materiales, mano de obra y equipo, para dar apoyo al nivel de
ventas pronosticado. Durante el proceso de planeacin se combinan los niveles proyectados de cada uno delos
diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedaran incluidos en
el presupuesto de efectivo. Despus de ser identificados los costos e ingresos se desarrollo el estado de
resultados y el balance general pro forma o proyectado para la empresa, los cuales se comparan con los
estados financieros reales, ayudando a sealar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los
problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto periodo presupuestal.
Objetivos: El control financiero tiene diversos objetivos entre los cuales destacan los siguientes.

Diagnosticar: se aplica cuando existen reas con problemas y se emplean medidas de prevencin antes
que de correccin.

Comunicar: se realiza a travs de la informacin de resultados de las diversas actividades dela empresa.

Motivar: derivar de todos los logros que tenga la empresa a travs de sistemas de control tendr
beneficios a todos los empleados.

Funciones: Se encuentran directamente relacionados con el planeamiento estratgico de una empresa; esto se
debe a que tanto el planeamiento como el control financiero implican que las proyecciones deben tomar de
base a las normas y desarrollos que posee un proceso de retroalimentacin para de esta manera poder
incrementar el desempeo Los resultados obtenidos por dicha proyeccin suelen reflejarse en el estado de
resultados presupuestario.

Es importante que tengamos en cuenta que las ventas anticipadas pueden considerarse parte de las diferentes
inversiones destinadas a la produccin de ms productos. Estas inversiones representan parte del control
financiero de una empresa, ya que las mismas nos proporcionan los datos que necesitamos para poder
desarrollar una columna de los activos del balance general; dichos activos tienen que ser financiados, aunque
tambin requieren de un anlisis sobre el flujo de efectivo. En este caso, ddebemos decir que el flujo de efectivo
cumple un rol muy importante ya que cuando el mismo es neto y a la vez positivo, sealar que la institucin
cuenta con un financiamiento que resulta suficiente, de lo contrario, el mismo requerira de algn financiamiento
complementario para el control financiero ; esto quiere decir que el flujo de efectivo es la herramienta ms
importante para poder realizar algn pronostico financiera que partiendo del mismo, se llevaran a cabo las
proyecciones para lograr el objetivo que persigue la empresa. Para aquellos que no tienen muy en claro lo que
quiere decir pronstico financiero, diremos que es la accin de emitir algn enunciado con respecto a aquello
que es probable en un futuro, en el campo de las finanzas, basndose en el anlisis y el control financiero. El
pronstico posee dos caractersticas principales; en primer lugar, stos hacen referencia a eventos que pueden
llegar a realizarse en algn momento especfico del futuro, por lo que cualquier mnimo cambio que se produzca
en ese momento, alterara de manera considerable el pronstico financiero.
En segundo lugar es importante tener en cuenta que en un 90% de las veces que se realiza el control financiero
basado en los pronsticos, hay cierto grado de incertidumbre. Por otra parte, el control financiero que se lleva a
cabo en todas las empresas se encuentra respaldado por una relacin lgica entre las ventas y el
comportamiento de las partes individuales de los activos. Esto quiere decir que para poder realizar
adecuadamente las ventas, la empresa tiene que tener una inversin en la planta y los equipos, para que
permitan la correcta y eficiente produccin de bienes. Para ello, adems de contar con un control financiero, es
necesario que se posea el suficiente inventario de la produccin en proceso, como tambin de productos ya
terminados para que as se puedan encontrar en las ptimas condiciones que nos permiten comenzar a realizar
las correspondientes ventas. La mayora de los registros que guardan las empresas sobre su control financiero
muestras que, por lo general, cuando se realiza una venta suele transcurrir un intervalo de tiempo antes de
recibir el pago correspondiente a la venta. Las inversiones realizadas en activos e inventarios suelen agilizar
mucho las ventas, mientras que la inversin de cuentas las suele retrasar. A su vez, es fundamental considerar
las relaciones entre la venta y la partida del balance general, ya que las mismas indican un buen control
financiero en la empresa.

En el control financiero, el balance nos ayuda a conocer la situacin financiera por la que esta pasando la
empresa, Generalmente el estado de resultados recolecta el beneficio o prdida que la empresa adquiere a los
largo de su ejercicio econmico.
La importancia del control financiero radica en:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detentan y el proceso se corrige para eliminar errores.

 Enfrentan el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. La funcin del
control sirve a los Gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad o tiempo
de entregas mejorados, y acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y
servicios nuevos a los clientes.
Agregar valor: Obtener ventajas competitivas es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de
la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.

Para tener un control financiero adecuado en la empresa relacionado con las finanzas se tienen las siguientes
etapas.

Definir Resultados Futuros: En esta parte los directivos de la empresa establecen una serie de
parmetros a los que se quiere llegar, para ella ya hizo anlisis financiero y conoca la situacin de la
empresa, por ejemplo mayor rentabilidad, de la inversin, incrementar el margen neto de la utilidad,
disminuir el grado de endeudamiento, bajar el apalancamiento etc.

Determinar Objetivos Futuros: En esta etapa del control la empresa planea los aspectos que le puedan
suceder en el futuro. Para ello hace uso del anlisis factorial, con esta tiene mayor control de las
condiciones externas y as evitar problemas de abasto, produccin, comercializacin y cobranzas.

Determinar Estndares Flexibles: Se deben conservar mrgenes en los estndares previstos, ya que de
no ser as pueden existir problemas en caso de que no se logre la meta planeada.

Determinar Flujo de Informacin: En la etapa de control deben existir claramente los canales de
informacin de tal manera que los alcances no logrados sean informados directamente, a su vez las
correcciones de las posibles desviaciones deben ser informadas de manera directa a los responsables
de rea.

Accin Correctiva: Es la ltima etapa de control financiero, cuando ya se esta seguro que la
problemtica de la empresa puede ser solucionada con las correctivas aplicadas en este aspecto se
deben tomar en cuenta que es irreversible una decisin.

3.- Control Contable

Concepto: Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las

transacciones y en la contabilizacin de stas; se ejerce tomando como base las cifras de operacin
presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad. Tcnicas utilizadas para que al efectuar las
tareas de procesamiento y verificacin de las transacciones, se salvaguarden los activos y se constate que los
registros financieros y presupuestarios estn respaldados con la respectiva documentacin comprobatoria.

Aplicaciones: Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios,
reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es ms que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y
suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin
de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuracin cumpla
con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la
misma.

Ejemplos:
Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por:
El Balance General
Estado de P y G
Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la Gerencia como son:

Estado de Costo Estimado y Estadsticas de ventas, etc:

La Gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras
mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades: Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratificacin, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un
sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el
futuro debern agregarse al sistema.
Objetivos del catalogo. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementacin de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance
General; El Estado de Resultado o de P y G, etc.

Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que representan recursos lquidos y
las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo.
El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin as como sus
deudas a corto/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tipo de beneficio o fracaso durante un perodo
determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que
aportan los formularios. Libros donde se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las
obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su
situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las
operaciones. Son conocidos tambin como libros de entrada original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido
como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los
estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las existencias
finales listas para la venta valorada al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la

informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas.

Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad
de:

Proteger los activos,

Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera,

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente
con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.

Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la
proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:

Activos,

Caja chica, Efectivo, Inventarios, Ventas, Etc.

Los inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta.
Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades
productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario,
las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la
primera en venderse o salir.

Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son
las que primero se venden o salen.

4.- La contralora y el sistema contable

Un buen sistema contable puede lograrse slo mediante un esfuerzo planeado y coordinado. Su objetivo debe
ser generar informacin financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los
niveles de Gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para
la planeacin de las mismas. Todo proceso contable, su estructura, mecanismos y controles, se cristaliza en
una funcin que es proporcionar datos mercantiles con el objetivo de que la empresa pueda evaluar su
desempeo. Los usuarios de las pesquisas mercantiles requieren que los estados financieros de las empresas
presenten mensajes relevantes y consistentes dentro del marco de los principios de contabilidad y que stos
sean los adecuados para las circunstancias particulares de los negocios. Por lo anterior, una de las principales
funciones del Contralor es mantener actualizada la normatividad contable aplicable a su empresa.