Maestra en Administracin de Proyectos

Gestin de los Recursos Humanos y las

Comunicaciones del Proyecto

Caso 2 Empresa Ciber Cartoons

Recientemente, la Empresa Ciber Cartoons (ECC) ha obtenido suficiente capital
para crear su primer film animado de largometraje basado en su ms reciente
cortometraje, el cual gan algunos premios importantes de la industria del
entretenimiento.
ECC contrat hace unos meses a la compaa Gestin Exitosa de Proyectos
(GEP) para que le ayudara a mejorar sus procesos de administracin de
proyectos, y ahora debido a que ECC ha hecho outsourcing de algn trabajo
para completar el film, los ejecutivos de la compaa le estn solicitando a usted y
a su empresa GEP, que los apoye con sus procesos de Gestin de Proyectos.
Para el nuevo film animado, ellos han decidido que requerirn servicios externos
para la produccin del sonido, una compaa de diseo de historietas para crear
las imgenes de fondo, una empresa de mercadeo y una compaa desarrolladora
de software de animacin para implementar una idea que tiene el productor para
llevar la industria de la animacin a un nuevo nivel.
Marcos Mndez es el productor del film, tentativamente llamado El otro lado de la
luna. l y la directora del film, Graciela Gonzlez, tienen altas expectativas
(desean que el film gane el Oscar como Mejor Pelcula Animada y que su nueva
idea de animacin gane el Oscar Tcnico).
Ellos desean que usted los ayude a crear buenas relaciones con los vendedores
para que estos a su vez los ayuden a crear el mejor film posible.

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Instrucciones:
Responda cada una de las siguientes preguntas y justifique sus respuestas.

1. Usted como Gerente de este proyecto, tiene en su Equipo de Trabajo a un

representante de cada una de las 4 compaas contratadas, al Productor y a la
Directora del Film. Cuntas lneas de comunicacin hay en este equipo?
a.
b.
c.
d.

15
28
21
6

Justificacin:
El nmero total de canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-1)/2,
donde n representa el nmero de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10
interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicacin potenciales (PMBOK,
Quinta Edicin, p. 292 ).
Para nuestro caso tenemos 4 interesados entonces es igual 4(4-1)/2=6
Por lo tanto tenemos 6 canales de comunicacin potenciales
2. Usted como Gerente del Proyecto recibe una factura de la Compaa
Desarrolladora de Software. Qu tipo de comunicacin se est usando aqu?
a.
b.
c.
d.

Formal verbal
Formal escrita
Informal escrita
Informal verbal

Justificacin:
Al momento de gestionar las comunicaciones hay que tener en cuenta las
distintas dimensiones de la comunicacin: Escrita formal: planes, solicitud, etc.
(Lled, 2013, p.274)

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3. Ya se cre el Plan de Comunicaciones y el equipo est trabajando en el
proyecto. Ahora usted est buscando informacin para evaluar el rendimiento
del proyecto. Cul de las siguientes alternativas es la que mejor describe el
siguiente paso que usted debe dar?
a. Usar comunicacin formal escrita para informar al cliente del estado del
proyecto.
b. Comparar la informacin obtenida con las lneas base de alcance,
tiempo y costo y buscar desviaciones.
c. Actualizar los procesos organizacionales con las lecciones aprendidas.
d. Hacer una reunin para ver el estado del proyecto.
Justificacin:
Informar sobre el desempeo: distribuir los informes de desempeo
con el estado del proyecto en relacin a su lnea base, porcentajes de
avance y pronsticos. (Lled, 2013, p.277)
4. La Directora del Film, Graciela Gonzlez, le enva un mensaje al Productor del
Film, Marcos Mndez, utilizando el Sistema de Correo de Voz de la compaa.
Cuando Marcos recibe el mensaje llama a Graciela. Cul de los siguientes
enunciados es verdadero?
a. Graciela codific el mensaje de voz, Marcos lo decodific, y luego codific
su mensaje de retroalimentacin.
b. Graciela decodific su mensaje de voz, Marcos codific su llamada
telefnica y decodific la retroalimentacin.
c. Marcos envi retroalimentacin a Graciela, quien codific esta
retroalimentacin.
d. Graciela decodific su mensaje de voz y Marcos codific su
retroalimentacin.
Justificacin:
El emisor:
1. Codifique el mensaje en forma cuidadosa.
2. Seleccione el mtodo apropiado de envo.
3. Enve informacin clara y completa.
4. Confirme que el mensaje fue comprendido.

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El receptor:
1. Decodifique el mensaje en forma cuidadosa.
2. Confirme que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva:
observar gestos fsicos y faciales, pensar que decir antes de responder,
hacer preguntas y enviar comentarios.

(Lled, 2013, p.272)

5. Ya se logr hacer la pelcula y el proyecto est llegando a su final. En qu
momento se identifican las lecciones aprendidas?
a.
b.
c.
d.

Al final del proyecto.

Al final de cada etapa del proyecto.
A travs de todo el ciclo de vida del proyecto.
Cuando una leccin ha sido aprendida.

Justificacin:
Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin
incluyen, entre otros, los formatos de informe y la documentacin de las lecciones
aprendidas. Esta documentacin puede pasar a formar parte de la base de datos
histrica tanto para el proyecto como para la organizacin ejecutora y puede incluir
causas de los incidentes, razones de la seleccin de las medidas correctivas y
otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto. (PMBOK, Quinta
Edicin, p. 308 ).

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Por ejemplo, no es necesario que terminen todos los procesos de inicio para
comenzar con los procesos de planificacin. Tampoco podemos pretender
haber finalizado con la planificacin para comenzar con la ejecucin, ya que el
plan perfecto no existe. Sern las continuas lecciones aprendidas de la
ejecucin, monitoreo y control las que seguirn perfeccionando el plan de
gestin. (Lled, 2013, p.46)

6. Como Gerente de este proyecto usted est haciendo reuniones de avance

cada semana. De las siguientes, cul no es una regla vlida para reuniones
de proyecto?
a.
b.
c.
d.

Agendar reuniones tan pronto como sea posible.

Permitir que las reuniones duren tanto como sea necesario.
Distribuir la agenda de la reunin antes de que la reunin empiece.
Permitir al Equipo de Proyecto tener acceso a la agenda.

Justificacin:
El DP debe asegurar que las personas correctas
informacin apropiada en tiempo y forma. (Lled, 2013, p.274)
Recomendaciones para reuniones efectivas:

Tener claro el objetivo de cada reunin.

Programar las reuniones peridicas con anticipacin.
Distribuir los puntos de la orden del da por anticipado.
Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO.
Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunin.
Documentar y publicar la minuta de la reunin.

7. Desarrolle la Matriz de Comunicaciones para este proyecto.

reciban

la