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SECRETARA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO


ALCALDA MAYOR
DE BOGOT D.C.
Secretara Distrital
INTEGRACIN SOCIAL

ESTUDIO DE ASESORA Y ACOMPAAMIENTO


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1. ESTUDIO DE ASESORA Y ACOMPAAMIENTO


PROYECTO 497: INFANCIA Y ADOLESCENCIA FELIZ Y PROTEGIDA INTEGRALMENTE. Jardines Infantiles:
Casas Vecinales y Cupos Cofinanciados.
2. OBJETIVO
Implementar y fortalecer el control interno en el desarrollo del procedimiento de interventora, de acuerdo con los
requisitos establecidos en el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, NTCGP-1000 2009, las
disposiciones legales, los planes, los programas y procedimientos aplicables el marco del Sistema Integrado de
Gestin de la Secretara Distrital de Integracin Social (SDIS).
3. CRITERIOS
Constitucin Poltica de Colombia, artculos 209 y 269.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
tcnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
(Roles de las Oficinas de Control Interno).
Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y
en otras entidades prestadoras de servicios".
Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 de la Presidencia de la Repblica, Por el cual se adopta el Modelo Estndar
de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005.
Decreto 4485 de 2009 del DAFP, "Por medio de la cual se adopta la primera actualizacin de la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin Pblica, versin 2009".
Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 del Concejo de Bogot, D.C., "Por el cual se dictan normas bsicas sobre
la estructura, organizacin y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogot D.C. y se expiden
otras disposiciones".
Decreto Distrital 607 de diciembre 28 de 2007, "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional
y Funciones de la Secretara Distrital de Integracin Social".
4. ALCANCE
Establecer el nivel de cumplimiento de las actividades y obligaciones por parte de la UNAD en calidad de
interventora de los 236 contratos suscritos por la SDIS para la operacin de los Jardines Infantiles Cupos
Cofinanciados y Casas Vecinales, durante el perodo comprendido entre los meses de junio a noviembre de
2011, de conformidad con lo establecido en el Contrato Interadministrativo 3378 del 4 de mayo de 2011; as
como la formulacin de las recomendaciones que sobre el particular se consideren pertinentes. Lo anterior
atendiendo la solicitud del Despacho de Secretaria de Integracin Social mediante radicado No. INT 60534 del
16 de diciembre de 2011.
5. EQUIPO DE TRABAJO
Jacqueline Rivera Fonseca y Mercy Restrepo Santiago, como Coordinadoras del equipo de trabajo.
Equipo de trabajo: Luz Amparo Guzmn Cruz, Mara Nelly Bonilla Barragn, Orlando Doncel Solano, Pedro
Antonio Infante Bonilla, Deyanira Osorio Medina, Ana Cristina Su Quiroga, Alcira Yaneth Malagn, Iris Mara
Crdoba Dvila y Pilar Salcedo Ruales y Luis Guillermo Patio Muoz.
6. METODOLOGA
En consideracin a que el Convenio Interadministrativo objeto del presente estudio finaliz el 15 de enero de
2012, no fue posible verificar en campo las actividades realizadas por el equipo de la UNAD para cumplir con
las obligaciones pactadas. As mismo, no fue posible entrevistar a los interventores porque ya no laboraban para

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la UNAD. Razn por la cual, el equipo de la OCI realiza la verificacin de las obligaciones a partir de: la
informacin suministrada por la Subdireccin para la Infancia, las copias de las actas de visita de interventora
que reposan en los Jardines Cofinanciados y Casas Vecinales y las carpetas de gestin por unidad operativa
entregadas por la UNAD al Archivo Central de la SDIS.
El equipo de la Oficina de Control Interno (OCI) designado para realizar el presente estudio, fue organizado en
tres grupos para efectuar la verificacin y anlisis del comportamiento del Interventor para asegurar el
cumplimiento de las obligaciones en los componentes Nutricional, Pedaggico y Administrativo. Un cuarto grupo
se encarg de verificar y analizar el cumplimiento de las obligaciones de la Interventora y el rol de la Supervisin
de la SDIS durante la ejecucin de la misma.
Para lo anterior, se desarrollaron las siguientes actividades:
1. Se dise y aplic lista de verificacin del cumplimiento de las obligaciones a la Directora de la
Interventora del Contrato Interadministrativo 3378 de 2011.
2. Se dise y aplic lista de verificacin a una de las profesionales designadas como apoyo a la
supervisin del Contrato Interadministrativo 3378 de 2011.
3. Se defini entre contratos y convenios una muestra de 21 operadores contratistas para el desarrollo del
objeto del presente estudio, as:
Jardines Cofinanciados:
3426/2011, 3694/2011, 3388/2011, 3642/2011, 4494/2009, 3760/2011,
3669/2011, 2986/2011, 3434/2011, 3685/2011, 3735/2011 y 3613/2011.
Casas Vecinales: Contratos Nos. 516/09, 315/09, 787/09, 179/09, 811/09, 806/09, 3649/2011, 365/09
y 330/09.
4. Se dise y aplic lista verificacin sobre el cumplimiento de las obligaciones especficas en cada
componente (Pedaggico, Nutricional y Administrativo), por parte de los operadores/contratistas objeto
de la muestra.
7. DESCRIPCIN DE LA INTERVENTORA
La SDIS en los estudios previos describe la Interventora para los contratos y convenios suscritos en materia de
educacin inicial como: el conjunto de acciones que permiten realizar el seguimiento y control sobre la
totalidad de un servicio que conduzca entre otros aspectos a la certificacin del cumplimiento del objeto de un
contrato. Se enfoca directamente a la observacin y seguimiento de la etapa de ejecucin del proyecto y los
resultados de este, revisando que cumpla con lo planeado y por lo tanto con las metas propuestas.
La SDIS concibe la interventora con un enfoque especializado integral, calificado y cualificado que contribuye a
la calidad y mejoramiento permanente de los servicios ofrecidos a los participantes en este caso de los jardines
infantiles en las modalidades Casas Vecinales y Jardines Cofinanciados, a travs de la verificacin y
seguimiento de la totalidad de las obligaciones contractuales suscritas por los operadores y/o contratistas y con
ello con el funcionamiento ptimo en el concepto de integralidad en el servicio, hasta la entrega del proyecto de
liquidacin de los convenios que se finalicen a la finalizacin del presente contrato de interventora.
La labor de Interventora integral debe ser ante todo preventiva y trascender la verificacin de los trminos
legales de los contratos objeto de sta. No basta con la verificacin de lo realizado por el contratista para
determinar el cumplimiento de lo contratado, es necesario que se apliquen instrumentos y herramientas tcnicas
de medicin del avance en el cumplimiento de lo pactado contractualmente, en forma sistemtica, contina y
permanente, a travs del monitoreo y evaluacin de los procesos durante la operacin del servicio. En ellos el
equipo interventor con el debido soporte tcnico, realizar el seguimiento a la ejecucin de los contratos y
convenios y con ello de la calidad en la prestacin del mismo.

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Igualmente, establecer mecanismos e indicadores que permitan determinar el nivel de cumplimiento y ejecucin
de cada contrato o convenio objeto de la interventora; analizar las obligaciones que pueden llegar a constituir
un mayor riesgo en su cumplimiento, de tal forma que permita determinar la conveniencia y/o pertinencia de
continuidad o no de un operador y/o contratista en la ejecucin de los contratos y/o convenios desde los
lineamientos tcnicos del proyecto 497: Infancia y adolescencia feliz y protegida integralmente.
El interventor debe velar con oportunidad por los procesos necesarios para la correcta ejecucin del contrato o
convenio segn corresponda, con todas las novedades que se puedan presentar (adiciones, modificaciones,
incumplimientos parciales, etc), impartiendo orientaciones claras, realizar el seguimiento y control a los
requerimientos y planes de mejoramiento que resulten en el ejercicio del rol de la interventora.
El rol que espera la SECRETARA de la Interventora es el de seguimiento, control y apoyo en la verificacin del
cumplimiento de las obligaciones contractuales de los operadores/contratistas y de lo establecido en los anexos
tcnicos para cada modalidad, para lo cual deber seguir los lineamientos expresados en los documentos que
soporten las contrataciones.
La Interventora debe tener ante todo un carcter preventivo, que alerte con oportunidad a la SECRETARA,
sobre posibles riesgos que deban ser atendidos y corregidos y/o que requieran de un mejoramiento continuo.
Debe ser oportuna para que el proyecto sea eficiente y eficaz"1
Justificacin de la contratacin de la Interventora
Teniendo en cuenta que entre las principales debilidades encontradas en el proceso de supervisin que
desarrollaba directamente la SDIS se tenan: 1. Falta de personal suficiente y capacitado para realizar las
labores de supervisin. 2. Falta de criterios unificados que permitan desarrollar la funcin de interventora de
manera efectiva. 3. Especialidad de los Supervisores en una sola rea de formacin, que limitan el ejercicio de la
supervisin integral, presentando debilidades en las dems reas de supervisin. 4. Falta de un sistema de
informacin unificado que permita conocer en tiempo real el avance de los procesos de operacin de cada
servicio. De ah, que se consider conveniente la contratacin de una Interventora especializada, integral,
cualificada, calificada tcnica, administrativa y financieramente que garantizara la eficiencia, eficacia y
oportunidad de respuesta en el seguimiento y control realizado sobre los contratos y convenio suscritos por la
SDIS en materia de la educacin inicial en los mbitos pedaggicos, nutricionales y administrativos.
Objetivos especficos de la Interventora
Con el contrato de interventora la Secretara se propuso: 1. Garantizar la prestacin del servicio de Educacin
Inicial, contratando a entidades prestadoras, en modo, calidad y tiempo acordados, con el fin de velar por el
bienestar de los nios y nias usuarios del servicio. 2. Promover las acciones correctivas y preventivas
necesarias para que los prestadores del servicio de educacin inicial cumpla cabalmente sus obligaciones
contractuales. 3. Suministrar de manera oportuna e idnea la informacin pertinente y relevante para la toma de
decisiones de la SDIS en torno al servicio intervenido.

Componentes de la Interventora
Se realiza interventora a los convenios de jardines cofinanciados y casas vecinales a partir de los componentes
Pedaggico, Nutricional y Administrativo, entendiendo que ellos dan cuenta de todas las reas necesarias para
el adecuado funcionamiento de los jardines.

Anexos tcnicos. Estudios previos Contrato interadministrativo 3378 de 2011.

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8. SITUACIN ENCONTRADA
A continuacin se describe la situacin encontrada en cada una de las obligaciones del Contrato
Interadministrativo No, 3378 del 4 de mayo de 2011, de acuerdo con el alcance del estudio de asesora y
acompaamiento y segn la muestra observada.
1. En relacin con las condiciones de infraestructura y locativas de los predios que presentan los asociados para
prestar el servicio de educacin inicial, la Interventora deba abstenerse de suscribir acta de inicio de los
contratos/convenios de operacin de los jardines infantiles que deban realizar reparaciones locativas menores
en el 2010, hasta tanto ellas no fueran atendidas por los respectivos operadores. No obstante, se evidencia en
los informes de la UNAD en lo que respecta al anexo de requerimientos, que se suscribieron actas de inicio con
los operadores de los jardines Copito de Nieve, Rayito de Luz, Rincn de la Alegra, sin que se hubiesen
subsanado totalmente las observaciones realizadas en los conceptos emitidos por la Subdireccin de Plantas
Fsicas.
En cuanto a las adecuaciones mayores requeridas, stas se deban realizar dentro de los tres (3) primeros
meses del convenio, observndose incumplimiento de dicha obligacin desde el ao 2009, donde operadores
como: Fundacin Salvemos el Medio Ambiente, Fundacin Pepaso y Fundacin Social Castillo San Lucas,
suscribieron Plan de Mejoramiento y se siguen contratando en 2010 y 201, sin que hayan cumplido con dicho
plan.
2. Para verificar el cumplimiento del objeto contractual de los operadores / contratistas de jardines infantiles, el
interventor informa que dise y aplic mecanismos tales como: Aplicativo web, actas de visitas por
componente, formatos de requerimientos y de informes de gestin de los operadores/contratistas. Sin embargo,
no se pudo evidenciar el funcionamiento y contenido del aplicativo web y de las actas de visita, pues estas
ltimas solo dan cuenta del cumplimiento o no de las obligaciones especficas de cada operador.
3. En lo atinente a la verificacin peridica del cumplimiento de las obligaciones contractuales de los
operadores/contratistas de los jardines infantiles, a travs de visitas a las unidades operativas con su
correspondiente registro de las acciones adelantadas para el correcto y permanente seguimiento en los
diferentes componentes. Al respecto, la Secretara estableci que la UNAD deba garantizar la realizacin en
cada componente de dos visitas mensuales por cada jardn. Se observa de la muestras aleatoriamente tomada
en el presente estudio que ello no se cumpli en debida forma en virtud a que: Para el mes de diciembre en las
Localidades de Usme y Usaqun no se realizaron visitas al Componente Administrativo en los Jardines
Cofinanciados Pequeos Exploradores, Usme Centro y a la Casa Vecinal Tibabita; en el Componente
Pedaggico al Jardn Nido de Amor y Casa Vecinal Orqudeas; En el Componente Nutricional tampoco se
realizaron visitas del Componente Nutricional en las Casas Vecinales San Antonio, Horizontes y Santa Cecilia.
As mismo, se pudo establecer que se realizan visitas a los tres componentes en el mismo da como es el caso
de los Jardines Cofinanciados Chaminade de Buenos Aires, Chaminade Voz de Alerta de la Localidad Rafael
Uribe y las Casas Vecinales La Gran Colombia y Corinto en la localidad de San Cristbal y los Jardines
Cofinanciado Copito de Nieve y Mara Micaela de la localidad de Usme
4. En lo que respecta a que el Interventor deba impartir por escrito todas las recomendaciones, sugerencias,
requerimientos y/o hallazgos a los operadores/contratistas en relacin con el cumplimiento del objeto contractual,
no se evidencia la realizacin de recomendaciones y sugerencias por parte del interventor a los operadores. El
ejercicio de la Interventora se centr en la generacin de requerimientos, los cuales, obstante haberlos
expedido por no ejecucin, ejecucin indebida o deficiente de las obligaciones contractuales, se les dio un
trmino perentorio para darles respuesta, bien fuera de cinco (5) o tres (3) das, segn se tratara de un primer o
segundo requerimiento, sin tener en cuenta la gravedad y/o complejidad del posible incumplimiento, as como la
clase de documentos solicitados. Adicionalmente, en estos requerimientos no se observa que el interventor
exhorte al operador para que aclare y explique las razones que han dado lugar al mismo.
En cuanto al papel que debe desempear la Subdireccin para la Infancia en el trmite de los requerimientos, en
el sentido de que una vez informada por escrito por parte de la UNAD deba tomar las medidas preventivas,

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correctivas o de control necesarias, se evidenci que la UNAD, escanea el requerimiento y lo enva a la SDIS
para su conocimiento, con lo cual, se garantiz que la Entidad pueda acceder a ellos, ms no se evidencia
toma de medidas basadas en los mismos, ni sobre los conceptos que deba presentar la Interventora sobre el
cumplimiento del operador, los cuales por dems se suponan deban presentarse a la SDIS con una valoracin
de la posible afectacin del servicio y perjuicios para la SDIS.
5.Se cumpli con la conformacin del Comit Tcnico de Coordinacin para la ejecucin del objeto y
obligaciones del Contrato Interadministrativo 3378 de 2011; no obstante, no se evidencia en las actas de
reuniones realizadas por ste, el cumplimiento de funciones tales como: Aprobacin del plan de trabajo y las
actividades del contrato de interventora; cronograma para el desarrollo del contrato; definiciones de criterios
para el desarrollo, seguimiento y evaluacin del contrato; definicin y orientacin de lineamientos tcnicos y
metodolgicos generales.
Con lo anterior, se evidencia falta de claridad en el rol que deba cumplir este Comit, pues se excedi al tratar
temas llevados por la Interventora como: definir si la preparacin de alimentos es sobre cobertura de asistencia
da o cobertura contratada SDIS; alcance de cobertura real y cobertura contratada; destinacin de elementos
comprados en casas vecinales; Suspensin de servicios por falta de pagos, entre otros. Temas que deban
manejarse por parte del Interventor de acuerdo con las polticas y trmites de la Entidad, solicitando la asesora
especializada al correspondiente componente y apelando a los conceptos preexistentes de las reas
competentes.
6. Se cuenta con un Procedimiento para la Generacin de Requerimientos a Operadores SEI, implementado por
la UNAD desde su contratacin realizada en el 2009, que refleja la ruta a seguir por los interventores y
coordinadores al interior de la Interventora, procedimiento que no ha garantizado el cumplimiento del total de las
obligaciones de los operadores, toda vez que ante un cumplimiento no satisfactorio y un incumplimiento de las
obligaciones, se les da un mismo trmite, sin que se determine para el primero un plan de mejoramiento y para
el segundo la citacin a audiencia de imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento
correspondientes.
7. Respecto a la gestin desarrollada en el marco del contrato de interventora, la UNAD presenta a la
Subdireccin para la Infancia un informe mensual cualitativo y cuantitativo, el cual relaciona las acciones
adelantada por la Interventora en cumplimiento de sus obligaciones contractuales, detallando slo aquellas que
presentaron avances con respecto a lo informado en los meses anteriores al reportado. As mismo, encontramos
como anexos informes cuantitativos de gestin, conceptos por localidad, seguimiento a visitas, consolidado de
asistencia y semaforizacin, consolidado de porcentaje de favorabilidad, reporte indicadores, cobertura
diferencial pedaggico, acompaamiento a jornadas pedaggicas, supervisin, histrico de requerimientos, y
conceptos sanitarios.
Adicionalmente, al inicio y final del contrato aparecen como anexos informes sobre los conceptos de plantas
fsicas con plan de mejoramiento y sin plan de mejoramiento, y, a partir del mes de julio se reporta un anexo
ms que hace relacin a obligaciones incumplidas y clases de requerimientos.
Con todos los informes anteriormente mencionados se esperaba que tanto el supervisor como el apoyo a la
supervisin, vigilaran la ejecucin del contrato de Interventora, para que se desarrollara conforme a lo pactado
en los estudios previos y en las condiciones tcnicas y econmicas sealadas por la SDIS.
En relacin con el informe mensual cualitativo y cuantitativo por cada una de las unidades operativas, el cual
deba presentar la UNAD organizado por contrato, en el que se deba evidenciar en detalle los aspectos
relacionados con: el desarrollo y alcance de los componentes en cada una de sus modalidades, localidad,
nmero de telfono, direccin, representante legal, coberturas autorizadas, coberturas reales y el reporte de la
informacin evidenciada en las visitas para el Sistema SIRBE. Al respecto, para efectos del presente estudio
como cumplimiento de esta obligacin se tom el anexo denominado Informe conceptos por localidad, por ser
el que ms similitud tiene con los lineamientos determinados por la Subdireccin para la Infancia en los estudios
previos del Contrato 3378 de 2011.

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El informe final de ejecucin que deba presentar la UNAD sobre el CIA 3378/11 a nivel cuantitativo, cualitativo y
financiero, deba incluir: un anlisis sobre los indicadores de evaluacin y seguimiento, la poblacin intervenida
(contratistas operadores), el resultado de la intervencin y las recomendaciones programticas y tcnicas del
proyecto, consolidado de la ejecucin presupuestal mensual y por rubro de toda la ejecucin del contrato.
Informe con el cual, la Secretara si lo estimaba conveniente pudiera realizar los ajustes necesarios en las
futuras contrataciones. Al respecto, en el presente estudio se estableci que dicho informe no cumple con los
lineamientos dados por la Subdireccin para la Infancia.
8. En lo atinente a la entrega de los proyectos de acta de liquidacin con el pleno de requisitos para la
conclusin del correspondiente acto administrativo por parte de la SDIS, conforme a lo previsto en el artculo 60
de la ley 80 de 1.993, para los contratos y convenios que terminaron el mes anterior (Diciembre de 2011), a la
finalizacin del Contrato Interadministrativo en cuestin, se evidenci que de los 242 contratos entregados a la
Interventora para proceso de liquidacin, sta reporta a diciembre 1 de 2012, que de los 122 contratos
terminados al 30 de septiembre de 2011, se encontraban 30 liquidados, otro en proceso de elaboracin de
informe de presunto incumplimiento y los dems en trmite de proyecto de liquidacin.
En cuanto a los 120 contratos restantes que terminaban inicialmente en el mes de octubre y que fueron objeto
de modificaciones, cambiando su fecha de terminacin para el 6, 9 y 15 de diciembre y otros para el 2012, la
Interventora informa que 104 para esa fecha estaban en elaboracin de proyecto de acta y 16 estaban
vigentes. Indicando al efecto que se poda garantizar la entrega del acta de liquidacin de 13 convenios que
tenan la documentacin completa, reiterando que para los 104 ya mencionados no se poda cumplir con este
procedimiento porque la SDIS no haba expedido las 104 situaciones financieras solicitadas por la UNAD, lo
cual les imposibilitaba su labor y por lo tanto el cumplimiento de dicha obligacin.
9. No se evidencia la presentacin de todas las hojas de vida del equipo de interventora con los
correspondientes soportes que acrediten los estudios y experiencia exigidos. As mismo, no se suscribi la
correspondiente acta de evaluacin del recurso humano, donde manifestara expresamente el evaluador
(supervisor o personal delegado por la Subdireccin para la Infancia), el aval del cumplimiento de los requisitos
del 100% del personal.
10. Respecto a los recursos fsicos con los que deba contar la interventora, en cuanto hace relacin a
instalaciones, comunicaciones, transporte y logstica, en concepto de la supervisin se cumpli
satisfactoriamente. En cuanto a los equipos para la sistematizacin y manejo de la informacin recolectada en
campo, la interventora desarroll un aplicativo web que les permita mantener en lnea la informacin de los
operadores.
11. En cuanto al seguimiento de la supervisin de la SDIS a la ejecucin del Contrato 3378 de 2011, no se
evidenci la conformacin de una carpeta contractual gestionada con una documentacin completa y ordenada
cronolgicamente, donde consten los informes de ejecucin de la Interventora, los de supervisin
completos(solo reposan a octubre de 2011), la adicin al mismo tampoco se encuentra archivada, ni se
evidencian trmites para la liquidacin al mismo, no obstante su terminacin desde enero 15 de 2012. As
mismo, no hay una carpeta de gestin del contrato donde repose constancia sobre el plan operativo,
cronogramas de visitas, actas y papeles de trabajo de la supervisin, actividades estas que deban dejar
documentadas tanto el supervisor designado, como los apoyos a la supervisin.
9. DEBILIDADES DEL PROCESO DE INTERVENTORA

En el marco del Modelo Estndar de Control Interno-MECI y La Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2009,
la Secretara debe planificar y desarrollar las actividades necesarias para que las Interventora, bajo condiciones
contraladas garanticen la eficiencia, eficacia y oportunidad de respuesta en el seguimiento y control sobre los
contratos y convenios suscritos por la Entidad.

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En este sentido, el estudio a la Interventora realizada por la UNAD a la prestacin de los servicios de jardines
infantiles en la modalidades de jardines cofinanciados y casas vecinales, permiti identificar aspectos que deben
ser objeto de anlisis, con el fin de establecer acciones que permitan mejorar el proceso de Interventora al
interior de la Secretara y por ende prevenir el impacto de eventos que ponen en riesgo la prestacin del servicio.
Entre los aspectos a mejorar se identificaron:
1.Los instrumentos diseados para la verificacin del cumplimiento del objeto contractual son una lista de
chequeo donde se transcriben las obligaciones especificas, ms no reflejan variables, actividades o productos
que definan la calidad esperada segn los lineamientos y estndares tcnicos de la educacin inicial
establecidos por la SDIS..
2. El procedimiento Nuevo Procedimiento para Generacin Requerimiento a Operadores SEI diseado y
aplicado por la UNAD desde el 2009, no solo no contempla las especificaciones, relaciones y ordenamiento de
tareas necesarias para requerir al contratista/operador para el cabal cumplimiento de las obligaciones, sino que
adems no se encuentra ajustado a lo preceptuado en la Ley 1474 de 2011 y la Resolucin 1203 de 2011 de la
SDIS. Adicionalmente, dentro de las obligaciones y especificaciones para la ejecucin de la Interventora, no
est contemplada la facultad de expedir procedimientos, sino el de acoger tanto los procedimientos,
lineamientos, resoluciones y circulares establecidos por la SDIS, as como las leyes y dems normas que se
expidan relacionadas con el objeto de su contrato. Esto con el nimo de resaltar que la Interventora no debi
actuar por fuera de las obligaciones pactadas, pues ello puede ser bice de incumplimiento.
De acuerdo con el procedimiento antes mencionado, se observa que se dio por parte de la Interventora el
mismo tratamiento a las respuestas a los requerimientos realizados a los operadores, independientemente que
las mismas no fueran satisfactorias, no lograran desvirtuar en su totalidad el posible incumplimiento, no se
atendiera el requerimiento, o reincidiera el operador en el incumplimiento, generando de esta forma un segundo
requerimiento sin distinguir que se tratara de NO EJECUCION O EJECUCION INDEBIDA DE SUS
OBLIGACIONES.
De otra parte, en lo que respecta al contenido del requerimiento, se observa que stos no sealan con
exactitud las razones por las cuales se considera que puede presentarse un incumplimiento de las obligaciones
contractuales, ni los documentos o soportes necesarios que a juicio del interventor deben ser allegados para
aclarar las situaciones particulares de cada caso. En cuanto al trmino de respuesta sealado por el Interventor
se observa que se limitan a definir un trmino de respuesta, ms no se tiene en cuenta para su determinacin la
gravedad y complejidad del posible incumplimiento, permitiendo al operador la reincidencia del incumplimiento,
debido a que se cierran requerimientos sin que se subsane las circunstancias que dieron origen al mismo.
En atencin a lo anterior, la Interventora no determin categoras de acuerdo a la gravedad y complejidad del
hallazgo, pues no realiz distincin respecto a en cules casos se efectuaban recomendaciones, sugerencia o
requerimientos. Situacin que conllev a que se generara un exceso de requerimientos, pues ante casos como
el encontrado en la Jardn Cofinanciado Centro Social Nueva Vida, que gener un requerimiento porque El
jabn detergente y desengrasante se encontraban almacenados en el gabinete ubicado en el interior de la
estufa; cuando ste se poda manejar como una recomendacin en el acta de visita o formato anexo, al permitir
mediante dicho mecanismo hacer correcciones inmediatas sin generar desgaste administrativo tanto al Jardn
como a la Interventora. Con esta circunstancia se desvirta el carcter preventivo y de mejora que caracteriza
la figura del Interventor- Supervisor.
Por todo lo anterior, as como por la falta de una sistematizacin adecuada de los requerimientos y las
respuestas dadas por los operadores a los mismos, se ha dificultado de una parte la toma de medidas
preventivas, correctiva y de control por parte de la SDIS, y por otra, el que se genere el cierre de un
requerimiento y la apertura de uno nuevo en un mismo da, motivado en las mismas obligaciones, tal como se
evidencia en el caso del Jardn Infantil Cofinanciado Centro Social Nueva Vida. (Consecutivo 26138 y 26139
del 25 de noviembre de 2011).

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3.En cuanto a las acciones posteriores al requerimiento y necesarias para citar al contratista a audiencia de
imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se denota debilidad en la Interventora para
llevar a feliz trmino dicho proceso, toda vez que en los informes pormenorizado presentados a la Subdireccin
para la Infancia para sustentar las actuaciones y hechos generadores del posible incumplimiento, presentan
requerimientos cerrados, no allegan los soportes documentales, ni determinan las consecuencias que podrn
derivarse para el contratista. Todo esto sumado a que en la solicitud de la Subdireccin para la Infancia que se
enva a la Subdireccin de Contratacin, en la cual se debe indicar la direccin del contratista a la que debe
enviarse la citacin a la audiencia, sta se presenta de forma errada. Todas estas inconsistencias han
permitido que para el momento de llevar a cabo la audiencia los trminos de ejecucin del contrato se
encuentren vencidos, con lo cual se hace improcedente la imposicin de la multa.
4. La no proyeccin de la totalidad de las actas de liquidacin de los convenios a cargo de la UNAD, la justifican
en el hecho de no contar con las situaciones financieras que deba expedir la SDIS o por la falta de entrega de
documentacin a cargo del operador, lo cual no es causal para dar por aceptado este presunto incumplimiento,
toda vez que lo que solicitaba la Entidad a la Interventora, era un proyecto de acta de liquidacin. Esta actividad
la Interventora la haba podido haber realizado con un adecuado control y seguimientos al cumplimiento de las
obligaciones de los operadores, a los informes financieros y con los certificados de cumplimiento expedidos
para el pago, y as, una vez entregados los proyectos de acta de liquidacin, la SDIS, haba podido fcilmente
efectuar la verificacin de las situaciones financieras y expedir la conclusin del acto administrativo, con lo cual
se hubiera evitado el desgastes administrativos por el cual atraviesa actualmente la Entidad sobre este
particular.
5. De otra parte, en el presente estudio se evidenciaron debilidades en las actividades de vigilancia, control y
seguimiento que le corresponden al supervisor de la UNAD(Subdirectora para la Infancia), en atencin a lo
siguiente:
El supervisor designado se apoy en un equipo de profesionales para el desarrollo de las actividades propias de
la supervisin. Se resalta al respecto que este equipo estaba compuesto por tres personas, las cuales tenan
suscrito para el momento contrato de prestacin de servicios profesionales con la SDIS. No obstante, se observa
que uno de ellos, no contempla ni en su objeto, ni en sus obligaciones especficas de apoyo a la supervisin,
incumpliendo de esta forma lo preceptuado en el pargrafo del artculo 54 de la Ley 2474 de 2008. Situacin
que dificulta la determinacin de responsabilidades.
En los otros dos contratos, en cuanto a las obligaciones especficas, se determinan entre otras: Verificar
mediante visita a los operadores y/o instituciones que prestan servicios a la SDIS, los aspectos contenidos en los
contratos y/o convenios como anexos tcnicos ; Emitir el acta de visita, con base en las no conformidades
y/o hallazgos encontrados en los operadores y Elaborar los proyectos de certificaciones de pago,
modificaciones y liquidaciones de los contratos y/o convenios suscritos con los operadores. Se observa como
ello gener duplicidad de obligaciones entre el Supervisor de la SDIS y la Interventora de la UNAD. Adems,
al no ser coherentes las obligaciones y objetos de los contratos del personal apoyo, con las actividades que
deban haber desarrollado para el efectivo seguimiento y control a la Interventora, sta fcilmente poda
apartarse del cabal cumplimiento de sus obligaciones.
6. El equipo de apoyo a la supervisin en atencin a su conformacin, gener falta de definicin de
actividades y responsabilidades claras, toda vez que se confundieron las propias de la supervisin con las de
gestin administrativa de la Subdireccin Tcnica. Situacin que conllev a que la labor de la Interventora se
centrara en atender a los requerimientos de esta ltima, descuidndose por parte de la supervisin la labor de
validacin, anlisis y mejora de la informacin suministrada por la Interventora. En consecuencia, no se gener
ese espacio donde se facilitara la conceptualizacin y anlisis de circunstancias especiales que llevaran a
efectuar ajustes en la prestacin del servicio, para garantizar el cabal cumplimiento de las obligaciones por parte
de los operadores.
7. Tambin, se observ debilidad en el seguimiento realizado por la Supervisin, reflejada en sus informes

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mensuales, pues stos no dan cuenta de los avances o dificultades en la ejecucin de la Interventora y en
algunos casos es la misma copia ( con cambio de fecha) mes a mes, V. gr.: Obligaciones: 11,13,16 y 26. De ah
que no se haya advertido sobre situaciones especiales que se venan presentando y que podan afectar el
cumplimiento, como es el caso de las liquidaciones, coberturas pagos y requerimientos reiterados sobre los
mismos aspectos incumplidos.
Igualmente, no se evidencia el seguimiento y constatacin que deba realizar la Supervisin a los informes,
anexos y soportes presentados por la Interventora, toda vez que en primer lugar, no hizo ningn requerimiento
a la Interventora para que presentara los informes mensual y final, de acuerdo a los lineamientos dados por la
Subdireccin para la Infancia en los anexos tcnicos; en segundo lugar, para verificar que la ejecucin del
contrato se desarrollara de acuerdo a las necesidades que se pretendan satisfacer con la celebracin del
contrato de interventora.
8. En lo que respecta a las actividades que deba adelantar tanto la interventora como la supervisin sobre la
documentacin que hace parte de los contratos, se observ falta de seguimiento peridico que garantizara que
todos los documentos que se produjeron y recibieron fueran archivados en carpetas y que stas estuvieran
organizadas cronolgicamente de la ms antigua a la ms reciente, y no como se evidencia: sin orden
cronolgico y en ms de doscientos folios por carpeta.

10. CONCLUSIONES
De acuerdo con lo expresado anteriormente, se observa que la interventora adelantada a los 236 contratos
suscritos por la SDIS para la operacin de los Jardines Infantiles Cupos Cofinanciados y Casas Vecinales,
durante el perodo comprendido entre los meses de junio a noviembre de 2011, de conformidad con lo
establecido en el Contrato Interadministrativo 3378 del 4 de mayo de 2011, lleg a un nivel de ejecucin
aceptable, que no permiti trascender de la verificacin de las obligaciones contractuales para garantizar la
eficiencia y eficacia de los servicios ofrecidos por los contratistas/operadores a los nios y nias.
Lo anterior, en razn a que no fue definida con claridad una poltica de operacin que estableciera previamente
las actividades y procedimientos a seguir por parte de la Subdireccin Tcnica, de la Interventora (UNAD) y de
la Supervisin. Adems, los resultados esperados del servicio se orientaron esencialmente al cumplimiento de
coberturas por parte de los operadores y por ende del proyecto. Tampoco fueron establecidos por la
Subdireccin y sus reas tcnicas responsables de los lineamientos por componente (nutricional, administrativo
y pedaggico), suficientes parmetros para la verificacin, confrontacin y seguimiento de los lineamientos y
estndares tcnicos de la educacin inicial establecidos por la SDIS, ni se identifican mejoras tras la finalizacin
de cada uno de los contratos de interventora.
Otra dificultad que se evidencia en la ejecucin de la Interventora es la falta de procedimientos claros, en tanto
que no se establecen previamente las actividades para operativizar el servicio y las relaciones que se suceden
entre reas (subdireccin tcnica-componentes, otras subdirecciones, operadores, interventora y supervisin),
ni los productos o resultados de las mismas, as como su coordinacin y validacin de los flujos de informacin.
Tambin se observ debilidad en la implementacin de los controles establecidos para prevenir o reducir las
situaciones que ponen en riesgo la adecuada prestacin del servicio. Situacin que genera que la labor
preventiva que deba adelantar la interventora se diluya. Es as, que no se observan labores de apoyo y
acompaamiento a los operadores. En cuanto a los requerimientos expedidos por la Interventora, stos no se
expiden de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 1474/2011 y la Resolucin Interna 1203 de 2011, con lo cual no
se garantiz el fin que los mismos persiguen, ni se podrn tener en cuenta para llevarlos ante la jurisdiccin
contenciosa.
De otra parte, respecto a los mecanismos implementados para la evaluacin de la gestin del servicio prestado a
travs de los operadores, se observ ausencia de identificacin previa de las variables cuantitativas y
cualitativas que permitieran una medicin peridica y facilitaran a la SDIS conocer el grado de avance o logro de

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los objetivos establecidos y el uso de alertas. Adems, los indicadores establecidos por la UNAD estn
orientados especialmente a verificar el grado de cumplimiento de las actividades planeadas, sin garantizar el
suministro de manera oportuna y organizada de informacin pertinente y relevante para la toma de decisiones
por parte de la SDIS en torno al servicio intervenido.
En cuanto a la debilidad manifestada respecto al control de documentos y registro producidos en el ejercicio de
la Interventora, con ella se est afectando la posibilidad que la SDIS cuente con el conocimiento y
experiencias documentadas que le permitan mejorar este tipo de procesos contractuales (operadores e
interventoras).
11. RECOMENDACIONES
El presente estudio evidencia la necesidad de adelantar un proceso de revisin y ajuste de las actividades
necesarias para llevar a cabo la Interventora a los servicios sociales que desarrolla la SDIS, garantizando
coherencia entre los objetivos planteados en los proyectos y los requisitos establecidos en los estudios previos,
anexos tcnicos y obligaciones contractuales. Para ello se estima importante considerar los siguientes aspectos:
1. Definicin con mayor precisin de objetivos y requisitos a verificar por parte de la interventora,
especialmente en lo que respecta a los componentes del proyecto.
2. Establecer con claridad las actividades que se deben desarrollar para la verificacin, validacin,
confrontacin, criterios de aceptacin y el seguimiento a los resultados esperados por la SDIS respecto
al servicio objeto de interventora.
3. Definir e implementar los documentos y registros que permitan evidenciar la coordinacin de las
diferentes etapas y actividades del servicio por parte de la Interventora, de la Subdireccin Tcnicasus reas tcnicas-, otras Subdirecciones y la Supervisin.
4. Definir las interfaces entre la Subdireccin Tcnica y sus reas tcnicas, otras subdirecciones, la
interventora y la supervisin, que asegure una comunicacin eficaz y unas responsabilidades claras.
5. Se considera importante que en el Comit Tcnico de la Interventora, se designen expertos de la SDIS
por componente y con presencia permanente, para que estn al tanto de cualquier falencia que se
presente y as reconvenir al contratista en debida forma, con el fin que se implemente acciones
correctivas, preventivas o de control oportunamente. Consecuencialmente con lo anterior, se hace
necesario la revisin y complemento de las funciones asignadas al Comit Tcnico.
6. Para futuras contrataciones de prestacin de servicios que tengan como objeto el apoyo a la supervisin
de contratos de interventora, se recomienda definir las obligaciones especficas propias de esta
actividad, y que no se asimilen, generalicen o confundan con las de Interventora.
7. En atencin al papel o rol preventivo propio de la labor de Interventora, es necesario que se
documenten los requerimientos realizados a las Casas Vecinales con su respectivo seguimiento,
teniendo en cuenta que la Entidad debe garantizar no solo el cumplimiento de los servicios contratados,
sino los inherentes a su gestin administrativa, en cuanto infraestructura y dotacin.
8. Con el fin de mantener el control de la ejecucin financiera de los contratos suscritos con recursos de
vigencias futuras, se recomienda realizar proyectos de liquidacin en forma parcial por cada vigencia
cumplida.

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