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Unidad 4.

Guardar y abrir documentos (I)


4.1. Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos


pestaa

Archivo, o bien el icono

Guardar y Guardar como... de la

de la barra de acceso rpido.

- Al utilizar el comando Guardar

como, Word mostrar un cuadro de dialogo como el que ves a

continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el
documento ya haba sido guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en un archivo
diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia modificada por separado.

- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono

no se abrir ningn cuadro de dilogo,

simplemente se guardarn los cambios. A excepcin de un documento que nunca ha sido guardado, en ese
caso s que se abrir el cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma u otra. An as, aunque la
esttica y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que
estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta
determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que est destinada por defecto a guardar los
documentos. Pero tambin se puede cambiar la carpeta predeterminada.
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un sistema Windows 7. Desde el
panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la
zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel
superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen Bibliotecas > Curso aulaclic. Para
ello, deberas pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te quieres
situar. O bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del todo de la direccin, para abrir los sitios
recientes.

Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva

carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.

En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la
flecha, debers utilizar el desplegable Guardar

en para elegir la carpeta.

Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono

Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos en Windows, y cmo se
organiza su estructura en el siguiente bsico:

El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido
del documento.

El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men despegable podemos elegir otros
tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y as evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda
editar.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro
de dilogo avisndonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que
estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar
como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya
exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo Guardar como.

Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en ella, vers que se abre un men
que te permiteconectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu
equipo.

Tambin

puedes

Web y Comprimir imgenes.

acceder

lasOpciones

al

guardar, Opciones

generales, Opciones

La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo tambin puede variar de las
imgenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versin de Windows, sino que es
algo fcilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir seleccionar cmo visualizar los
elementos. Dependiendo de tu versin de Windows, las vistas disponibles sern unas u otras, pero las opciones
son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.


La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su
fecha de creacin o modificacin, etc) y adems te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas
propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que ms te guste.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Guardar documento

Unidad 4. Ejercicio: Guardar documento


En este ejercicio practicaremos cmo guardar.
1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.

2. En el documento en blanco que se muestra, escribe: Este documento es una prueba para practicar
cmo
guardar
documentos.
O bien copia y pega el texto directamente con CTRL+C y CTRL+V.
3. Haz clic en el botn Guardar de la barra de acceso rpido.
4. Como es la primera vez que guardamos el documento, Word presenta el cuadro de dilogo Guardar donde
deberemos indicar como mnimo la carpeta en que se guarda y el nombre.
5. La carpeta de destino ser el Escritorio. Por lo tanto, deberemos localizarla y seleccionarla en el cuadro.
6. Como nombre, se indica por defecto toda la frase. Seleccinala si no lo est ya y brrala con la tecla
RETROCESO.
7. Escribe el nuevo nombre: Probando cmo guardar.
8. Despliega el listado de tipos del documento, pero no lo cambies, ya que queremos que se guarde con la
opcin por defecto: Documento de Word.
9. Pulsa el botn Guardar. El documento se ha guardado y en la barra de ttulo observamos el nombre que le
hemos dado.
10. Pulsa INTRO para cambiar de prrafo y escribe: Esta frase es una modificacin que slo se ver
reflejada en una copia del documento.
11. Ve a Archivo > Guardar como. En principio debera proponer como carpeta de destino Escritorio, al ser
la ltima que se utiliz para guardar. Si no es as, cmbiala para guardar el documento ah.
12. Como nombre de archivo, lo llamaremos Probando cmo guardar Modificado.
13. Pulsa el botn Guardar. Con esto, lo que hemos conseguido, es crear un documento a partir de otro. As
podremos realizar modificaciones sin alterar el original.
14. Pulsa INTRO y escribe tu nombre.
15. Pulsa las teclas CTRL+G o bien el icono de Guardar de la barra de acceso rpido. Esta accin es la que
ms constantemente realizaremos, ya que conviene ir guardando de vez en cuando. As, si hay algn
problema tcnico o un corte de luz, tendremos nuestro trabajo siempre guardado.
16. Cierra el documento desde Archivo > Cerrar.

4.2. Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaa Archivo.
Tambin podemos hacerlo pulsando CTRL+A.

Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la lista que se
nos muestra, y hacer doble clic sobre l para abrirlo.

Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.


Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro Nombre y
el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos
abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que
el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la bsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si
escribimos v, se despliegar una lista con los archivos que empiecen por v que te permitir hacer clic en l
directamente. sto es til en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.

Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del archivo y
hacer clic en el botn Abrir.

Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un
tipo en concreto ocultar todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se
muestran Todos los documentos de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 972003 para mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que utilices el buscador que
encontrars en el cuadro de dilogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn unas dentro de otras, en orden
jerrquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos,
debers situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de bsqueda, ya que Este incluye las
subcarpetas en su mbito de bsqueda.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Abrir documento

4.3. Eliminar y recuperar archivos


Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que est
listado. Para ello haremos clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento y elegiremos la opcin Eliminar.
O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera. Para restaurar un archivo o
carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde sta.
1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de

reciclaje.

2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre uno de los elementos
seleccionados y elige Restaurar en el men contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados.
Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lstalos en vista Detalle y fjate en la ruta
que aparece en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya que es ah donde lo guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los
archivos por este mtodo.

Ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos


Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
Abre el documento Probando cmo guardar que creamos a lo largo del tema. Debera encontrarse en
el Escritorio.
Una vez abierto, escribe tu nombre completo al final y guarda los cambios.
Luego, cierra el documento, pero sin cerrar Word.

Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos


Inicia el cuadro de dilogo Abrir y sitate donde estn los archivos del tema, es decir, en el Escritorio.
Desde ah, borra los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar Modificado.
Luego, recupera el archivo Probando cmo guardar. Comprueba que ha vuelto a aparecer en el Escritorio y
brralo de nuevo, ya que estos archivos no los volveremos a utilizar a lo largo del curso.

Puedes consultar aqu las soluciones propuestas.

Ayuda ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos


Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
1. Pulsa CTRL+A y localiza el archivo Probando cmo guardar que guardamos anteriormente en
el Escritorio. Luego, pulsa el botn Abrir.
2. Se mostrar el documento. Sitate al final pulsando CTRL+FIN y escribe tu nombre completo.

3. Pulsa CTRL+G para guardar.


4. Pulsa CTRL+W o selecciona Cerrar en la ficha Archivo.

Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos


1. Inicia el cuadro de dilogo Abrir con las teclas CTRL+A y sitate donde estn los archivos del tema, es
decir, en el Escritorio.
2. Para borrar los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo guardar Modificado, puedes
utilizar
cualquiera
de
los
siguientes
mtodos:
- Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre uno y seleccionar Eliminar. Repetir la operacin para el
otro.
- Seleccionar uno y pulsar CTRL, sin soltarla, hacer clic en el otro. Ambos archivos quedarn
seleccionados.
Luego,
pulsa
la
tecla
SUPR.
En ambos casos debers confirmar la accin, aceptando el mensaje que se muestra.
3. Ahora, los archivos han sido eliminados. Para recuperarlos, minimiza las ventanas de forma que veas
el Escritorio de Windows.
4. En l, localiza el icono de la Papelera de reciclaje y haz doble clic sobre l para abrirla.
5. Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el elemento Probando cmo guardar. En el men
contextual, selecciona Restaurar.
6. Cierra la ventana para observar el Escritorio. En l debe estar nicamente este archivo y no el modificado.
7. Seleccinalo y haz clic en SUPR de nuevo para borrarlo. Y confirma la accin.

Evaluacin 4: Guardar y abrir documentos


Slo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin.
Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.

1. Puede haber dos documentos con el mismo nombre?

a) No.
b) Si, siempre que esten en carpetas distintas.
c) S.
2. Cuando especificamos el tipo de archivo en el dilogo Guardar como... podemos elegir:

a) Cualquiera de los tipos que aparecen en el men desplegable.


b) Cualquier tipo compatible con nuestro sistema operativo.
c) Cualquier tipo compatible con el documento que estamos editando.

d) Slo tipo "Documento de Word"


3. Para qu sirve pulsar la tecla F12?

a) Para cambiar a la vista Pantalla completa.


b) Para mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.
c) Para mostrar el cuadro de dilogo Abrir.
d) Todas las respuestas son falsas.
4. Se puede borrar un documento o carpeta desde los cuadros de dilogo Abrir o Guardar?

a) Los archivos s, pero las carpetas no.


b) Las carpetas s, pero los archivos no.
c) No se puede borrar nada.
d) Se pueden borrar, s.
5. La forma en que se visualiza la lista de archivos y carpetas en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar, viene
determinada por:

a) El sistema operativo que se utilice.


b) La versin de Word.
c) La vista escogida.
d) La unidad en que nos encontramos.
6. Para qu sirve el cuadro de texto Nombre en el cuadro de dilogo Abrir?

a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en Guardar, se mantiene.
b) Para renombrar el archivo antes de abrirlo.
c) Para escribir el nombre del documento que queremos abrir, total o parcialmente.
d) Para ocultar los archivos que no coincidan con el texto que insertemos en l.
7. Y para qu sirve el desplegable Tipo de archivo en el cuadro de dilogo Abrir?

a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en Guardar, se mantiene.
b) Para cambiar el tipo del archivo seleccionado, antes de abrirlo.

c) Para informarnos de los tipo de archivo que se pueden abrir en Word, a fin de que no
intentemos abrir un archivo que no se podr mostrar.
d) Para ocultar los archivos de la carpeta que no coincidan con el tipo especificado en l, a fin de
facilitarnos la bsqueda.
8. Podemos abrir un documento que se encuentre en...

a) Nuestro disco duro.


b) Una unidad compartida en red.
c) Una memoria flash, CD, DVD o cualquier dispositivo extrable.
d) Todas las respuestas son ciertas.
9. Si pulsamos CTRL+S se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.

a) S, siempre.
b) S, pero slo si el documento an no ha sido guardado antes.
c) No, simplemente se guardar, pero sin abrir un cuadro de dilogo.
d) CTRL+S no sirve para guardar, para guardar pulsamos CTRL+G.
10. Podemos recuperar un documento que ha sido eliminado?

a) S, con herramientas especficas de recuperacin que slo pueden utilizar especialistas.


b) S, desde la papelera, siempre y cuando no haya sido vaciada.
c) S, siempre y cuando siga en el portapapeles.
d) No.