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FECHA CIERTA

Un documento privado adquiere lecha cierta y produce eficacia jurdica como


tal en el proceso desde:
1. muerte del otorgante;
2. La presentacin del documento ante funcionario pblico;
3. La presentacin del documento ante notario pblico, para que certifiqu
la fecha o legalice las firmas;
4. 4, La difusin a travs de un medio pblico de fecha determinada o
determinable; Y,
5. Otros casos anlogos.
Excepcionalmente, el juez puede considerar como fecha cierta la que haya sido
determinada por medios tcnicos que le produzcan conviccin.
1. Documento privado es el que otorgan las partes sin necesidad de
autorizacin de un funcionario pblico. A este tipo de documento se le
denomina "autgrafo" porque es obra de las partes en su privada relacin y no
como acontece con el documento pblico, denominado "hetertrofo" porque
recoge la actividad de un funcionario pblico.
La parte que presenta un documento privado tiene la carga de probar su
autenticidad porque asume la hiptesis de su desconocimiento por la parte a
quien se los opone. No se atribuye ninguna presuncin de autenticidad, ni en
cuanto a Su apariencia extrema, ni en cuanto a la veracidad de su contenido.
En cambio, un documento privado al quedar judicialmente reconocido tiene el
mismo valor que un instrumento pblico, para quien o quienes lo suscribieron y
tambin para sus sucesores.
2. Los documentos privados extienden su valor probatorio a terceros a
partir del momento que adquieren fecha cierta, pues con anterioridad no
son oponibles a ellos. Lo que se extiende a terceros es la existencia de la fecha
cierta, pero no su contenido y efectos.
Para que el documento privado tenga fuerza probatoria es necesario contar con
fecha cierta. El artculo 245 del CPC regula diversos supuestos sobre la fecha
cierta en el documento Privado.
El supuesto del inciso 1 nos lleva a asumir que el documento privado produce
eficacia jurdica, en lo relacionado con la fecha cierta desde la muerte del
otorgante, pues con ella cesa la capacidad civil. El inciso 2 exige la
presentacin del documento ante funcionario pblico, por citar, los escritos que
presentan las partes al proceso son documentos privados, pero al ser
presentados y recepcionados por el juzgado, adquieren fecha cierta, la cual la
da el cargo de recepcin, que consiste en la constancia de la oficina del da de
su presentacin. Este escrito debe sellarse, y entregarse al interesado la copia
que queda en su poder, como prueba de su presentacin y de la fecha cierta.
En el caso del inciso 3 contempla la presentacin del documento ante notario
pblico, para que certifique la fecha o legalice las firmas. La legalizacin no
afecta la esencia del documento o acto que consta en este, sino que confiere
calidad incontestable a la firma de quien lo suscribe, o sea, autentica la firma.
La legalizacin es la declaracin escrita, mediante la cual el notaro certifica la
autenticidad de la firma aplicada al pie de un documento y, en casos

especiales, la calidad personal del firmante, su identidad y otros datos, para


que el documento haga fe plena donde se presente. Bajo ese contexto, vase
la denuncia penal Nc 2112004-Limaetn, "(...) que al amparo de la pericia grafo tcnica Nc 3067/04, colige
que la funcionaria del barco X, a efectos de hacer valer el documento
denominado transaccin extrajudicial" ante el rgano jurisdiccional,
presuntamente falsific la firma de la agraviada, contando para ello con la
complicidad del notario pblico, toda vez que ante dicho notario se legalizaron
las firmas de la agraviada.
Por su parte, el notario aduce que para la legalizacin de firmas no es
necesaria la presencia de la recurrente (fe de conocimiento), menos tratndose
de documentos que provienen de una entidad bancaria firmados por sus
representantes legales, por cuanto existe vnculo contractual entre la entidad y
el notario; y que no tiene por qu dudar de la fiabilidad del firmante. La
funcionaria refiere que no concurri a la notara pblica, por el acuerdo que
existe entre la notara con el banco; inclusive cuando se trata de instrumentos
pblicos protocolares, como las escrituras pblicas, la firma suelen tomarla en
la oficina del banco. Frente a los hechos descritos, el fiscal sostiene que el
notario est en la obligacin de dar fe de conocimiento e identidad en forma
personal y no a travs de terceros, como presuntamente ha sido en el presente
caso, por lo que debi de modo certero, contar con la presencia de las
personas que firmaron dicho documento en su despacho.
Notarial o ante su presencia y as mismo dar fe de su identidad, omitiendo por
ello un acto funcional que acarrea responsabilidad penal conforme al artculo
145 de la Ley del Notariado vigente, en razn de las caractersticas del
documento a legalizar, hechos que debern ser materia de exhaustiva
investigacin judicial".
3. Los documentos privados de fecha cierta, adquieren una real
dimensin cuando son contrastados en los procesos de tercera excluyente de
propiedad.
Esta pretensin opera cuando se vulnera uno de los atributos de la propiedad,
como consecuencia de la medida cautelar dictada sobre un bien de propiedad
de un tercero ajeno a la relacin procesal. Para la admisin a trmite de la
tercera es fundamental que el demandante pruebe su derecho con documento
pblico o privado de fecha cierta, seala el artculo 535 del CPC. Vase el caso
de la compraventa de un bien inmueble materializada mediante minuta de
compraventa con anterioridad al embargo. Dicha minuta, al reunir el supuesto
del inciso 3 del artculo 245 del CPC, es un documento de fecha ciertia, anterior
a la medida de embargo, y por tal, prevalece aunque la inscripcin en Registros
Pblicos se haya efectuado con posterioridad a la inscripcin del embargo. En
tal sentido lase el siguiente caso{2s}: "la propiedad del precitado bien se ha
acreditado con el anticipo de leg- ' tima del21 de setiembre de 1994 elevado a
escritura pblica el 3 de octubre del referido ao y que fue inscrito en el
Registro de la Propiedad inmueble de Lima el
2 de febrero de 1996, sin embargo la medida cautelar fue inscrita el 't2 de
diciembre de 1995 (...) que en consecuencia debe dirimirse la controversia
frente a dos derechos de distinta naturaleza, uno de ndole personal (crediticio)

y el otro un derecho real (de propiedad), dentro de ese orden de ideas


prevalece el derecho de propiedad materializado en el anticipo de legtima por
ser de fecha cierta y anterior a la medida de embargo, aunque su inscripcin se
haya efectuado con posterioridad a la inscripcin de la medida cautela".
4. Especial comentario merece la facultad notarial de los jueces de paz,
para lo cual resulta interesante apreciar la Casacin Ne 1382-Huaura, mediante
la cual la Sala Suprema desestima una tercera excluyente de propiedad,
sealando que el contrato de compraventa presentado por el recurrente no
tiene fecha cierta, no obstante que las firmas de dos intervinientes fueron
legalizadas por un juez de paz.
La Sala Suprema considera que un juez de paz no se encuentra facultado para
ejercer funciones notariales, de modo que est imposibilitado de legalizar las
firmas de quienes suscribieron un contrato.
Frente a dicha aseveracin, hay que recordar que el artculo 68 de la LOPJ
seala que los jueces de paz s tienen las mismas funciones notariales que los
jueces de paz letrados, pero dentro del mbito de su competencia.
Podemos adems agregar que los juzgados de paz, cuya sede se encuentre a
ms de 10 kilmetros de distancia del lugar de residencia de un notario pblico,
o donde por vacancia no lo hubiera, o en ausencia del notario por ms de 15
das continuos, tienen adems respecto de las personas bienes y asuntos de
su competencia, funciones notariales descritas en el artculo 58 de la LOPJ.
Diremos entonces que' mientras no concurran los supuestos sealados la
facultad notarial del juez de paz no se activar. El ejercicio de ella est
suspendida a la realizacin de la condicin: el territorio y la ausencia. Se debe
esperar su verificacin para que la actividad notarial produzca sus efectos.
Para nuestro ordenamiento jurdico, en un mismo espacio no subsisten dos
alterativas para el ejercicio de la actividad notarial. Una excluye a la otra. No
pueden concurrir ambas a la vez, sino que la facultad notarial del juez est
condicionada en su ejercicio al presupuesto del territorio y la ausencia de
notario en dicho espacio; sin embargo, la condicin suspensiva para la eficacia
de la actividad notarial presenta un vaco cuando la ausencia del notario no
supere los 15 das continuos, a que se refiere el artculo 58 de la LOPJ.
Otro aspecto a destacar en el juez de paz es que este ejerce una funcin
jurisdiccional dentro de los lmites de su competencia. Si un juez ejerce dicha
funcin sin haber sido nombrado en la forma prevista por ley, nos encontramos
ante un juez sin jurisdiccin y, por tanto, sus actos son ineficaces; situacin
diferente a la actividad realizada por un juez incompetente. Este tiene
jurisdiccin, pero no competencia para intervenir en determinadas materias.
La actividad jurisdiccional frente a jueces incompetentes no siempre es fatal,
pues hay situaciones como las que regula el inciso 2 del artculo 1996 del CC,
que producen la interrupcin de la prescripcin con la citacin con la demanda,
aun cuando se haya acudido a un juez o autoridad incompetente.
Bajo dicha premisa diremos que todo juez de paz tiene jurisdiccin
administrativa para la actividad notarial, pero que el ejercicio de este se
encuentra suspendido por factores de territorio y ausencia. En tanto dichos
presupuestos no operen, su competencia estar suspendida.

Para evitar ese peligro, tanto el Cdigo Tributario como la Ley de Cobranza Coactiva
exigen que el derecho del tercerista de propiedad se sustente en un documento
pblico (por ejemplo una escritura pblica extendida por Notario), o en todo caso en
un documento privado de fecha cierta (a un simple contrato privado, por ejemplo, le
dara fecha cierta la constancia de legalizacin de las firmas por un Notario). La
cuestin es: hasta dnde puede extenderse el concepto de la fecha cierta?
Tomemos como ejemplo el caso al que se refiere la RTF 00048-7-2012, en el cual un
tercerista se presenta a reclamar que el inmueble embargado es suyo y presenta,
entre otros documentos, un contrato privado sin firmas legalizadas, pero tambin las
declaraciones y pagos del Impuesto Predial desde aos anteriores al embargo. En la
primera instancia la administracin tributaria le deneg la tercera, sealando que ese
documento privado simple no cumpla el requisito legal de tener fecha cierta, pero no
dijo nada acerca de las declaraciones del impuesto predial y de cmo haban sido
emitidas si el tercerista no era propietario. En la segunda instancia, el Tribunal Fiscal
anula esa decisin y ordena a la administracin volver a merituar todo ello, porque era
necesario verificar si el tercerista, a fin de declarar y pagar su impuesto predial, haba o
no presentado ese contrato simple al municipio respectivo para inscribirse como
contribuyente del impuesto.

Y es que, desde la emisin de la RTF 07353-2-2002, este tribunal tiene el criterio,


bastante acertado, de que si el documento privado simple es presentado ante un
funcionario pblico, entonces adquiere la calidad de fecha cierta, precisamente porque
su existencia anterior al embargo ya no puede acreditarse con la mera afirmacin de
las partes que firmaron ese documento, sino que adems, ese documento habra sido
de conocimiento del Estado a travs de su incorporacin a un procedimiento. En el
caso que comentamos, eso significa que si el tercerista present su contrato privado
para efectos de inscribirse como contribuyente del impuesto predial por ese inmueble,
entonces ese contrato s tiene fecha cierta.
El criterio es til, incluso si el procedimiento en el cual el contrato se present no
guarda relacin directa con el tema de la propiedad de los bienes. Pensemos en una
empresa que adquiri la propiedad de equipos y maquinaria de una planta industrial
mediante un contrato privado simple, que luego por diversas causas son embargados
al antiguo propietario o a otra persona. Si por ejemplo, ese contrato fue presentado
como parte del expediente de la empresa ante SENASA para certificar su planta para
realizar agroexportaciones, ese contrato se habr convertido en uno de fecha cierta,
pudiendo con ello sustentar su tercera de propiedad y recuperar sus bienes. As que
en estos casos, el tener acceso a esos procedimientos administrativos en los cuales
podamos encontrar apoyo a nuestros documentos simples, es esencial. Buena
memoria y un archivo ordenado, entonces, se vuelven importantes, adems del
cuidado necesario para la custodia de los bienes de la empresa.
Actualmente dentro de nuestro marco jurdico, especficamente en el Derecho Privado, existen
una serie de actos jurdicos que para su validez, es necesario que los particulares los inscriban
ante el Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio, o bien deban de ser reconocidos por

un fedatario pblico mediante el instrumento correspondiente, e incluso que se lleven a cabo


ambas actividades, tales como las compraventas de inmuebles, o los contratos de
arrendamiento, por citar los ms populares. Lo cierto es que no todos los actos deben tener
aparejada tal cualidad, sin embargo cada da existe la imperante necesidad por parte de las
autoridades fiscales, autoridades de derecho pblico, de demostrar la real celebracin de un
determinado acto, por ejemplo la compraventa de mercancas o bien la prestacin de un
servicio.
Desafortunadamente para muchos contribuyentes, las autoridades hacendarias en
innumerables revisiones y al parecer por su normatividad interna, tienen la prerrogativa de
considerar como no realizadas las operaciones que no obren en documentos que ostenten
fecha cierta, tales como contratos de compraventa, prestamos, mutuos, comodatos, actas
de asamblea, recibos, etc. Esta situacin ocasiona en la mayora de los casos, que las
autoridades hacendarias determinen crditos fiscales a cargo de los contribuyentes; como
resultado de lo anterior, muchos particulares acuden, si es que sus posibilidades econmicas
se las permiten, a interponer los medios de defensa correspondientes, lo anterior a efecto de
esgrimir las razones por las cuales la autoridad administrativa rechaza las deducciones
derivadas de la celebracin de tales actos; pues resulta evidente, que en la parte fiscal dichas
operaciones si se encuentran amparadas a travs de un comprobante fiscal, cuentan con el
requisito de haber sido pagadas a travs del medio bancario exigido por la ley, y que adems
se evidencian dentro de un contrato, entre otros requisitos ms (Archivo XML, registro
contable, ser estrictamente indispensables, tener el IVA trasladado en forma expresa y por
separado, retencin y entero de los impuestos, etc.) y que por carecer del atributo de la fecha
cierta,
son
base
para
la
determinacin
de
un
crdito
fiscal.
La inexistencia de contratos dentro de la celebracin de operaciones, es una deficiencia formal
muy comn en las prcticas comerciales, puesto que en muchas ocasiones, simplemente las
partes (proveedor y cliente) celebran la operacin sin siquiera tener un contrato, o Acaso
usted celebra con las reas de ventas de las tiendas de conveniencia o de los supermercados
un contrato de suministro o de compraventa por las adquisiciones que realiza por sus vveres?,
evidentemente no, y lo mismo ocurre en la gran mayora de los casos, y en muchas ocasiones a
peticin de la autoridad, los contribuyentes elaboran tales documentos a efecto de satisfacer
los requerimientos de un oficio, y es en este momento en que la autoridad fiscal observa las
deducciones realizadas que provienen de un contrato elaborado ex profeso y que carece de
fecha
cierta.
La fecha cierta, no es otra cosa que la cualidad del acto jurdico de haber sido celebrado en un
momento determinado del tiempo, y que deviene de una autoridad o bien de un fedatario
pblico, con lo cual el acto puede hacerse valer frente a terceros; por ejemplo, un contrato
puede adquirir fecha cierta a partir de la ratificacin de su contenido y firma por parte de un
notario pblico. Ciertamente, valga la redundancia, la fecha cierta es un atributo que le
permite a las autoridades fiscales, tener la certeza de que un acto, realmente fue celebrado
por el sujeto a revisin, y por ende presumir que si se realiz.
Pero Qu pasa con los prstamos documentados mediante ttulos de crdito?, por ejemplo
un pagar; en realidad el pagar debera de operar por s mismo, sin necesidad de su
ratificacin o reconocimiento de alguna autoridad, pues recordemos que entre sus
caractersticas se encuentra la autonoma, razn por la cual no depende de un contrato para
valerse por s mismo, y que mercantilmente se considera como un documento fundatorio de la
accin, y que adems trae aparejada ejecucin, entonces por qu dotarlo de fecha cierta? Si
bien es cierto, como lo sealbamos al inicio de este breve comentario, los particulares no se
encuentran obligados a dotar a todos los actos jurdicos que celebren de la caracterstica de

fecha cierta, la realidad es evidentemente otra, puesto que en el caso de que usted sea sujeto
del ejercicio de facultades de comprobacin, lo ideal es que si bien no todas sus operaciones
cuenten con dicho atributo, considere que las operaciones ms importantes si deban de
ostentar dicha forma, pues evidentemente podran, aclaro dado que no es un regla, ser
observadas por las autoridades fiscales, y dar origen a un crdito fiscal por considerarse un
acto ex profeso.

Qu significa "fecha cierta"?


Se comprende que el tiempo en que los actos jurdicos se verifican, es una circunstancia
capital por las consecuencias que puede promover en la esfera jurdica la concurrencia o
conflicto de derechos. De ah la necesidad de la fecha cierta, que es la constancia
autntica del momento en que un acto jurdico se verific.
Mientras los actos jurdicos pblicos tienen fecha cierta, que es la que se consigna en
ellos por persona que guarda la fe pblica, los instrumentos privados carecen de tal
particularidad, es decir, no tienen autenticidad, no hacen fe contra terceros en cuanto al
verdadero momento en que fueron otorgados.
A causa de que las partes intervinientes en un acto privado podran fechar falsamente
los documentos (cartas-rdenes, recibos, contratos, etc.), con propsitos de disimular la
verdad de las situaciones o relaciones jurdicas, acarreando perjuicios a los terceros, la
fecha cierta es requisito importantsimo.
Para que los instrumentos carentes de fecha cierta la adquieran, deben ser presentados
en juicio o archivados en una oficina pblica, o reconocidos ante un oficial pblico, o
insertos en algn protocolo notarial. La fecha cierta, en tales casos, es la de la
presentacin, insercin o reconocimiento. Tambin adquiere fecha cierta un documento
a contar desde el da del fallecimiento de la persona que lo otorg.