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SECRETARA DE EDUCACIN
Sistema nico de Informacin de la SE
Mdulo de Plantillas de Personal
SIPSE
MAN UAL
DE
USUARIO
(Versin 1.1)
Subdireccin de Informtica
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INDICE GENERAL
INTRODUCCION
1. REQUERIMIENTOS E INSTALACIN DEL SISTEMA
2. ACCESO AL SISTEMA Y MENU PRINCIPAL
3. CAPTURA
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Perfil acadmico
4 CONSULTAS
5 REPORTES
6 EXPORTAR A EXCEL
6.1 Exportar informacin hacia Excel
7 ANEXO 1: CONSIDERACIONES PARA REGISTRAR EL GRADO
MAXIMO DE ESTUDIOS
8 ANEXO 2: Formatos SIPSE
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INTRODUCCIN
Con la intencin de tener un conocimiento mas detallado de los diversos planteles educativos del
Estado de Veracruz, as como tener un diagnstico del sistema educativo estatal, la Secretara de
Educacin est llevando a cabo la creacin de un sistema nico para la recuperacin de la
informacin, el cual est dividido en tres bloques principales que consideran los siguientes mdulos
de informacin:
Bloque
Estadstica general
e infraestructura
Herramientas de acopio
Formato 911 y mdulo
Infraestructura (INPESEC)
Recursos humanos
Alumnos
de
Cobertura 2005-2006
Todos los planteles de educacin
bsica y media superior
Todos los planteles oficiales de e.
bsica y media superior
Secundarias de las delegaciones de
Xalapa y Coatepec
Con este sistema, se evitar la peticin reiterada de informacin por parte de las diversas
dependencias de unidad central, generando una reduccin del nmero de formatos y sistemas de
informacin a llenar por los planteles, dando inicio a un proceso paulatino de automatizacin de los
servicios administrativos y escolares de la Secretara y los Planteles, que permita contar con
informacin ms gil y oportuna para la toma de decisiones, as como la retroalimentacin a las
instituciones educativas y la comunidad en general.
Los mdulos de estadstica general e infraestructura, fueron enviados a las delegaciones regionales
y/o planteles educativos a principios del ciclo escolar 2005-2006 para la captacin de esta
informacin.
El segundo mdulo es el que nos ocupa en este documento, y es el de Plantillas de personal,
correspondiente al bloque de Recursos Humanos.
Mediante el mdulo de Plantillas de personal, se pretende tener un conocimiento mas detallado de la
ubicacin del personal, sus datos generales, dependientes econmicos, su grado de estudios, las
funciones que llevan a cabo y la carga acadmica del personal docente de los diversos planteles
educativos del Estado de Veracruz. Esta informacin ser til para la Direccin General de
Administracin y Finanzas, la Direccin General de Planeacin Organizacin y Programacin, la
Direccin General de Evaluacin y Control Educativo y la Coordinacin Estatal de Carrera
Magisterial.
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Windows 98 o superior
1 GB o superior
64 MB o superior
Requerido
Para instalar el software, debe verificar la versin del sistema operativo que tiene la mquina en la
que desea instalarlo. Si la versin es Windows 98 debe realizar los pasos expuestos en el punto 1.2.
Si la versin del sistema operativo de la mquina es superior a Windows 98, es decir, Windows
Milenium, Windows 2000, Windows XP Home, Windows XP Professional, debe realizar los pasos
del punto 1.1.
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Una vez que inicia sesin, el sistema mostrar el centro de trabajo a actualizar,
como se ve en la pantalla no. 1, en la cual debe dar clic sobre la imagen de
(lpiz)
para continuar, si el centro de trabajo tiene horario mixto o
discontinuo el sistema lo llevara a la pantalla no. 2, en caso contrario deber
elegir el turno de la plantilla que se va a capturar y hacer clic en el botn
[siguiente] llevndolo a la pantalla no. 2.
Pantalla No.1
Pantalla No.2
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3. MENU CAPTURA
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Lista precargada
Barra de desplazamiento
Lo primero que despliega esta pantalla son los datos del centro de trabajo que
se seleccion en la opcin de Identificacin del Centro de Trabajo. Estos datos
no se pueden modificar, su finalidad es que el usuario siempre tenga visible el
CT identificado y el turno que est capturando:
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3.2.1
Opciones
que
se
deben de
seleccionar
para
justificar la
causa de la
Baja.
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Paso 3.- Elija el Motivo por el que se elimina al Empleado de ese Centro de
Trabajo. Para seleccionar deber dar clic sobre la opcin hasta que aparezca
sombreada de color verde.
Si Selecciona
esta opcin,
deber elegir
un motivo de
la
lista
desplegable.
Si elije esta opcin, deber teclear los motivos que originaron la baja del
empleado.
Paso 5.-
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OBJETIVO: Dar de baja temporal a aquellos empleados que tengan una Licencia
Mayor a 6 meses y exponer el motivo de la licencia.
Para dar de baja Temporal a un empleado siga los siguientes pasos.
Paso 1.- De la lista precargada seleccione el empleado que necesite dar de baja
temporal hasta que aparezca sombreado de color azul. Como lo muestra la
siguiente figura:
Opciones
que
se
deben de
seleccionar
para
justificar la
causa de la
Baja.
Paso 3.- Elija el Motivo por el cual da de Baja Temporal al Empleado de ese
Centro de Trabajo. Para seleccionar deber dar clic sobre la opcin hasta que
aparezca sombreada de color azul.
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Si elije esta opcin, deber teclear los motivos que originaron la baja del
empleado.
Paso 5.-
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Paso 4.- Seleccione alguna de las 2 opciones de bsqueda: Buscar por RFC o
Buscar por Nombre. Por defecto, aparecer seleccionada la opcin de Buscar
por RFC.
Paso 5.- Proporcione el o los valores para la bsqueda segn la opcin que haya
elegido: RFC o
Nombre. Puede proporcionar la cadena completa o una
parcialidad de esta y a continuacin de clic sobre el botn Buscar para ver los
empleados de la SEV que coinciden con la cadena proporcionada.
NOTA: Cabe Mencionar que puede teclear solo una parte de la(s) palabra(s), es
decir si no se sabe el RFC completo o el Nombre puede proporcionar una parte
y el sistema arrojar todas las coincidencias.
Selecciona alguna de estas
opciones
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la
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Paso 7.- Dado que esta opcin permite registrar empleados de la SEV
comisionados en el CT identificado, usted no podr introducir datos en los
campos de RFC y Nombre, para llenarlos deber dar clic sobre el botn buscar
para buscar al empleado comisionado en el catlogo de empleados de la SEV,
para lo cual el sistema lo enva a la pantalla Buscar empleado que ilustramos
anteriormente del paso 3 al 6 de esta seccin 3.2.4 Comisin externa
Paso 8.- Seleccione SI o NO dependiendo de si existe algn oficio de Comisin
para que el empleado labore en ese Centro de Trabajo. Si eligi Si, dirjase al
paso 7. Si selecciono No, vaya al paso 10.
Paso 9.- En caso de que exista un oficio de Comisin, usted vera la siguiente
parte de la pantalla que aparecer donde deber proporcionar informacin
correspondiente al Oficio de Comisin.
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Paso 3.- Seleccione alguna de las 2 opciones de bsqueda: Buscar por RFC o
Buscar por Nombre. Por defecto, aparecer seleccionada la opcin de Buscar
por RFC.
Paso 4.- Proporcione el o los valores para la bsqueda segn la opcin que haya
elegido: RFC o
Nombre. Puede proporcionar la cadena completa o una
parcialidad de esta y a continuacin de clic sobre el botn Buscar para ver los
empleados de la SEV que coinciden con la cadena proporcionada.
En caso de no encontrar registros que coincidan vera el siguiente mensaje:
NOTA: Cabe Mencionar que puede teclear solo una parte de la(s) palabra(s), es
decir si no se sabe el RFC completo o el Nombre puede proporcionar una parte
{como mnimo 4 caracteres} y el sistema arrojara todas Selecciona
las coincidencias.
alguna de estas
opciones
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la
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Paso 3.- Cuando haya proporcionado todos los datos de clic sobre el botn
Guardar para salvar la informacin que acaba de introducir y automticamente
el empleado ser agregado a la Lista de Empleados que actualmente laboran en
el Centro de Trabajo.
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Paso 5.- Si desea visualizar la informacin de las altas agregadas para este
centro de trabajo de clic sobre el botn Ver Altas y le aparecer la pantalla
siguiente :
Para ver toda la Informacin del empleado de clic en la imagen del lpiz
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Si la plantilla se guarda
correctamente ver ste
mensaje
NOTA: Debe GUARDAR los cambios que haya realizado a la plantilla antes de
dar clic en cualquier botn de la pantalla, de lo contrario puede perder dichos
cambios.
3.3
Datos del CT
identificado, y
Plantilla definida
para ese CT.
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Barras
Desplazadora
s.
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Para poder registrar las cargas acadmicas es necesario hacer clic en el botn
Guardar y si existiera una plaza de la lista que la ejerce un centro de trabajo
donde hubiera inconsistencia se deber aclarar este detalle o desmarcar dicha
plaza, para realizar la carga acadmica.
El mensaje si hubiera inconsistencia es el siguiente:
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f)
g) Introduzca en los espacios correspondientes los horarios que tiene el
profesor para el grado, grupo y materia indicados antes.
Nota: Los horarios debern ser introducidos en el siguiente formato: (hh:mm) Ejemplo:
12:10
Dependiendo de las horas que se vayan capturando de la semana, el nmero que
aparece en la parte superior ir cambiando.
ste dato se calcula
tomando como base si indic horas de 60 o 50 minutos.
h) Elija el botn
cuando haya terminado.
Aparecer un mensaje como el siguiente:
Y entonces podr ver que los datos que proporcion se han agregado a la
lista de Carga Acadmica de empleado:
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PARA ELIMINAR:
Seleccione un Registro de la Lista de Carga Acadmica del empleado.
Nota: Para seleccionar un registro de clic sobre l con el puntero del Mouse
Elija el botn
PARA EDITAR:
a) Seleccione un Registro de la Lista de Carga Acadmica del empleado.
Nota: Para seleccionar un registro de clic sobre l con el puntero del Mouse
b) Elija el botn
c) Modifique los datos que sean necesarios.
d) Elija el botn
cuando haya terminado.
Aparecer un mensaje como el siguiente:
El valor de
que usted
proporcion deber de coincidir con la suma de todas las horas frente al Grupo que se muestran en la
Lista de carga acadmica.
Si el total de horas es mayor o menor el sistema le enviar el mensaje siguiente, usted deber realizar
los cambios pertinentes, de lo contrario su informacin la dejara inconsistente.
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para
Podr observar que los controles que antes aparecan desactivados, es decir, no
se podan modificar, ahora aparecern vacos en caso de que el empleado aun
no tenga datos asociados a l.
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Si hay uno o ms dependientes econmicos, en lugar del mensaje ver una lista
como la siguiente:
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Si desea Agregar otra persona dependiente, de clic otra vez sobre el botn
agregar.
O si desea Modificar los datos de otra persona que se encuentra en la lista,
guarde el registro con el que trabaja actualmente y luego modifique el
siguiente.
Cuando haya terminado de proporcionar o modificar todos los datos de las
personas que dependen econmicamente del empleado, de clic en
para salvar los nuevos datos que acaba de ingresar o las modificaciones que
realiz.
Seleccione el botn
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Paso 2.- Vuelva a dar clic sobre el empleado seleccionado o clic en el botn Ver
para visualizar los documentos de grado acadmico que tiene precargados el
empleado, los cuales aparecern en otra lista en la parte inferior de la pantalla:
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Barra de
desplazamiento
PARA ELEIMINAR UN REGISTRO:
Nota: Recuerde que solo se podrn Eliminar los Registros que usted captur.
a) Posicinese sobre el Registro que desee Eliminar y de clic en el botn
, el
sistema le enviara el siguiente mensaje.
para deshacer la
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Podr notar que el RFC del empleado se pone de color ms oscuro (negritas),
para indicar que el empleado tiene Registrado el ltimo Nivel acadmico que
curs.
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Proporcione los datos que se le solicitan, en este caso todos los datos son
obligatorios ya que estn con fondo color amarillo.
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Al terminar de proporcionar los datos elija Guardar para salvar los cambios
y agregar la Nueva Escuela o Ciudad a la Base de Datos.
Ver el siguiente mensaje y los cuadros de texto se deshabilitarn.
Cuando haya guardado los datos, elija el botn Cerrar para salir y regresar
a la pantalla anterior.
c) Ya que haya introducido o seleccionado los datos, de clic sobre el botn
para Salvar los cambios realizados en el Perfil Acadmico del
Empleado.
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4. MENU CONSULTAS
Si no conoce la Clave del Centro de Trabajo o desea consultar todos los Centros
de Trabajo a los que se les ha capturado su Plantilla de Empleados, entonces no
escriba nada y elija
Ver el siguiente mensaje:
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5. MENU REPORTES
5.1
Reporte de Plantilla
El men Reportes cuenta con una sola opcin que tiene como funcin Imprimir
la Plantilla completa del Centro de Trabajo con el que actualmente se est
trabajando.
La finalidad de este reporte es que el usuario del sistema verifique si su captura
est completa o le faltan datos por registrar para cada empleado.
Como puede ver en la imagen de abajo, para cada empleado de la plantilla
aparecen las columnas Plaza, Carga Acadmica, Datos personales y Perfil
Acadmico. En estas columnas aparecen los datos SI, No N/A en donde SI
indica que la captura de estos datos se hizo completa, NO que no se hizo dicha
captura para cada empleado y N/A indica que no aplica capturar esa
informacin para el empleado, es decir, no la pide el sistema. Por ejemplo, los
empleados con funcin no docente, no requieren que se capture carga
acadmica y para estos casos aparecer N/A. El reporte le indica si su captura
est completa cuando no existe en ninguna de las columnas la palabra NO, es
decir, deben aparecer las palabras SI y/o N/A.
A continuacin se muestra un ejemplo del Reporte y abajo se explicarn la
utilizacin de los botones de la pantalla.
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Elija la Impresora en la
que desee Imprimir su
Reporte.
Imprime el documento
2
5
4
1.2.3.4.5.-
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6. EXPORTAR A EXCEL
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6.1
El men EXPORTAR A EXCEL cuenta con una sola opcin que tiene como funcin
la de generar informacin a un archivo Excel de la Plantilla completa del Centro
de Trabajo con el que actualmente se est trabajando.
Para la exportacin a Excel es necesario
que el usuario complete la
informacin, es decir deber actualizar todos los empleados de la plantilla de
este centro de trabajo, como se explica en la seccin 3.4 Datos personales y
generales del empleado, de lo contrario le enviar el siguiente mensaje
Como puede ver en la pantalla anterior el usuario podr elegir una de las
siguientes opciones y despus hacer clic en el botn
a Excel:
Si el usuario elige
de Exportacin
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Si el usuario elige
pantalla.
le mostrar la siguiente
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Si el usuario elige
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2) GRADO
ACADMICO:
SIN GRADO
TECNICO
PROFESOR
LICENCIATURA
MAESTRIA
DOCTORADO
7)NIVEL
ALCANZADO:
COMPLETO
MENOS DE 75%
75% O MAS
3) COMPROBANTE DE
ESTUDIOS
CONSTANCIA DE ESTUDIOS C.
DIPLOMA
BOLETA DE CALIFICACIONES
CERTIFICADO
CARTA DE PASANTE
ACTA DE EXAMEN
TITULO
CEDULA PROFESIONAL
CONSTANCIA DE TITULACION
MEDIDO EN:
AOS
SEMESTRES
CUATRIMESTR
ES
MESES
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NORMAL
NORMAL PREESCOLAR
NORMAL PRIMARIA
POSPRIMARIA COMUNITARIA
PRIMARIA
PRIMARIA INDIGENA ASISTENCIAL Y CAPACITACION PARA EL
TRABAJO
PRIMARIA O SECUNDARIA ABIERTA O CAPACITACION PARA EL
TRABAJO
PROFESIONAL ASOCIADO
PROFESIONAL TECNICO
PROFESIONAL TECNICO (CURSOS INTENSIVOS)
PROFESIONAL TECNICO ABIERTO
PROFESIONAL TECNICO-LICENCIATURA
PROFESOR
PROFR. EDUCACION PRIMARIA
SECUNDARIA
SECUNDARIA ABIERTA
SECUNDARIA COMUNITARIA
SECUNDARIA COMUNITARIA INDIGENA BILINGUE
SECUNDARIA CON CARRERA COMERCIAL
SECUNDARIA GENERAL
SECUNDARIA GENERAL MIXTA
SECUNDARIA INDIGENA COMUNITARIA
SECUNDARIA NOCTURNA MIXTA
SECUNDARIA PARA TRABAJADORES
SECUNDARIA TECNICA
SECUNDARIA TECNICA AGROINDUSTRIAL
SECUNDARIA TECNICA AGROPECUARIA
SECUNDARIA TECNICA COMERCIAL
SECUNDARIA TECNICA FORESTAL
SECUNDARIA TECNICA INDIGENA
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LICENCIATURA EN EDUCACION
LICENCIATURA EN EDUCACION
LICENCIATURA EN EDUCACION
LICENCIATURA EN EDUCACION
LICENCIATURA EN EDUCACION
LICENCIATURA EN EDUCACION
INTENSIVOS)
LICENCIATURA TECNOLOGICA
LICENCIATURA UNIVERSITARIA
MAESTRIA
MAESTRIA ABIERTA
MEDIA
NORMAL
PREESCOLAR
PRIMARIA
SECUNDARIA
SECUNDARIA (CURSOS
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