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SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS DE LA ANI

Manual de Usuario
Noviembre 2014

SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS DE LA ANI


Manual de Usuario

NDICE

1.

OBJETO Y ALCANCE .................................................................................................................................... 3

2.

ENTORNO DE TRABAJO .............................................................................................................................. 4


2.1.

REQUISITOS MNIMOS DEL SOFTWARE ....................................................................................... 4

2.2.

SOLUCIN TECNOLOGICA APLICADA.......................................................................................... 5

3.

FUNCIONALIDAD ......................................................................................................................................... 6

4.

GESTIN DE LOS PROYECTOS .................................................................................................................. 7


4.1.

PANTALLA DE PROYECTOS............................................................................................................. 7

4.1.1.

COPIAR PROYECTO ................................................................................................................ 9

4.1.2.

PAUSAR PROYECTO ............................................................................................................... 9

4.2.

PANTALLA DE ESTRUCTURACIN / GESTIN DE PROYECTOS............................................ 10

4.2.1.

PROYECTO .............................................................................................................................. 10

4.2.2.

CRONOGRAMA ...................................................................................................................... 12

4.3.

PANTALLA DE REPORTES .............................................................................................................. 14

4.4.

CORRESPONDENCIA........................................................................................................................ 20

5.

MDULO DE DICCIONARIOS ................................................................................................................... 24

6.

MDULO DE USUARIOS............................................................................................................................ 25

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1.

OBJETO Y ALCANCE

La aplicacin Sistema de Control de Proyectos de la ANI ha sido desarrollada para ser capaz de
realizar un seguimiento de los proyectos realizados por la ANI, de forma que en cualquier momento se
pueda consultar o modificar toda la informacin almacenada de dichos proyectos. Todo ello se ha
desarrollado siguiendo una plantilla base realizada en Project para obtener un cronograma de
actividades vinculadas y con una duracin estimada.

El objeto de este documento es dar a conocer al cliente un pequeo manual de uso de la aplicacin. A
travs de dicha aplicacin el cliente va a poder revisar el proyecto en cualquier momento y gracias al
software desarrollado va a poder generar unos reportes ejecutivos donde se muestren las actividades
realizadas, pendientes, en retraso, etc. y otros reportes que le permitirn ver en qu estado est cada
proyecto.

Esta aplicacin ha sido desarrollada por TYPSA para satisfacer la necesidad de llevar el seguimiento de
los proyectos de la ANI siguiendo una plantilla base (desarrollada inicialmente en Project). Es, por tanto,
un software especfico diseado para recoger, guardar y mantener informacin, proporcionando,
adems, herramientas eficaces para su anlisis y/o consulta.

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2.

ENTORNO DE TRABAJO

Se podr acceder a la aplicacin desde cualquier dispositivo con conexin a Internet.

El interfaz es sencillo e intuitivo, va web, y con los datos bsicos necesarios para poder realizar un
seguimiento de las actividades que tiene un proyecto en concreto.

La integracin del diagrama de Gantt supone un gran aporte para visualizar rpidamente cmo va el
desarrollo del proyecto seleccionado, detallando todas sus actividades y viendo en tiempo real cmo va
la realizacin de las actividades que componen dicho proyecto.

2.1.

REQUISITOS MNIMOS DEL SOFTWARE

Los requisitos mnimos necesarios para montar esta arquitectura de aplicaciones en un servidor ajeno al
de Typsa son los siguientes:

Hardware
Servidor doble procesador Intel Xeon 2.4GHz (mnimo)
8Gb RAM (mnimo)
150Gb de almacenamiento para la base de datos,
500Gb de almacenamiento estndar para los documentos anexos, en disco separado del de bd. (Ambos
datos de disco dependen de las necesidades de la aplicacin a montar)

Software
Windows Server 2008 R2 Standard SP1 (o posterior)
Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard (o posterior)
Apache httpd server 2.2.4
Servidor de correo saliente Mercury 4.5
Software de TYPSA (libreras dll, javascripts, ficheros de fuentes, imgenes y css)

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Comunicaciones
Acceso a internet e IP fija.

2.2.

SOLUCIN TECNOLOGICA APLICADA

La solucin tecnolgica que se ha utilizado es la siguiente:


Interfaz de usuario: se ha desarrollado un interfaz sobre HTML5, CSS3 y Javascript, con flujos
de informacin sobre Ajax.
Servidor de aplicaciones: Se usa un servidor de aplicaciones sobre Apache, desarrollado
ntegramente por TYPSA y programado en C++. El servidor es el encargado de soportar los
diferentes Web Services usados por la aplicacin, en concreto da soporte a:
o

Aplicacin web para gestionar el mdulo de Proyectos, el mdulo de Estructuracin /


Gestin de Proyectos, el mdulo de Visualizacin Web de los diferentes Reportes, el
mdulo de diccionarios y el mdulo de usuarios.

Gestin interna de los correos automticos.

Servidor de Base de datos: Se usa un servidor central de base de datos sobre SqlServer
conectado al servidor de aplicaciones.

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3.

FUNCIONALIDAD

Sus funcionalidades cubren todas las necesidades requeridas para el control y seguimiento del
desarrollo de un proyecto:
Registro de los datos generales del proyecto, un resumen de la ficha del proyecto junto a los
responsables de la ANI.
Desglose de todas las tareas y subtareas que forman el proyecto, junto a sus tareas predecesoras
y sucesoras.
Controles automticos:
Controles para los clculos de las fechas automticos.
Controles para el clculo segn el % realizado.
Controles para generar los cdigos automticamente.
Controles para poder insertar / eliminar una tarea manteniendo su cdigo y coherente sus
tareas sucesoras / predecesoras.
Controles para renumerar las tareas al insertar / eliminar una de ellas.
Actualizacin peridica del Diagrama de Gantt. En cualquier momento se podr consultar el
cronograma.
Generacin de reportes especficos para la visualizacin de los datos del proyecto o de posibles
alertas.
Visualizacin grfica de avances del seguimiento y control de los proyectos.
Copia de un proyecto existente o plantilla a un proyecto nuevo, siguiendo el mismo esquema de
actividades.
Posibilidad de pausar un proyecto.
Seguimiento de las actividades en alertas a travs de envos de correo.

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4.

4.1.

GESTIN DE LOS PROYECTOS

PANTALLA DE PROYECTOS

En esta pantalla se crean los proyectos nuevos y se almacena y controla toda la informacin de la ficha
de entrada del proyecto, tales como el ttulo del proyecto, una imagen de la localizacin del proyecto,
una descripcin, el estado del proyecto, su presupuesto, el valor del contrato, etc. Tambin aparece un
cuadro informativo a modo resumen de los nombres y cargos responsables de la ANI.

Para crear un proyecto nuevo se necesitan unos datos mnimos para poderse crear como se puede ver
en la siguiente imagen:

Una vez creado el proyecto, se puede rellenar el resto de los datos del proyecto.

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En esta pantalla se recoge la informacin ms relevante del proyecto como se puede visualizar en las
siguientes imgenes:

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Esta pantalla tiene la posibilidad de poder borrar todo un proyecto completo a travs del botn:

Creado y rellenado el proyecto, el software permite dos funcionalidades importantes, copiar el esquema
de un proyecto o pausar el proyecto.

4.1.1.

COPIAR PROYECTO

Gracias a esta funcionalidad se puede copiar el esquema completo de un proyecto, con el desglose de
sus actividades, sus fechas de inicio y fin, su duracin, tareas precedentes y sucesoras a un proyecto
nuevo, a travs de la siguiente pantalla :

Se ha incluido la mejora de poder seleccionar una fecha de inicio del proyecto nuevo, de forma que
todas las fechas quedarn desplazadas utilizando esta fecha de inicio para calcular el resto de fechas.
Para que el esquema del proyecto seleccionado en la casilla Copiar del proyecto se copie al
esquema del nuevo proyecto habr que pulsar el botn copiar.
La aplicacin notifica por pantalla si la copia del proyecto se ha ejecutado correctamente o no.

4.1.2.

PAUSAR PROYECTO

Otra funcionalidad implementada en este software ha sido la posibilidad de poder pausar un proyecto.
A travs del botn Pausar e indicando el nmero de das a pausar, automticamente se retrasa
todas las actividades no iniciadas a la fecha que estn en trmite (su % realizado est entre 1 y 99%) y
no estn vencidas.

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4.2.
4.2.1.

PANTALLA DE ESTRUCTURACIN / GESTIN DE PROYECTOS


PROYECTO

En esta seccin se gestiona la estructuracin de los proyectos, se detallan todas las tareas que
componen el proyecto y su descripcin. Se detalla el tipo de cada una de las tareas, permitiendo o no
seleccionar as los campos de fecha de inicio o fin dependiendo de este tipo, con el consiguiente calculo
automtico de las fechas de las tareas que van englosadas.

nicamente los usuarios que son autorizados de un proyecto pueden visualizar ese proyecto, excepto si
un usuario es del tipo administrador, que podr visualizar y modificar cualquier proyecto de la
aplicacin.

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A travs de los enlaces de Completar tarease puede ir navegando por todas las subtareas que
engloba la tarea seleccionada para ir rellenando toda la informacin necesaria. Las tareas de tipo
Resumen engloban un conjunto de otras tareas. La tarea de tipo tareano debe de englobar
ninguna otra tarea y es la que recoge las fechas de inicio y fin, su % realizado y otros datos necesarios
e importantes para que la aplicacin vaya calculando automticamente el resto de fechas de inicio, fin y
% realizado de sus tareas padre.

En las tareas predecesoras y sucesoras tambin existe ese vnculo para que enve a la tarea predecesora
o sucesora de la actividad en estudio, de forma que es ms cmodo y rpido poder navegar por la
aplicacin.

Para calcular los % realizado de las tareas tipo Resumen se ha utilizado la frmula que se maneja en
Project.

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La frmula para realizar el clculo de una actividad de tipo resumen es:


(

)/

donde Di: Duracin de la actividad de tipo tarea i


Pi: Porcentaje de la actividad de tipo tarea i
y teniendo en cuenta solamente las actividades de tipo tarea que depende de la actividad tipo resumen.

4.2.2.

CRONOGRAMA

Con el cronograma el cliente tiene una visin grfica rpida del seguimiento del proyecto.

Desde el cronograma se puede pulsar cualquiera de las actividades y automticamente aparece una
pantalla donde se puede ver el detalle de esa actividad sin tener que ir a la pantalla anterior del
proyecto.

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4.3.

PANTALLA DE REPORTES

En esta pantalla el usuario puede seleccionar aquellos reportes permitidos tipo Project solicitados por el
cliente para realizar un seguimiento de los proyectos que se estn desarrollando. Con estos reportes se
visualiza en qu etapa est el proyecto, el porcentaje de avance e informacin del proyecto, permite al
usuario encontrar un resumen de actividades de cada proyecto...

Los reportes generados por la aplicacin son:


Reporte de Actividades.
Reporte de Actividades en trmite.
Reporte de Actividades no realizadas.
Reporte de Actividades realizadas.
Reporte del Proyecto.
Actividades en alerta alta.
Actividades en alerta baja.
Actividades en alerta media.
Actividades en estado normal.
Actividades vencidas.
Reporte de Actividades prximas a vencer.
Reporte Ejecutivo del Proyecto.

Todos estos reportes se pueden generar desde cualquier nivel del Proyecto, bastar seleccionarlo en el
desplegable del proyecto.

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En los reportes de actividades se tienen en cuenta aquellas actividades de tipo tarea y no de tipo
resumen para realizar los clculos.

Ejemplos de algunos de los reportes generados por la aplicacin:

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Imagen 1 Reporte Ejecutivo del Proyecto

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Imagen 2 Reporte de Actividades prximas a vencer

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Imagen 3 Reporte de Actividades

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Imagen 4 Actividades vencidas

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4.4.

CORRESPONDENCIA.

El sistema est desarrollado para que genere automticamente unos correos si las actividades de los
proyectos estn en algn tipo de alerta. El cliente puede determinar, si lo estima oportuno, cul ser la
periodicidad de dichos correos y a quin estn destinados para cada uno de los proyectos. El objetivo
de este correo es el de informar a los responsables del seguimiento del proyecto de cualquier actividad
que est en algn tipo de alerta.

En el cuadro Autorizados es donde se ponen las personas que van a poder acceder a los datos del
proyecto, adems esas son las personas que recibirn los correos de avisos, puesto que son las
personas que modificarn los datos del proyecto. Para poder recibir esos correos, debe de activar el
campo Reporte?y poner la recurrencia en das (periodo de tiempo para enviar correos, caso de
que se hayan producido alertas).

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Para calcular el tipo de alerta que tiene una tarea se ha utilizado el campo de fecha
fech de fin de la tarea
junto a la siguiente tabla:

Estado
normal

x>15

Alerta
baja

x<10 y x<=15

Alerta
media

x>5 y x<=10

Alerta
Alta

x>=0

Vencida

y x<=5
x<0

Siendo x el clculo de la diferencia entre la fecha de fin de las tareas y el da actual, y teniendo en
cuenta que las tareas tienen que estar con un % realizado <100 para calcular su tipo de alerta.

Ejemplo de un correo tipo:

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5.

MDULO DE DICCIONARIOS

Se denominan diccionarios a aquellos tipos de datos que se definen al inicio, y se mantienen constantes
(salvo leves variaciones) hasta el final. En la aplicacin que nos ocupa, haremos uso de los siguientes
diccionarios:
Cargos de la ANI: Declaracin de todos los cargos asociados a los responsables de la ANI que
figuran en el diccionario siguiente.
Responsables de la ANI: Nombre, apellido, cargo (creado previamente en el diccionario de
Cargos de la ANI) y email de los responsables de la ANI.
Tipo estado: Estados posibles del proyecto.
Estos diccionarios facilitarn la normalizacin de los datos, y nos sern muy tiles a la hora de realizar
consultas o explotar la informacin contenida en el sistema.

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6.

MDULO DE USUARIOS

El mdulo de usuarios nicamente es accesible por los administradores de la aplicacin, ya que en este
mdulo se puede dar o quitar permisos y no debe de ser de alcance para todo el personal. Las personas
administradoras de los usuarios visualizarn el enlace a la gestin de usuarios desde el diagrama de
Otros.

Los usuarios que tengan acceso a la aplicacin sern dados de alta por un usuario administrador.

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En la pantalla anterior aparecen los diferentes perfiles de acceso a la aplicacin. Seleccionado


para cada perfil se puede asignar grupos o usuarios al perfil que se quiere completar.

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En la nueva pantalla que aparece se podr asignar usuarios o grupos a los distintos perfiles de acceso a
la aplicacin, y en el caso de no encontrar el usuario o grupo que estemos buscando, se puede aadir
nuevos usuarios o grupos seleccionando el link sobre el texto.

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A travs de la pantalla de Usuarios autorizados se puede comprobar los usuarios finales que tienen
acceso a la aplicacin y qu perfil de acceso tienen.

Para que las modificaciones de permisos surtan efecto se debe actualizar los permisos desde la opcin
Actualizar permisos:

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Aparecer momentneamente un mensaje de que los permisos se han actualizado correctamente.


Recordar que la aplicacin ANI tiene dos tipos de perfiles de acceso a la aplicacin, los usuarios y los
administradores. Los administradores pueden acceder a todos los datos de todos los proyectos
mientras que los usuarios solamente podrn acceder a aquellos proyectos en los que se les haya dado
autorizacin. Por lo tanto adems de crear el usuario es necesario asignarlo como autorizado a un
proyecto.

Imagen 5 Autorizados al proyecto

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