Está en la página 1de 23

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS,

ECONOMICAS, CONTABLES Y FINANCIERAS


ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN Y
NEGOCIOS INTERNACIONALES

AUDITORIA ADMINISTRATIVA A
LA EMPRESA CONSTRUCTORA
COLIMA

PRESENTADO POR:

DOCENTE:

2014
INDICE
INTRODUCCION
3
DATOS DE LA EMRESA
4
Misin
4
Visin
4
Valores
4
CARTA COMPROMISO
5
JUSTIFICACION DEL ANALISIS POR AREA FUNCIONAL
6
DIAGNOSTICO ADMINSTRATIVO INTERNO
6
Subsistemas de objetivos
6
Anlisis del subsistema de objetivos
6
Subsistema estructural
7
Anlisis del subsistema estructural
7
Subsistema financiero
7
Anlisis del subsistema financiero
7
Subsistema humano
8
Anlisis del subsistema humano
8
Subsistema tecnolgico
8
Anlisis del subsistema tecnolgico
8
DEBILIDADES
8
FORTALEZAS
9
PLANEACION
9
Objetivo general
9
Alcances especficos de la auditoria
9
DETERMINACION DEL PERSONAL NECESARIO
9
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
10
DEFINICION DE LAS TECNICAS A UTILIZAR
10
GUIA DE AUDITORIA
10
Procedimiento de auditoria
10
Nominas
11
Imss
11
Capacitacin
12
CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CONTROL INTERNO DE LA 13
CONSTRUCTORA COLIMA
APROBACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
15
INFORME
16
Evaluacin general
16
CONCLUSIONES
20
ANEXO
21
BIBLIOGRAFIA
22

INTRODUCCIN.

El presente trabajo se desarrolla con la finalidad de reafirmar los conocimientos


adquiridos en nuestras clases de Capital Humano II, as como de tener la habilidad
para en un futuro no muy lejano poder llevar a cabo nosotros mismos procesos de
auditora.

En este trabajo se desarrolla punto por punto el desarrollo de una auditoria, en la


cual se plasma todos los pasos a seguir para desarrollarla, tomando como ejemplo
una constructora en la cual se auditara al departamento de Recursos Humanos.
Sabedor de que hay un gran nmero de auditoras, como lo son la contable,
administrativa, operativa, etc.; me di a la tarea de realizar un ejemplo de una
auditoria administrativa, en la cual se verifican procedimientos que se pudieron
realizar errneos, o simplemente con el fin de constatar que todo el manejo
administrativo de ese departamento se est llevando a cabo de acuerdo a los
procedimientos y manuales que rigen a la empresa.
En este trabajo se plasma desde la misin y visn de la empresa, as como el
organigrama y personal que realizara la auditoria, para posteriormente trazar un
cronograma de las actividades que se tienen que desarrollar en el transcurso de una
auditoria, siguiendo con la revisin de toda la documentacin por parte de los
auditores, para por ultimo recibir el informe final de la auditora y poder detectar las
reas de oportunidad dentro de la empresa o departamento.

DATOS DE LA EMPRESA:

Historia de la empresa:
Desde un principio esta empresa ha tenido como base de crecimiento fomentar y
apoyar a los constructores del Estado, fomentando el empleo en el Estado, as como
la economa de la sociedad al ofrecer servicios de calidad y a muy bajos precios,
haciendo con esto que la preferencia de la sociedad la haga consolidarse como la
mejor en su ramo en el Estado de Colima, recibiendo un sinfn de reconocimientos a
lo largo de su trayectoria por parte de las diferentes instancias de gobierno como son
las cmaras empresariales y de comercio.

Misin:
Atender las necesidades en materia de construccin de la sociedad, proporcionando
servicio, calidad y precio; teniendo una rentabilidad creciente y dando a sus
empleados la posibilidad de desarrollarse.
Visin:
Ser un grupo constructor lder en el mercado, con presencia en el Estado,
distinguindose por la calidad en la prestacin de sus servicios, rentabilidad para sus
accionistas y un amplio desarrollo para su personal.

Valores:

Honestidad

Servicio

Confianza

Transparencia

Compromiso

Responsabilidad.

CARTA COMPROMISO:

Auditoria Administrativa
En atencin a solicitud de auditora el Lic. Javier Contreras Paredes, Propietario de
la Constructora COLIMA, ubicado en General Nez No. 225 de esta Cd. de
Colima, considera necesaria la realizacin de una auditoria administrativa en dicha
empresa que cuenta con 6 reas que se enuncian posteriormente:
1.

RECURSOS HUMANOS

2.

Cobranza

3.

rea de Recepcin

4.

Mantenimiento

5.

Direccin/Gerencia

De las cuales manifiesta realizar el anlisis de la rea 1, para ello se recurri a un


equipo de trabajo compuesto por personal que actualmente desempea cargos de
Contadura Pblica, Administracin de Empresas y reas afines a la Administracin
y son:

Lic. Eduardo Jimnez Corral,

Lic. Blanca Gonzlez Trejo,

Lic. Benjamn Lpez Ibarra,

Ing. Jos Humberto Lira Pia,

Lic. Tomas Barrios Caldern.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA CONSTRUCTORA COLIMA

PLANEACIN
La auditora se realizar tomando como base las reas funcionales dentro de las
cuales se examinaran:
Recursos Humanos
Justificacin del anlisis por rea funcional
Control de Personal.- Se percibe que existe una desorganizacin en los
documentos que ah se manejan,

al tratar de hacer algn trmite de algn

trabajador de la empresa, no es localizada, generando retrasos y reproceso.


Tiempo: Se propone elaborar la auditoria durante las dos primeras semanas de
Septiembre.

Diagnostico Administrativo Interno:


Subsistemas de Objetivos:
Aqu se pretende medir que tan claros estn los objetivos que tiene fijados la
empresa.
Para esto se entrevist verbalmente a cuatro empleados de la empresa de distintas
reas presentando los resultados a continuacin.
Anlisis del Subsistema de Objetivos.
Los resultados arrojados fueron los siguientes:

Todos tienen una misin clara de la empresa,

Se tienen objetivos claros,

A pesar de que cada integrante sabe cules son sus objetivos, les hace falta
comunicacin interna.

Se tienen bien claras las metas.

No existen programas de trabajo.

Se da seguimiento al cumplimiento de los objetivos, por medio de reuniones.

Subsistema Estructural:
Aqu se permitir conocer cul es la estructura organizacional de la empresa, para la
toma de decisiones y ver si esta es funcional o no, analizando si los canales de
comunicacin internos son los adecuados, as como las cargas de trabajo son
equilibradas.

Anlisis del Subsistema Estructural.


Los resultados de las entrevistas fueron los siguientes:

Los empleados tienen claras las funciones de cada rea,

Hay desequilibrio en las cargas de trabajo,

Falta de comunicacin interna apropiada,

No existen manuales de organizacin,

Falta apoyo administrativo en algunas reas.

Subsistema Financiero:
Es aqu en donde se ven los recursos financieros con que se maneja la empresa, en
base a las entrevistas con personal del rea contable, los resultados fueron los
siguientes:
Anlisis del Subsistema Financiero:

Existe una distribucin equitativa de los recursos financieros entre las reas
de la empresa.

El departamento de contabilidad no cuenta con informacin confiable y


oportuna acerca de sus costos de operacin,

Hay trabajo continuo en la reduccin de costos

No reciben apoyo tcnico o asesora en la toma de decisiones financieras.

Subsistema Humano:
En este subsistema se verifica y analiza las relaciones interpersonales que se dan
entre las diferentes personas, as como las relaciones laborales entre las distintas
reas que componen la empresa.
Anlisis del Sistema Humano:

Los pagos de los salarios son adecuados.

Existe un buen clima organizacional,

Existe disciplina y aceptacin a las polticas de la empresa

No existe un estilo definido en la direccin de la empresa,

Los jefes colaboran con los trabajadores,

Existen oportunidades de ascenso en la empresa.

Subsistema Tecnolgico:
Dentro de este anlisis se revisa si la tecnologa con la que cuenta la empresa y en
la cual realizan sus funciones los empleados es la adecuada para el tipo de actividad
que se desempea.
Anlisis del Subsistema Tecnolgico:

La tecnologa no est actualizada para realizar el trabajo,

Algunos cuentan con el material necesario para realizar su trabajo sin ningn
contratiempo,

La capacitacin del personal no es la suficiente,

Se cuenta con el equipo necesario para realizar el trabajo sin prdida de


tiempo,

El mantenimiento preventivo y correctivo al activo fijo, no es muy constante,

No todas las ideas o sugerencias para mejorar las instalaciones son tomadas
en cuenta.

No se tiene implantado ningn mecanismo para medir estndares de calidad


en el servicio que se brinda.

Respecto al anlisis que se realiza en todos los aspectos de la empresa se detallan


a continuacin sus debilidades y fortalezas.

DEBILIDADES:
a) La empresa no cuenta con canales adecuados de comunicacin interna por lo
cual, cierto personal desconoce o no cumple con las metas y objetivos de la
empresa.
b) Falta un programa de trabajo para cada rea laboral de la empresa.
c) No se cuenta en la empresa con un manual de organizacin, que lleve a una
buena toma de decisiones y permita una adecuada distribucin del trabajo.
d) Falta implantar liderazgo por parte de la direccin y gerencia de la empresa.
e) No existen sistemas para medir estndares de calidad y servicio en la empresa.
f) Los sistemas de tecnologa que se tienen en la empresa son obsoletos e
inadecuados para ciertas reas de la empresa.
g) Falta impartir capacitacin en algunas reas y procesos de trabajo, ya que los
trabajadores en ocasiones desconocen la forma de realizar sus labores o manejar
ciertos aparatos o maquinas necesarias para el desempeo de sus labores.

FORTALEZAS:
a) Existe un buen clima organizacional dentro de la empresa, lo que permite la
resolucin de problemas en forma rpida y oportuna,
b) Existen constantes oportunidades de ascenso en la empresa,
c) El pago a los trabajadores es oportuno y adecuado en relacin a las empresas de
la competencia,
d) Existe disponibilidad para el trabajo y disciplina dentro de la organizacin,
e) A pesar de las debilidades que enfrenta la empresa, los clientes siguen teniendo
la preferencia con esta empresa con respecto a las de la competencia.

PLANEACIN.
Objetivo General
Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las
reas funcionales a auditar, como son, Recursos Humanos y que no nos permiten
alcanzar los objetivos organizacionales.
Alcance Especfico de la Auditoria
La presente auditoria se realizar por reas funcionales dado que se especifica
claramente en cuales de estas se detecta las inconsistencia.
Determinacin del personal necesario.

Lic. Eduardo Jimnez Corral,

Lic. Blanca Gonzlez Trejo,

Lic. Benjamn Lpez Ibarra,

Ing. Jos Humberto Lira Pia,

Lic. Tomas Barrios Caldern.

Definicin de las Tcnicas a utilizar


Mtodo William P. Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institucin o de
cualquier parte de un organismo en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y
controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos.
Fernndez Arena Jos Antonio
Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos
organizacionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su
estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.
Se determin utilizar una combinacin de ambos mtodos.
GUA DE AUDITORIA:
Procedimiento de auditoria
OBJETIVO:
Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las
reas funcionales a auditar, como es Recursos Humanos, y que no nos permiten
alcanzar los objetivos organizacionales.
Recabar los manuales de procedimientos, polticas, programas y reglamentos
internos; para verificar que las operaciones de la empresa se realicen con base en la
normatividad.
Solicitar el organigrama actualizado para analizar la estructura organizacional
Solicitar la plantilla de personal actualizada, para:
a)

Realizar una inspeccin fsica y verificar que el personal se encuentre en su

rea de adscripcin.

b)

Verificar que se cuente con un control de asistencia, mediante el cual se

registre la asistencia y permanencia del personal.


NOMINAS
Solicitar listado de pago de tiempo extra y pago quincenal a los trabajadores de la
empresa, para verificar se est depositando puntualmente su salario a los
trabajadores
Obtener archivo de listados de asistencias de trabajadores de base, temporales y
eventuales de la constructora para corroborar que se est llegando y saliendo en los
horarios establecidos y no hay ausencias del personal a sus labores.
Verificar formatos de todas las incapacidades del personal de la empresa, y checar
su correcta aplicacin.
Solicitar listados de vacaciones de trabajadores con el fin de checar se cumpla con
sus periodos vacacionales en tiempo y forma
Recabar listado de permisos de personal para ver se estn aplicando los descuentos
en su pago correctamente.
Verificar toda la documentacin se est archivando en el lugar adecuado y en forma
ordenada para su pronta localizacin.
IMSS
Solicitar listado de Altas y bajas de los trabajadores temporales ante el IMSS, para
comprobar se est cumpliendo con darles atencin mdica oportuna a los
trabajadores y sus familias.
Revisar listado de pagos al IMSS (cuotas obrero patronales, pago del seguro
facultativo para los jubilados y pago del modulo 10 para los trabajadores activos;
para verificar se est cumpliendo con estos oportunamente.
Solicitar

documentacin

de

prestaciones

excedentes

(lentes,

ortopedia,

endodoncias) que se hayan otorgado a los trabajadores, para verificar se est


cumpliendo con el pago de dicha prestacin.
Constatar se tenga toda la documentacin de su rea en orden y archivada.

CAPACITACIN
Solicitar documentacin de todos los cursos de capacitacin impartidos al personal
dentro y fuera de la empresa, para constatar se est dando la capacitacin
adecuada al personal
Revisar listado de asistencias del personal para verificar est asistencia a la
capacitacin que se les imparte.
Entrevistar al personal de estudios en nivel acadmico, para constatar se est dando
el apoyo necesario para sus estudios.
Revisar la documentacin de las becas otorgadas a los hijos de los trabajadores,
con el fin de conocer que no exista faltante de documentos en los expedientes de
estos.
Verificar en los listados de capacitacin, que los instructores sean los adecuados,
dependiendo del tipo de instruccin que se le d al personal en su capacitacin.

CUESTIONARIO

DE

ANLISIS

DE

CONTROL

INTERNO

DE

LA

CONSTRUCTORA COLIMA.
1. Conoces la misin y visin de la empresa?
Si

No

2. Crees que los objetivos en la empresa y en t rea de trabajo se cumplen?


Si

No

3. Conoces el programa de trabajo de t rea?


Si

No

4. Se te ha proporcionado tus funciones de trabajo dentro de tu rea de


desempeo?
Si

No

5. Existe un manual de organizacin actualizado?


Si

No

6. Son adecuados los salarios de t rea, considerando el nivel de los mercados


actuales?
Si

No

7. Cundo surgen problemas en t rea de trabajo, estas se resuelven de manera


pacfica, por medio del dialogo y tratando de llegar a las mejores soluciones
posibles?
Si

No
5

8. Las polticas y prcticas, los horarios y la disciplina son aceptados por todo el
personal de manera natural y sin que afecten en el trabajo?
Si

No

9. La tecnologa existente en la empresa es la adecuada para realizar sus


funciones?
Si

No

10. El personal se encuentra debidamente capacitado para realizar sus funciones o


para el manejo de los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de sus
funciones?
Si

No

11. Se cuenta en la empresa y rea de servicio con el equipo e instrumentos


necesarios para desarrollar sus trabajos sin prdidas de tiempo?
Si

No

Aprobacin del programa de auditoria


En base a la informacin analizada con anterioridad es necesario, efectuar la
auditoria a esta organizacin, con la finalidad detectar y corregir las anomalas
detectadas en las reas funcionales.
El grupo de auditores

a 31 de Agosto del 2009, se reuni el Lic. Javier Contreras

Paredes, Propietario de la Constructora COLIMA, ubicado en General Nez No.


225 de esta Cd., con el despacho Contreras y Asociados, con la finalidad de
presentar un contrato de prestacin de servicios profesionales (Auditora
Administrativa), el cual abarcar el rea funcional de:

Recursos Humanos

Se estima tendr un duracin del 01 de Septiembre al 17 de Septiembre del ao en


curso.
Se acuerda el pago de honorarios de un total de 35,000.00 (Treinta y Cinco Mil
Pesos 00/100 M.N.), el cual se detallan a continuacin:
50% a la firma del contrato y el otro 50% a la entrega del informe final.
Equipo auditor que realizar el trabajo

Honorarios:

Lic. Eduardo Jimnez Corral (Auditor Principal)

$17,500.00

C.P. Blanca Gonzlez Trejo,

Lic. Benjamn Lpez Ibarra,

Ing. Jos Humberto Lira Pia,

Lic. Tomas Barrios Caldern

NOTA: La informacin que resulte de esta auditora ser estrictamente confidencial y


de uso exclusivo de la Institucin objeto de este contrato.

INFORME:
EVALUACIN GENERAL:
De la revisin practicada a la Constructora Colima, con el fin de hacer una revisin a
los controles internos por medio de una auditoria administrativa al departamento de
Recursos Humanos se desprenden las siguientes observaciones:
1. Existe un control inadecuado para llevar el registro de asistencias del personal.
2. Existen expedientes del personal incompletos.
3. La tecnologa con la que se manejan las operaciones del rea est obsoleta y le
falta mantenimiento, por lo cual no se tiene un correcto resguardo de la informacin.
4. Los manuales de organizacin obsoletos.

OBSERVACIONES:
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN

1. CONTROL DE ASISTENCIA
SITUACIN ACTUAL:
Al realizar una inspeccin al departamento de nminas, en cuanto a los registros
de asistencias, se detect que Jacobo Arias, se encontraba laborando no teniendo
registrada su asistencia en el reloj de asistencias y salidas, sin tener justificante
alguno
CORRECTIVA:

Implementacin de un control de asistencias que permita llevar un registro de


incidencias que se presenten da a da.
CAUSA:
El no contar con un control que lleve el registro de las asistencias.
EFECTO:
Provoca no se page los sueldos correctamente
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN

2. RECURSOS HUMANOS
SITUACIN ACTUAL:
Al analizar los expedientes de los trabajadores temporales Roberto Gmez Tirado
y Jess Palacios Tinajero, se detect que no se tenan sus actas de nacimiento,
as como sus movimientos de trabajo de los ltimos quince das.
CORRECTIVA:
Realizar todos los movimientos de trabajo al da y no recibir documentos de los
trabajadores, hasta que estos los tengan completos.
CAUSA:
Al momento de entregar su documentacin, les hicieron falta documentos y nunca
se les exigieron de nueva cuenta, as como falta del personal encargado de
nminas de ir registrando los movimientos laborales al da.
EFECTO:
La secretaria del trabajo pudiera aplicar sanciones en caso de la falta de
documentacin completa de los trabajadores as como por la falta de movimientos
oportunos de los das laborados de los trabajadores temporales, afectando el
patrimonio de la empresa.

OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN

3. TECNOLOGA
SITUACIN ACTUAL:
Al trabajar en el equipo de cmputo de la empresa, se detect que las maquinas
ya tienen muchos aos de servicio y no cuentan con la capacidad de
almacenamiento suficiente, as como los programas de estas ya no son los
adecuados para el desarrollo de ciertas reas de trabajo.
CORRECTIVA:
Comprar equipo de cmputo nuevo y programas adecuados para el desarrollo de
las funciones del personal.
CAUSA:
Se comenta que no se han cambiado los equipos de cmputo por falta de
presupuesto suficiente.
EFECTO:
Los trabajadores que cuentan con equipo de cmputo lento por lo cual no
desempean sus funciones con rapidez, adems de que se pierde informacin
por la falta de capacidad del disco duro de la computadora.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN

4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
SITUACIN ACTUAL:
En el anlisis de la organizacin se detect que no cuentan con un manual de
la procedimientos, el que se encontr tiene ya muchos aos de haber sido
elaborado y est obsoleto.
CORRECTIVA:
Elaborar un manual por parte de los directivos en los cuales se especifiquen las
funciones de cada puesto y difundirlos entre los trabajadores.
CAUSA:
No se cuenta con un manual de procedimientos que se d a conocer a los
empleados
EFECTO:
Los trabajadores no tiene claras las funciones a realizar y existe una
sobrecarga de trabajo en algunos puestos.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN

CONCLUSIONES
El control es el cuarto proceso administrativo y

consiste en establecer

estndares, sistemas de informacin medida de control de desempeo, manual


de operacin el cual la empresa debe tomar en cuenta.
Los resultados indican que la empresa muestra irregularidad en lo que es su
organizacin este elemento es muy importante ya que en ella se establecen los
departamentos , actividades y funciones

, la jerarqua y responsabilidad de

cada puesto
De acuerdo a los resultados que se obtuvieron en cuanto a la direccin de la
empresa se considera que no est en buen estado. ya que no existe una
supervisin adecuada y el personal no est motivado.

ANEXO:
La presente auditoria fue realizada por los siguientes auditores:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
Lic. Eduardo Jimnez Corral
C.P Blanca Gonzlez Trejo
Lic. Benjamn Lpez Ibarra
Ing. Jos Humberto Lira Pia
Lic. Tomas Barrios Caldern.

BIBLIOGRAFA:

AUDITORA ADMINISTRATIVA
Gestin estratgica del cambio
Enrique Benjamn FRANKLIN
Segunda Edicin
EDITORIAL PEARSON

PAGINAS WEB:

http://www.mitecnologico.com/Main/MetodoDeWilliamPLeonard