4.

3 Administracin del efectivo (caja y valores negociables)

4.3.1 Ciclo de caja
Ciclo de caja.- Es el tiempo que transcurre entre el momento en que se efectan
las salidas de efectivo, hasta el momento de la recuperacin del mismo.
Ciclo de caja = das de cuentas por cobrar + das de inventario das de
Cuentas por pagar.
Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se
utilizan para controlar el efectivo, establece la relacin que existe entre los pagos y
los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del
momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efecta el cobro
por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado.
Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores
fundamentales:
1 - Ciclo operativo.
2 - Ciclo de pago.

1 El ciclo operativo no es ms que una medida de tiempo que transcurre entre la

compra de materias primas para producir los artculos y el cobro del efectivo como
pago de la venta realizada; est conformado por dos elementos determinantes de
la liquidez:
Ciclo de conversin de inventarios o Plazo promedio de inventarios.
Ciclo de conversin de cuentas por cobrar o Plazo promedio de cuentas por
cobrar.
2 - El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en las
empresas por conceptos de pago de compra de materias prima, mano de obra y
otros, este se encuentra determinado por:

 Ciclo de conversin de las cuentas por pagar o Plazo promedio de las cuentas
por pagar:
La combinacin de ambos ciclos dan como resultado el ciclo de caja:
Ciclo de caja = Ciclo operativo Ciclo de pago
Rotacin de caja: Expresa el nmero de veces que rota realmente la caja de la
empresa, tiene como objetivo central maximizar la ganancia a travs del efectivo y
se determina:
Existe una relacin inversa entre el ciclo de caja y la rotacin de caja, cuando
disminuye el ciclo la rotacin aumenta, lo contrario tambin es vlido, por tanto las
empresas deben dirigir sus estrategias para lograr disminuir el ciclo de caja, pues
de esta forma garantizan que las entradas de efectivo se produzcan ms rpido;
esto no indica que las entidades deban quedarse sin saldo en caja para
operaciones, ya que existen una serie de razones por las cuales l se mantiene en
un saldo de efectivo con un mnimo en caja:
- Ciclo operativo.
- Ciclo de caja.
- Incertidumbre en las entradas de efectivo.
- La cobertura o posicin de crdito.
- El aprovechamiento de las oportunidades que brindan nuevos negocios.

4.3.2 Efectivo mnimo de operacin

Efectivo Mnimo De Operacin
Para conocer el saldo ptimo de efectivo que se requiere se puede determinar
mediante el clculo del efectivo mnimo para operaciones o ciclo de caja mnimo
para operaciones.
Este modelo brinda el nivel mnimo de efectivo que necesitan las empresas para
realizar sus operaciones y se obtienen.

Existen modelos econmicos matemticos que permiten determinar la cantidad

ptima de efectivo que se necesita mantener para las operaciones, entre los ms
usados se encuentran:
- Modelo de William Baumol: se basa en la determinacin de la cantidad
econmica de la orden de inventario, el mismo permite conocer el tamao ptimo
de las transferencias hechas en la compra venta de valores negociables.
- Modelo de M. H. Miller y D. Orr ms conocido como el modelo de Miller y Orr: en
esencia plantea la determinacin del punto ptimo de retorno,
o sea demuestra como las entidades pueden gestionar sus saldos de efectivos y
minimizar sus costos al no poder predecir las entradas y salidas del mismo; la
representacin grfica de este modelo (ver anexo 4) representa como el saldo de
tesorera serpentea impredeciblemente hasta que llega a un lmite superior,
en ese momento la empresa compra ttulos necesarios para hacer volver el saldo
de efectivo a un nivel ms normal; nuevamente se deja serpentear el saldo hasta
que llegue a un lmite inferior, cuando lo hace la empresa vende los ttulos
necesarios para devolver el saldo a un nivel deseable.
Para establecer los lmites de este modelo Miller y Orr demostraron que estos
dependen de tres factores:
Si la variabilidad diaria de los flujos de caja es grande o si el costo de comprar y
vender ttulos es alto entonces la empresa deber establecer lmites de control
muy separado, por el contrario si el tipo de inters es alto los lmites debern
establecerse ms prximos.
La administracin del efectivo segn este modelo juega con el lmite dependiendo
de cuanto riesgo de faltante de efectivo la empresa puede tolerar, este puede ser
cero o un margen mnimo de seguridad necesario para mantener las operaciones
con el Banco.
El nivel deseable de efectivo depender de los costos de transaccin de la compra
o la venta de valores negociables y el costo de oportunidad de la tenencia de
efectivo, los costos de transaccin por perodo son dependientes del nmero de
transacciones en valores negociables durante el perodo, el costo de oportunidad
de la tenencia de efectivo es una funcin del efectivo esperado por perodo y
estar dada por:

Costo Total = Costo de transaccin esperado + Costo de oportunidad esperado

Existen factores que minimizan este costo total como son: La distancia entre el
lmite superior e inferior:
( Slo para el caso en que las entradas y salidas de efectivo sean sucesos
equiprobables y el lmite mnimo igual a cero).
Lmite superior = Lmite inferior + Distancia
Los lmites superior e inferior son considerados como lmites de control del modelo
y el nivel deseable minimiza la suma de los costos de transferencias y el costo de
oportunidad esperado.
4.3.3 Costo de oportunidad
Costo de oportunidad
Tasa de inters o retorno esperado que uno deja de ganar al invertir en un activo.
En general, es aquello a lo que debe renunciarse para obtener una cosa. Es decir,
es el valor de la menor alternativa sacrificada.
Costo de oportunidad
Mayor rentabilidad y/o valor intrnseco o menor precio que podra haber
proporcionado otra alternativa de accin.
Costo de oportunidad Aquello a lo que renunciamos al elegir una opcin o tomar
una decisin.
COSTO DE OPORTUNIDAD
Sacrificio de las alternativas abandonadas al producir una mercanca o servicio.
En economa, el coste de oportunidad o coste alternativo designa el coste de la
inversin de los recursos disponibles, en una oportunidad econmica, a costa de
las inversiones alternativas disponibles, o tambin el valor de la mejor opcin no
realizada.

4.4 Administracin de cuentas por cobrar

4.4.1 polticas de crdito
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crdito a un cliente y el monto de este.
La empresa debe ocuparse de los estndares de crdito as como de la utilizacin
correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito y desarrollar fuentes
adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crditos.
Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa.

4.4.2 Condiciones de crdito

Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuacin.
Descuentos por pronto pago
Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.

La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio

los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms
oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en
bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor. La disminucin o eliminacin de un
descuento por pronto pago tendra efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de
los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un mtodo por
similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones de crdito.
Periodo de descuento por pronto pago
El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es
bastante difcil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados
exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos
fuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta
un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las
utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por
pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de cobros.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,
retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el
periodo medio de cobros es difcil de cuantificar.
Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el
periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

4.4.3 Polticas de cobranza

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn
determinados por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta a
crdito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de
que el cliente pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar as el
margen de beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica crediticia se
pueden distinguir tres tipos de polticas, las cuales son; polticas restrictivas,
polticas liberales y polticas racionales.
1. Polticas restrictivas.
Caracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos,
normas de crdito estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica
contribuye a reducir al mnimo las prdidas en cuentas de cobro dudoso y la
inversin movilizacin de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo
de polticas pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y los
mrgenes de utilidad, la inversin es ms baja que las que se pudieran tener con
niveles ms elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
2. Polticas Liberales.
Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan
enrgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica
trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como
tambin en las prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de
poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
3. Polticas racionales.
Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre
producir un flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el
propsito de que se cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar
y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el
rendimiento sobre la inversin de la empresa

Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas de los

clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los
cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
4.5 Administracin de inventarios
4.5.1 Caractersticas bsicas
CARACTERSTICAS Y ANLISIS DEL INVENTARIO Es necesario realizar un
anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos Identificar cules
son las etapas que se presentaran en el proceso de produccin, las Comunes o
las que se presenta en su mayora son:
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen
problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La
obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste
tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la
inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin
de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su
contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios:
con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima,
productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los
inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el
Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.
Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada.
Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y
naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin,
analizar la evolucin y la tendencia.
4.5.2 Tcnicas de administracin de inventarios
4.5.2.1 Compras

La tarea del departamento de compras est enfocada al costo del inventario y la

transportacin, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.
Las compras pueden estar combinadas con varias actividades de almacn y de
inventarios para formar un sistema de administracin de materiales.
El propsito de la administracin de materiales es obtener una mayor eficiencia en
las operaciones a travs de la integracin total de la adquisicin de materiales, el
movimiento y las actividades de almacenamiento en las empresas.