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Es una suerte que la "base de datos" telefnica est ordenada de esta ltima manera. As sabiendo
la poblacin, el apellido y la direccin, se puede encontrar rpidamente cualquier nmero de
telfono.
Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a travs del "campo" direccin, en
este caso estaramos ante un callejero, es decir sabramos los nombres e todas las personas que
viven en cada calle y sus nmeros de telfonos. O tambin podra ordenarse por el "campo"
numero de telfono, este tipo de guas se llaman "guas inversas".
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A travs de este pequeo ejemplo ya sabemos qu son las bases de datos, los filtros, las tablas, los
campos, los ndices, las claves.. y con un poco de imaginacin podemos entreveer las posibilidades
de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser,
adems de guas telefnicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una
empresa, preguntas de los ltimos exmenes, etc. ..
C/Mayor, 12
(948) 123457
Avda. Arroyos, 54
(948) 559566
c/ Berruguete, 74
(948) 551234
En este listado nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de
personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre,
Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms
sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre.
Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la
tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos
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Nombre
Direccin
Tfno.
Diagnstico
Tratamiento
Mdico
6-12-95
C/Mayor 12 4D
101232
Apendicitis
Ciruga
Dra. Sanz
5-5-95
Avda. Arroyos, 54
256699
Gripe
Frenadol
Dr. Prez
12-1-96
c/ Berruguete, 74
369856
Sarampin
Augmentine
Dr. Prez
12-1-96
C/Mayor 12 4D
101232
Sinusitis
Sinus
Dr. Alonso
23-5-95
Avda. Arroyos, 54
256699
Sarampin
Clamoxil
Dra. Sanz
6-12-95
C/Mayor 12 4D
101232
Sinusitis
Sinus
Dr. Prez
1-1-96
c/ Berruguete, 74
369856
Amigdalitis
Clamoxil
Dr. Alonso
25-2-95
C/Mayor 12 4D
101232
Amigdalitis
Clamoxil
Dra. Sanz
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo.
Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una
ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos
muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad
de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz.
Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se
relacionarn por un campo comn en ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un
paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo
para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta
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Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben
respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida.
Esta base de datos relacional estar formada por tablas. Con la caracterstica de que las mismas se
relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser
una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes
mencionadas. As, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:
Tabla de Pacientes:
Identificador
Nombre
Direccin
El campo mdico de cabecera es el encargado de representar la relacin que nos interesa almacenar
de la realidad.
Tabla de Mdicos:
Identificador
Nombre
Especialidad
Domicilio
Telfono
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Nombre de especialidad
Cada tabla est compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendr la informacin
pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad.
A su vez, cada registro est formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes
tendremos los siguientes campos : Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Identificador. A cada
campo se le asociar un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver
ms adelante.
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Salario
Salario - IRPF
Dr. Sanz
250000
210000
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300000
252000
Dr. Snchez
195000
163800
TOTAL: 3
Tambin es posible realizar operaciones y clculos estadsticos sobre el total de los registros:
el programa puede calcular el nmero de mdicos que trabajan en el hospital o en cada
departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este
tipo de operaciones se les suele denominar sumarios porque son resultado de clculos sobre
grupos de registros.
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ventana
vemos
La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.Hay operaciones que no estn
disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por
ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con
el color ms claro.
Existen ms barras de herramientas pero stas slo son accesibles en algunos casos determinados
que iremos viendo a lo largo del curso.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas,
como Internet Explorer, etc. . Esta barra no pertenece a Access2000, sino a Windows como su
propio nombre indica.
de la barra de herramientas.
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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra
base de datos.
4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.
Si quieres saber para qu sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en,
ves al siguiente punto Opciones del cuadro de dilogo.
5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
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Opciones del cuadro de dilogo. Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en
la parte superior. A continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir
volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,
como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.
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-Aadiendo Campos:
Segn vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla
return, con los cursores o con el ratn, veremos como en la celda contigua de la columna "tipo de
dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratn
seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente
As es como quedara nuestra
tabla
con
los
campos
nombrados
Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la
zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y
que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las caractersticas que nos
pueden ayudar.
Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numrico" y
le pondremos una "tamao de campo" de 5 caracteres y paro el campo N de telfono tambin
elegiremos "Numricos", y en "tamao de campo" pondremos 9 caracteres.
En realidad, los tipos numricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones
matemticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica,
necesitaramos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo,
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La funcin de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el
nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la funcin de nuestro campo "Relacin
Laboral",es algo confusa, de l solo sabemos que es un campo lgico "Si/No", pero eso nos aporta
poca informacin . Para tener mas informacin tenemos la tercera columna.
La tercera columna est titulada
"Descripcin":
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Para aadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situndonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.
La nica diferencia es que en el tipo de
datos elegiremos "Memo".
Access insertar una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos
probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente
haciendo clic sobre el selector y arrastrndolo a la posicin deseada
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Este es un curso de iniciacin al Access, por lo que no vamos tratar el tema de mltiples tablas y sus
relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos ms avanzados.
De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".
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Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea aadiendo o
borrando campos o quizs descubramos que la longitud de algn campo es inadecuada para nuestras
necesidades. Podemos modificar una tabla una vez guarda?. S, y es muy fcil, solamente hay que
pulsar el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin "Vista de diseo"
Aparecer la venta de diseo de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido
en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.
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