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Ofimtica Base de Datos 2003 - Inicial

Curso de Access Bsico


Temas a desarrollar
C1 - T1 - Introduccin a ACCESS.......................................................................................................2
C1 T2 -Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos.....................................................3
C1 T3 - Tabla o fichero, registro y campo ........................................................................................3
C1 T4 - Tipos de base de datos: planas y relacionales......................................................................4
C1 T5 - Ejemplo de base de datos relacional ....................................................................................5
C1 T6 - Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos....................................................6
C1 T7 - Bases de datos de red ...........................................................................................................6
C1 T8 - Utilidad de una base de datos ..............................................................................................7
C1 T9 - El entorno de diseo de la base de datos .............................................................................9
C1 T10 - Las barras. ........................................................................................................................10
C1 T11 - Crear una base de datos. ..................................................................................................11
C1 T12 - Creacin de la primera tabla ............................................................................................14
C1 T13 - Cmo modificar la estructuras de las tablas ....................................................................18
C1 T14 - Guardar las tablas.............................................................................................................20

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C1 - T1 - Introduccin a ACCESS
Qu es ACCESS?
En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos, es decir grandes cantidades
de datos.
Qu es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clnica,
de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de
informacin se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y
manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no
visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad de
datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en
un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo
las mismas
Cada pgina es una "tabla", en la
que cada columna es un
"campo", las tablas de la gua
estn ordenadas, o "indexadas",
siguiendo el orden alfabtico por
el campo apellido. Es decir que el
campo apellido es la "clave" de la
tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefnica est ordenada de esta ltima manera. As sabiendo
la poblacin, el apellido y la direccin, se puede encontrar rpidamente cualquier nmero de
telfono.
Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a travs del "campo" direccin, en
este caso estaramos ante un callejero, es decir sabramos los nombres e todas las personas que
viven en cada calle y sus nmeros de telfonos. O tambin podra ordenarse por el "campo"
numero de telfono, este tipo de guas se llaman "guas inversas".

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A travs de este pequeo ejemplo ya sabemos qu son las bases de datos, los filtros, las tablas, los
campos, los ndices, las claves.. y con un poco de imaginacin podemos entreveer las posibilidades
de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser,
adems de guas telefnicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una
empresa, preguntas de los ltimos exmenes, etc. ..

C1 T2 -Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos


Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir
al disear una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son
los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar
extraer.
2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos.
Dentro de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y
definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema sea
lento y los resultados no sean los esperados.
C1 T3 - Tabla o fichero, registro y campo
Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de tablas como
las que podemos ver, por ejemplo, en un listado telefnico:
Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor, 12

(948) 123457

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

(948) 559566

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

(948) 551234

En este listado nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de
personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre,
Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms
sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre.
Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la
tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos
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desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros,
Tabla.
Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin
asociada a un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.
Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.
Tipos de campos
En el listado telefnico podemos ver que hay unos campos ms importantes que otros: as el
Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sera absurdo que apareciera una
direccin en el listado sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar
campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo
complementan.

C1 T4 - Tipos de base de datos: planas y relacionales


Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listado telefnico necesitamos una sola
tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos ms de una.
Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus
pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un
paciente haga al hospital. Es posible almacenar esta informacin en una sola tabla?:
Hospital
Fecha

Nombre

Direccin

Tfno.

Diagnstico

Tratamiento

Mdico

6-12-95

Cabrera Ortz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Apendicitis

Ciruga

Dra. Sanz

5-5-95

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Gripe

Frenadol

Dr. Prez

12-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Sarampin

Augmentine

Dr. Prez

12-1-96

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Alonso

23-5-95

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Sarampin

Clamoxil

Dra. Sanz

6-12-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Prez

1-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Amigdalitis

Clamoxil

Dr. Alonso

25-2-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Amigdalitis

Clamoxil

Dra. Sanz

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo.
Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una
ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos
muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad
de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz.
Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se
relacionarn por un campo comn en ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un
paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo
para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta

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relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del
mdico).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos
comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de
una base de datos plana.
No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos
relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad.
Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin
tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access
C1 T5 - Ejemplo de base de datos relacional
Otra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre los pacientes,
los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que
cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta:

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben
respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida.
Esta base de datos relacional estar formada por tablas. Con la caracterstica de que las mismas se
relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser
una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes
mencionadas. As, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:
Tabla de Pacientes:
Identificador

Nombre

Direccin

Telfono Mdico de cabecera

El campo mdico de cabecera es el encargado de representar la relacin que nos interesa almacenar
de la realidad.
Tabla de Mdicos:
Identificador

Nombre

Especialidad

Domicilio

Telfono

En este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablas

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Tabla de Especialidades:
Identificador

Nombre de especialidad

Cada tabla est compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendr la informacin
pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad.
A su vez, cada registro est formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes
tendremos los siguientes campos : Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Identificador. A cada
campo se le asociar un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver
ms adelante.

C1 T6 - Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos


Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir
al disear una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son
los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.
2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro
de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir
correctamente la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema sea lento y los
resultados no sean los esperados.

C1 T7 - Bases de datos de red


El uso de una base de datos de un listado telefnico personal es muy distinto del uso de una base
datos de un hospital, una empresa o un banco.
El listado telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos
necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.
En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un
paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn
los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por
tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.
Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede
acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos
iguales, al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no
tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sera del todo no
infiable.
Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de
red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor (generalmente ordenadores de
gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que
permita el acceso a ella los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo
permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una

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consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est introduciendo datos en la
base.
Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que est pensados nicamente para este
uso y no se emplean para bases de datos personales
FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que
hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que
no necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

C1 T8 - Utilidad de una base de datos


Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos.
Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas
incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales de almacenamiento de datos:
archivadores, carpetas, etc.
Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar bsquedas, mostrar distintas vistas de los
datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y
exportarlos.
Ordenar datos
Un listado telefnico, para que sea til debe estar ordenado por el orden alfabtico de los
nombres. Del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer lo
mismo.
El orden en una base de datos puede ser alfabtico, numrico, de fecha o de hora; por
cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. As, se puede ordenar
indistintamente la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes
o por el nmero de cdigo. Tambin se puede especificar varios criterios al mismo tiempo:
por ejemplo, por orden alfabtico de nombre y, para los casos en que un nombre coincida,
por fecha de visita.
Bsquedas
En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un conjunto determinado de
registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado
(por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor).
Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y prdida de tiempo, ir extrayendo
los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tena que seguir el proceso contrario.
En el caso de que se quisiera hacer una bsqueda por un criterio diferente al del orden del
archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.
Cualquier programa de base de datos realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de los
campos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacer
bsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicacin posterior a
esta), bsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este
autor), etc. Deshacer la bsqueda es igual de rpido.

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Una vez hecha la extraccin, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con
el total de la base de datos (ordenaciones, informes) pero ejecutados nicamente sobre los
registros extrados.
Formularios e informes
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir que
deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o
extraerlos, ni que haya que imprimirlos as.
Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero
tienen una funcin diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechas para
mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.
Formularios
Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy
diferentes. Esto tiene motivos funcionales y estticos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de
distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho ms sencillo trabajar con ellas. Al
mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.
Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo
del hospital. En este tipo de bases de datos no interesar que todos los usuarios vean todos
los datos. A una enfermera le interesa acceder a los datos mdicos del paciente pero en
modo alguno a los datos econmicos que estarn almacenados en la misma base de datos.
En el caso de una persona que trabaje en administracin del hospital ocurre lo contrario:
debe tener acceso a los datos econmicos pero no a los mdicos.
Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseas,
permiten solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le
interesan manteniendo ocultos los restantes.
Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin de
los datos que hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos,
modificarlos, o eliminar algn registro.
Informes
Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base
de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier
formato de tal forma que generan de modo automtico cartas, etiquetas postales, listados.
Clculos y sumarios
Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemticas
sobre los registros. As, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el
salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada
empleado. En la mayor parte de las bases de datos, los datos procedentes de los clculos no
quedan almacenados aumentando el tamao de la base de datos, si no que slo queda
guardada la operacin o frmula.
Mdico

Salario

Salario - IRPF

Dr. Sanz

250000

210000
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Dr. Alonso

300000

252000

Dr. Snchez

195000

163800

TOTAL: 3
Tambin es posible realizar operaciones y clculos estadsticos sobre el total de los registros:
el programa puede calcular el nmero de mdicos que trabajan en el hospital o en cada
departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este
tipo de operaciones se les suele denominar sumarios porque son resultado de clculos sobre
grupos de registros.

C1 T9 - El entorno de diseo de la base de datos


Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listado
telefnico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que est a la altura de esta nueva era llena de
maravillas tecnolgicas.
Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos


sobre Microsoft Access.

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Se abre una ventana tal como esta
y elegiremos la opcin "Base de datos de
Access en blanco" y pulsamos aceptar

Aparece una ventana llamada "Archivo


nueva base de datos". Nosotros vamos
a bautizar a nuestra base de datos
"Listado Telefnico", y as lo
escribimos en el cuadro "Nombre de
archivo".
A continuacin pulsamos en el botn
"crear".
En la siguiente
mltiples opciones:

ventana

vemos

A partir de aqui ya podemos crear


nuestra primera base de datos.

C1 T10 - Las barras.

La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al


hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de
estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de
las otras barras que veremos a continuacin.
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En Access2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste,
bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:
a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece
la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men
Archivo, el comando Cerrar.
b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms
opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la
derecha. Por ejemplo, en el men Archivo, Obtener datos externos.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos
algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen
porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Archivo, Abrir...
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra
subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el men Archivo.

La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.Hay operaciones que no estn
disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por
ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con
el color ms claro.
Existen ms barras de herramientas pero stas slo son accesibles en algunos casos determinados
que iremos viendo a lo largo del curso.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas,
como Internet Explorer, etc. . Esta barra no pertenece a Access2000, sino a Windows como su
propio nombre indica.

C1 T11 - Crear una base de datos.


Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos:
1 Ir al men Archivo.
2 Elegir la opcin Nueva base de datos...
O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

de la barra de herramientas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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3 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra
base de datos.
4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.
Si quieres saber para qu sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en,
ves al siguiente punto Opciones del cuadro de dilogo.
5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
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6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro
archivo.
7 Hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access2000 asignar la
extensin .MDB, y aparecer la ventana correspondiente a la base de datos:
Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes
objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la
izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos.
En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos
ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.

Opciones del cuadro de dilogo. Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en
la parte superior. A continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir
volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,
como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.
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Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del
recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamao, tipo o fecha.
Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos, Mis
documentos,... para acceder de forma ms rpida a ellas.
C1 T12 - Creacin de la primera tabla
Creacin de la primera tabla:
Se elige la opcin "crear tabla en vista
de diseo".

Surgir la ventana de diseo de tabla


En ella hay varias partes que iremos descubriendo segn vayamos necesitndolas.. por ahora nos
basta saber que en la parte superior es donde definiremos las caractersticas bsicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar ms sus caractersticas segn vayamos definiendo la


columna "tipo de datos".
Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos
relativos a los campos que vamos a disear.

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Vamos a empezar por disear nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestro listado va a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Direccin, Poblacin, CP, N Telfono, Relacin Trabajo.
Seguramente cada uno de nosotros preferiramos cambiar algn campo por otro, aadir algunos ms
o borrar otros... Mas adelante veremos cmo hacerlo y cmo personalizar esta tabla a nuestras
necesidades

-Aadiendo Campos:
Segn vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla
return, con los cursores o con el ratn, veremos como en la celda contigua de la columna "tipo de
dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratn
seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente
As es como quedara nuestra
tabla
con
los
campos
nombrados

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la
zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y
que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las caractersticas que nos
pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.


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Por ejemplo: "Tamao del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de
caracteres mximo que podemos introducir ser de 50, si quisiramos que un campo en concreto
aceptara mas o menos caracteres solamente tendramos que cambiar ese valor por otro mas
ajustado, por ejemplo quizs en el campo direccin necesitaramos mas longitud
Y por el contrario, es evidente que el campo N de telfono no necesitaramos tantos... ni siquiera
con todos los prefijos internacionales..

-Propiedades de los campos:


Hay varias propiedades ms; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos,
como "Requerido" que tiene el valor "No".
Segn nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte
inferior derecha cambiara automticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad.
Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de


la ventana, en la segunda
columna "Tipo de datos", se
nos ha definido por defecto todos
los campos como "Texto". Pero
si pulsamos sobre alguno de ellos
vemos como se despliega una
cortina con diversas opciones

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numrico" y
le pondremos una "tamao de campo" de 5 caracteres y paro el campo N de telfono tambin
elegiremos "Numricos", y en "tamao de campo" pondremos 9 caracteres.
En realidad, los tipos numricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones
matemticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica,
necesitaramos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo,
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es poco probable que sumemos nmeros de telfonos o restemos cdigos postales, de modo que lo
mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didcticos les asignaremos tipo
"Numrico"
Y por ultimo para el campo Relacin
laboral" elegiremos el campo lgico
"Si/No"
Como hemos visto en la lista de opciones, hay ms tipos de datos que los pocos que estamos
utilizando, iremos descubrindolos segn los necesitemos. Los ms curiosos pueden tener ms
informacin, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana

-Aadiendo descripciones de campos a una tabla:


Finalmente la tabla quedar as

La funcin de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el
nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la funcin de nuestro campo "Relacin
Laboral",es algo confusa, de l solo sabemos que es un campo lgico "Si/No", pero eso nos aporta
poca informacin . Para tener mas informacin tenemos la tercera columna.
La tercera columna est titulada
"Descripcin":

En ella escribiremos la descripcin de la


funcin de cada campo, y ser til cuando
estemos utilizando la tabla y no
recordemos por ejemplo si cuando
crebamos la tabla, tenamos en mente
que el campo "Nombre" se refera solo al
primer nombre, o al segundo nombre, el
formato de las iniciales o si inclua o no
los apellidos..
As es como quedara mi tabla definitivamente, naturalmente cada uno podr escribir la informacin
que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo

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C1 T13 - Cmo modificar la estructuras de las tablas


-Modificaciones
Podemos modificar la estructura de las tablas fcilmente eliminado un campo, insertando otro,
movindolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila.
Por ejemplo: Borremos el campo "Relacin laboral" y aadamos el campo "Notas", que ser un
campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy til
que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro
Vamos a hacerlo paso a paso:
Primero borremos el
campo
"Relacin
Laboral", el nombre
tcnico
de
la
operacin es eliminar
el campo, hay dos
formas de hacerlo, el
primer
paso
es
comn, pulsaremos
en el selector de fila
para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla


"Supr" o seleccionaremos la accin
"Eliminar
filas"
del
men
"Edicin", al que accederemos
pulsando el botn derecho del
ratn

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La tabla quedara de la
siguiente forma.

Para aadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situndonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.
La nica diferencia es que en el tipo de
datos elegiremos "Memo".

En la columna descripcin aadiremos la informacin necesaria que sirva para comprender el


motivo del campo. As es como me ha quedado la tabla a mi.

Hemos creado el campo "Notas" al final


de la tabla, pero podamos haberlo creado
en cualquier otra posicin, por ejemplo
entre los apellidos y la direccin,
simplemente eligiendo la opcin "insertar
fila" del men edicin, que activamos con
el botn derecho del ratn, tras situar el
puntero en la fila correspondiente

Access insertar una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos
probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente
haciendo clic sobre el selector y arrastrndolo a la posicin deseada

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C1 T14 - Guardar las tablas


Como guardar las tablas.
Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas adecuadamente.
Podemos hacerlo desde el men
"Archivo", con la opcin "Guardar" o
bien pulsando el icono "Guardar"

Cuando pulsemos se nos pedir que


introduzcamos el nombre, por defecto nos
sugerir el nombre "Tabla1", pero
nosotros podemos nombrarla como
queramos.
Surgir esta venta en la que se nos preguntar si queremos una "clave principal", la clave es un
campo que se crea automticamente y que funciona como un "ndice" cuya utilidad es
imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.

Este es un curso de iniciacin al Access, por lo que no vamos tratar el tema de mltiples tablas y sus
relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos ms avanzados.
De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".

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As es como quedar
nuestra tabla, con la
clave
principal
definida

Vemos que se ha aadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave


principal" la reconocemos por que en el smbolo del selector aparece una
el icono de una llave.
El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al
nombre que consideremos mas apropiado. Tambin hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define
automticamente a "autonumrico", ms adelante veremos con detalle que significa todo esto.

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Cuando lo guardemos aparecer en la
ventana "Base de datos" una tabla con el
nombre con que la hayamos guardado. En
nuestro caso, en un alarde de originalidad,
se llama "Tabla1".

Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea aadiendo o
borrando campos o quizs descubramos que la longitud de algn campo es inadecuada para nuestras
necesidades. Podemos modificar una tabla una vez guarda?. S, y es muy fcil, solamente hay que
pulsar el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin "Vista de diseo"

Aparecer la venta de diseo de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido
en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.

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