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"El desarrollo del pas debe

sustentarse en la educacin.
Slo a partir de ella podremos
construir una nacin slida,
competitiva y enfocada
en el progreso de sus ciudadanos
y ciudadanas".

Doctora Margarita Cedeo de Fernndez


Vicepresidenta de la Repblica

Gua Metodolgica
de Supervisin y Monitoreo
Producido por:
El programa Progresando con Solidaridad,
de la Vicepresidencia de la Repblica
Vicepresidenta de la Repblica:
Margarita Cedeo de Fernndez
Direccin General:
Altagracia Suriel Snchez
Textos elaborados por:
Hctor Medina Disla
Colaboracin especial de:
Ezequiel Vlquez
Ernesto Cruz
Yuri Saint-Hilaire
ngela Garca
Revisin:
Griztko Erickson,
Cuidado de edicin:
Johanna Tarrazo
Correccin de estilo:
Eduardo Daz Guerra
Elizabeth Phipps
Ilustracin:
Cristian Hernndez
Diseo y Diagramacin:
Flix Lpez

Gua Metodolgica
de Supervisin
y Monitoreo

Santo Domingo, R. D.
Progresando con Solidaridad

CONTENIDO
Tema

Pgina

GUA METODOLGICA DE SUPERVISIN Y MONITOREO


Glosario de siglas...........................................................................................................................3
Introduccin...................................................................................................................................4
Qu es Progresando con Solidaridad?.....................................................................................5
Misin.........................................................................................................................................................................................5
Visin..........................................................................................................................................................................................5
Valores........................................................................................................................................................................................6
Objetivos....................................................................................................................................................................................6
1.1. Metodologa de trabajo....................................................................................................................................................6
2. Sistema de Seguimiento, Monitoreo y Evaluacin..............................................................7
2.1. Seguimiento al cumplimiento de corresponsabilidades y compromisos de las familias.....................................7
2.2 Verificacin de Corresponsabilidades a partir de los sectores: Ministerio de Educacin
y Ministerio de Salud........................................................................................................................................................7
A.Verificacin del componente en Educacin: Inscripcin..............................................................................................8
B.Verificacin del componente en Educacin: Asistencia...............................................................................................10
C.Verificacin de las Corresponsabilidades en Salud.....................................................................................................12
2.3. Monitoreo y seguimiento a los procesos Operativos.............................................................................................15
El desarrollo del Programa se monitorea en tres etapas...............................................................................................15
2.4. Monitoreo del personal de supervisin de Enlace Familiar....................................................................................16
2.4.1. Monitoreo del trabajo del personal de Enlace Familiar en el terreno..............................................................16
2.4.2. Monitoreo del trabajo personal de Supervisin de Enlace Familiar por parte del personal de Gestin
Local y de Supervisin de Campo..........................................................................................................................18
2.4.2.A. Monitoreo por parte del/a Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo desde la oficina...........................18
2.4.2.B. Monitoreo por parte del o la Gestora Local y/o Supervisor de Campo desde el terreno......................19
2.4.3. Monitoreo del trabajo personal de Gestin Local y de Supervisin de Campo, por parte del personal
de Supervisin Provincial..........................................................................................................................................20
2.4.3.A. Monitoreo por parte de los/as Supervisores/as Provinciales desde la oficina............................................20
2.4.3.B. Monitoreo por parte del/a Supervisor/a Provincial desde el terreno...........................................................21
2.4.4. Monitoreo y Seguimiento desde Nivel Regional..................................................................................................22
2.4.5. Monitoreo y Seguimiento Regional en el terreno.................................................................................................22
2.4.6. Monitoreo y Seguimiento desde el Nivel Central................................................................................................22
3. Monitoreo y Control de Calidad...........................................................................................23
3.1 Control de calidad en el nivel local..............................................................................................................................24
3.2 Control de calidad en el nivel provincial.....................................................................................................................25
3.3 Control de calidad en el nivel regional........................................................................................................................26
3.4 Control de calidad en el nivel Central........................................................................................................................27
4. Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA)...................................................................28
Anexos................................................................................................................................30

GLOSARIO DE SIGLAS
ADESS
CAP
CCPP
CEP
CTC
CTI
CTRIS
DO
DTS
DVI
GCPS
ILAE
JCE
MINERD
MSP
NFS
OC
PROSOLI
PS
PTC
RC
SIP
SIUBEN
UNAP/CPN
BEEP
MT

Administradora de Subsidios Sociales


Comit de Apoyo al Programa
Centros de Capacitacin y Produccin Progresando
Comer es Primero
Centros Tecnolgicos Comunitarios
Comits Tcnicos Intersectoriales
Comits Tcnicos Regionales Intersectoriales
Direccin de Organizacin
Direccin de Tecnologa y Sistemas
Direccin de Vinculacin Interinstitucional
Gabinete de Coordinacin de Polticas Sociales
Incentivo a la Asistencia Escolar
Junta Central Electoral
Ministerio de Educacin de la Repblica Dominicana
Ministerio de Salud Pblica
Ncleos de Familias Solidarias
Organizaciones Comunitarias
Programa Progresando con Solidaridad
Proveedores de Servicios
Programa de Transferencias Condicionadas
Reportes Comunitarios
Sistema de Informacin del Programa Progresando
con Solidaridad
Sistema nico de Beneficiarios
Unidad de Atencin Primaria de Salud/
Centro de Primer Nivel
Bono Escolar Estudiando Progreso
Ministerio de Trabajo

INTRODUCCIN
l Plan de Gobierno del presidente, licenciado Danilo Medina Snchez; y la vicepresidenta, doctora
Margarita Cedeo de Fernndez; conjuga en su accionar el lema de Gobernar para hacer lo que nunca
se ha hecho, forjando un nuevo modelo de desarrollo para la prosperidad, la inclusin social y una vida
mejor. Dentro del enfoque de forjar un nuevo modelo de desarrollo para la prosperidad, el Gobierno se
ha propuesto, entre otras acciones:

El Programa busca, adems:


a) Crear capacidades y empoderamiento de los/as miembros/as de las familias, para que se conviertan en
protagonistas de su desarrollo;
b) Contribuir al desarrollo humano con acciones educativas, de promocin humana y social;
c) Propiciar oportunidades de generacin de ingresos a travs del empleo o emprendimiento;
d) Promover la formacin de capital humano, capital social y desarrollo econmico, para una vida digna y
productiva;
e) Contribuir a la formacin de ciudadana y su empoderamiento para el ejercicio de derechos fundamentales,
a travs de la orientacin sobre uso y acceso a bienes y servicios del Estado;
f) Formar en valores a los/as miembros/as de las familias;
g) Contribuir al logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Uno de los aspectos fundamentales del programa, es el seguimiento hecho al trabajo de campo realizado por
su personal, como garanta del desarrollo eficiente de ste. El informe que se presenta a continuacin, es una
gua que describe el proceso de supervisin, monitoreo y seguimiento del Programa Progresando con
Solidaridad, que se desarrolla desde el Gabinete de Coordinacin de Polticas Sociales que dirige la
Vicepresidencia de la Repblica, que contiene las orientaciones para el trabajo del personal de campo en todos
los niveles, iniciando con el personal de Enlace Familiar; de supervisin de Enlace Familiar; Supervisores de
Campo; Gestores de Desarrollo Familiar Locales; Supervisores Provinciales; Direcciones Regionales y Nivel
Central.
El objetivo fundamental de esta gua de supervisin es determinar los mecanismos de control y seguimiento
al trabajo realizado por todas las personas que participan en ste, desde el nivel tcnico central hasta el personal que mantiene contacto continuo y permanente con las familias beneficiarias de Progresando con
Solidaridad. El cumplimiento de los procedimientos establecidos en esta gua de supervisin facilitar un
mecanismo efectivo para evaluar el desempeo del personal involucrado en las actividades del Programa, as
como el desarrollo de dicho proyecto.
Para la elaboracin de esta Gua de Supervisin y Monitoreo, se tomaron en consideracin los objetivos
y metodologa de intervencin del Programa Progresando con Solidaridad que contiene dos
partes fundamentales: en la primera parte, se hace una descripcin detallada del proceso de supervisin
que se debe llevar a cabo, tanto desde lo que se ha denominado supervisin desde las oficinas, as como
la supervisin en el campo y en todos los niveles de supervisin y monitoreo del Programa.
En la segunda parte del trabajo, se incluye un conjunto de formularios, los cuales han sido diseados para
facilitar el proceso de supervisin y monitoreo del Programa. Los formularios suministrados en este
documento se usarn de acuerdo al nivel de supervisin a que se corresponda, especificados en cada
uno de stos.

1. PROGRESANDO CON SOLIDARIDAD


rogresando con Solidaridad (PROSOLI) es el principal programa de proteccin social del Gobierno
dominicano, que surge de la fusin de dos programas, Progresando y Solidaridad, mediante el Decreto
488-12 del 21 de agosto de 2012, el cual lo seala, adems, como la principal estrategia de erradicacin
de pobreza del Gobierno dominicano. Prosoli constituye un programa de intervencin social focalizada
que integra transferencias monetarias condicionadas, acompaamiento socioeducativo y vinculacin con programas y servicios, articulados en intervenciones que se fundamentan en siete lneas de accin o componentes:
Identificacin, Salud Integral, Educacin, Formacin Humana y Conciencia Social; Seguridad Alimentaria,
Nutricin y Generacin de Ingresos; Habitabilidad y Proteccin al Medio Ambiente; Acceso a las Tecnologas de
Ia Informacin y Comunicacin (TIC) y Reduccin de la Brecha Digital.

MISIN
Acompaar a las familias en situacin de pobreza en su proceso de desarrollo integral, propiciando la creacin de
capacidades y el ejercicio de derechos, a fin de aumentar su capital humano, capital social y desarrollo econmico.

VISIN
Ser un programa modelo de la red de proteccin social del gobierno dominicano, garantizando eficiencia
y eficacia en atencin responsable a las familias carenciadas y vulnerables, a travs de intervenciones
socioeducativas que contribuyan a romper el crculo de la pobreza y propician el desarrollo humano,
integral y sostenible.

VALORES
Somos Solidarios: Trabajamos intensamente, con empata, pasin y respeto, para mejorar la calidad de vida de
los ms necesitados.
Somos Responsables: Nos comprometemos y cumplimos nuestros objetivos y lo que prometemos; actuamos
de forma proactiva, con entusiasmo, creatividad y calidad.
Somos ntegros: Actuamos segn nuestros principios ticos, de forma honesta, autntica y transparente.

OBJETIVOS
Generales
Contribuir a aliviar la pobreza de las familias menos favorecidas y potenciar su capital humano, a fin de romper el
crculo de transmisin intergeneracional de la pobreza, mejorando la inversin en salud, nutricin y educacin de las
familias beneficiarias.
Especficos
a) Asegurar a las familias beneficiarias un nivel mnimo de consumo de los bienes que componen la Canasta
Bsica Alimentaria (CBA);
b) Impulsar que los miembros de hogares beneficiarios, a partir de los 3 aos de edad, alcancen al menos
nueve aos de educacin inicial y bsica;
c) Estimular a que los jvenes entre 14 y 18 aos accedan, permanezcan y alcancen por lo menos el primer
ciclo del nivel medio;
d)Incidir en la reduccin de la sobreedad escolar de los nios, nias y jvenes miembros de los hogares
beneficiarios, con 2 o ms aos por encima de la edad del grado correspondiente;
e)Contribuir a elevar el acceso a los servicios comprendidos en el plan bsico de salud e incidir en la disminucin de la morbilidad y mortalidad en los grupos de intervencin, articulado con el Plan Nacional de
Salud, a fin de impactar en la reduccin de estos ndices a escala nacional;
f) Adecuar la nutricin de los miembros de hogares beneficiarios, con nfasis en la poblacin ms vulnerable, como son los nios y nias entre 0 y 5 aos, as como las mujeres embarazadas y lactantes;
g) Fomentar la responsabilidad y aumentar el conocimiento de los hogares pobres, en relacin al cuidado
de la salud y la nutricin, as como los derechos y obligaciones que asumen al formar parte del Programa;
h)Crear capacidades en las familias beneficiarias para que generen ingresos a partir de la capacitacin o el
inicio de un negocio propio;
i) Contribuir al desarrollo humano con acciones educativas, de promocin humana y social.

1.1. METODOLOGA DE TRABAJO


El Programa Progresando con Solidaridad trabaja con la metodologa de Visitas Domiciliarias a las Familias
incluidas en ste a travs del personal de Enlace Familiar. Como forma de garantizar la calidad del trabajo de dicho
personal, se ha establecido un sistema de supervisin, el cual busca medir, de manera continua el desarrollo del
Programa.
La supervisin se puede definir como el proceso mediante el cual se verifica la realizacin eficiente de una
actividad; es decir, que la supervisin, si se lleva a cabo de una manera adecuada, garantiza una evaluacin
continua del desempeo o ejecucin de las actividades establecidas. Como tal, permite conocer cules
actividades se estn desarrollando de acuerdo a lo establecido y cules requieren ser intervenidas,
a fines de aplicar mejoras.

2. SISTEMA DE SEGUIMIENTO,
MONITOREO Y EVALUACIN
La Direccin General del Programa es la instancia responsable del desarrollo e implementacin de los sistemas
de monitoreo, seguimiento y evaluacin. Dicha instancia tiene la obligacin de presentar a la Coordinacin del
Gabinete de la Poltica Social reportes peridicos de los avances y progresos que se van logrando para alcanzar
las metas fijadas (Manual Operativo, dic. 2012). El sistema de Monitoreo, Seguimiento y Evaluacin se
desarrolla a partir de cuatro actividades fundamentales:
1. Seguimiento al cumplimiento de corresponsabilidades.
2. Monitoreo y seguimiento interno a los procesos operativos.
3. Monitoreo y Control de la Calidad.
4. Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA).

2.1. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE CORRESPONSABILIDADES


Y COMPROMISOS DE LAS FAMILIAS
El monitoreo del cumplimiento a las corresponsabilidades en Educacin y Salud por parte de las familias
beneficiarias, se lleva a cabo a partir de los reportes suministrados por los sectores involucrados, Ministerio de
Educacin (MINERD) y el Ministerio de Salud Pblica (MSP), y el levantamiento en campo de la verificacin de las
corresponsabilidades realizadas por el personal de Supervisin de Enlace Familiar del Programa.
El cumplimiento de los compromisos ser evaluado a partir de la presentacin de evidencia por parte de las
familias beneficiarias, tales como certificado de participacin en cursos de capacitacin, contrato de prstamos, la
presencia de huertos caseros, granjas para la crianza de animales, tarjeta de cooperativa, entre otros.

2.2 VERIFICACIN DE CORRESPONSABILIDADES A PARTIR DE LOS SECTORES:


MINISTERIO DE EDUCACIN Y MINISTERIO DE SALUD
La verificacin de corresponsabilidades por parte de las familias beneficiarias a partir de los reportes de los sectores,
MINERD y MSP, es una responsabilidad de la Direccin de Operaciones y del Sistema de Informacin del Programa
Progresando con Solidaridad.
Verificacin de corresponsabilidades, a partir del levantamiento en campo
El levantamiento en campo de las corresponsabilidades se lleva a cabo de acuerdo al perodo de verificacin establecido.
El Perodo de Verificacin se corresponde con las acciones y tiempo en que se debe cotejar el cumplimiento de
corresponsabilidades por componente de los hogares beneficiarios. Este proceso conlleva las siguientes actividades:
Los perodos de verificacin debern ser creados al inicio de cada ciclo; es decir, de forma bimensual o semestral,
segn la corresponsabilidad a ser evaluada para cada grupo especfico.
Cada dos meses, antes de iniciar la definicin de los perodos de verificacin, se debe revisar el calendario de
cumplimiento de cotejo de corresponsabilidades.
La Direccin de Operaciones dispone, en el Sistema de Informacin del Programa (SIPS), los hogares y cantidad
de familias, con la corresponsabilidad especfica del o los miembros en cada hogar, por regin, provincia, municipio y localidad.
Las Direcciones Regionales reciben y revisan el calendario de cumplimiento de verificacin de corresponsabilidades para identificar los perodos de verificacin que se deben cumplir segn el calendario.
La Direcciones Regionales verifican en cada proceso creado que las informaciones estn acorde al calendario
y la poblacin objetivo, a la que se le verificara la corresponsabilidad en cada perodo creado.
La Direcciones Regionales disponen la reproduccin de materiales de ubicacin e identificacin
de miembros de hogares beneficiarios, que tienen corresponsabilidad.
Luego de la reproduccin y distribucin de los materiales al personal de campo, se procede
al levantamiento de las informaciones.
7

A. VERIFICACIN DEL COMPONENTE EN EDUCACIN: INSCRIPCIN


El programa Progresando con Solidaridad define como elegibles para ser beneficiarios de la transferencia del
Incentivo a la Asistencia Escolar (ILAE) o componente educativo, a todos los miembros de hogares beneficiarios de
la transferencia Comer es Primero (CeP), con edades comprendidas entre 5 y 21 aos que estn inscritos en el
sistema educativo dominicano, del nivel de inicial, de bsica y de educacin media. El proceso de verificacin de esta
corresponsabilidad se verifica una vez al ao, entre los meses de septiembre y noviembre.
La verificacin de la inscripcin se realiza a partir de dos fuentes:
1) Al finalizar el proceso en agosto, el PROSOLI enva al MINERD la base de datos con los estudiantes que estuvieron
inscritos en el ao escolar recin finalizado, para confirmar la matriculacin de los mismos en el ao escolar que
recin inicia;
2) Con los alumnos y alumnas no confirmados por el Ministerio de Educacin, el Personal del PROSOLI visita las
familias para confirmar la inscripcin del miembro en la escuela. Previo a este proceso, el Supervisor de Enlace
Familiar deber:
a. Convocar una reunin de coordinacin con la Comisin Mixta de Educacin de la zona, para promover
el registro del proceso de inscripcin y/o reinscripcin.
b. De igual forma, los Supervisores de Enlaces Familiares debern realizar escuelas de familias Progresando
con Solidaridad, para motivar y concienciar sobre la importancia de que los miembros de 5 a 21 aos
estn inscritos en las escuelas y liceos del sistema educativo.
c. Tambin, se promover la importancia de inscribir a los miembros de hogares beneficiarios en edad escolar, entre los 5 a 21 aos, durante las visitas domiciliarias realizadas por el personal de Enlace Familiar.
El proceso de verificacin de la inscripcin escolar conlleva la realizacin de los siguientes
procedimientos.
1. El personal de Supervisin de Enlace Familiar recibe, de parte de su superior inmediato, el formulario Ficha de
Confirmacin de Matrcula, de la poblacin de alumnos/as no confirmados por el MINERD, cuyo formato es
el que se muestra a continuacin:

2. Con las fichas recibidas, los Supervisores de Enlace Familiar deben verificar con los jefes de hogares la inscripcin
de sus miembros en el perodo correspondiente. En aquellos casos en que un miembro del hogar no est inscrito
en la escuela, el supervisor debe indagar y reportar las causas de la no inscripcin.
3. Una vez confirmada la matrcula del miembro beneficiario, el Supervisor de Enlace Familiar se traslada al centro
educativo donde est inscrito, para verificar la inscripcin de ste, procurando en dicho centro completar los
datos faltantes y actualizar los datos registrados en la ficha. Las informaciones que se deben asegurar son:
a) Nombre y cdigo de la escuela donde est inscrito el miembro;
b) El Registro Nacional de Estudiante, RNE o ID del estudiante;
c) El nivel educativo del alumno;
d) El curso en el que est inscrito; e) La seccin del curso;
f) La tanda a la que asiste a la escuela, y g) La firma y el sello del Director del centro educativo correspondiente.
4. Todas las fichas de confirmacin de matrcula escolar deben ser devueltas por los Supervisores de Enlace Familiar
al Supervisor de Campo o Gestor de Desarrollo Familiar Local que corresponda, para su entrega a la provincia
con los requerimientos informacin referidos a:
a) Miembro no existe en el hogar;
b) Miembro complet estudios;
c) Miembro no est inscrito en este ao escolar, o con las informaciones esperadas del miembro inscrito.
5. Cada Gestor Local o Supervisor de Campo entrega las fichas al superior jerrquico inmediato o a quien ste
designe, para ser entregadas en la oficina regional y su posterior digitacin en el Sistema de Informacin del
Programa; o bien, digitarlas directamente en la oficina provincial.
6. Los datos sobre la verificacin de corresponsabilidades deben ser reportados semanalmente en el informe de
trabajo, resultado de la reunin de trabajo de cada lunes.
7. Con los reportes realizados por el personal de Supervisin Provincial, la Direccin Regional elabora un reporte,
utilizando para ello la ficha Reporte de Cumplimiento de Metas POA, estableciendo cada resultado
separado por provincia y lo reporta a la Direccin General del Programa en la fecha que sta establezca.

B. VERIFICACIN DEL COMPONENTE EN EDUCACIN: ASISTENCIA


La transferencia de recursos a travs de la tarjeta Solidaridad a las familias beneficiarias del ILAE o componente
educativo est dirigida a todos los miembros de hogares beneficiarios de Comer es Primero (CeP), con
edades comprendidas entre 5 y 21 aos, que estn inscritos en el sistema educativo dominicano y que cumplan
con un mnimo de un 80.0 % de asistencia a clases, durante los perodos de verificacin.
La verificacin del cumplimiento de esta corresponsabilidad se hace de manera mixta; primero, la Direccin de
Tecnologa recibe del Ministerio de Educacin un listado con el porcentaje de asistencia de los alumnos integrantes de familias beneficiarias que han sido reportados como inscritos en el Sistema de Gestin de Centro,
(SGC).
Al alumnado inscrito en el sistema educativo dominicano que no se le reporte asistencia por parte del
Ministerio de Educacin, se le procede a levantar esta informacin en campo. Para dicho proceso, se siguen
los pasos a continuacin:

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1. El personal de Supervisin de Enlace Familiar recibe, de parte de su superior inmediato, la ficha


Formulario de Verificacin de Asistencia Escolar, como la que se muestra debajo:

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2. Con las fichas recibidas, los Supervisores de Enlace Familiar se trasladan a los centros educativos, para
verificar con los directores o algn personal autorisado por los mismos, la asistencia de los miembros
inscritos en el perodo correspondiente. El Supervisor de Enlace Familiar registra en el formulario los
das de ausencia de los miembros inscritos en el mismo perodo.
3. Todos los Formularios de Verificacin de Asistencia Escolar deben ser devueltos por
los Supervisores de Enlace Familiar al Supervisor de Campo o Gestor de Desarrollo Familiar Local que
corresponda, para su captura en el Sistema de Informacin del Programa.
4. Cada Gestor Local o Supervisor de Campo verifica personalmente los casos de alumnos reportados por el personal del Supervisor de Enlace que no cumplieron con el porcentaje de asistencia, no
localizados en el centro u otra condicin que afecte la nmina de pago a las familias.
5. Los datos sobre la verificacin de corresponsabilidades deben ser reportados semanalmente en el informe
de trabajo, resultado de la reunin de trabajo de cada lunes en la ficha de sntesis de reunin semanal.
6. Con los reportes realizados por el personal de Supervisin de Campo y de Gestin Local, la Supervisin
Provincial elabora un informe, utilizando para ello la ficha Reporte de Cumplimiento de Metas
POA, estableciendo cada resultado separado por Gestor Local y Supervisores de Campo; lo entrega a
la Direccin Regional correspondiente en la fecha establecida por sta.
7. Con los reportes realizados por el personal de Supervisin Provincial, la Direccin Regional elabora un
reporte, utilizando para ello la ficha Reporte de Cumplimiento de Metas POA, estableciendo cada resultado separado por provincia y lo reporta a la Direccin General del Programa en la fecha
que sta establezca.

C. VERIFICACIN DE LAS CORRESPONSABILIDADES EN SALUD


La verificacin de corresponsabilidad para la transferencia de recursos a travs de la tarjeta Solidaridad a las
familias beneficiarias de la transferencia Comer es Primero (CesP), se aplica a los hogares beneficiarios que
tengan una ms de las siguientes condiciones:
a. Mujeres miembras del hogar, embarazadas;
b. Nios y nias de cero a cinco aos.
La transferencia de recursos, a travs de la tarjeta Solidaridad a las familias beneficiarias del ILAE o componente
educativo, est dirigida a todos los miembros de hogares beneficiarios de la transferencia Comer es Primero (CeP),
con edades comprendidas entre 5 y 21 aos, que estn inscritos en el sistema educativo dominicano y que cumplan
con un mnimo de un 80.0 % de asistencia a clases durante los perodos de verificacin.
La verificacin del cumplimiento de esta corresponsabilidad se hace de manera mixta: primero, la Direccin de
Operaciones recibe, del Ministerio de Educacin, un listado con el porcentaje de asistencia de los alumnos integrantes de familias beneficiarias que han sido reportados como inscritos en el sistema educativo dominicano.
Al alumnado inscrito en el sistema educativo dominicano que no se le reporte asistencia por parte del Ministerio de
Educacin, se le procede a levantar esta informacin en campo. Para este proceso, se siguen los pasos a continuacin:
1. El personal de Supervisin de Enlace Familiar recibe, de parte de su superior inmediato, la ficha
Formulario de Verificacin de Asistencia a Consulta de Salud, como la que se muestra a
continuacin:

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2. Con las fichas recibidas, los Supervisores de Enlace Familiar se trasladan a los hogares de las familias
beneficiarias a verificar, a partir de la Tarjeta de Cuidado de la Salud Familiar, que los/as
miembros/as beneficiarios/as han asistido al centro de salud correspondiente durante el perodo de
verificacin correspondiente. El Supervisor de Enlace Familiar registra en el formulario las fechas en
que el miembro beneficiario fue consultado en el centro de salud, verificando que la tarjeta est firmada por el mdico y sellada por el centro de salud correspondiente, en el caso de que el miembro
beneficiario no haya asistido a su consulta mdica el Supervisor de Enlace Familiar debe de entregar al
beneficiario una carta la cual debe de firmar, indicandole el no cumplimiento a la corresponsabilidad
en el perodo de verificacin.
3. Todas las Fichas de Verificacin de Asistencia a Consulta de Salud deben ser devueltas
por los Supervisores de Enlace Familiar al Supervisor de Campo o Gestor de Desarrollo Familiar Local
que corresponda para su captura en el Sistema de Informacin de Progresando con Solidaridad (SIPS).
4. Cada Gestor Local o Supervisor de Campo hace el reporte de levantamiento de cumplimiento de corresponsabilidad cada semana, a partir de las reuniones semanales con su personal de Supervisor de Enlace.
5. El Gestor de Desarrollo Familia Local o Supervisor de Campo elaborar un reporte, utilizando para ello
la ficha Reporte Semanal, en la que se detallarn las cantidades reportadas por cada supervisor, y
lo entrega a su superior inmediato.
6. Con los reportes realizados por el personal de Supervisin de Campo y de Gestin Local, la Supervisin
provincial elabora un informe utilizando para ello la ficha Reporte semana estableciendo cada
resultado separado por Gestor Local y Supervisores de Campo y lo reporta a la Direccin Regional
correspondiente en la fecha establecida por sta.
7. Con los reportes realizados por el personal de Supervisin Provincial, la Direccin Regional elabora un reporte
utilizando para ello la ficha Reporte de Cumplimiento de Metas POA, estableciendo cada resultado
separado por provincia, y lo reporta a la Direccin General del Programa en la fecha que la entidad establezca.

2.3. MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS OPERATIVOS


Con el propsito de impulsar la eficiencia y eficacia en la operacin del Programa; as como promover su mejora
continua, se aplica el seguimiento interno a los procesos operativos cotidianos para identificar los problemas, a medida que van surgiendo y se evala si el Programa se est implementando conforme a lo planificado, y el apego del
mismo a la poltica de calidad.
Mediante el seguimiento interno, se busca analizar y consolidar informacin oportuna para generar indicadores simples, que cuantifiquen variables de resultados y de insumos; y se comparen con las metas establecidas, permitiendo
a la gerencia localizar y solucionar problemas que pudieran presentarse durante la ejecucin del Programa. El
seguimiento se lleva a cabo en las diferentes etapas del ciclo operativo del Programa, de manera independiente, pero
sin perder de vista que las etapas se afectan unas a otras.

EL DESARROLLO DEL PROGRAMA SE MONITOREA EN TRES ETAPAS:


a) Uniforme y continua: a partir de las visitas domiciliarias de supervisin, realizadas por el personal Supervisor
de Enlace Familiar y de Supervisin de Campo del Programa Progresando con Solidaridad. Con los datos levantados sobre el desarrollo del Programa, se elaboran informes trimestrales sobre la ejecucin de ste, as como
las acciones sugeridas para el mejoramiento del proceso.
b) Peridicas y por muestreo, mediante el seguimiento de las visitas domiciliarias por parte del Supervisor de
Enlace Familiar, quien, de forma aleatoria, toma al azar de 3 a 5 hogares previamente visitados por el Enlace
Familiar para monitorear la calidad de las visitas. Durante este proceso, el Supervisor de Enlace Familiar
procede al llenado de novedades referidas dentro del Reporte de Visitas Domiciliarias por parte del
Enlace Familiar.

15

c) Anual: mediante la aplicacin de encuestas para apoyar la deteccin y resolucin oportuna de problemas operativos, a travs de la generacin de indicadores que permitan observar el estado de la operacin del Programa de
Transferencias Condicionadas en los Centros Educativos, en las Unidades de Atencin Primaria y en los colmados
que conforman la Red de Abastecimiento Social.Tambin, se recaba la percepcin de las familias beneficiarias sobre
distintos aspectos operativos del Programa; as como su opinin acerca de la calidad de los servicios que reciben
de las Escuelas, UNAP, Colmados y del personal de Progresando con Solidaridad.

2.4. MONITOREO DEL PERSONAL DE SUPERVISIN DE ENLACE FAMILIAR


Para garantizar un trabajo eficiente y en armona, el Supervisor de Enlace Familiar debe reunirse por lo menos una
vez a la semana con su equipo de Enlace Familiar para conocer sobre la fortaleza y debilidades en el desarrollo de
las visitas del personal bajo supervisin; recibir los Reportes de Visitas de sus Enlaces Familiares; verificar el trabajo
realizado; orientar sobre las nuevas visitas a realizar y establecer las actividades de la semana siguiente.
Para conocer sobre las fortalezas y debilidades en el desarrollo de las visitas del personal de Enlace, el/la
supervisor/a pregunta al personal cmo se desarrollaron las visitas, los inconvenientes que se presentaron,
cmo se solucionaron dichos inconvenientes, el aspecto positivo y el aprendizaje obtenido, entre otros
mbitos relacionados con el desarrollo del trabajo. El/la supervisor/a anota las opiniones de los/as Enlaces para
la elaboracin del informe semanal que debe entregar al/a coordinador/a local del Programa.
Para la supervisin del trabajo realizado por el personal de Enlace Familiar, el/la supervisor/a revisa las fichas completadas por el personal de Enlace en las visitas realizadas a las Familias Progresando con Solidaridad, verificando que
se han completado adecuadamente, adems de la cantidad de visitas realizadas, para evaluar el nivel de ejecucin de
stas. Para la verificacin de la cantidad de visitas realizadas, el/la supervisor/a se auxiliar del Reporte de Visitas
del Personal de Enlace.

2.4.1. MONITOREO DEL TRABAJO DEL PERSONAL DE ENLACE FAMILIAR EN EL TERRENO


La supervisin del trabajo del personal de Enlace Familiar requiere del desplazamiento, por parte del personal de
supervisin, hacia el lugar de residencia de las familias Progresando con Solidaridad, con dos metas:
(i) Responder a los requerimientos que hacen las familias cuando son visitadas por el Enlace Familiar para presentar
alguna novedad del hogar, y
(ii) Monitorear la calidad de la visita que hace el Enlace Familiar; siguiendo el procedimiento que se describe continuacin:
1. A partir de las fichas entregadas por el o la Enlace Familiar, y de la lista de Familias Progresando con
Solidaridad registradas en la ficha Reporte de Visitas del Enlace Familiar, selecciona una
muestra al azar de por lo menos cinco familias por enlace y procede a visitarlas, aplicando en cada una de
las familias el Formulario de Monitoreo del Trabajo del Enlace Familiar, el cual se anexa al
presente documento.
Asmismo, del Reporte de Visitas del Enlace Familiar, visita los hogares que estn referidos, para levantar cualquier
novedad que se presente en el hogar, lo que implica completar los formularios de Quejas y Reclamos,
Solicitudes o Actualizaciones. Estos requerimientos deben responderse durante la semana siguiente a
la presentacin del reporte; es decir, no deben pasar ms de 5 das sin dar respuesta a estas familias.
2. Adems de las familias que aparecen referidas en el Reporte de Visitas, el nmero de familias a visitar por
cada Enlace debe ser un nmero impar, es decir, cinco, siete, nueve, etc. La cantidad de familias a visitar para
la supervisin puede variar de una semana a otra y de un Enlace a otro. El Supervisor de Enlace Familiar
utilizar un formulario como el que se muestra a continuacin:

16

FORMULARIO PARA EL MONITOREO DEL TRABAJO


DEL ENLACE FAMILIAR POR PARTE DEL SUPERVISOR
FECHA: ________ / ________ / ________________________

Hora: _____________

1. Cdigo del Hogar o Nmero de la Familia PROSOLI visitada:___________________________________


2. Localizacin de la Familia:_____________________________________________________________
3. Representante de la Familia: ___________________________________________________________
4. Cmo se llama el/a Enlace Familiar que le visita? ____________________________________________
5. Supervisor: Anotar lo que se recuerda sobre el nombre del/a Enlace Familiar que visita la familia:
a. Lo recuerda completo ______ c. Recuerda el nombre ______
b. Lo recuerda poco ______
d. Recuerda el apellido ______

e. Recuerda el apodo ______


f. No recuerda nada ______

6. Con cul frecuencia le visita el Enlace Familiar? ____________________________________________


7. Cundo fue la ltima vez que lo visit el/a Enlace Familiar?_____________________________________
8. A qu hora le visit el Enlace Familiar? __________________________________________________
9. Cul tema trataron en esa visita? ______________________________________________________
10. Cunto tiempo le dedic el/a Enlace Familiar en esa visita?_____________________________ minutos.
11. Cmo considera usted el tiempo que le dedica a su familia el personal, cada vez que le visita?
a. Suficiente ______

b. Poco ______

c. Muy Poco ______

d. Demasiado ______

11.1 Por qu?_______________________________________________________________


12. El/a Enlace Familiar acuerda con la familia el da y la hora de la visita? a. S ________ b. No ________
13. Para la visita, el/a Enlace Familiar:
a. Asiste puntualmente __________________ b. Asiste con irregularidad __________________
c. No recuerda el da ni la hora de la visita _____________ d. Otro (especificar) ____________
14. Cmo siente usted que se va desarrollando el Programa Progresando con Solidaridad?
a. Excelente _______ b. Muy bien _______

c. Bien _______

d. Regular _______

e. Mal_______

14.1 Por qu?____________________________________________________________________


15. Cules cosas cree usted que se pueden hacer para mejorar el PROSOLI?
_______________________________________________________________________________
A JUICIO DEL SUPERVISOR
16. Cules son las principales fortalezas de esta familia que le impiden desarrollarse?

17. Cules son las principales debilidades de esta familia para desarrollarse?

Firma del Supervisor

Firma del Representante de la Familia

17

3. A la llegada a la vivienda de la familia, el/la supervisor/a debe presentarse como tal (supervisor/a del Programa
Progresando con Solidaridad), y explicar a la familia el objetivo de la visita, enfatizando que se trata de un
seguimiento al desarrollo del Programa y no un juicio al/a Enlace.
4. Durante la interaccin con la familia puede que surjan algunas inquietudes por parte del/a supervisor/a que no se
encuentren registradas en el formulario, las cules deben ser incluidas. De igual forma, se deben tomar apuntes
sobre cualquier comentario que los/as integrantes de la familia emitan sobre el Programa.
5. El/la supervisor/a debe garantizar la supervisin del trabajo de todo el personal bajo supervisin. En tal sentido,
debe tener presente que si no se logra supervisar a todos/as los/as Enlaces durante una semana, los/as faltantes
deben ser supervisados/as en la semana prxima.
6. Al finalizar la semana de trabajo, el/la supervisor/a deber haber visitado un mnimo de 30 familias, distribuidas
entre todo el personal bajo su supervisin.
7. Las fichas completadas con la informacin proporcionada por las familias deben ser devueltas al superior
inmediato del supervisor, para ser capturadas en el Sistema de Informacin del Programa y realizar los informes
correspondientes.
8. Al trmino de la semana, el/la supervisor/a deber elaborar un informe con los datos relacionados al trabajo realizado
durante la semana. El informe debe incluir tres aspectos: Qu se logr? Cmo se logr? y el aprendizaje
obtenido con la realizacin de las actividades. El trabajo del/a supervisor de Enlace Familiar debe contener:
a) La cantidad de visitas realizadas y las programadas, pero no ejecutadas;
b) Las Escuelas de Familias y reuniones de ncleos, y la cantidad de personas inscritas en cursos;
c) Cantidad de novedades o actualizaciones;
d) Cantidad de novedades presentadas en los hogares, y
e) La cantidad de miembros a los que se les ha verificado corresponsabilidad, cuando stos procesos se estn llevando
a cabo.
El trabajo de seguimiento en el terreno, debe ser continuo y sistemtico, y se deben tomar en consideracin aquellos
casos en que se realizan actividades extraordinarias que requieren de la presencia del personal de Enlace y del/a propio/a supervisor/a. Estas actividades deben estar registradas en el informe semanal del/a supervisor/a.

2.4.2. MONITOREO DEL TRABAJO PERSONAL DE SUPERVISIN DE ENLACE FAMILIAR


POR PARTE DEL PERSONAL DE GESTIN LOCAL Y DE SUPERVISIN DE CAMPO
Los/as Gestores/as Locales y Supervisores/as de Campo son responsables por el buen desarrollo y marcha del
Programa en la localidad de su incumbencia, y por lo tanto, deben estar informados de cuanto acontece en el terreno
con las familias incluidas en el Programa. Para el desarrollo de sus funciones, el o la Gestora Local o el Supervisor de
Campo, segn sea el caso, se auxilia del personal de supervisin, quien debe informar de las actividades desarrolladas.
Sin embargo, al igual que los/as supervisores/as de Enlace Familiar, los/as Gestores/as Locales y Supervisores de Campo
deben realizar dos tipos de supervisin: una desde la oficina y la otra con las familias beneficiarias directamente.

2.4.2.A. MONITOREO POR PARTE DEL/A GESTOR/A LOCAL Y/O SUPERVISOR


DE CAMPO DESDE LA OFICINA
La supervisin del desarrollo del Programa desde la oficina por parte de los/as Gestores/as Locales y Supervisores de
Campo, se inicia a partir de los informes recibidos por el personal de Supervisin de Enlace Familiar. A partir de estos
informes, el o la Gestora Local se orienta sobre el desarrollo del Programa en las distintas comunidades.
Para la supervisin del trabajo realizado, el o la Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo revisa las fichas completadas
por el personal de Enlace Familiar en las visitas realizadas a las familias inscritas en el programa Progresando con
Solidaridad, tomando muestras para verificar que se han completado adecuadamente las visitas. Para la verificacin de la cantidad de visitas realizadas, el/la supervisor/a se auxiliar del Reporte de Visitas del
Enlace Familiar, firmado por el/a Supervisor de Enlace Familiar.

18

A partir de los formularios de reporte de la visita a las familias del PROSOLI, el/la Gestor/a Local hace un
resumen en el formulario Condensado de Visitas Domiciliarias, estableciendo de esta manera la cantidad de visitas realizadas en cada componente del Programa y por Supervisor/a de Enlace Familiar. De igual
forma, revisa los formularios de novedades llenados por el Supervisor de Enlace Familiar, asegurndose que estn
debidamente llenados los datos y que tienen anexos los documentos requeridos para cada caso en particular.
La supervisin del trabajo incluye la reunin del o la Gestora Local y/o Supervisor de Campo por lo menos
una vez a la semana con el personal de Supervisin de Enlace Familiar, una al mes con el personal de Enlace
Familiar, para conocer de las fortalezas y debilidades en el desarrollo del Programa, escuchar las opiniones
del personal a su cargo e involucrarlo en la solucin de los problemas que se presentan; as como para la
capacitacin en el contenido de las visitas a desarrollar durante el mes prximo.
Los o las Gestoras Locales y/o Supervisores de Campo deben elaborar un informe resumido con la informacin
obtenida en las reuniones e informar a la Direccin de Planificacin y Seguimiento, va la Direccin Regional al
respecto. El informe debe incluir tres aspectos: Qu se logr?, Cmo se logr? y el aprendizaje obtenido con la
realizacin de las actividades.

2.4.2.B. MONITOREO POR PARTE DEL O LA GESTORA LOCAL Y/O SUPERVISOR


DE CAMPO DESDE EL TERRENO
La supervisin del desarrollo del Programa Progresando con Solidaridad por parte del o la Gestora Local y/o
Supervisor de Campo requiere que este personal visite las comunidades en las cuales se desarrolla el Programa y que
est bajo su supervisin, tomando una muestra de las familias beneficiarias para verificar la informacin suministrada
por el o la supervisora, y por el personal de Enlace Familiar sobre el desarrollo de las visitas.
En este sentido, se debe seguir el procedimiento a continuacin:
1. A partir de las fichas de monitoreo entregadas por el o la supervisora; y de las fichas completadas por el personal
de Enlace Familiar en las visitas, se selecciona una muestra al azar de por lo menos cinco familias por supervisor/a
y procede a visitarlas, aplicando en cada una de las familias el Formulario para el Monitoreo del
Programa Progresando con Solidaridad, el cual se muestra ms adelante.
2. El nmero de familias a visitar para cada supervisor/a y enlace debe ser un nmero impar, es decir, cinco, siete,
nueve, etc. El nmero de familias a visitar por el/a Gestor/a Local o Supervisor de Campo puede variar de una
semana a otra y de un/a supervisor/a y enlace a otro/a.
3. A la llegada a la vivienda de la familia beneficiaria, el/a Gestor/a Local o Supervisor de Campo debe presentarse
como tal, (Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo del Programa Progresando con Solidaridad) y explicar a la
familia el objetivo de la visita, enfatizando que se trata de una visita de seguimiento que busca medir cmo se est
desarrollando el trabajo y cules aspectos necesitan mejorar.
4. Durante la interaccin con la familia puede que surjan algunas inquietudes por parte del/a Gestor/a Local y/o
Supervisor de Campo y que no se encuentren registradas en el formulario, las cuales deben ser incluidas. De igual
forma, se debe anotar cualquier comentario que la los/as integrantes de la familia emitan sobre el Programa.
5. El/a Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo debe garantizar la supervisin del trabajo de todos/as y cada uno/a
del personal bajo supervisin, tomando grupo de supervisores/as y enlace por semana, pudiendo repetir la
supervisin de un/a supervisora/a o Enlace Familiar en perodos consecutivos, siempre que lo estime necesario
o conveniente para logro de los objetivos y el desarrollo del Programa.
6. El nmero de familias a visitar estar determinado por la disponibilidad de tiempo que el/a Gestor/a Local
y/o Supervisor de Campo disponga para la supervisin; sin embargo, es necesario que visite por lo menos
diez familias a la semana.

19

7. El/a Gestor/a Local o Supervisor de Campo debe preparar un informe del trabajo de supervisin realizado, claro,
preciso y conciso debe ser reseado; las fortalezas, las debilidades en la realizacin de las visitas; la cantidad de
visitas efectuadas y las programadas pero no ejecutadas, explicando las razones por las que no se realizaron; as
como la cantidad de participantes en las actividades llevadas a cabo en la localidad bajo su supervisin.
Al igual que el trabajo de monitoreo del personal de supervisin, el trabajo de seguimiento en el terreno del/a
Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo debe ser una labor continua y sistemtica, a tomar en consideracin
aquellos casos en que se organizan actividades extraordinarias y requieren de la presencia del personal de Enlace
y del/a propio/a supervisor/a. Estas actividades deben estar registradas en el informe semanal del/a supervisor/a.
El/a Gestor/a Local y/o Supervisor de Campo debe constatar, adems que cada supervisor ha registrado la cantidad de participantes por sexo y grupo de edad de las actividades hechas por el personal bajo su supervisin, utilizando para ello el Formulario de Reporte de Actividades.

2.4.3. MONITOREO DEL TRABAJO PERSONAL DE GESTIN LOCAL Y DE SUPERVISIN


DE CAMPO, POR PARTE DEL PERSONAL DE SUPERVISIN PROVINCIAL
Los/as Supervisores/as Provinciales son los responsables del buen desarrollo y marcha del Programa en la provincia de su incumbencia y por lo tanto deben estar informados de cuanto acontece en el terreno con las familias
incluidas en el Programa. Para el desarrollo de sus funciones, el/a Supervisor/a Provincial, segn sea el caso, se
auxilia del personal de Gestin Local o de Supervisin de Campo, quienes deben informar de las actividades
desarrolladas en el desarrollo de su trabajo.
Sin embargo, al igual que los/as Gestores/as Locales y Supervisores de Campo, el/a Supervisor/a Provincial debe ejecutar dos tipos de cotejo: una desde la oficina y la otra con las familias beneficiarias directamente.

2.4.3.A. MONITOREO POR PARTE DE LOS/AS SUPERVISORES/AS PROVINCIALES


DESDE LA OFICINA
La supervisin del desarrollo del Programa desde la oficina por parte del/a Supervisor/a Provincial se inicia a partir de
los informes recibidos del equipo de Gestores Locales y/o Supervisores de Campo. A partir de estos informes, el/a
Supervisor/a Provincial se orienta sobre el desarrollo del Programa en las distintas localidades de intervencin con ste,
haciendo nfasis en el desarrollo de las novedades presentadas por las familias, visitas domiciliarias, las Escuelas de
Familia, la verificacin de las corresponsabilidades y otros procesos operativos montados en campo.
El Supervisor Provincial debe revisar y enviar a la Direccin Regional, semanalmente, los formularios de Quejas y
Reclamos, Solicitudes y Actualizaciones presentadas por los Gestores Locales y/o Supervisores de Campo.
Para la supervisin del trabajo realizado, el/a Supervisor/a Provincial revisa los reportes completados por el
personal bajo su supervisin, tomando muestras para verificar que se han completado adecuadamente; adems
de la cantidad de visitas realizadas para evaluar el nivel de ejecucin en stas. Para la verificacin de la cantidad
de visitas realizadas el/a Supervisor/a Provincial, se auxiliar del Condensado de Visitas de los Enlaces
Familiares, firmada por el/a Supervisor de Campo o el/a Gestor/a Local.
A partir de los formularios Condensado de Visitas de los Enlaces Familiares, el/a Supervisor/a Provincial hace un
resumen en el formulario, estableciendo de esta manera la cantidad de visitas realizadas en cada componente del
Programa y por Supervisor/a de Campo o el/a Gestor/a Local.

20

De igual forma, la supervisin del trabajo incluye la reunin del/a Supervisor/a Provincial por lo menos una vez
cada quince das con el personal Supervisor/a de Campo o el/a Gestor/a Local; y por lo menos una al mes
con el personal de Enlace Familiar y de Supervisores de Enlace Familiar, para conocer de las fortalezas y
debilidades en el desarrollo del Programa, escuchar las opiniones del personal a su cargo e involucrarlo en la solucin de los problemas que se presentan; as como para la capacitacin en el contenido
de la visita a desarrollar durante el mes prximo.

Semanalmente, el/a Supervisor/a Provincial deben elaborar un informe resumido, con la informacin obtenida en las
reuniones e informar al respecto a la Direccin de Planificacin y Seguimiento, va la Direccin Regional. El informe debe
incluir tres aspectos: Qu se logr?, Cmo se logr? y el aprendizaje obtenido con la realizacin de las actividades.

2.4.3.B. MONITOREO POR PARTE DEL/A SUPERVISOR/A PROVINCIAL


DESDE EL TERRENO
La supervisin del desarrollo del Programa Progresando con Solidaridad requiere por parte del/a Supervisor/a
Provincial que este personal visite las localidades en las cuales se desarrolla el Programa y que est bajo su supervisin provincial, tomando una muestra de las familias beneficiarias para verificar la informacin suministrada por el/a
Gestor/a Local y de Supervisin de Campo sobre el desarrollo de las visitas domiciliarias, las Escuelas de Familias, la
verificacin de las corresponsabilidades y otros procesos operativos montados en campo.
En este sentido, se debe seguir el procedimiento a continuacin:
1. A partir de las fichas de monitoreo y seguimiento entregadas por el/a supervisor/a y de las fichas completadas por el personal de Enlace Familiar en las visitas, se seleccionan muestras al azar de por lo menos cinco familias por supervisor/a y
Enlace de los supervisados por un Gestor Local o por un Supervisor de Campo, y se procede a visitarlas, aplicando en
cada una de las familias el Formulario para el Monitoreo del Programa Progresando con Solidaridad.
2. El nmero de familias a visitar para cada Supervisor/a Provincial debe ser un nmero impar, es decir, cinco, siete,
nueve, etc. El nmero de familias a visitar por el/a Supervisor/a Provincial puede variar de una semana a otra y de
un/a supervisor/a y enlace a otro/a.
3. A la llegada a la vivienda de la familia beneficiaria, el/a Supervisor/a Provincial debe presentarse como tal,
(Supervisor/a Provincial del Programa Progresando con Solidaridad), y explicar a la familia el objetivo de la visita,
enfatizando que se trata de un seguimiento, que busca medir cmo se est desarrollando el trabajo y cules cosas
necesitan mejorar.
4. Durante la interaccin con la familia puede que surjan algunas inquietudes por parte del/a Supervisor/a Provincial
y que no se encuentren registradas en el formulario de monitoreo, las cuales deben se registradas. De igual forma,
se debe anotar cualquier comentario que los/as integrantes de la familia emitan sobre el desarrollo del Programa.
5. El/a Supervisor/a Provincial debe garantizar el cotejo del trabajo de todos/as y cada uno/a del personal bajo
supervisin, tomando grupos de Gestores Locales y Supervisores/as de Campo, Supervisores de Enlace Familiar
y Enlaces Familiares por semana, pudiendo repetir la supervisin de este personal en perodos consecutivos,
siempre que lo estime necesario o conveniente para logro de los objetivos y el desarrollo del Programa.
6. El nmero de familias a visitar estar determinado por la disponibilidad de tiempo que el/a Supervisora Provincial
disponga para la supervisin; sin embargo, es necesario que visite por lo menos once familias a la semana.
7. El/a Supervisora Provincial debe preparar un informe del trabajo de supervisin realizado, ser claro, preciso
y conciso; debe resear las fortalezas, las debilidades en la realizacin de las visitas, la cantidad de visitas
domiciliarias realizadas y las programadas pero no ejecutadas; las Escuelas de Familias, la verificacin de las
corresponsabilidades y otros procesos operativos montados en campo.
Al igual que el trabajo de monitoreo del personal de Gestin Local y de Supervisores de Campo, el trabajo de
seguimiento en el terreno del/a Supervisor/a Provincial debe ser un trabajo continuo y sistemtico; debe tomar
en consideracin aquellos casos en que se realizan actividades extraordinarias y requieren de la presencia del
personal de Gestin Local, Supervisores de Campo, Supervisores y de Enlace Familiar. Estas actividades
deben estar registradas en el informe semanal del/a Supervisor/a Provincial.

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El/a Gestor Supervisor/a Provincial debe verificar, adems, que cada Gestor/a Local y Supervisor de Campo ha
registrado la cantidad de participantes por sexo y grupo de edad de las actividades realizadas por el personal
bajo su supervisin, utilizando para ello el Formulario de Reporte de Actividades.

2.4.4. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DESDE NIVEL REGIONAL


En el Programa Progresando con Solidaridad se ha establecido un mecanismo de supervisin que involucra al personal tcnico del Programa y para este tipo de seguimiento se ha diseado el Formulario para el Monitoreo
del Programa Progresando con Solidaridad, el cual busca conocer como se est desarrollando el
Programa en cada localidad de intervencin del ste.
En este sentido, las Direcciones Regionales deben garantizar que el monitoreo y el seguimiento del Programa se hace
de acuerdo a lo establecido en esta gua. Al igual que las dems unidades de la estructura administrativa de la Regin,
los/as Directores/as Regionales aseguran un proceso de seguimiento, que parte:
1) De las reuniones ordinarias establecidas con el personal de supervisin provincial y de gestin local;
II) Las reuniones extraordinarias que considere necesarias para el buen desempeo del personal bajo su direccin,
III) El desarrollo de las labores de campo, propias de un proceso de monitoreo y seguimiento.
Las reuniones ordinarias establecidas con el personal de supervisin provincial y de gestin local se deben realizar por
lo menos un cada mes y las extraordinarias tantas veces como sean necesarias. Las reuniones ordinarias establecidas con
el personal de supervisin provincial y de gestin local sirven a la direccin regional para evaluar el trabajo realizado en
las provincias y localidades, as como la planificacin de las actividades y tareas a desarrollar en el periodo siguiente.

2.4.5. MONITOREO Y SEGUIMIENTO REGIONAL EN EL TERRENO


El monitoreo y seguimiento de la direccin regional en el terreno es una labor fundamental, y sta se lleva a cabo
a travs de la Coordinacin Operativa de cada regin. En este sentido, el/la Encargado/a Operativo/a desarrollar
su labor de monitoreo y seguimiento atendiendo a los siguientes lineamientos:
1. A partir de las fichas completadas por el personal de supervisin de gestin local y de supervisin de campo, el/la
Coordinador/a Operativo/a, persona a cargo del monitoreo y seguimiento en la regional, selecciona una muestra
de por lo menos 25 familias por provincia de las visitadas por el personal de supervisin, y procede a visitarlas
para comprobar la veracidad de la informacin suministrada en la ficha; as como el cumplimiento de la
metodologa de intervencin establecida por el Programa.
2. Del listado de familias de cada Enlace Familiar se toma una muestra de por lo menos cinco familias y se
procede a visitarlas para aplicar un cuestionario diseado para tales fines, de forma que se garantice una
informacin uniforme y confiable.
3. A partir de las fichas completadas con las familias visitadas, la persona a cargo del monitoreo realiza un pequeo
informe con los datos ms relevantes encontrados. Este informe debe ser remitido a la Direccin General del
Programa, va la Direccin Regional y con copia a la Direccin de Operaciones del Programa.
Como en los casos anteriores, el trabajo de monitoreo del personal de supervisin y de Enlace Familiar debe ser
continuo y sistemtico, proporcionando informacin que ayude a mejorar el desarrollo del PROSOLI.

2.4.6. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DESDE EL NIVEL CENTRAL


El seguimiento interno o monitoreo a los procesos operativos se realiza sobre el funcionamiento del
Programa. Se identifican los problemas a medida que van surgiendo, y se evala si el Programa se est implementando conforme a lo planificado. Las preguntas a ser contestadas en este mdulo son las siguientes:
El Programa se est implementando segn los procedimientos indicados en el Manual Operativo?

22

La operacin del Programa est funcionando de acuerdo a las actividades del ciclo que estn descritas en el
Manual Operativo? Las familias estn siendo visitadas por el personal de Enlace Familiar de acuerdo al plan de
visitas establecido? Cul es el nivel de satisfaccin de las familias beneficiarias con el desarrollo del programa?
Las familias estn identificadas o conocen la metodologa de intervencin del programa? Las familias estn aplicando los conocimientos transmitidos por el personal de Enlace Familiar y de supervisin?
Mediante el seguimiento interno, se busca analizar y consolidar informacin oportuna para generar indicadores
simples, que cuantifiquen variables tanto de resultados como de insumos y las comparen con lo programado, permitiendo a la gerencia localizar y solucionar problemas que pudieran presentarse durante la ejecucin del
Programa.
En el marco del programa se realizan varios tipos de monitoreo internos, tanto de las actividades inciales como en
el desarrollo del Programa y de las actividades recurrentes del ciclo operativo:
El desarrollo del Programa se monitorea en dos etapas: una, uniforme y continua, a partir de las visitas domiciliarias de supervisin realizadas por el personal de supervisin de Enlace Familiar y de Supervisin de
Campo del Programa Progresando con Solidaridad. Con los datos levantados sobre el desarrollo del
Programa, se elaboran informes trimestrales sobre la ejecucin de ste, as como las acciones sugeridas para
el mejoramiento del proceso. La segunda etapa de monitoreo comprende la realizacin de una encuesta por
muestreo, llevada a cabo con personal externo o a partir de la contratacin de una firma encuestadora o un
consultor externo al programa; en la cual se miden los aspectos relevantes del desarrollo de ste.
Los subprogramas y proyectos desarrollados como complementos del programa de transferencia condicionada son
monitoreados anualmente, a partir de estudios por muestreo realizados con un personal externo o a partir de la
contratacin de una firma, o consultor externo.
La oferta de capacitacin y desarrollo a las familias, en los Centros de Capacitacin y Produccin Progresando
(CCPP), los Centros Tecnolgicos Comunitarios (CTC) y otros espacios de formacin aliados al Programa, son
evaluados a partir de dos fuentes:
- La primera evaluacin se hace al facilitador del curso, y es realizada por el personal de campo del
Programa, evaluando los aspectos relevantes de la capacitacin.
- La segunda es la realizada por los estudiantes a cada facilitador del proceso.
La gestin de los Centros de Capacitacin y Produccin Progresando (CCPP) y de los Centros Tecnolgicos
Comunitarios (CTC) se monitorea a partir de la colocacin de buzones de sugerencias y quejas, de forma que los
usuarios puedan expresar su nivel de satisfaccin con los servicios recibidos en dichos centros.
Evaluacin de la oferta de servicios. La direccin de Progresando con Solidaridad, conjuntamente con
las gerencias regionales, con base en los mapas de oferta de centros educativos y de salud, elabora un mapa de
disponibilidad y calidad de los servicios en las localidades. A partir de dicho mapa, verifica si son correctas las
reclamaciones de los/as beneficiarios/as, en relacin con el incumplimiento de las corresponsabilidades por
ausencia o ineficiencia de los servicios en el mbito local. Por otra parte, gestiona ante las entidades prestadoras del servicio la disponibilidad y el mejoramiento en los lugares con demanda insatisfecha.

3. MONITOREO Y CONTROL DE LA CALIDAD


Control de Calidad a los Procesos de Campo Visitas domiciliarias, Escuela de Familias, Verificacin de
Corresponsabilidades, reuniones de equipo de trabajo.
Por control de calidad entendemos todos los procesos, tcnicas, herramientas y actividades que aseguran la deteccin oportuna de desviaciones o errores que puedan comprometer la satisfaccin de los
clientes o usuarios y, por tanto, el logro de los objetivos organizacionales.

23

El monitoreo y control de la calidad nos permite evaluar y conocer la importancia e interrelacin de los procesos y
los objetivos organizacionales; as como la pronta deteccin y correccin de los errores o desviaciones que nos
pueden alejar de la satisfaccin del beneficiario o usuario final.
El control de calidad se basa en dos aspectos fundamentales:
1. Levantamiento de informacin. Transcripcin de las informaciones contenidas en las tarjetas de salud
y libros de registros de educacin, a los formularios de verificacin de corresponsabilidades;
2. Captura las informaciones levantadas. Digitacin de las informaciones de los formularios en el
Sistema de Informacin de PROSOLI-SIPS.
Cada eslabn de la cadena de supervisin es responsable de velar por la integridad y calidad de la informacin que levanta y registra el personal bajo su supervisin. Para el logro de este objetivo, se establecen los siguientes procedimientos.

3.1 CONTROL DE CALIDAD EN EL NIVEL LOCAL


Cada dos (2) das a la semana (mircoles y viernes), los Supervisores de Campo y/o Gestores de Desarrollo Local
eligen de forma aleatoria un mnimo de cinco a 10 formularios de los procesos operativos vigentes en campo
(Visitas Domiciliarias, Escuelas de Familias, Verificacin de Corresponsabilidades u otro proceso). De los que
recibe por parte del Supervisor de Enlace Familiar, procede a visitar las familias correspondientes, para validar que
la informacin levantada se corresponde con la registrada en las tarjetas de salud del hogar (Tarjeta de Cuidado de
la Salud Familiar, Cdula del Nio o Nia, Tarjeta de Control Prenatal).
Para los casos de verificacin de corresponsabilidades, la cantidad de formularios mnima es
de cinco (5) formularios, como el que se muestra aqu:
FCR-PcS-01
Formulario de control y aseguramiento de la calidad del levantamiento, y registro
de la informacin de los procesos de verificacin de corresponsabilidades
Regional

Provincia
Cdula

Responsable
Proceso de Verificacin
Fecha

24

Cdigo
de la familia

Supervisor/a de Enlace Familiar


Nombre del representante
de la familia

Nmero
de errores

Firma

En caso de hallar una o ms incongruencias, proceder a alertar inmediatamente a su Superior Inmediato sobre la
inconsistencia, y enviar una comunicacin al Supervisor de Enlace, con copia al/la Director/a Regional y a la Unidad
de Monitoreo y Seguimiento Operativo, indicando la falta cometida.
El supervisor inmediato que corresponda (Gestor de Desarrollo Local o Supervisor de Campo), debe realizar un
descenso al terreno, para indagar si la informacin contenida en los dems formularios que ha levantado el Supervisor
de Enlace Familiar se corresponde con la realidad de cada familia trabajada, y si slo se trata de un caso aislado. De ser
un caso aislado, ste deber retroalimentar al Supervisor de Enlace Familiar, para que tenga mayor cuidado al levantar
las informaciones. Si, por el contrario, se detectan otros casos similares, el Gestor de Desarrollo Local o Supervisor de
Campo, suspende el trabajo del Supervisor de Enlace y procede a notificarlo a la Direccin de Recursos Humanos y la
Direccin Regional y Direccin de Operaciones quienes definirn las sanciones correspondientes.
Con los datos levantados, el Gestor de Desarrollo Local o Supervisor de Campo, remite un informe semanal a la
Supervisin Provincial, con los hallazgos encontrados; as como el conjunto de acciones sugeridas para la mejora continua de los procesos.

3.2 CONTROL DE CALIDAD EN EL NIVEL PROVINCIAL


El supervisor Provincial de Progresando con Solidaridad, verifica la calidad de la informacin en dos aspectos:
1) La calidad de la digitacin
2) La calidad del registro de la informacin.
Para control de calidad de la digitacin, el o la Supervisor Provincial, seleccionar una muestra de por lo menos 15
formularios por digitador, dos veces por da por lo menos 15 formularios en la maana y 15 formularios en la tarde
para verificar la consistencia de la digitacin. En este sentido, se debe constatar que el dato registrado en el SIPcS es
el mismo que el registrado en el formulario. Los resultados de este proceso se colocan en el formulario de control
de digitacin, FCD-PcS-02 anotando la cantidad de incongruencias o errores encontrados y el porcentaje que stos
representan. El formato del formulario a utilizar se muestra a continuacin.
FCD-PcS-02
Formulario para el control de calidad de la digitacin
Regional

Provincia
Cdula

Responsable
Proceso de Verificacin
Fecha

Hora

Digitador/a

Cantidad
digitada

Muestra

Nmero
de errores

Firma

25

Cuando en el proceso de verificacin se encuentre un 5.0 % o ms de inconsistencia de la muestra, el Supervisor


Provincial toma otra muestra, esta vez de 25 formularios y verifica los resultados en el SIPS. Si de esta seleccin el
porcentaje de inconsistencia es mayor del 5.0 %, se suspende el trabajo del digitador y se analizan todos los formularios digitados por ste. Si en los procesos subsiguientes se vuelve a repetir la accin, se suspende el trabajo del
digitador y se reporta a Recursos Humanos para que tome las decisiones de lugar, va la Direccin Regional y con
copia a la Direccin de Operaciones, quienes decidirn el proceso a seguir.
Para el control de la calidad en el levantamiento y registro de la informacin, el Supervisor Provincial seleccionar
dos supervisores de Campo o Gestores Locales por da; procede a visitarlos y de los formularios acopiados por
l o ella seleccionar una muestra de entre cinco y diez formularios de los procesos operativos vigentes en campo.
(Visitas Domiciliarias, Escuelas de Familias, Verificacin de Corresponsabilidades u otro proceso, y verifica la congruencia de la informacin registrada en dichos formularios y en los medios de registro de los procesos de las
familias beneficiarias (Tarjeta de Cuidado de la Salud Familiar, Cdula del Nio o Nia, Tarjeta de Control Prenatal;
verificacin de firma de en el formulario de reporte de visita domiciliaria y otros medios).
Las familias a visitar por parte del supervisor provincial para fines de control de calidad de la informacin se
registran en el formulario FCR-PcS-01 mostrado anteriormente.
Cuando el nmero de errores sea mayor al 5.0 % se verifica una muestra mayor para constatar que s se trata de
casos aislados, por el contrario, es una falta recurrente del personal de campo. Si en la segunda muestra de por lo
menos 15 formularios se encuentra igual porcentaje o ms de errores, se suspende el trabajo del personal de campo
que haya incurrido en el fallo y se remite a Recursos Humanos, va la Direccin Regional y con copia a la Direccin
de Operaciones, quienes decidirn el proceso a seguir.
Con los datos levantados y los informes recibidos por parte del personal de Gestin Local y de Supervisin de
Campo, el Supervisor Provincial elabora y remite un informe semanal a la Direccin Regional con los hallazgos
encontrados, as como el conjunto de acciones sugeridas para la mejora continua de los proceso.

3.3 CONTROL DE CALIDAD EN EL NIVEL REGIONAL


La Direccin Regional de Progresando con Solidaridad, al igual que la Supervisin Provincial, verifica la calidad de la
informacin de los procesos operativos en campo en dos aspectos:
1) La calidad de la digitacin
2) La calidad del registro de la informacin.
Para control de calidad de la digitacin, la Direccin Regional, seleccionar una muestra de por lo menos 25 formularios por digitador, dos veces por da, 25 formularios en la maana y 25 formularios en la tarde para verificar la
consistencia de la digitacin. En este sentido, se debe constatar que el dato registrado en el SIPcS es el mismo que
el registrado en el formulario. Los resultados de este proceso se registran en el formulario de control de digitacin,
FCD-PcS-01 anotando la cantidad de incongruencias o errores encontrados y el porcentaje que stos representan.
Cuando en el proceso de verificacin se encuentre un 7.0 % o ms de inconsistencia de la muestra, la Direccin
Regional toma otra, esta vez de 35 formularios y verifica los resultados en el SIPcS. Si de esta muestra el porcentaje
de inconsistencia es mayor del 7.0 %, se suspende el trabajo del digitador y se analizan todos los formularios digitados por ste. Si en los procesos siguientes se vuelve a repetir la accin, se suspende el trabajo del digitador y se
reporta a Recursos Humanos, va la Direccin de Operaciones, quienes decidirn el proceso a seguir.

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Para el control de la calidad en el levantamiento y registro de la informacin, la Direccin Regional seleccionar


una muestra de los supervisores de Campo o Gestores Locales por da, procede a visitarlos y de los formularios acopiados por l o ella, seleccionar una muestra de entre 10 y 15 formularios de los procesos operativos
vigentes en campo (Visitas Domiciliarias, Escuelas de Familias, Verificacin de Corresponsabilidades u otro
proceso) y verifica la congruencia de la informacin registrada en dichos formularios y en los medios de
registro de los procesos de las familias beneficiarias (Tarjeta de Cuidado de la Salud Familiar, Cdula del
Nio o Nia, Tarjeta de Control Prenatal, verificacin de firma en el formulario de reporte de visita domiciliaria y otros medios).

Las familias a visitar por parte de la Direccin Regional para fines de control de calidad de la informacin, se registran en el formulario FCR-PcS-01 mostrado anteriormente.
Cuando el nmero de errores sea mayor al 5.0 % se verifica una muestra mayor para constatar que s se trata de
casos aislados; por el contrario, es una falta recurrente del personal de campo. Si en la segunda muestra de por lo
menos 25 formularios se encuentra igual porcentaje o ms de errores, se suspende el trabajo del personal de campo
que haya incurrido en el error y se reporta a Recursos Humanos, va la Direccin de Operaciones, quienes decidirn
el proceso a seguir.
Con los datos levantados y los informes recibidos por parte del personal de Supervisin Provincial, la Direccin
Regional elabora y remite un informe semanal a la Direccin de Operaciones con los hallazgos encontrados, as como
el conjunto de acciones sugeridas para la mejora continua de los procesos.

3.4 CONTROL DE CALIDAD EN EL NIVEL CENTRAL


La Direccin de Operaciones, junto a la Direccin de Planificacin y Seguimiento; bajo los lineamientos de la
Subdireccin General de Progresando con Solidaridad, al igual que en el nivel provincial y regional, verifica la calidad de la informacin de los procesos operativos en campo en dos aspectos:
1) La integridad de las informaciones levantadas
2) La calidad de las informaciones digitadas.
Para el control de calidad de la digitacin, el nivel central seleccionar una muestra semanalmente de tamao
variable de los formularios digitados en SIPcS de cada una de las Direcciones Regionales y proceder a visitar las
Regionales para verificar la consistencia de la digitacin. En este sentido se debe constatar que el dato registrado en el SIPcS es el mismo que el registrado en el formulario. Los resultados de este proceso se registran en el
formulario de control de digitacin, FCD-PcS-01, anotando la cantidad de incongruencias o errores encontrados
y el porcentaje que stos representan.
Cuando en el proceso de verificacin se encuentre un 7.0 % o ms de inconsistencia de la muestra, el nivel central
toma otra diferente, verifica los resultados en el SIPcS. Si de esta muestra el porcentaje de inconsistencia es mayor
del 7.0 % , se suspende el trabajo de digitacin y del o la responsable del rea, y se analizan todos los formularios
digitados en sta. Si en los procesos subsiguientes se vuelve a repetir la accin, se suspende el trabajo del digitador
que haya incurrido en la falta, as como del o la responsable del rea y se reporta a la Direccin General va Recursos
Humanos, quienes decidirn el proceso a seguir.
Para el control de la calidad en el levantamiento y registro de la informacin, el nivel central seleccionar una
muestra de los formularios acopiados en la Direccin Regional y procede a visitar los hogares para verificar la
integridad de la informacin levantada en procesos operativos vigentes en campo (Visitas Domiciliarias,
Escuelas de Familias, Verificacin de Corresponsabilidades u otro proceso) y verifica la congruencia de la informacin registrada en dichos formularios y la registrada los medios de registros de los procesos de las familias
beneficiarias, (Tarjeta de Cuidado de la Salud Familiar, Cdula del Nio o Nia, Tarjeta de Control Prenatal, verificacin
de firma en el formulario de reporte de visita domiciliaria y otros medios).
Las familias a visitar por parte del nivel central para fines de control de calidad de la informacin, se registran en el
formulario FCR-PcS-01, mostrado anteriormente.
Cuando el nmero de errores sea mayor al 5.0 % se verifica una muestra mayor para verificar, que s se trata
de casos aislados; o por el contrario, es una falta recurrente del personal de campo. Si en la segunda muestra se encuentra igual porcentaje o ms de errores, se suspende el trabajo del personal de campo que
haya incurrido en el error y se reporta a la Direccin de General, va Recursos Humanos, quienes
decidirn el proceso a seguir.

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Con los datos levantados y los informes recibidos por parte del personal, la Direccin de Operaciones, en coordinacin
con la Direccin de Planificacin y Seguimiento y bajo los lineamientos de la Subdireccin General de Progresando con
Solidaridad, elabora y remite un informe semanal a la Direccin General con los hallazgos encontrados; as como el conjunto de acciones sugeridas para la mejora continua de los procesos.

4. SEGUIMIENTO AL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)


El seguimiento interno se maneja, principalmente, a travs de indicadores producidos por el SIPS, el cual emite, en el
mbito central, formularios y materiales para su distribucin en el entorno local, a travs de las gerencias regionales.
Los formularios recogen informaciones que permiten evaluar los procesos desarrollados en las diferentes fases del
ciclo operativo del Programa.
En el plano local, la informacin la recogen el o la Enlace Familiar Voluntario/a, as como el personal de Supervisin de
Enlace Familiar, a travs de formularios diseados con indicadores referentes a cada proceso que debe ser evaluado.
La informacin recolectada por el equipo de Enlace Familiar Voluntario y el personal de Supervisin de Enlace Familiar,
se reporta a la Gestin de Desarrollo Familiar Local o Supervisin de Campo, segn sea el caso; la cual, a su vez, es
consolidada por la Supervisin Provincial y finalmente por la Direccin Regional.
La Direccin de Planificacin y Seguimiento de Progresando con Solidaridad elabora, en los perodos establecidos
(mensuales, trimestrales y anuales), informes con el anlisis del funcionamiento del Programa en el mbito nacional
y de los gastos operativos. De la misma forma, evala la informacin recopilada en el entorno nacional, identificando las eventuales fallas del funcionamiento del Programa, haciendo las sugerencias pertinentes a las reas
responsables de cada uno de los procesos e informando peridicamente a la direccin del Programa.

Ciclos de Planificacin Operativa

Coord. Operativo

Sup. Provincial

Supervisin Operativa Regional:


-Distribucin de tareas a Gestores
-Seguimiento a metas

Gestor Local

Organizacin del trabajo de Supervisores de Campo


-Distribucin de tareas a Supervisores de Campo
-Seguimiento avance de actividades y resultados

Sup. de Campo

Organizacin del trabajo de Supervisores EF


Planeacin de Supervisores de Enlace Familiar
Seguimiento avances de actividades y resultados

Sup. Enlace Familiar

Elaboracin plan de trabajo de Enlaces Familiares


Ejecucin actividades operativas
Retroalimentacin de actividades realizadas y resultados

Enlace Familiar

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Seguimiento Operativo en la Regin


-Distribucin de tareas y metas a Supervisores Provinciales
-Seguimiento a metas

Ejecucin Visitas Domiciliarias y Orientacion Corresponsab.


Retroalimentacin de visitas ralizadas y novedades del hogar

Fases del Seguimiento Operativo


y retroalimentacin del POA

La supervisin a la Planificacin Operativa y de Campo se realiza de abajo hacia arriba, es decir, inicia desde el nivel
inferior de la cadena de supervisin (Supervisores de Enlaces Familiares), y concluye en el nivel superior
(Coordinador Operativo).

Supervisor de Enlace Familiar: se rene con sus Enlaces Familiares una vez por semana. El objetivo de dicha
reunin es dar seguimiento a las visitas domiciliarias realizadas la semana anterior. Para esta actividad, el Supervisor
de Enlace utiliza el formulario Condensado de Visitas de los Enlaces Familiares. En conjunto, realizan
la planificacin de las visitas para la semana siguiente y los Enlaces informan al Supervisor los hallazgos de novedades
en las familias visitadas.
Supervisor de Campo: cada lunes, se rene con sus Supervisores de Enlace Familiar. El primer lunes del mes
para realizar el plan de trabajo de cada Supervisor de Enlace Familiar; y en el segundo, tercero y cuarto lunes, para
dar seguimiento a la planificacin de las actividades y los avances que se van alcanzando.
Gestor Local: es responsable de asignar las metas que tiene que cumplir cada Supervisor de Campo. Para ello,
semanalmente se rene con todos los supervisores de su estructura y en conjunto elaboran el plan de trabajo de
cada Supervisor de Campo, y obtiene la retroalimentacin de los avances en ejecucin. El gestor, adems, reporta
al Supervisor Provincial los avances logrados durante la quincena.
Supervisor Provincial: cada semana, se rene con cada gestor local de manera individual: la primera semana
del mes, para elaborar el plan de actividades a realizar, y el resto, para dar seguimiento y ver los avances y resultados alcanzados. Cada quince das redacta el reporte con los avances y lo remite al Coordinador Operativo.
Director Regional y Coordinador Operativo: organiza una reunin semanal con los Supervisores
Provinciales para planificar las actividades; recibe los reportes de ejecucin de actividades de cada Supervisor
Provincial; analiza los resultados y evala puntos de mejoras. Cada quince das, el Director Regional y el
Coordinador Operativo completan un reporte de avances con los resultados alcanzados y lo remiten a la
Direccin de Planificacin y Seguimiento.
Direccin de Planificacin y Seguimiento: elabora, en los perodos establecidos (quincenales, mensuales,
trimestrales y anuales), informes con el anlisis del funcionamiento del Programa en el mbito nacional y de
gestin operativa. De la misma forma, evala la informacin recopilada en el mbito local, identificando las eventuales desviaciones o fallas en el funcionamiento del Programa, manifestando las sugerencias pertinentes a las
reas responsables de cada uno de los procesos e informando peridicamente a la direccin del Programa.
Supervisor de Enlace Familiar: se rene con sus Enlaces Familiares una vez por semana. El objetivo de
dicha sesin es dar seguimiento a las visitas domiciliarias realizadas la semana anterior. Para esta actividad, el
Supervisor de Enlace Utiliza el formulario Condensado de Visitas de los Enlaces Familiares. En
conjunto organizan la planificacin de las visitas para la semana siguiente, y los Enlaces informan al Supervisor
los hallazgos de novedades en las familias visitadas.
Supervisor de Campo: cada lunes, se rene con sus Supervisores de Enlace Familiar. El primer lunes del mes,
para estructurar el plan de trabajo de cada Supervisor de Enlace Familiar; en el segundo, tercero y cuarto lunes
para dar seguimiento a la planificacin de las actividades y los avances que se van alcanzando.
Gestor Local: es responsable de asignar las metas que tiene que cumplir cada Supervisor de Campo. Para ello,
semanalmente se rene con todos los supervisores de su estructura, y en conjunto, elaboran el plan de trabajo de
cada Supervisor de Campo, y obtienen la retroalimentacin de los avances en ejecucin. El gestor, adems, reporta al Supervisor Provincial los avances logrados durante la quincena.
Supervisor Provincial: cada semana, se rene con cada Gestor Local de manera individual, la primera semana
del mes para elaborar el plan de actividades a realizar y las dems semanas para dar seguimiento, ver los avances y
resultados alcanzados. Cada quince das redacta el reporte con los logros y lo remite al Coordinador Operativo.
Director Regional y Coordinador Operativo: organizar sesiones semanales con los Supervisores
Provinciales para planificar las actividades; recibe los reportes de ejecucin de actividades de cada Supervisor
Provincial; analiza los resultados y evalan puntos de mejoras. Cada quince das, el Director Regional y
el Coordinador Operativo completan un reporte de avances con los resultados alcanzados y lo
remiten a la Direccin de Planificacin y Seguimiento.

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Direccin de Planificacin y Seguimiento: elabora, en los perodos establecidos (quincenales, mensuales,


trimestrales y anuales), informes con el anlisis del funcionamiento del Programa en el mbito nacional y de gestin
operativa. De la misma forma, evala la informacin recopilada en el plano local, identificando las eventuales desviaciones o fallas en el funcionamiento del Programa, realizando las sugerencias pertinentes a las reas responsables de
cada uno de los procesos e informando peridicamente a la direccin del Programa.

ANEXOS

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