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Cmo se organiza un evento?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones bsicas, tales como qu tipo de acto
se quiere realizar, a quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu fecha sera la idnea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas las acciones que han de realizarse
antes de la ejecucin del acto para que ste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase ms costosa porque hay que
encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacin
de un evento dtecpende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de
las acciones ms habituales:

Elaboracin de la lista de invitados


Envo de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones
Contratacin de catering
Contratacin de un ambiente musical
Decoracin del local
Contratacin de transimisiones
o Micrfonos y atril en caso de posibles discursos
o Telefona fija y mvil
o Proyectores
o etc...
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratacin de azafatas y/o intrpretes
Un largo etc.

Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin de un


evento:
1. Innova, s creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayora de tu pblico ya habr
asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2. Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los
principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difcil
"romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones
dinmicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integracin de la mecnica de
juegos en una reunin o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle
fuerza, impacto y enfoque).
3. Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l. Las personas que
asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder
ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Adems, siempre debes incluir
un turno de preguntas despus de cada presentacin o sesin.

4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificacin de eventos, asciate con un profesional


cualificado con un largo historial de xitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres
gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en
la Web diseadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
5. Establece metas y mtodos claros para medir el xito y el retorno sobre la inversin (ROI) .
6. A la hora de elegir un lugar de celebracin, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no
quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo
gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda
bsico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.
7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste
adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de personas.
8. En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de que se lance
un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo
versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta
de marketing ms poderosa que tienes a tu disposicin.
9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su
celebracin y para prolongar su vida despus.
10. Graba vdeos de la zona de exposicin, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego
se podrn colgar en el sitio web oficial del evento, as como en sus perfiles en los medios
sociales, a fin de ensear a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.
Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificacin, organizacin y celebracin


de un evento:
1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas
adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener
acceso a Internet, paparcar su coche, tomarse un caf, etc., as que procura que la cuota de
inscripcin lo cubra todo.
2. No slo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su xito depender
en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapi en ello.
3. No vayas demasiado lejos con la mxima de "hacer ms con menos". Si no hay
presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que
dar una mala impresin; y no siempre aceptes el presupuesto ms barato para el alquiler del
espacio o la contratacin de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo ms
barato casi nunca es lo mejor.
4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su
participacin activa es muy importante.
5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los
grandes eventos internacionales habr seguramente vegetarianos, gente con restricciones
alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.

6. No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque
suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un equipo de profesionales curtidos
y de confianza.
7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas
personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y no organices programas sociales
sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.
8. No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer.
9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la
informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminar seguramente en la
papelera.
10. No olvides de realizar un seguimiento despus del eventos; la retroalimentacin es vital para
poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
Por qu organizar el evento?
Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracinde
un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms
sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar a todos los
implicados. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su
planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y
barata de transmitir al pblico objetivo tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible.
Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos
resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento hbrido, combinando elementos
tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rpida consolidacin del fenmeno de los
eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial
por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos,
las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como
"team building"), o los eventos organizados por motivos puramente ldicos.
Planificacin y organizacin del evento
Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar
t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si sera mejor
contratar a una agencia de organizacin o a un experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t mismo, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mvilesdisponibles
actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para facilitarte el trabajo.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los
conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas
agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector organizadores profesionales de
congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestin de
destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones
y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios

tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea tu eleccin, es
siempre una buena solucin si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no estn
familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t mismo todas las tareas, lo que por
muy econmico que parezca puede tener consecuencias drsticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es que sigue
habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las
agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales
como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel
Executives), SpainDMCs (Asociacin Espaola de Destination Management
Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andaluca, OPC
Spain, UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociacin Internacionales de
Congresos y Convenciones).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales
o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido
recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas
el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial
intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til
sobre lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de cortesa, como
traslados y vistas tursticas guiadas.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar a
una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una
persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada
para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador est implicado en el
proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos,
incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona
importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente
necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el
evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opcin, debes
identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una sola persona hasta
un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto
con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos.
En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls,
Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico
objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias
anteriores, de ser posible, etc.
Formato del evento
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han
de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros
profesionales,cursos, jornadas de formacin o talleres, viajes de
incentivos, conferenciascientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team

building,lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es


inagotable. Adems, no van en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios ohbridos,
mezcla de dos o ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero
y/o generar ingresos adicionales.
Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales ms importantes
en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est siendo lenta, cada vez ms
empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestin diaria y en sus reuniones y eventos a
fin de intentar reducir su huella de carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de
carbono tienen un precio, pero tambin son un factor de diferenciacin que ser muy aplaudido
por un creciente nmero de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de
iniciativas que se pueden implementar el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada,
las aplicaciones mviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel, los cordones
y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de catering, etc., por muy
pequeo que sea, siempre hay algo que se puede hacer.
Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social
corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un
impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de
comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo econmico y, al mismo tiempo, mejorar la
calidad de vida de los empleados y sus familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad
de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es
ahora tambin un factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre los
asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como antes, la eleccin de
iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las cuotas de inscripcin a una
organizacin benfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestacin o la
restauracin de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco das de duracin dedicado a
un solo proyecto en casa o en el extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles.
Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de empresas
y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputacin.
Pblico objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la


direccin, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el
comit de planificacin) cules van a ser el formato y la duracin del evento. Adems, deben
saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes.
Si no ests completamente seguro de cul es exactamente tu pblico objetivo o del nmero de
personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias
anteriores), la planificacin (y la presupuestacin) puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/talleres, reuniones en el da, viajes
deincentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno.
No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al menos la recuperacin de lo
invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican varias pernoctaciones y coinciden con un

perodo vacacional, quiz sea necesario permitir laasistencia de cnyuges e hijos, con los
problemas adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces con mucha
antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran
los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales
como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicacin.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones,
conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar
de una edicin a otra segn el destino y el clima econmico, entre otros factores, es esencial
aprovechar, con mucha antelacin, el enorme potencial para el marketing de las nuevas
tecnologas y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice
con frecuencia y que sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de
crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas
alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha
el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms
amplio antes de la celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de
generar una retroalimentacin muy valiosa.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender
de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es
que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es
probablemente la alternativa ms barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso
de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a
voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de
personalidades/celebridades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes
con minusvalas.
Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente


una hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de gestin,
incluyendo una lista degastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En
muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro
lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un
beneficio a travs de las cuotas de inscripcin, la venta de entradas, el alquiler de stands,
el patrocinio, las subvenciones, la comercializacin, la venta de productos, etc. Si ests
organizando un evento sin nimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quines de los
implicados van a asumir cada captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las
primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de

determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems de responsabilidad civil, que es


imprescindible.
Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle
partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida
de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El
coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos,
desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, ser
difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el
coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20%
para imprevistos.
Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrnseco a la planificacin
presupuestaria, es la medicin del retorno sobre la inversin (ROI). Actualmente se suele exigir a
los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupuesto del evento hasta el
ltimo euro. Y esto tambin implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables;
es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generacin de
contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan
garantizar una medicin efectiva del ROI.
Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un
plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de
las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para
planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unasfechas
alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauracin,
el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La flexibilidad es, adems, una excelente
herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones
profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de
naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o despus, das festivos,
perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir
unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con
un presupuesto fijo.
Destino y lugar de celebracin

Tanto para la planificacin presupuestaria como para otras


consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin, de dnde
celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el"propietario" del
evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no

tan conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Mlaga), o bastante
impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente
accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen
en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer
hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre
el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms de dos horas en cualquier modo de
transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento
que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos
del pblico objetivo antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se
debe elegir. Debido a la actual tendencia hacialugares de celebracin ms innovadores, hay
cada vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha
impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco
imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por
enumerar slo unos pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de
lugares de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge
del Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es
aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede significar el xito o el
fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja tecnologa, es esencial que
disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer
a la direccin del lugar de celebracin a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. Tambin
debe haber un equipo de tcnicos disponible in situ durante todo el evento.
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