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Artculo
r e s u m e n
Este artculo tiene como objetivo proponer un espacio multidimensional para realizar la gestin de procesos de forma controlada integrando diferentes vistas de la organizacin. La metodologa utilizada para
de investigacin cualitativo descrito desde 3 actividades:
el desarrollo de la propuesta se basa en un diseno
denicin del espacio multidimensional desde el punto de vista de la arquitectura empresarial, el
modelo de madurez y la gestin organizacional. Luego se hace su experimentacin conceptual desde
un estudio de caso de una solicitud de crdito, el cual muestra como posibles resultados interrelaciones
entre las escalas y elementos denidos. Finalmente se concluye que es posible establecer caractersticas
estndares de gestin de procesos que orienten la organizacin desde diferentes vistas cuando se afrontan
transformaciones complejas.
2011 Universidad ICESI. Publicado por Elsevier Espaa, S.L. Todos los derechos reservados.
Cdigos JEL:
M15
M19
L86
Palabras clave:
Gestin por procesos
Espacio multidimensional
Arquitectura empresarial
Modelo de madurez
Gestin organizacional
This article proposes a multidimensional space to control manage processes by integrating different
views of the organization. The methodology for the development of the proposal is based on a qualitative
research design, which is characterized through three activities: the denition of the multidimensional
space from the perspectives of the enterprise architecture, the maturity model, and the organizational
management. A conceptual experimental case study for a credit application was then carried out, which
showed possible inter-relationships between the dened scales and elements. Finally, it was concluded
that it is possible to establish standard characteristics for process management that guide the organization
from different points of view, when faced with complex transformations.
2011 Universidad ICESI. Published by Elsevier Espaa, S.L. All rights reserved.
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Este artigo tem como objectivo propor um espaco multidimensional para realizar a gesto dos processos de
forma controlada, integrando diferentes vistas da organizaco. A metodologia utilizada para o desenvolvimento da proposta baseia-se num projecto de investigaco qualitativo descrito a partir de trs actividades:
denico do espaco multidimensional do ponto de vista da arquitectura empresarial, o modelo de amadurecimento e gesto organizacional. Depois faz-se uma experincia conceptual a partir de um estudo
de caso de um pedido de crdito, que mostra, como possveis resultados, inter-relaces entre as escalas
e elementos denidos. Por m conclui-se que possvel estabelecer caractersticas padro de gesto de
processos que orientem a organizaco a partir de diferentes vistas quando se enfrentam transformaces
complexas.
2011 Universidad ICESI. Publicado por Elsevier Espaa, S.L. Todos os direitos reservados.
1. Introduccin
Los procesos de negocio y las tecnologas de informacin no son
hechos separados en una organizacin. Por el contrario tienen una
relacin directa y una dependencia mutua, ya que gestionar los
procesos de negocio (Business Process Management [BPM]) implica
que las tecnologas de informacin se deban denir e implantar
de acuerdo con las actividades denidas por los procesos (Object
Management Group, 2008).
Como indica Burlton (2010), todo lo que pasa en una organizacin est interconectado, y un cambio en un rea, proceso o
componente de negocio o tecnologas de informacin puede afectar
otras reas. Sin embargo, no es fcil encontrar organizaciones que
lleguen o se mantengan en este estado ideal. Es posible encontrar
situaciones donde:
Las empresas de larga trayectoria o gran magnitud no logran alinear fcilmente diferentes aspectos que las lleven a un buen nivel
en la toma de decisiones.
Las organizaciones se enfrentan a cambios de pensamiento y
accin sin estar preparados de igual forma en todos los niveles.
No se alcanza un nivel de madurez en la gestin de los procesos de
la organizacin, de tal forma que sea coherente con los objetivos
de esta.
La arquitectura del negocio se concibe como un conjunto de prcticas independientes de la gestin de tecnologas de informacin
que la soportan.
No siempre es fcil alinear completamente las diferentes vistas de
los interesados (stakeholders) en los procesos de la organizacin,
teniendo consecuencias tales como el despilfarro de los recursos.
En este artculo se presenta la denicin de un espacio multidimensional para realizar la gestin de procesos de forma controlada.
El espacio est denido por 3 puntos de vista de la organizacin: la
arquitectura empresarial, el modelo de madurez y la gestin organizacional. El objetivo es lograr una integracin de estos diferentes
puntos de vista en dicho espacio, cuando se motiva la gestin de los
procesos por la ocurrencia de cambios en la organizacin. Esto permite que un analista de procesos o uno de software pueda conocer
el impacto que causan los cambios en la organizacin para tomar
acciones coherentes desde diferentes vistas.
Este artculo est organizado de la siguiente forma: la seccin 2
describe la metodologa de investigacin utilizada. La seccin 3
incluye los antecedentes que apoyan el desarrollo de la propuesta.
La seccin 4 describe el modelo del espacio multidimensional propuesto. La seccin 5 aplica el modelo denido en un estudio de caso
de crdito nanciero. Finalmente, en la seccin 6 se concluye y se
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Administrar por procesos est orientado a gestionar la organizacin desde la mirada que el cliente tiene de la misma (Agudelo y
Escobar Bolivar, 2007). Conceptos predecesores tales como la administracin cientca propuesta por Taylor (1997), la reingeniera
(Hammer y Champy, 2003) y diferentes iniciativas para mejorar la
calidad como la ISO-90001 NTC-ISO 9000 (ICONTEC, 2002) se han
enfocado en los procesos para producir un producto o servicio.
La gestin por procesos conduce a la estandarizacin de los
procesos de negocio. Trkman (2010) dene Business Process Management (BPM) como todos los esfuerzos de una organizacin para
analizar y mejorar continuamente las actividades fundamentales,
tales como la fabricacin, comercializacin, comunicaciones y otros
elementos importantes de las operaciones de la empresa (p. 125).
Arquitectura de
negocio
Arquitectura de la
informacin
Alineacin
Arquitectura de las
aplicaciones
Arquitectura de la
tecnologa
BPMM
Liderazgo en los procesos de negocio
Gestin de los requisitos de la unidad de
trabajo
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CMMI
Mapeo
Nivel 2
Operativo
Tctico
Estratgico
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
226
Tabla 1
Paralelo entre objetivos y prcticas de Medicin en BPMM y CMMI nivel 2
BPMM
CMMI
Eje de la arquitectura empresarial. Establece cuatro sub arquitecturas como sus escalas de medida. Esto permite denir un conjunto
de caractersticas que cada arquitectura aporta a los objetivos de
la organizacin y que se deben tener en cuenta cuando se gestiona
un proceso.
Por ejemplo, el procesamiento de una solicitud de crdito (ver
descripcin del estudio de caso en la seccin 4.3) se reeja tanto a
nivel de negocio como a nivel de la informacin, porque para procesar una solicitud de crdito se necesita informacin del cliente
relacionada con su situacin econmica (capacidad de pago) y su
comportamiento nanciero. Este procesamiento de informacin se
realiza a nivel de las aplicaciones de software apoyadas por tecnologas como base de datos e infraestructura.
De acuerdo con lo anterior, el objetivo es que las 4 arquitecturas
son alineadas de la siguiente forma: la arquitectura de la informacin est alineada con la arquitectura del negocio si los empleados
tienen toda la informacin necesaria para ejecutar los procesos de
negocio. Es decir, toda la informacin debe estar a la mano, justo a
tiempo y con el detalle requerido. En un escenario donde la relacin
entre la arquitectura de negocios y de las aplicaciones est completamente alineada, los empleados solo hacen trabajos que no son
mecnicos y que una mquina o una aplicacin no puede resolver
tan fcilmente (Sousa et al., 2005).
Eje del modelo de madurez. Hace referencia a la evaluacin de un
proceso tanto de negocio como de desarrollo de software y per y la capacidad de
mite determinar su madurez, el desempeno
gestionarlo. La escala denida para este eje depender del modelo
de madurez que usa la organizacin.
Por ejemplo, si se determina que el nivel de madurez de los procesos en el departamento de crdito de FastCash es dos, se sabe que,
para llegar a cinco, primero se tiene que pasar por los niveles tres
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Central de
riesgos
Solicitar informacin
Departamento de crditos
Fastcash S.A.
Determinar el
valor del
patrimonio
Consultar
central de
riesgo
Recibir respuesta
Analizar
informacin
Determinar el
total de los
ingresos y
egresos
Analizar la
histora del
cliente con la
institucin
Calcular score
= 80
Puntaje entre
0 y 100
= 70 y 80
Decidir
manualmente
70
Rechazar
No
S
Aprobar
(1)
Dnde Gpi es la gestin resultante cuando un proceso pi cambia (i = 1...n), NOg es el nivel organizacional g, AE es la arquitectura
empresarial a, y MM es el nivel n en el modelo de madurez.
4.3. Estudio de caso
El estudio de caso se dene desde un proceso de anlisis de
solicitud de crdito de consumo para una entidad nanciera.
FastCash dene el proceso anlisis de una solicitud
La compana
de crdito de consumo como se muestra en la gura 4. Cuando un
2
3
Central de
riesgos
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Solicitar informacin
Departamento de crditos
Fastcash S.A.
Determinar el
valor del
patrimonio
Consultar
central de
riesgo
Recibir respuesta
Integrar
datos a la
base de
datos
Determinar el
total de los
ingresos y
egresos
Analizar la
histora del
cliente con la
institucin
Analizar
informacin
Calcular
score
= 80
Puntaje entre
0 y 100
= 70 y 80
Decidir
manualmente
70
Rechazar
Aprobar
No
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En el caso del cambio sobre el proceso del otorgamiento de crdito, la institucin nanciera quiere mejorar la base de informacin
para reducir las prdidas que resultan de una mala colocacin de
dinero en el proceso del otorgamiento de crditos. Este objetivo
es probable que no se logre si la empresa contratada no tiene sus
procesos del desarrollo de software completos, ejecutados, gestionados, etc., porque la falta de madurez generalmente hace a la
empresa contratada ms vulnerable para errores en sus procesos, y
estos errores impactan directamente en la calidad del software que
debe traer la informacin necesaria de la central de riesgo.
Esto signicara que la falta de capacidad en la gestin de los
procesos de software tiene un impacto sobre los procesos de negocio, que en este caso particular se reere a un efecto negativo en el
proceso de otorgamiento de crdito. Es decir, faltara la alineacin
entre las TIC y las necesidades del negocio.
Para evitar este inconveniente desde el principio, la empresa
contratante podra tener denida una poltica que prohba la contratacin de empresas que operan en otro nivel de madurez que la
empresa contratante. En este caso, el nivel de madurez se convertira en una restriccin para la contratacin y, por consiguiente, en
un eje ms importante.
Con respecto al segundo punto, la medicin a travs de la aplicacin de las escalas de los ejes del espacio multidimensional resulta
en la visualizacin de las posibles combinaciones entre las escalas y los elementos denidos en cada uno de los ejes. En el caso
del cambio sobre el proceso de otorgamiento de crdito en empresas del nivel 2 de madurez, se trata de un proceso operativo que
afecta la arquitectura del negocio (proceso de negocio) como la
arquitectura de la informacin y de las aplicaciones (software) y
tambin la arquitectura de la tecnologa (debido a la ampliacin
de la base de datos). El resultado de la aplicacin del modelo propuesto es que el espacio multidimensional puede facilitar la gestin
de los procesos y la toma de decisiones cuando el impacto de los
cambios genera transformaciones complejas en los servicios de
tecnologas de informacin para la organizacin y para sus clientes.
Los resultados obtenidos en la aplicacin de la propuesta permiten mostrar que durante la toma de decisiones se pueden establecer
interdependencias cualitativas y cuantitativas entre elementos de
los diferentes ejes. En la aplicacin del modelo tambin se logra evidenciar que pueden surgir problemas de compatibilidades entre los
elementos de los ejes.
En consecuencia, se tiene que constatar que la medicin de la
madurez de los procesos (dimensin nivel de madurez en sus diferentes escalas) es ms fcil a nivel operativo, porque es un entorno
ms estructurado y estable que el nivel estratgico. Por lo tanto,
es recomendable empezar con la medicin de la madurez de los
procesos a nivel operativo (Swenson, 2010).
7. Conclusiones
La propuesta presentada en este artculo provee una forma innovadora de gestin de procesos manejando el impacto de los cambios
desde un espacio multidimensional. Si una organizacin optimiza
sus procesos mediante la aplicacin del espacio propuesto, evita el
error de optimizar las partes (ptimo local), aunque no se optimiza
el todo (ptimo general).
La propuesta permite identicar caractersticas bsicas de las
organizaciones en la gestin de sus procesos. La integracin de los
ejes facilita que esta se mantenga coherente y consistente con
los objetivos de la organizacin.
Para adoptar esta propuesta se recomienda que la organizacin:
a) evale la necesidad de tener un instrumento que le facilite mantener la coherencia entre las estrategias de negocio y la gestin
controlada de los procesos; b) identique claramente qu escalas
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