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INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN

PBLICA
Y
PROTECCIN
DE
DATOS
PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL
CONTRALORA

GUA GENERAL DE AUDITORA DEL


INSTITUTO DE ACCESO A LA
INFORMACIN PBLICA Y
PROTECCIN DE DATOS PERSONALES
DEL DISTRITO FEDERAL

DICIEMBRE 2011

NDICE

Pginas
Introduccin

Disposiciones Generales

I. Objetivo

II. Marco Jurdico

III. Definicin

IV. Programa Anual de Auditora

V. Metodologa para el Desarrollo del Trabajo de Auditora

1. Planeacin

1.1 Planeacin General

1.2 Inicio de la auditora

a) Requerimiento de informacin

b) Acta de inicio de auditora

c) Oficios complementarios

1.3 Planeacin detallada

2. Ejecucin de trabajos de auditora


2.1 Papeles de trabajo
3. Informe
3.1 Cdula de Observaciones
3.2 Informe de auditora
VI. Seguimiento de Observaciones

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12
12
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a) Cdulas de seguimiento
VII. Supervisin de trabajo de auditora

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a) Cdula nica de auditora

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b) Evaluacin de auditora y seguimiento

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VIII. Actuacin del auditor pblico

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INTRODUCCIN
El documento que se presenta a continuacin incluye actividades a desarrollar en el
proceso de auditora dentro de la Contralora del Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, con la finalidad de agilizar
su aplicacin.
Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como
referencia lo sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin
Pblica, as como en las normas de observancia obligatoria que rigen la actuacin
profesional del auditor en sus respectivos mbitos de competencia, emitidas por el
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), y el Instituto Mexicano de
Auditores Internos, A.C.
Las Normas Generales de Auditora Pblica, representan los requisitos mnimos de
calidad relativos a la personalidad del auditor pblico, el trabajo que desarrolla y la
informacin obtenida como resultado de las revisiones que practica; clasificndose en
personales, de ejecucin del trabajo y sobre el informe de auditora y su seguimiento,
adems confieren a todos y cada uno de los auditores, la responsabilidad de garantizar
que:
a)
b)
c)
d)

Preserven su independencia mental.


Cada auditora sea ejecutada por personal que posea los conocimientos tcnicos y la
capacidad profesional necesarios para el caso particular.
Cumplan con la aplicacin de las normas relativas a la ejecucin del trabajo, del
informe y del seguimiento de auditora.
Se sujeten a un programa de capacitacin y autoevaluacin, buscando la excelencia
en su trabajo.

DISPOSICIONES GENERALES
La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas
por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la
Funcin Pblica, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones
previstas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito
Federal y el Reglamento Interior del Instituto.
En virtud de lo anterior, los servidores pblicos del Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, debern observar las
reglas contenidas en la presente Gua, as como a los requerimientos que formule la
Contralora para efectos de cumplir con las atribuciones que le confiere la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y dems
normatividad aplicable.
I. OBJETIVO
Normar y estandarizar el trabajo de auditora desarrollado por el personal de la
Contralora del Instituto.

II. MARCO LEGAL


Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, artculos 95 y
96, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de mayo de 2003, ltima
reforma del 29 de agosto de 2011.
Artculos 1 y 2 prrafo trigsimo sexto de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del
Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de diciembre de
2009.
Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio fiscal del ao
2011 en su artculo 36, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de
diciembre de 2011.
Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos
Personales del Distrito Federal, artculo 18, fracciones I, III, VI, VII, VIII y XXIII publicado
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de octubre de 2011.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, ltima reforma publicada
en el Diario Oficial de la Federacin el 13 de junio de 2003.
III. DEFINICIN
La auditora pblica es una actividad independiente enfocada al examen objetivo,
sistemtico y de evaluacin a las operaciones financieras y administrativas realizadas; de
procedimientos implantados; de la estructura orgnica en operacin y de los objetivos y
metas alcanzados, con el propsito de determinar el grado de eficacia, eficiencia,
efectividad, imparcialidad, y apego a la normatividad con que se han administrado los
recursos pblicos que les fueron suministrados, as como la calidad con que se prestan
sus servicios.
IV. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA
La base para la realizacin de los trabajos en la materia, es el Programa Anual de
Auditora, cuyo objetivo es determinar, de acuerdo a la fuerza de trabajo de la Contralora,
el nmero de auditoras, objetivos y tiempo en que se realizarn los trabajos de
fiscalizacin, as como la cantidad de semanas-hombre que se destinarn a las funciones
de quejas y denuncias, responsabilidades e inconformidades.
Para la elaboracin del Programa, la Contralora realizar una investigacin previa a las
reas del Instituto, seleccionando las operaciones, procesos o recursos donde se
considere necesario llevar a cabo una auditora, lo cual permitir identificar los riesgos
que podran impactar significativamente la capacidad del Instituto para alcanzar sus
objetivos.
En ese orden de ideas, la evaluacin de riesgos deber considerar los siguientes
aspectos:

1. Identificar y documentar en una cdula de trabajo los riesgos principales del


Instituto.
2. Calificar los riesgos identificados por su importancia y probabilidad de ocurrencia.
3. Con base en los puntos anteriores, integrar un tablero o mapa de riesgos de las
reas del Instituto, que permita una visualizacin clara de su impacto y
probabilidad de ocurrencia.
Tanto la evaluacin de la importancia del riesgo como de la probabilidad de ocurrencia,
debe calificarse sin considerar los procesos y controles que la institucin ya tiene
implementados para administrar dichos riesgos.
4. Una vez terminada la evaluacin de riesgos, se proceder a definir el nmero de
auditora a realizar.
5. Ya definido el nmero de auditoras se proceder a la distribucin de la fuerza de
trabajo, por cuanto al nmero de semanas a invertir en los trabajos de auditora,
juntas, capacitacin, vacaciones, etc.
6. Finalmente se procede a la integracin del Programa Anual de Auditora detallado
con su respectivo resumen, a fin de ser presentado al Pleno del Instituto durante
los primeros cuarenta y cinco das naturales del ao, as como presentar su
seguimiento y resultados en trminos de lo dispuesto por las fracciones XXIII y
XXIV del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y
Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal.
En el anexo 1 se presentan las herramientas para la elaboracin del Programa Anual de
Auditora.
V. METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE AUDITORA
El trabajo de auditora comprende tres etapas: Planeacin, Ejecucin y Emisin del
Informe.
1. Planeacin:
Las Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con la planeacin y con los
sistemas de control interno son la Cuarta y Quinta, y se refieren a:
Cuarta. Aspectos a considerar en la planeacin, tales como la descripcin de los mtodos,
tcnicas y procedimientos que se sugiere aplicar para cumplir con los objetivos de la
auditora; la base para asignar el trabajo a los auditores y a sus supervisores.
Quinta. La comprensin del auditor respecto de los sistemas de control interno del ente y
del concepto o rubro por revisar, para que con base en la suficiencia o insuficiencia de los
mecanismos de control encontrados, determine el grado de confianza que debe depositar
en los mismos y, de esta manera, establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad
que requieren sus pruebas de auditora.
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1.1 Planeacin General


El auditor llevar a cabo una investigacin preliminar del rea por auditar, con la finalidad
de determinar los objetivos y actividades que se efectuarn, estableciendo los tiempos
asignados para la revisin. Dichos aspectos se precisaran en la Carta Planeacin y en el
Cronograma de Actividades a Desarrollar, mismos que debern ser elaborados por el Jefe
de Departamento de Auditora quin fungir como jefe de grupo o encargado de la
revisin.
La Carta Planeacin incluir el nombre y cargo del personal participante en la auditora, la
estructura orgnica del rea auditada, los aspectos de control interno, el marco jurdico
aplicable y la posible problemtica que pudiese presentarse en el transcurso de la
revisin, lo anterior servir de soporte para la planeacin de actividades, considerando los
aspectos del anexo 2.
En el Cronograma de Actividades a Desarrollar, se detallan las actividades que el grupo
de auditora efectuar desde el inicio hasta su conclusin, y ser responsabilidad del Jefe
de Departamento de auditora vigilar que las actividades determinadas para alcanzar los
objetivos y metas de las auditoras, se realicen en tiempo y forma. Al finalizar la auditora,
el Cronograma de Actividades a Desarrollar, se complementar con el tiempo real
utilizado y, en su caso, las razones que originaron las variaciones importantes,
considerando los aspectos del anexo 3 para su elaboracin.
1.2 Inicio de la Auditora
La prctica de auditora invariablemente se lleva a cabo mediante mandato escrito
denominado Orden de Auditora, con las siguientes caractersticas:
Dirigirse al servidor pblico de mayor jerarqua responsable del rea por auditar.
Estar debidamente fundada y motivada.
Citar al grupo de auditores que practicarn la revisin, incluyendo al responsable
de la misma.
Describir de manera general los alcances de la auditora y el perodo por revisar.
Estar firmada por el Contralor, o por quin ste haya designado para tal fin. La
orden de auditora se entregar a quin va dirigida, obteniendo de puo y letra de
ste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregar al
servidor pblico designado para tal efecto). Adems de turnarse copia a las
instancias correspondientes.
En el anexo 4 se incluye el modelo de orden de auditora.
a) Requerimiento de informacin
Cuando derivado de la revisin a un rea o rubro especfico sea necesario obtener
informacin y documentacin vinculada con sta y obre en poder de otra rea a la que no
se le est practicando la auditora; as como cuando sea necesario obtener informacin
del rea auditada, se proceder a elaborar una solicitud de informacin, lo anterior con
fundamento en el artculo 47 fracciones XIX y XXIV de la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos y artculo 18, fraccin IX, del Reglamento
Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales
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del Distrito Federal, debiendo entregar, el rea auditada, la documentacin y/o


informacin en la fecha sealada en la solicitud. En el anexo 5 se incluye el modelo de
requerimiento de informacin.
b) Acta de Inicio de Auditora
En todas las revisiones que practique la Contralora invariablemente se levantar Acta de
Inicio de Auditora, en la que se har constar lo siguiente:
Lugar, hora y fecha del acto.
Nombre de todos los participantes, nmero de identificacin oficial y/o institucional,
as como el nombre de la unidad administrativa de adscripcin.
Nmero de orden de auditora, fecha, nombre de la persona a quin va dirigida y
quin la emiti.
El apartado de hechos del acta, que describir la forma en que se presentaron los
auditores actuantes, con quin se presentaron y el documento con el que se
identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se har constar la entrega
de la orden de auditora a quin va dirigida o a la persona designada para
atenderla, de la que se obtendr el acuse de recibo de su puo y letra as como el
sello oficial del rea auditada en una copia de la orden de auditora.
En el levantamiento del acta se requerir a la persona con quien se entiende la
diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los
auditores actuantes nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar asentado en
el acta.
Tambin debern incluirse los siguientes datos de los testigos:
a) Nombre completo.
b) Nacionalidad.
c) Nmero de identificacin con que acrediten su personalidad.
d) Registro Federal de Contribuyentes con homoclave.
e) Sealamiento de que los testigos aceptaron el nombramiento.
Posteriormente, los auditores actuantes solicitarn a la persona con que se
entiende la diligencia, si desea agregar algn otro hecho.
En caso positivo se le otorgar la palabra y, en caso negativo, se proceder al cierre y
trmino del acta.
En el anexo 6 se incluyen las especificaciones para el levantamiento del acta y el modelo
para su elaboracin.

c) Oficios Complementarios
Si en el desarrollo de la auditora se requiere ampliar, reducir o sustituir al grupo de
auditores, as como ampliar el tiempo de la revisin o modificar el perodo y/o el alcance;
se har del conocimiento del rea auditada mediante oficio, cumpliendo con las siguientes
caractersticas:
a.
b.

c.

Dirigirse al servidor pblico a quien se gir la orden de auditora.


Citar a los auditores que a partir de la fecha del oficio se sustituyen, se incorporen o
se retiren de la auditora y/o describir de manera concreta en qu consiste la
ampliacin o modificacin del alcance y/o el perodo a revisar.
Estar firmado por el Contralor del Instituto.

En un ejemplar de este oficio se recabar el sello del rea auditada y la firma de recibido
de su Titular.
I.3 Planeacin detallada
Esta actividad deber realizarse previo a la ejecucin de la auditora por el auditor
encargado del grupo y ser sobre el rea o rubro asignado para su anlisis. Esta
planeacin se documentar en el formato denominado Marco Conceptual, considerando
los siguientes aspectos:
Identificacin de la auditora.
Aspectos por revisar.
Objetivo que se persigue.
Universo y muestra por revisar.
Procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del trabajo.
Conclusiones.
La informacin anterior se obtiene del anlisis al sistema de control interno (a travs de la
aplicacin del cuestionario de control interno, al titular del rea por auditar), que le permite
al auditor comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener
sobre las operaciones por analizar.
Con la planeacin detallada, el auditor podr identificar el trabajo que ejecutar, adems
de permitirle el seguimiento de los avances que ste va obteniendo para el
establecimiento de los procedimientos por desahogar; delimita las responsabilidades y
evita duplicidad de funciones en la auditora.
En el marco conceptual se deber especificar cada partida, rubro o actividad por auditar,
para que con base en lo anterior, se revise y, en su caso, se adecue el cronograma de
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actividades por realizar, mismo que contendr el programa detallado de la revisin.


Considerar el modelo del anexo 7 para su elaboracin.
2. Ejecucin del trabajo de Auditora
Las Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con esta etapa de la auditora
son la sptima, octava y novena.
En la etapa de ejecucin, el auditor deber obtener evidencia suficiente del rea o rubro
que se analiza para contar con elementos de juicio suficientes que le permitan determinar
el grado de veracidad de la documentacin revisada, as como la confiabilidad de los
sistemas y registros examinados, para con ello, estar en posibilidades de emitir una
opinin.
La ejecucin del trabajo de auditora se aplica de manera lgica y sistemtica para que el
auditor rena elementos informativos suficientes y necesarios para cubrir sus pruebas
selectivas, a travs de cuatro fases:
Recopilacin de datos: El auditor debe allegarse de informacin y
documentacin necesaria para su revisin, la cual deber estar relacionada con el
rea, programa o rubro que se analiza a fin de alcanzar el objetivo planteado.
Registro de datos: Se lleva a cabo en los documentos denominados Papeles de
Trabajo, en los cuales se incluyen los datos referentes al anlisis, comprobacin y
conclusin de las operaciones examinadas.
Anlisis de la informacin: Consiste en desagregar los elementos de un todo
para ser examinados en detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una
de sus partes. Cabe sealar que la profundidad del anlisis estar en funcin del
objetivo planteado en relacin directa con la problemtica determinada.
Evaluacin de los Resultados: Slo es posible si se consideran los elementos de
juicio suficientes para emitir una opinin, lo cual deber reflejarse en cdulas de
observaciones donde se describirn las irregularidades detectadas, sus causas y
efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor
proponga para resolver la problemtica.
Para poder efectuar las fases antes mencionadas, deben aplicarse tcnicas y
procedimientos de auditora, mismos que a continuacin se mencionan:
1. Estudio General: Caractersticas generales del rea, tales como programas,
objetivos, conceptos, rubros a revisar, presupuesto, estados financieros, etc.
2. Anlisis: Clasificacin de los distintos elementos individuales que forman una
cuenta, rubro o concepto, saldos, movimientos contables, etc.
3. Inspeccin: Examen fsico de bienes materiales o documentos, con la finalidad de
verificar la autenticidad de un activo o de una operacin registrada en la
contabilidad financiera, presupuestal, segn sea el caso.

4. Confirmacin: Obtencin de comunicacin escrita, y puede ser aplicada de


diferentes formas:

Positiva: se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la


informacin y que, en su caso, emita sus comentarios.
Negativa: se envan datos al confirmante y se le solicita de respuesta solo
si est en desacuerdo con la informacin presentada.
Nula: No se envan datos y se solicita informacin sobre saldos,
movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditora.

5. Investigacin: Obtencin de informacin, datos y comentarios de los servidores


pblicos del rea auditada, lo que permitir al auditor formarse un juicio sobre
algunos saldos u operaciones realizadas por el rea auditada.
6. Declaracin: Manifestacin por escrito, con la firma del servidor pblico que emite
la declaratoria sobre la informacin o datos solicitados por el auditor. Esta tcnica
debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situacin que se
analiza y puede realizarse mediante una solicitud de informacin o una
comparecencia donde la declaratoria de la persona queda registrada en un acta,
conteniendo entre otros los siguientes elementos:
a) Lugar, hora y fecha del acto.
b) Nombre y cargo de los asistentes, as como unidad administrativa de adscripcin
(de quienes hayan participado en el acto de inicio, de preferencia y cuando sea
aplicable).
c) Referencia al nmero y fecha de la orden de auditora.
d) Motivo del acta (confronta de observaciones, cierre de la auditora u otros).
e) Datos generales de cuando menos dos testigos de asistencia. En caso de
negativa, los auditores actuantes nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar
asentado en el acta.
f) Hechos, declaraciones y/o aclaraciones.
g) Cierre y firma del acta.
En todos los casos las actas se elaborarn en tres tantos como mnimo con firmas
autgrafas, hecho que se har constar en el cuerpo de las mismas. Se entregar un tanto
al servidor pblico del ente auditado, otro tanto se integrar al expediente de la auditora y
el tercero, de proceder, se integrar al expediente del caso con presunta responsabilidad;
de lo contrario, tambin se integrar al expediente de la auditora.
7. Certificacin: Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un
hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal
atribucin.
8. Observacin: Presencia fsica del auditor para verificar como se realiza una
operacin o hecho.
9. Clculo: Verificacin matemtica de las operaciones contables, presupuestales,
etc.

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10.
Compulsa: Consiste en la visita domiciliaria a proveedores, contratistas y
prestadores de servicio para solicitarles documentacin y compararla con la
presentada por el rea auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al
domicilio del tercero y levanta un acta de la visita.
2.1 Papeles de trabajo
La aplicacin de los procedimientos de auditora se hace constar en cdulas de trabajo,
las cuales deben contener evidencia de la planeacin, ejecucin, conclusin, supervisin
del trabajo y de los informes que se generen. Cabe sealar que para la elaboracin e
integracin de los papeles de trabajo el auditor deber considerar lo sealado en la Gua
para la Elaboracin de Papeles de Trabajo.
Las cdulas de trabajo se clasifican en:
Sumarias: Son el resumen de los procedimientos aplicados a un grupo
homogneo de conceptos o datos que estn analizados en otras cdulas
(concentrados de informacin).
Analticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operacin
especfico, contenido en las cdulas sumarias.
La documentacin que compruebe una presunta responsabilidad, se integrar al
expediente que se enve al rea de responsabilidades o la autoridad competente, sin que
en ella se efecten anotaciones.
Nota: Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, si se llegan a utilizar reportes y
resmenes elaborados por las reas revisadas, a esos documentos se les deber dar el mismo tratamiento
como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor, siempre y cuando lleve la anotacin de donde se
obtuvo y como se verific la veracidad de la informacin; basta con dejar marcas en las cdulas
correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de
aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la documentacin que
soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin realizada por el auditor, ya que debern
integrarse al expediente que se enve al rea de responsabilidad o la autoridad competente.

Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis
de estos en otras cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas
de auditora.
ndice: Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o
los legajos de papeles de trabajo (debern anotarse en la esquina superior
derecha de cada foja).
Referencias: Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las
diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos.
Marcas: Son seales que se anotan junto a la informacin plasmada por el
auditor para evidenciar las investigaciones realizadas.
Nota: La Contralora deber contar ndices alfanumricos, siendo de uso obligatorio y homogneo para el
personal de auditora.
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Para efectos de esta Gua, en el anexo 8 se relacionan las marcas ms comunes en el


trabajo de auditora.
Las reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo son:
Identificar el rea o rubro revisado, la fecha de elaboracin de la cdula, nombre y
firma del auditor que la elabor y firma del responsable del grupo de auditora
como evidencia de la supervisin que realiz.
Deben ser completos y suficientemente detallados de tal manera que permita su
inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad.
Contener fuentes de informacin, ndices, cruces, marcas, referencias, conclusin
y notas.
Ser pulcros, legibles y ordenados lgicamente.
Ser elaborados con bolgrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de
computadora, con el fin de asegurar su contenido.
Los papeles de trabajo preparados por el auditor, integrados en los expedientes de
auditora, son exclusivos de la instancia fiscalizadora de conformidad con la
norma Octava de la Normas Generales de Auditora Pblica.
Al concluir la revisin, los papeles de trabajo formarn parte del expediente de auditora,
por lo que deben integrarse en legajos debidamente ordenados de manera lgica y ser
resguardados en el archivo documental del Instituto.
3. Emisin del Informe
La Dcima Norma General de Auditora Pblica se refiere a la forma y contenido del
informe, el cual debe ser oportuno, completo, exacto, objetivo, claro, conciso y til.
3.1 Cdula de observaciones
Son el documento en el que se concentrarn los resultados en los que se determinen
situaciones irregulares o susceptibles de mejora.
El Contralor junto con los auditores que participaron en la revisin, presentarn y
comentarn las cdulas de observaciones con los responsables de la operacin revisada
y del rea auditada, a travs de una reunin, mismas que podr documentarse en Acta de
Confronta, dos das antes de su presentacin formal en el informe de auditora. De esa
reunin podrn obtenerse elementos adicionales que ratifiquen la irregularidad, as como
las causas que las provocan. En cualquiera de los casos, la discusin permite al auditor
tener plena confianza y solidez en los planteamientos detallados en la cdula de
observaciones. Asimismo, concertar con los servidores pblicos las recomendaciones

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que incluyan aquellas acciones que permitan dar solucin, no solo a la desviacin
detectada, sino a la problemtica esencial que ocasionan las irregularidades.
Las cdulas de observaciones contendrn un apartado en el que el o los responsables del
rea auditada indicarn el da, mes y ao en que se comprometen a atender las
recomendaciones, sin exceder el plazo de treinta y cinco das hbiles. En este mismo
apartado se anotar el nombre y cargo de los servidores pblicos responsables del rea u
operacin donde surgieron las observaciones, obtenindose las firmas respectivas.
Es importante sealar, que si derivado de la investigacin se determinan irregularidades
que conlleven responsabilidades o dao patrimonial, el auditor encargado de la revisin
informar al Contralor, anexando el informe correspondiente y la documentacin que la
sustenta.
Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y
operaciones, el auditor debe considerar los siguientes aspectos:
Definir la problemtica observada.
Identificar las causas reales que provocaron las desviaciones.
Visualizar las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las
desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se
interrelacionan con el aspecto auditado.
Plantear recomendaciones concertadas con el rea auditada, que solucionen en
un tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la incidencia
en otras unidades relacionadas con el rea, proceso o aspecto auditado.
3.2 Informe de Auditora
Una vez comentadas las observaciones determinadas y firmadas por los responsables de
su atencin, el Contralor debe comunicar al Presidente del Instituto de Acceso a la
Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal y al titular del
rea auditada, los resultados determinados durante su intervencin, a travs del
documento denominado Informe de Auditora.
El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber
desarrollado su trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y
los procedimientos de auditora de aplicacin general o hacer constar que as est
reflejado en papeles de trabajo. El informe consta de cinco elementos:
A) Oficio de Envo (informe ejecutivo)
Es el documento mediante el cual se hace oficial el envo del informe al Presidente del
Instituto y al titular del rea auditada. El objetivo principal de este informe es que de
forma resumida se den a conocer las observaciones determinadas, describiendo de
manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta el rea auditada, as como
los rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, su origen,
repercusiones y efectos, tal como se estableci en las cdulas de observaciones.

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El informe ejecutivo tiene dos modalidades:


Informe ejecutivo de una auditora.
Informe ejecutivo de una auditora de seguimiento.
En los anexos 9 y 10 se presentan las especificaciones, caractersticas y modelos
respectivos.
B) Cartula del Informe
Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil
identificacin; contiene entre otros aspectos, el nombre del rea auditada, tipo de
auditora, perodo auditado, nmero de control de la auditora, fechas de inicio y trmino,
fecha de discusin de observaciones y nombre de los responsables de la auditora.
C) ndice
Se numeran los captulos que integran el informe, sealando el nmero de la pgina
donde se localiza cada apartado.
D) Cuerpo del Informe
Se dan a conocer los resultados de los trabajos efectuados de manera resumida; y se
estructura de la siguiente manera:
Antecedentes: Se anotarn las causas que originaron la revisin, las principales
funciones u operaciones del rea evaluada y cualquier otro elemento que sea
necesario mencionar.
Perodo: Indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditora.
Objetivo: Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin.
Alcances: Seala las reas evaluadas, cantidad e importe de las actividades u
operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus universos
particulares.
Resultados del trabajo desarrollado: En este apartado se describen los aspectos
relevantes identificados durante la auditora, pero no como una transcripcin o
sntesis de las observaciones determinadas ni la mencin de desviaciones
especficas o particulares.
Los resultados incluidos en el informe deben corresponder a problemas definidos
con precisin y que sean el origen de las desviaciones, tal y como fueron
plasmados en las cdulas de observaciones, haciendo hincapi en las
repercusiones dentro de procesos, actividades o reas auditadas.
Adems, deben proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones por
parte de los servidores pblicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor
vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto,

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repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de los programas y


consecuentemente el logro de los objetivos.
El objetivo del informe va ms all de evidenciar los errores o deficiencias,
tambin destaca los aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe
hacerse referencia a los elementos de xito que permitieron el logro de los
objetivos.
Conclusin y recomendaciones: Como importante es sealar las deficiencias
ms significativas, tambin lo es promover acciones que conlleven su solucin;
por ello, dentro del informe de auditora se incluirn las conclusiones y
recomendaciones generales.
Debido a que en las cdulas de observaciones quedaron escritas
recomendaciones especficas concertadas con los servidores pblicos
responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar planteada de
tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeacin,
programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los programas
asignados al rea auditada.
E) Observaciones
Se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores
pblicos responsables de las reas donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el
responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la
formalizacin de su envo al rea auditada.
No obstante, cuando los responsables de atender las recomendaciones de las
observaciones determinadas se negaran a firmarlas, podrn realizarse actas de cierre de
auditora en las que se harn constar los motivos por los cuales no fueron firmadas las
observaciones, as como las declaraciones del auditado y de los auditores, anexando las
cdulas de observaciones.
VI. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES
La Onceava Norma General de Auditora Pblica se relaciona con el seguimiento de las
recomendaciones y se refiere a la revisin y comprobacin de las acciones realizadas por
el rea auditada para atender en tiempo y forma las recomendaciones preventivas y
correctivas sugeridas en auditoras anteriores, a fin de que se corrija la problemtica
detectada y se evite su recurrencia.
a) Cdulas de seguimiento
Manifiestan el avance en la atencin de irregularidades detectadas durante la auditora,
en ellas se verifica que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones
implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y que permitan la solucin de la
problemtica o, en su caso, el avance en su solucin. Asimismo, las cdulas deben
contener, adems de la identificacin de la auditora, los siguientes datos:
La observacin a la cual se da seguimiento.
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Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica
planteada.
El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el
auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarlas.
La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las
irregularidades.
Al igual que las cdulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con
el responsable del rea auditada, hasta dos das antes de quedar plasmadas en el
informe de auditora.
De manera general en el anexo 11 y 12 se mencionan las especificaciones que deben
contener las cdulas.
Con la finalidad de dar cumplimiento al artculo 96, fraccin VII de la Ley de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y artculo 18 fraccin VIII del
Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos
Personales del Distrito Federal, se establece como plazo mximo para la atencin de
observaciones y/o recomendaciones, 35 das hbiles contados a partir de la entrega del
informe de auditora al titular del rea auditada.
Dentro del plazo de los 35 das hbiles, la Contralora, podr ordenar una auditora de
seguimiento al rea correspondiente para verificar la atencin de las observaciones.
Para que la Contralora pueda dar por atendidas las observaciones, requerir al rea
auditada presentar, dentro del plazo establecido en la cdula de observaciones, la
documentacin y argumentos que estime necesarios para su solventacin, si transcurrido
el plazo, el rea no presenta la documentacin suficiente para su atencin, la Contralora
proceder de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores
Pblicos, llevando a cabo las investigaciones correspondientes y, en su caso, imponer las
sanciones administrativas a que hubiere lugar.
En caso de presentarse circunstancias que desfasen los perodos de atencin de las
observaciones, ser necesario que los responsables de las reas auditadas avisen sobre
tal situacin de manera inmediata y por escrito a la Contralora, la cual podr autorizar
una prrroga en casos debidamente justificados y por nica vez.
La solicitud de prrroga deber ser solicitada por escrito, por el responsable del rea
auditada, con tres das hbiles de anticipacin a la fecha lmite para la atencin de
observaciones, siendo necesario que se expliquen claramente las razones por las cuales
se retrasar la entrega de informacin de que se trate y el tiempo que se requerir para su
atencin. El Contralor ser el responsable de analizar si cada solicitud est debidamente
motivada, y si procede otorgar la prrroga solicitada. Las solicitudes de prrroga que se
tramiten con posterioridad al plazo establecido en este prrafo no surtirn efecto alguno.

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VII. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORA


El Boletn B Normas Generales de Auditora Pblica, en el apartado relativo a las normas
sobre la Ejecucin del trabajo, establece que el personal debe ser cuidadosamente
supervisado desde la planeacin hasta la formulacin del informe.
La supervisin persigue los siguientes objetivos:
Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin constante del
trabajo del auditor, en funcin de los objetivos planeados.
Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la mxima eficiencia,
eficacia y economa, con apego a las Normas Generales de Auditora, Normas y
procedimientos de auditora y Normas para atestiguar y dems normatividad
aplicable.
Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la prctica de la
auditora pblica.
Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los
objetivos y proporcionen informacin objetiva, adems de obtener evidencia
suficiente, competente, relevante y pertinente.
Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora.
Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos y tcnicas
especficos de auditora.
La intensidad de la supervisin que se ejerce sobre los auditores es inversamente
proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor;
entre menores sean estos atributos mayor ser la supervisin. Tambin influye en el grado
de supervisin la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; ms no se debe
coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisin. En cualquier caso debe
abarcar la verificacin de:
La correcta planeacin de los trabajos.
La ejecucin del trabajo conforme a la Carta Planeacin y la verificacin de su
cumplimiento; el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos,
el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades a
Desarrollar y en su caso, explicar las variaciones, observando que el resultado de
la aplicacin de procedimientos y tcnicas sea congruente con los alcances
previstos.
La correcta formulacin de los papeles de trabajo.
El debido respaldo de las observaciones y conclusiones.
El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditora.
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Los requisitos de calidad de los informes de auditora en cuanto al alcance de la


revisin, precisin, claridad y objetividad y que se formulen en trminos
constructivos y convincentes.
El cumplimiento de los procedimientos de auditora de aplicacin general.
La correcta determinacin, redaccin y clasificacin de las observaciones, as
como la congruencia y calidad de las acciones correctivas y preventivas
recomendadas.
Por lo anterior, la funcin de supervisin de los trabajos de auditora debe ser aplicada en
las etapas de inicio, de ejecucin del trabajo y conclusin de la auditora y dejar evidencia
de la supervisin realizada en los papeles de trabajo, a travs de la firma del responsable
de la revisin.
a) Cdula nica de Auditora
Este documento concentra la informacin general que se deriv de la revisin: datos de
identificacin, cantidad de observaciones, personal participante e importes fiscalizados.
La cdula ser firmada por el jefe de grupo de auditora y avalada por el responsable del
rea de auditora o, en su caso, por quien haya designado el Contralor.
El anexo 13 incluye el modelo y las especificaciones para el llenado de la Cdula nica
de Auditora.
b) Evaluacin de Auditora y Seguimiento
Parte importante de la ejecucin del trabajo de auditora es alcanzar los objetivos
planteados para la revisin, por ello es conveniente evaluar la auditora como tal,
mediante un cuestionario sencillo, el cual debe elaborar el jefe de grupo o encargado de
la revisin, de acuerdo con las especificaciones del anexo 14.
En este cuestionario se destaca la planeacin de la auditora, la elaboracin de papeles
de trabajo, y su ejecucin.
VIII. ACTUACIN DEL AUDITOR PBLICO
Las Normas Generales de Auditora Pblica relativas a los requisitos mnimos de calidad
respecto de la personalidad del auditor pblico son la Primera, Segunda y Tercera, que se
refieren a:
Primera: Libertad del auditor pblico en el desarrollo de su trabajo con integridad de juicio,
autonoma y objetividad, para planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar
las tcnicas y procedimientos de auditora, as como emitir sus conclusiones, opiniones y
recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional y totalmente
imparcial.

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Segunda: Preparacin acadmica y experiencia profesional del auditor pblico, que site
en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios.
Tercera: Realizacin de los trabajos del auditor pblico de manera responsable y
cuidadosa, de manera tal que sea adecuado en las auditoras que practique.
Por otra parte e independientemente de la formacin acadmica, el auditor pblico debe
tener un comportamiento tico, de acuerdo con su profesin.

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