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determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo.
La ejecucin de un estudio de Organizacin puede originarse de diversas formas:
Direccin de la empresa.
Jefes de lnea.
Unidad interna de Organizacin y Sistemas.
Consultores externos.
La etapa de Preparacin comprende tres fases.
2. Relevamiento de Informacin
La razn que determina la necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen los
elementos que permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe
y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que se propongan. La
Organizacin estructural.
Distribucin del trabajo en una matriz organizacional.
Procedimientos de trabajo.
Sistema de informacin.
Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o los mtodos a utilizar para el
relevamiento de informacin.
Dichos mtodos pueden ser:
Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observacin personal.
Estudio de documentacin.
La entrevista personal: Consiste en un intercambio directo de informacin entre el Analista
se puede decir que la informacin es directa pues es el analista el que observa. Desventajas
que tiene este mtodo son la falta de objetividad, y las inexactitudes que pueden surgir por
modificaciones de comportamiento del personal frente a la observacin a la que es
sometido.
El estudio de documentacin: Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes
vinculados al estudio.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin
de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:
Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y
programas respectivos.
Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha
hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente
de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como
un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.
1. Anlisis de la informacin
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
previamente realizado, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que
permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la
operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin, la utilizacin de los
instrumentos aplicables a las distintas tcnicas involucradas en los estudios de
mejoramiento administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro de
distribucin de tareas, Curso gramas, Planos de distribucin espacial, etc.).
El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al
problema que se estudia, con el fn de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del
rea objeto de estudio.
Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en
la siguiente secuencia:
Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del
estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.
Qu se hace?
Para qu se hace?
En dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu se hace ?, a
partir de ese momento se iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que
se obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser
posible mediante la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos
los elementos objeto de anlisis.
ORGANIZACIN Y MTODOS
http://es.slideshare.net/pochaca61/organizacion-y-metodos-unidad1?qid=4da541c2-b031-4f57-879a-0325b6ccde08&v=qf1&b=&from_search=1
acceso 13/11/2014