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TABLAS DINAMICAS

TABLAS DINMICAS EN EXCEL


Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este
tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas dinmicas para poder
realizar un anlisis exitoso de la informacin.

1. QU ES UNA TABLA DINMICA?


Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es
una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si
eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de
ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que
hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos
vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un
tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver
este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una
sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera
dinmica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinmicas


Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la
realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.
En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como
Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este
tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas.
Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender
fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te
har ms productivo.

Prof. Rusbel Velsquez Caja

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2. FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINMICAS


Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin
explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las
ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada
ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar
las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas
podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

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Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en
la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de
la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y


resumidos en la tabla dinmica:

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As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con
este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de
una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis
de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con
Excel para dejar claro el concepto.

3. CMO CREAR UNA TABLA DINMICA


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la
tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010


Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

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Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas
de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar


el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica
en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se
crear la nueva tabla dinmica.
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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la
lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de
todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde
arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.

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De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la
informacin.
4. PARTES DE UNA TABLA DINMICA
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel


Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja
la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos
campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas
de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que
sern totalizados para cada columna y fila.

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Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas,
filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre
los datos de la tabla dinmica.

5. DAR FORMATO A UNA TABLA DINMICA


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente
como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para
aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla
dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla


dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten


restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra
justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas,
entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

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Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a


la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar
sobre
la
tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos
los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar
inmediatamente a la tabla dinmica.

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6. FORMATO DE VALORES EN UNA TABLA DINMICA
En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de
una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.


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Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de


dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el


nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

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7. FILTRAR UNA TABLA DINMICA
Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla
dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte
como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y
solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para
indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el
botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica.


Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la
opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

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8. SEGMENTACIN DE DATOS EN TABLAS DINMICAS


La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel
2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta
manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer
clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la
tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

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Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones


seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el
botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo
cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

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9. MODIFICAR CAMPOS DE UNA TABLA DINMICA
Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinmica


Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se
encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic
en cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla
con el comando Lista de campoque se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica


Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero
del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra
manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar
campo.

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Mover un campo de una tabla dinmica


Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un
rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que
permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de
informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinmica


Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos
hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual
har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

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Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy
poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
informacin de acuerdo a tus necesidades.

10. MODIFICAR EL TIPO DE CLCULO DE UNA TABLA DINMICA


De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los
totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que
necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de
elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el
campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada


si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.
Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.
Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn
campo de texto ser ignorado.

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Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico.


Desvest. Obtiene la desviacin estndar.
Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.
Var. Calcula la varianza de una muestra.
Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo


seleccionado.

11. CREAR UN GRFICO DINMICO


Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y
que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este
tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel


Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el
comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha
Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de


grfico que deseas utilizar.

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Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la
tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro del grfico dinmico:

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Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla
Suprimir.

12. MOVER UN GRFICO DINMICO


Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de
Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo
y formato personalizado.

Mover un grfico dinmico a otra hoja


Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el
comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha
Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja
donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y
Formato:

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Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un
nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs
personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas.
Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.
13. CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE UNA TABLA DINMICA
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de
ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A
continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que
se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual


te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.

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