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Ejercicio 1

Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas


cumplen funciones especiales para el manejo de documentos como: la
recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin,
eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior
consulta.
Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con
el fin de que usted reflexione acerca de.
1-La importancia de las pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas?
REFLEXION: cada una de estas pautas es de vital importancia ya que
nos permiten un mejor relacionamiento de informacin y por medio de
todo ese proceso que se realiza la correspondencia llega completa y
exacta a su destino.
Ejercicio 2
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de
la temtica del cuarto contenido de estudio son indispensables para
una adecuada comprensin de las comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y privadas.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en
la temtica, realizando la lectura detallada de los siguientes
documentos:
Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001
Procedimiento para la gestin de la correspondencia
Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001
"Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que

cumplen
funciones
pblicas"
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia de las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas que
hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la
Administracin
Pblica.
Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la
Nacin, entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos
necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el
Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que
hacer
archivstico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, por
intermedio
del
Archivo
General
de
la
Nacin.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y
establece
las
entidades
de
certificacin.
Que el Gobierno Nacional ha diseado la Agenda de Conectividad,
como una poltica de Estado, que busca masificar el uso de las
tecnologas de la informacin en Colombia y con ello aumentar la
competitividad del sector.
Adems de conocer acerca del proceso de recepcin, radicacin,
distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes
enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable
saber aplicar estos procesos al entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas, usted debe
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a
travs del siguiente ejercicio:
Identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de
correspondencia o una oficina en donde se evidencie la
clasificacin de las comunicaciones oficiales recibidas y
despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo


o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca
RTA/ empresa: SENA
.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones
oficiales en el material de estudio, es momento que usted
consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes
aspectos:
1 Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la
distribucin de un documento?
APERTURA: consiste en abrir el sobre o el empaque de las
comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el
de sus anexos.
REVISIN: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades
deben tener un proceso de revisin de anexos, del destinatario, de los
datos de procedencia y verificacin del asunto para poder contestar la
solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y
realizar su respectiva radicacin.
RADICACIN: radicacin es el procedimiento por medio del cual las
organizaciones asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del
recibo o del envo.
REGISTRO: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al
registro, el cual consiste en la anotacin de los datos ms
significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su
control y trmite dentro de la organizacin.
Distribucin o reparto: Una vez las comunicaciones registradas, se
procede a la distribucin o reparto de las mismas hacia las oficinas
que deben realizar el proceso de atencin y trmite Correspondiente.

2- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.


Comunicaciones internas: son todas aquellas comunicaciones de
carcter oficial de las entidades pblicas o privadas, donde se
manejan controles y procedimientos establecidos.
3- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la
empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
Recepcin

Calificacin
Apertura
Revisin
Radicacin
Registro
Reparto
4- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.

ELABORACION

FIRMA

TRASLADO

NUMERACION Y
FICHADO

VERIFICACION

REGISTRO

SEPARACION

ENVIO