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Excel 2007

Manual de consulta

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Depósito legal: M-30230-2008 ISBN: 978-84-96794-96-2 Edición especial para: (Euroconsultoría Formación Empresa, S.L.) © 2007 GrupoGesfomedia S.L.

EXCEL 2007

ÍNDICE

EXCEL 2007 ÍNDICE

Excel 2007 Manual de consulta

TEMA 1: INTRODUCCIÓN 11

¿Qué es una hoja de cálculo? 12 Excel 12 Entrar y salir de Excel 13

TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO 15

Interfaz del programa 16 Área de trabajo 19 Las pestañas 19 Botón de Office 20 Tipos de comandos dentro de los grupos 22 Barra de Estado 23 Vistas de una hoja de cálculo 25 Barras de desplazamiento 25 El Zoom 26 Paneles de tareas 27 Menús contextuales 28

TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS 29

Crear un libro 30 Guardar un libro 31 Guardar una copia del libro 32 Abrir un libro 33 Cerrar un libro 34 Uso de la Vista preliminar 35

TEMA 4: HOJAS, CELDAS Y RANGOS 37

Libros, hojas de cálculo y celdas 38 Tipos de datos: números 40 Tipos de datos: fechas 41 Tipos de datos: textos 41 Excepciones a los datos 42 Cómo movernos 43 Rangos de celdas y selección 44 Introducir datos 45 Mover o copiar hojas de cálculo 46 Visualizar varias hojas del mismo libro 49

TEMA 5: FÓRMULAS 51

¿Qué es una fórmula? 52 Operadores aritméticos 54

ÍNDICE EXCEL 2007

ÍNDICE

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Operadores de comparación 55 Operadores referenciales 56 Prioridad de los operadores 56 Cómo crear una fórmula sencilla 57 Referencias relativas y absolutas 58 Cómo crear una fórmula con referencias 60 Cómo crear una fórmula que contenga una función 61

TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS 65

Editar una celda 66 Copiar y pegar (copiar) 66 Cortar y pegar (mover) 68 Copiar y mover arrastrando 68 Pegado inteligente 70 Pegado especial 71 Deshacer y Rehacer 73 Listas personalizadas 74 Relleno automático de fórmulas y funciones 76 Comentarios 77 Nombrar celdas y rangos 78 Trabajar con nombres de celda y rangos 80 Euroconvertir 82

TEMA 7: FUNCIONES 85

Estructura de una función 86 Insertar una función 86 Tipos de funciones 89 Funciones lógicas 90 Funciones anidadas 93

TEMA 8: FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS 97

Funciones Matemáticas 98 Funciones trigonométricas 102

TEMA 9: FUNCIONES DE CONTEO Y ESTADÍSTICAS 105

La función CONTAR 106 La función CONTARA 107 Funciones Estadísticas 108

TEMA 10: FUNCIONES CONDICIONALES Y LÓGICAS 111

La función CONTAR.SI 112 La función SUMAR.SI 113 Funciones lógicas Y, O y NO 114 Aplicar las funciones lógicas 115

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TEMA 11: FUNCIONES HORARIAS 117

Las fórmulas HOY y AHORA 118 Las funciones DIA, MES, AÑO, FECHA, HORA, MINUTO Y SEGUNDO. 119 Operaciones con fechas 122

TEMA 12: FUNCIONES FINANCIERAS 125

Introducción 126 La función PAGO 127 La función VALOR FUTURO 128 La función DDB 130

TEMA 13: FUNCIONES DE BUSQUEDA Y FINANCIERA 133

La función BUSCARV 134 La función BUSCARH 136 La función BUSCAR 137 La función COINCIDIR 139 Función INDICE 141

TEMA 14: FUNCIONES DE TEXTO 143

Función CONCATENAR 144 Otras funciones de texto 145

TEMA 15: FORMATOS 147

Definir el tipo de datos de una celda 148 Grupo Número de la ficha Inicio 151 Alineación del contenido de una celda 152 Combinar celdas 153 Formato de fuente 155 Paleta de herramientas formato 156 Bordes y tramas 157 Formato de filas y columnas 160 Formato de hoja 162

TEMA 16: FORMATOS CONDICIONALES Y PLANTILLAS 165

¿Qué es un formato condicional? 166 Formatos condicionales que atienden a reglas 167 Formatos condicionales que no atienden a reglas 170 Crear reglas 172 Plantillas 173 Crear plantillas personalizadas 174

TEMA 17: ANÁLISIS DE DATOS 177

Búsqueda de objetivos 178 Realizar una búsqueda de objetivo 179 Tablas de datos 181 Aplicar tabla de datos 182

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Escenarios de estudio 184 Aplicar escenarios 185 Informes de escenarios 189 Botón desplegable Escenario 190

TEMA 18: AUDITORIA DE FÓRMULAS 193

Rastrear precedentes y dependientes 194 Rastrear errores 197 La ventana de inspección 200

TEMA 19: BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA 203

Buscar 204 Ir a 206 Reemplazar 207 Revisión ortográfica 209 Autocorrección 210

TEMA 20: GRÁFICOS 213

Introducción a los gráficos 214 Tipos de gráficos 216 Creación automática de gráficos 218 Creación de gráficos desde el grupo Gráficos 219 Personalizar un gráfico 221 Formatear partes de un gráfico I 223 Formatear partes de un gráfico II 225 Propiedades específicas de las zonas de un gráfico 227 Formatear partes de un gráfico desde la ficha contextual Formato 229 Formatear el conjunto de un gráfico 230 Agregar nuevos datos a un gráfico 231 Líneas de tendencia 232 Gráficos combinados 233 Crear plantillas de gráfico 235

TEMA 21: DIBUJO EN EXCEL 237

Insertar objetos de dibujo 238 Modificar el tamaño y la orientación de los objetos de dibujo 240 Modificar el formato de una forma 242 Efectos de sombra y 3D 243 Orden de los elementos 248 Panel de selección 248 Alinear objetos 250 Uso de WordArt 251

TEMA 22: INSERCIÓN DE ELEMENTOS 253

Insertar imágenes prediseñadas 254 Insertar imágenes desde un archivo 256

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Tamaño y posición 257 Recortar y girar una imagen 258 Aplicar contornos y marcos a una imagen 259 Ajustar los valores de una imagen 261 Cuadro de diálogo Formato de imagen 263 Relleno de imagen 263 Contorno de imagen 266 Efectos de imagen 267 Insertar símbolos 269 Introducción a los diagramas 270 Insertar un gráfico SmartArt 272 Personalizar un diagrama 274

TEMA 23: IMPRIMIR 277

Configuración de página 278 Saltos de página 280 Áreas de impresión 281 Imprimir títulos 282 Encabezados y pies de página 283 Imprimir un libro 285

TEMA 24: LISTAS DE DATOS Y ESQUEMAS 287

Tablas o bases de datos 288 Tablas 288 Ficha contextual Diseño de herramientas de tabla 290 Ordenar tablas 292 Filtrar datos en una tabla 294 Filtros: filtros avanzados 295 Tablas y gráficos 298 Texto en columnas 298 Validación de datos (I) 300 Validación de datos (II) 302 Mostrar datos erróneos en una validación 304 Subtotales 305

TEMA 25: TABLAS DINÁMICAS 309

¿Qué es una tabla dinámica? 310 Componentes de una tabla dinámica 310 Crear una tabla dinámica 312 Campo Valor 316 Modificar elementos de una tabla dinámica 317 Tablas dinámicas y formatos 318 Opciones de tablas dinámicas 319 Creación de gráficos dinámicos 319

ÍNDICE EXCEL 2007

ÍNDICE

EXCEL 2007

TEMA 26: PERSONALIZAR EXCEL 323

Unidades de medidas y documentos recientes 324 Opciones frecuentes 324 Barra de herramientas de acceso rápido 326

TEMA 27: MACROS 329

Introducción 330 Grabar una Macro 330 Asignar una macro a un botón 332 Eliminar una Macro 333 Macros y seguridad 334

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Excel 2007 TEMA 1: INTRODUCCIÓN 0101 ¿Qué es una hoja de cálculo? 0102 Excel 0103

Excel 2007

TEMA 1: INTRODUCCIÓN

0101 ¿Qué es una hoja de cálculo? 0102 Excel 0103 Entrar y salir de Excel

INTRODUCCIÓN EXCEL 2007

INTRODUCCIÓN

EXCEL 2007

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hora de cálculo es una herramienta ofimática orientada el tratamiento de da- tos, especialmente datos numéricos.

Las hojas de cálculo permiten realizar operaciones matemáticas con gran facilidad

y

ofrecen tal cantidad de posibilidades que las convierten en una entas más útiles

y

necesarias tanto a nivel personal como profesional.

Hoy en día, una hoja de cálculo facilita, además de realizar operaciones matemá- ticas de todo tipo, incluir imágenes, dibujos, insertar gran variedad de gráficos e incluso trabajar con pequeñas bases de datos.

gráficos e incluso trabajar con pequeñas bases de datos. Excel Microsoft Excel se ha convertido en

Excel

Microsoft Excel se ha convertido en una de las hojas de cálculo más usadas en la actualidad debido a una gran capacidad de cálculo y a su completa integración con otras aplicaciones ofimáticas del paquete Office.

Esta versión, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos más grandes de datos, así como nuevos formatos y gráficos más elaborados y sorpren- dentes.

Así mismo facilita la inclusión de elementos gráficos que antes no poseía y un ma- nejo más preciso e intuitivo de los encabezados y pies de página.

gráficos que antes no poseía y un ma- nejo más preciso e intuitivo de los encabezados

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INTRODUCCIÓN

EXCEL 2007 INTRODUCCIÓN

Entrar y salir de Excel

Podemos empezar a trabajar con la aplicación Excel de distintas formas:

Desde el menú Inicio, seleccionamos todos los programas y, a continuación, elegi- mos la opción Microsoft Excel.

Si se ha creado previamente, haciendo doble clic sobre el acceso directo a la aplica- ción situado en el Escritorio.

directo a la aplica- ción situado en el Escritorio . Desde el Explorador de Windows haciendo

Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo existente de Excel ya almacenado.

sobre cualquier archivo existente de Excel ya almacenado. También posemos salir de la aplicación Excel de

También posemos salir de la aplicación Excel de distintas formas:

Desplegando el Botón de Office y pinchando sobre el botón Salir de Excel.

de Office y pinchando sobre el botón Salir de Excel . Haciendo clic en el botón

Haciendo clic en el botón de control Cerrar con forma de aspa que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación.

en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación. Haciendo doble clic sobre el

Haciendo doble clic sobre el Botón de Office.

Excel 2007 TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO 0201 Interfaz del programa 0202 Área de

Excel 2007

TEMA 2: EL ENTORNO DE TRABAJO

0201 Interfaz del programa

0202 Área de trabajo

0203 Las pestañas

0204 Botón de Office

0205 Cinta de Opciones

0206 Tipos de comandos dentro de los grupos

0207 Barra de Estado

0208 Vistas de una hoja de cálculo 0209 Barras de desplazamiento 0210 El Zoom

0211 Paneles de tareas

0212 Menús contextuales

EL ENTORNO DE TRABAJO EXCEL 2007

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Interfaz del programa

Éste es el aspecto que ofrece Excel una vez lo hemos abierto:

es el aspecto que ofrece Excel una vez lo hemos abierto: Con sólo un vistazo podemos

Con sólo un vistazo podemos distinguir claramente cuál es la parte dedicada a la escritura y creación de la hoja de cálculo, representada por una gran cuadrícula que ocupa la mayor parte de la ventana, y cuál es la que contiene las herramientas que nos ayudarán en dicha creación.

A continuación, enumeraremos las partes más importantes de la interfaz de la

aplicación.

Botón de Office. Está situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es fácilmente reconocible.

izquierda de la ventana y es fácilmente reconocible. Es el botón principal de la aplicación y

Es el botón principal de la aplicación y coincide, tanto en posición como en la ma-

yoría de sus funciones, con el resto de programas de Microsoft Office.

funciones, con el resto de programas de Microsoft Office . Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de herramientas de acceso rápido. Es una pequeña barra de herramientas situada a la derecha del Botón de Office.

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EL ENTORNO DE TRABAJO

EXCEL 2007 EL ENTORNO DE TRABAJO

Inicialmente cuenta con tres botones: Guardar, Deshacer y Rehacer. Más ade- lante estudiaremos cómo agregar o quitar comandos a esta barra para personali- zarla a nuestro gusto.

Barra de título. Es la barra de color que se encuentra en la parte superior de la ventana y muestra el nombre del archivo actual.

de la ventana y muestra el nombre del archivo actual. Excel asigna un nombre genérico al

Excel asigna un nombre genérico al archivo (Libro1, Libro2, etc.) hasta que éste se guarde. A partir de ese momento, podremos observar en la barra de título el nom- bre con el que lo hayamos guardado.

barra de título el nom- bre con el que lo hayamos guardado. Botón de ayuda .

Botón de ayuda. Está situado debajo de la Barra de título. Pinchando en él, ac- cederemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicación.

cederemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicación. Cinta de opciones . Está situada

Cinta de opciones. Está situada debajo de la Barra de título y es la zona donde se agrupan todas las opciones y comandos de la aplicación. Posee múltiples opcio- nes y se encarga del formato, edición, creación, corrección, revisión e inserción de objetos en nuestros libros de cálculo.

e inserción de objetos en nuestros libros de cálculo. Barra de estado . Está situada en

Barra de estado. Está situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su fun- ción es la de informar al usuario sobre las características del libro activo.

de la ventana de Excel y su fun- ción es la de informar al usuario sobre
EL ENTORNO DE TRABAJO EXCEL 2007

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Botones de Vista. Están situados a la derecha de la Barra de estado. Su función es alternar entre las distintas vistas de la hoja de cálculo que ofrece Excel.

distintas vistas de la hoja de cálculo que ofrece Excel. Zoom . Está situado en la

Zoom. Está situado en la esquina inferior izquierda a la derecha de los Botones de Vista. Su función, visualizar la cuadrícula de trabajo a la escala que deseemos.

la cuadrícula de trabajo a la escala que deseemos. Barras de desplazamiento . Están situadas a

Barras de desplazamiento. Están situadas a la derecha de la aplicación (la ver- tical), y encima de la barra de estado (la horizontal). Permiten el desplazamiento vertical y horizontal por la hoja de cálculo.

vertical y horizontal por la hoja de cálculo. Área de trabajo . Es la zona que

Área de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana y está repre- sentada por la tabla sobre la que vamos a introducir y manipular los datos.

parte de la ventana y está repre- sentada por la tabla sobre la que vamos a

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EL ENTORNO DE TRABAJO

EXCEL 2007 EL ENTORNO DE TRABAJO

Área de trabajo

Para entender la apariencia del área de trabajo de Excel, primero debemos saber cómo se estructura dicha aplicación.

Los archivos generados por Excel se llaman Libros de cálculo y cada libro se com- pone de una o más Hojas de cálculo. No debemos pensar que una hoja de cálculo equivale a una hoja de papel, ya que el área e trabajo es en realidad mucho mayor y puede albergar el equivalente a miles de hojas de papel impresas.

albergar el equivalente a miles de hojas de papel impresas. Aunque inicialmente los libros de Excel

Aunque inicialmente los libros de Excel están compuestos por tres hojas de cálculo, podremos añadir o eliminar hojas según nuestras necesidades.

Como ya hemos visto, las hojas de cálculo tienen el aspecto de una cuadrícula o tabla. Ésta está definida por la intersección de una serie de Filas y Columnas, que define una retícula de Celdas. Las Celdas son los contenedores de los datos de la hoja de cálculo.

son los contenedores de los datos de la hoja de cálculo. Las pestañas Las hojas de

Las pestañas

Las hojas de cálculo están apiladas unas encima de otras, como las hojas de un libro, pero tienen unas pestañas para pasar de unas a otras. Para cambiar de hoja activa, hacemos clic en las pestañas que se encuentran en la parte inferior de la ventana.

Para cambiar de hoja activa, hacemos clic en las pestañas que se encuentran en la parte
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Cuando hay demasiadas hojas de cálculo no podremos ver todas las pestañas, así que tendremos que usar el navegador de hojas, que se compone de cuatro botones situados a la izquierda de las pestañas.

Los botones de los extremos presentan la primera o la última de las hojas, y los dos del medio, avanzan o retroceden las hojas de una en una.

dos del medio, avanzan o retroceden las hojas de una en una. Botón de Office Al

Botón de Office

Al pinchar con el ratón en el Botón de Office, se despliega un menú con las opcio- nes más comunes sobre la gestión de los libros: abrir, guardar, imprimir, etcétera. No se encuentran en este menú opciones relacionadas con la apariencia, formato o contenido de los libros.

con la apariencia, formato o contenido de los libros. En su parte derecha, muestra la lista

En su parte derecha, muestra la lista de archivos de Excel que se han utilizado re- cientemente, facilitando de este modo su apertura.

Cuando vemos que una de las opciones del menú tiene una flecha a la derecha im- plica que, a su vez, contendrá más opciones.

A través de él, podemos acceder al botón Opciones de Excel que, aunque no es objeto de estudio en este tema, permite configurar las opciones de Excel y de este modo personalizarlo.

no es objeto de estudio en este tema, permite configurar las opciones de Excel y de

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EL ENTORNO DE TRABAJO

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Cinta de Opciones

Ésta es la Cinta de opciones y, como hemos explicado anteriormente, es el lugar donde están integrados todos los comandos necesarios para trabajar con las hojas de cálculo.

La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas. Para activar cada una de ellas será suficiente con hacer clic en su nombre. A su vez, cada de las fichas está compuesta por distintos grupos, cuyo nombre está indicado en la parte inferior de los mimos.

nombre está indicado en la parte inferior de los mimos. Dentro de cada grupo encontraremos los

Dentro de cada grupo encontraremos los distintos comandos del programa. En la mayoría de los casos bastará con hacer un clic sobre los botones que los identifican para que se ejecuten.

Al pasar el cursor del ratón por los distintos botones se muestran unas etiquetas de información. Estas etiquetas muestran un texto explicativo sobre las funciones que realizan.

un texto explicativo sobre las funciones que realizan. Conviene resaltar que algunas de las etiquetas de

Conviene resaltar que algunas de las etiquetas de información presentan, al lado del nombre del comando una combinación de teclas escrita entre paréntesis. Se trata de los denominados Atajos de teclado. Estas combinaciones ejecutan direc- tamente los comandos a los que están asociadas.

Atajos de teclado . Estas combinaciones ejecutan direc- tamente los comandos a los que están asociadas.
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Si nos fijamos bien en los grupos, veremos que algunos de ellos tienen una peque- ña flecha en su esquina inferior derecha, se trata del botón Iniciador de cuadros de diálogo. Al hacer clic sobre él, se abrirá un cuadro de diálogo cuya función es aportar el juego completo de opciones del grupo.

función es aportar el juego completo de opciones del grupo. Debemos saber que si la ventana

Debemos saber que si la ventana de Excel está restaurada o no tiene el tamaño suficiente para albergar la cinta de opciones completa, ésta se contrae de modo que puede mostrar algunos de los grupos en forma de botón.

Estos botones tienen una pequeña flecha al pie, que al pinchar sobre ella, mostrará las opciones del grupo en forma de menú desplegable.

las opciones del grupo en forma de menú desplegable. Por último decir que, en algunas ocasiones,

Por último decir que, en algunas ocasiones, necesitaremos disponer de la mayor parte de la hoja de cálculo posible, Cuando esto sucede la cinta de opciones puede entor- pecer nuestra labor. Para ocultarla bastará con hacer doble clic sobre la ficha activa. Cuando volvamos a necesitarla, debemos hacer otro tanto en el título de la misma.

Tipos de comandos dentro de los grupos

Dentro de los grupos encontramos comandos cuyo aspecto difiere de unos a otros. Veamos los distintos tipos:

Botones: son los comandos más comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular con un icono que los identifica. Ejecutan su función pulsando directamente sobre ellos.

cuadrada o rectangular con un icono que los identifica. Ejecutan su función pulsando directamente sobre ellos.

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EL ENTORNO DE TRABAJO

EXCEL 2007 EL ENTORNO DE TRABAJO

Listas desplegables: son comandos que están formados por un cuadro de texto y por una pequeña flecha que, al ser pulsada, despliega el resto de opciones. Éstas se eligen pulsando sobre ellas.

el resto de opciones. Éstas se eligen pulsando sobre ellas. Botones desplegables : tienen la apariencia

Botones desplegables: tienen la apariencia de un botón, pero al pulsar sobre ellos muestran un menú de opciones para elegir.

sobre ellos muestran un menú de opciones para elegir. Existen otro tipo de botones parecidos a

Existen otro tipo de botones parecidos a los anteriores. Si hacemos clic sobre su icono éste se ejecutará como un botón normal y si hacemos clic sobre la flecha, desplegará determinadas opciones que podremos elegir mediante un clic. Suelen aparecer divididos en botón y flecha cuando pulsamos el ratón sobre ellos.

en botón y flecha cuando pulsamos el ratón sobre ellos. Barra de Estado La Barra de

Barra de Estado

La Barra de Estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de Excel y puede configurarse para que muestre determinadas informaciones acerca del libro de cál- culo activo.

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Por defecto, sólo se observan en ella dos secciones: la primera de ellas muestra la palabra Listo, que indica que Excel está preparado para escribir en la celda selec- cionada.

está preparado para escribir en la celda selec- cionada. Cuando editamos una celda vacía, la anotación

Cuando editamos una celda vacía, la anotación de la barra de estado cambia a Introducir, para que escribamos su contenido y, cuando editamos una celda ya rellena, la Barra de Estado mostrará la palabra Modificar.

la Barra de Estado mostrará la palabra Modificar . La siguiente sección informa del estado de

La siguiente sección informa del estado de grabación de las macros. El uso y crea- ción de macros será objeto de estudio más adelante.

Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numéricos, la barra de Estado muestra a su derecha, información de sobre algunos cálculos, como son: el Promedio de los valores, su conteo y su Suma.

son: el Promedio de los valores, su conteo y su Suma . Si las celdas seleccionadas

Si las celdas seleccionadas contienen texto, sólo mostrará el Recuento de éstas.

Podemos personalizar la barra de Estado haciendo clic sobre ella con el botón dere- cho del ratón. Aparecerá un menú que permite gestionar las distintas opciones de información.

el botón dere- cho del ratón. Aparecerá un menú que permite gestionar las distintas opciones de

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EL ENTORNO DE TRABAJO

EXCEL 2007 EL ENTORNO DE TRABAJO

Si una opción tiene un tic a su izquierda, significa que está activa y, lo contrario, si

carece de él. Para activarlas o desactivarlas bastará con hacer clic sobre ellas.

Vistas de una hoja de cálculo

A la derecha de la Barra de estado se encuentran los Botones de Vistas. Usa-

remos estos botones para visualizar de formas distintas el contenido de la hoja.

Dependerá del uso que vayamos a hacer con ella.

Vista Normal. Esta es la que ofrece Excel por defecto y es la que usaremos para realizar los trabajos rutinarios de la aplicación.

para realizar los trabajos rutinarios de la aplicación. Vista diseño de Página . Desde esta vista,

Vista diseño de Página. Desde esta vista, Excel muestra los márgenes de la pági- na y habilita las reglas vertical y horizontal para ajustar éstos.

las reglas vertical y horizontal para ajustar éstos. Vista previa de salto de página . Desde

Vista previa de salto de página. Desde aquí podremos ajustar los saltos de pá- gina y área de impresión de la hoja. Lo veremos más detalladamente en la lección de impresión.

Lo veremos más detalladamente en la lección de impresión. Barras de desplazamiento Excel posee dos barras

Barras de desplazamiento

Excel posee dos barras de desplazamiento: una vertical y otra horizontal que per- miten el movimiento de las hojas de cálculo.

barras de desplazamiento: una vertical y otra horizontal que per- miten el movimiento de las hojas
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Vamos a ver cómo se usa la barra de desplazamiento vertical, todo lo que expli- quemos se puede aplicar a la horizontal, ya que sólo cambia la dirección del movi- miento.

Pinchamos sobre el botón Desplazamiento y, sin soltar el botón del ratón, arras- tramos hacia arriba y abajo.

el botón del ratón, arras- tramos hacia arriba y abajo. Otro modo de movernos es haciendo

Otro modo de movernos es haciendo clic sobre la barra, por encima o por debajo del botón de desplazamiento; el documento se moverá mediante un salto.

desplazamiento; el documento se moverá mediante un salto. También podremos movernos fila a fila de la

También podremos movernos fila a fila de la hoja, haciendo clic sobre las flechas de desplazamiento.

El Zoom

La opción Zoom permite visualizar la hoja de cálculo a la escala que deseemos. Por defecto, Excel la muestra casi siempre al 100%. Es importante señalar que el Zoom solo afecta a la presentación en pantalla, nunca al tamaño de los objetos a la hora de imprimir.

El Zoom se puede manipular mediante la barra deslizante de la esquina inferior derecha de la ventana de la aplicación. Su uso es muy similar al de las barras de desplazamiento.

Su uso es muy similar al de las barras de desplazamiento. Si hacemos clic en el

Si hacemos clic en el deslizador y arrastramos hacia la izquierda, veremos como el zoom disminuye, y lo contrario si lo hacemos a la derecha.

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EL ENTORNO DE TRABAJO

EXCEL 2007 EL ENTORNO DE TRABAJO

Si pinchamos directamente sobre la línea de la barra, el movimiento del zoom se producirá a saltos.

Los botones con el signo “más” o “menos” desplazan el zoom en saltos del 10%.

Si pinchamos en el botón que marca el porcentaje del zoom, abriremos el cuadro de diálogo Zoom, donde están recogidas todas sus opciones.

diálogo Zoom , donde están recogidas todas sus opciones. Si queremos validar los cambios, pulsamos el

Si queremos validar los cambios, pulsamos el botón Aceptar. Para rechazarlos, apretamos el botón Cancelar.

Paneles de tareas

Los paneles de tareas proporcionan todas las opciones necesarias para llevar a cabo un trabajo o tarea determinados.

Por ejemplo, al presionar el botón Imágenes prediseñadas del grupo Ilustra- ciones de la ficha Insertar, aparecerá un panel de tareas con todas las opciones y sugerencias para insertarlas.

con todas las opciones y sugerencias para insertarlas. Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre

Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre la cruz situada en la cabecera del panel. Si queremos mostrarlo de nuevo, tendremos que volver a presionar el mismo botón u opción que lo activó.

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EL ENTORNO DE TRABAJO

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Excel ofrece varios paneles de tareas que aparecerán de forma automática al pre- sionar algunos comandos.

Menús contextuales

Para activar un menú contextual debemos situar el puntero del ratón sobre la zona

o elemento sobre el que queremos actuar y después hacer clic con el botón secun- dario del ratón.

El contenido de estos menús dependerá de lo que se puede hacer con el objeto sobre

el que estemos posicionados.

Por ejemplo, si hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una celda aparece un menú con unas opciones. Sin embargo, al hacerlo sobre un gráfico apa- recerán las opciones relacionadas con dicha imagen.

apa- recerán las opciones relacionadas con dicha imagen. Por encima de algunos menús contextuales también aparece

Por encima de algunos menús contextuales también aparece una pequeña barra de herramientas. Es la Paleta de herramientas de Formato, y en ella se encuentran los comandos más comunes para formatear el contenido de las celdas.

Excel 2007 TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS 0301 Crear un libro 0302 Guardar un libro

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TEMA 3: OPERACIONES CON LIBROS

0301 Crear un libro

0302 Guardar un libro

0303 Guardar una copia del libro

0304 Abrir un libro

0305 Cerrar un libro

0306 Uso de la Vista preliminar

OPERACIONES CON LIBROS EXCEL 2007

OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007

Crear un libro

Cuando abrimos Excel, vemos que el programa muestra un libro en blanco listo para ser utilizado. Este libro tendrá asignado un nombre genérico hasta que lo guardemos.

En cualquier caso, también existen otras formas de crear un archivo nuevo desde Excel. Para hacerlo, pulsamos en el Botón de Office y elegimos la opción Nuevo del menú que se despliega.

y elegimos la opción Nuevo del menú que se despliega. Se abrirá el cuadro de diálogo

Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo libro donde encontraremos distintos libros para crear. Veamos estas opciones:

Para crear un libro en blanco, debemos seleccionar la opción Libro en blanco y pinchar en el botón Crear. El programa creará un nuevo libro.

en el botón Crear . El programa creará un nuevo libro. Excel cuenta también con numerosas

Excel cuenta también con numerosas plantillas para crear libros de cálculo. Dentro del cuadro de diálogo Nuevo Libro escogemos la categoría Plantillas instaladas y, a la derecha, podremos ver todas las que ofrece el programa.

escogemos la categoría Plantillas instaladas y, a la derecha, podremos ver todas las que ofrece el

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OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007 OPERACIONES CON LIBROS

Si hacemos clic en cualquiera de ellas, dispondremos de una vista preliminar de las mismas. Una vez elegida la que mejor se adapte a nuestras necesidades, aceptamos el cuadro.

También podremos crear libros nuevos basados en otros que hayamos almacenado con anterioridad. Hacemos clic en la opción Nuevo a partir de existente. Se abri- rá un cuadro de diálogo que permite explorar las unidades de discos y carpetas del ordenador en busca del archivo guardado.

Guardar un libro

Para guardar un libro de Excel por primera vez podemos hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de Acceso rápido.

Guardar de la barra de herramientas de Acceso rápido . Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. En la lista Nombre de archivo, Ex-

Guardar como . En la lista Nombre de archivo , Ex- cel propone un nombre de

cel propone un nombre de archivo, podemos dejar ese nombre o cambiarlo por otro.

En la lista Guardar como tipo, podemos escoger guardar el libro como un tipo de

como tipo , podemos escoger guardar el libro como un tipo de archivo distinto a Excel

archivo distinto a Excel para que pueda ser reconocido por otras aplicaciones.

OPERACIONES CON LIBROS EXCEL 2007

OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007

Respecto al sitio donde guardar el archivo, el programa propone inicialmente la carpeta Mis documentos. Pero si deseamos guardarlo en otra parte, desplegamos

la lista Guardar en y localizamos la carpeta donde queramos guardarlo.

en y localizamos la carpeta donde queramos guardarlo. Para confirmar la operación presionamos el botón Guardar.

Para confirmar la operación presionamos el botón Guardar. Debemos saber que, si volvemos a guardar el libro tras haber realizado alguna modificación, ya no apare- cerá este cuadro. Esto se debe a que los cambios se efectuarán en el mismo sitio y con el mismo nombre de archivo.

También podemos guardar los archivos eligiendo la opción Guardar del menú que

se despliega al pulsar el Botón de Office.

del menú que se despliega al pulsar el Botón de Office . Guardar una copia del

Guardar una copia del libro

A veces resulta útil modificar un libro y mantener una copia del archivo original.

Para hacerlo seleccionamos la opción Guardar como del menú que aparece al pul-

sar sobre el Botón de Office.

hacerlo seleccionamos la opción Guardar como del menú que aparece al pul- sar sobre el Botón

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OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007 OPERACIONES CON LIBROS

Aparecerá el mismo cuadro de diálogo que utilizamos cuando guardamos un libro por primera vez.

Podemos guardar el libro con el nombre y ubicación que deseemos, teniendo en cuenta que es posible guardar un archivo con el mismo nombre que otro pero en una carpeta diferente, y en la misma carpeta que el original, pero con nombre dis- tinto.

Por ejemplo, podemos abrir el libro “Cuentas” y guardarlo en la misma carpeta llamándole “Cuentas nuevas”. Si no hemos modificado nada, en este momento los dos archivos tienen el mismo contenido.

Abrir un libro

Cuando tenemos un archivo guardado en nuestro ordenador y deseamos seguir traba- jando con él, podemos abrirlo pulsando sobre la opción Abrir del Botón de Office.

pulsando sobre la opción Abrir del Botón de Office . En la pantalla se abre un

En la pantalla se abre un cuadro de diálogo similar al que aparece cuando guarda- mos un archivo por primera vez.

Hacemos clic en la lista Buscar en para localizar la unidad o carpeta correspon- diente hasta llegar al archivo. Una vez encontrado, lo seleccionamos y pulsamos el botón Abrir.

Observamos que en la parte izquierda del cuadro de diálogo hay una serie de car- petas. Son las Carpetas de acceso rápido. Si pinchamos sobre ellas aparecerá su contenido en la parte derecha de la ventana.

OPERACIONES CON LIBROS EXCEL 2007

OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007

Si desplegamos el Botón de Office y observamos la parte derecha del menú, en- contramos los últimos archivos con los que hemos trabajado. Podemos abrirlos haciendo clic sobre su nombre.

trabajado. Podemos abrirlos haciendo clic sobre su nombre. Cerrar un libro Ya sabemos que cuando no

Cerrar un libro

Ya sabemos que cuando no deseemos seguir trabajando con un libro de Excel pode- mos cerrarlo haciendo clic sobre el botón Cerrar ventana o con la opción Cerrar del Botón de Office.

Si aún no lo habíamos guardado, Excel preguntará si deseamos hacerlo. Si pulsamos el botón , aparecerá el cuadro de diálogo para el guardado que ya conocemos.

el cuadro de diálogo para el guardado que ya conocemos. Esto también sucede si ya lo

Esto también sucede si ya lo habíamos guardado pero hemos modificado el conte- nido del archivo.

Si pulsamos el botón No, la ventana se cerrará sin guardar las modificaciones y perderemos todos los cambios realizados.

También podemos cerrar el libro pulsando el botón Cerrar de la barra de título.

los cambios realizados. También podemos cerrar el libro pulsando el botón Cerrar de la barra de

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OPERACIONES CON LIBROS

EXCEL 2007 OPERACIONES CON LIBROS

Uso de la Vista preliminar

La vista preliminar de Excel es una herramienta muy útil que permite tener una visión de la hoja tal y como va a imprimirse.

Para obtener una vista preliminar desplegamos el Botón de Office, seleccionamos la opción Imprimir y, a continuación, Vista preliminar.

opción Imprimir y, a continuación, Vista preliminar . Si situamos el puntero encima de la página

Si situamos el puntero encima de la página de la vista preliminar se transformará en una lupa. Al hacer clic sobre la imagen aumentará el tamaño de la visualización y, al volver a hacerlo, recuperará el tamaño original. El botón Zoom consigue el mismo resultado.

Si pulsamos el botón Configurar página o el botón Imprimir aparecerán unos cuadros de diálogo que veremos más adelante al explicar las opciones de impre- sión.

Cuando la hoja de cálculo se compone de más de una página, los botones Página siguiente y Página anterior, permiten navegar por ellas.

Si la casilla de verificación Mostrar márgenes está activada, los márgenes apare- cerán indicados con líneas de puntos. Si pinchamos y arrastramos las líneas, cam- biaremos las dimensiones de éstos.

las líneas, cam- biaremos las dimensiones de éstos. Por último, para cerrar la Vista preliminar ,

Por último, para cerrar la Vista preliminar, sólo tenemos que pulsar sobre el bo- tón Cerrar y volveremos a la vista de la hoja.

Excel 2007 TEMA 4: HOJAS, CELDAS Y RANGOS 0401 Libros, hojas de cálculo y celdas

Excel 2007

TEMA 4: HOJAS, CELDAS Y RANGOS

0401 Libros, hojas de cálculo y celdas

0402 Tipos de datos: números

0403 Tipos de datos: fechas

0404 Tipos de datos: textos

0405 Excepciones de los datos

0406 Cómo movernos

0407 Rangos de celdas y selección

0408 Introducir datos

0409 Mover o copiar hojas de cálculo

0410 Dividir hojas de cálculo 0411 Visualizar varias hojas del mismo libro

HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007

HOJAS, CELDAS Y RANGOS

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Libros, hojas de cálculo y celdas

Como ya hemos aprendido, los archivos que genera Excel son Libros de trabajo que están compuestos por hojas de cálculo. Inicialmente un libro contiene 3 hojas, aunque podremos aumentar o disminuir su número según nuestras necesidades.

En la pantalla únicamente se visualiza una hoja de cálculo, no podremos tener ac- tivas varias al mismo tiempo. La hoja que estemos visualizando en cada momento se denomina Hoja activa.

Cada hoja de cálculo se identifica por defecto mediante los nombres: Hoja1, Hoja2, etc. Las pestañas de las hojas de cálculo se encuentran situadas en la parte inferior de la hoja de cálculo.

situadas en la parte inferior de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja activa

La pestaña de la hoja activa aparecerá resaltada en color blanco por defecto (si es no hemos cambiado la configuración de colores de las pestañas, como veremos más adelante).

Para cambiar la hoja de cálculo activa, es decir, para trabajar en otra hoja, bastará con hacer clic sobre la pestaña de la hoja que queramos activar.

clic sobre la pestaña de la hoja que queramos activar. También hemos visto que cada hoja

También hemos visto que cada hoja de cálculo está organizada en Filas y Colum- nas, y que cada intersección entre ellas da lugar a una Celda.

cálculo está organizada en Filas y Colum- nas , y que cada intersección entre ellas da

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HOJAS, CELDAS Y RANGOS

EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS

Las filas se encuentran apiladas horizontalmente y se identifican mediante núme- ros comprendidos entre 1 y 1.048.576.

Las columnas están dispuestas verticalmente y se identifican mediante letras o combinaciones de letras comprendidas entre A y XFD.

El nombre de las filas aparece a la izquierda y el de las columnas se encuentra en la parte superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos.

superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos . Una hoja de cálculo posee 1.048.576 filas y

Una hoja de cálculo posee 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Las celdas son la parte más importante de las hojas de cálculo, ya que es en ellas donde almacenamos la información.

Una celda se identifica mediante las coordenadas que se obtienen a partir de su fila y su columna en la que se encuentra. De esta manera, podremos llamar a las celdas por sus coordenadas o mediante un nombre asignado por nosotros.

Si llamamos a una celda por sus coordenadas encontraremos nombres como C3, esto significa que la celda se encuentra en la columna C y la fila 3. En otra lección hablaremos de cómo asignar nuestros propios nombres a las celdas.

de cómo asignar nuestros propios nombres a las celdas. En la barra de fórmulas encontramos el

En la barra de fórmulas encontramos el Cuadro de nombres, donde se expone el nombre de la celda seleccionada.

El contenido de las celdas se visualiza en el cuadro de contenido de la misma barra y, por supuesto, dentro de la propia celda.

las celdas se visualiza en el cuadro de contenido de la misma barra y, por supuesto,
HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007

HOJAS, CELDAS Y RANGOS

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Las celdas que contengan fórmulas sólo mostrarán el resultado de las mismas, y para poder ver la fórmula tendremos que hacerlo en el cuadro de contenido de la barra de fórmulas.

Si la fórmula o el contenido de la celda son demasiado largos, el programa permite agrandar el espacio reservado de la barra de fórmulas. Pulsamos el botón Expandir barra de fórmulas que se encuentra al final de la misma.

barra de fórmulas que se encuentra al final de la misma. Tipos de datos: números Excel

Tipos de datos: números

Excel admite varios tipos de datos, principalmente Textos, Números y Fechas, aunque éstas últimas son tratadas como números.

Los datos numéricos se componen de los dígitos del 0 al 9 y de los símbolos + o -, para indicar el signo del número.

Además, los números siempre quedan alineados a la derecha de las celdas una vez introducidos.

alineados a la derecha de las celdas una vez introducidos. Debemos tener claro que el separador

Debemos tener claro que el separador de decimales es la coma y el de millares el punto, aunque esta configuración puede variar según los países.

También es importante que sepamos que la tecla con el punto, situada en el teclado numérico, es para Excel la coma decimal.

importante que sepamos que la tecla con el punto, situada en el teclado numérico, es para

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EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS

Tipos de datos: fechas

Las fechas en Excel tienen un tratamiento especial. Quedan alineadas a la derecha, igual que los números, y además se puede operar con ellas.

igual que los números, y además se puede operar con ellas. Existen muchos formatos diferentes para

Existen muchos formatos diferentes para las fechas, pero lo más destacable es que basta con introducir determinadas combinaciones para que el programa interprete que los datos son fechas y no números o textos.

Generalmente, los números separados por guiones, barras o dos puntos son tradu- cidos a datos tipo fecha.

Tipos de datos: textos

Los textos en Excel no tienen un formato concreto. Cuando introducimos un tex- to, por defecto se alineará a la izquierda de las celdas.

to, por defecto se alineará a la izquierda de las celdas. Cuando un texto excede el

Cuando un texto excede el ancho de la celda donde lo insertamos, veremos cómo lo rebasa y pasa a las celdas contiguas. En realidad el texto no se ha introducido en las celdas de al lado, sigue en su celda pero lo vemos encima de las demás.

el texto no se ha introducido en las celdas de al lado, sigue en su celda
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HOJAS, CELDAS Y RANGOS

EXCEL 2007

Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas y observaremos en el cua- dro de contenido que están vacías. También lo comprobaremos si escribimos en las celdas de al lado.

Si queremos verlo exclusivamente dentro de su celda, debemos ampliar el ancho de la columna. Pinchamos entre los encabezados de columna que corresponden con el borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado.

borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado. Podremos hacer que la columna se

Podremos hacer que la columna se ajuste exactamente al tamaño del contenido haciendo doble clic en la misma zona, entre los dos encabezados de columna.

Si deseamos escribir más de una línea de texto en una celda tendremos un proble- ma, ya que si apretamos la tecla Enter como en un procesador de textos, el cursor saltará a la celda inmediatamente inferior.

Un truco: para crear más líneas de texto dentro de una celda, pulsamos Enter mientras mantenemos apretada la tecla Alt.

Enter mientras mantenemos apretada la tecla Alt . Excepciones a los datos Puede suceder que, ocasionalmente,

Excepciones a los datos

Puede suceder que, ocasionalmente, necesitemos tratar algún tipo de dato como si fuera de otro tipo.

Así, si queremos que un número o una fecha sean tratados como un texto para evitar que Excel realice cálculos con él, debemos introducirlos precedidos de un Apóstrofo.

un texto para evitar que Excel realice cálculos con él, debemos introducirlos precedidos de un Apóstrofo

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HOJAS, CELDAS Y RANGOS

EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS

También debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo:

los números de teléfono, códigos postales y, en general, cualquier número de serie o de identificación.

Aunque son datos que están compuestos de caracteres numéricos, en realidad son textos, ya que nunca podremos hacer cálculos matemáticos con ellos.

Los introducimos precedidos del apóstrofo o, cuando aprendamos a hacerlo, le indi- caremos a Excel que tienen formato de texto. Excel suele avisar de estas situaciones.

formato de texto. Excel suele avisar de estas situaciones. Cómo movernos Cuando estemos situados en una

Cómo movernos

Cuando estemos situados en una celda y queramos desplazarnos a la celda inme- diatamente inferior, bastará con pulsar la tecla Enter o Intro.

También podemos usar la tecla Flecha abajo de los cursores del teclado para mo- vernos hacia abajo y Flecha arriba para hacerlo a las celdas situadas encima.

Si queremos movernos lateralmente por la hoja de cálculo, usaremos las teclas Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado.

teclas Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado. Para movernos hacia la derecha también usaremos la

Para movernos hacia la derecha también usaremos la tecla Tabulación.

En una hoja de cálculo muy extensa puede ser útil que localicemos las celdas extre- mas de la hoja. La combinación de teclas Control + Inicio, sitúa el cursor en la primera celda de la hoja del cálculo.

Mientras que la combinación Control + Fin, mueve el cursor a la última celda de la hoja de cálculo actual.

HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007

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HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007 Las teclas Avanzar página y Retroceder página mueven, respectivamente, hacia

Las teclas Avanzar página y Retroceder página mueven, respectivamente, hacia abajo o hacia arriba toda la hoja de cálculo el tamaño de una ventana.

Y

las combinaciones de texclas Alt + AvPag y Alt + RePág, hacen lo mismo que

lo

anterior sólo que la hoja de cálculo se desplaza en horizontal hacia la derecha o

izquierda, respectivamente.

Rangos de celdas y selección

Un rango es un conjunto de celdas, continuo o discontinuo, al que se hace referen- cia o se selecciona en una hoja de cálculo.

Una porción de celdas de una columna es un Rango de columna y para seleccio- narlo basta con que pinchemos en la primera celda del rango y arrastremos, hacia arriba o hacia abajo, hasta la última celda que incluyamos en él.

o hacia abajo, hasta la última celda que incluyamos en él. Una sección de celdas de

Una sección de celdas de una misma fila es un Rango de fila y se selecciona de

la misma manera: pinchamos en la primera celda del rango y, sin soltar el ratón,

arrastramos horizontalmente hasta la última.

el ratón, arrastramos horizontalmente hasta la última. Un Rango rectangular o Matriz , es un conjunto

Un Rango rectangular o Matriz, es un conjunto de celdas que forman un rectán- gulo. Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos hasta la celda de la esquina opuesta.

Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos hasta la celda de la

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HOJAS, CELDAS Y RANGOS

EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS

Con Excel es posible seleccionar rangos discontinuos con independencia de la for- ma que tengan. Efectuamos una selección y, a continuación otra, pero con la tecla Control presionada en nuestro teclado. Así podremos añadir todos los rangos que deseemos.

Así podremos añadir todos los rangos que deseemos. Seleccionar una columna o una fila completas es

Seleccionar una columna o una fila completas es muy fácil: sólo tenemos que hacer clic, respectivamente, en el título de la columna o de la fila.

Y para seleccionar una hoja de cálculo completa, hacemos clic en la intersección de

los títulos de fila con los de columna.

Introducir datos

Para introducir un dato dentro de una celda, hacemos clic sobre ella y tecleamos un dato. Para aceptarlo pulsamos el botón Introducir de la barra de Fórmulas.

pulsamos el botón Introducir de la barra de Fórmulas . Otra manera muy sencilla de aceptar

Otra manera muy sencilla de aceptar un dato es pulsando la tecla Enter o, simple- mente, cambiando de celda después de haberlo tecleado; con eso bastará.

Si después de escribir un dato, finalmente no lo necesitamos o no es correcto, bas-

tará con situarnos en la celda y pulsar la tecla Suprimir. También podremos hacer-

lo pulsando el botón Cancelar con forma de aspa de la barra de Fórmulas.

. También podremos hacer- lo pulsando el botón Cancelar con forma de aspa de la barra
HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007

HOJAS, CELDAS Y RANGOS

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Si queremos que todo un rango de celdas tenga el mismo contenido, seleccionamos el rango, escribimos el dato en la primera celda y pulsamos la combinación de te- clas Control + Enter.

y pulsamos la combinación de te- clas Control + Enter . Mover o copiar hojas de

Mover o copiar hojas de cálculo

Podremos mover o copiar hojas de cálculo completas dentro del mismo libro o de un libro a otro, siempre y cuando estén abiertos.

o de un libro a otro, siempre y cuando estén abiertos. Para hacerlo, seleccionaremos la hoja

Para hacerlo, seleccionaremos la hoja que queremos copiar o mover, hacemos clic en su pestaña con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Mover o copiar.

En el cuadro de diálogo que se abre, podemos seleccionar el libro, donde queremos copiar la hoja, desplegando la lista Al libro.

En esta lista aparecerán todos los libros que estén abiertos, la opción Nuevo libro creará en un nuevo archivo para pegar la hoja.

También podemos seleccionar la ubicación de la copia en la sección Antes de la hoja.

Si activamos la casilla de verificación Crear una copia, la hoja se duplicará y aparecerá tanto en su ubicación original como en la que acabamos de elegir. Si no activamos esta casilla, la hoja se moverá de lugar.

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EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS
EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS Dividir hojas de cálculo En algunas ocasiones tendremos que trabajar

Dividir hojas de cálculo

En algunas ocasiones tendremos que trabajar con hojas de cálculo formadas por listas de datos de gran tamaño. Al desplazarnos vertical u horizontalmente por es- tas hojas es común que perdamos de vista las cabeceras de los datos, lo cual puede originar lecturas erróneas de los datos de la misma.

Excel permite dividir la hoja en varios paneles y fijar éstos para que permanezcan siempre visibles.

Para crear una división horizontal, pinchamos y arrastramos sobre la hoja de cál- culo la pequeña barra horizontal que se encuentra en el lado superior de la barra de desplazamiento vertical hasta la posición deseada.

barra de desplazamiento vertical hasta la posición deseada. Para crear un división vertical, haremos lo mismo,

Para crear un división vertical, haremos lo mismo, pero en este caso, con la pequeña barra vertical situada al final de la barra de desplazamiento horizontal.

pero en este caso, con la pequeña barra vertical situada al final de la barra de
HOJAS, CELDAS Y RANGOS EXCEL 2007

HOJAS, CELDAS Y RANGOS

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El aspecto de estas divisiones es el siguiente:

EXCEL 2007 El aspecto de estas divisiones es el siguiente: Eliminar las divisiones es tan sencillo

Eliminar las divisiones es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellas.

Si pulsamos el botón Dividir del grupo Ventana de la ficha Vista, veremos cómo Excel divide de forma automática la hoja de cálculo, tanto vertical como horizon- talmente.

la hoja de cálculo, tanto vertical como horizon- talmente. Ahora tan sólo tendremos que pinchar y

Ahora tan sólo tendremos que pinchar y arrastrar las divisiones hasta las posicio- nes deseadas.

Para mantener fijas dichas divisiones, desplegamos el botón Inmovilizar paneles del grupo Ventana y pulsamos la orden del mismo nombre. Ahora, al desplazarnos por la hoja de cálculo observaremos que permanecen siempre visibles las cabeceras de los datos.

Este botón también contiene las opciones de inmovilizar directamente la primera fila o columna de la hoja de cálculo, si esto se ajusta a nuestras necesidades.

directamente la primera fila o columna de la hoja de cálculo, si esto se ajusta a

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EXCEL 2007 HOJAS, CELDAS Y RANGOS

Para retornar a la configuración original de la hoja elegiremos la opción Movilizar paneles del botón desplegable Inmovilizar paneles y, a continuación, borrare- mos las divisiones del modo que ya sabemos.

Visualizar varias hojas del mismo libro

Supongamos que debemos contrastar datos contenidos en dos hojas de cálculo dis- tintas del mismo libro. Sería un proceso arduo ir pinchando repetidas veces sobre las pestañas de dichas hojas.

repetidas veces sobre las pestañas de dichas hojas. Excel permite ver varias hojas de un mismo

Excel permite ver varias hojas de un mismo libro a la vez. Para ello, nos colocamos en la primera de las hojas y pulsamos el botón Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista.

Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista . Si minimizamos la aplicación, observaremos cómo,

Si minimizamos la aplicación, observaremos cómo, en la barra de tareas de Win- dows, aparecen dos botones que representan el mismo libro de trabajo, el primero con el número uno al final del nombre y el siguiente, con el dos.

Para poder ver ambas ventanas del libro a la vez, pulsamos el botón Organizar todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribución que deseemos en el cuadro de diálogo que se abre.

todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribución que deseemos en el cuadro de
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HOJAS, CELDAS Y RANGOS

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Ahora, contrastar los datos de ambas hojas es más sencillo y eficaz.

Excel permite guardar la disposición actual para usarla más adelante. Pulsamos el botón Guardar área de trabajo del grupo Ventana. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar que ya conocemos para almacenar nuestra disposición.

que ya conocemos para almacenar nuestra disposición. Más adelante, podremos abrirla como si fuera un libro

Más adelante, podremos abrirla como si fuera un libro normal de Excel.

Excel 2007 TEMA 5: FÓRMULAS 0501 ¿Qué es una formula? 0502 Operadores aritméticos 0503 Operadores

Excel 2007

TEMA 5: FÓRMULAS

0501 ¿Qué es una formula?

0502 Operadores aritméticos

0503 Operadores de comparación

0504 Operadores referenciales

0505 Prioridad de los operadores

0506 Cómo crear una fórmula sencilla

0507 Referencias relativas y absolutas

0508 Cómo crear una fórmula con referencias 0509 Cómo crear una fórmula que contenga una función

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¿Qué es una fórmula?

Una fórmula es una operación mediante la cual Excel calcula el valor que debe to- mar una celda a partir de determinados datos.

Estos datos pueden introducirse directamente en la fórmula o pueden estar alma- cenados en otras celdas. En este caso, estaremos hablando de referencias. El tema de referencias lo estudiaremos más adelante.

El tema de referencias lo estudiaremos más adelante. Cuando los valores con los que se opera

Cuando los valores con los que se opera en una fórmula están contenidos en otras celdas, el resultado de la fórmula dependerá de los datos almacenados en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Para que Excel trate los datos como una fórmula, ésta debe estar precedida por un signo igual.

una fórmula, ésta debe estar precedida por un signo igual. También están admitidos, los signos más

También están admitidos, los signos más y menos, aunque no es la forma más co- rrecta de introducir una fórmula. Podemos observar que en las fórmulas precedidas por los signos más y menos, Excel introduce un signo igual al inicio de la fórmula.

Cuando el valor de una celda cambia, Excel automáticamente actualiza todas las fór- mulas que contengan referencias a dichas celdas. En primer lugar realiza la operación de la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las demás operaciones.

realiza la operación de la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las demás

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EXCEL 2007 FÓRMULAS

En el caso de que tuviéramos multitud de fórmulas tardaríamos mucho tiempo en actualizar la hoja completa. Por eso tenemos la opción de configurarlo de manera que, si queremos, Excel sólo lo actualizará cuando se lo ordenemos.

Para realizar esta configuración tenemos que abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel desde el Botón de Office.

A

continuación, activamos la categoría Fórmulas y nos fijamos en el contenido de

la

sección Opciones de cálculo.

en el contenido de la sección Opciones de cálculo . Si escogemos la opción Manual sólo

Si

escogemos la opción Manual sólo se actualizarán los cambios cuando pulsemos

la

tecla F9. En este caso, si hubiera en el libro alguna fórmula sin calcular, aparecerá

el

mensaje Calcular en la barra de Estado.

También tenemos la opción Automático excepto para tablas de datos. Esta opción permite que Excel actualice los cambios automáticamente a todas las fór- mulas menos a las tablas de datos.

De forma general, una fórmula consta de indicador de fórmula, operandos y operadores.

Toda fórmula comienza por un signo igual (=), este signo es el que nos indica que

el contenido de la celda es una fórmula y no un texto o cualquier otro.

de la celda es una fórmula y no un texto o cualquier otro. Como operandos, una

Como operandos, una fórmula admite los siguientes elementos: constantes, refe- rencias y funciones.

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Las constantes pueden ser números, texto o valores lógicos, los valores lógicos pue- den ser Verdadero o Falso.

los valores lógicos pue- den ser Verdadero o Falso . Una referencia indica a Excel en

Una referencia indica a Excel en qué celda o rango se encuentran los datos que debe utilizar la fórmula para realizar el cálculo.

que debe utilizar la fórmula para realizar el cálculo. Una función es una fórmula predefinida por

Una función es una fórmula predefinida por Excel. Podemos utilizar el resultado de una función como operando dentro de una fórmula. De las funciones hablaremos más adelante.

de una fórmula. De las funciones hablaremos más adelante. Los operadores pueden ser aritméticos, de comparación

Los operadores pueden ser aritméticos, de comparación o referenciales. Los vamos a estudiar en los siguientes apartados.

Operadores aritméticos

Utilizamos los operadores aritméticos para crear fórmulas matemáticas sencillas.

La suma se expresa mediante el símbolo +, la resta con -, la multiplicación con el as- terisco *, la división con la barra oblicua / y la potencia con el acento circunflejo ^.

con el as- terisco * , la división con la barra oblicua / y la potencia

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También se pueden hallar porcentajes con el símbolo % y podemos concatenar textos con el símbolo &.

% y podemos concatenar textos con el símbolo & . Operadores de comparación Los operadores de

Operadores de comparación

Los operadores de comparación sirven para establecer un balance entre datos, dan- do como resultado un valor lógico: Verdadero o Falso.

El operador mayor que (>) que dará como resultado verdadero si el valor situado a la izquierda del símbolo es estrictamente mayor que el situado a la derecha.

El símbolo menor que (<), es análogo al anterior.

El símbolo menor que ( < ), es análogo al anterior. El operador mayor o igual

El operador mayor o igual que (>=) que dará como resultado verdadero si el valor situado a la izquierda del símbolo es mayor o igual al situado a la derecha.

También existe el operador menor o igual que (<=), que actúa justo al contrario que el anterior.

( <= ), que actúa justo al contrario que el anterior. El símbolo igual ( =

El símbolo igual (=), compara si son iguales los valores situados a la izquierda y a la derecha del símbolo. El operador distinto de (<>) que dará como resultado verdade- ro si los valores situados a la izquierda y a la derecha del símbolo son diferentes.

como resultado verdade- ro si los valores situados a la izquierda y a la derecha del
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Operadores referenciales

Los operadores referenciales se usan para combinar rangos que luego se utilizarán en fórmulas y funciones. Hay tres: de referencia de rango, de unión y de intersec- ción.

El operador de referencia de rango se simboliza con dos puntos (:) y sirve para crear rangos de celdas. Su estructura es: coordenada de la primera celda del rango, dos puntos y la coordenada de la última celda del rango. Por ejemplo: B2:F8.

de la última celda del rango. Por ejemplo: B2:F8 . El operador de referencia unión utiliza

El operador de referencia unión utiliza como símbolo el punto y coma (;). Une varios rangos para crear una sola referencia. Por ejemplo: B2:B4;C3:C5.

para crear una sola referencia. Por ejemplo: B2:B4;C3:C5 . Y, por último, un espacio en blanco

Y, por último, un espacio en blanco simboliza el operador de referencia inter- sección. Su estructura es el nombre de un rango, un espacio en blanco y el nombre de otro rango. Nos indica la celda de intersección de los dos rangos descritos. Si los dos rangos no se interceptan, Excel mostrará el mensaje de error NULO.

Prioridad de los operadores

Cuando introducimos una fórmula, Excel la calcula siempre de izquierda a dere- cha. En el caso de que en una misma fórmula se encuentren varios operadores, Excel ejecutará la operación en un orden establecido.

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El orden de ejecución de los operadores es el siguiente: operadores de referencia, la negación, el porcentaje, las potencias, multiplicación y división, suma y resta, la concatenación de texto y, por último, los operadores de comparación.

Siempre podemos variar este orden según nuestra conveniencia utilizando los paréntesis.

según nuestra conveniencia utilizando los paréntesis. Los paréntesis tienen prioridad sobre todos los demás

Los paréntesis tienen prioridad sobre todos los demás operadores y los podemos utilizar para que las operaciones sigan el orden que queramos.

Podemos introducir paréntesis dentro de otros paréntesis, en este caso se calcula- rán primero los paréntesis interiores. Tenemos que recordar escribir el paréntesis de cierre e incluir un operador entre un paréntesis y un valor.

Cómo crear una fórmula sencilla

Seleccionamos una celda y en la barra de fórmulas insertamos el símbolo igual. Introducimos la fórmula, por ejemplo el producto de dos números, y pulsamos la tecla Enter o el botón Introducir de la barra de Fórmulas.

Enter o el botón Introducir de la barra de Fórmulas . Vemos que en la celda

Vemos que en la celda donde hemos creado la fórmula aparece el resultado de la suma que acabamos de realizar.

aparece el resultado de la suma que acabamos de realizar. En el caso de fórmulas complejas

En el caso de fórmulas complejas podemos incluir saltos de línea para que la fór- mula sea más legible. Estos saltos de línea se crean con la combinación de teclas Alt + Intro.

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Cuando esto suceda, observaremos que en la barra de fórmulas aparece la fórmu- la separada en dos líneas.

de fórmulas aparece la fórmu- la separada en dos líneas. Referencias relativas y absolutas En una

Referencias relativas y absolutas

En una fórmula, una referencia indica dónde están los datos con los que queremos operar. Sea una celda o un rango de celdas.

Existen distintos tipos de referencias: las Referencias relativas, las Referencias absolutas y las Referencias Mixtas. Es muy importante conocer la diferencia.

Mixtas . Es muy importante conocer la diferencia. Las referencias Relativas tienen el aspecto normal del

Las referencias Relativas tienen el aspecto normal del nombre de las celdas: C1, B4, etcétera.

Cuando copiamos a otro lugar una fórmula que tiene referencias relativas, veremos cómo las celdas a las que hace referencia la fórmula también cambian, adaptándose a su nueva posición.

también cambian, adaptándose a su nueva posición. El aspecto de las referencias absolutas es similar, pero

El aspecto de las referencias absolutas es similar, pero con el símbolo del dólar ($) antepuesto a la letra y al número.

las referencias absolutas es similar, pero con el símbolo del dólar ( $ ) antepuesto a

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Sin embargo, cuando copiamos a otro lado una fórmula que tiene referencias absolu- tas, veremos cómo éstas no cambian nunca y no se adaptan a su nueva posición.

no cambian nunca y no se adaptan a su nueva posición. Así, en función de cómo

Así, en función de cómo estén situados los datos de una hoja de cálculo, usaremos referencias absolutas o relativas para las fórmulas.

En resumen: si la fórmula al copiarse debe adaptar sus celdas a las nuevas posicio- nes, Relativas y, si debe hacer referencia siempre a la misma celda, Absolutas.

debe hacer referencia siempre a la misma celda, Absolutas . Existen unas referencias especiales que se

Existen unas referencias especiales que se llaman Referencias mixtas. Estas re- ferencias se utilizan cuando, al copiar una fórmula en varias celdas, queremos que haga referencia siempre a la misma fila o a la misma columna.

Lo único que debemos hacer para convertir una referencia relativa en absoluta o mixta, es hacer clic en ella, en la barra de fórmulas, presionar la tecla F4 del teclado repetidas veces hasta alcanzar la referencia deseada y pulsar Intro.

Veamos un ejemplo de referencias mixtas: necesitamos obtener los totales vendi- dos y cambiados a dólares a lo largo de tres meses y disponemos del tipo de cambio entre el euro y el dólar para cada mes.

La fórmula, como vemos tiene dos referencias: la primera hace que, al copiarla, se lean los datos de la columna donde están las ventas. Es decir, se adapta al copiar la fórmula en otras celdas.

La segunda referencia permite copiar la fórmula pero obligándola a que lea sólo de la fila donde están las tasas de cambio, ya que tiene el símbolo del dólar delante del nombre de fila.

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FÓRMULAS EXCEL 2007 Si copiamos la fórmula a lo largo de la fila, obtendremos el cambio

Si copiamos la fórmula a lo largo de la fila, obtendremos el cambio a lo largo de los meses y si lo hacemos hacia abajo, veremos el cambio para todos los meses.

hacemos hacia abajo, veremos el cambio para todos los meses. Cómo crear una fórmula con referencias

Cómo crear una fórmula con referencias

Las fórmulas con referencias son las más usadas y útiles ya que permiten realizar cálculos con datos contenidos en otras celdas. Además, como ya hemos mencio- nado, es la mejor manera de que los resultados obtenidos se actualicen de forma automática cunado los datos varíen.

Veámoslo con un ejemplo: tenemos un balance de ingresos y gastos y queremos co- nocer el beneficio neto, tan sólo tendremos que plantear una resta entre los valores brutos de los ingresos y de los gastos.

entre los valores brutos de los ingresos y de los gastos. Primero seleccionamos la celda en

Primero seleccionamos la celda en la que vamos a introducir la fórmula del bene- ficio neto (B3) y, en la barra de fórmulas, insertamos el símbolo igual (=).

la fórmula del bene- ficio neto ( B3 ) y, en la barra de fórmulas, insertamos

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Pulsamos sobre la celda B1 con el ratón, aunque también podríamos haber intro- ducido sus coordenadas con el teclado, introducimos el operador Menos (-) para realizar la resta y seleccionamos la celda B2.

( - ) para realizar la resta y seleccionamos la celda B2 . Pulsamos sobre el

Pulsamos sobre el botón Introducir y el resultado se visualizará en la celda donde incluimos la fórmula (B3).

visualizará en la celda donde incluimos la fórmula ( B3 ). Si ahora modificáramos cualquiera de

Si ahora modificáramos cualquiera de los valores correspondientes con los ingresos o los gastos y pulsamos la tecla Enter, podremos ver cómo el resultado de la fór- mula se actualizará sin necesidad de nuestra intervención.

mula se actualizará sin necesidad de nuestra intervención. Conviene que tengamos claro que al volver a

Conviene que tengamos claro que al volver a escribir dentro de una celda todo su contenido se sustituye por el nuevo y, por este motivo, debemos tener especial cui- dado para no sobrescribir en las que contienen fórmulas, a no ser que necesitemos modificarlas.

Cómo crear una fórmula que contenga una función

Las funciones de Excel son fórmulas matemáticas de mayor o menor compleji- dad que el propio programa suministra. Estas funciones necesitan de una serie

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de argumentos que son los componentes que hay que introducir para obtener el resultado.

Veámoslo con otro ejemplo, una factura sencilla. En la columna C se encuentran

los precios de los artículos que comprende la factura. Queremos sumarlos y aplicar

el 16% de IVA.

la factura. Queremos sumarlos y aplicar el 16% de IVA . Aunque todavía no conocemos las

Aunque todavía no conocemos las fórmulas que incorpora la aplicación vamos a usar una muy sencilla para sumar las cantidades. Seleccionamos la celda C4 donde vamos a crear la fórmula y, en la barra de fórmulas, tecleamos el símbolo igual (=) seguido de la función SUMA.

el símbolo igual ( = ) seguido de la función SUMA . Abrimos paréntesis y, pinchando

Abrimos paréntesis y, pinchando y arrastrando con el ratón, seleccionamos el ran- go de que comprende los datos que vamos a sumar.

el ran- go de que comprende los datos que vamos a sumar. A continuación cerramos el

A

continuación cerramos el paréntesis, tecleamos el operador de multiplicación (*)

y

el factor para añadirle el IVA a la suma (1,16).

tecleamos el operador de multiplicación ( * ) y el factor para añadirle el IVA a

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Finalmente, aceptamos y obtendremos el total de la factura con el IVA incluido.

EXCEL 2007 FÓRMULAS Finalmente, aceptamos y obtendremos el total de la factura con el IVA incluido.
Excel 2007 TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS 0601 Editar una celda

Excel 2007

TEMA 6: OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS

0601 Editar una celda

0602 Copiar y pegar (copiar)

0603 Copiar y pegar (mover)

0604 Copiar y mover arrastando 0605 Pegado inteligente

0606 Pegado especial

0607 Copiar formato

0608 Deshacer y Rehacer

0609 Listas personalizadas 0610 Relleno automático de fórmulas y funciones

0611 Comentarios

0612 Nombrar celdas y rangos

0613 Trabajar con nombres de celda y rangos

0614 Euroconvertir

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Editar una celda

En lecciones anteriores hemos aprendido a proporcionar formato a las celdas y a su contenido global. El problema es que dichos formatos se aplican a la celda en su totalidad. ¿Y si queremos, por ejemplo, que el texto contenido en una celda sólo posea una palabra en Negrita?

Para resolver problemas como éste, debemos editar la celda y podemos hacerlo de tres formas diferentes: pulsando la tecla F2.

Haciendo doble clic sobre la celda o accediendo directamente a la Barra de fórmulas.

la celda o accediendo directamente a la Barra de fórmulas. Ahora podremos seleccionar y modificar sólo

Ahora podremos seleccionar y modificar sólo parte del contenido de una celda, si es ese nuestro deseo.

Copiar y pegar (copiar)

En Excel existen varias formas de copiar y pegar celdas o rangos de celdas. Vamos a ver primero las opciones comunes a todos los programas de Office.

Primero debemos realizar la selección de las celdas a copiar. Después disponemos de tres opciones:

Podemos activar el menú contextual de la celda y seleccionar la opción Copiar (al copiar la celda, esta aparecerá recuadrada con una línea punteada intermitente).

aparecerá recuadrada con una línea punteada intermitente). Podemos pulsar el botón Copiar del grupo Portapapeles de

Podemos pulsar el botón Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. También podemos pulsar la combinación de teclas Control + C.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS Cuando copiamos una celda hacemos un duplicado

Cuando copiamos una celda hacemos un duplicado de su contenido en una zona de memoria denominada Portapapeles, del funcionamiento del portapapeles habla- remos más adelante.

Este duplicado estará disponible para pegarlo en otra celda que puede estar situada en la misma hoja, en otra hoja del mismo libro o incluso en cualquier hoja de otro libro.

Para pegar este duplicado en la celda de destino, primero debemos seleccionar dicha celda y a continuación volvemos a tener cuatro opciones:

Pulsar el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio . Utilizar la opción Pegar del menú contextual.

Utilizar la opción Pegar del menú contextual.

Inicio . Utilizar la opción Pegar del menú contextual. Pulsar la combinación de teclas Control +

Pulsar la combinación de teclas Control + V, o la tecla INTRO.

La diferencia entre estos dos últimos métodos es que pulsando Control + V, po- demos volver a pegar el mismo contenido en otras celdas, y con la tecla INTRO no podremos ya que se vacía el portapapeles.

De cualquiera de las formas que hemos descrito, se pegará en la celda de destino tanto el contenido como el formato de la celda origen.

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Cortar y pegar (mover)

La operación Mover consiste en cambiar una celda a otra ubicación. Esta opera- ción está asociada a las acciones Cortar y Pegar.

Cuando cortamos una celda estamos creando una copia de la misma en el porta- papeles.

Para cortar una celda debemos seleccionarla previamente y, a continuación, tam- bién disponemos de varias opciones.

Podemos seleccionar la opción Cortar del menú contextual.

seleccionar la opción Cortar del menú contextual. Pulsar el botón Cortar del grupo Portapapeles de la

Pulsar el botón Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio o la combinación de teclas Control + X.

la ficha Inicio o la combinación de teclas Control + X . Una vez cortada la

Una vez cortada la celda, seleccionamos la celda destino y realizamos la acción Pegar como hemos visto en el apartado anterior.

La operación Cortar y pegar se diferencia de Copiar y pegar en que una vez he- mos realizado la acción Pegar, la información desaparece de la celda de origen.

Copiar y mover arrastrando

También podemos mover celdas por el método de Pinchar y arrastrar.

Seleccionamos la celda o rango que vayamos a copiar y situamos el puntero del ratón en el borde de la selección hasta que aparezca una cruz negra con una flecha blanca apuntando a ella.

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En ese momento pinchamos y arrastramos la selección hasta su nueva ubicación. Veremos que Excel muestra una leyenda con los nombres de las celdas por donde pasamos el ratón para guiarnos dentro de la hoja de cálculo.

Si lo que vamos a hacer es copiar, en lugar de mover, se procede de forma muy si-

milar. Primero efectuamos la selección de lo que vamos a copiar.

Después situamos el puntero en el borde de la selección y, mientras mantenemos presionada la tecla Control, pinchamos y arrastramos hasta soltar la copia.

Existe una operación en Excel que se llama Autollenado o Relleno automático. Permite copiar pinchando y arrastrando, pero siguiendo un determinado patrón de evolución de los datos. El programa reconoce como series de datos los números, las fechas, los meses, días de la semana, etc.

Seleccionamos el dato que deseamos copiar y colocamos el puntero del ratón en el cuadradito del marco de selección. Observaremos que aparece una pequeña cruz negra.

Observaremos que aparece una pequeña cruz negra. A continuación, pinchamos y arrastramos con el ratón hacia

A continuación, pinchamos y arrastramos con el ratón hacia la celda que queremos

copiar. Se efectuará la copia pero el programa, además, generará una serie con los datos.

el programa, además, generará una serie con los datos. Esto se debe a que ha reconocido

Esto se debe a que ha reconocido que se trata de uno de los elementos que tiene almacenados como series. Da igual que se realice el autollenado en forma de fila o de columna.

que tiene almacenados como series. Da igual que se realice el autollenado en forma de fila
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Es posible controlar el patrón del Autollenado. Para hacerlo, debemos indicar en las celdas el patrón a seguir. Para comprenderlo, lo mejor es verlo con un ejemplo:

queremos generar una serie de números cuyos elementos salten de cinco en cinco.

Anotamos en dos celdas consecutivas los dos primeros valores de la serie de datos y los seleccionamos (0 y 5).

valores de la serie de datos y los seleccionamos (0 y 5). A continuación, pinchamos y

A continuación, pinchamos y arrastramos por el cuadradito de autollenado en la misma dirección de los datos iniciales de la serie (en nuestro caso hacia abajo). Po- dremos ver cómo la serie se ha creado como queríamos.

Po- dremos ver cómo la serie se ha creado como queríamos. Estas operaciones funcionan con fechas,

Estas operaciones funcionan con fechas, horas, series numéricas y cuando hay que copiar la misma fórmula en una fila o una columna.

En este último caso habrá que tener especial cuidado con las referencias y especifi- car antes de la copia cuáles son relativas, absolutas o mixtas.

Pegado inteligente

Ya hemos visto que al copiar o mover una celda se pegan tanto el contenido como los formatos. En ocasiones puede ocurrir que interese sólo copiar una de las dos cosas. Para ello disponemos de la opción Pegado inteligente.

Seleccionamos las celdas a copiar y pulsamos el botón Copiar del grupo Portapa- peles.

Situamos el cursor en la posición de destino y pulsamos el botón Pegar del mismo grupo.

Observaremos que se pegan tanto los datos como el formato de la celda copiada.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS En la esquina inferior derecha del rango

En la esquina inferior derecha del rango seleccionado aparece el icono del botón Pegar. Si hacemos clic sobre él aparecerá una lista de opciones de pegado. Las op- ciones del menú cambiarán si, en lugar de copiar y pegar, hemos utilizado el auto- llenado.

lugar de copiar y pegar, hemos utilizado el auto- llenado. Como observamos, hacen referencia a qué

Como observamos, hacen referencia a qué es lo que queremos que se pegue: sólo el contenido, los formatos de origen o destino, etcétera.

Pegado especial

Además del pegado inteligente, Excel dispone de una opción de pegado denomina- da Pegado especial. Con esta opción contamos con formas de pegado similares a las del pegado inteligente.

Seleccionamos el rango y pulsamos el botón Copiar del grupo Portapapeles.

Seleccionamos la celda de destino pulsando sobre ella con el botón derecho del ra- tón para mostrar el menú contextual y seleccionamos la opción Pegado especial.

con el botón derecho del ra- tón para mostrar el menú contextual y seleccionamos la opción
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Aparecerá un cuadro de diálogo donde se muestran las distintas opciones de pega- do.

donde se muestran las distintas opciones de pega- do. Seleccionamos las opciones deseadas y pulsamos Aceptar

Seleccionamos las opciones deseadas y pulsamos Aceptar.

Copiar formato

Excel dispone de una opción para copiar únicamente los formatos de los elementos seleccionados.

Seleccionamos la celda que tiene el formato de origen y pulsamos el botón Copiar formato del grupo Portapapeles.

el botón Copiar formato del grupo Portapapeles . Observamos que al puntero del ratón le acompaña

Observamos que al puntero del ratón le acompaña un icono en forma de brocha, y la celda de origen aparece resaltada con una línea intermitente.

Seleccionamos ahora el rango de celdas de destino y vemos cómo estas celdas han adquirido el formato de la celda original.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS Si hacemos doble clic sobre el botón

Si hacemos doble clic sobre el botón Copiar formato, Excel permite pegar el for- mato en varias celdas a la vez, aunque no sean consecutivas, pinchando y arras- trando la brocha sobre ellas.

Para desactivar el botón bastará con volver a pinchar sobre él, pulsar la tecla Esc., o pulsar sobre cualquier otro comando.

Al igual que podemos copiar los formatos, Excel dispone de una herramienta para borrarlos de las celdas. Si desplegamos el botón Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, encontraremos la opción Borrar formatos.

ficha Inicio , encontraremos la opción Borrar formatos . Desde esta herramienta también podremos borrar el

Desde esta herramienta también podremos borrar el contenido de las celdas respe- tando los formatos si pulsamos la opción Borrar contenido (sería lo mismo que pulsar la tecla Supr. del teclado), borrar tanto el contenido como los formatos si pulsamos la opción Borrar todo, o borrar los comentarios que hubiese en la celda con la opción Borrar comentarios.

Los comentarios serán objeto de estudio en esta misma lección.

Deshacer y Rehacer

Deshacer es una opción que nos permite eliminar la última operación realizada, además cuenta con una lista desplegable que nos permite seleccionar el número de acciones realizadas que queremos deshacer.

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Esta opción se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, junto al botón de office. Si queremos ir deshaciendo de una en una las acciones realizadas presionamos el botón Deshacer.

las acciones realizadas presionamos el botón Deshacer . También es posible deshacer un grupo de acciones

También es posible deshacer un grupo de acciones consecutivas. Desplegamos la flecha que aparece junto al botón deshacer y seleccionamos el grupo de acciones hasta donde queramos retroceder.

el grupo de acciones hasta donde queramos retroceder. También disponemos de la opción Rehacer para volver

También disponemos de la opción Rehacer para volver a reestablecer las acciones eliminadas.

Igualmente, podremos rehacer las acciones tanto de una en una como en grupo.

rehacer las acciones tanto de una en una como en grupo. Listas personalizadas Ya hemos visto

Listas personalizadas

Ya hemos visto que el autollenado reconoce las fechas y horas como elementos de series concretas. Así, si autollenamos partiendo, por ejemplo, de un mes o de un día de la semana, Excel copiará de forma automática los siguientes elementos de la lista.

de forma automática los siguientes elementos de la lista. Podemos crear nuestras propias listas para que

Podemos crear nuestras propias listas para que el programa las reconozca y genere series de datos al utilizar el autollenado. Por ejemplo, los siete colores del arco iris,

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los nombres del personal de un departamento, las provincias o comunidades autó- nomas, los países de Europa, etc.

Desplegamos Botón de Office y pulsamos sobre el botón Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccionamos la categoría Más frecuentes y presionamos el botón Modificar listas personalizadas.

Se abrirá el cuadro de diálogo Listas personalizadas. En la parte izquierda del mismo podemos contemplar todas las listas predefinidas por Excel.

podemos contemplar todas las listas predefinidas por Excel. Escogemos la opción NUEVA LISTA y, en el

Escogemos la opción NUEVA LISTA y, en el cuadro de la derecha, introducimos los nuevos elementos separados por comas.

introducimos los nuevos elementos separados por comas. Cuando tengamos todos los elementos de la lista pulsamos

Cuando tengamos todos los elementos de la lista pulsamos el botón Agregar y la nueva lista aparecerá en el bloque Listas personalizadas, junto a las demás, en la parte izquierda del cuadro.

, junto a las demás, en la parte izquierda del cuadro. Otra opción hubiera sido disponer

Otra opción hubiera sido disponer de la lista en una hoja de cálculo y seleccionarla apretando primero el botón situado a la izquierda de Importar.

lista en una hoja de cálculo y seleccionarla apretando primero el botón situado a la izquierda
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Aceptamos los dos cuadros hasta llegar de nuevo a la hoja de cálculo. Ahora ya podemos escribir uno de los elementos de esta nueva serie y autollenar para que se genere de forma automática.

serie y autollenar para que se genere de forma automática. Relleno automático de fórmulas y funciones

Relleno automático de fórmulas y funciones

El relleno automático de fórmulas y funciones, consiste en copiar y pegar la fórmu- la o función mediante el autollenado.

Seleccionamos la celda donde se encuentra la fórmula y pinchamos con el ratón sobre el cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda. Cuando aparezca la cruz negra arrastramos hasta la última celda que necesite la fórmula.

arrastramos hasta la última celda que necesite la fórmula. Podemos comprobar cómo los resultados obtenidos en

Podemos comprobar cómo los resultados obtenidos en las celdas donde hemos co- piado la fórmula son correctos.

las celdas donde hemos co- piado la fórmula son correctos. Si ahora seleccionamos alguna de las

Si ahora seleccionamos alguna de las celdas donde se ha copiado la fórmula vere- mos cómo la fórmula habrá ido adaptando sus referencias a las celdas según su nueva posición.

fórmula vere- mos cómo la fórmula habrá ido adaptando sus referencias a las celdas según su

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS Este procedimiento es muy rápido pero plantea

Este procedimiento es muy rápido pero plantea problemas cuando no queramos que todas las referencias se adapten, por lo que tendremos que prever cuáles de las referencias deben ser relativas, absolutas o mixtas.

Comentarios

Si lo deseamos, Excel permite insertar comentarios en las celdas o rangos de cel- das.

Para introducir un comentario debemos seleccionar primero las celdas a las que va a ir asociado. A continuación, seleccionamos la ficha Revisar y pulsamos sobre el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios.

sobre el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios . Automáticamente aparecerá un cuadro de texto, similar

Automáticamente aparecerá un cuadro de texto, similar a una nota, donde podre- mos introducir el comentario.

De forma predeterminada, aparece el nombre del autor del documento encabezan- do el comentario, aunque puede borrarse si se desea.

do el comentario, aunque puede borrarse si se desea. Una vez insertado el comentario, aparecerá un

Una vez insertado el comentario, aparecerá un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda a la que está asociado. Al pasar el puntero del ratón sobre la celda podremos leer el comentario.

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OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS EXCEL 2007 Para gestionar los comentarios disponemos del grupo

Para gestionar los comentarios disponemos del grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Para modificar un comentario ya existente, seleccionaremos la celda asociada al comentario y pulsaremos el botón Modificar comentario.

Para eliminar un comentario, deberemos seleccionar primero la celda a la que está asociado y después pulsar el botón Eliminar

También podemos movernos de un comentario a otro utilizando los botones Si- guiente y Anterior.

a otro utilizando los botones Si- guiente y Anterior . También podemos mostrar y ocultar, todos

También podemos mostrar y ocultar, todos o un solo comentario.

Para mostrar un sólo comentario deberemos seleccionar la celda a la que está aso- ciado y después pulsar el botón Mostrar u ocultar comentarios.

Para mostrar todos los comentarios basta con pulsar el botón Mostrar todos los comentarios independientemente de la celda seleccionada.

comentarios independientemente de la celda seleccionada. Nombrar celdas y rangos Podemos asignar un nombre a una

Nombrar celdas y rangos

Podemos asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas. De este modo po- demos trabajar utilizando el nombre en lugar de las referencias correspondientes.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS

Para asignar un nombre basta con seleccionar la celda o el rango de celdas y hacer do- ble clic sobre el cuadro de nombres de la barra de fórmulas.

clic sobre el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. La coordenada aparecerá resaltada en

La coordenada aparecerá resaltada en azul, lo que significa que podemos sobrees- cribir directamente el nuevo nombre.

que podemos sobrees- cribir directamente el nuevo nombre. A la hora de asignar un nombre debemos

A la hora de asignar un nombre debemos tener en cuenta que no pueden comen-

zar por un número, ni pueden coincidir con el nombre de una referencia de celda (como A1, C5, etc.).

Tampoco admiten espacios en blanco ni símbolos a excepción del guión bajo y el punto.

Pueden tener una longitud máxima de 255 y mínima de 1 carácter.

Si el nombre contiene un único carácter, éste no puede ser ni la letra C ni la L.

Una vez hemos introducido el nombre tenemos que pulsar la tecla Enter, entonces podemos utilizar el nombre dentro de una fórmula o función en lugar de la refe- rencia.

tecla Enter , entonces podemos utilizar el nombre dentro de una fórmula o función en lugar
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Trabajar con nombres de celda y rangos

Otra forma de trabajar con nombres de celdas es desde el grupo Nombres defini- dos de la ficha Fórmulas.

el grupo Nombres defini- dos de la ficha Fórmulas . Igual que en el apartado anterior,

Igual que en el apartado anterior, debemos comenzar por seleccionar la celda, o grupo de celdas al que vamos a aplicar el nombre. A continuación, desplegamos el botón Asignar nombre a un rango y pulsamos sobre la opción Definir nom- bre.

a un rango y pulsamos sobre la opción Definir nom- bre . En el cuadro de

En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, anotamos el nombre. También podremos incluir algún comentario.

el nombre. También podremos incluir algún comentario. Cuando dispongamos de una lista de datos que contenga

Cuando dispongamos de una lista de datos que contenga cabeceras de filas o co- lumnas, un modo muy rápido de asignar nombres será seleccionar la lista completa y pulsar el botón Crear desde la selección.

Excel identificará automáticamente la fila y columna de títulos si, que será los que utilizará para dar nombre a los distintos rangos de celdas.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS Podemos crear más o menos nombres, activando

Podemos crear más o menos nombres, activando o desactivando las casillas de veri- ficación del cuadro de diálogo que se abre. Si aceptamos las opciones por defecto de éste, esto es, creando nombres a partir de los valores de la fila superior y columna izquierda, podremos ver cómo se habrán creado en el cuadro Nombres.

podremos ver cómo se habrán creado en el cuadro Nombres . Aunque hayamos asignado nombres a

Aunque hayamos asignado nombres a los rangos de la lista, si ésta posee celdas que contengan fórmulas, los nombres no se habrán aplicado a éstas, aún perteneciendo a la misma lista de datos.

Para que aparezcan, las seleccionamos y elegimos la opción Aplicar nombres del botón desplegable Asignar nombre a un rango y aceptamos el cuadro de diálogo que aparece. Las fórmulas ahora no estarán compuestas por coordenadas de celdas, sino por el nombre que le asignamos a éstas.

Pulsando el botón Administrador de nombres se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, desde el que podremos Crear, Editar o Eliminar los nombres creados para el libro.

del mismo nombre, desde el que podremos Crear , Editar o Eliminar los nombres creados para
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Euroconvertir

Excel dispone de un comando denominado Euroconvertir, que es capaz de con- vertir celdas con un determinado formato de moneda a euros y viceversa. Sin em- bargo, esta solución, junto con algunas otras pueden no estar instaladas por defec- to.

Para instalarlas, desplegamos el botón de Office y presionamos, al pie del menú, el botón Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccionamos la categoría Complementos y, en la sección Complementos de aplicaciones inactivas, escogemos Herramientas para el Euro y pulsamos el botón Ir. Tras unos minutos, el programa instalará los complementos necesarios.

minutos, el programa instalará los complementos necesarios. Para realizar la conversión, seleccionamos el rango de

Para realizar la conversión, seleccionamos el rango de monedas a convertir, hace- mos clic en la ficha Funciones y pulsamos el botón Euroconversión del grupo Soluciones.

pulsamos el botón Euroconversión del grupo Soluciones . Aparecerá un cuadro de diálogo donde introducir los

Aparecerá un cuadro de diálogo donde introducir los datos necesarios para realizar la operación.

Soluciones . Aparecerá un cuadro de diálogo donde introducir los datos necesarios para realizar la operación.

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EXCEL 2007 OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS

Empezamos seleccionando el Rango de origen y el Rango de destino, mediante los respectivos botones que habilitan la selección en la hoja, el cuadro de diálogo se pliega para dejar visible la hoja de cálculo y hacemos clic en la celda o rango desde el que obtener los resultados. A continuación, pulsamos la tecla Enter o el botón que aparece a la derecha del campo de edición para volver al cuadro de diálogo.

del campo de edición para volver al cuadro de diálogo. En la lista De:, escogemos el

En la lista De:, escogemos el formato de la moneda de partida y, en la lista A:, el formato de moneda a convertir.

y, en la lista A:, el formato de moneda a convertir. Finalmente, se realizará la conversión

Finalmente, se realizará la conversión de monedas, tanto en formato como en va- lores.

de moneda a convertir. Finalmente, se realizará la conversión de monedas, tanto en formato como en
Excel 2007 TEMA 7: FUNCIONES 0701 Estructura de una función 0702 Insertar una función 0703

Excel 2007

TEMA 7: FUNCIONES

0701 Estructura de una función

0702 Insertar una función

0703 Tipos de funciones

0704 Funciones Lógicas

0705 Funciones anidadas

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FUNCIONES

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Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es la siguiente:

Una función comienza siempre por el indicador de fórmula o función, que es el signo igual, seguido por el nombre de la función.

que es el signo igual, seguido por el nombre de la función. Detrás del nombre de

Detrás del nombre de la función se introducen los argumentos entre paréntesis y separados por punto y coma.

Los argumentos son valores utilizados por una función para llevar a cabo operacio- nes o cálculos.

Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, tex- tos, referencias de celda y nombres.

son números, tex- tos, referencias de celda y nombres. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas

Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

No todas las funciones tienen argumentos, pero a continuación del nombre de todas las funciones deben aparecer paréntesis de apertura y cierre.

funciones deben aparecer paréntesis de apertura y cierre. Insertar una función Podemos introducir funciones

Insertar una función

Podemos introducir funciones escribiéndolas directamente o podemos seleccionar- las de la lista de funciones disponibles que aporta excel.

EXCEL 2007

FUNCIONES

EXCEL 2007 FUNCIONES

Para obtener la lista de funciones, seleccionamos la celda donde queramos que apa- rezca el resultado y pulsamos el botón Insertar función de la Barra de fórmu- las.

el botón Insertar función de la Barra de fórmu- las . En el cuadro de diálogo

En el cuadro de diálogo que se abre desplegamos la lista de categorías en las que se agrupan las funciones y seleccionamos la adecuada.

que se agrupan las funciones y seleccionamos la adecuada. En el cuadro Seleccionar función aparecerán todas

En el cuadro Seleccionar función aparecerán todas las funciones que pertenecen a esta categoría. Están ordenadas alfabéticamente y, para localizar más fácilmente una función, bastarán con teclear su inicial.

Una vez localizada, hacemos clic sobre ella y observaremos una breve descripción de la función y sus argumentos en la parte inferior del cuadro.

función y sus argumentos en la parte inferior del cuadro. Presionamos el botón Aceptar del cuadro

Presionamos el botón Aceptar del cuadro de diálogo y aparecerá un nuevo cuadro donde introduciremos los argumentos de la función.

En este cuadro de diálogo aparece más información acerca de la función y sus ar- gumentos.

FUNCIONES EXCEL 2007

FUNCIONES

EXCEL 2007

FUNCIONES EXCEL 2007 Hay dos formas de introducir los argumentos, escribirlos directamente en los cua- dros

Hay dos formas de introducir los argumentos, escribirlos directamente en los cua- dros de texto correspondientes, o seleccionando las celdas que los contengan.

Para seleccionar las celdas que contienen los argumentos, debemos apretar el botón que aparece a la derecha del cuadro correspondiente.

botón que aparece a la derecha del cuadro correspondiente. El cuadro de diálogo se plegará para

El cuadro de diálogo se plegará para que seleccionemos la celda o rango necesarios y, una vez seleccionado volvemos a presionar el botón del extremo derecho del cuadro.

a presionar el botón del extremo derecho del cuadro. Repetiremos esta operación hasta haber introducido todos

Repetiremos esta operación hasta haber introducido todos los argumentos que pre- cisa la función.

introducido todos los argumentos que pre- cisa la función. Pulsamos el botón Aceptar y veremos cómo

Pulsamos el botón Aceptar y veremos cómo Excel ha efectuado el cálculo con la función.

Si ya conocemos el nombre de la función, no es necesario acceder a estos cuadros de diálogo, podremos escribirla directamente en la celda:

Tecleamos un signo Igual, seguido del nombre de la función. Excel ayuda a la correcta sintaxis de las funciones listando debajo de la celda todas las funciones que comienzan con las letras introducidas.

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EXCEL 2007 FUNCIONES Podemos introducirla, una vez esté seleccionada, pulsando la tecla Tab y se abrirá

Podemos introducirla, una vez esté seleccionada, pulsando la tecla Tab y se abrirá el. Observamos que también aparece información acerca de la estructura de la sintaxis de la función y sus argumentos.

estructura de la sintaxis de la función y sus argumentos. Después de introducir los argumentos, cerramos

Después de introducir los argumentos, cerramos el paréntesis y aceptamos para realizar el cálculo.

el paréntesis y aceptamos para realizar el cálculo. Otro modo de insertar funciones es usando las

Otro modo de insertar funciones es usando las herramientas del grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.

del grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas . Está formado por distintos botones desplegables

Está formado por distintos botones desplegables que representan a las distintas catego- rías de funciones. En ellos hallaremos las funciones más comunes de cada categoría.

Si no encontramos una función, podemos pinchar sobre el botón Insertar función del mismo grupo, que nos llevará al mismo cuadro de diálogo que acabamos de estudiar.

Tipos de funciones

Tanto a través del cuadro de diálogo Insertar función como desde el grupo Bi- blioteca de funciones, Excel clasifica las funciones por categorías para facilitar

FUNCIONES EXCEL 2007

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su búsqueda. Estas categorías son: Funciones financieras, Lógicas, para trabajar con Textos, para trabajar con Fechas y horas, de Búsqueda y referencia y Ma- temáticas y trigonométricas.

También dispone de la categoría Más funciones en la que podemos encontrar funciones que no se adaptan a ninguna de las anteriores, como por ejemplo: las Estadísticas o las de Información.

por ejemplo: las Estadísticas o las de Información . Al colocarnos sobre el nombre de cualquier

Al colocarnos sobre el nombre de cualquier función que hayamos desplegado, Excel mostrará una leyenda que explica brevemente su funcionamiento y argumentos.

que explica brevemente su funcionamiento y argumentos. Esta explicación también la encontramos en el cuadro de

Esta explicación también la encontramos en el cuadro de diálogo Insertar fun- ción. Si con esta información no fuese suficiente para entender el funcionamiento de la función, podemos pulsar sobre Ayuda sobre esta función, que muestra el tema de ayuda referente a la función que teniamos seleccionada.

de ayuda referente a la función que teniamos seleccionada. Funciones lógicas Las funciones lógicas se basan

Funciones lógicas

Las funciones lógicas se basan en pruebas condicionales para determinar si un ar- gumento es verdadero o es falso, suelen verse acompañadas de operadores lógicos como los símbolos >, <=, =, etc.

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FUNCIONES

EXCEL 2007 FUNCIONES

La función lógica más utilizada es la función SI. Para comprender su funciona- miento lo mejor es acudir a un ejemplo: vamos a calcular el coste de unas llamadas telefónicas cuyas tarifas varían en función del horario.

telefónicas cuyas tarifas varían en función del horario. Situamos el selector en la celda donde se

Situamos el selector en la celda donde se realizará el cálculo, pulsamos la ficha Fór- mulas y seleccionamos la categoría Lógicas del grupo Biblioteca de funciones. En la lista que se abre, hacemos doble clic sobre la función SI.

que se abre, hacemos doble clic sobre la función SI . Esta función, que es la

Esta función, que es la más importante de esta categoría consta de tres argumen- tos:

El primer argumento es la Condición, en este caso necesitamos saber si la llamada se encuentra en el horario barato o en el caro. A la derecha del cuadro Prueba lógi- ca encontramos el botón que permite seleccionar celdas en la hoja.

Podemos escribir directamente la condición. El contenido de la celda que ocupa la hora de la llamada debe estar entre las 8 y las 20 horas.

condición. El contenido de la celda que ocupa la hora de la llamada debe estar entre
FUNCIONES EXCEL 2007

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Hacemos clic dentro del cuadro Valor si verdadero y escribimos lo que queremos que haga la fórmula si, efectivamente, se cumple la condición.

En el ejemplo, habrá que multiplicar la duración de la llamada, es decir, la celda donde está por la celda que contiene el precio del horario caro.

está por la celda que contiene el precio del horario caro. Tenemos que hacer lo mismo

Tenemos que hacer lo mismo en el cuadro Valor si falso, donde escribiremos qué debe hacer la fórmula si no se cumple la condición.

Es decir, multiplicar el contenido de la celda donde está la duración de la llamada por el precio del horario barato.

la duración de la llamada por el precio del horario barato. Debemos observar que hemos introducido

Debemos observar que hemos introducido fórmulas como argumentos de una fun- ción. En general podremos introducir todo tipo de valores y funciones. Finalmente aceptamos el cuadro y comprobamos el resultado.

Efectivamente, la primera llamada no se realizó en horario reducido y se cumple la condición; se multiplica la duración por el precio del horario caro.

Ahora, debemos copiar la fórmula mediante autollenado a toda la columna. Como podemos comprobar en el ejemplo, la función falla y no devuelve resultados para los demás valores. Este se debe a que hemos utilizado referencias relativas para localizar las celdas donde se encuentran las tarifas. Al copiarse la función en las demás celdas de la columna, estaremos haciendo referencia a celdas que no tienen contenido.

la función en las demás celdas de la columna, estaremos haciendo referencia a celdas que no

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FUNCIONES

EXCEL 2007 FUNCIONES

Bastará con situarnos de nuevo en la celda donde se encuentra la función y editar las referencias.

donde se encuentra la función y editar las referencias. A continuación aceptamos y autollenamos la columna.

A continuación aceptamos y autollenamos la columna.

A continuación aceptamos y autollenamos la columna. Funciones anidadas En alguna ocasión deberemos utilizar una

Funciones anidadas

En alguna ocasión deberemos utilizar una función como argumento de otra función

y podremos encontrar funciones que se comportan como argumentos de sí misma.

Es lo que se denominan funciones anidadas.

Una fórmula puede contener como máximo sesenta y cuatro niveles de anidación

y hasta 255 argumentos por función.

Los casos más interesantes de funciones anidadas suelen encontrarse entre las fun- ciones lógicas, concretamente con la función condicional SI. Se trata de la situa- ción más habitual en los casos en los que queremos que una función trabaje para decidir entre más de dos condiciones.

función trabaje para decidir entre más de dos condiciones. Una vez más vamos a estudiarlo mediante

Una vez más vamos a estudiarlo mediante un ejemplo. Debemos calcular unas comisiones que se cobran en función de tres casos:

Primeramente se debe llegar al 80% del objetivo de ventas para cobrar comisión. Además si las ventas superan el objetivo, la comisión será del 8%, sino del 6%.

FUNCIONES EXCEL 2007

FUNCIONES

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FUNCIONES EXCEL 2007 Situamos el selector en la celda donde calcular las comisiones y presionamos el

Situamos el selector en la celda donde calcular las comisiones y presionamos el botón Insertar función de la Barra de fórmulas.

Localizamos la función SI y pulsamos el botón Aceptar. En la ventana se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.

En el cuadro Prueba lógica escribimos la primera condición: si la facturación llega al 80% del objetivo. Es decir, que el contenido de la celda sea mayor que el 80% del con- tenido de la celda donde está el objetivo.

80 % del con- tenido de la celda donde está el objetivo. Ahora debemos anotar lo

Ahora debemos anotar lo que debe hacer la función si se cumple la condición ante- rior y llegados a este punto, encontramos dos posibilidades:

Si las ventas superan al objetivo, la comisión será del 8%, sino será del 6%, es decir, nos encontramos con otro condicional. Así que escribimos otra función SI en el cuadro Valor si verdadero.

Para expresar la condición de que las ventas sean mayores que el objetivo, debemos indicar que la celda de las ventas sea mayor que la celda del objetivo.

la celda de las ventas sea mayor que la celda del objetivo. Anotamos un punto y

Anotamos un punto y coma y escribimos lo que debe hacerse si se cumple esta condición: calcular el 8% de las ventas.

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EXCEL 2007 FUNCIONES

Escribimos otro punto y coma y tenemos que indicar lo que debe hacer la función si no se cumple la condición: calcular el 6% de las ventas. Cerramos el paréntesis.

calcular el 6% de las ventas. Cerramos el paréntesis. Finalmente debemos escribir lo que queda: lo

Finalmente debemos escribir lo que queda: lo que debe hacer la función si no se llega al objetivo de ventas. Escribimos la frase “No cubre objetivo” y aceptamos el cuadro de diálogo.

“ No cubre objetivo ” y aceptamos el cuadro de diálogo. Como observamos, se realiza el

Como observamos, se realiza el cálculo. Una vez comprobado, podemos extenderlo al resto de celdas de la columna mediante el autollenado. Como hemos utilizado referencias a las celdas, podremos cambiar los valores de facturación y comprobar cómo la fórmula es capaz de decidir en función de todos los casos posibles.

de facturación y comprobar cómo la fórmula es capaz de decidir en función de todos los
Excel 2007 TEMA 8: FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS 0801 Funciones Matemáticas 0802 Funciones Trigonométricas

Excel 2007

TEMA 8: FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

0801 Funciones Matemáticas 0802 Funciones Trigonométricas

FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS EXCEL 2007

FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

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Funciones Matemáticas

Las funciones matemáticas nos ayudan a resolver operaciones matemáticas como si de una calculadora se tratase. Podemos escribir directamente los valores numéri- cos al usarlas, pero de este modo no se actualizarán. En los ejemplos siguientes se usan, siempre que es posible, referencias a otras celdas para que la hoja de cálculo se actualice si se cambian los datos.

la hoja de cálculo se actualice si se cambian los datos. Tenemos que saber que todas

Tenemos que saber que todas las operaciones aritméticas se representan en Excel con nombres de funciones, por ejemplo: suma, producto, etc. menos la Resta y la División que no existen como tal. En su lugar, debemos usar los operadores arit- méticos (-) y (/), para poder realizar estas operaciones en una hoja de cálculo.

Para restar dos valores en una celda, escribimos el signo igual, pinchamos en la celda del primer valor, escribimos el signo menos (-), pinchamos en la celda con el segundo valor y pulsamos Enter.

en la celda con el segundo valor y pulsamos Enter . Para dividir dos valores, escribimos

Para dividir dos valores, escribimos el signo igual en la celda donde queremos que aparezca el resultado, pinchamos la celda que contiene el dividendo, escribimos el signo dividir (/), pinchamos la celda que contiene el divisor y pulsamos la tecla Enter.

escribimos el signo dividir ( / ), pinchamos la celda que contiene el divisor y pulsamos

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FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

EXCEL 2007 FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

Veamos ahora las funciones matemáticas que sí tienen nombre en Excel:

Función SUMA: Devuelve el resultado de sumar un rango de celdas. Debemos sa- ber que si dentro de este rango se incluyen celdas con valores negativos la función Suma restará éstos del total, actuando como si fuera una Resta. Ejemplo: si sumamos dos celdas que contienen los valores 250 y -150, el resultado de aplicar la función =SUMA(250;-100) sería