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INDICE

Introduccin

...........................................2

Objetivo.3
Conceptos generales de auditoria administrativa....3
Auditoria operativa
Proceso administrativo en el rea de ventas
I.

auditoria administrativa del departamento de ventas.4

II.

funciones..4

III.

elementos y sus enfoques en ventas...7


1. Previsin...7
2. Planeacin8
3. Organizacin9
4. Direccin.10
5. Integracin.....11
6. Control.11

IV.

proceso de control...11

V.

Proceso administrativo del rea de ventas...12


1. Planeacin ..........13
2. Organizacin ..14
3. Ejecucin .15
4. Control ..15

VI.

Actividades ....16
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Bibliografa

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INTRODUCCION
Cualquier tipo de organizacin sea pblica o privada independientemente de sus
fines lucrativos o no, ya sea pequea, mediana o grande, tiene la necesidad de
examinar su situacin para conocer si los sistemas o procedimientos sobre los
cuales trabaja son los ptimos o los ms eficaces y eficientes, mediante la
auditoria se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo y
adecuado funcionamiento que obstaculizan el crecimiento de la empresa.
La auditora para que sea verdaderamente eficaz debe ser planeada
cuidadosamente, debe definirse el alcance, ya que puede ser muy amplia o
puede abarcar solamente parte de una organizacin. En el rea de ventas Es
una revisin sistemtica y evaluatoria, que se lleva a cabo con la finalidad de
determinar si la organizacin est operando eficientemente.

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OBJETIVO
El motivo del desarrollo de la presente trabajo, est basado fundamentalmente
en la necesidad de proveer a la administracin de una herramienta adecuada,
como lo es la realizacin de una auditora administrativa operativa en el rea de
ventas, para la evaluacin del control, administracin y registro de las
operaciones relacionadas al departamento de ventas, que les permitan la
disminucin de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia y efectividad
operativa.
CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella,
que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est
operando eficientemente.
Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la
eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca
una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su
estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles;
el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se
desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los
costos.
La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en
administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo
al

contador

pblico

adiestrado

en

disciplinas

administrativas

respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditora


administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la
empresa o parte de ella.
Es un examen de la estructura organizativa de una empresa con el
objetivo de evaluar y analizar el comportamiento organizacional sigue los
estndares de la empresa.

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AUDITORIA OPERATIVA
Es una valorizacin independiente de todas las reas y operaciones de una
empresa para saber si se siguen las normas establecidas y si se maneja los
recursos de manera correcta y verificar que los objetivos de la empresa se han
alcanzado para as analizar los resultados que fortalezcan el excelente
desarrollo de una empresa
PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE VENTAS
Es el proceso que permite a los gerentes de ventas lograr objetivos de ventas y
utilidades de la firma mediante la planeacin, implantacin y control de
programas de ventas, coordinando todos los recursos, especialmente los
humanos. La importancia del proceso de ventas es de una manera universal.
I.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Las ventas es una orientacin administrativa que presume que los consumidores
no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a
menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de
ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la
existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de
intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el
producto que se desea vender.
II.

FUNCIONES:

1. Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los


productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o
aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de
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los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos


elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su
eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre.
2. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual
es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina estas con
el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos
desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de
transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la
reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.
3. Estrategias de ventas: Son algunas prcticas que regulan las relaciones con
los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las
condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de
distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las
sucursales y entrega de los pedidos.
4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son
esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la
distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al
por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el
gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para
determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de
crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo
lo relacionado con la prctica crediticia.
5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la
ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del
mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen
probable de ventas y sus costos para todo el ao.
6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del
consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es
fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe
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recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia


de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin
de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio,
distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de
venta y de operacin.
7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de
consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fbrica, los mayoristas y
los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de
promocin

publicidad,

los

horarios

de

trabajo,

las

asignaciones

presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la


publicidad en colaboracin con los comerciantes.
8. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de
las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las
metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de
los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el
personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los
presupuestos y el control de los agentes de ventas.
9. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos
productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer
normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa
vendedora para tal servicio.
10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con
estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de
entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de
la

compaa

contestar

pronta

detalladamente

sus

preguntas.

11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el


proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los

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agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin,


motivacin y control.
12. Administracin del departamento de ventas: Es responsabilidad de los
gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar los
procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los
miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los
jefes de las diversas secciones de este departamento.

III.

ELEMENTOS Y SU ENFOQUE EN VENTAS

1 PREVISIN: Se encarga de la fijacin de objetivos, la investigacin y los


cursos alternos de accin. La Previsin busca predecir y disminuir los riesgos. El
estratega los aplica en la realizacin de previsin y planeacin basados en el
posicionamiento y en funcin al mercado. La implementacin de estrategias se
basa en la investigacin del entorno empresarial y sus objetivos son:
Llegar al origen
Detectar el problema
Realizar la accin

LA PREVISION DE VENTAS: Es una estimacin de las ventas en unidades


monetarias o en unidades de producto, que una empresa planea analizar dentro
de un tiempo futuro en un mercado determinado y de acuerdo a un plan de
mercadotecnia propuesto.

PRINCIPIOS DE LA PREVISIN DE VENTAS


1.-Probabilidad, factibilidad y pre factibilidad
2.-Objetividad.
3.-Medicin o cuantificacin.

REGLAS PARA LA FIJACIN DE LOS OBJETIVOS DE VENTAS


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Una de las mayores fuentes de confusin respecto de los objetivos, deriva del
hecho de que no se les califica y jerarquiza adecuadamente.
o Objetivos individuales y colectivos
o Objetivos generales y particulares
o Objetivos bsicos
o Objetivos a corto y largo plazo
o Objetivos naturales y subjetivos

2 PLANEACION: Puede ser de 2 formas: Permanente y en sta se engloba lo


que son: polticas, procedimientos y reglas y De un Solo Uso que contienen:
Programas, presupuestos, pronsticos y proyectos.
En este caso se aplica cuando una firma debe elaborar una estrategia de ventas
y un Plan de accin. Este plan estratgico se hace en funcin al producto,
posicionamiento y mercado. El conocimiento ntimo del mercado permite hacer
contribuciones significativas a la toma de decisiones corporativas sobre la lnea
de producto, fijacin de precios, seleccin de campaas de publicidad y canales
de distribucin.
Esta planeacin se facilita cuando se cuenta con buenos datos acerca de la
ubicacin de clientes potenciales y cuanto se espera vender. La planeacin
disea estructuras organizacionales eficaces.

IMPORTANCIA
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo
social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede
deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.
El reconocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar
mejor los esfuerzos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION DE VENTAS

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i. FACTIBILIDAD: Lo que se planee debe realizarse, es importante no elaborar


planes no muy ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse, la
planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan
en el medio ambiente.
ii. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Cuando se planea es necesario basarse
en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones
subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios. Es decir es necesario utilizar
datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de
factibilidad, clculos probabilsticas, modelos matemticos y datos numricos, al
elaborar

planes

para

reducir

al

mnimo

los

riesgos.

iii. FLEXIBILIDAD: Al elaborar un plan es conveniente establecer mrgenes de


holgura que permitan afrontar las situaciones imprevistas, y que proporcionan
nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones.

3 ORGANIZACIN: Es la divisin de trabajo, las funciones, jerarquas y las


obligaciones. Es la estructuracin de los recursos humanos y materiales. Se
aplica cuando la gerencia de ventas tiene que localizar clientes meta y organizar
una fuerza de ventas de campo. Las ventas pueden dirigirse especficamente a
prospectos calificados. Los vendedores administran elterritorio y trazan rutas
para visitar a los clientes.
El objetivo es equilibrar publicidad, relaciones pblicas, ventas personales y
promocin de ventas para lograr la eficiencia a la hora de ubicar prospectos,
cerrar ventas y retener clientes.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS

ESTABILIDAD Y CONTINUIDAD: Las actividades debern organizarse en busca


del

logro

ms

eficaz

eficiente

de

objetivos

de

rendimiento.

JERARQUIA DE AUTORIDAD: Incluyen una jerarqua de autoridad desde el


gerente nacional de ventas, pasa por gerentes regionales de ventas de campo,
gerentes de distrito hasta los vendedores.
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UNIDAD DE MANDO: Recomienda que cada persona sea responsable ante un


solo jefe, de lo contrario confunden las actividades a ejecutar y las prioridades a
asignar.
LINEA Y ASESORIA: Cuando existe una organizacin lineal la autoridad fluye
desde

el

gerente

nacional

hacia

cada

nivel

de

la

organizacin.

TRAMO DE CONTROL: Se refiere al nmero de subordinados que son


supervisados por cada gerente. El establecimiento de un tramo de control ideal
depende de los productos que se vendan, la experiencia de los vendedores, los
mercados cubiertos y las circunstancias especiales que rodean la firma.
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACION: En centralizacin se rige bajo las
oficinas centrales y en la descentralizacin pueden ejecutar y tienen la
responsabilidad el gerente de ventas de campo.

4 DIRECCION: Este elemento se encarga de la toma de decisiones, la


comunicacin, motivacin y supervisin.
Se aplica cuando la gerencia ha equilibrado ya los recursos y a vender de
manera formal e informal. Entre las interacciones entre clientes y vendedores
tienen influencia las necesidades cliente, habilidades y conocimientos del
vendedor y los factores de tica que cuando se dan con xito se traduce en
pedidos,

utilidades,

ventas

repetidas

servicio

de

post-venta.

Las dos habilidades de la organizacin son: habilidad organizacional y liderazgo


que incluyen inteligencia, motivacin, energa, habilidad para las relaciones
humanas,

persuasin,

ambicin,

percepcin

impacto

personal.

Las tareas del gerente son organizar al personal en territorios, programas,


capacitacin y juntas de ventas apropiadas, asegurar que los informes se
presenten a tiempo y hablar con representantes cuando sea necesario.
La supervisin se facilita cuando los representantes estn equipados con
telfono, automvil, fax y computadoras personales.
Los gerentes operan en puestos de lnea con responsabilidad directa y las
ventas sirven para medir la capacidad organizacional y liderazgo de un gerente y
para recompensar a quienes rebasan sus cuotas.
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PRINCIPIOS DE LA DIRECCION DE VENTAS


De la armona de mando
Impersonalidad de mando
De la supervisin directa
De la va jerrquica
De la resolucin de conflicto
Aprovechamiento de conflicto

5 INTEGRACION:

La gerencia debe reclutar, capacitar, motivar y remunerar a su fuerza de ventas,


as mismo debe determinar cunto personal requiere el perfil necesario y el
crecimiento del personal.
Los gerentes deben ser creativos para motivar a su gente y mantener baja la
rotacin de personal.
Los gerentes a menudo son responsables de asegurar que los empleados
compartan el entusiasmo necesario fuera de la organizacin para que tenga
xito el plan de ventas. Tambin debe asegurar que la firma contrate suficientes
vendedores con la capacidad y experiencia adecuadas para implantar la
estrategia de ventas.

6 CONTROL:

Este elemento se concentra en la evaluacin de la fuerza de ventas de campo y


retroalimentacin y sugerencias para los altos gerentes y se puedan modificar
planes en el futuro.
Los lderes eficaces son expertos en iniciar estructuras, controlan la eficacia y
eficiencia de sus vendedores usando diversas herramientas en sus esfuerzos
para motivarlos. Algunas tcnicas incluyen juntas de ventas locales, regionales y
nacionales, cuotas, concursos de ventas, premios y recompensas no financieras
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como insignias y distintivos que son las que ms funcionan. El liderazgo


gerencial vara, es decir, organiza y motiva a los empleados, establece metas,
sancionan reglas y definen expectativas.

IV. PROCESOS DE CONTROL:


Fijar los estndares para el desempeo de las ventas o resultados de las
operaciones

planeadas.-

Los

estndares

deben

estar

ligados

la

responsabilidad individual y deben establecerse puntos estratgicos de control.


Se puede averiguar fcilmente la responsabilidad por los territorios y distritos de
ventas prescritos. Los puntos estratgicos de control son las reas de
desempeo medibles que son de importancia para la operacin total. Solo las
excepciones ms importantes deben considerarse exceso de problemas diarios
de correspondencia y de partes, que estn en la mejor posicin para recibir un
reporte sobre desempeo o sobre los resultados de las operaciones, solo
cuando se prestan excepciones o desviaciones.

Debe compararse el desempeo real con el planeado. Aqu los reportes de


desempeo necesitan ser rpidos. El control trata con errores, porque la mayora
de las desviaciones ocurren al no alcanzar las expectaciones y los planes. Los
controles son mejor aceptados y son menos destructivos para la moral cuando el
objetivo est claro; encontrando soluciones a los problemas o a las situaciones
cambiantes.
Cada vendedor, supervisor o personal relacionado con las ventas, debe tener
bien delimitadas sus responsabilidades, sus objetivos, derechos y obligaciones
para que desempeando su trabajo individual, pueda llevar a un objetivo grupal
en comn.

Estos puntos estratgicos se establecen para que de acuerdo a las prioridades


de la empresa, hagan reas medibles para poder evaluar el desempeo y en
dado caso de encontrar decisiones, poder actuar de inmediato para hacer las
correcciones pertinentes.
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VII.

PROCESO ADMINISTRATIVO DEL REA DE VENTAS

1.1 Visin General Del Proceso Administrativo: Definicin E Importancia en el


rea Comercial. Los partidarios de la escuela del proceso administrativo
consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas subactividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso
administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin,
ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin
sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin. es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de
accin que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros
del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo
las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL delas actividades para que se conformen con los
planes.
PLANEACION

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar


identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un
patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
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b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.
d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIN

Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido


determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o
sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo
esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles. Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de
manera que un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados
se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea
en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales
miembros.

Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a


su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.)
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
c.

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.


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e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.


f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

EJECUCIN
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN
a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la
decisin.
b.

Conducir

retar

otros

para

que

hagan

su

mejor

esfuerzo.

c. Motivar a los miembros.


d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

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CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s
est haciendo para asegurar que el trabajo de otra est progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin
correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medicin.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
VI. ACTIVIDADES
JEFE DE VENTAS

Disear y ejecutar las estrategias de ventas relacionadas con la


fijacin del precio, descuentos, promociones de los productos.

Determinar metas de ventas.

Ejecutar y presentar el informe sobre la gestin del Plan de Ventas.

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Implementar las polticas de ventas.

Establecer metas para cada uno de los vendedores, teniendo en


cuenta los canales de comercializacin.

CORDINADOR DE VENTAS

Ejecutar las estrategias de ventas.

Evaluar el cumplimiento de las metas de ventas de cada uno de los


vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercializacin.

Determinar las frecuencias de visitas por vendedor segn la zona


asignada.

Evaluar mensualmente la gestin de los vendedores.

VENDEDORES DE ZONA

Cumplir las metas propuestas por el Coordinador de Ventas,


teniendo en cuenta las zonas determinadas.

Presentar semanalmente el plan de visitas y ventas.

las cantidades proyectadas a vender, discriminando los clientes y


el tipo o clase de negocio que posee.

Presentar informe mensual de los resultados de ventas, promedio


de ventas de cada uno de los clientes actuales y nuevos para
determinar la situacin de los productos en el mercado.

JEFE DE MERCADEO

Elaboracin del Plan de Mercadeo que ser presentado al


Departamento de la empresa.

Disear las estrategias de mercadeo para mantener la imagen e


incrementar la rotacin de los productos en el mercado.

Realizar investigacin de mercados con el fin de ampliar la


cobertura de los productos.

Programar las actividades de mercadeo de los productos.

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Realizar

el

informe

mensual,

en

el

cual

se

analice

el

comportamiento de los productos en el mercado.


COORDINADOR DE MERCADEO

Coordinar las actividades de mercadeo e impulso del producto.

Preparar el Plan de Mercadeo al Departamento.

Determinar la cantidad de producto destinado para cada punto de


venta.

Manejo del material de publicidad y personal de logstica.

Presentar el informe mensual sobre la gestin de las actividades de


mercadeo realizadas en el Departamento.

AUXILIAR DE MERCADEO

Apoyar al coordinador de mercadeo en la ejecucin de las


actividades relacionadas con la logstica segn la programacin
realizada.

Presentar informe semanal de la gestin realizada.

Montar y desarmar la publicidad necesaria para los eventos


patrocinados por la empresa.

PROMOTORAS

Impulso de los productos, en todos los eventos programados, por


medio de degustacin y entrega de material.

Promocionar los productos.

SERVICIOS POSTVENTA
La etapa final del proceso de venta es una serie de actividades posventa que
fomentan la buena voluntad del cliente y echan los cimientos para negocios
futuros. Estos servicios tienen el objetivo de asegurar la satisfaccin e incluso la
complacencia del cliente. Es en esta etapa donde la empresa puede dar un valor
agregado que no espera el cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la
marca o la empresa.
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1.2.2

Ambiente

interno

externo

para

el

anlisis

de

las

ventas

El volumen de las ventas netas, reales o presupuestadas, es el regulador de la


distribucin de los ingresos de la empresa, y de paso mide el dinamismo y
efectividad de las actividades de la organizacin.
La determinante de la conveniencia, desde el punto de vista del rendimiento de
la empresa, no ser siempre el volumen de las ventas. En muchos casos el
aumento de las ventas viene acompaado de un costoso esfuerzo publicitario y
de mercadeo, que tiende a absorber los beneficios que generan. En cambio en
algunos casos, una disminucin en el volumen de las ventas, bien podra
redundar en un aumento proporcional de las ganancias. Hacia la deteccin de
alguna de estas dos situaciones es donde debe orientarse el estudio analtico de
las ventas y sus consecuencias.
Por otra parte las ventas netas no deben estudiarse aisladamente, puesto que
configuran solamente uno de los eslabones de la cadena del ciclo operativo de la
organizacin. Sabemos, al efecto, que las ventas netas son el resultante de
restar a las ventas brutas las rebajas, bonificaciones y devoluciones
Una manera de llevar a cabo el estudio de las ventas y de su rendimiento,
consiste en obtener una serie de razones, ratios o ndices que faciliten la
interpretacin de subtotales y totales, como las siguientes:
a) Ventas brutas
b) Devoluciones en ventas
c) Ventas netas
d) Costos de las ventas
e) Utilidad bruta
f) Gastos de venta
g) Gastos administrativos
h) Utilidad en operacin
i) Utilidad neta.

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Para cada empresa estos montos deben de guardar ciertas relaciones y


proporcionalidades tpicas, cuyas variaciones se notarn de inmediato y
alertarn a la gerencia ante eventuales situaciones adversas, o le informaran
respecto a la bonanza de la organizacin.

AMBIENTE INTERNO
Es el anlisis que la empresa realiza del conjunto de recursos, capacidades y
aptitudes centrales heterogneos que pueden utilizarse para crear una posicin
exclusiva en el mercado.
Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se
han integrado en forma intencional para lograr una condicin deseada.
AMBIENTE EXTERNO
Es el anlisis de los factores sociales, culturales, polticos, legales, econmicos,
tecnolgicos que quedan de manera externa e inalcanzable para la empresa,
con el fin de conocerlos y tomar las medidas pertinentes para lograr una
excelente colocacin de sus productos.
1.2.3Transicin de las ventas a la administracin
El proceso de administracin consta de tres etapas fundamentales que son:
* Planificacin
* Ejecucin
* Valoracin
En la etapa de planificacin incluye el establecimiento de objetivos y a decisin
sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecucin incluye la organizacin, la
seleccin y contratacin de personal para la organizacin y la direccin de las
operaciones de la misma. La etapa de valoracin constituye un excelente
ejemplo de la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de
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administracin. Es decir la valoracin supone dirigir la vista atrs, y al mismo


tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista atrs, la administracin de la
empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos.
Al mirar hacia delante, dicha valoracin sirve de ayuda para la planificacin
estratgica futura.
Anteriormente, haciendo referencia a la dcada de los 70 y parte de los 80, se
tomaba ms en cuenta los procesos de planificacin estratgica del marketing,
sin importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la venta
personal criticada con frecuencia y era muy difcil atraer a gente joven calificada
para los trabajos de ventas.
En la actualidad la mayora de los ejecutivos de ventas de nivel medio y bajo
dedican mucho mas tipo a temas relacionados con la seleccin y contratacin de
personal, a temas operativos. Tomando en cuenta que el costo de seleccionar,
contratar y dirigir un equipo de ventas es el ms importante de los costos de
marketing en la mayora de las empresas.

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CONCLUSIONES
- En el are de ventas el auditor administrativo se ocupa de llevar a cabo un
examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los
gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones
operacionales en el rea de ventas y ver si han tomado modelos pertinentes que
aseguren: la implantacin de controles administrativos adecuados, que los
planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma eficiente.
. Las auditorias administrativas en el rea

de ventas se desarrollan con la

finalidad de determinar si la empresa est en la capacidad de colocar los bienes


o servicios en manos de la gente dispuestas a pagar ms de lo que cuesta
elaborar el bien o proporcionar los servicios.
. El propsito de una auditoria administrativa en el rea de ventas es el de
analizar e identificar la funcin de ventas dentro de la estructura orgnica de la
empresa, determinando la efectividad de su operacin y la forma de emplear los
recursos.

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RECOMENDACIONES
- Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir
interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que
de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.
- La auditora administrativa y operativa en el rea de ventas; es importante que
no deba realizarse nicamente en momentos de crisis, sino de manera peridica
y regular, al menos una vez al ao, consiguiendo as evitar que los cambios de
precios y del mercado nos sorprendan desprevenidos.
- La auditora es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente en toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia.

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DEDICATORIA
Primeramente a Dios, creador de todas las cosas por habernos
permitido llegar hasta este punto ,darnos lo necesario para seguir
adelante da a da para lograr nuestros, adems de su infinita bondad y
amor.
A nuestras familias por habernos apoyado en todo momento, por sus
consejos, sus valores, por la motivacin constante que nos permite
llegar a ser unas personas de bien, pero ms que nada, por su amor.
A nuestro maestro por su gran apoyo y motivacin as como por la
sabidura que nos transmite en el desarrollo de mi formacin
profesional.

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ANEXOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS CRDITO

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VENTAS CONTADO

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